Информационно справочные системы для руководства

Единожды
определив структуру документа и
взаимосвязи между различными данными
при помощи средств администрирования,
пользователь ИСС получает
возможность реально исследовать
информационное поле своей организации,
образованное многочисленными документами,
сведениями, связями между ними.
Естественным образом, без существенных
дополнительных трудозатрат документ
или какие-либо сведения, поступившие в
организацию или созданные организацией,
находят свое место в электронном
каталоге ИСС.

Внедрение ИСС позволяет
всерьез задуматься над аналитической
обработкой содержания формализованных
документов и сведений и на этой основе
генерировать новую информацию.
Структурированные данные превращаются
в информационный капитал. Порожденное
в результате анализа структурированных
данных знание дает неоспоримое
конкурентное преимущество в случае
коммерческой направленности компании
и высокое качество деятельности для
прочих организаций.

В
ходе внедрения Информационно-справочной
системы в
ОАО «ЦМД» классифицированы и
формализованы наиболее важные сведения
о клиентах компании — эмитентах и
договорных отношениях с ними:

общие
сведения об эмитентах ценных бумаг,

учредительные
документы и документы о государственной
регистрации акционерных обществ,

списки
лиц, имеющих право на получение информации
из реестра,

внутренние
распоряжения и приказы эмитента, имеющие
значение для принятия решения
регистратором,

информация
об общих собраниях акционеров,

информация
о должностных, уполномоченных и
аффилированных лицах эмитента,

информация
об органах управления акционерных
обществ,

подробная
информация о ценных бумагах акционерных
обществ,

информация
о развитии договорных отношений

многие
другие данные.

31. Состав комплекса технических средств асу предприятия.

В
состав комплекса технических средств
АСУ должны входить:

средства
сбора и передачи информации: датчики
ин­формации, каналы связи, устройств
телемеханики, ап­паратура передачи
данных и т.д.;

средства
обработки и отображения информации (ЭВМ,
аналоговые и цифровые приборы, дисплеи,
уст­ройства печати, функциональная
клавиатура и др.);

средства
управления (контроллеры,
исполнительные автоматы,
электротехническая аппаратура: реле,
усили­тели мощности и др.);вспомогательные
системы (бесперебойного элект­ропитания,
кондиционирования воздуха, авто­матического
пожаротушения и др.).

Основой
АСУ является совокупность технических
средств, обеспечивающих сбор, обработку,
хранение и выдачу информации.

Средства
сбора и передачи информации представляют
собой приемные и передающие устройства,
предназначен­ные для обмена информацией
по каналам связи.

Средства
передачи подразделяются на две группы:
ап­паратуру приемо-передачи
телеинформации (АПТИ) и ап­паратуру
передачи алфавитно-цифровой информации
(АПАЦИ). АПТИ используется для приема
(передачи) за­ранее определенного
объема цифровой информации и сигналов,
ввода этой информации в ПТК (ЭВМ) и вывода
на средства отображения диспетчерского
пункта. Наибо­лее распространенными
средствами АПТИ являются уст­ройства
телемеханики.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Обновлено: 21.05.2023

Справочно-информационные системы — это тип информационных баз, которые служат для информационной помощи юристам и другим специалистам смежных сфер деятельности.

История создания

Справочно-правовые системы были разработаны в шестидесятые годы двадцатого века вместе с появлением компьютерных технологий и телекоммуникационных систем. Одной из первых электронных компьютерных картотек для нахождения информации из области права бала система, разработанная в Бельгии и запущенная в эксплуатацию в 1967 году. Она была реализована совместно Бельгийским университетом и союзом нотариусов и адвокатов.

Особенности справочно-информационных систем

Информационные системы обладают некоторым тематическим направлением. В основание систем заложены подразделы, которые содержат правовые акты различных государственных органов России. В них включены как базовая документация, которая касается работы всех организаций и людей, так и отраслевые акты отдельных ведомств.

Справочно-информационные системы являются отдельным классом информационных баз данных, которые содержат указы, постановления и решения разных органов государственной власти. Помимо нормативов, там содержаться консультации работников права, проблемам бухгалтерии и налогам, решения судов, стандартные форматы различных документов и так далее. Существенные объёмы информации из области права и её качественная юридическая обработка являются основой надёжной справочно-информационной системы. Чем больше документов имеется в распоряжении аудитора, том больше возможностей найти в нужный период времени требуемую информацию.

Готовые работы на аналогичную тему

Пользователями экспертных систем являются бухгалтера, аудиторы, юристы и руководящие работники, а также специалисты других отраслей, у которых деятельность сопряжена с выработкой решений и выполнением проверки их согласованности с существующими нормами права.

Главными отличиями экспертных систем от справочно-информационных являются:

1. Информационная база системы сформирована ведущими специалистами, и она направлена на поиск информации для выработки решений, а не только на нахождение нужных документов из области права.
2. Своеобразный поисковый механизм даёт возможность пользователю вырабатывать новые знания по требуемой проблематике на базе непрерывно обновляемой специалистами информации о данной сфере.

Справочно-информационные системы России

На текущий момент в России есть много справочно-информационных систем. Наиболее распространены, следующие коммерческие системы:

К государственным справочно-информационным системам относятся:

• Свод законов РСФСР.
• Свод законов СССР.
• Свод законов Российской Федерации.
• Свод различных кодексов.

База данных научного центра правовой информации Министерства Юстиции Российской Федерации. Эта база основывается на нахождении и переработке информации по вопросам права, поиску обновлений и поддержке информации в актуальной форме. Информация, которая хранится в этой базе, может быть предоставлена государственным структурам, а также другим организациям на основании договора.

1. Оформить формат запроса и выполнить поиск актов в области права.
2. Выполнить формирование набора документов на базе итогов поискового запроса.
3. Делать закладки в документах.
4. Работать с документацией, включая использование связей между документами, а также текущих вариантов документации.
5. Вносить свои комментарии к документации.

Все текстовые документы правовых актов не могут считаться официальными и служат только информацией пользователям об их существовании.

Описание занятия

1. Прочитать и законспектировать теоретическую часть.

2. Выполнить контрольные задания.

3. Ответить на контрольные вопросы.

