Инструкция по делопроизводству администрации города челябинска

Глава Курчатовского района

Антипов Сергей Васильевич

Приветствуем Вас на сайте Администрации Курчатовского района!

Курчатовский район – самый молодой в Челябинске, но, несмотря на молодость, нам есть чем гордиться. На сайте Вы сможете прочитать новости о жизни района, найти полезную информацию. Мы расскажем о замечательных людях, живущих в нашем районе, познакомим с работой депутатов всех уровней. Расскажем о лучших предприятиях и организациях.

УТВЕРЖДЕНА

приказом Главного управления

лесами Челябинской области

от 06.02.2013 г. № 46

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству  в Главном управлении лесами Челябинской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении лесами Челябинской области (далее именуется — Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управленческой деятельности в Главном управлении лесами Челябинской области (далее именуется – Главное управление) и подведомственных ему учреждениях.

2. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в отделах  Главного управления.

3. Организация работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется специальными нормативными актами.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Главном управлении осуществляется отделом кадров и государственной службы (далее именуется – отдел кадров).

6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отделах Главного управления, в подведомственных учреждениях возлагается на их руководителей.

7. При разработке настоящей Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

3) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

4) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

5) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

6) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

7) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

9) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

10) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76;

11) Закон Челябинской области от 30.05.2002 г. № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области»;

12)  Закон Челябинской области от 08.01.2002 г. № 64-ЗО «О гербе Челябинской области».

13) распоряжение Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р «Об Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области».

8. Требования настоящей Инструкции распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение, имеющих статус документов: содержащих сведения, составляющие государственную, служебную тайну; по исполнению поручений Президента Российской Федерации; по работе с обращениями граждан; бухгалтерской и другой специальной документации. Работа с этими документами осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами.

9. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Главном управлении лесами Челябинской области;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;

автор документа (исполнитель) — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа — копия документа, на которой, в соответствии с установленным порядком, проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота — количество документов, поступивших и созданных в Главном управлении лесами Челябинской области за определенный период;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Главном управлении лесами Челябинской области, с указанием сроков их хранения;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Главного управления лесами Челябинской области;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

сканирование документа — получение электронного образа документа;

система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.

II. Создание документов в Главном управлении лесами

Челябинской области  и подведомственных учреждениях

Бланки документов

10. Создаваемые документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А3 (420 x 297 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

11. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

25 мм — левое;

15 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Состав, виды, формы образцов бланков и электронных шаблонов бланков, применяемых в Главном управлении лесами Челябинской области, для их изготовления утверждаются начальником Главного управления по представлению начальника отдела кадров и государственной службы.

12. Правовые акты Главного управления на бланках конкретного вида документов:

бланк приказа (приложение 1);

бланк распоряжения (приложение 2);

При подготовке документов, указанных в настоящем пункте, используются электронные шаблоны бланков документов.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов, указанных в настоящем пункте, утверждаются начальником Главного управления.

13. В Главном управление используются следующие бланки:

2) бланк письма Главного управления (приложения 3-4);

14. Бланки изготавливаются типографским способом. Использование копий цветных  бланков запрещается.

15. Порядок официального использования герба Челябинской области на бланках осуществляется в соответствии с Законом Челябинской области от 08.01.2002 г. № 64-ЗО «О гербе Челябинской области».

16. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: продольный и угловой (приложения 3-4).

17. На продольном бланке герб Челябинской области размещается в верхней части листа центрованным способом (равно удален от границы зоны расположения реквизитов). На угловом бланке герб Челябинской области размещается в верхнем левом углу листа и равно удален от границ зоны расположения реквизитов, установленных для углового варианта бланка. Расстояние от верхнего края листа до края изображения герба должно быть 5 мм.

18. Реквизиты наименование органа власти и наименование вида документа располагают центрованным способом. Реквизит справочные данные об органе власти размещается одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа размещаются флаговым способом.

19. В Главном управление устанавливается следующий состав реквизитов документов:

1) малый герб Челябинской области в многоцветном варианте;

2) наименование органа власти;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) справочные данные об органе власти;

7) адресат;

дата документа;

9) регистрационный номер документа;

10) наименование либо аннотация документа;

11) текст документа;

12) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

13) отметка о наличии приложений;

14) гриф согласования;

15) гриф утверждения;

16) виза;

17) оттиск печати;

18) отметка о заверении копии;

19) отметка об исполнителе;

20) указания по исполнению документа;

21) отметка о контроле документа;

22) отметка об исполнении документа;

23) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметка о поступлении документа в Главное управление; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

20. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланка письма Главного управления:

малый герб Челябинской области в многоцветном или одноцветном варианте;

наименование органа власти;

справочные данные об органе власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

2) для бланка письма подведомственного учреждения:

малый герб Челябинской области в одноцветном варианте;

наименование учреждения;

справочные данные об учреждении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Подготовка проектов правовых актов Главного управления

21. Правовыми актами Главного управления являются приказы и распоряжения (далее именуются — правовые акты) (приложения 1, 2).

Правовые акты принимаются начальником Главного управления (далее именуется –Начальник) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных правовых актов Челябинской области, для решения организационных и других вопросов, входящих в компетенцию Главного управления.

22. Проекты правовых актов представляют Начальнику. 

23. Правила подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов должны обеспечить их соответствие требованиям, установленным Законом Челябинской области от 30.05.2002 г. № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области» и настоящей Инструкцией.

24. Правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

25. Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проектов правовых актов, их необходимое согласование с должностными лицами и организациями несут начальники отделов Главного управления, разработавшие проект правового акта.

Проекты правовых актов, подготовленные с нарушениями требований Инструкции, с ошибками и опечатками, возвращаются исполнителю документа на доработку и повторное согласование.

26. Проекты правовых актов Начальника обязательно согласовывают следующие должностные лица в следующем порядке (приложение 5):

начальник отдела Главного управления, подготовившего проект правового акта (инициатор правового акта);

начальник юридического отдела, включая визирование на обороте каждого листа проекта правового акта, документов, утверждаемых правовым актом, приложений;

начальник отдела кадров и государственной службы (в случаях, если предметом регулирования проекта правового акта являются отношения, связанные с вопросами государственной гражданской службы);

начальник отдела бухгалтерского учета и контроля (в случаях, если предметом регулирования проекта правового акта являются отношения, связанные с финансированием);

заместитель начальника Главного управления, курирующий соответствующее направление деятельности;

27. Срок согласования проекта правового акта каждым начальником отдела не должен превышать одного рабочего дня со дня поступления проекта правового акта.

