Дата публикации: 2017-12-11
Дата изменения: 2023-04-13
Как работать на кассе: инструкция для кассира
Инструкция для кассиров торговых предприятий – как работать на кассе, что входит в список основных трудовых обязанностей, как проводить расчетные операции.
Согласно положениям 54-ФЗ все организации и предприниматели, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг, обязаны использовать современные модели ККТ для проведения расчетных операций. Многие устройства, установленные в точках продаж, имеют интуитивно понятный и привычный для постоянных пользователей интерфейс. Однако начинающие и еще неопытные кассиры могут испытать трудности при эксплуатации кассовых аппаратов. Если вы или ваш персонал еще не имеете представления, как работать на кассе, предлагаем для начала изучить алгоритм действий и основные нюансы использования оборудования, а уже потом проходить обучение у специалистов ТД «РОКАС».
Основные трудовые обязанности кассира
Каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией и общими правилами работы с ККТ. В перечень обязанностей, связанных с обслуживанием в кассовой зоне, относится:
- Проведение денежных операций и выдача чеков каждому покупателю;
- Прием наличных средств и выдача сдачи;
- Точное определение подлинности купюр;
- Проведение оплаты с помощью электронных средств (например, банковских или кредитных карт);
- Контроль и учет наличных купюр в денежном ящике;
- Ведение кассовой отчетности, оформление документов;
- Инкассация денег и их передача инкассатору.
Кассир постоянно контактирует с клиентами, контролирует процесс оплаты товаров и услуг, а также применяет оборудование в кассовой зоне. Чтобы поддерживать высокую скорость и уровень качества обслуживания посетителей, сотрудник должен в совершенстве владеть навыками управления кассовой техникой и хорошо ориентироваться во всех доступных функциях.
Подготовка к работе
Если в основные обязанности сотрудника входит обслуживание покупателей на кассе, то ему необходимо заранее прибыть на рабочее место для своевременного запуска оборудования, проверки его работоспособности, а также устранения возможных неполадок.
Перед началом смены работник должен получить бумагу для печати фискальных документов, монеты и купюры, ключи от денежного ящика (при его наличии). Факт выдачи кассиру денежных средств и сдачи им денег ответственному сотруднику фиксируется в специальном журнале (форма КО-5).
Расчётные операции
Для начала работы на кассе потребуется открыть смену и создать отчет, который в автоматическом режиме отправится оператору фискальных данных. Документ о закрытии смены может быть сформирован в течение 24 часов, том числе на следующий рабочий день. Если не успеть вовремя закрыть текущую смену, то ФН перестанет формировать фискальный признак в чеке, и все расчетные операции станут незаконными.
Вместе с закрытием смены необходимо сформировать документ с данными о состоянии счетчиков, в котором должна содержаться следующая информация:
- Суммы, проведенные через кассу безналичным и наличным путем;
- Число операций прихода, расхода, возврата и сумма по каждой из них;
- Состояние обмена данными с ОФД.
Чтобы сформировать чек в момент купли-продажи и оплаты, кассиру необходимо:
- Внести данные о товаре/услуге в программы вручную или с помощью сканера штрих-кода;
- Озвучить клиенту сумму покупки, отразившуюся на мониторе или дисплее кассы;
- Принять денежные средства или банковскую карточку;
- Назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту, если расчет происходит наличными;
- Распечатать чек и передать его покупателю.
Если клиенту потребуется электронный чек, то его можно отправить на e-mail или по мобильному номеру. Дополнительно кассовая техника позволяет формировать следующие фискальные документы:
- бланк коррекции. Он необходим в случае поломки ККТ, перебоев с интернетом и выявления ошибок. Бланк создается, если продажи длительное время велись без обмена данными с ОФД и налоговой;
- бланк возврата. Документ нужен, если необходимо вернуть покупателю ранее оплаченную сумму.
Для авансовых платежей создается чековый документ с признаком «Аванс». В дальнейшем при оплате всей суммы покупки, необходим реквизит «Полная оплата».
Полезная памятка для кассира
Если вы хотите гарантированно избежать штрафных санкций и лишних проверок, вам нужно организовать процесс расчета покупателей в соответствии с действующим законом. Кроме того, потребуются знания в сфере урегулирования споров и навыки оформления возврата товаров и денежных средств.
Каждый кассир после приема в штат должен пройти полноценное обучение работе с кассовым аппаратом и получить на руки должностную инструкцию. Сотрудник не может допустить присутствия у кассы третьих лиц и оставить свое рабочее место без присмотра, при этом он должен следить за своевременностью замены чековой ленты и выполнять полный перечень операций с кассовым оборудованием. Каждый кассир несет ответственность за денежные средства (недостачу, излишки), а также отвечает за работоспособность техники. В случае поломки или незначительного сбоя, сотрудник должен незамедлительно сообщить об этом руководству.
Полноценно научиться работать с оборудованием с нуля достаточно легко. Опытные и квалифицированные специалисты ТД «РОКАС» готовы обучить вас и ваш персонал использованию ККТ и сопутствующего ПО. К нам могут обратиться клиенты из любых городов: Ростов-на-Дону, Краснодар, Астрахань, Волгоград, Майкоп, Элиста, Каменск Шахтинский, Новочеркасск, Таганрог, Шахты и т.д.
Касса в аренду
Скидки
54 ФЗ. Онлайн-кассы.
ЕГАИС
Торговля крепким алкоголем
Ветис Меркурий
Ветеринарный надзор
ЭДО
Электронный документооборот
Маркировка товара
Должностная инструкция по специальности «Кассир-операционист»
Вы можете скачать должностную инструкцию кассира-операциониста бесплатно. Должностные обязанности кассира-операциониста
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности кассира-операциониста _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность кассира-операциониста принимается лицо с начальным профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним (полным) общим образованием и специальной подготовкой по установленной программе (требований к стажу работы нет).
1.3.Кассир-операционист принимается на должность и увольняется с нее по приказу руководителя организации.