Теоретические сведения:

Распространение информации, ее дальнейший сбор и переработка внутри современного общества происходит благодаря специальным ресурсам: человеческим, финансовым, техническим и другим. В определенный момент эти данные собираются в одном месте, структурируются по заранее определенным критериям, объединяются в удобные для использования специальные базы. Информационная система является инструментом, при помощи которого осуществляется обработка поступивших сведений. Основная функция ИС состоит в обеспечении актуальной информацией людей. Другими словами, она удовлетворяет потребность в сведениях в пределах заданной области предмета. Продуктом деятельности информационной системы являются массивы данных, структурированные базы, различные виды документов. Далее в статье подробнее разберем назначение, задачи и свойства этих структур.

Информационно-справочные системы – это автоматизированные информационные системы (АИСС), предназначенные для сбора, хранения, поиска и выдачи в требуемом виде потребителям информации справочного характера.

Такие электронные справочники с ​базой данных (БД), построенные на компьютере с помощью СУБД, позволяющие ​сократить время, затрачиваемое на поиск нужной информации. Это локальные полнотекстовые БД по различным областям знаний (Гарант, Консультант + и др.)

Отличительные особенности представления информации в информационно-справочных системах от интернета заключаются в следующем:

— документы из информационно-справочной системы отличаются максимальной достоверностью, законностью, аутентичностью и актуальностью.

Возможности

• интеллектуальный поиск — поиск по свободносформулированному запросу т.е. (слову, фразе, дате принятия, номеру и т. д.).
• атрибутный поиск — поиск по общим или специализированным атрибутам.

Общие атрибуты — атрибуты, присущие большинству документов (поиск по тексту, наименование, вид документа, принявший орган, номер, дата принятия, актуальность).

Специализированные атрибуты — атрибуты, свойственные данному виду документа.

Классификация

Информационные системы, в зависимости от используемого ими вида обработки поступивших данных, делятся на две группы. К первой относят структуры, работа которых осуществляется по сложным схемам. Эти системы способны самостоятельно обрабатывать информацию. К данной категории относят, например, автоматизированные программы. Во вторую группу включены информационно-справочные системы. Они не обладают сложными схемами обработки сведений. Информационно-справочная система – это структура, предоставляющая данные по специальному запросу. Она предназначена для быстрого поиска и подачи сведений в удобном формате.

Информационно-справочная система. Характеристика

Основными задачами данной структуры является сбор, обработка для дальнейшего хранения и предоставление сведений пользователям по соответствующим запросам. Вид и содержание предоставленной информации формируется под воздействием накопленных в справочных хранилищах данных. Процесс выдачи запрашиваемых сведений основан на ассоциативном поиске в базах (хранилищах) с последующей переработкой их в удобный для пользователя формат. Информационно-справочная система архивной отрасли позволяет накапливать и сохранять данные на протяжении длительных промежутков времени. Также возможен обмен сведениями с внешними источниками, абонентами. Можно привести следующие примеры информационно-справочных систем: городская справка, диспетчерская служба организации, отделы поиска данных в хранилищах и другие.

В рассматриваемой структуре присутствует несколько элементов. Основные составляющие, которые включает в себя информационно-справочная система, это:

1. Общее хранилище.

2. Специализированные устройства, преобразующие сведения в доступный абоненту формат.

3. Каналы передачи информации.

4. Специальный элемент («мозг» структуры, процессор), обрабатывающий поток данных (группа людей или электронно-вычислительная машина).

Благодаря техническим, человеческим, финансовым и многим другим ресурсам собираются полезные сведения, которые хранятся в информационно-справочных системах. ИСС выступает в роли современного инструмента для осуществления обработки и предоставления человечеству актуальной информации, по поводу различных сфер деятельности. Задав определенную область, любой житель получит необходимые сведения за короткий промежуток времени, это основная задача ресурса. Найти получится довольно большой спектр документов, данных и структурированных баз. Не будет лишним познакомиться со всеми характеристиками, задачами и свойствами информационно-справочной системы.

Основная классификация

От вида обработки информации будет зависеть группа, в которую входит система, их существует две. Первый вариант связан со сложными схемами, эти ресурсы самостоятельно обрабатывают данные и зачастую состоят из автоматизированных программ. Второй тип информационно-справочных систем обходится без сложных схем, каждая из них способна работать по специальному запросу, поиск происходит на высокой скорости, а данные поступают в удобном для человека формате.

Характеристики ресурса

К основным задачам системы можно отнести следующее:

1. Сбор информации.
2. Обработка.
3. Хранение.
4. Предоставление данных.

Виды систем

Структура делится на два типа:

Первый вариант использует схемы для сбора совокупности фактов и их выдачи населению, это могут быть названия процессов, предметов, значение величины или нечто подобное. Документальный тип связан с более строгим форматом хранения, это могут быть акты, положения или сертификаты, которые необходимо предоставлять пользователю без сложной обработки. Некоторые информационно-справочные системы оборудуют смысловым анализом данных, они могут выбрать определенный абзац или факт из нескольких страниц документа.

Подробное описание

Автоматизация способна в значительной степени повлиять на скорость обработки сведений, программы поиска пользуются огромной популярностью и повсеместно внедряются новые виды ресурсов. Хранение и обновление информации с развитием вычислительных машин очень облегчилось, но основные элементы остались неизменными:

1. Техническая составляющая процесса.
2. Хранилище сведений.
3. Математические элементы.

В комплект оборудования входят различные накопительные носители, такие как диски, флешки, магнитные ленты. Выносное оборудование стало очень удобным для людей, телетайпы приняли участие в развитии информационно-справочной системы. Но соединение происходит через ЭВМ, телефонные или телеграфные каналы. Большой популярностью у пользователей стали пользоваться специальные пульты со встроенной клавиатурой, с их помощью можно вывести на экран нужные данные.

Математическое оснащение

1. Внешний мир.
2. Программы.
3. Подпрограммы.
4. Программирование.

На продуктивность могут повлиять некоторые факторы, к ним стоит отнести правильное структурирование процессов, оптимальное распределение режимов работы и четкость команд, принятых от пользователя. Новые разработки программного обеспечения также играют немаловажную роль в производительности любой информационно-справочной системы. Современные ресурсы способны распознавать наиболее важные задачи и выполнять их в первую очередь, режимы иногда совмещаются, а сведения доходят за определенное время. Нестандартные запросы не страшны, программа самостоятельно подбирает максимально приближенную информацию и преподносит ее человеку.