28. Если в результате согласования в проекты правовых актов необходимо внести изменения, то проекты возвращаются исполнителю для доработки. Доработанные проекты правовых актов в обязательном порядке подлежат повторному согласованию.

К проекту правового акта, отменяющего ранее принятые правовые акты или вносящего в них изменения, обязательно прилагаются копии ранее принятых правовых актов.

29. В случае не подписания Начальником, проект правового акта направляется должностному лицу, которому адресована резолюция Начальника, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).

Ответ на резолюцию Начальника вместе с проектом правового акта в течение двух рабочих дней представляется Начальнику в виде служебной записки за подписью заместителя начальника Главного управления, курирующего направление деятельности, либо начальником отдела.

30. Регистрация подписанных Начальником правовых актов осуществляется секретарем Начальника в электронном виде и на бумажном носителе.

Копии подписанных и зарегистрированных правовых актов тиражируются и в течение трех рабочих дней рассылаются адресатам строго в соответствии с представленным исполнителем перечнем рассылки, указанным в листе согласования, или списком рассылки, а также адресатам, указанным в списке обязательной рассылки правового акта.

Секретарь выдает заверенные копии правовых актов Начальника: подведомственным учреждениям по устным запросам, государственным органам и организациям по письменным запросам на имя Начальника в течение двух рабочих дней.

31. Подлинники правовых актов Начальника хранятся в приемной Главного управления в течение срока полномочий, после чего формируются в дела и передаются на хранение в государственное учреждение «Объединенный государственный архив Челябинской области».

32. Правовые акты оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 мм x 297 мм)  (приложения 1 — 2).

33. В случае размещения правового акта на двух (и более) листах текст второго (и каждого последующего) листа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм x 297 мм).

34. Текст правового акта набирается в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 14 через одинарный междустрочный интервал.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman Cyr, а также шрифтов «полужирный», «курсив», «подчеркнутый» запрещается.

35. Каждый напечатанный лист правового акта, оформленный как на бланке, так и на обычном листе формата А4, должен иметь поля:

25 мм — левое;

15 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

36. Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности — число, месяц, год (например 13.06.2012 г.).

Число месяца с первого по девятое оформляются с проставлением впереди цифры ноль (например 06.05.2012 г.).

Датой регистрации правового акта является дата его подписания.

Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами с добавлением дефиса и буквы «р» (строчной) после номера (например распоряжение от 21.02.2012 г. № 145-р).

37. Наименование правового акта:

1) должно в краткой форме отражать предмет правового регулирования и соответствовать содержанию правового акта, формулироваться в виде ответа на вопрос «О чем?» «О ком?».

Например:

О Положении…;

О внесении изменений в приказ…;

О признании утратившими силу некоторых правовых актов…;

О составе рабочей группы…;

О направлении средств областного бюджета…;

2) размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сразу от левого поля на расстоянии 10 сантиметров от верхнего края листа;

3) пишется с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по обеим границам зоны расположения реквизита, не содержит точки в конце и оформляется без кавычек.

38. Содержательная часть правового акта отделяется от наименования двумя междустрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине печатной страницы).

Каждый абзац начинается отступом 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

39. Содержательная часть правового акта может состоять из двух частей: констатирующей (преамбула) и приказывающей (для приказов), распорядительной (для распоряжений).

Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Если преамбула содержит ссылки на правовые акты, то указываются их реквизиты и наименование, у законов — только наименование. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Констатирующая часть (преамбула) приказа завершается трафаретным словом: «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого ставится двоеточие. Это слово располагается на отдельной строке сразу от левого поля и печатается прописными буквами. Ниже на следующей строке оформляется приказывающая часть правового акта.

В распоряжениях трафаретное слово отсутствует. Констатирующая часть распоряжения (если имеется) заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть правового акта.

40. Первая строка приказывающей (распорядительной) части правового акта начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

41. В приказывающей (распорядительной) части правового акта предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой (например: 1., 2. и так далее).

Пункты заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с круглой скобкой (например: 1), 2), 3) и так далее).

Следующее за цифрой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой.

Пункты и подпункты правового акта могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с новой строки на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля. Абзацы не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт (подпункт). При ссылке на абзац его подразумеваемый номер прописывается словами (например: абзац первый, в абзаце втором и так далее).

42. В значительных по объему правовых актах пункты близкого содержания объединяются в главы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки (например: IV. Задачи и функции управления), а пункты имеют сквозную нумерацию. Заголовок главы после римской цифры с точкой начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Главы объединяются в разделы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки (например: Раздел I. Общие положения)

43. При ссылке в тексте приказывающей (распорядительной) части правового акта на:

1) постановления Губернатора Челябинской области или постановления Правительства Челябинской области указывается их официальное обозначение: реквизиты и наименование правового акта (например: постановление Губернатора Челябинской области от 03.03.2010 г. № 52 «Об организации выставочной деятельности в 2010 году», постановление Правительства Челябинской области от 25.01.2010 г. № 9-П «О государственных природных заказниках Челябинской области»);

2) федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Челябинской области указываются реквизиты и наименование (например: Федеральный закон от 6 марта 2006 года № 35-ФЗ «О противодействии терроризму», Указ Президента Российской Федерации от 31 октября 2009 года № 1233 «Об учреждении геральдического знака — эмблемы, флага и знамени Службы внешней разведки Российской Федерации», постановление Правительства Российской Федерации от 20 января 2011 г. № 13 «О внесении изменения в перечень видов деятельности в сфере здравоохранения, сфере образования и социальной сфере, осуществляемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых плановые проверки проводятся с установленной периодичностью», распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря     2010 г.  №  2267-р, Закон Челябинской области от 30.05.2002 г. № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области»).

Дата указывается, таким образом, как был официально зарегистрирован правовой акт.