1.4.Кассир должен знать:
-нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций;
-формы кассовых и банковских документов;
-правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;
-порядок оформления приходных и расходных документов;
-лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности;
-порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
-основы организации труда;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Кассир-операционист обязан:
2.1.Осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
2.2.Обслуживать клиентов по счетам, вкладам, переводам, банковским картам.
2.3.Вести валютно-обменные операции.
2.4.Осуществлять расчеты с клиентами, продажу банковских продуктов.
2.5.Вести на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.
2.6.Составлять описи ветхих купюр, а также соответствующие документы с целью замены на новые.
2.7.Составлять кассовую отчетность.
3. Права
Кассир-операционист вправе:
3.1.На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2.Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающимися его деятельности.
3.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной должностной инструкцией.
3.4.В рамках своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить свои предложения по их устранению.
3.5.Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.6.Требовать от руководства учреждения помощи в выполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.7.Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8.Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность
Кассир-операционист ответственен за:
4.1.Невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Причинение материального ущерба работодателю в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (Ф.И.О.)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Старшего кассира
1. Общие положения
1.1. Старший кассир (далее — Работник) относится к категории специалистов.
1.2. На должность старшего кассира » » (далее — Организация) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций;
- порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
- формы кассовых и банковских документов;
- правила приема, выдачи, учета и хранения денежных сумм и ценных бумаг;
- порядок регистрации приходных и расходных документов;
- основные правила и методы ведения бухгалтерского учета;
- правила эксплуатации контрольно-кассовой техники;
- особенности технического обслуживания контрольно-кассовой техники;
- признаки платежеспособности государственных денежных знаков, порядок получения, хранения и выдачи денежных средств, отличительные признаки платежных средств безналичного расчета;
- правила хранения документов строгой отчетности и порядок составления отчетности по ним;
- Закон Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей»;
- основы управления и конфликтологии;
- основы трудового законодательства Российской Федерации;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Работник в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) Организации;
- настоящей должностной инструкцией;
- (иные акты и документы, непосредственно связанные с трудовой функцией старшего кассира).
1.5. Старший кассир подчиняется непосредственно .
1.6. В период отсутствия Работника (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции Работника
2.1. Составление кассовой отчетности.
2.2. Обеспечение сохранности денежных средств и ценных бумаг.
3. Должностные обязанности Работника
3.1. Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:
3.1.1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
3.1.2. Осуществляет контроль за составлением кассовой отчетности.
3.1.3. Проверяет платежеспособность государственных денежных знаков.
3.1.4. Соблюдает правила эксплуатации контрольно-кассовой техники и выполняет расчетные операции.
3.1.5. Осуществляет контроль сохранности товарно-материальных ценностей.
3.1.6. Производит расчет по возвратам.
3.1.7. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.
3.1.8. Обеспечивает сохранность бланков строгой отчетности.
3.1.9. Обеспечивает бесперебойную работу касс.
3.1.10. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3.1.11. Контролирует соблюдение работниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты, производственной и трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.
4. Права Работника
4.1. Работник имеет право:
4.1.1. На участие в обсуждении проектов решений руководства Организации.
4.1.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлечение к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.1.3. Запрос и получение от работников других структурных подразделений необходимой информации, документов.
4.1.4. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.1.5. Требование от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность Работника
5.1. Работника привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
Добавить в «Нужное»
Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации – от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
- для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
Порядок ведения кассовых операций в 2023 году: лимит кассы
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в Типовой ситуации.
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.
Кассовые операции в 2023 году: лимит кассы обособленных подразделений
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Ведение кассовых операций в 2023 г.: превышение лимита кассы
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Кассовые операции: лимит расчетов наличными
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 1,4 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
Кассовые правила
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Документальное оформление кассовых операций
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)).
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.2 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов, объектов налогообложения, физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Кассовые операции: кто подписывает документы
Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Прием наличных
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
Кроме того, кассир должен проконтролировать платежеспособность принимаемых денег. Иными словами, оценить, не фальшивые ли банкноты перед ним, и обращать внимание на поврежденные купюры: загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости и т.д. Так, если банкнота, например, утрачена на 60% или более, ее принимать в кассу не нужно. Поскольку ее невозможно будет обменять по номиналу (п.1,2 Указания Банка России от 26.12.2006 N 1778-У).
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п.277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Выдача наличных
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты наличными проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Кроме того, ранее действовал такой порядок. Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости должен был проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывал фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывал эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверял эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- ставил свою подпись и отдавал ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
Формально с конца 2020 года данная обязанность кассира отменена (п.1.3 Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). Однако в указаниях по заполнению расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53), как и прежде, сказано, что напротив фамилий работников, не получивших зарплату, отметку «депонировано» проставить нужно. А также указано, что в конце ведомости должны быть проставлены суммы выплаченной и депонированной зарплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1). Кроме того, очевидно, что все это должно быть отражено в учете. Поэтому ведомость в любом случае нужно передать бухгалтеру, а тот уже зафиксирует невыплаченную зарплату в реестре депонированных сумм. Так что по большей части кассиру придется действовать по прежней схеме.
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику
В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данный распорядительный документ должен содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя/ИП и дату. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц (их ФИО), каждому из которых должны быть выданы определенные суммы (п. 6.3 Указания). Заявление подотчетника может быть составлено схожим образом – с указанием суммы и предполагаемого срока.
Кстати, ранее подотчетное лицо должно было представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги. Теперь же руководитель организации/ИП вправе сам установить срок для сдачи авансового отчета (п. 6.3 Указания). Исключение – авансовые отчеты по итогам командировок. Их, как и прежде, нужно представлять в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (п.26 Положения к Постановлению Правительства от 13.10.2008 N 749)
Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.
Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер (п. 6.4 Указания).
Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу — представителю — по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен (п. 6.1 Указания):
- убедиться, что в РКО указано именно ФИО представителя (доверенного лица);
- проверить соответствие ФИО доверенного лица, указанного в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.
