Должностная инструкция оператора ЭВМ – это свод правил, определяющих компетенцию сотрудника на должности оператора ЭВМ. В этом документе регламентируется деятельность сотрудника, его обязанности и права. Подробно указываются все виды работ, поручений и задач, которые может решать оператор во время оплачиваемого рабочего времени.
Такой документ, регламентирующий деятельность сотрудников, составляется на всех работников компании или предприятия. Составление такого документа необходимо для слаженной и эффективной работы всего коллектива.
Инструкция является внутренним документом и может включать в себя различные положения и пункты.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции оператора ЭВМ .doc
Образец должностной инструкции оператора ЭВМ
Название компании
Реквизиты
Должностная инструкция оператора ЭВМ
1.Общие положения
1.1. Категория персонала, к которой относится должность: оператор ЭВМ отнесен к техперсоналу.
1.2. Кто может назначаться на эту должность: указывается образовательный уровень и стаж работы.
1.3. Назначение и освобождение от должности производится по приказу руководителя организации.
1.4. Обязательны знания:
- операционной системы (не только той, в которой работают в компании);
- необходимых программ (Word с необходимыми расширениями, Excel, работа в различных браузерах);
- базы данных (в основном сейчас используется 1С необходимой спецификации);
- основ делопроизводства и документооборота;
- основ бухучета;
- кадровой работы;
- базового или хорошего письменного иностранного языка;
- оформление бумаг с помощью типовых установленных форм;
- культуры и этики делового общения;
- основ законодательства по трудовым вопросам.
1.5. Документы, предоставленные для ознакомления под расписку:
- общие правила поведения и работы в компании;
- устав компании;
- документы по внутреннему распорядку компании;
- штатное расписание;
- правила безопасности;
- нормы охраны труда;
- правила пожарной безопасности;
- подписки о неразглашении;
- иные локальные документы, имеющие отношение к особенностям работы в конкретно этой компании.
1.6. Непосредственный начальник оператора ЭВМ – начальник отдела.
2. Должностные обязанности
2.1. Подготовка документов для ежедневной работы организации, подразумевается техническое оформление: обновление данных, внесение дополнений, придание им аккуратного вида программными средствами и распечатка.
2.2. Создание копий имеющихся бумаг с помощью копировальной техники.
2.3. Набор текста – это требует умения быстро печатать. Все набранное должно проверяться самим оператором на грамотность – орфографические и пунктуационные ошибки недопустимы.
2.4. Работа с базами данных: обновление имеющихся сведений, внесение новых. Эта работа может иметь различные объемы. Требуется отличное знание баз данных и понимание специфики работы компании.
2.5. Ежедневный разбор электронной почты. Все полученные письма просматриваются и сортируются. Оператор также может заниматься созданием рассылок.
2.6. Сотрудник также занимается электронными документами. Они должны быть тщательно рассортированы и систематизированы, к ним должен быть простой доступ без длительных поисков. При необходимости нужный документ отыскивается и быстро распечатывается.
2.7. В обязанности входит также контроль количества расходных материалов – сотрудник должен заранее ставить руководство в известность о необходимости приобретения всего, что нужно для нормального рабочего процесса.
2.8. Оператор должен разбираться в технике. Он должен следить, чтобы техника работала нормально. При появлении сбоев или поломок он должен сообщить руководству заблаговременно.
Также отдельными пунктами оператору ЭВМ предписывается:
- выполнять указания руководства в рамках обязанностей;
- соблюдать сроки выполнения порученных работ и процессов;
- оказывать помощь коллегам по работе, если это положительным образом скажется на результатах деятельности компании;
- предоставлять информацию, которая требуется для работы, другим сотрудникам;
- не разглашать факты и сведения, которые считаются коммерческой или служебной тайной;
- соблюдать внутреннее расписание, предусмотренное для сотрудников;
- соблюдать правила пожарной безопасности, санитарии, техники безопасности;
- выполнять все возложенное на него добросовестно;
- прилагать усилия к сохранению имущества компании.
3. Права
3.1. Оператор ЭВМ имеет право на доступ к информации, связанной с работой. Его должны оповещать о мероприятиях или действиях компании своевременно, чтобы у него было время выполнить свою часть работы.
3.2. Сотрудник может контактировать с другими отделами организации, общаться и получать информацию в рамках своих обязанностей.
3.3. У работника есть право на должным образом организованное место работы, отвечающее нормам безопасности и оборудованное всей необходимой техникой.
3.3. Оператор может обращаться к руководству при возникновении проблем и вопросов, которые не может разрешить его начальник.
3.4. Требовать у руководства создания условий для осуществления своих обязанностей и реализации прав.
4. Ответственность
Оператор ПК (ЭВМ) несет ответственность за действия, нарушающие нормы и правила, принятые в компании.
4.1. Нарушение трудового договора и невыполнение действий, предписанных настоящей инструкцией – в рамках санкций, определенных трудовыми законами РФ.
4.2. Любые правонарушения во время рабочего времени – с последующими мерами, предусмотренными административными, гражданскими и уголовными законами страны.
4.3. Причинение материального ущерба компании, а также действия, которые стали причиной материальных убытков компании – с последующими мерами, соответствующими указанным в трудовом и гражданском законодательстве РФ.
В конце документа указаны:
- основание и источники для его разработки;
- номер и дата создания инструкции.
Инструкция подтверждается подписями:
- руководителя отделения или отдела;
- начальника или представителя юридического отдела.
Подпись сотрудника, принятого на эту должность, число, год.
