Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области

Администрация муниципального образования
Сланцевский муниципальный район Ленинградской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

22.05.2019 № 57-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области 

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области.
2. Признать утратившими силу:
распоряжение главы администрации от 29.12.2006 № 208-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области; 
распоряжение главы администрации от 11.01.2008 № 06-р «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области»; 
распоряжение администрации от 16.01.2009 № 05-р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район, утвержденную распоряжением главы администрации Сланцевского муниципального района Ленинградской области от 29.12.2006 № 208-р»;
распоряжение администрации от 28.08.2017 № 134-р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области, утвержденную постановлением администрации Сланцевского муниципального района от 29.12.2006 № 208-р».
3. Ознакомить всех сотрудников администрации под роспись с Инструкцией по делопроизводству в администрации Сланцевского муниципального района, утвержденной п. 1 настоящего распоряжения.
4. Разместить распоряжение на официальном сайте Сланцевского муниципального района Ленинградской области.
5. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

И.о. главы администрации 
муниципального образования М.Б. Чистова

635.5 Кб
скачать

21 от 06.02.2018

↓ Приложения

Администрация

муниципального образования

«Нежновское сельское поселение»

муниципального образования

«Кингисеппский муниципальный район»

Ленинградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ.

06.02.2018 №21.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в администрации МО «Нежновское сельское

поселение» МО «Кингисеппский муниципальный

район» Ленинградской области

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации МО «Нежновское сельское поселение» администрация

п о с т а н о в л я е т :

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2018 года Инструкцию по делопроизводству в администрации МО «Нежновское сельское поселение» (далее – Инструкция) (приложение).

2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на специалиста 1 категории администрации МО «Нежновское сельское поселение» Синицыну Е.В. .

3. Контроль за исполнением требований Инструкции оставляю за собой.

Глава администрации А.С. Жадан

Утверждена

постановлением администрации

МО «Нежновское сельское поселение»»

от 06.02.2018 года № 21

(приложение)

И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству в администрации муниципального

образования «Нежновское сельское поселение»

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в администрации МО «Нежновское сельское поселение» (далее – администрация) (далее – Инструкция) определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, хранения и использования образующихся в результате деятельности служебных документов.

Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 года № 477, с приказом Росархива от 23.12.2009 года № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области», утвержденной постановлением губернатора Ленинградской области от 29.12.2005 года № 253-пг (с изменениями) и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц и работников администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Работники администрации несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных

технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет глава администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации МО «Нежновское сельское поселение» возлагается на главу администрации МО «Нежновское сельское поселение».

На работников, ответственных за делопроизводство, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

— прием и учет (регистрация), распределение (направление) входящих (поступающих) документов;

— учет (регистрация) внутренних документов;

— передача документов на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) – передача их непосредственно работнику – ответственному исполнителю (далее – исполнитель);

— учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку по адресам (отправка адресатам);

— контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

— организация работы с письменными и устными обращениями;

— подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел администрации;

— ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив;

— выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их прохождением и сроками исполнения документов;

— ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

— анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

— обеспечение сохранности находящихся в пользовании ПК и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;

— ознакомление работников с правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству).

Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены руководителем соответствующего структурного подразделения администрации с настоящей Инструкцией.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ — официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации МО «Кингисеппский муниципальный район»,

с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

СЭД – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Общие требования к оформлению документов

Документы, издаваемые в администрации глава администрации МО «Нежновское сельское поселение», должны оформляться, как правило, на бланках и иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки писем администрации допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств оргтехники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждая напечатанная страница документа, оформленного как на бланке, так и без него, должна иметь следующие поля:

левое — 30 мм,

правое — 10 мм,

верхнее — 20 мм,

нижнее — 20 мм.

Документы, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12-14 через 1 — 2 межстрочных интервала.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

3.1. Реквизиты документа

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: герб (при необходимости), наименование организации (должностного лица) — автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту документа, дата документа, адресат, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при необходимости), фамилия исполнителя и номер его телефона). В процессе подготовки и оформления документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

3.1.1.Герб

Использование герба Нежновского сельского поселения, регулируется Положением о гербе Нежновского сельского поселения Кингисеппского

муниципального района Ленинградской области, утвержденным решением Совета депутатов глава администрации МО «Нежновское сельское поселение».

3.1.2. Наименование организации

Наименование организации, являющихся авторами документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в их учредительных документах (положении).

3.1.3. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, справка, и другие), кроме служебных писем, печатается прописными буквами.

3.1.4. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту:

— размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа;

— излагается в краткой форме, включает в себя краткое содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» («О ком?», «Об…»);

— пишется с заглавной буквы через одинарный межстрочный интервал;

— не должно содержать более четырех строк, не более 28 знаков в строку;

— печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12;

— не содержит точки в конце;

— оформляется без кавычек.

3.1.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.

Дату документа оформляют 2 способами:

· цифровым: арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 23 августа 2012 года следует оформлять — 23.08.2012 года (точка, буква «г.» после даты не указываются).

· словесно-цифровым, например: 04 марта 2007 года.

Все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаковым способом.

3.1.6. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство Ленинградской области
Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:

ОАО «Аэропорт Пулково»
Генеральному директору
В.П. Климентьеву

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
ОАО «Аэропорт Пулково»
В.П. Климентьеву

Если документ адресуют в несколько организаций или структурных

подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Реквизиты адресата располагают в правом верхнем углу первого листа письма. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке данного реквизита.

3.1.7. Текст документа

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения, справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

В документах (постановление, распоряжение, приказ) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («постановляю», «приказываю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжений по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

3.1.8. Отметка о наличии приложений

Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов:

— приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);

— приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

— приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов… на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.2012 года № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ________ л.

В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к постановлению администрации

МО «Нежновского сельского поселения»

от 06.02.2018 № 21

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер, относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению администрации

МО «Нежновское сельское поселение»

от 06.02.2018 № 21

Если приложение к правовому акту одно, то его номер не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами.

Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, по следующим формам:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению администрации

Подпись является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное — если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Между текстом и подписью оставляется 3-4 строки.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и отделяется от основного текста тремя межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква расшифровки подписи ограничивается правым полем.

Инициалы указываются перед фамилией (без пробелов между инициалами и фамилией).

Если должностное лицо, для подписи которого подготовлен документ, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается замена аббревиатуры «и.о.», «зам.» предлогом «за» или проставлением косой чертой.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник комитета по образованию Начальник комитета по труду и
социальной защите населения
личная подпись личная подпись И.О.Фамилия И.О.Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
личная подпись И.О.Фамилия
дата

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Гриф согласования документа включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2012 № 01-15/155-К

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания, например

Руководитель юридического комитета

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.1.13. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает в себя фамилию исполнителя, номер его телефона, допускается код (города), например:

Александрова, (81375)45833

Раздел 4. Подготовка, оформление и издание

муниципальных правовых актов

Муниципальный правовой акт может быть издан в форме:

— постановления администрации МО «Нежновское сельское поселение».

— распоряжения администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Форма правового акта определяется администрацией при подготовке проекта правового акта и может быть изменена юридическим комитетом в ходе согласования проекта.

Подготовка проектов правовых актов и организация работы с ними осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Правовые акты должны отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать федеральному и областному законодательству;

б) иметь краткое, ясное и четкое изложение вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

в) содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением.

Для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности издания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству правовой акт подлежит согласованию (визированию) должностными лицами администрации и заинтересованных организаций, имеющих непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте, круг которых определяется разработчиком проекта.

Согласование проекта правового акта на всех этапах согласования обеспечивается разработчиком проекта.

Визирование проекта правового акта осуществляется в форме согласования, располагающейся на оборотной стороне последнего листа (приложение №1).

В форме согласования указываются фамилия, имя, отчество и должность разработчика документа, визы согласующих должностных лиц, отметка, является ли правой акт нормативным правовым актом, перечень рассылки правового акта. Список организаций и должностных лиц для рассылки определяется разработчиком документа. В необходимых случаях разработчик правового акта представляет полные почтовые адреса получателей.

Согласование может проводиться как внутри администрации (подразделениями и должностными лицами), так и вне нее (внешнее согласование) – с подчиненными и неподчиненными организациями.

Круг должностных лиц, визирующих проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Срок согласования проекта правового акта каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать одного дня. Для проведения правовой экспертизы проектов правовых актов и составления заключения допускается согласование документа в юридическом комитете в течение пяти рабочих дней.

Ответственность за нарушение сроков согласования проекта документа несет руководитель структурного подразделения, в котором проходит согласование.

Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности:

— разработчиком и руководителем подразделения, ответственным за подготовку проекта;

— заместителями главы администрации, направления основной деятельности которых затрагиваются в данном проекте;

— должностными лицами, заинтересованными организациями, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте;

Согласование оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Отказ от визирования не допускается.

Особое мнение визирующего должностного лица по проекту документа и дополнения к проекту оформляется в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту.

Изменения, внесенные в текст проекта правового акта, сделанные от руки, должны быть заверены подписями разработчика проекта и лица, предложившего изменения.

Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются разработчиком при его доработке.

При отклонении разработчиком замечаний (дополнений), окончательное решение принимает глава администрации.

В случае выявления юридическим комитетом в проекте документа противоречий действующему законодательству, документ не визируется, а возвращается исполнителю с соответствующим отрицательным заключением.

Проекты правовых актов могут быть признаны не подготовленными и отправлены на доработку в случаях:

— несоответствия требованиям настоящей Инструкции;

— отсутствия необходимых согласований должностных лиц;

— неотредактированности.

В отношении проекта правового акта, обладающего признаками муниципального нормативного правового акта (далее – проект НПА), проводится антикоррупционная экспертиза специалистом администрации после размещения проекта НПА на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Срок размещения на официальном сайте администрации в сети «Интернет» проектов административных регламентов составляет не менее одного месяца, проектов иных НПА – не менее пяти дней.

Для обеспечения проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта НПА разработчик проекта организует его размещение на официальном сайте администрации.

Срок проведения антикоррупционной экспертизы проектов НПА составляет пять рабочих дней со дня поступления проектов уполномоченному специалисту администрации.

Проект административного регламента предоставления муниципальной услуги (по исполнению муниципальной функции) проходит процедуру согласования после проведения независимой экспертизы (размещение на официальном сайте администрации в сети «Интернет» проекта

административного регламента на срок не менее одного месяца) и экспертизы, проводимой уполномоченным лицом в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», а также Порядком, утвержденным решением Совета депутатов МО «Нежновское сельское поселение» №6 от 01.09.2011

Срок проведения экспертизы административных регламентов предоставления муниципальных услуг составляет 15 рабочих дней со дня поступления проектов в уполномоченному лицу.

Проекты административных регламентов, не прошедшие в установленном порядке независимую экспертизу, а также муниципальные нормативные правовые акты, не получившие положительного заключения об оценке регулирующего воздействия проекта муниципального акта, возвращаются уполномоченным лицом специалисту , ответственному за подготовку проекта НПА для устранения выявленных нарушений.

После получения заключения антикоррупционной экспертизы проектов НПА руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку проекта, обеспечивает направление проекта НПА и заключения антикоррупционной экспертизы уполномоченного органа с сопроводительным письмом в Кингисеппскую городскую прокуратуру для проведения правового анализа с указанием разработчика документа и его контактных данных.

Проект нормативного правового акта, согласованный в установленном порядке, с обязательным приложением заключения антикоррупционной экспертизы и письма с отметкой прокуратуры о получении проекта НПА передаются главе администрации.

Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых постановлениях, распоряжениях, не подлежит разглашению (распространению).

Оформляются правовые акты на бланках установленного образца формата А4 (210мм x 297 мм) с изображением полного герба Нежновского сельского поселения района в центре верхней части бланка (приложение №2, 3).

Текст документа набирается в текстовом редакторе Word с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 14 через одинарный межстрочный интервал.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman Cyr, а также

шрифтов «полужирный», «курсив, «подчеркнутый» запрещается по всему тексту правового акта.

Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности — число, месяц, год.

Например: 25.03.2007

Датой регистрации правового акта является дата его подписания главой администрации.

Наименование (заголовок) проекта правового акта:

— размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сразу от левого поля на расстоянии одного, двух пробелов от вышеуказанных реквизитов;

— излагается в краткой форме, четко отражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» («О ком?»);

— пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал;

— не должно содержать более пяти строк при ширине 40 знаков;

— не содержит точки в конце;

— оформляется без кавычек.

При оформлении проектов правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:

1) текст правового акта излагается простым, доступным языком в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле;

2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;

3) не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;

4) не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами.

Так, например, полностью в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, год, глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф, квартал, месяц и иные слова;

5) не допускается использование сокращенного наименования органа местного самоуправления, организации, если это специально не оговорено в тексте правового акта;

При отсутствии такой оговорки используется полное наименование организации, органа государственной власти;

6) не употребляются сокращенные наименования должностей.

Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова (неправильно писать: зам., пред., ген. дир., нач., зав.);

7) если в содержательной части правового акта содержатся предписания иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя;

если в содержательной части правового акта содержится предписание иной организации, оно оформляется следующим образом:

«1. Заведующей Нежновским сельским клубом Ивановой Е.П. (текст предписания)».

В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже без круглых скобок;

9) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

10) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак «№» от цифры, размещая их на разных строках.

Если в тексте правового акта имеются приложения, то делается ссылка «согласно приложению» или «приложение». При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если принимаемые правовые акты исключают действие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу.

Постановления, распоряжения администрации принимаемые во исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и Ленинградской области, решений Совета депутатов, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих актов.

Подготовка и передача проектов решений в Совет депутатов

МО «Нежновское сельское поселение»

Подготовка, разработка и оформление проектов решений осуществляется специалистом администрации МО «Кингисеппский муниципальный район» в соответствии с Порядками внесения проектов муниципальных правовых актов на рассмотрение Совета депутатов МО «Нежновское сельское поселение» .

Проект решения, носящий нормативный правовой характер, с обязательным перечнем документов к проекту решения:

— сопроводительное письмо;

— справка согласования;

— пояснительная записка

представляется местного в Кингисеппскую городскую прокуратуру в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания Совета депутатов и размещается на официальном сайте администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Муниципальные правовые акты, не носящие нормативный правовой характер, подготовленные в соответствии с установленными требованиями, проект решения и приложения к нему представляются в аппарат Совета депутатов на бумажном носителе и в электронном виде, в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания Совета депутатов.

Раздел 5. Подготовка, оформление служебных документов

5.1. Служебные письма

Для оформления писем в администрации используются:

— бланк письма установленного образца с нанесением герба Нежновского сельского поселения;

— бланк письма установленного образца, воспроизведенный с помощью средств оргтехники, без герба Нежновского сельского поселения (приложение № 4);

— угловой штамп (мастичный, резиновый).

Служебное письмо, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели, вызвавшие составление письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки, во второй – выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации.

В служебных письмах используют форму изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет считает возможным»).

В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на дату и номер документа, на который дается ответ.

Письма большого объема или затрагивающие несколько вопросов делятся на разделы, пункты и подпункты, которые могут иметь подзаголовки и нумеруются арабскими цифрами.

Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме:

«Приложение: по тексту на ______ л. в ________ экз.». Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров;

— если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

«Приложение на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес»;

— если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать.

При составлении и оформлении исходящих документов необходимо соблюдать требования и правила согласно ГОСТ Р.630-2003.

Письма составляются в двух экземплярах, один из которых при регистрации исходящего документа подшивается в папку с исходящими документами.

5.2. Служебная записка

В виде служебной записки оформляются документы, содержащие сведения о выполнении каких-либо поручений информационного характера и направляются должностным лицом другому должностному лицу.

5.3. Протоколы совещаний

Протокол является документом коллегиального органа, создается группой лиц по вопросам, требующим обсуждения.

Протокол подлежит регистрации по месту создания, имеет формат А 4.

Протокол совещания оформляется, как правило, в течение трех рабочих дней после совещания на основании записей, произведенных во время совещания, выступлений.

В протоколе указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, повестка дня, фамилии выступавших, тема и принятые решения.

По каждому рассмотренному вопросу излагается содержание принятого решения, определяется ответственный за исполнение решения и срок исполнения.

Общие требования к оформлению протокола совещания:

В заголовок текста протокола следует включить наименование органа, которым проводится совещание.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» или «решили») и состоит он из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом заголовка, состоит из разделов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «Повестка дня».

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме:

слушали – выступили – постановили (решили)

Раздел «Выступили» может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В разделах «Председатель» и «Секретарь» вводной части текста протоколов указываются инициалы и фамилии председателя и секретаря совещания.

В разделе «Присутствовали» при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. В этом случае к протоколу прилагается список участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе в разделе «Присутствовали» перечисляются фамилии всех участников совещания в алфавитном порядке с разбивкой по вопросам повестки дня. Ниже указываются наименования должностей присутствовавших.

В разделе «Приглашенные» перечисляются приглашенные на заседание лица с указанием инициалов, фамилий и должностей присутствовавших.

В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, рассмотренные на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности и установленного времени рассмотрения с указанием докладчика (каждый вопрос нумеруется арабской цифрой).

В разделе «Слушали» указываются только фамилии докладчиков, а в разделе «Выступили» – фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений.

В разделе «Решили» излагается текст принятых на совещании конкретных решений, требующих обязательного исполнения, с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью.

5.4. Договоры (соглашения, контракты)

Договоры (соглашения, контракты) заключаемые от имени администрации МО «Нежновское сельское поселение», оформляются путем составления документа, подписываемого сторонами.

Представляемый для подписания договор (соглашение, контракт) согласовывается (визируется) главным бухгалтером и контрактным управляющим (в рамках реализации Федерального закона от 05.04.2013 года № 44-ФЗ).

Соглашения о предоставлении субсидий и иных межбюджетных трансфертов из других бюджетов бюджетной системы в обязательном порядке согласовываются с главным бухгалтером.

Согласование договора (соглашения, контракта) производится на последнем листе экземпляра под подписью лица, заключающего договор.

Договор (соглашение, контракт) подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его всеми должностными лицами.

Все заключённые муниципальные контракты и договоры на поставку товаров, работ и услуг для нужд администрации подлежат передаче в трёхдневный срок бухгалтеру..

Соглашения о предоставлении субсидий и иных межбюджетных трансфертов из других бюджетов бюджетной системы подлежат передаче в трёхдневный срок бухгатеру.

5.5. Отправка документов

Документация, подлежащая регистрации и дальнейшей отправке адресату, называется исходящей корреспонденцией и аккумулируется у специалиста администрации для передачи на подпись главе администрации. Исходящий документ подлежит регистрации путем прикрепления ко входящему документу с присвоением номера входящего документа в системе электронного документооборота и передается осуществляющему регистрацию специалисту в бумажном виде.

Исходящие документы после подписания их руководителем передаются специалисту для регистрации.

В бумажном виде письма предоставляются в двух экземплярах. Подлинник, с проставленным исходящим номером и датой отправки, направляется адресату, другая копия помещается в папку исходящей документации.

Отправка документов производится исполнителем. Отправке подлежит подлинник отправляемого документа. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Неправильно оформленный для отправки документ возвращается исполнителю на доработку.

5.6. Заверение копий документов

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:

Верно:

Главный бухгалтер личная подпись А.И.Иванова

05.05.2003

На копии документа заверительную отметку удостоверяют печатью.

Если заверенные копии содержат более двух листов, то они должны быть прошиты и пронумерованы.

Выдача заверенных копий правовых актов администрации осуществляется физическим и юридическим лицам при наличии письменного запроса на имя главы администрации.

6. Прием, обработка и распределение поступающей

корреспонденции

6.1. Прием и обработка документов

Корреспонденция, поступающая на имя главы администрации «Нежновское сельское поселение», принимается, регистрируется и хранится в администрации.

Специалисты регистрируют адресованные им документы самостоятельно.

Поступившие документы проходят несколько этапов:

§ прием документов;

§ первичная обработка документов (распаковка, рассортировка);

§ предварительное рассмотрение и распределение

§ регистрация;

§ передача документов руководителю;

§ рассмотрение документов руководителем, оформление резолюции;

§ регистрация резолюции, постановка документов на контроль исполнения;

§ передача документов исполнителям;

§ исполнение и контроль исполнения документов;

§ прием исполненного документа, снятие с контроля;

§ помещение исполненного документа в дело (работа с документом, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение).

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем и целостности их вложений.

При вскрытии конвертов с корреспонденцией специалистом отдела по общим и организационным вопросам проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При отсутствии какого-либо документа или приложения на сопроводительном письме делается отметка.

Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или пересылают по назначению, уведомив об этом отправителя.

Конверты от входящей корреспонденции не уничтожаются, а прикладываются к корреспонденции. Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, их передают по назначению без обработки.

Вся входящая корреспонденция рассортировывается на регистрируемую и нерегистрируемую (приложение № 5).

Корреспонденция регистрируется в течение трех дней с момента поступления в системе электронного документооборота, за исключением документов с пометкой «Срочно».

На первую страницу входящего документа наносится входящий номер и дата поступления.

После регистрации поступившая корреспонденция передается на рассмотрение руководителю.

Рассмотрение документов руководителем производится, как правило, в день их поступления, а срочных – немедленно.

После рассмотрения документа руководитель наносит резолюцию.

Определенные документы, как правило, носящие характер периодических статистических запросов и ряд других, передаются на исполнение без резолюции руководителя (приложение № 6).

6.2. Регистрация документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом, обеспечивающим в совокупности с другими реквизитами уникальность документа.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, контроля и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, а также может дополняться буквами «ф» (факс) или «э» (электронная почта) в зависимости от того, каким способом получен документ.

Для создания поисковых систем регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6.3. Прием и передача документов по каналам

факсимильной связи

Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Служебный документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи (далее именуются – факсограммы), юридической силы не имеют.

Документы, поступающие по каналам факсимильной связи на имя главы администрации, регистрируются в отделе по общим и организационным вопросам. Регистрация входящих факсограмм осуществляется в то же порядке, что и вся служебная корреспонденция.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».

Персональная ответственность за правильность приема (передачи) документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников структурных подразделений, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

6.4. Порядок приема документов в электронном виде

Документы в электронном виде, поступающие в орган местного самоуправления на имя главы администрации, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес администрации, осуществляется отделом в том же порядке, что и входящая корреспонденция.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются возможностью технических и программных средств.

6.5. Порядок приема и передачи телефонограмм

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование предприятия, дата и время передачи, адресат, подпись, указание должности и ФИО, принявшего и передавшего телефонограмму.

В администрации МО «Нежновское сельское поселение», входящие телефонограммы записываются в специальном журнале, который ведет специалист администрации.

Если телефонограмма передается нескольким предприятиям или организациям, то к ней прикладывается список этих предприятий и организаций и номера их телефонов.

Раздел 7. Контроль исполнения документов и поручений

главы администрации

Контроль исполнения постановлений, распоряжений и поручений главы администрации МО «Нежновское сельское поселение», осуществляют специалисты администрации в соответствии с их функциями.

Специалисты несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений главы администрации.

Специалисты администрации обеспечивают:

— организацию системы контроля исполнения документов Правительства Ленинградской области, письменных поручений главы администрации, обращений граждан, служебных документов с пометкой «Контроль» («К») и с указанием сроков исполнения;

— анализ и обобщение информации данных о ходе и результатах исполнения документов и подготовку соответствующей информации.

Исполнителей документов и поручений главы администрации определяют глава администрации.

Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок исполнения не определен в документе, он устанавливается равным тридцати календарным дням. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с момента регистрации документа.

Документы, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 (десяти) дней.

