Инструкция по делопроизводству администрации костромской области

Уважаемые посетители! Данная версия сайта является архивной.

Актуальная информация размещается в действующей версии Портала государственных органов Костромской области по адресу:

dizo.kostroma.gov.ru

ПЕРЕХОД НА НОВЫЙ САЙТ ДЕПАРТАМЕНТА

• Главная
• Правовые ресурсы
• Обзоры законодательства
• Региональное законодательство
• Костромская область: список измененных документов
• Выпуск за 12 января 2023 года

Костромская область: список измененных документов

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ
КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
ГГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ПАНЬКОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

20 марта 2017 года №25

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в администрации
Паньковского сельского поселения

В целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения их сохранности администрации Паньковского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее Инструкция по делопроизводству).
2 Распоряжение администрации Паньковского сельского поселения от 24 апреля 2007 года № 9-р «Об утверждении инструкции делопроизводства Паньковского сельского поселения» считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования. 

Глава Паньковского сельского поселения
Кадыйского муниципального района
Костромской области Н.Н. Смолина 

Приложение
к постановлению администрации Паньковского
сельского поселения Кадыйского
муниципального района № 25 от 20 марта 2017г.

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области

I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству определяет правила документирования информации, а также организацию работы с документами в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее – Администрация).
Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации.
3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется главным специалистом администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района.
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации возлагается на главу поселения.
Ведение делопроизводства в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района осуществляется специалистами администрации, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
1) прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных Администрацией, а также правильности их регистрации;
2) передача документов на рассмотрение руководителю, а после получения соответствующих указаний — исполнителю;
3) учет и регистрация исходящих из Администрации документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
4) контроль прохождения документов в Администрации;
5) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
6) списание в дело исполненных документов;
7) составление номенклатуры дел органа местного самоуправления;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в муниципальный архив;
9) ознакомление сотрудников Администрации с копиями федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, правовых актов области, правовых актов района, правовых актов поселения, другими документами и информационными материалами, поступившими в орган местного самоуправления;
10) организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;
11) проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
5. При работе с документами в Администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
7. Работники Администрации несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящей Инструкции, обеспечивают сохранность находящихся у них служебных документов.
8. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать документы, срок исполнения которых истекает в его отсутствие, руководителю либо, по его указанию, другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
9. При увольнении или переходе на работу в другую организацию сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту, ответственному за делопроизводство.
10. Об утрате документа немедленно докладывается главе администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района (далее Глава).
11. Поступившие на рассмотрение в Администрацию документы, а также принятые по ним решения до их официального опубликования относятся к документам, содержащим служебную информацию.
12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются Главой администрации.
14. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику органа местного самоуправления под расписку специалистом, ответственным за делопроизводство.
Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
15. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, — в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

II. Требования к подготовке и оформлению исходящих документов
16. Исходящие документы Администрации печатаются шрифтом размера № 14 через 1 межстрочный интервал (таблицы – шрифтом размеров № 12 и № 14 через 1 интервал).
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены (расположение нескольких слов, подписи, отдельных строк или столбцов таблицы на следующей странице и т.п.).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
Каждый напечатанный лист документа должен иметь поля, не менее:
левое – 2,5 см;
правое — 1 см;
верхнее — 2 см;
нижнее — 2 см.
17. Служебные письма Администрации готовятся:
1) как сопроводительные письма к проектам решений представительного органа муниципального образования, иным документам;
2) как ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и частных лиц;
3) как инициативные письма.
18. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных правовыми актами сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
19. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
20. Сроки подготовки инициативных писем определяются главой Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района.
21. Служебные письма печатаются на бланках писем Администрации.
22. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, а также совместные письма от имени Администрации и других органов (организаций), оформляются на листе бумаги формата А4 без бланка.
23. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
24. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.
25. Текст письма от имени Администрации излагается от 3-го лица единственного числа.
Если письмо оформлено от должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа.
26. Датой письма является дата его подписания.
27. Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Администрации.
28. При подготовке и оформлении исходящих документов используют следующие реквизиты:
1) наименование органа местного самоуправления,
2) справочные данные об органе местного самоуправления;
3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления, наделенного правами юридического лица;
4) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
9) адресат;
10) гриф утверждения документа;
11) резолюция;
12) заголовок к тексту;
13) текст документа;
14) отметка о наличии приложений;
15) подпись;
16) гриф согласования документа;
17) визы согласования;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) отметка о поступлении документа;
29. Состав реквизитов зависит от вида и назначения документа.
30. Наименование органа местного самоуправления приводится в соответствии с Уставом муниципального образования (далее — Устав).
Полное наименование используется на печатях с изображением государственного герба Российской Федерации, а также в иных случаях, когда в соответствии с законодательством требуется указание на полное наименование юридического лица. В муниципальных правовых актах, на бланках, в официальной переписке и иных случаях используется преимущественно сокращенное наименование.
Наименование органа местного самоуправления приводятся в соответствии с утвержденной структурой Администрации и положением о соответствующем органе местного самоуправления.
31. Справочные данные об Администрации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес сайта в сети Интернет, адрес электронной почты.
Реквизиты почтового адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города (поселка и т.п.), название области, почтовый индекс.
Номер телефона (факса) состоит из групп цифр и включает в себя сокращение «тел.», «факс», а также указание в скобках междугородного кода.
Перед адресом электронной почты указывается сокращение «E-mail», адрес сайта Администрации в сети Интернет начинается с указания на протокол «http://».
32. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
33. Наименование вида исходящего документа (запрос, протокол, определение и т.п.) определяется в соответствии с законодательством, Уставом, Регламентом Администрации, иными муниципальными правовыми актами.
Наименование вида исходящего документа, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, печатается кеглем 14 прописными буквами.
На письмах вид документа не указывается.
34. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц (прописью), год. Слово «года» сокращается до «г.».
Не допускается при переносе слов разрывать число месяца и наименование месяца, порядковый номер года и сокращение слова «года». Допускается упускать ведущий ноль в указании дня месяца.
В документах, кроме текстов муниципальных правовых актов и договоров, допускается оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Слово «года» или сокращение «г.» не пишется.
36. Регистрационный номер исходящих документов состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и указанием на год создания документа.
Регистрационный номер документа, подписанного Главой Администрации, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера, указываемого через косую черту. Индекс по номенклатуре дел может отсутствовать.
37. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на индекс и дату документа указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма.
38. В качестве адресата могут быть государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Адресат печатается в правом верхнем углу документа и выравнивается по левому краю; при угловом бланке — на одном уровне с наименованием органа местного самоуправления. Форма углового бланка представлена в приложении № 1.
Особенностью оформления писем, направляемых зарубежным корреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента может располагаться, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.
Допускается также оформление реквизита «Адресат» в соответствии с правилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правом верхнем углу.
В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
В состав реквизита «Адресат» могут быть включены также наименование организации (фирмы), название города и страны;
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Между инициалами, и фамилией пробелы не ставятся. Имя и отчество, написанные полностью, указываются после фамилии. Должность и имя лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.
При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Имя адресата отделяется от наименования должности 1-2 межстрочными интервалами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа, на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых в органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области и постоянным корреспондентам.
При направлении документов разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в следующем порядке:
1) название улицы, номер дома, номер квартиры;
2) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
3) название района;
4) название республики, края, области, автономного округа (области);
5) название страны (для международной корреспонденции);
6) почтовый индекс.
Адрес указывается ниже наименования адресата. Допускается сокращение географических наименований (город, поселок, область и прочее) и наименований геонимов (улиц, проспектов, площадей, проездов, бульваров, шоссе и тому подобных).
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, имя и отчество в дательном падеже либо фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Имя адресата отделяется от почтового адреса 1-2 межстрочными интервалами.
39. Гриф утверждения ставится на документах, утверждаемых решениями или протоколами заседаний коллегиальных органов, а также в случаях, если документ требует утверждения должностным лицом, не издающим муниципальных правовых актов, или если принятие по данным вопросам муниципальных правовых актов не предусмотрено.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица (должность, инициалы, фамилия), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.
При утверждении документа муниципальным правовым актом, решением коллегиального органа или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Дата акта указывается словесно-цифровым способом, слово «года» пишется полностью.
При утверждении документа руководителями двух органов местного самоуправления или двух организаций грифы утверждения располагаются на одном уровне.
40. Резолюция, написанная соответствующим должностным лицом, включает в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным является лицо, названное в резолюции первым.
При оформлении резолюции на должностном или именном бланке указывается дата и номер регистрации входящего документа, в отношении которого дается поручение об исполнении.
41. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным.
Заголовок, за исключением заголовка письма, размещается по центру текстового поля под основными реквизитами бланка.
Заголовок печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом тем же кеглем, которым набран текст. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не допускаются.
Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?».
Заголовок письма печатается в левой верхней части документа под основными реквизитами бланка. Объем заголовка не должен превышать 4 строк.
42. Текст документа несет основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами.
Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
При делении текста на абзацы отступ начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
Текст письма рекомендуется начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например,