Пояснения к документу
Форма написания и особенности
Определенной формы инструкции нет, законодательство допускает относительно свободное изложение работодателем тех работ и процессов, которые он хотел бы возложить на человека, занимающего определенное место в компании.
В основном при составлении правил используется структура, разработанная для делопроизводства. Это достаточно полная схема, позволяющая расширять или исключать пункты и подробно описать все, что человек должен делать, занимая ту или иную должность.
Составленный по этой схеме документ включает несколько частей, в каждой описывается все, что может и должен делать сотрудник, а также то, что делать не следует.
Комментарий к должностным обязанностям оператора
Оператор ЭВМ (в некоторых инструкциях его называют также оператор ПК) занимается вводом данных в базу компьютера, обеспечивает сохранность и обрабатывает по принятым в компании алгоритмам.
Для работы на этой позиции соискатель должен уверенно владеть компьютером и разбираться в офисной оргтехнике. Для него не должно быть проблемой напечатать документ, скопировать.
Оператор вводит необходимый объем информации в базы или иные программы, самостоятельно отслеживает правильность собственной работы.
В его обязанности также может входить составление таблиц: сравнительных, сводных и т.д. Иногда сотрудник ведет журналы, составляет аналитические таблицы, выполняет иные подобные действия согласно правилам фирмы.
Каждая компания может иметь собственные правила, согласно которым выстраивается рабочий день сотрудника. Инструкции в разных фирмах могут отличаться друг от друга по причине различной направленности деятельности компании, а также определенных конкретных условий.
Если есть необходимость, сотруднику также предлагается ознакомиться с содержанием законодательных документов.
В обязательном порядке сотруднику разъясняют порядок его принятия на работу, а также указывают последовательность и правила увольнения. Это делают устно, а также с помощью ознакомления с письменными документами под подпись.
Оператору ЭВМ объясняют также структуру организации и определяют его место как штатной единицы. Ставят в известность, кто является его прямым начальником, а также объясняют иерархию руководства.
Пояснения к требованиям
Требования могут значительно различаться. В зависимости от направления деятельности, к сотруднику могут предъявляться дополнительные требования в виде владения или знания:
Это определяется работодателем, который формирует коллектив по своим представлениям.
Нередко предприятие предполагает подготовку сотрудника – ему предлагают обучение на базе фирмы, стажировку. В этом случае могут предложить испытательный срок, после которого будет повышена зарплата и заключен договор. Такая позиция обычно открыта для людей без опыта, выпускников, студентов вечерних отделений вузов.
Если есть дополнительные обязанности в виде бухучета, документооборота или подобного, то при формировании требований могут включить обязательный опыт работы от 1 до 3 лет.
Ответственность
Здесь перечисляются основные провинности и упущения, за которые оператор ПК может быть уволен или наказан. Виды наказания также указываются:
- лишение премии;
- возмещение ущерба за счет зарплаты работника;
- штрафы.
Желательно изучить законодательные акты по этому вопросу. Работодателям разрешается разрабатывать и воплощать собственные правила на своих предприятиях, но устанавливать свои нормы наказания они не имеют права. Иначе говоря, нельзя наказать работника жестче, чем предписывает закон.
Но чаще ответственность оператора указывается несколькими общими фразами, без детальных пояснений.
Должностная инструкция признана регламентировать и стандартизовать деятельность на предприятии. Должностная инструкция оператора определяет обязанности, права и ответственность оператора. Данная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора.
Оператор относится к категории технических исполнителей. Основные должностные обязанности оператора диспетчерской службы, указанные в должностной инструкции, – координация работы водителей, оформление путевых листов и накладных и учет перевозок.
Оператор несет ответственность:
- За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
- За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
- За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
В 2004 — 2005 годах был опубликован минимально необходимый набор «учебно-тренировочных» документов на программы, включающий техническое задание на программу по ГОСТ 19.201-78, программу и методику испытаний по ГОСТ 19.301-79, руководство оператора по ГОСТ 19.505-79. Этого достаточно для разработки программы, проведения испытаний и сдачи ее заказчику. Редакция от 23.01.2022.
Создан 16.02.2010 19:41:18
Структура разделов руководства оператора по ГОСТ 19.505-79 приведена на рисунке.
Структуру и оформление документа устанавливают в соответствии с ГОСТ 19.105-78.
Составление информационной части (аннотации и содержания) является обязательным [из 1.1 ГОСТ 19.505-79]
В аннотации целесообразно привести следующую фразу: «Настоящее руководство распространяется исключительно на программу и не заменяет учебную, справочную литературу, руководства от производителя ОС и прочие источники информации, освещающие работу с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы». Допустимо создание подраздела «Назначение руководства» или «Рекомендации по освоению».
Состав руководства
Руководство оператора должно содержать следующие разделы:
- назначение программы (1);
- условия выполнения программы (2);
- выполнение программы (3);
- сообщения оператору (4).
В зависимости от особенностей документа допускается объединять отдельные разделы или вводить новые [из 1.2 ГОСТ 19.505-79]
Последняя фраза предоставляет разработчикам программной документации пространство для маневра.
Назначение программы
В разделе «Назначение программы» должны быть указаны сведения о назначении программы (1.1) и информация, достаточная для понимания функций программы и ее эксплуатации (1.2) [из 2.1 ГОСТ 19.505-79]
«…должны быть указаны сведения о назначении программы». Сведения о назначении программы изложены в основополагающем документе – в техническом задании.
Функциональное назначение
Функциональным назначением программы является предоставление пользователю возможности работы с текстовыми документами в формате rtf.
Эксплуатационное назначение
Программа должна эксплуатироваться в профильных подразделениях на объектах заказчика.