44. Если проект правового акта влечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, то указание об этом включается в проект данного правового акта или оформляется одновременно в виде отдельного проекта правового акта.

45. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.

46. Если в ранее принятый правовой акт необходимо внести изменения (замена или исключение слов, цифр, предложений, структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями или исключение из структурной единицы слов, цифр, предложений), то разрабатывается соответствующий проект правового акта, в наименовании которого содержится слово «изменение» в соответствующем числе и падеже (например: О внесении изменений…, О внесении изменения….).

47. Если ранее принятый правовой акт или его структурную единицу необходимо признать утратившими силу, то разрабатывается соответствующий проект правового акта с соответствующим наименованием (например: О признании утратившим силу….).

При признании принятого правового акта утратившим силу полностью или частично как сам правовой акт, так и все правовые акты и структурные единицы правовых актов, которыми вносились изменения, признаются утратившими силу (например: Признать утратившими силу:

пункт 2 приказа Главного управления от 10.02.2010 г. № 38 «О проведении конкурсов»;

приказ Главного управления от 11.02.2010 г. № 48 «О проведении конкурсов»).

48. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

49. Если в пункте правового акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

В пункте 1 приказа Главного управления от 11.02.2010 г. № 48 «О проведении конкурсов» слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного числа)…» в соответствующих числе и падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного числа)…» в соответствующих числе и падеже.

или

В пункте 1 приказа Главного управления от 11.02.2010 г. № 48 «О проведении конкурсов» слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного и множественного числа)…» в соответствующем падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)…» в соответствующем падеже.

50. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы (например: подпункт 1 пункта 2 приказа Главного управления от 11.02.2010 г. № 48 «О проведении конкурсов» дополнить предложением следующего содержания: «…………….»

или

в подпункте 1 пункта 2 приказа Главного управления от 11.02.2010 г. № 48 «О проведении конкурсов» слова «………….» заменить словами «………….»).

51. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться (например: пункт 1 после слов «…………» дополнить словами «…….»).

52. В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

подпункт 1 пункта 2 дополнить словами «………..».

53. Если при изменении правового акта его структурные единицы (раздел, глава, пункт, подпункт, абзац), приложения к правовому акту исключаются из текста, то их признают утратившими силу, а позиции, строки, предложения, слова, цифры – исключают (например: пункт 1 признать утратившим силу;

абзац второй пункта 2 признать утратившим силу;

приложение 1 к Порядку назначения и выплаты пенсии по случаю потери кормильца признать утратившим силу;

слово «положение» исключить;

строку «………..» исключить).

При исключении разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта не допускается изменение нумерации разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта.

54. В случае если новые разделы, главы, пункты, подпункты, которыми дополняется ранее принятый правовой акт, помещаются в середину текста, им присваиваются номера, состоящие из номеров разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта с добавлением дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, помещаемых через дефис к основным цифрам (например: раздел II-1, пункт 2-1, пункт 2-2; подпункт 1-1), подпункт 1-2).

55. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:

1. Внести в приказ Главного управления от 11.02.2010 г. № 48 «О проведении конкурсов» следующие изменения:

1) в пункте 1:

в подпункте 2 слова «…………» заменить словами «……..»;

абзац второй подпункта 3 после слов «…….» дополнить словами «…….»;

подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: «……….»;

2) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;

3) пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3……………..»;

4) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания:

«……………….»;

5) пункт 5 признать утратившим силу;

6) абзац второй пункта 6 признать утратившим силу;

7) подпункт 4 пункта 7 признать утратившим силу;

пункт 8 дополнить подпунктом 8-1 следующего содержания:

«8-1) ……..»;

9) пункт 9 дополнить подпунктом 9-2 следующего содержания:

«9-2) ……..»;

10) дополнить пунктами 10-1 — 10-2 следующего содержания:

«10-1) ………..;

10-2) ………..».

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).

56. При необходимости замены цифровых обозначений употребляется термин «цифры», а не «числа»(например: цифры «13, 15, 16» заменить цифрами «5, 6»).

При замене слова и цифр употребляется термин «слова» (например: слова «в 30 раз» заменить словами «в 100 раз»).

57. Дополнение пункта, подпункта новыми абзацами оформляется следующим образом:

при дополнении абзацем в конце структурной единицы:

пункт 1 дополнить абзацем следующего содержания:

«………..»;

дополнение между уже имеющимися абзацами новым абзацем оформляется следующим образом:

после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

«………..»;

при признании абзаца утратившим силу подсчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

58. Проекты правовых актов должны отдельным пунктом содержать:

1) поручение первому заместителю, заместителю, курирующему соответствующее направление деятельности, или начальнику отдела по организации выполнения правового акта (например:

«5. Организацию выполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя начальника Главного управления Блинова В.В..»).

В случае, когда Начальник осуществляет личный контроль за выполнением правового акта, это оформляется следующим образом:

«5. Контроль за выполнением настоящего приказа (распоряжения) оставляю за собой.»;

2) если предписания правового акта требуют его вступления в силу со дня подписания или с определенной даты, то это оговаривается в последнем пункте приказывающей (распорядительной) части (например:

«6. Настоящий приказ (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания.»;

«7. Настоящий приказ (распоряжение) вступает в силу с 1 января 2012 года.»;

«7. Настоящий приказ (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2012 года.»).

59. По окончании содержательной части правового акта через три межстрочных интервала размещаются реквизиты подписи Начальника, включающие его личную подпись (только на подлиннике правового акта), его инициалы и фамилию, которые печатаются у правой границы текстового поля, при этом инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Начальник Главного управления                                                                         ___________

При подписании правового акта должностным лицом, исполняющим обязанности Начальника Главного управления, подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

начальника Главного управления                                                                         ___________

60. Порядок оформления листа согласования правовых актов предусматривает следующее:

лист согласования (образец оформления листа согласования приведен в приложении 5) располагается на оборотной стороне первого листа подлинника правового акта;

гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО:» (печатается прописными буквами с двоеточием), которое размещается в верхней части листа согласования сразу от левого поля; ниже располагается наименование должности лица, согласующего проект правового акта, личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия;

если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись;

допускается оформление согласования на отдельном листе (в случае если в согласовании участвует большое количество должностных лиц) с указанием наименования проекта правового акта.

61. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны. Проставление предлога «за» или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности, или заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы (исправления «и.о.» или «зам.» вносятся машинописным способом или от руки).

62. Ниже грифа согласования документа оформляется перечень рассылки правового акта, в котором указываются отделы Главного управления, иные организации и должностные лица, которым рассылается документ.

Недопустимо писать: «Разослать визирующим», «Разослать членам рабочей группы (оргкомитета, комиссии или другим)» или «Разослать заместителям » без представления полного перечня должностных лиц, отделов или организаций (с указанием адресов).

Рассылка может быть оформлена в виде отдельного списка (на отдельном листе). В этом случае список оформляется с заголовком, в котором обязательно указывается наименование проекта правового акта, рассылаемого по предложенному списку.

63. В левом нижнем углу листа согласования (под рассылкой) располагается отметка об исполнителе, фамилии, имени, отчества исполнителя, подготовившего проект правового акта, и номера его телефона.

64. Если правовым актом утверждается Устав (Положение, Правила, Программа или иной документ), то в приказывающей (распорядительной) части правового акта делается запись: «Утвердить Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ) (прилагается)» или «Утвердить прилагаемый (-ое, -ые, -ую) Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ)».

На первой странице прилагаемого для утверждения документа в правом верхнем углу помещается реквизит «гриф утверждения» (допускается в данном реквизите документа центрировать элементы относительно самой длинной строки). Слово УТВЕРЖДЕН печатается прописными буквами и должно быть согласовано по роду и числу с утверждаемым документом: Устав — УТВЕРЖДЕН, Положение — УТВЕРЖДЕНО, Правила — УТВЕРЖДЕНЫ, Программа — УТВЕРЖДЕНА, а наименование вида утверждающего документа обозначается в творительном падеже. Например:

                                                                                               УТВЕРЖДЕН

(УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА)

приказом  Главного управления  лесами Челябинской области

 от _______ 201__ г. № ________

Если в ранее утвержденный правовым актом документ вносятся изменения и дополнения с изложением его в новой редакции, то прилагаемый в новой редакции документ к правовому акту, которым вносятся изменения и дополнения в него, имеет реквизит «гриф утверждения» с указанием реквизитов того правового акта, которым он был ранее утвержден, и реквизитов правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, заключенных в скобки.

Например:

                                                                                                   УТВЕРЖДЕН

                                    приказом Главного управления  лесами Челябинской области   от 10.10.2012 г. № 465

                                          (в редакции приказа  Главного управления лесами   

                                             Челябинской области

                                            от ________________ № _______)

65. Если в приказывающей (распорядительной) части правового акта дается ссылка на приложение («согласно приложению» или «приложение»), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись по следующей форме (слово «Приложение» центрируется относительно самой длинной строки):

ПРИЛОЖЕНИЕ

                                               к распоряжению

Главного управления лесами

Челябинской области      

                                                                                                       от ________ 2012 г. № _____

Если приложение к правовому акту одно, то номер его не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами (знак № перед цифрой не ставится). Например:

                                                                                                             ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                к распоряжению

                                               Главного управления лесами      

                                                        Челябинской области

                                               от ________ 2012 г. № _____

                                                                                                            ПРИЛОЖЕНИЕ 2

                                                к распоряжению            

                                               Главного управления лесами      

                                                        Челябинской области 

от ________ 2012 г. №_____

Если в тексте утверждаемого правовым актом документа (Положения, Устава, Порядка или иного документа) дается ссылка на приложение (согласно приложению или приложение), то на первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись по форме:

                                                                                                   ПРИЛОЖЕНИЕ

                                             к Положению (Уставу, Порядку,

                                            иному документу) (наименование)

66. Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, по следующей форме:

                                                                                                          ПРИЛОЖЕНИЕ

                                                к приказу (распоряжению)

                                            Главного управления лесами  

                                                Челябинской области

                                                 от 10.10.2010 г. № 465

                                                  (в редакции приказа

                                               (распоряжения) Главного управления

лесами Челябинской области

                                            от __________ 2011 г. № _______

67. Утверждаемые правовым актом документы и приложения к правовым актам согласовываются инициатором правового акта на обороте последнего листа приложения с указанием должности, фамилии, инициалов.

68. Заголовок к тексту приложения отделяется от надписи «ПРИЛОЖЕНИЕ», даты и номера правового акта тремя интервалами и печатается центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения отделяется от заголовка двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).

Заголовок приложения, указанный в тексте правового акта, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в приложении.

69. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки. Заголовки должны состоять из слова (слов), выраженных именем существительным в именительном падеже. В конце заголовка графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, через запятую. Например: Количество, штук; Сумма, тыс. рублей.

В боковой части таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковой части таблицы после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

Если таблица располагается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф или пронумерованные графы без заголовков) не повторяется на каждой странице.

Пример:

Наименование продукции	Заготовлено дров, м3	Обеспеченность населения, %	Стоимость одного куба дров, рублей
на 1 июля  2010 года	на последний день отчетного периода

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

70. Листы правового акта, приложения к правовому акту, утверждаемого правовым актом документа, нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля.

71. При оформлении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета):

первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы — фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы — фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности);

секретарь (если имеется) указывается в числе членов рабочей группы в алфавитном порядке.

Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде двух колонок: в левой из них располагают фамилии и инициалы, в правой — наименование должности. После фамилии и инициалов перед наименованием должности проставляется тире. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.

При изменении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) в значительном или полном объеме он утверждается заново, при этом правовой акт или структурная единица правового акта, которой был утвержден прежний состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета), признаются утратившими силу.

