Инструкция по делопроизводству правительства курганской области - RukovodstvoRus.ru

УКАЗ

ГУБЕРНАТОРАКУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Обутверждении Инструкции по

делопроизводствув Правительстве

Курганскойобласти

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 25.12.2013№ 502)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 24.11.2015№ 337)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 08.04.2016 №95)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 13.02.2017 №32)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 23.10.2017№ 257)

В целях совершенствования документированияуправленческой деятельности и организации работы с документами в ПравительствеКурганской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству вПравительстве Курганской области (далее — Инструкция) согласно приложению кнастоящему Указу.

2. Руководителям структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области обеспечить соблюдение Инструкции.

3. Руководителям органов исполнительнойвласти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевоеуправление, при подготовке документов для внесения в Правительство Курганскойобласти руководствоваться Инструкцией.

4. Признать утратившим силу ПостановлениеГубернатора Курганской области от 20 мая 2002 года N 110 «Об утверждении»Инструкции о документационном обеспечении и порядке рассмотренияобращений граждан в Администрации (Правительстве) Курганской области».

Рекомендую:

органам местного самоуправления муниципальныхобразований Курганской области разработать и принять соответствующие правовыеакты, регламентирующие работу с документами.

5. Контроль за исполнением настоящего Указавозложить на заместителя Губернатора Курганской области — руководителя аппаратаПравительства Курганской области Шумкова В.О.

Губернатор Курганской области О.А.Богомолов

Курган

5 марта 2011 года N 72

Приложение

к Указу

Губернатора Курганской области

от 5 марта 2011 г. N 72

«Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области»

Инструкция

поделопроизводству в Правительстве Курганской области

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 25.12.2013№ 502)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 24.11.2015№ 337)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 08.04.2016 №95)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 13.02.2017 №32)

(В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 23.10.2017№ 257)

Раздел I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству вПравительстве Курганской области (далее — Инструкция) устанавливает единыетребования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся впроцессе деятельности Правительства Курганской области документов, способствуетсовершенствованию делопроизводства Правительства Курганской области и повышениюего эффективности.

2. Инструкция разработана в соответствии сзаконодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации иКурганской области в сфере информации, документации и архивного дела,Регламентом Правительства Курганской области, утвержденным ПостановлениемПравительства Курганской области от 14 июля 2009 года N 395 (далее — РегламентПравительства Курганской области), Приказом Комитета по управлению архивамиКурганской области от 27 мая 2010 года N 36 «Об утверждении Методическихрекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органахисполнительной власти Курганской области».

3. Положения Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе сэлектронными документами, включая подготовку, обработку, хранение ииспользование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработкидокументов), применяемые в Правительстве Курганской области, обеспечиваютвыполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции нераспространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения,составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченногораспространения. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 08.04.2016 №95)

5. Особенности работы с документами,содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональныеданные) в Правительстве Курганской области, регламентируются специальнымиправовыми актами.

5-1. Порядок обращения сослужебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Курганскойобласти утверждается указом Губернатора Курганской области. (Дополнен — УказГубернатора Курганской области от 08.04.2016 №95)

6. Требования Инструкции к работе сбухгалтерской, научно-технической и другой специальной документациейраспространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а такжеподготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, ведение и совершенствованиеделопроизводства на основе единой политики, использование современныхинформационных технологий в работе с документами, методическое руководство иконтроль за соблюдением установленного порядка работы с документами вструктурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области осуществляетотдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

8. По вопросам организации делопроизводстваотдел документационного обеспечения Правительства Курганской областивзаимодействует со структурными подразделениями аппарата ПравительстваКурганской области, органами исполнительной власти Курганской области,осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление (далее — Органывласти), и органами местного самоуправления муниципальных образованийКурганской области.

9. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядкаработы с документами в структурных подразделениях аппарата ПравительстваКурганской области возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области.

10. Руководители структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области определяют ответственного за работу сдокументами в структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области(далее — служба делопроизводства аппарата Правительства Курганской области).

11. Передача копий документов ПравительстваКурганской области представителям средств массовой информации осуществляетсяотделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

12. При работе с документами, поступившими вПравительство Курганской области и зарегистрированными в установленном порядке,не разрешается вносить поправки и делать пометки в подлиннике (оригинале)документа.

13. При уходе в отпуск, выезде вкомандировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службеработники структурных подразделений аппарата Правительства Курганской областиобязаны передать все находящиеся у них документы в службу делопроизводствааппарата Правительства Курганской области или другому работнику по указаниюруководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганскойобласти, при увольнении или переводе по службе работника передача документов идел осуществляется по акту.

14. Работники структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области несут дисциплинарную и инуюустановленную законодательством ответственность за несоблюдение требованийнастоящей Инструкции.

