Электронная трудовая книжка как завести самостоятельно через госуслуги пошаговая инструкция

На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1). Работодатели обязаны отчитываться по каждому работнику, в отношении которого производились какие-либо кадровые мероприятия – прием, увольнение, перевод на другую работу и т.д. Именно из этих данных, передаваемых работодателем, в СФР формируются электронные трудовые книжки (ЭТК) на каждое лицо, зарегистрированное в системе пенсионного страхования. При этом не имеет значения, отказался ли работник от бумажной трудовой, или продолжает ее использование. Ознакомиться с данными своей ЭТК работник может разными способами, в том числе, получив выписку из трудовой книжки через «Госуслуги». Расскажем, как это сделать.

Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»

Данные о трудовой деятельности хранятся в СФР в цифровом виде. Тем, кто устроился на свою самую первую работу в 2021 году и позднее, трудовые книжки на бумажных бланках уже не оформляют, поэтому сведения обо всех периодах работы таких лиц включаются в ЭТК.

Сотрудники, сохранившие бумажную трудовую, или отказавшиеся от ее дальнейшего ведения, в электронной книжке найдут детальные сведения о работе, поданные работодателем, начиная с января 2020 года. Информация о местах и периодах работы до 31.12.2019 г. (включительно) будет представлена без детализации – эти сведения приведены в бумажной трудовой, поэтому в электронную ТК не включаются. Чтобы сведения за прошлые годы внесли в ЭТК, придется посетить отделение СФР с бумажной трудовой и обратиться к его сотрудникам.

Получение сведений из ЭТК на портале «Госуслуг» занимает не более нескольких минут. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) СФР РФ и имеет такую же силу, что и бумажный документ.

Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция

Для получения выписки из ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. При наличии такой записи достаточно просто авторизоваться на «Госуслугах». Если же подтвержденной учетной записи у физлица нет, ее следует получить, обратившись лично с паспортом и СНИЛС в любой центр обслуживания (адреса указаны на портале) либо в отделение Почты России, или онлайн – через банк, клиентом которого является гражданин (список банков размещен на сайте). Также получить подтвержденную учетную запись можно при помощи КЭП, если таковая имеется у физлица.

После авторизации и входа на портал можно приступать к запросу выписки.

Как посмотреть трудовую книжку в «Госуслугах»:

• перейти на страницу «Услуги», далее использовать один из двух способов;
  • первый способ — выбрать вкладку «Категории услуг» — «Работа и занятость» — в пункте «Все услуги» открыть «Трудовое право» — «Выписка из ЭТК»;
  • второй способ – открыть вкладку «Органы власти» — выбрать «СФР» — «Выписка из ЭТК»;
• на следующей странице откроется окно для получения выписки, здесь же можно найти информацию о том, что находится в электронной трудовой книжке, какой юридический статус она имеет и т.д. Нажимаем «Получить выписку»;
• система сообщит, что запрос отправлен и в течение дня услуга будет оказана. Фактически документ формируется в течение нескольких минут.

Готовая выписка из ЭТК направляется в «Личный кабинет» на «Госуслугах». Чтобы ее увидеть, нужно войти в пункт «Заявления» и в списке документов найти «Предоставление сведений о трудовой деятельности…».

Выписка трудовой книжки в «Госуслугах» формируется в двух форматах – PDF и XML. Файлы можно открыть для просмотра или скачать, сохранить, распечатать, либо переслать на электронную почту.

Если каких-либо сведений о последних кадровых изменениях в выписке не обнаружено, нужно обратиться к своему работодателю – возможно, он просто еще не передал данные в СФР.

Читайте также: Как узнать баллы Пенсионного фонда на «Госуслугах»

Специализация: Гражданское, земельное, трудовое, уголовное право

Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.

Что такое электронная трудовая книжка

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

1. Фамилия, имя и отчество.
2. Место его работы.
3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
4. Структурное подразделение.
5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

1. О приёме на работу с указанием должности.
2. О переводе на другую должность.
3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

• о сохранении бумажной трудовой книжки;
• о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки. Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут. Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р. В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2022 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о  стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Электронные трудовые книжки: что говорит закон

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2022 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.

Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит в индивидуальном порядке.

Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии

Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2022 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:

• от работодателя по форме СТД-Р;
• от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

Подробнее: минусы электронных трудовых книжек

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.

Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.

Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР

После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.

Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:

• первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
• третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).

Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.

Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.

Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.

Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданину получить сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

• в отделе кадров;
• в ПФР;
• в местном МФЦ.

Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная

Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.

Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.

Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.

Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК

Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.

Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.

Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки

Что такое электронная трудовая книжка?

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Как оформляется первая трудовая с 2021 года?

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Каковы преимущества электронной трудовой книжки?

Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги»

Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»

Данные о трудовой деятельности хранятся в СФР в цифровом виде. Тем, кто устроился на свою самую первую работу в 2021 году и позднее, трудовые книжки на бумажных бланках уже не оформляют, поэтому сведения обо всех периодах работы таких лиц включаются в ЭТК.

Сотрудники, сохранившие бумажную трудовую, или отказавшиеся от ее дальнейшего ведения, в электронной книжке найдут детальные сведения о работе, поданные работодателем, начиная с января 2020 года. Информация о местах и периодах работы до 31.12.2019 г. (включительно) будет представлена без детализации – эти сведения приведены в бумажной трудовой, поэтому в электронную ТК не включаются. Чтобы сведения за прошлые годы внесли в ЭТК, придется посетить отделение СФР с бумажной трудовой и обратиться к его сотрудникам.

Получение сведений из ЭТК на портале «Госуслуг» занимает не более нескольких минут. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) СФР РФ и имеет такую же силу, что и бумажный документ.

Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция

Для получения выписки из ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. При наличии такой записи достаточно просто авторизоваться на «Госуслугах». Если же подтвержденной учетной записи у физлица нет, ее следует получить, обратившись лично с паспортом и СНИЛС в любой центр обслуживания (адреса указаны на портале) либо в отделение Почты России, или онлайн – через банк, клиентом которого является гражданин (список банков размещен на сайте). Также получить подтвержденную учетную запись можно при помощи КЭП, если таковая имеется у физлица.

После авторизации и входа на портал можно приступать к запросу выписки.

Как посмотреть трудовую книжку в «Госуслугах»:

• перейти на страницу «Услуги», далее использовать один из двух способов;
  • первый способ — выбрать вкладку «Категории услуг» — «Работа и занятость» — в пункте «Все услуги» открыть «Трудовое право» — «Выписка из ЭТК»;
  • второй способ – открыть вкладку «Органы власти» — выбрать «СФР» — «Выписка из ЭТК»;
• на следующей странице откроется окно для получения выписки, здесь же можно найти информацию о том, что находится в электронной трудовой книжке, какой юридический статус она имеет и т.д. Нажимаем «Получить выписку»;
• система сообщит, что запрос отправлен и в течение дня услуга будет оказана. Фактически документ формируется в течение нескольких минут.

Готовая выписка из ЭТК направляется в «Личный кабинет» на «Госуслугах». Чтобы ее увидеть, нужно войти в пункт «Заявления» и в списке документов найти «Предоставление сведений о трудовой деятельности…».

Выписка трудовой книжки в «Госуслугах» формируется в двух форматах – PDF и XML. Файлы можно открыть для просмотра или скачать, сохранить, распечатать, либо переслать на электронную почту.

Если каких-либо сведений о последних кадровых изменениях в выписке не обнаружено, нужно обратиться к своему работодателю – возможно, он просто еще не передал данные в СФР.

Источник

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2022 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Электронные трудовые книжки: что говорит закон

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2022 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Какие данные включают в ЭТК

На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.

Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит в индивидуальном порядке.

Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии

Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2022 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:

• от работодателя по форме СТД-Р;
• от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.

Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.

Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР

После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.

Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:

• первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
• третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).

Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.

Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.

Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.

Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданину получить сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

• в отделе кадров;
• в ПФР;
• в местном МФЦ.

Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная

Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.

Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.

Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.

Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК

Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.

Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.

Источник

Как оформить электронную трудовую книжку

Посмотреть сведения и получить выписку из нее

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Пенсионного фонда России.

Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в ПФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.

В статье расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.