72. При оформлении правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:

1) текст правового акта излагается простым, доступным языком;

2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;

3) не допускается использование сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Челябинской области, организаций;

4) в тексте правового акта и в утверждаемых и прилагаемых к нему документах:

не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Так, например, полностью, в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, гектар, литр, километр, килограмм, тонна, штука; человек; глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф; квартал, месяц и иные слова (неправильно писать: %, руб., га, л, км, кг, т, шт., чел., гл., ст., п., пп., §, кв., мес.);

не употребляются такие сокращенные словосочетания, как: в т.ч., и т.д., и т.п., и др., и пр., с.г., т.г.;

допускается использование таких общеупотребительных сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв. метров, куб. метров;

сроки оформляются словесно-цифровым способом, например: в срок до 1 июня 2010 года;

не используются выражения «сего года», «в этом году», «в том году»;

5) полностью пишутся наименования муниципальных образований Челябинской области, например: Верхнеуфалейский городской округ, Агаповский муниципальный район;

6) не допускаются сокращения в написании должностей, например: заместитель, председатель, начальник и иные слова (неправильно писать: зам., пред., нач.);

7) при обозначении одного понятия разными терминами это специально оговаривается в правовом акте. Например: Положение об Главном управлении (далее именуется — Положение); 

если в содержательной части правового акта содержатся предписания отделу Главного управления или иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя, например:

«1. отделу бухгалтерского учета и контроля (Шишова Г.И.) (текст предписания)». Фамилия (в именительном падеже) и инициалы указываются в круглых скобках. Инициалы проставляются после фамилии; 

9) если в содержательной части правового акта содержится предписание начальнику отдела Главного управления или иной организации, оно оформляется следующим образом:

«1. отделу экономики и информации Аюповой А.Р. (текст предписания)». В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже и не заключается в круглые скобки;

10) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

11) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак «№» от цифры, размещая их на разных строках;

12) не допускается отрывать цифры от единицы измерения, размещая их на разных строках (например: 200 тыс. рублей, 350 километров, 90 процентов);

13) при оформлении дат словесно-цифровым способом не допускается отрывать цифры от наименования месяца и (или) года, размещая их на разных строках.

Подготовка, подписание, регистрация и хранение договоров

(соглашений), заключаемых начальником Главного управления лесами Челябинской области

73. Договоры, заключаемые от имени Главного управления лесами Челябинской области, в том числе: договоры с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, договоры с субъектами Российской Федерации и другие, оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами.

74. Исключительно Начальником (а в случае его отсутствия — исполняющим обязанности начальника) подписываются все договоры, заключаемые от имени Главного управления лесами Челябинской области.

75. При согласовании проекта договора исполнителями представляются подлинные экземпляры проекта договора (в количестве, равном числу сторон).

76. Договор подписывается Начальником только после согласования (визирования) его со всеми заинтересованными лицами.

В случае необходимости внесения в подписанный договор изменений их согласование производится в порядке, предусмотренном для согласования проектов договоров.

На договоры, заключенные от имени Главного управления лесами Челябинской области, проставляется оттиск гербовой печати.

Подлинный экземпляр договора хранится в Главном управлении лесами.

Особенности подготовки

и оформления отдельных видов документов

77. В деятельности отделов Главного управления создается комплекс организационно-распорядительных документов: положения, правила, инструкции, должностные регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие.

78. Служебная переписка:

1) служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Главного управления, организаций и граждан;

2) виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — зависят от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи:

деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телекс (телетайпограмма) — телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;

3) письма оформляются на бланках установленной формы (образец используемый в переписке бланков приведен в приложениях 3, 4);

4) письма, оформленные на бланке Главного управления лесами Челябинской области подписываются  Начальником или соответствующим уполномоченным должностным лицом (первым заместителем или заместителем Начальника, курирующего соответствующее направление деятельности);

5) если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. Слово «Копия(и)» не указывается;

6) при направлении письма более чем в 4 адреса исполнителем составляется перечень рассылки с указанием почтовых адресов. Почтовые адреса указываются в случае, если они не входят в утвержденный указатель рассылки;

7) письмо имеет следующие реквизиты:

дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 10.06.2012 г.;

регистрационный номер состоит из его порядкового номера по единой нумерации с начала года, который может дополняться соответствующим индексом;

ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

письма адресуют организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, а также гражданам (при ответе на их обращения);

при адресовании служебного письма организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

                                                    Министерство культуры и

                                                     массовых коммуникаций

                                                      Российской Федерации

при направлении служебного письма конкретному должностному лицу указывается его должность (полное наименование) и фамилия в дательном падеже. Например:

                                            Первому заместителю Губернатора

                                                                                             Челябинской области

                                                                                               О.Н. Грачеву

или

                                                    Генеральному директору

                                                   объединения «Интерсвязь»

                                                                                                               А.В. Иванову

при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их указывают обобщенно. Например:

                                                                                                              Руководителям

подведомственных учреждений

  Главного управления лесами

Челябинской области

в состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

                                             Государственное учреждение

                                               Всероссийский научно-

                                             исследовательский институт

                                         документоведения и архивного дела

                                     Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

при адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес. Например:

                                                                                                                       Ивановой М.В.

                                            Строительная ул., д. 12, кв. 45

                                                   Челябинск, 454123

при адресовании письма частному лицу инициалы указывают после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Заголовок к тексту письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?», «о ком?». Заголовок печатается от левой границы текстового поля, начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 — 1,5 межстрочного интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

В письмах используются следующие формы изложения:

от третьего лица единственного числа («Главное управление лесами Челябинской области считает…», » Главное управление лесами Челябинской области рассмотрело…»);

от первого лица множественного числа («просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес…»);

от первого лица единственного числа («прошу представить…», «считаю необходимым…»), если письмо оформлено на бланке от имени  Начальника или его заместителей.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются предложения, выводы, просьбы, рекомендации, решения и так далее. Если текст письма содержит несколько решений, выводов и так далее, его можно разбивать на разделы, пункты.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например:

Уважаемый ……………………….!

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, четко отвечать на вопросы, поставленные в первоначальном обращении.

Отметка о наличии приложений отделяется от текста письма 1 межстрочным интервалом. Слово «Приложение» печатается без кавычек с красной строки. После него ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование (полное), число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, указывают наименование (полное), число листов и число экземпляров каждого прилагаемого документа. Например:

    Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

                            2. Заключение… на 2 л. в 3 экз.