Вопрос правовой информированности является актуальным для специалистов различных сфер деятельности — юридической, экономической, налоговой, банковской, предпринимательской и других. Сегодня нет направлений, в которых можно обойтись без нормативной базы. И регулярно меняющаяся правовая система требует поиска новых инструментов. Такими современными инструментами и помощниками являются справочно-правовые системы.

Доступ осуществляется посредством интернет-соединения с любого устройства. Документы добавляются и обновляются сразу после их опубликования в официальных источниках. Доступна функция быстрого поиска и возможность просмотра всех связанных нормативных актов.

Дополнительным ресурсом является возможность оставлять комментарии в процессе работы с документом, что позволяет обсудить его с коллегами в онлайн-режиме.

Предлагает ряд уникальных дополнительных возможностей. Энциклопедия решений — подборка наиболее актуальных сведений для практических рабочих ситуаций в отдельных сферах деятельности. Индивидуальная новостная лента — возможность получать обзор по интересующей вас области законодательства. Машина времени — функция, которая позволит отыскать старые редакции документа на интересующий период времени. Также есть возможность просматривать похожие/связанные документы и переписываться с коллегами в онлайн-режиме.

В бесплатной версии доступны основные нормативные акты.

Это ещё один несомненный лидер в области правового консультирования. Существует более 20 лет на рынке. База состоит из документов федерального и регионального уровня, правовых актов международного права, судебной практики, образцов и типовых форм деловой документации, справочных материалов и экспертных консультаций.

Предлагает объёмный спектр пакетов для юристов, аудиторов, руководителей, бухгалтеров и других специалистов. Предлагаемые сервисы делятся на два блока — комплекты по законодательству в требуемых областях и комплекты поддержки принятия решений для практических ситуаций. У пользователя есть возможность сформировать необходимый ему пакет, исходя из специфики своей деятельности.

В свободном доступе находятся все основные документы (и новые — за последние 14 дней).

В свободном доступе находятся основные правовые акты, судебная практика и разъяснения государственных органов.

Кроме того, эта система содержит эксклюзивные авторские материалы, созданные специально для целей проекта, и специальный интеллектуальный поиск.

В бесплатной версии есть нормативные акты федерального уровня, разъяснения от законодательных органов, судебные решения, международные правовые акты, новостная аналитика и юридический словарь.

Это система, требующая регистрации, после чего в течение 10 дней предоставляется доступ ко всем функциям.

Помимо стандартной возможности получать информацию, предлагает и широкие интерактивные возможности: задать вопрос менеджеру или аудитору (на выбор), напоминание об отчётности, а также участие в вебинарах. Кроме того, можно заказать разработку правового документа.

По истечении льготного срока доступны кодексы, ленты новостей и арбитражные решения.

Кроме законодательной базы, содержит классификаторы, калькуляторы, шаблоны бланков и договоров (по праву считается лидером по содержанию технической документации). Сервис разделён по профессиональным направлениям, каждое из которых доступно в демоверсии.

Это бесплатная официальная государственная система правовой информации. Содержит полные тексты федеральных законов, указы Президента и Правительства РФ, а также архив периодических изданий.

Выбор СПС зависит от ваших привычек, от удобства поиска документов и от тех дополнительных сервисных опций, которые будут полезны именно в вашей области применения. Например, доступность документов в английской версии будет незаменима в работе с иностранными партнёрами, а возможность обсуждения документа с коллегами полезна для бухгалтеров.

Выбирая, помните, что можно приобрести не всю базу и функционал сервиса, а отдельные модули. Например, региональное законодательство или только законодательство Москвы, только судебную практику или только комплект, предназначенный руководителю, бухгалтеру, юристу с набором готовых решений и законодательной основы.

Вы всегда можете установить демоверсию и получить дополнительные разъяснения у консультантов сервиса.

Читайте также:

  

• Требования предъявляемые к методам психологического исследования кратко

  

• Сценарий на новый год в детском саду подготовительная группа в современном стиле

  

• Шаблон визитной карточки воспитателя детского сада

  

• Мотивация и ее роль в управлении кратко

  

• Технология возделывания кормовых корнеплодов кратко

Распространение информации, ее дальнейший сбор и переработка внутри современного общества происходит благодаря специальным ресурсам: человеческим, финансовым, техническим и другим. В определенный момент эти данные собираются в одном месте, структурируются по заранее определенным критериям, объединяются в удобные для использования специальные базы. Информационная система является инструментом, при помощи которого осуществляется обработка поступивших сведений. Основная функция ИС состоит в обеспечении актуальной информацией людей. Другими словами, она удовлетворяет потребность в сведениях в пределах заданной области предмета. Продуктом деятельности информационной системы являются массивы данных, структурированные базы, различные виды документов. Далее в статье подробнее разберем назначение, задачи и свойства этих структур.

Классификация

Информационные системы, в зависимости от используемого ими вида обработки поступивших данных, делятся на две группы. К первой относят структуры, работа которых осуществляется по сложным схемам. Эти системы способны самостоятельно обрабатывать информацию. К данной категории относят, например, автоматизированные программы. Во вторую группу включены информационно-справочные системы. Они не обладают сложными схемами обработки сведений. Информационно-справочная система – это структура, предоставляющая данные по специальному запросу. Она предназначена для быстрого поиска и подачи сведений в удобном формате.

Информационно-справочная система. Характеристика

Основными задачами данной структуры является сбор, обработка для дальнейшего хранения и предоставление сведений пользователям по соответствующим запросам. Вид и содержание предоставленной информации формируется под воздействием накопленных в справочных хранилищах данных. Процесс выдачи запрашиваемых сведений основан на ассоциативном поиске в базах (хранилищах) с последующей переработкой их в удобный для пользователя формат. Информационно-справочная система архивной отрасли позволяет накапливать и сохранять данные на протяжении длительных промежутков времени. Также возможен обмен сведениями с внешними источниками, абонентами. Можно привести следующие примеры информационно-справочных систем: городская справка, диспетчерская служба организации, отделы поиска данных в хранилищах и другие.

