Электронное актирование в еис пошаговая инструкция для заказчика видео инструкция

Когда применять электронное актирование

По 44-ФЗ, электронное актирование — это приемка документов заказа в электронном виде через Единую информационную систему. Заказчики и поставщики пользуются функционалом ЕИС при приемке товара с января 2020 года. Приемочные документы, которые созданы в Единой информационной системе в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электроприемка обязательна с 2021 года. В Распоряжении Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утвердили перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которых, как получателей денег из федбюджета, обязали проводить электроприемку. Обязательное электронное актирование распространили и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств. Таким образом, 39 ведомств и их подведомственные учреждения принимают электродокументы уже с 2021 года.

А в 360-ФЗ от 02.07.2021 указано, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ в 2022 году, — да, с 01.01.2022 электроприемка стала обязательной для всех заказчиков и поставщиков. Но при условии, что торги провели онлайн.

Задачи актирования

Обязательная электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электроактирование решают ряд задач:

• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.

Основные положения

Заказчик включает условие об электроактировании в контракт. Вот как в контракте прописать электронную приемку по 44-ФЗ заказчику:

Краткая инструкция, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС для заказчика:

1. Войти в личный кабинет ЕИС.
2. Перейти на вкладку «Исполнение».
3. Выбрать нужный контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Общая схема электроприемки от Федерального казначейства:

Инструкция для поставщика

Актуальная пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для поставщика по 44-ФЗ:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости выбрать этап госконтракта. Нажать на кнопку «Создать документ о приемке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Еще один способ, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС, — загрузить из файла актовый документ, корректировочный документ или их исправления.

Шаг 4. Подписать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, товарную накладную, акт или другой электродокумент с помощью цифровой подписи. Для этого надо перейти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать пункт «Подписание документов» или подписать сформированный электродокумент напрямую. Направить подписанный файл в госучреждение.

44-ФЗ разъясняет, когда обязательная электронная приемка товара в ЕИС применяется участниками торгов, — с 01.01.2022 электроактирование стало обязательным для всех. С этого момента подписанный электродокумент юридически приравнивается к бумажному акту, заверенному собственноручно.

Шаг 5. Реализовать поставку.

Как заказчику принять электродокумент

Теперь пошаговая инструкция, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Получаем электродокумент из личного кабинета поставщика. Работа с приемочной документацией ведется в реестре об исполнении контракта.

Заходим в контракт и выбираем нужный электродокумент.

Шаг 2. Рассматриваем электродокумент.

Заполняем нужные вкладки. К примеру, решение приемочной комиссии.

Шаг 3. При необходимости вносим исправления в акт. Нажимаем кнопку «Создать корректировку». Отобразится вкладка «Корректировка титула заказчика», вносим в нее необходимые исправления.

Шаг 4. Формируем уведомление об уточнении, если для электродокумента требуются такие уточнения.

Если получили мотивированный отказ от подписания, но не согласны с ним, подготовьте уведомление о намерении обжаловать отказ.

Шаг 5. Просматриваем печатную форму, подписываем и отправляем поставщику.

Шаг 6. Оплатить товар.

Шаг 7. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика, согласно положениям 360-ФЗ от 02.07.2021, — не позднее 20 рабочих дней.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара у поставщика есть два пути решения вопроса:

1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
2. Обжаловать действия госкомпании.

В случае, когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ, который поступил от заказчика. В нем указана информация о причинах отказа.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика. А если не согласны, сформируйте уведомление о намерении обжаловать мотивированный отказ.

Шаг 3. Направьте корректировку или уведомление об обжаловании заказчику на утверждение. Согласуйте все исправления, подпишите окончательный акт. Реализуйте поставку.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал Единой информационной системы обеспечивает электронную приемку и электронное актирование в ЕИС с 1 января 2022 года и позволяет оформить отказ от принятия товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к отказу скан бумажного варианта, который содержит обоснование этого решения и подписи членов приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭП и направить поставщику.

Если товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие — нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

• не отображаются всплывающие окна;
• личный кабинет не загружается;
• отсутствует функция формирования документов в цифровой форме;
• система не дает заказчику подписать акт;
• некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку;
• контроль выдает ошибку там, где ее нет;
• документы, которые заказчик добавляет к основному, препятствуют прохождению контроля;
• уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

• некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки;
• отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке;
• отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, пользовательские руководства, видеоролики и записи вебинаров, которые доступны для ознакомления.

В этой статье покажем пошаговой алгоритм электронной приемки товаров, работ, услуг. Вместо громоздкой и запутанной процедуры в ЕИС увидите простую и наглядную интерактивную схему.

Электронная приемка в ЕИС

Для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений из специального перечня условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года. Перечень заказчиков определило Правительство распоряжением от 18.06.2021 № 1659-р (постановление от 28.04.2021 № 667).