При необходимости продления срока выполнения документа должностное лицо, которому дано поручение, должно своевременно до истечения срока представить на имя главы администрации мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

О ходе и результатах выполнения каждого поручения главы администрации представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие – лица, его замещающего. К информации об исполнении поручения главы администрации прилагаются подлинник этого поручения и ответ.

Документы главы администрации снимаются с контроля после полного решения всех поставленных в них вопросов и на основании резолюции главы администрации «снять с контроля».

8. Печати, штампы, их хранение

В администрации МО «Нежновское сельское поселение», используются следующие виды печатей и штампов:

· гербовая печать с изображением герба Российской Федерации;

· печать с надписью в центральной части « Администрация»

Гербовая печать проставляется на нотариальных документах.

· В документах , требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с надписью в центральной части « Администрация»

— на договорах (контрактах), соглашениях;

— на актах (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания);

— на доверенностях (на получение материальных ценностей, ведение дел в судах и другое);

— на финансовых документах;

— на гарантийных письмах (на выполнение работ, услуг);

— на удостоверениях работников;

— на трудовых книжках;

— на командировочных удостоверениях работников;

— на документах, необходимых для оформления виз и приглашений.

— на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.

Письма, выполняемые на бланках, как правило, не требуют удостоверения печатью. Печать обязательна только на гарантийных письмах.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место, обозначенное отметкой «М.П.».

Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Все изготовленные печати и штампы администрации в журнале учета печатей и штампов в администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Печати и штампы должны храниться в металлических шкафах или сейфах у ответственного должностного лица.

В случае утраты печати, штампа о данном факте незамедлительно в письменном виде информируется глава администрации..

Ответственность и контроль за порядком использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на ллаву администрации.

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати (штампы)уничтожаются с составлением акта с соответствующей отметкой в журнале учета.

При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту.

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел,

передача их в архив

9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации и ее структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, их штатными расписаниями, планами и отчетами, номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел структурных подразделений администрации на следующий календарный год разрабатывается не позднее 01 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел по общим и организационным вопросам.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивным отделом и представляет в отдел по общим и организационным вопросам.

Сводная номенклатура дел администрации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с архивным отделом, утверждается главой администрации (приложение № 7).

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года по согласованию с архивным отделом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.

Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел подразделения заполняются следующим образом.

В графе «Индекс структурного подразделения» проставляется утвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифрового обозначения подразделения.

В графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

Например: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

В графе «Заголовок дела (тома, части)» включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и так далее.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Графа «количество дел (томов, частей)» заполняется в конце календарного года.

В графе «Срок хранения дела и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок и пометка «ЭК» (экспертная комиссия).

Графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел,

переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и другое.

Если в течение года возникают новые, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.2. Формирование и оформление дел, законченных делопроизводством, передача их в архив

Законченные делопроизводством документы должны быть оформлены в дела в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел администрации осуществляется архивным отделом.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов (частей);

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления);

в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей и т.п.;

9) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем «ПВА»;
10) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда администрации.

Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по номенклатуре дел и включает в себя:

— отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дел подготовки к передаче в архивный отдел;

— отбор документов временного хранения (до пяти лет и с пометкой «До минования надобности»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки.

На обложке дела (папки) должны указываться следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу составляются отдельные описи.

Описи дел составляются в трех экземплярах, подписываются руководителем подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство.

Два экземпляра описи вместе с документами передается в архивный отдел, третий экземпляр с отметкой о приеме дел в архивный отдел остается в подразделении. К описям составляются предисловие и историческая справка.

До передачи документов и дел в архивный отдел их хранение осуществляется в структурных подразделениях администрации. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.

Подготовка документов к сдаче на хранение в архив включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов (приложение №8).

Завершенные дела хранятся по месту их формирования в течение пяти лет. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел.

Изъятие документов из архивных дел, передача работником администрации архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Методическую помощь по вопросам архивного дела оказывает архивный отдел администрации МО «Кингисеппский муниципальный район».

Приложения

Дата создания: 23-03-2018
Дата последнего изменения: 23-03-2018

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области

(с изменениями на 29 декабря 2017 года)
____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Губернатора Ленинградской области от 13 февраля 2018 года N 4-пг
____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Губернатора Ленинградской области от 7 августа 2012 года N 87-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 25 сентября 2013 года N 90-пг (Официальный сайт Администрации Ленинградской области www.lenobl.ru/authorities/npa_s, 30.09.2013);
постановлением Губернатора Ленинградской области от 26 сентября 2013 года N 94-пг (Официальный сайт Администрации Ленинградской области www.lenobl.ru/authorities/npa_s, 07.10.2013);
постановлением Губернатора Ленинградской области от 22 октября 2013 года N 100-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 10 июня 2014 года N 40-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 7 июля 2014 года N 51-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 1 сентября 2014 года N 65-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 31 октября 2014 года N 84-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 24 февраля 2015 года N 6-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 5 марта 2015 года N 10-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 25 марта 2015 года N 17-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 31 марта 2015 года N 18-пг (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 06.04.2015, N 4700201504060004);
постановлением Губернатора Ленинградской области от 3 июня 2015 года N 33-пг (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 08.06.2015, N 4700201506080012);
постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2015 года N 35-пг;
постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2017 года N 88-пг.
____________________________________________________________________

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее — Инструкция).

2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.

3. Руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области назначить ответственных за делопроизводство и ознакомить (под роспись) работников подразделений с настоящей Инструкцией.

4. Управлению делами Правительства Ленинградской области изготовить по заявкам аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области необходимое количество экземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.

5. Аппарату Губернатора и Правительства Ленинградской области провести в первом квартале 2006 года семинар-совещание с ответственными за делопроизводство по вопросам применения Инструкции.

6. Признать утратившими силу:

постановление Губернатора Ленинградской области от 30 декабря 1997 года N 534-пг «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области»;

постановление Губернатора Ленинградской области от 16 декабря 1999 года N 425-пг «О дополнении пункта 3.4 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области»;

постановление Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 года N 7-пг «О внесении изменений в постановление Губернатора Ленинградской области от 30 декабря 1997 года N 534-пг «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области».

7. Контроль за исполнением требований Инструкции возложить на управление делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Приложение к постановлению. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области

(с изменениями на 29 декабря 2017 года)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее — Инструкция) устанавливает систему документирования и организации работы с документами в Администрации Ленинградской области.

Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения служебных документов и приложенных к ним материалов несекретного характера, а также порядок рассмотрения обращений должностных лиц и организаций в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее — документы, материалы).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2015 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 31 марта 2015 года N 18-пг.

Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области, а также порядок согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием модуля системы электронного документооборота Ленинградской области «Модуль согласования проектов правовых актов системы электронного документооборота Ленинградской области» определяются постановлением Губернатора Ленинградской области.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 26 сентября 2013 года N 94-пг)

1.2. Правила и порядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области, должности государственной гражданской службы Ленинградской области и иные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее — работники).

Работники несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность документов и разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также служебную информацию, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

1.3. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, внедрение и сопровождение электронных систем документооборота, а также организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений органов исполнительной власти Ленинградской области или отдельных работников, ответственных за делопроизводство (далее — служб делопроизводства), осуществляются управлением делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области (далее — управление делопроизводства).

По вопросам организации документационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует с органами исполнительной власти Ленинградской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями Ленинградской области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.

В органах исполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архив осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.5. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется службой делопроизводства органа исполнительной власти Ленинградской области или отдельными работниками, ответственными за делопроизводство.

Положения о службах делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области разрабатываются с учетом Инструкции и утверждаются руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Должностные регламенты ответственных за делопроизводство работников (далее — ответственные за делопроизводство) разрабатываются с учетом настоящей Инструкции и утверждаются представителем нанимателя либо лицом, которому представитель нанимателя делегировал такие полномочия.

1.6. В положениях о службах делопроизводства и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержаться следующие основные обязанности:

прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);

учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительной власти;

представление входящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области или иному уполномоченному работнику;

выдача в соответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области и руководителя структурного подразделения этого органа документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее — исполнитель);

прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их на доклад, подпись (визирование) руководителю этого органа или уполномоченному работнику;

учет (регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;

ввод в электронную базу данных информации о движении документов;

контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области;

подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительной власти Ленинградской области, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела;

ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений органа исполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;

ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования»;

представление в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;

консультирование работников по вопросам делопроизводства.

1.7. Все подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проекты документов (решений), в том числе проекты правовых актов, до их принятия (подписания) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

1.8. Передача любым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированных службой делопроизводства, допускается только по указанию (разрешению) руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов, осуществляется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченным работником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.

1.9. В случае утраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов или материалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области обязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства с указанием причин утраты.

1.10. Органы исполнительной власти Ленинградской области вправе принимать нормативные правовые акты по вопросам организации делопроизводства в этих органах, которые не могут противоречить настоящей Инструкции.

1.11. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, приведены в приложении 23 к Инструкции.

Раздел 2. Подготовка и оформление законопроектов для внесения Губернатором Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области. Работа с областными законами, направленными Губернатору Ленинградской области для подписания и опубликован

2.1. Подготовка проекта областного закона для внесения Губернатором Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области (далее — законопроект) осуществляется на основании правового акта Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградской области, плана законопроектной деятельности ответственным органом исполнительной власти Ленинградской области либо иным органом исполнительной власти Ленинградской области в инициативном порядке (далее — ответственный орган).

2.2. Координация работы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением планов законопроектных работ осуществляется аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.

2.3. Для организации разработки законопроектов по решению Губернатора Ленинградской области могут создаваться межведомственные комиссии, в состав которых включаются работники соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области, а также по согласованию представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, других государственных органов, органов местного самоуправления и заинтересованных организаций, депутаты Законодательного собрания Ленинградской области, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и независимые эксперты.

2.4. Текст проекта областного закона разрабатывается с учетом Методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов, действующих в Законодательном собрании Ленинградской области.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2017 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2017 года N 88-пг.

2.5. Все законопроекты в обязательном порядке проходят процедуру согласований (визирования) в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.

2.6. Для доклада Губернатору Ленинградской области перед внесением законопроекта в Законодательное собрание Ленинградской области с текстом законопроекта представляются следующие документы:

1) обоснование необходимости принятия областного закона, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей и основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических, социальных и иных последствий принятия данного областного закона;

2) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования с обязательным указанием пунктов, частей, статей Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, Устава Ленинградской области и действующих областных законов, в целях реализации и в соответствии с которыми будет принят областной закон;

3) перечень областных законов и иных действующих нормативных правовых актов Ленинградской области, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного закона;

4) предложения о разработке нормативных правовых актов Ленинградской области, принятие которых необходимо для реализации данного закона;

5) финансово-экономическое обоснование принятия областного закона с прогнозом величины расходов областного бюджета и/или местных бюджетов, которые необходимы для его реализации, а также величины доходов либо величины выпадающих расходов областного бюджета и/или местных бюджетов, которые могут возникнуть в результате его реализации;

6) заключение об оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении законопроектов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности;
(Подпункт дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг)

____________________________________________________________________
Подпункты 6-10 предыдущей редакции считаются соответственно подпунктами 7-11 настоящей редакции — постановление Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг.
____________________________________________________________________

7) заключение комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области (далее — комитет правового обеспечения и контроля) о результатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;
(Подпункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

заключение Комитета по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области о проведении в отношении законопроекта оценки по критериям, утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2014 года N 641 «О координации мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области» (в случае если в законопроекте предусматриваются мероприятия по использованию информационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, модернизации, эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, осуществляемые органами исполнительной власти Ленинградской области);
(Подпункт дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2015 года N 35-пг)

____________________________________________________________________
Подпункты 8-11 предыдущей редакции считаются соответственно подпунктами 9-12 настоящей редакции — постановление Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2015 года N 35-пг.
____________________________________________________________________

9) заключение государственного учреждения «Государственный экспертный институт регионального законодательства» (далее — экспертный институт) о результатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;

10) проект письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собрания Ленинградской области;

11) распоряжение Правительства Ленинградской области об одобрении законопроекта в случае рассмотрения законопроекта Правительством Ленинградской области;
(Подпункт в редакции постановления Губернатора Ленинградской области от 7 августа 2012 года N 87-пг

12) текст закона, который отменяется либо в который вносятся изменения.

