Инструкция по делопроизводству администрации города тамбова

УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

«05» декабря 2017г.                       г. Тамбов                          №  96

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в управлении региональной безопасности Тамбовской области 

     В целях установления единых правил документирования и организации работы с документами, совершенствования информационного обеспечения  на основе использования в делопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологий в управлении региональной безопасности   Тамбовской области    ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в управлении региональной безопасности Тамбовской области согласно приложению.
2. Организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением настоящей Инструкции по делопроизводству в управлении региональной безопасности Тамбовской области возложить на отдел финансового обеспечения и делопроизводства управления региональной безопасности   Тамбовской области.
3. Разместить настоящий приказ на официальном сайте управления региональной безопасности Тамбовской области в сети «Интернет» (http://urb.tmbreg.ru).
4. Контроль за исполнение настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника Управления                                                                        Ю.П.Зотов

Скачать в pdf

ПРИЛОЖЕНИЕ

                                                                  УТВЕРЖДЕНА

                                                                    приказом управления региональной

безопасности  Тамбовской области

                                                                              от «05» декабря 2017 г.  №96

Инструкция 

по делопроизводству в управлении 

региональной безопасности Тамбовской области

1. 1. Общие положения

         1.1. Инструкция по делопроизводству в управлении региональной безопасности Тамбовской области (далее — Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами,  определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан в управлении региональной безопасности Тамбовской       области (далее — Управление).

         1.2. Делопроизводство в Управлении организуется с использованием системы электронного документооборота.

         1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской   Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по делопроизводству администрации области и нормативными правовыми актами Управления.

         1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих (работников) Управления. Все государственные гражданские служащие  (работники) Управления ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.

         Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота, применяемые в Управлении, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

         1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Управления на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отделах Управления осуществляется отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Управлении, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут начальники отделов Управления.

         Непосредственное  ведение делопроизводства возлагается на государственных гражданских служащих (работников) Управления обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными регламентами (инструкциями).

         1.7. Ответственный за делопроизводство в Управлении, назначенный приказом Управления и совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех государственных гражданских служащих (работников) Управления с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

         1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни государственные гражданские служащие (работники) Управления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию начальника соответствующего отдела другому государственному гражданскому служащему или работнику Управления. При увольнении государственного гражданского служащего (работника) Управления, а также при переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.       1.9. В случае утраты документа государственный гражданский служащий (работник) Управления докладывает об этом начальнику Управления и сообщает в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

          1.10. Переписка между отделами Управления по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями начальника Управления (заместителем начальника Управления).

         1.11. При  работе с документами в Управлении не разрешается вносить в них исправления,  делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

         Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями государственных гражданских служащих (работников) Управления работающих или знакомящихся с этой информацией.

         1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований Инструкции.

         1.13. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1. Подготовка и оформление документов

         2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый        редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman           размером № 13,14 (при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров). 

         2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (Приложение № 1), стабильный порядок их расположения.

         2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

         2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

         2.5. Документы в Управлении оформляются, как правило, на бланке, который имеет обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. (Приложение № 2)

         Бланк документа изготавливается на стандартном листе бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

         При переписке между отделами Управления бланк не используется.

 2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов

         2.6.1. Герб Тамбовской области

         Герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Тамбовской области от 27.03.2003 № 108-З «О гербе Тамбовской области».

          2.6.2. Наименование организации 

         Наименование организации (структурного подразделения), в которой подготовлен документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     2.6.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляет в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.          

             2.6.5. Справочные данные об организации

         Справочные данные об организации – авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.  

              2.6.6. Наименование вида документа

     Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). 

             2.6.7. Дата документа

    На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

     На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

         Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

         Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

         Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 02 мая 2006 г. следует оформлять 02.05.2006 (в конце   точка   не   ставится, сокращение слова год – г.-  не допускается).

         Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 апреля 2007 г.

            2.6.8. Регистрационный номер документа

         Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения отдела Управления (приложение № 3), где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.

         Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

            2.6.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

         Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

             2.6.10. Место составления или издания документа

         Местом составления или издания документа указывают, как правило,  г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

             2.6.11. Адресат

         Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:      

                                                                 Министерство экономического       

                                                                                развития и торговли                 

                                                                            Российской Федерации    

                                                                               Управление делами

         Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:                             

                                                                                                                             Председателю комитета 

                                                                       по управлению имуществом

                                                                                      области

                                                                                  Г.И.Чулкову

         Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: 

                                                                         Исполнительные органы

                                                                  государственной власти области

         Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

                                                                            Главному врачу

                                                 государственного учреждения здравоохранения

                                                           «Тамбовская областная детская больница»                                                                                     

                                                                                   А.И.Петрову

        При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

     Закрытое акционерное общество

     «Инвестиционная строительная

 компания «Тамбовинвестстрой»                                                      ул. Куйбышева, 12а, г.Тамбов,

                                                                        392002

                     При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

                                                                                                        И.П.Калинину

                                                                ул. Советская, д.5, кв.2, г. Моршанск, 

                                                                             Тамбовская обл., 393920      

             Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

                 Если   документ    является    ответным, первым (основным) адресатом указывается  автор  инициативного  документа,  на  который  дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

     Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется   и  визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя.

               2.6.12. Гриф утверждения документа

  Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) Управления или специально изданным документом.

         На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

         Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                                            И.о. начальника управления 

                                                                 региональной безопасности  области

                                                                     (Личная подпись)        А.Д.Ефименко

                                                                      21.07.2017

            При утверждении документа несколькими должностными лицами Управления их подписи располагаются на одном уровне.

 Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (Приложение      № 4).

            2.6.13. Резолюция

Резолюция, как правило, оформляется на специальном бланке формата А6, если поручение дается по обращению юридического или физического лица. На служебных письмах допускается оформлять резолюцию на свободном от текста месте. Резолюция — реквизит документа, в котором начальником Управления (заместителем начальника Управления)  определяются организации, подразделения или работники, ответственные за исполнение документов, характер и сроки исполнения документов.

