Обеспечивать руководителя информацией – обязанность секретаря. Для этого нужно регулировать информационные потоки и взаимодействие руководителя с подразделениями, а также самостоятельно собирать и обрабатывать информацию по запросу руководителя. Часто это едва ли не самые сложные задачи для секретаря, потому что они требуют не только контроля за соблюдением каких-либо требований другими работниками, но и самостоятельной работы над информационным продуктом. Поговорим о работе секретаря с информацией и о том, как не допустить «информационного голода» руководителя. В центре внимания – информационно-справочные документы.
Почему секретарь должен уметь работать с информацией
В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] (далее – Профстандарт № 447) работа секретаря и помощника руководителя с информацией описана в двух обобщенных трудовых функциях (Таблица).
Чтобы эффективно работать с информацией, секретарю нужно:
- Знать структуру организации, направления деятельности и порядок взаимодействия руководства и структурных подразделений. Источником знаний могут быть не только организационно-правовые документы, такие как структура и положения о подразделениях. Следует обращать внимание на поручения руководителя, резолюции к входящим документам, пункты протоколов внутренних совещаний.
- Ответственно подходить к заполнению регистрационных баз. Чаще всего секретарь ищет информацию именно в официальных документах. Чтобы быстро найти то, что нужно, следует аккуратно заносить данные в регистрационные базы, СЭД[2]. Так, опечатка в наименовании организации-партнера (если данные, например, вносят в таблицу Excel) может привести к тому, что секретарь оперативно не найдет нужный документ и предоставит руководителю некорректную информацию о том, что он вовсе не поступал в организацию. Подобное может произойти и когда секретарь вносит в регистрационную карточку документа в СЭД только заголовок к тексту документа, а не краткую характеристику его содержания. При этом важно помнить, что исполнители часто неточно формулируют заголовки (например, это может быть общая фраза «О направлении документа»). В этом случае секретарю потребуется время, чтобы открыть карточку документа и изучить его содержание.
- Получить доступ к имеющимся информационным ресурсам. Так, например, при составлении справки для руководителя в любой момент может понадобиться текст нормативного акта, а значит доступ к нормативной базе должен быть открыт.
Причины неорганизованной работы с информацией
Перечислим основные профессиональные недостатки секретаря в работе с информацией, которые становятся причиной недовольства руководителя:
1. Неумение быстро найти, проанализировать, выделить главное и структурировать информацию. Чтобы качественно выполнять соответствующие задания, секретарь должен понимать, где найти необходимую информацию, как отсечь лишнее, проверить факты, интерпретировать полученные данные и изложить их в логической последовательности. Для этого нужны знания и опыт, которые специалисты приобретают как в процессе обучения, так и уже на рабочих местах.
О важности работы с информацией
Об этом говорят все. Многие думают, что умеют работать с информацией. Но на практике алгоритм преобразования текстов первичных документов во вторичные (те самые информационно-аналитические материалы, которые должен уметь составлять секретарь) мало кому знаком. Часто, выполняя эту работу, специалисты действуют интуитивно, а ведь этому нужно учиться. Эта деятельность называется аналитико-синтетической обработкой текстов. Рекомендуем изучить такие ее виды, как аннотирование и реферирование – используемые в них технологические приемы применимы во всех формах работы с документами.
2. Неумение представить информацию в нужном формате. Получив задание по поиску информации, секретари часто теряются: как оформить результаты поиска? Несмотря на внешнюю простоту задачи, форма представления управленческой информации часто вызывает затруднения. Тот документ, который представит секретарь по факту выполнения поручения начальника, во многом говорит о его подготовке. Согласно Профстандарту № 447, секретари и помощники должны уметь:
- составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
- представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
- подготавливать информационно-аналитические материалы;
- оформлять обзоры, доклады, аналитические справки.
3. Безынициативность, отсутствие контроля за действиями работников, в обязанности которых входит обеспечение руководителя информацией. Помимо собственной работы над информационным продуктом секретарь организовывает информационный обмен между руководителем и работниками, консультирует и контролирует персонал в целях своевременного получения необходимой руководителю информации. Во многих организациях поиском и обработкой информации занимаются специалисты профильных подразделений, а обязанность секретаря – знать, в какой информации нуждается руководитель, и наладить систему сбора и обработки этой информации. Иногда специалисты докладывают «напрямую» – на совещаниях, встречах в кабинете руководителя. А как «отчитаться» через приемную?