2.7. Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернатора Ленинградской области, комитета правового обеспечения и контроля, представителя Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области и/или экспертного института, возвращаются ответственному органу для доработки либо подготовки отзыва на отрицательное заключение.

Законопроекты, подлежащие процедуре оценки регулирующего воздействия и не имеющие заключения об оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области, возвращаются ответственному органу для доработки.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг)
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

2.8. Вице-губернатор Ленинградской области, отвечающий за разработку законопроекта, вправе принять решение о формировании, персональном составе и сроках работы согласительной комиссии.

Если в установленный вице-губернатором срок согласительной комиссией законопроект не доработан или не устранены все замечания по нему, об имеющихся разногласиях докладывается Губернатору Ленинградской области, который принимает решение о дальнейшей судьбе законопроекта.

2.9. Законопроект и документы, указанные в пункте 2.6 Инструкции, представляются для доклада Губернатору Ленинградской области через протокольный отдел управления делопроизводства (далее — протокольный отдел) при наличии всех необходимых согласований и положительных заключений.

2.10. После подписания письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собрания Ленинградской области копии законопроекта и приложенных к нему документов направляются протокольным отделом представителю Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области.

2.11. Поступивший от Законодательного собрания Ленинградской области или субъектов законодательной инициативы проект областного закона, на который в соответствии со статьей 31 Устава Ленинградской области должно быть получено заключение Губернатора Ленинградской области, направляется управлением делопроизводства в день регистрации Губернатору Ленинградской области, копия проекта направляется в комитет правового обеспечения и контроля для подготовки проекта заключения Губернатора Ленинградской области.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

Для подготовки такого заключения комитет правового обеспечения и контроля вправе запрашивать информацию от любых органов исполнительной власти Ленинградской области и устанавливать сроки представления информации.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

Проект заключения на проект областного закона должен быть представлен комитетом правового обеспечения и контроля для доклада Губернатору Ленинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 3 статьи 31 Устава Ленинградской области.
(Аюзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

2.12. Меры по доработке (внесению изменений) проекта областного закона, который уже внесен в Законодательное собрание Ленинградской области, и приложенных к нему материалов осуществляются органами исполнительной власти Ленинградской области только по согласованию с комитетом правового обеспечения и контроля и представителем Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

Органам исполнительной власти Ленинградской области запрещается по собственной инициативе направлять в Законодательное собрание Ленинградской области документы и материалы к проектам областных законов, которые уже внесены в Законодательное собрание Ленинградской области.

2.13. Принятый Законодательным собранием Ленинградской области областной закон подлежит регистрации в секторе служебной корреспонденции, постраничному визированию в нижней части оборотной стороны каждого листа председателем комитета правового обеспечения и контроля, представителем Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области и руководителем профильного органа исполнительной власти Ленинградской области.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

Завизированный областной закон представляется аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области на подписание Губернатору Ленинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33 Устава Ленинградской области.

2.14. По поручению Губернатора Ленинградской области или по собственной инициативе комитет правового обеспечения и контроля проводит правовую (юридическую) экспертизу принятого Законодательным собранием Ленинградской области областного закона до его подписания Губернатором Ленинградской области.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

В случае отрицательного результата такой экспертизы комитет правового обеспечения и контроля готовит служебную записку и проект письма Губернатора Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области об отклонении областного закона и представляет их Губернатору Ленинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33 Устава Ленинградской области.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

2.15. Официальное опубликование подписанных Губернатором Ленинградской области областных законов осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Ленинградской области.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 сентября 2013 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 25 сентября 2013 года N 90-пг.

2.16. Копии подписанных Губернатором Ленинградской области областных законов направляются адресатам согласно указателю рассылки.

2.17. Подлинники подписанных Губернатором Ленинградской области областных законов с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, а также указатели рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в архив в установленном порядке.

Раздел 3. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

3.1. Подготовка проекта правового акта Губернатора Ленинградской области, проекта правового акта Правительства Ленинградской области (далее — проект правового акта) осуществляется на основании действующих правовых актов Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, иных органов государственной власти Ленинградской области, поручений Губернатора Ленинградской области либо в инициативном порядке ответственным органом.

3.2. Правовой акт может быть издан (принят) в форме:

1) постановления Губернатора Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Губернатора Ленинградской области нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, либо индивидуальный правовой акт, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные данным актом, в том числе решения о награждении, назначении на должность и освобождении от должности;

2) распоряжения Губернатора Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Губернатора Ленинградской области правовой акт, имеющий ненормативный характер, в том числе по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Администрации Ленинградской области;

3) постановления Правительства Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Правительства Ленинградской области нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, либо индивидуальный правовой акт, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные данным актом;

4) распоряжения Правительства Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Правительства Ленинградской области правовой акт, имеющий ненормативный характер, в том числе по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы Правительства Ленинградской области.

3.3. Форма правового акта определяется ответственным органом при подготовке проекта этого правового акта и может быть изменена комитетом правового обеспечения и контроля в ходе согласования проекта.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

3.4. Порядок внесения на заседание Правительства Ленинградской области проектов правовых актов Правительства Ленинградской области и их принятие определяется Регламентом Правительства Ленинградской области.

3.5. Организацию согласования проектов правовых актов осуществляют исключительно уполномоченные органы.

Органы исполнительной власти Ленинградской области вправе принимать на рассмотрение проекты правовых актов Ленинградской области, предложенные территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, другими государственными органами, органами местного самоуправления или иными заинтересованными лицами.

3.6. Проекты правовых актов по кадровым вопросам и по вопросам государственной службы разрабатывает управление государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

3.7. Персональную ответственность за соответствие проекта правового акта правилам юридико-технического оформления документов, действующему федеральному и областному законодательству, а также за своевременное согласование и внесение проекта правового акта несет руководитель ответственного органа.

Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового акта осуществляет назначенный руководителем ответственного органа работник, в должностные обязанности которого входит правовое (юридическое) обеспечение деятельности этого ответственного органа.

Проект правового акта, состоящий более чем из одного листа, в обязательном порядке сшивается и полистно визируется исполнителем и руководителем ответственного органа.

3.8. Согласование проекта правого акта производится в целях обеспечения соответствия его формы и содержания правилам юридико-технического оформления документов, действующему федеральному и областному законодательству, а также предотвращения нанесения ущерба интересам Российской Федерации, Ленинградской области и законным интересам третьих лиц.

Срок действия визы согласующего органа или организации составляет не более 6 месяцев (при согласовании проектов, связанных со строительством, реконструкцией, расширением и капитальным ремонтом объектов недвижимости, предоставлением объектов недвижимости на инвестиционных условиях, установкой памятников, — не более 12 месяцев) с даты визирования до представления в комитет правового обеспечения и контроля Администрации Ленинградской области. Если срок действия визы истек проект должен быть вновь согласован с соответствующим органом или организацией.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

В отношении проекта правового акта, предусматривающего регулирование вопросов, связанных с защитой государственной тайны, и (или) содержащего сведения, отнесенные к государственной тайне, в соответствии с Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года N 1203, Особой частью при Губернаторе Ленинградской области осуществляется экспертиза содержащихся в проекте правового акта материалов, предназначенных к открытому опубликованию.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 24 февраля 2015 года N 6-пг)

3.9. Перечень должностных лиц, визирующих проект правового акта, определяется руководителем ответственного органа с учетом должностных лиц, указанных в пунктах 3.18, 3.20, 3.21, по согласованию с курирующим вице-губернатором Ленинградской области и указывается на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта, а при отсутствии места — на оборотной стороне этого листа.

3.10. Рассмотрение и согласование проекта правового акта должностным лицом (кроме руководителей комитета правового обеспечения и контроля, комитета финансов, Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности) осуществляется в течение трех рабочих дней. Дата передачи проекта на рассмотрение и согласование указывается в маршрутном листе (приложение 1 к Инструкции).
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 10 июня 2014 года N 40-пг.

Ответственность за нарушение сроков согласования проекта правового акта несет должностное лицо, которое рассматривало проект правового акта более трех рабочих дней.

Подготовка заключения по результатам экспертизы материалов, предназначенных к открытому опубликованию, осуществляется Особой частью при Губернаторе Ленинградской области в течение трех рабочих дней со дня передачи на рассмотрение и согласование, если иной срок согласования не установлен Губернатором Ленинградской области.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 31 октября 2014 года N 84-пг)

3.11. Рассмотрение и согласование проекта правового акта комитетом финансов, Комитетом экономического развития и инвестиционной деятельности осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня его передачи на рассмотрение и согласование, если Губернатором Ленинградской области не установлен иной срок согласования проекта правового акта. Подготовка заключения по результатам правовой (юридической) экспертизы проекта правового акта осуществляется комитетом правового обеспечения и контроля в течение семи рабочих дней со дня его передачи на рассмотрение и согласование, если Губернатором Ленинградской области не установлен иной срок согласования проекта правового акта. Дата передачи проекта правового акта на рассмотрение и согласование указывается в маршрутном листе.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 10 июня 2014 года N 40-пг.

Заключение комитета правового обеспечения и контроля не требуется в случае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта правового акта (кроме проекта областного закона), закрепленного визой председателя комитета правового обеспечения и контроля на проекте правового акта, по вопросам государственной гражданской службы, о расходовании бюджетных средств, награждении или присвоении почетного звания, по вопросам распоряжения конкретным объектом государственного имущества Ленинградской области, об отмене или признании утратившим силу действующего правового акта Ленинградской области, о внесении изменений и/или дополнений в действующий правовой акт Ленинградской области.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

3.12. Согласование проекта правового акта о признании утратившим силу действующего правового акта или о внесении изменений в действующий правовой акт в случае, если правовой акт был оспорен в суде или опротестован прокурором, другими надзорными или контролирующими органами либо признан судом недействующим полностью или в части, должно быть полностью завершено до истечения срока, установленного комитетом правового обеспечения и контроля.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

3.13. Пункт утратил силу с 30 сентября 2013 года — постановление Губернатора Ленинградской области от 25 сентября 2013 года N 90-пг..

3.14. Проект правового акта принимается на согласование ответственным за делопроизводство только при наличии подписи исполнителя внизу лицевой стороны каждого листа проекта правового акта, подписей руководителя ответственного органа и курирующего вице-губернатора Ленинградской области, а также следующих документов:

1) пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей, подпунктов) федеральных и/или областных законов, предоставляющих Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской области полномочия регулировать соответствующие правоотношения, а также конкретных целей принятия нормативного правового акта и сведений о наличии в областном бюджете средств на их достижение. В пояснительной записке к проекту нормативного правового акта, затрагивающего вопросы предпринимательской и инвестиционной деятельности, указываются сведения о проведенной процедуре оценки регулирующего воздействия или об отсутствии необходимости ее проведения с указанием обоснования;
(Подпункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг.

2) технико-экономического обоснования, сметы расходов, проекта договора (соглашения), действующего договора (соглашения) инвестиционного проекта и/или иных подобных документов (к проектам правовых актов, предусматривающих выделение бюджетных средств, предоставление государственного имущества Ленинградской области или приобретение имущества в собственность Ленинградской области);

3) заключения об оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении проекта нормативного правового акта, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности;
(Подпункт дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг)

____________________________________________________________________
Подпункты 3-6 предыдущей редакции считаются соответственно подпунктами 4-7 настоящей редакции — постановление Губернатора Ленинградской области от 18 марта 2015 года N 14-пг.
____________________________________________________________________

4) документов и/или материалов, которые должны быть приложены к проекту правового акта в соответствии с требованиями федерального или областного законодательства, либо при отсутствии которых невозможно установить правомерность принятия соответствующего правового акта;

5) копии правового акта, в который вносятся изменения;

6) замечаний к проекту правового акта, о которых есть отметки в листе согласования, а также заключения на них ответственного органа;

7) маршрутного листа.