         В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дата.      

                     Например:

                                                                                 И.В. Васиной

                                                                                                                           Прошу подготовить проект 

                                                                       распоряжения к 07.05.2007

                                                                       (Личная подпись)       А.Д.Ефименко    

                                                                       27.04.2007

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное                           в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

         Основной исполнитель и соисполнитель имеет право давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

         2.6.14.   Заголовок к тексту

       Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Он должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?,  например: «О выделении…»,  «Об изменении…»; «чего (кого)?»,  например: «Должностной регламент консультанта…».      

    Заголовок, состоящий   из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал «точно» 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится.

            Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

         К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.6.15. Отметка о контроле                                                                              

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

            2.6.16. Текст документа

         Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и  однозначное восприятие изложенной в  нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.

         Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

         В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.

         Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью.

      Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах «Адресат» (при направлении писем должностным лицам), «Подпись».  При   перечислении   фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

      Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают   причины, основания   и   цели   составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.     

Текст    может    содержать   одну    заключительную    часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

      В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

      Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

  В постановлениях, распоряжениях главы администрации области изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

   В постановлениях, распоряжениях распорядительных документах администрации области и коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил» и т.п.).

         В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили», «постановили» и т.п.).

  Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»).

     В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области  (положения, инструкции), а также       содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комитет осуществляет функции…», «в состав управления входят …», «комиссия установила…», «собрание считает…»).

         В письмах используются следующие формы изложения:

         от первого лица множественного числа («просим направить…», «направляем на рассмотрение…»);

         от первого лица единственного числа («прошу подготовить…, «прошу предоставить…»);

         от третьего лица единственного числа («комитет не возражает…», «администрация области направляет…»).

         Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных   интервалов от заголовка в установленных границах полей.

         Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).

          Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4.

         Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать   многочисленные вставки, сноски, исправления.

         2.6.17. Отметка о наличии приложения

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

         Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о … на 3 л. в 2 экз. 

1. Проект … на 8 л. в 3 экз.

         Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

         Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

         Приложение: Инструкция по делопроизводству в управлении региональной безопасности Тамбовской области.        

          приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.

 Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

         Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку «Приложение» с указанием вида документа, его даты и номера. Например:

                                                                                       Приложение № 2

                                                              к приказу управления региональной

                                                                   безопасности Тамбовской области

                                                                           от 21.01.2007 № 185

         2.6.18. Подпись

         Проекты документов представляются на подпись должностным лицам Управлениям исходя  из  их   компетенции   полностью   оформленными,   проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.

         Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

           При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

           В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если   документ    оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог «за» или косую черту.

В случаях, когда исполнение обязанностей начальника Управления возлагается на его заместителя или начальника отдела Управления, издается соответствующий распорядительный документ, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей.

В период исполнения обязанностей начальника Управления его заместители или начальник отдела Управления в реквизите «Подпись» указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию,:

И.о. начальника управления региональной

безопасности  Тамбовской области                (Личная подпись)             Ю.П.Зотов

2.6.19. Гриф согласования документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.     Например:

• СОГЛАСОВАНО

         Министр образования                                   

             Российской Федерации

                               (Личная подпись)        (инициалы, фамилия)

           30.04.2007

          СОГЛАСОВАНО

          Письмо Росархива

          от 30.01.2007 N 01-15/155-К

          Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

     2.6.20. Визы согласования документа

         Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

 И.о. начальника управления региональной безопасности  Тамбовской   области         (Личная подпись)           А.Д.Ефименко

                  21.06.2017

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

         Замечания прилагаются.

И.о. начальника управления региональной безопасности  Тамбовской области          (Личная подпись)            А.Д.Ефименко

                 25.05.2017

                Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

         Для документа, подлинник которого остается в Управлении (постановление, распоряжение и т.п.), визы проставляются в нижней части  оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

         Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т.п.).

         Оформление виз документа возможно и на отдельном листе согласования.

         Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

         2.6.21. Оттиск печати

   Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица Управления на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

         2.6.22. Отметка о заверении копии

         При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения.

Например:

Верно.

Консультант управления             

региональной безопасности       

Тамбовской области              

(Личная подпись)                                          Расшифровка подписи

Дата

         2.6.23. Отметка об исполнителе

   Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

   Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

• Л.М.Максимова
• 72 12 65

         На документе, подготовленном по поручению начальника Управления (заместителя начальника Управления) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

         2.6.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при  отсутствии  такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

         Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована начальником Управления (заместителем начальника Управления) или начальником отдела Управления, в котором исполнен документ.

         2.6.25. Отметка о поступлении документа в организацию

       Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

• Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

         2.6.26. Идентификатор электронной копии документа

     Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу страницы документа и содержащая сведения о пользователе, наименование файла на машинном носителе. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд «Вставка. Автотекст. Колонтитул. Полное имя файла. Дата и время печати».

1. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

         3.1.1. Движение документов в Управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

      3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Управлении, регламентируются  Инструкцией, положением об Управлении и должностными регламентами (инструкциями).

      3.1.3. Для исполнения функций, возложенных на Управление, руководство Управления (начальник Управления, заместители начальника Управления, начальники отделов Управления) имеют право перенаправлять документы (материалы, письма, запросы и др.) работникам подведомственных учреждений  для исполнения в пределах предоставленных им полномочий в соответствии с  их должностными  инструкциями.

        3.1.4. Работники подведомственных учреждений, получив на исполнение документы, в соответствии с п. 3.1.3. Инструкции являются ответственными исполнителями данных документов.

3.2. Организация доставки документов

    3.2.1. Доставка документов в Управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи  и нарочным.