15. Учет и регистрация документов вПравительстве Курганской области ведется с использованием автоматизированнойсистемы (далее — АСУ).

16. В настоящей Инструкции используютсятермины, определения, которые установлены Государственным стандартом РоссийскойФедерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения», утвержденным Постановлением Государственного комитетаРоссийской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 года N28, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003″Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов», утвержденным Постановлением Государственного комитетаРоссийской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N65-ст, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Курганскойобласти, утвержденными Постановлением Правительства Курганской области от 24августа 2009 года N 480.

Раздел II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции используютсяследующие основные понятия:

1) автор документа — физическое илиюридическое лицо, создавшее документ;

2) бланк документа — набор реквизитов,идентифицирующих автора официального письменного документа;

3) вид документа — принадлежность документа копределенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

4) внутренний документ — документ,не выходящий за пределы аппарата Правительства Курганской области; (В редакцииУказа Губернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

5) дело — совокупность документов илиотдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельностиПравительства Курганской области;

6) деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочногохарактера, направляемый Правительством Курганской области, должностным лицомадресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

7) делопроизводство — деятельность,обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними вПравительстве Курганской области;

документ — официальный документ, созданныйгосударственным органом, органом местного самоуправления, юридическим илифизическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный вдокументооборот Правительства Курганской области;

9) документирование — фиксация информации наматериальных носителях в установленном порядке;

10) документооборот — движение документов смомента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и(или) отправки;

11) заверенная копия — копия документа, накоторой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу;

12) запрос информации — обращениепользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в видеэлектронного документа, в государственный орган или орган местногосамоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации одеятельности этого органа;

13) копия документа — документ, полностьювоспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, неимеющий юридической силы;

14) номенклатура дел — систематизированныйперечень наименований дел, формируемых в Правительстве Курганской области, суказанием сроков их хранения;

15) нормативный правовой акт ГубернатораКурганской области, Правительства Курганской области — это письменныйофициальный документ, принятый (изданный) в определенной форме ГубернаторомКурганской области или Правительством Курганской области в пределах ихкомпетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм(правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных нанеоднократное применение;

16) обращение гражданина — направленное вгосударственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицуписьменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращениегражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

17) объем документооборота — количестводокументов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

18) оформление документа — проставлениенеобходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

19) подлинник (оригинал) документа — первыйили единственный экземпляр документа;

20) протокол заседания (совещания) — документинформационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрениявопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных,координационных, экспертных и других органов, совещаниях;

21) пустая строка — строка, не содержащаясимволы, с параметрами шрифта основного текста;

22) регистрация документа — присвоениедокументу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений одокументе;

23) реквизит документа — обязательный элементоформления документа;

24) служебный документ — официальныйдокумент, используемый в текущей деятельности Правительства Курганской области;

25) служебная переписка — различные видыофициальных документов (деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс,факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение)информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией вдеятельности Правительства Курганской области, органов власти, организаций играждан;

26) телеграмма — документинформационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти,организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

27) телекс (телетайпограмма) — телеграмма,передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

28) телефонограмма — документ информационногохарактера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

29) унифицированная форма документа -совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных всоответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных вопределенном Порядке на носителе информации;

30) факсограмма (факс) — получаемая набумажном носителе копия документа (письменного, графического,изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

31) формирование дела — группировкаисполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

32) (Исключен — УказГубернатора Курганской области от 25.12.2013 №502)

33) экспертиза ценности документов — изучениедокументов на основании критериев их ценности в целях определения сроковхранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фондаКурганской области;

34) электронное сообщение — информация,переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационнойсети;

35) электронный документ — документированнаяинформация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном длявосприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а такжедля передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки винформационных системах;

35-1) электронный шаблон бланка(унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная формадокумента), представленный в электронной форме; (Дополнен — Указ ГубернатораКурганской области от 25.12.2013 №502)

36) юридическая сила документа — свойствоофициального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенциейиздавшего его органа и установленным порядком оформления.

Раздел III. Создание документов в

Правительстве Курганской области

Глава 1. Бланки документов

18. Документы, создаваемые в ПравительствеКурганской области, оформляются на бланках.

Бланки документов изготавливаются настандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо ввиде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

Допускается оформление документов на бумагеформата A3 (297 x 420) и A6 (105 x 148). Выбор формата бумаги зависит от вида иобъема документа.

Документы оформляются с помощью электронного шаблона бланка (унифицированной формыдокумента), за исключением бланка Губернатора Курганской области. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

19. Электронныешаблоны бланков (унифицированные формы документов) размещаются на сайтеwww.gov45.ru. (В редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 25.12.2013№ 502)

20. Разработка и изготовление бланковдокументов осуществляется в соответствии с Законом Курганской области от 1декабря 1997 года N 90 «О гербе и флаге Курганской области».