Уважаемый (ая) _________________!
имя, отчество
При наличии пунктов и подпунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой;
Текст письма состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание.
43. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ, послуживший юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
44. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
45. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
46. Текст таблицы печатается кеглем № 12 и № 14 через 1 интервал.
Таблицы состоят из вертикальных столбцов и горизонтальных строк.
Столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже или словосочетанием. Подзаголовки столбцов грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование столбцов) повторяется на каждой странице. Если столбцы таблицы пронумерованы, на каждой странице повторяются лишь номера столбцов.
Наименования столбцов таблицы печатаются полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
47. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и печатается с абзацного отступа с указанием количества листов и экземпляров.
Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
48. Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют с указанием номера адресата.
49. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается от левого края текстового поля.
50. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
51. Экземпляры документов, остающихся в делах Администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
52. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии (председатель, секретарь) в соответствии с распределением. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
53. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (заместитель начальника Управления, исполняющий обязанности) и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
54. Гриф согласования располагается слева, ниже подписи, на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Если грифов несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования.
Визирование проектов муниципальных правовых актов и договоров осуществляется на оборотной стороне первого листа проекта.
55. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть подписи.
56. В делопроизводстве Администрации применяются печати:
с изображением герба;
без изображения герба, но с указанием наименования органа местного самоуправления.
В печати с изображением герба указывается полное наименование Администрации, может указываться ее основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика и иные справочные данные об Администрации.
Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию.
Простая печать проставляется на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительные штамп или надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи.
57. При необходимости удостоверения соответствия копии документа подлиннику на копии проставляется отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительные штамп или надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Заверение архивных копий производится в соответствии с правилами работы государственных и муниципальных архивов, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
58. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, междугородный телефонный код и номер служебного телефона.
59. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
60. Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как решен вопрос, исполнитель делает запись о том, когда и как исполнен документ.
61. Документы, не имеющие отметки об исполнении, в дело не подшиваются.
62. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются по правому краю верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.
63. Расположение реквизитов на бланках органов местного самоуправления должно соответствовать ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и требованиям настоящей Инструкции.
64. Документы, создаваемые Администрацией совместно с другими организациями или создаваемые совместно двумя и более органами местного самоуправления, оформляются без бланка.