   С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

         3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

3.3. Прием, обработка, регистрация  и распределение поступающих документов

     3.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в Управление, производятся в  централизованном порядке отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

     Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой «Вручить лично» вскрываются.  Конверт с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

   Государственными гражданскими служащими отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления проверяются правильность доставки, целостность упаковки.

         При обнаружении почтовых отправлений, вызывающих подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, порядок действий государственных гражданских служащих Управления, обеспечивающих  работу  с корреспонденцией, осуществляется в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание    веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей  (Приложение № 5).

         При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в отделе финансового обеспечения и делопроизводства Управления, а   второй – направляется отправителю документа.

         Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и   нерегистрируемые. Нерегистрируемая   корреспонденция, адресованная     отделам Управления, передается представителям этих отделов   отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления (информация, протокол).

        На поступивших документах проставляется регистрационный штамп.

        Регистрация поступивших документов, за исключением копий федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, письменных обращений граждан, производится в отделе финансового обеспечения и делопроизводства  Управления с  вводом  информации   о них в систему электронного документооборота «Дело — Web».

    При регистрации поступившего документа в системе электронного документооборота «Дело — Web» в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.

         Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих отделов Управления.

         Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления в соответствии с распределением обязанностей между начальником Управления и его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам деятельности отделов Управления.

         3.3.2. Документы, адресованные начальнику Управления, заместителям начальника Управления, а также без указания конкретного лица или отдела Управления предварительно рассматриваются в отделе финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения начальником Управления, заместителями начальника Управления и  на  направляемые   непосредственно  в   отделы Управления или ответственным исполнителям.

         Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

         Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно отделам Управления или государственным гражданским служащим (работникам) Управления.

         Рассмотренные начальником Управления (заместителем начальника Управления) документы возвращаются в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления для их учета и передачи на исполнение. Все документы, рассмотренные начальником Управления (заместителем начальника Управления), направляются для исполнения в отделы Управления только через отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами Управления, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям готовятся и передаются копии документа. После ознакомления и исполнения документа подлинник возвращают в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления для подшивки в Дело.

         Ошибочно поступившая в отдел Управления корреспонденция незамедлительно возвращается в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

     Передача зарегистрированного документа из одного  отдела Управления  в другой производится через отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         Документы, поступившие из других организаций непосредственно в отдел Управления (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и оперативно передаются на рассмотрение начальнику Управления (заместителю начальника Управления).

         Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и передается начальнику Управления (заместителю начальника Управления), которому она адресована.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

   3.4.1. Документы, отправляемые Управлением, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.

  Обработка документов Управления для отправки почтовой связью осуществляется государственными гражданскими служащими отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

    Документы отделов Управления для отправки передаются в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку.

         Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило,  в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

         Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

         Законвертованная корреспонденция в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.

         Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи.

         3.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

3.5. Прием и обработка  документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

         3.5.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Управления, исполнительных органов государственной власти, так и между организациями, имеющими       соответствующие аппаратные и программные средства.

     3.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

         3.5.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

         Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель.

         Электронные копии документов, поступающие на официальный адрес электронной почты Управления, подлежат распечатке и учету. Регистрация осуществляется в установленном для регистрации документов на бумажных носителях порядке.

         Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

         3.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи государственный гражданский служащий Управления обязан руководствоваться следующими требованиями:

          ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего отдела Управления;

         факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

          запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

         поступившие факсограммы передаются  в  отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления для их регистрации.

3.6. Работа исполнителей с документами

         3.6.1. Руководители Управления (начальник Управления, заместитель начальника Управления, начальники  отделов Управления) обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

         3.6.2. При рассмотрении документов начальник Управления, (заместитель начальника Управления), начальник  отдела Управления   выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

         3.6.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление   на    подписание (утверждение) начальником Управления,  заместителями  начальника Управления,  начальниками отделов Управления,  подготовку к пересылке адресату.

         3.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах  окончательного исполнения.

         Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

         3.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения и т.д.).

         Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 

1. Организация документов в делопроизводстве

4.1. Составление номенклатуры дел

         4.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение № 6).

    Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

   4.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом области, положением об Управлении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Управления, их виды, состав и содержание.

         4.1.3. Номенклатура дел Управления составляется государственным гражданским служащим (работником) Управления, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, подписывается начальником  Управления (заместителем начальника Управления).

         4.1.4. После утверждения номенклатуры дел отделы Управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

         4.1.5. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй направляется в государственный архив Тамбовской области.

         4.1.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется,  утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

         4.1.7.  Номенклатура  дел  составляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений функций и структуры Управления.

         4.1.8.  Названиями разделов номенклатуры дел Управления являются названия отделов Управления.

   4.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Управления.

   В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

   4.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

         В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения отдела Управления  и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела Управления.     

         Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 —  обозначение отдела, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

   В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отделов.  Для   переходящих дел индекс сохраняется.

         В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

   Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

         Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

         Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

         название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т.д.);

         название автора документа;

         название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

         краткое содержание документов дела;

         название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

         дата (период, к которому относятся документы дела).

         В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела  употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

         Например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

         В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

         В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

    Например:

         «Переписка с администрациями городов и районов области о совершенствовании работы с документами».

         В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

   Например:

         «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

         В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

«Переписка с управлением культуры и архивного дела области по вопросам научно-методической работы».

         При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

        «Переписка с администрациями городов и районов области о социальной защите населения».

         Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

          Например:

         «Переписка с Поволжской академией государственной службы при Президенте Российской Федерации (г. Саратов) о повышении       квалификации работников органов государственной власти области».

         В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

         Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

         Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

         Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.   Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

      В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивной службой области срок хранения.

        В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

 4.1.11. Если в течение года возникают новые документированные          участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера.

  4.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.

4.2. Формирование и оформление дел

         4.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

        4.2.2. Дела формируются в Управлении, отделах Управления.

