Инструкция по делопроизводству брянской городской администрации

ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

БРЯНСКОЙ ГОРОДСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

Начальник отдела:

ДМИТРИЙ ВЛАДИМИРОВИЧ НАВРОЦКИЙ

Телефон: (4832) 66-56-29

Телефоны специалистов отдела:

Протокольный сектор – 66-38-73

Сектор документационного обеспечения и контроля – 66-25-51

Сектор по оформлению документов – 74-69-56

Контакты:

Адрес: 241050, город Брянск, пр-т Ленина, д. 35

E-mail: [email protected]
Телефон: (4832) 66-38-73
Факс: (4832) 66-25-51

Часы работы:

Понедельник – четверг: с 8.30 до 17.45 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Пятница: с 8.30. до 16.30 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Суббота, воскресенье: выходные дни.

Задачи отдела:

Функции отдела:

Утверждено
указом Губернатора Брянской области
от 22 марта 2013 г. N 258

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области

В редакции указа Губернатора Брянской области от 23 ноября 2017  № 198, от 16 февраля 2023  № 15

I. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее — отдел делопроизводства) входит в структуру администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
1.2. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Брянской области, законами Брянской области, нормативными правовыми актами Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, иными правовыми актами Брянской области, а также настоящим Положением.
1.3. Отдел делопроизводства непосредственно подчинен заместителю Губернатора Брянской области, возглавляющему администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее — руководитель администрации).
1.4. Отдел делопроизводства имеет бланк со своим наименованием (с одноцветным изображением герба Брянской области), круглые мастичные печати (негербовые) с наименованием «Администрация Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Отдел делопроизводства», «Администрация Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Отдел делопроизводства. Канцелярия», «Администрация Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Отдел дело-производства. Группа подготовки документов» и штампы для оформления и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, для заверения копий и выписок из нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
1.5. Финансово-хозяйственное обеспечение отдела делопроизводства осуществляют структурные подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.

II. Основные задачи отдела делопроизводства

2.1. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области и заместителей Губернатора Брянской области.
2.2. Совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения.
2.3. Методическое руководство работой по организации делопроизводства в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, методическая помощь органам исполнительной власти области и органам местного самоуправления муниципальных образований Брянской области в организации делопроизводства.
2.4. Организация разработки документов (инструкций и положений) по вопросам делопроизводства.
2.5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
2.6. Обеспечение функционирования и наполняемости базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».
2.7. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, указов и распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, решений коллегии при Губернаторе Брянской области.
2.8. Организация комплектования, хранение, учет и использование документов архивного фонда администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, передача документов на постоянное хранение в Государственный архив Брянской области.

III. Функции отдела делопроизводства

В соответствии с возложенными задачами отдел делопроизводства осуществляет следующие функции:
3.1. Обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих Губернатору Брянской области, в Правительство Брянской области, администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, и исходящей корреспонденции с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (далее — система «Дело»), а также выдачу справочной информации о прохождении поступившей корреспонденции.
3.2. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению с использованием системы «Дело» внутренней корреспонденции.
3.3. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению корреспонденции с пометкой «Для служебного пользования».
3.4. Осуществляет контроль за организацией делопроизводства в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области в соответствии с правовыми документами в сфере делопроизводства и Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.5. Оказывает методическую помощь органам исполнительной власти Брянской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Брянской области по вопросам документационного обеспечения их деятельности, совершенствования форм и методов документирования.
3.6. Осуществляет контроль за соблюдением порядка и правильностью подготовки и оформления проектов указов, постановлений, распоряжений, писем, решений коллегии, представляемых на подпись Губернатору Брянской области, проектов приказов, представляемых на подпись руководителю администрации.
3.7. Осуществляет проверку согласованных проектов нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, проектов писем за подписью Губернатора Брянской области, проектов приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области на соответствие нормам и правилам русского языка, официально-деловому стилю, проводит унификацию терминологии, обозначений и сокращений, корректирует и редактирует тексты проектов указанных документов.
3.8. Оформляет на бланках и своевременно передает на подпись проекты указов и распоряжений Губернатора Брянской области, проекты писем за подписью Губернатора Брянской области, проекты постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, проекты приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.9. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов, анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, представляет Губернатору Брянской области и руководителю администрации указанную информацию.
3.10. Осуществляет регистрацию и обеспечивает своевременную передачу для опубликования в печати законов Брянской области, подписанных Губернатором Брянской области, правовых актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Осуществляет тиражирование и рассылку государственным органам, структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органам исполнительной власти Брянской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Брянской области, а также иным органам и организациям в соответствии с листами рассылки, подготавливаемыми исполнителями, по системе «Дело» и на бумажных носителях. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
3.11. Осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из правовых актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области в установленном порядке.
3.12. Ведёт учет договоров и соглашений Брянской области (за исключением финансовых договоров, подлежащих регистрации и хранению в отделе финансов, бухгалтерского учета и отчетности администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области). (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
3.13. Организует комплектование, хранение, учет и использование документов архивного фонда администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, обеспечивает выдачу справок и материалов для выдачи справок по хранящимся в архиве делам.
3.14. Организует работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения на хранение в Государственный архив Брянской области, списанию документов временного срока хранения.
3.15. Формирует сводную номенклатуру дел администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.16. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области в оформлении и формировании дел, подлежащих сдаче в архив.
3.17. Участвует в подготовке проектов правовых актов Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области, инструкций и положений по вопросам делопроизводства.
3.18. Участвует в разработке бланков и типовых форм документов, печатей, штампов, применяемых в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.19. Ведёт учет и выдачу структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области гербовых бланков писем Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области, администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, бланков указов и распоряжений Губернатора Брянской области, бланков постановлений и распоряжений Правитель-ства Брянской области, бланков приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Контролирует использование гербовых бланков структурными подразделениями и осуществляет подготовку актов о списании испорченных гербовых бланков.
3.20. Осуществляет хранение и использование в установленном порядке гербовых печатей Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области, администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.21. Ведет протоколы заседаний коллегии при Губернаторе Брянской области, протоколы заседаний Правительства Брянской области, протоколы оперативных совещаний у Губернатора Брянской области.
3.22. Обеспечивает печатание документов, выполнение, копировально-множительных работ в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
3.23. Рассматривает обращения граждан, организаций, областных и федеральных органов исполнительной власти, органов местного само-управления муниципальных образований Брянской области по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.24. Осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на отдел задачами.
3.25. Обеспечивает предварительное изучение и анализ, в том числе с привлечением помощников Губернатора Брянской области, других сотрудников администрации, экспертов, документации и письменной корреспонденции (за исключением материалов с грифом «Секретно»), поступающей на рассмотрение Губернатору Брянской области, обеспечивает подготовку проектов резолюций, изменение в случае необходимости подготовленных проектов резолюций до принятия решений Губернатором Брянской области (лицом, исполняющим обязанности Губернатора Брянской области). (в ред. указа Губернатора Брянской области от 06.02.2020 N 25)

IV. Организация деятельности отдела делопроизводства

4.1. Руководство отделом делопроизводства осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем администрации. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
4.2. Начальник отдела:
4.2.1. Организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.
4.2.2. Планирует деятельность отдела, распределяет обязанности между сотрудниками, разрабатывает проекты должностных регламентов, должностных инструкций сотрудников отдела делопроизводства.
4.2.3. Вносит предложения руководителю администрации об изменении структуры и штатного расписания отдела делопроизводства, назначении на должность и освобождении от должности работников отдела, по повышению их квалификации, применению к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания.
4.2.4. В рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях со структурными подразделениями администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органами исполнительной власти Брянской области, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
4.2.5. Визирует правовые акты Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, приказы администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, письма за подписью Губернатора Брянской области, документы в части компетенции отдела.
4.2.6. Заверяет копии указов и распоряжений Губернатора Брянской области, копии постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, копии приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области и выписки из них, копии с хранящейся в канцелярии отдела делопроизводства корреспонденции.
4.2.7. Обеспечивает повышение профессионального уровня сотрудников отдела делопроизводства.
4.2.8. Выполняет поручения руководителя администрации и другие функции в пределах своих полномочий.
4.2.9. Информирует руководителя администрации о состоянии исполнительской дисциплины в части соблюдения сроков исполнения контрольных документов сотрудниками администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органов исполнительной власти Брянской области, органов местного самоуправления Брянской области. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
4.2.10. Организует проведение совещаний и иных мероприятий, направленных на дальнейшее совершенствование делопроизводства.
4.3. В период временного отсутствия начальника отдела делопроизводства руководство отделом осуществляет заместитель начальника отдела делопроизводства. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
4.4. Гражданские служащие отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем администрации в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)

V. Права и обязанности отдела делопроизводства

5.1. Отдел делопроизводства имеет право:
5.1.1. Осуществлять информационное, организационное и иное взаимодействие с федеральными органами государственной власти, государственными органами Брянской области, органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации, органами исполнительной власти Брянской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Брянской области, структурными подразделениями администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также учреждениями и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
5.1.2. Использовать в своей деятельности государственные информационные ресурсы Брянской области.
5.1.3. Вносить предложения по совершенствованию работы по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
5.1.4. Привлекать в установленном порядке структурные подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области и органы исполнительной власти Брянской области для подготовки информационных, аналитических и иных материалов по вопросам делопроизводства. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
5.1.5. По согласованию с руководителем администрации проводить проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органах исполнительной власти Брянской области. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023  № 15)
5.1.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства.
5.1.7. Не принимать к производству (оформление, регистрация, рассылка, печатание, тиражирование и т. д.) документы, подготовленные с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также содержащие большое количество стилистических и грамматических ошибок.
5.1.8. Пользоваться печатями, штампами и бланками в соответствии с установленным порядком.
5.1.9. Пользоваться иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций в соответствии с действующим законодательством.
5.2. Отдел делопроизводства обязан:
5.2.1. В своей деятельности руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом Брянской области, законами Брянской области, правовыми актами Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, настоящим Положением.
5.2.2. Исполнять возложенные на него функции.

VI. Ответственность сотрудников отдела делопроизводства

Сотрудники отдела делопроизводства несут персональную ответственность за несоблюдение действующего законодательства при подготовке документов, разглашение конфиденциальной информации, персональных данных государственных гражданских служащих, несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на них должностных обязанностей, несоблюдение требований законодательства о государственной гражданской службе, трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с действующим законодательством.

ПРАВИТЕЛЬСТВО БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от23 января 2017 г. № 27-рп

г. Брянск

Об инструкции поделопроизводству в администрации губернатора Брянской области и правительстваБрянской области

(В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области

 от26.11.2018 г. № 279-рп)

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области.

2. Руководителям структурных подразделенийадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области,управлений, департаментов Брянской области внести изменения в действующиеинструкции по делопроизводству в соответствии с настоящей Инструкцией.

3. Признать утратившими силу:

распоряжения администрации Брянской области:

от 6 июля 2005 года № 374-р «Об Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области»;

от 8 сентября 2005 года № 568-р «О внесенииизменения в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 14 февраля 2006 года № 101-р «О внесенииизменения в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 6 октября 2006 года № 944-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 25 октября 2006 года № 1019-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 29 ноября 2006 года № 1185-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «Об Инструкциипо делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 30 июля 2007 года № 943-р «О внесенииизменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 13 февраля 2009 года № 63-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 13 апреля 2009 года № 179-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 19 июня 2009 года № 311-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 года № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 9 сентября 2009 года № 485-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 21 сентября 2009 года № 516-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 27 ноября 2009 года № 742-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 18 марта 2010 года № 171-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 10 февраля 2011 года № 95-р «О внесении измененийв распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «Об Инструкциипо делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 11 марта 2011 года № 152-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 10 февраля 2012 года № 112-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 20 августа 2012 года № 912-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 года № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 28 февраля 2013 года № 188-р «О внесенииизменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. № 374-р «ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;
распоряжения Правительства Брянской области:

от 24 декабря 2013 года № 315-рп «О внесенииизменений в распоряжение администрации Брянской области от 6 июля 2005 г. №374-р «Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области»;

от 24 февраля 2014 года № 48-рп «О внесенииизменений в распоряжение администрации Брянской области от 6 июля 2005 г. №374-р «Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянскойобласти и Правительства Брянской области».

4. Контроль за исполнением распоряжениявозложить на заместителя Губернатора Брянской области Филипенко Ю.В.

Губернатор                                                                                   А.В.Богомаз

Утверждена

распоряжением Правительства Брянской области

от 23 января 2017 г. № 27-рп

ИНСТРУКЦИЯ

поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области

иПравительства Брянской области

1. Общие положения

1.1. НастоящаяИнструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядокработы с документами, основные правила их подготовки и оформления в структурныхподразделениях администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области (далее – администрация).

Все работникиадминистрации обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией и неукоснительновыполнять ее требования.

Действие настоящейИнструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну, порядок работы с которымиосуществляется в соответствии с действующим законодательством и специальнымиинструкциями.

Инструкция разработана всоответствии с федеральными законами, законами Российской Федерации, указами ираспоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями ираспоряжениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Уставом Брянской области, законами Брянскойобласти, нормативными правовыми актами Губернатора Брянской области иПравительства Брянской области, иными правовыми актами Брянской области, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов», положениями Государственной системы документационногообеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам ислужбам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33)), и с учетом опытаорганизации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации.

1.2. НастоящаяИнструкция ориентирована на использование наряду с традиционными правилами иприемами работы с документами автоматизированных систем учета, регистрации иконтроля за прохождением и исполнением документов.

Осуществлениепрограммного и технического обеспечения автоматизированных систем возлагаетсяна отдел информационных систем хозяйственного управления администрацииГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее –хозяйственное управление). Внедрение новых автоматизированных технологийподготовки и обработки документированной информации должно отвечать требованиямнастоящей Инструкции.

1.3. Ответственность заорганизацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работыс документами, письмами граждан в управлениях, отделах, службах и другихструктурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области иПравительства Брянской области (далее – подразделения администрации)возлагается на их руководителей.

Вице-губернатор Брянскойобласти, заместители Губернатора Брянской области, руководители подразделенийадминистрации определяют ответственных за ведение делопроизводства, функциикоторых устанавливаются должностной инструкцией. Должностная инструкцияпредусматривает выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет(регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация)внутренних документов;

сверка наличиядокументов, находящихся на исполнении у работников;

учет (регистрация)исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам(отправка адресатам);

контроль за прохождениеми сроками рассмотрения документов, писем граждан;

организациясправочно-информационной работы;

подготовка проектаноменклатуры дел администрации, подразделений администрации;

ведение и формированиедел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передачадел на хранение;

выдача работникамдокументов и дел, контроль за их возвратом;

передача документов нарассмотрение руководителю подразделения администрации и после получениясоответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;

анализ и информированиеруководителя подразделения администрации об исполнении документов и поручений;подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

передача информации(ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базуданных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота»Дело» (далее – ЕСЭД «Дело»);

обеспечение сохранностибазы данных о документах подразделения администрации в ЕСЭД «Дело»;

ознакомление работниковс нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными иметодическими документами по вопросам, относящимся к организацииделопроизводства;

консультированиеработников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;

подготовка заявок наизготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средстворганизационной техники, канцелярских товаров;

учет печатей, штампов ибланков документов, используемых в подразделении.

1.4. Правила и порядокработы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны длявсех работников подразделений  администрации, а также вновь образуемыхподразделений администрации.

Проекты указов,распоряжений и поручений Губернатора Брянской области, постановлений ираспоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации ГубернатораБрянской области и Правительства Брянской области, служебных писем, протоколови иных служебных документов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

Работники подразделенийадминистрации несут персональную ответственность за выполнение требованийнастоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в нихинформации. Об утрате документов работники немедленно докладывают руководителюподразделения администрации и сообщают начальнику отдела делопроизводстваадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области(далее – отдел делопроизводства). Сведения, содержащиеся в служебныхдокументах, не подлежат разглашению.

Передача документов отисполнителей или их копий из администрации работникам других организацийдопускается только с разрешения заместителя Губернатора Брянской области,возглавляющего администрацию Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области (далее – руководитель администрации).

При обращении сдокументами, поступившими в администрацию, не разрешается вносить в них правки,делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Взаимодействие сосредствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информацииосуществляется подразделениями администрации, специально на то уполномоченными,или по разрешению (поручению, указанию) Губернатора Брянской области,вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области.

При уходе в отпуск,выезде в командировку, других случаях временного отсутствия (более 5 дней)работник по указанию руководителя подразделения администрации передаетнаходящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении –сдает числящиеся за ним зарегистрированные в соответствии с настоящейИнструкцией документы в отдел делопроизводства.

1.5. Методическоеруководство работой с документами и контроль за соблюдением настоящейИнструкции в подразделениях администрации возлагаются на руководителяадминистрации, начальника отдела делопроизводства.

Отдел делопроизводствапо мере необходимости проверяет состояние делопроизводства в подразделенияхадминистрации, о результатах проверок информирует их руководителей идокладывает руководителю администрации.

1.6. Подразделенияадминистрации могут использовать в работе не противоречащие настоящейИнструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросыорганизации делопроизводства в подразделении администрации.

1.7. Структурныеподразделения администрации в соответствии с утвержденными положениями о нихмогут иметь свои бланки документов, учетно-контрольной документации, печати иштампы. Образцы новых видов бланков документов, печатей и штампов, необходимыхдля работы подразделения, разрабатываются в подразделении администрации наоснове действующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003) и другой нормативнойдокументации в соответствии с требованиями Государственной системыдокументационного обеспечения управления, утверждаются руководителем подразделенияадминистрации и согласовываются с руководителем администрации и начальникомотдела делопроизводства. Заявки на изготовление бланков с указанием количествапередаются в хозяйственное управление, а печатей и штампов – в хозяйственноеуправление и службу секретного делопроизводства отдела специальнойдокументальной связи администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области (далее – отдел специальной документальной связи).

2. Прием, регистрация инаправление поступающей

корреспонденции

2.1. Поступающая вадминистрацию корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируетсяканцелярией отдела делопроизводства (далее –канцелярия) в локальной сети администрации с помощью ЕСЭД «Дело».

Документы, поступившие внерабочее время (письма, телеграммы, документы, переданные по телефаксу, поэлектронной почте), принимаются дежурным специалистом секретариата ГубернатораБрянской области. Их поступление фиксируется в отдельном журнале. Срочныедокументы немедленно передаются Губернатору Брянской области или лицу, которомуони адресованы. Все поступившие в нерабочее время документы в следующий рабочийдень передаются на регистрацию в канцелярию.

Подразделенияадминистрации, приведенные в перечне(приложение 1), самостоятельно ведут прием, регистрацию и направляютпоступающую корреспонденцию в соответствии с нормативными документами,регламентирующими их работу. В случае поступления в канцелярию документов,адресованных приведенным в перечне подразделениям администрации, они передаютсядля регистрации и работы с ними под роспись в соответствующие подразделенияадминистрации.

Телефонограммы в адресГубернатора Брянской области принимаются дежурным специалистом секретариатаГубернатора Брянской области, а в адрес вице-губернатора Брянской области,заместителей Губернатора Брянской области, руководителей подразделенийадминистрации – работниками их приемных.

При вскрытии конвертовпроверяется правильность адресования и оформления документов, целостностьвложений.

Ошибочно доставленнаякорреспонденция возвращается адресату с приложением акта возврата.

На нижнем поле первоголиста поступившего документа проставляются порядковый номер и дата поступления.Для проставления отметок о регистрации документов применяются соответствующиемастичные (резиновые) штампы.

Не подлежат регистрациипоступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другиепериодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций,поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

Не подлежатрегистрации копии нормативно-распорядительных документов органов местногосамоуправления муниципальных образований Брянской области.

2.2. При отсутствиидокументов, недостаче отдельных листов или повреждении документа составляетсяакт в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другойпосылается отправителю.

Конверты от поступающихдокументов, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по нимможно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются попринадлежности или возвращаются отправителю.

2.3. Корреспонденция,поступившая от юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и адресованнаяГубернатору Брянской области, вице-губернатору Брянской области, заместителямГубернатора Брянской области, регистрируется канцелярией в день поступления вЕСЭД «Дело». Входящие документы регистрируются в день поступления,исходящие и внутренние – в день подписания либо на следующий день. Приложения кдокументам отдельно не регистрируются.

Информация озарегистрированных и переадресованных канцелярией документах доступна дляпросмотра и использования всем пользователям  ЕСЭД «Дело».

2.4. Распределениепоступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии сраспределением обязанностей между Губернатором Брянской области,вице-губернатором Брянской области и заместителями Губернатора Брянской областис учетом сфер деятельности курируемых ими подразделений администрации иисполнительных органов государственной власти Брянской области.

Если в поступившемдокументе имеется ссылка на другие документы или поступившее обращение являетсяповторным, то копии материалов предыдущего обращения и упоминаемых документовприобщаются к повторному обращению.

Документы, адресованныеГубернатору Брянской области, зарегистрированные в канцелярии, передаются набумажном носителе  в группу по работе с корреспонденцией ГубернатораБрянской области и контроля за исполнением документов отдела делопроизводства.

Корреспонденция,поступившая в канцелярию до 15.00 (в том числе от служб вице-губернатораБрянской области, заместителей Губернатора Брянской области, исполнительныхорганов государственной власти Брянской области), передается в группу по работес корреспонденцией Губернатора Брянской области и контроля за исполнениемдокументов отдела делопроизводства в 16.00, поступившая после 15.00 получаетсяработниками группы на следующий день. Весьма срочные и срочные документыпередаются немедленно.

Документы, адресованныевице-губернатору Брянской области, заместителям Губернатора Брянской области,структурным подразделениям администрации, регистрируются и распределяются попапкам соответствующих служб в день их поступления. При этом помощникам вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области необходимоне реже трех раз в день изымать из своих папок поступившую корреспонденцию. Опоступлении срочных и весьма срочных документов работники канцелярии уведомляютсоответствующих помощников вице-губернатора Брянскойобласти, заместителей Губернатора Брянской области немедленно.

Корреспонденция от служб вице-губернатора Брянской области, заместителейГубернатора Брянской области, предназначенная для передачи исполнительныморганам государственной власти Брянской области, принимается в канцелярии до13.00 и передается под роспись работникам исполнительных органовгосударственной власти Брянской области, ответственным за делопроизводство, в15.00. При получении документов указанными работниками в журнале передачикорреспонденции обязательно указывается фамилия и инициалы имени и отчестваполучившего документы, ставится его роспись и дата.

