Формуляр образец инструкции состоит из реквизитов

Совокупность реквизитов
для конкретного документа с определе­нием
их взаимного расположения составляет
его формуляр.
При созда­нии
унифицированной системы документации
или группы документов разрабатывается,
как правило, формуляр-образец.
Формуляр-образец
представляет собой графическую модель
построения множества доку­ментов. Он
устанавливает форматы бумаги, размеры
полей, расположе­ние всех частей
(постоянных и переменных) реквизитов,
характерное именно для этой группы
документов и определяет необходимые
для их размещения площади.

Формуляр-образец может быть представлен
как в виде чертежа, со­держащего план
размещения реквизитов, так и в виде
описания рекви­зитов с указанием
последовательности их оформления и
взаимного рас­положения в границах
выделяемых площадей. В практике
традиционных технологий используется
первый вари­ант или сочетание обоих,
в компьютерных технологиях предпочтителен
описательный вариант.

Формуляр, характерный для
документов определенного вида (дого­воры,
протоколы, акты), называется типовым
формуляром. Требования
к построению формуляра-образца следующие:

• форматы бумаги — от АЗ до А6 с горизонтальным
  (альбомным) и вертикальным (книжным)
  расположением текста;

• служебные поля, поле подшивки — не менее
  20 мм, левое, нижнее и правое поля — не
  менее 10 мм.

1. Состав, расположение, характеристика реквизитов документов

При подготовке документов
необходимо учитывать положения Ти­повой
инструкции по делопроизводству в
федеральных органах испол­нительной
власти и ГОСТ Р 6.30—2003, которыми определены
прави­ла оформления реквизитов для
документов общего административно­го
управления.

При подготовке и оформлении
документов по ГОСТ Р 6.30—2003 используются
следующие реквизиты:

01 — Государственный герб
Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской
Федерации;

03 — эмблема организации
или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 — код организации;

05 — основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

06 — идентификационный номер
налогоплательщика/код причи­ны
постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об
организации;

10 — наименование вида
документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер
документа;

13 — ссылка на регистрационный
номер и дату документа;

14 — место составления или
издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения
документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии
приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования
документа;

24 — визы согласования
документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении
копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении
документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении
документа в организацию;

30 — идентификатор электронной
копии документа.

Реквизит 01 «Государственный
герб Российской Федерации» и рек­визит
02 «Герб субъекта Российской Федерации»
помещаются на блан­ках документов
государственных органов и учреждений
в соответ­ствии с Федеральным
конституционным законом от 25 декабря
2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе
Российской Федерации». Герб субъектов
Российской Федерации помещается на
бланке государ­ственных организаций
в соответствии с правовыми актами
субъек­тов Российской Федерации.
Воспроизводимое изображение должно
точно соответствовать изображению,
установленному действующим
законодательством.

Изображение герба при
продольном расположении реквизитов
рас­полагается в центре верхнего
поля, а при угловом расположении
рек­визитов — в левой части верхнего
поля над серединой строки с наиме­нованием
организации-автора.

Бланки с Государственным
гербом в соответствии с постановлени­ем
Правительства РФ № 1268 изготавливаются
только типографиче­ским способом на
полиграфических предприятиях, имеющих
соответ­ствующую лицензию, и являются
документами строгой отчетности.

На бланке может быть или
герб России, или герб субъекта Федера­ции,
но не два герба одновременно.

Реквизит 03 «Эмблема
организации или товарный знак (знак
обслу­живания)» — это, как правило,
символическое графическое изображе­ние,
отражающее направление деятельности
организации, предприя­тия, фирмы.

Реквизит 04 «Код организации»
проставляется по Общероссийско­му
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).

Реквизит 05 «Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица» проставляется
в соответствии с докумен­тами,
выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 «Идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет ИНН/КПП» также
проставляется в соот­ветствии с
документами, выдаваемыми налоговыми
органами.

Реквизит 07 «Код формы
документа» проставляется
по Общероссий­скому классификатору
управленческой документации (ОКУД). Код
формы документа, относящейся к
унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации, состоит из семи цифр
(класс 0200000)
и контрольного
числа.

