Инструкция по делопроизводству мировых судей челябинской области

16. Порядок оформления учета телеграмм, телефонограмм и факсограмм.
16.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой — фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.
16.2. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре. Текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги формата А-4 в одном экземпляре или записывается в журнале приема-передачи телефонограмм и факсограмм. Подписанные работником аппарата мирового судьи (отправителем) телефонограммы регистрируются, после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилия, имя, отчество и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. Переданная телефонограмма подшивается в материалы судебного дела.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Поступившая и отправленная телефонограмма регистрируется в журнале учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм (форма № 2). На телефонограмме ставится регистрационный порядковый номер. Листы журнала учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью мирового судьи и его печатью.
16.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов. Документы передаются для отправки за подписью мирового судьи.

Факсограмма регистрируется в журнале учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов, фамилии мирового судьи, передавшего документ для отправки.

На факсограмме, поступившей на судебный участок делается отметка «факс». Факсограммы доставляются мировому судье в день их приема, срочные немедленно.
17. Учет, использование и хранение служебных изданий и основных средств и материальных запасов.
17.1. При работе с основными средствами и материальными запасами необходимо руководствоваться Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету каждому объекту, кроме объектов ценностью до 3000 рублей включительно присваивается уникальный инвентарный порядковый номер. Инвентарный номер присваивается Главным управлением юстиции Челябинской области и наносится ответственным лицом несмываемым маркером (черного или белого цвета, согласно цвету поверхности нанесения) на видном месте.

На каждом судебном участке на 1 октября текущего года составляется инвентаризационная опись материально-технических средств с указанием количества заводских и инвентарных номеров. Опись составляется помощником мирового судьи и утверждается мировым судьей.

Оригиналы накладных (раздаточных ведомостей) на полученные в установленном порядке материальные ценности хранятся в соответствующем наряде.

На судебном участке помощником мирового судьи ведется книга складского учета материалов, в которую записываются поступившие на судебный участок материальные ценности, и по которой производится их выдача сотрудникам судебного участка.

При смене материально-ответственного лица (увольнение, декретный отпуск и т.д.) передача материальных ценностей другому материально-ответственному лицу производится комиссией из 4-х человек. Составляется акт приема-передачи, инвентаризационная опись и оформляется договор о материальной ответственности на новое материально-ответственное лицо.

К служебным изданиям относятся все поступившие на судебный участок для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность, учебники, справочники и иные подобные издания.

Юридические журналы регистрируются в Книге учета официальных изданий и юридических журналов. На первой странице обложки в правом нижнем углу ставится штамп с указанием порядкового номера в соответствии с регистрацией в Книге учета официальных изданий и юридических журналов.

Юридическая литература регистрируется в Журнале регистрации юридической литературы, на первой и семнадцатой странице в правом нижнем углу ставится штамп с указанием порядкового номера по Журналу регистрации юридической литературы.

Ежегодно проводится инвентаризация юридической литературы, имеющейся на судебном участке. Списание юридической литературы, потерявшей практическую ценность, в связи со значительным физическим износом или не действующей на момент инвентаризации редакции производится комиссией из 3-х человек. Акт списания юридической литературы составляется в 1-ом экземпляре. В акте указываются инвентарный номер каждого издания, его название, год издания, цена и основание для списания. Акт подписывается членами комиссии и утверждается мировым судьей. Если списанная литература не уничтожается, на титульном листе указывается факт списания, дата и номер акта, на основании которого она списана. В Журнале регистрации юридической литературы в графе «примечание» производятся отметки о списании юридической литературы.

Передача юридической литературы от одного работника другому (увольнение, перевод на другую должность и т.д.) производится по специальному акту, который составляется аналогично акту инвентаризации.

Журналы и газеты переплетаются в комплекты по месяцам и хранятся в течение одного года.
18. Порядок работы в период временного отсутствия мирового судьи.
18.1. Правила и порядок работы с судебными документами в период временного отсутствия мирового судьи установлены Положением о порядке ведения делопроизводства на судебном участке в период временного отсутствия мирового судьи, утвержденным приказом начальника Главного управления юстиции Челябинской области от 07.12.2015г. №177-о.
18.2. Все делопроизводство на судебном участке в период временного отсутствия мирового судьи осуществляют работники аппарата отсутствующего мирового судьи.
18.3. В случае временного отсутствия (служебная командировка, учебный отпуск, болезнь и т.д.) составляется справка о количестве дел и материалов (находящихся в производстве мирового судьи и поступивших, но не принятых к производству).