Работники, получившиекорреспонденцию в канцелярии, несут полную ответственность за ее сохранность.

2.5. Федеральные законы,законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РоссийскойФедерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, постановления палатФедерального Собрания, решения Совета Государственной Думы канцеляриейпередаются работнику отдела делопроизводства, ответственному за регистрацию,контроль исполнения и прохождение этих документов.

2.6. Результатырассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях, которыепечатаются на бланках формата А6 и должны содержать:

наименование должности,фамилию и инициалы имени и отчества руководителя;

ссылку на номердокумента, к которому готовится данная резолюция;

фамилии и инициалы имении отчества лиц, определенных исполнителями данного документа;

четкие и исчерпывающиеуказания о порядке, характере и сроках исполнения документа;

подпись руководителя;

дату подписаниярезолюции руководителем.

На документах, имеющихтиповые сроки исполнения, срок исполнения не указывается.

Подготовка резолюцииосуществляется, как правило, в течение двух рабочих дней с даты регистрациипоступившей корреспонденции. Срок подготовки резолюции может быть продлен посогласованию с начальником отдела делопроизводства в случае необходимостиполучения дополнительной информации по рассматриваемому вопросу. Резолюции ксрочным и весьма срочным документам готовятся незамедлительно.

2.7. После рассмотрения и подписания резолюций ГубернаторомБрянской области документы возвращаются в канцелярию, где проект итоговойрезолюции вносится в ЕСЭД «Дело», после чего документы в электронномвиде попадают к исполнителям.

Если в резолюции неуказан ответственный исполнитель, то за исполнение документа отвечает лицо,указанное в резолюции первым. Все остальные исполнители ответственны засвоевременный и качественный анализ информации и представление ответственномуисполнителю в установленные сроки необходимых и достоверных материалов.Ответственный исполнитель после сбора материалов, поступивших порассматриваемому вопросу от всех заинтересованных служб, проводит полный анализи в соответствии с поручением представляет его в установленном порядке длядоклада Губернатору Брянской области в виде проекта постановления,распоряжения, письма или краткой справки, дающей основание для принятия решенияо закрытии документа в дело.

2.8. Исполненныедокументы передаются в канцелярию, где производится формирование и подшивка делв соответствии с номенклатурой дел.

Отметка обисполнении документа и направлении его в дело проставляется на резолюции кдокументу и содержит следующие данные: слова «Ознакомлен. В дело»,подпись руководителя, ответственного за исполнение, и дату.

3. Подготовка,оформление и рассылка указов и распоряжений Губернатора Брянской области,постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, приказовадминистрации

Губернатора Брянскойобласти и Правительства

Брянской области

3.1. Указами ГубернатораБрянской области и постановлениями Правительства Брянской области оформляютсянормативные правовые акты.

Указы ГубернатораБрянской области являются нормативными правовыми актами, если они сами имеютобщенормативный правовой характер либо утверждают акты общенормативногоправового характера.

РаспоряжениямиГубернатора Брянской области оформляются распорядительные акты, которые носятиндивидуально-правовой характер.

Правовые акты, неимеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений ПравительстваБрянской области.

Приказами администрацииГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области оформляютсяправовые акты по вопросам деятельности администрации.

3.2. Ответственность закачество подготовки проектов указов и распоряжений Губернатора Брянскойобласти, проектов постановлений и распоряжений Правительства Брянской области,проектов приказов администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области (далее – проект правового акта, правовой акт) в целом, ихсоответствие действующему законодательству, актуальность и соответствиеприводимых в проектах фактических данных действительности, согласование совсеми заинтересованными сторонами, полноту и обоснованность содержащейся в нихинформации, предложений, рекомендаций и предписаний несут руководителиинициаторов внесения проектов правовых актов: исполнительных органов государственнойвласти Брянской области, структурных подразделений администрации, иных органовгосударственной власти,

территориальногофонда обязательного медицинского страхования Брянской области,
которые вносят этипроекты правовых актов, и их непосредственный исполнитель. (Дополнен — Распоряжение Правительства Брянской области от26.11.2018 г. № 279-рп)

Руководителиисполнительных органов государственной власти Брянской области, структурныхподразделений администрации, иных органов государственной власти

, директортерриториального фонда обязательного медицинского страхования Брянской области
несут персональнуюответственность за проект правового акта, завизированный ими в части,касающейся деятельности подведомственных им органов власти, подразделений и служб. (Дополнен — Распоряжение Правительства Брянской области от26.11.2018 г. № 279-рп)

Контроль за исполнениемуказов и распоряжений Губернатора Брян-ской области, постановлений ираспоряжений Правительства Брянской области возлагается на вице-губернатораБрянской области или заместителей Губернатора Брянской области по курируемымнаправлениям. (Абзац дополнен — РаспоряжениеПравительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

3.3. Проекты правовыхактов разрабатываются инициаторами внесения проектов правовых актов с учетом ихполномочий, а также по поручению Губернатора Брянской области в срок до 30календарных дней, если в поручении не оговорено иное.

3.4. Текст проектаправового акта печатается шрифтом 14 Times New Roman с одинарным межстрочныминтервалом на листах формата А4 без оборота. Размеры полей листа: левое – 3 см,правое – 1,5 см, верхнее и нижнее – 2 см.

Выделение курсивом,жирным, полужирным шрифтом, подчеркивание, использование графическихобозначений для выделения абзацев, пунктов, подпунктов не допускается.

При представлениипроектов правовых актов в отдел делопроизводства к ним обязательно прилагаетсяих текст на электронном носителе. Текст проекта правового акта может бытьнаправлен по электронной почте по адресу: protok@bryanskobl.ru илиprotok2@bryanskobl.ru, при этом на первом листе текста проекта правового актаисполнитель делает отметку, на какой именно адрес и когда отправлен документ.

Отсутствие электронноговарианта проекта правового акта является основанием для отказа в принятиидокумента. Ответственность за идентичность представляемых бумажного иэлектронного вариантов проекта правового акта несет непосредственныйисполнитель.

На обороте каждого листапроекта правового акта и приложений к нему непосредственный исполнительпроставляет свою подпись.

3.5. Степень секретностипроекта правового акта, ограничения его использования определяют исполнитель ируководитель инициатора внесения проекта правового акта в соответствии сдействующим законодательством и специальными инструкциями.

3.6. Проекты правовыхактов имеют следующие реквизиты:

наименование формыправового акта (указ Губернатора Брянской области, распоряжение ГубернатораБрянской области, постановление Правительства Брянской области, распоряжениеПравительства Брянской области, приказ администрации Губернатора Брянскойобласти и Правительства Брянской области);

дата и номер;

место принятия;

заголовок;

текст;

подпись должностноголица.

Образцы оформленияпостановления Правительства Брянской области, распоряжения ПравительстваБрянской области, указа Губернатора Брянской области, распоряжения ГубернатораБрянской области, приказа администрации Губернатора Брянской области иПравительства Брянской области приводятся в приложениях 11, 21 – 24.

3.6.1. Реквизит»Дата» проставляется после подписания правового акта, оформляетсясловесно-цифровым способом с прибавлением предлога «от» (например: от9 апреля 2016 г.). Печатается от левой границы текстового поля.

3.6.2. Реквизит»Номер» проставляется после подписания, печатается от левой границытекстового поля непосредственно после реквизита «дата» и состоит иззнака «№» и регистрационного номера.

К регистрационномуномеру распоряжения Губернатора Брянской области через дефис добавляются буквы»рг».

К регистрационномуномеру указа Губернатора Брянской области буквенный индекс не добавляется.

К регистрационномуномеру постановления Правительства Брянской области через дефис добавляетсябуква «п».

К регистрационномуномеру распоряжения Правительства Брянской области через дефис добавляютсябуквы «рп».

К регистрационномуномеру приказа администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области по основной деятельности через дефис добавляются буквы»пр».

К регистрационномуномеру приказа администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области временного срока хранения (5 лет) по кадровым вопросам ихозяйственной деятельности через дефис добавляются буквы «прв».

Регистрация подписанныхГубернатором Брянской области, заместителем Губернатора Брянской области,возглавляющим администрацию, правовых актов осуществляется в группе подготовкидокументов отдела делопроизводства.

3.6.3. Реквизит»место принятия» (г. Брянск) пишется на следующей строке послереквизитов «дата» и «номер» на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.

3.6.4. Реквизит»заголовок» отделяется от реквизита «место принятия» 1межстрочным интервалом и выравнивается справа и слева. Ширина заголовка недолжна превышать 2/3 ширины основного текста. Заголовок не заключается вкавычки, точка в конце заголовка не ставится.

3.6.5. Реквизит»текст» отделяется от реквизита «заголовок» 1-2межстрочными интервалами.

3.6.5.1. Текстпечатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Перваястрока каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля.

Текст проекта правовогоакта должен быть изложен русским литературным языком с учетом особенностейофициально-делового стиля, должен быть кратким (по возможности), точным, недопускающим различных толкований и логически последовательным. Употреблениепрофессионализмов, имеющих литературный вариант, не допускается.

3.6.5.2. В указахГубернатора Брянской области и постановлениях Правительства Брянской областитекстовая часть подразделяется на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула содержитссылки на нормы права, во исполнение и на основании которых подготовлены данныепроекты правовых актов, а также которыми установлены полномочия ГубернатораБрянской области или Правительства Брянской области на их принятие.

Преамбула в указахГубернатора Брянской области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», впостановлениях Правительства Брянской области – словами «ПравительствоБрянской области ПОСТАНОВЛЯЕТ». Слова «ПОСТАНОВЛЯЮ»,»ПОСТАНОВЛЯЕТ» печатаются прописными буквами от левой границытекстового поля.

3.6.5.3. Пункты в текстенумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При этом каждыйпункт также завершается точкой.

Пункты могутподразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчнымибуквами с закрывающей круглой скобкой. После каждого подпункта (за исключениемпоследнего) в данном случае ставится точка с запятой, последний подпунктзавершается точкой.

Номер подпункта можетобозначаться арабскими цифрами с указанием ссылки на номера пункта, подпункта,в состав которого он включен, с разделением точками (например: 1.1, 5.4.6).Количество номеров в нумерации структурных элементов текста не должно превышатьчетырех (например: 5.2.3.4).

После номера раздела,подраздела, пункта и подпункта ставится точка, и номер отделяется отпоследующего текста пробелом.

Один подпункт в составепункта не нумеруется.

Если текст проектаправового акта уже разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текстаможно использовать абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.При ссылке на абзацы в проектах правовых актов они обозначаются порядковымичислительными и пишутся словами (например: «абзац пятый пункта 8»).

3.6.5.4. Все изменения идополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствоватьструктуре основного правового акта. При внесении изменений в проектеизменяющего правового акта в скобках обязательно делается ссылка на ранеевнесенные изменения, если таковые имелись, с указанием их точных реквизитов(без наименования) (например:  «(в редакции постановленийПравительства Брянской области от 12 января 2016 года № 12, от 25 марта 2016года № 251)»).

При указании дат втексте проекта правового акта рекомендуется использовать словесно-цифровойспособ обозначения (например: 25 марта 2016 года или 25 марта 2016 г.).

3.6.5.5. При наличииприложений к проекту правового акта в тексте обязательно делается ссылка наних. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги без оборота. Размерыполей, шрифт и межстрочный интервал при печатании приложений идентичныпараметрам, применяемым при печатании текста проектов правовых актов. Листыкаждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Если в тексте правовогоакта делается ссылка «согласно приложению», то на первой страницеприложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» и наследующей строке с выравниванием по левому краю дается ссылка на правовой акт,его номер и дату. При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак»№» при этом не ставится. Например:

Приложение1

                                                       кпостановлению Правительства

                                                       Брянской области

                                                      от                                       №

При наличии в текстепроекта правового акта формулировки «утвердить» (прилагаемыйадминистративный регламент, положение, состав комиссии, план мероприятий,правила) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово»Утвержден» («Утверждена», «Утверждено»,»Утверждены») со ссылкой на правовой акт, его номер и дату. Например:

                                                                 Утвержден

                                                       постановлением Правительства

                                                       Брянской области

                                                      от                                          №

Слова»Утвержден», «Утверждена», «Утверждено»,»Утверждены» согласуются в роде и числе с видом утверждаемогодокумента: положение – утверждено, программа – утверждена, план мероприятий –утвержден, правила – утверждены.

Первое слово(словосочетание) заголовка к тексту приложения и утверждаемого документапечатается центрованным способом прописными буквами («ПОЛОЖЕНИЕ»,»СПИСОК», «ТИПОВОЙ РЕГЛАМЕНТ»).

Заголовок к текступриложения отделяется от грифа утверждения документа 3-4 межстрочнымиинтервалами, от текста приложения–                       2 межстрочными интервалами.

При наличии в текстеприложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом.Точка в конце заголовка не ставится.

Для наглядности иудобства сравнения числовых значений показателей текст или часть текстаприложения может быть оформлена в виде таблицы. В предшествующем текстедокумента обязательно делается ссылка на наличие таблицы. Справа над таблицейразмещают слово «Таблица», после него приводят номер таблицыарабскими цифрами (если таблиц несколько). Точка после номера таблицы неставится.

Текст таблицыдопускается печатать шрифтом Times New Roman 10, 12.

В одноярусной головкетаблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:

Таблица 1

Наименование продукции

Единица измерения

2016 год – всего

В том числе первое полугодие

В двух- и многояруснойголовке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, азаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если ониграмматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.Например:                                                      

Таблица2

Наименование организации	Объем капитальных вложений (млн. рублей)	Генеральный подрядчик
	2016 год – всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2017 год — всего	в том числе объем строительно-монтажных работ

Заголовки второго,третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если ониграмматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:

Таблица 3

Наименование объекта	Исполнитель и срок выполнения работ
Разработка технической документации	Производство работ

В конце заголовков иподзаголовков граф и строк точки не ставят. Заголовки и подзаголовки графуказывают в единственном числе.

В боковике таблицы тексткаждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятсятолько внутри предложения. После слов «Итого», «Всего»двоеточие не ставится.

В прографках текстследует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Если таблицу печатаютболее чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а наследующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. При большомколичестве граф допускается повторять на каждой странице головку таблицы.

При наличии в текстеприложений ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноскимогут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и вконце таблицы. Текст сноски печатается шрифтом 9 – 12 через одинарныймежстрочный интервал под чертой. После знака сноски текст сноски начинается спрописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной страниценежелательно проставлять более трех сносок.

Примечание дается вконце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками. Послеслова «Примечание» ставится точка и с прописной буквы печатаетсятекст примечания. Например:

Примечание. Объемпоставок тракторов при  необходимости  может  быть уточнензаводом-изготовителем.

Если примечанийнесколько, то указывается слово «Примечания», ставится двоеточие ипримечания нумеруются арабскими цифрами. Например:

Примечания: 1. Объем поставок тракторов при  необходимости  может

       быть уточнен заводом-изготовителем.

                       2. Срок поставки тракторов может быть уточнен

                           заказчиком.

3.6.6. Реквизит»подпись должностного лица» отделяется от текста тремя межстрочнымиинтервалами и включает наименование должности лица, подписывающего данныйправовой акт, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должностипечатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности: сначалаинициалы имени и отчества, затем фамилия. Между инициалами и фамилией ставитсяпробел. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.Поскольку правовые акты печатаются на гербовых бланках документов, вобозначении должностей Губернатора Брянской области, вице-губернатораБрянской области, заместителей Губернатора Брянской области слова»Брянской области» не указываются. Например:

Губернатор
                                                                           
(инициалы,фамилия)

3.7. К разработанномупроекту правового акта прилагаются:

лист согласования;

сопроводительное письмона имя Губернатора Брянской области;

экспертное заключение;

пояснительная записка;

финансово-экономическоеобоснование;

аннотация;

лист рассылки;

заключение об оценкерегулирующего воздействия;

документы, на основаниикоторых разработан проект правового акта, иные документы, на которые имеетсяссылка в пояснительной записке.

3.7.1. Лист согласованияк проекту правового акта оформляется на отдельном листе установленного образца(приложение 10), на котором проставляютсявизы, включающие в себя наименование должности визирующего, его подпись,расшифровку подписи (указание фамилии и инициалов), дату визирования.

3.7.2. Всопроводительном письме излагаются краткое содержание проекта правового акта,обоснование необходимости его принятия и сведения о согласовании сзаинтересованными лицами. Завершается сопроводительное письмо просьбойподписать прилагаемый проект правового акта либо вынести его на рассмотрение назаседание Правительства Брянской области.

К проекту приказаадминистрации сопроводительное письмо прилагать на требуется.

Сопроводительное письмоподписывается руководителем инициатора внесения проекта правового акта.

3.7.3. Экспертноезаключение – документ, содержащий мнение разработчика проекта правового акта оботсутствии элементов коррупционного характера, составляемый в случае, еслипроект затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина,устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер,а также если проведение экспертизы является в соответствии с действующимзаконодательством обязательным или такая экспертиза проводилась по инициативеинициатора внесения проекта правового акта.

Экспертное заключениеподготавливается юристом либо другим ответственным работником инициаторавнесения проекта правового акта. Помимо руководителя инициатора внесенияпроекта правового акта допускается подписание экспертного заключенияспециалистом, непосредственно подготовившим экспертное заключение.

3.7.4. В пояснительной записке,подписываемой руководителем инициатора внесения проекта правового акта,указываются обоснование необходимости принятия проекта правового акта, егоцели, задачи и основные положения, состояние законодательства в сферепредполагаемого правового регулирования, место будущего правового акта всистеме действующего законодательства, перечень правовых актов, отмены,изменения или дополнения которых потребует принятие данного правового акта,предложения о разработке правовых актов, принятие которых необходимо дляреализации данного правового акта.

3.7.5.Финансово-экономическое обоснование прилагается к проекту правового акта вслучае, если в проекте правового акта предусмотрено расходование средствобластного бюджета.

3.7.6. Аннотацияприлагается к проекту правового акта и содержит краткие (не более 1/4 страницыА4) сведения, о чем данный проект и в каких целях он разработан. Ссылки назаконодательство и иные нормативные акты, во исполнение которых разработанданный проект правового акта, в аннотации не приводятся.

3.7.7. Лист рассылкисоставляется исполнителем и подписывается им и руководителем инициаторавнесения проекта правового акта . Каждый адресат в листе рассылки указываетсяотдельной позицией, указание адресатов «членам комиссии»,»вице-губернатору», «заместителям Губернатора», «органамисполнительной власти» не допускается.

При необходимостинаправления адресатам заверенных копий правовых актов исполнитель делаетотметку об этом в листе рассылки.

В случаеесли заверенные копии правовых актов
должны быть направлены с сопроводительнымписьмом, непосредственный исполнитель проекта правового акта получаетнеобходимое количество заверенных копий в отделе делопроизводства, готовитсопроводительное письмо и направляет их адресату.

3.7.8. Заключение обоценке регулирующего воздействия прилагается к проектам нормативных правовыхактов в сферах:

государственногорегулирования инвестиционной и предпринимательской деятельности, установленияпорядка предоставления государственной поддержки субъектам предпринимательскойи инвестиционной деятельности;

организации иосуществления регионального государственного контроля (надзора) илицензирования отдельных видов деятельности;

регионального налоговогозаконодательства – разработчик прикладывает сводный отчет о проведении оценкирегулирующего воздействия проекта нормативного правового акта.

Порядок проведенияоценки регулирующего воздействия и форма сводного отчета определеныпостановлением Правительства Брянской области от 24 декабря 2013 года № 757-п»О порядке проведения исполнительными органами государственной властиБрянской области оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовыхактов Брянской области и экспертизы нормативных правовых актов Брянскойобласти, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской иинвестиционной деятельности».

3.8. Согласованиепроекта правового акта оформляется визой, включающей в себя наименованиедолжности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (указание фамилии иинициалов), дату визирования.

3.8.1. На оборотепоследнего листа проекта правового акта (не приложений) проставляются визы:

заместителя ГубернатораБрянской области, возглавляющего администрацию;

руководителя инициаторавнесения проекта правового акта;

начальника отделаделопроизводства.

В левом нижнем углуисполнитель указывает свою фамилию с инициалами, номер рабочего телефона,проставляет подпись и дату. В качестве исполнителя проекта правового актадолжен быть указан работник, непосредственно разработавший данный проект.

3.8.2. На листсогласования, оформленный в соответствии с приложением10, выносятся и располагаются в соответствии с иерархией должностей визывице-губернатора, заместителя Губернатора Брянской области, курирующегодеятельность инициатора внесения проекта правового акта, руководителей всехзаинтересованных служб и ведомств, включая визу начальника правового управленияадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области(далее – правовое управление).

Перечень
должностных лиц,визирующих проекты правовых актов, приведен в приложении 9.

Максимальный сроксогласования проекта правового акта каждым должностным лицом составляет 3 дня,если настоящей Инструкцией не установлены иные сроки согласования проектовправовых актов.

3.9. Консультации пооформлению проектов правовых актов, а также прием указанных проектов правовыхактов осуществляются начальником отдела делопроизводства.

Проекты правовых актов,подготовленные с нарушением установленных правил и не прошедшие необходимогосогласования, возвращаются начальником отдела делопроизводства инициаторувнесения проекта правового акта.

После рассмотренияначальником отдела делопроизводства проекты правовых актов в тот же деньрегистрируются сотрудником отдела в ЕСЭД»Дело» и передаются на дальнейшее согласование.

На регистрациюпринимаются проекты правовых актов, требующие согласования с вице-губернатором Брянской области, заместителямиГубернатора Брянской области, правовым управлением и уже прошедшие все иныенеобходимые согласования.

Срочные проекты правовыхактов по оперативным вопросам визируются у всех заинтересованных должностныхлиц без регистрации в отделе делопроизводства лично исполнителем в максимальнокороткие сроки.

Срочность проектаправового акта определяется в соответствии с резолюцией заместителя ГубернатораБрянской области, возглавляющего администрацию, по мотивированному предложению вице-губернатора Брянской области или заместителяГубернатора Брянской области, курирующего деятельность инициатора внесенияпроекта правового акта.

