Инструкция отгрузки товара со склада образец

В этой статье мы разберем, что это такое — отгрузка товара и продукции со склада. Вообще транспортировка — это довольно кропотливый процесс, в который включается сразу несколько этапов. Одним из них становятся погрузочные работы, которые необходимо производить согласно законодательным актам и правилам, принятым на конкретном производстве. Давайте рассмотрим, как все сделать правильно, в нужном порядке и в соответствии с требованиями приказов.

Что говорит закон

Гражданский кодекс в ст. 506 разъясняет, что по договору, продавец обязуется доставить в указанный срок заказ гражданину или компании.

В ст. 509 прописывается, что поставку осуществляют путем передачи продукции покупающей стороне или любому другому лицу, указанному в качестве конечной точки.

Отгрузка товара со склада: что это значит

Из самого названия следует, что это процесс по отправке подготовленных изделий покупателю или перевозчику. Завершение этой процедуры — момент, когда право собственности переходит от продающего к приобретателю.

Это становится понятно из ст. 223 Гражданского кодекса. В ней утверждается, что стороны вольны договариваться так, как им удобно. Переход может происходить в момент:

• передачи от поставщика лично в руки покупателю;
• подвоза к определенной точке, откуда потом выгодоприобретатель будет забирать своим транспортом;
• доставки к самому складу покупающего.

Собственник может измениться в любой из этих моментов в зависимости от того, что будет вписано в договор.

Можно сделать вывод, что это процесс, во время которого передается продукция и меняется владелец партии.

Вместе с товаром получателю доставляется акт приема-передачи. В нем всегда указано место отгрузки — это юридический адрес, на который необходимо прибыть курьеру или автомобилю, чтобы вручить проданное. Помимо этого, в документе прописываются все основные характеристики груза:

• вес;
• цвет;
• маркировка;
• количество;
• качество;
• другие признаки, которые были признаны важными.

Также в акте всегда есть артикул, список всего, что везут, способ упаковки и масса без тары. Оформляют его в 3 экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один везет водитель как сопроводительную документацию, остальные вкладывают в коробку.

Почему следует контролировать этот момент

День, когда право на собственность переходит от одной компании к другой, определяющий при реализации любых видов товаров.

Во время перевозки может произойти порча, кража, появиться дефекты. Эти риски тоже необходимо указывать в документах. Когда груз транспортируется, некоторые детали способны потеряться, сломаться, выйти из строя или утратить первоначальный внешний вид.

Это негативно сказывается на общей стоимости продукции, поэтому важно заранее оговорить это и прописать в бумагах. Так будет понятно, кто за это отвечает и кому придется оплачивать.

Следите, чтобы все было оформлено правильно. Если появятся разногласия со второй стороной договора, то можно отправиться в суд и предоставить документацию там. Корректно составленная и подписанная, она станет неопровержимым доказательством правоты и невиновности. Это реальный способ возместить понесенный ущерб.

Виды отгрузки товара

Обычно используются 3 основных разновидности:

• Помарочный. Сканируется штрих-код на каждом изделии.
• Отправка остатков по агрегированным коробам. Снимаются ШК, которые есть на транспортных коробках. При этом каждый экземпляр проверять не приходится.
• По коду маркировки (КМ) с агрегацией в короба. В данном случае берется пустая тара и в нее складывается продукция, сканируют КМ на всех пачках.

Каждый из подвидов может быть достаточно быстрым, если пользоваться специальной техникой.

Чтобы оптимизировать этот процесс, стоит обратиться к специалистам нашей компании «Клеверенс». Мы поможем подобрать ПО, которое обеспечит высокую скорость обработки заказов, в том числе и на отгрузку, учет хранящихся в складских помещениях продуктов и многое другое. Среди них — «Склад 15», в рамках которого доступны все 3 перечисленных выше типа.

Соглашение, предмет его заключения и нюансы

Это первый документ, с которого начинаются отношения между продающей и покупающей сторонами. Называться он может:

• договором поставки;
• реализации товара.

Разница между этими двумя видами заключается в том, что первый создают, если контрагент сам отправляет готовую продукцию, а второй в случае, если лишь перепродает изделия. По факту это разновидность купли-продажи.

Чтобы все прошло успешно, важно предусмотреть:

• сам продукт — вписан корректно, со всеми опознавательными знаками;
• прописаны вес, габариты, количество мест, комплектность, цена и срок, в который все должно быть перевезено;
• к договору поставки прикладывается спецификация — бумага, в которой пишут все характеристики партии;
• условия доставки — как, когда и кем будет перевозиться товар.

