Если дал номер руководства

Поводом для написания статьи стал вопрос от читателя, написавшего в редакцию.

Персональные данные или нет?

Кого можно привлечь к ответственности

Ст. 88 ТК РФ: официальный текст

Скачать ст. 88 ТК РФ

Что относится к персональным данным?

Представление о персональных данных человека и основные правила работы с ними содержатся в законе РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Любые сведения, относящиеся к конкретному лицу, являются его персональными данными, на получение и использование которых необходимо получить согласие этого лица.

Чаще всего персональные данные оказываются нужны работодателю, и обычно при трудоустройстве берутся у работника сведения, подтверждаемые:

• паспортом или иным удостоверением личности;

Можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и  бесплатно переходите в материал.

• трудовой книжкой;
• свидетельством ПФР;
• документами об обучении;
• документами воинского учета;
• дополнительными справками, удостоверяющими какие-либо необходимые для трудоустройства обстоятельства.

Получивший персональную информацию работодатель не только собирает и обрабатывает ее в пределах своего подразделения (службы персонала), но и передает в другие подразделения (бухгалтерию, юридическую службу), а также третьим лицам (СФР, ИФНС, банкам, органам внутренних дел, судам).

Какие требования содержатся в ст. 88 ТК РФ?

Ст. 88 ТК РФ, констатируя необходимость передачи персональных данных третьим лицам, устанавливает правила, с соблюдением которых она должна осуществляться работодателем:

• такая передача возможна при наличии письменного согласия работника, если только ситуация не требует такой информации в связи с угрозой его жизни или здоровью или если иное не предусмотрено законодательно;
• запрещается сбор информации о состоянии здоровья работника, за исключением той, которая необходима для оценки пригодности работника к выполнению его должностных обязанностей;
• доступ к персональным сведениям о человеке может иметь ограниченное число сотрудников работодателя, при этом каждый из них должен использовать только те сведения, которые ему необходимы для работы;
• правила обмена информацией между подразделениями работодателя следует закрепить во внутреннем нормативном акте, ознакомив с ними всех работников под расписку;

О составлении такого документа читайте в статье «Положение о персональных данных работников — образец-2023».

• при всех процедурах, связанных с персональной информацией, должен соблюдаться режим максимальной конфиденциальности, независимо от того, на каком этапе это происходит: при сборе данных, передаче подразделениям работодателя или третьим лицам;
• представителям работников персональная информация предоставляется в минимально необходимом для обозначенных целей объеме;
• передав сведения третьему лицу, работодатель обязан предупредить его об ограниченном применении этих сведений (только в тех целях, для которых они переданы) и проконтролировать соблюдение этого условия.

ВНИМАНИЕ! Согласие на обработку сведений, разрешенных для распространения, нужно оформлять отдельно от других подобных документов.

Как и когда оформить согласие работника на работу с его данными?

Подавляющее большинство действий, осуществляемых работодателем с персональными сведениями о человеке, требует наличия письменного согласия работника (п. 1 ст. 9 закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Такое согласие обычно берут уже в момент оформления на работу, учитывая, что сбор персональных данных начинается непосредственно с момента трудоустройства. Оно считается добровольным и допускает возможность отзыва его работником.

Наш тест: персональные данные — работаем без штрафа

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Установленной формы у этого документа нет, но есть перечень обязательной информации, установленной Роскомнадзором в приказе от 24.02.2021 № 18 (действует с 01.09.2021). Согласие должно содержать следующую информацию:

• Ф. И. О. субъекта персональных данных;
• контактную информацию субъекта: номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес;
• сведения об операторе персданных;
  Для оператора — организации это наименование, адрес, указанный в ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН (если он известен субъекту персональных данных), для физлица — Ф. И. О., место жительства или место пребывания, для ИП — Ф. И. О., ИНН, ОГРН.
• сведения об информационных ресурсах оператора (адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имя файла веб-страницы), посредством которых будут осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными;
• цели обработки персданных;
• категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных:

• персональные данные (Ф. И. О.), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, социальное положение, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных);
• специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
• биометрические персональные данные;

Что нужно знать о биометрических персональных данных, см. здесь.

• категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов;
• условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных;
• срок действия согласия.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к системе К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Скачать бланк и образец согласия на обработку персональных данных с 01.09.2021 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Согласие на обработку персональных данных

Скачать

Когда работник является несовершеннолетним, соответствующее согласие оформляется лицом, имеющим право на законное представление его интересов (родителем, опекуном, усыновителем). Обязательная для этого документа информация при этом пополняется сведениями о законном представителе несовершеннолетнего (Ф.И.О., данные паспорта) и пояснениями о том, как эти 2 лица взаимосвязаны.