Справка составляется в 3-х экземплярах, подписывается работником аппарата, ее составившим и мировым судьей. В течение суток с момента исполнения обязанностей передается для ознакомления, замещающему мировому судье, который делает на справке соответствующую отметку. По одному экземпляру справки подшивается в наряд № 06-44 «Акты проверки состояния делопроизводства у мирового судьи, докладные, записки, протоколы и другие материалы о работе мирового судьи, его аппарата» судебных участков отсутствующего и замещающего мирового судьи. Третий экземпляр для контроля направляется председателю городского (районного) суда, на территории которого находится судебный участок временно отсутствующего мирового судьи.

18.4. В случае прекращения полномочий мирового судьи или его длительного отсутствия на судебном участке производится проверка наличия всех поступивших, а также находящихся в производстве дел и материалов, документации и материальных ценностей. В состав комиссии, которая создается постановлением председателя вышестоящего суда, включаются работники аппарата отсутствующего мирового судьи (по возможности сам мировой судья) и представитель вышестоящего суда. По результатам проверки составляются в 2-х экземплярах акт наличия дел и описи к нему, один из которых остается на судебном участке и хранится в наряде № 02-04 «Акты приема передачи, приложения к ним, составленные при смене мирового судьи, помощника мирового судьи», другой передается в вышестоящий суд.

18.5. При обнаружении утраты дел, документации, служебных изданий, имущества мировой судья совместно с двумя работниками аппарата составляет акт утраты дел, документации, служебных изданий, недостачи имущества и направляет его в Главное управление юстиции Челябинской области, где решается вопрос о назначении служебного расследования. Утраченные уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях восстанавливаются в соответствии с действующим законодательством.

18.6. В последний день исполнения обязанностей работник аппарата отсутствующего мирового судьи составляет справку о количестве дел, рассмотренных, замещающим мировым судьей. Справка подписывается работником аппарата отсутствующего мирового судьи и замещающим мировым судьей. В случае если период исполнения обязанностей был продолжительный, и документооборот был значительный, то указанная справка составляется отдельно по категориям дел.

18.7. Если период исполнения обязанностей замещающим мировым судьей заканчивается передачей полномочий другому мировому судье, то на судебном участке отсутствующего мирового судьи составляется справка о количестве находящихся в производстве дел, но подписывается мировым судьей, чьи полномочия по исполнению обязанностей отсутствующего мирового судьи закончились.
19. Помещения для ведения делопроизводства на судебном участке. Хранилища дел и документов. Охрана помещений и хранилищ.
19.1. Помещения и хранилища, в которых ведется делопроизводство и хранятся судебные дела, документы, вещественные доказательства в рабочее и нерабочее время должны отвечать требованиям, обеспечивающим их сохранность. К таким помещениям и хранилищам относятся кабинеты: мирового судьи, помощника мирового судьи, секретаря судебного заседания, делопроизводителя и архив судебного участка. Их размещение и оборудование должны исключить возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в этих помещениях и хранилищах судебных дел, документов и вещественных доказательств.

Входные двери этих помещений и хранилищ должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время, дверь архива сверх того — обита металлом, а окна защищены металлической решеткой. Для контроля за входом могут устанавливаться шифрованные и электронные замки. Помещения и хранилища оснащаются противопожарной и охранной сигнализацией, связанной с постом охраны или пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны.
19.2. В помещения и хранилища допускаются мировой судья, его помощник, а также лица, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях и хранилищах работам. Доступ других лиц в помещения и хранилища может быть разрешен только в случае служебной необходимости мировым судьей.
19.3. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в помещениях и хранилищах должны способствовать выполнению работы исполнителями в условиях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности лиц за сохранность судебных дел, документов и вещественных доказательств.

В помещениях и хранилищах запрещается хранение посторонних предметов.
19.4. Для хранения дел, документов, вещественных доказательств в помещениях и хранилищах используются сейфы и металлические шкафы.