         4.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела Управления или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

  4.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

          4.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

   помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

         группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

         раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

         помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

         в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

         по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

         4.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

         Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

        Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,  являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

         Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

         Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

           Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

     Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному     вопросу,   начавшейся   в   предыдущем   году,   документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

         4.2.7. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

         4.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 7); нумерацию листов в деле, составление в необходимых случаях внутренней описи   документов   дела (Приложение № 8); составление листа-заверителя дела (Приложение № 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

         4.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

         Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК управления культуры и архивного дела области: дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние  даты  документов   дела,   т.е.   даты   (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются   арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

   В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа — заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом,  цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

   Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

         Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.      Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

         После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

         Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

         Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

         На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

         По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся       изменения и дополнения.

   4.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

         Внутренняя опись документов дела составляется также на дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

         Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен   каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее  документов  и количество листов внутренней описи.

         Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

        4.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

         Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.3. Организация оперативного хранения документов

   4.3.1. С момента заведения и до передачи в архив  дела хранятся по месту их формирования.

         Руководители Управления (начальник Управления, заместитель начальника Управления, начальники отделов Управления) и государственные гражданские служащие  (работники) Управления, отвечающие за делопроизводство в Управлении, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

         Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками  наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

         В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее  помещается на внутренней стороне шкафа.

         На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

         Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем  сдаются в Государственный архив Тамбовской области.

         4.3.2. Выдача дел другим отделам производится с разрешения начальника Управления (заместителя начальника Управления). Выдача дел государственным гражданским  служащим (работникам) Управления для работы осуществляется под расписку.

         На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается отдел Управления, индекс дела, дата   его   выдачи, кому дело выдано,   дата его   возвращения,   предусматриваются   графы   для  расписок в получении и приеме дела.

         Дела выдаются во временное пользование государственным гражданским служащим (работникам) Управления на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

   Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления по актам.

    Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя начальника Управления по компетенции с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Служебные письма

         5.1.1. Служебные письма Управления, отделов Управления готовятся:

         как ответы о выполнении поручений начальника Управления (заместителя начальника Управления);

         как исполнение поручений начальника Управления (заместителя начальника Управления) по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и   частных лиц;

          как инициативные письма.

          5.1.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией начальника Управления (заместителя начальника Управления) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

         Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным  в  резолюции  начальника Управления (заместителя начальника Управления). Сроки подготовки инициативных писем   определяются также начальником Управления (заместителем начальника Управления).

     5.1.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

         При оформлении письма на двух и более страницах вторая и                     последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа                 арабскими цифрами.

5.1.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма.

 5.1.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

          Например:

         «Управление региональной безопасности Тамбовской области считает…»,  «Управление региональной безопасности Тамбовской области рассмотрело…».

          Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части         излагается причина, основание или обоснование составления письма,           приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки  письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.1.6. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об Управлении и должностных  регламентах государственных гражданских служащих (должностных инструкциях работников) Управления.    

5.1.7. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа.

 5.1.8. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

5.1.9. Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра        письма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица,          визирующего документ, личную подпись с расшифровкой и дату. Письма, подготовленные начальниками отделов Управления для подписания начальником Управления, визируются исполнителем и курирующим отдел заместителем начальника Управления.

5.2. Телеграмма

  5.2.1. Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке.

       5.2.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.

      5.2.3. Телеграммы по приоритетности обработки делятся на категории: «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации», высшая правительственная», «правительственная», «срочная», «обыкновенная». Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы.

       5.2.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их           составление имеет свои особенности.

         Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не          искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления)  обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ВСКЛ – восклицательный знак, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки; текст телеграммы подписывается начальником Управления (заместителем начальника Управления). Текст вместе с подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления) отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты Управления, номер счета, дата составления телеграммы, подпись должностного лица Управления, имеющего право первой подписи на финансовых документах (приложение № 22). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не    оплачивается.

5.3 Телефонограмма

5.3.1. Телефонограмма используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения и т.п.).

         Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается начальником Управления (заместителем начальника Управления) или ответственным исполнителем.

         Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии государственного гражданского служащего (работника) Управления, передающего и принимающего сообщение, номеров их телефона и указание времени приема телефонограммы. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением личной подписи.

         Для передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номеров телефонов.

         Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

         Поступающие и отправляемые телефонограммы регистрируются в журнале.

5.4. Акт

          5.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами.

         5.4.2. Акт оформляется на общем бланке (Приложение № 10). Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

         5.4.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийся с предлога «О» и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче материальных ценностей»,                         «О списании испорченных бланков писем».

         5.4.4. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

         Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается                  основание для составления акта (распорядительный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствовавшие при этом лица). Начинается эта часть словом «Основание», которое печатается через 2-3 межстрочных интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание»  ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

         С новой строки от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляется состав комиссии. Фамилии членов комиссии  и присутствующих располагаются по алфавиту.

         Констатирующая   часть  начинается с абзаца.   В ней   излагаются    цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

         В заключительной части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией  фактов.

         Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают  количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение. Например,

         Составлен в 2-х экземплярах:

         1-й экз. направлен в управление делами администрации области;

         2-й экз. – в дело.

         Эта часть текста также необязательна.

         5.4.5. При наличии приложений на них делается ссылка.

         5.4.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности       перед фамилиями не проставляются.

         5.4.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на  отдельном листе и прилагается к акту.

         Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел управления региональной безопасности и т.д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке.

5.5. Справка 

5.5.1.          Справки делятся на две группы — с информацией о  фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и  учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

      5.5.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы Управления, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри — оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись — обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на            которую   приходятся   приводимые   в   справке   данные,   например,    справка  «О подведении итогов конкурса в 2007 году». Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

5.5.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной        плате и т.п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков справок прилагаются к   правовым актам.

          Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки           дается название учреждения, куда представляется. В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т.д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью. 

5.6. Докладные и объяснительные записки

         5.6.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по          указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить       начальника Управления (заместителя начальника Управления) принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая — констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы.         

5.6.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.                 Докладные записки, подаваемые начальнику Управления (заместителю начальнику Управления) или начальнику отдела Управления, оформляются на простом листе   бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

5.6.3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке Управления и подписывается начальником Управления (заместителем начальника Управления).         

5.6.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке Управления.          Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных  государственных гражданских служащих (работников) Управления. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги  и подписываются составителем.           

5.7. Протоколы

   Решения, принятые на совещании у начальника Управления, по его указанию могут оформляться протоколом (Приложение № 11). Проект протокола совещания подготавливается ответственным за проведение совещания и представляется начальнику Управления, как правило, не позднее чем через 3-и рабочих дня со дня проведения совещания. К проекту протокола совещания прилагается. Копии протоколов совещаний у начальника Управления рассылаются исполнителям, как правило, в течение 3-х рабочих дней со дня проведения совещания, а содержащих срочные или оперативные поручения — незамедлительно.

1. Особенности работы с обращениями граждан

6.1. Общие положения         

6.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения           обращений граждан Российской Федерации», и с учетом требований  Инструкции, предусматривающих порядок поступления обращений граждан в Управление, их регистрацию и рассмотрение.        

6.1.2. Письменные обращения  граждан  поступают  в  виде  писем,             телеграмм  по почте, фельдъегерской связью, в электронном виде на официальный сайт Управления (электронная приемная), посредством факсимильной связи, доставляются  нарочным, на выездных приемах, при проведении  начальником Управления (заместителем начальника Управления) эфиров на радио и телевидении.       

6.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется  отдельно  от других видов делопроизводства и возлагается на государственных гражданских служащих  (работников) отдела  финансового обеспечения и делопроизводства  Управления,     государственных гражданских служащих (работников) отделов Управления, в обязанности которых входит данное направление работы. 

6.2. Прием, учет, регистрация письменных обращений граждан

           6.2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в Управление по почте и фельдъегерской связью, принимаются государственными гражданскими служащими отдела финансового обеспечения и делопроизводства  Управления.        

6.2.2. В отделе финансового обеспечения и делопроизводства  Управления:           проверяется  правильность доставки поступившей корреспонденции.    Ошибочно полученные письменные обращения незамедлительно возвращаются   почтовому   отделению;         заказная корреспонденция принимается под расписку;                    вскрываются конверты,   проверяется   наличие  в  них  вложений;         конверт подкалывается к письму;      поступившие документы (паспорт,  военный билет,  трудовая книжка, пенсионное удостоверение,  а также фотографии и  другие  приложения  к письму)  подкалываются  к  письму  (в  случае обнаружения,  что отсутствуют приложения или сам  текст  письма,  составляется  справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).                            Письменные обращения,  поступившие  в Управление   после 15.00 часов, регистрируются государственными гражданскими служащими отдела финансового обеспечения и делопроизводства  Управления следующим днем.          Конверты  с  пометкой «лично» не вскрываются.  На них проставляется регистрационный штамп, и они передаются по назначению.         Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем  углу  первого листа письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение  с  указанием даты их поступления.         

6.2.3. Обращения граждан, поступившие в отдел финансового обеспечения и делопроизводства  Управления посредством факсимильной связи, рассматриваются как письменные обращения граждан.        

6.2.4. Обращения граждан, поступившие по электронной почте в             Управление, в отделы Управления, регистрируются и рассматриваются как письменные обращения граждан на бумажных носителях.                                        

6.2.5. Регистрационный номер письменного обращения гражданина состоит из   начальной буквы фамилии заявителя, цифрового кода  приемной начальника Управления (заместителя начальника Управления) по номенклатуре дел Управления и порядкового номера обращения (например, А-01-25). 

6.3. Передача письменных обращений на рассмотрение,рассылка поручений руководителей Управления по рассмотрению обращений и уведомлений заявителям о переадресовке обращений согласно компетенции органов власти          

6.3.1.  Зарегистрированные в отделе финансового обеспечения и делопроизводства  Управления письменные  обращения граждан передаются начальнику Управления (заместителю начальника Управления) на рассмотрение.        

6.3.2. Поручения начальника Управления (заместителя начальника Управления), оформленные в виде резолюций или сопроводительных писем, направляются через отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления исполнителям.          

6.3.3. При рассылке поручений начальника Управления (заместителя начальника Управления), связанных с рассмотрением обращений граждан государственные гражданские служащие (работники) отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления проверяют  соответствие  номера, указанного на поручении и сопроводительном письме, регистрационному номеру обращения граждан, делают согласно резолюции отметку о подлежащих возврату документах, постановке рассмотрения обращения на контроль и направляют обращения исполнителям.   Не допускается отправлять поручения исполнителям по                                             не зарегистрированным обращениям граждан.        

6.3.4. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений  ответы по запросам корреспондентов (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства, другие органы государственной власти  и их представители), поставивших обращения на контроль,  даются  только  за подписью начальника Управления, а в его отсутствие лицом, его замещающим.       

6.4.  Хранение материалов по рассмотрению обращений граждан          

6.4.1. Хранение   рассмотренных   обращений граждан  и  материалов  к  ним  обеспечивается отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления в архиве.      

6.4.2. По истечении сроков хранения в архиве отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления обращения граждан и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии Управления, согласованным с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела области, либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на государственное хранение.

1. Контроль исполнения документов 

7.1. Организация контроля исполнения документов 

7.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,                        информирование начальника Управления (заместителя начальника Управления) в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения.

         При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

   7.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают начальник Управления (заместитель начальника Управления), начальник отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.