21. В Правительстве Курганской областиприменяются следующие виды бланков:

1) бланк указа Губернатора Курганскойобласти;

2) бланк распоряжения Губернатора Курганскойобласти;

3) бланк постановления ПравительстваКурганской области;

4) бланк распоряжения ПравительстваКурганской области;

5) бланк Губернатора Курганской области;

6) бланк поручения Губернатора Курганскойобласти;

6-1) бланк поручения ГубернатораКурганской области по исполнению Перечня поручений Президента РоссийскойФедерации, поручений Президента Российской Федерации, указаний ПрезидентаРоссийской Федерации (далее соответственно — Перечень поручений Президента,поручения Президента, указания Президента); (Дополнен — Указ ГубернатораКурганской области от 23.10.2017 №257)

7) бланк письма Правительства Курганскойобласти;

бланк приказа управления деламиПравительства Курганской области;

9) бланк первого заместителя ГубернатораКурганской области — руководителя Представительства Курганской области приПравительстве Российской Федерации (образец приведен в приложении 1 к настоящейИнструкции);

10) бланк первого заместителя ГубернатораКурганской области (образец приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции);

11) бланк заместителя Губернатора Курганскойобласти по социальной политике (образец приведен в приложении 3 к настоящейИнструкции);

12) бланк заместителя Губернатора Курганскойобласти по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональнымсвязям (образец приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции);

13) бланк заместителя Губернатора Курганскойобласти — руководителя аппарата Правительства Курганской области (образецприведен в приложении 5 к настоящей Инструкции);

14) бланк резолюции Губернатора Курганскойобласти (образец приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции) и егозаместителей.

22. Бланки первого заместителя ГубернатораКурганской области — руководителя Представительства Курганской области приПравительстве Российской Федерации, первого заместителя Губернатора Курганскойобласти, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике,заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономическойдеятельности и межрегиональным связям, заместителя Губернатора Курганскойобласти — руководителя аппарата Правительства Курганской области (далее -руководитель Аппарата) используются для внутренней переписки, оформления порученийи ответов на поручения.

Глава 2. Реквизиты документов

23. В Правительстве Курганской областиустановлен следующий состав реквизитов документов:

1) герб Курганской области;

2) наименование — Правительство Курганскойобласти;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о ПравительствеКурганской области;

адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и датудокумента адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов документа определяется еговидом и назначением.

24. Кроме перечисленных реквизитов приподготовке документов и в процессе работы с документами могут использоватьсядругие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в ПравительствоКурганской области, отметки «Срочно», «Оперативно»,»Подлежит возврату», «Просьба ссылаться на наш исходящийномер».

Глава 3. Подготовка и оформление

проектов Законов Курганской области

25. Проекты законов Курганской области (далее- областные законы) вносятся в Правительство Курганской области заместителямиГубернатора Курганской области, руководителями Органов власти, другихорганизаций (далее — разработчики проекта).

26. Областные законы и приложенияк ним печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x297 мм). Левое поле — 3,0 см, правое, верхнее и нижнее — 2,0 см.

На первой странице областногозакона в правом верхнем углу текстового поля через один межстрочный интервалуказываются слова «Проект внесен Губернатором Курганской области»,которые выравниваются по левой границе.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

27. Областной закон имеетследующие реквизиты.

В верхней части по центрупомещается герб Курганской области, ниже отдельной строкой указываются слова»Курганская область», ниже данной строки указывается слово»Закон». Слова «Курганская область» печатаются прописнымибуквами размером шрифта N 18, слово «Закон» печатается прописнымибуквами размером шрифта N 26 и выделяются полужирным шрифтом. Слово»Закон» отделяется от слов «Курганская область» пустойстрокой.

Ниже по центру располагаетсяназвание областного закона (далее — заголовок). Заголовок отделяется отпредыдущего реквизита 2 — 3 пустыми строками и печатается через одинмежстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.Пишется прописными буквами и отвечает на вопрос «О чем издан закон?».Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке областного закона овнесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, вкоторую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той женормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОНКУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

«ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХНА ТЕРРИТОРИИ

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

или

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В СТАТЬЮ 2ЗАКОНА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

«О ПОЧЕТНОМ ЗВАНИИ КУРГАНСКОЙОБЛАСТИ «ПОЧЕТНЫЙ

ГРАЖДАНИН КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

Под названием областного законаслева указываются слова «Принят Курганской областной Думой» и датаего принятия Курганской областной Думой, которые печатаются шрифтом N 14 ирасполагаются в одной сроке. Слова «Принят Курганской областнойДумой» выравниваются по левой границе текстового поля, а дата принятия -по правой.

Текст областного закона отделяетсяот слов «Принят Курганской областной Думой» и датой его принятиядвумя пустыми строками и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть областного законаможет подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста областногозакона может состоять из следующих основных элементов: преамбулы, раздела,главы, параграфа, статьи, пункта, пункта статьи, подпункта, абзаца.

