Инструкция по архивному делопроизводству в мировом суде

Вы можете заказать документ на e-mail

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 19 марта 2019 г. N 56

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА

И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ)

В АРХИВАХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция).

2. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов организовать изучение названной Инструкции и обеспечить ее применение в практической деятельности.

3. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2011 г. N 234 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2012 г. N 246 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 декабря 2013 г. N 265 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования».

Генеральный директор

А.В.ГУСЕВ

Утверждена

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 19 марта 2019 г. N 56

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА

И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ)

В АРХИВАХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее — Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее — Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее — Инструкция N 161), Инструкции по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 октября 2019 г. N 224 (далее — Инструкция N 224), Инструкции по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 октября 2019 г. N 225 (далее — Инструкция N 225), и других нормативных правовых актов.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее — суды, суд), а также определяет правила:

составления номенклатуры дел суда;

составления описей дел (описей электронных дел <1>) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;

———————————

<1> Электронное дело — совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;

оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;

передачи дел (электронных дел) в архив суда;

определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;

ведения учета архивных дел <2>;

———————————

<2> Архивное дело (архивный документ) — оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.

проверки наличия и состояния архивных дел;

организации использования архивных дел;

обеспечения сохранности архивных дел;

передачи архивных дел на хранение в государственный архив.

1.3. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.

1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.

1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.

Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.

1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. N 219.

1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.

1.10. Комплектование, хранение, учет и использование решений и материалов, поступивших из третейских судов, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

2. Составление сводной номенклатуры дел, нарядов

и производств суда

2.1. Сводная номенклатура дел, нарядов и производств суда (далее — номенклатура) — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, заводимых в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда.

2.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения.

2.3. В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и номенклатура суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

2.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (далее — Перечень документов), а также номенклатурами за предшествующие годы.

2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава (начальником структурного подразделения), согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.

2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделом) или работником, ответственным за ведение делопроизводства (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), составляется номенклатура на очередной календарный год.

Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со структурой суда, либо из разделов согласно направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), расположенных с учетом действующей схемы построения Перечня документов.

2.7. Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива суда, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре суда, при наличии договора номенклатура согласовывается с соответствующим ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива.

2.8. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.9. Номенклатура на очередной год доводится до сведения судей, работников аппарата суда с предоставлением выписок соответствующих разделов для использования в работе.

Утвержденный (первый) экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства (общем отделе).

2.10. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения.

2.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составления новой номенклатуры не требуется.

2.12. В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структурного подразделения суда номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива (при наличии договора) и утверждается председателем суда.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок.

2.13. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

2.13.1. В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

2.13.2. В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел (например: разные материалы, общая переписка и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы (справки, отчеты, переписку и прочее), являющиеся приложениями к какому-либо документу.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе «Примечание».

При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

2.13.3. В графе 3 номенклатуры по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов).

2.13.4. В графе 4 номенклатуры указываются срок хранения дел, номера статей, установленных Перечнем документов.

Сокращения сроков хранения, установленных действующим Перечнем документов, не допускается.

2.13.5. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое.

2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам, апелляционным и кассационным производствам осуществляется по общим правилам.

Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем документов, без включения в номенклатуру номеров конкретных судебных дел.

2.14. По окончании календарного года (до 1 февраля следующего года) судебными коллегиями, судебными составами и структурными подразделениями суда в отдел делопроизводства (общий отдел) представляются сведения о категориях и количестве заведенных в истекшем году дел для внесения в номенклатуру.

На основе этих данных отделом делопроизводства (общим отделом) в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива.

3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных

коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда

и сводных описей дел суда

3.1. Опись дел (опись электронных дел) — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры.

Объектом описания в описи дел (описи электронных дел) является дело (электронное дело).

3.2. Описи дел (сводные описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений) составляются отдельно на:

судебные дела постоянного хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел постоянного хранения, описи гражданских дел постоянного хранения, описи административных дел постоянного хранения);

дела общего делопроизводства постоянного хранения;

судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);

дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;

дела по личному составу.

Аналогичные описи составляются на электронные дела.

3.3. На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении.

При уничтожении таких дел в графе «Примечание» проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 3 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

По описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений осуществляется передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда.

3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры;

если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;

графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа «Примечание» используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.

В конце описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров).

В конце описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда (приложение N 4 к настоящей Инструкции) составляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных/рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается руководителем посредством электронной подписи с указанием даты.

3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурного подразделения суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле при необходимости внутренней описи дела и правильность ее составления (для дел с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроками хранения и дел по личному составу); правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения в архив суда.

3.8. В архиве суда составляются сводные описи дел суда (далее — опись дел, описи дел), которые состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных судебными коллегиями, судебными составами, структурными подразделениями суда описей дел за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой суда на этот год.

Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.

3.9. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения (согласования) ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).

3.10. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции) и состоят из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

3.11. Описательная статья описи дел включает: порядковый номер дела (каждый том дела вносится в опись под самостоятельным порядковым номером); индекс дела (по номенклатуре); заголовок дела (заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела), включающий указание на наличие копий; крайние даты дела; срок хранения (для дел временного хранения); количество листов в деле.

3.12. Состав справочного аппарата к описи дел зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, при необходимости — список сокращений, указатели.

На титульном листе описи дел указываются: полное наименование государственного архива (при наличии соответствующего договора), полное наименование суда, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования суда в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

К описи дел временного (свыше 10 лет) хранения при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.

3.13. Годовой раздел каждой описи дел заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера, наличие пропущенных номеров, выбывшие единицы хранения и основание выбытия и др.).

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

3.14. К законченной описи дел составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

3.15. Опись дел подписывается работником, ответственным за работу архива суда. Итоговая запись заверяется начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

3.16. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела по описи.

3.17. В описи дел дела учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи дел.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

3.18. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

3.19. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.

3.20. При наличии в архиве суда двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей дел фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив суда описи дел: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

3.21. Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Совокупность электронных описей дел дает информацию о фонде в целом.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

3.22. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения рассматриваются экспертной комиссией суда, при их согласовании в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии суда и даты заседания.

3.23. Согласованные экспертной комиссией суда описи дел (годовые разделы описей) при наличии соответствующего договора представляются на рассмотрение соответствующей ЭПК архивного учреждения:

постоянного срока хранения — на утверждение;

по личному составу — на согласование.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде через три года после передачи дел в архив суда.

3.24. Перед направлением описей дел на утверждение (согласование) проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.

3.25. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с экспертной комиссией суда, после чего утверждаются председателем суда.

3.26. Описи дел (годовые разделы описей дел) составляются:

постоянного хранения — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения — не менее чем в двух экземплярах;

документов по личному составу — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

3.27. После утверждения (согласования) описей дел (описей электронных дел), годовых разделов описей дел (годовых разделов описей электронных дел) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.

3.28. В государственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК архивного учреждения, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в суде и хранятся в специальном наряде.

На экземплярах описи дел, которые хранятся в архиве суда, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет.

3.29. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю суда со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, структуру и функции, их изменения, прежние наименования), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду).

Историческая справка составляется в двух экземплярах: один — хранится в суде, второй — передается в государственный архив.

4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции

экспертной комиссии суда

4.1. Дела и другие документы поступают в архив суда после проведения экспертизы ценности, которая проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.

Экспертизе ценности подлежат все документы суда независимо от видов носителей и способов записи.

4.2. Экспертиза ценности документов суда проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел суда и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве суда — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

4.3. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

4.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела и Перечня документов.

4.5. В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

Экспертная комиссия суда создается приказом председателя суда и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43.

Суды, являющиеся источником комплектования государственного архива, согласовывают положение об экспертной комиссии суда с соответствующей ЭПК архивного учреждения.

4.6. В состав экспертной комиссии суда, назначаемый приказом председателя суда, входят: председатель (один из заместителей председателя суда), секретарь (работник суда, ответственный за работу архива), работники отдела делопроизводства (общего отдела), судебных коллегий, судебных составов и других структурных подразделений суда.

В состав экспертной комиссии суда целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию).

4.7. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

4.7.1. Организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

4.7.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

номенклатуры дел;

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

актов об утрате документов;

актов о неисправимом повреждении архивных документов;

предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, Перечнем документов, с дальнейшим их представлением на рассмотрение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и согласование ЦЭПК при Росархиве;

проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.

4.7.3. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на утверждение ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) согласованных экспертной комиссией суда описей дел постоянного хранения.

4.7.4. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на согласование ЭПК архивного учреждения согласованных экспертной комиссией суда описей дел по личному составу, номенклатуры дел.

4.7.5. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.7.6. Организует и координирует работу по подготовке методических документов по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности суда, отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.7.7. Совместно с архивом суда, отделом делопроизводства (общим отделом) и кадровой службой организует для работников суда консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4.8. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год, и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

4.9. Заседание экспертной комиссии суда и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии суда по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем экспертной комиссии суда.

4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией суда решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии суда.

4.11. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях суда составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

4.12. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией суда.

4.13. Работник, ответственный за работу архива суда, совместно с отделом делопроизводства или уполномоченным лицом, отвечающим за функционирование информационных технологий в суде, определяет перечень электронных документов, которые подлежат экспертизе. Перечень электронных документов, подлежащих архивному хранению, помимо заголовков дел, их дат, должен включать в себя данные об электронных носителях (их форматах, объемах и др.). В рамках этого перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Перечень утверждается экспертной комиссией.

4.14. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией суда во взаимосвязи с документами суда на бумажных носителях (применяется в комплексе системы общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение) с учетом дополнительных признаков:

подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов;

возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций.

5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению

в архиве суда

5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.

Все оконченные производством дела и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, в соответствии с требованиями Правил N 526, инструкций N 36, N 161, N 224, N 225 и настоящей Инструкции.

———————————

<1> Сноска исключена с 14 июня 2022 года. — Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.06.2022 N 97.

5.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии — председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель. При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.

5.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель.

5.4. Решение на передачу в архив иных дел суда принимает начальник (специалист) отдела делопроизводства (общего отдела) суда (секретариата судебной коллегии).

5.5. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы);

приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по оплате труда работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

5.6. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

5.6.1. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При необходимости документы менее формата A5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата A4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы — в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела — лист-заверитель дела.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

В случае если вложение в конверт является копией документа, имеющегося в деле, допускается подшивка только конверта.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

5.6.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

5.6.4. Оформление обложки дел.

На обложках дел (приложение N 13 к настоящей Инструкции), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование суда (полностью, в именительном падеже);

заголовок дела (тома);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

индекс дела;

номер тома;

количество листов в деле;

срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;

дата передачи дела в архив;

подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи);

архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела суда будут приняты (если дела передаются на хранение в государственный архив).

При изменении наименования суда на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

«Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 — совещания судей судебной коллегии по уголовным делам»;

«Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 — совещания судей судебной коллегии по гражданским делам».

На обложке дела указывается его дата — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)».

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом.

Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

На делах, внесенных в годовые разделы описей дел, шифр проставляется после утверждения (согласования) в установленном порядке годового раздела описи соответствующей ЭПК архивного учреждения и утверждения председателем суда (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждое дело в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера дела.

5.6.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), включая дела по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно арабскими цифрами. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

5.7. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив работниками отделов, ответственными за ведение данных документов, осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5.8. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из соответствующей автоматизированной системы суда в информационную систему архива суда или на обособленных носителях однократной записи.

В контейнер электронного документа включаются файл электронного документа в формате архивного хранения и файл метаданных электронного документа, включая электронные подписи.

Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив суда на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах — основном (эталонный экземпляр, который используется в исключительных случаях, например, для создания копий рабочего экземпляра) и рабочем (с этого экземпляра изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда использования).

5.9. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив суда проводится их конвертирование в формат архивного хранения PDF/A.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

5.10. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив суда осуществляются в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах.

5.11. Подготовка электронных документов к передаче в архив суда состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись электронных документов на машинные носители;

проверка качества записи;

описание электронного документа;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

5.12. Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и другое), объем документа (для баз данных также — количество записей).

5.13. Дела (электронные дела) и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются.

5.14. Работник отдела делопроизводства (секретариата судебной коллегии) перед передачей судебного дела в архив должен обращать особое внимание на обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного решения.

5.15. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Обращение к исполнению производится в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и инструкциями N 36, N 161.

5.16. Оформление и подготовку к передаче в архив дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, производят работники отделов делопроизводства судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений судов, на которых возложена обязанность по передаче дел в архив суда.

6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор

документов на уничтожение

6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем документов.

6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

6.3. Сроки хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Например, исчисление срока хранения дел и документов (реестров, книг, журналов), законченных делопроизводством (ведением) в 2022 году, начинается с 1 января 2023 г.

6.4. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

6.5. В случае пересмотра судебного акта по новым или вновь открывшимся обстоятельствам и отмены судебного акта, вступившего в законную силу, срок хранения судебного дела подлежит пересмотру.

Соответствующие изменения вносятся в учетные документы архива суда.

6.6. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией суда, с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) и утвержденные председателем суда до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

6.7. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда.

6.8. Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение N 14 к настоящей Инструкции) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

6.9. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

6.10. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо изымать подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

6.11. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

6.12. При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.13. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

6.14. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения и согласования ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего договора) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6.15. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа — примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

6.16. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции), сдаются на утилизацию в специализированные организации.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

6.17. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.18. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

6.19. Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

6.20. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

7. Передача дел (электронных дел) в архив суда. Порядок

хранения архивных дел (электронных архивных дел)

7.1. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений.

Документы по личному составу судей кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов передаются в архив суда по истечении 10 лет со дня освобождения от должности судьи (отчисления из штата суда); федеральных государственных гражданских служащих — по истечении 10 лет со дня увольнения.

7.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив суда по общему правилу не передаются.

По решению председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности документов временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности», соответствующих помещений для их хранения в структурных подразделениях суда и иных) такие документы могут быть переданы в архив суда по описям дел, которые ведутся в электронном виде в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда.

Подготовка дел временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» для передачи в архив, а также передача таких дел в архив суда осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 5.1, 7.1 настоящей Инструкции.

Такие дела должны быть подшиты. На обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома); фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; индекс дела; номер тома; срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

7.3. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.

7.4. Передача дел, в том числе дел временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности», в архив суда осуществляется по графику, согласованному с судебными составами, судебными коллегиями, структурными подразделениями, передающими документы в архив, и утвержденному председателем суда.

7.4.1. При передаче дел на бумажном носителе в архив суда работником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения обязаны устранить.

7.4.2. Прием-передача дел в архив суда производится работником архива суда в присутствии работника судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда. На экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за работу архива суда, и лица, передавшего дела.

7.5. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения электронных документов обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

7.5.1. При передаче электронных документов в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;.

формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;

проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях).

7.5.2. Прием электронных документов в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица.

7.5.3. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование суда (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

7.6. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронного документа; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронного документа; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов.

7.7. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном инструкциями N 36, 161, в архив суда не передаются.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив.

7.8. Поступившие в архив суда дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

7.9. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в коробки.

На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в коробку.

8. Учетно-справочный аппарат архива. Автоматизированный

учетно-справочный аппарат архива

8.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается учетно-справочный аппарат.

8.2. В состав учетно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

8.3. Автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (далее — автоматизированный УСА) — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

8.4. Автоматизированный УСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве суда (электронные справочные картотеки, номенклатуры, классификаторы).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

8.5. Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры являются: индекс дела, заголовок дела (тома), количество дел (томов), срок хранения и статья по перечню.