Подробнее об оформлении этих документов читайте в материалах:

• «Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных с 01.09.2021»;
• «Согласие на обработку персональных данных несовершеннолетнего — образец».

Когда не требуется согласовывать с работником передачу данных о нем?

Существуют ситуации, когда персональные сведения о работнике передаются третьим лицам вне зависимости от того, есть его согласие на это или нет. Это делается по запросам:

• судебного пристава-исполнителя (п. 2 ст. 64 и п. 10 ст. 65 закона РФ «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ, п. 2 ст. 12 и п. 2 ст. 14 закона РФ «О судебных приставах» от 21.07.1997 № 118-ФЗ);
• негосударственного пенсионного фонда (ст. 15 закона РФ «О негосударственных пенсионных фондах» от 07.05.1998 № 75-ФЗ);
• ПФР (ст. 9 и 11 закона РФ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
• полиции (п. 4 ст. 13 закона РФ «О полиции» от 07.02.2011 № 3-ФЗ);
• прокуратуры (п. 2.1 ст. 4 закона РФ «О прокуратуре Российской Федерации» от 17.01.1992 № 2202-1);
• банка России (п. 3 ст. 32 закона РФ от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»);
• государственных органов, отвечающих за профилактику коррупции (ст. 4 закона РФ «О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам» от 03.12.2012 № 230-ФЗ).

На какие сведения медицинского характера запрет не распространяется?

Несмотря на прямой запрет о сборе сведений медицинского характера, ст. 88 ТК РФ делает оговорку в отношении тех данных, которые значимы с точки зрения отбора кандидатов на конкретную должность или работу в определенных условиях. Это относится:

• к педагогам (ст. 331 ТК РФ);
• работникам служб авиационной безопасности (подп. 2 п. 4 ст. 52 Воздушного кодекса Российской Федерации от 19.03.1997 № 60-ФЗ);
• морякам торгового флота (п. 2 ст. 55 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации от 30.04.1999 № 81);
• работникам объектов атомной энергетики (ст. 27 закона РФ «Об использовании атомной энергии» от 21.11.1995 № 170-ФЗ);
• персоналу объектов топливно-энергетического комплекса (подп. 2 п. 1 ст. 10 закона РФ «О безопасности объектов топливно-энергетического комплекса» от 21.07.2011 № 256-ФЗ);
• муниципальным служащим (подп. 4 п. 1 ст. 13 закона РФ «О муниципальной службе в Российской Федерации»от 02.03.2007 № 25-ФЗ);
• государственным служащим (подп. 4 п. 1 ст. 16 закона РФ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
• лицам, направляемым на работу в местности, требующие наличия профилактических прививок (п. 2 ст. 5 закона РФ «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» от 17.09.1998 № 157-ФЗ);
• людям, имеющим дело с источниками повышенной опасности (ст. 6 закона РФ «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» от 02.07.1992 № 3185-1);
• работникам прокуратуры (п. 2 ст. 40.1 закона РФ от 17.01.1992 № 2202-1);
• сотрудникам органов внутренних дел и органов по контролю за оборотом наркотиков (подп. 5 п. 1 ст. 14 и п. 4 ст. 97 закона РФ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
• лицам, связанным с обеспечением транспортной безопасности (подп. 2 п. 1 ст. 10 закона РФ «О транспортной безопасности» от 09.02.2007 № 16-ФЗ);
• лицам, имеющим дело с пищевыми продуктами (п. 2 ст. 23 закона РФ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» от 02.01.2000 № 29-ФЗ);
• работникам ведомственной охраны (ст. 6 закона РФ «О ведомственной охране» от 14.04.1999 № 77-ФЗ);
• лицам, работающим с химическим оружием (ст. 2 закона РФ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» от 07.11.2000 № 136-ФЗ).

Поскольку человек может скрыть нежелательную для него информацию о наличии медицинских противопоказаний, препятствующих трудоустройству на соответствующую работу (должность), работодателю предоставляется возможность получить такие сведения из других источников.

Распространенные вопросы

Может ли работодатель передавать персональные данные своих бывших работников новым работодателям по их запросам?

Потенциальный работодатель вправе запросить информацию о персональных данных сотрудника при соблюдении следующих условий:

• если данную информацию нельзя получить у самого работника;
• при наличии согласия работника.