Если в процессесогласования в проект правового акта вносятся существенные изменения, то онподлежит повторному визированию должностными лицами. При этом, если проектправового акта уже был зарегистрирован в отделе делопроизводства,первоначальный вариант в полном объеме сохраняется, исполнителем делается на немнадпись «Первоначальный вариант», указываются фамилия исполнителя идата, ставится подпись. На варианте, в котором учтены все имевшиеся замечания,проставляются надпись «Окончательный вариант», фамилия исполнителя,дата и его подпись.

Повторное визирование нетребуется, если при доработке в проект правового акта внесены уточненияредакционного характера, не изменившие его содержания.

Имеющиеся возражения попроекту правового акта излагаются в заключении или служебной записке, которые воригиналах прилагаются к проекту правового акта и остаются в деле.

При наличии разногласийпо проекту правового акта инициатор внесения проекта правового акта долженпровести их обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поискавзаимоприемлемого решения. Если таковое не найдено, то окончательное решение овнесении проекта правового акта на рассмотрение Правительства Брянской областипринимает вице-губернатор Брянской области илизаместитель Губернатора Брянской области, курирующий деятельность инициаторавнесения проекта правового акта.

  3.10. Послерегистрации в отделе делопроизводства проекты правовых актов проходят правовуюи антикоррупционную экспертизу в правовом управлении.

Порядок проведенияантикоррупционной экспертизы проектов правовых актов утверждается постановлениемПравительства Брянской области.

Общий срок проведенияправовой и антикоррупционной экспертизы проектов правовых актов в правовомуправлении составляет 30 дней со дня поступления проекта правового акта.Правовая и антикоррупционная экспертиза проектов правовых актов с пометкой»Срочно» осуществляется правовым управлением в срок до 10 календарныхдней, с пометкой «Весьма срочно» – в срок до 3 календарных дней.

В случае отсутствиязамечаний по результатам проведенной правовой и антикоррупционной экспертизыправовым управлением проект правового акта согласовывается, что подтверждаетсявизами начальника правового управления и специалиста правового управления,проводившего соответствующую экспертизу, на листе согласования.

В случае если припроведении правовой и антикоррупционной экспертизы в проекте правового актавыявлены положения, не соответствующие действующему законодательству, замечанияюридико-технического характера и (или) коррупциогенные факторы, правовымуправлением подготавливается соответствующее заключение, которое подписываетсяначальником правового управления, а проект правового акта возвращается.

Проекты правовых актовпо решению правового управления, согласованному с заместителем ГубернатораБрянской области, возглавляющим администрацию, направляются в прокуратуруБрянской области и управление Министерства юстиции Российской Федерации поБрянской области в порядке нормоконтроля. Со дня принятия указанного решениясроки проведения правовой и антикоррупционной экспертизы в правовом управлении,установленные в настоящем пункте, приостанавливаются и возобновляются со днявозвращения проектов правовых актов с соответствующими экспертнымизаключениями.

Проекты правовых актов,затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности,подлежат оценке регулирующего воздействия в порядке проведения исполнительнымиорганами государственной власти Брянской области оценки регулирующеговоздействия проектов нормативных правовых актов Брянской области и экспертизынормативных правовых актов Брянской области, затрагивающих вопросыосуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, установленномпостановлением Правительства Брянской области.

  3.11. Инициаторвнесения проекта правового акта после согласования с правовым управлениемразмещает проект правового акта на своем официальном сайте в сети «Интернет» вцелях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционнойэкспертизы проекта правового акта.

Независимаяантикоррупционная экспертиза правовых актов и их проектов проводитсяюридическими лицами и физическими лицами, аккредитованными Министерствомюстиции Российской  Федерации в качестве независимых экспертов,уполномоченных на проведение экспертизы проектов правовых актов и иныхдокументов на коррупциогенность, в соответствии с методикой проведенияантикоррупционной экспертизы правовых актов и проектов правовых актов,утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации.

При размещении проектаправового акта на официальном сайте в сети «Интернет» инициатором внесенияпроекта правового акта указывается период (срок) для направления независимымиэкспертами заключений, который не может быть менее 5 рабочих дней со дняразмещения данного проекта.

Заключение порезультатам независимой антикоррупционной экспертизы направляется инициаторувнесения проекта правового акта в срок, установленный в соответствии снастоящим пунктом.

Заключение порезультатам независимой антикоррупционной экспертизы носит рекомендательныйхарактер и подлежит обязательному рассмотрению инициатором внесения проектаправового акта. По результатам рассмотрения заключения независимому экспертуинициатором внесения проекта правового акта направляется ответ, за исключениемслучаев, когда в заключении отсутствует предложение о способе устранениявыявленных коррупциогенных факторов.

3.12. Послеустановленной процедуры согласования проекты правовых актов поступаютначальнику отдела делопроизводства в целях проведения лингвистическойэкспертизы и проверки соответствия их оформления установленным требованиям впорядке и сроки, установленные настоящей Инструкцией.

Проекты правовых актов,планируемые к принятию на заседании Правительства Брянской области (с учетомобъема документа и времени, необходимого на его вычитку), принимаются дляоформления отделом делопроизводства не позднее чем за три рабочих дня до днязаседания Правительства Брянской области. Проекты правовых актов, поступившиепозднее указанного срока, оформляются отделом делопроизводства для рассмотренияна следующем заседании Правительства Брянской области.

 Специалисты группыподготовки документов отдела делопроизводства обеспечивают проведениелингвистической экспертизы проекта правового акта, проверку соответствия егооформления действующим ГОСТам, настоящей Инструкции, перепечатку проектаправового акта на бланках установленной формы.

Проекты правовых актов собъемом:

от 1 до 5 страницвычитываются в срок до 3 рабочих дней;

от 5 до 10 страницвычитываются в срок до 4 рабочих дней;

от 10 до 15 страницвычитываются в срок до 5 рабочих дней;

от 15 и более страницвычитываются в срок до 10 рабочих дней.

Весьма срочные и срочныепроекты правовых актов по указанию Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области, заместителейГубернатора Брянской области или руководителей структурных подразделенийадминистрации и в зависимости от объема готовятся на подпись в течение 1 – 3дней.

Подготовленные дляподписания проекты указов и распоряжений Губернатора Брянской области вместе собосновывающими документами после визирования заместителем Губернатора Брянскойобласти, возглавляющим администрацию, ежедневно передаются на подписьГубернатору Брянской области.

Подготовленные проекты правовых актов, планируемые кпринятию на заседании Правительства Брянской области, после визированиязамес-тителем Губернатора Брянской области, возглавляющим администрацию, ивице-губернатором Брянской области в последний рабочий день, предшест-вующийдню заседания Правительства Брянской области (как правило, один раз в неделю),передаются Губернатору Брянской области для рассмотрения на заседанииПравительства Брянской области.

        После принятия правовых актов оформляется протокол заседания ПравительстваБрянской области, который визируется: (В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

заместителем ГубернатораБрянской области, возглавляющим администрацию;

начальником отделаделопроизводства.

В случаенеобходимости срочного принятия правовых актов они
могут быть приняты поитогам голосования методом опроса членов Правительства Брянской области,заочного голосования членов Правительства Брянской области путем визированиялиста голосования.

Инициатор внесенияпроекта правового акта оформляет лист заочногоголосования членов Правительства Брянской области (приложение 12). Листзаочного голосования о принятии срочного правового акта должен содержать визыболее половины членов Правительства Брянской области.

Правовой акт считаетсяпринятым, если за это решение проголосовало более половины членов ПравительстваБрянской области.

Правовые акты, принятыепо итогам голосования методом опроса членов Правительства Брянской области,заочного голосования членов Правительства Брянской области, подписываютсяГубернатором Брянской области, председателем Правительства Брянской области.

В случаях принятияправовых актов путем голосования методом опроса членов Правительства Брянскойобласти, заочного голосования членов Правительства Брянской области датойпринятия решения является дата подписания его Губернатором Брянской области,председателем Прави-тельства Брянской области либо лицом, временно исполняющимобязанности Губернатора Брянской области в соответствии с действующимзаконодатель-ством.

3.13. ПодписанныеГубернатором Брянской области либо лицом, вре-менно исполняющим обязанностиГубернатора Брянской области в соот-ветствии с действующим законодательством,правовые акты в день подписа-ния передаются начальником отдела делопроизводствав группу подготовки документов для обеспечения их регистрации в журналерегистрации правовых актов (приложение 13), оформления и рассылки.

Подлинники проектовправовых актов, не принятые к подписанию Губернатором Брянской области, со всемпакетом обосновывающих доку-ментов в течение 3 дней возвращаются начальникомотдела делопроизводства их непосредственным исполнителям и хранятся у них втечение двух лет.

Принимаемым правовымактам, имеющим грифы «Секретно», «ДСП», присваиваются порядковые номера поединой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для каждойгруппы документов.

На листесогласования каждого распоряжения и постановления Пра-вительства Брянскойобласти проставляется штамп с указанием реквизитов протокола заседанияПравительства Брянской области, которым принят данный акт. На листесогласования каждого распоряжения и постановления Правительства Брянскойобласти, принятого путем заочного голосования, проставляется штамп с указаниемдаты заочного голосования.
(В редакции Распоряжения Правительства Брянскойобласти от26.05.2017 г. № 155-рп)

Правовые актынаправляются адресатам в копиях. На копиях правовых актов подпись ГубернатораБрянской области, заместителя Губернатора Брянской области, возглавляющегоадминистрацию, закрывается печатью группы подготовки документов отделаделопроизводства. В конце каждого приложения на копиях также проставляетсяуказанная печать.

Рассылка копий правовыхактов осуществляется группой подготовки документов отдела делопроизводства втечение трех рабочих дней с даты подписания по листу рассылки, подготовленномунепосредственным исполнителем, с учетом договоров с иными исполнительнымиорганами государственной власти Брянской области и исполнения порученийвыше-стоящих органов власти о направлении копий документов. Лист рассылкиобязательно визируется непосредственным исполнителем и руководителем инициаторавнесения проекта правового акта.

Правовые акты,изменяющие или дополняющие ранее принятые правовые акты, направляютсяучреждениям и организациям, которым рассы-лались ранее принятые правовые акты.

Замена ранее разосланныхправовых актов производится по указанию заместителя Губернатора Брянскойобласти, возглавляющего администра-цию, и начальника отдела делопроизводства.

Необходимостьопубликования, представления подписанного право-вого акта в управлениеМинистерства юстиции Российской Федерации по Брянской области, справочныеправовые системы определяется специалис-тами правового управления.

Официальнымопубликованием правовых актов считается первая публикация их полных официальныхтекстов в информационном бюллетене «Официальная Брянщина», областнойгазете «Брянская учительская газета» или первое размещение(опубликование) на «Официальном интернет-портале правовой информации»(www.pravo.gov.ru).

Правовые акты такжепередаются для внесения в интегрированный полнотекстовый банк правовойинформации (эталонный банк данных правовой информации) «ЗаконодательствоРоссии». Тексты правовых актов, включенные в интегрированныйполнотекстовый банк правовой информации (эталонный банк данных правовойинформации) «Законодательство России», распространяемый органамигосударственной охраны в соответствии с федеральным законодательством, являютсяофициальными.

Для опубликованияправовых актов отдел делопроизводства направ-ляет в департамент внутреннейполитики Брянской области в течение семи рабочих дней со дня их принятияофициальную копию принятого правового акта. Одна копия представляется вуправление информационного обеспе-чения деятельности Губернатора Брянскойобласти и Правительства Брян-ской области для размещения на официальном сайтеПравительства Брянской области.

Рассылка больших пообъему, сложных для восприятия в печатном виде правовых актов (приложений кним) осуществляется на электронном носителе. Исполнитель записывает нанеобходимое количество дисков документ или часть документа и передает их дляотправки в группу подготовки документов отдела делопроизводства.

При наличии в правовыхактах приложений, изготовленных типограф-ским способом и по размерупревосходящих формат А4, графических приложений, выполненных в многоцветномварианте, исполнитель пред-ставляет в группу подготовки документов необходимоедля рассылки количество экземпляров.

3.14. Подлинникиправовых актов ежегодно переплетаются и хранятся в группе подготовки документовотдела делопроизводства в течение трех лет, после чего сдаются в архивадминистрации.

4. Порядок заверениякопий документов

4.1. Заверенной копиейдокумента является копия, на которую в соот-ветствии с установленным порядкомпроставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

4.2. Начальником отделаделопроизводства заверяются:

копии указов ираспоряжений Губернатора Брянской области и материалов к ним;

копии постановлений ираспоряжений Правительства Брянской области и материалов к ним;

копии приказовадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области иматериалов к ним;

копии протоколовзаседаний Правительства Брянской области и президиума Правительства Брянскойобласти;

копии протоколовзаседаний коллегии при Губернаторе Брянской области;

копии решений коллегиипри Губернаторе Брянской области;

копии с дубликатовзаконов Брянской области, хранящихся в администрации;

копии доверенностей,выданных Губернатором Брянской области, Правительством Брянской области,администрацией Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области;

копии договоров исоглашений Правительства Брянской области, администрации Губернатора Брянскойобласти и Правительства Брянской области, администрации Брянской области,подлинники которых находятся на хранении в канцелярии;

копии с хранящейся вканцелярии корреспонденции;

копии постановлений ираспоряжений администрации Брянской облас-ти, хранящихся в администрации, иматериалов к ним.

4.3. Копии документов,относящихся к прохождению государственной гражданской службы и трудовойдеятельности лиц, замещающих государ-ственные должности Брянской области,должности государственной граж-данской службы, должности, не являющиесядолжностями государственной гражданской службы, иные должности, подлинникикоторых находятся на хранении в управлениигосударственной службы и кадров администрацииГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее –управление государственной службы и кадров), заверяются начальником отделакадров управления государственной службы и кадров или специа-листами данногоотдела (по поручению заместителя Губернатора Брянской области, возглавляющегоадминистрацию).

4.4. При необходимостикопии правовых актов Губернатора Брянской области и заместителя ГубернатораБрянской области, возглавляющего администрацию, по кадровым вопросам,подлинники которых хранятся в отделе делопроизводства и архиве администрации,могут быть заверены начальником отдела кадров управления государственной службыи кадров или специалистами данного отдела (по поручению заместителя ГубернатораБрянской области, возглавляющего администрацию).

4.5. Копии с документовпо обращениям граждан заверяются началь-ником отдела писем и приема гражданадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области(далее – отдел писем и приема граждан) и печатью отдела писем и приема граждан.

4.6. Копии документовисполнительных органов государственной влас-ти Брянской области заверяютсяуполномоченным должностным лицом соответствующего исполнительного органагосударственной власти Брян-ской области. Должностные лица исполнительныхорганов государственной власти Брянской области не вправе заверять копииправовых актов Губер-натора Брянской области, Правительства Брянской области,администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области,админи-страции Брянской области.

4.7. При заверениисоответствия копии документа (выписки) подлин-нику ниже реквизита»подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна»(«Выписка верна»), должность лица, заверяющего копию (выписку), еголичная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Допускается указанныереквизиты, кроме личной подписи, проставлять штампом.

Выписки оформляются на чистом листе, полностьювоспроизводят реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование видадоку-мента». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «Выписка из…».Например, вместо слова «Приказ» нужно будет написать «Выписка из приказа».

На выписке указывается регистрационный номер идата регистрации документа. Под текстом выписки указывают должность лица,подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лицав составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

        Выписка считается разновидностью копии документа. Для того, чтобы она приобрелаюридическую силу, ее необходимо заверить.

На заверенной копиидокумента (выписке) обязательно проставляется синий оттиск печати. Оттискпечати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименованиядолжности лица, заверяющего документ, и начало его подписи.

4.8. На копиях указов ираспоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряженийПравительства Брянской области, дубликатов законов Брянской области, приказовадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области иматериалов к ним, копиях постановлений и распоряжений администрации Брянскойобласти, хранящихся в администрации, и материалов к ним проставляется оттискпечати группы подготовки документов отдела делопроизводства.

4.9. На копияхпротоколов заседаний Правительства Брянской области и президиума ПравительстваБрянской области, протоколов заседаний и решений коллегии при ГубернатореБрянской области, копиях с коррес-понденции, договоров и соглашений, хранящихсяв канцелярии, простав-ляется оттиск печати отдела делопроизводства. (В редакции Распоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп).

4.10. На копияхдоверенностей, выданных Губернатором Брянской области, Правительством Брянскойобласти, администрацией Губернатора Брянской области и Правительства Брянскойобласти, проставляется оттиск той гербовой печати, которая проставлена наоригинале доверенности (гербо-вая печать Губернатора Брянской области, гербоваяпечать Правительства Брянской области, гербовая печать администрацииГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области).

4.11. Заверение копий сдокументов, созданных в других организациях, допускается при условии, чтоподлинник данного документа хранится в администрации и организация, принявшаяданный документ, прекратила свою деятельность или изменилось ееместонахождение.

4.12. Копия документадолжна точно воспроизводить оригинал по техническим параметрам. Если документнапечатан без оборота, то копия также делается без оборота.

4.13. Если документысодержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты ипронумерованы. На обороте последнего листа копии место прошивки закрываетсянадписью с указанием количества листов в копии и реквизитов, необходимых длязаверения, здесь же проставляется синий оттиск печати. Оттиск печати надокументах, состоящих более чем из одного листа, проставляется только один раз.

4.14. Не подлежатзаверению копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иныенеоговоренные исправления.

5. Подготовка иоформление документов

заседаний и совещаний

5.1. Подготовка,организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний исовещаний, проводимых Губернатором Брянской области, осуществляются протокольно-организационным отделом адми-нистрацииГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее –протокольно-организационный отдел), отделомделопроизводства, хозяйственным управлением, другими струк-турнымиподразделениями администрации и исполнительными органами государственной властиБрянской области, непосредственно ответственными за проведение конкретногомероприятия. (В редакции Распоряжения ПравительстваБрянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

5.2. Вице-губернатор Брянской области, заместителиГубернатора Брянской области, руководители исполнительных органовгосударственной Брянской власти области, руководители структурных подразделенийадминистрации несут персональную ответственность за качество и своевременнуюподготовку информационных материалов к мероприятиям с участием ГубернатораБрянской области. Исполнители, ответственные за подготовку вопроса, обязаныпредварительно письменно согласовать окончательный вариант представляемойинформации с вице-губернатором Брянской области иликурирующим заместителем Губернатора Брянской области и руководителямиисполнительных органов государственной власти Брянской области, структурныхподразделений администрации.

Исполнительпредставляет проект текста выступления (доклада) Губернатора Брянской области(при необходимости со слайдами), согла-сованный руководителем исполнительногооргана государственной власти Брянской области, вице-губернатором Брянскойобласти или заместителем Губернатора Брянской области, начальнику управленияинформационного обеспечения деятельности Губернатора Брянской области иПравительства Брянской области за 5 рабочих дней до начала мероприятия.

        Отредактированные информационные материалы (текст выступления (доклада)Губернатора Брянской области), согласованные начальником управленияинформационного обеспечения деятельности Губернатора Брян-ской области иПравительства Брянской области и вице-губернатором Брянской области илизаместителем Губернатора Брянской области, кури-рующим информационную политику,представляются в протокольно-органи-зационный отдел за 3 рабочих дня домероприятия.».

(В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)
.

5.3. В необходимыхслучаях совещания, проводимые Губернатором Брянской области, по его указаниюпротоколируются отделом делопроиз-водства.

Копии протоколовзаседаний, совещаний, проводимых Губернатором Брянской области,протоколирование которых велось отделом делопроизвод-ства и в которых даныпоручения Губернатора Брянской области, рассы-лаются исполнителям отделомделопроизводства.

Подлинники данныхпротоколов заседаний, совещаний, подписанные председательствующим изавизированные заместителем Губернатора, воз-главляющим администрацию, иначальником отдела делопроизводства, хранятся в группе подготовки документовотдела делопроизводства в течение трех лет, после чего сдаются в архивадминистрации. (В редакции Распоряжения ПравительстваБрянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

5.4. Протоколы суженныхоперативных совещаний у Губернатора Брянской области ведут помощники Губернатора Брянской области.

Протоколы оперативныхсовещаний с участием Губернатора Брянской области ведут сотрудники тогоисполнительного органа государственной власти Брянской области, структурногоподразделения администрации, по чьей инициативе проводится данное совещание.Протоколы оформляются по форме согласно приложению 25.

5.5. Срок оформленияпротокола – 3 дня с даты проведения заседания или совещания, если поручениемГубернатора Брянской области не установ-лены другие сроки.

6. Оформление и работа споручениями Губернатора Брянской области

6.1. Устные иписьменные поручения Губернатора Брянской области по оперативным вопросамоформляются непосредственным исполнителем по указанию Губернатора Брянскойобласти и визируются заместителем Губернатора Брянской области, возглавляющимадминистрацию, замести-телем Губернатора Брянской области, курирующимдеятельность инициатора внесения проекта поручения, начальником правовогоуправления и началь-ником отдела делопроизводства. (Вредакции Распоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

Поручения
оформляются на бланкахустановленной формы (прило-жение 20), излагаются кратко, с указанием адресатов и сроковисполнения.

К порядковому номерупоручения Губернатора Брянской области добавляется (через дефис) буква»Г».

Письменные поручениярегистрируются в отделе делопроизводства, сканируются и направляютсяисполнителям.

6.2. В том случае, еслипоручение дано по документу, доложенному на личном приеме, исполнитель которогозаранее не установлен, он опреде-ляется начальником отдела делопроизводства илиначальником отдела писем и приема граждан. (В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

6.3. Контроль заисполнением письменных и устных поручений Губернатора Брянской областиосуществляют его помощники и отдел делопроизводства.

6.4. Под поручениями поитогам совещаний при Губернаторе Брянской области понимаются поручения, данныеГубернатором Брянской области по итогам проведения совещаний с заместителямиГубернатора Брянской области.

6.5. Протокол совещанияс заместителями Губернатора Брянской области составляется работниками отдела делопроизвод-ства. В протоколеуказываются сроки исполнения поручений и ответ-ственные исполнители по каждомупункту. (В редакции Распоряжения ПравительстваБрянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

6.6. Оригинал протокола,подписанный Губернатором Брянской области, передается в отдел делопроизводствадля регистрации. Каждое поручение протокола регистрируется отдельным документомв ЕСЭД «Дело» в группе входящих документов «Поручения по итогамсовещаний при Губернаторе». К порядковому номеру поручения через дефисдобавляются буквы «СГ».

