Информация доложена руководству

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Морфемный разбор слова:

Однокоренные слова к слову:

Словари

I сов. перех. и неперех.

II сов. перех. и неперех.

1. Официально уведомить, известить о чём-либо руководство или вышестоящее должностное лицо.

2. Сообщить, известить о приходе гостя или посетителя.

Рассказать что-либо, сообщить о чём-либо.

III сов. перех. разг.

Положить дополнительно к чему-либо; добавить.

Завершить кладку чего-либо или довести кладку до определённого предела.

Морфология: я доложу́, ты доло́жишь, он/она/оно доло́жит, мы доло́жим, вы доло́жите, они доло́жат, доложи́, доложи́те, доложи́л, доложи́ла, доложи́ло, доложи́ли, доложи́вший, доло́женный, доложи́в

1. что и о ком-чем. Сделать доклад (в 1, 2 и 3 знач.) о чем-нибудь. Доложить в заседании результаты своих исследовании. Секретарь доложил председателю о ходе дела.

2. о ком-чем. Известить начальника, хозяина о приходе посетителя. Доложите, пожалуйста, обо мне заведующему.

3. о ком-чем. Сделать донесение, сообщить, донести. О вашем поведении я доложу по начальству.

|| чего и что чем. Положить еще, наполнить. Доложи в эту банку варенья. Доложи эту банку (вареньем).

1. что о чём. Сделать сообщение, доклад (в 1 и 2 знач.) о чём-н. Д. результаты наблюдений. Д. командиру.

2. о ком. Сообщить о приходе посетителя.

ДОЛОЖИТЬ, см. докладывать.

1. Сделать доклад (2 зн.), официально сообщить о чём-л. Д. результаты наблюдений. Д. о проекте экспедиции. // Офиц. Сделать донесение о чём-л. Д. обстановку. Д., как выполнено задание. Разрешите д. (форма официального обращения младшего по военному званию, чину к старшему). // Разг. Сообщить, рассказать, донести. Он уже всё знает, кто-то успел д.

2. Сообщить, известить о приходе (гостя, посетителя и т.п.). Прошу д. обо мне генералу. Лакей доложил о приходе гостя.

◊ Доложу́ (я) вам (тебе), в зн. вводн. предл. Употр. для выделения, подчёркивания, усиления чего-л. в рассказе, сообщении. Петербург, доложу я вам, город замечательный.

1. Разг. Положить дополнительно; добавить. Д. в блюдце варенья. Д. недостающую сумму.

2. Окончить кладку чего-л. Д. печь.

(несов. докладывать 1 ).

1. Сделать доклад (во 2 знач.), официально сообщить о чем-л.

Доложить результаты наблюдений.

— Николай Антонович сказал мне, что заместитель начальника Главсевморпути доложил о проекте экспедиции. Каверин, Два капитана.

Сделать донесение о чем-л.

Наблюдатели доложили о появлении за кормой самолетов. Лавренев, Подвиг.

— Я дал вам четыре важных поручения; вы не доложили, что вами сделано. Ажаев, Далеко от Москвы.

Рассказать, сообщить о чем-л.

Оказывается, Морозову уже все известно, кто-то доложил. Катерли, Бронзовая прялка.

2. Сообщить, известить о приходе (гостя, посетителя и т. п.).

[Я] явился в квартиру начальника дивизии и просил доложить о себе генералу. Фет, Ранние годы моей жизни.

употребляется в рассказе, сообщении о чем-л. неожиданном, поразительном, возмутительном.

(несов. докладывать 2 ).

1. также чего. разг. Положить дополнительно до какого-л. предела; добавить.

Доложить в блюдце варенья. Доложить недостающую сумму.

2. Окончить кладку чего-л.

I. (сделать доклад, донесение о чём-л.; поставить в известность) что и о чем. Доложить обстановку на строительстве. Наблюдатели доложили о появлении за кормой самолетов (Лавренев).

1. что (полный охват предмета действием). Доложить недостающую сумму.

2. чего (частичный охват предмета действием) Доложить в блюдце варенья.

доложи́ть, доложу́, доло́жим, доло́жишь, доло́жите, доло́жит, доло́жат, доложа́, доложи́л, доложи́ла, доложи́ло, доложи́ли, доложи́, доложи́те, доложи́вший, доложи́вшая, доложи́вшее, доложи́вшие, доложи́вшего, доложи́вшей, доложи́вших, доложи́вшему, доложи́вшим, доложи́вшую, доложи́вшею, доложи́вшими, доложи́вшем, доло́женный, доло́женная, доло́женное, доло́женные, доло́женного, доло́женной, доло́женных, доло́женному, доло́женным, доло́женную, доло́женною, доло́женными, доло́женном, доло́жен, доло́жена, доло́жено, доло́жены

донести, рапортовать, отрапортовать

уведомить, добавить, объявить, проинформировать, поставить в известность, известить, донести, информировать, доложиться, выложить, ввести в курс дела, сообщить, довести до сведения, отрапортовать, рассказать, рапортовать, оповестить, осведомить

официально уведомить о чем-либо вышестоящее лицо)

Источник

ДОЛОЖИТЬ

Полезное

Смотреть что такое «ДОЛОЖИТЬ» в других словарях:

ДОЛОЖИТЬ — 1. ДОЛОЖИТЬ1, доложу, доложишь, совер. (к докладывать1) (офиц.). 1. что и о ком чем. Сделать доклад (в 1, 2 и 3 знач.) о чем нибудь. Доложить в заседании результаты своих исследовании. Секретарь доложил председателю о ходе дела. 2. о ком чем.… … Толковый словарь Ушакова