III. Подготовка проектов и издание правовых актов.
Правила оформления проектов актов Администрации, Главы Администрации

65. В Администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района осуществляется подготовка проектов:
1) постановлений представительного органа муниципального образования;
2) постановлений Главы сельского поселения;
3) распоряжений Главы сельского поселения;
4) постановлений Администрации;
5) распоряжений Администрации.
66. Вид проекта акта определяется исходя из компетенции органа (должностного лица), принимающего (издающего) акт, и содержания проекта акта.
67. Проект акта вносится на рассмотрение с пояснительной запиской, содержащей в себе обоснование необходимости принятия акта, развернутую характеристику его целей, основных положений. К проекту акта прилагаются финансово-экономическое обоснование, если его реализация потребует финансовых и материальных затрат, а также иные сведения, необходимые для обоснования вносимых предложений. Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются и датируются руководителем структурного подразделения, разработавшего проект акта.
68. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.
При необходимости в подготавливаемом акте в обязательном порядке указываются нормативные акты либо их части, которые признаются утратившими силу.
69. Проект акта главы поселения, администрации поселения подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами:
1) заместителем Главы Администрации, курирующим соответствующие направления деятельности;
2) руководителями заинтересованных структурных подразделений, которым даны поручения в представленном проекте акта;
3) руководителями заинтересованных органов или организаций, которым даны поручения в представленном проекте акта;
Согласование проекта оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. К каждому проекту правового акта исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа проекта, и оформляет лист движения проекта правового акта (кроме актов по кадровым и наградным вопросам) в соответствии с листом согласования.
При наличии замечаний к проекту акта в листе согласования в графе «Примечание» делается запись «С замечаниями».
Отказ в визировании не допускается.
Срок рассмотрения проекта акта в согласующих структурных подразделениях, органах и организациях устанавливается не более 3 рабочих дней, в юридическом отделе Администрации: ненормативных правовых актов не более 5 рабочих дней со дня поступления документа, нормативных правовых актов — 7 рабочих дней со дня поступления проекта в Отдел.
После согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями, органами, организациями и должностными лицами проект акта с подлинниками замечаний направляется в юридический отдел Администрации района, который в установленный срок проводит антикоррупционную экспертизу проекта, дает оценку на предмет его соответствия действующему законодательству и правилам юридической техники.
70. После проведения правовой экспертизы проект акта с пояснительной запиской, финансово-экономическим обоснованием и отчетом об исполнении правовых актов, признаваемых утратившими силу, представляется в структурное подразделение Администрации (специалисту), отвечающее за ведение делопроизводства (далее – общий сектор) на бумажном и электронном носителях.
71. Ответственность за идентичность текста электронной версии тексту на бумажном носителе несет исполнитель, разработавший проект акта и представивший электронную версию.
Электронная версия должна быть подготовлена средствами MicrosoftOffice в формате *.rtf, *.doc, *.xls, (шрифт Arial, № 12; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее № 12) и передана на электронном носителе или по локальной сети.
72. Представленный в общий сектор проект акта проходит проверку на правильность оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, оформляется на бланках установленного образца и представляется на подпись Главе.
Проект акта, внесенный на рассмотрение с отступлением от установленных правил, подлежит возврату исполнителю.
73. По результатам рассмотрения проекта акта Главой проект может быть возвращен исполнителю для доработки или в связи с нецелесообразностью его принятия.
74. В общий сектор проект правового акта представляется с:
1) листами согласований проекта:
2) подлинниками имеющихся возражений, замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний;
3) документами, содержащими поручения губернатора Костромской области, Главы, предшествующие подготовке проекта акта;
4) пояснительной запиской;
5) финансово-экономическим обоснованием (при необходимости);
6) списком адресатов рассылки акта;
7) листом движения проекта акта.
75. После проверки правильности оформления проекта, окончательного редактирования его текста подготовленные общим сектором документы передаются на подпись Главе поселения.
76. В случае не подписания Главой представленного проекта, последний направляется должностному лицу, которому адресована резолюция главы муниципального образования, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).
77. Подписанный акт регистрируется.
78. Правовые акты регистрируются раздельно в зависимости от их видов хронологическом порядке в пределах календарного года.
79. Копия акта направляется ведущим специалистом адресатам в соответствии со списком рассылки, представленным и подписанным исполнителем.
При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки кроме наименования организаций их почтовые адреса.
80. Независимо от списка рассылки копия постановлений Главы поселения, Администрации направляется в:
прокуратуру муниципального образования;
правовое управление администрации Костромской области.
81. Копии нормативных правовых актов Главы поселения, Администрации, подлежащие опубликованию, в трехдневный срок после подписания с присвоенными реквизитами (дата, номер) направляются ведущему специалисту для их опубликования.
Ведущий специалист ведет учет опубликования нормативных правовых актов и представляет информацию об этом по запросу заинтересованных органов.
82. Подлинники актов, листы согласования, замечания к актам, протоколы согласительных совещаний (при наличии) хранятся у ведущего специалиста, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.
83. Проект муниципального правового акта печатается на бланке установленной формы шрифтом Arial размером № 12.
Верхнее поле документа устанавливается 2.0 см, левое поле – 2,0 см, правое – 1.5 см и нижнее — 2.0 см.
84. Правовой акт имеет следующие реквизиты:
На проектах актов, выносимых на согласование, в правом верхнем углу пишется слово ПРОЕКТ;
2) наименование органа, издавшего документ;
3) наименование вида акта;
4) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, одним интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом;
5) регистрационный номер, который печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.
Регистрационный номер муниципального правового акта состоит из его порядкового номера в течение календарного года
6) заголовок — печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, располагается посередине документа под реквизитом «дата и номер издания». Печатается 12 полужирным кеглем с прописной буквы без кавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Переносы в словах заголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
7) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
85. Структуру правового акта образуют, как правило, преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные положения.
86. Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания акта, положений нормативного характера не содержит. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными актами по данному вопросу. В тексте актов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок.
В преамбуле проектов правовых актов должна быть указана ссылка на соответствующие нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный правовой акт, вносятся изменения или признается правовой акт утратившим силу.
Преамбула в постановлениях Главы поселения завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», Администрации — словами «Администрация Паньковского сельского поселения ПОСТАНОВЛЯЕТ», после которого ставится двоеточие. Слова «постановляю», «Администрация Паньковского сельского поселения постановляет» располагаются на отдельной строке и выравнивается по центру. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
87. Основная (содержательная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
В основной (содержательной) части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручение о контроле исполнения.
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны должностные лица администрации.
Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д.
Контроль исполнения правового акта должен возлагаться на заместителя Главы Администрации, специалистов администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.
88. В заключительных положениях правовых актов указываются: акты, подлежащие признанию утратившими силу, порядок вступления акта в силу.
Порядок и сроки вступления в силу правового акта определяются в соответствии с Уставом муниципального образования. В проектах постановления рекомендуется предусматривать прямое указание о времени вступления в силу данного постановления (со дня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретной даты).
Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями, как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу.
Если при изменении правового акта его структурные единицы или отдельные слова и предложения структурных единиц исключаются из текста, то структурные единицы исключаются или признаются утратившими силу, а слова и предложения — исключаются.
89. Подпись отделяется от текста двумя интервалами и состоит из должности, инициала имени и фамилии Главы и печатается в две строки. Слова, обозначающие должность, печатаются у левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия — у правой границы текстового поля.
Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончания текста документа — в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.
90. При подготовке правовых актов исполнителем должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий и повторений. Не допускается принятие повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу акты, кроме случаев, когда необходимость принятия нового акта продиктована изменением обстоятельств. Если принимаемый акт исключает действие ранее принятых по этому вопросу актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично либо об их частичном изменении.
Если при подготовке правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый акт.
Все изменения, вносимые в ранее принятые акты, должны соответствовать структуре основного правового акта, при этом указываются все предыдущие редакции актов.
Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.
91. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами, наименование акта всегда содержит слово «изменение» в соответствующем числе.
92. Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы акта, которая изменяется.
Если в пункте акта необходимо провести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:
«В подпункте 1 пункта 2 слова «(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа) » заменить словами «(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)» в соответствующем падеже.».
93. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
«Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами «…». При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.
94. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляются следующим образом:
«1. Внести в постановление Главы Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района или Администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района ___от _____ №____ «________» следующие изменения:
1) в подпункте 2 пункта 1 слова «…» заменить словами «….»;
2) абзац второй подпункта 3 после слов «…» дополнить словами «….»;
3) подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: «…»;
4) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;
5) пункт 3 изложить в следующей редакции:
«3. …..»;
6) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания:
«…..».
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).
95. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».
При замене слова и цифр употребляется термин «слова».
96. В целях сохранения структуры пункта:
1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;
2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правового акта, к которому относится абзац;
3) при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам (буквенным обозначениям) дополнительных порядковых номеров начиная с первого. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего.
При исключении из текста одного или нескольких пунктов нумерация оставшихся пунктов сохраняется.
97. Подчеркивание слов или словосочетаний, выделение жирным шрифтом или курсивом в тексте не допускается, не допускается написание аббревиатуры РФ вместо Российская Федерация.
Допускается использовать только общепринятые сокращения.
98. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу.
99. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Дата в заголовке пишется цифровым способом, в тексте акта — словесно-цифровым.
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.
Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами по три цифры. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.
100. Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги. При наличии приложений в тексте проекта правого акта на них обязательно делается ссылка («приложение № 1», «согласно приложению», «прилагаемый»).
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
101. В приложениях помещаются положения, планы, перечни, списки, составы, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте акта дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложение одно, то номер 1 не ставится.
102. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, программу и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, состав — УТВЕРЖДЕН, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
103. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на пол-интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 5 межстрочными интервалами, от текста приложения — двумя дополнительными интервалами.
104. Основная часть приложения может иметь следующие основные структурные единицы: разделы, главы, пункты, подпункты.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
105. Заголовки глав нумеруются римской цифрой со словом «глава», печатаются центрованным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки глав полужирным шрифтом.
Пункты в пределах всего акта должны иметь сквозную нумерацию арабскими цифрами.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
106. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Строки, как правило, должны быть пронумерованы.
Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице или проставляются порядковые номера граф.
107. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со 2-го листа. Номер страницы проставляется по правому краю верхнего поля. Каждое приложение имеет свою нумерацию. При оформлении утверждаемых правовым актом документов, имеющих приложения, используется сквозная нумерация страниц приложения.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом № 6. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.
108. Все страницы приложения, включая таблицы, оформляются в едином формате (горизонтальное или вертикальное расположение текста).
Оформление таблиц допускается на листах формата А3.
109. Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета и т.п.) оформляется в виде приложения. При этом:
первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы — фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы — фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
затем указывается секретарь рабочей группы — фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
остальные члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке независимо от занимаемых должностей и подчиненности с указанием фамилии, имени, отчества, наименованием должности, звания.
Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета и т.п.) оформляется в виде трех колонок: в первой из них располагают фамилии, имена и отчества, во второй — тире, в третьей — наименование должности. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.
110. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа подлинника проекта постановления (распоряжения).
111. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования. Проставление предлога «за» или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на листе согласования проекта правового акта, отсутствует, то последний должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом надо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию, и инициалы (исправления «и.о.» или «зам.» вносятся машинописным способом или от руки).
На приложениях к проектам актов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
112. Регистрация актов осуществляется ведущим специалистом администрации поселения.

IV. Оформление проектов решений представительного органа муниципального образования
113. Оформление проектов решений представительного органа муниципального образования (далее – решения) осуществляется по правилам главы III настоящей Инструкции с особенностями, установленными настоящим разделом.
114. К проекту решения представительного органа поселения прилагаются:
1) подписанная Главой поселения пояснительная записка к проекту решения, в которой содержится краткое описание предмета правового регулирования, раскрываются принципиальные положения проекта, описывается концепция проекта и цели его принятия;
2) сопроводительное письмо Главы поселения на имя председателя представительного органа муниципального образования с указанием представителя на всех стадиях рассмотрения представительным органом муниципального образования проекта;
3) финансово-экономическое обоснование, если реализация решения предполагает осуществление расходов из бюджета муниципального образования;
4) перечень решений, подлежащих отмене, приостановлению, изменению либо принятию в связи с принятием предлагаемого проекта решения;
5) тексты решений, в которые проектом вносятся изменение или предполагается признать их утратившими силу, полностью или в части;
6) при необходимости сравнительная таблица текстов изменяемого решения (его отдельных положений) до и после внесения изменений, если проект предполагает внесение изменений в ранее принятое решение.
115. Проект решения имеет следующие реквизиты:
1) слово «Проект», печатаемое в правом верхнем углу первого листа проекта;
2) наименование органа;
3) наименование вида документа — решение, печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру;
4) дата акта;
5) знак «№» для указания регистрационного номера акта;
6) заголовок акта, который печатается ниже даты и номера с заглавной буквы, и выравнивается по центру;
7) текст акта;
подписи председателя представительного органа муниципального образования и Главы поселения, печатаемые одна под другой и разделяемые 3 межстрочными интервалами.
116. Вводная часть проекта содержит цели принятия решения, ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статью Устава, определяющую компетенцию представительного органа муниципального образования по принятию правовых актов, и статью Устава, определяющую порядок принятия и вступления в силу правовых актов представительного органа муниципального образования. Завершается изложение вводной части словами «Совет депутатов Паньковского сельского поселения:», при этом слово «РЕШИЛ:» печатается заглавными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей решения одним межстрочным интервалом.
117. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания.
118. Акты, утверждаемые решениями представительного органа муниципального образования, подразделяются на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.