3.15. Ответственный за делопроизводство вправе не принять проект правового акта в случае непредставления любого из указанных в пункте 3.14 документа, отсутствия виз исполнителя, руководителя ответственного органа или курирующего вице-губернатора Ленинградской области на проекте правового акта. В таком случае на оборотной стороне маршрутного листа делается соответствующая запись.

3.16. Передача проектов правовых актов на согласование (визирование) осуществляется исполнителем проекта через приемные должностных лиц.

Отметка о времени и дате приема-передачи проекта правового акта на согласование заверяется подписями ответственного за делопроизводство и исполнителя в маршрутном листе.

3.17. Согласование проекта правового акта может проводиться как должностными лицами Ленинградской области (далее — внутреннее согласование), так и должностными лицами федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и заинтересованных организаций (далее — внешнее согласование).

3.18. Проекты правовых актов в обязательном порядке визируются:

первым вице-губернатором Ленинградской области;

руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области;

вице-губернатором Ленинградской области, курирующим соответствующее направление деятельности или круг вопросов;

руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области, указанных в проекте правового акта;

председателем комитета правового обеспечения и контроля;
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

руководителем ответственного органа;

начальником управления делопроизводства.

3.19. Проект нормативного правового акта Правительства Ленинградской области, не предусмотренного к рассмотрению на заседании Правительства, подлежит согласованию с членами Правительства Ленинградской области.

3.20. Если в проекте правового акта предусматривается осуществление расходов областного бюджета, уменьшение доходов областного бюджета, перемещение бюджетных средств, возникновение, прекращение или изменение долговых обязательств Ленинградской области:

дополнительно представляются следующие документы:

расчеты потребности бюджетных ассигнований по каждому направлению расходов (с обоснованием),

сведения об источниках финансового обеспечения дополнительных расходов в текущем финансовом году, в очередном финансовом году и плановом периоде, а также за пределами планового периода, в случае если срок реализации решений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, выходит за пределы планового периода,

расчеты увеличения (уменьшения) поступлений налогов, сборов (пошлин), иных платежей в областной бюджет Ленинградской области,

расчеты изменений целевых показателей государственных программ Ленинградской области, обусловленных изменениями доходов или расходов областного бюджета Ленинградской области (в том числе при перераспределении расходов),

финансово-экономический и (или) статистический анализ текущей ситуации по решениям, предлагаемым к принятию проектом правового акта;

проект визируется:

вице-губернатором Ленинградской области — председателем комитета финансов,

вице-губернатором Ленинградской области — председателем комитета экономического развития и инвестиционной деятельности.

Если в проекте правового акта предусматриваются действия по распоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградской области либо приобретению в собственность Ленинградской области имущества, проект визируется:

вице-губернатором Ленинградской области — председателем комитета финансов,

вице-губернатором Ленинградской области, курирующим деятельность Ленинградского областного комитета по управлению государственным имуществом.

Если в проекте правового акта предусматривается регулирование вопросов, связанных с защитой государственной тайны, и (или) содержатся сведения, отнесенные к государственной тайне в соответствии с перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года N 1203, проект правового акта визируется начальником особой части при Губернаторе Ленинградской области — начальником службы специальной документальной связи.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 8 июня 2015 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 3 июня 2015 года N 33-пг.

Если в проекте правового акта предусматривается осуществление контроля за использованием бюджетных средств, а также межбюджетных трансфертов и бюджетных кредитов, предоставленных другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации, проект визируется председателем комитета государственного финансового контроля Ленинградской области.

Если в проекте правового акта Ленинградской области предусматриваются мероприятия по использованию информационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, модернизации, эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, осуществляемые органами исполнительной власти Ленинградской области, проект правового акта Ленинградской области в соответствии с постановлением Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2014 года N 641 «О координации мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области» подлежит согласованию в Комитете по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2015 года N 35-пг)
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 25 марта 2015 года N 17-пг.

3.21. Проект правового акта по кадровым вопросам, предусматривающий назначение на государственные должности Ленинградской области, должности государственной гражданской службы Ленинградской области и должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Ленинградской области, в Администрации Ленинградской области, подлежит согласованию с начальником особой части при Губернаторе Ленинградской области.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 5 марта 2015 года N 10-пг.

3.22. Согласование проекта правового акта оформляется визой должностного лица с указанием даты визирования. При наличии замечаний и/или предложений по проекту правового акта делаются отметки «С заключением» или «С замечаниями». Отказ от визирования не допускается.

3.23. Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется комитетом правового обеспечения и контроля до согласования проекта первым вице-губернатором Ленинградской области, руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области и начальником управления делопроизводства при наличии согласований (виз) иных должностных лиц, указанных в пунктах 3.18, 3.20 и 3.21.

Экспертиза материалов, предназначенных к открытому опубликованию, содержащихся в проекте правового акта, осуществляется Особой частью при Губернаторе Ленинградской области до предусмотренного настоящим пунктом согласования.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 31 октября 2014 года N 84-пг)
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

3.24. В случае если проект правового акта Правительства Ленинградской области вносится на заседание Правительства, в правом верхнем углу под словом «Проект» делается запись «Вносится на заседание Правительства Ленинградской области».

3.25. Проекты правовых актов Правительства Ленинградской области, требующие оперативного принятия без рассмотрения на заседании Правительства Ленинградской области, визируются членами Правительства Ленинградской области. Решение о внесении такого проекта на рассмотрение Губернатора Ленинградской области — Председателя Правительства Ленинградской области принимается руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области и оформляется записью «К выпуску» на проекте.

3.26. При несоблюдении сроков согласования проекта правового акта в органах исполнительной власти Ленинградской области руководитель ответственного органа докладывает об этом руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области, который вправе провести служебное расследование и по его результатам внести предложение Губернатору Ленинградской области о привлечении виновного к ответственности за нарушение сроков согласования проекта.

По указанию руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области с целью срочного согласования (визирования) проекта правового акта допускается размножение проекта правового акта для рассылки должностным лицам, указанным в листе согласования («веерное согласование»). В этом случае на лицевой стороне ксерокопии каждой страницы проекта ставится подпись исполнителя.

После такой процедуры согласования («веерного согласования») руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области направляется для визирования оригинал текста проекта с приложением всех согласований.

3.27. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта правового акта осуществляется:

с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами государственной власти других субъектов Российской Федерации, иными государственными органами в случаях, когда такое согласование предусмотрено федеральными законами или иными федеральными нормативными актами, областными законами или иными нормативными актами Ленинградской области, договорами (соглашениями), в том числе соглашениями о передаче полномочий;

с органами местного самоуправления или организациями в случаях, когда такое согласование предусмотрено федеральными законами, иными федеральными нормативными актами, областными законами, иными нормативными актами Ленинградской области либо договорами (соглашениями) с этими органами или организациями;

с государственными унитарными предприятиями или государственными учреждениями Ленинградской области, если в проекте правового акта содержится поручение в их адрес.

3.28. Проект правового акта, подготовленный в соответствии с поручением (резолюцией) Губернатора Ленинградской области, должен иметь визы всех соисполнителей, указанных в поручении (резолюции).

3.29. Определять полноту согласования проектов правовых актов и при необходимости принимать решение о дополнительном согласовании вправе:

руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области;

председатель комитета правового обеспечения и контроля;
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

начальник управления делопроизводства.

3.30. Полученные в процессе согласования проекта правового акта замечания прилагаются к проекту, о чем делается отметка «С заключением» или «С замечаниями». Короткие замечания могут быть записаны непосредственно на проекте, рядом с визой.

3.31. В случае если отрицательное заключение по проекту правового акта отозвано, замечания устранены либо сняты, делается отметка «Заключение отозвано», «Замечания сняты» или «Замечания учтены», которая заверяется подписью должностного лица с указанием даты.

3.32. В случае если замечания ответственным органом не принимаются, к проекту правового акта прилагается заключение на замечания за подписью руководителя ответственного органа.

3.33. Изменения, внесенные в текст проекта правового акта, сделанные от руки, должны быть заверены подписью исполнителя и лица, предложившего изменения.

3.34. Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальник управления делопроизводства вправе возвратить исполнителю проект правового акта при наличии замечаний для их устранения в течение трех рабочих дней.

3.35. Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальник управления делопроизводства вправе возвратить исполнителю проект правового акта, если проект подготовлен с нарушением требований настоящей Инструкции.

3.36. Внесение изменений нередакционного характера в текст проекта правового акта после визирования проекта в комитете правового обеспечения и контроля не допускается.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

3.37. При наличии необходимых согласований проекты правовых актов передаются исполнителем в протокольный отдел управления делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области для соответствующей подготовки, в том числе редактирования, к подписанию Губернатором Ленинградской области.

3.38. Тексты проектов правовых актов в окончательном виде печатаются на бланках установленной формы в группе автоматизированной подготовки документов при наличии записи «На бланк», сделанной начальником протокольного отдела.

3.39. Тексты проектов правовых актов, напечатанные на бланках установленной формы, с прилагаемыми документами передаются начальником управления делопроизводства для доклада Губернатору Ленинградской области.

3.40. Подписанные Губернатором Ленинградской области правовые акты возвращаются в управление делопроизводства для их окончательного оформления, рассылки, официального опубликования, а также для передачи текста правового акта с целью размещения в информационно-правовых системах «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и иных в соответствии с договорами (соглашениями).

3.41. Подписанным правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года раздельно для каждого вида правового акта.

3.42. Копии правовых актов заверяются печатью управления делопроизводства и направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному исполнителем и подписанному руководителем ответственного органа.

Если копии правовых актов направляются организациям, не входящим в указатель рассылки, исполнитель вносит в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

3.43. Правовые акты, отменяющие или изменяющие ранее принятые правовые акты, направляются адресатам, которым рассылались ранее принятые правовые акты, или их правопреемникам.

3.44. Рассылка правовых актов взамен разосланных производится по указанию начальника управления делопроизводства.

3.45. Подлинники правовых актов с приложенными к ним на стадии согласования документами и материалами, а также указателями рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в установленном порядке в архив.

3.46. Проекты правовых актов, отклоненные Губернатором Ленинградской области или имеющие замечания Губернатора Ленинградской области, возвращаются протокольным отделом исполнителям.

3.47. Губернатором Ленинградской области может быть изменена процедура подготовки, согласования, оформления и выпуска правовых актов, о чем руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области делается запись на проекте.

3.48. Официальное опубликование правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Ленинградской области.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 сентября 2013 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 25 сентября 2013 года N 90-пг.

3.49. Положения данного раздела применяются также для согласования проектов договоров, соглашений, писем и иных документов, подписываемых Губернатором Ленинградской области, если иное не установлено другими разделами настоящей Инструкции или иными нормативными правовыми актами.

Раздел 4. Порядок работы с судебными актами, актами прокурорского реагирования, иными официальными обращениями надзирающих и контролирующих органов

4.1. В настоящем разделе определены особенности работы с судебными актами (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями или жалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иных надзирающих и контролирующих органов, которые направлены непосредственно в адрес Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области.

Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, адресованные конкретному органу исполнительной власти Ленинградской области, должностному лицу Ленинградской области, руководителю государственного унитарного предприятия или государственного учреждения Ленинградской области.

4.2. Любой из указанных в пункте 4.1 документов регистрируется управлением делопроизводства в день поступления и незамедлительно направляется Губернатору Ленинградской области, а его копия — в комитет правового обеспечения и контроля.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

При отсутствии поручения Губернатора Ленинградской области комитет правового обеспечения и контроля в течение трех дней должен определить ответственный за исполнение орган исполнительной власти Ленинградской области (далее — исполняющий орган) и направить в его адрес письмо с указанием сроков и порядка реагирования на поступивший документ, а также копию документа.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

4.3. Исполняющий орган в установленные комитетом правового обеспечения и контроля сроки направляет в комитет правового обеспечения и контроля служебную записку и при необходимости — согласованный в установленном порядке (кроме согласования комитета правового обеспечения и контроля) проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.).
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

В случае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта документа комитет правового обеспечения и контроля представляет его Губернатору Ленинградской области для подписания.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

4.4. Комитет правового обеспечения и контроля самостоятельно и в срочном порядке готовит проект ответа на указанные в пункте 4.1 документы и при необходимости — проекты правовых актов в следующих случаях:
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

пропуск исполняющим органом срока, установленного комитетом правового обеспечения и контроля;
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

представление исполняющим органом несогласованного или не полностью согласованного проекта документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.);

отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проекта документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), который был представлен исполняющим органом.