доложить — уведомить, добавить, объявить, проинформировать, поставить в известность, известить, донести, информировать, доложиться, выложить, ввести в курс дела, сообщить, довести до сведения, отрапортовать, рассказать, рапортовать, оповестить, осведомить… … Словарь синонимов

ДОЛОЖИТЬ — ДОЛОЖИТЬ, см. докладывать. Толковый словарь Даля. В.И. Даль. 1863 1866 … Толковый словарь Даля

ДОЛОЖИТЬ 1 — ДОЛОЖИТЬ 1, ожу, ожишь; оженный; сов. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

ДОЛОЖИТЬ 2 — ДОЛОЖИТЬ 2, ожу, ожишь; оженный; сов., что и чего. Положить, добавляя. Д. каши в тарелку. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

доложить — ДОЛОЖИТЬ, ожу, ожишь; оженный; совер. 1. что о чём. Сделать сообщение, доклад (в 1 и 2 знач.) о чём н. Д. результаты наблюдений. Д. командиру. 2. о ком. Сообщить о приходе посетителя. | несовер. докладывать, аю, аешь. II. ДОЛОЖИТЬ, ожу, ожишь;… … Толковый словарь Ожегова

доложить — 1. ДОЛОЖИТЬ, ложу, ложишь; доложенный; жен, а, о; св. (что, о чём). 1. Сделать доклад (2 зн.), официально сообщить о чём л. Д. результаты наблюдений. Д. о проекте экспедиции. // Офиц. Сделать донесение о чём л. Д. обстановку. Д., как выполнено… … Энциклопедический словарь

доложить — I. (сделать доклад, донесение о чём л.; поставить в известность) что и о чем. Доложить обстановку на строительстве. Наблюдатели доложили о появлении за кормой самолетов (Лавренев). II. (прибавить) что и чего. 1. что (полный охват предмета… … Словарь управления

Доложить — I сов. перех. и неперех. Сделать доклад I. II сов. перех. и неперех. 1. Официально уведомить, известить о чём либо руководство или вышестоящее должностное лицо. 2. Сообщить, известить о приходе гостя или посетителя. 3. разг. Рассказать что либо,… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Доложить — I сов. перех. и неперех. Сделать доклад I. II сов. перех. и неперех. 1. Официально уведомить, известить о чём либо руководство или вышестоящее должностное лицо. 2. Сообщить, известить о приходе гостя или посетителя. 3. разг. Рассказать что либо,… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Источник

Значение слова «доложить»

1. Сделать доклад (во 2 знач.), официально сообщить о чем-л. Доложить результаты наблюдений. □ — Николай Антонович сказал мне, что заместитель начальника Главсевморпути доложил о проекте экспедиции. Каверин, Два капитана. || Сделать донесение о чем-л. Доложить обстановку. □ Наблюдатели доложили о появлении за кормой самолетов. Лавренев, Подвиг. — Я дал вам четыре важных поручения; вы не доложили, что вами сделано. Ажаев, Далеко от Москвы. || Разг. Рассказать, сообщить о чем-л. Оказывается, Морозову уже все известно, кто-то доложил. Катерли, Бронзовая прялка.

1. также чего. Разг. Положить дополнительно до какого-л. предела; добавить. Доложить в блюдце варенья. Доложить недостающую сумму.

2. Окончить кладку чего-л. Доложить печь.

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

что (разг.). Прибавить, приложить к чему-н. недостающее до какого-н. предела. К этой сумме придется д. еще десятку. || чего и что чем. Положить еще, наполнить. Доложи в эту банку варенья. Доложи эту банку (вареньем).

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

доложи́ть I

1. военн. офиц. устар. проинформировать, оповестить о чём-либо хозяина, начальника, командира ◆ Так позво́льте вам доложи́ть, бароне́сса, я предлага́л ему́ камерге́ра. Юрий Давыдов, «Синие тюльпаны», 1988–1989 г. (цитата из НКРЯ) ◆ В девять часов, захватив с собой папки с документами и чистой бумагой, он поспешил в соседний кабинет, чтобы доложить в Москву о ходе розыска. Владимир Богомолов ◆ Зате́м Лиссу предлага́лось доложи́ть в Берлине о положе́нии дел оберштурмбанфюреру СС Эйхману, отве́тственному за подгото́вку совеща́ния. Василий Гроссман, «Жизнь и судьба», 1960 г. (цитата из НКРЯ)

2. офиц. сделать сообщение, доклад ◆ О результатах работы программной комиссии съезда поручено было доложить мне. Александр Яковлев, «Омут памяти», 2001 г. (цитата из НКРЯ)

доложи́ть II

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.

Насколько понятно значение слова би (существительное):

Источник

Как правильно пишется слово «доложенный»

Источник: Орфографический академический ресурс «Академос» Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН (словарная база 2020)

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.

Насколько понятно значение слова прямик (существительное):

Синонимы к слову «доложенный&raquo

Предложения со словом «доложенный&raquo

Цитаты из русской классики со словом «доложенный»

Значение слова «доложенный&raquo

Отправить комментарий

Дополнительно

Значение слова «доложенный&raquo

Предложения со словом «доложенный&raquo

Порой он перепроверял через доверенных лиц ему доложенное губернаторами и министрами, которые стремились скрасить действительное.

Вот и получается, что число лиц, причастных к конкретной разведывательной операции, конечным итогом определённого этапа которой является доложенный в инстанции документ, не превышает десяти человек.

Между тем по отношению ко всем историческим исследованиям поэтапно раскрывающие суть фиксируемых, но невидимых процессов данные разведки, тем более доложенные в своё время высшему руководству государства и военному командованию, являют собой как бы эталонную информацию для контроля выводов в этих исследованиях.

Источник

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

Рекомендации к оформлению

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Источник