V. Оформление договоров и
информационно-справочных документов
119. Договоры могут оформляться в виде одного документа, подписанного сторонами, путем обмена документами либо в иных формах, установленных Гражданским кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами, оформляются на листах бумаги формата А4 без бланка.
120. Договор, составляемый в виде одного документа, подписанного сторонами, имеет следующие реквизиты, оформляемые по общим правилам, установленным главой II настоящей Инструкции:
1) заголовок, включающий наименование вида документа — договор, соглашение, контракт (государственный контракт) и тому подобное, а также указание на предмет договора;
2) дата подписания сторонами, регистрационный номер;
3) место подписания;
4) текст;
5) реквизиты, сторон,
6) подписи представителей сторон.
121. Визы согласования к договору, составляемому в виде одного документа, подписанного сторонами, проставляются на листе согласования.
122. Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами, изготавливаются не менее чем в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Один экземпляр подписанного договора с листом согласования хранится в бухгалтерии. Другой экземпляр подписанного договора передается контрагенту.
123. Если договор заключается путем обмена документами, оформление данных документов осуществляется по правилам, установленным главой II настоящей Инструкции.

VI. Протоколы
124. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных докладов и выступлений, справок, проектов решений и прочего. Форма протокола представлена в приложении № 5.
125. Протоколы имеют следующие реквизиты:
1) наименование вида документа — слово «ПРОТОКОЛ», печатаемое прописными буквами, полужирным шрифтом кеглем № 16 и выравниваемое по центру;
2) вид заседания, совещания — печатается центрованным способом ниже реквизита «Наименование вида документа» через пробел прописными буквами центрованным способом и согласуется с ним в родительном падеже;
3) место проведения, дата и номер – печатается через пробел от предыдущего реквизита проставляется горизонтальная черта. Через пробел от горизонтальной черты от границы левого поля на одной строке печатается место проведения заседания, совещания, дата и номер.
Дата проведения совещания оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола арабскими цифрами.
4) слово «Председательствовал» — печатается через интервал от предыдущего реквизита центрованным способом прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании, совещании;
5) слово «Присутствовали» — печатается от границы левого поля, слово подчеркивается. Далее через двоеточие и пробел в столбик печатаются наименования должностей, далее через дефис инициалы и фамилии, присутствовавших в алфавитном порядке;
6) далее через пробел в зависимости от вида заседания, совещания печатается вопрос повестки заседания, совещания.
Вопрос повестки заседания, совещания печатается центрованным способом с нумерацией вопросов римскими цифрами с точкой и с фамилиями выступающих по данному вопросу (фамилии печатаются под чертой, которая через пробел отделяет вопрос повестки). Затем через пробел печатаются протокольные поручения от границы левого поля с нумерацией арабскими цифрами с точкой;
7) подпись.
Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии). Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
126. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания
127. Доклады прилагаются к протоколу. Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
128. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
129. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Образец оформления списка участников и повестки совещания представлены соответственно в приложениях № 6 и № 7.
130. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам ответственным секретарем в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель органа местного самоуправления, готовившего рассмотрение вопроса.

VII. Акты
131. Акт — служебный документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
132. Акты оформляются на специальных бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
1) гриф утверждения;
2) наименование вида документа — слово «АКТ» печатается прописными буквами, выравнивается по центру;
3) наименование акта;
4) дата и номер акта: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита через пробел. Номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера акта;
5) текст акта;
6) подписи членов комиссии или должностных лиц, подписавших акт.
133. Если нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области или муниципальными правовыми актами установлены унифицированные формы актов, либо установлены требования к оформлению актов, отличающиеся от определенных настоящим подразделом, то такие акты оформляются в соответствии с требованиями указанных нормативных правовых актов.

VIII. Делопроизводство по обращениям граждан и организаций
134. Делопроизводство по обращениям граждан в администрации возлагается на главного специалиста администрации (при его отсутствии на ведущего поселения) .
135. При приеме письменных обращений непосредственно от граждан или представителей объединений граждан (далее – заявитель), главный специалист:
1) проверяют правильность оформления обращения в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
2) проверяют приложения к обращению (при наличии), снимают копии с подлинных документов (оригиналы возвращают гражданину), скрепляют с письмом.
136. Заявителю выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер контактного телефона для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах письма не делается.
137. Поступившие обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления. Регистрационный штамп с указанием регистрационного номера и даты регистрации ставится в правом нижнем углу первого листа письма обращения.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
138. На каждое обращение заполняется учетная карточка, содержащая:
1) регистрационный номер и дату регистрации обращения;
2) фамилию, имя отчество (последнее – при наличии) заявителя, наименование организации, направившего(их) обращение;
3) почтовый, юридический адрес заявителя, направившего обращение.
139. При поступлении повторных обращений подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный федеральным законом срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.
140. Регистрация обращений производится в системе электронного документооборота с составлением регистрационно-контрольной карточки.
В регистрационно-контрольной карточке указывается:
1) фамилия, имя отчество (последнее – при наличии) гражданина, наименование организации, направившего(их) обращение;
2) почтовый, юридический адрес заявителя, направившего обращение;
3) вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
4) аннотация (краткое содержание) обращения;
5) сведения об отправителе, в случае если обращение перенаправлено в Администрацию не автором: наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, дата и номер исходящего письма о направлении обращения;
6) исполнитель (орган местного самоуправления);
7) отметка о наличии промежуточного ответа с указанием даты;
отметка об исполнении (с указанием даты);
9) анализ ответа (меры приняты, поддержано, разъяснено, не поддержано).
141. Обращения, поступившие в форме электронного документа, рассматриваются в общем порядке.
При обращении в форме электронного документа заявитель в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии). Адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявители вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указные документы и материалы или их копии в письменной форме.
142. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
143. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
144. Администрация при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
145. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
146. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы администрация вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки, о чем уведомляется заявитель.
147. Ответы на обращения дают руководители, которым они адресованы или которым поручено рассмотрение, ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем.
148. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить дополнительные материалы и объяснения у заявителя, иных лиц.
149. В случае если, по мнению исполнителя, обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа местного самоуправления, исполнитель не позднее трех дней со дня поступления возвращает письмо ведущему специалисту, указывая орган местного самоуправления, в который, по его мнению, следует направить письмо.
150. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если в резолюции срок рассмотрения не сокращен.
151. Продление срока рассмотрения обращения осуществляется в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Письмо с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения готовит ответственный исполнитель, на рассмотрении у которого находится обращение.
152. Исполненными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы по существу поставленных вопросов. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
153. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, со ссылками на правовые акты. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
154. Ответы даются от имени руководителя, на чье имя направлено обращение.
155. Ответ должен быть подготовлен и направлен на подпись не позднее, чем за три дня до окончания срока рассмотрения письма. В случае необходимости к ответу прилагаются копии документов, подтверждающих изложенные сведения.
156. Ответы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются ведущим специалистом на доработку исполнителю.
157. При утрате обращения проводится служебное расследование, результаты которого доводятся до Главы Администрации.
158. Исполненные письма хранятся в администрации поселения в течение пяти лет со дня направления ответа, после чего уничтожаются в порядке, установленном Инструкцией.
159. За пять дней до истечения срока исполнения главный специалист направляет исполнителям напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.
160. Прием граждан Главой Администрации организуется в порядке, установленном Регламентом муниципального образования.
161. На устное обращение, полученное в ходе личного приема, заводится карточка личного приема заявителя. Форма карточки личного приема представлена в приложении № 8.
162. Главный специалист после оформления должностным лицом резолюции об исполнении устного обращения передает исполнителям карточку личного приема.
163. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя, подтвержденная подписью заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