Обратите внимание, что описанные требования были исключены из Указания ЦБ РФ в 2020 году. Однако это не означает, что выдавать деньги на основании доверенности с тех пор больше нельзя. Можно, только РКО в этом случае должен быть оформлен именно на того, на кого составлена доверенность (Письма Банка России от 11.01.2021 N 29-1-1-ОЭ/6, от 11.01.2021 N 29-1-1-ОЭ/41). И лучше соблюдать ранее установленные правила. В том числе прикладывать к кассовому документу доверенность либо ее копию. Поскольку это будет доказывать тот факт, что наличные были выданы надлежащему лицу.
Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовая книга
Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
Кассовая книга обособленного подразделения
Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то по общему правилу такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания). При этом копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Вместе с тем, для ОП, которые не хранят у себя наличные деньги, а по окончании проведения кассовых операций сдают их в кассу организации, предусмотрено исключение. Такие ОП вправе кассовую книгу не вести (п. 4.6 Указания).
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания запрещено.
Работа с наличкой – это не только применение ККТ. Еще это два специальных лимита, особый документооборот и расходование наличной выручки лишь на определенные цели. В статье разбираемся с порядком организации кассовых операций в компаниях и у ИП.
Правила кассовых операций: четыре главных требования
Про порядок ведения кассовых операций написано в двух нормативных документах. Это указания Банка России:
- от 09.12.2019 г. № 5348-У «О правилах наличных расчетов»;
- от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У).
Если обобщить основное из них, то получатся четыре правила:
- Расчеты наличкой между организациями и ИП ограничены лимитом в 100 тыс. руб. по одному договору.
- Наличная выручка расходуется только на определенные цели
- Прием и выдача наличных денег оформляются кассовыми ордерами и фиксируются в кассовой книге.
- Остаток денег в кассе не должен быть больше лимита, рассчитанного предприятием и зависящего от объемов наличной выручки или наличных трат.
Когда эти требования не соблюдаются, наступает административная ответственность. Если в течение двух месяцев со дня нарушения, организацию или ИП поймают на несоблюдении кассовых правил, то оштрафуют на:
- 4–5 тыс. руб. – для должностных лиц и ИП;
- 40–50 тыс. руб. – для организаций.
В некоторых случаях штрафы заменяются предупреждением. Так будет для некоммерческих организаций или субъектов малого и среднего предпринимательства, если они впервые нарушили требования для кассовых операций. При этом должны соблюдаться три условия:
- нет материального ущерба;
- нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
- нет вреда или угрозы жизни и здоровью людей, животным и растительности, окружающей среде, памятникам истории и культуры, безопасности России.
Чтобы работать с кассой правильно и избежать штрафов, давайте подробнее остановимся на каждом из четырех правил.
Также предлагаем познакомиться с нашими публикациями про кассовую технику:
- Применение ККТ: кто обязан использовать контрольно-кассовую технику и что будет, если этого не делать;
- Регистрация и перерегистрация ККТ: пошаговая инструкция.
Правило 1. Лимит расчетов наличными
Лимит расчетов наличными по одному договору составляет 100 тыс. руб. Он применяется к операциям между:
- организациями;
- организациями и ИП;
- ИП.
Заметьте: ИП должны рассчитываться по своим предпринимательским операциям, а не по бытовым и прочим житейским моментам. К примеру, если ИП покупает у застройщика квартиру себе в собственность, то 100-тысячный лимит не действует. А если это покупка той же квартиры, но под офис, то платить наличкой больше сотни тысяч рублей уже нельзя. Все, что свыше этой суммы, проводится по безналу.
Лимит касается вообще всех платежей по одному договору, в том числе тех, которые проводятся после окончания срока его действия. Например, последний арендный платеж по уже завершенному договору аренды тоже включается в предельную сумму. Кроме того, расчеты через представителя компании – подотчетное лицо – тоже ограничиваются этим лимитом.
Составление кучи дополнительных соглашений к одному договору или нескольких однотипных договоров с одним и тем же партнером и предметом сделки – это не выход. Преодолеть 100-тысячный предел таким способом не выйдет. Налоговики расценят это, как поиск неоправданных лазеек и все равно накажут.
Правило 2. Цели расходования наличной выручки
Если наличка поступила в кассу с расчетного счета, тогда компания или ИП вправе тратить ее так, как посчитают нужным. Если же деньги пришли в кассу как выручка от покупателей, тогда израсходовать их можно только на определенные цели. Вот на такие:
- зарплата и социальные выплаты работникам. Полный перечень таких выплат есть в п. 83–86, 88 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832;
- оплата работ, услуг, товаров за исключением ценных бумаг;
- выдача подотчетных сумм сотрудникам;
- возврат покупателям за оплаченные наличкой, но возвращенные товары или невыполненные работы и неоказанные услуги;
- личные нужды ИП, не связанные с его предпринимательской деятельностью;
- страховые возмещения по договорам страхования в пользу физических лиц, которые ранее платили взносы наличными;
- выдача денег при осуществлении банковским платежным агентом (субагентом) операций на основе ст. 14 Федерального закона «О национальной платежной системе».
Для микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов, в том числе сельскохозяйственных, есть свои особенности. Кроме наличной выручки, они вправе тратить другую наличку, которую получили в кассу как:
- заем;
- возврат основной суммы долга, процентов, штрафов, пени по выданным займам;
- паевые взносы.
А еще для таких организаций расширен перечень трат. Обобщили их в таблице.