6.7. Послерегистрации оригинал протокола передается на хранение
работникупротокольно-организационного отдела
, отвечающему за организациюпроведения мероприятий с участием Губернатора Брянской области, а копиипротокола, в которых проставлены регистрационные номера поручений, направляютсяисполнителям.
(В редакции Распоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

6.8. При организацииработы по исполнению поручений по итогам совещаний при Губернаторе Брянскойобласти ответственные исполнители:

осуществляют сборинформации от соисполнителей;

в случае необходимостинапоминают курируемым службам и соиспол-нителям о приближении сроков исполненияпоручений;

вносят отчеты о ходеисполнения поручения в ЕСЭД «Дело» (включая отчеты о ходе исполненияпоручений, данных руководителям подведом-ственных органов, не имеющихподключения к ЕСЭД «Дело»);

контролируют ходисполнения поручения.

6.9. Соисполнителипредставляют информацию ответственному испол-нителю за  2 дня до истечениясрока исполнения поручения (при исполнении поручений с пометкой «Весьмасрочно» – в установленные ответственным исполнителем сроки).

        6.10. Ответственный исполнитель обобщает информацию, полученную отсоисполнителей, и готовит служебную записку на имя Губернатора Брянской областио ходе исполнения (об исполнении) поручения. В верхнем левом углу первого листаслужебной записки обязательно делается ссылка на реквизиты поручения (например:2-СГ от 05.02.2016).

6.11. Служебную запискуна имя Губернатора Брянской области ответственный исполнитель передает черезканцелярию в группу по работе с корреспонденцией Губернатора Брянской области иконтроля за исполнением документов отдела делопроизводства для подготовкирезолюции к служебной записке и передачи на подпись Губернатору Брянскойобласти.

6.12 Документ сподписанной резолюцией возвращается в отдел дело-производства для егосканирования, внесения резолюции Губернатора Брянской области в ЕСЭД»Дело» и передачи оригинала служебной записки со всеми прилагаемымидокументами ответственному исполнителю.

6.13. Если поручениеисполнено не полностью или по рассмотрении служебной записки ответственногоисполнителя дано еще одно поручение и документ расписан по резолюцииГубернатора Брянской области нескольким исполнителям, ответственныйисполнитель, указанный в резолюции Губер-натора Брянской области, делает инаправляет соисполнителям копии необ-ходимых материалов по исполнениюпоручения.

6.14. При полномисполнении документа и наличии соответствующей резолюции Губернатора Брянскойобласти («Ознакомлен. В дело» или «Документ с контроляснять») документ снимается с контроля, а ответ-ственный исполнительорганизует хранение документов по исполнению поручения в течение 3 лет с датыснятия документа с контроля. Исполнители организуют хранение материалов толькопо тем поручениям, в которых являлись ответственными исполнителями.

Соисполнители обязаныпередать ответственному исполнителю на хранение имеющуюся у них служебнуюпереписку по данному поручению.

Поручения, об исполнениикоторых не требуется представления письменного доклада Губернатору Брянскойобласти либо об исполнении которых Губернатору Брянской области ответственныйисполнитель сооб-щил устно, снимаются с контроля по согласованию с, начальникомотдела делопроизводства.

7. Оформлениеписем и телеграмм

7.1. Правила оформленияписем и телеграмм должны соответствовать ГОСТу Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифици-рованнаясистема организационно-распорядительной документации. Требо-вания к оформлениюдокументов» (приложения 14, 15).

7.2. Передача текстаслужебного документа по телеграфу (телеграммой) допускается в тех случаях,когда требуется его срочное доведение до исполнителя. Возможна передача такихдокументов через отдел специальной документальной связи в случае резолюцииГубернатора Брянской области, вице-губернатораБрянской области или заместителей Губернатора Брянской области на самомдокументе «Передать через ОСДС».

7.3. Письма и телеграммыза подписью Губернатора Брянской области, вице-губернатораБрянской области, заместителей Губернатора Брянской области, заместителяГубернатора Брянской области, возглавляющего администрацию, печатаются набланках по установленной форме.

За подписью ГубернатораБрянской области либо лица, временно исполняющего его обязанности, готовятся:

письма в адреспрокуратуры Брянской области, управления ФСБ Рос-сии по Брянской области, управления МВД России по Брянской области, другихправоохранительных органов, а также ответы на их представления и другиедокументы, на обращения руководителей муниципальных образований Брянскойобласти, депутатов, корреспонденцию, адресованную Губернатору Брянской областилично, если в резолюции не определено иначе;

ответы на запросы членовСовета Федерации и депутатские запросы, направленные на имя ГубернатораБрянской области;

письма в адресПрезидента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации, членов Правительства РоссийскойФедерации, руководителей структурных подразделений Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации, председателяБрянской областной Думы, полномочного представителя Президента РоссийскойФедерации в Центральном федеральном округе и его аппарата, руководителейиностранных государств, руководителей субъектов Российской Федерации игосударств – участников СНГ.

На бланке ГубернатораБрянской области оформляются ответы на письма, адресованные ГубернаторуБрянской области лично, инициативные письма Губернатора Брянской области,гарантийные письма, сопроводитель-ные письма к проектам законов Брянскойобласти. Другие виды писем оформ-ляются на бланке Правительства Брянскойобласти.

На исходящих письмахфамилия, инициалы и телефон исполнителя проставляются на обороте последнеголиста письма.

Проекты ответов наобращения органов прокуратуры по вопросам деятельности администрации должныпроходить обязательное согласование с правовым управлением.

Письма,адресованные лицам, указанным в пункте 7.3 настоящего раздела, визируютсяисполнителем, вице-губернатором Брянской области или заместителем ГубернатораБрянской области, к чьей компетенции относится данный вопрос,
руководителем администрации, начальником отдела делопроизводства,другими должностными лицами в соответствии с пору-чением Губернатора Брянскойобласти и представляются на подпись Губернатору Брянской области после проверкии корректорской доработки в группе подготовки документов отделаделопроизводства.

Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителейГубернатора Брянской области корректируются и оформляются на бланкахпомощниками, работниками служб вице-губернатораБрянской области, заместителей Губернатора Брянской области,ответственными за делопроиз-водство, либо по их усмотрению и под ихответственность работниками курируемых структурных подразделений.

Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителейГубернатора Брянской области визируются руководителями структурныхподразделений (исполнительных органов государственной власти Брянской области)и непосредственным исполнителем.

7.4. При оформлениителеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес. Приоформлении писем указывается наименование организации в именительном падеже, внесколько однородных организаций – обобщенно, должностному лицу – должность ифамилия указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией; еслителеграмма или письмо являются ответом на поступивший документ, то указываютсяего исходящий номер и дата. Фамилия исполнителя (соста-вителя), номер егослужебного телефона располагаются в левом нижнем углу телеграммы или письма.

Текст телеграммыизлагается кратко, без союзов и предлогов (если это не искажает ее содержание),с сокращенными обозначениями знаков препи-нания, печатается без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

7.5. Если письмо имеетприложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующейформе:

Приложение: на 10 л. в 2экз.

Если письмо имеетприложение, не названное в тексте, указывается его наименование, количестволистов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,например:

Приложения: 1. Проектплана экономического развития на 20 л. в 1 экз.

                      2. Пояснительнаязаписка к проекту плана экономиче-

                           ского развития на 3 л. в 1 экз.

Если приложениясброшюрованы, то число листов не указывают.

7.6. В письмах объемомболее одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются.

Телеграммы визируютсяисполнителем и руководителем структурного подразделения администрации налицевой стороне второго экземпляра, остающегося в канцелярии.

7.7. Письмо не должносодержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении письмаболее чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документеуказывают только одного адресата.

7.8. В реквизите»Подпись» должны указываться должность лица, фактически подписавшегописьмо, телеграмму (полное наименование, если письмо оформлено не на бланке, исокращенное – на письме, оформленном на бланке), личная подпись, его инициалы ифамилия.

Не допускается ставитьпредлог «за» или косую черту перед наиме-нованием должности.

7.9. Подписанные письмаи телеграммы передаются исполнителем для регистрации и отправки в канцелярию.При этом к письму прилагаются завизированная его копия, указатель рассылки инеобходимое количество направляемых адресатам копий, подписанных согласноуказателю рассылки, к телеграмме – завизированная ее копия.

7.10. Ответственность заправильное и грамотное оформление писем и телеграмм возлагается на руководителяструктурного подразделения администрации, завизировавшего письмо, телеграмму.Неправильно подго-товленные письма, телеграммы, имеющие грамматические ошибки,возвра-щаются из канцелярии исполнителю для устранения ошибок и доработки.

7.11. При необходимостиотправки писем и телеграмм в нерабочее время они оформляются исполнителем поправилам, предусмотренным в пунк-               тах 7.1 – 7.10 настоящего раздела, и передаются дежурному специалистусекретариата Губернатора Брянской области. Дежурный специалист секре-тариатаГубернатора Брянской области организует их отправку адресатам.

7.12. При необходимости направления письма или телеграммы черезотдел специальной документальной связи, кроме выполнения требований пунктов 7.1– 7.11 настоящего раздела, исполнитель представляет в отдел специальнойдокументальной связи подписанный документ и завизирован-ную им его копию. Послепередачи письма или телеграммы по каналам специальной документальной связидокумент с отметкой о его передаче  (штамп на обратной стороне последнеголиста 1 экземпляра письма или телеграммы) возвращается в канцелярию. Отправлятьтакие письма и теле-граммы повторно почтой без согласования с отделомспециальной докумен-тальной связи запрещается.

Если нужнопередать большое текстовое или табличное приложение к письму, то электронныйвариант таких файлов передается в отдел специ-альной документальной связи нанеперезаписываемых оптических дисках (
CD
—
R
,
DVD
—
R
), которыенеобходимо получить в отделе специальной доку-ментальной связи.

В случаерегистрации или дальнейшего хранения писем и телеграмм в делопроизводствеотдела специальной документальной связи на обороте последнего листа исполнительпод роспись делает отметку об уничтожении черновых материалов, файлов нажестком диске компьютера и отсутствии на диске вирусов (например:»Черновик на 1 листе, копии документа и файл на ЖМД уничтожены, вирусов на
CD
—
R
нет»). Копии завизированных писем и телеграмм уничтожаются сотметкой на документе исполнителем о наличии виз (например: «Данный документбыл завизирован (должности, фамилии, инициалы и даты визирования)»). Такжепроставляются подписи исполнителя и работника отдела специальной документальнойсвязи.

8. Контроль заисполнением документов

8.1. Контроль заисполнением документов осуществляется в целях обеспечения качественного исвоевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебныхдокументах.

Контролю подлежат всезарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль за исполнениемдокументов включает в себя:

постановку на контроль;

предварительную проверкуи регулирование хода исполнения;

контроль за срокамиисполнения;

информированиеруководства об исполнении документа;

снятие документа сконтроля;

направление исполненногодокумента в дело.

8.2. Контроль заисполнением документов, поступивших на имя замес-тителей Губернатора Брянскойобласти, руководителей структурных подраз-делений администрации, их порученийосуществляют помощники замести-телей ГубернатораБрянской области, работники соответствующих струк-турных подразделений.Документы (за исключением поручений Губернатора Брянской области по оперативнымвопросам), рассмотрение которых поручено вице-губернаторуБрянской области, заместителям Губернатора Брянской области,руководителям структурных подразделений администра-ции по резолюции ГубернатораБрянской области «Для дальнейшего контроля» («Дляконтроля»), снимаются с контроля канцелярии отдела делопроизводства ипередаются для осуществления контроля помощникам указанных руководителей.

Контроль за исполнениемпоручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам и всех повторныхрезолюций к ним осуществляется работниками отдела делопроизводства.

По требованиюГубернатора Брянской области ответственные испол-нители представляют информациюо ходе исполнения контролируемого ими документа.

Помощники вице-губернатора Брянской области, заместителейГубер-натора Брянской области, ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях:

регистрируют поручениясвоих руководителей и ведут учет всех контрольных документов;

обеспечивают сбор,систематизацию и направление исполнителям документов и информации поконтрольным поручениям;

вносят в ЕСЭД «Дело»отметки о ходе исполнения контрольных поручений;

осуществляют контроль засоблюдением сроков исполнения поручений и своевременно напоминают исполнителямоб истечении срока исполнения документов;

обеспечиваютсвоевременное информирование руководителя и отдела делопроизводства о ходеисполнения поручений;

снимают с контроляисполненные поручения вице-губернатора Брянскойобласти, заместителей Губернатора Брянской области, руково-дителейструктурных подразделений;

обеспечивают послеснятия поручения с контроля направление всех материалов по данному вопросу вканцелярию отдела делопроизводства для хранения.

8.3. При уходе в отпуск,убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должностиработник, ответственный за исполнение документа, контролирующий ход егоисполнения, обязан уведомить своего руководителя обо всех имеющихся у негодокументах и передать их на исполнение работнику, определенному руководителем,или ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Приувольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту (приложение 19).

8.4. Контроль заисполнением поручений, данных по результатам рассмотрения обращений граждан,осуществляет отдел писем и приема граждан администрации.

8.5. Отделделопроизводства осуществляет контроль за прохождением, сроками и результатамиисполнения следующих документов:

федеральных законов,содержащих поручения исполнительным орга-нам государственной власти субъектовРоссийской Федерации;

указов, распоряжений ипоручений Президента Российской Федерации;

постановлений,распоряжений и протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

постановлений, решенийСовета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации;

парламентских идепутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации;

поручений исполнительныморганам государственной власти Брянской области, содержащихся в письмахвышестоящих органов;

решений Брянскойобластной Думы, запросов депутатов Брянской областной Думы;

указов и распоряженийГубернатора Брянской области, постановлений и распоряжений ПравительстваБрянской области, решений коллегии при Губернаторе Брянской области;

поручений ГубернатораБрянской области по оперативным вопросам;

поручений ГубернатораБрянской области, данных по результатам рассмотрения входящей корреспонденции(от адресатов – юридических лиц).

8.6. Все порученияГубернатора Брянской области по оперативным вопросам ставятся на контроль.

8.7. Постановка наконтроль поручений Губернатора Брянской области на входящую корреспонденциюосуществляется на основании контрольной резолюции Губернатора Брянской области,подготавливаемой работниками отдела делопроизводства.

8.7.1. Контрольнымиявляются резолюции, в которых содержится требование о представлении проектовдокументов, предложений, докладов о результатах выполнения поручений и заданий,направлении ответа (инфор-мации) заявителю. Такие резолюции, как правило,содержат слова «предста-вить», «проинформировать»,»подготовить проект письма (правового акта)», «доложить»,»внести предложения».

8.7.2. Резолюция»Для исполнения» может быть проставлена на доку-менте, в которомчетко указано, какие именно действия должен предпринять исполнитель дляисполнения данного документа.

В случае отсутствияоднозначного решения по заявленной проблеме, необходимости коллегиальнойвыработки решения ответственным исполни-телем вносится предложение по решениюпоставленной задачи.

8.7.3. Документы срезолюциями «Для сведения», «Для учета в работе», «Длярассмотрения» не являются контрольными и на контроль не ставятся.

8.7.4. Документы срезолюциями «Для дальнейшей работы», «Для конт-роля в рабочемпорядке» не ставятся на контроль в отделе делопроизводства, аконтролируются помощниками вице-губернатора Брянскойобласти, заместителей Губернатора Брянской области.

8.8. Сроки исполнениядокументов указываются непосредственно в документе или в резолюции к документуи исчисляются в календарных днях.

Если последний деньсрока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежитисполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.8.1. Документы подлежат исполнению в следующиесроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

с пометкой «Весьма срочно» – в срок от 1 до3 дней;

с пометкой «Срочно» – в срок от 3 до 10дней;

остальные – в срок до 30 дней;

документы с резолюцией «Для подготовки проекта ответа»– в срок до 25 дней.

Типовые
сроки
исполнения контролируемых документов представлены вприложении 16

(В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

8.8.2. Началом срокаисполнения поручений Губернатора Брянской области, данных по результатамрассмотрения запросов и обращений феде-ральных органов власти, территориальныхорганов федеральных органов власти, правоохранительных органов, Брянскойобластной Думы, считается дата регистрации обращения в администрации.

Началом срока исполненияпоручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотренияобращений организаций, учреждений, обществ, объединений, исполнительных органоввласти области, органов местного самоуправления, считается дата подписанияГубернатором соответ-ствующей резолюции.

Началом срока исполненияуказов, распоряжений и поручений по оперативным вопросам Губернатора Брянскойобласти, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области считаетсядата их подпи-сания Губернатором Брянской области, если в них не указан инойсрок.

Документы с пометкой»Весьма срочно» незамедлительно передаются исполнителям сотрудникамиотдела делопроизводства.

8.8.3. При направлениидокумента исполнителю для дальнейшего контроля и информирования в текстерезолюции Губернатора Брянской области обязательно указывается периодичностьинформирования Губер-натора Брянской области о ходе исполнения поручения,например: «Для дальнейшего контроля и ежеквартальногоинформирования».

8.8.4. Документы, втексте которых или в резолюции к которым срок исполнения указан как «в возможнокороткие сроки», как правило, подлежат исполнению в течение 14 дней с датыподписания резолюции, «в кратчайшие сроки» – в срок от 3 до 10 дней. Срокисполнения таких документов может корректироваться по согласованию с лицом,подготовившим данное пору-чение. (В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

8.8.5. Указание срокаисполнения документа с предлогом «до» означает, что документ долженбыть исполнен и информация о его исполнении должна быть представлена не позднеедня, предшествующего сроку, указанному в резолюции.

8.8.6. Срок исполнениярезолюции «Для внесения предложений» к разным документам может бытьразличным:

а) документ, в текстекоторого указано на необходимость направления ответа заявителю (без указаниясрока), с резолюцией «Для внесения предложений» (без пометок»Весьма срочно» и «Срочно») подлежит исполнению в20-дневный срок с даты регистрации обращения. После внесе-ния ответственнымисполнителем предложений повторной резолюцией Губернатора Брянской областиопределяется окончательное решение затро-нутой в обращении проблемы и заявителюне позднее 30 дней со дня регистрации его обращения в администрациюнаправляется ответ;

б) если в обращенииуказан конкретный срок представления ответа, но документ требуетпредварительной проработки, то срок внесения предло-жений по нему обязательнопрописывается в резолюции к нему (например: «Для внесения предложений до15 марта»), при этом обязательно учиты-ваются затраты времени навизирование, подготовку и отправку ответа заявителю;

в) если резолюция»Для внесения предложений» проставляется на обращениях депутатовБрянской областной Думы, письмах Брянской областной Думы о даче заключения напроекты законов Брянской области, то она подлежит исполнению в течение 10календарных дней с даты ее подписания.

8.8.7. Срок исполненияповторных резолюций Губернатора Брянской области для исполнителей, указанных впервоначальной резолюции Губернатора Брянской области, составляет 14 дней.

8.8.8. Если информацияоб исполнении поручения Губернатора Брянской области представлена позжеуказанного срока, такое поручение считается просроченным, что являетсяоснованием для применения к исполнителю мер дисциплинарного воздействия. В этомслучае вместе с информацией об исполнении поручения обязательно представляетсяслужеб-ная записка на имя Губернатора Брянской области за подписьюответ-ственного исполнителя с объяснением причин, по которым поручение не былоисполнено в установленный срок.

8.8.9. При необходимостипродления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чемза 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора Брянскойобласти письменное ходатайство о продлении срока исполнения документа суказанием объективных причин, по которым поручение не может быть исполнено вустановленный срок, и предложениями по новому сроку исполнения документа. Еслиданное ходатайство не будет согласовано Губернатором Брянской области,поручение считается неисполненным.

Перенос сроковисполнения поручений Губернатора Брянской области, данных по результатамрассмотрения обращений вышестоящих организаций, допускается по согласованию сзаявителем (при этом в отчете исполнителя указывается Ф.И.О. и номер телефоналица, с которым было согласовано) на основании служебной записки на имяГубернатора Брянской области.

8.8.10. Принеобходимости изменения состава исполнителей поруче-ний, данных по результатамрассмотрения корреспонденции, ответственный исполнитель в течение 3 дней со дняполучения поручения (для поручений с пометками «Весьма срочно»,»Срочно» – в тот же день) представляет на имя Губернатора Брянскойобласти служебную записку с обоснованием такой необходимости и предложением поответственному исполнителю.

8.8.11. Изменениеответственного исполнителя, состава соисполни-телей и сроков исполнения указови распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряженийПравительства Брянской области, приказов администрации осуществляется путемвнесения соответствующих изменений в вышеуказанные правовые акты. В данномслучае подготовку проекта правового акта о внесении изменений осуществляетразработчик основного документа, в который необходимо внести изменения.

8.8.12. Об изменениисроков исполнения и состава исполнителей ответственный исполнитель своевременноинформирует сотрудников отдела делопроизводства, осуществляющих контроль заисполнением документов.

8.9. Если поручениеГубернатора Брянской области дано нескольким должностным лицам, ответственнымисполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым илинапротив фамилии которого стоит отметка «отв.».

8.9.1. Ответственныйисполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данногодокумента, организует и координирует работу по его исполнению, а такжеопределяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемыхГубернатору Брянской области в связи с исполнением этого поручения.

8.9.2. Все соисполнителиответственны за достоверность и качест-венный анализ информации и обязаныпредставить материалы по испол-нению поручения ответственному исполнителю непозднее чем за 5 дней до даты истечения срока исполнения документа, при наличиипометки             «Срочно» – не позднее чем за 1 рабочий день до даты истечения срокаисполнения, при наличии отметки «Весьма срочно» – в установленныйответственным исполнителем срок. Соисполнители направляют свою инфор-мациютолько на имя ответственного исполнителя, направление соисполни-телеминформации на имя Губернатора Брянской области недопустимо.

8.9.3. Ответственныйисполнитель после сбора материалов, поступив-ших от всех соисполнителей изаинтересованных служб, проводит полный анализ информации, обобщает ее и черезканцелярию отдела делопроиз-водства представляет Губернатору Брянской области ввиде служебной записки. При подготовке служебной записки в верхнем левом углуобязательно делается ссылка на реквизиты документа, об исполнении которогопредставляется информация. Если исполнение поручения предусматривало подготовкупроекта правового акта или проекта письма за подписью Губернатора Брянскойобласти, то указанные проект правового акта или проект письма посленеобходимого согласования передаются напрямую начальнику отделаделопроизводства.