                            3. Проект распоряжения… на 6 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо  Росархива  от 05.06.2005 г. № 02-6/172 и приложение к

                нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не по всем указанным в письме адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

     на бланке:

Начальник Главного управления                Личная подпись                          ____________

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

            Первый заместитель

начальника Главного управления              Личная подпись                               ____________

При оформлении письма на бланке должностного лица Правительства Челябинской области, Губернатора Челябинской области наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывается. 

Если письмо подписывается двумя или несколькими должностными лицами, оно оформляется на стандартном листе бумаге формата А4. При этом подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (в этом случае в реквизите «Подпись» указывается полное наименование должности каждого лица, подписавшего письмо).

При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.

Гриф согласования на письмах располагается ниже реквизита «Подпись» на втором экземпляре письма и включает: наименование должности лица, с которым согласован документ, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника и включает: фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона. Например:

Иванов Александр Николаевич

263 42 84

Если письмо подготовлено по поручению Начальника группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При установлении требований к деловой переписке учтены положения следующих нормативных актов:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи»;

постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи»;

постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».

79. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная):

1) записки, создаваемые в Главном управлении, используются для информационного обмена между отделами, должностными лицами, работниками.

2) порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование отдела — автора документа;

вид документа;

дата документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 — 5 строк;

адресат;

подпись;

3) до представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

80. Протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов):

1) Протокол составляется на основании записей, произведенных во время коллегий, заседаний совещательных, координационных, экспертных и других органов, комиссий, созданных в Главном управлении для исполнения возложенных функций, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2) Для протокола устанавливаются следующие обязательные реквизиты (на бумажном носителе или в электронной форме):

вид документа;

название  мероприятия;

номер протокола;

дата и место проведения;

председательствующий;

присутствующие;

вопрос заседания либо повестка;

3). Порядок составления протокола.

Протокол строится по разделам, соответствующим пунктам повестки. Каждый раздел состоит из слов

СЛУШАЛИ:

РЕШИЛИ:

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое – с новой строки, после них ставится двоеточие.

 Со слова «СЛУШАЛИ» начинается раздел по каждому пункту повестки. Указываются инициалы докладчика, коротко отражается суть вопроса. После слова «РЕШИЛИ» указывается решение, принятое в ходе обсуждения вопроса повестки, даются поручения исполнителям.

Протоколы подписываются председателем мероприятия и секретарем, если таковой назначен, подшиваются в материалы дела, рассылаются присутствующим для сведения и исполнения данных поручений.

III. Организация документооборота

(прием, обработка и прохождение корреспонденции)

81. В документообороте Главного управления в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая). В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

1) документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других организаций;   Правительства  Челябинской области, Законодательного Собрания Челябинской области;

2) документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

3) документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

4) обращения граждан;

5) запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

6) документы из государственных и негосударственных организаций;

7) документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

82. В Главное управление доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, через уполномоченных специалистов.

Работа с входящей корреспонденцией

83. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой «лично» и адресованная Начальнику) специалистами делопроизводства отдела кадров и государственной службы (далее именуется – специалисты делопроизводства).

84. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата и целостности упаковки, наличия указанных вложений.

85. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.

86. При обработке поступающей корреспонденции предусмотрены:

1) проверка правильности адресования и комплектность;

2) сортировка на подлежащие и не подлежащие регистрации;

3) выделение корреспонденции, адресованной в подведомственные учреждения Главного управления, для передачи ее непосредственно к ним;

4) составление акта в трех экземплярах в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и другие и пометки «Лично»): один акт – в отдел кадров, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

5) сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки.

87. Специалистами делопроизводства осуществляется регистрация в день поступления входящей служебной корреспонденции (за исключением корреспонденции, адресованной в подведомственные учреждения Главного управления) в электронной базе данных.

88. В электронной регистрационной карточке указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, наименование организации корреспондента, фамилия должностного лица, подписавшего документ, исходящий номер и дата, краткое содержание документа, фамилия должностного лица, которому направлен документ на рассмотрение.

89. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.

90. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В карточке первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

91. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 15.30 или в нерабочее время — в следующий рабочий день.

92. Документы с пометкой «Срочно», «Оперативно» регистрируются незамедлительно и передаются немедленно.

93. Корреспонденцией с пометкой «Срочно» считаются документы, срок исполнения которых определен от одного часа до трех календарных дней.

94. После регистрации документы, поступившие на имя Начальника, первого заместителя и заместителей дважды в день не позднее 13.00 и 15.00 передаются главному специалисту отдела кадров (далее именуется – помощник Начальника).

Служебные резолюции на корреспонденцию различного уровня и содержание излагаются от 1-го лица единственного числа («Прошу рассмотреть…», «Прошу рассмотреть и определиться…», «Для работы», «Для завершения работы и принятия решения», «Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль)», «Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне», «Прошу обеспечить представление информации в установленные сроки», «Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение») (приложение 6).

95. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

1) содержащие конкретную дату исполнения — в указанный срок;

2) имеющие пометку «срочно» — от одного часа до трех рабочих дней, пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения — в срок не более 30 дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации специалистами делопроизводства);

4) парламентские запросы — в 15-дневный срок со дня получения;

5) запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации — в 30-дневный срок со дня получения;

6) запросы депутатов Законодательного Собрания Челябинской области и депутатов представительных органов местного самоуправления — в 15-дневный срок;

7) экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области — в течение 30 дней со дня получения;

протесты прокуратуры Челябинской области — в 10-дневный срок со дня получения;

9) представления прокуратуры Челябинской области — в срок не более 30 дней со дня получения.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

96. Все документы, в том числе рассмотренные Начальником и его заместителями, направляются для исполнения в отделы Главного управления через специалистов делопроизводства.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа. По резолюции Начальника, первого заместителя или заместителя необходимое количество копий для передачи их исполнителям тиражирует специалисты делопроизводства.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее чем за пять календарных дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.

Прохождение исходящей корреспонденции

97. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.

98. Подписанные Начальником, первым заместителем и заместителями начальника Главного управления, документы передаются специалистам делопроизводства для регистрации и отправки.