Таблица 1. На что еще некоторые компании могут тратить наличку из кассы
|
Вопросы |
Виды компаний |
|
|
Ломбарды и микрофинансовые организации |
Кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные |
|
|
Куда еще могут тратить наличку из кассы |
· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам |
· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · возврат средств по договорам передачи личных сбережений; · плата за использование денег по договорам передачи личных сбережений; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам, по договорам передачи личных сбережений; · выплата паенакоплений (паев) |
|
Каковы дополнительные условия таких трат |
Наличные траты не должны превышать: · 50 тыс. руб. по одному договору займа; · 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на ломбард, микрофинансовую организацию или их обособленное подразделение |
Наличные траты не должны превышать: · 100 тыс. руб. по одному договору займа, передачи личных сбережений или по каждому паенакоплению; · 2 млн руб. в течение одного дня в расчете на кооператив |
Напоследок отметим, что все написанное не касается кредитных организаций. Они могут расходовать наличку из кассы на любые цели.
Правило 3. Документы учета кассовых операций
Есть три основных документа для учета операций по кассе:
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- расходный кассовый ордер (РКО);
- кассовая книга.
Кроме них, составляются также:
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Но они не самые главные. К примеру, журнал автоматически формируется в программе «1С» при выписке ПКО и РКО. А книга используется лишь в тех компаниях, где есть кассиры-раздатчики. Сейчас такое – редкость.
Поэтому про журнал и книгу для кассиров-раздатчиков рассказывать не будем. Остановимся на ордерах и кассовой книге. Важно разобраться, кто и когда их выписывает-подписывает и каковы другие правила составления этих документов.
Приходный кассовый ордер (ПКО)
С помощью ПКО оформляется получение денег в кассу. Форма у документа унифицированная и менять ее нельзя. Она приводится в постановлении Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88.
Вот важные моменты, которые нужно учесть при заполнении приходного кассового ордера.
Кто составляет. ПКО оформляется кем-то из следующих лиц:
- главбухом;
- бухгалтером или другим сотрудником, который на это уполномочен;
- руководителем, если главбуха или назначенного для этой цели бухгалтера нет.
Кто подписывает. Подпись на ПКО ставят:
- главбух или уполномоченный на это бухгалтер;
- кассир;
- руководитель в случае, если он сам ведет кассовые операции.
Сколько экземпляров ПКО формируется. Один экземпляр. При этом у ПКО есть отрывная часть – квитанция. Последняя отдается вносителю денег как подтверждение того, что он их на самом деле передал компании. Основная часть документа остается в организации.
Если ордер составляется в электронном виде, тогда квитанция отправляется на emailтого, кто принес наличку.
Каковы особенности заполнения. ПКО можно заполнять вручную, на компьютере или сочетать эти способы. Главное – ничего не исправлять. Если есть ошибка, значит, созданный документ аннулируется и составляется новый с правильными данными. Кроме того, ПКО допустимо формировать в электронном виде с электронными подписями.
В торговых организациях обычно создается один приходный кассовый ордер по окончании смены операционной кассы. Так можно делать, если компания или ИП используют контрольно-кассовую технику и пробивают чеки.
Для строк ПКО с неочевидным содержанием приводим подсказку про то, что там писать:
- Основание – указывается причина получения денег в кассу. Например, так: «Оплата за товар по накладной № 195 от 01.11.2022», «Торговая выручка за смену», «Вклад в уставный капитал»;
- В том числе – цифрами вписывается сумма НДС по операции или делается отметка «Без НДС»;
- Приложение – перечисляются документы, которые прикладываются к ПКО. Нередко эта графа остается пустой.
Каковы действия бухгалтера и кассира при получении наличных денег. Про такое написано в п. 5.1–5.3 Указаний № 3210-У. Вот эти этапы.
Рисунок 1. Действия бухгалтера и кассира при получении наличных денег
Расходный кассовый ордер (РКО)
РКО составляется, когда наличка из кассы выдается по любому основанию. В том числе при ее передаче инкассаторам для зачисления на расчетный счет.
Как и у ПКО, форма РКО унифицированная и что-то изменять в ней нельзя. Она приводится в постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88.
Перечислим основные моменты, которые помогут правильно сформировать этот документ.
Кто составляет. Здесь полная аналогия с ПКО. Составители все те же, а именно кто-нибудь из перечня:
- главбух;
- бухгалтер или другой назначенный на это сотрудник;
- руководитель, если бухгалтера в штат
е нет и на аутсорсинг учет кассовых операций не передали.
Кто подписывает. Выдача денег по РКО удостоверяется подписями:
- главбуха или бухгалтера, уполномоченного для таких целей;
- кассира;
- руководителя;
- получателя денег.
Причем в этом документе руководитель подписывается не вместо кого-то, а за себя и в обязательном порядке. Это важное отличие РКО от ПКО. Приходник директор может и в глаза не увидеть. А вот с расходником такое не пройдет. И это понятно: контроль за денежными тратами должен быть серьезнее, чем за поступлениями.
Сколько экземпляров РКО формируется. РКО выписывается в одном экземпляре. Никаких отрывных частей нет, зато часто есть прикладываемые документы-основания. Например:
- заявление сотрудника – при выдаче подотчетных сумм;
- квитанция к объявлению на взнос наличными – при внесении налички на расчетный счет;
- платежная ведомость – при выдаче зарплаты работникам из кассы.
Каковы особенности заполнения. С точки зрения технических моментов создания ордера все аналогично ПКО. Можно заполнить документ руками. Можно на компьютере. Можно одновременно и так, и эдак. Но нельзя ничего исправлять.
Еще допускается электронный формат с электронными подписями. Однако тут есть нюанс: если у получателя денег нет электронной подписи, то документ придется распечатать, чтобы он в нем расписался обычным образом.
Причем во избежание ненужных ошибок и переделок документа можно сразу впечатать сумму в графу «Получил». Ранее требовалось, чтобы получатель сам записал эти данные. Сейчас такое не обязательно, если судить по п. 6.2 Указаний № 3210-У.
Если в компании применяется ККТ, то расходник можно выписать один в конце рабочего дня и сразу на все операции выдачи налички из кассы. Основанием для формирования РКО в этом случае будут кассовые чеки.