8.9.4. Если документтребует направления ответа заявителю и расписан на исполнение несколькимдолжностным лицам, на него должен быть дан только один ответ, подготовленныйответственным исполнителем с учетом информации соисполнителей.

Допускается направлениенескольких ответов только на те запросы, в которых указано несколько порученийс разными сроками исполнения.

8.9.5. В целяхисполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочуюгруппу из соисполнителей или их представителей, представителей заинтересованныхисполнительных органов государственной власти Брянской области и другихведомств (по согласованию) и назначить рабочее совещание. Организацию ипроведение рабочих совещаний обеспе-чивают ответственные за исполнениепоручения.

При наличии разногласиймежду соисполнителями по поводу испол-нения поручения ответственный исполнительв обязательном порядке проводит рабочее совещание с участием соисполнителейпоручения или руководителей исполнительных органов государственной властиБрянской области, курируемых ими.

В случае еслисоисполнители на рабочем совещании не придут к единому мнению, ответственныйисполнитель готовит служебную записку на имя Губернатора Брянской области, вкоторой кратко излагает свою позицию и позиции всех заинтересованных сторон.Губернатор Брянской области, рассмотрев все точки зрения, принимает решение.

8.10. Снятие документовс контроля.

Документ считаетсяисполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу,документированного подтверждения исполнения, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам и если на представленные по немуматериалы не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены надоработку.

8.10.1. Основанием дляснятия с контроля правовых актов, решений коллегии и президиума коллегии приГубернаторе Брянской области, поручений Губернатора Брянской области пооперативным вопросам, поручений Губернатора Брянской области на входящуюкорреспонденцию является:

правовой акт, принятыйво исполнение поручения;

резолюция ГубернатораБрянской области на письменную информацию об исполнении поручения(«Ознакомлен. В дело», «Документ с контроля снять»);

подготовка проектаответа за подписью Губернатора Брянской области или письменный ответ заподписью ответственного исполнителя (если ему было дано соответствующееуказание непосредственным руководителем).

8.10.2. Основанием дляснятия с контроля нормативных документов Российской Федерации является:

ознакомление всехдолжностных лиц, указанных в резолюции Губер-натора Брянской области, еслидокумент носил ознакомительный характер;

принятие во исполнениенормативного документа Российской Феде-рации указа или распоряжения ГубернатораБрянской области, постановления или распоряжения Правительства Брянскойобласти, в котором определены задачи и разработаны мероприятия по исполнениюдокумента;

выполнение исполнителемвсех установленных в документе и резолю-ции Губернатора Брянской области к немузаданий, о чем письменно проинформирован Губернатор Брянской области, и наинформацию об исполнении имеется его соответствующая резолюция.

8.10.3. Документыснимаются с контроля Губернатором Брянской области,вице-губернатором Брянской области, заместителями Губернатора Брянскойобласти и сотрудниками отдела делопроизводства.

Документы, которыеснимаются с контроля сотрудниками отдела дело-производства:

правительственныедокументы, носящие ознакомительный характер, после ознакомления всех указанныхв резолюции Губернатора Брянской области должностных лиц;

правительственныедокументы и поручения Губернатора Брянской области, исполнением которыхявляется разработка и принятие правового акта, после представления исполнителемпринятого правового акта;

наличие письма –окончательного ответа заявителю.

Вице-губернаторБрянской области, з
аместителиГубернатора Брянской области снимают с контроля следующие документы:

все обращения,адресованные лично им (не Губернатору Брянской области);

правовой акт обиспользовании бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Брянскойобласти;

документы, отписанныедля осуществления дальнейшего контроля (для контроля) по резолюции ГубернатораБрянской области, после окончатель-ного решения поставленных в обращениивопросов.

В случае неисполненияпоручения вице-губернатор Брянской области,заместители Губернатора Брянской области письменно информируют об этомГубернатора Брянской области с объяснением причин, по которым поручение не былоисполнено.

Все остальные документыс контрольными резолюциями Губернатора Брянской области снимаются с контроля посоответствующей резолюции Губернатора Брянской области.

9. Отправкаисходящих документов

9.1. Служебныедокументы, предназначенные для отправки посред-ством почтовой связи илифельдъегерской службой, принимаются канце-лярией отдела делопроизводства до13.00. Если адресатов более четырех, то к подлиннику приобщается подписанныйисполнителем и руководителем инициатора внесения проекта правового актауказатель рассылки, а на каждой копии документа указывают только одного адресата.В этом случае копии письма могут быть заверены печатьюотдела делопроизводства. В канце- лярии письмам присваиваются исходящиеномера, они регистрируютсяв                      ЕСЭД «Дело».

Неправильно оформленныедокументы возвращаются исполнителю.

Документы неслужебногохарактера к отправке не принимаются.

9.2. Законвертованная вканцелярии корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочностидоставки адресатам отправляется почтой или фельдъегерской службой.

9.3. Доставка документоввнутри администрации осуществляется работником канцелярии.

Передача всех документовпроизводится под роспись в регистра-ционных журналах.

10. Порядокработы с обращениями граждан

10.1. Организация учетаи своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан,объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется отделом писеми приема граждан администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области (далее – отдел писем и приема граждан).

Работа с обращениями гражданведется в соответствии с действующим законодательством, Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ                «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Положением об отделе писем и приема гражданадминистрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.

10.2. Поступившие вадминистрацию письменные обращения граждан, объединений граждан, в том числеюридических лиц, (далее – письма) регистрируются отделом писем и приема гражданв мини-локальной электронной сети с распечаткой регистрационной учетнойкарточки. Повторное письмо регистрируется и помещается в картотеке вместе спервичной учетной карточкой.

Обращения граждан,поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Президента РоссийскойФедерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, Брянской областнойДумы, канце-лярией отдела делопроизводства под роспись передаются в отдел писем и приемаграждан.

10.3. Зарегистрированныев отделе писем и приема граждан обращения в зависимости от их содержанияпередаются на рассмотрение Губернатору Брянской области, вице-губернатору Брянской области, или заместителямГубернатора Брянской области, или направляются для рассмотрения и принятиянеобходимых мер в структурные подразделения администрации, департаменты,управления и органы местного самоуправления муници-пальных образований Брянскойобласти. Лицом, уполномоченным на приня-тие решения о направлении обращения,адресованного Губернатору Брянской области, на рассмотрение вице-губернатору Брянской области, заместителямГубернатора Брянской области, в структурные подразделения администрации,департаменты, управления и органы местного самоуправления муници-пальныхобразований Брянской области, является начальник отдела писем и приема граждан.Поручения Губернатора Брянской области,вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области пообраще-ниям граждан направляются исполнителям вместе с письмами граждан.Копии поручений и в последующем материалы по результатам рассмотрения писемграждан передаются в отдел писем и приема граждан.

Если поручениеГубернатора Брянской области, вице-губернатораБрянской области или заместителей Губернатора Брянской области по письмудается нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению коорди-нируетисполнитель, указанный в резолюции первым.

Не разрешаетсяпередавать письма граждан из одного подразделения в другое, минуя отдел писем иприема граждан.

Повторные письма иписьма, подлежащие контролю исполнения, передаются на рассмотрение ГубернаторуБрянской области, вице-губернатору Брянской областиили заместителям Губернатора Брянской области, контролируют их исполнениепомощники Губернатора Брянской области, вице-губернатораБрянской области, заместителей Губернатора Брянской области.

10.4. Письма граждан, нетребующие доклада Губернатору Брянской области,вице-губернатору Брянской области или заместителям Губернатора Брянскойобласти, направляются в подразделения администрации, департа-менты, управления,другие организации и учреждения, в органы местного самоуправления муниципальныхобразований Брянской области, к компетен-ции которых относится решениепоставленных в них вопросов. Сопрово-дительные письма к ним подписываютсяначальником отдела писем и приема граждан, а в его отсутствие – лицом, егозамещающим. В письме обязательно оговариваются срок и порядок ответа авторуобращения. Копия сопрово-дительного письма направляется заявителю.

Запрещается направлятьжалобы граждан для рассмотрения в государ-ственный орган, орган местногосамоуправления или должностному лицу, решение или действия (бездействие)которых обжалуются.

10.5. Письма гражданрассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если в резолюции руководстване установлен меньший срок. На письма, не требующие дополнительного изучения ипроработки, ответы направляются в срок не более 15 дней со дня их регистрации.В исключительных случаях руководитель государственного органа или органаместного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправепродлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив опродлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Письменное обращение,поступившее на имя Губернатора Брянской области и содержащее информацию офактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сферемиграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменногообращения.

Предложения, заявления,жалобы, ходатайства граждан, поступающие из редакций газет, журналов,телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления иопубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями,жалобами, ходатайствами, рас-сматриваются в органах власти их должностнымилицами в порядке и сроки, предусмотренные Федеральным законом от 2 мая 2006года №59-ФЗ                    «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Письма граждан считаютсяразрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, принятынеобходимые меры, заявителям даны ответы в устной или письменной форме.

Ответы гражданам на ихписьменные или устные (на личном приеме) обращения должны быть подписаныруководителем, рассматривающим обращение. Второй экземпляр визируетсяисполнителем и руководителем исполнительного органа государственной властиБрянской области, подго-товившего проект ответа. Содержание устного обращениязаносится в кар-точку личного приема гражданина. В случае, если изложенные вустном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуютдополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может бытьдан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личногоприема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существупоставленных в обращении вопросов.

Результаты рассмотренияписем граждан фиксируются в мини-локальной электронной сети.

Ответы наобращения граждан после регистрации в отделе писем и приема гражданконвертуются специалистом отдела писем и приема граждан и с реестром передаютсяв канцелярию для отправки.

10.6. Личный приемграждан проводится специалистами отдела писем и приема граждан ежедневно, кромевыходных и праздничных дней.  Губернатор Брянской области, вице-губернатор Брянской области и заместителиГубернатора Брянской области ведут прием граждан согласно графику,утвержденному Губернатором Брянской области.

Учет граждан ивысказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется аналогично учету писемграждан в мини-локальной сети. Принятое в ходе личного приема письменноеобращение подлежит регистрации и рассмот-рению в порядке, установленномФедеральным законом от 2 мая 2006года           № 59-ФЗ»О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Феде-рации».

10.7. Отдел писем иприема граждан представляет заместителю Губер-натора, возглавляющемуадминистрацию, аналитические и обобщенные сведения о количестве и характерепоступивших и рассмотренных пись-менных и устных обращений граждан два раза вгод – по итогам первого и второго полугодия.

10.8. Обращения граждани материалы по их рассмотрению форми-руются в дела и хранятся в отделе писем иприема граждан в соответствии с номенклатурой дел.

10.9. Руководителиисполнительных органов государственной власти Брянской области, структурныхподразделений администрации, органов местного самоуправления муниципальных образованийБрянской области, получивших их на рассмотрение, помощники Губернатора Брянскойобласти, вице-губернатор Брянской области изаместители Губернатора Брянской области, отдел писем и приема гражданосуществляют контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращенийграждан, анализ содержания поступающих обращений, принимают меры посвоевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законныхинтересов граждан.

10.10. При поступленииповторного обращения граждан должностное лицо, на которое возложенорассмотрение данного документа, и отдел писем и приема граждан, осуществляющийконтроль за своевременным и полным рассмотрением обращения, несут персональнуюответственность за рассмот-рение обращения в установленные законом сроки,результаты и качество его рассмотрения, а также за направление гражданинуписьменного ответа, в том числе промежуточного (в случае необходимости).

Рассмотрениеколлективных обращений граждан, поступающих на исполнение в администрацию,осуществляется вице-губернатором Брянской области, заместителями ГубернатораБрянской области с представлением информации о результатах рассмотрения втечение 10 дней.

11. Порядок работы сэлектронными документами

11.1. Подготовкаэлектронных документов.

11.1.1. Исполнительнымиорганами государственной власти Брянской области и администрацией создаютсяэлектронные документы в ЕСЭД «Де-ло» без предварительного создания экземплярана бумажном носителе.

11.1.2. В видеэлектронных документов создаются следующие виды документов:

проекты ответов авторамобращений;

проекты инициативныхдокументов;

служебные записки,внутренняя корреспонденция.

11.1.3. Электронныедокументы оформляются согласно требованиям, установленным настоящейИнструкцией, и имеют реквизиты, установленные для аналогичных документов набумажном носителе.

При подготовкеэлектронных документов целесообразно использо-ваться электронные шаблоныдокументов для корректного отображения оттиска электронной подписи на бумажномносителе.

11.1.4. Исполнителемдокумента создается регистрационная карта проекта электронного документа в ЕСЭД«Дело», к ней прикрепляется текст документа в электронном виде, проектнаправляется в ЕСЭД «Дело» на согласование и (или) подписание соответствующимдолжностным лицам в последовательности, заданной исполнителем.

Руководителямтерриториальных органов федеральных органов испол-нительной власти, иныхорганов, организаций (в случае необходимости)  проект исходящего документанаправляется на согласование с сопроводи-тельным письмом. Ответы руководителейтерриториальных органов феде-ральных органов исполнительной власти, иныхорганов, организаций регистрируются в ЕСЭД «Дело» и обеспечивается их связь срегистрационной картой проекта документа.

11.1.5. Доступ кэлектронным документам в ЕСЭД «Дело» предостав-ляется пользователям всоответствии с их полномочиями.

Доступ к документам в ЕСЭД «Дело» предоставляетсяисполнителям после соответствующего адресования им документов согласнопоручению.

Оформление адресования документов и указаний по ихисполнению производится в ЕСЭД «Дело» лицом, рассмотревшим документ.

11.1.6.Документы, содержащие государственную тайну, информацию ограниченногораспространения, не создаются в виде электронных доку-ментов и рассматриваютсяна бумажном носителе. Документы с грифом «Для служебного пользования» могутбыть зарегистрированы в ЕСЭД «Дело» без прикрепления электронного образадокумента (файла).

11.2. Согласование(подписание) проектов электронных документов.

11.2.1. Проектыэлектронных документов, указанные в подпункте 11.1.2, согласовываются(подписываются) усиленной квалифицированной электрон-ной подписью (далее –электронная подпись) и признаются электронными документами, равнозначнымидокументам на бумажном носителе, согла-сованным (подписанным) собственноручной подписью.

Проекты электронныхдокументов согласовываются (подписываются) членами Правительства Брянскойобласти, руководителями исполнительных органов государственной власти Брянскойобласти и подразделений администрации, их заместителями, а также могут рассматриватьсядругими гражданскими служащими, работниками исполнительных органовгосударственной власти Брянской области, включённых в ЕСЭД «Дело». 

11.2.2. Проектэлектронного документа направляется исполнителем на рассмотрение в ЕСЭД «Дело»последовательно.

При этом в ЕСЭД «Дело» устанавливается срокрассмотрения проекта электронного документа не более 2 рабочих дней, если неустановлен иной срок.

Одной электроннойподписью может быть согласовано (подписано) несколько текстов проектовэлектронных документов, прикрепленных к регистрационной карте проекта в ЕСЭД«Дело».

11.2.3. В случае необходимости направленияруководителем испол-нительного органа государственной власти Брянской области,подразделения администрации проекта электронного документа на предварительноерас-смотрение гражданским служащим, работникам соответствующегоисполни-тельного органа государственной власти Брянской области, подразделенияадминистрации осуществляется выбор дополнительных визирующих.

11.2.4. Результат рассмотрения проектаэлектронного документа отображается в регистрационной карте проекта послевыбора следующих позиций: «Согласен», «Не согласен», «Согласен с замечаниями»,«Вне компетенции», «Утверждаю», «Не утверждаю». 

В период временного отсутствия руководителяпроект электронного документа  рассматривает должностное лицо, исполняющееего обязанности, в соответствии с возложением или распределением обязанностей.Переназначения прав доступа в ЕСЭД «Дело» производится системным технологомисполнительного органа государственной власти Брянской области.

11.2.5. При выборепозиций «Не согласен», «Согласен с замечаниями» либо излагается мнение(замечание) в виде текста в установленном поле, либо  вносятся правкишрифтом красного цвета в копию текста проекта электрон-ного документа,созданную лично.

В случае согласия исполнительного органагосударственной власти Брянской области, подразделения администрации,ответственного за подго-товку проекта электронного документа, с особым мнением,замечанием исполнителем создается новая версия проекта, вносятся правки в текстпроекта электронного документа с сохранением новой версии текста.

Проект электронного документа повторно направляетсяисполнителем на рассмотрение должностным лицам, участвующим в его рассмотрении.

11.3. Порядок отправки,получения и исполнения электронных доку-ментов.

11.3.1. При регистрациидокумента в ЕСЭД «Дело» осуществляется преобразование (сканирование) текстадокумента, поступившего на бумаж-ном носителе, в электронную форму (образ).

Ответственность засоблюдение срока действия сертификата электрон-ной подписи несут владельцыэлектронной подписи. Ответственность за выдачу и своевременное продление срокадействия сертификата электронной подписи участников электронногодокументооборота несет управление информационных технологий департаментаэкономического развития Брян-ской области.

Отдел делопроизводстваосуществляет сверку срока действия сертифи-ката электронной подписи в оттискеэлектронной подписи с датой регистра-ции документа.

Учет и регистрациядокументов в ЕСЭД «Дело» производятся в день их поступления, отправления илиподписания раздельно по видам с присвоением номеров в пределах года.

Не подлежатпреобразованию в электронную форму (образ) книги, журналы, газеты,поздравительные открытки.

11.3.2.
 
Документы, зарегистрированные в ЕСЭД «Дело»исполни-тельного органа государственной власти Брянской области и администрациипроходят проверку на повторность и при необходимости связываются отметкой вЕСЭД «Дело» связкой «первичный-повторный».

11.3.3. Электронные документыс просроченной электронной подписью регистрации, рассмотрению и исполнению неподлежат.

При этом электронныедокументы, не прошедшие проверку, сохра-няются в отдельном архиве дляразрешения возникших конфликтных ситуаций в отношении них. Информация овозникновении конфликтной ситуации незамедлительно сообщается исполнителю,ответственному за подготовку документа.

11.3.4. Прирассмотрении и исполнении электронных документов, подписанных электроннойподписью, и поручений по ним соблюдается порядок, установленный для аналогичныхдокументов и поручений, полу-ченных на бумажном носителе.

11.3.5. Электронныйдокумент может быть распечатан на бумажный носитель в случае необходимостиполучения его копии.

Копия электронногодокумента на бумажном носителе должна содер-жать на первом листерегистрационный номер и дату электронного доку-мента.

11.4.Порядок хранения и уничтожения электронных документов.

11.4.1. Электронные документы после ихисполнения должны быть списаны в дела в соответствии с утвержденной номенклатуройдел.

11.4.2. Электронныедокументы после их исполнения подлежат хране-нию в установленном порядке втечение срока, предусмотренного для аналогичных документов на бумажномносителе.

11.4.3. После истечениясрока, установленного для хранения электрон-ных документов, они подлежатуничтожению на основании акта, состав-ленного в установленном порядке.

11.4.4. Электронныедокументы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируютсяв порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов набумажном носителе.

При составленииноменклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

12. Техническоеобеспечение работы с документами

Печатание документов

12.1. Печатаниедокументов в администрации осуществляется в приемных вице-губернатораБрянской области, заместителей Губернатора Брянской области, бюротехнической обработки документов отдела делопроизводства и непосредственно вподразделениях администрации с использованием компьютерной и машинописнойтехники при соблюдении требований настоящей Инструкции и установленных правилоформления и печатания документов.

В администрациипечатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку непроизводится.

12.2. В бюро техническойобработки документов отдела делопроиз-водства в первоочередном порядкепечатаются проекты постановлений и распоряжений Правительства Брянской области,распоряжений и указов Губернатора Брянской области, приказов администрации,законопроекты, документы к мероприятиям с участием Губернатора Брянскойобласти, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельностиГубер-натора Брянской области.

Срочные документыпечатаются в порядке очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства посогласованию с исполнителями, передавшими материалы для печатания.

12.3. Передаваемые дляпечатания рукописи, равно как вставки, сноски, поправки, должны быть написаныразборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной сторонелиста, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черногоцвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанныечерновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленыекарандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов,наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географическихназваний. Применяются только общепринятые сокращения слов.

Заказ на печатаниедокументов в бюро технической обработки документов отдела делопроизводстваоформляется на бланке(приложе-          ние 17) иподписывается исполнителем.

12.4. Печатаниедокументов на бланках установленной формы (бланки писем, постановлений ираспоряжений Правительства Брянской области, распоряжений и указов ГубернатораБрянской области, приказов администрации) производится в бюро техническойобработки документов отдела делопроизводства и приемных вице-губернатора Брянской области, заместителей ГубернатораБрянской области.

Выдача бланков дляпечатания в подразделениях администрации допускается только с разрешенияначальника отдела делопроизводства и оформляется в бюро технической обработки документовотдела делопроиз-водства под роспись в специальном журнале.

Корректорские работы операторами-машинисткамине производятся.

Проекты писем заподписью Губернатора Брянской области печатаются после корректорской доработкив группе подготовки документов отдела делопроизводства. Документы печатаются всоответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система докумен-тации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлениюдокументов».

Вторая и последующиестраницы документа должны быть пронуме-рованы. Номер проставляется посрединеверхнего поля листа арабскими цифрами без слов «Страница»,»Стр.» и знаков препинания.

Фамилия, инициалыисполнителя и номер его служебного телефона на письмах проставляются на лицевойили оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

12.5. Использованные припечатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в бюро техническойобработки документов отдела делопроизводства в отдельном журнале.

Порядок использования,хранения, уничтожения бланков устанавли-вается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Копирование(тиражирование) документов

12.6.Копировально-множительные работы в администрации осуществ-ляются бюротехнической обработки документов отдела делопроизводства. Копирование небольшихобъемов документов (до 10 листов) может производиться непосредственно вподразделениях администрации, имеющих множительную технику.

12.7. На копирование(тиражирование) в бюро технической обработки документов сдаются толькослужебные документы вместе с заявкой на бланкеустановленной формы (приложение 18).

Принимает документы наразмножение и ведет их учет заведующая бюро технической обработки документовотдела делопроизводства. Заказ на копирование (тиражирование) подписываетответственный работник админи-страции (вице-губернаторБрянской области, заместители Губернатора Брян-ской области и ихпомощники,  начальники управлений, отделов).

