Электронная версия руководства это

В ближайшие годы рынок полностью отторгнет продукцию, не снабженную электронной эксплуатационной документацией.

Автор: С.И. Волосенко, начальник отдела эксплуатационной документации АО «Казанькомпрессормаш»

Необходимость разработки эксплуатационной документации является обязательным условием для поставки продукции потребителю, для ее правильной и безопасной эксплуатации и применения, а также для прохождения процедур оценки соответствия требованиям действующих технических нормативных правовых актов и получения разрешительной документации контролирующих и надзорных органов.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Для наукоемких промышленных изделий затраты на создание и поддержку эксплуатационной документации могут составлять значительную часть в общих затратах на эксплуатацию самого изделия. Можно выделить несколько основных проблем, связанных с использованием традиционных бумажных руководств: 

• поддержание в актуальном состоянии документации, необходимое для учета множества изменений, которые вносятся в нее в процессе эксплуатации изделия; 
• полное и однозначное представление эксплуатационной информации; 
• поддержание физической целостности документации. 

По мнению зарубежных экспертов, в ближайшие годы мировой рынок полностью отторгнет продукцию, не снабженную электронной эксплуатационной документацией, поскольку бумажные варианты подачи документации затрудняют поиск сведений по эксплуатации, обслуживанию и ремонтопригодности, особенно в экстремальных ситуациях. Проблема усугубляется и тем, что иностранные заказчики включают в контракты санкции за избыток и возникновение дефицита предметов поставки и также скорость устранения неисправностей (простоя). 

Отсюда следует вывод: наличие интерактивных электронных технических руководств (ИЭТР), удовлетворяющих требованиям международных стандартов, является необходимым условием дальнейшей жизнедеятельности изделий. 

В соответствии со стратегией непрерывной информационной поддержки поставок и жизненного цикла изделий сложных изделий машиностроения (CALS – Continuous Acquisition and Life cycle Support) решение этих проблем заключается в переводе всех данных, необходимых для создания и поддержания технических руководств, в электронный формат и создании единого информационного пространства. Потребитель, как участник жизненного цикла изделия, также нуждается в доступе в это пространство. Средством, обеспечивающим доступ, должно стать интерактивное электронное техническое руководство (ИЭТР), которое входит в систему интегрированной логистической поддержки изделия.

ИЭТР – это структурированный комплекс взаимосвязанных технических данных, призванный предоставить в интерактивном режиме справочную и описательную информацию об эксплуатационных и ремонтных процедурах, связанных с конкретным изделием. 

Руководство включает в себя базу данных, в которой хранится вся информация об изделии, и электронную систему отображения, предназначенную для визуализации данных и обеспечения интерактивного взаимодействия с пользователем. Информация в нем может быть представлена в виде текста, графических изображений, 3D-моделей, анимационных, аудио и видеороликов, наглядно показывающих отдельные операции по обслуживанию или ремонту изделия. Информационное наполнение ИЭТР осуществляется, главным образом, на стадиях разработки и производства изделия, а его применение соответствует стадиям эксплуатации и утилизации. ИЭТР должны соответствовать стандартам на электронную техническую документацию. 

Информационно-техническое сопровождение изделия

Техническим комитетом по CALS-технологиям Госстандарта РФ на базе российских и международных стандартов разработаны рекомендации «CALS-технологии. Интерактивные электронные технические руководства». 

Выделяют следующие классы ИЭТР: 

• Класс 1 – бумажно-ориентированные электронные документы. Отсканированные страницы бумажных руководств. Электронный документ – копия бумажного руководства. Преимущества: большие объемы бумажной документации заменяет компактный электронный носитель. Недостатки: не добавляет никаких новых функций по сравнению с бумажными руководствами. 
• Класс 2 – неструктурированные документы. Текстовые электронные документы. Преимущества: возможность использования аудио- и видеофрагментов, графических изображений и возможность осуществлять поиск по тексту документа. Недостатки: ограниченные возможности обработки информации. 
• Класс 3 – структурированные документы. Начиная с класса 3, руководства представляют собой документы, имеющие три компонента: структура, оформление и содержание. Кроме того, начиная с класса 3, ИЭТР имеют стандартизированный интерфейс пользователя. Преимущества: существует возможность стандартизировать структуру, оформление и пользовательский интерфейс руководств (например, в соответствии с отраслевыми стандартами на эксплуатационную документацию), стандартизированный интерфейс пользователя позволяет облегчить работу с ИЭТР. Недостатки: при создании руководств сложных промышленных изделий появляются проблемы управления большим объемом информации. 
• Класс 4 – интерактивные базы данных. Преимущества: можно создавать технические руководства большого объема. Недостатки: отсутствие системы диагностики изделия. 
• Класс 5 – интегрированные базы данных. Дают возможность прямого взаимодействия с электронными модулями диагностики изделий, что существенно облегчает обслуживание и ремонт изделия. Преимущества: возможность проведения диагностики изделия. Недостатки: очень высокая стоимость создания. Вариант использования конкретного класса ИЭТР, в общем случае, зависит от сложности изделия, от финансовых и технических возможностей пользователя. 

На российском рынке представлено несколько программных продуктов для создания ИЭТР. 

1.15. Электронная версия документа — окончательная редакция текста проекта инвестиционного контракта, договора о развитии застроенной территории, дополнительного соглашения и соглашения о расторжении к ним, протокола предварительного и итогового распределения жилой (нежилой) площади, акта о результатах (частичной) реализации инвестиционных проектов с учетом внесенных в ходе веерного согласования замечаний и дополнений в формате MS Word в электронном виде.

Электронная версия документа направляется ответственным за его подготовку органом исполнительной власти города Москвы в адрес Тендерного комитета по электронной почте одновременно с направлением на согласование в Москонтроль окончательной редакции проекта документа на бумажном носителе.