8.6. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном УСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

При отсутствии автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

8.7. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным УСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного УСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость баз данных архива суда и автоматизированного УСА государственного архива.

9. Учет документов в архиве суда

9.1. Учет документов в архиве суда — это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу и описи дел, в том числе в электронном виде.

9.2. Основными (обязательными) учетными документами архива суда являются:

паспорт архива (приложение N 15 к настоящей Инструкции);

учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда <1> (приложение N 16 к настоящей Инструкции);

———————————

<1> Заполняется дополнительно к паспорту архива судами, осуществляющими хранение дел временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» в архиве суда.

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 17 к настоящей Инструкции);

список фондов (приложение N 18 к настоящей Инструкции);

лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции);

реестр описей (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Данные об объеме контейнера электронного документа при учете в учетных документах отражаются в мегабайтах (Мб).

9.2.1. Паспорт архива (приложение N 15 к настоящей Инструкции) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря отчетного года.

При наличии договора с государственным архивом паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй хранится в соответствующем наряде архива суда.

Объемные показатели даются в указанных единицах измерения согласно форме паспорта архива. Исправления, вклейки не допускаются.

В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается название государственного архива (при наличии договора).

В строке «Кем представляется» указываются: полное наименование суда, почтовый адрес с указанием индекса, кода города и номера телефона (факс, e-mail).

В разделе «Общие сведения» заполняется строка 101, которая состоит из следующих граф:

количество фондов (графа 1);

площадь архивохранилища в квадратных метрах (кв. м) (графа 2);

загруженность архивохранилища в процентах (%) (графа 3).

В графе 1 строки 101 указывается количество фондов, хранящихся в архиве суда. Если в архиве суда хранятся документы только одного суда, то указывается цифра 1; если хранятся дела, документы других судов, указывается цифра по количеству хранящихся фондов в архиве.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, учитывается в паспорте архива только один раз.

В графе 2 строки 101 указывается площадь отдельного помещения архива (архивохранилища) в кв. м или сумма площадей всех помещений.

Площадь измеряется точно и указывается с точностью до десятых долей квадратного метра — не менее одного знака после запятой. Например: 5,2 кв. м.

Площадь рабочих комнат или подсобных помещений не учитывается.

При отсутствии отдельного помещения для хранения архивных документов в данной графе ставится прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в суде (архивохранилища) и при условии заполнения графы 2.

Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на расчетную вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.

Расчетная вместимость архивохранилища определяется следующим образом: измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами; рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров; количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножить на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).

Формула:

Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму расчетной вместимости каждого и умножается на 100.

В разделе «Сведения о документах» вносятся сведения о документах постоянного хранения, данные о документах по личному составу и указывается следующее:

в графе 1 — количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве суда;

в графе 2 — дата самого раннего из хранящихся в архиве суда документов;

в графе 3 — конечные даты хранящихся в архиве суда документов;

в графе 4 — общее количество дел, которые внесены в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи;

в графе 5 — самые ранние годы, за которые документы, внесенные в описи дел, хранятся в архиве суда;

в графе 6 — самые поздние годы, за которые документы, внесенные в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи, хранятся в архиве суда;

в графе 7 — количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве суда после истечения установленного законодательством срока их предельного хранения в суде.

Графа 8 заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел данного вида в соответствии с номенклатурой.

В строке 201 целесообразно вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам, делам общего делопроизводства.

В разделе «Кадры» в строке 301 указывается количество штатных работников архива суда, определенное в штатном расписании суда.

Если в штатном расписании не предусмотрена должность штатного работника архива суда, при этом председателем суда назначен работник, ответственный за работу архива, в этой графе ставится прочерк.

В разделе «Условия хранения документов» подчеркиваются те сведения, которые соответствуют условиям хранения архивных документов в суде.

В паспорте архива указываются фамилия и телефон исполнителя (составителя).

Паспорт архива подписывается председателем суда с проставлением даты подписания, после заполнения всех разделов заверяется печатью суда.

К паспорту архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

об изменениях в наименовании суда;

о наличии в суде номенклатуры и инструкции по делопроизводству;

причины изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года (количество описанных дел, переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, снятых с учета в связи с утратой или неисправными повреждениями);

наличие в архиве суда фондов других судов;

о кадровом составе — наличие штатных работников архива суда, Ф.И.О. работников;

о месте хранения документов при отсутствии отдельного помещения и особенностях размещения документов.

Конкретный список приложения к паспорту архива может быть согласован с государственным архивом, куда он представляется.

В случае если архив суда расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

9.2.2. При хранении в архиве суда дел временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» работником, ответственным за работу архива, ежегодно (по состоянию на 1 декабря) дополнительно к паспорту архива заполняются учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

Графы учетных сведений о документах, хранящихся в архиве суда, заполняются по аналогии с паспортом архива. Объяснительная записка не требуется.

9.2.3. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

9.2.4. Список фондов (приложение N 18 к настоящей Инструкции) ведется в архиве суда, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах судов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном архиве и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга судов. Конкретные наименования всех судов, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

9.2.5. Лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу указанных листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

9.2.6. Архивные дела (электронные архивные дела) учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

9.3. Учет поступлений дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения ведется раздельно.

9.4. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом суда самостоятельно.

9.5. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в металлических шкафах.

9.6. Учетные документы архива суда, кроме описей дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

9.7. Учет поступления и выбытия дел в архиве суда осуществляется на основании:

описи дел структурного подразделения и годового раздела описи дел суда;

номенклатуры, заменяющей годовой раздел описи дел;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции);

акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 21 к настоящей Инструкции);

акта об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции).

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда — при каждом изменении в составе и объеме документов архива суда;

в список фондов — при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда с указанием, куда выбыл архивный фонд, а также даты и номера документа, на основании которого он выбыл;

в реестр описей дел — при поступлении новой описи дел или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи дел другим описям дел не присваивается и остается свободным;

в описи дел — при поступлении (обнаружение неучтенных документов) и/или выбытии дел, документов (утрата документов), учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве.

Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

9.8. Архив суда может вести также учет в автоматизированном режиме в виде учетных баз данных.

Учетные базы данных применяются во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве суда, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных архивов и органов управления архивным делом.

10. Проверка наличия и состояния документов (электронных

документов) в архиве суда

10.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, производится проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов).

Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов) районных судов, городских судов и межрайонных судов проводится с участием представителей управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

10.2. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел (электронных дел) и их соответствие учетным документам;

выявление и устранение недостатков в учете дел (электронных дел);

выявление отсутствующих дел (физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов) и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители;

контроль физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов, воспроизводимости электронных документов программными средствами;

проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

10.3. Проверка наличия и состояния дел проводится:

в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет, электронных дел — не реже одного раза в 3 года;

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);

после перемещения дел в другое помещение;

при смене председателя суда, руководителя архива (работника, ответственного за работу архива).

10.4. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и первичных средствах хранения. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные дела;

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи дел;

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись дел запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

10.5. Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи дел делается запись «проверено» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

10.6. Работы по проверке наличия и состояния электронных дел должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами.

При проверке наличия единиц хранения электронных дел проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных дел, документов и количества со сведениями по листу учета электронных дел, документов.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи дел, сверка их наличия с описью.

10.7. В случае необходимости (изменение физического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости, изменение формата) по решению председателя суда проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать установленным требованиям.

10.8. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел, то на основании распоряжения председателя суда организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела;

изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния архивных дел.

Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утверждения ее решения председателем суда необнаруженные документы снимаются с учета.

10.9. Розыск архивных дел, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который рассматривается экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

10.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции).

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву суда, неучтенных документов, также составляется соответствующий акт (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются председателем суда или его заместителем.

11. Организация использования документов архива

11.1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

11.2. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

11.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

11.3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

11.3.3. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати — на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

11.3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца — для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

11.4. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 28 к настоящей Инструкции), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

11.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложениям N 1 к инструкциям N 36, N 161, N 224, N 225.

11.6. Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

11.7. Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

11.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти — родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

11.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции).

11.10. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия — председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляются штамп «Копия верна» (приложение N 29 к настоящей Инструкции) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «Копия».

11.11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____» (приложение N 30 к настоящей Инструкции) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

11.12. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

11.13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

11.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

11.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия — заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение N 31 к настоящей Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

11.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

11.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

11.17.1. На письменном заявлении (приложение N 32 к настоящей Инструкции) председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

11.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

11.17.3. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

11.17.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

11.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

11.18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

11.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

11.18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

11.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

11.18.4. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 33 к настоящей Инструкции) устанавливаются председателем суда.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

11.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.

11.20. Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива суда отмечается: когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.21. В случае поступления в суд заявления взыскателя (либо его представителя) о выдаче (направлении) исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда, их направление (выдача) осуществляется в порядке, установленном инструкциями N 36, N 161.

11.22. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются председателем суда.

12. Обеспечение сохранности архивных документов

12.1. Для обеспечения сохранности архивных дел (электронных архивных дел) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение, соответствующее установленным условиям хранения документов и труда работников архива.

В архиве должны быть предусмотрены:

архивохранилище;

помещение для приема, временного хранения документов;

помещение для использования документов (участок выдачи документов);

рабочие комнаты работников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

Не допускается размещение архива в неприспособленных подвальных и чердачных помещениях.

12.2. Архивохранилище должно быть удалено от бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, гарантировано от затопления, отделено от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов и иметь запасный выход.

Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

12.3. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

12.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли.

12.5. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома (металлические или обшитые металлом). Окна помещения архива должны быть оборудованы запирающимися решетками.

12.6. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

12.7. Противопожарный режим архива устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.8. Работник, ответственный за работу архива суда, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.

12.9. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

12.10. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

для хранения документов на бумажном носителе — температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха — 50 — 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — температура 8 — 18 °C, относительная влажность воздуха — 45 — 65%;

для документов на оптических дисках — температура 10 — 23 °C, относительная влажность воздуха — 20 — 50%.

Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

12.11. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, систематически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.12. Поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные — горизонтально.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.

12.13. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.

12.14. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.15. Помещения, стеллажи, шкафы, полки, контейнеры должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

12.16. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

12.17. В целях определения места хранения документов в архивохранилище могут составляться топографические указатели: постеллажные (приложение N 35 к настоящей Инструкции), а при большом количестве фондов — пофондовые (приложение N 36 к настоящей Инструкции).

Изменения, происходящие в размещении документов, должны отражаться в топографических указателях.

12.18. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве суда не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

12.19. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд использования электронных документов.

13. Сроки и порядок передачи дел на хранение

в государственный архив

13.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора.

13.2. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда на основании договора с государственным архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов судом.

13.3. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего государственного архива по согласованию с судом.

Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

13.4. Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проводят проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

13.5. Передача электронных документов в государственный архив осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях по правилам, установленным для документов на бумажном носителе.

13.6. При обнаружении дефектов документов в делах составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.

Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК архивного учреждения.

13.7. Передача дел проводится в государственном архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

13.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой — в суде. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

13.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

13.10. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия — в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда.

13.11. Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).

13.12. Перевозку дел в государственный архив обеспечивает суд.

Приложение N 1

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

———————————

<1> К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства суда.

Приложение N 2

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

На ____ год

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Приложение N 3

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения <1>

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела

Приложение N 4

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты <1>

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование раздела

Дата документа

Регистрационный номер документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

Приложение N 5

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

дел постоянного хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Приложение N 6

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

дел по личному составу

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 7

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 8

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

электронных дел

постоянного хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечания

1

2

3

4

5

6

Дата документа

Рег. N документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

———————————

<1> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 9

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Дата документа

Рег. N документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

———————————

<1> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 10

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 X 297 мм)

N п/п

N фонда

N описи

Название описи

Количество дел в описи

Крайние даты

Количество листов в описи

Количество экземпляров описи

Примечание

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет) хранения

по личному составу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение N 11

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Приложение N 12

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок

Номера листов дела

Примечание

Приложение N 13

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Ф. N _______________

Оп. N ______________

Д. N _______________

Приложение N 14

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

N п/п

Заголовок дела (групповой заголовок дела)

Годы

Номер описи <1>

Номер дела по описи

Количество дел

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

———————————

<1> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив суда графы 4, 5 не заполняются.

Приложение N 15

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилищ, кв. м

Степень загруженности архивохранилищ, проценты

А

1

2

3

101

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

всего

крайние даты

из них внесено в описи

хранится сверх установленного срока

образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения <1>

201

По личному составу

202

Код строки

Количество штатных работников

301

Архивохранилища

есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.

Отопление

центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи

металлические, деревянные; комбинированные; нет.

Шкафы

деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация

пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал

есть, нет.

Температурно-влажностный режим

соблюдается, не соблюдается.

———————————

<1> При составлении паспорта архива целесообразно в строке 201 вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам по экономическим спорам, делам общего делопроизводства.

Приложение N 16

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилищ, кв. м

Загруженность архивохранилищ, проценты

А

1

2

3

101

Показатели

Количество единиц хранения

всего

крайние даты

из них внесено в описи

хранится сверх установленного срока

образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

Временного хранения (свыше 10 лет)

Временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности»

По личному составу

Код строки

Количество штатных работников

301

Архивохранилища

есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.

Отопление

центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи

металлические, деревянные; комбинированные; нет.

Шкафы

деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация

пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал

есть, нет.

Температурно-влажностный режим

соблюдается, не соблюдается.

Приложение N 17

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A3 (297 x 420 мм)

N п/п

Дата поступления и выбытия документов

Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), из которой поступили (или выбыли) документы

Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

Название и номер фонда

Годы поступивших или выбывших документов по описи

Вид носителя <1>

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов, листов

Примечание

количество единиц хранения

количество единиц хранения

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет)

по личному составу

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет)

по личному составу

поступило

выбыло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

———————————

<1> В графе указывается вид носителя (БН — документы на бумажном носителе, ЭД — электронные документы).

Приложение N 18

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N фонда

Дата первого поступления документов фонда

Название фонда

Отметка о выбытии фонда

Примечание

куда выбыл

дата и N документа, на основании которого выбыл

1

2

3

4

5

6

Приложение N 19

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Крайние даты каждого названия фонда

Название фонда

1

2

Дата записи

Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

количество дел

крайние даты

количество дел

крайние даты

всего дел

1

2

3

4

5

6

7

Дата записи

Номер описи дел

Год

Название описи или аннотации документов

Поступило единиц хранения

Выбытие

Наличие (остаток)

количество единиц хранения

основание выбытия (название, дата, номер документа)

в том числе по описям, утвержденным ЭПК

количество единиц хранения

в том числе:

постоянного хранения

по личному составу

количество единиц хранения

крайние даты единиц хранения

из них по описям, утвержденным ЭПК

количество единиц хранения

крайние даты

количество единиц хранения

крайние даты

количество единиц хранения

крайние даты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Приложение N 20

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

Подпись

Расшифровка подписи

о технических ошибках в учетных документах

Дата

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

Приложение N 21

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

N п/п

Заголовок единицы хранения

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

К какому фонду относится

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 22

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

об утрате документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Опись N

Единица хранения N

Заголовок единицы хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

СОГЛАСОВАНО <1>

Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения органа в сфере архивного дела

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии суда

от «__» ___________ N ____

от «__» ___________ N ____

———————————

<1> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение N 23

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

_____________________________

(наименование суда полностью)

_____________________________

____________________________

(наименование должности

____________________________

руководителя организации, принимающей документы)

Подпись

Расшифровка подписи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать

Дата

Печать

АКТ

«__» ____________ N ____

приема-передачи архивных документов на хранение

N п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество дел (единиц хранения)

Количество копий

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 24

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

«__» ____________ N ____

о неисправимых повреждениях архивных документов

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

N п/п

Опись N

Единица хранения N

Заголовок поврежденных единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии суда

от «__» _________ N ____

СОГЛАСОВАНО <1>

Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения

от «__» __________ N _____

———————————

<1> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение N 25

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

«__» ____________ N ____

проверки наличия и состояния архивных дел

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 26

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

N п/п

Наименование (номер) выданного документа

Дата выдачи

Кому выдано, с какой целью

Расписка в получении

Дата возврата дела

Расписка в возвращении дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 27

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Дата использования

Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр)

Номер использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

Приложение N 28

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Ф.И.О. пользователя

Дата выдачи

Дата возврата

Подпись выдавшего дело

Подпись получившего дело

1

2

3

4

5

6

Приложение N 29

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Размер 65 x 25 мм

ШТАМП

«КОПИЯ ВЕРНА» ДЛЯ ЗАВЕРЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ КОПИИ СУДЕБНОГО

АКТА ПОДЛИННИКУ

«Копия верна»

подпись судьи ________________

Наименование должности уполномоченного работника аппарата федерального суда общей юрисдикции

__________

(подпись)

___________________

(Инициалы, фамилия)

«__» ______________ 20__ г.