Учет копируемыхдокументов ведется в журнале, который хранится в бюро технической обработкидокументов в течение года, после чего уничто-жается в установленном порядке.

Документы сдаются накопирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первыеэкземпляры (подлинники).

Заказы выполняются впорядке очередности в день поступления.

Срочное копированиевыполняется по согласованию с начальником отделаделопроизводства.

Тираж изготовленныхкопий должен соответствовать заказу и выда-ваться исполнителю вместе сподлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа и в журнале учетаделается соответствующая отметка.

12.8. Не допускаетсянеобоснованное размножение документов, неэко-номное расходование бумаги ирасходных материалов.

12.9. Снятие копий справительственных документов производится по заявке в соответствии с резолюцией вице-губернатора Брянской области, заместителяГубернатора Брянской области, получившего документ на исполнение, в другихслучаях – с разрешения начальника отделадело-производства.

12.10. Снятие копий суказов и распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений ираспоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации,протоколов, решений коллегии и президиума коллегии осуществляется с разрешенияначальника отдела делопроизводства.

12.11. Не подлежатразмножению официальные бланки, используемые администрацией.

Официальные бланкиадминистрации, установленной формы журналы учета, значительные по объемуматериалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки,таблицы, описи, реестры и т.д., в структурных подразделениях администрациигодовая потребность которых превышает 1,5 тыс. экземпляров, изготавливаются втипографии.

Заказы на выполнениетипографских работ оформляются в струк-турных подразделениях администрации,визируются у вице-губернатора Брянской областиили заместителя Губернатора Брянской области – куратора подразделения ипередаются в хозяйственное управление. Хозяйственное управление ежегодноформирует единый заказ на производство и обеспечение подразделенийадминистрации необходимым количеством расходных материалов.

12.12. Копированиесекретных документов производится только через начальника отдела специальнойдокументальной связи.

12.13. Порядокразмножения документов с грифами «Для служебного пользования»,»Не для печати», «Не подлежит оглашению» и другимиограничительными грифами определяется специальным разделом настоящейИнструкции.

12.14. Порядоккопирования в подразделениях администрации устанав-ливается руководителямиподразделений в соответствии с настоящим разделом Инструкции.

Ответственность засоблюдение порядка копирования в подразделении возлагается на его руководителя.

Прием иобработка документов, поступающих

по каналамэлектронной почты, факсимильной связи и межведомственного электронногодокументооборота

12.15. Электронная почта– один из компонентов системы автома-тизации документооборота, средство доставки,отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющимисоответствующие аппаратные и программные средства.

12.16. Электронныесообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документамна бумажных носителях.

         12.17. Подготовка и оформление корреспонденции, принимаемой и отправляемой поэлектронной почте, производится согласно требованиям, предъявляемым ккорреспонденции, передаваемой другими способами.

         12.18. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты исоздает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронныесообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

        12.19. При отправке документа электронной почтой отправителю необходимопоставить отметку «Соответствует оригиналу».

        12.20. Корреспонденция, поступившая по электронной почте на официальный адрес
gubernator
@
brynskobl
.
ru
принимаетсяспециалистом управления информационного обеспечения деятельности ГубернатораБрянской области и Правительства Брянской области. Принятая по электроннойпочте корреспонденция проверяется на отсутствие вирусов, возможность открытия ипрочтения файлов; просматривается содержание всех электронных сообщений ивложений в них.

Электронные сообщения,содержащие вирусы, или не имеющие какой-либо информационной ценности (реклама,коммерческие предложения и т.д.) не подлежат дальнейшей обработке и удаляются.

        12.21. Для дальнейшей обработки корреспонденции, требующей обяза-тельнойрегистрации, сопроводительное письмо и вложенные файлы пере-даются наэлектроном носителе в канцелярию администрации.

        12.22. Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов) администрацииустановлены в приемной Губернатора Брянской области и канцелярии отдела делопроизводства.

Документ, принятый пофаксимильной связи, не имеет юридической силы.

        12.23. При приеме и передаче служебной информации по факсимильной связиработники подразделений администрации руководствуются следую-щим порядком:

запрещается передаватьсекретные сведения, тексты документов с пометкой «Для служебногопользования» и другими ограничительными грифами, а также рукописныематериалы;

факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом,подписавшим факсограмму;

ответственность засодержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившегодокумент к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

объем передаваемогодокумента (текста, схемы, графического изобра-жения), выполненного на бумагеформата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

подлинники документовпосле передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времениотправки;

поступившие факсограммыбез проставления регистрационного штам-па доставляются по назначению подрасписку в день их приема, срочные – немедленно;

факсограммы наиностранных языках доставляются адресату без перевода.

12.24. Контроль заиспользованием факсимильной техники, установ-ленной в подразделенияхадминистрации, осуществляется руководителями этих подразделений.

12.25.
Межведомственныйэлектронный документооборот представляет собой взаимодействие информационныхсистем электронного документо-оборота федеральных органов исполнительнойвласти, исполнительных органов государственной власти Брянской области и иныхгосударственных органов, а также государственных внебюджетных фондов.

Под взаимодействиеминформационных систем электронного докумен-тооборота понимается обменэлектронными сообщениями (ведение служеб-ной переписки в электронной форме)между участниками межведомствен-ного электронного документооборота, в томчисле:

а) направление иполучение в электронной форме решений и поручений Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информациио ходе рассмотрения участниками межве-домственного электронногодокументооборота электронных сообщений, в том числе поручений ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление вэлектронной форме докладов Президенту Российской Федерации и ПравительствуРоссийской Федерации;

г) внесение вПравительство Российской Федерации исполнительными органами государственнойвласти Брянской области проектов правовых актов, в том числе в электроннойформе.

Обмен электронными сообщениямипри осуществлении межведом-ственного электронного документооборота осуществляютсотрудники адми-нистрации согласно приказу администрации.

Настройку техническихсредств и средств защиты, а также установку специального программногообеспечения осуществляют специалисты отдела информационных системхозяйственного управления.

Отправитель электронногосообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность засоответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа набумажном носителе.

Регистрацияв ЕСЭД «Дело» документа, поступившего по МЭДО, осуществляется специалистамиотдела делопроизводства.

Документы,не подлежащие регистрации в ЕСЭД «Дело», распе-чатываются сотрудникамиканцелярии и передаются по назначению.

Исходящиедокументы регистрируются в ЕСЭД «Дело» в общем порядке.

13. Подготовка иоформление проектов законов

Брянской области ипроектов постановлений

Брянской областной Думыдля внесения в Брянскую

областную Думу.Оформление законов Брянской области,

поступивших ГубернаторуБрянской области

для подписания иобнародования

13.1. Проекты законовБрянской области в порядке реализации Губер-натором Брянской области правазаконодательной инициативы, а также проекты постановлений Брянской областнойДумы разрабатываются в соот-ветствии с Законом Брянскойобласти от 3 ноября 1997 года № 28-З «О зако-нах и иных нормативныхправовых актах Брянской области».

Разработказаконопроектов, проектов постановлений Брянской област-ной Думы осуществляетсяструктурными подразделениями администрации, исполнительными органамигосударственной власти Брянской области по поручению Губернатора Брянскойобласти, территориальными органами федеральных органов государственной власти всоответствии с программами и планами законопроектной деятельности,предписаниями федерального законодательства.

13.2. Для внесениязаконопроекта, проекта постановления Брянской областной Думы в Брянскуюобластную Думу разработчиками представ-ляются Губернатору Брянской областиследующие документы:

лист согласования;

сопроводительное письмоза подписью руководителя структурного подразделения администрации,исполнительного органа государственной власти Брянской области либо за подписью вице-губернатора Брянской области или заместителяГубернатора Брянской области, курирующего соответствующее структурноеподразделение администрации, исполни-тельный орган государственной властиБрянской области;

пояснительная записка кпроекту закона, проекту постановления Брянской областной Думы;

проект закона, проектпостановления Брянской областной Думы;

проект сопроводительногописьма за подписью Губернатора Брянской области на имя председателя Брянскойобластной Думы;

проект постановленияБрянской областной Думы (для законопроектов);

экспертное заключение напроект акта, если проведение экспертизы является в соответствии с федеральнымзаконодательством и Законом Брянской области от 3 ноября 1997 года № 28-З»О законах и иных нормативных правовых актах Брянской области»обязательным или такая экспертиза проводилась по инициативе нормотворческогооргана области;

заключение ГубернатораБрянской области на проект закона Брянской области в соответствии стребованиями статьи 49 Устава Брянской области;

заключение об оценкерегулирующего воздействия в отношении проектов правовых актов, затрагивающихвопросы осуществления предпри-нимательской и инвестиционной деятельности;

иные документы,предусмотренные вышеназванным Законом Брянской области;

лист рассылки (длязаконопроектов).

13.3. В соответствии со статьей 17 Закона Брянской области от  3 ноября1997 года № 28-З «О законах и иных нормативных правовых актах Брянскойобласти» в пояснительной записке к законопроекту указываются:

а) субъект правазаконодательной инициативы и разработчики проекта;

б) обоснованиенеобходимости принятия акта, его цели, задачи и основные положения;

в) состояниезаконодательства в сфере предполагаемого регулирования, место будущего акта всистеме действующего законодательства;

г) перечень актов,отмены, изменения или дополнения которых потребует принятия данного акта;

д) предложения оразработке актов, принятие которых необходимо для реализации данного акта;

е) перечень органов иорганизаций, с которыми проект акта согласован;

ж) краткое изложениесодержания разногласий и мотивированное мне-ние о них.

13.4. Законопроектыдолжны содержать реквизиты и соответствовать основным правилам законодательнойтехники в соответствии со статьями 19, 20 Закона Брянской области от 3 ноября1997 года № 28-З «О законах и иных нормативных правовых актах Брянскойобласти».

13.5. Пояснительнаязаписка, текст законопроекта, проекта постанов-ления Брянской областной Думыдолжны быть завизированы исполнителем и руководителем структурногоподразделения администрации, исполнитель-ного органа государственной властиБрянской области – разработчика законопроекта, проекта постановления Брянскойобластной Думы.

На обороте проектасопроводительного письма за подписью Губер-натора Брянской области в Брянскуюобластную Думу располагаются визы:

заместителя ГубернатораБрянской области, возглавляющего админи-страцию;

руководителяструктурного подразделения администрации, исполни-тельного органагосударственной власти Брянской области, внесшего данный проект закона,постановления Брянской областной Думы;

начальника правовогоуправления;

начальника отделаделопроизводства;

непосредственногоисполнителя (с указанием номера рабочего теле-фона и даты составлениядокумента).

К тексту законопроекта,проекта постановления Брянской областной Думы должен быть приобщен листсогласования, содержащий наименование законопроекта, проекта постановленияБрянской областной Думы, подписи должностных лиц, визирующих указанные проекты,с расшифровкой должности, фамилией и инициалами, датой визирования.

13.6. Каждыйзаконопроект должен быть согласован с вице-губернаторомБрянской области, заместителями Губернатора Брянской области,курирующими соответствующие вопросы, заместителем Губерна-тора Брянской области– представителем в Брянской областной Думе, начальником правового управления,руководителями исполнительных органов государственной власти Брянской области,подготовивших (вносящих) законопроект, проект постановления Брянской областнойДумы, или лицами, их замещающими, а также руководителями заинтересованныхорганов и организаций.

Рекомендуемый сроквизирования каждым руководителем заинтере-сованных органов и организаций,структурных подразделений админи-страции, вице-губернаторомБрянской области, заместителями Губернатора Брянской области – не более3 дней. Текущий контроль за визированием проектов законов, проектовпостановлений Брянской областной Думы и их прохождением в администрацииосуществляется непосредственным исполнителем.

13.7. Ответственность закачество подготовки законопроектов, проек-тов постановлений Брянской областнойДумы и согласование со всеми заинтересованными сторонами несут руководителиисполнительных органов государственной власти Брянской области, руководителиструктурных подразделений администрации, подготовивших указанные проекты.

13.8. Проекты законовБрянской области, проекты постановлений Брянской областной Думы, поступившиеГубернатору Брянской области для внесения в Брянскую областную Думу, должныпроходить правовую экспертизу в правовом управлении, а в случае если проектзакона, проект постановления Брянской областной Думы затрагивает права, свободыи обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организацийили имеет межведомственный характер, – и антикоррупционную экспертизу в сроки,установленные пунктом 3.10 настоящей Инструкции. При выявлении несоответствияпроектов законов, проектов постановлений Брянской областной Думы положениямКонституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации иБрянской области, а также замечаний юридико-технического характера и (или)коррупциогенных факторов правовое управление готовит соответствующее заключениеза подписью начальника правового управления и возвращает проект разработчику надоработку. В случае если при проведении правовой и антикоррупционной экспертизыне выявлено нарушений действующего законодательства, замечанийюридико-технического характера и (или) коррупциогенных факторов, проектывизируются специалистами правового управления, проводившими экспертизу, иначальником правового управ-ления.

13.9. Заключения напроекты законов Брянской области, поступившие на рассмотрение ГубернаторуБрянской области из Брянской областной Думы, комитетов (комиссий) Брянскойобластной Думы, по поручению Губернатора Брянской области направляютсязаинтересованным исполнительным органам государственной власти Брянской области,организациям для рассмотрения и представления согласованных замечаний ипредложений. Заключения или предложения по законопроекту представляются вадминистрацию втечение            7дней, если иное не предусмотрено в поручении Губернатора Брянской области.

Законопроекты о введенииили об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовыхобязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы,покрываемые за счет средств областного бюджета, рассматриваются Брянскойобластной Думой по представлению Губернатора Брянской области либо при наличииего заключения, которое представляется в Брянскую областную Думу не позднее чемчерез  20 кален-дарных дней со дня поступления в Правительство Брянскойобласти соответствующего обращения о необходимости такого заключения.

При возникновенииобстоятельств, требующих продления срока пред-ставления заключения назаконопроект, исполнители обращаются к Губер-натору Брянской области смотивированной просьбой об этом и указанием реального срока исполнения.Продление срока допускается не более чемна            15 дней.

Если работа надзаключением требует длительного срока исполнения, то этот вопрос решается посогласованию с Брянской областной Думой.

Заключения назаконопроекты направляются в Брянскую областную Думу в виде письма за подписьюГубернатора Брянской области или лица, исполняющего его обязанности.

13.10. Закон, принятыйБрянской областной Думой и направленный Губернатору Брянской области дляобнародования, должен быть подписан или возвращен на повторное рассмотрение вБрянскую областную Думу в течение 10 календарных дней со дня его регистрации вканцелярии отдела делопроизводства.

13.11. Текст принятогозакона исполняется в двух экземплярах на специальном бланке с указаниемреквизитов, установленных статьей 19 Закона Брянской области от 3 ноября 1997года № 28-З «О законах и иных нормативных правовых актах Брянскойобласти». Оба экземпляра в офици-альном порядке направляются вадминистрацию и регистрируются в канце-лярии отдела делопроизводства сприложением двух экземпляров поста-новления Брянской областной Думы о принятиизакона, один из которых – ксерокопия подлинного постановления и в тот же деньпередаются в правовое управление на заключение. При необходимости законнаправляется на заключение в исполнительные органы государственной властиБрянской области. Заключение к закону подписывается заместителем ГубернатораБрянской области, курирующим вопросы взаимодействия с Брянской областной Думой,визируется начальником правового управления.

Данное заключениеприлагается к двум подлинным экземплярам закона, которые направляются черезначальника отдела делопроизводства на подпись Губернатору Брянской области.

При наличии замечанийсоответствующее заключение и проект письма за подписью Губернатора Брянскойобласти в Брянскую областную Думу об отклонении закона через начальника отделаделопроизводства направляются Губернатору Брянской области для принятиярешения.

13.12. ПодписанныйГубернатором Брянской области закон в тот же день направляется начальникуотдела делопроизводства для организации оформления и передачи на опубликование.

13.13. Принятым иподписанным законам в группе подготовки доку-ментов отдела делопроизводстваприсваиваются порядковые номера. После порядкового номера закона через дефисдобавляется буквенный индекс «З».

Подпись ГубернатораБрянской области на оригинале закона заверяет-ся синей гербовой печатьюГубернатора Брянской области.

На копиях закона подписьГубернатора Брянской области закрывается печатью группы подготовки документовотдела делопроизводства.

Один подлинный экземплярзакона с тремя его копиями и копией списка рассылки направляется в Брянскуюобластную Думу.

Копии законовнаправляются:

в департамент внутреннейполитики Брянской области в день подпи-сания для официального опубликования впятнадцатидневный срок со дня подписания;

адресатам согласно листурассылки, приложенному исполнителем.

Департамент внутреннейполитики Брянской области еженедельно в письменной форме информирует правовоеуправление о ходе и результатах официального опубликования нормативных правовыхактов Брянской облас-ти (с указанием издания, в котором произведеноопубликование, его тиража), а также представляет экземпляр соответствующегоиздания.

13.14. Контроль запрохождением законопроектов, проектов постанов-лений Брянской областной Думы иподписанием законов Брянской области возлагается на заместителя ГубернатораБрянской области – представителя в Брянской областной Думе.

14. Подготовка иоформление договоров (соглашений)

14.1. Государственныеконтракты, договоры (соглашения) о взаимо-действии между ПравительствомБрянской области или администрацией и другими органами власти, организациями,предприятиями в различных сферах деятельности, заключаемые от имениПравительства Брянской области или администрации, оформляются в соответствии сдействующим законодатель-ством. Количество экземпляров договора (соглашения)должно соответ-ствовать количеству сторон, заключающих договор (соглашение), идополни-тельно экземпляр для администрации, имеющий лист согласования.

Договоры (соглашения)визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, вице-губернатором Брянской области илизаместителями Губернатора Брянской области, курирующими данное направление,заместителем Губернатора Брянской области, возглавляющим администрацию, послечего направляются в правовое управление для проведения правовой экспертизы.

Проекты соглашений идоговоров с пометкой «Срочно» визируются у должностных лиц личноисполнителем. Срок рассмотрения проекта долж-ностным лицом – не более 2 дней.

14.2. Государственныеконтракты, договоры, предусматривающие фи-нансовые затраты со стороныадминистрации, дополнительно визируются начальником отделафинансов, бухгалтерского учета и отчетности админи-страции.

14.3. Тексты договоров(соглашений) после прохождения визирования передаются в отдел делопроизводства в бумажноми электронном вариантах для подготовки их на подпись Губернатору Брянскойобласти или замес-тителю Губернатора Брянской области, возглавляющемуадминистрацию.

14.4. После подписаниядоговоры (соглашения) регистрируются и заверяются гербовой печатью в канцелярииотдела делопроизводства.

Оригиналы договоров(соглашений) с подлинными визами хранятся в канцелярии. Экземпляры договоров(соглашений), подписанные и заверен-ные гербовой печатью Правительства Брянскойобласти или гербовой печатью администрации направляются сторонам – участникамдоговора (соглашения).

Государственныеконтракты, договоры, предусматривающие финан-совые затраты, хранятся в отделефинансов, бухгалтерского учета и отчетности администрации, а копия – вканцелярии отдела делопроизводства.

15.Особенности работы со служебной информацией

ограниченногораспространения

15.1. Положениянастоящей Инструкции определяют общий порядок обращения с документами, включаядокументы отдела специальной документальной связи на бланках «Входящаятелеграмма», содержащими служебную информацию ограниченного распространения (сгрифами «Для служебного пользования», «Не для печати»), висполнительных органах государственной власти Брянской области, а также вподведомственных учреждениях и организациях.

Изложенные в настоящемразделе положения не распространяются на порядок работы с документами,содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретнымидокументами устанав-ливаются в соответствии с действующим законодательством испециальной инструкцией.

15.2. К служебнойинформации ограниченного распространения отно-сится несекретная информация,касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которойдиктуются служебной необходи-мостью, а также поступившая в организациинесекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с действующимзаконодательством.

15.3. Не могут бытьотнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты, устанавливающиеправовой статус исполнительных органов государственной власти Брянской области,организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанностиграждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайныхситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая,гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечениябезопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, атакже производственных объектов;

описание структурыисполнительных органов государственной власти Брянской области, его функций,направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения иразрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям иобращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнениибюджета и использовании другихресурсов,            о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемыев открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций,необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

15.4. На документах (внеобходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информациюограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебногопользования» (ДСП).

15.5. Должностные лица,принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченногораспространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятогорешения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом14.3 данного раздела.

15.6. За разглашениеслужебной информации ограниченного распро-странения, а также утрату илинарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию,государственный служащий (работник организации) может быть привлечен кдисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

15.7. Документыограниченного распространения передаются для учета работнику канцелярии. Прирегистрации указанных документов к регистра-ционному номеру документадобавляется пометка «ДСП». Они передаются работникам подразделенийадминистрации под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерскойсвязью, почтовыми отправлениями. Учет размноженных документов осуществляетсяпоэкземплярно с отметкой на оригинале документа о количестве снятых с негокопий.

На обороте последнеголиста каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количествоотпечатанных экземпляров, свою фамилию, рабочий телефон, какой экземпляр куданаправлен  и дату печатания документа. При необходимости направлениядокументов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресовсоставляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляровотправляемых доку-ментов. Лист рассылки подписывается руководителемструктурного подраз-деления, подготовившего документ.

Отпечатанные и подписанные документы передаютсядля регистрации работнику, осуществляющему их учет. Ответственность за уничтожениечерновиков и вариантов лежит на исполнителе документа. Уничтожение чер-новикови вариантов осуществляется посредством специальных технических устройств.

15.8. Необходимостьпроставления пометки «Для служебного пользо-вания» на документах иизданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающимдокумент. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнемуглу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а такжена первой странице сопроводительного письма к таким документам.

15.9. Исполненныедокументы с пометкой «Для служебного пользова-ния» группируются вдела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этомна обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляетсяпометка «Для служебного пользования».

15.10. Уничтожение дел,документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших своепрактическое значение, производится по акту в отделе делопроизводства.

15.11. Учитываютсядокументы с пометкой «Для служебного пользо-вания», как правило,отдельно от несекретной документации. При незначи-тельном объеме такихдокументов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

15.12. При сменеработника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебногопользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, которыйутверждается соответствующим руководителем.