В этой статье мы рассмотрим документы, которые принято оформлять для передачи управленческой информации руководителю. Все они относятся к группе информационно-справочных – то есть тех, которые хоть и играют служебную роль в системе документации, но помогают руководителю принимать управленческие решения.
[1] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.
[2] СЭД – система электронного документооборота.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2021.
Вячеслав Львович Осипов
Эксперт по предмету «Менеджмент»
Задать вопрос автору статьи
Значимость информации в процессе принятия управленческих решений
Деятельность любой организации и ее успех на рынке зависит от множества факторов окружающей среды. Именно поэтому каждая организация в рамках менеджмента реализует функцию планирования, собирая и анализируя информацию об условиях ведения деятельности. Планирование помогает организации принимать решения, предупреждающие возникновение и развитие проблемных ситуаций, без ущерба для достижения организационных целей.
В процессе принятия любого решения, в том числе управленческого, используется информация. Точность и полнота информации гарантирует, что принятие решения будет обоснованным, учитывающим наибольшее возможное количество факторов.
Определение 1
Обеспечение доступа к информации, необходимой для эффективного принятия управленческих решений, называется информационно-аналитическим обеспечением.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Получить скидку 3 000 ₽
Информационно-аналитическое обеспечение управленческих решений может осуществляться силами специализированных подразделений организации или отдельно нанятых сторонних компаний (или экспертов), оказывающих консультационные услуги. Сбор, обработка и подготовка информации может быть также функцией каких-либо отделов компании. Отдел может заниматься сбором и анализом информации, связанной с его деятельностью.
Цели и задачи информационно-аналитического обеспечения решений
Замечание 1
Целью информационно-аналитического обеспечения управленческих решений является своевременное предоставление информации надлежащего качества лицам, принимающим решения.
Следует заметить, что сущность информационно-аналитического обеспечения заключается в том, что руководство компании или другие лица, принимающие решения, должны своевременно получать необходимую им информацию в полном объеме, при этом она должна быть достоверной и дающей представление о внешней и внутренней ситуации в организации.
«Информационно-аналитическое обеспечение управленческих решений» 👇
Для достижения цели процесса информационно-аналитического обеспечения управленческих решений необходимо реализовать ряд задач:
- Сбор, обработка и анализ информации о рыночной ситуации;
- Прогнозирование рыночных тенденций;
- Изучение конкурентной ситуации, методов конкурентной борьбы и целей конкурентов;
- Исследование партнеров и клиентов, их целей и характеристик;
- Мониторинг всех подразделений и систем организации;
- Аудит и обеспечение безопасности внутренней информации компании;
- Разработка рекомендаций и аналитических отчетов для руководства компании и других лиц, принимающих решения.
Требования и принципы информационно-аналитического обеспечения решений
Информационно-аналитическое обеспечение решений в области управления организацией должно основываться на научном подходе к оценке исследуемых событий и ситуации вне и внутри компании. При этом получаемая информация должна быть оперативной и достоверной. Компания должна обеспечить непрерывность сбора информации и создать систему осведомления заинтересованных лиц в значимых событиях и возникающих проблемах.
Замечание 2
Для того чтобы система информационно-аналитического обеспечения управленческих решений работала эффективно, необходимо четко определить цели и круг интересов лиц, принимающих решения, что позволит обеспечить релевантность и полезность информации.
Процесс ведения работ по информационно-аналитическому обеспечению управленческих решения строится на следующих принципах:
- Принцип целеполагания – наличие четко определенной цели позволяет определить масштаб и методы работы по сбору и анализу информации;
- Принцип однозначности – определение точного смысла терминов, используемых в информационных потоках;
- Принцип множественных источников – использование различных источников информации для обеспечения ее достоверности и полноты.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Автоматизация деятельности организации
Информационно-аналитические системы деятельности организации
В условиях быстрого развития информационного общества эффективное функционирование любой организации все в большей степени зависит от способности ее руководителей принимать быстрые, просчитанные операционные и стратегические решения. Между тем процесс принятия управленческих решений связан с необходимостью аналитической обработки огромного объема данных, находящихся во внутренних и внешних информационных источниках.