Для некоторых строчек РКО дадим подсказки про то, что в них указывается:
- Основание – обозначается причина для выдачи денег из кассы. Вот как это бывает: «Выдача под отчет для оплаты товаров по договору № 213 от 01.11.2022», «Сдача наличных в банк», «Выдача зарплаты персоналу за ноябрь 2022 г.»;
- Приложение – записываются документы-основания для траты налички. Выше уже приводили три примера. Вот еще несколько: счет от поставщика, заявление сотрудника на материальную помощь, авансовый отчет с перерасходом выданных денег, доверенность на получение зарплаты за другого человека;
- По – указываются паспортные данные получателя.
Каковы действия бухгалтера и кассира при выдаче наличных денег. Такой порядок описывается в 6.1–6.3 Указаний № 3210-У. И это семь этапов, которые привели на схеме.
Рисунок 2. Действия бухгалтера и кассира при выдаче наличных денег
Кассовая книга
Кассовая книга – это, по сути, таблица. В ней записывается денежный остаток в кассе на начало дня. Затем указываются все ПКО и РКО, выписанные в этот день, и выводится остаток налички на конец дня. С помощью этого документа легко увидеть, не превысила ли компания лимит наличных в кассе.
Формат обложки и листов кассовой книги унифицирован. Менять в них ничего нельзя. А найти их можно все в том же постановлении Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.
Кто ведет кассовую книгу. Книгу ведет кассир, а проверяет его записи главбух или иной уполномоченный на то бухгалтер. В организации, где бухгалтерии нет и учет ведет руководитель, он и будет формировать этот документ.
Каковы особенности заполнения кассовой книги. Их несколько, обобщили их в таблице.
Таблица 2. Как вести кассовую книгу
|
Вопрос |
Ответ |
|
В каком формате ведется |
В бумажном и электронном. При бумажном варианте записи в книгу делаются руками или с помощью компьютера. В последнем случае листы распечатываются и подписываются кассиром и проверяющим его бухгалтером. Нужно распечатать каждый лист в двух экземплярах. Один останется в кассовой книге, другой будет передан бухгалтеру вместе с кассовыми ордерами. Электронный формат предполагает особую защиту книги от искажений и потерь информации, а также наличие электронных подписей у кассира и контролирующего его бухгалтера |
|
Можно ли вносить исправления |
Да – для бумажного варианта, но с правильным оформлением исправлений в соответствии с п. 4.7 Указаний № 3210-У. Нужно указать дату исправления, фамилии, инициалы и подписи тех, кто что-то изменил. Нет – для электронного, если электронные подписи ответственных уже проставлены |
|
Что в конце рабочего дня делает кассир |
· Сверяет фактическую наличку в кассе с данными кассовых документов и с остатком, отраженным в кассовой книге; · распечатывает два листа кассовой книги за каждый день, когда были операции по кассе. Для электронного формата распечатка не нужна; · заверяет записи в кассовой книге своей подписью; · один экземпляр листа подшивает в кассовую книгу, другой вместе с кассовыми ордерами отдает бухгалтеру |
|
Что в конце рабочего дня делает бухгалтер, который проверяет кассира |
· Сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов; · забирает второй экземпляр листа кассовой книги, кассовые ордера и приложенные к ним документы; · ставит подписи на листах кассовой книги |
|
Ведется ли кассовая книга в обособленном подразделении |
Да, если в таком подразделении проводятся кассовые операции. Копии листов кассовой книги из обособленного подразделения должны передаваться в головную организацию. Кассовую книгу можно не вести, если обособленное подразделение не хранит наличку и сдает ее в конце смены в кассу головной организации |
Что будет, если не составлять кассовые документы
В начале статьи мы писали о штрафах, которые ждут компанию или ее должностных лиц за нарушение порядка ведения кассовых операций. В дополнение к ним появятся другие наказания, если не составлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Вот какими они будут.
Таблица 3. Как накажут за отсутствие кассовых документов или ошибки в них
|
В чем суть нарушения |
Как накажут |
На каком основании |
|
Отсутствие ПКО и РКО |
Оштрафуют организацию за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения: · на 10 тыс. руб. – если нарушение нашли в одном налоговом периоде; · на 30 тыс. руб. – если нарушение нашли в нескольких налоговых периодах |
Ст. 120 НК РФ |
|
Оштрафуют организацию за отсутствие или несвоевременное оформление ПКО на 40–50 тыс. руб. |
Ст. 15.1 КоАП |
|
|
Оштрафуют должностных лиц компании: · на 4–5 тыс. руб. – за отсутствие или несвоевременное оформление ПКО; · на 2–3 тыс. руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов; · на 300–500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля |
Ч. 1 ст. 23.5, ст. 15.1, п. 5 ч. 2 ст. 28.3, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6 КоАП |
|
|
Несвоевременное или неполное отражение в кассовой книге операций с наличкой |
Оштрафуют организацию на 40–50 тыс. руб. |
Ст. 15.1 КоАП |
|
Оштрафуют должностных лиц компании на 4–5 тыс. руб. |
Отметим два важных момента про все эти штрафы.
Первый. Организацию не штрафуют при соблюдении двух условий:
- к ответственности за нарушение уже привлекли должностное лицо;
- в компании приняли меры, чтобы больше не допускать ошибок, за которые наказали должностное лицо.
Должностное лицо – это, к примеру, руководитель или главбух. Заметьте, что точно не кассир. Это следует из ст. 2.4 КоАП РФ.
Второй. Если проверяющие найдут несколько нарушений с ответственностью по одной статье КоАП, тогда оштрафуют как за одну ошибку. Если отыщут несколько нарушений по разным статьям КоАП, тогда выберут одно, но самое строгое наказание.
Правило 4. Лимит наличных денег в кассе
Лимит остатка налички – это предельная сумма денег, которую можно хранить в кассе и не сдавать в банк на расчетный счет.