15.13. О фактах утратыдокументов ограниченного распространения или разглашения содержащейся в нихинформации ставится в известность заместитель Губернатора Брянской области,возглавляющий администрацию, и проводится служебное расследование обстоятельствутраты или разглаше-ния. Результаты расследования оформляются в виде акта идокладываются Губернатору Брянской области.

Акты на утраченныедокументы после рассмотрения Губернатором Брянской области помещаются в дело всоответствии с номенклатурой дел.

15.14. При снятии пометки «Для служебного пользования»на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответ-ствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы(издания) направлялись.

15.15. Выданные под роспись исполнителюдокументы «Для служебного пользования» могут храниться у исполнителя в течениисрока, необходимого для выполнения задания, после чего возвращаются лицу,ответственному за учет, хранение и обращение с конфиденциальными документами.

15.16. Служебная информация ограниченногораспространения без санкции соответствующего должностного лица, принявшегорешение о присвоении документу пометки «Для служебного пользования», неподлежит разглашению (распространению).

15.17. Запрещается сканирование-введение вЕСЭД «Дело» электронной версии документов с пометкой «Для служебногопользования».

15.18. Запрещается обработка, хранениедокументов с пометкой «Для служебного пользования» в электронном виде и печатьна средствах вычисли-тельной техники, подключенных кинформационно-телекоммуникационным сетям международного информационного обмена,не соответствующих требо-ваниям ФСБ России и ФСТЭК России.

15.19. Передача документов сограничительной пометкой «Для служеб-ного пользования» по каналам связиосуществляется только с использованием средств криптографической защитыинформации, имеющих необходимые сертификаты соответствия.

15.20. Работники администрации должныисключить возможность ознакомления посторонних лиц с документами, содержащимисведения огра-ниченного распространения, находящимся на рабочих столах в рабочеевремя.

Ответственность за организацию работы сдокументами ограниченного распространения возлагается на руководителейструктурных подразделений.

16.Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы,

членовСовета Федерации Федерального Собрания

РоссийскойФедерации

16.1. В работе сзапросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думыследует руководствоваться законодатель-ством Российской Федерации. В качествеобращения члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы рассматриваетсяписьмо, написанное на бланке члена Совета Федерации или депутатаГосударственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату.

16.2. Прием, обработка инаправление поступающих обращений члена Совета Федерации, депутатаГосударственной Думы исполнителям произ-водятся в канцелярииотдела делопроизводства и подразделенияхадмини-страции, самостоятельно регистрирующих поступающие документы, всоот-ветствии с установленным порядком работы с входящей корреспонденцией.

Обращения члена СоветаФедерации, депутата Государственной Думы, к которым приложены письма граждан,направляются на рассмотрение в отдел писем и приема граждан.

Подразделенияадминистрации, самостоятельно зарегистрировавшие адресованные им обращениячлена Совета Федерации, депутата Государ-ственной Думы, копии этих обращенийнаправляют в отдел писем и приема граждан.

16.3. В подразделенияхадминистрации в соответствии с резолюцией Губернатора Брянской области пообращениям депутатов готовятся проекты поручений или других предложений.

При подготовкепредложений по исполнению обращения следует включать в тексты проектовпоручений запись о необходимости информи-ровать администрацию о результатахрассмотрения обращения.

16.4. Обращениядепутатов по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, должнырассматриваться исполнителями безотлагательно.

Если обращение требуетдополнительной проверки или дополни-тельного изучения связанных с ним вопросов,то исполнитель должен сообщить об этом в 3-дневный срок со дня полученияобращения инициатору обращения.

Окончательный ответчлену Совета Федерации, депутату Государ-ственной Думы  представляется вписьменной форме не позднее чемчерез            30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запросасрок.

 16.5. Копиидокументов о результатах рассмотрения обращений члена Совета Федерации,депутата Государственной Думы, к которым приобщены письма граждан,подразделения администрации направляют в отдел писем и приема граждан, которыйанализирует характер и содержание обращений члена Совета Федерации, депутатаГосударственной Думы и информирует Губернатора Брянской области о результатахих рассмотрения.

16.6. Обращения членаСовета Федерации, депутата Государственной Думы и документы по их рассмотрениюформируются в подразделениях администрации в соответствии с номенклатурой дел.

17. Использованиепечатей и штампов

17.1. Для удостоверенияподлинности документов или соответствия копий документов подлинникам вподразделениях администрации исполь-зуются печать с изображениемГосударственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать) и другиепечати.

Для проставления отметоко получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметоксправочного характера приме-няются соответствующие круглые мастичные печати иштампы без государ-ственной символики. В этих случаях в печати вместоизображения Государственного герба Российской Федерации размещается названиеконкретного подразделения администрации.

17.2. Гербовая печатьставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (наудостоверениях должностных лиц, назначаемых Губернатором Брянской области, наплатежных поручениях и других финансовых документах на получение денежныхсредств, почетных грамотах Губернатора Брянской области).

         В рабочее время гербовые печати находятся в канцелярии отдела делопроизводства.

         В нерабочее время гербовые печати «Губернатор Брянской области», «АдминистрацияГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области», «ПравительствоБрянской области» передаются дежурному специалисту секретариата ГубернатораБрянской области под роспись в журнале передачи гербовых печатей.

17.3. При отправкекорреспонденции фельдъегерской службой на паке-тах проставляется печать»Для пакетов» или «Отделделопроизводства«, при отправке почтой пакеты маркируются.

17.4. Оттиск печатипроставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должензахватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

17.5. Изготовлениегербовых печатей производится по указанию замес-тителя Губернатора Брянскойобласти, возглавляющего администрацию.

Образцы печатей иштампов согласовываются подразделениями адми-нистрации с заместителемГубернатора Брянской области, возглавляющим администрацию, и начальником отдела делопроизводства.

17.6. Все печати иштампы регистрируются в службе секретного делопроизводства отдела специальнойдокументальной связи и выдаются работникам подразделений администрации подроспись.

В подразделенияхадминистрации печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых иопечатываемых сейфах или металлических шкафах.

17.7. Контроль засоблюдением порядка использования и хранения печатей и (или) штамповосуществляют работники подразделений админи-страции, получившие печати и (или)штампы под роспись.

17.8. В случае утерипечатей или штампов незамедлительно ставится в известность заместительГубернатора Брянской области, возглавляющий администрацию.

17.9. Пришедшие внегодность и аннулированные печати и (или) штампы сдаются руководителюподразделения администрации. Уничтожение пришедших в негодность печатей иштампов производится с участием начальника отделаделопроизводства и специалиста службы секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи, о чемсостав-ляется акт.

17.10. При сменеруководителя подразделения печати и штампы пере-даются по акту с отметкой вжурнале учета и выдачи печатей и штампов.

Руководителиподразделений администрации возлагают ответствен-ность за хранение ииспользование печатей и (или) штампов на одного из подчиненных им работников.

17.11. На бланкахГубернатора Брянской области, Почетной грамоты Губернатора Брянской области,благодарности Губернатора Брянской области, Почетного диплома ГубернатораБрянской области ставится оттиск красной гербовой печати «Губернатор Брянскойобласти».

17.12. На документы,регламентирующие деятельность членов Прави-тельства Брянской области(должностной регламент, срочный трудовой договор), ставится оттиск синей печати«Правительство Брянской области».

На удостоверения членовПравительства Брянской области ставится оттиск красной печати «ПравительствоБрянской области».

На удостоверениях лиц,не являющихся членами Правительства, но назначаемых Губернатором Брянскойобласти (помощники Губернатора Брянской области на общественных началах,руководители иных государ-ственных органов, назначаемые Губернатором),проставляется оттиск красной печати «Губернатор Брянской области».

На должностныхрегламентах, служебных контрактах лиц, не являю-щихся членами Правительства, ноназначаемых Губернатором Брянской области (помощники Губернатора Брянскойобласти на общественных началах, руководители иных государственных органов,назначаемые Губер-натором), ставится оттиск синей печати «Губернатор Брянскойобласти».

На удостоверениягражданских служащих ставится оттиск красной печати «Администрация ГубернатораБрянской области и Правительства Брянской области».

18.Формирование дел текущего делопроизводства,

комплектованиеархива

18.1. В целяхустановления единой системы формирования и учета дел в делопроизводствеадминистрации создается номенклатура дел, которая представляет собойсистематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводствеадминистрации по установленной форме, с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура делзакрепляет классификацию исполненных доку-ментов в дела и является основнымучетным документом, отражающим состав и организацию документального фондаадминистрации.

Номенклатура делявляется основой для составления описей дел, документов постоянного и временных(свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 летвключительно) сроков хранения, на которые опись дел не составляется.

Номенклатуру деладминистрации (приложение 2), составляют работ-ники отделаделопроизводства на основании номенклатурдел структурных подразделений администрации в соответствии с нормативнымидокументами администрации, типовыми и иными перечнями документов с указаниемсроков хранения.

Номенклатуры делструктурных подразделений администрации (прило-жение 3) разрабатываетсяспециалистами ответственными за делопроиз-водство в данном подразделении.

18.2. После утвержденияноменклатуры дел администрации структур-ные подразделения получают выпискисоответствующих ее разделов для использования в работе.

18.3. Номенклатура деладминистрации на предстоящий календарный год составляется в последнем кварталетекущего года.

18.4. Согласованная с экспертно-проверочной комиссиейдепартамента культуры Брянской областиБрянской области номенклатура дел администрации в конце каждого годауточняется, утверждается заместителем Губернатора Брянской области,возглавляющим администрацию, и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года. (В редакции РаспоряженияПравительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

Номенклатура деладминистрации согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией департамента культуры Брянской областиБрянской области не реже одного раза в5 лет. (В редакции Распоряжения Правительства Брянскойобласти от26.05.2017 г. № 155-рп)

В случае коренногоизменения функций и структуры администрации разрабатывается новая номенклатурадел.

18.5. При формированиидел в соответствии с номенклатурой дел должны быть соблюдены следующие основныетребования:

документы постоянного ивременного хранения необходимо группи-ровать в отдельные дела;

помещать в дело толькоисполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками делпо номенклатуре;

помещать вместе вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в делодокументы одного календарного года, за исклю-чением переходящих дел.

В дело не должныпомещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики.

департамента культурыБрянской области (В редакции РаспоряженияПравительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

18.7. Если в перепискеили в документах, послуживших основанием к принятию решений ГубернатораБрянской области, имеются секретные документы, то все документы по данномувопросу передаются в отдел специальной документальной связи администрации.

18.8. С моментазаведения и до передачи в архив администрации дела хранятся в структурныхподразделениях администрации.

Руководители структурныхподразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут персональнуюответственность за своевременную архивно-техническую обработку документов ихранение документов в тече-ние установленного срока хранения, обеспечение ихсдачи в архив по окон-чании срока хранения.

18.9. Дела хранятся вшкафах в вертикальном положении.

18.10. Должностные лицаадминистрации в пределах своих должност-ных обязанностей могут знакомиться сдокументами, находящимися в делах, о чем на документе должна делатьсясоответствующая отметка о дате, должностном положении и фамилииознакомившегося.

18.11. Для обеспечениякомплектования архива администрации на все завершенные в делопроизводстве делапостоянного, временного (свыше      10 лет) хранения ипо личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствиис нормативными требованиями, составляются архивные описи: отдельно на делапостоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личномусоставу администрации.

18.12.
В структурныхподразделениях администрации описи состав-ляются ежегодно под непосредственнымметодическим руководством сотрудника архива администрации. По этим описям делапередаются в архив администрации.

Описи
дел структурныхподразделений администрации составляются по установленной форме (приложение 4)в трех экземплярах и представляются в архив администрации через год послезавершения дел в делопроизводстве.

18.13. На основании делструктурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения администрации, подготовка которого возлагается на архивадминистрации под непосред-ственным методическим руководством исполнительногооргана государ-ственной власти Брянской области, ответственного за передачудокументов в государственный архив Брянской области.

18.14. Годовой разделсводной описи дел постоянного хранения администрации составляется поустановленной форме (приложение 5) в четырех экземплярах.

После утверждениягодового раздела сводной описи дел экспертно-проверочнойкомиссией департамента культуры Брянскойобласти Брянской области и заместителемГубернатора Брянской области, возглавляющим админи-страцию, первый экземпляргодового раздела в качестве контрольного передается в государственный архивБрянской области, остальные экземп-ляры остаются в администрации до передачидокументов на государственное хранение в государственный архив Брянскойобласти. (В редакции Распоряжения ПравительстваБрянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

18.15. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)хранения составляется по установленной форме (приложение 6) в двух экземплярах.

18.16. Годовой разделсводной описи дел по личному составу состав-ляется по установленной форме(приложение 7) в трех экземплярах.

18.17. Отбор документовна уничтожение и составление на них акта(приложение производится после утверждения описей постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу за этот период.

18.18. Дела временногохранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделенияхадминистрации и также подлежат списанию по акту после утверждения описей делпостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

18.19. Акты о выделении документов и дел к уничтожениюрассмат-риваются на заседании экспертной комиссии администрации одновременно сописями дел.

18.20. Делаадминистрации, подлежащие постоянному или долговре-менному хранению, сдаются вархив администрации из структурных подразделений администрации не позднее чемчерез 3 года после их завершения в делопроизводстве по утвержденному графику.

19. Использованиеархивных документов

19.1. Документы,находящиеся на хранении в архиве администрации, предоставляются работникамподразделений администрации для работы в помещении или во временное пользованиепод расписку в журнале выдачи документов.

Работники несутответственность за сохранность полученных архивных материалов.

Документы из архивавыдаются на срок, не превышающий:

одного месяца – дляиспользования работниками администрации и иными пользователями;

шести месяцев –судебным, правоохранительным и иным уполно-моченным органам.

Продление установленныхсроков выдачи документов допускается с разрешения заместителя ГубернатораБрянской области, возглавляющего  администрацию, на основании письменногоподтверждения пользователя об обеспечении сохранности документов.

19.2. Подлинники постановлений и распоряжений Правительства Брянскойобласти, указов и распоряжений Губернатора Брянской области, решений ипротоколов заседаний и совещаний, а также указателей рассылки из архива невыдаются.

19.3. В соответствии сзапросами физических и юридических лиц по поручению начальника отдела делопроизводства специалистом,ответствен-ным за архив администрации, готовятся выписки из документов илиархив-ные справки (кроме справок по заработной плате, которые выдаются отделом финансов, бухгалтерского учета и отчетности исправок по стажу работы, которые выдаются отделом кадров управлениягосударственной службы и кадров администрации).

Выписки из документовзаверяются печатью отдела делопроизводства. Архивныесправки визируются исполнителем и подписываются начальником отдела делопроизводства.

Справки по заработнойплате подписываются заместителем Губернатора Брянской области, возглавляющимадминистрацию, начальником отдела финансов, бухгалтерского учета и отчетности,заверяются гербовой печатью.

19.4. Порядок работы снаходящимися в архиве секретными доку-ментами устанавливается в соответствии сдействующим законодательством и специальными инструкциями.

      Приложение 1

к Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области

ПЕРЕЧЕНЬ

подразделенийадминистрации Губернатора

Брянскойобласти и Правительства Брянской области, коллегиальных органов, которыесамостоятельно ведут прием, регистрацию и направление поступающейкорреспонденции

Управлениегосударственной службы и кадров.

Контрольно-ревизионноеуправление.

Отделфинансов, бухгалтерского учета и отчетности.

Хозяйственноеуправление.

Управлениеинформационного обеспечения деятельности Губернатора Брянской области.

Отдел писем и приемаграждан.

Мобилизационный отдел.

Отдел специальнойдокументальной связи.

Коллегиальные органы(постоянные комиссии, советы, рабочие группы при заместителях ГубернатораБрянской области).

Примечание. В другихподразделениях администрации возможна самостоятельная регистрация поступающейкорреспонденции, если это  предусмотрено положением о подразделении.

Приложение 2

к Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области

(В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛАДМИНИСТРАЦИИ

Администрация Губернатора Брянской  

области   и   Правительства  Брянской

области                                                                                

НОМЕКЛАТУРАДЕЛ                                                     УТВЕРЖДАЮ

На____год                                                                        ЗаместительГубернатора Брянской

                                                                                              области,  возглавляющий   администрацию                                                                                                                          

                                                                                            Подпись       Расшифровка подписи

                                                                                            Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела

делопроизводства                                                 Подпись                 Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)                          Подпись                 Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                                                 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКадминистрации                             Протокол ЭПКархивного                            

Губернатора Брянской области                           учреждения

и Правительства Брянской области

от ___________ №___________                          от___________ № ___________

        Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году вадминистрации    Губернатора   Брянской    области    и   Правительства Брянской облас-ти:

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник отдела

делопроизводства                                             Подпись                        Расшифровка подписи

                                                                                       Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности передавшегосведения  

                                                                  Подпись                      Расшифровка подписи

                                                                                       Дата

Приложение 3

к Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛСТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

АдминистрацияГубернатора Брянской области

иПравительства Брянской области

Наименованиеструктурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ

_______№ ____________

______________________

      
(местосоставления)

На_______ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во    томов (частей)	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименованиедолжности

руководителяструктурного

подразделения                               Подпись             Расшифровка подписи

                                                                            Дата

Наименованиедолжности

руководителяархива

(лица,ответственного за архив)      Подпись           Расшифровка подписи

                                                                            Дата

        Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенныхв ________ году

в структурном подразделении администрацииГубернатора Брянской области и Правительства Брянской области:

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальникотдела

делопроизводстваи протокола     Подпись            Расшифровка подписи

                                                                           Дата

Итоговыесведения переданы в архив.

Наименованиедолжности передавшего

сведения                                           

Подпись           Расшифровка подписи

                                                                           Дата

Приложение 4

к Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области

ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО,ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУСОСТАВУ СТРУКТУРНОГО

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯАДМИНИСТРАЦИИ

   ____________________________________________________________

                                   
(наименованиеорганизации)

   ____________________________________________________________

                          (наименованиеструктурного подразделения)

 УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись              Расшифровкаподпись                      

                                                       Дата

                                 ОПИСЬ №

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела
					графа
					опускается
					в описях дел
					постоянного
					хранения

В данную опись внесено_________________________________ ед. хр.

                                                                   (цифрами и прописью)

с № _________________ по№ _________________, в том числе:

литерные номера:______________________________________

пропущенные номера:___________________________________

Наименование должности

составителяописи                                Подпись         Расшифровка подписи

                                                                     Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальникотдела                                 Подпись        Расшифровка подписи

Приложение 5

к Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области

(В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области

 от26.05.2017 г. № 155-рп)

ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙОПИСИ ДЕЛ

ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Администрация Губернатора Брянской  

области   и   Правительства  Брянской

области                                                                                УТВЕРЖДАЮ

Фонд №________                                                              Заместитель Губернатора Брянской

                                                                                             области, возглавляющий   админи-  

                                                                                             страцию                                                    

ОПИСЬ № _______                                                             Подпись      Расшифровка подписи

дел постоянногохранения                                                                        

за ____год                                                                           Дата

№ пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

           В данный раздел описи внесено____________________________________ дел,

                                                                                    (цифрамии прописью)

с № ___________________________ по №________________________, в том числе:

литерные номера:__________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителяописи                                             Подпись         Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                                 Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                                                 УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭКадминистрации                             Протокол ЭПК архивного учреждения

Губернатора Брянской области и

Правительства Брянской области

от ___________ №____________                       от ___________ № ____________

Приложение 6

к Инструкции поделопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и ПравительстваБрянской области

(В редакцииРаспоряжения Правительства Брянской области от26.05.2017 г. № 155-рп)

ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННЫХ

СРОКОВ ХРАНЕНИЯ (СВЫШЕ10 ЛЕТ)

Администрация Губернатора Брянской  

области   и   Правительства  Брянской

области                                                                                УТВЕРЖДАЮ

Фонд №________                                                              ЗаместительГубернатора Брянской

                                                                                             области,  возглавляющий   админи-  

                                                                                             страцию                                                    

ОПИСЬ №_______                                                             Подпись      Расшифровка подписи

дел временных (свыше 10 лет)

сроковхранения                                                                        

за ____год                                                                           Дата

№ пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примеча-ние
1	2	3	4	5	6	7

Поливянское сельское поселение

Песчанокопского района

• Онлайн обращение
• Версия для слабовидящих

Добро пожаловать!

на сайт Поливянского сельского поселения

---

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

ИРКУТСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СОСНОВОБОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «01» февраля 2021 года                                                           № 14 -п

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в администрации
Сосновоборского муниципального образования

В целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности, установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации Сосновоборского муниципального образования

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования, согласно приложению №1.

2. Начальникам отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования обеспечить соблюдение настоящего постановления.

3. Постановление Администрации Сосновоборского муниципального образования от 13.11.2013 г. № 113 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования» признать утратившим силу.

4. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением постановления возложить на главного специалиста Администрации Сосновоборского муниципального образования Наумову Нину Вячеславовну.

Глава администрации Сосновоборского муниципального образования

Е.Н. Фокина

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением Администрации

Сосновоборского муниципального

образования

от 01.02.2021 г. № 14-п

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Сосновоборского

муниципального образования Иркутского района

Иркутской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Администрации Сосновоборского муниципального образования (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Сосновоборского муниципального образования.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.5 Методическое руководство работой по организации, ведению и совершенствованию делопроизводства в Администрации Сосновоборского муниципального образования осуществляет главный специалист Администрации Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет главный специалист Администрации Сосновоборского МО.

1.6. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота администрации Сосновоборского муниципального образования возлагается на главного специалиста Администрации Сосновоборского муниципального образования.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации поселения возлагается на начальников отделов администрации Сосновоборского муниципального образования.

1.8. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации Сосновоборского муниципального образования. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены начальников отдела Администрации Сосновоборского муниципального образования с настоящей Инструкцией.

1.9. Работники Администрации Сосновоборского муниципального образования несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.10. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.11. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации Сосновоборского муниципального образования, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается главному специалисту, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются главе администрации Сосновоборского муниципального образования.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

сканирование документа – получение электронного образа документа.

служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

3. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Деятельность Администрации Сосновоборского муниципального образования обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Сосновоборского муниципального образования, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Администрацией поселения, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Администрации Сосновоборского муниципального образования реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя муниципальные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2. Муниципальный правовой акт Администрации Сосновоборского муниципального образования   – решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Сосновоборского муниципального образования федеральными и областными законами, принятое населением Сосновоборского муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления Сосновоборского муниципального образования, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Сосновоборского муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.