Приложение N 30

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

ОБРАЗЕЦ НАКЛЕЙКИ

С ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСЬЮ, ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ

ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ СУДЕБНЫХ АКТОВ

Наименование федерального суда общей юрисдикции

Пронумеровано и скреплено

печатью _____ листов

подпись ___________

Приложение N 31

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Приложение N 32

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Приложение N 33

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Справочные данные суда

(почтовый адрес, телефон, телефон/факс)

Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

____________

(дата)

N ____________

На N _______ от ____________

Приложение N 34

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Наименование суда

ЖУРНАЛ

регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п

Автор запроса, исходящий номер, дата, адрес, телефонный номер

Дата и регистрационный номер запроса

Содержание запроса

Название выданного документа (копия, выписка, справка и другое)

Дата и регистрационный номер выданного документа

Расписка в получении или дата отправки

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 35

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A6 (148 x 105 мм)

Шкаф N

Полка N

Фонд N

Опись N

Единиц хранения

с N ________________

по N _______________

Примечание

1

2

3

4

5

6

———————————

<1> Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на торцевой стороне стеллажа.

Приложение N 36

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Опись N

Единиц хранения

с N ______________

по N _____________

Стеллаж N

Шкаф N

Полка N

Примечание

1

2

3

4

5

6

———————————

<1> Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением
Совета судей
Ростовской области

«01» сентября 2017

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения……………………………………………………………………………….. 4
2. Обеспечение доступа к информации о деятельности судебного участка…… 7
3. Номенклатура дел судебного участка. Ведение и хранение нарядов, книг,
карточек и журналов…………………………………………………………………………… 8
4. Основные требования, предъявляемые к оформлению документов………….. 11
5. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции…………………….. 13
6. Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел,
дел об административных правонарушениях, других производств и
материалов……………………………………………………………………… 16
7. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу судебного
участка, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном
уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным,
административным законодательством и законодательством об
административных правонарушениях…………………………………………… .25
8. Регистрация и учет внепроцессуальных обраще-ний……………………………….27
9. Оформление уголовных дел на стадии принятия к производству и назначе-
ния к судебному рассмотрению………………………………………………… 29
10. Оформление гражданских, административных дел и дел по административ-
ным правонарушениям на стадии принятия и назначения к судебному
рассмотре-нию………………………………………………………………………32
11. Оформление уголовных, гражданских, административных дел и дел об ад-
министративных правонарушениях в период их рассмотре-ния……………….35
12. Оформление уголовных, гражданских, административных дел и дел об ад-
министративных правонарушениях после их рассмотре-ния……………………37
13. Прием и учет заявлений о присуждении компенсации за нарушения права
на судопроизводство в разумный срок или права на исполнения судеб-
ного постановления в разумный срок……………………………………………..44
14. Прием и учет апелляционных, частных жалоб, представлений прокурора,
заявлений и жалоб на судебные акты, постановленные мировым судь-ей……..45
15. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постанов-
лений мирового судьи, вступивших в законную си-лу………………………….52
15.1. Общие прави-ла……………………………………………………………………..52
15.2. Обращения к исполнению приговоров, определений и постановлений по
уголовным де-лам…………………………………………………………………..55
15.3. Обращения к исполнению решений, определений по гражданским
и административным де-лам……………………………………………………….66
15.4. Обращение к исполнению по делам об административных правонаруше-
ни-ях………………………………………………………………………………….69
16. Особенности делопроизводства по делам (материалам), разрешаемым
мировым судьей …………………………………………………………………..73
16.1. Производство о наложении денежных взысканий и штрафов в процессу-
альном порядке и об обращении в доход государства залога, внесенного в
качестве меры пресече-ния…………………………………………………………73
16.2. Производство по материалам, разрешаемым в порядке исполнения
пригово-ров…………..………………………………………………………………….74
17. Прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов
осужден-ных..……………………………………………………………………….74
18. Порядок выдачи судебных дел и докумен-тов……………………………………..81
19. Порядок ведения судебного делопроизводства в период временного отсут-
ствия мирового су-дьи………………………………………………………………86

2. Обеспечение доступа к информации о деятельности судебного участка
2.1. Доступ к информации о деятельности судебного участка мирового су-дьи осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 262-ФЗ), Областным законом Ростовской области от 15.06.2010 № 442-ЗС «О некоторых вопросах обеспечения доступа к информации о деятельности мировых судей в Ростовской области» (постановление Президиума Совета судей Российской Федерации от 30.11.2009 № 199), а также с учетом положений Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации от 18.04.2003 № 101, Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступивших в электронной форме обращений граждан (физических лиц) и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21.06.2010 № 229, Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 № 253 (далее – Регламент № 253), Регламентом размещения информации о деятельности федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, мировых судей и органов судейского сообщества в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, утвержденным приказом Судебного департамента от 02.11.2015 № 335 (далее – Регламент № 335), и другими нормативными правовыми актами.
2.2. Прием посетителей.
Форма предоставления информации посетителям о деятельности мирового судьи предусматривается законодательством Российской Федерации, устанавливающим порядок судопроизводства, полномочия и порядок деятельности мировых судей, а также нормативными актами Ростовской области.
Форма предоставления информации может предусматриваться соответствующими регламентами судебного участка и (или) иными актами, регулирующими вопросы внутренней деятельности судебного участка.
В случае если форма предоставления информации о деятельности судеб-ного участка не предусмотрена, она может определяться запросом пользователя информацией. При невозможности предоставления указанной информации в запрашиваемой форме информация предоставляется в том виде, в каком она имеется на судебном участке.
Прием посетителей работниками аппарата мирового судьи на судебном участке производится в течение всего рабочего времени.
Информация о деятельности судебного участка в устной форме предоставляется гражданам (физическим лицам), в том числе представителям организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления во время приема. Указанная информация также может предоставляться посредством телефонной связи по номерам телефонов судебного участка.
2.3. Размещение информации на информационных стендах.
Размещение информации на информационных стендах судебного участка мирового судьи осуществляется с учетом Методических рекомендаций по оформ-лению судами общей юрисдикции информационных стендов и (или) технических средств аналогичного назначения, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации от 02.12.2010 № 268, содержащих перечень текущей информации о деятельности суда и определяющих порядок работы суда, включая порядок приема граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления по вопросам, связанным с рассмотрением дел в суде, и иным вопросам, касающимся деятельности суда; перечень разделов, подлежащих обязательному заполнению при оформлении информационных стендов и (или) технических средств аналогичного назначения; иные сведения, необходимые для оперативного информирования пользователей информацией, а также устанавливающие сроки обновления информации на стенде.
2.4. Размещение информации о деятельности судебного участка в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
Отбор, деперсонификация, выгрузка и размещение текстов судебных актов, подлежащих размещению на сайте суда, осуществляются ответственными работниками аппарата мирового судьи в автоматизированном режиме с использованием соответствующего модуля сопряжения подсистемы «Интернет-портал» с базой данных подсистемы «Банк судебных решений (судебная практика)» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (ПС ГАС «Правосудие»).

4.1. Работники аппарата мирового судьи обеспечивают подготовку различ-ных по своему содержанию служебных документов.
4.2. Исходящие служебные документы (письма, запросы, ответы на запросы и др.) оформляются на бланках унифицированной формы, при условии их согласования с Департаментом по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.
На бланках служебной переписки, применяемых на судебных участках мировых судей, может быть воспроизведено изображение герба Ростовской области.
4.3. Документы (сопроводительные письма, обращения, запросы, служеб-ные записки, заявления, заявки и т.п.) должны излагаться четко, последовательно, кратко и оформляться в соответствии с установленными в данном разделе требо-ваниями.
4.4. Формы бланков, порядок их изготовления и порядок оформления служебных документов устанавливаются Департаментом по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.
4.5. Внутренние служебные документы оформляются без использования бланка.
4.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
4.7. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми ак-тами.
Печать ставится на свободном от текста месте, оттиск должен быть легко читаем и не должен закрывать подпись должностного лица. Печать может захва-тывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Если на бланке стоит специальная отметка «М.П.» (место печати), печать ставится прямо на нее.
Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяется только подпись мирового судьи.
Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на мирового судью и ответственного работника аппарата мирового судьи.
Сводный учет изготовленных гербовых печатей мировых судей осуществляется Департаментом по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области. Гербовые печати выдаются ответственным лицам (комендантам судебных участков, материально ответственным сотрудникам аппарата мирового судьи) под расписку в журнале учета гербовых печатей, который формируется в департаменте. Акт о приеме-передаче гербовой печати составляется и подписывается в трех экземплярах и вручается мировому судье, получившему гербовую печать, коменданту или материально-ответственному лицу и один экземпляр направляется на склад департамента.
Гербовая печать мирового судьи должна храниться в условиях, исключаю-щих ее порчу или утрату. Наличие гербовой печати, правильность ее хранения и использования ответственным лицом проверяется мировым судьей не реже одно-го раза в полугодие, о чем составляется акт.
4.8. При заверении соответствия копии документа подлиннику (не касается заверения копий судебных решений) ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Отметка об исполнителе для исходящих документов включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона (обязательно перед номером телефона указывается код населенного пункта). Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Порядок изготовления печатей и их использования устанавливаются в соот-ветствии с законодательством Ростовской области и принятыми на их основе нормативными актами Департамента по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.

5. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
5.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в судебный участок, принимаются, а также отправляются по назначению ответственным работником аппарата мирово-го судьи, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.
5.2. Прием, регистрация, обработка и рассмотрение обращений, поступив-ших в электронной форме, осуществляются в соответствии с Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступивших в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21.06.2010 № 229.
5.3. Лицо, подающее исковое заявление, заявление и другие материалы непосредственно работнику аппарата мирового судьи, ответственному за прием корреспонденции, может представить дополнительные копии вышеуказанных документов, на которых по его просьбе ставится дата, и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копии возвращаются заявителю.
5.4. Ответственный работник аппарата мирового судьи вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и другой корреспонденции описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп (отметку) в нижнем правом углу с указанием даты поступления материала в су-дебный участок и регистрационный номер документа по реестру (журналу) учета входящей корреспонденции (форма № 1, приложение № 4).
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется Акт об отсутствии доку-ментов или других вложений в почтовых отправлениях, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ним на рассмотрение мировому судье (приложение № 5).
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, заявлений о выдаче судебного приказа, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежно-сти или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд.
5.5. Учет входящей корреспонденции ведется в автоматизированном режи-ме, а также на бумажном носителе.
5.6. Все поступившие в судебный участок дела, материалы и иные докумен-ты, в том числе присланные посредством электронной почты, факсимильной связи, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции.
При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма № 1 и форма № 1-а) формируются автоматически в специальных программных средствах автоматизированной системы, обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
Не позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в указанном реестре (журнале) мировому судье для рассмотрения.
Поступившие заявления, ходатайства и другие материалы по делам, назначенным в день поступления вышеуказанных документов, незамедлительно регистрируются в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции и передаются мировому судье.
5.7. Дела об административных правонарушениях, поступившие в судеб-ный участок одновременно с доставкой правонарушителей, подлежат немедленной регистрации в соответствующей автоматизированной системе, реестре (журнале) учета входящей корреспонденции (форма № 1), учетно-статистической карточке (форма № 7мс, приложение № 6) и передаются мировому судье немедленно после регистрации.
5.8. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (ис-полнительные документы, поручения других судов и др.) в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (напри-мер, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах (реестрах) по видам: исполнитель-ные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и так далее.
5.9. Регистрации подлежат все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации.
Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные мировому судье;
расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб), изве-щений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.
Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их мировым судьей рекламные извещения, поздравительные письма.
5.10. Отправка исходящей корреспонденции производится ответственным работником аппарата мирового судьи.
При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой и факсимильной связью, производится регистрация в реестре (журнале) учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а, приложение № 7).
При использовании автоматизированного учета регистрационный журнал учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а) формируется в электронном виде в базе данных соответствующей автоматизированной системы с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
При регистрации исходящих документов проверяется правильность их оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
5.11. Исходящие служебные письма оформляются на бланках писем миро-вого судьи и подписываются мировым судьей.
5.12. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
5.13. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру наряда, в котором переписка должна храниться. Например: по номеру дела – 2-12/2016 (номер учетно-статистической карточки), по номеру наряда – 01-12/123 (где 01-12 номер наряда переписки по номенклатуре дел судебного участка, 123 – валовый номер по журналу учета исходящей корреспонденции).
Отправляемый исходящий документ копируется и формируется в соответствующее дело (материал) или наряд.
5.14. Все судебные дела, материалы и процессуальные документы направляются с сопроводительными письмами.
Дела, материалы, судебные повестки, судебные акты (определения, реше-ния, постановления) пересылаются заказными письмами и бандеролями разряда «Судебное», в том числе могут пересылаться приложения на электронном носителе информации. Заказные письма и бандероли разряда «Судебное» должны пересылаться с уведомлением о вручении.
В деятельности по отправке и получению почтовой корреспонденции разряда «Судебное» необходимо руководствоваться приказом ФГУП «Почта России» от 05.12.2014 № 423-п «Об утверждении особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».
Судебные повестки, извещения, копии судебных актов могут быть достав-лены адресату курьерской службой.
5.15. Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела мировым судьей посредством отправки СМС-сообщений определяются соответствующим нормативным актом департамента.
5.16. При ведении автоматизированного судебного делопроизводства спи-сок дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах и на сайтах судебных участков в сроки, установленные нормативными актами Президиума Совета судей Российской Федерации, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, в рамках реализации Федерального закона № 262-ФЗ.

6. Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел, дел об административных правонарушениях, других производств и материалов.
6.1. Все дела, поступившие в судебный участок, регистрируются в соответствующей автоматизированной системе на учетно-статистических карточках (для уголовных дел – форма 5мс (приложение № 8), для гражданских (административных) дел – форма 6мс (приложение № 9), для дел об административных правонарушениях – форма 7мс (приложение № 6), в алфавитном указателе (для уголовных дел, жалоб частного обвинения – форма 5-а (приложение № 10), для гражданских дел – форма № 6-а (приложение № 11), для административных дел – форма 6-адм-а (приложение № 65), для дел об административных правонарушениях – форма № 7-а (приложение № 12).
В случае ведения автоматизированного учета статистические карточки, алфавитные указатели, регистрационные журналы учета формируются в электронном виде с использованием соответствующей автоматизированной системы с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.
Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из соответствующей автоматизированной системы, распеча-танные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.
Учетно-статистические карточки на дела выводятся на печать при сдаче дел в архив либо по окончании календарного года, а также в иных необходимых слу-чаях.
Обязанности по ведению соответствующей автоматизированной системы возлагаются приказом мирового судьи на соответствующего работника аппарата мирового судьи.
6.2. По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы
5 мс заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.
В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных – только раздел Б «Сведения о привлеченном лице».
Алфавитный указатель формы 5мс формируется на каждое привлеченное лицо.
По результатам рассмотрения уголовного дела на каждое привлеченное ли-цо формируется статистическая карточка на подсудимого (исключая лиц, дела в отношении которых направлены по подсудности или возвращены прокурору) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента от 29.12.2007 № 169.
6.3. Заявления в порядке частного обвинения, поступившие в судебный уча-сток от граждан, а также материалы проверки, поступившие из органов внутрен-них дел, после регистрации с использованием соответствующей автоматизированной системы в журнале (реестре) учета входящей корреспонденции, а также в журнале (реестре) учета заявлений по делам частного обвинения (форма № 5.1 (приложение № 13) передаются для рассмотрения мировому судье под подпись не позднее следующего рабочего дня.
После вынесения решения о принятии заявления к производству мировой судья передает документы ответственному работнику аппарата мирового судьи для регистрации в качестве уголовного дела. Регистрация производится датой вынесения постановления о принятии заявления к производству.
6.4. При отсутствии в материалах проверки, поступивших из органов внутренних дел, заявления, адресованного в суд, мировой судья возвращает данные материалы.
6.5. В случае если поданное заявление не отвечает требованиям статьи 318 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее – УПК РФ), мировой судья выносит постановление о возвращении заявления лицу, его по-давшему, в котором предлагается привести заявление в соответствие с процессуальными требованиями, и устанавливает для этого срок.
В случае неисполнения указаний о приведении заявления в соответствие с требованиями закона, мировой судья отказывает в принятии заявления к своему производству и уведомляет об этом лицо, его подавшее. Подлинник постановле-ния о возвращении заявления для приведения его в соответствие с требованиями закона, подлинник постановления об отказе в принятии заявления подшиваются в соответствующий наряд. Материалы проверки, поступившие из органов внутренних дел, возвращаются.
6.6. Регистрации подлежат уголовные дела, выделенные мировым судьей в отдельное производство. Регистрация производится датой вынесения соответствующего судебного постановления.
6.7. По гражданскому (административному) делу формируется из электронных картотек один экземпляр карточки формы 6мс; алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по заявлению о вынесении судебного приказа ведется на каждого должника; по делам, вытекающим из налоговых отношений, – на каждого налогоплательщика.
В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских и административных дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов, заявителей и ответчиков в соответствии с алфавитными указателями.
6.8. Все поступившие в судебный участок исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты, уголовные, гражданские, административные дела, дела об административных правонарушениях после регистрации в соответ-ствующей автоматизированной системе и формирования в реестре (журнале) уче-та входящей корреспонденции передаются для рассмотрения мировому судье под роспись не позднее следующего рабочего дня, а в случаях, если законодательством установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, – незамедлительно.
6.9. Информация о движении дела (о принятии искового заявления (заявле-ния), об отказе в принятии искового заявления (заявления), о возвращении искового заявления (заявления), об оставлении искового заявления (заявления) без движения вносится в автоматизированную систему работником аппарата мирового судьи, должностным регламентом которого предусмотрены данные полномочия, не позднее следующего рабочего дня после принятия мировым судьей соответствующего решения, если иные сроки размещения информации не установлены законодательством Российской Федерации.
6.10. Исковые заявления, заявления, по которым мировым судьей вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении или оставлении без движе-ния, регистрируются в автоматизированной базе данных с формированием ин-формации в журнале (реестре) учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их мировыми судьями к своему производству (форма № 6.1 (приложе-ние №14).
6.11. По делу об административном правонарушении заводится учетно-статистическая карточка на каждое привлеченное лицо, в отношении которого со-ставлен протокол об административном правонарушении. Регистрация в алфавитном указателе также ведется на каждое привлеченное лицо.
6.12. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек от-дельно по гражданским (административным), уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего хранения указанные карточки распечатываются на бумажном носителе ответственным работником аппарата мирового судьи, который проверяет достоверность информации о движении дела, включая результаты рассмотрения.
6.13. Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (специально предназначенных для этих целей шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера карточек помещались в передней части картотеки.
По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и на обложке каждого из нерассмотренных дел указываются два порядковых номера – предыдущего и последующего года.
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.
В картотеку предыдущего года взамен изъятых карточек вкладываются заполненные карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер предыдущего года и делается отметка о перерегистрации дела с указанием последующего порядкового номера.
6.14. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (статьи 396, 399 УПК РФ), регистрируются в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции (форма № 1), в журнале учета материалов, разрешаемых мировым судьей в порядке исполнения приговоров (форма № 9 (приложение № 15) и алфавитном указателе к нему (форма № 9-а (приложение № 16).
6.15. При разрешении вопросов, связанных с исполнением приговора мирового судьи, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне судебного участка мирового судьи, постановившего приговор, мировой судья, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 УПК РФ, направляет копию постановления мировому судье, постановившему приговор, по получении которой в карточке делается соответствующая запись.
6.16. При компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитывае-мых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей инструкции. Для регистрации судебных дел и материалов устанавливается следующий перечень индексов:
«1» – уголовные дела;
«2» – гражданские дела;
«2а»- административные дела;
«3» – материалы в порядке досудебного производства;
«4» – материалы в порядке исполнения приговоров;
«5» – дела об административных правонарушениях;
«6» – материалы по применению принудительных мер медицинского характера;
«8» – материалы о наложении денежных взысканий и штрафов в процессу-альном порядке;
«9» – материалы, по которым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате, материалы до вынесения решения о принятии к производству;
«9у» – материалы по заявлениям в порядке частного обвинения, по кото-рым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате, материалы до вынесения решения о принятии к производству;
«9а» – материалы административного дела, по которому вынесено определение об отказе в принятии заявлений или о возврате заявлений;
«13» – об отсрочке или рассрочке исполнения решения суда, изменение способа и порядка исполнения решения суда по гражданским делам;
«15» – материалы в порядке исполнения постановлений по делам об административных правонарушениях.
При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.
6.17. Номер уголовного, гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства соответствующей автоматизированной системы (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу) и текущий год, который указывается через дробь.
Порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства соответствующей автоматизированной системы (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу), который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Вся переписка по данному делу (материалу) ведется под тем же номером.
При наличии нескольких судебных участков в судебном районе по усмотре-нию мировых судей и согласованию с Департаментом по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области номер судебного дела может быть дополнен номером судебного участка (например, 1-11/2016-1).
6.18. Гражданские, административные дела подшиваются в обложку (фор-ма № 18, приложение № 17), на которой делаются необходимые отметки (наименование судебного участка, порядковый номер дела, дата начала производства у мирового судьи, наименование дела и т.д.).
6.19. По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование судебного участка, порядковый номер дела, дата начала производства в данном судебном участке, оттиск штампа и т.д.).
Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было подшито работником аппарата мирового судьи в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, ответст-венным работником аппарата мирового судьи должен быть поставлен штамп «под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых является несовершеннолетним, должна быть сделана об этом отчетливая надпись.
6.20. На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма № 19 (приложение № 18), в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, заявления, копии приговора, решения, определения, истребование документов, обращение к исполнению судебных решений и др.).
6.21. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материа-лы подшиваются в обложку формы № 20 (приложение № 19), на которой указы-вается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого ведется производство по делу, наименование дела, дата поступления дела в судебный участок, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.
Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований.
Допускается использовать обложку, в которой находилось дело при поступлении его в судебный участок из органа, составившего протокол об административном правонарушении, при условии ее надлежащего оформления и сохранности.
6.22. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке и учет-но-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в судебный участок.
По делам, присланным по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной ответственным работником аппарата мирового судьи в день приема дела.
6.23. Все материалы в гражданское, административное, уголовное дело и дело об административном правонарушении подшиваются в хронологическом порядке.
При использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны ответственным работником аппарата мирового судьи. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.
6.24. Гражданские, уголовные дела и дела об административных правонарушениях, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены решений (определений), приговоров (постановлений), и уголовные дела, повторно поступившие в судебный участок от прокурора (статья 237 УПК РФ), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В карточках форм 5мс, 6 мс, 7мс делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.
В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдель-но, но с отметкой об их повторном поступлении.
6.25. При выделении уголовного и гражданского дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера.
В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.
6.26. В случае, когда в отношении одного из обвиняемых по уголовному делу вынесено постановление о приостановлении производства по делу (в связи с розыском либо тяжелым заболеванием), а в отношении остальных обвиняемых дело рассмотрено, то при возобновлении производства по делу в отношении этого лица заводится новая учетно-статистическая карточка и дальнейшее движение дела отражается в ней, о чем делается отметка в первой учетно-статистической карточке.
6.27. При соединении гражданских дел в одно производство учет и дальнейшее движение дела осуществляются под одним номером производства, определяемым по дате наиболее раннего начала течения срока по одному из объединенных дел. В учетных документах (учетно-статистической карточке, электронной картотеке) делаются соответствующие отметки о соединении (объединении) дел.
6.28. В случаях направления прокурору уголовных дел для соединения на основании пункта 4 части 1 статьи 237 УПК РФ при возвращении этих уголов-ных дел в судебный участок дальнейшее движение дела отражается в новой учетно-статистической карточке. В учетно-статистических карточках на заведенные ранее поступившие уголовные дела делается отметка со ссылкой на учетно-статистическую карточку на соединенное дело.
6.29. Исковые заявления, поданные с нарушением требований статей 131, 132 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее – ГПК РФ), по определению мирового судьи остаются без движения. Истцу не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения такого определения направляется копия этого определения. В период установленного мировым судьей срока для исправления недостатков такие заявления хранятся в отдельном наряде (нарядах).
Если недостатки не будут устранены истцом в назначенный мировым судьей срок, исковое заявление считается не поданным. С соответствующей копией опре-деления такие заявления и приложенные к ним документы возвращаются истцу.
Подлинник определения судьи, копии искового заявления, сопроводитель-ного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в соответствующем наряде.
В случае устранения истцом указанных недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в судебный участок в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления.
6.30. Мировой судья возвращает заявление о вынесении судебного приказа по основаниям, предусмотренным статьей 135 ГПК РФ, а также в случае если:
1) не представлены документы, подтверждающие заявленное требование;
2) заявленное требование не оплачено государственной пошлиной;
3) не соблюдены требования к форме и содержанию заявления о вынесении судебного приказа, установленные статьей 124 ГПК РФ.
Возвращение заявления о вынесении судебного приказа не является препятствием для повторного обращения взыскателя в суд с заявлением к тому же должнику, с тем же требованием и по тем же основаниям после устранения допущенного нарушения.
Мировой судья отказывает в принятии заявления о вынесении судебного приказа по основаниям, предусмотренным статьей 134 ГПК РФ, а также в случае если:
1) заявлено требование, не предусмотренное статьей 122 ГПК РФ;
2) место жительства или место нахождения должника находится вне преде-лов Российской Федерации;
3) из заявления и представленных документов усматривается наличие спора о праве.
О возвращении заявления о вынесении судебного приказа или об отказе в его принятии мировой судья в течение трех дней со дня поступления заявления в судебный участок выносит определение.
6.31. Мировой судья возвращает заявление о вынесении судебного приказа по основаниям, предусмотренным статьей 129 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (далее – КАС РФ), а также в случае ес-ли:
1) не представлены документы, подтверждающие заявленное требование;
2) не соблюдены требования к форме и содержанию заявления о вынесении судебного приказа, установленные статьей 123.3 КАС РФ.
Возвращение заявления о вынесении судебного приказа не является препятствием для повторного обращения взыскателя в суд с заявлением к тому же должнику, с тем же требованием и по тем же основаниям после устранения допущенного нарушения.
Мировой судья отказывает в принятии заявления о вынесении судебного приказа по основаниям, предусмотренным статьей 128 КАС РФ, а также в случае если:
1) заявлено требование, не предусмотренное частью 3.1 статьи 1 КАС РФ;
2) место жительства или место пребывания должника находится вне преде-лов Российской Федерации;
3) из заявления и приложенных к нему документов усматривается, что требование не является бесспорным.
Отказ в принятии заявления о вынесении судебного приказа по основаниям, указанным в части 3 статьи 123.4 КАС РФ, препятствует повторному обращению в суд с таким же заявлением.
О возвращении заявления о вынесении судебного приказа или об отказе в его принятии суд выносит определение в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд.
6.32. Заявления о вынесении дополнительного решения, разъяснении реше-ния мирового судьи, об исправлении описок и явных арифметических ошибок в решении мирового судьи до вступления его в законную силу и обращения к ис-полнению и подлежащие рассмотрению мировым судьей, вынесшим решение, ре-гистрируются в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции и приобщаются к гражданскому делу.
6.33. Материалы по вопросам исполнения судебных решений, разрешае-мых в судебном заседании после окончания производства по делу (вступления в законную силу и обращения к исполнению), подлежат отдельной регистрации и учету.
Документы по материалам в порядке исполнения решений приобщаются к гражданскому, административному делу, если дело рассматривалось по существу данным мировым судьей.
6.34. Исковые заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в статьях 134, 135 ГПК РФ, регистрации как гражданские дела не подлежат.
Копия определения мирового судьи об отказе в принятии искового заявле-ния либо о возвращении искового заявления вручается (направляется) истцу (зая-вителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд (статьи 134, 135 ГПК РФ).
Одновременно с копией определения истцу возвращается поданное им исковое заявление и приложенные к нему документы. Подлинник определения судьи, копия заявления и сопроводительного письма о возврате документов хранятся в журнале учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их судьями к своему производству (форма № 6.1 (приложение № 14).
6.35. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, ведется журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2 (приложение № 20).
Заблаговременно составляется список дел, назначенных к рассмотрению (форма № 36 (приложение № 21). Соответствующая информация размещается у зала судебного заседания либо на информационном стенде.
Данный список может формироваться автоматически в соответствующей ав-томатизированной системе.

7. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу
судебного участка, не подлежащих рассмотрению в порядке,
установленном уголовно-процессуальным, гражданским
процессуальным, административным законодательством и
законодательством об административных правонарушениях
7.1. Все поступающие в судебный участок от граждан и организаций обращения, заявления и жалобы регистрируются в соответствующей автоматизированной системе и в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб на работу судебного участка, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным, административным законодательством и законодательством об административных правонарушениях (форма № 23 (приложение № 22) с указанием даты их поступления.
Дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируют-ся под тем же номером, что и первоначально поступившее обращение, с указанием даты их поступления.
7.2. Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам или одному и тому же адресату, если не истек срок рассмотрения по первичному обращению.
Обращения считаются повторными, если они поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случаях когда:
а) заявитель не удовлетворен данным ему по первоначальному обращению ответом;
б) со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а ответ заявителю не дан.
7.3. Рассмотрение обращений граждан, юридических лиц непроцессуально-го характера осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), орга-низаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государствен-ной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21.06.2010 № 229.
7.4. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются мировому судье, который определяет исполнителя и срок рассмотрения.
7.5. Отдельные обращения могут быть поставлены мировым судьей на кон-троль.
7.6. В соответствии с резолюцией мирового судьи обращения передаются исполнителю не позднее следующего рабочего дня под расписку в журнале.
7.7. Ответственный работник аппарата мирового судьи осуществляет кон-троль за соблюдением сроков рассмотрения обращений.
7.8. При наличии возможности, а также при условии если заявитель дал согласие на получение ответа в электронной форме, информация о результатах рассмотрения обращения направляется ему по электронной почте, в порядке установленном нормативным актом Управления Судебного департамента в Ростовской области. Электронная версия официального ответа с указанием исходящего номера документа и даты его отправки размещаются на сайте судебного участка.
7.9. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции су-дебного участка, оно не позднее семи дней после поступления в судебный участок направляется органам или должностным лицам, в компетенцию которых входит рассмотрение данных обращений, с сообщением об этом заявителю.
7.10. Обращения, содержащие оскорбительные выражения, к рассмотре-нию не принимаются и после регистрации возвращаются автору с указанием мо-тивов.
Обращения, не содержащие данных о фамилии заявителя, месте его жительства, регистрируются как анонимные и рассмотрению не подлежат, за исключением анонимных сообщений о преступлениях (такие обращения направляются по усмотрению мирового судьи в прокуратуру или другие правоохранительные органы).
7.11. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
7.12. Обращения считаются разрешенными и снимаются с контроля при пре-доставлении ответа заявителю либо в соответствии с резолюцией мирового судьи.
Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в соответствующем наряде или в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале (форма № 23).
Все оконченные производством обращения хранятся у ответственного работника аппарата мирового судьи, а по истечении календарного года сдаются в архив судебного участка.
7.13. Информация о деятельности мировых судей гражданам (физическим лицам), в том числе представителям организаций (юридических лиц), обществен-ных объединений, органов государственной власти и органов местного само-управления представляется в порядке, установленном Федеральным законом № 262-ФЗ, Регламентом № 253 и Регламентом № 335.

8. Регистрация и учет внепроцессуальных обращений
8.1. После регистрации поступившего письменного обращения уполномоченным работником аппарата мирового судьи, но не позднее следующего рабочего дня письменное обращение передается мировому судье для решения вопроса о присвоении ему статуса внепроцессуального и размещении информации о нем на официальном сайте судебного участка в сети Интернет.
Регистрация и учет внепроцессуальных обращений осуществляется в порядке, утвержденном Управлением Судебного департамента в Ростовской области, в том числе с использованием Порядка размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 11.12.2013 № 241.
Под внепроцессуальным обращением понимается поступившее мировому судье по делу, находящемуся в его производстве, обращение в письменной или устной форме не являющихся участниками судебного разбирательства государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, организации, должностного лица или гражданина в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации, либо обращение в не предусмотренной процессуальным законодательством форме участников судебного разбирательства.
8.2. В соответствии с резолюцией мирового судьи поступившее письменное обращение регистрируется в журнале учета внепроцессуальных обращений или, с проставлением дополнительной отметки о внепроцессуальном статусе данного обращения, в учетной регистрационной карточке в соответствии с п. 8.1 настоящей Инструкции.
8.3. Информация о внепроцессуальных обращениях, поступивших мирово-му судье по делам, находящимся в его производстве, подлежит доведению до сведения участников судебного разбирательства путем размещения данной информации на официальном сайте судебного участка в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
8.4. В соответствии с резолюцией мирового судьи поступившее письменное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, регистри-руется в журнале учета внепроцессуальных обращений (форма № 23-а (приложе-ние № 23) или в соответствующей автоматизированной системе путем формиро-вания журнала учета в форме реестра и с последующим обязательным распечатыванием на бумажном носителе в течение рабочего дня.
8.5 Зарегистрированные письменное внепроцессуальное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, передаются в соответствии с резолюцией мирового судьи не позднее следующего рабочего дня ответственному работнику аппарата мирового судьи или в случае его отсутствия другому работнику аппарата, ответственному за размещение информации о внепроцессуальных обращениях в сети Интернет, под роспись в журнале (реестре) учета внепроцессуальных обращений.
8.6. Лицо, ответственное за размещение информации о внепроцессуальных обращениях в сети Интернет, заполняет журнал (реестр) учета внепроцессуаль-ных обращений в соответствии с Порядком размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 11.12.2013 № 241.
8.7. Регистрация и учет обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, а также обращений, подлежащих рассмотрению в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством, не подпадающих под понятие «внепроцессуальное обращение», осуществляется в порядке, предусмотренном соответствующими разделами настоящей Инструкции.
8.8. Внепроцессуальные обращения, а также письменные документы, пред-ставляющие собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, формируются в соответствующий наряд, предусмотренный номенклатурой дел судебного участка.

9. Оформление уголовных дел на стадиях принятия
к производству и назначения к судебному рассмотрению
9.1. Сведения по уголовным делам с постановлением мирового судьи, выне-сенным по результатам подготовительных действий (статья 227 УПК РФ), не позднее следующего рабочего дня сообщаются ответственному работнику аппарата мирового судьи для внесения отметок о принятом мировым судьей решении в учетно-статистическую карточку соответствующей автоматизированной системы (форма 5мс).
9.2. Мировой судья определяет категорию дела, по которой оно будет учте-но в статистическом отчете, указывает номер строки на постановлении, вынесен-ном при принятии решения по поступившему уголовному делу.
9.3. Копия постановления мирового судьи направляется обвиняемому, потерпевшему и прокурору в сроки, обеспечивающие выполнение требований части 4 статьи 231 и части 2 статьи 234 УПК РФ.
9.4. Если мировым судьей принято решение о направлении уголовного де-ла по подсудности, дело с сопроводительным письмом направляется адресату, одновременно извещается прокурор, направивший дело. В учетно-статистической карточке автоматизированной системы делается отметка, а копии судебного решения и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.
По делу, направляемому по подсудности, по которому обвиняемый нахо-дится под стражей, сопроводительное письмо (в копии) адресуется также админи-страции места предварительного заключения с указанием о перечислении обвиняемого дальнейшим содержанием за судом, которому направлено дело. К письму прилагаются две копии постановления о направлении дела для приобщения к личному делу и для вручения обвиняемому.
9.5. В случае назначения предварительного слушания стороны уведомляются о дате и времени предварительного слушания не менее чем за трое суток до объявленной даты (часть 2 статьи 234 УПК РФ).
При вынесении мировым судьей постановления о принятии мер по обеспечению возмещения вреда, причиненного преступлением, либо возможной конфискации имущества выписывается исполнительный лист, который регистрируется в реестре (журнале) учета выдаваемых (направляемых) исполнительных документов (форма № 50 (приложение № 24), алфавитном указателе к нему (форма № 50-а (приложение № 25) и не позднее следующего рабочего дня направляется в подразделение службы судебных приставов для исполнения.
9.6. В случае рассмотрения мировым судьей по поступившему уголовному делу вопроса об избрании меры пресечения в виде залога, домашнего ареста или заключения под стражу либо о продлении срока домашнего ареста или срока содержания под стражей, стороны уведомляются ответственным работником аппарата мирового судьи о дате и времени судебного заседания не менее чем за 3 суток до объявленной даты.
При избрании мировым судьей мер пресечения, не связанных с содержани-ем под стражей, их оформление производится в следующем порядке:
а) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на подписку о невыезде и надлежащем поведении копия постановления об изменении меры пресечения направляется для исполнения администрации места предварительного заключения; у освобожденного из-под стражи лица отбирается подписка о невыезде и надлежащем поведении (форма № 24 (приложение № 26) и приобщается к материалам дела;
б) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на личное поручительство, залог, домашний арест по поручению миро-вого судьи вызываются в судебный участок поручители и оформляется подписка о личном поручительстве (форма № 25 (приложение № 27) либо составляется протокол о принятии залога (форма № 27 (приложение № 28) в соответствии с Положением об оценке, содержании предмета залога по уголовному делу, управлении им и обеспечении его сохранности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.07.2011 № 569. Подписка о личном поручительстве, протокол о принятии залога приобщаются к делу.
Постановление об изменении меры пресечения не позднее следующего рабочего дня направляется для исполнения администрации места предварительного заключения. Копии протокола о принятии залога вручаются залогодателю;
в) при избрании названных мер пресечения в отношении лица, не содержащегося под стражей, его оформление производится в порядке, указанном в подпункте «б» настоящего пункта, с вызовом в судебный участок обвиняемого (привлеченного лица) и его поручителей.
9.7. Если по результатам предварительного слушания постановлением мирового судьи уголовное дело прекращено, копия данного постановления направляется прокурору, а также вручается лицу, в отношении которого прекращено уголовное преследование, и потерпевшему в течение 5 суток со дня его вынесения.
9.8. В случае вынесения мировым судьей постановления о назначении судебного заседания без предварительного слушания стороны должны быть изве-щены о месте, дате и времени судебного заседания не менее чем за пять суток до его начала (часть 4 статьи 231 УПК РФ).
9.9. Вызову в судебное заседание подлежат лица, указанные в постановле-нии мирового судьи о назначении судебного заседания.
9.10. Свидетель, потерпевший, эксперт, гражданский истец, гражданский ответчик, их представители, находящиеся за пределами территории Российской Федерации, могут быть с их согласия вызваны мировым судьей, в производстве которого находится уголовное дело, для производства процессуальных действий на территории Российской Федерации в порядке статьи 456 УПК РФ.
9.11. В соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2005 № 242 «Об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации» на территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации возложено исполнение международных обязательств, в том числе по вопросам, связанным с вручением документов, производством отдельных процессуальных действий, признанием и исполнением судебных решений и другое.
Запросы о вызове направляются через территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации. Запрос и прилагаемые к нему документы переводятся на официальный язык того иностранного государства, в которое они направляются. Запрос о производстве процессуальных действий составляется согласно требованиям статьи 454 УПК РФ в письменном виде, подписывается и удостоверяется гербовой печатью мирового судьи.
Все документы, пересылаемые судами в порядке оказания правовой помо-щи, скрепляются печатью, документы должны быть составлены по установленной форме, написаны ясным и четким языком, тщательно и аккуратно оформлены.
При направлении за границу извещения о дне судебного разбирательства не следует пользоваться бланком повестки о вызове в суд, содержащей санкции за неявку.
9.12. Извещение участников уголовного судопроизводства о месте, дате и времени судебного заседания осуществляется ответственным работником аппара-та мирового судьи путем направления судебных повесток, телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату) и иными способами не менее чем за 5 суток до его начала (часть 4 статьи 231 УПК РФ).
9.13. Документы, подтверждающие извещение участников уголовного судопроизводства, подшиваются в дело.
9.14. По назначенным к рассмотрению уголовным делам в случае нахожде-ния подсудимого под стражей начальнику места содержания под стражей направ-ляется требование о доставке подсудимого в судебное заседание. В требовании указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья Уго-ловного кодекса Российской Федерации (далее – УК РФ), по которой он обвиня-ется, время и место проведения судебного заседания. Требование подписывается мировым судьей и заверяется гербовой печатью (форма № 33 (приложение № 29). Его копия формируется в дело.
Для повторного вызова подсудимых, содержащихся под стражей, в адрес администрации места содержания под стражей направляется соответствующее требование (форма № 37 (приложение № 30).
9.15. Заблаговременно составляется список дел, назначенных к рассмотре-нию (форма № 36 (приложение № 21). Соответствующая информация в установ-ленный срок размещается ответственным работником аппарата мирового судьи, должностным регламентом которого предусмотрены названные функции, на ин-тернет-сайте судебного участка и на информационном стенде в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
9.16. Обо всех действиях по подготовке уголовных дел, рассматриваемых мировым судьей, ответственный работник аппарата мирового судьи делает отмет-ку в справочном листе по рассматриваемому делу.
9.17. Перед началом судебного разбирательства ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет явку (доставку) лиц, участвующих в судебном заседании, выясняет причины неявки отсутствующих лиц, проверяет данные о вручении копии обвинительного заключения (обвинительного акта), иных материалов.
9.18. Если в ходе разбирательства выяснится, что обвиняемый, содержа-щийся под стражей, скрылся, мировой судья приостанавливает производство по уголовному делу и возвращает дело прокурору для обеспечения розыска. В случае если скрылся обвиняемый, не содержащийся под стражей, мировой судья избирает ему меру пресечения в виде заключения под стражу и поручает прокурору обеспечить его розыск (часть 2 статьи 238 УПК РФ). Дело в этом случае остается на судебном участке и числится как приостановленное до розыска обвиняемого.
9.19. В случае тяжелого заболевания обвиняемого, если оно подтверждает-ся медицинским заключением, производство по делу приостанавливается, дело прокурору не направляется, а хранится на судебном участке (пункт 2 части 1 статьи 238 УПК РФ).
9.20. Копия постановления о прекращении уголовного дела, о приостановлении производства по уголовному делу направляется потерпевшему.

10. Оформление гражданских, административных дел и дел по
административным правонарушениям на стадии
принятия и назначения к судебному рассмотрению
10.1. Дата и время рассмотрения дела в судебном заседании определяются мировым судьей в соответствии со сроками, установленными ГПК РФ и Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ).
10.2. Согласно определению суда о подготовке (назначении) гражданского дела к судебному разбирательству направляются повестки о вызове в судебное заседание истцам, их представителям, ответчикам, их представителям, третьим лицам, экспертам, переводчикам, свидетелям, специалистам, иным лицам, участ-вующим в деле, одновременно извещаются о дате и времени рассмотрения дела прокурор, адвокат, представители государственных органов и другие лица.
При вынесении определения в порядке статьи 29.4 КоАП РФ по поручению мирового судьи направляются повестки о вызове в судебный участок лицу, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении (форма № 52 (приложение № 31), а также другим вызываемым в судебное заседание лицам, в том числе свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам (форма № 53 (приложение № 32).
Судебные повестки направляются лицам, участвующим в деле, с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в судебный участок.
Извещение участников гражданского производства, участников производст-ва по делам об административных правонарушениях осуществляется также посредством направления заказных писем с уведомлением о вручении, телефоно-граммы или телеграммы, посредством факсимильной связи либо посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату).
10.3. На определении мирового судьи о подготовке гражданского дела к судебному разбирательству мировой судья указывает номер строки, по которой оно будет учтено в статистическом отчете.
10.4. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме № 30 (приложение № 33), другим лицам, вызываемым в судебный участок по гражданским делам, по форме № 31 (приложение № 34).
В повестке, адресованной лицам, участвующим в деле, предлагается представить в судебный участок все имеющиеся доказательства по делу, а также указывается на последствия непредставления доказательств и неявки в судебный участок извещаемых или вызываемых лиц, разъясняется обязанность сообщить суду причины неявки. В повестке также определяются последствия отказа адресата принять судебную повестку (адресат, отказавшийся принять судебную повестку или иное судебное извещение, считается извещенным о времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельного процессуального дейст-вия).
Одновременно с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованным ответчику или его представителю, направляется копия искового заявления, а с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресован-ным истцу или его представителю, – копия объяснений ответчика в письменной форме, если объяснения поступили в судебный участок.
10.5. Судебные повестки (извещения) направляются в конвертах с заказным уведомлением о вручении по почте или лицом, которому мировой судья поручает их доставить. Бланк уведомления прикрепляется к стороне конверта, на которой не указывается адрес. Время вручения судебных повесток (извещений) адресату обязательно фиксируется установленным в организации почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в судебный участок.
10.6. С согласия лица, участвующего в деле, мировой судья может выдать ему на руки судебную повестку (извещение) для вручения ее другому извещае-мому или вызываемому в судебный участок лицу. Лицо, которому мировой судья поручил доставить судебную повестку (извещение), обязано возвратить в судебный участок корешок судебной повестки или копию иного судебного извещения с отметкой адресата о ее получении.
В случае если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет вызывае-мого в судебный участок гражданина по месту его жительства, повестка вру-чается кому-либо из проживающих совместно с ним взрослых членов семьи с их согласия для последующего вручения адресату.
10.7. Если разбирательство гражданского дела было отложено на другой день, явившимся в судебное заседание лицам объявляется об этом под расписку на отдельном листе, подшиваемом к делу после протокола судебного заседания, либо под расписку в протоколе судебного заседания с разъяснением последствий их неявки. В случае необходимости по требованию вручаются судебные повестки о вызове в судебное заседание.
10.8. В случае уклонения лица, в отношении которого ведется производст-во по делу об административном правонарушении, от явки в судебный участок, рассмотрение дела откладывается с вынесением постановления о его приводе. Определение мирового судьи о приводе лица, привлекаемого к административной ответственности, не позднее следующего рабочего дня передается (направляется) в соответствующую службу судебных приставов, о чем в журнале учета исполнения определений о принудительном приводе делаются необходимые отметки (форма № 10 (приложение № 35).
10.9. Заявления о выдаче судебного приказа рассматриваются мировым судьей единолично по результатам исследования представленных доказательств без судебного разбирательства и вызова сторон.
10.10. Судебные поручения мировых судей Российской Федерации о выполнении отдельных процессуальных действий иностранными судами исполняются в порядке статьи 407 ГПК РФ, 29.1.1 КоАП РФ.
В соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2005 № 242 «Об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации» на территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации возложено исполнение международных обяза-тельств, в том числе по вопросам, связанным с вручением документов, производством отдельных процессуальных действий, признанием и исполнением судебных решений.
Судебные поручения об оказании правовой помощи направляются через территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации.
При направлении за пределы Российской Федерации извещения о дне, времени и месте судебного разбирательства не следует пользоваться бланком повестки о вызове в судебный участок.
Обо всех действиях по подготовке гражданских, административных дел, дел об административных правонарушениях ответственный работник аппарата мирового судьи делает отметку в справочном листе по рассматриваемому делу.
10.11. Список дел, назначенных к рассмотрению, составляется по форме
№ 36 заблаговременно. Данная информация до начала судебного заседания размещается работником аппарата мирового судьи, должностным регламентом которого предусмотрены названные функции, на интернет-сайте судебного участка, на информационном стенде.
При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически.
10.12. Перед началом судебного заседания ответственный работник аппара-та мирового судьи проверяет явку в суд вызываемых лиц, указанных в опреде-лении о назначении дела к разбирательству в судебном заседании, выясняет причины неявки отсутствующих лиц.