В рассматриваемой структуре присутствует несколько элементов. Основные составляющие, которые включает в себя информационно-справочная система, это:

1. Общее хранилище.
2. Специализированные устройства, преобразующие сведения в доступный абоненту формат.
3. Каналы передачи информации.
4. Специальный элемент («мозг» структуры, процессор), обрабатывающий поток данных (группа людей или электронно-вычислительная машина).

Виды информационно-справочных систем

Всего существует два типа структур: фактографические и документальные. В первом случае к информационно-справочным системам относятся схемы, основывающиеся на предоставлении общей совокупности фактов: наименование процессов, название предметов, значение величин и другие. Документальный тип системы осуществляет подачу хранящихся в ней сведений в форме документов: законодательных актов, положений, сертификатов и так далее. Структуры фактографического типа отличаются друг от друга сложностью обработки данных. Самыми простыми видами таких систем являются те, которые основаны на принципе поиска искомых сведений в своем хранилище. Более сложные схемы используют в своей работе смысловую обработку имеющихся у них данных. Так, они способны, например, выбирать только нужные сведения (факт, абзац) из общего текста документа. Наибольшее практическое применение получила информационно-справочная система, основанная на сочетании двух типов: документально-фактографическая.

АИСС: описание

Степень автоматизации процессов обработки информации имеет значительное влияние на эффективность работы любой справочной системы. В связи с этим в последнее время повсеместно разрабатываются и внедряются автоматизированные программы поиска, сбора и структурирования данных. Они созданы на основе мощных электронно-вычислительных машин. Благодаря развитию использованию ЭВМ был существенно облегчен процесс обновления и хранения информации. Основными элементами большинства АИСС являются:

1. 

   Техническая составляющая. Это непосредственно сама ЭВМ, выступающая в роли мозга структуры, комплект сопутствующего оборудования, обеспечивающего ввод-вывод информации, устройства, позволяющие пользователю работать с базой, электронные накопители сведений (диски, магнитные ленты и другие).

2. Хранилище сведений и математическое обеспечение. Автоматизированная информационно-справочная система и абоненты связаны при помощи стандартных устройств (телетайпов). Они, в свою очередь, соединены непосредственно с ЭВМ с помощью телефонных или телеграфных каналов. Особенную популярность у абонентов получили пульты со встроенными экранами. На мониторы выводится информация из справочной системы. Также пульты оборудованы специальной клавиатурой, посредством которой происходит управление и ввод необходимых данных.

Структура АИСС

Автоматизированная информационно-справочная система базируется на объединении нескольких хранилищ. В них присутствуют все необходимые данные для функционирования этой структуры. Информация структурирована определенным образом, с учетом всех требований по форме, типу и времени подачи после запроса пользователя. Уровень содержащихся сведений в системе, качество их обновления и структурирования напрямую зависит от характеристик хранилищ и их количества.

Математическое обеспечение АИСС

Существует набор специальных программ, позволяющих выполнять определенные алгоритмы преобразования информации и управлять всеми процессами, протекающими внутри системы. Данный вид обеспечения выполнен с помощью нескольких «формальных языков»:

• внешнего мира, с помощью которого абонент формирует свой запрос к системе;
• информационного;
• программ и подпрограмм;
• программирования.

Производительность

На продуктивность любой справочной системы влияет:

• структурная организация процессов, основанная на последовательной обработке данных;
• оптимальное распределение ее ресурсов и режимов работы;
• четкость понимания команд пользователя.

Также повышение средней производительности АИСС достигается за счет внедрения новейшего программного обеспечения. Оно, в свою очередь, оказывает влияние на процессы вычисления и позволяет работать в режимах многозадачности.

Особенности АИСС

Работа современных информационно-справочных систем основана на определении приоритетов в обслуживании пользователей, выборе наиболее важных задач. При этом происходит процесс совмещения режимов поступления новых запросов и выдачи сведений в определенные программой временные отрезки. В случаях появления нестандартных параметров поиска информации, система также в состоянии, не используя дополнительные ресурсы, находить необходимые данные. Современная структура способна без потери времени и качества предоставляемых сведений одновременно обслуживать нескольких пользователей (точное их количество определяется техническим обеспечением).

Свое применение АИСС нашли в таких отраслях экономики, как промышленность и сельское хозяйство, с помощью их происходят автоматизированные процессы на предприятиях и организациях научной направленности. Большой популярностью пользуются и правовые информационно-справочные системы, позволяющие абонентам в огромной базе найти необходимые сведения по запрашиваемому нормативному акту.

Современные информационно-справочные системы: принцип работы, виды и характеристики

Благодаря техническим, человеческим, финансовым и многим другим ресурсам собираются полезные сведения, которые хранятся в информационно-справочных системах. ИСС выступает в роли современного инструмента для осуществления обработки и предоставления человечеству актуальной информации, по поводу различных сфер деятельности. Задав определенную область, любой житель получит необходимые сведения за короткий промежуток времени, это основная задача ресурса. Найти получится довольно большой спектр документов, данных и структурированных баз. Не будет лишним познакомиться со всеми характеристиками, задачами и свойствами информационно-справочной системы.

Основная классификация

От вида обработки информации будет зависеть группа, в которую входит система, их существует две. Первый вариант связан со сложными схемами, эти ресурсы самостоятельно обрабатывают данные и зачастую состоят из автоматизированных программ. Второй тип информационно-справочных систем обходится без сложных схем, каждая из них способна работать по специальному запросу, поиск происходит на высокой скорости, а данные поступают в удобном для человека формате.

Характеристики ресурса

К основным задачам системы можно отнести следующее:

Пользователь может отправить запрос на ассоциативный поиск информации и получить все необходимые данные в желаемом формате. Архивная отрасль информационно-справочной системы позволяет накапливать данные и сохранять их долгое время. Появляется возможность обмениваться сведениями с источниками извне. Вот несколько примеров таких ресурсов: городская справка, диспетчерские услуги и отделы для поиска данных.

Виды систем

Структура делится на два типа:

Первый вариант использует схемы для сбора совокупности фактов и их выдачи населению, это могут быть названия процессов, предметов, значение величины или нечто подобное. Документальный тип связан с более строгим форматом хранения, это могут быть акты, положения или сертификаты, которые необходимо предоставлять пользователю без сложной обработки. Некоторые информационно-справочные системы оборудуют смысловым анализом данных, они могут выбрать определенный абзац или факт из нескольких страниц документа.