В упрощенном варианте обязательно указано:

• дата и место заключения;
• предмет сделки;
• обязанности и права обеих сторон;
• цена за единицу и общего объема;
• реквизиты и юридические адреса продавца и покупателя.

Это универсальная бумага, в которую при необходимости можно добавлять разные нюансы, если они есть.

Ниже обычно пишут дополнительные условия:

• когда и как будет переходить право собственности;
• подробную информацию о доставке;
• возможные риски и другие факторы.

Отдельным файлом создается спецификация, в которой указываются все количественные и качественные характеристики. Это проще, чем пытаться вместить все в договор. Особенно если фирмы сотрудничают постоянно, и каждый раз меняется размер партии, количество и наименования ассортимента.

Как производится описание товара перед отгрузкой продукции

Необходимо, чтобы продукт соответствовал:

• всем ГОСТам, к которым он относится;
• каталогам поставщиков, в которых числится;
• общероссийскому классификатору;
• ТУ или иным регламентам, по которым производился;
• техническому паспорту;
• сертификатам соответствия.

Также ключевое условие — указать количество. Оно должно быть определено в денежном выражении или в количественном. Причем согласовывается по каждому названию.

Иные параметры

Их наличие необязательно, без них договор не станет недействительным. Но если возникнут споры, то прописанные пункты в отличие от сказанных слов станут хорошими доказательствами в арбитражном суде.

К ним относятся:

• наличие ассортимент;
• комплект;
• сроки, в которые необходимо все завершить;
• стоимость единицы;
• кем будет осуществляться доставка — транспортной компанией или продавцом.

Таким вкладышем может стать спецификация. Это отдельная бумага, в которой легко расписать все позиции, их особенности, сумма и прочее.

Порядок и правила процесса отгрузки товара со склада, документооборот

Чтобы создать все условия и обеспечить сохранность груза, организовать своевременную качественную приемку, следует:

• строго соблюдать правила, которые предъявляются производителем к упаковке и маркировке;
• проверять или проставлять пломбировку всех мест;
• точно определять количество мешков, пакетов, коробок или иной тары;
• передавать требуемый объем продукции, по комплектности и качеству соответствующий требованиям;
• оформлять документы, по которым можно проверить отгружаемые изделия;
• назначать руководителя, который будет осуществлять контроль отгрузки товара со склада;
• проверять, насколько фактические данные соответствуют тем, которые указаны в бумажных;
• передавать документацию принимающей стороне способом, который заранее был оговорен;
• соблюдать условия, предъявляемые к погрузке и креплениям.

Нет ничего сложного в работе, которая будет производиться перед отправкой партии. Главное — предупредить сотрудников о том, что все следует выполнять в соответствии с нормами безопасности и договором, а также снабдить их современным оборудованием. Это поможет ускорить и упростить задачу.

Инструкция по отгрузке готовой продукции, товара со склада, образец

На каких правилах будет производиться погрузка и отправление, должно быть понятно всем участникам сделки — грузоотправителю, перевозчику и получателю.

Вот несколько требований, которые необходимо соблюдать:

• промаркировать каждую единицу и партию, которые находятся в складских помещениях;
• обязательно проверить характер перевозки и ее объем;
• продумать, сколько единиц техники потребуется для выполнения задачи;
• отправитель или транспортная компания обязуется в строго определенный день предоставить нужный тип ТС для осуществления перевозки;
• изучить, соответствует ли предоставленное ТС всем санитарно-гигиеническим нормам;
• процесс погрузки-разгрузки может контролировать не только перевозчик, но и заказчик;
• перед отправкой проверяют подвижность состава;
• каждый элемент обязательно сканируют, взвешивают и измеряют при необходимости;
• заполняют бумаги, передают их по почте или в электронном виде.

Если на склад был принят товар ненадлежащего качества или не в том количестве, в котором должен быть, то возникает вопрос, что делать. Здесь важно правильно оформить сопроводительные документы:

• Если во время приемки было выявлено, что вместо 30 экземпляров поступило всего 20 или 15, то ответственный сотрудник обязан сделать соответствующую отметку. Необходимо зачеркнуть напечатанный объем и вписать реальный. Если позиции вообще не пришли, то строчка просто вычеркивается. Кроме того, работник ставит свою подпись. То же самое дублируется в счет-фактуру. Когда принимается с участием водителя, то желательно, чтобы он тоже расписался.
• Если это указано в приказе, то можно поступить иным образом. Когда специалист принимающей стороны понимает, что реальное количество расходится с указанным в бумагах, он может отказаться от принятия всей партии. В этом случае составляется акт по форме ТОРГ-2 и весь приход возвращается отправителю до выяснения причин происшествия и исправления недобора.