IX. Организация документооборота
164. Корреспонденция, поступающая в администрацию Паньковского сельского поселения на имя Главы администрации, принимается и регистрируется главным специалистом.
Регистрация документов производится в журнале регистрации в день их поступления. Зарегистрированные документы передаются Главе администрации (его заместителю) в день их поступления и согласно резолюциям (поручениям) направляются на исполнение. Фамилии исполнителей и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в базу данных.
Перечень документов, не подлежащих регистрации:
1) материалы справочно-информационного характера;
2) документы первичного бухгалтерского учета;
3) приглашения на совещания, иные мероприятия, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;
4) периодические печатные издания, книги и брошюры, рекламные извещения, плакаты, буклеты;
5) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программы совещаний, конференций;
6) учебные планы, программы;
7) прейскуранты цен;
технические условия;
9) документы, связанные с ведением коллективных переговоров;
10) формы статистической отчетности;
11) корреспонденция, адресованная с пометкой «лично»;
12) объяснительные записки.
165. Прием и регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней.
166. Помощник главы по мобилизационной подготовке и делам ГО и ЧС осуществляет возложенные на него функции в области работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
167. Адресованные Главе Администрации обращения руководителей муниципальных учреждений и предприятий, муниципальных служащих, работников Администрации по вопросам трудовых отношений принимаются в общем секторе и регистрируются в журнале входящих документов.
168. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
169. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
170. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
171. Регистрационный номер входящих документов включает:
1) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
2) индекс согласно номенклатуре дел.
172. Регистрационный штамп ставится в нижнем правом углу входящего документа. В регистрационном штампе указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления.
173. Поручение (резолюция) об исполнении входящего документа оформляется непосредственно Главой Администрации на бланках поручений или непосредственно на документе.
174. Резолюции на документах, как правило, определяют фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, содержание поручений, сроки их исполнения, должны иметь подпись и дату.
Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то ответственный исполнитель поручения указывается первым.
Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.
175. Главный специалист обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.
176. Передача документов на исполнение должностным лицам, определенным в резолюции, осуществляется личным вручением. Контроль за своевременным рассмотрением и возвратом документов осуществляют исполнители документов лично.
177. Общий срок исполнения входящих документов — 30 дней со дня регистрации.
Иные сроки исполнения документов могут быть установлены:
1) в тексте документа;
2) в резолюции руководителя.
В соответствии с резолюциями:
«Весьма срочно» – срок исполнения документа 3 дня,
«Срочно» — срок исполнения документа 5 дней,
«Оперативно» –срок исполнения документа 10 дней.
178. Соисполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
179. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.
Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.
180. Продление сроков исполнения поручения производится на основании мотивированного представления исполнителя, на имя автора поручения не позднее, чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока.
181. Если для выполнения поручения устанавливается срок более 30 дней, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в 30-дневный срок.
182. Ответ на депутатский запрос дается не позднее 10 календарных дней со дня его регистрации в Администрации.
183. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предыдущий рабочий день.
184. В случае нарушения сроков исполнения документов ответственным исполнителем представляется служебная записка на имя Главы Администрации с указанием объективной причины неисполнения документа в срок.
185. Документы, направленные с резолюциями «Для сведения», «Для использования в работе», «Для руководства в работе», передаются исполнителям без регистрации.

X. Порядок оформления и отправки исходящих документов
186. Регистрация исходящих документов, подписанных Главой Администрации, осуществляется главным специалистом администрации.
187. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Регламента Администрации и настоящей Инструкции.
188. Неправильно оформленные документы, на регистрацию не принимаются и возвращаются для переоформления.
189. Отправка подписанных и зарегистрированных документов при помощи факсимильной связи и электронной почты осуществляется специалистами Администрации, ответственными за исполнение. Документы, требующие отправки на бумажном носителе отправляются исполнителем.
Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, занимаются отправкой корреспонденции самостоятельно.
190. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются к регистрации:
1) в трех экземплярах — в случае направления документа в один адрес (первый экземпляр отправляется адресату, второй остается в общем секторе, третий после регистрации возвращается исполнителю);
2) в случае направления документа нескольким адресатам — в количестве экземпляров, на два экземпляра превышающем число адресатов, с тем чтобы один экземпляр остался в администрации и один экземпляр после регистрации был возвращен исполнителю.
191. Экземпляр документа, остающийся в администрации, должен содержать визы исполнителей, а также лиц, с которыми согласован текст.
192. Исходящие документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.
193. Документ, отправляемый посредством факсимильной связи, оформляется по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Передаваемый документ должен содержать номер факса и фамилию получателя.
194. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и главу Администрации, подписавшего документ.
195. Объем документа, передаваемого посредством факсимильной связи, не должен превышать 5 листов.
196. Документ, отправляемый посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей, оформляется на бланке по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Отправляемый документ представляет собой отсканированное изображение оригинала документа на бумажном носителе.
197. Электронные сообщения могут быть подписаны электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В таком случае электронное сообщение признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
198. Организация работы с документами в администрации Паньковского сельского поселения регламентируется Регламентом Администрации, настоящей Инструкцией, иными нормативными актами Главы Администрации.
199. В Администрации ведется учет поступления, прохождения и исполнения служебных документов в системе автоматизированного документооборота или в журналах регистрации.
200. Документы, поступившие в Администрацию, после их регистрации передаются Главе администрации и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления под роспись.
201. Главный специалист несет ответственность за организацию работы с поступившими документами.

XI. Контроль исполнения служебных документов
202. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.
На контроль ставятся как документы в целом, так и отдельные пункты документов, содержащие конкретные поручения.
203. Главы Администрации организует исполнение и несет ответственность за исполнением правовых актов и документов в координируемых в соответствии с распределением обязанностей сферах деятельности.
204. Общее руководство контрольной деятельностью осуществляет глава администрации.
Глава вправе запрашивать и получать необходимую информацию о ходе и результатах исполнения поручений от должностных лиц, которым адресованы поручения.
Еженедельно главным специалистом направляется информация о нарушениях сроков исполнения входящих документов. Информация о нарушениях сроков исполнения документов и поручений рассматривается на еженедельном оперативном совещании при главе Администрации.
205. Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний при Главе Администрации, заседаниях Администрации доводятся до исполнителей ответственным секретарем путем направления копий протокола или выписки из протокола.
Проект протокольных поручений представляется докладчиком главному специалисту (или секретарю комиссии) не позднее, чем за 2 дня до даты проведения совещания (комиссии).
206. Контроль исполнения поручений, данных в рамках работы координационных и совещательных органов (комиссий, советов и т.д.), осуществляется ответственным секретарем.
Для сокращения сроков доведения поручения могут использоваться технические средства связи с последующей отправкой исполнителю зарегистрированной копии документа.
207. В поручении, как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
Сроки исполнения поручений, требующих осуществления совместных с другими органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями, учреждениями мероприятий большой продолжительности или взаимозависимой последовательности исполнения, могут осуществляться в сроки, определяемые правовыми актами, регулирующими вопросы, связанные с поручением.
208. Сроки исполнения правовых актов Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, губернатора Костромской области, администрации Костромской области, администрации Кадыйского муниципального района, муниципальных правовых актов определяются, как правило, в тексте документа.
209. Сроки исполнения протокольных поручений, данных на совещаниях при губернаторе Костромской области, заседаниях администрации Костромской области, заседаниях администрации Кадыйского муниципального района, коллегии определяются, как правило, в протоколе и исчисляются от даты проведения совещания (заседания).
Если срок не указан, то исполнение поручения осуществляется в месячный срок.
210. Сроки исполнения поручений по обращениям граждан и общественных объединений указываются в резолюциях. При отсутствии конкретного срока исполнения в резолюции исполнение такого документа должно быть осуществлено в течение 30 календарных дней со дня его регистрации.
211. Если поручение дано нескольким исполнителям, то руководитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом «свод», является главным ответственным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют главному ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Главный ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
212. Продление сроков исполнения документов осуществляется путем представления ответственным исполнителем не позднее, чем по истечении половины установленного срока исполнения поручения мотивированной служебной записки о продлении срока исполнения с указанием планируемой даты исполнения.
213. О результатах исполнения данного должностным лицом поручения в его адрес направляется доклад с приложением необходимых документов, который представляется за 3 рабочих дня до истечения установленного срока.
В случае, если поручение не может быть исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель поручения в течение 3 рабочих дней до истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

XII. Печати и штампы Администрации
214. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации, производится по разрешению главы администрации.
215. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Главой Администрации.
216. Изготовление нескольких печатей с идентичными наборами реквизитов не допускается.
217. Все изготовленные печати и штампы учитываются главой администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района и выдаются под расписку сотрудникам Администрации, отвечающим за их использование и сохранность.
218. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату главе администрации, где они уничтожаются по акту.
219. Проставление оттисков печати осуществляется сотрудниками Администрации, отвечающими за их использование и сохранность.
220. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность глава администрации.
221. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их главе поселения.