Я заработала 100 000 рублей на Tinkoff Black

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основные сведения о работнике, которые хранятся в информационных ресурсах ПФР. К этим сведениям относятся:

1. ФИО, дата рождения, СНИЛС.
2. Место работы.
3. Трудовые функции работника: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид деятельности.
4. Даты, причины и основания приемов на работу, переводов и увольнений.
5. Совместительство.
6. Получение работником новой профессии, квалификации или специальности.
7. Запрет заниматься определенной деятельностью.
8. Работа в районах Крайнего Севера, в местностях, которые к ним приравнены.
9. Информация о работодателях и датах приемов на работу и увольнений до 1 января 2020 года.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.

Чтобы ПФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме СЗВ-ТД. Делают они это не каждый месяц, а только при кадровых изменениях:

1. не позднее 15-го числа месяца, следующего за повышением, понижением или переводом сотрудника;
2. не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за приемом на работу или увольнением.

Эти правила действуют с 1 января 2020 года, то есть с этого времени у каждого работника есть ЭТК.

Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК тоже есть, но по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы. Они формируются исходя из того, подавал ли раньше работодатель отчетные формы персонифицированного учета.

Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о своей работе до 1 января 2020 года, нужно подать в ПФР заявление об этом. Для этого можно обратиться в фонд лично или через портал госуслуг, услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета в ПФР». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 1 января 2020 года будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.

Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.

Получив заявление, ПФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, в ЭТК появится отметка об этом.

Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-ПФР. В ней три страницы. На первой находится вся свежая информация о моих перемещениях — ее передавал мой работодатель с 2020 года, когда появились ЭТК.

Две следующие страницы — все, что знает обо мне ПФР по отчетам работодателей, которые подавали на меня сведения персонифицированного учета, когда существовали только бумажные трудовые книжки. Вся информация в этом блоке приведена кратко: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин и оснований увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в ПФР заявление, о котором я написала выше.

В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В моей бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в тот период платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только обратившись за начислением пенсии.

Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в ПФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить ПФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая

ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. С 2020 года каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в ПФР, а значит — ведет электронные трудовые книжки.

До 31 декабря 2020 года все официально трудоустроенные граждане могли выбрать: продолжать ли им вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать соответствующее заявление. Если работник не написал заявление или выбрал в нем бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и на бумаге.

Если работник выбрал ведение только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.

У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них есть только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.

Как перейти на электронную трудовую

Если в 2020 году человек выбрал продолжить ведение бумажной трудовой или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать новое заявление работодателю. Утвержденной формы нет, поэтому можно написать примерно так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись о том, что работник перешел на ЭТК, и вернет книжку на бумаге работнику. Она пригодится, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и приказ о приеме на работу, если в компании принято их издавать. Дальше работодатель сам оформит электронную трудовую.

Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. При этом получить выписку из ЭТК легко. Удобнее всего сделать это онлайн: на портале госуслуг или на сайте ПФР.

На госуслугах. Чтобы получить выписку из ЭТК на портале госуслуг, нужно авторизоваться и на странице «Справки, выписки» выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не придется: как только вы нажмете кнопку «Получить выписку», запрос отправится в ПФР.

Результат запроса отобразится в личном кабинете в разделе «Заявления». Обычно выписка приходит через пару минут.

На сайте ПФР. Чтобы получить выписку на сайте ПФР, нужно войти в личный кабинет. Сделать это можно с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов необходимо выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

После этого можно ввести электронный адрес, на который хотите получить выписку, или не делать этого и просто нажать «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.

Даже если обратиться за выпиской в отделение ПФР, заявителю распечатают все ту же электронную выписку.

В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но там выдадут такой же документ, который можно получить онлайн, просто распечатанный. На нем будет отметка об электронной подписи ПФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.

Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.

У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК можно на работе. Но работодатель в ней укажет только те сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в ПФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.

Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. А если не отказался, то работодатель сам решает, выдавать выписку или нет.

Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Единой формы заявления нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.

Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: выписку тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто выбрал продолжить ее вести.

Для этой статьи я заказывала выписки через портал госуслуг, на сайте ПФР и в МФЦ. Они ничем не различались. Только две я смогла скачать электронно, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.

Источник