Важно, чтобы все коробки были правильно промаркированы и упакованы. Если получатель увидит вскрытую упаковку, то может не захотеть принимать весь объем. Причем необязательно, чтобы это было дефектом или прямо влияло на свойства товара. Просто это будет поводом предъявить претензию, ведь покупателю проще составить акт и не брать на себя ответственность за сохранность груза. Это правильнее, чем доказывать потом, что в таре не хватало определенного количества деталей или комплектующих, а пачка не была надежно опломбирована.

Также перед отправкой необходимо проверить, как соблюдались правила погрузки и надежность креплений. Это поможет обезопасить от лишних повреждений ассортимент.

Ошибок и помарок в сопроводительных документах тоже быть не должно. Все оформляется читаемым, а также собирается по накладной. Сотрудник, собирающий заказ, внимательно проверяет комплектность, число и качество отгружаемых изделий. Чтобы упростить задачу и избежать пересорта, ему стоит выдать ТСД, который поможет сканировать промаркированную продукцию и собирать ее согласно листу.

Образец регламента и оформление отгрузки товара со склада

Если процесс проходит без разногласий с договором поставки и его создавал сам производитель, то первым составляют акт приема-передачи. В нем отмечают качество и характеристики, объем, соответствие показателям, прописанным в документации. Его подписывают обе стороны.

После этого готовится упаковочный лист. Он описывает упаковку продукта, в нем есть информация:

• о номере в каталоге;
• касающаяся веса нетто и брутто;
• место;
• перечень изделий;
• артикул, если есть.

Его вкладывают в коробку или ящик, оформляют сразу 2 экземпляра. А третий вариант прилагают к сопроводительным бумагам.

После этого все делается стандартно. Необходимо собрать такие документы:

• накладная ТОРГ-12 — нужна, чтобы получить продукцию;
• счет-фактура или УПД — потребуется, чтобы со стороны покупателя смогли сверить наименования и другие характеристики;
• ТТН №1-Т — обязательна для водителя, без нее не получится перевезти груз;
• чек — в нем содержится подтверждение оплаты покупки;
• документация, подтверждающая качество и комплектность — в отдельных случаях это может быть спецификация, но иногда просто сертификат или технический паспорт.

Особенности, которые следует учесть в оформлении документов

Отгрузили — это не просто переместили новому владельцу и вытащили из машины. Это длительный процесс, в который входят составление договора, сборка изделий по списку, укладывание их в соответствии с актом. Рекомендуем проверить маркировку, не допустить пересорта и отправить покупателю то, что он заказал.

Вот еще несколько ключевых моментов, о которых стоит знать:

• Бухгалтерия обычно использует унифицированные бумаги, которые были официально утверждены Росстатом. Но иногда из этого правила есть исключения. Если владелец предприятия приказом утвердит собственные формы, то можно будет задействовать их. Главное — чтобы в них присутствовали реквизиты, которые соответствуют требованиям законов о Бухучете. В этом случае нет никакого нарушения в использовании частных документов.
• Оплата товара может происходить безналичным или наличным путем. Во втором случае допускается только проведение операции с обязательным использованием кассового аппарата, в противном случае это будет нарушение законодательства.
• В договор поставки необходимо включить условия, которые касаются перевозчика. Важно вписать, кто, когда и как будет производить отправку груза. Нанимать транспорт допускается не только продающей, но и приобретающей стороне. Кроме того, это могут делать они сами, силами сотрудников фирмы. Все зависит от того, о чем договорились компании.
• Если ТС обеспечивает продавец, то он составляет ТТН и подписывает соответствующий документ. Он же выдает доверенность водителю или экспедитору, чтобы он мог получить и доставить изделия по нужному адресу.

Мы рассмотрели, как происходит отгрузка товара со склада, разобрали условия и основные нюансы оформления документации. Главное — заранее составить бланки или формы, которые будут использоваться всегда при реализации продукта покупателю. Когда процесс повторяется часто, то сложности возникают только при появлении неожиданных изменений объема, факторов или момента перехода права собственности. Чтобы не допустить пересорта или нарушения отправки определенной партии — стоит своевременно внедрить автоматизацию складского отдела.