Пользователями программы должны являться сотрудники профильных подразделений объектов заказчика.
Состав функций
Программа обеспечивает возможность выполнения перечисленных ниже функций:
- Функции создания нового (пустого) файла;
- Функции открытия (загрузки) существующего файла;
- Функции редактирования открытого (далее — текущего) файла путем ввода, замены, удаления содержимого файла с применением стандартных устройств ввода;
- Функции редактирования текущего файла с применением буфера обмена операционной системы;
- Функции сохранения файла с исходным именем;
- Функции сохранения файла с именем, отличным от исходного;
- Функции отправки содержимого текущего файла электронной почтой с помощью внешней клиентской почтовой программы;
- Функции вывода оперативных справок в строковом формате (подсказок);
- Функции интерактивной справочной системы;
- Функции отображения названия программы, версии программы, копирайта и комментариев разработчика.
Условия выполнения программы
В разделе «Условия выполнения программы» должны быть указаны условия, необходимые для выполнения программы (2.1) (минимальный и (или) максимальный состав аппаратурных (2.2) и программных средств (2.3) и т.п.) [из 2.2 ГОСТ 19.505-79]
Создаем соответствующие подразделы. Поскольку «аппаратурных» звучит старообразно, меняем его на «технических».
Климатические условия эксплуатации
Климатические условия эксплутатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам в части условий их эксплуатации.
Минимальный состав технических средств
В состав технических средств должен входить IBM-совместимый персональный компьютер (ПЭВМ), включающий в себя:
- процессор Pentium-1000 с тактовой частотой, ГГц — 10, не менее;
- материнскую плату с FSB, ГГц — 5, не менее;
- оперативную память объемом, Тб — 10, не менее;
- и так далее…
Минимальный состав программных средств
Системные программные средства, используемые программой, должны быть представлены лицензионной локализованной версией операционной системы. Допускается использование пакета обновления такого-то.
Требования к персоналу (пользователю)
Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее 2 штатных единиц – системный администратор и пользователь программы – оператор.
Системный администратор должен иметь высшее профильное образование и сертификаты компании-производителя операционной системы. В перечень задач, выполняемых системным администратором, должны входить:
- задача поддержания работоспособности технических средств;
- задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств – операционной системы;
- задача установки (инсталляции) программы.
Пользователь программы (оператор) должен обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы.
Персонал должен быть аттестован на II квалификационную группу по электробезопасности (для работы с конторским оборудованием).
Выполнение программы
В разделе «Выполнение программы» должна быть указана последовательность действий оператора, обеспечивающих загрузку (3.1), запуск (3.2), выполнение (3.3) и завершение программы (3.6), приведено описание функций, формата и возможных вариантов команд, с помощью которых оператор осуществляет загрузки и управляет выполнением программы (3.4), а также ответы программы на эти команды (3.5) [из 2.3 ГОСТ 19.505-79]
Автоматически, «пальцами», создаем подразделы:
- Загрузка и запуск программы;
- Выполнение программы;
- Завершение работы программы.
Во время оно загрузка программы осуществлялась отдельно, запуск — отдельно. В нынешних условиях загрузка и запуск объединились в единую операцию. Ключевая фраза подраздела «Требования к количеству и квалификации персонала» технического задания — «пользователь программы (оператор) должен обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы» снимает с автора обязанность подробно расписывать способы загрузки и запуска программы… Не обязан разработчик разжевывать оператору приемы работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы. За исключением случаев применения в программе элементов интерфейса, не свойственных операционной системе.
Загрузка и запуск программы
Загрузка и запуск программы осуществляется способами, детальные сведения о которых изложены в руководстве пользователя операционной системы.
В случае успешного запуска программы на рабочем столе будет отображено Главное окно программы.
Выполнение программы
«В подразделе следует привести «описание функций, формата и возможных вариантов команд, с помощью которых оператор … управляет выполнением программы».
Выше был приведен перечень функций, возможность выполнения которых обеспечивает программа. Для каждой функции из перечня следует создать подраздел.
Выполнение функции создания нового (безымянного) файла
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Создать;
- нажатием кнопки
.
.В случае успешного выполнения указанной функции на рабочем столе будет отображено окно (см. Загрузка и запуск программы). Программа готова к вводу и редактированию текста.
Примечание — При успешном завершении загрузки и запуска программа автоматически создаст новый (безымянный) файл.
Подход прост. Действие — результат, см. Схема «действие — результат» в совокупности с подходом «делай, как я сказал». Ошибочный результат – сообщение об ошибке.
Сторонники «дружественного» отношения к пользователю вправе озаглавить подраздел, к примеру, так — «Создание нового файла». Ни буква, ни дух ГОСТ 19.505-79 этому не препятствуют. В настоящем документе исключено прямое обращение к пользователю. Отсутствуют «откройте», «нажмите», «укажите» и пр. Применены штампы «следует открыть», «следует нажать» и им подобные (согласно ГОСТ 2.105-95).
Выполнение функции открытия (загрузки) существующего файла
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Открыть;
- нажатием кнопки ;
- последовательным нажатием клавиш Ctrl и O (сочетанием клавиш Ctrl+O).
;В результате на рабочем столе будет отображено окно Открыть.
Примечание — Программа обеспечивает возможность загрузки файлов только с расширением *.rtf.
Выбор требуемого файла осуществляется способами, детальные сведения о которых изложены в руководстве пользователя операционной системы. Завершается выполнение функции нажатием кнопки Открыть.
В случае успешного (выполнения программой функции) открытия файла на рабочем столе будет отображено окно с содержимым открытого (текущего) файла. Заголовок Главного окна программы будет отображать полный путь текущего файла.