11. Оформление уголовных, гражданских, административных дел и дел
об административных правонарушениях в период их рассмотрения
11.1. В период рассмотрения дела в целях обеспечения сохранности документов ответственный работник аппарата мирового судьи подшивает в дело поступившие по почте, принятые на личном приеме либо представленные в судебном заседании документы, процессуальные и иные документы, образующиеся в процессе судопроизводства, нумерует листы и вносит их во внутреннюю опись. Длительное хранение в деле не подшитых документов не допускается.
О производимых действиях (направление сторонам судебных извещений, направление запросов, предоставление дела для ознакомления, выдача копий документов из дела и т.п.) в справочном листе формы № 19 (приложение № 18) ответственный работник аппарата мирового судьи делает соответствующую запись. Справочные листы по каждому делу и материалу заполняются четко, ясно и разборчиво с указанием даты совершенного действия. Запись в справочном листе заверяется подписью непосредственного исполнителя.
11.2. Служебные документы подписываются мировым судьей, направление каких-либо документов за подписью работников аппарата мирового судьи не допускается.
11.3. На справочных листах дел, находившихся в производстве мирового судьи более 1 месяца, ответственный работник аппарата мирового судьи состав-ляет справку о движении дела с указанием срока рассмотрения дела, которая за-веряется подписью мирового судьи. На основании данных справок в документы первичного статистического учета и статистические отчеты вносятся сведения о количестве дел, рассмотренных с нарушенным процессуальным сроком.
11.4. В случаях отложения разбирательства дела, а по распоряжению мирового судьи и до окончания рассмотрения дела ответственный работник аппарата мирового судьи отмечает в судебных повестках вызванных к мировому судье лиц время их явки и ухода, заверяет эту отметку своей подписью и штампом мирового судьи.
11.5. Если разбирательство дела было отложено и назначено на другой день, вызванным и явившимся в судебное заседание лицам (кроме подсудимых, содержащихся под стражей) вручаются повестки о вызове к мировому судье либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к мате-риалам дела, с разъяснением последствий их неявки. Иным лицам, вызов которых мировой судья признал необходимым, высылаются повестки о вызове в судебный участок.
Для повторного вызова подсудимых, содержащихся под стражей, администрации места предварительного заключения направляется письмо (форма № 33).
11.6. По распоряжению мирового судьи ответственный работник аппарата мирового судьи не позднее следующего рабочего дня направляет в различные организации, предприятия и учреждения запросы о предоставлении мировому судье необходимых сведений или документов, при этом устанавливается срок предоставления таких документов.
Запрос подписывается мировым судьей, а в случае если необходимые доку-менты содержат сведения, являющиеся медицинской, банковской, коммерческой или иной охраняемой законом тайной – заверяется гербовой печатью мирового судьи.
Ответственный работник аппарата мирового судьи, направивший запросы, контролирует своевременность поступления в судебный участок запрошенных документов. В случае если в течение установленного срока ответ на запрос в су-дебный участок не поступил, ответственный работник аппарата мирового судьи ставит об этом в известность мирового судью.
11.7. Ответственный работник аппарата мирового судьи ежедневно состав-ляет списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, которые не позднее следующего рабочего дня с отметками о результате рассмотрения дела сдаются ответственному работнику аппарата мирового судьи.
11.8. По делам, приостановленным производством (отложенным) до наступления какого-либо события, ответственный работник аппарата мирового судьи ежемесячно делает запросы о миновании причин приостановления произ-водства по делу. Поступившие в судебный участок ответы на запросы незамед-лительно доводятся до сведения мирового судьи, после чего приобщаются к материалам дела, либо хранятся в контрольной папке до возвращения дела, отсутствующего в судебном участке.
11.9. Судебные постановления, вынесенные в ходе рассмотрения дела, о на-значении мер пресечения и иных мер процессуального принуждения, о принуди-тельном приводе, розыске, принятии мер по обеспечению иска обращаются к ис-полнению секретарем судебного заседания в день вынесения соответствующего судебного постановления.
12. Оформление уголовных, гражданских, административных дел
и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения
12.1. Осужденному (оправданному), его защитнику и обвинителю в течение пяти суток со дня провозглашения приговора вручается его копия. В тот же срок копии приговоров могут быть вручены потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, их представителям – при наличии ходатайства указан-ных лиц.
12.2. После рассмотрения уголовного дела, по которому подсудимый освобожден из-под стражи в связи с оправданием или прекращением дела, осуждением к мере наказания, не связанной с лишением свободы, или с освобождением от отбывания наказания либо в связи с избранием на время до вступления приговора в законную силу иной меры пресечения, начальнику места предварительного заключения через начальника конвоя немедленно направляется копия приговора, постановления.
В случае, когда осужденный после провозглашения приговора взят под стражу в зале суда, начальнику конвоя вручаются под расписку копия приговора и справка о судимости, заверенные подписью и гербовой печатью мирового су-дьи.
12.3. При освобождении из-под стражи или взятии под стражу нескольких лиц копии указанных документов вручаются в количестве, соответствующем их числу.
12.4. Сторонам и другим лицам, участвующим в гражданском деле, не явившимся в судебное заседание, копия определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылается не позднее трех дней со дня вынесения определения, а копия заочного решения мирового судьи высылается заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее трех дней со дня его принятия.
12.5. Копии судебных актов высылаются сторонам и другим лицам, участ-вующим в деле, с сопроводительным письмом, которое регистрируется в реестре (журнале) учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а), о чем производится отметка в справочном листе дела. Копия сопроводительного письма подшивается в дело.
12.6. Судебный приказ по существу заявленного требования выносится в течение пяти дней со дня поступления заявления о вынесении судебного приказа в судебный участок (статья 123.5 ГПК РФ, статья 126 КАС РФ).
Судебный приказ составляется на специальном бланке в двух экземплярах, которые подписываются судьей (статья 127 ГПК РФ, статья 123.6 КАС РФ) (приложения № 66, 67). Один экземпляр остается в материалах дела (производстве суда). Для должника изготавливается копия судебного приказа.
В соответствии со статьей 128 ГПК РФ мировой судья высылает копию судебного приказа должнику, который в течение десяти дней со дня получения приказа имеет право представить возражения относительно его исполнения.
Мировой судья отменяет судебный приказ, если от должника в установлен-ный срок поступят возражения относительно его исполнения. В определении об отмене судебного приказа судья разъясняет взыскателю, что заявленное требование им может быть предъявлено в порядке искового производства. Копии определения мирового судьи об отмене судебного приказа направляются сторонам не позднее трех дней после дня его вынесения (статья 129 ГПК РФ).
В случае если в установленный срок от должника не поступят в судебный участок возражения, мировой судья выдает взыскателю второй экземпляр судебного приказа, заверенный гербовой печатью суда, для предъявления его к исполнению. По просьбе взыскателя судебный приказ может быть направлен ми-ровым судьей для исполнения судебному приставу-исполнителю, в том числе в форме электронного документа, подписанного мировым судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В случае взыскания государственной пошлины с должника в доход соответствующего бюджета на основании судебного приказа выдается исполнительный лист, который заверяется гербовой печатью мирового судьи и направляется для исполнения в этой части судебному приставу-исполнителю. Исполнительный лист может направляться мировым судьей для исполнения судебному приставу-исполнителю в форме электронного документа, подписанного судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Требования к форматам судебных приказов, направляемых для исполнения в форме электронного документа, устанавливаются Правительством Российской Федерации (статья 130 ГПК РФ).
В соответствии со статьей 123.5 КАС РФ копия судебного приказа в тече-ние трех дней со дня вынесения судебного приказа направляется должнику, ко-торый в течение двадцати дней со дня ее направления вправе представить возражения относительно исполнения судебного приказа.
Судебный приказ подлежит отмене мировым судьей, если от должника в установленный частью 3 статьи 123.5 КАС РФ срок поступят возражения относи-тельно его исполнения.
В определении об отмене судебного приказа указывается, что взыскатель вправе обратиться в суд с административным исковым заявлением в порядке, установленном главой 32 КАС РФ.
Копии определения об отмене судебного приказа направляются взыскателю и должнику не позднее трех дней после дня его вынесения.
Возражения должника, поступившие в судебный участок по истечении уста-новленного частью 3 статьи 123.5 КАС РФ срока, не рассматриваются мировым судьей и возвращаются лицу, которым они были поданы, за исключением случая, если это лицо обосновало невозможность представления возражений в указанный срок по не зависящим от него причинам (статья 123.7 КАС РФ).
В случае если в установленный срок должником не представлены возраже-ния, взыскателю выдается второй экземпляр судебного приказа, заверенный гербовой печатью мирового судьи, для предъявления его к исполнению. По просьбе взыскателя судебный приказ может быть направлен мировым судьей для исполнения судебному приставу-исполнителю, в том числе в виде электронного документа, подписанного мировым судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае взыскания государственной пошлины с должника в доход соответствующего бюджета на основании судебного приказа выдается исполнительный лист, который заверяется гербовой печатью мирового судьи и направляется для исполнения в этой части судебному приставу-исполнителю. Исполнительный лист может быть направлен для исполнения судебному приставу-исполнителю в виде электронного документа, подписанного мировым судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (статья 123.8 КАС РФ).
12.7. Лицам, участвующим в гражданском деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения мирового судьи высылаются не позднее пяти дней со дня его принятия в окончательной форме с сопроводительным письмом, которое регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции. Копия сопроводительного письма подшивается в дело.
12.8. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, копии решения суда после вступления его в законную силу направляются иным лицам. Потерпевший по ходатайству вправе получать копии иных процессуальных доку-ментов, затрагивающих его интересы.
В остальных случаях копии решений и определений мирового судьи выда-ются сторонам только по их просьбе (форма № 63 (приложение № 36).
12.9. Копия постановления по делу об административном правонарушении вручается под расписку физическому лицу или законному представителю физиче-ского лица, или законному представителю юридического лица, в отношении кото-рых оно вынесено, а также потерпевшему по его просьбе либо высылается указанным лицам по почте заказным почтовым отправлением в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.
12.10. Копия вынесенного мировым судьей постановления по делу об административном правонарушении направляется должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.
12.11. Копия постановления о назначении административного наказания по делам об административных правонарушениях в области законодательства о наркотических средствах, психотропных веществах с возложением на лицо обязанности пройти диагностику, профилактические мероприятия, лечение от наркомании и (или) медицинскую и (или) социальную реабилитацию в связи с потреблением наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо копия постановления о прекращении производства по делу об административном правонарушении по основанию, предусмотренному примечанием к статье 6.9 КоАП РФ, направляются в соответствующие медицинскую организацию или учреждение социальной реабилитации.
12.12. Прокурору копия решения (определения) направляется в случае его участия в деле.
12.13. Копии судебных актов формируются в соответствии с требованиями раздела 17 настоящей Инструкции.
12.14. При подготовке рассмотренного уголовного, гражданского, административного дела или дела об административном правонарушении для передачи работнику аппарата мирового судьи, ответственному за делопроизводство, ответственный работник аппарата мирового судьи:
а) подшивает в дело подлинники документов в хронологическом порядке: определения, предшествующую судебному заседанию переписку, вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз и т.п.), все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления, подписку об ответственности по статьям 307, 308 УК РФ свидетелей, экспертов, переводчиков, протокол судебного заседания, решение, определение мирового судьи, в том числе и постановления на оплату процессуальных издержек. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.
При использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны ответственным работником. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.
Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Представленные лицами, участвующими в деле, документы возвращаются им по письменному заявлению заказным письмом с уведомлением или вручаются под расписку;
б) нумерует листы дела арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, карандашом и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;
в) делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2) и учетно-статистической карточке в соответствующей автоматизированной системе;
г) прилагает к уголовному делу заполненные статистические карточки на подсудимого в отношении осужденных, оправданных лиц, дела в отношении ко-торых прекращены, и лиц, признанных невменяемыми, к которым применены меры медицинского характера. Статистические карточки составляются и подписываются мировым судьей;
д) по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба в соответствии с действующей инструкцией по ведению судебной статистики;
е) выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.
После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее десяти дней после его рассмотрения и вынесения решения в окончательной форме секре-тарь судебного заседания передает дело работнику аппарата мирового судьи, ответственному за делопроизводство.
Работник аппарата мирового судьи, ответственный за делопроизводство, обязан тщательно проверить выполнение всех перечисленных действий, распи-саться в получении дела.
12.15. Протокол судебного заседания изготавливается секретарем судебного заседания и может быть написан от руки, напечатан на машинке либо на компью-тере. Также допускается использование стенографирования, средств аудиозаписи и иных технических средств. При этом содержание протокола должно соответствовать требованиям статьи 259 УПК РФ, статьи 229 ГПК РФ, статьи 205 КАС РФ. Протокол должен быть изготовлен в течение 3 суток со дня окончания судебного заседания, а протокол отдельного процессуального действия по гражданским делам – не позднее, чем на следующий день после дня его совершения, по административным делам – не позднее следующего рабочего дня после дня совершения этого действия.
Об использовании технических средств для фиксирования хода судебного заседания в протоколе судебного заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому делу отдельно) приобщаются к материалам дела (протоколу судебного заседания).
При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства по уголовным делам об ознакомлении с протоколом судебного заседания возможность ознакомления обеспечивается в течение 3 суток со дня получения ходатайства. Копия протокола изготавливается по письменному хода-тайству участника судебного разбирательства и за его счет (статья 259 УПК РФ).
Лица, участвующие в гражданском деле, их представители вправе ознако-миться с протоколом и в течение пяти дней со дня его подписания подать в пись-менной форме замечания на протокол.
12.16. Ознакомление лиц, перечисленных в пункте 17.1 настоящей Инструк-ции, с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном разделом 17 настоящей Инструкции.
Ознакомление вышеперечисленных лиц с аудиозаписью судебного заседа-ния производится строго в присутствии уполномоченного на то работника аппарата мирового судьи путем предоставления им возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.
Лица, имеющие право на снятие копий за свой счет, в том числе с использованием технических средств, перечислены в пункте 17.6 настоящей Инструкции.
Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном мировым судьей.
12.17. На письменном заявлении (форма № 68 (приложение № 37) мировой судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата мирового судьи изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности – к делу приобщается также ее копия.
При наличии технической возможности копия аудиозаписи судебного заседания может быть изготовлена на оптическом диске или ином материальном носителе информации уполномоченным работником аппарата суда только после подачи соответствующего заявления и при наличии соответствующей отметки лиц, указанных в абзаце первом настоящего пункта.
Уплата государственной пошлины для изготовления копии аудиозаписи су-дебного заседания не предусмотрена.
Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представ-ляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.
В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован упол-номоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.
Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата мирового судьи на локаль-ном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.
Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.
После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче уполномоченным работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.
12.18. Отбор, выгрузка и размещение сведений о делах, находящихся у мирового судьи, а также отбор, деперсонификация, выгрузка и размещение текстов судебных актов, подлежащих размещению в сети Интернет, осуществляется ответственными лицами в автоматизированном режиме в соответствии с Регламентом № 253, Регламентом № 335.
12.19. Решение об отнесении положений текста судебного акта к персональ-ным данным или сведениям ограниченного доступа принимает мировой судья или лицо, ответственное за деперсонификацию судебного акта, с учетом действующего законодательства, Регламента № 253 и Регламента № 335.
Решение об исключении положений, которые содержат персональные дан-ные и (или) сведения, охраняемую законом тайну, принимает мировой судья или ответственный работник аппарата мирового судьи (по согласованию с мировым судьей).
12.20. Все тексты судебных актов, разрешенные для размещения на сайте судебного участка мирового судьи, передаются работнику аппарата мирового су-дьи, ответственному за размещение информации. После проверки мировым судьей правильности деперсонификации судебных актов мировой судья передает документ на бумажном носителе со своей визой о согласовании лицу, ответственному за размещение текстов судебных актов на сайте судебного участка, в сроки, установленные Регламентом № 253, Регламентом № 335.
12.21. После подготовки к размещению текста судебного акта на сайте судебного участка ответственный работник аппарата мирового судьи с использованием соответствующей автоматизированной системы осуществляет загрузку разрешенных к публикации судебных актов для дальнейшего размещения на сайте судебного участка.
12.22. В случае выявления неверно обезличенных судебных актов, а также сведений, подлежащих исключению, документ возвращается мировым судьей на этап деперсонификации текста судебного акта для его повторной обработки.
12.23. В случае ошибочности размещения текста судебного акта на сайте суда мировой судья дает указание работнику аппарата суда, ответственному за размещение текстов судебных актов на сайте судебного участка, при помощи автоматизированной системы отменить публикацию, после чего данный судебный акт перестает отображаться на сайте суда.
12.24. По указанию мирового судьи работник аппарата мирового судьи, ответственный за размещение информации на сайте судебного участка, в течение одного рабочего дня размещает в автоматическом режиме сведения о находящихся в судебном участке делах, информацию о прохождении дел, а также сведения о вынесении судебных актов по результатам их рассмотрения. В ручном режиме соответствующая информация размещается один раз в неделю.
Сведения о находящихся в судебном участке делах подлежат размещению посредством формирования соответствующей выборки из соответствующей автоматизированной системы.
Тексты судебных актов, сведения об их обжаловании и о результатах обжалования, а при опубликовании судебных актов – сведения об источниках их опубликования размещаются в разделах «Судопроизводство», «Принятые судебные акты» после их принятия в разумный срок, но не позднее месяца со дня вступления в законную силу.
12.25. После размещения деперсонифицированного текста судебного акта на сайте судебного участка его бумажный носитель с визой о согласовании подшивается в соответствующий наряд.
13. Прием и учет заявлений о присуждении компенсации за
нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на
исполнение судебного постановления в разумный срок
Заявление о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного постановления в разумный срок подается заинтересованным лицом в случаях, предусмотренных ГПК РФ, в соответствующий суд субъекта Российской Федерации через мирового судью, принявшего решение. Данному заявлению присваивается входящий регистрационный номер.
Заявление о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного постановления в разумный срок с приложенными к нему документами вместе с делом и сопроводительным письмом направляется в соответствующий суд субъекта Российской Федерации в трехдневный срок со дня поступления заявления мировому судье.
Информация о направлении судебного дела с заявлением заносится в автоматизированную учетную базу ответственным должностным лицом, при этом проверяется правильность его оформления.
О принятии заявления к производству, а также о месте и времени рассмотрения заявления заинтересованные лица извещаются соответствующим судом субъекта Российской Федерации.