XIII. Телеграммы. Телефонограммы
222. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.
223. Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно:
«точка» или «тчк», «запятая» или «зпт», «скобка» или «скб», «кавычки» или «квч».
224. в группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам их наименования указываются перед текстом.
225. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с правилами оказания услуг связи.
226. Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле.
227. Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее адресату.
228. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются в отраслевых (функциональных) органах, руководители которых подписали телефонограмму; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
229. Оформляются телефонограммы в соответствующих журналах

XIV. Номенклатуры дел,
заводимых в делопроизводстве Администрации
230. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Форма номенклатуры дел представлена в приложении № 9.
231. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей документов по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
232. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Администрации, штатным расписанием Администрации, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
233. Номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Администрации.
234. Номенклатура дел администрации, подписывается ведущим специалистом администрации и после рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) Администрации направляется на согласование в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района Костромской области, после чего утверждается Главой администрации.
235. Номенклатура составляется ежегодно не позднее 15 ноября текущего года.
236. Вновь созданный орган местного самоуправления обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел органа местного самоуправления, подразделения и представить её главе поселения.
237. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с муниципальным архивом и не реже одного раза в 5 лет согласовывается с комитетом по делам архивов Костромской области, если не было коренных изменений в функциях и структуре органов местного самоуправления.
238. Сводная номенклатура дел Администрации составляется главным специалистом администрации на основе номенклатур структурных подразделений Администрации при методической помощи муниципального архива.
239. Сводная номенклатура дел Администрации не позднее конца текущего года утверждается Главой Администрации.
После утверждения сводной номенклатуры дел общий сектор Администрации направляет структурным подразделениям выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
240. Один экземпляр сводной номенклатуры дел Администрации является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего сектора. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий экземпляр используется муниципальным архивом.
241. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
242. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.
243. Названиями разделов номенклатуры дел органа местного самоуправления являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии со структурой Администрации.
244. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.
245. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
246. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения органа местного самоуправления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
247. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.
248. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
249. Не допускается употребление в заголовке дела шаблонных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.
250. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
1) наименование вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);
2) наименование органа местного самоуправления или его структурного подразделения (автор документа);
3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
4) краткое содержание документов дела;
5) дата (период), к которым относятся документы дела.
251. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
252. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
253. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
254. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
255. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
256. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
257. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
258. Графа 3 номенклатуры дел о количестве дел заполняется по окончании календарного года.
259. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения дела, согласованный с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области.
260. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и прочее.
261. Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

XV. Формирование и оформление дел
262. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Администрации формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Администрации.
Законченные делопроизводством документы помещаются в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
263. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками, ответственным за ведение делопроизводства в Администрации.
264. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
3) раздельно группировать в дела документы постоянного срока хранения, временных сроков хранения, документы по личному составу;
4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
6) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.
265. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и так далее.
266. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Муниципальные правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
267. Если во вводной части муниципального правового акта делается ссылка на обращение юридического лица или гражданина в адрес Администрации, по рассмотрении которого принимается данный правовой акт, то это обращение должно быть приложено к оригиналу муниципального правового акта.
268. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
269. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела органов местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
270. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
271. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
272. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
273. Полное оформление дела предусматривает:
1) оформление реквизитов обложки дела;
2) нумерацию листов в деле;
3) составление листа-заверителя;
4) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
5) подшивку или переплет дела;
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
274. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
1) наименование органа местного самоуправления — Администрация;
3) наименование структурного подразделения органа местного самоуправления в именительном падеже, которое указывается в соответствии с утвержденной структурой органа;
4) номер (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации;
5) заголовок дела — переносится из соответствующего раздела сводной номенклатуры дел Администрации, согласованной с экспертной комиссией муниципального архива;
6) крайние даты дела (тома, части) — даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Даты оформляются словесно-цифровым способом;
7) количество листов в деле;
срок хранения дела.
275. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
276. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
277. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечнях документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
278. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области (до этого он проставляется карандашом).
279. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
280. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
281. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Вопрос о необходимости составления внутренней описи документов дела согласовывается с муниципальным архивом.
282. Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
283. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

XVI. Организация архивного дела в Администрации
284. С момента заведения и до передачи в муниципальный архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
285. На обложках дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются в муниципальный архив.
286. Выдача дел из муниципального архива Администрации осуществляется в порядке, установленном законодательством об архивном деле.
289. Документы Администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством об архивном деле, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
290. Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
291. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Администрации на стадии делопроизводства проводится:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия, её председателем является главный бухгалтер администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района.
292. Функции и права экспертной комиссии, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются распоряжением Главы Администрации. Положение об экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с муниципальным архивом.
293. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в Администрации осуществляется ежегодно под непосредственным методическим руководством муниципального архива.
294. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия муниципального архива.
295. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
296. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Форма описи представлена в приложении № 10.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
297. Описательная статья описи дел органа местного самоуправления имеет следующие элементы:
1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2) индекс дела (тома, части);
3) заголовок дела (тома, части);
4) дата дела (тома, части);
5) количество листов в деле (томе, части);
6) срок хранения дела.
298. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
2) порядок нумерации дел в описи — валовый;
3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
5) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобного.
299. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
300. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией Администрации и муниципальным архивом, утверждается Главой Администрации.
Опись дел составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в муниципальный архив, второй остается в Администрации, третий экземпляр описи передается в комитет по делам архивов Костромской области для рассмотрения и согласования.
301. В муниципальный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
302. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в муниципальный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Администрации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Форма акта к уничтожению документов представлена в приложении № 11.
303. Передача дел в муниципальный архив осуществляется по графику, составленному муниципальным архивом и согласованному с Главой Администрации.
304. В период подготовки документов к передаче в муниципальный архив служащими муниципального архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие Администрации обязаны устранить.
305. Прием каждого дела производится служащим муниципального архива, исполняющим функции главного хранителя муниципального архива, в присутствии служащего Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи главного хранителя муниципального архива и служащего, передавшего дела.
306. Вместе с делами в муниципальный архив передаются и программные средства, и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
307. В случае реорганизации Администрации, его структурного подразделения служащий, ответственный за ведение делопроизводства, до окончания проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в муниципальный архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Дата создания: 06-04-2017
Дата последнего изменения: 06-04-2017

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ 

ПАВИНСКОГО РАЙОНА 

КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

от  30  июля  2018  года

№ 195

Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии 

        В целях регламентирования процессов организации работы с документацией и ведения делопроизводства в участковых комиссиях, сформированных на территории района на срок полномочий 5 лет, руководствуясь  пунктом 3 постановления  избирательной комиссии Костромской области от 8 апреля 2014 года  №  930 «О Примерной инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии» на основании статьи 46 Избирательного кодекса Костромской области территориальная избирательная комиссия  Павинского района Костромской области постановляет:

      1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в участковой комиссии приложение № 1к настоящему постановлению.

      2. Утвердить  Примерную номенклатуру дел  участковой комиссии приложение № 2 к настоящему постановлению.

     3. Поручить участковым  комиссиям,  сформированным на территории района не позднее 30 августа 2018 года утвердить  Номенклатуру дел участковой комиссии.

     4. Признать утратившим силу постановление территориальной избирательной комиссии Павинского района Костромской области от 30 апреля 2014 года № 29/84 «Об Инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии».

     5. Направить настоящее постановление в участковые комиссии, сформированные на территории района.

          Председатель

избирательной комиссии                                                      М.Ю. Гречишникова

          Секретарь

избирательной комиссии                                                               С.В. Рычихина

Приложение № 1

к постановлению территориальной  избирательной комиссии Павинского района Костромской области 
от 30 июля  2018 г. № 195

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧАСТКОВОЙ   КОМИССИИ

1. 1.        Общие положения

1.1.       Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой комиссии со сроком полномочий пять лет.