Реквизит 08 «Наименование
организации» должен
соответствовать
наименованию, закрепленному
в уставе организации или положении о
ней. Указанный реквизит
обозначает автора
документа — физиче­ское
или юридическое лицо,
создавшее документ.
Автором докумен­та, например,
могут быть администрация области, края,
структурные подразделения,
должностные лица.

Наименование организации
указывается в именительном
падеже,

например:

АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Данный реквизит печатается
прописными буквами и располага­ется
в левом углу при угловом расположении
реквизитов, вверху по центру —
при продольном расположении
реквизитов.

Реквизит 09 «Справочные
данные об организации» содержит
сведе­ния, необходимые для информационных
контактов: почтовый адрес, адрес
электронной почты,
web-страницы
в Интернете, номера теле­фонов, факсов
и др.

Последовательность написания
адреса в документах определена ГОСТ Р
6.30—2003, она отличается от
последовательности
написания адреса на
почтовых отправлениях, установленной
Правилами оказа­ния услуг почтовой
связи (утв. постановлением
Правительства РФ от 15
апреля 2005
г. № 221). К почтовым
отправлениям относятся
письма и почтовые
карточки, бандероли и
мелкие пакеты, посылки,
почто­вые контейнеры,
печатные издания
в соответствующей
упаковке. На почтовых
отправлениях адрес
корреспондента пишется
в определен­ной последовательности:

• адрес (фамилия, имя,
  отчество для физических
  лиц);

• название улицы, номера
  дома и квартиры;

• название населенного пункта
  (город, поселок и т.п.);

• название области, края,
  автономного округа
  (области), респуб­лики;

• страна (для международных
  почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

В таком же порядке оформляется
адрес отправителя.

Реквизит 10 «Наименование
вида документа» —
один из реквизитов,
обязательных для всех
видов документов, кроме служебного
письма. Данный
реквизит дает первое общее представление
о документе и
его назначении.
Указание на вид документа определяет
степень обязатель­ности выполнения
его требований, устанавливает набор
необходимых реквизитов и структуру
текста. Наименование вида документа,
состав­ленного или изданного
организацией, регламентируется уставом
(по­ложением) организации и должно
соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Располагается этот реквизит
после реквизита «Наименование
орга­низации» и печатается прописными
буквами от границы левого поля при
угловом расположении постоянных
реквизитов на бланке. При продольном
расположении реквизитов на бланке этот
реквизит цент­рируют относительно
наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ
ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит 11 «Дата документа»
— один из основных реквизитов
до­кумента, обеспечивающих его
юридическую силу. Датой документа
является:

• дата его подписания (для
  приказов, писем, справок);

• дата его утверждения (для
  планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем
  зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе (в
заголовочной части, в тексте, в реквизитах
«Резолюция», «Виза» и т.п.) оформляются
арабскими цифрами в сле­дующей
последовательности: день месяца, месяц,
год. День месяца и месяц оформляются
двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой, год — четырьмя арабскими цифрами,
например: 08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой
способ оформления даты, напри­мер: 08
апреля 2005г., а также оформление даты в
следующей последо­вательности: год,
месяц, день, например: 2005.04.08. Данный
способ используется в основном в
международной переписке.

Реквизит 12 «Регистрационный
номер документа» — это порядковый
номер документа с начала календарного
года. Для заполнения данно­го реквизита
отведено место в бланке документа рядом
с датой.

Для внутренних документов
(постановлений, распоряжений, при­казов,
протоколов) — это также порядковый
номер с начала года (с января по декабрь).
Лишь в учебных заведениях нумерация
внут­ренних документов может вестись
по учебным годам.

Приказы по личному составу
и основной деятельности имеют от­дельную
нумерацию в пределах своей группы.
Поступающие в организацию документы,
отправляемые документы, внутренние
докумен­ты регистрируются отдельно.

Реквизит 13 «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа»
включает регистрационный номер и
дату документа, на который дает­ся
ответ. Сведения в данный реквизит
переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен
для ответных писем, располагается на
бланке ниже реквизитов «Дата документа»
и «Регистрационный но­мер документа».