Подробное описание

Автоматизация способна в значительной степени повлиять на скорость обработки сведений, программы поиска пользуются огромной популярностью и повсеместно внедряются новые виды ресурсов. Хранение и обновление информации с развитием вычислительных машин очень облегчилось, но основные элементы остались неизменными:

В комплект оборудования входят различные накопительные носители, такие как диски, флешки, магнитные ленты. Выносное оборудование стало очень удобным для людей, телетайпы приняли участие в развитии информационно-справочной системы. Но соединение происходит через ЭВМ, телефонные или телеграфные каналы. Большой популярностью у пользователей стали пользоваться специальные пульты со встроенной клавиатурой, с их помощью можно вывести на экран нужные данные.

Математическое оснащение

Набор программ для информационно-справочных систем достаточно обширный, с его помощью можно выполнять различные алгоритмы действий. Облегчилось управление и преобразование данных внутри ресурса. Без «формальных языков» этот вид не смог бы существовать, сюда относятся:

На продуктивность могут повлиять некоторые факторы, к ним стоит отнести правильное структурирование процессов, оптимальное распределение режимов работы и четкость команд, принятых от пользователя. Новые разработки программного обеспечения также играют немаловажную роль в производительности любой информационно-справочной системы. Современные ресурсы способны распознавать наиболее важные задачи и выполнять их в первую очередь, режимы иногда совмещаются, а сведения доходят за определенное время. Нестандартные запросы не страшны, программа самостоятельно подбирает максимально приближенную информацию и преподносит ее человеку.

Источник

Справочно-информационные системы

Вы будете перенаправлены на Автор24

Справочно-информационные системы — это тип информационных баз, которые служат для информационной помощи юристам и другим специалистам смежных сфер деятельности.

История создания

Справочно-правовые системы были разработаны в шестидесятые годы двадцатого века вместе с появлением компьютерных технологий и телекоммуникационных систем. Одной из первых электронных компьютерных картотек для нахождения информации из области права бала система, разработанная в Бельгии и запущенная в эксплуатацию в 1967 году. Она была реализована совместно Бельгийским университетом и союзом нотариусов и адвокатов.

В СССР в 1975 году была создана первая информационная база нормативных документов, которая называлась «Эталон» и предназначалась для применения в государственных органах. В начале девяностых годов прошлого века наступил этап быстрого прогресса российской правовой базы и параллельно стали повсеместно использоваться персональные компьютеры.

В этот период появилась справочно-правовая система «Гарант», спроектированная Научно-производственным объединением «Вычислительная математика и информатика» (НПО «ВМИ»). Далее от него отпочковалась фирма «Гарант-Сервис», которая и по сей день работает с системой «Гарант».

В 1992-ом году НПО «ВМИ» реализовало систему «Консультант Плюс», которая как впитала прошлый опыт, так и представила новые находки. Прежде всего появилась возможность оперативно обновлять данные на компьютерах пользователей. Кроме того, была отлажена работа отличного сервиса для пользователей по распространению правовых данных.

Особенности справочно-информационных систем

Информационные системы обладают некоторым тематическим направлением. В основание систем заложены подразделы, которые содержат правовые акты различных государственных органов России. В них включены как базовая документация, которая касается работы всех организаций и людей, так и отраслевые акты отдельных ведомств.

Справочно-информационные системы являются отдельным классом информационных баз данных, которые содержат указы, постановления и решения разных органов государственной власти. Помимо нормативов, там содержаться консультации работников права, проблемам бухгалтерии и налогам, решения судов, стандартные форматы различных документов и так далее. Существенные объёмы информации из области права и её качественная юридическая обработка являются основой надёжной справочно-информационной системы. Чем больше документов имеется в распоряжении аудитора, том больше возможностей найти в нужный период времени требуемую информацию.

Готовые работы на аналогичную тему

Пользователями экспертных систем являются бухгалтера, аудиторы, юристы и руководящие работники, а также специалисты других отраслей, у которых деятельность сопряжена с выработкой решений и выполнением проверки их согласованности с существующими нормами права.

Главными отличиями экспертных систем от справочно-информационных являются:

Справочно-информационные системы России

На текущий момент в России есть много справочно-информационных систем. Наиболее распространены, следующие коммерческие системы:

К государственным справочно-информационным системам относятся:

НТЦ «Система». Является эталонной базой правовых актов высших государственных органов власти. Там расположены следующие документы:

Справочно-информационная система «Закон». Это система Правового управления Аппарата Госдумы Федерального Собрания России, которая является главным поисковым источником различных актов по нормативам и праву в Госдуме РФ.

База данных научного центра правовой информации Министерства Юстиции Российской Федерации. Эта база основывается на нахождении и переработке информации по вопросам права, поиску обновлений и поддержке информации в актуальной форме. Информация, которая хранится в этой базе, может быть предоставлена государственным структурам, а также другим организациям на основании договора.

Справочно-информационная система «Закон» включает в свой состав не только текущие законодательные акты России, но и другой набор документов, который может потребоваться в работе специалистов. Справочно-информационная система «Закон» обеспечивает пользователям следующие возможности:

Все текстовые документы правовых актов не могут считаться официальными и служат только информацией пользователям об их существовании.

Источник

Информационно-справочные системы (АИСС).

Информационно-справочные системы – это автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС), предназначенные для сбора, хранения, поиска и выдачи в требуемом виде потребителям информации справочного характера.

Такие электронные справочники с ​базой данных (БД), построенные на компьютере с помощью СУБД, позволяющие ​сократить время, затрачиваемое на поиск нужной информации. Это локальные полнотекстовые БД по различным областям знаний (Гарант, Консультант + и др.)

Можно привести следующие примеры информационно-справочных систем: городская справка, диспетчерская служба организации, отделы поиска данных в хранилищах и другие.

Отдельно стоят в ряду АИСС справочно-правовые системы СПС (информационно-правовые системы) — как класс компьютерных баз данных, направленных на информационное сопровождение правовой работы граждан и предприятий: содержат нормативные правовые акты, судебную практику, постатейные комментарии, профессиональные юридические журналы и прочую профессиональную юридическую литературу и обеспечивают некоторый уровень связности этих элементов через механизмы перекрёстных ссылок, истории версий и поиска.