Инструкция разработана на основании Федерального закона
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.2.       Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии с правом решающего голоса (далее – члены участковой комиссии).

1.3.       Члены участковой комиссии должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.4.       Ведение делопроизводства участковой комиссии осуществляет председатель либо секретарь участковой комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

1.5.       Инструкция и изменения, вносимые в нее, утверждаются решением территориальной избирательной комиссии.

1.6.  Ответственность за организацию делопроизводства в участковой комиссии, обеспечение контроля исполнения документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в территориальную комиссию несет председатель участковой комиссии, который обеспечивает также контроль соблюдения требований Инструкции.  

1.7.  Члены участковой комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1.    Прием и регистрация поступающих документов производится председателем участковой комиссии либо секретарем участковой комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение   № 1).

2.2.    При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3.    Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, в участковой комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.4.    Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, или если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.5.    При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: дата получения документа, его регистрационный номер, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении документа и списании его в дело.

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При регистрации входящих документов может быть использован регистрационный штамп.

На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» журнала регистрации входящих документов  делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

2.6.    Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой комиссии и направляются для исполнения.

2.7.  Исполненные документы подписываются председателем участковой комиссии, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов и направляются адресату. Вторые экземпляры исполненных документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.

2.8.  Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение № 3), а в день голосования – в отдельном реестре учета поступивших в участковую комиссию жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола об итогах голосования участковой комиссии.

2.9.  Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем участковой комиссии.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1.        Документы оформляются на бланках установленной формы (приложение № 4).

В участковой комиссии могут использоваться следующие виды бланков:

бланк протокола заседания участковой комиссии;

бланк решения участковой комиссии;

бланк письма участковой комиссии.

3.2.    Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5), при отсутствии печатающих устройств – в рукописном виде.

3.3.    При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.

3.3.1.     Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2011 года

При оформлении протоколов и решений участковой комиссии, актов участковой комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты.

3.3.2.    Регистрационный номер документа.

Для входящих и исходящих документов – это порядковый номер документа в журнале регистрации.

3.3.3.     Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.

3.3.4.     Адресат.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Избирательная комиссия Костромской области

Отдел планово-финансовой работы, бухгалтерского учета,

контроля  и отчетности аппарата

Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Председателю избирательной комиссии

городского округа город Мантурово

                                П.П. Петровой

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Избирательная комиссия

Костромской области

ул. Дзержинского, д. 15, г. Кострома, 156006

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221
«Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д.42, г. Нея, Костромская область, 652560

3.3.5.     Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы
и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения,
например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель участковой избирательной комиссии избирательного участка № 123

личная подпись         инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением участковой избирательной комиссии избирательного участка № 1054

от 15 февраля2013 г. № 28/35

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.3.6.     Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата
А6 (105×147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя участковой комиссии и дату, например:

Сизову А.Ю.

Григорьеву В.С.

Прошу рассмотреть и дать ответ

к 15.02.2013

Личная подпись председателя участковой комиссии

Дата

3.3.7.    Заголовок к тексту документа (наименование документа).

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например:

О создании Экспертной комиссии

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.

3.3.8.     Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление, просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, избирательной комиссией Костромской области,  указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…» и др.);

от 3-го лица единственного числа («участковая комиссия не считает возможным…», «участковая комиссия предлагает рассмотреть возможность…»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

3.3.9. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об Экспертной комиссии на15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо участковой комиссии избирательного участка №___ от 15.11.2012 № 01–21/450 и приложение к нему, всего на12 л.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

          3.3.10. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке участковой комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка №__

личная подпись  инициалы, фамилия

Особенности подписания решений участковой комиссии в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря участковой комиссии определены в п. 5.2.4 Инструкции.

3.3.11.         Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

3.3.12.    Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Копия верна» или «Верно», должность лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь участковой комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:

Верно

Председатель участковой избирательной комиссии

избирательного участка №____

личная подпись             инициалы, фамилия

Дата, время

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью участковой комиссии.

3.3.13.   Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

В.Л. Зубарев
(499) 356-85-31

3.3.14.  Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату
и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела,
в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой комиссии.

4.  Организация работы с исходящими (отправляемыми)
документами

4.1.  Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с положениями Инструкции.

4.2.  При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

4.3.  Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) участковой комиссии на бланке письма.

4.4.  Исходящему документу присваивается порядковый номер. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

4.5.  Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (приложение № 6).

При регистрации исходящего документа в журнале исходящих документов обязательно указываются следующие реквизиты: дата отправления документа, регистрационный номер, данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), краткое содержание документа, а также кем он исполнен и подписан.

4.6.  Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.

4.7.  Документы,  адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов гражданину они  отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.

5.  Подготовка, оформление, учет документов,
               рассматриваемых на заседаниях участковой комиссии[1]

5.1.  Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой комиссии.

5.1.1.  Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания участковой комиссии, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем участковой комиссии и членами участковой комиссии с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.

5.1.2.  Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании участковой комиссии, при необходимости –  пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

5.1.3.  Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании участковой комиссии, визируются лицом, ответственным за их подготовку.

5.1.4.  Лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

5.1.5.  На заседании участковой комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

5.2. Оформление документов, рассмотренных на заседании участковой комиссии.

5.2.1.  Документы, рассмотренные на заседании участковой комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы.

5.2.2.  При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия участковой комиссией решения о необходимости контроля исполнения решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

5.2.3.  Текст решения оформляется на бланке установленного образца (приложение № 4).

5.2.4.  Решение подписывается председателем и секретарем участковой комиссии с указанием полного наименования должностей.

Если на заседании участковой комиссии председательствовал заместитель председателя участковой комиссии, секретарь участковой комиссии или один из членов участковой комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря участковой комиссии осуществлял один из членов участковой комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя участковой комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя участковой комиссии;

«Исполняющий обязанности председателя участковой комиссии избирательного участка №»  – в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя участковой комиссии при наличии решения участковой комиссии о возложении на секретаря участковой комиссии либо одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя участковой комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря участковой комиссии избирательного участка №» – в случае наличия решения участковой комиссии о возложении на одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря участковой комиссии.

5.2.5.  Решения участковой комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.

5.2.6.  После подписания решения регистрируются в журнале регистрации решений участковой комиссии (приложение № 7).

5.2.7.  Председатель либо секретарь участковой комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя участковой комиссии и секретаря участковой комиссии (без воспроизведения подписей).

5.3.  Копия решения участковой комиссии направляется гражданину (в том числе представителю партии, наблюдателю и иным участникам избирательного процесса) в случае, если его обращение в участковую комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии.

5.4.  Оформление протокола заседания участковой комиссии.

5.4.1.  Протокол заседания участковой комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение № 4).

5.4.2.  Текст протокола заседания участковой комиссии состоит  из  двух частей – вводной и основной.

5.4.3.  В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой комиссии, секретаря участковой комиссии и членов участковой комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, лиц, приглашенных на заседание[2].

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

5.4.4.  Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании,
и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют, начиная с предлогов «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.

5.4.5.  Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки
в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение (результаты голосования) по каждому вопросу повестки дня заседания. 

Если во время обсуждения вопроса член участковой комиссии с правом решающего голоса заявляет о наличии особого мнения, то оно оформляется им на отдельном листе и помещается после решения, в связи с которым это мнение изложено. Информация о наличии особого мнения должна быть отражена в тексте протокола.

5.4.6.  Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем участковой комиссии (или членом участковой комиссии, исполнявшим обязанности секретаря участковой комиссии) с указанием полного наименования должностей.

5.4.7.  Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.

6.  Контроль исполнения документов и поручений

6.1.  Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, территориальной комиссии, избирательной комиссии муниципального образования, окружной избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в решениях участковой комиссии;

письменные поручения председателя участковой комиссии;

входящие документы;

письма граждан;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний участковой комиссии.

6.2.  Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 6.1 Инструкции, по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель участковой комиссии.

6.3.  Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях участковой комиссии, письменных поручений председателя участковой комиссии определяются этими документами.

6.4.  Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 6.5 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» – в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.

6.5.  Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении № 8.

