Электронная подпись руководство пользователя

Инструкции

Электронная подпись прочно укрепилась в современном бизнесе — для любого предпринимателя не представляется возможным легально вести дело, не применяя её.

Эта статья ставит перед собой целью кратко объяснить принципы работы с квалифицированной электронной подписью так, чтобы каждый мог быстро начать её использовать.

Что такое электронная подпись

ЭП является аналогом рукописной подписи и может выполнять те же функции: сообщает о том, когда и кем был подписан тот или иной документ. С её помощью документу можно придать юридическую значимость.

ЭЦП используется для регистрации онлайн-кассы, работы на государственных порталах, ведения электронного документооборота, отправки отчётности, участия в госзакупках и т.д. Сейчас без ЭП вести бизнес нельзя, так как в некоторых случаях её использование обязательно (например, регистрация онлайн-кассы).

Электронная подпись бывает разных видов:

Для ведения бизнеса нужна именно квалифицированная подпись, потому как с её помощью можно беспрепятственно подписывать электронные документы и выполнять все остальные действия.

Усиленную квалифицированную ЭП для физических лиц выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры. Юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариусы могут получить такую в ФНС.

Подпись хранят на специальных носителях — токенах или смарт-картах. Они нужны для удобства и для того, чтобы ей мог пользоваться только владелец носителя. Таким образом обеспечивается высокий уровень безопасности. Купить защищённый носитель можно в нашем магазине → «Каталог носителей».

Как начать работать с ЭЦП

Мы разобрались в вопросе, зачем нужна электронная подпись, а теперь будем разбираться в нюансах работы с ней. Для работы нам понадобятся различные инструменты, без которых формирование и использование подписи не представляется возможным.

1. Криптопровайдер. Это специальное программное обеспечение для компьютера, которое позволяет выполнять криптографические операции. Если говорить простыми словами, криптопровайдер позволяет создавать подписи, проверять их, а также шифровать и расшифровывать данные. «КриптоПро CSP» — один из самых популярных криптопровайдеров на сегодняшний день.

1. Сертификат и закрытый ключ. Это две неотъемлемые части электронной подписи, и именно их нужно хранить на защищённом носителе (токен или смарт-карта). Особенно это касается закрытого ключа.

Сертификат, который ещё называют открытым ключом, нужен для идентификации пользователя. Сертификат публичен — доступ к нему может получить любой желающий и последствий от этого не будет.

Закрытый ключ нужен для создания действительной электронной подписи, поэтому доступ к нему должен иметь только владелец.

2. Рабочее место. Устройство пользователя, с которого будет вестись работа с ЭЦП, должно быть правильно настроено. Здесь главное — грамотно установить корневой сертификат удостоверяющего центра, который также необходим для работы. Он нужен для подтверждения того, что ваша ЭП выдана аккредитованным удостоверяющим центром. Инструкцию по его установке выдают сами УЦ после приобретения ЭЦП.

Зачастую для браузера нужно устанавливать дополнительные плагины. Примером может служить КриптоПро Browser plug-in, который нужен для создания и проверки электронной подписи на веб-страницах.

Пользователи устанавливают и другие программы для работы с ЭП. Их выбор зависит от тех действий, которые нужно будет совершать. В некоторых случаях (например, при подписании документов Word) достаточно стандартных средств Windows.

Сертификат, ключ ЭЦП, криптопровайдер и правильно настроенное рабочее место дают гарантию правильной работы электронной подписи.

ЭП для электронных документов

Электронный документооборот, будь то внутренний или внешний, зачастую требует ЭЦП. С его помощью передаваемые документы получают юридическую значимость.

Приведём пример: вам нужно отправить отчётность в электронном виде, так как у вас трудится более 25 человек. Подтверждать то, что это именно вы отправляете документ, можно только с помощью электронной подписи.

Порядок работы будет различаться в зависимости от документа. И здесь есть два вида:

1. Электронные документы, позволяющие встроить ЭЦП в сам файл. Это документы таких форматов, как Word и PDF. Электронная подпись встраивается в сам файл, и для этого используются программы редактирования этих файлов, например, Microsoft Word и Adobe Reader.

1. Электронные документы, не позволяющие встроить ЭЦП в сам файл. К этому виду относятся неформализованные документы. Подписываются они с помощью создания отдельного электронного документа, который ещё называют отсоединённым.

Существуют разные программы, которые позволяют подписывать и проверять электронные документы. То есть, как уже было сказано, такие возможности предоставляют и стандартные программы, но есть и специализированные, например, КриптоАРМ. Последняя может подписывать не только отдельные файлы, но и целые папки файлов, причём для каждого из них будет создана отдельная ЭП.