Неразумно брать на себя ответственность уважаемого г-на Торвальдса и компании, тем более — г-на Гейтса. Не должно настоящее руководство заменять учебную, справочную литературу, руководства от производителей ОС и прочие источники информации, освещающие работу с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы. Понадобится пользователю открыть файл средствами операционной системы — пусть изучает матчасть и расширяет, тем самым, свой кругозор.
Выполнение функции редактирования текущего файла путем ввода, замены, удаления содержимого файла с применением устройств ввода
Предполагается, что операции нетривиальны, специфичны для предметной области и никаких сведений об их выполнении в руководстве пользователя операционной системы нет и быть не может принципиально. Поэтому простые и привычные операции будут расписаны детально.
Редактирование текущего файла путем ввода текста с устройств ввода
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- пометку в тексте стартовой позиции редактирования;
- ввод (набор) текста.
Для пометки стартовой позиции редактирования следует переместить курсор в требуемую позицию текста и нажать левую клавишу мыши. В требуемой позиции будет отображен курсор.
Далее следует вводить (набирать) требуемый текст с клавиатуры. По мере ввода символов изображение курсора будет смещаться вправо.
Редактирование текущего файла путем замены содержимого с применением устройств ввода
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- выделение текста, подлежащего замене;
- ввод (набор) текста.
Для выделения текста, подлежащего замене, следует:
- переместить курсор в стартовую позицию фрагмента;
- нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить курсор в конечную позицию фрагмента.
Фрагмент текста будет выделен цветом.
Далее следует вводить требуемый текст с клавиатуры. Выделенный фрагмент текста будет удален. По мере ввода символов изображение курсора будет смещаться вправо.
Редактирование текущего файла путем удаления содержимого с применением устройств ввода
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- выделение текста, подлежащего удалению;
- удаление.
Детальные сведения о способах выделения текстового фрагмента изложены во втором абзаце п. Редактирование текущего файла путем замены содержимого с применением устройств ввода.
Удаление может быть выполнено любым из перечисленных ниже способов:
- нажатием клавиши Delete;
- нажатием сочетания клавиш Ctrl+X;
- нажатием клавиши BackSpace.
Выполнение функции редактирования текущего файла с применением буфера обмена операционной системы
Указанная функция включает в себя перечисленные ниже операции:
- операцию копирования (фрагмента) файла;
- операцию вставки содержимого буфера обмена в файл.
Выполнение операции копирования (фрагмента) файла
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- выделение текста, подлежащего копированию;
- копирование.
Детальные сведения о способах выделения текстового фрагмента изложены во втором абзаце п. Редактирование текущего файла путем замены содержимого с применением устройств ввода. По завершении выделения фрагмента кнопка копирования примет вид 
.
Примечание — При отсутствии выделенного (фрагмента) текста выполнение операции копирования невозможно. Кнопка копирования недоступна и имеет вид 
, пункт меню Копировать недоступен.
Выполнение указанной операции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Правка-Копировать;
- нажатием кнопки ;
- нажатием сочетания клавиш Ctrl+C.
В результате выполнения указанной операции выделенный фрагмент текста текущего файла будет помещен в буфер обмена операционной системы.
Выполнение операции вставки содержимого буфера обмена в файл
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- пометку (указание) в тексте текущего файла стартовой позиции вставки;
- вставку содержимого буфера обмена.
Примечание — При отсутствии содержимого в буфере обмена выполнение операции вставки невозможно. Кнопка вставки недоступна и имеет вид 
, пункт меню Вставить недоступен.
Для пометки стартовой позиции вставки следует переместить курсор в требуемую позицию текста и нажать левую клавишу мыши. В требуемой позиции будет отображен курсор.
Выполнение указанной операции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Правка-Вставить;
- нажатием кнопки ;
- нажатием сочетания клавиш Ctrl+V.
;В результате выполнения указанной операции фрагмент текста, содержащегося в буфере обмена, будет помещен в требуемую позицию текущего файла.
Выполнение функции сохранения файла с исходным именем
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Сохранить;
- нажатием кнопки ;
- последовательным нажатием клавиш Ctrl и S (сочетанием клавиш Ctrl+S).
;Выполнение функции сохранения файла с именем, отличным от исходного
…
Наверное, достаточно. Нет смысла дублировать (фактически) описания выполнения типовых функций программы в учебно-тренировочном документе.
Завершение работы программы
Завершение работы программы обеспечиваются стандартными средствами операционной системы.
или
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Выход (см. рисунок такой-то);
- нажатием кнопки
.
.Сообщения оператору
В разделе «Сообщения оператору» должны быть приведены тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения программы (4.1), описание их содержания и соответствующие действия оператора (4.2) (действия оператора в случае сбоя (4.3), возможности повторного запуска программы (4.4) и т.п.) [из 2.5 ГОСТ 19.505-79]
Поскольку программа не консольная (с интерфейсом командной строки), а с графическим пользовательским интерфейсом, классических текстовых сообщений не предвидится. Сообщения об ошибках отображаются в виде окон на рабочем столе.
«описание их содержания»
Ошибка сохранения файла
При попытке сохранения файла с именем уже существующего файла на рабочем столе программы будет отображено сообщение об ошибке.
«и соответствующие действия оператора»
Для сохранения файла с именем уже существующего файла следует нажать кнопку Да.
Для сохранения файла с именем, отличным от имени существующего файла, следует:
- нажать кнопку Нет;
- повторно выполнить указания п. Выполнение функции сохранения файла с именем, отличным от исходного с указанием имени файла, отличного от имени существующего файла.