99. Представленные к отправке документы должны быть правильно оформлены и согласованы в установленном порядке:

1) ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа власти (внутреннее согласование) возлагается на отделы Главного управления — исполнителя документа;

2) проекты документов органа власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

3) до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

4) проекты документов визируются исполнителем (начальником отдела или его заместителем), при необходимости специалистами других отделов; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на отдельном листе согласования;

5) исходящим документам присваиваются регистрационные номера;

6) документ регистрируется в электронной базе данных путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию должностного лица, подписавшего документ, краткое содержание документа, адресата;

7) в письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа);

исходящие документы представляются специалистам делопроизводства в 2-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, копия с визами и регистрационным номером возвращается исполнителям.

100. Документы, принятые специалистами делопроизводства на отправку до 14 часов, должны быть обработаны и отправлены в день поступления.

101. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

текст телеграммы печатается прописными буквами без абзацев и переноса слов;

знаки препинания ставятся знаками (в случае, если они имеют смысловое значение);

телеграммы за подписью Начальника или его первого заместителя, заместителей, регистрируются специалистами делопроизводства;

текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста специалистами делопроизводства проставляется исходящий номер перед наименованием должности и фамилией должностного лица, подписавшего телеграмму.

Ниже следует сплошная черта, под которой указывается обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму;

телеграммы подлежат визированию исполнителями, их подготовившими.

При оформлении телеграммы (образец приведен в приложении 7) исполнитель должен указать:

категорию телеграммы (срочная);

адрес получателя телеграммы, наименование организации, должность и фамилию с инициалами получателя;

дату отправки, фамилию и номер телефона исполнителя, его подпись;

в ответных телеграммах обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ;

при направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов необходимо предоставить соответствующее количество экземпляров телеграммы;

адрес и текст международной телеграммы должен быть напечатан на одном из языков латинскими буквами: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения.

Адрес составляется в следующей последовательности: категория телеграммы, фамилия адресата (в именительном падеже), адрес получателя или наименование учреждения, город и страна. Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.

102. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Средства факсимильной связи установлены в приемной Начальника и в канцелярии. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Главного управления лесами Челябинской области — (351) 262-92-71 установлен в канцелярии у специалистов делопроизводства.

Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, а также исходящие документы Начальника, его заместителей, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются  специалистами делопроизводства.

Для отправки документа факсимильной связью обязательно указание точного номера факса (при необходимости — кода города) и организации.

После передачи документа по каналам факсимильной связи он направляется адресату почтовой связью.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) документов по каналам факсимильной связи возлагается на работника, ответственного за использование факсимильного аппарата.

Учет и анализ объемов документооборота

103. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в адрес Главного управления лесами Челябинской области и созданных ими за определенный период времени (месяц, полугодие, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Работа исполнителя с документами

104. Организация работы с документами в отделах Главного управления  осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Начальника, его заместителей, начальника отдела, иных должностных лиц;

подразделение — исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в отделы с резолюцией руководства, передаются исполнителям только после их рассмотрения начальником отдела.

105. Специалисты отделов Главного управления в процессе исполнения документа осуществляют:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Главном управлении;

3) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

4) подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

5) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

6) в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа);

7) представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

106. Допускается порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

1) функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа (принадлежит должностному лицу, указанному первым в резолюции, или указано персонально, за кем созыв);

2) право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

3) порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю (указываются в резолюции).

107. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) исполнение документа поручается другому исполнителю, а также передача документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи начальнику отдела или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

108. Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

IV. Контроль исполнения документов и поручений

109. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

110. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Начальником, его заместителями, начальниками отделов Главного управления.

111. Контроль по срокам исполнения документов и поручений в Главном управлении осуществляет:

Помощник Начальника:

— поручений Начальника по служебной корреспонденции;

— поручений, содержащихся в правовых актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Губернатора области и Правительства области, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области, поручений Губернатора области, данных им во время проведения еженедельных аппаратных и ежемесячных областных совещаний при Губернаторе области, поездок, встреч и иных мероприятий;

Консультант юридического отдела:

— обращений граждан к Начальнику, первому заместителю и заместителям начальника Главного управления.

Контроль поручений Начальника

по служебной корреспонденции

112. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Начальником (в резолюции указывается » К «).

113. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, который координирует работу соисполнителей.

Исполнители не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю свои предложения для обобщения и составления ответа (в письме обязательно указывается, на какое поручение Начальника  направляются предложения, например: на поручение Начальника                       № 01-200/3256 от 06.02.2012 г.). Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

За 5 рабочих дней до истечения контрольного срока помощник  Начальника направляет напоминание ответственному исполнителю.

114. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Начальника. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются не более чем в трехдневный срок.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя Начальника мотивированную просьбу о его продлении.

115. Изменение срока исполнения фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

116. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

117. Решение о снятии документа с контроля принимается только Начальником. Основанием для снятия поручения с контроля является служебная записка на имя Начальника за подписью ответственного исполнителя либо копия документа, который поручалось подготовить (письмо, постановление, распоряжение, информация и другие документы).

118. При подготовке служебной записки о выполнении поручения Начальника необходимо соблюдать следующие требования:

служебная записка оформляется только на имя Начальника;

в информации должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа (краткий вывод), содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ заявителю, просьба о снятии с контроля;

к информации об исполнении документа прилагаются необходимые материалы (протокол совещания, копия правового акта, копия ответа заявителю и другие).

Служебные записки по поручениям Начальника на снятие с контроля или продление срока исполнения представляется помощнику  Начальника  для дальнейшего согласования с Начальником.

119. Главный специалист – помощник ежемесячно готовит информацию об исполнении контрольных поручений Начальника по служебной корреспонденции и представляет ее Начальнику.

V. Документальный фонд Главного управления

120. Разработка и ведение номенклатуры дел:

1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Главного управления (далее именуется — номенклатура дел);

2) номенклатура дел на предстоящий 5-летний период составляется специалистами делопроизводства в последнем квартале года, предшествующего новому 5-летнему периоду, где также указываются дела, оформленные в электронном виде;

3) номенклатура дел утверждается распоряжением — Начальника и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 8);

4) номенклатура дел согласовывается с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области не реже одного раза в 5 лет;

5) индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения;

6) в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Главного управления, в том числе справочные и контрольные карточки, личные дела;

7) заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки;

срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

9) после утверждения номенклатуры дел специалисты получают выписки из соответствующих разделов.