Разрешается хранение архивных дел и вещественных доказательств на открытых стеллажах при условии надежной изоляции хранилища от других помещений судебного участка и надлежащих мер против бесконтрольного проникновения в это хранилище.
19.5. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, помещения и хранилища запираются. Ключи от сейфов, металлических шкафов, помещений и хранилищ (за исключением ключей от сейфов и металлических шкафов, находящихся в кабинете мирового судьи) в нерабочее время хранятся в одном из сейфов или металлических шкафов. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и ключ от входной двери помещения передаются помощнику мирового судьи.

Запрещается хранить ключи от сейфов, металлических шкафов в рабочих столах.
19.6. Сдачу ключей, а также получение ключей, вскрытие помещений и хранилищ производят работающие в них сотрудники.

При отсутствии лиц, отвечающих за сохранность дел, документов, вещественных доказательств, помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию мирового судьи, о чем составляется акт.
19.7. Перед вскрытием помещений и хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей, исправность запоров. При обнаружении нарушения целостности оттисков печатей, повреждения запоров или других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения посторонних лиц, помещения не вскрываются, а составляется акт, и о случившемся немедленно ставится в известность мировой судья.
19.8. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях и хранилищах производятся только в присутствии работников, отвечающих за сохранность дел и документов.

Во время уборки и других хозяйственных работ все дела и документы должны находиться в сейфах или металлических шкафах.
19.9. Запрещается выносить из помещения судебного участка для выполнения работы на дому судебные дела и документы, за исключением случаев рассмотрения дела в выездном судебном заседании.

Приложение к Инструкции

по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи
Приложение № 1

Документами, удостоверяющими личность, являются:

паспорт гражданина Российской Федерации;

временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации по форме № 2П(для утративших паспорт граждан, а также для граждан, в отношении которых до выдачи паспорта проводится дополнительная проверка);

удостоверение личности или военный билет военнослужащего;

паспорт моряка;

общегражданский заграничный паспорт (для прибывших на временное жительство в Российскую Федерацию граждан России, постоянно проживающих за границей);

паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность, — для иностранных граждан;

разрешение на временное проживание, вид на жительство;

удостоверение беженца;

свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем;

документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность, — для лиц без гражданства;

удостоверение адвоката;

редакционное удостоверение для журналиста;

другие документы, удостоверяющие личность.

Форма № 1
Журнал

учета входящей корреспонденции

№ п/п (вх. номер)	Дата исх. № документа	От кого поступил документ	Краткое содержание документа	Дата поступления документа	Контрольный срок исполнения	Дата исполнения	Другие отметки
1	2	3	4	5	6	7	8

«__» ____________________ 20___ г.

(дата поступления корреспонденции

в аппарат мирового судьи указывается

с названием месяца прописью)

Форма № 1-а

Журнал учета исходящей корреспонденции

№ п/п (исх.номер)	Наименование документа	Кому направлен	Дата направления	Другие отметки
1	2	3	4	5

Форма № 1-б

______________________________________________

(полное наименование судебного участка)

А К Т

об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях
«___»________________20__г.

Мировой судья ________, работники аппарата мирового судьи_____________________________

(должности, фамилии, инициалы)

____________________________________________________________свидетельствуют нижеследующее.

К мировому судье_____________________________________ поступило __________________________ (наименование судебного участка) (письмо, бандероль, посылка и т.п.)

с ________________________________________________________________________________________

(указывается документ: исковое заявление, жалоба, письмо, обращение или др.)

с исходящим регистрационным № __________ от «___»________________20___ г.

При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось _________________________________

__________________________________________________________________________________________

(самого документа или материалов, каких именно, указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.
Подписи __________________________

__________________________________

__________________________________
Форма № 2
Журнал приема-передачи телефонограмм и факсограмм

№ п/п	Откуда поступил документ	Краткое содержание	Дата передачи мировому судье	Роспись
1	2	3	4	5

Форма № 3

Список внутренних почтовых отправлений, заказных бандеролей (писем)

№ п/п	Адресат	Содержание	Исх. № и дата переписки	Вес	Сумма почтового сбора	№ заказного отправления	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма № 4
Разносная книга для местной корреспонденции

№ п/п	Наименование корреспонденции	Кому отправлена	Исходящий № и дата переписки	Дата получения	Ф.И.О. лица, получившего корреспонденцию	Расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7

Форма № 5-а

Алфавитный указатель к уголовным делам

Фамилия, имя, отчество привлекаемого лица	Статьи УК РФ	№ дела по учетно-статистической карточке	Для поступивших повторно – № дела по предыдущей регистрации
1	2	3	4