14. Прием и учет апелляционных, частных жалоб, представлений
прокурора, заявлений и жалоб на судебные акты, постановленные
мировым судьей.
14.1. Апелляционные жалобы, представление на не вступившие в законную силу решения мирового судьи по гражданскому делу, по делу об административ-ном правонарушении подаются сторонами и другими лицами, участвующими в деле, а также иными лицами, в случаях, предусмотренных ГПК РФ, КоАП РФ, через мирового судью, постановившего судебное решение, в сроки, предусмотренные процессуальным законодательством.
14.2. До истечения апелляционного срока, установленного законом на обжалование, дело не может быть истребовано из судебного участка.
Апелляционная жалоба, представление могут быть поданы в течение ме-сяца со дня принятия мировым судьей решения в окончательной форме, если иные сроки не установлены процессуальным законодательством.
14.3. Заочное решение мирового судьи может быть обжаловано сторонами в апелляционном порядке в течение месяца по истечении срока подачи ответчиком заявления об отмене этого решения, а в случае если такое заявление подано – в течение месяца со дня вынесения определения мирового судьи об отказе в удовлетворении этого заявления.
14.4. Частные жалобы, представления прокурора могут быть поданы в течение пятнадцати дней со дня вынесения определения мировым судьей, если иные сроки не установлены процессуальным законодательством.
Лица, участвующие в деле, могут знакомиться в судебном участке с материалами дела, делать выписки, представлять отзывы на апелляционную жалобу, знакомиться с жалобами и объяснениями, поступившими от других лиц, участвующих в деле.
Апелляционные жалоба, представление в установленный срок могут быть отправлены заявителем, прокурором мировому судье через отделение связи или переданы работнику аппарата мирового судьи, ответственного за делопроизвод-ство.
К апелляционной жалобе прилагается документ, подтверждающий оплату государственной пошлины, если жалоба подлежит оплате.
Апелляционные жалобы, представления по делам, рассмотренным мировы-ми судьями, адресуются суду апелляционной инстанции районного, городского, межрайонного суда (далее – районные суды).
По гражданским делам апелляционная жалоба, представление и приложен-ные к ним документы представляются с копиями, число которых соответствует числу лиц, участвующих в деле.
14.5. К апелляционной жалобе, поданной представителем, должна быть приложена доверенность или иной документ, подтверждающий полномочие представителя на подачу апелляционной жалобы, если в деле отсутствуют необходимые документы.
14.6. К жалобе могут быть приложены ходатайства об уменьшении размера государственной пошлины или предоставлении отсрочки (рассрочки) ее уплаты (ходатайства могут быть поданы в виде отдельного документа или изложены в самой жалобе).
14.7. К апелляционным жалобе, представлению, поступившим из отделения связи, приобщается конверт. На первом листе жалобы, представления в правом нижнем углу, свободном от текста, проставляется штамп с датой поступления и подписью принявшего лица, проверяется наличие указанных в приложении доку-ментов.
При приеме документов непосредственно ответственным работником аппа-рата мирового судьи штамп ставится на первом экземпляре жалобы, остающейся на судебном участке, и на ее копии, которая передается заявителю.
14.8. Апелляционные жалоба, представление на не вступившее в законную силу решение мирового судьи, как поданные лично, так и поступившие в судебный участок через отделение связи, регистрируются в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции. При подаче апелляционной жалобы вносятся соответствующие отметки в учетно-статистическую карточку.
В соответствующую автоматизированную систему вносится информация о поступлении жалобы, дате ее поступления и заявителе, его процессуальном положении и указываются другие необходимые данные.
Судебное дело, решение по которому обжалуется, вместе с жалобой незамедлительно передается мировому судье, рассмотревшему дело по существу, под расписку.
Если жалоба поступила в судебный участок во второй половине рабочего дня, она оформляется и передается мировому судье не позднее первой половины следующего рабочего дня.
14.9. Частная жалоба, представление прокурора могут быть поданы в тече-ние пятнадцати дней со дня вынесения определения мировым судьей, если иные сроки не установлены гражданским процессуальным законодательством.
Регистрация частных жалоб, представлений прокурора на определения мирового судьи, поданных лицами, участвующими в деле, а также прокурором, участвовавшим в деле, которые могут быть в соответствии с частью 1 статьи 331 ГПК РФ обжалованы в суд апелляционной инстанции отдельно от решения миро-вого судьи, осуществляется в том же порядке, что и апелляционные жалобы, представления.
Копия частной жалобы направляется лицам, участвующим в деле, которые вправе подать в разумный срок, определенный мировым судьей, свои возраже-ния в письменной форме.
По истечении срока на обжалование лица, участвующие в деле, извещаются о направлении частной жалобы на рассмотрение в суд апелляционной инстанции.
Подлинник жалобы со всеми приложенными документами подшивается в обложку дела и с сопроводительным письмом, которое регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции, направляется в районный суд, о чем делается соответствующая отметка в журнале учета дел, направленных в апелляционную инстанцию.
14.10. Апелляционные жалобы, представления по гражданскому делу, при подаче которых не были соблюдены требования, предусмотренные статьей 322 ГПК РФ, а также апелляционные жалобы, поданные без документа, подтверждающего оплату государственной пошлины, хранятся в деле.
14.11. Ответственным работником аппарата мирового судьи копия определения мирового судьи об оставлении апелляционной жалобы, представления без движения не позднее следующего рабочего дня направляется лицу, подавшему апелляционную жалобу или представление. Если недостатки, указанные в определении, не будут устранены в назначенный мировым судьей срок, поданная апелляционная жалоба, представление с сопроводительным письмом, а также с копией определения мирового судьи о возвращении жалобы, представления возвращаются лицам, подавшим апелляционную жалобу, представление.
14.12. Возврат апелляционной жалобы лицу, ее подавшему, апелляционно-го представления прокурору осуществляется ответственным работником аппарата мирового судьи на основании определения мирового судьи в трехдневный срок с момента истечения срока на его обжалование.
14.13. После поступления апелляционных (частных) жалоб, представления прокурора, поданных в установленный срок и с соблюдением предъявляемых к ним статьей 322 ГПК РФ требований, или после устранения заявителем недостатков, указанных в определении об оставлении апелляционной жалобы, представления без движения, ответственный работник аппарата мирового судьи не позднее следующего рабочего дня извещает и направляет участвующим в деле лицам копии апелляционных (частных) жалоб, представления прокурора вместе с копиями приложенных к ним документов (форма № 60 (приложение № 38).
14.14. По истечении определенного мировым судьей срока для представле-ния возражений, а если поступили замечания на протокол судебного заседания, то после их рассмотрения в установленный законом срок, но не ранее истечения срока апелляционного обжалования (часть 3 статьи 325 ГПК РФ), судебное дело (материал, сформированный по частной жалобе, представлению) с апелляционной жалобой, представлением, приложенными к ним документами, поступившими возражениями ответственным работником аппарата мирового судьи по распоряжению мирового судьи не позднее следующего рабочего дня с сопроводительным письмом (форма № 61 (приложение № 39) направляется в районный (городской) суд заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, либо курьером (нарочным).
14.15. В случае если возражения на апелляционные жалобу, представление поступили после направления дела в суд апелляционной инстанции, возражения досылаются в суд апелляционной инстанции с направлением их копий лицам, участвующим в деле.
14.16. В том случае, когда после истечения срока апелляционного обжалования и направления в суд апелляционной инстанции дела с апелляционными жалобой, представлением мировому судье поступят апелляционные жалобы, представления от других лиц, участвующих в деле, или лиц, не привлеченных к участию в деле, вопрос о правах и обязанностях которых был разрешен мировым судьей, такие жалобы незамедлительно передаются мировому судье, в производстве которого находилось гражданское, административное дело. Ответственный работник аппарата мирового судьи не позднее следующего рабочего дня уведомляет о поступлении таких жалоб суд апелляционной инстанции.
14.17. Информация о поступлении апелляционной жалобы на конкретный судебный акт, датах поступления жалобы и отправки дела вносится ответственным работником аппарата мирового судьи в автоматизированную систему, записывается в соответствующий журнал и в регистрационную карточку.
14.18. Правильность оформления дела, направляемого в апелляционную инстанцию, проверяет ответственный работник аппарата мирового судьи, а также мировой судья.
14.19. О времени и месте рассмотрения апелляционной жалобы, представления стороны, а также лиц, участвующих в деле, извещает суд апелляционной инстанции.
14.20. В целях контроля за сохранностью судебного дела при пересылке и оперативного принятия необходимых мер при утрате его сопроводительное пись-мо может составляться в трех экземплярах.
Первый и второй экземпляры сопроводительного письма приобщаются к материалам судебного дела, направленного в суд апелляционной инстанции. Тре-тий экземпляр хранится в деле по номенклатуре дел судебного участка, отпра-вившего дело с жалобой.
После получения дела судом апелляционной инстанции и отметки в штампе суда даты получения дела, второй экземпляр сопроводительного письма возвращается в судебный участок.
14.21. Дата возвращения дела в суд из апелляционной инстанции, результа-ты апелляционного рассмотрения отмечаются в соответствующей автоматизиро-ванной системе работником аппарата мирового судьи, должностным регла-ментом которого это предусмотрено.
14.22. После рассмотрения дела в суде апелляционной инстанции исполни-тельный лист выдается мировым судьей, за исключением случаев немедленного исполнения.
14.23. Апелляционные жалоба, представление на не вступившие в законную силу приговор или постановление по уголовному делу, рассмотренному мировым судьей, подаются лицами, указанными в статье 389.1 УПК РФ, а также иными лицами в случаях, предусмотренных УПК РФ, через мирового судью, постановившего судебное решение, и адресуются районному суду, в который подаются жалоба, представление.
Апелляционные жалоба, представление подаются в течение 10 суток со дня постановления приговора или вынесения постановления, а осужденным, содержа-щимся под стражей, в тот же срок со дня вручения им копий приговора или постановления.
В течение срока, установленного для обжалования приговора, постановле-ния, уголовное дело не может быть истребовано из судебного участка.
Апелляционные жалоба, представление, поданные с пропуском срока, оставляются без рассмотрения, о чем уведомляется лицо, подавшее данные жалобу, представление.
Апелляционные жалоба, представление в установленный срок могут быть отправлены мировому судье через отделение связи или переданы работнику аппарата мирового судьи, ответственного за делопроизводство.
14.24. К апелляционным жалобе, представлению, поступившим из отделе-ния связи, приобщается конверт.
На первом листе жалобы, представления в правом нижнем углу, свободном от текста, проставляется штамп с датой поступления и подписью принявшего лица, проверяется наличие указанных в приложении документов.
14.25. При приеме документов непосредственно ответственным работником аппарата мирового судьи штамп ставится на первом экземпляре жалобы, представления, а также на ее копии, которая передается заявителю.
14.26. Апелляционные жалобы, представления на не вступившие в закон-ную силу решения мирового судьи, как поданные лично, так и поступившие через отделение связи, регистрируются в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции, сведения о жалобе, представлении вносятся в учетно-статистическую карточку.
14.27. Судебное дело, приговор или постановление по которому обжалует-ся, вместе с жалобой, представлением в тот же день передается мировому судье, рассмотревшему дело по существу, под расписку.
Если жалоба, представление поступили в суд во второй половине рабочего дня, они оформляются и передаются мировому судье не позднее следующего рабочего дня.
14.28. В случае несоответствия апелляционных жалобы, представления требованиям статьи 389.6 УПК РФ они возвращаются мировым судьей, который назначает срок для устранения недостатков. Апелляционные жалоба, представление подлежат направлению лицу, их подавшему, ответственным работником аппарата мирового судьи не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения мировым судьей постановления.
Ответственный работник аппарата мирового судьи по распоряжению мирового судьи не позднее трех рабочих дней с даты поступления апелляционных жалобы, представления извещает о принесенных апелляционных жалобе, представлении лиц, указанных в статье 389.1 УПК РФ, если жалоба или представление затрагивает их интересы, с разъяснением права подачи на эти жалобу или представление возражений в письменном виде с указанием срока их подачи и направляет им копии жалобы, представления, а также возражений на них заказным письмом с уведомлением.
Возражения, поступившие на жалобу, представление, приобщаются к мате-риалам уголовного дела.
В случае если возражения на апелляционные жалобу, представление поступили после направления дела в суд апелляционной инстанции, то по распоряжению мирового судьи они направляются в суд апелляционной инстанции.
По истечении определенного мировым судьей срока для представления возражений, а если поступили замечания на протокол судебного заседания, то после их рассмотрения в установленный законом срок, но не ранее истечения срока обжалования (часть 2 статьи 389.8 УПК РФ), судебное дело (при отсутствии необходимости заверенные копии документов из уголовного дела, имеющих отношение к обжалуемому промежуточному судебному решению) с апелляционной жалобой, представлением, приложенными к ним документами, поступившими возражениями не позднее следующего рабочего дня по распоряжению мирового судьи ответственным работником аппарата мирового судьи с сопроводительным письмом (форма № 60) направляется в апелляционную инстанцию заказным почтовым отправлением с уведомлением или нарочно.
14.29. О направлении дела в суд апелляционной инстанции по распоряже-нию мирового судьи сообщается сторонам.
При отсутствии необходимости направления вместе с жалобой (представлением) уголовного дела, как предусмотрено в части 2 статьи 389.8 УПК РФ, мировой судья прилагает к апелляционной жалобе (представлению) на промежуточное судебное решение заверенные копии документов из уголовного дела, послуживших основанием для вынесения обжалуемого судебного решения, вместе с описью всех имеющихся в деле документов.
14.30. Правильность оформления дела, направляемого в апелляционную инстанцию районного суда, проверяет ответственный работник аппарата мирового судьи, а также мировой судья.
Оформленное дело с сопроводительным письмом, которое регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции, направляется в районный суд, о чем делается соответствующая отметка в журнале учета дел, направленных в апелляционную инстанцию (форма № 44-а (приложение № 40), в учетно-статистической карточке на уголовное дело.
О месте, дате и времени рассмотрения апелляционных жалобы, представле-ния стороны, а также лиц, участвующих в деле, извещает апелляционная инстанция районного суда.
В целях контроля за сохранностью судебного дела при пересылке и оперативного принятия необходимых мер при утрате его сопроводительное письмо может составляться в трех экземплярах.
Первый и второй экземпляры сопроводительного письма приобщаются к материалам судебного дела, направленного в суд апелляционной инстанции. Тре-тий экземпляр хранится в деле по номенклатуре дел судебного участка, отправившего дело с жалобой.
14.31. После получения дела судом апелляционной инстанции и отметки в штампе суда даты получения дела, второй экземпляр сопроводительного письма возвращается в судебный участок.
14.32. После рассмотрения дела в суде апелляционной инстанции исполни-тельный лист выдается мировым судьей, который рассматривал дело.
14.33. После возвращения дела из суда апелляционной инстанции результа-ты апелляционного рассмотрения отмечаются в соответствующей автоматизиро-ванной системе, в журнале учета дел, направленных в апелляционную инстанцию, в журнале учета входящей корреспонденции, в учетно-статистической карточке на уголовное дело.
14.34. Мировой судья извещает лиц, участвующих в деле, о времени и месте рассмотрения заявления об отмене заочного решения, направляет им копии заявления и прилагаемые к нему материалы (статья 239 ГПК РФ).
После отмены заочного решения мировой судья возобновляет рассмотре-ние дела по существу. Делается отметка в учетно-статистической карточке об отмене заочного решения, дело регистрируется как вновь поступившее (заводится новая учетно-статистическая карточка, регистрируется в алфавитном указателе к гражданским делам).
14.35. Заявление об отмене судебного приказа (возражение) в рамках гражданского судопроизводства подается должником мировому судье в течение десяти дней со дня получения копии судебного приказа (статья 128 ГПК РФ), в рамках административного судопроизводства – в течение двадцати дней со дня направления копии судебного приказа должнику (статья 123.5 КАС РФ).
В случае отмены судебного приказа требование заявителя может быть рас-смотрено в порядке искового производства.
Копии определения мирового судьи об отмене судебного приказа направляются сторонам не позднее трех дней после дня его вынесения (статья 123.7 КАС РФ, статья 129 ГПК РФ).
Об отмене судебного приказа делается соответствующая отметка в учетно-статистической карточке формы 6мс и в соответствующей автоматизированной системе.