Количество показов: 44017

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия

Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия

В соседней вкладке для вас создан аккаунт в бэк-офисе онлайн-кассы.

Ниже вы можете ознакомиться с преимуществами нашего продукта и сделать расчет стоимости

Наличие складских запасов продукции, а также своевременное получение нужного ассортимента товаров по запросу – важнейшие условия для построения успешного бизнеса. Обеспечение данных условий возможно только при грамотно выстроенном бизнес-процессе отгрузки на складе. От него зависит целый ряд важнейших параметров для владельца груза:

• точность учета остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ), расположенных на складской площади;
• скорость обработки заявок на выдачу ТМЦ;
• соответствие комплектации заказа поданной заявке;
• своевременная отгрузка погрузка товара.

Трудности на одном из этих этапов бизнес-процесса могут привести к ряду проблем для владельца груза – повреждение ТМЦ, возникновение недостач, некомплектность, срыв сроков поставки. Все это грозит серьезными материальными потерями и расторжением контрактов. Чтобы избежать данных проблем, стоит понимать, как должен быть устроен бизнес-процесс, и на какие параметры ориентироваться, выбирая склад отгрузки.

Как устроен процесс отгрузки товара со склада

Прежде стоит отметить, что все работы, производимые в рамках данного бизнес-процесса, выполняются на основании ранее заключенного договора между складским оператором и поклажедателем – владельцем или держателем груза. Данный документ в обязательном порядке должен содержать условия и срок отгрузки товара в случае поступления заявки от поклажедателя.

Порядок отгрузки товара со склада

Весь процесс можно разделить на 4 последовательных этапа:

• Подача заявки на возврат ТМЦ. Ее оформление производится в соответствии с требованиями, установленными складским оператором. Как правило, она должна содержать: номер и дату заключенного договора на хранение ТМЦ, количество и наименование единиц продукции, марки авто, которые будут забирать груз со склада, дату и время совершения операции. Заявка обычно оформляется в день предшествующий отгрузке.
• Обработка заявки и формирование заказа. Данный этап включает отбор продукции с мест хранения и комплектацию заказов в соответствии с поданным количеством и наименованием товара. Далее проводится ряд необходимых, заранее оговоренных с поклажедателем или покупателем, складских операций – упаковка, маркировка, взвешивание и другие. Также производится доставка заказов в зону, из которой они загружаются в транспорт. Оформляются и закладываются в тару спецификации отгрузочные и упаковочные листы.
• Отгрузка. Загрузка машин, в зависимости от типа продукции, может производиться с помощью ручного труда, вилочных погрузчиков и кранов. На данном этапе осуществляется контроль отгрузок по качеству, количеству, комплектности заказов.
• Оформление документов. После выдачи товара со склада, хранитель оформляет акт выдачи ТМЦ, содержащий информацию о количестве и наименовании единиц выданной продукции. На основании данного документа выставляется счет на оплату услуг.

Участники процесса

Получить продукцию со склада на основании заранее поданной заявки имеет право заказчик, его официальный представитель, или экспедитор. В случае, если товар отгружается представителю или экспедитору, он обязан предоставить:

• доверенность на получение ТМЦ, оформленную в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• документ, удостоверяющий личность.

В случае, если заказчик услуги передал по доверенности право использовать свою печать складскому оператору, предоставление данных документов не требуется.

Формирование отгрузочных документов

Отгрузочные документы это бумаги, подтверждающие факт выдачи товарно-материальных ценностей поклажедателю со склада, в соответствии с запросом. Складской оператор оформляет один отгрузочный документ – акт о выдаче ТМЦ, содержащий наименование и количество отгруженного товара, время выдачи и ряд других данных. После подписания данного документа заказчиком или его представителем, считается, что груз сдан поставщику в соответствии с договоренностями.

Акт о выдаче ТМЦ формируется на основании заявки, поданной заказчиком. При наличии соответствующего пункта в договоре, сама заявка может быть приравнена к акту.

Сроки отгрузки товаров

Важный аспект рассматриваемого бизнес-процесса – планирование отгрузок на складе. Только при должном уровне планирования возможны своевременные поставки. Отгрузки можно разделить на 2 категории:

• Запланированные – запрос на выдачу ТМЦ подается за день до планируемой выдачи груза.
• Срочные – держатель требует выдачу товара в течение нескольких часов после подачи запроса.