Ответы на обращения о нарушении избирательного законодательства, поступившие в участковую комиссию в период избирательной кампании, кампании референдума, должны быть даны в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Ответы на обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, должны быть даны немедленно.

Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок. Если обращение указывает на нарушение закона кандидатом, избирательным объединением, инициативной группой по проведению референдума, эти кандидат, избирательное объединение, инициативная группа по проведению референдума или его (ее) уполномоченные представители должны быть незамедлительно оповещены о поступившем обращении и вправе давать объяснения по существу обращения.

6.6.  Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

6.7.  Основаниями для снятия документа с контроля являются:

решение участковой комиссии;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

6.8.  Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения участковой комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости участковая комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием участковой комиссии о результатах исполнения.

7.  Изготовление, хранение и использование печати и штампов

7.1.  Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать участковой комиссии.

Для проставления отметок о получении, регистрации документов в участковой комиссии могут использоваться штампы.

7.2.  Изготовление печати и штампов участковых комиссий осуществляется избирательной комиссией субъекта Российской Федерации в соответствии с образцом и описанием, утвержденными постановлением ЦИК России.

7.3.  Печать участковой комиссии проставляется на протоколах об итогах голосования, на копиях решений участковой комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей.

7.4.  Печать участковой комиссии после окончания избирательной кампании, кампании референдума должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу в территориальной комиссии.

7.5.  Председатель участковой комиссии в период проведения выборов и (или) референдума осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати, затем передает печать на хранение в вышестоящую комиссию.

8.  Ведение номенклатуры дел и формирование дел

8.1.  Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве участковой комиссии.

Индивидуальная номенклатура дел участковой комиссии составляется секретарем участковой комиссии на основании примерной номенклатуры, утвержденной решением территориальной избирательной комиссии, согласовывается с территориальной комиссией и утверждается председателем участковой комиссии (приложение № 9).

Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию, сроки хранения. Является основным учетным документом в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы участковой комиссии.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры  Российской Федерации от 25 августа   2010 года № 558 (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательной комиссией субъекта  Российской Федерации.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на соответствующую статью Перечня или на пункт соответствующего Порядка хранения и передачи в архив документов, связанных с подготовкой и проведением конкретных выборов.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

По окончании каждого календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.

В случае возникновения новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел. 

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.2.  Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел в участковой комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются
в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем участковой комиссии в дело.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела по номенклатуре.

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением на ксерокопии отметки об уничтожении (должность, Ф.И.О. подпись сотрудника, дата).

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, председатель либо секретарь участковой комиссии  обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Протоколы заседаний участковой комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой комиссии помещаются после соответствующего протокола.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела.

8.3. Порядок хранения, передачи в архив и уничтожения избирательной документации утверждается Центральной избирательной комиссией Российской Федерации, избирательной комиссией Костромской области. 

Приложение № 1
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата получе­ния	Реги­стра-ционный номер	Корре­спондент	Номер и дата докумен­та	Краткое содер­жание	Резо­люция	Срок испол-нения	Отмет­ка об испол­нении	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение № 2
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________

__________________________________________________________________, составили акт о том, что «______» _____________________ 20___ г. при вскрытии пакета ____________________________________________________

^{(указание наименования пакета (письма, бандероли и т.д.), от кого получен)}

в нем не оказалось __________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: _________________

                             __________________

Приложение № 3
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Форма журнала регистрации обращений граждан

Дата полу­чения	Реги­стра­ционный номер	Кор­респон­дент	Адрес места житель­ства заявителя, номер телефона	Содер­жание обра­щения	Резо­люция	Срок испол-нения	Отметка об испол­нении	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение № 4
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Формы бланков, используемых в участковой комиссии

Костромская область

Павинский муниципальный район

Участковая избирательная комиссия

избирательного участка № __

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_____________________		№ _____
(дата)

Костромская область

Павинский муниципальный район

Участковая избирательная комиссия

избирательного участка № __

РЕШЕНИЕ

	№ ___
(дата)
	(наименование решения)

Костромская область

Павинский муниципальный район

Участковая избирательная комиссия

избирательного участка № ___

(улица, дом, населенный пункт, Костромская область, индекс, телефон)

_________________________ № _______________

На № ___________________ от _______________

Приложение № 5
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал.
2. Название вида документа печатается прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается
   на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift – Ctrl – Пробел между инициалами и фамилией.
5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится, как правило,  на компьютерах с использованием программного продукта Microsoft Office Word (далее – MS Word).
6. При форматировании документов рекомендуется работать с включенной кнопкой ¶ на панели настройки MS Word, чтобы видеть на экране отображение знаков абзацев и других скрытых символов форматирования.
7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

• Шрифт                            TimesNewRoman
• Размер                             14 пунктов
• Отступ                             слева0 см

                                                    справа        0 см

• Интервал              перед           0 пунктов

                                                    после           0 пунктов

• Межстрочный интервал         полуторный
• Первая строка                          отступ на 1,25 см
• Выравнивание                          по ширине

1. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается
по правому полю документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

1. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

• верхнее                 2,0 см
• нижнее                  2,0 см
• левое           3,0 см
• правое                   1,5 см

От края до колонтитула:

• верхнего               1,25 см
• нижнего                1,25 см

1. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• отметка об исполнителе

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие
из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

• Шрифт                            TimesNewRoman
• Размер                             14 пунктов
• Отступ                             слева0 см

                                                    справа        0 см

• Интервал              перед                     0 пунктов

                                                    после                     0 пунктов

• Межстрочный интервал                   одинарный
• Отступ первой строки                       нет
• Выравнивание                                    по центру

12.  Реквизит «Адресат» печатают со следующими параметрами:

• Шрифт                            TimesNewRoman
• Размер                             14 пунктов
• Отступ                             слева7 см

                                                    справа        0 см

• Интервал              перед                     0 пунктов

                                                    после                     0 пунктов

• Межстрочный интервал                   одинарный
• Отступ первой строки                       нет
• Выравнивание                                    по центру

Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (комбинация клавиш Shift – Enter).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы и имеет самостоятельную нумерацию страниц.

1. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
2. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают
   в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
3. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ – клавиша Enter). В тексте
   не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
4. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов
   и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift – Ctrl – Пробел).
5. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, ­– и др.).
6. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
7. Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
8. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
   (комбинация клавиш Ctrl – «-»).
9. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
10. Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е» (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
11. Реквизиты «Наименование вида документа» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift – Enter).

Приложение № 6
к   инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата отправле­ния документа	Регистра­ционный номер	Адресат	Краткое содержание документа	Кто подписал документ	Исполнитель	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7

Приложение № 7
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Форма журнала регистрации решений участковой комиссии

Регистра-ционный номер	Дата принятия решения	Наименование решения	Количест-во листов решения	Количест-во листов приложе-ния	Испол-нитель	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение № 8
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

ПЕРЕЧЕНЬ

подлежащих контролю документов
с указанием сроков исполнения

1. Законы субъекта Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.
2. Постановления, решения законодательного (представительного) органа субъекта Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.
3. Постановления органа государственной власти субъекта Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.
4.  Распоряжения главы органа государственной власти субъекта Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.
5. Нормативные акты органов местного самоуправления – согласно указанному в них сроку.
6. Обращения депутатов законодательного (представительного) органа власти субъекта Российской Федерации – в срок, установленный законодательством субъекта Российской Федерации.
7. Жалобы и обращения, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума – пять дней, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования – немедленно.  Если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной
   проверки – десять дней (в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).
8. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции участковой комиссии, пересылаются в течение семи календарных дней.
9. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации – семь календарных дней. Если требуемые
   сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

 Приложение № 9
к инструкции по делопроизводству
в участковой комиссии

Участковая  комиссия избирательного участка № ___

УТВЕРЖДАЮ Председатель участковой комиссии избирательного участка № ___ Подпись                   Расшифровка подписи дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На____год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Секретарь участковой   избирательной                        _________             _________________

комиссии избирательного участка №__                        Подпись        Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО                                                               _______       ___________________

Председатель  ТИК                                                            Подпись       Расшифровка подписи

дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______году в участковой комиссии
По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Секретарь участковой избирательной комиссии избирательного участка №__ дата	____________                    Подпись	_______________ Расшифровка подписи