Об иллюстрациях
Допускается содержание разделов иллюстрировать поясняющими примерами, таблицами, схемами, графиками [из 2.6 ГОСТ 19.505-79]
В настоящем учебно-тренировочном руководстве оператора в качестве иллюстраций используются экранные формы (окна), отображаемые на рабочем столе.
О приложениях
В приложения (5) к руководству оператора допускается включать различные материалы, которые нецелесообразно включать в разделы руководства [из 2.7 ГОСТ 19.505-79]
Все, что душе угодно.
Выводы
Утверждения отдельных граждан о том, что 19-я система стандартов безнадежно устарела и не может быть применена для разработки современных программ с графическим пользовательским интерфейсом, а также для разработки и выпуска качественной программной документации к программным изделиям — чушь.
Причиной для таких утверждений, судя по всему, стали:
- обычная лень — нежелание открыть ЕСПД и один-единственный раз (!) во всем разобраться;
- тяга к оформительству, подогреваемая отдельными маститыми «техническими писателями»;
- тяга к буржуйским стандартам (ибо нет пророка в своем отечестве);
- и еще много чего.
Отдельно о буржуйских стандартах. Через некоторое время планируется опубликовать сравнительный анализ ГОСТ 19-й системы и IEEE Std 830-1998, а также IEEE Std 1063-2001 с целью показать:
- превосходство советских стандартов 25-летней давности в целом;
- «цельнотянутость» буржуйских с наших.
Примечание от 17.02.2010 г. — Сравнительный анализ указанных документов дан в статье «Как писать руководство пользователя? Часть I».
Руководство оператора – это основной документ в составе эксплуатационной документации на программное обеспечение (ГОСТ 19). Очевидно ли это?
Назначение руководства оператора
В соответствии с государственными стандартами, Руководство оператора входит в состав комплекта эксплуатационной документации на программное обеспечение. Для чего нужен такой документ? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо понять, какую роль в использовании системы играет оператор.
Мы знаем, что администратор отвечает за настройку системы и поддержку работы пользователей. Пользователь же, в свою очередь, выполняет с помощью системы определенные прикладные функции, решает прикладные задачи. Роль оператора по своим функциям ближе всего к роли пользователя, однако, отличается от нее тем, что перед оператором не ставятся прикладные задачи, которые он может решить с помощью программы тем или иным способом, в том или ином порядке. Его работа заключается в выполнении отдельных операций (согласно инструкции), то есть конкретных последовательностей действий, приводящих к конкретному результату (например, ежедневный запуск вспомогательных программ).
Состав типового руководства оператора
Так, например, требования к содержанию и оформлению Руководства оператора представлены в ГОСТ 19.505. В соответствии с требованиями стандарта, документ должен содержать следующие разделы:
– Назначение программы, где указывают область применения ПО и общие сведения о ней.
– Условия выполнения программы, где должны быть указаны условия, необходимые для работы ПО.
– Выполнение программы, где описывают последовательность действий оператора, обеспечивающих выполнение его обязанностей, а также ожидаемые реакции программы на эти действия.
– Сообщения оператору, где приводят тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения программы, а также действия оператора в случае, если реакция программы не соответствует ожидаемой.
Такая структура документа обычно позволяет сделать его удобным, понятным и отвечающим тем задачам, которые необходимо решить с его помощью. Однако, кроме официальных требований, на основании практического опыта можно сформулировать несколько принципов создания Руководства оператора:
– не стоит включать в документ теоретические описания и отступления, лучше собрать всю теорию в отдельный раздел, а лучше, по возможности, обойтись без нее совсем;
– лучше не ссылаться в документе на какие-либо внешние или внутренние источники, информацию предпочтительнее продублировать в том месте, где она необходима;
– описывать нужно не только действия оператора, но и те результаты, которые он должен получить.
Стандарты для руководства оператора
Наличие Руководства оператора регламентируется ГОСТ 19.101, а структура и содержание – ГОСТ 19.505. Однако, в зависимости от сложности, назначения и области применения ПО, различные Руководства оператора могут отличаться друг от друга по способу, методике и стилю изложения.
Стоимость разработки руководства оператора
|
Наименование документа |
Наименование стандарта |
Стоимость разработки |
|---|---|---|
|
Руководство оператора на программное обеспечение |
ГОСТ 19.505 |
70 тыс. р. |
В заключение хочется сказать, что, несмотря на все принципы и правила, у каждой системы всегда существуют особенности эксплуатации, которые нужно учесть в документации. Обратитесь к нам, и мы поможем вам преодолеть эти трудности и сэкономим ваше время!
Возможно, вас также заинтересует:
– разработка руководства администратора;
– создание руководства программиста;
– разработка руководства пользователя.
В 2004 — 2005 годах был опубликован минимально необходимый набор «учебно-тренировочных» документов на программы, включающий техническое задание на программу по ГОСТ 19.201-78, программу и методику испытаний по ГОСТ 19.301-79, руководство оператора по ГОСТ 19.505-79. Этого достаточно для разработки программы, проведения испытаний и сдачи ее заказчику. Редакция от 23.01.2022.
Создан 16.02.2010 19:41:18
Структура разделов руководства оператора по ГОСТ 19.505-79 приведена на рисунке.
Структуру и оформление документа устанавливают в соответствии с ГОСТ 19.105-78.
Составление информационной части (аннотации и содержания) является обязательным [из 1.1 ГОСТ 19.505-79]
В аннотации целесообразно привести следующую фразу: «Настоящее руководство распространяется исключительно на программу и не заменяет учебную, справочную литературу, руководства от производителя ОС и прочие источники информации, освещающие работу с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы». Допустимо создание подраздела «Назначение руководства» или «Рекомендации по освоению».