Ежегодное лавинообразное увеличение объемов информации, невозможность обработки больших массивов данных в ручном режиме и требования к высокой оперативности принятия управленческих решений приводят к изменениям в подходах и методах работы с информацией, в том числе к необходимости использования для этого специализированных информационно-аналитических систем.
Компания INLINE Technologies предлагает ряд решений для автоматизации процессов мониторинга, сбора, хранения и комплексного анализа больших объемов структурированных и неструктурированных данных:
- информационно-аналитическая система корпоративного поиска;
-
Информационно-аналитическая система корпоративного поиска является интеллектуальной системой поиска и аналитической обработки данных. Она предназначена для поддержки принятия управленческих решений и оперативного обеспечения сотрудников, ответственных служб и руководящего состава организации актуальными данными по различным сферам деятельности организации.
ИАС корпоративного поиска позволяет осуществлять в режиме реального времени автоматизированную обработку больших объемов данных, представленных в различных форматах. В решении реализованы алгоритмы сбора и аналитической обработки данных, мониторинга информационного пространства организации по требуемым параметрам и структурирования данных по их содержанию.
Система также позволяет автоматизированно формировать информационно-аналитическую и статистическую отчетность с возможностью выгрузки в требуемом формате, а также извлекать справочную информацию.
Система корпоративного поиска представляет собой единую платформу обработки неструктурированных и структурированных данных, размещенных на ресурсах систем хранения организации и внешних источниках. В базовом варианте реализована поддержка 1500 форматов документов, 400 типов источников данных и 20 основных иностранных языков.
ИАС корпоративного поиска разработана с использованием технологий ведущих мировых производителей программного обеспечения в области обработки информации, а также собственных высокотехнологических разработок INLINE Technologies. Решение обладает широкими возможностями по масштабируемости и интеграции с различными информационными системами.
Использование ИАС корпоративного поиска позволяет организации сократить время на поиск и структурирование необходимой информации и увеличить общую производительность труда сотрудников. Более полное использование внутренних информационных ресурсов существенно повышает качество принимаемых стратегических решений и тем самым создает для организаций конкурентные преимущества в основных направлениях их деятельности.
INLINE Technologies осуществляет внедрение систем подобного класса без изменения информационного ландшафта организации, что позволяет сохранить инвестиции в уже существующие информационные системы.
- информационно-аналитическая система анализа профилей пользователей социальных сетей;
-
Информационно-аналитическая система анализа профилей пользователей социальных сетей (ИАС АП) предназначена для сбора, мониторинга и структурирования информации о пользователях социальных сетей. Полученные в результате использования ИАС АП данные применяются в системах поддержки принятия решений для нужд целевого маркетинга, кредитного скоринга, внутренней безопасности.
Ключевым преимуществом системы является обеспечение возможности проводить детальный комплексный анализ необходимой целевой аудитории на основе структурированной и неструктурированной информации, получаемой из различных источников.
Результаты такого анализа позволяют увеличить эффективность взаимодействия с существующими клиентами, повысить уровень их лояльности, а также привлечь новых клиентов, максимально соответствуя их ожиданиям. Благодаря анализу профилей пользователей социальных сетей у организации появляется возможность более точно сегментировать клиентскую базу и создавать принципиально новые направления для развития бизнеса.
К основным функциональным возможностям системы относятся:
- идентификация клиентов среди пользователей различных социальных сетей;
- предоставление порядка трехсот информационных;
- лингвистическая обработка текстовой информации;
- формирование общего профиля пользователя с автоматическим обогащением данными;
- анализ и исследование клиентских данных с формированием отчетов.
В основе ИАС АП лежат инструменты и технологии для работы с большими массивами данных. Общий объем накопленной базы данных составляет порядка 200 млн профилей.
Одна из особенностей системы — автоматизированное массовое обогащение уже накопленных данных информацией, поступающей из социальных сетей. С помощью ИАС АП можно структурировать и нормализовать не только факты, в явном виде указанные в профилях пользователей сети (например, «уровень образования»), но и сведения, неявно присутствующие в многочисленных текстах сообщений, постах, группах подписки, — такие, как предпочтения или хобби.