Преамбула областного законасодержит разъяснение его целей, мотивов, оснований его принятия и можетсостоять из абзацев. Включение в преамбулу положений нормативного характера недопускается. Областные законы могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей,мотивов и оснований принятия областного закона не требуется.

В областных законах нормативныепредписания излагаются в виде статей, обозначаемых словами «Статья»,имеющих название без точки и порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами сточкой. В областных законах о внесении изменений в законы, о признанииутратившими силу законов, а также в иных исключительных случаях статья может неиметь названия.

Близкие по содержанию статьизначительных по объему законов объединяются в главы, в необходимых случаяхглавы могут объединяться в разделы.

Разделы областных законов должныиметь нумерацию римскими цифрами с точкой. Главы, параграфы нормативныхправовых актов должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

Разделы, главы, параграфыобластных законов обозначаются соответственно словами «Раздел»,»Глава», символом «§» и, как правило, должны иметь названиябез точки, которые выравниваются по центру.

Статья может состоять из пунктов.Пункты статьи областного закона нумеруются арабскими цифрами с точкой иназваний не имеют. Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных впределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Подпунктыследуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпунктаставится точка. Статья, пункт, пункт статьи, подпункт, абзац начинаются сабзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, неимеющих названия.

Допускается нумерация подпунктов,за исключением нумерации в областных законах, буквами русского алфавита соскобкой без точки (за исключением букв «ё», «й»,»ь», «ъ»).

В исключительных случаях статьяможет делиться на пункты, нумеруемые арабскими цифрами со скобкой без точки.При этом деление пунктов на подпункты не допускается.

Разделы, главы, параграфы, статьи,пункты, подпункты областного закона должны иметь единую сквозную нумерацию.

Не допускается отдельная нумерациястатей и пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Пункты каждой статьи иподпункты каждого пункта нумеруются отдельно.

Заголовки разделов печатаютсяпрописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в концезаголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ ИДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Главы нумеруются арабскими цифрамии имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы ивыравнивается по центру. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в однустроку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности иответственность

Параграфы обозначаются знаком»§», нумеруются арабскими цифрами, имеют заголовки и выравниваются поцентру. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в однустроку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества иобщества

Статьи имеют сквозную нумерацию.Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьипечатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается спрописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, послекоторого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статьяможет не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номервыделяют полужирным шрифтом.

Под основным текстом областногозакона указываются должность, инициалы имени, отчества и фамилия ГубернатораКурганской области: слева указываются слова «Губернатор Курганскойобласти», справа — инициалы и фамилия Губернатора Курганской области.Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками.

Под реквизитом подписи областногозакона указывается место его принятия — город Курган, дата подписанияобластного закона Губернатором Курганской области, номер. Место принятияотделяется от реквизита подписи двумя — тремя пустыми строками. Дата подписанияотделяется от предыдущего реквизита пустой строкой. Номер печатается после датыарабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера,присваиваемого документу после его подписания. Место, дата и номер областногозакона выравниваются по левой границе текстового поля.

Положения областного закона могутоформляться в виде приложений к областному закону, являющихся его неотъемлемойчастью. В тексте областного закона приводится положение об утверждениисоответствующего приложения или ссылка на него.

На первом листе приложения вверхнем правом углу указываются: слова «Приложение к Закону Курганскойобласти», дата, номер и название областного закона.

Например:

Приложение

кЗакону Курганской области

от «___» _________ 20 года N _____

«Название областного закона»

Если областным закономпредусматривается несколько приложений, они нумеруются арабскими цифрами безуказания знака «N». При ссылках на приложение в тексте областногозакона знак «N» не указывается.

Образец оформления областногозакона приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции.»;

пункт 32 дополнить абзацемчетвертым следующего содержания:

«Текстовая часть указов ираспоряжений Губернатора Курганской области заканчивается пунктом о возложенииконтроля за исполнением указов и распоряжений Губернатора Курганской области надолжностное лицо. Пункт содержит должность лица, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением указов и распоряжений Губернатора Курганской области,фамилия и инициалы не указываются.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

Глава 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ

ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ

ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

§1. Общие положения

28. Подготовка и оформление проектов правовыхактов Губернатора Курганской области и Правительства Курганской областиосуществляется в соответствии с положениями следующих правовых актов:

Закон Курганской области от 8 октября 2004года N 444 «О нормативных правовых актах Курганской области»;

Регламент Правительства Курганской области;

Постановление Правительства Курганскойобласти от 24 августа 2009 года N 480 «Об утверждении правилделопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»;

Постановление Правительства Курганскойобласти от 23 ноября 2009 года N 559 «Об утверждении Типового регламентаорганизации деятельности органов исполнительной власти Курганской области,осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление».