Компания сама считает его величину, ориентируясь на формулы из приложения к Указаниям № 3210-У. Дальше мы приведем их и заодно примеры расчета. А пока расскажем про пять особенностей этого показателя:
- лимит налички в кассе не обязателен для ИП и малых предприятий;
- величина лимита фиксируется в приказе или распоряжении руководителя компании. Ее не нужно согласовывать с обслуживающим банком или налоговиками;
- у лимита нет ограничений по сроку действия. Можно установить его, к примеру, на год, а можно бессрочно. Пересматривать допускается в любое время, когда в этом возникает необходимость;
- у обособленных подразделений, которые сдают наличку в банк, тоже должен быть лимит денег в кассе. Он рассчитывается головной организацией. Причем головная компания считает также одну общую сумму лимита исходя из своей потребности и специфики всех ее «обособленцев». Можно использовать разные формулы для себя и для подразделений;
- если в компании нет приказа или распоряжения руководителя о лимите налички в кассе, значит, он считается равным нулю. Тогда все наличные деньги на конец дня нужно сдавать в банк, кроме трех случаев. Ситуации, при которых в кассе на конец дня можно оставить сверхлимитную наличку, мы обобщили в таблице.
Таблица 4. Когда в кассе может остаться сверхлимитная наличка
|
Когда |
Какие особенности |
|
В дни выдачи: · зарплаты; · выплат, включенных в фонд заработной платы; · выплат социального характера; · стипендий |
· Продолжительность этого периода – не более пяти рабочих дней, включая день снятия налички в банке на эти выплаты; · выплаты, включенные в фонд заработной платы, приводятся в п. 83–86 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832; · выплаты социального характера перечисляются в п. 88 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832 |
|
В выходные дни, если в эти даты у компании проводятся операции по кассе |
Речь про выходные дни банка, из-за которых организация не может сдать сверхлимитную наличность на расчетный счет |
|
В нерабочие праздничные дни, если в эти даты у компании проводятся операции по кассе |
Перечень нерабочих праздничных дней приводится в ст. 112 ТК РФ, а еще в ежегодных решениях Правительства РФ о переносе выходных |
Теперь перейдем к методике определения показателя. Организации вправе выбрать любой из двух вариантов.
Как посчитать лимит исходя из наличных поступлений
Если компания при подсчете лимита L ориентируется на наличную выручку, тогда подойдет такая формула:
L = V ÷ P × Nc
Исходные данные здесь следующие:
|
Условное обозначение |
Суть показателя |
Пояснения |
|
V |
Наличные рублевые поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги в расчетном периоде |
Если у компании есть обособленные подразделения, тогда в расчет принимается и их наличная выручка. Исключение: «обособленцы», которые сами сдают наличку в банк, так как по ним считается свой лимит |
|
P |
Расчетный период, за который считается наличная выручка |
Период выбирает сама компания, но с такими условиями: · продолжительность не более 92 рабочих дней; · можно взять пиковые объемы наличных поступлений; · можно учесть объемы наличной выручки за аналогичные периоды прошлых лет |
|
Nc |
Период времени между днями сдачи наличной выручки в банк |
· Определяется в рабочих днях; · не может быть больше семи рабочих дней. А если организация находится в населенном пункте, где нет банка, тогда не более 14 рабочих дней |
Понятно, что при подсчете вряд ли получится целое число. Поэтому для удобства его можно округлить по правилам математики.
Давайте применим формулу на условных примерах.
Ситуация 1. Допустим, наличная выручка в продуктовом магазине примерно одинаковая на протяжении всего года. Поэтому бухгалтер взял для определения исходных данных последний квартал, в котором как раз 92 календарных дня. Магазин работает ежедневно, для него это полностью рабочий период. Наличная выручка за этот период составила 1 млн руб. Деньги сдаются в банк по понедельникам или в каждый седьмой день.
Лимит составит:
L = 1 000 000 руб. ÷ 92 дня × 7 дней = 76 086,96 руб.
Округляем до 76 087 руб.
Ситуация 2. Наличная выручка в магазине товаров для дачи зависит от сезона. Пиковые продажи были в мае текущего года. Этот месяц бухгалтер взял за основу. Магазин работает по пятидневке, а еще в мае были праздники, поэтому вышло только 18 рабочих дней. Выручка сдается в банк каждую пятницу или раз в пять рабочих дней. За май она составила 600 тыс. руб.
Считаем лимит:
L = 600 000 руб. ÷ 18 дней × 5 дней = 166 666,67 руб.
После округления получаем 166 667 руб.
Как посчитать лимит исходя из наличных трат
Второй ориентир для вычисления лимита – это наличные траты компании. Формула будет такой:
L = R ÷ P × Nn
А исходные данные в ней следующие:
|
Условное обозначение |
Суть показателя |
Пояснения |
|
R |
Наличные рублевые траты в расчетном периоде |
Из наличных трат исключаются выплаты: · зарплаты; · включенные в фонд заработной платы и социальные; · стипендии. Если у компании есть обособленные подразделения, тогда в расчет принимаются и их наличные траты. Исключение: «обособленцы», которые сами сдают наличку в банк, так как по ним считается свой лимит |
|
P |
Расчетный период, за который считаются наличные траты |
Период выбирает сама компания, но с такими условиями: · продолжительность не более 92 рабочих дней; · можно взять пиковые объемы наличных выплат; · можно учесть объемы наличных трат за аналогичные периоды прошлых лет |
|
Nn |
Период времени между днями получения наличных денег в банке |
· Определяется в рабочих днях; · не может быть больше семи рабочих дней. А если организация находится в населенном пункте, где нет банка, тогда не более 14 рабочих дней; · не включаются дни снятия налички для выдачи зарплаты и прочих выплат работникам, стипендий |
Посчитаем значение L на условных примерах.
Ситуация 3. В компании наличка из кассы тратится на покупку канцелярских принадлежностей, а еще на командировки работникам. За последний квартал эти выплаты составили 300 тыс. руб. У компании было 66 рабочих дней в этом периоде. Деньги снимались с расчетного счета на эти цели раз в месяц. Выходит, Nn приравняем к семи, ведь больше нельзя, если только банк не отсутствует в населенном пункте.