Кроме того, использование ИАС АП позволяет анализировать социально-демографические характеристики пользователей, информацию о числе и характере социальных связей, структурировать данные о сфере интересов пользователя, его окружении.
Системы подобного класса востребованы в тех видах бизнеса, где необходимо использовать максимум информации об увлечениях, видах деятельности, постоянном месте пребывания, путешествиях и других особенностях существующих и потенциальных клиентов. В первую очередь, это финансовая сфера, телекоммуникации, страхование, розничная и Интернет-торговля.
- информационно-аналитическая система комплексного мониторинга и анализа информационного пространства;
-
Информационно-аналитическая система комплексного мониторинга и анализа информационного пространства (ИАС КМА) позволяет в режиме реального времени автоматизировать процессы сбора, хранения и поиска необходимой информации, представленной во внешней информационной среде, а также унифицировать процессы и механизмы индексации, классификации, категоризации и разностороннего анализа неструктурированного контента.
Благодаря комплексной обработке информации из доступных источников ИАС КМА позволяет оперативно принимать решения с учетом прогнозирования возможных последствий их применения.
ИАС КМА упрощает поиск необходимого контента и доступ к требуемой информации, а также обеспечивает повышение эффективности работы аналитических служб организации за счет значительного уменьшения объема ручной работы.
К основным функциональным возможностям системы относятся:
- сбор и обработка информации из открытых внешних источников (Интернет, СМИ, социальные сети, блоги, телевидение и радиовещание);
- сбор и обработка информации из информационных систем предприятия;
- мониторинг внешнего информационного пространства по заданным направлениям;
- мониторинг тональности высказываний в СМИ о деятельности предприятия;
- интеллектуальный поиск;
- отображение информации в картографических системах;
- выявление информационных всплесков;
- оперативное информирование о выявленных тенденциях;
- формирование аналитической и статистической отчетности;
- формирование справочной информации.
- информационно-аналитическая система мониторинга мультимедийного контента;
-
Информационно-аналитическая система мониторинга мультимедийного контента (ИАС ММК) позволяет осуществлять круглосуточный мониторинг, обработку и анализ больших массивов мультимедийной информации в реальном масштабе времени.
Система обладает механизмом гибкого интеллектуального поиска интересующей информации по архивному массиву данных, а также позволяет сохранять и настраивать собственный список запросов для каждого отдельного пользователя. ИАС ММК автоматически оповещает пользователей о наличии в трансляциях интересующих событий.
Автоматизация процессов обработки мультимедийного контента и широкие функциональные возможности ИАС ММК позволяют сократить время на поиск и аналитическую обработку необходимой информации, что повышает качество принимаемых решений и создает для организаций конкурентные преимущества в основных направлениях деятельности.
К основным функциональным возможностям системы относятся:
- автоматизированный мониторинг теле- и радиовещания, мультимедийного контента;
- автоматический отбор мультимедийных файлов по заданной тематике;
- автоматическое преобразовании в текст закадровой речи диктора (поддержка 32 языков и диалектов);
- синхронизация полученного текста с видеосюжетом, индексация и структуризация медиаархива;
- автоматическая идентификация лиц на изображениях и в видеоматериалах;
- автоматизированный поиск и распознавание в мультимедийных файлах отдельных графических объектов в соответствии с образцами;
- подготовка аналитических отчетов в различных срезах выборки, содержащих связанную аудио-, видео- и текстовую информацию;
- синхронизация полученного текста с видеосюжетом в интерфейсе пользователя, индексация и структуризация медиаархива;
- возможность просмотра как записанных ранее программ и сюжетов, так и текущих трансляций в режиме реального времени;
- формирование расписания мониторинга вещаний теле- и радиоканалов;
- возможность выгрузки видеозаписей, результатов преобразования речи в текст и ключевых кадров в определенный формат с последующим созданием аналитических отчетов по заданной тематике.
- информационно-аналитическая система «Внешняя аналитика»;
- информационно-аналитическая система «Внутренняя аналитика».