С 1 января 2022 года для всех заказчиков электронная приемка продукции (товаров, работ, услуг) становится обязательной. Электронное актирование представляет собой формирование поставщиком и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг в электронном виде. Это норма установлена ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, введенной Федеральным законом от 02.07.2021 № 360-ФЗ.

В ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ указано, что электронная приемка проводится при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона). Это правило не распространяется на закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), за исключением закупки у единственного поставщика в электронной форме по ч. 12 ст. 93 Закона до 3 млн. руб., так как эти контракты заключаются в электронной форме в Единой информационной системе (ЕИС). 

---

---

Чтобы провести электронную приемку в ЕИС, заказчику нужно пройти восемь шагов, которые видите на схеме. Мы подробно расписали действия, которые нужно выполнить на каждом этапе. Нажмите на «шаг» — и перейдете в нужный раздел. Рисунки с подсказками помогут верно заполнить данные в ЕИС.

Как провести электронную приемку в ЕИС: восемь шагов

Шаг 1. Настройте в ЕИС право заказчика подписывать электронный документ

Дайте сотруднику, который занимается приемкой в ЕИС, право работать с электронным документом. Зайдите в личный кабинет системы. Авторизуйтесь как Администратор организации с полномочием «Заказчик». В горизонтальном меню в разделе «Администрирование» выберите пункт «Пользователи организации».

Где искать пользователей организации?

Система откроет список пользователей. В контекстном меню нужного пользователя выберите пункт «Права доступа пользователя». Смотрите подсказки на рисунке.

Как настроить права доступа пользователя?

Система откроет страницу с несколькими блоками информации. Вам нужен блок «Работа с документами о приемке». Заполнить данные помогут подсказки на рисунке ниже.

Как настроить данные на вкладке «Работа с документами о приемке»?

---

---

Шаг 2. Откройте контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС

Чтобы открыть доступ к электронной приемке, зайдите в реестр контрактов. Найдите нужный контракт на этапе «Исполнение». В контекстном меню контракта выберите «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Пример — на рисунке ниже.

Как открыть контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС?

В личном кабинете ЕИС поставщик увидит, что по контракту возможно создать электронный акт и счет-фактуру.

Доступ открывайте отдельно по каждому контракту и только в переходный период. Когда электронное актирование станет обязанностью, открывать доступ не потребуется. Для всех контрактов будет доступна только электронная приемка. Исключение — контракты, которые заключили до изменений.

---

---

Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта

Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.

Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:

1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.

2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.

3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.

Электронное актирование проходит на базе универсального передаточного документа (УПД) по приказу ФНС № ММВ-7-15/820, а также на бизнес-процессе, который регламентирован приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур, в том числе исправленных, корректировочных в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, которые могут содержать регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости, в случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК.

Поставщик не должен распечатывать электронный документ и привозить вместе с товаром, работами или услугами. Электронный документ заменяет бумажный. Составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, за исключением случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями статьи 169 НК.

Шаг 4. Получите электронный акт от контрагента в ЕИС

Чтобы подтвердить, что получили электронный документ от участника в ЕИС, сформируйте извещение о получении электронного акта. Зайдите в ЕИС в личный кабинет заказчика. Выберите вкладку «Реестры» и кликните на «Реестр документов об исполнении контракта».

Где в ЕИС искать электронные документы о приемке?

Система откроет список контрактов в виде таблицы. Найдите контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню подпишите и направьте поставщику извещение о получении электронного акта.

Как направить контрагенту извещение, что получили электронный документ?

Шаг 5. Проверьте документ о приемке в ЕИС

Зайдите в «Реестре документов об исполнении контрактов» по инструкции из Шага 4. На вкладке «Контракты» найдите нужный контракт. Выберите документ о приемке и нажмите кнопку «Рассмотреть». В документе о приемке проверьте поля, которые заполнил контрагент, а затем заполните свои. Соблюдайте сроки, которые прописали в контракте. Когда электронная приемка станет обязанностью, придется укладываться в предел — 20 дней.

Как в ЕИС проверить электронный документ от поставщика?

На вкладках, которые заполнил контрагент, увидите слово «просмотр». Это означает, что данные можно только посмотреть и нельзя отредактировать. Проверяйте вкладки из списка:

• общая информация;
• контрагенты;
• товары, работы, услуги;
• факт передачи товаров, работ, услуг;
• дополнительные документы поставщика (если поставщик прикрепил документы);
• подписанты поставщика.

Дальше действуйте в зависимости от того, нашли ли ошибки.

Что делать по результатам проверки УПД?

Чтобы отправить поставщику уведомление об уточнении, в контекстном меню документа о приемке нажмите «Сформировать уведомление об уточнении». Заполните окно, которое откроет система. Смотрите подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить уведомление об уточнении?

Контрагент внесет изменения в документ о приемке и направит заказчику новую версию в ЕИС. Рассмотрите новый акт. Если все верно, переходите к шагу 6.