Наличие реквизита исключает
необходимость упоминания номера и даты
поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14 «Место составления
или издания документа» указывают в
том случае, если затруднено его определение
по реквизитам «Наиме­нование
организации» или «Справочные данные
об организации».

Реквизит 15 «Адресат» может
состоять из следующих частей:

• наименование учреждения,
  организации (в именительном падеже);

• наименование структурного
  подразделения (в именительном па­деже);

• указание должности получателя
  (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в
  дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных
частей адресата размещается с но­вой
строки от одного и того же положения
табулятора. Расстояние между ними —
1,5 междустрочного интервала. Длина
максимальной строки не должна превышать
9—10 см и ограничивается правой гра­ницей
текстового поля. Знаки препинания (точки
и запятые) не ста­вятся.

Допускается центрировать
каждую строку данного реквизита по
отношению к его самой длинной строке,
например:

Руководителю Департамента

Соседние файлы в папке 3ДОУ_УП3,5_3сем

• #
• #

  19.05.2015102.91 Кб9MU.doc

• #
• #
• #
• #

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.

Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.

Типовой формуляр приказа

Шрифты и отступы между реквизитами

При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:

Текст приказа

Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:

Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.

А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:

Метаданные приказа

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[1], с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.[13]

Нормативно-методическая база

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;

• правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. [3]

В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» требование разрабатывать инструкции по делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления. [3]. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. [5]

Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно.

Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Согласно п.1.9 ГСДОУ единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли. [7]

Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26.12.2008 № 294 и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов. Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства. [12]

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2.

И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Требования к составлению инструкции по делопроизводству

При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования». Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.

Структура инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

• ответственность за ее несоблюдение;

• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• сроки, формы и методы регистрации;

• правила индексации документов.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок их постановки на контроль;

• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

• обязанности исполнителей;

• типовые сроки исполнения;

• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок разработки и использования номенклатуры дел;

• порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

• правила подготовки дел к хранению;

• требования к описанию и оформлению дел;

• порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. [13]

Формуляр-образец инструкции по делопроизводству

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов (см. Приложение 1). В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках.

Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления.

Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» (далее ОАО «ММК») с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою нормативно-методическую базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству. Для комплексного анализа была взята инструкция по делопроизводству ОАО «ММК» И АО 3-01-2011, Редакция №12. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы.

По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. [2]

Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 (мм)), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: 20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;20 мм — нижнее.

Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части:

1. Титульный лист;

2. Содержание;

3. Область применения;

4. Нормативные ссылки;

5. Перечень сокращений;

6. Основной текст (в составе текста выделяются разделы «Общие требования» и разделы, раскрывающие основное содержание текста, с №5 по №10);

7. Приложения.

На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа. [14]

Отредактированный титульный лист к инструкции представлен в Приложении 3.

С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой.

Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца

Реквизит 10 — Наименование вида документа – верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, рисунок Б. Наименование ЛНА включает название вида документа (Инструкция), заголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа.

Реквизит 11 – Дата документа – в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца – одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц – двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами. Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке. Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. Исходя из того, что дата прописана вместе с аббревиатурой И АО, которая скорее всего обозначает «инструкция административного отдела», то дата должна соответствовать дню вступления инструкции в административную силу. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым оформлением в организации.

Реквизит 18 – заголовок к тексту –грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Начинается с предлога «по», т.к. в практике делопроизводства закреплено данное сочетание, кратко отражает содержание текста. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию и отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ.

Реквизит 20 – текст документа – оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.

В состав реквизита 22«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа); расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа.

Реквизит 23 — гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.

Реквизит 12 – регистрационный номер –включает обязательный элемент — порядковый номер – 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов. Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Данный реквизит содержит слово «Редакция», которое имеет дополнительное расширительное значение. Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу.

В практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с Положением от12.02.2010 № 123).

Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. е. проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им было принято указывать только дату их регистрации (в соответствии с Положением 12.02.2010)

Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА.[14]

В анализируемой инструкции отсутствует отметка об исполнителе, которую заменяет реквизит Разработчик. Реквизит РАЗРАБОТЧИК не предусмотрен требованиями стандарта, однако информация о разработчике локального нормативного акта помогает быстро установить ответственного за разработку инструкции..По мнению Янковой В.Ф., заведующей отдела документационного обеспечения управления ВНИИДАД, кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА. [14] Поэтому наличие в анализируемой инструкции данного реквизита оправдано

Согласование для данной инструкции следует оформить на отдельном листе. В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа.

Отсутствует реквизит 30 — Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации.

В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В организации может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления.

По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) Тексту инструкции обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы делопроизводителю структурного подразделения». Или «Делопроизводители структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены.

Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и.о.начальника административного отдела и согласующих.

Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти.

Приложение 1

Эмблема организации
Полное наименование организации (Краткое наименование организации)	УТВЕРЖДЕНА приказом руководителя организации Краткое наименование организации От 00.00.0000 № 00
ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000№ 00
Место составления
[по делопроизводству]

СТРУКТУРА ТЕКСТА

1.Содержание

2.Общие положения

3.Подготовка и оформление документов;

4.Организация документооборота и исполнения документов;

5.Контроль исполнения документов;

6.Формирование дел и хранение документов;

7.Приложения.

Начальник службы ДОУ (подпись) И.О. Фамилия

Руководитель архива

(подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Руководитель юридической службы

(подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

С инструкцией ознакомлены: допускается прилагать отдельный лист для оформления визы ознакомления (лист ознакомления).

Главный бухгалтер (подпись) И.О. Фамилия

Менеджер по персоналу (подпись) И.О. Фамилия

В дело № 00-00

(подпись)

00.00.0000

Диск/Папка/файл

Приложение 2

Эмблема организации
Полное наименование организации (Краткое наименование организации) ПРИКАЗ
00.00.0000		№ 00
Место составления
О введении в действие «Инструкции по делопроизводству в «наименование организации»

В целях упорядочения работы с документами в «наименование организации, создания эффективной системы их учета и хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить «Инструкцию делопроизводству в «наименование организации».

2. Ввести в действие «Инструкцию делопроизводству в «наименование организации»с число/месяц/год.

3. Обязать всех сотрудников, начиная с число/месяц/год при составлении документов руководствоваться правилами, изложенными в «Инструкции по делопроизводству в «наименование организации».

4. Начальнику отдела_______________________________________________

(структурное подразделение, фамилия, инициалы)

довести «Инструкцию по делопроизводству в «наименование организации» до сведения всех сотрудников путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.

5. _____________________________________________ подготовить необходимое

(должность, фамилия, инициалы)

количество копий «Инструкции по делопроизводству в «наименование организации» и вручить по одному экземпляру руководителям структурных подразделений организации.

6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на _____________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Приложение: «Инструкция по делопроизводству в «наименование организации» на ___ л.

Руководитель организации И.О. Фамилия

Приложение 3
Открытое акционерное общество «Магнитогорский металлургический комбинат» (ОАО «ММК»)
	УТВЕРЖДЕНА Приказом генерального директора ОАО ММК от 00.00.0000 № 00

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в ОАО «ММК»

И АО 3-01-2011

Редакция №12

Список источников и литературы

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Управление документами. Общие требования».

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», п.2 ст. 11.

4. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

6. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказомРосархиваот 23 декабря 2009 г. № 76.

7. Государственная система документации по документационному обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД,1991.

8. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007.- 264с.

9. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

10. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В. Кузнецова. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.- 232 с.

11. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. // ООО “Издательство ЮНИТИ-ДАНА”- 2000.

12. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.2-е изд., обновленное. – СПб.: Питер, 2011. – 176с.:ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»)

13. Л.В.Санкина Инструкция по делопроизводству в небольшой организации

/ Л.В.Санкина// «Секретарь-референт». – 2008. –№8

1. В.Ф. Янковая. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)/ В.Ф. Янковая// «Секретарь-референт». – 2007. – № 9.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.