§2. Подготовка и оформление

проектов указов и распоряжений

Губернатора Курганской области

29. Подготовка и внесение проектов указов ираспоряжений Губернатора Курганской области осуществляется разработчикамипроекта.

30. Для указов Губернатора Курганской областиустанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается гербКурганской области;

2) ниже по центру указывается слово»УКАЗ»;

3) ниже по центру отдельной строкойуказываются слова «Губернатора Курганской области»;

4) ниже через три пустые строки по центруполужирным шрифтом располагается наименование указа размером шрифта основноготекста;

5) ниже через две пустые строки по ширине страницыс абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12- 14;

6) ниже через три пустые строки указываетсяподпись, которая состоит из слов «Губернатор Курганской области» иинициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова»Губернатор» и «Курганской области» печатаются в двестроки. От границы левого поля печатаются слова «Курганской области»,а слово «Губернатор» центрируется относительно этих слов. Инициалы имени,отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составныечасти реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

7) ниже на расстоянии не менее трех пустыхстрок слева указывается место составления (издания) «г. Курган»размером шрифта основного текста;

ниже слева располагается отметка дляпроставления даты размером шрифта основного текста;

9) ниже слева располагается отметка дляпроставления регистрационного номера размером шрифта основного текста.

31. Для распоряжений Губернатора Курганскойобласти устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается гербКурганской области;

2) ниже по центру указывается слово»РАСПОРЯЖЕНИЕ»;

3) ниже по центру отдельной строкойуказываются слова «Губернатора Курганской области»;

4) ниже слева указываются отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;

5) ниже по центру относительно предыдущегореквизита указывается место составления (издания) документа «г.Курган»;

6) ниже через три пустые строки по центруполужирным шрифтом располагается наименование распоряжения размером шрифтаосновного текста;

7) ниже через две пустые строки по ширинестраницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размеромшрифта N 12 — 14;

ниже через три пустые строки указываетсяподпись, которая состоит из слов «Губернатор Курганской области» иинициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова»Губернатор» и «Курганской области» печатаются в двестроки. От границы левого поля печатаются слова «Курганской области»,а слово «Губернатор» центрируется относительно этих слов. Инициалыимени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Междуинициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел. Все составные частиреквизита печатаются размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалыимени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефонаисполнителя размером шрифта N 10.

32. Текстовая часть указов и распоряженийГубернатора Курганской области подразделяется на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Губернатора Курганскойобласти завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатаетсяпрописными буквами.

Указы и распоряжения Губернатора Курганскойобласти могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей, мотивов и основанийпринятия указа, распоряжения Губернатора Курганской области не требуется.

33. Допускается уменьшение интервалов междуреквизитами «Заголовок», «Текст» и «Подпись» принеобходимости размещения текста проекта указа, распоряжения ГубернатораКурганской области на одной странице.

34. При оформлении текста указа, распоряженияГубернатора Курганской области на двух и более страницах первая страница ненумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляютсяарабскими цифрами по центру верхнего поля начиная со второй страницы без знаковпрепинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенныхвариантов и знаков тире. Номера страниц печатаются размером шрифта N 10 — 12.

35. Текстовая часть указов, распоряженийГубернатора Курганской области может быть оформлена в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже.

Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатаютболее чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (заголовки строк, граф,наименования граф) повторяется на каждой странице. (В редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

Правила оформления таблиц приведены вприложении 8 к настоящей Инструкции.

36. К проектам указов и распоряженийГубернатора Курганской области прилагается лист рассылки, который оформляетсяна отдельном листе бумаги формата A4.

37. Приложения к указам и распоряжениямГубернатора Курганской области оформляются на отдельных листах бумаги форматаA4.

Размеры полей, шрифты и интервалы припечатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовуказов, распоряжений Губернатора Курганской области.

38. Если в тексте указа,распоряжения Губернатора Курганской области дается ссылка «согласноприложению», то на первой странице приложения в верхнем правом углупишется слово «Приложение», дается ссылка на указ, распоряжениеГубернатора Курганской области и указывается его наименование.

Все составные части реквизитавыравниваются по левому краю текстового поля, печатаются через один межстрочныйинтервал и ограничиваются правым полем документа. При наличии несколькихприложений они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «N»,при ссылках на приложения в тексте знак «N» также не указывается.

Например:

Приложение 1 к указу

Губернатора Курганской области

от__________ 2013 года N _____

«Наименование»

Наименование приложениявыравнивается по центру и выделяется полужирным шрифтом.

Списки оформляются в алфавитномпорядке. При оформлении состава комиссии должности располагают одну под другойв алфавитном порядке через точку с запятой с абзацного отступа.

Заголовок приложения располагаетсячерез три-четыре пустые строки от даты, номера акта и наименования, а от текстаприложения — двумя пустыми строками.