       7.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из федеральных органов государственной власти, администрации области, областной Думы, иных исполнительных органов государственной власти области, организаций и граждан — с даты их поступления, внутренних — с даты подписания (утверждения) документа.

         Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

         с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

   без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

         по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

        по запросам депутатов областной Думы – не позднее, чем через 15 дней со дня их получения или в иной срок, установленный областной Думой;

  по поручениям руководства администрации области по подготовке проектов постановлений – до 20 дней, распоряжений — до 10 дней;

  по поручениям начальника Управления (заместителя начальника Управления) – согласно резолюции начальника Управления (заместителя начальника Управления).

         по обращениям граждан, поступившим в Управление, — в течение 30 дней со дня регистрации обращения; в исключительных случаях, при необходимости запроса дополнительной информации, требующейся для рассмотрения обращения, начальник Управления (заместитель начальника Управления), либо уполномоченное им на то лицо, имеет право продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение.

          Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются начальником отдела правового и кадрового обеспечения Управления, исходя из сроков, указанных в судебных повестках или иных процессуальных документах.

  Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

     7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника Управления (заместителя начальника Управления), давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

         Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

         О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

7.1.7. В случае исполнения документа несколькими отделами Управления подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

   7.1.8. Предварительный контроль сроков исполнения документов осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — за пять дней до истечения срока.

7.1.9. Снятие документа с контроля осуществляет отдел финансового обеспечения и делопроизводства Управления. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или начальника отдела Управления, в котором исполнен документ.

         7.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

      7.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно».

     7.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно начальником Управления либо, по его поручению, одним из заместителей.

       Исполнители и сроки исполнения поручений отмечаются в резолюции начальника Управления (заместителя начальника Управления).

   Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким должностным лицам Управления, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей.

   Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им ответственным исполнителем сроки.

1. Порядок подготовки и оформления правовых актов и законопроектная деятельность

8.1. Правовые акты

         8.1.1. Правовые акты Управления издаются в форме приказа Управления. Подготовка и оформление приказа Управления осуществляются в соответствии с федеральным законодательством, Уставом области, Законом области от 23.06.2006 № 51-З «О правовых актах Тамбовской области», другими  правовыми актами и  Инструкцией.

  Приказы издаются:

• по общим вопросам;
• по административно-хозяйственной части (-а/х);
• по личному составу (- л/с);
• по отпускам (-о);
• о командировании (-к)

         Приказ печатается на продольном бланке установленной формы                      (с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа) в одном экземпляре на одной стороне листа бумаги формата А4 (210 х 297) шрифтом Times New Roman размером № 14. Текст приказа печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля листа. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа — 2-3 см, с правой стороны листа — 1-2 см, сверху — не менее 2 см и снизу — не менее 2 см.

         8.1.2. По вопросам, требующим подготовки проекта приказа, начальник Управления (заместитель начальника Управления) дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания начальникам отделов Управления.

                   8.1.3. Приказ имеет следующие реквизиты (Приложение №  12):

         Наименование исполнительного органа государственной власти области  — УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ.

      Наименование вида документа — приказ, располагается центровано.

      Место составления (издания) документа — г. Тамбов

          Дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2016 г. № 21; 15.06.2016 № 21.

     Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.     Заголовок приказа печатается размером № 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по ширине листа. Точка в конце заголовка не ставится.

      Например:

         О премировании работников Управления …

         Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

    В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

     Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Если текст проекта приказа не имеет констатирующей части, то слово «ПРИКАЗЫВАЮ» не пишется.

         Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы Управления или конкретные государственные гражданские служащие (работники) Управления. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об отделе или государственном гражданском служащем (работнике) Управления, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

         Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие — то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».

      Согласование  проекта приказа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа документа. Приказ подлежит согласованию с исполнителем, начальником отдела правового и кадрового обеспечения Управления, начальником отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления и заместителем начальника Управления, курирующим эти отделы Управления.

         Подпись — приказы подписывает начальник Управления, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

      8.1.4. Приложения являются неотъемлемой частью приказа и должны быть подписаны начальником отдела Управления, готовившего приказ. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте приказа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. Если в тексте приказа дается ссылка на приложение, то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается «Приложение №», а ниже следует наименование распорядительного документа (приказ), его дата и номер.

      Например:

                                                                               Приложение №___

                                                                   к приказу управления региональной 

                                                                  безопасности Тамбовской  области

                                                                           от__________ №____

         Приложения к документам, вводимым в действие приказом (приложения к правилам, инструкциям, рекомендациям и т. д.) должны иметь свою нумерацию, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документов, в которых эти приложения упоминаются.

         Например:

                                                                               Приложение №12

                                                                    к Инструкции по делопроизводству

                                                                                         (п.8.1.3)

         Если приложение содержит таблицу с большим числом строк допускается ее перенос на следующую страницу. Нумерация граф таблицы повторяется на каждой странице. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение приложения» и повторяют только строки с номерами граф.

         Например:

                                                                                 Продолжение приложения

         8.1.5. Проекты приказов, подготовленных совместно с другими  исполнительными органами власти  или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций.

         При оформлении совместного приказа:

         наименования федеральных исполнительной органов власти (региональных исполнительных органов власти) — располагаются на одном уровне;

      наименование вида документа — приказ; располагается центровано;

       дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи и  располагается центровано;

    регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту и порядке указания авторов в документе.

  подписи руководителей федеральных исполнительной органов власти (региональных исполнительных органов власти) располагаются ниже текста на одном уровне.

         8.1.6. Регистрируются приказы в отделе правового и кадрового обеспечения Управления.

8.2. Законопроектная деятельность

 8.2.1. Управление осуществляет подготовку проектов законов области, проектов постановлений областной Думы, носящих нормативный правовой характер.