Состав руководства
Руководство оператора должно содержать следующие разделы:
- назначение программы (1);
- условия выполнения программы (2);
- выполнение программы (3);
- сообщения оператору (4).
В зависимости от особенностей документа допускается объединять отдельные разделы или вводить новые [из 1.2 ГОСТ 19.505-79]
Последняя фраза предоставляет разработчикам программной документации пространство для маневра.
Назначение программы
В разделе «Назначение программы» должны быть указаны сведения о назначении программы (1.1) и информация, достаточная для понимания функций программы и ее эксплуатации (1.2) [из 2.1 ГОСТ 19.505-79]
«…должны быть указаны сведения о назначении программы». Сведения о назначении программы изложены в основополагающем документе – в техническом задании.
Функциональное назначение
Функциональным назначением программы является предоставление пользователю возможности работы с текстовыми документами в формате rtf.
Эксплуатационное назначение
Программа должна эксплуатироваться в профильных подразделениях на объектах заказчика.
Пользователями программы должны являться сотрудники профильных подразделений объектов заказчика.
Состав функций
Программа обеспечивает возможность выполнения перечисленных ниже функций:
- Функции создания нового (пустого) файла;
- Функции открытия (загрузки) существующего файла;
- Функции редактирования открытого (далее — текущего) файла путем ввода, замены, удаления содержимого файла с применением стандартных устройств ввода;
- Функции редактирования текущего файла с применением буфера обмена операционной системы;
- Функции сохранения файла с исходным именем;
- Функции сохранения файла с именем, отличным от исходного;
- Функции отправки содержимого текущего файла электронной почтой с помощью внешней клиентской почтовой программы;
- Функции вывода оперативных справок в строковом формате (подсказок);
- Функции интерактивной справочной системы;
- Функции отображения названия программы, версии программы, копирайта и комментариев разработчика.
Условия выполнения программы
В разделе «Условия выполнения программы» должны быть указаны условия, необходимые для выполнения программы (2.1) (минимальный и (или) максимальный состав аппаратурных (2.2) и программных средств (2.3) и т.п.) [из 2.2 ГОСТ 19.505-79]
Создаем соответствующие подразделы. Поскольку «аппаратурных» звучит старообразно, меняем его на «технических».
Климатические условия эксплуатации
Климатические условия эксплутатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам в части условий их эксплуатации.
Минимальный состав технических средств
В состав технических средств должен входить IBM-совместимый персональный компьютер (ПЭВМ), включающий в себя:
- процессор Pentium-1000 с тактовой частотой, ГГц — 10, не менее;
- материнскую плату с FSB, ГГц — 5, не менее;
- оперативную память объемом, Тб — 10, не менее;
- и так далее…
Минимальный состав программных средств
Системные программные средства, используемые программой, должны быть представлены лицензионной локализованной версией операционной системы. Допускается использование пакета обновления такого-то.
Требования к персоналу (пользователю)
Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее 2 штатных единиц – системный администратор и пользователь программы – оператор.
Системный администратор должен иметь высшее профильное образование и сертификаты компании-производителя операционной системы. В перечень задач, выполняемых системным администратором, должны входить:
- задача поддержания работоспособности технических средств;
- задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств – операционной системы;
- задача установки (инсталляции) программы.
Пользователь программы (оператор) должен обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы.
Персонал должен быть аттестован на II квалификационную группу по электробезопасности (для работы с конторским оборудованием).
Выполнение программы
В разделе «Выполнение программы» должна быть указана последовательность действий оператора, обеспечивающих загрузку (3.1), запуск (3.2), выполнение (3.3) и завершение программы (3.6), приведено описание функций, формата и возможных вариантов команд, с помощью которых оператор осуществляет загрузки и управляет выполнением программы (3.4), а также ответы программы на эти команды (3.5) [из 2.3 ГОСТ 19.505-79]
Автоматически, «пальцами», создаем подразделы:
- Загрузка и запуск программы;
- Выполнение программы;
- Завершение работы программы.
Во время оно загрузка программы осуществлялась отдельно, запуск — отдельно. В нынешних условиях загрузка и запуск объединились в единую операцию. Ключевая фраза подраздела «Требования к количеству и квалификации персонала» технического задания — «пользователь программы (оператор) должен обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы» снимает с автора обязанность подробно расписывать способы загрузки и запуска программы… Не обязан разработчик разжевывать оператору приемы работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы. За исключением случаев применения в программе элементов интерфейса, не свойственных операционной системе.
Загрузка и запуск программы
Загрузка и запуск программы осуществляется способами, детальные сведения о которых изложены в руководстве пользователя операционной системы.
В случае успешного запуска программы на рабочем столе будет отображено Главное окно программы.
Выполнение программы
«В подразделе следует привести «описание функций, формата и возможных вариантов команд, с помощью которых оператор … управляет выполнением программы».
Выше был приведен перечень функций, возможность выполнения которых обеспечивает программа. Для каждой функции из перечня следует создать подраздел.
Выполнение функции создания нового (безымянного) файла
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Создать;
- нажатием кнопки .
В случае успешного выполнения указанной функции на рабочем столе будет отображено окно (см. Загрузка и запуск программы). Программа готова к вводу и редактированию текста.
Примечание — При успешном завершении загрузки и запуска программа автоматически создаст новый (безымянный) файл.
Подход прост. Действие — результат, см. Схема «действие — результат» в совокупности с подходом «делай, как я сказал». Ошибочный результат – сообщение об ошибке.