Прежний работодатель вправе передать такие сведеня новому работодателю при наличии согласия сотрудника. Если  работник отозвал согласие на передачу персональных данных третьим лицам, прежний работодатель может получить штраф.

Относятся ли сведения полиграфа к персональным данным?

Законодательство не запрещает работодателям использовать детектор лжи для проверки кандидатов и действующих работников с целью получения в ходе такой проверки ответов на вопросы, касающиеся лояльности работника к работодателю, а также деловых и профессиональных качеств работника. Применять полиграф работодатель вправе только при наличии письменного согласия работника. В таком согласии должны быть указаны следующие данные:

Какие риски возможны при нарушении требований к обработке персональных данных работников организации?

При нарушении требований к обработке персональных данных сотрудника работодателя ждет:

1. административная ответственность:

• по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за несоблюдение требований к обработке персональных данных работников, которые установлены ТК РФ.
• по ст. 13.11 КоАП РФ — за нарушение требований к обработке персональных данных, которые установлены Законом о персональных данных.

       2. уголовная ответственность:

• по ч. 2 ст. 137 УК РФ — если работник, ответственный за обработку персональных данных других работников, злоупотреблял своими служебными полномочиями, собирал и распространял сведения о частной жизни работника без его согласия.

Обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях работодатель не вправе. Это возможно только по соглашению сторон трудового договора при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных, таких как номер телефона, а также при согласии на использование личного имущества в служебных целях.

Порядок применения личных мессенджеров в служебных целях следует закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка. Также необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору относительно возмещения расходов в связи с использованием имущества (телефона) работника.

Обоснование: Одной из обязанностей работодателя является обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).В силу ч. 1 ст. 22 ТК РФ работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Из приведенных норм следует, что работодатель вправе обязать работника использовать определенное программное обеспечение или приложение (в том числе мессенджеры) в служебных целях при осуществлении работником трудовых обязанностей, но при условии обеспечения данного работника соответствующим оборудованием (например, это могут быть корпоративные сим-карты, служебные мобильные телефоны с установленными приложениями и т.п.).

Однако работодатель не вправе обязать работников использовать в служебных целях их личное имущество.Если работник согласен использовать свое личное имущество в служебных целях, то в соответствии с трудовым законодательством такому работнику полагается компенсация. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Кроме того, даже если работник дал согласие на использование в служебных целях личного мобильного телефона (технического средства связи), на который в этих целях устанавливается соответствующий мессенджер, само использование мессенджера предполагает раскрытие информации о личном номере телефона работника.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация о гражданине, имеющая к нему прямое или косвенное отношение, считается персональными данными.ТК РФ каких-либо критериев и конкретного перечня персональных данных работника не устанавливает. Как следует из положений ст. 8 Закона N 152-ФЗ, к персональным данным можно отнести фамилию, имя, отчество, год и место рождения гражданина, а также его адрес, абонентский номер, сведения о профессии и так далее, то есть ту информацию, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. При этом приведенный перечень является открытым.

Таким образом, по нашему мнению, номер мобильного телефона является информацией, относящейся к персональным данным работника.

Согласно ст. 9 Закона N 152-ФЗ субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

Таким образом, обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях работодатель не вправе. Это возможно только по соглашению сторон трудового договора при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных, таких как номер телефона, а также при условии компенсации расходов за использование личного имущества в служебных целях. При этом работодатель не имеет правовых оснований принудить работника дать такое согласие, в частности требовать загрузить какое-либо приложение на личный телефон.Если работодатель считает, что мессенджеры являются необходимым условием труда, то обязанность по обеспечению таких условий — обязанность работодателя (ст. 22 ТК РФ).

Соответственно, если работник будет согласен с использованием личных мессенджеров в служебных целях, то работодателю следует оформить данное условие соответствующим образом:

— порядок применения мессенджеров в служебных целях рекомендуется закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка;

— получить от работника заявление в письменной форме, содержащее его согласие на обработку персональных данных, таких как личный номер телефона, а также согласие на использование личного мобильного телефона в служебных целях с получением компенсации;

— составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях личный мобильный телефон;

— в должностной инструкции работника следует указать, при исполнении каких обязанностей работник должен пользоваться мессенджером;- с работниками, чьи телефоны будут использоваться в служебных целях, заключить письменное соглашение о возмещении расходов на использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации в месяц. Конкретный размер компенсации можно определить произвольно по соглашению с работником.