121. Формирование дел и их текущее хранение:

1) формирование дел в Главном управлении осуществляется в соответствии с номенклатурой дел каждого отдела;

2) при формировании дел проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело;

3) при формировании дел соблюдаются следующие правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);

4) законодательные акты Российской Федерации группируются в дела по видам в хронологической последовательности вместе с приложениями;

5) обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от переписки по другим вопросам;

6) каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов;

лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам;

9) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;

10) при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

11) номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения;

12) ответственность за сохранность документов и дел в отделах несут их начальники;

13) по истечении срока хранения дел в отделах по месту их заведения документы постоянного срока хранения по описям передаются в государственное учреждение «Объединенный государственный архив Челябинской области» (далее именуется — объединенный государственный архив Челябинской области).

122. Оформление дел:

1) сформированные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению и описанию;

2) полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной подписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и другие);

3) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления;

4) обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации, наименование отдела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела;

5) заголовки дел на обложки переносят из номенклатуры дел организации.

123. Составление и оформление описи дел:

1) на все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи;

2) описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

3) описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности;

4) заголовки дел, включенные в годовой раздел описи постоянного хранения и по личному составу, нумеруются в валовом порядке;

5) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел описи постоянного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией;

6) в конце годового раздела описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел;

7) к годовым разделам описи на дела постоянного хранения составляется предисловие, если в организации происходили изменения в названии и подчиненности;

в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структура организации за период, который охватывают дела описи;

9) несколько годовых разделов описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел, в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью, каждой законченной описи присваивается номер;

10) законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам описей дел, изымаются;

11) опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в объединенный государственный архив Челябинской области, а один остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

124. Текущее хранение документов и дел:

1) с момента заведения и до передачи дел в объединенный государственный архив Челябинской области они хранятся по месту их формирования;

2) начальники отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;

3) дела находятся в рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;

4) в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел;

5) копии номенклатуры дел или выписки из нее помещаются на внутренней стороне шкафа для хранения документов. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел;

6) выдача дел другим отделам или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам;

7) изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения Начальника с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

125. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению:

1) экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Главного управления, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения;

2) для организации и проведения экспертизы ценности документов Главного управления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется — ЭК). Состав комиссии утверждается распоряжением Начальника;

3) ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;

4) председателем ЭК назначается один из руководящих работников Главного управления;

5) ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утвержденными начальником Главного управления, по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК, утверждаются начальником Главного управления;

6) экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством объединенного государственного архива Челябинской области;

7) при проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в отделах, в том числе со сроком хранения «До минования надобности», выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, по личному составу и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению;

9) результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;

10) дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.);

11) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Главного управления (при этом дела каждого отдела составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

12) отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК);

13) согласованные с ЭК акты утверждаются начальником Главного управления только после утверждения ЭК описей дел постоянного хранения;

14) после утверждения начальником Главного управления о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты (приложения 9, 10).

VI. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

Учет печатей и штампов

126. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

127. Штамп — устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.

128. На печати Главного управления лесами Челябинской области помещается полный герб Челябинской области (далее именуются — гербовая печать). Не допускается использование на указанной гербовой печати изображения Государственного герба Российской Федерации.

129. Печати помимо указанных выше реквизитов должны содержать:

код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

130. Гербовая печать проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

131. Кроме гербового печати в Главном управлении могут использоваться простые печати, печати для отдельных категорий документов («Для документов», «Отдел кадров»).

132. Простые печати (без изображения герба) проставляются на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.

133. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

134. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте (как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.») без захвата наименования должности.

135. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

136. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

137. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает  начальник Главного управления на письме-заказе, согласованном с начальником отдела кадров, который проверяет представленный заказ на соответствие требованиям государственного стандарта и утверждает образцы макетов печатей и штампов, после чего заказ размещается на предприятии — изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.

138. Учет и выдачу имеющихся печатей и штампов ведет отдел бухгалтерского учета и контроля в журнале (приложение 11) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются) персонально работником, ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

139. В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.

140. Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в отдел бухгалтерского учета и контроля.

 141. При изготовлении новых печатей в связи с утерей на нижней части информационного поля печати указывается буква «Д» — дубликат.

142. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

143. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.

144. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в отделах проверяется отделом, ответственным за выдачу и учет печатей.

145. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются в отдел бухгалтерского учета и контроля и уничтожаются с оформлением соответствующего акта и отметкой в журнале учета.

146. Сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их в отдел бухгалтерского учета и контроля.

Учет бланков документов

147. Отдел кадров и государственной службы (далее отдел кадров) при разработке и согласовании для изготовления бланков документов руководствуется:

1) Законом Челябинской области от 08.01.2002 г. № 64-ЗО «О гербе Челябинской области»;

2) постановлением Губернатора Челябинской области от 18.03.2002 г. № 119 «О геральдических знаках, устанавливаемых Губернатором Челябинской области».

148. Организация работы по изготовлению и получению бланков документов возлагается на отдел кадров, который:

1) получает от специалистов заявки на изготовление бланков документов, их образцы (макеты), согласованные с заместителем начальника Главного управления;

2) оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, имеющей сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления бланочной продукции на должном качественном уровне;

3) осуществляет получение изготовленных бланков в Главное управление.

Бланки передаются секретарю начальника Главного управления (приемная) которая ведет журналы учета и выдачи бланков (приложение 12);

1) бланки выдаются специалистам, ответственным за делопроизводство в отделе или начальникам отделов;

2) в отделе бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

3) передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

4) ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут специалисты, ответственные за делопроизводство в отделах и начальники отделов;

5) испорченные и невостребованные бланки возвращаются секретарю.

 149. Наряду с бланками, изготавливаемыми типографским способом, в работе Главного управления допускается (разрешается) использовать бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники, к ним относятся следующие виды: бланк письма, приказа, протокола.

Для справки

Информацию можно получить:

о входящей и исходящей корреспонденции — в канцелярии телефон: 261-10-98,

факс: 262-92-71;

о действующем законодательстве Российской Федерации и Челябинской области — в юридическом отделе телефон: 260-89-45