 8.2.2. Подготовка проектов законов области и сопроводительных документов к ним осуществляется Управлением в порядке, предусмотренном Законом области «О правовых актах Тамбовской области», постановлениями администрации области от 28.08.2006 № 963 «Об обеспечении взаимодействия администрации области и органов исполнительной власти области с областной Думой в сфере законопроектной деятельности» и от 28.08.2006 № 1004 «Об утверждении Порядка работы с законопроектами и законами области с использованием информационных технологий», а также Инструкцией по делопроизводству администрации области.

 8.2.3. Основными требованиями к проекту правового акта являются соответствие действующему законодательству, достоверность и объективность, конкретность поручений и реальность сроков исполнения, краткость и точность, исключающая возможность двоякого толкования текста, официально-деловой стиль речи.

 Ответственность за ведение учета проектов правовых актов                     главы администрации области, администрации области и контроль за их движением, качество и сроки подготовки материалов несет начальник Управления (заместитель начальника Управления).

  Документы (копии или подлинники), на которые имеются ссылки в правовом акте, а также документ, на основании которого проект разрабатывался, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту.

8.2.4. К проектам правовых актов главы администрации области, администрации области при необходимости должна прилагаться справка о состоянии законодательства по вопросам, регулируемым проектом, завизированная начальником Управления (заместителем начальника Управления). Правовые акты главы администрации области, администрации области издаются на  соответствующих бланках установленной формы (Приложение №  13, №14). 

1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

     9.1. К  служебной  информации   ограниченного   распространения             относится несекретная информация, на распространение которой ограничения диктуются служебной необходимостью.

     9.2. Работа с документами, содержащими  служебную  информацию      ограниченного распространения, осуществляется  в Управлении в порядке,  установленном  для   несекретных   документов,  с учетом                   особенностей, изложенных в настоящем разделе.

         9.3. Передача государственными гражданскими служащими  (работникам) отделов Управления документов (их копий или проектов), содержащих  служебную    информацию     ограниченного распространения,  работникам    сторонних   организаций,  а   также распространение такой  информации  допускаются только  с разрешения начальника Управления  (заместителя начальника Управления).

         9.4. На  документах   (в   случае   необходимости   —   и  на   их  проектах), содержащих служебную информацию ограниченного   распространения,   проставляются пометка «Для служебного пользования»   и  номер   экземпляра.

         Необходимость проставления  пометки «Для  служебного  пользования» и количества экземпляров данного документа  определяется исполнителем  документа,  начальником отдела  Управления или должностным лицом Управления, подписывающим   или   утверждающим   документ.

        Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

         9.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация   исходящих документов, содержащих  служебную информацию огра-ниченного распространения, осуществляются  отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка «ДСП».

         Передача таких документов   государственным гражданским служащим Управления осуществляется под расписку.

         9.6. Печатание в Управлении проектов  документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,  осуществляется, как правило, в отделах  Управления.

         9.7  Отправка документов,  содержащих   служебную   информацию      ограниченного распространения,  осуществляется отделом финансового обеспечения и делопроизводства  Управления. 

При  необходимости   направления  таких документов  нескольким        адресатам  исполнитель  составляет  указатель рассылки, в  котором  около        каждого адресата проставляется  номер экземпляра.  Указатель    рассылки     подписывается   исполнителем и начальником отдела Управления, готовившим документ.

         9.8. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в  дела в соответствии с номенклатурой  дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

         9.9. Уничтожение дел, документов  и  изданий  с пометкой  «Для      служебного  пользования»,  утративших   свое  практическое  значение и не         имеющих   исторической ценности,  производится  по акту. В учетных формах (журналах,  карточках,  реестрах  и т.п.) делается отметка  об  уничтожении  с ссылкой на соответствующий акт.

         9.10. Ознакомление государственных гражданских служащих (работников) Управления с  документами и     делами, имеющими пометку «Для служебного пользования» и находящимися на  архивном  хранении   в  Управлении, осуществляется с согласия заместителя начальника Управления по компетенции, ответственного за делопроизводство в Управлении, начальников отделов Управления, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут  быть   выданы    государственным гражданским служащим (работникам) Управления  под   расписку   во   временное  пользование на срок не более  10 дней.

         9.11. При   снятии   пометки   «Для   служебного   пользования» на         документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются                    соответствующие отметки.

         9.12. За разглашение   служебной   информации    ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую  информацию,   государственные гражданские служащие (работники) Управления в случае наличия их вины привлекаются к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и Тамбовской области ответственности.

1. Обеспечение сохранности документов и порядок учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей, штампов и их использование

10.1. Государственные гражданские служащие (работники) Управления, ответственные за ведение делопроизводства в Управлении, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться  в рабочих  комнатах  или  в   специально  приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел.  Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.

10.2. Пол рядок учета, использования, хранения,  передачи и уничтожения печатей, штампов и их использование

         10.2.1.  При осуществлении деятельности Управления используются:

         печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

          простые круглые печати (без изображения символики);

         печати с дополнениями для внутренних работ (для пакетов, для платежных документов, отдел правового и кадрового обеспечения Управления  и т.д.);

         угловой штамп;

         штамп органичения доступа;

         металлические печати.

         10.2.2. Учет, выдача и хранение печатей и штампов.

         Все изготовленные печати, штампы и факсимиле, применяемые в деятельности Управления,  учитываются в книге учета печатей и штампов с их оттиском, который находится в отделе финансового обеспечения и  делопроизводства Управления, и выдаются под роспись. Книга учета печатей и штампов с их оттиском заполняется по правилам ведения документов строгой отчетности с обязательным проставлением в нем оттисков печатей и штампов.

         Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). При возврате (изъятии) печати или штампа в книге ставится дата сдачи и подпись лица, ответственного за ведение журнала.

         Гербовая и простые печати Управления должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

         Круглая печать Управления с надписью «Для пакетов» используется при ведении секретного делопроизводства, при получении и отправке документов фельдъегерской связью.

         Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов должны быть проставлены в журнале учета печатей и штампов в день получения печатей и штампов из предприятия, производившего их изготовление.

         10.2.3. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут лица, получившие их в установленном порядке.

         Обязанность по сохранности и использованию вверенных печатей и штампов закрепляется в должностной инструкции лица ответственного за учет, использование и хранение печати или штампа.

         При переводе, увольнении работника, ответственного за использование и хранение печатей и штампов, начальник Управления (заместитель начальника Управления) осуществляет проверку соответствия наличия печатей и штампов, переданных указанному лицу, записям в книге учета печатей и штампов с их оттиском.

         Результаты проверки отражаются в акте, который вместе с печатями и штампами не позднее дня перевода увольнения государственного гражданского служащего (работника) Управления сдается государственному гражданскому служащему (работнику) Управления, ответственному за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в Управлении, для последующей передачи печатей и штампов вновь назначенному ответственному лицу.

         Акт проверки хранится вместе с журналом учета печатей и штампов.

         Пришедшие в негодность и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат возврату государственному гражданскому служащему (работнику) Управления, ответственному за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в Управлении, и последующему уничтожению по акту (Приложение № 3) комиссией  в составе не менее 3-х человек.

Акт об уничтожении, списании с учета печатей и штампов хранится вместе с книгой учета печатей и штампов с их оттеском и является основанием для внесения отметки об уничтожении, списании печати или штампа в книге учета печатей и штампов с их оттеском.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Способ уничтожения печатей и штампов определяется комиссией.

За умышленное повреждение, передачу посторонним лицам, утрату печатей и штампов, нарушения, допущенные при их учете, использовании, хранении и уничтожении, лица, ответственные за работу с печатями и штампами, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1. 11. Техническое обеспечение подготовки документов

11.1. В Управлении печатаются только материалы служебного характера.

11.2. Как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления), заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение  делопроизводства в отделах Управления, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.

         11.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге  формата А4. При печатании документов соблюдаются          установленный порядок расположения текста, правила орфографии и           пунктуации.

         Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.

         11.4. Выполнение копировально-множительных работ в Управлении производится централизованно в отделе финансового обеспечения и делопроизводства Управления, а также на копировальных аппаратах, установленных в других отделах Управления.

     На размножение в отдел финансового обеспечения и делопроизводства                 Управления сдаются только служебные документы и материалы. Объемные   материалы (свыше 200 печатных листов формата А4)  изготавливаются по заявке Управления в типографии.

         11.5. Служебные документы, подлежащие размножению на              множительных  аппаратах, должны быть  напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата А4.

     Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

1. Порядок передачи документов на хранение в архив

         Документы Управления являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Тамбовское областное государственное учреждение «Государственный архив Тамбовской области», как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

   Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления, ответственных в отделах Управления за ведение  делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.1. Экспертиза ценности документов

         12.1.1. Экспертиза ценности документов в Управлении производится:       при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

         при подготовке дел к передаче в Тамбовское областное государственное учреждение «Государственный архив Тамбовской области».

          12.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создается постоянно действующая  экспертная комиссия (далее именуются — ЭК).

         12.1.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Управления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с управлением культуры и архивного дела области.

         12.1.4. Экспертиза   ценности    документов    постоянного  и   временного  хранения осуществляется ежегодно непосредственно  лицами,  ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и под методическим руководством управления культуры и архивного дела области.     12.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для       передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах Управления;   выделение    к   уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

         12.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на        основании перечней документов с указанием сроков их хранения и                  номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры          документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу       документы с временными сроками хранения.

         12.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному      составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

         12.1.8. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись  представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)  законченной нумерацией.

         12.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела         временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

         12.1.10. В Управлении описи на дела постоянного хранения составляются  с привлечением работников Тамбовского областного                 государственного учреждения «Государственный архив Тамбовской области». По этим описям документы сдаются на государственное хранение в Тамбовское областное государственное учреждение «Государственный архив Тамбовской области».

         12.1.11. Описи дел составляются по установленной форме и                       представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) управления культуры и архивного дела области через два года после         завершения дел в делопроизводстве.

         12.1.12. Опись дел Управления подписывается  составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления и утверждается заместителем начальника Управления по компетенции.

         Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК                    Управления и ЭПК управления культуры и архивного дела области.

         12.1.13. Опись дел  составляется в четырех экземплярах,  три  из   которых передаются вместе с делами в Тамбовское областное государственное учреждение «Государственный архив Тамбовской области», а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в Управлении.     

         12.1.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Управления одновременно. Согласованные     ЭК   Управления и ЭПК управления культуры и архивного дела области акты утверждаются  заместителем начальника Управления по компетенции; после этого       Управление имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

  12.2.Подготовка и передача документов в архив Управления

         12.2.1. В архив Управления передаются дела с  исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

         12.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Управления  после  истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделах Управления.

      12.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Управления,  как правило,   не   подлежат.   Они   хранятся   в отделах Управления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

         12.2.4. Передача дел в архив Управления  осуществляется по графику, составленному соответствующими государственными гражданскими служащими (работниками) Управления, согласованному с начальниками отделов Управления и утвержденному отделом финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         12.2.5. Прием каждого дела производится государственными гражданскими служащими (работниками) отдела финансового обеспечения и делопроизводства Управления в присутствии государственного гражданского служащего (работника) отдела Управления. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого  экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи  государственного гражданского служащего (работника)  отдела    финансового обеспечения и делопроизводства Управления.

         Вместе с делами в архив Управления  передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

         12.2.6. В случае  ликвидации       или    реорганизации       отдела Управления государственный гражданский служащий (работник) Управления, ответственный  за   ведение   делопроизводства в Управлении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и  передает  их  в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел. и номенклатуре дел.

Приложения (архив)