Подготовленный комитетом правового обеспечения и контроля проект правового акта может быть представлен на подпись Губернатору Ленинградской области без согласования.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

4.5. В случае если руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области не согласен с содержанием судебного акта, заявления или жалобы в суд, представления или протеста прокурора, официальных документов надзирающих или контролирующих органов, он обязан:

письменно уведомить об этом комитет правового обеспечения и контроля;
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

организовать участие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях;

обеспечить работников доверенностями, материалами и документами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях.

4.6. Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск срока, установленного комитетом правового обеспечения и контроля либо представивший комитету правового обеспечения и контроля несогласованный или не полностью согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

Раздел 5. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

5.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, руководителями соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области и курирующими вице-губернаторами Ленинградской области на втором экземпляре внизу лицевой стороны последнего листа либо на его оборотной стороне.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.

5.2. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов исполнительной власти проходят обязательное редактирование в протокольном отделе, затем передаются в группу автоматизированной подготовки документов для оформления на бланке установленной формы и через управление делопроизводства направляются Губернатору Ленинградской области на подписание.

5.3. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетным вопросам проходят согласование в комитете финансов, по вопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения — в комитете экономического развития.

5.4. Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившего проект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, представляет перечень документов (копий), которые следует направить в представительство Правительства Ленинградской области при Правительстве Российской Федерации с копией письма, и передает их в сектор служебной корреспонденции.

5.5. Письма, телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всем руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органов местного самоуправления (кроме подписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области), рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

5.6. Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.

Раздел 6. Контроль исполнения правовых актов, поручений и других документов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

6.1. Контролю подлежат все поступившие в Администрацию Ленинградской области документы, требующие исполнения.

6.2. Правовые акты Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградской области, поступившие в Администрацию Ленинградской области документы, имеющие особую значимость, ставятся на контроль Губернатора Ленинградской области (далее — контрольные документы). При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле буквой «К» или словом «Контроль».

6.3. Контроль исполнения контрольных документов осуществляют аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также отраслевые органы исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с полномочиями.

6.4. Учет и контроль по срокам и существу исполнения, анализ и обобщение поступающей на имя Губернатора Ленинградской области информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов, подготовку соответствующих предложений для доклада Губернатору Ленинградской области осуществляет сектор контроля исполнения распорядительных документов общего отдела управления делопроизводства.

6.5. Пункт утратил силу с 6 апреля 2015 года — постановление Губернатора Ленинградской области от 31 марта 2015 года N 18-пг..

6.6. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, протоколах заседаний Правительства Ленинградской области, а также исполнение письменных поручений Губернатора Ленинградской области, в том числе содержащихся в протоколах проведенных совещаний и резолюциях на документах (далее — поручения), организуют вице-губернаторы Ленинградской области или руководители органов исполнительной власти Ленинградской области, которым адресованы поручения.

6.7. Контроль исполнения поручений первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области осуществляют их секретариаты.

6.8. Организацию исполнения поручений осуществляют руководители органов исполнительной власти Ленинградской области.

6.9. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.

Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

имеющие пометку «Срочно» — в 3-дневный срок;

имеющие пометку «Оперативно» — в 10-дневный срок;

остальные — в срок не более месяца;

по запросам депутатов Законодательного собрания Ленинградской области — не позднее чем через 10 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы — не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации — в срок, указанный в поручении.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.10. Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания.

6.11. Исполнение по документам, указанным в пункте 4.1, осуществляется в сроки, установленные в разделе 4 настоящей Инструкции и комитетом правового обеспечения и контроля.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг.

6.12. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями по новому сроку исполнения и/или составу соисполнителей.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях при наличии объективных причин. Должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем в 10-дневный срок от даты получения такого поручения представляет Губернатору Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием объективных причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями о новом сроке исполнения и/или составе соисполнителей.

6.13. Об изменении срока исполнения документов ответственный за делопроизводство своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в учетные формы (новый срок исполнения, дата представления изменения, подпись).

6.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своего непосредственного начальника или руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области о всех имеющихся у него документах и поручениях, передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию с непосредственным начальником — другому работнику.

6.15. Если поручение Губернатора Ленинградской области дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоит пометка «Отв.», «Свод», «Созыв».

Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного поручения, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору Ленинградской области или в Правительство Ленинградской области в связи с исполнением этого поручения.

6.16. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочую группу из представителей соисполнителей поручения, представителей других заинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области и организаций (по согласованию) и/или назначить рабочее совещание с указанными представителями.

При наличии разногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участием руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области — соисполнителей поручения или их заместителей.

Организацию и проведение рабочих и/или согласительных совещаний обеспечивают ответственные за исполнение поручения.

6.17. Соисполнитель поручения представляет письменный ответ на запрос ответственного исполнителя не позднее чем за пять дней до даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки «Срочно» — не позднее чем за один рабочий день до даты истечения трехдневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в запросе ответственного исполнителя.

6.18. Ответственный исполнитель письменно информирует Губернатора Ленинградской области о ходе и результатах исполнения поручения, а также направляет в адрес заинтересованных лиц копии писем, подлинник поручения и приложенные к нему документы и материалы.

Если исполнение поручения завершилось изданием правового акта, Губернатору Ленинградской области направляется копия правового акта.

6.19. Ходатайства о продлении сроков исполнения поручения, выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля до их представления Губернатору Ленинградской области анализируются и обобщаются в управлении делопроизводства, которое вырабатывает соответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской области.

Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения поручения или снятии поручения с контроля.

Если в ходатайстве о продлении сроков исполнения поручения, выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля нет достаточных оснований для продления сроков исполнения поручения или снятии поручения с контроля, а также сведений о надлежащем исполнении поручения, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области вправе вернуть такой документ ответственному исполнителю на доработку.

6.20. Поручение снимается с контроля на основании резолюции Губернатора Ленинградской области.

Информация о снятии поручения с контроля немедленно доводится до ответственного исполнителя сектором контроля исполнения распорядительных документов общего отдела управления делопроизводства.

6.21. Обобщенная информация о выполнении поручений доводится до Губернатора Ленинградской области руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение документов и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

7.1. Документы и материалы, поступившие на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области, а также в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области принимаются, учитываются и регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.

7.2. Пункт утратил силу — постановление Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг..

7.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан в адрес Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области осуществляются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.

7.4. Информация о зарегистрированных документах заносится в электронную карточку системы «Канцелярия» и передается в электронные базы данных органов исполнительной власти, подключенных к единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) Администрации Ленинградской области.

7.5. Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области принимаются работниками их секретариатов.

7.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для перевода в комитет международных и региональных связей Ленинградской области и с текстом перевода направляется адресату.

7.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управления делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.

7.8. При вскрытии конвертов с документами работником сектора служебной корреспонденции проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе служебной корреспонденции, другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставится штамп «Документ получен в поврежденном виде».

Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.

На конвертах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

7.9. В секторе служебной корреспонденции документы, кроме срочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления, поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы «Канцелярия» не менее трех лет.

7.10. Сектор служебной корреспонденции направляет поступившие документы адресатам по назначению.

Документы, адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовки информации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальника управления делопроизводства вице-губернаторам в соответствии с распределением обязанностей или в органы исполнительной власти Ленинградской области.

Документы, адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области и вице-губернаторам Ленинградской области, направляются в их секретариаты.

7.11. Документы передаются адресатам в день их регистрации (учета), а имеющие пометки «Срочно» или «Вручить немедленно» (далее — срочные документы) передаются немедленно.

Зарегистрированные документы передаются под роспись в реестре с указанием даты, времени передачи документа и фамилии работника, принявшего документ.

Документы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области и используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) службой делопроизводства в соответствующем журнале, карточке или автоматизированной системе.

Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области, как правило, не допускается. В исключительных случаях переписка ведется без регистрации документов в службе делопроизводства.

7.12. Зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции документы передаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области в другой только через сектор служебной корреспонденции с переадресацией в автоматизированной системе «Канцелярия».

Передача документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области осуществляется через службу делопроизводства.

7.13. При работе с документами, поступившими в орган исполнительной власти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

7.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник с разрешения непосредственного руководителя передает другому работнику через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении числящиеся за исполнителем документы сдаются в службу делопроизводства.

Контроль за передачей документов осуществляется руководителем соответствующего подразделения.

7.15. Поступившие документы представляются работником службы делопроизводства руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области и согласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

7.16. Состояние работы с документами в органе исполнительной власти Ленинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства.

Служба делопроизводства ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с данными, занесенными в базу данных «Канцелярия», представляет руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области справку о прохождении и исполнении документов.

Раздел 7.1. Порядок работы с федеральными правовыми актами

(Раздел дополнительно включен постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 августа 2013 года N 84-пг)

1. Копии федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов Федерального Собрания Российской Федерации (далее — федеральные правовые акты) поступают в Правительство Ленинградской области на бумажных носителях по рассылке, а также в электронном виде через официальный интернет-портал правовой информации (www/pravo.gov.ru) в сети «Интернет».

2. Прием, отбор, регистрацию и хранение федеральных правовых актов осуществляет комитет правового обеспечения и контроля.

3. После осуществления регистрации комитет правового обеспечения и контроля подготавливает резолюцию председателя комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области по вопросу применения федеральных правовых актов.

4. В соответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области федеральные правовые акты направляются первому вице-губернатору Ленинградской области, вице-губернаторам Ленинградской области по направлениям деятельности или руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области (далее — исполнители) для организации работы.

В случае если федеральный правовой акт содержит более 20 страниц, документ направляется исполнителю в электронном виде с использованием функциональной подсистемы «Кодекс: Служебная корреспонденция» системы электронного документооборота в Администрации Ленинградской области.

5. В случае если в тексте федерального правового акта содержатся поручения (указания, рекомендации) органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, такой документ согласно резолюции председателя комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области считается имеющим особую значимость и ставится на контроль в соответствии с разделом 6 настоящей Инструкции.

Раздел 8. Подготовка и оформление документов в органах исполнительной власти Ленинградской области. Отправка документов

Основные требования к подготовке и оформлению документов

8.1. При подготовке и оформлении документов работники должны руководствоваться следующими основными требованиями:

документы печатаются на бланках установленной формы, если иное не установлено настоящей Инструкцией;

письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти по вопросам, входящим в компетенцию Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, оформляются соответственно на бланках Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области за подписью Губернатора Ленинградской области либо лица, исполняющего его обязанности;

письма за подписью первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках соответственно первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области;

письма руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию органов исполнительной власти Ленинградской области, оформляются на бланках этих органов;

при переписке между структурными подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области бланки не используются;

содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

исходящие письма отправляются с подписью должностного лица, копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер письма выносятся в заголовок первого листа;

документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, при этом указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором указана фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;

проекты документов должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);

датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: «12 мая 2004 года») либо цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности число, месяц, год (например: «15.04.04»). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования используется при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;

при направлении документа руководителю организации ее наименование (в родительном падеже) включается в состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлении документа в организацию ее наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия руководителя — в дательном падеже, при направлении документа в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываются обобщенно, например: «Руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области», «Главам муниципальных образований»;

адресат указывается в правом верхнем поле документа;

полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

почтовый адрес располагается после фамилии адресата;

в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы имени, отчества и фамилия адресата;

в адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;

если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме: «Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз.». Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать;

на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовым актом, гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕН» в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;

отправляемому документу присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса органа исполнительной власти Ленинградской области и порядкового номера документа органа исполнительной власти Ленинградской области, при этом исходящий номер может быть дополнен индексом дела в соответствии с номенклатурой дел;

письмам и телеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской области, первым вице-губернатором Ленинградской области, вице-губернаторами Ленинградской области, регистрационные номера присваиваются только в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства;

письмам и телеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) органов исполнительной власти Ленинградской области, регистрационные номера присваиваются ответственными за делопроизводство, после чего копия документа с экземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласно номенклатуре дел и хранится в органе исполнительной власти Ленинградской области.