Основные СПС на сегодня: «КонсультантПлюс»; «Кодекс»; «Гарант».

Такие СПС позволяют совершать онлайн поиск через соответствующий сайт в Интернете, так существуют как отдельным приложением для компьютера (или серверное решение для предприятий).

Гарант — справочно-правовая система по законодательству Российской Федерации, разрабатываемая ООО НПП «Гарант-Сервис-Университет», первая массовая коммерческая справочно-правовая система в России (выпускается с 1990 года). Распространяется через дилерскую сеть из более чем 250 компаний в России и СНГ. http://ivo.garant.ru

1. Поиско́вые систе́мы в Интернете

· поисковый робот, собирающий информацию с сайтов сети Интернет или из других документов,

· индексатор, обеспечивающий быстрый поиск по накопленной информации, и

Основана в 1998 году Ларри Пейджем и Сергеем Брином.

Первая по популярности система (77,05 % [6] ), обрабатывает 41 млрд 345 млн запросов в месяц (доля рынка 62,4 % [7] [8] [9] ), индексирует более 25 миллиардов веб-страниц [10] (на закрытой конференции в начале мая 2014 [11] представитель Google упомянул, что на данный момент проиндексировано 60 триллионов документов, и как можно заметить в результате тестов, счётчик в поиске Google ограничен числом 25 270 000 000, также на это число при выдаче влияют фильтры, встроенные в алгоритм ранжирования выдачи).

Поддерживает поиск в документах форматов PDF, RTF, PostScript, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и других.

«Я̀ндекс» — поисковый движок, принадлежащий российской корпорации «Яндекс», основной продукт компании.

Доля «Яндекс.Поиска» составляет 50,9 % на рынке Рунета (октябрь 2018 года) [1] и 7 % на рынке Турции (по данным на октябрь 2015 года)

Проблеммы поисковых систем:

— Проблемы с авторскими правами;

— Проблемы с неприкосновенностью личной жизни (Выдача частных данных пользователей и организаций)

Интеллектуальные поисковые системы:

— «Siri»— виртуальный ассистент от Apple.

— Cortana от Microsoft

— «Siri»— виртуальный ассистент от Apple. (ˈsɪəri, рус. Сири, бэкр. англ. Speech Interpretation and Recognition Interface) — облачный персональный помощник и вопросно-ответная система, программный клиент которой входит в состав iOS, iPadOS, watchOS, macOS, и tvOS компании Apple. Данное приложение использует обработку естественной речи, чтобы отвечать на вопросы и давать рекомендации. Siri приспосабливается к каждому пользователю индивидуально, изучая его предпочтения в течение долгого времени.

— Google Assistant, Google Assistant (Google Ассистент) — облачный сервис персонального ассистента, разработанный компанией Google и представленный на презентации Google I/O 18 мая 2016 года. Он считается продолжением более раннего Google Now, но в нем появилась возможность участия в двухсторонних [ уточнить ] переговорах. Помощник может использоваться в смартфонах, также он включен в Google Allo — приложение для мгновенного обмена сообщениями, Google Home — умный голосовой Wi-Fi динамик для управления вашим домом, Android Wear — умные часы от Google.

Источник

Глава 1. Информационные системы (ИС)

2. Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике. Учебное пособие. – Иркутск, Издательство БГУЭП, 2003.

§1. Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Система – это сложный объект, состоящий из взаимосвязанных частей (элементов) и существующий как единое целое.

Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Пример. Приведем в качестве примера несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

Главная цель системы

Люди, оборудование, материалы, здания и др.

Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.

Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.

Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение

Производство профессиональной информации

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера (сервера, периферийного оборудования и т.д.).

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Говоря об информационной системе, следует рассмотреть следующие вопросы: структура ИС, классификации ИС.

Структура ИС обычно рассматривается как совокупность различных подсистем. Все подсистемы можно рассматривать как по отдельности, так и во взаимосвязи друг с другом.

Классифицировать информационные системы можно по различным признакам. В отечественной литературе по информационным системам управления ИС классифицируют обычно по следующим признакам:

— по типу объекта управления (ИС управления технологическим процессом, ИС организационного управления);

— по степени интеграции (локальные, интегрированные);

— по уровню автоматизации управления (информационно-справочные системы, системы обработки данных, информационно-советующие системы, системы принятия решений, экспертные системы);

— по уровню управления (информационные системы управления предприятием, корпорацией, отраслью);

— по характеру протекания технологических процессов на объекте управления (автоматизированная система управления дискретным производством, автоматизированная система управления непрерывным производством)

— по признаку структурированности задачи

§2. Структура информационной системы

§2.1. Типы обеспечивающих подсистем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Итак, подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (смотри рисунок).

Рис 1. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

§2.2. Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

· к унифицированным системам документации;

· к унифицированным формам документов различных уровней управления;

· к составу и структуре реквизитов и показателей;

· к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Например, для учителей тоже есть требования к оформлению документов. Например, план урока оформляется с указанием темы урока, цели и задач урока, плана урока и так далее.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

· чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

· одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

· работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

· имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Например. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· понимание целей, задач, функций всей системы;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

§2.3. Техническое обеспечение

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

· компьютеры любых моделей;

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

· устройства передачи данных и линии связи;

· оргтехника и устройства автоматического съема информации;

· эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

1. общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

2. специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

3. нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

· Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

· Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход – организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

§2.4. Математическое и программное обеспечение

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

· средства моделирования процессов;

· методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

· К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

· Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

· Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

§2.5. Организационное обеспечение

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

· анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

· подготовка задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

· разработка управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения баз данных.

§2.6. Правовое обеспечение

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

В правовом обеспечении можно выделить:

· общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы,

· локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:

· статус информационной системы;

· права, обязанности и ответственность персонала;

· правовые положения отдельных видов процесса управления;

· порядок создания и использования информации и др.

§3. Классификации информационных систем

§3. 1. Классификация ИС по признаку структурированности задач

Понятие структурированности задач

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач , для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

1. Структурированная (формализуемая) задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

Например: В информационной системе необходимо реализовать задачу расчета заработной платы. Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

2. Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Например: Формализовать взаимоотношения в студенческой группе. Данную задачу сложно решить при помощи информационной системы. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

3. Частично структурированная задача.

Типы информационных систем, используемые для решения частично структурированных задач

Информационные системы, создающие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными и экспертными.

1) Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной информационной системы являются:

· возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа «как сделать, чтобы?», «что будет, если?», анализ чувствительности и др.;

· достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;

· оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;

· возможность графического отображения динамики модели;

· возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

§3. 2. Классификация ИС по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов ИС определяются как: ручные, автоматические, автоматизированные.

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин «информационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

§3. 3. Классификация ИС по характеру использования информации

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером может служить система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Например. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.

§3. 4. Классификация ИС по сфере применения

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций организации и охватывают весь цикл работ.

Глава 2. Базы данных (БД)

1. З.В. Архипова, В.А. Пархомов Информационные технологии в экономике. Учебное пособие. Иркутск, Издательство БГУЭП, 2003

§1. Введение

Существует множество различных областей человеческой деятельности, связанных с использованием определенным образом организованных хранилищ информации.

· Книжный фонд и каталог библиотеки.

· Картотека сотрудников учреждения, хранящаяся в отделе кадров.

· Хранилище медицинских карт пациентов в регистратуре поликлиники.

Раньше хранилища были только на бумажных носителях, обработка велась «вручную». Современным средством хранения и обработки подобной информации являются компьютеры, с помощью которых создаются базы данных.

По сути одним из способов структурирования, организации информации является база данных.

Все информационные системы имеют следующие особенности:

База данных (БД) – это поименованный набор организованных данных, отражающий состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

База данных (БД) – определенным образом организованная совокупность данных, относящаяся к определенной предметной области, предназначенная для хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

v БД книжного фонда библиотеки,

v БД кадрового состава учреждения,

v БД законодательных актов в области уголовного права.

v БД современной эстрадной музыки и так далее.

Предметная область – часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации управления и, в конечном счете, автоматизации.

Предметная область представляется множеством фрагментов, например, предприятие – цехами, дирекцией, бухгалтерией и т.д. Каждый фрагмент предметной области характеризуется множеством объектов и процессов, использующих объекты, а также множеством пользователей, характеризуемых различными взглядами на предметную область.

Словосочетание «динамически обновляемая» означает, что соответствие базы данных текущему состоянию предметной области обеспечивается не периодически, а в режиме реального времени. При этом одни и те же данные могут быть по-разному представлены в соответствии с потребностями различных групп пользователей.

Отличительной чертой баз данных следует считать то, что данные хранятся совместно с их описанием, а в прикладных программах описание данных не содержится. Независимые от программ пользователя данные обычно называются метаданными. В ряде современных систем метаданные, содержащие также информацию о пользователях, форматы отображения, статистику обращения к данным и другие сведения, хранятся в словаре базы данных.

Система управления базой данных (СУБД) – важнейший компонент информационной системы. Для создания и управления информационной системой СУБД необходима в той же степени, как для разработки программы на алгоритмическом языке необходим транслятор.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Основные функции СУБД:

Модель данных – это совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над этими структурами. Вид модели и используемые в ней типы структур данных отражают концепцию организации и обработки данных, используемую в СУБД, поддерживающей модель, или в языке системы программирования, на котором создается прикладная программа обработки данных.

§2. Классификации баз данных

Классификация по размещению базы данных

Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.

Классификация по способу организации базы данных

По способу организации БД разделяют на:

§3. Модели данных

На ранней стадии использования информационных систем применялась файловая модель данных. В них реализуется модель типа плоский файл.

Плоский файл – это файл, состоящий из записей одного типа и не содержащий указателей на другие записи, двумерный массив элементов данных. Файлы, которые создаются в прикладных программах пользователя, написанных на алгоритмическом языке, также относятся к этому виду организации данных. Описание логической структуры файлов и параметры размещения на машинных носителях содержатся в каждой прикладной программе обработки файлов. В этих же программах предусмотрено их создание и корректировка. При файловой организации массивов трудно обеспечить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиворечивость.

Сетевые и иерархические модели.

Более сложными моделями данных по сравнению с файловой являются сетевые и иерархические модели, которые поддерживаются в системе управления базами данных соответствующего типа. Тип модели данных, поддерживаемой СУБД на машинном носителе, является одним из важнейших признаков классификации СУБД.

Сетевая или иерархическая модель данных представляет соответствующий метод логической организации базы данных в СУБД.

Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру с корневыми сегментами, имеющими физический указатель на другие сегменты. Одно из неудобств этой модели заключается в том, что реальный мир не может быть представлен в виде древовидной структуры с единственным корневым сегментом. Иерархические БД обеспечивали указатели между различными деревьями баз данных, но обработка данных с использованием таких связей была не всегда удобной.

В иерархических моделях непосредственный доступ, как правило, возможен только к объекту самого высокого уровня, который не подчинен другим объектам. К другим объектам доступ осуществляется по связям от объекта на вершине модели.

В сетевых моделях непосредственный доступ может обеспечиваться к любому объекту независимо от уровня, на котором он находится в модели. Возможен также доступ по связям от любой точки доступа.

В отличие от иерархической БД в сетевой БД нет необходимости в корневой записи. Однако, как и в иерархических БД, связи поддерживаются с помощью физических указателей.

Сетевые модели данных по сравнению с иерархическими являются более универсальным средством отображения структуры информации для разных предметных областей. Взаимосвязи данных большинства предметных областей имеют сетевой характер, что ограничивает использование СУБД с иерархической моделью данных. Сетевые модели позволяют отображать также иерархические взаимосвязи данных. Достоинством сетевых моделей является отсутствие дублирования данных в различных элементах модели. Кроме того, технология работы с сетевыми моделями является удобной для пользователя, так как доступ к данным практически не имеет ограничений и возможен непосредственно к объекту любого уровня. Допустимы всевозможные запросы.

Концепция реляционной модели баз данных была предложена Э.Ф. Коддом в 1970 г. Как отмечал доктор Кодд, реляционная модель данных обеспечивает ряд возможностей, которые делают управление и использование базы данных относительно легким, предсказуемым и устойчивым по отношению к ошибкам. Наиболее важные характеристики реляционной модели заключены в следующем:

· Модель описывает данные с их естественной структурой, не добавляя каких–либо дополнительных структур, необходимых для машинного представления или для целей реализации.

· Модель обеспечивает математическую основу для интерпретации выводимости, избыточности и непротиворечивости отношений.