К муниципальным правовым актам, издаваемым Администрацией поселения, относятся:

– постановления Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение №2);

– распоряжения Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение №3).

3.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Сосновоборского муниципального образования, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

– решения совещательных, консультативных и координационных советов, комиссий;

– поручения должностных лиц и другие.

3.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

– положения;

– правила;

– инструкции (методические рекомендации);

– планы.

3.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и другие.

4. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

СОСНОВОБОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1. Документация Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Документация Администрации Сосновоборского муниципального образования – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования, а также положениями об отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10 – 12 пт. 

Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей). Используется автоматическая расстановка переносов. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

4.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.».

4.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

4.2.4. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.

4.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

4.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

4.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.

4.2.8. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

4.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования используются следующие реквизиты:

а) Герб Сосновоборского муниципального образования (при наличии);

б) наименование органа местного самоуправления – автор документа;

в) наименование структурного подразделения – автор документа;

г) наименование должности лица – автора документа;

д) справочные данные об органе местного самоуправления;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

к) место составления или издания документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) заголовок к тексту;

п) текст документа;

р) отметка о приложении;

с) гриф согласования документа;

т) виза;

у) подпись должностного лица;

ф) отметка об электронной подписи;

х) печать;

ц) отметка об исполнителе;

ч) отметка о завершении копии;

ш) отметка о поступлении документа;

щ) резолюция;

э) отметка о контроле;

ю) отметка о направлении документа в дело;

Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Герб (при наличии) Сосновоборского муниципального образования помещают на бланках документов посередине верхнего поля бланка над реквизитами Администрации Сосновоборского муниципального образования, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

4.3.4. Наименование органа местного самоуправления – автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа местного самоуправления его помещают в скобках ниже полного.

4.3.5. Наименование должности лица – автора документа используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием органа местного самоуправления. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ.

Например:

Глава Администрации

Сосновоборского муниципального образования                                                           Личная подпись  Ф.И.О.

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Главный специалист Администрации Сосновоборского муниципального образования Личная подпись                Ф.И.О.

Специалист первой категории Администрации Сосновоборского муниципального образования по жилищно-коммунальному хозяйству Личная подпись                Ф.И.О.

При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.И. Свистунов
Члены комиссии:	Личная подпись	К.П. Федорин
	Личная подпись	И.Г. Василенко
	Личная подпись	Г.И. Фролов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.6. Справочные данные об органе местного самоуправления включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.3.7. Наименование вида документа (например: приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных)писем.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).

4.3.8. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Администрации Сосновоборского муниципального образования, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);

словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.

4.3.9. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера.

Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

4.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.3.11. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 или 10 и размещать в две строки.

4.3.12. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.

Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:

Для служебного пользования

Экз. № 1

4.3.13. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).

В качестве адресата могут быть органы государственной власти области, органы местного самоуправления области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Управление систематизации
законодательства

При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

Например:

Президенту
ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю
садового товарищества «Аэро»
И.А. Исаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций

муниципальных образований
Иркутского района Иркутской области

Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, поселения, области, почтовый индекс.

Например:

Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018

4.3.14. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются главой Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации Сосновоборского муниципального образования

Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Регламент                                                   УТВЕРЖДЕН

Правила                                                      УТВЕРЖДЕНЫ

Инструкция                                               УТВЕРЖДЕНА

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)	УТВЕРЖДЕНО
	Общественным советом при Правительстве Зимовниковского района Ростовской области (протокол от 19.09.2018 № 5)

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.

4.3.15. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:

распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) о выделении средств;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

4.3.16. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

3-го лица единственного числа («юридический комитет Правительства области не считает возможным…»).

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности органа местного самоуправления, структурных подразделений Администрации Сосновоборского муниципального образования (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве  Иркутской области».

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы
с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

4.3.17. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложения:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

Например:

Приложение № 2
к постановлению
Администрации
Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области
от 20.05.2020 № 57

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

4.3.18. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации

Личная подпись И.С. Новикова

Дата

При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства информационных технологий

и связи Иркутского района Иркутской области

от 17.08.2011 № 18.04/426

Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций,
о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись                  В.И. Самойлов

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись              К.А. Коротков Дата

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись              И.С. Белова Дата

4.3.19. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»

_____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и двоеточия), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Иркутского района Иркутской  области
от 23.09.2011 № 12

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.3.20. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе «Дело»), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Начальник правового управления

Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Допускается полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на оборотной стороне листа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового управления

Подпись              И.О. Фамилия

Дата

Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.

В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

Организация процедуры согласования и визирования проектов правовых актов, этапы и сроки согласования представлены в Регламенте Администрации Сосновоборского муниципального образования.

4.3.21. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование органа местного самоуправления. Например:

Заместитель главы Администрации Сосновоборского муниципального образования

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. Например:

Заместитель главы

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:

Первый заместитель главы Администрации Сосновоборского муниципального образования	Подпись	И.О. Фамилия
Заместитель главы Администрации Сосновоборского муниципального образования	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

И.о. директора департамента

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности директора департамента

Подпись

И.О. Фамилия

4.3.22. Отметка об электронной подписи (ЭП) используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Заместитель главы Администрации Сосновоборского муниципального образования

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020

И.И. Иванов

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.

4.3.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

4.3.24. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:

Петров Виктор Александрович

+7 (863) 262-41-46

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт. Например:

Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения

+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@ donland.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя. Например:

4.3.25. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно.
Специалист эксперт отдела	Подпись	И.О. Фамилия
25.03.2019

Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью органа местного самоуправления. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:

Подлинник документа находится в Администрации Сосновоборского муниципального образования в деле № 26.09-02 за 2018 год.

Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.

Администрация Сосновоборского муниципального образования выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Копии документов рассылаются в отделы Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

4.3.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган местного самоуправления и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.

4.3.27. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции.

Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции. Например:

Морозову Н.В.

Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2019

Подпись

05.10.2019

Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»).

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.  Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

4.3.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК документа обозначается буквой «К».

4.3.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Документооборот в Администрации Сосновоборского муниципального образования осуществляется как на бумажном, так и в электронном виде.

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться на бумажном носителе или с использованием электронной почты.

5.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования используются ЭП.

6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ

6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации Сосновоборского муниципального образования (далее – правовой акт) определен Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

При оформлении проектов правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб (при наличии) Сосновоборского муниципального образования;

наименование органа местного самоуправления;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

оттиск печати;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей главы Администрации Сосновоборского муниципального образования, управляющего делами, начальников отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

6.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

6.2.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Иркутского района Иркутской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – распоряжение Администрации Сосновоборского муниципального образования от 29.01.2018 № 60 «О награждении почетной грамотой главы Администрации Сосновоборского муниципального образования»;

сокращенное наименование – распоряжение Администрации Сосновоборского муниципального образования от 29.01.2018 № 60.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

6.2.5. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.

6.2.6. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до 5 строк.

6.2.7. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.

6.2.8. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Глава Администрации

Сосновоборского муниципального образования           Инициалы, фамилия

6.2.9. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 3
к постановлению Администрации

Сосновоборского муниципального образования
от 20.05.2020 № 57

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.

Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.

6.2.10. Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.

Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

На приложениях к проектам на бумажных носителях визы проставляются в соответствии с подпунктом 4.3.19 Инструкции. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

6.2.11. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается отделом по организационно-правовой работе, контролю и противодействия коррупции.

6.2.12. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт определяет исполнитель, который подписывает лист рассылки в нижней его части.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Протокол.

7.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря комиссии или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

7.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

7.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1. председатель или председательствующий;
2. секретарь;
3. присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
4. повестка дня;
5. перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

7.1.4. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

7.1.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 1, № 5). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

7.1.6. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня и содержание вопроса.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»). Указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

7.2. Служебные письма.

7.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

7.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 4.

7.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области считает…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

7.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.

7.2.5. Датой письма является дата его регистрации.

7.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Сосновоборского муниципального образования.

7.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования.

7.3. Телеграмма.

7.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:

-правительственные;

-срочные;

-обыкновенные.

7.3.2. Телеграммы на отправку принимаются специалистом 1 категории по работе с обращениями граждан правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложение № 6).

Текст телеграммы должен быть сжатым (не более 50 знаков), без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.

7.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов.

7.4. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.

7.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос
«о чем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

7.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

– наименование (содержание) работы или мероприятия;

– исполнитель;

– срок исполнения;

– отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

7.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных
в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

7.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

7.9. Стенограмма (звукозапись).

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

7.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

7.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

7.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

7.10. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Общие правила организации документооборота.

8.1.1. Движение документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации Сосновоборского муниципального образования, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

8.1.3. В документообороте органа местного самоуправления выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

8.1.4. В органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются с использованием электронной почты, а также средствами почтовой связи и электросвязи.

8.1.5. Документы, поступающие в орган местного самоуправления, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

8.1.6. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

8.2. Прием, регистрация, отправка документов.

8.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции производятся главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Отметка о поступлении документа в Администрацию поселения оформляется с использованием штампа, содержит порядковый номер и дату поступления документа.

8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные главе Администрации Сосновоборского муниципального образования, главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.

8.2.3. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в журнале.

8.2.4. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.

8.2.5. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

8.2.6. Документы, поступившие из внешних организаций, регистрируются главным специалистом администрации.

8.2.7. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваиваются первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

8.2.8. При регистрации входящих документов одинакового содержания,
но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер.
8.2.9. Контроль исполнения документов организуется в соответствии
с Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

8.2.10. Рассылка документов с резолюцией осуществляется главным специалистом Администрации.

8.2.11 Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в соответствии с номенклатурой дел.

Письма, адресованные органам исполнительной власти области и администрациям муниципальных образований области, отправляются по электронной почте.

8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив.

8.4. Архивом осуществляются:

– сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования;

– выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в регистрационных журналах и доступна работникам Администрации Сосновоборского муниципального образования.

9. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

9.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации Сосновоборского муниципального образования, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

9.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения.

9.3. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.

9.4. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает главный специалист по электронно-информационному взаимодействию и связи.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в муниципальный архив в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

10.1. Составление номенклатуры дел.

10.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Сосновоборского муниципального образования, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел органа местного самоуправления:

а) составляется службой делопроизводства;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией   государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями об отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации Сосновоборского муниципального образования, их виды, состав и содержание.

10.1.3. В Администрации Сосновоборского муниципального образования составляются типовая номенклатура дел Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение № 7).

10.1.4. Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, архива Администрации Сосновоборского муниципального образования, подписывается главой поселения.

10.1.5. Номенклатура дел администрации Сосновоборского муниципального образования согласовывается с Архивным отделом Иркутского района и утверждается главой администрации Сосновоборского муниципального образования.

10.1.6. После утверждения отделы администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архивном секторе администрации Иркутского района.

10.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие.

10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации Сосновоборского муниципального образования.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Сосновоборского муниципального образования цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:
12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений,
для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации поселения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с министерством образования

по вопросам учебно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных

образований по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню,
а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела,
о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

10.1.11. Если в течение года в Администрации Сосновоборского муниципального образования возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

10.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

10.2. Формирование и оформление дел.

10.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Дела формируются в Администрации Сосновоборского муниципального образования, в отделах администрации.

10.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела.

10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

10.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Иркутской области и Законодательного Собрания Иркутского района Иркутской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

10.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению
в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство при методической помощи ведущего специалиста архивного отдела  Администрации Иркутского района.

10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 8); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 10); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Сосновоборского муниципального образования; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Администрации Сосновоборского муниципального образования, согласованной с экспертной комиссией Администрации Сосновоборского муниципального образования; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.3. Организация оперативного хранения документов.

10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

10.3.2. Начальники отделов и специалисты и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

10.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

11. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Документы Администрации Сосновоборского муниципального образования являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на хранение в Муниципальный архив.

11.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

11.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.

11.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на хранение в Администрации поселения создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников.

11.1.3. Функции и права экспертной комиссии (ЭК) Администрации Сосновоборского муниципального образования, а также организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии, утвержденным главой поселения, которое согласовывается с Муниципальным архивом района. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрации Сосновоборского муниципального образования (по аппарату).

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

1. рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации Сосновоборского муниципального образования;
2. рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Муниципальный архив;
3. рассматривает описи дел по личному составу;
4. определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
5. выносит решение о представлении их на утверждение экспертной-проверочной комиссии архивного дела Иркутского района Иркутской области;
6. рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

11.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

11.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

11.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 11).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.

11.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Сосновоборского муниципального образования.

11.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1. заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
2. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
3. в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
4. порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом Администрации Иркутского района;
5. графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
6. при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел дополняются словами «том 1» и т.д..

11.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии Архивного отдела Иркутского района (приложения № 12 – № 14).

11.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

11.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение № 15).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится главным специалистом по электронно-информационному взаимодействию и связи.

11.1.12. При первичном представлении описей в Архивный отдел Иркутского района , составляются историческая справка к архивному фонду Администрации Сосновоборского муниципального образования и предисловия к ним.

11.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации производится ответственными за делопроизводство в Администрации Сосновоборского муниципального образования.

11.2.1. В архив Администрации Сосновоборского муниципального образования передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

11.2.2. В период подготовки дел отделами администрации в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.

11.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации, передавшего дела, с согласованием специалиста Архивного отдела Иркутского района.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

11.3. Архив Администрации Сосновоборского муниципального образования.

11.3.1. В Администрации Сосновоборского муниципального образования для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет ответственный за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования, определенный экспертной комиссией Администрации Сосновоборского муниципального образования.

11.3.2. В своей практической деятельности ответственный за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования в работе
с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, архивного агентства Иркутской  области и Муниципального архива Иркутского  района, Положением об архиве Администрации Сосновоборского муниципального образования, Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования, номенклатурой дел, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

11.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации сельского поселения после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упорядоченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, в специально отведенных для этой цели помещениях административного здания органа местного самоуправления.

11.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Администрации сельского поселения не подлежат.

11.3.5. Передача дел в архив Администрации сельского поселения осуществляется ежегодно отделами администрации по графику, утвержденному главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.

11.3.6. В случае ликвидации или реорганизации отдела лицо, ответственное за архив и ведение делопроизводства Администрации Сосновоборского муниципального образования, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Иркутского района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

11.3.7. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование работникам отделов с разрешения ответственной за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования под расписку в журнале. В нем указываются наименование отдела администрации, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ответственного за архив Администрации сельского поселения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ведущего специалиста Муниципального архива района с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Сосновоборского муниципального образования

ОБРАЗЕЦ

оформления протокола

ПРОТОКОЛ

заседания администрации Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области

________________________                  № _____                                                       х.Хуторской

(дата заседания)

Председательствующий	–	__________________________________________(указываются фамилия с инициалами, должность)
Присутствовали:
члены администрации Сосновоборского муниципального образования	–	__________________________________________(указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую)
Приглашенные:		руководители органов местного самоуправления, структурных подразделений  администрации Сосновоборского муниципального образования

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах социально-экономического развития Сосновоборского муниципального образования
за 2017 год (фамилия, инициалы выступавших).

2. О внесении изменений в постановление администрации Сосновоборского муниципального образования от ______________ № ________ (фамилия, инициалы выступавших).

3. О…

1. СЛУШАЛИ:

Об итогах социально-экономического развития Сосновоборского муниципального образования
за 2017 год.

Докладчики:
	(фамилия, инициалы)

ГОЛОСОВАЛИ:

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить Перечень поручений администрации Сосновоборского муниципального образования согласно приложению.

2. СЛУШАЛИ:

О проектах правовых актов Администрации Сосновоборского муниципального образования
(вопросы 2 – 17 повестки дня).

ГОЛОСОВАЛИ:

РЕШИЛИ:

2.1. Принять проекты правовых актов администрации Сосновоборского муниципального образования (вопросы 2 – 17 повестки дня).

3. СЛУШАЛИ:

Разное.

РЕШИЛИ:

4. Контроль за исполнением протокола возложить на контрольное управление Администрации Сосновоборского муниципального образования.

Протокол вел

Личная подпись

Инициалы, фамилия

Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ  ОБЛАСТЬ

ИРКУТСКИЙ РАЙОН

СОСНОВОБОРСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От «___» ______2020 года                                                                № ___-п

(заголовок (о чем?)

__________________________
__________________________

(преамбула)

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ПОСТАНОВЛЯЮ:

(постановляющая часть)

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Глава Администрации

Сосновоборского

муниципального образования        Личная подпись           Инициалы, фамилия

Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

ИРКУТСКИЙ РАЙОН

СОСНОВОБОРСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

  От «___»_____2020 года                                                                      №___-р      

(заголовок (о чем?)

__________________________
__________________________

(преамбула)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(распорядительная часть)

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Глава Администрации

Сосновоборского

муниципального образования        Личная подпись           Инициалы, фамилия

Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования

ОБРАЗЕЦ
оформления письма на бланке

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ИРКУТСКИЙ РАЙОН Администрация Сосновоборского муниципального образования 664541 д. Сосновый Бор ул. Урожайная, 14 тел.: 8(3952)692-559; (факс): 692-556 adm_sosnovoborskoe_mo@mail.ru ______2021 г.     № ____

Первому заместителю Мэра АИРМО И.В. Жуку

Уважаемый _______________________________!

(имя, отчество)

(текст письма)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Приложение: расчет затрат  на 2 л. в 3 экз.

Глава Администрации

Сосновоборского

муниципального образования              Личная подпись    Инициалы, фамилия

Приложение №  5
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ОБРАЗЕЦ
оформления протокола
ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по…__________________________________

________________________ № _____
(дата заседания)

___________________________________

(место издания)

Председатель	–	Смирнов С.С.
Секретарь	–	Антонова М.И.
Присутствовали:		30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.	О порядке подготовки к конференции.
	Доклад начальника отдела…
2.	О…
	Доклад заместителя руководителя…

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. – текст доклада прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. Одобрить…

1.2. …

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председательствующий        Личная подпись                    Инициалы, фамилия

Секретарь                              Личная подпись                    Инициалы, фамилия

Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ОБРАЗЕЦ

оформления телеграммы

Место

печати

ТЕЛЕГРАММА

Кому (должность, инициалы, фамилия)

Адрес (с указанием почтового индекса)

(текст телеграммы)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Глава Сосновоборского муниципального образования        Личная подпись                                                                    Инициалы, фамилия

——————————————————————————————————-

ул. Мира, 17, х.Хуторской, Ростовская область, Россия, 347474

«______» _______________ 20__ г.

Исп.: ___________________

Приложение № 7

к Инструкции по делопроизводству

администрации Сосновоборского

муниципального образования

ФОРМА
номенклатуры дел

Сосновоборское муниципальное         образование     АДМИНИСРАЦИЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ № __________ ______________________ (место составления) На ________________ год

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Сосновоборского Муниципального образования ФИО                    Подпись Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хране­ния и № ста­тей по пе­речню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

составителя номенклатуры                            Подпись          Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ______________ № ___________	СОГЛАСОВАНО __________________________________ __________________________________ Наименование должности руководителя архивной службы города, поселения

Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА
обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу

____________________________________________________________________

Фонд  №____________ Опись №____________ Дело   №____________

____________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО № _________ Том № ________

____________________________________________________________________
(заголовок дела)

____________________________________________________________________
(дата)

Фонд  №____________ Опись №____________ Дело   №____________

_________на _______ листах _______ хранить _________________________________

Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству  в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА
листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов   _________________________________________

пропущенные номера листов _________________________________________

пронумерованы чистые ли      _________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование

должности

работника                              Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА
внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
№________________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номер листов дела

Примечание

1	2	3	4	5	6

ИТОГО ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_________________________ листов.
(цифрами и прописью)

Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись                         Личная подпись           Инициалы, фамилия

Дата

Приложение № 11
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов
для определения сроков хранения документов

1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2006

2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12. 2019 № 236.

Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА
титульного листа описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Архивный отдел администрации Иркутского районного

муниципального образования

Администрация Сосновоборского  муниципального 

образования – Администрация сельского поселения

д. Сосновый Бор Иркутского района Иркутской области

Январь 2012 года – декабрь  2012 года

Ф О Н Д  № ____

Опись № ___

дел по личному составу

(личные дела муниципальных служащих)

За 2012 –                  годы

Хранить –             лет 

На              листах

Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности

руководителя организации

_________     __________________

(подпись)           (расшифровка подписи)

дата

Фонд  №_______________
Опись №_______________
дел постоянного храненияза___________год________

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Приме-чание

1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с №__________ по № __________________________________________________,
литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.

Опись составил _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)

Наименование должности

составителя описи

(лицо, ответственное
за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации		Протокол ЭПК комитета
от «_______» ___________ № ______		от «_______» ___________ № ______

Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА
описи дел по личному составу

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности

руководителя организации

_________     __________________

(подпись)           (расшифровка подписи)

Дата

Фонд  №_______________
Опись №_______________
дел по личному составуза _______________год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов в деле	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с №__________ по № __________________________________________________,
литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.

Опись составил _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)

Наименование должности

составителя описи (лицо, ответственное
за архив)                                                               подпись     Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации		Протокол ЭПК комитета
от «_______» ___________ № ______		от «_______» ___________ № ______

Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования

ФОРМА АКТА

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности

руководителя организации

_________    __________________

(подпись)    (расшифровка подписи)

дата

на основании ________________________________________________________                                            (название и выходные данные перечня документов)
____________________________________________________________________

(с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________

(название фонда)

№ п/п

Заголовок дела или группы дел

Дата дела или крайние даты дел

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________ дел за ____________________.
Описи дел постоянного хранения за ___________________годы утверждены, а по _______________________________________________________________
личному составу согласованы с ЭПК комитета, по личному составу согласованы с муниципальным архивом (протокол от «_____» __________ 20__ г. № ___) __________________.

Наименование должности лица,

Проводившего экспертизу ценности

Документов                                               подпись            расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от «_______» ___________ № ______

Документы в количестве _________________________________________
(цифрами и прописью)
весом ________ кг сданы в _____________________________________________

(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________ № _____

Изменения в учетные данные внесены.

Наименование должности работника

Ответственного за архив                           подпись          Расшифровка подписи