При наличии в тексте приложениянескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (относительно граництекста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяютсяполужирным шрифтом.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

39. (Исключен — УказГубернатора Курганской области от 25.12.2013 №502)

40. Структура указов и распоряженийГубернатора Курганской области может состоять из пунктов, которые принеобходимости объединяются в параграфы, главы, разделы. Разделы указов ираспоряжений Губернатора Курганской области должны иметь нумерацию римскимицифрами с точкой. Главы, параграфы указов и распоряжений Губернатора Курганскойобласти должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

Разделы, главы, параграфы указов ираспоряжений Губернатора Курганской области обозначаются соответственно словами»Раздел», «Глава», символом «§» и, как правило,имеют названия без точки, которые выравниваются по центру.

Пункт может состоять из подпунктов,пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой безточки. Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В концепоследнего подпункта ставится точка. Пункт, подпункт, абзац начинаются сабзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, неимеющих названия.

Допускается нумерация подпунктов буквамирусского алфавита со скобкой без точки (за исключением букв «ё»,»й», «ь», «ъ»).

Абзацы могут обозначаться дефисами изаканчиваются точкой с запятой, за исключением последнего абзаца,заканчивающегося точкой. Обозначение абзацев другими символами, кроме дефисов,не допускается.

Разделы, главы, параграфы, пункты, подпунктыдолжны иметь единую сквозную нумерацию. Не допускается отдельная нумерацияпунктов каждого раздела, главы или параграфа. Подпункты каждого пунктанумеруются отдельно.

41. В указах и распоряжениях ГубернатораКурганской области употребляются полные официальные наименования Органов властии организаций.

Образец оформления проекта указа ГубернатораКурганской области приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения ГубернатораКурганской области приведен в приложении 10 к настоящей Инструкции.

§3. Подготовка и оформление

проектов постановлений и распоряжений

Правительства Курганской области

42. Подготовка и внесение проектовпостановлений и распоряжений Правительства Курганской области осуществляетсяразработчиками проекта.

43. Для постановлений и распоряженийПравительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается гербКурганской области;

2) ниже по центру отдельной строкойуказываются слова «Правительство Курганской области»;

3) ниже по центру указывается слово»ПОСТАНОВЛЕНИЕ» либо «РАСПОРЯЖЕНИЕ»;

4) ниже слева указываются отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;

6) ниже через три пустые строки по центруполужирным шрифтом располагается наименование постановления (распоряжения)размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалыимени, отчества исполнителя постановления (распоряжения) размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефонаисполнителя размером шрифта N 10.

44. Допускается уменьшение интервалов междуреквизитами «Заголовок», «Текст» и «Подпись» принеобходимости размещения текста проекта постановления и распоряженияПравительства Курганской области на одной странице.

45. Текстовая часть постановленийи распоряжений Правительства Курганской области может подразделяться наконстатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении -распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановленийПравительства Курганской области завершается словами «ПравительствоКурганской области ПОСТАНОВЛЯЕТ», последнее слово печатается прописнымибуквами.

Преамбула может отсутствовать,если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текстовая часть постановлений ираспоряжений Правительства Курганской области заканчивается пунктом овозложении контроля за исполнением постановлений и распоряжений ПравительстваКурганской области на должностное лицо. Пункт содержит должность лица, накоторое возлагается контроль за исполнением постановлений и распоряженийПравительства Курганской области, фамилия и инициалы не указываются.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

46. Структура постановлений, распоряженийПравительства Курганской области может состоять из основных элементов,указанных в пункте 40 настоящей Инструкции.

47. К проектам постановлений и распоряженийПравительства Курганской области прилагается лист рассылки, который оформляетсяна отдельном листе бумаги формата A4.

48. Приложения к проектам постановлений ираспоряжений Правительства Курганской области оформляются в соответствии спунктами 37, 38 настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта постановленияПравительства Курганской области приведен в приложении 11 к настоящейИнструкции.

Образец оформления проекта распоряженияПравительства Курганской области приведен в приложении 12 к настоящейИнструкции.

49. К проектам постановлений и распоряженийПравительства Курганской области прилагается пояснительная записка, котораяоформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

1) ниже границы верхнего поля страницы на двепустые строки по центру указываются слова «Пояснительная записка»,которые печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом;

2) ниже по центру указывается полноенаименование проекта постановления (распоряжения) Правительства Курганскойобласти, которое печатается строчными буквами;

3) ниже через две-три пустые строки сабзацного отступа (1,25 см) располагается текст, который печатается шрифтом N12 и выравнивается по ширине страницы;

4) ниже через три пустые строки располагаетсяподпись разработчика проекта. Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилии располагается науровне последней строки наименования должности с пробелом между инициаламиимени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правым полем.