Шаг 6. Заполните электронный документ в ЕИС

Результаты приемки оформляйте в электронном документе, который открыли по инструкции из Шага 5. Переходите на вкладку «Приемка товаров, работ, услуг». Действуйте в зависимости от того, какое решение приняли. У вас три варианта.

Заказчик полностью принял продукцию

Например, весь товар отвечает условиям контракта и претензий нет.

В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». Заполнить строки вкладки помогут подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить электронный акт при полной приемке?

К электронной форме можно прикрепить сканы бумажных документов. Например, документ о приемке, заключение экспертизы, товарную накладную.

Заказчик частично принял продукцию

Например, часть товара не того цвета. Заказчик принял подходящий товар, остальной — хочет обменять.

В поле «Итог приемки» из рисунка выше выберите «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». Система отобразит блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». Заполнить блок помогут подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить электронный акт при частичной приемке?

К электронному документу прикрепите сканы бумажных документов, например акт о частичной приемке и мотивированный отказ от приемки.

После того как подпишете электронный документ, поставщик сформирует в ЕИС и направит заказчику корректировочный документ. В документ включат только товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Проверьте и подпишите корректировочный документ, если не найдете ошибок.

Заказчик отказался принимать продукцию

Например, поставщик привез компьютеры с объемом оперативной памяти 16 ГБ вместо 32 ГБ.

В поле «Итог приемки», которое показали в первом варианте, выберите «Товары (работы, услуги) не приняты». Система отобразит блок «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». Заполнить блок поможет рисунок с подсказками.

Как заполнить электронный акт об отказе в приемке?

Приложите к электронному документу скан бумажного варианта отказа, например заявление. Если поставщик решит, что отказ обоснованный, получите новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта увидите документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».

Счет-фактуру просто проверьте и примите к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры нажмите «Сформировать извещение о принятии к учету». Затем подпишите извещение.

Шаг 7. Подпишите электронный документ и направьте поставщику

Заполните вкладку «Подписанты заказчика».

Если решили создать приемочную комиссию, все члены должны подписать документ о приемке. Если комиссии нет, документ подписывает только заказчик. В ЕИС реализовали две возможности — в зависимости от того, есть ли электронные подписи у людей из комиссии.

1. Документ о приемке подписывает только заказчик. Комиссия есть, но у членов нет электронных подписей. Тогда можно приложить отсканированное и подписанное бумажное решение комиссии. Электронный документ в этом случае подписывает только заказчик. Какие действия выполнить, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
2. Документ о приемке подписывают все члены комиссии и заказчик. Комиссия есть, и у всех членов есть электронные подписи. Тогда все члены комиссии подписывают электронный документ о приемке. Прикладывать в этом случае скан бумажного решения необязательно.

Сначала документ подписывают все члены комиссии. Руководитель организации всегда подписывает документ последним. Если председатель приемочной комиссии и руководитель — один и тот же человек, он подписывает документ последним. Как работать в этой ситуации в ЕИС, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.

Шаг 8. Внесите сведения в реестр контрактов

Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически. Данные подтянутся из электронного приемочного документа. Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.

Проект сведений об исполнении контракта нужно подписать. Для этого перейдите по гиперссылке, которую увидите в окне подписания документа о приемке. Ссылка ведет в реестр контрактов. Подпишите информацию и разместите в ЕИС. Поможет рисунок с подсказками ниже.

Как система направляет сведения в реестр контрактов?

---

---

Как вам статья?

  Официальный сайт единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – Официальный сайт ЕИС) предназначен для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной и достоверной информации о контрактной системе в сфере закупок и закупках товаров, работ, услуг, отдельными видами юридических лиц, а также для формирования, обработки и хранения такой информации.   Порядок размещения информации на Официальном сайте ЕИС и ее содержание регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а также соответствующими подзаконными актами.

Для всех участников закупок обязательна электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года. Теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе. Электронное актирование проводится по особым правилам.

Когда применяют электронное актирование

В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, он обязан организовать электроприемку.

В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:

• если проводите закупку до 3 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
• если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
• по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 1, 2, 5 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2022.

В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.

Шаг 2. Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Шаг 3. Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Как заказчику принять электродокумент

А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС с 01.01.2022.

После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

1. Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, подписание производится без ЭП.
2. Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Если заказчик отказывается принимать товар

Выделяют:

• полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
• частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
• отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушений условий госконтракта.

В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствия характеристикам и условиям, прописанным в контракте.

Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Дальше стороны действуют так:

1. Если исполнитель устранил все замечания, заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
2. Если нарушения не устранены, заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке. Но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).

Какие проблемы возникают при электроактировании

Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС (с 01.01.2022) обязательна для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:

• не загружается личный кабинет;
• система блокирует подписание актов;
• не отображается ИНН контрагента и в результате не заполняется нужная вкладка;
• сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
• в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.

Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».

Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если все заполнили правильно, и все сведения соответствуют условиям госконтракта, обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.