· Модель обеспечивает независимость данных от их физического представления, от связей между данными и от соображений реализации, связанных с эффективностью и подобными проблемами.

Реляционные модели данных отличаются от рассмотренных выше сетевых и иерархических простотой структур данных, удобным для пользователя табличным представлением и доступом к данным. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (объектов модели). Связи между двумя логически связанными таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений одинаковых атрибутов таблиц–отношений.

Таблица–отношение является универсальным объектом реляционных моделей. Это обеспечивает возможность унификации обработки данных в различных СУБД, поддерживающих реляционную модель. Операции обработки реляционных моделей основаны на использовании универсального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления.

Структуры данных реляционной модели.

Таблица является основным типом структуры данных (объектом) реляционной модели. Структура таблицы определяется совокупностью столбцов. Данные в пределах одного столбца однородны. В таблице не может быть двух одинаковых строк. Общее число строк не ограничено.

Столбец соответствует некоторому элементу данных – атрибуту , который является простейшей структурой данных. В таблице не могут быть определены множественные элементы, группа или повторяющаяся группа, как в рассмотрен­ных выше сетевых и иерархических моделях. Каждый столбец таблицы должен иметь имя соответствующего элемента данных (атрибута). Один или несколько атрибутов, значения которых однозначно идентифицируют строку таблицы, являются ключом таблицы.

В реляционном подходе к построению баз данных используется терминология теории отношений. Простейшая двумерная таблица определяется как отношение. Столбец таблицы со значениями соответствующего атрибута называется доменом, а строки со значениями разных атрибутов – кортежем (записью).

Совокупность нормализованных отношений (реляционных таблиц), логически взаимосвязанных и отражающих некоторую предметную область, образует реляционною базу данных (РБД). В ходе разработки БД должен быть определен состав логически взаимосвязанных реляционных таблиц и определен состав атрибутов каждого отношения. Состав атрибутов должен отвечать требованиям нормализации.

Реляционная модель данных зарекомендовала себя как модель, на основе которой могут разрабатываться реальные жизнеспособные приложения. В настоящее время эта модель данных является наиболее популярной.

Источник

Обеспечивать руководителя информацией – обязанность секретаря. Для этого нужно регулировать информационные потоки и взаимодействие руководителя с подразделениями, а также самостоятельно собирать и обрабатывать информацию по запросу руководителя. Часто это едва ли не самые сложные задачи для секретаря, потому что они требуют не только контроля за соблюдением каких-либо требований другими работниками, но и самостоятельной работы над информационным продуктом. Поговорим о работе секретаря с информацией и о том, как не допустить «информационного голода» руководителя. В центре внимания – информационно-справочные документы.

Почему секретарь должен уметь работать с информацией 

В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] (далее – Профстандарт № 447) работа секретаря и помощника руководителя с информацией описана в двух обобщенных трудовых функциях (Таблица).

Чтобы эффективно работать с информацией, секретарю нужно:

1. Знать структуру организации, направления деятельности и порядок взаимодействия руководства и структурных подразделений. Источником знаний могут быть не только организационно-правовые документы, такие как структура и положения о подразделениях. Следует обращать внимание на поручения руководителя, резолюции к входящим документам, пункты протоколов внутренних совещаний.
2. Ответственно подходить к заполнению регистрационных баз. Чаще всего секретарь ищет информацию именно в официальных документах. Чтобы быстро найти то, что нужно, следует аккуратно заносить данные в регистрационные базы, СЭД[2]. Так, опечатка в наименовании организации-партнера (если данные, например, вносят в таблицу Excel) может привести к тому, что секретарь оперативно не найдет нужный документ и предоставит руководителю некорректную информацию о том, что он вовсе не поступал в организацию. Подобное может произойти и когда секретарь вносит в регистрационную карточку документа в СЭД только заголовок к тексту документа, а не краткую характеристику его содержания. При этом важно помнить, что исполнители часто неточно формулируют заголовки (например, это может быть общая фраза «О направлении документа»). В этом случае секретарю потребуется время, чтобы открыть карточку документа и изучить его содержание.
3. Получить доступ к имеющимся информационным ресурсам. Так, например, при составлении справки для руководителя в любой момент может понадобиться текст нормативного акта, а значит доступ к нормативной базе должен быть открыт.

Причины неорганизованной работы с информацией 

Перечислим основные профессиональные недостатки секретаря в работе с информацией, которые становятся причиной недовольства руководителя:

1. Неумение быстро найти, проанализировать, выделить главное и структурировать информацию. Чтобы качественно выполнять соответствующие задания, секретарь должен понимать, где найти необходимую информацию, как отсечь лишнее, проверить факты, интерпретировать полученные данные и изложить их в логической последовательности. Для этого нужны знания и опыт, которые специалисты приобретают как в процессе обучения, так и уже на рабочих местах.

• составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
• представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
• подготавливать информационно-аналитические материалы;
• оформлять обзоры, доклады, аналитические справки.

3. Безынициативность, отсутствие контроля за действиями работников, в обязанности которых входит обеспечение руководителя информацией. Помимо собственной работы над информационным продуктом секретарь организовывает информационный обмен между руководителем и работниками, консультирует и контролирует персонал в целях своевременного получения необходимой руководителю информации. Во многих организациях поиском и обработкой информации занимаются специалисты профильных подразделений, а обязанность секретаря – знать, в какой информации нуждается руководитель, и наладить систему сбора и обработки этой информации. Иногда специалисты докладывают «напрямую» – на совещаниях, встречах в кабинете руководителя. А как «отчитаться» через приемную?

В этой статье мы рассмотрим документы, которые принято оформлять для передачи управленческой информации руководителю. Все они относятся к группе информационно-справочных – то есть тех, которые хоть и играют служебную роль в системе документации, но помогают руководителю принимать управленческие решения.

2.4.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

 акты;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

16) факсы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования.

Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.

Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).

В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 30.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.

В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.

Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.

Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) код формы документа;

 наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) дата документа;

11) регистрационный номер документа;

12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13) место составления или издания документа;

14) адресат;

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) подпись;

18) отметка об исполнителе;

19) идентификатор электронной копии документа.

Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

• 
• 
• 

© 2023 Prezi Inc.
Terms & Privacy Policy