Сторонники «дружественного» отношения к пользователю вправе озаглавить подраздел, к примеру, так — «Создание нового файла». Ни буква, ни дух ГОСТ 19.505-79 этому не препятствуют. В настоящем документе исключено прямое обращение к пользователю. Отсутствуют «откройте», «нажмите», «укажите» и пр. Применены штампы «следует открыть», «следует нажать» и им подобные (согласно ГОСТ 2.105-95).
Выполнение функции открытия (загрузки) существующего файла
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Открыть;
- нажатием кнопки ;
- последовательным нажатием клавиш Ctrl и O (сочетанием клавиш Ctrl+O).
В результате на рабочем столе будет отображено окно Открыть.
Примечание — Программа обеспечивает возможность загрузки файлов только с расширением *.rtf.
Выбор требуемого файла осуществляется способами, детальные сведения о которых изложены в руководстве пользователя операционной системы. Завершается выполнение функции нажатием кнопки Открыть.
В случае успешного (выполнения программой функции) открытия файла на рабочем столе будет отображено окно с содержимым открытого (текущего) файла. Заголовок Главного окна программы будет отображать полный путь текущего файла.
Неразумно брать на себя ответственность уважаемого г-на Торвальдса и компании, тем более — г-на Гейтса. Не должно настоящее руководство заменять учебную, справочную литературу, руководства от производителей ОС и прочие источники информации, освещающие работу с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы. Понадобится пользователю открыть файл средствами операционной системы — пусть изучает матчасть и расширяет, тем самым, свой кругозор.
Выполнение функции редактирования текущего файла путем ввода, замены, удаления содержимого файла с применением устройств ввода
Предполагается, что операции нетривиальны, специфичны для предметной области и никаких сведений об их выполнении в руководстве пользователя операционной системы нет и быть не может принципиально. Поэтому простые и привычные операции будут расписаны детально.
Редактирование текущего файла путем ввода текста с устройств ввода
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- пометку в тексте стартовой позиции редактирования;
- ввод (набор) текста.
Для пометки стартовой позиции редактирования следует переместить курсор в требуемую позицию текста и нажать левую клавишу мыши. В требуемой позиции будет отображен курсор.
Далее следует вводить (набирать) требуемый текст с клавиатуры. По мере ввода символов изображение курсора будет смещаться вправо.
Редактирование текущего файла путем замены содержимого с применением устройств ввода
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- выделение текста, подлежащего замене;
- ввод (набор) текста.
Для выделения текста, подлежащего замене, следует:
- переместить курсор в стартовую позицию фрагмента;
- нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить курсор в конечную позицию фрагмента.
Фрагмент текста будет выделен цветом.
Далее следует вводить требуемый текст с клавиатуры. Выделенный фрагмент текста будет удален. По мере ввода символов изображение курсора будет смещаться вправо.
Редактирование текущего файла путем удаления содержимого с применением устройств ввода
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- выделение текста, подлежащего удалению;
- удаление.
Детальные сведения о способах выделения текстового фрагмента изложены во втором абзаце п. Редактирование текущего файла путем замены содержимого с применением устройств ввода.
Удаление может быть выполнено любым из перечисленных ниже способов:
- нажатием клавиши Delete;
- нажатием сочетания клавиш Ctrl+X;
- нажатием клавиши BackSpace.
Выполнение функции редактирования текущего файла с применением буфера обмена операционной системы
Указанная функция включает в себя перечисленные ниже операции:
- операцию копирования (фрагмента) файла;
- операцию вставки содержимого буфера обмена в файл.
Выполнение операции копирования (фрагмента) файла
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- выделение текста, подлежащего копированию;
- копирование.
Детальные сведения о способах выделения текстового фрагмента изложены во втором абзаце п. Редактирование текущего файла путем замены содержимого с применением устройств ввода. По завершении выделения фрагмента кнопка копирования примет вид .
Примечание — При отсутствии выделенного (фрагмента) текста выполнение операции копирования невозможно. Кнопка копирования недоступна и имеет вид , пункт меню Копировать недоступен.
Выполнение указанной операции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Правка-Копировать;
- нажатием кнопки ;
- нажатием сочетания клавиш Ctrl+C.
В результате выполнения указанной операции выделенный фрагмент текста текущего файла будет помещен в буфер обмена операционной системы.
Выполнение операции вставки содержимого буфера обмена в файл
Последовательность действий, требуемая для выполнения указанной операции, включает в себя:
- пометку (указание) в тексте текущего файла стартовой позиции вставки;
- вставку содержимого буфера обмена.
Примечание — При отсутствии содержимого в буфере обмена выполнение операции вставки невозможно. Кнопка вставки недоступна и имеет вид , пункт меню Вставить недоступен.
Для пометки стартовой позиции вставки следует переместить курсор в требуемую позицию текста и нажать левую клавишу мыши. В требуемой позиции будет отображен курсор.
Выполнение указанной операции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Правка-Вставить;
- нажатием кнопки ;
- нажатием сочетания клавиш Ctrl+V.
В результате выполнения указанной операции фрагмент текста, содержащегося в буфере обмена, будет помещен в требуемую позицию текущего файла.
Выполнение функции сохранения файла с исходным именем
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Сохранить;
- нажатием кнопки ;
- последовательным нажатием клавиш Ctrl и S (сочетанием клавиш Ctrl+S).
Выполнение функции сохранения файла с именем, отличным от исходного
…
Наверное, достаточно. Нет смысла дублировать (фактически) описания выполнения типовых функций программы в учебно-тренировочном документе.