1.16. Перечень документов, подлежащих выдаче заявителям в режиме «одного окна»:

— инвестиционные контракты;

— договоры о развитии застроенной территории;

— дополнительные соглашения;

— соглашение о расторжении инвестиционного контракта и договора о развитии застроенной территории;

— протоколы предварительного распределения жилой и нежилой площади;

— протоколы итогового распределения жилой площади;

— акты о результатах частичной реализации инвестиционных проектов;

— акты о результатах реализации инвестиционных проектов;

— заверенные копии инвестиционных контрактов, договоров о развитии застроенной территории (дополнительных соглашений, соглашений о расторжении, протоколов распределения площади, актов реализации);

— конкурсная документация;

— договор о внесении задатка.

1.17. Режим работы службы «одного окна» Департамента:

Понедельник — четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45.

Перерыв на обед с 13.00 до 13.45.

Технологический перерыв с 11.00 до 11.20 и с 16.00 до 16.20.

Обращения заявителей, поступившие после 15.00, регистрируются в АС ЭДД следующим рабочим днем.

Местонахождение службы «одного окна» Департамента: Москва, ул. Макаренко, д. 4, стр. 1.

Слайд
1. Введение

Пояснения

Цель данной лекции
– дать общее представление о том, что
такое Интерактивное Электронное
Техническое Руководство (ИЭТР):

• о
  причинах его появления;

• о
  целях и методах применения;

• о
  классах ИЭТР

• о
  предъявляемых к нему требованиях;

• о
  технологиях его разработки.

Слайд 2. Что такое ИЭТР

Пояснения

ИЭТР – это
техническое руководство, которое
предоставляется потребителю в электронной
форме на мобильном носителе (CD),
либо при помощи Интернет. ИЭТР представляет
собой структурированный комплекс
взаимосвязанных технических данных,
предназначенный для предоставления в
интерактивном режиме справочной и
описательной информации об эксплуатационных
и ремонтных процедурах, связанных с
конкретным изделием. ИЭТР включает в
себя базу данных (БД), в которой хранится
вся информация об изделии, и электронную
систему отображения (ЭСО), предназначенную
для визуализации данных и обеспечения
интерактивного взаимодействия с
пользователем. Информация в ИЭТР может
быть представлена в виде: текста,
графических изображений, 3D-моделей,
анимации, аудио и видеороликов.
Использование аудио и видео данных
позволяет наглядно показать выполнение
той или иной операции, связанной с
обслуживанием или ремонтом изделия.
При помощи анимации можно показать
работу систем и механизмов изделия,
которую невозможно показать при помощи
видео.

Слайд 3. Проблемы, связанные с эксплуатацией традиционной бумажной документации

Пояснения

Как
известно, для наукоемких промышленных
изделий стоимость их эксплуатации может
равняться стоимости первичного
изготовления или превосходить эту
стоимость. В свою очередь, затраты на
создание и поддержку эксплуатационной
технической документации могут составлять
значительную часть от общих затрат на
эксплуатацию самого изделия. Это
объясняется необходимостью решения
следующих задач:

• Поддержание
  актуальности документации, связанное
  с необходимостью учета большого
  количества изменений в документации,
  которые появляются уже в процессе
  эксплуатации изделия.

• Полное
  и однозначное представление
  эксплуатационной информации. Например,
  сложные операции по обслуживанию
  изделия лучше всего представить в виде
  анимационного или видео ролика.

• Поддержание
  целостности документации.

• Организация
  своевременного и правильного заказа
  и поставки запасных частей и материалов.

• Освоение новых
  изделий эксплуатационным, обслуживающим
  и ремонтным персоналом.

Следующая задача,
специфическая для отечественных
производителей, поставляющих свою
продукцию на экспорт или желающих выйти
на внешний рынок, состоит в том, что по
данным экспертов, начиная с 2005 года, по
требованию инозаказчиков, вся экспортная
продукция должна сопровождаться
электронной версией документации. При
этом электронная документация должна
быть выполнена в соответствии с
международными стандартами на подготовку
электронной технической документации.

Слайд 4. Место иэтр в жц изделия

Пояснения

В соответствии со
стратегией CALS,
решение проблемы кроется в переводе
всех данных, необходимых для создания
и поддержания технических руководств,
в электронный формат и создании Единого
Информационного Пространства (ЕИП). С
другой стороны, потребитель является
полноправным участником жизненного
цикла (ЖЦ) изделия на этапе эксплуатации
и ему необходимо обеспечить доступ в
ЕИП. Средством доступа потребителя в
ЕИП должно стать Интерактивное Электронное
Техническое Руководство. С точки зрения
концепции CALS,
предусматривающей преемственность в
передаче информации на всех стадиях
жизненного цикла, информационное
наполнение ИЭТР происходит главным
образом на стадиях разработки и
производства изделия, а применение ИЭТР
на стадии эксплуатации и утилизации.

Соседние файлы в папке Л-8(ИЭТР)

• #
• #
• #

Электронный образ документа создается с помощью средств сканирования документа на бумажном носителе, а электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.

В определенных целях документ в электронном виде может быть как электронным образом документа, так и электронным документом (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»).

Понятие электронного образа документа и электронного документа

Электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Под электронным образом документа (электронной копией документа, изготовленной на бумажном носителе) в судебной практике понимается переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 57, п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 N 252 (далее — Порядок N 252), п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 N 168 (далее — Порядок N 168)).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ).

В судебной практике под электронным документом понимается документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251).

Требования к электронному образу документа и к электронному документу

Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.

Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

• электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
• электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
• сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
• файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
• каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

• место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
• элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отличие электронного образа документа от электронного документа

Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).

Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.

Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).

Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО «Управляющая компания «КВС»