Чтобы обеспечить высокое качество обработки и соблюдение сроков, складской оператор должен грамотно выстроить не только процесс запланированных отгрузок, но и срочных. Во втором случае стоимость для клиента, как правило, возрастает.

Оптимизация процесса отгрузки

Процесс оптимизации направлен на снижение затрат при выполнении складских операций и увеличение скорости обработки. В результате складской оператор улучшает условия отгрузки, и снижает стоимость услуг.

Ощутимый эффект дает оптимизация следующих этапов:

• Внедрение и оптимизация системы подачи и обработки запросов.
• Усовершенствование системы учета и внедрение реструктуризации.
• Ускорение комплектации заказов.

Оптимизация – непредсказуемый и индивидуальный процесс. Для его начала требуется знать слабые места, текущие временные и качественные показатели каждого этапа. После их замера начинается последовательная оптимизация процессов и контроль результатов.

Оптимизация системы приема и обработки заявок

Добиться высокой скорости приема и обработки заявок можно с помощью специализированной автоматической системы, которая позволяет:

• поклажедателю в режиме онлайн за 3-5 минут заполнить необходимые данные для выдачи партии товара;
• складской или транспортной компании моментально обработать полученную заявку, поставить заказ в очередь на обработку, и осуществить приемку в назначенное время.

Например, компания «Партнер» предоставляет каждому клиенту доступ в личный кабинет, где заказчик может создавать заявки на прием, отгрузку, хранение продукции за считанные минуты. А также просмотреть поданные за все время заявки и отследить ранее отгруженные товары.

Оптимизация системы учета и реструктуризация

Гибкие условия работы, позволяющие увеличить скорость выполнения операций, могут быть достигнуты только при использовании специализированных автоматических систем учета товаров. Складские комплексы A-класса применяют систему Warehouse Management System. Она создана для обработки стандартных грузов, в связи с чем является не такой гибкой, как системы 1C или EKAM и им подобные. Использование таких систем позволяет увеличить гибкость работы, за счет возможности оперативного изменения наименований и количества позиций в системе.

Помимо грамотного внедрения программы для учета, требуется применение реструктуризации – сокращения бесполезной площади, занимаемой продукцией при обеспечении легкого доступа к каждой единице товара. Это позволяет не только ускорить обработку, но и снизить стоимость хранения единицы товара для клиента.

Оптимизация этапа комплектации заказов

Процесс комплектации индивидуален для каждого складского комплекса. Поэтому оптимизация основывается на предварительных замерах показателей, реструктуризации процесса на основании выдвинутых предположений и последующего замера результата.

Компания «Партнер» уже 14 лет занимается предоставлением услуг склада. Мы постоянно производим оптимизацию складских операций, что обеспечивает высокую скорость обработки продукции, а также сравнительно низкую стоимость хранения ТМЦ. Чтобы получить консультацию по интересующим услугам, свяжитесь с нами по телефону на сайте или оставьте заявку в форме ниже.

Отгрузка товаров с адресного склада. Рабочее место.

Рабочее место в программе предназначено для управления процессом отгрузки товаров со склада, на котором используется ордерная схема документоведения. Сотрудник склада имеет возможность в удобной форме отслеживать распоряжения (заказы, реализации и другое), которые необходимо отгрузить, их статус на каждом этапе отгрузки, распечатать задание для отбора из ячеек товара.

Для общего представления процесс работы в программе 1С с рабочим местом сотрудника склада “Отгрузка” выглядит так:

• менеджер создает документ Заказ клиента;
• клиент оплачивает заказ;
• менеджер создает документ Реализация товаров и услуг;
• сотрудник склада на рабочем столе “Отгрузка” видит все реализации;
• по выбранной реализации сотрудник склада создает документ Расходный ордер на товары, условно сообщая, что товар из зоны погрузки должен быть передан в машину. Сам товар еще находится в ячейках;
• для перемещения товара из ячеек в зону погрузки сотрудник склада на основании Расходного ордера создает документ Отбор товаров из ячеек;
• после того как товар фактически отобран из ячеек, перенесён в зону погрузки и погружен в машину сотрудник склада закрывает документ Расходный ордер на товары в программе, меняя его статус;
• документ Заказ клиента закрывается автоматически, так как была полная оплата и отгрузка товаров.