Завершение работы программы
Завершение работы программы обеспечиваются стандартными средствами операционной системы.
или
Выполнение указанной функции возможно любым из перечисленных ниже способов:
- последовательным выбором пунктов меню Файл-Выход (см. рисунок такой-то);
- нажатием кнопки .
Сообщения оператору
В разделе «Сообщения оператору» должны быть приведены тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения программы (4.1), описание их содержания и соответствующие действия оператора (4.2) (действия оператора в случае сбоя (4.3), возможности повторного запуска программы (4.4) и т.п.) [из 2.5 ГОСТ 19.505-79]
Поскольку программа не консольная (с интерфейсом командной строки), а с графическим пользовательским интерфейсом, классических текстовых сообщений не предвидится. Сообщения об ошибках отображаются в виде окон на рабочем столе.
«описание их содержания»
Ошибка сохранения файла
При попытке сохранения файла с именем уже существующего файла на рабочем столе программы будет отображено сообщение об ошибке.
«и соответствующие действия оператора»
Для сохранения файла с именем уже существующего файла следует нажать кнопку Да.
Для сохранения файла с именем, отличным от имени существующего файла, следует:
- нажать кнопку Нет;
- повторно выполнить указания п. Выполнение функции сохранения файла с именем, отличным от исходного с указанием имени файла, отличного от имени существующего файла.
Об иллюстрациях
Допускается содержание разделов иллюстрировать поясняющими примерами, таблицами, схемами, графиками [из 2.6 ГОСТ 19.505-79]
В настоящем учебно-тренировочном руководстве оператора в качестве иллюстраций используются экранные формы (окна), отображаемые на рабочем столе.
О приложениях
В приложения (5) к руководству оператора допускается включать различные материалы, которые нецелесообразно включать в разделы руководства [из 2.7 ГОСТ 19.505-79]
Все, что душе угодно.
Выводы
Утверждения отдельных граждан о том, что 19-я система стандартов безнадежно устарела и не может быть применена для разработки современных программ с графическим пользовательским интерфейсом, а также для разработки и выпуска качественной программной документации к программным изделиям — чушь.
Причиной для таких утверждений, судя по всему, стали:
- обычная лень — нежелание открыть ЕСПД и один-единственный раз (!) во всем разобраться;
- тяга к оформительству, подогреваемая отдельными маститыми «техническими писателями»;
- тяга к буржуйским стандартам (ибо нет пророка в своем отечестве);
- и еще много чего.
Отдельно о буржуйских стандартах. Через некоторое время планируется опубликовать сравнительный анализ ГОСТ 19-й системы и IEEE Std 830-1998, а также IEEE Std 1063-2001 с целью показать:
- превосходство советских стандартов 25-летней давности в целом;
- «цельнотянутость» буржуйских с наших.
Примечание от 17.02.2010 г. — Сравнительный анализ указанных документов дан в статье «Как писать руководство пользователя? Часть I».
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
оператора персонального компьютера
(примерная форма)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность оператора персонального компьютера.
1.2. Оператор персонального компьютера относится к категории технических работников.
1.3. На должность оператора персонального компьютера назначается лицо, имеющее _________ образование и стаж работы не менее ____ лет.
1.4. Оператор персонального компьютера назначается и освобождается от должности руководителем организации по представлению _________________.
1.5. Оператор персонального компьютера подчиняется непосредственно _______________.
1.6. Оператор персонального компьютера должен знать:
— приказы, указания, распоряжения, инструкции и другие нормативно-распорядительные документы, регламентирующие работу оператора ЭВМ;
— правила эксплуатации ЭВМ и обслуживания ксерокса;
— правила оформления документов, в том числе деловой документации с использованием типовых форм;
— правила орфографии и пунктуации;
— правила ведения делопроизводства;
— программное обеспечение (правила работы с Windows, Microsoft Office и т.д.);
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— культуру труда и этику делового общения;
— основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации;
— учредительные документы организации, его штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Оператор персонального компьютера:
2.1.1. Осуществляет техническую подготовку документации, необходимой в процессе работы компании.
2.1.2. Выполняет копирование документов на ксероксе.
2.1.3. Выполняет набор различных текстов с соблюдением правил орфографии и пунктуации, а также стандартов оформления организационно-распорядительной документации.
2.1.4. Осуществляет работу с электронной почтой, принимает входящие электронные письма и следит за своевременной отправкой исходящих.
2.1.5. Распечатывает и систематизирует нужные документы.
2.1.6. Заносит в компьютерные базы данных различную информацию, важную и необходимую для работы компании.
2.1.7. Следит за состоянием компьютера и копировальной техники.
2.1.8. Своевременно информирует руководство о необходимости приобретения материалов, непосредственно относящихся к производственному процессу.
2.1.9. Обязан своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
2.1.10. Обязан соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
2.1.11. Обязан оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
2.1.12. Обязан честно и добросовестно выполнять возложенные на него обязанности.
2.1.13. Обязан содержать находящееся в пользовании имущество в целости и сохранности.
2.1.14. Обязан хранить служебную и коммерческую тайны.
2.1.15. Обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.1.16. ____________________.
3. ПРАВА
3.1. Оператор персонального компьютера имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.1.2. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
3.1.3. Повышать свою квалификацию.
3.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.1.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.6. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
3.1.7. __________________.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Оператор персонального компьютера несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
4.1.4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
4.1.5. ______________________.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ
5.1. Режим работы оператора персонального компьютера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
_____________________________ ___________ ____________________
(должность лица, (подпись) (Ф.И.О.)
составившего инструкцию)
"___"__________ ___ г.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.