50. В пояснительной записке указываются цели,задачи проекта постановления, распоряжения Правительства Курганской области,обоснование важности обсуждаемой проблемы и пути их решения, приводятсяконкретные примеры, цифры, показатели. Пояснительная записка можетсопровождаться таблицами, графиками, схемами.

Образец оформления пояснительной запискиприведен в приложении 13 к настоящей Инструкций.

51. К проектам постановлений и распоряженийПравительства Курганской области прилагаются постановочные вопросы дляГубернатора Курганской области, которые оформляются на стандартных листахбумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

1) ниже границы верхнего поля страницы на двепустые строки по центру указываются слова «Постановочные вопросы дляГубернатора Курганской области», которые печатаются строчными буквами ивыделяются полужирным шрифтом;

4) ниже располагается виза разработчикапроекта.

Образец оформления постановочных вопросов дляГубернатора Курганской области приведен в приложении 14 к настоящей Инструкций.

52. Если подготавливаемый проект правовогоакта Правительства Курганской области влечет за собой внесение изменений илидополнений в другие правовые акты Правительства Курганской области, этиизменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого правового актаили представляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с ним.

§4. Порядок внесения проектов

указов и распоряжений Губернатора Курганской

области, постановлений и распоряженийПравительства

Курганской области в Правительство Курганскойобласти

53. Проекты указов и распоряженийГубернатора Курганской области, постановлений и распоряжений ПравительстваКурганской области (далее — проект правового акта) поступают в ПравительствоКурганской области по системе электронного документооборота и управленияадминистративными процессами Правительства Курганской области (далее — СЭД).

Согласование проектов правовыхактов в Правительстве Курганской области осуществляется в СЭД.

Проект правового акта вПравительство Курганской области по СЭД поступает в отдел документационногообеспечения Правительства Курганской области специалисту, в должностныеобязанности которого входит работа с СЭД (далее — специалист по работе с СЭД).

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

54. Специалист по работе с СЭДпросматривает содержание вложенных файлов в формате ODT и PDF к проектуправового акта.

Файл в формате PDF долженсодержать документы, расположенные в указанной последовательности:

— информационный лист осогласовании, в случае согласования проекта правового акта с заинтересованнымиорганами, не являющимися пользователями СЭД;

— пояснительную записку;

— ходатайства, представления,характеристики, справки, сведения;

— в случае упоминания в проектеправового акта названия организации, не являющейся Органом власти или органомместного самоуправления, заверенные разработчиком проекта правового акта копииучредительных документов организации;

— лист рассылки.

Файл в формате ODT долженсодержать проект правового акта с приложениями (если имеются), текстБлагодарственного письма Губернатора Курганской области или Почетной грамотыПравительства Курганской области.

Наименования файлов должнысоответствовать наименованию проекта правового акта и наименованию запущенногопроцесса в СЭД. При этом наименование файлов не должно превышать 120 символов.Если указанный объем превышен, то наименование файлов сокращается такимобразом, чтобы последнее слово в нем являлось самостоятельной частью речи.Кавычки в наименованиях файлов не используются. При создании последующих версийпроекта к наименованиям файлов необходимо добавлять порядковые номерасоответствующей версии.

В наименованиях файлов одноименныхпроектов правовых актов необходимо через нижнее подчеркивание указывать уточняющиеданные о содержании документа.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

55. При получении проекта правовогоакта по СЭД специалист по работе с СЭД просматривает наличие экспертныхзаключений согласующих Органов власти в СЭД. При соблюдении требований,предъявляемых к оформлению документов, и наличии соответствующих согласованийспециалист по работе с СЭД определяет маршрут поступившего документа длясогласования в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганскойобласти.

При наличии в экспертномзаключении согласующих структурных подразделений аппарата ПравительстваКурганской области замечаний специалист по работе с СЭД направляет проектправового акта на доработку.

При отсутствии в экспертномзаключении согласующих структурных подразделений аппарата ПравительстваКурганской области замечаний специалист по работе с СЭД направляет проектправового акта на согласование первому заместителю Губернатора Курганскойобласти и руководителю Аппарата.

При наличии замечаний первогозаместителя Губернатора Курганской области или руководителя Аппарата специалистпо работе с СЭД направляет проект правового акта на доработку.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

56. При отсутствии замечанийпервого заместителя Губернатора Курганской области и руководителя Аппаратаразработчик проекта правового акта представляет в Правительство Курганскойобласти следующие документы на бумажном носителе:

1) информационный лист осогласовании, содержащий перечень заинтересованных органов и организаций (далее- согласующие органы), инициалы имени, отчества и фамилию должностного лица,подписавшего заключение согласующего органа, дату получения разработчикомзаключения от согласующего органа либо дату проведения согласительногосовещания (в случае проведения). Информационный лист о согласованииподписывается разработчиком проекта правового акта. Образец оформленияинформационного листа приведен в приложении 15 к настоящей Инструкции;