Лимит окажется таким:
L = 300 000 руб. ÷ 66 дней × 7 дней = 31 818,18 руб.
С округлением получится так: 31 818 руб.
Ситуация 4. В организации за весь год была лишь разовая покупка за наличные на сумму 75 тыс. руб. Под это снимались деньги с расчетного счета и тоже только один раз за год. В таком случае Р будет равно одному дню, а Nn – семи.
Применяем формулу:
L = 75 000 руб. ÷ 1 дней × 7 дней = 10 714,29 руб.
Или 10 714 руб. с округлением.
В завершении статьи ответим на два расхожих вопроса.
Вопрос 1. Есть ли послабления при работе с наличкой для организаций на УСН
Нет. Организации на упрощенке работают с наличными деньгами по тем же правилам ведения кассовых операций, что и предприятия на общем режиме налогообложения.
Вопрос 2. Обязаны ли ИП соблюдать порядок кассовых операций
Да, обязаны. Однако для них есть упрощения, а именно ИП вправе:
- не составлять приходные и расходные кассовые ордера;
- не вести кассовую книгу;
- не считать лимит остатка наличных и поэтому хранить в кассе любую сумму денег;
- тратить наличную выручку на личные нужды.
Наличные деньги – это самый ликвидный актив предприятия, который очень легко похитить. А еще расчеты наличными сложно контролировать. Именно поэтому госорганы ограничивают цели наличных трат, устанавливают разные лимиты и регламентируют особый порядок документооборота в этой сфере. Про все такие правила мы рассказали в статье.
3.1. В кредитной организации, ВСП прием наличных денег кассовым работником от организаций для зачисления на их банковские счета, счета по депозитам должен осуществляться по объявлениям на взнос наличными 0402001. При представлении организацией в кредитную организацию, ВСП заявки прием наличных денег от организации кассовым работником должен осуществляться по приходному кассовому ордеру 0402008, оформленному с учетом данных заявки.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Прием наличных денег кассовым работником от физических лиц для зачисления на банковские счета, счета по вкладам должен осуществляться по приходным кассовым ордерам 0402008.
Прием наличных денег кассовым работником от физического лица для осуществления на территории Российской Федерации операции по переводу денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП должен осуществляться по приходному кассовому ордеру 0402008 или отражаться указанным работником в реестре по приему наличных денег для осуществления на территории Российской Федерации операции по переводу денежных средств по распоряжению физических лиц без открытия банковских счетов (далее — реестр переводов), составляемом в произвольной форме.
В реестре переводов кассовым работником проставляются: наименование кредитной организации, или наименование филиала, или наименование кредитной организации (наименование филиала) и наименование (при наличии) и учетный номер ВСП, присвоенный Банком России; дата составления реестра переводов; фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица — вносителя; фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица — получателя или наименование организации-получателя; сумма наличных денег, принятых для осуществления операции по переводу; сумма комиссионного вознаграждения (в случае его взимания); итоговая сумма принятых наличных денег; фамилия, инициалы и подпись кассового работника.
(в ред. Указания Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае составления кассовым работником реестра переводов приходные кассовые ордера 0402008 оформляются бухгалтерским работником на итоговые суммы принятых наличных денег, указанные в реестре переводов.
В кредитной организации, ВСП прием наличных денег кассовым работником от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации осуществляется по приходному кассовому ордеру 0402008 вместе с накладными к сумкам 0402300, распечатками автоматических устройств, реестром операций по обработке наличных денег, составленным в произвольной форме. В реестре операций по обработке наличных денег проставляются: наименование кредитной организации, или наименование филиала, или наименование кредитной организации (наименование филиала) и наименование (при наличии) и учетный номер ВСП, присвоенный Банком России; наименование подразделения организации, входящей в систему Банка России; дата; наименования клиентов; суммы наличных денег, полученные по результатам обработки, суммы недостач, излишков, сомнительных денежных знаков Банка России, неплатежеспособных денежных знаков Банка России по каждому клиенту; общая сумма сдаваемых наличных денег; фамилия, инициалы и подпись уполномоченного должностного лица подразделения организации, входящей в систему Банка России.
(в ред. Указания Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.2. Приходный кассовый документ оформляется клиентом или бухгалтерским работником кредитной организации, ВСП. Для проверки, оформления приходного кассового документа по просьбе бухгалтерского работника клиент предъявляет ему паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (далее — документ, удостоверяющий личность).
(в ред. Указания Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
После проверки, оформления бухгалтерским работником приходного кассового документа клиенту выдается отрывной талон к приходному кассовому документу для предъявления в кассу.
В случае оформления приходного кассового ордера 0402008 в виде электронного документа, выполнения обязанностей бухгалтерского работника кассовым работником, использования кредитной организацией, ВСП жетонов или других средств, идентифицирующих клиента, отрывной талон от приходного кассового документа не отделяется.
При приеме наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации приходный кассовый ордер 0402008 оформляется бухгалтерским работником на основании реестра операций по обработке наличных денег и передается вместе с распечатками автоматических устройств кассовому работнику. Реестр операций по обработке наличных денег, накладные к сумкам 0402300 остаются у бухгалтерского работника.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.3. Кассовый работник должен проверить в приходном кассовом документе наличие подписи бухгалтерского работника (ее соответствие имеющемуся образцу при оформлении приходного кассового документа на бумажном носителе), сверить соответствие сумм наличных денег цифрами и прописью, передать клиенту приходный кассовый документ для проставления его подписи и принять наличные деньги.
Наличные деньги от клиентов принимаются кассовым работником полистным, поштучным пересчетом.
Прием наличных денег от другой кредитной организации, ВСП другой кредитной организации допускается осуществлять полными и неполными пачками банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, целости упаковки, наличия реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише; мешками с монетой по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой целости упаковки, наличия реквизитов на пломбах, оттисках клише и ярлыках к мешкам с монетой.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Наличные деньги принимаются кассовым работником таким образом, чтобы клиент видел действия указанного работника.