Рассмотрим шаг за шагом работу складского сотрудника по отгрузке товаров.

1. Расходный ордер может быть сформирован на основании документов заказ клиента или реализации товаров и услуг (накладной). Для начала работы со складами в программе необходимо определить порядок оформления ордеров перейдя в меню разделов НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка. В приведённом примере создать документ расходный ордер, т.е. фактическую отгрузку товара можно совершить только после оформления накладной (документ Реализации товаров и услуг, Отгрузка с хранения товаров и другое).

В поле “Расходный ордер на товары формируется” указываем вариант “кладовщиком” — данный выбор включает функциональную возможность программы использования рабочего места сотрудника склада по приемке и отгрузке товаров (Рис.1).

2. Для перехода в рабочее место Отгрузка в меню разделов переходим Склад и доставка — Ордерный склад — Отгрузка (Рис.2).

Открывается форма Отгрузка товаров со склада.

На вкладке Отгрузка в верхней части формы отображается список тех распоряжений (в нашем примере — реализаций), по которым необходимо оформить отгрузку товаров (Рис.3).

В списке присутствует колонка Состояние, содержащая в себе гиперссылки-состояния. По клику по гиперссылке открывается отчет с подробным описанием состояния отгрузки каждого товара для текущего распоряжения (Рис. 4).

На вкладке Отгрузка в нижней части списка указан список Расходный ордер на товары — документов, которыми оформляется фактическая отгрузка товаров. Список ордеров можно отфильтровать при помощи поля Показать (Рис. 5), выбрав один из вариантов отображения:

• Все — отобразятся все (в том числе отгруженные) Расходные ордера на товары.
• Все неотгруженные — отобразятся только неотгруженные ордера.
• По текущему распоряжению — отобразятся только те Расходные ордера на товары, которые относятся к распоряжению, выделенному в верхнем списке Распоряжения на отгрузку.

3. Создание ордера по распоряжению. В верхней части вкладки Отгрузка выбираем необходимое распоряжение (одно или несколько), нажимаем кнопку “Создать ордера.” Далее выпадает окно с настройкой, указываем необходимые параметры, нажимаем “ОК” (Рис. 6).

Расходный ордер сформирован и отображается в нижней части вкладки Отгрузка в статусе “Подготовлено”.

* Если на складе используется ведение учета серий номенклатуры, тогда в документе Расходный ордер будут заполнены серии номенклатуры согласно выбраной политике учета серий. Если есть необходимость отгрузить другую серию товаров, то желаемую серию сотрудник склада указывает в Расходном ордере (Рис. 7).

4. В форме Рабочего места “Отгрузка” выбрав курсором мыши ордер и нажав кнопку “Изменить выделенные”, меняем статус расходного ордера на “К отбору” — теперь по ордеру можно формировать документ отбора из ячеек (Рис. 8).

Также статус ордера можно изменить в самом документе (Рис.9)

5. Вкладка Отбор из ячеек. В верхней части формы отображаются ордера на отгрузку, по которым необходимо создать задания на отбор из ячеек.

Курсором мыши выделяем один или несколько ордеров, нажимаем кнопку “Создать — Задание на отбор”. В открывшейся форме “Настройки” указываем необходимые параметры, если задания должны быть ограничены по весу, объему. Нажимаем “ОК”. (Рис. 10.1 и 10.2).

В нижней части формы отображается созданный документ Отбор (размещение) товаров в статусе “Подготовлено” (Рис.11).

Зайдя в созданный документ распечатываем задание складскому работнику (Рис.12.1 и Рис.12.2).

* Если в складе определены области хранения и правила размещения товаров и упаковок, указан типоразмер ячеек, а также объем упаковок номенклатуры, тогда программа сама подбирает для отбора товаров ячейки с необходимой номенклатурой. Если данная информация не заполнена, то ячейку для отбора указывает сотрудник склада.

Переводим документ в статус “В работе” (Рис. 13).

В рабочем месте удобно отслеживать статус отгрузке по каждому распоряжению и при необходимости изменить его не заходя в документ (Рис. 14).

6. Результат выполнения отбора — это может быть печатная форма с отметкой об отобранном товаре из ячеек — складской работник вносит в 1С, документ Отбор (размещение) товаров.

Если всё подобрано верно, то меняет статус на “Выполнено без ошибок”.