18. Порядок выдачи судебных дел и документов
18.1. Порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления устанавливается мировым судьей.
Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помеще-нии судебного участка на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:
а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам – документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками – также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;
б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, – ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;
в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, – документов, удостоверяющих личность и полномочия;
г) прокурорами – служебного удостоверения;
д) иными должностными лицами при наличии законного основания – мотивированного письменного запроса;
е) реабилитированными лицами, а с их согласия или в случае их смерти – наследниками, близкими родственниками, родственниками, иждивенцами в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» – документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).
18.2. Ознакомление лиц, указанных в пункте 18.1 настоящей Инструкции, с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления (форма № 62 (приложение № 61), на котором мировой судья делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата мирового судьи ознакомить с материалами дела.
Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенно-сти к делу приобщается также ее копия.
Ознакомление с делами (иными материалами) должно проходить в специ-ально оборудованном для этой цели помещении судебного участка в присутствии уполномоченного на то работника аппарата в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.
Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.
После ознакомления с судебным делом (иными материалами) работник аппарата в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма № 62) о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела работником аппарата выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.
По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения соответствующего мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или нарочно.
Ответственный работник аппарата обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.
До возвращения дела в судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной пап-ке.
В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в судебный участок.
18.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участ-ка, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.
18.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются ответственными работниками аппарата мирового судьи на основании письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия – на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция мирового судьи.
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная подписью мирового судьи и гербовой печатью.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего доку-мент, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяюще-го личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Аналогичные сведения указываются в спра-вочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлин-ного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
Письменные доказательства из дела с разрешения мирового судьи могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (статья 72 ГПК РФ).
Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются мировым судьей.
18.5. Копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановле-ния) мирового судьи по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.
Выдаваемые копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями мирового судьи, секретаря су-дебного заседания либо иного ответственного работника аппарата мирового су-дьи, а также гербовой печатью мирового судьи.
При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляется штамп «Копия верна» (форма № 67 (приложение 62) и гербовая печать суда.
Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов миро-вого судьи осуществляется работниками аппарата. В правом верхнем углу перво-го листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью ____ листов, подпись _____» (форма № 66 (приложение № 63) с указанием наименования судебного участка, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью мирового судьи. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.
В случае если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи, на ко-пии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником аппарата делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, и указывается, в каком деле подшит подлинный документ, и в производстве какого суда находится дело.
Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются работниками аппарата мирового судьи в день поступления заявления, а при невозможности – в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.
Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствую-щую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.
Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения мирового судьи по письменному заявлению (форма № 63), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица затронуты этими судебными актами.
18.6. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:
обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (пункт 13 части 4 статьи 47, пункт 7 части 1 статьи 53 УПК РФ);
потерпевшим (пункт 12 части 2 статьи 42 УПК РФ);
гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (пункт 13 части 4 статьи 44 УПК РФ);
гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (пункт 9 части 2 статьи 54, часть 2 статьи 55 УПК РФ);
сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (часть 1 статьи 35 ГПК РФ);
лицам, участвующим в административном деле (ч. 1 статьи 45 КАС РФ);
реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае смерти – родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).
Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном мировым судьей. Данное письменное заявление с разре-шающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело.
Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов дела, в том числе с помощью технических средств, мировым судьей не заверяются.
18.7. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, указанным в пункте 18.1, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению с разрешения мирового судьи. Иные, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей.
Порядок выдачи судебных дел, находящихся в архиве суда, а также снятие с них копий регулируется инструкцией об организации работы архивов на участках мировых судей Ростовской области, утвержденной Управлением Судебного департамента в Ростовской области.

19. Порядок ведения судебного делопроизводства в период
временного отсутствия мирового судьи
19.1 Под временным отсутствием мирового судьи понимаются случаи приостановления или прекращения полномочий мирового судьи по основаниям и в порядке, установленном Законом Российской Федерации от 26.06.1992 № 3132- I «О статусе судей в Российской Федерации», а также отсутствия мирового судьи по уважительным причинам (служебная командировка, болезнь, трудовой или учебный отпуск, отпуск по беременности и родам и т.п.).
Под отсутствующим мировым судьей понимается судья, полномочия кото-рого приостановлены или прекращены, либо который отсутствует на работе по вышеуказанным уважительным причинам.
Замещающим мировым судьей именуется мировой судья, на которого временно возложено исполнение обязанностей мирового судьи по судебному участку отсутствующего мирового судьи.
19.2. Фактическое закрытие судебного участка по причине отсутствия мирового судьи, а также работников его аппарата не допускается.
Численный состав и квалификация остающихся на рабочем месте работни-ков аппарата мирового судьи должны соответствовать потребности, необходимой для обеспечения надлежащего ведения делопроизводства на судебном участке.
Замещающий мировой судья организует и контролирует работу по веде-нию делопроизводства на судебном участке отсутствующего мирового судьи.
19.3. Передача дел по подсудности с одного судебного участка на другой в связи с замещением обязанностей мирового судьи ввиду его временного отсутст-вия не производится. Снятие дел с учета по данному основанию, их передача с одного судебного участка на другой, перерегистрация и рассмотрение на судеб-ном участке замещающего мирового судьи не допускаются.
19.4. В случае запланированного временного отсутствия (служебная командировка, трудовой или учебный отпуск, отпуск по беременности и родам и т.п.) до наступления периода замещения мировым судьей принимаются все необходимые процессуальные действия по делам и материалам, находящимся в его производстве, а также даются соответствующие распоряжения работникам ап-парата.
В случаях приостановления или прекращения полномочий мирового судьи на судебном участке отсутствующего мирового судьи производится инвентариза-ция всех поступивших, а также находящихся в производстве дел и материалов, бланков строгой отчетности, гербовой печати и штампов, содержащих наименование судебного участка, по итогам которой составляется акт. В состав комиссии по проведению инвентаризации включаются работники аппарата отсутствующего мирового судьи, представители соответствующего районного суда и Департамента по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.
Замещающий мировой судья должен быть ознакомлен с актом инвентаризации дел на судебном участке отсутствующего мирового судьи в максимально короткие сроки.
19.5. Информация о замещении отсутствующего мирового судьи с указани-ем оснований и времени исполнения обязанностей другим мировым судьей, рас-писание приема посетителей замещающим мировым судьей на данном судебном участке и другие необходимые сведения размещаются на информационном стенде судебного участка, а также на официальной странице судебного участка в инфор-мационно-телекоммуникационной сети Интернет.
19.6. Регистрация, учет движения и рассмотрения дел, материалов и заявле-ний, подсудных отсутствующему мировому судье, осуществляются на судебном участке отсутствующего мирового судьи независимо от того, кем из замещающих мировых судей ведется и заканчивается производство по делу.
19.7. В журналах формы № 1 «Журнал учета входящей корреспонденции», формы №1-а «Журнал учета исходящей корреспонденции», формы № 2 «Журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании», формы № 5.1 «Журнал учета заявлений по делам частного обвинения», формы № 6.1 «Журнал учета определения по заявлениям (жалобам) до принятия их судьями к своему производству», формы № 44-а «Журнал учета дел, направленных в апелляционную инстанцию», формы № 50 «Журнал учета выдаваемых (направляемых) исполнительных документов, переданных судебным приставам-исполнителям», в первый и последний день исполнения обязанностей работником аппарата отсутствующего мирового судьи проставляется отметка, содержащая сведения о том, какой судья, на какой период, в соответствии с каким постановлением исполняет обязанности мирового судьи по данному судебному участку.
19.8. Получение замещающим судьей от работника аппарата отсутствующего мирового судьи дел и материалов, а также поступивших заявлений для изучения и принятия решений по их движению, а также их возврат работнику аппарата отсутствующего мирового судьи фиксируется в соответствующем журнале выдачи дел и материалов замещающему мировому судье.
19.9. Все предусмотренные правилами делопроизводства статистические отчеты за отчетный период составляются по судебному участку исходя из общего количества рассмотренных дел, включая дела, рассмотренные замещающими ми-ровыми судьями в периоды исполнения обязанностей мирового судьи данного судебного участка.
Для учета рассмотренных замещающими мировыми судьями дел и персонификации иных статистических данных в верхнем правом углу учетно-статистических карточек по оконченным производством делам может простав-ляться штамп, предусматривающий заполнение сведений о периоде исполнения обязанностей, фамилии и инициалах замещающего мирового судьи.
19.10. В случаях, когда судебный участок отсутствующего мирового судьи расположен в ином населенном пункте или ином судебном районе, прием граж-дан, рассмотрение дел и разрешение иных процессуальных вопросов замещающим мировым судьей может осуществляться путем выезда в командировку к месту расположения судебного участка отсутствующего судьи.
Дела, рассмотренные замещающим мировым судьей в качестве исполняю-щего обязанности отсутствующего судьи, направляются для апелляционного рассмотрения в районный суд, вышестоящий по отношению к судебному участку отсутствующего мирового судьи.
19.11. В последний день исполнения обязанностей работник аппарата отсутствующего мирового судьи составляет справку о количестве дел, рассмотренных замещающим мировым судьей, которая подписывается работником аппарата отсутствующего мирового судьи и замещающим мировым судьей. Если период исполнения обязанностей был продолжительный, и документооборот в этот период был значителен, то указанная справка составляется отдельно по категориям дел.
Экземпляры данной справки не позднее пяти дней с момента окончания пе-риода замещения направляются в соответствующий районный суд, а также в Де-партамент по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.
19.12. Порядок ведения судебного делопроизводства в период временного отсутствия мировых судей в Ростовской области может быть дополнительно конкретизирован путем принятия соответствующих нормативных документов.