8.2. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе в посольства и представительства иностранных государств) оформляются на бланках.

На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются адрес зарубежного корреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны.

Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом международных и региональных связей Ленинградской области.

8.3. Телеграммы за подписью должностных лиц Ленинградской области оформляются следующим образом:

текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений, не должен превышать одной машинописной страницы;

подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества);

для отправки передаются три экземпляра текста телеграммы.

Отправка документов

8.4. Исходящие документы за подписью Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области передаются для обработки и отправки адресатам в сектор служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства. Документы, подписанные руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области, отправляются через ответственного за делопроизводство.

На отправку передаются подлинник документа и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более чем четырем адресатам). При этом ответственному за делопроизводство дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с указателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются оформленный подлинник, две копии и два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

Экземпляр документа (письма, телеграммы) с проставленным на нем исходящим номером и датой отправки возвращается в соответствующий орган исполнительной власти Ленинградской области.

Документы отправляются адресатам в зависимости от степени срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Служебные документы структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области, направляемые по всем видам связи, отправляются только через сектор служебной корреспонденции за номерами, присвоенными им сектором служебной корреспонденции.

Раздел 9. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области

9.1. В настоящем разделе определены особенности работы с депутатскими запросами членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области (далее — обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области.

9.2. В качестве депутатского запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке члена Совета Федерации, депутата, фракции, депутатской группы Государственной Думы, с соответствующей подписью (подписями).

В качестве обращения депутата Законодательного собрания Ленинградской области рассматривается письмо Председателя Законодательного собрания или его заместителя, к которому прилагается правовой акт Законодательного собрания и депутатское обращение, рассмотренное на заседании Законодательного собрания.

9.3. Депутатские запросы и обращения депутатов на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.

Абзац исключен с 6 апреля 2015 года — постановление Губернатора Ленинградской области от 31 марта 2015 года N 18-пг..

9.4. Поступившие в управление делопроизводства депутатские запросы и обращения депутатов направляются:

адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области — Губернатору Ленинградской области;

адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области — первому вице-губернатору Ленинградской области;

адресованные вице-губернаторам Ленинградской области — вице-губернаторам Ленинградской области;

адресованные органам исполнительной власти Ленинградской области — руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области.

9.5. Орган исполнительной власти Ленинградской области или должностное лицо, которому непосредственно адресован депутатский запрос или обращение, должен дать ответ на него в письменной форме не позднее 10 дней со дня получения обращения или в иной установленный в депутатском запросе или обращении срок.

В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 10-дневный срок со дня получения обращения.

9.6. Орган исполнительной власти Ленинградской области, которому поручено рассмотреть обращение депутата, адресованное Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской области, в 10-дневный срок с момента регистрации документа в секторе служебной корреспонденции представляет Губернатору Ленинградской области проект ответа.

9.7. Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, и контроль исполнения этих поручений осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

9.8. Обращения и запросы депутатов, адресованные непосредственно в органы исполнительной власти Ленинградской области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы, исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в этих органах в дела согласно номенклатуре дел.

Раздел 10. Рассмотрение обращений граждан (исключен)

(Раздел исключен — постановление Губернатора Ленинградской области от 22 октября 2013 года N 100-пг.

Раздел 11. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов

Изготовление и использование бланков документов

11.1. Бланки документов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

11.2. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и секторе служебной корреспонденции общего отдела.

11.3. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области используются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской области.

11.4. Бланки Губернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительной власти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документов только по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальника управления делопроизводства.

В журнале учета выдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшего разрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной власти Ленинградской области и фамилия получившего бланк.

Орган исполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использовании полученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.

11.5. Введение в обращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской области осуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основании обращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес управления делами с приложенным образцом (макетом) нового бланка.

Не разрешается изготовление бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

11.6. Управление делопроизводства:

получает от органов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовление бланков, а также образцы (макеты) бланков;

согласовывает заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции.

11.7. Управление делами Правительства Ленинградской области при изготовлении бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков обеспечивает их максимальную защищенность от подделки.

Заказы на изготовление бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков размещаются в установленном порядке на предприятиях, имеющих лицензию на изготовление защищенной от подделок полиграфической продукции.

11.8. Управление делами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков и другой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной власти Ленинградской области.

11.9. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность за обеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность их использования.

Изготовление и использование печатей и штампов

11.10. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области.

11.11. Гербовые печати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области хранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

11.12. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и/или герба Ленинградской области (далее — гербовая печать) могут иметь органы исполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениями о них.

11.13. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах в установленных законодательством случаях.

11.14. Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются управлением государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

11.15. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.16. На копиях областных законов, правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.

11.17. Печать управления делами Правительства Ленинградской области применяется при оформлении гарантийных писем и финансовых документов.

11.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

11.19. Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительной власти Ленинградской области производится по их письменным заявкам управлением делами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттиска печати или штампа.

11.20. Штампы и печати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитываться ответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.

11.21. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляет управление делопроизводства.

11.22. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управление делопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляются соответствующие отметки.

11.23. Ответственность за хранение и контроль использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области возлагается на их руководителей.

При смене руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.

Раздел 12. Техническое обеспечение работы с документами

Печатание документов

12.1. Печатание документов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов, которые утверждаются руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

12.2. В группе автоматизированной подготовки документов протокольного отдела управления делопроизводства печатаются только служебные документы Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

В первоочередном порядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, законопроекты, документы Губернатора Ленинградской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ленинградской области, другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольного отдела по согласованию с исполнителями.

Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатания черновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.

Перенос проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области на бланки производится только в группе автоматизированной подготовки документов. Проекты, подготовленные в органах исполнительной власти Ленинградской области с использованием компьютерной техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается исполнителем.

12.3. Печатание в группе автоматизированной подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или сокращения «стр.» и знаков препинания.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева.

12.4. В группе автоматизированной подготовки документов сданные для печатания материалы и объем выполненной работы учитываются в журнале.

Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания.

12.5. В случае необходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Копирование (тиражирование) документов

12.6. Копировально-множительные работы осуществляются в группе копировально-множительных работ общего отдела управления делопроизводства и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющих множительную технику.

12.7. В группу копировально-множительных работ для копирования сдаются только служебные документы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется на бланке установленной формы (приложение 5 к Инструкции) и подписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области либо ответственным за делопроизводство.

Тиражирование материалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовление цветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальником управления делопроизводства.

Размножение бланков, используемых в Администрации Ленинградской области, не разрешается.

К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградской области, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений Губернатора Ленинградской области.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись на бланке заказа.

12.8. Учет выполненных работ в группе копировально-множительных работ ведется в журналах установленной формы на основании заказов.

12.9. Порядок использования множительной техники в органах исполнительной власти Ленинградской области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции.

12.10. В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Стенографирование

12.11. Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется по письменным заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области в управление делами Правительства Ленинградской области.

Звукозапись мероприятий

12.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется специалистами управления делами Правительства Ленинградской области по заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.

12.13. Учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает управление делами Правительства Ленинградской области.

Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи

12.14. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Правительства Ленинградской области, установлены в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

12.15. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача документа осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6 к Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течение одного года;

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Ленинградской области;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму;

запрещается передавать тексты документов с грифом «Для служебного пользования»;

принятые к передаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 7 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа. Подлинники после передачи возвращаются исполнителям с указанием времени отправки;

поступившие по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 8 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

12.16. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительной власти Ленинградской области, осуществляется их руководителями.

Раздел 13. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, с указанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

13.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями, планами и отчетами.

13.3. Номенклатура дел на следующий календарный год (приложение 9 к Инструкции) разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства (ответственным за делопроизводство), согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела и утверждается руководителем. Копия передается в управление делопроизводства.

Вновь образованный орган исполнительной власти Ленинградской области в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и согласовывает ее с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.

13.4. Номенклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, утверждается руководителем и согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В утвержденную сводную номенклатуру дел в течение года по согласованию с управлением делопроизводства могут вноситься изменения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.5. Графы номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом:

В графе 1 «Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.

В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел по следующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органов исполнительной власти Ленинградской области.

Так, в номенклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительными документами органа исполнительной власти Ленинградской области.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» («ДСП»), журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, структурного подразделения);

корреспондент (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, которому адресуют и от которого получают документ);

вопрос и краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи удостоверений», «Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области».

При наличии в деле нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке, например:

«Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области».

Если документы, имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при формировании заголовка дела используется термин «Документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет сформировано дело, например:

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)».

Термин «Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Термин «Переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, например:

«Переписка с гражданами о выдаче архивных справок».

Для внутренних документов используется краткое название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения) или приводится общее видовое название, например:

«Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области».

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения или обобщенное видовое название без конкретного перечисления, например:

«Переписка с Росархивом о …»;

«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, в заголовке дела указывается его название, например:

«Переписка с организациями Ленинградской области о выполнении договоров».

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название, например:

«Переписка с исполнительными органами государственной власти Ленинградской области о проведении совещания по вопросам делопроизводства».

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа, например:

«Распоряжения Губернатора Ленинградской области по вопросам основной деятельности за 2005 год».

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал, например:

«Бизнес-планы на январь-декабрь 2005 года»;

«Сводный баланс доходов и расходов за второй квартал 2005 года».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в органе исполнительной власти Ленинградской области, государственном учреждении, в заголовке указывается ее номер (шифр), например:

«Личные карточки (форма Т-2)».

В заголовках дела при необходимости указывается, что документ представлен копией, например:

«Распоряжения Губернатора Ленинградской области. Копии».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и в заголовки томов при необходимости могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года.

В графе 4 «Срок хранения и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.

Графа 5 «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел и т.п. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.

Формирование и оформление дел, законченных делопроизводством

13.6. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены в дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.

Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка «В дело N …», дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости — отметка о решении вопроса, изложенного в документе.

Неисполненные и/или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

13.7. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного лица в органе исполнительной власти Ленинградской области, государственном учреждении, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т.1», «т.2» и т.д.;

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления или в алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);

приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;

10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;

11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем «ПВА»;

12) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Экспертиза ценности документов

13.8. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Ленинградской области.

Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти Ленинградской области проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел к передаче на хранение в архив. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной власти Ленинградской области.

13.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Это относится прежде всего к документам, подписанным или правленным Губернатором Ленинградской области.

Дела с отметкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭК», содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

13.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 11 к Инструкции), и акт о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 12 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе «Примечание» делается соответствующая отметка, например:

«Уничтожено 02.04.2004» или «Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004» и т.п.

13.12. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в органе исполнительной власти Ленинградской области после составления описей дел постоянного срока хранения по акту (приложение 12 к Инструкции), который утверждается руководителем и хранится постоянно.

13.13. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

Систематизация документов внутри дела

13.14. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе о их местонахождении.

13.15. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, приложения и примечания к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.16. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года — первым в деле.

13.17. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов в дело переписки текущего года производится с указанием индекса дела предыдущего года.

13.18. При переподшивке документов из одного дела в другое на обложке дела указывается, в какое дело переподшит документ.

13.19. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, они группируются сначала по корреспондентскому признаку, затем — по хронологическому.

13.20. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решения Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, имеется секретная информация, все документы по данному вопросу передаются в особую часть.