В кредитной организации, ВСП прием наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации осуществляется полными, неполными, неполно-сборными пачками банкнот, мешками с монетой или сумками с наличными деньгами. Пачки банкнот принимаются в соответствии с абзацем третьим настоящего пункта. При приеме неполно-сборных пачек банкнот количество корешков не проверяется. Сумки с наличными деньгами принимаются по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами с проверкой целости упаковки, наличия реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам с наличными деньгами.
3.4. После приема наличных денег кассовый работник должен сверить сумму, указанную в приходном кассовом документе, с фактической суммой принятых наличных денег и подписать все экземпляры приходного кассового документа.
В подтверждение приема наличных денег организации, организации, входящей в систему Банка России, кассовый работник должен передать подписанные им квитанцию 0402001, экземпляр приходного кассового ордера 0402008, содержащие оттиск штампа кассы. Ордер 0402001, экземпляр приходного кассового ордера 0402008 кассовый работник направляет бухгалтерскому работнику.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
В подтверждение приема наличных денег кассовым работником от физического лица для зачисления на счет по вкладу по договору банковского вклада бухгалтерским работником производится запись в сберегательной книжке, которая заверяется подписями бухгалтерского и кассового работников. Кассовый работник должен передать физическому лицу подписанный им экземпляр приходного кассового ордера 0402008, содержащий оттиск штампа кассы, если при открытии счета по вкладу по договору банковского вклада сберегательная книжка не оформлялась, а также при приеме наличных денег для зачисления на его банковский счет.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
При приеме наличных денег кассовым работником от физического лица для осуществления на территории Российской Федерации операции по переводу денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП физическому лицу кассовым работником передается документ, предусмотренный пунктами 1.10 — 1.12 Положения Банка России от 29 июня 2021 года N 762-П «О правилах осуществления перевода денежных средств», зарегистрированного Минюстом России 25 августа 2021 года, регистрационный N 64765, с изменениями, внесенными Указанием Банка России от 25 марта 2022 года N 6104-У (зарегистрировано Минюстом России 25 апреля 2022 года, регистрационный N 68320), а также подписанный кассовым работником экземпляр приходного кассового ордера 0402008, содержащий оттиск штампа кассы, если приходный кассовый ордер 0402008 оформляется на каждую операцию по приему наличных денег для осуществления на территории Российской Федерации операции по переводу денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП.
(в ред. Указания Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Приходный кассовый ордер 0402008, оформленный в виде электронного документа, по согласованию с клиентом передается ему кредитной организацией с применением средств защиты информации, принятых к использованию в кредитной организации.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.5. При несоответствии фактической суммы наличных денег, вносимых организацией, организацией, входящей в систему Банка России, и суммы, указанной в объявлении на взнос наличными 0402001 (приходном кассовом ордере 0402008), объявление на взнос наличными 0402001 (приходный кассовый ордер 0402008) переоформляется клиентом или бухгалтерским работником на фактически вносимую сумму наличных денег.
Кассовый работник должен перечеркнуть первоначально составленное объявление на взнос наличными 0402001 (приходный кассовый ордер 0402008), на обороте перечеркнутой квитанции 0402001 (экземпляра приходного кассового ордера 0402008) указать фактически принимаемую сумму наличных денег, проставить подпись и направить бухгалтерскому работнику для оформления клиентом или оформления и проверки бухгалтерским работником вновь составленного объявления на взнос наличными 0402001 (приходного кассового ордера 0402008).
(в ред. Указания Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае несоответствия суммы наличных денег, вносимых физическим лицом, сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0402008, кассовый работник должен предложить физическому лицу довнести недостающую сумму наличных денег или вернуть излишне внесенную сумму наличных денег. Если физическое лицо отказалось довнести недостающую сумму наличных денег, кассовый работник должен перечеркнуть все оформленные экземпляры приходного кассового ордера 0402008, на обороте одного экземпляра приходного кассового ордера 0402008 указать фактически принимаемую сумму наличных денег, проставить подпись и направить бухгалтерскому работнику для оформления вновь составленного приходного кассового ордера 0402008.
(в ред. Указания Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Приходный кассовый документ, по которому не были внесены наличные деньги клиентом в кассу, перечеркнутые объявление 0402001, ордер 0402001, экземпляры приходного кассового ордера 0402008 уничтожаются бухгалтерским работником.
В приходном кассовом ордере 0402008, оформленном в виде электронного документа, в случаях, предусмотренных настоящим пунктом, кассовый работник должен проставить отметку о переоформлении приходного кассового ордера 0402008 и направить бухгалтерскому работнику для переоформления приходного кассового ордера 0402008 на фактически вносимую сумму наличных денег.
В случае выявления сомнительного денежного знака Банка России, имеющего признаки подделки денежного знака Банка России при приеме наличных денег от клиента работниками кредитной организации оформляются документы, предусмотренные абзацем третьим пункта 15.2 настоящего Положения.
(абзац введен Указанием Банка России от 31.05.2022 N 6147-У)
3.6. Принятые в кассу наличные деньги допускается передавать кассовым работником заведующему кассой в течение рабочего дня. Объявления 0402001, приходные кассовые ордера 0402008 передаются кассовым работником заведующему кассой по завершении рабочего дня. До передачи наличных денег кассовый работник должен убедиться в том, что сумма их фактического наличия соответствует сумме, указанной в приходных кассовых документах.
(в ред. Указания Банка России от 07.05.2020 N 5454-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.7. При сдаче организацией наличных денег с применением автоматического приемного устройства представитель организации:
вводит персональный код, пароль или другие данные, идентифицирующие организацию, номер банковского счета, на который зачисляется сумма денежных средств;
вносит наличные деньги в автоматическое приемное устройство;
выводит распечатку автоматического приемного устройства, подтверждающую проведение операции по сдаче наличных денег для зачисления суммы денежных средств на банковский счет, в которой содержится информация об организации, кредитной организации, ВСП, идентификационном номере автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в автоматическое приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денег.