Форма № 5.1

Журнал учета заявлений по делам частного обвинения

№ п/п	Дата поступления заявления	Порядок поступления *	Ф.И.О. лица, подавшего заявление	Дата подачи заявления мировому судье	Дата вынесения определения	Сущность решения, принятого мировым судьей по заявлению на стадии приема**
1	2	3	4	5	6	7

Срок для исправления недостатков	Дата вынесения постановления о возвращении заявления заявителю	Дата повторного поступления заявления	Сущность решения, принятого судьей по заявлению, поданному повторно***	От сторон поступили заявления о примирении	Дата назначения дела к рассмотрению по принятому заявлению	№ уголов- ного дела
8	9	10	11	12	13	14

* — по почте – 1; на личном приеме – 2 .

* * — возвращено лицу, его подавшему, для приведения в соответствие с указанными требованиями – 1; принято к производству – 2.

*** — отказано в принятии к производству – 1; принято к производству – 2.

Форма № 5-б
Алфавитный указатель к уголовным апелляционным делам

№ п/п	Фамилия лица, подавшего жалобу, представление	Наименование дела (Ф.И.О. осужденного, ст. УК РФ)	№ уголовного апелляционного дела по учетно-статистической карточке	Другие отметки
1	2	3	4	5

Форма № 6-а
Алфавитный указатель к гражданским делам

Ответчик	Истец (заявитель)	Характер спора (жалобы, заявления)	№ дела по учетно-статистической карточке	Для поступивших повторно – № дела по предыдущей регистрации
1	2	3	4	5

Форма № 6.1
Журнал учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их мировыми судьями к своему производству

№ п/п	Дата поступления заявления (жалобы)	Порядок поступления заявления (жалобы)*	Ф.И.О. заявителя (наименование юридического лица)	Сущность заявления (жалобы)	Ф.И.О., код мирового судьи, к которому поступило (передано) заявление (жалоба)	Дата передачи заявления (жалобы)	Дата вынесения определения	Сущность решения, принятого мировым судьей по заявлению (жалобе) на стадии приема**
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Срок для исправления недостатков	Дата вынесения определения о возврате заявления (жалобы) заявителю	Дата повторного поступления заявления (жалобы)	Дата поступления жалобы на определение	Дата рассмотрения жалобы в суде апелляционной инстанции	Результат рассмотрения	Дата возвращения заявления (жалобы) в суд	Дата принятия дела к производству	№ гражданского дела
10	11	12	13	14	15	16	17	18

* — по почте;

— на личном приеме.

** — об отказе в приеме заявления;

 — о возвращении заявления;

 — об оставлении заявления без движения.

Форма № 6-б

Алфавитный указатель к гражданским апелляционным делам

№ п/п	Заявитель	Наименование дела	№ апелляционного дела по учетно-статистической карточке ф. № 6р	Другие отметки
1	2	3	4	5

Форма № 7-а
Алфавитный указатель к делам об административных правонарушениях

Ф.И.О. привлекаемого лица	Характер правонарушения (статья КРФоАП, Таможенного кодекса РФ, другого закона, устанавливающая ответственность)	№ дела по учетно-статистической карточке формы № 7р	Для привлекаемых повторно – № дела по предыдущей регистрации
1	2	3	4

Форма № 7-б
Алфавитный указатель на обжалуемое постановление по делу об административном правонарушении

№ п/п	Лицо, подавшее жалобу	Наименование дела (Ф.И.О. лица, ст. КРФоАП)	№ дела по учетно-статистической карточке	Другие отметки
1	2	3	4	5

Форма № 8

Журнал учета материалов, разрешаемых судом в порядке

исполнения приговоров

№ п/п	Ф.И.О.	Возраст (взрослый, н/летний)	Ст. УК РФ	Орган, лицо, представившие материал, ходатайство	Вид наказания по приговору	Даты	Содержание представления, ходатайства
Поступления к мировому судье	Рассмотрения мировым судьей
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Правовые основания (ст. УПК, УИК РФ и др.)	Характер постановления*	Дата поступления жалобы	Результат рассмотрения жалобы апелляционной инстанцией	Возвращено мировому судье	Даты	Списано в архив (дата, № по описи)
вступления в силу	обращено к исполнению
10	11	12	13	14	15	16	17