Оформление дел и нумерация листов

13.21. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела (приложение 13 к Инструкции), составление внутренней описи документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление реквизитов обложки.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

13.22. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 15 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

13.23. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

13.24. Даты на обложке должны соответствовать году начала и окончания дела. Крайними датами дела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в деле) и конечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия — даты регистрации документов), справок органа исполнительной власти Ленинградской области.

При выведении крайних дат не учитываются дата списания документов в дело и дата списания дела в архив, даты резолюций, даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

13.25. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

13.26. По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.27. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, затем — очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

13.28. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение 13 к Инструкции).

В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.

По согласованию с архивом в органе исполнительной власти Ленинградской области на обложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области в период, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новое наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнее наименование заключается в скобки.

В листах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются количество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

Хранение документов и дел в подразделении

13.29. До передачи документов и дел в государственный архив их хранение осуществляется в органе исполнительной власти Ленинградской области.

Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области ответственны за организацию хранения документов и дел.

13.30. К каждому делу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области, оформляется лист использования документов (приложение 16 к Инструкции), в котором делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилии ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он ознакомлен.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области, при этом в деле должны быть оставлены заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

Передача дел в архив

13.31. Подготовка документов к сдаче на хранение в архив включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

13.32. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив органа исполнительной власти Ленинградской области по решению руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области.

В случае принятия решения о ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области лицо, исполняющее обязанности руководителя, обязано в течение одного месяца с момента принятия такого решения организовать формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

При реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области документы и дела передаются органам исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с их компетенцией.

13.33. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается надпись «В архив», которая заверяется подписью руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись «В архив» делается на последнем листе сдаточной описи.

13.34. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются для переоформления.

13.35. По указанию руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела.

Составление описей дел

13.36. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении такой работы оказывает уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу (приложения 17, 18, 19 к Инструкции).

Дела, оставленные на контроле в подразделении, включаются в опись года. В графе «Примечание» карандашом делается запись «н/к» (на контроле).

13.37. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, каждый том или часть имеет самостоятельный номер).

При внесении в опись подряд нескольких дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела (тома), на остальных однородных делах (томах) делается надпись «То же». Другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

13.38. Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.д.

13.39. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, второй хранится в органе исполнительной власти Ленинградской области в течение трех лет после передачи документов.

13.40. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против заголовка каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работника органа исполнительной власти Ленинградской области и работника архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

13.41. Вместе с делами органа исполнительной власти Ленинградской области в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы и регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

13.42. На дела постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (приложение 14 к Инструкции), которая помещается в начале дела.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

На основе описей дел составляется Годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской области (дел постоянного хранения и по личному составу), который направляется на рассмотрение в уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. После рассмотрения Годовой раздел сводной описи дел утверждается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области (приложения 17, 19 к Инструкции).

Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, по личному составу — в трех экземплярах. К описям составляются предисловие и историческая справка. Обязательным элементом оформления Годового раздела сводной описи дел является титульный лист описи (приложение 20 к Инструкции).

Использование документов архива

13.43. Документы и дела, находящиеся на хранении в архивах органов исполнительной власти Ленинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующего архива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения под роспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).

13.44. Изъятие документов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается.

13.45. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, изымать или заменять отдельные листы.

13.46. Ознакомление с подлинниками законов Ленинградской области, правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется только в помещении архива.

13.47. Документы из архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляются для ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменным запросам, об этом делается запись в учетных документах архива (карте-заместителе дела, листе использования документов) и оформляется акт о выдаче дел во временное пользование (приложение 22 к Инструкции).

Приложение 1 к Инструкции. Маршрутный лист

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

___________________________________________________________________________

(полное наименование проекта документа)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Количество листов ____, в том числе прилагаемых материалов _____________.

Подготовил_________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти Ленинградской области,

___________________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя)

N п/п	Дата и время передачи проекта	Кому передан проект на визирование (фамилия, инициалы)	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство	Дата и время возврата проекта	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство

Отметки в маршрутном листе о передаче проекта на согласование и возврате проекта заверяются двумя подписями: ответственного за делопроизводство и исполнителя.

Проект передан в протокольный отдел	«		«		200		года в		час.		мин.

Сдал			Принял
	(подпись)			(подпись)

Приложение 2 к Инструкции. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Правительство Ленинградской области

1. Копии нормативных документов Законодательного собрания Ленинградской области.

2. Копии нормативных актов муниципальных образований Ленинградской области.

3. Копии документов организаций и учреждений.

4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

8. Аналитические обзоры органов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы, представляемые для сведения.

9. Планы основных мероприятий, проводимых Законодательным собранием Ленинградской области, муниципальными образованиями, органами исполнительной власти Ленинградской области.

10. Проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области.

11. Документы без подписи.

Приложение 3 к Инструкции. Акт

(Форма)

«		«		200		года	Санкт-Петербург

Мы, нижеподписавшиеся работники сектора служебной корреспонденции общего
отдела управления делопроизводства
составили настоящий акт о том, что «		«		200		года при
вскрытии пакета
в нем не оказалось

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи

Приложение 4 к Инструкции. Заказ на выполнение машинописных работ

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Подразделение
Фамилия		Телефон
Наименование материала
Вид бланка
Дата, время сдачи материала
Руководитель подразделения
(фамилия, инициалы, подпись)
Количество листов
Дата, время исполнения заказа
Исполнитель заказа
	(фамилия, инициалы, подпись)

Приложение 5 к Инструкции. Заказ на выполнение копировально-множительных работ

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Подразделение
Фамилия		Телефон
Наименование материала
Количество листов
Формат
	(А3, А4, А5)
Тираж
Руководитель подразделения
(фамилия, инициалы, подпись)
Дата, время исполнения заказа
Исполнитель заказа
	(фамилия, инициалы, подпись)

Приложение 6 к Инструкции. Заказ на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Подразделение

Фамилия

Телефон

Наименование передаваемой информации (полностью)

Прошу передать служебную информацию

Страна, код страны

Город, код города

Телефон

Кому

Объем передаваемого сообщения

листов

(наименование должности руководителя подразделения)

(подпись)

(фамилия, инициалы)

«

«

200

года

Приложение 7 к Инструкции. Журнал учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

N п/п	Наименование подразделения, фамилия, инициалы и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, страна, город	Количество листов	Дата и время поступления, характер материала	Отправил (фамилия, инициалы, дата, время)	Отметка о возврате материала

Приложение 8 к Инструкции. Журнал учета принятых документов по каналам факсимильной связи

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

N п/п	Адрес корреспондента, фамилия, телефон	Принято	Направлено
		дата и время	количество листов	фамилия, инициалы	наименование подразделения, фамилия, инициалы получателя	дата и время отправки

Приложение 9 к Инструкции. Номенклатура дел

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

	N
(место составления)
на		год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество ед.хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива или лица, ответственного за хранение архивных документов

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела

от

N

от

N

Приложение 10 к Инструкции. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в органе исполнительной власти Ленинградской области

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого

Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти Ленинградской области
	Личная подпись		Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в
	(наименование структурного подразделения, отвечающего за хранение архивных документов)
Наименование должности лица, передавшего сведения
	Личная подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение 11 к Инструкции. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

АКТ N			Фонд N
		(название фонда)
(место составления)
о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

В результате		установлено
отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые органом исполнительной власти Ленинградской области всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.

Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия

Итого

ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими

ед. хр.

(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности лица, ответственного за хранение архивных документов

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области

от

N

от

N

Изменения в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет и хранение архивных документов

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 12 к Инструкции. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

АКТ N
(место составления)
о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

На основании
	(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда N
(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание

Итого		ед. хр. за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за		годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти
Ленинградской области в области архивного дела (протокол N
от		).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области

от

N

Документы в количестве

ед. хр., весом

кг

(цифрами и прописью)

сданы в

на переработку по приемо-сдаточной

(наименование организации)

накладной от

N

Наименование должности лица, сдавшего документы
	Личная подпись		Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности лица, внесшего изменения в учетные документы
	Личная подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение 13 к Инструкции. Лист-заверитель N _____

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

В деле подшито и пронумеровано		листов
	(цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись
	Личная подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение 14 к Инструкции. Внутренняя опись документов ед. хр. N _____

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание

Итого		документов
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
	Личная подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение 15 к Инструкции. Дело N__

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области
(наименование структурного подразделения)

	(заголовок дела по номенклатуре дел)

	Начато		года
	Окончено		года
	На		листах
	Хранить

Наименование архива
ФОНД N
ОПИСЬ N
ДЕЛО N

(Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу)

Приложение 16 к Инструкции. Лист использования документов

Фонд N		Опись N		Дело N
Заголовок дела

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	N использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело

Формат А4 (210297 мм)

Приложение 17 к Инструкции. Опись

Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

ФОНД N
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения
за		год

Название раздела (структурного подразделения)
N	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание

В данный раздел описи внесено

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера

пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

подписи

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица, ответственного за хранение архивных документов

подписи

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области

от

N

от

N

Приложение 18 к Инструкции. Опись

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

ФОНД N
ОПИСЬ N
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за		год

Название раздела (структурного подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание

В данный раздел описи внесено

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера

пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица, ответственного за хранение архивных документов

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области

от

N

Приложение 19 к Инструкции. Опись

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

ФОНД N
ОПИСЬ N
дел по личному составу
за		год

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание

В данный раздел описи внесено

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера

пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности работника службы кадров

Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела

от

N

от

N

Приложение 20 к Инструкции. Опись

Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

(наименование архива Ленинградской области)

(наименование органа исполнительной власти Ленинградской области)

Приложение 21 к Инструкции. Карта-заместитель дела

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области

Дело
	(N и название)
Опись
	(N и название)
Фонд
	(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):

N п/п	Фамилия, инициалы пользователя	Дата выдачи	Дата возврата

Формат А4 (210297 мм)

Приложение 22 к Инструкции. Акт N ____ о выдаче дел во временное пользование

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения

АКТ N
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
(наименование организации, адрес, почтовый индекс)

Основание
Для какой цели выдаются дела
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N
	(название фонда)

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Примечание

Всего выдается		ед. хр.,
	(цифрами и прописью)
Срок возвращения

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности руководителя организации, выдающего дела	Наименование должности руководителя организации- получателя
Подпись		Расшифровка подписи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата	Дата
Гербовая печать организации	Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства
	(наименование организации)
Руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив)
	Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства
	(наименование организации)
Руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив)
	Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности. Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив)
	Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив)
	Подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение 23 к Инструкции. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве

Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
(Принят и введен в действие с 1 января 1999 года постановлением
Госстандарта России от 27 февраля 1998 года N 28)

Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп».

Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой.

1. Область применения

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные термины с определениями

2.1. Общие понятия

делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;

документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;

официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа;

дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам;

правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

наименование документа: Обозначение вида письменного документа;

организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа;

постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;

формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;

формуляр — образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

бланк документа: Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;

зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;

табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;

оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;

заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

2.2.2. Организация работы с документами

организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение;

исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения;

внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;

индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;

дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;

заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;

номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

2.3. Архивное дело

2.3.1. Организация документов архивного фонда

архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;

архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;

архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;

архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;

Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;

государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью;

негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;

объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся на протяжении жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;

архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;

комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;

источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;

документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;

фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;

фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;

ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение;

запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;

экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;

выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;

выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, отбор их к уничтожению;

постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке;

документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;

документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну;

учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;

единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве;

учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации;

список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;

лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике;

внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

проверка наличия (состояния) дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

2.3.2. Научно-информационная деятельность архивов

научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов;

использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан;

публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами;

система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования;

историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата;

архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах;

межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов;

архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием;

обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом;

архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации;

указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов;

архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов;

архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных;

архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО «Кодекс»

Сфера применения

Структура и содержание

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».