Если есть расхождения с заданием, то меняет статус на “Выполнено с ошибками”. На форме появляется колонка “Отобрано”, в которую вносится информация об отобранном товаре. Также расхождением может быть — отобранная другая серия товара, другая ячейка (Рис. 15).

7. После выполнения отбора из ячеек состояние Расходного ордера — Готов к проверки (отгрузки). нажав на гиперссылку состояния можем увидеть количество собранного товара и который ещё отбирается (Рис. 16.1 и Рис.16.2)

8. После того как товар проверен и погружен в машину, меняем статус Расходного ордера на “Отгружен”. Документ из формы Рабочего места пропадает, т.е. полностью выполнен.

9. В отчете “Движение товаров на адресных складах” можно проверить информацию о движении товаров по складу.

Переходим в раздел Склад и доставка — Отчеты по складу — Движение товаров на адресных складах (Рис.17.1, 17.2 и 17.3).

График работы склада:

— Склад фабрики «Гартлекс» работает ежедневно, кроме субботы и воскресенья.

— Документы выписываются с 09:00 до15:30

— Отгрузка товара производится с 09:00 до 16:00

Требования к автотранспорту на погрузку:

— Длина кузова автомобиля должна быть не менее максимальной длины продукции, с упаковкой (при закрытых дверях кузова).
— Внутренняя поверхность кузова пола и бортов, должна быть ровная и чистая, без выступающих предметов.
— Грузоподъемности и объема кузова должно хватать для вместимости отгружаемого товара.
— Наличие крепежных ремней, для фиксации товара в машине.
— Мебель отгружается только в упакованном виде. За распакованный при отгрузке клиентом товар (для увеличения вместимости) фабрика «Гартлекс» ответственности не несет.
— Ответственный за отгрузку работник фабрики по согласованию с клиентом  (экспедитором) определяет порядок загрузки товара в машину. На 1 ярус грузятся изделия с большим весом и объемом, сверху, на 2 ярусгрузятся изделия с более легким весом и объемом. Товар грузится только в 2 яруса.при загрузке в 3 и болееярусов фабрика «Гартлекс» за качество товара ответственности не несет.

Для получения товара необходимы следующие документы:

— Оригинал доверенности на получение отгружаемого товара (стандартная форма № М2)предоставляется водителем-экспедитором офис-менеджеру для оформления документовна отгрузку. 

— Номер отгружаемого заказа и номер счета.

Отказ в отгрузке в следующих случаях:

— Отсутствие документа, удостоверяющего личность.

— Отсутствие доверенности.

— Неправильно оформленная доверенность на получение груза.

— Указание  о запрете отгрузки от менеджера или руководителя отдела.

— Состояние и грузоподъемность транспорта не соответствуют условиям погрузки.

Внимание! Вне складских помещений передача (перегрузка) товара категорически запрещена.

Отгрузка товара со склада фабрики «Гартлекс» на условиях самовывоза:

— Согласовать готовность товара к отгрузке с офис-менеджером, по электронной почте gartlex@gartlex.ru или по телефону +7(495)937-89-48.
— При отгрузке более 20 единиц изделий в одно транспортное средство необходимо согласоватьвозможность отгрузки с офис-менеджером минимум за два часа до окончания работы складапо вышеуказанной электронной почте или телефону.
— При отсутствии согласования отгрузка может не производиться или производиться в порядкеживой очереди.
— Отгрузка со склада производится только при наличии правильно заполненного оригинала доверенностиот организации покупателя на лицо, осуществляющее прием товара.
— В случае, если отгрузку товара осуществляет транспортная кампания, которая в силу удаленности отпокупателя не может предоставить оригинал доверенности на водителя-экспедитора, отгрузка производится по оригиналу доверенности от транспортной компании на водителя-экспедитора.
В такой ситуации Покупатель товара обязан предварительно передать на фабрику «Гартлекс»генеральную доверенность на данную транспортную компанию, которая оформляется на фирменном бланке Покупателя с определенным сроком действия. В генеральной доверенности необходимо указать название, юридический адрес и реквизиты Покупателя, а так же название, юридический адрес и реквизиты
грузополучателя (транспортной капании). Данные о грузополучателе в генеральной доверенности и доверенностипри передаче товара обязательно должны совпадать.
— Транспортная компания в обязательном порядке обязана обеспечить своего водителя оригиналом доверенностина отгрузку. При отсутствии у водителя оригинала доверенности отгрузка производиться не будет.