2) пояснительную записку,содержащую цели, задачи проекта, обоснование важности обсуждаемых проблем ипути их решения, конкретные примеры, цифры, показатели. Пояснительная запискаможет сопровождаться таблицами, графиками, схемами. Пояснительная записка кпроектам правовых актов об утверждении договоров и соглашений, в качестве однойиз сторон в которых выступает Правительство Курганской области, должна такжесодержать аналитическую информацию по итогам реализации ранее исполненногоаналогичного договора или соглашения;

3) постановочные вопросы дляГубернатора Курганской области к проекту правового акта (за исключениемпроектов правовых актов Губернатора Курганской области);

4) ходатайства, представления,характеристики, справки, сведения, сметы и другие необходимые документы;

5) заключения согласующих органов,не являющихся пользователями СЭД, протоколов согласительных совещаний (в случаепроведения);

6) лист рассылки (списка лиц,которым необходимо направить копии принятого правового акта). Образецоформления листа рассылки приведен в приложении 16 к настоящей Инструкции;

7) при подготовке проектаправового акта об одобрении областного закона на заседании ПравительстваКурганской области — соответствующее письмо в двух экземплярах: первый — заподписью Губернатора Курганской области, второй — с визой разработчика проекта правовогоакта;

список приглашаемыхруководителей.

Ответственность за идентичностьпредставляемых документов на бумажном носителе и содержащихся в файле в форматеPDF несет разработчик проекта правового акта.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

57. Специалист по работе с СЭДраспечатывает проект правового акта на бумажный носитель, проставляет наоборотной стороне проекта правового акта в нижней правой части свою фамилию иинициалы и формирует документы на подпись Губернатору Курганской области.

На оборотной стороне каждого листапроекта правового акта проставляется штамп начальника отдела документационногообеспечения Правительства Курганской области либо лица его замещающего.

Сформированные проекты указов,распоряжений Губернатора Курганской области и материалы к ним передаютсяотделом документационного обеспечения Правительства Курганской области наподпись Губернатору Курганской области.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

58. Проекты постановлений,распоряжений Правительства Курганской области, согласованные в СЭД беззамечаний, заносятся в электронную систему Малого зала и включаются в повесткузаседания Правительства Курганской области.

Сформированная повестка заседанияПравительства Курганской области за 5 дней до проведения заседанияПравительства Курганской области передается в Управление информационныхтехнологий Правительства Курганской области для генерирования и публикации наофициальном сайте Правительства Курганской области.

В соответствии с повесткой заседанияПравительства Курганской области формируются постановления, распоряженияПравительства Курганской области на бумажном носителе и передаются ГубернаторуКурганской области для ознакомления.

Если на заседании ПравительстваКурганской области принято решение о доработке постановления, распоряженияПравительства Курганской области, специалист по работе с СЭД направляет проектправового акта разработчику проекта постановления, распоряжения ПравительстваКурганской области на доработку. Разработчик проекта постановления,распоряжения Правительства Курганской области создает новую версию проектапостановления, распоряжения Правительства Курганской области с учетом замечанийи направляет доработанный проект постановления, распоряжения ПравительстваКурганской области на согласование в Правительство Курганской области.Дальнейшее согласование проекта постановления, распоряжения ПравительстваКурганской области осуществляется в соответствии с пунктами 53 — 57 настоящейИнструкции.

Доработанный проект постановления,распоряжения Правительства Курганской области передается отделомдокументационного обеспечения Правительства Курганской области на подписьГубернатору Курганской области.

После подписания проекта правовогоакта Губернатором Курганской области специалист по работе с СЭД завершаетпроцесс согласования в СЭД и регистрирует принятый правовой акт в журналерегистрации правовых актов СЭД.

(Пункт в редакции УказаГубернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

§5. Организация работы по

регистрации, рассылке, официальному

опубликованию правовых актов Губернатора

Курганской области, Правительства

Курганской области

59. После подписания Губернатором Курганскойобласти правовые акты Губернатора Курганской области, Правительства Курганскойобласти направляются в отдел документационного обеспечения ПравительстваКурганской области для регистрации.

60. Датой регистрации правовогоакта является дата его подписания. При регистрации правовых актов даты с 1 по 9число указываются без цифры 0, например, 5 сентября 2013 года. (В редакцииУказа Губернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

61. Правовым актам присваиваютсяпорядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года.Присвоение порядковых номеров от 1 до 9 осуществляется без указания цифры 0,например, N 7. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013№ 502)

62. К регистрационным номерам правовых актовдобавляются буквенные индексы:

к распоряжениям Губернатора Курганскойобласти по основной деятельности — «р», например, N 15-р;

к распоряжениям Губернатора Курганскойобласти по личному составу аппарата Правительства Курганской области -«р/л», например, N 73-р/л;

к распоряжениям Правительства Курганскойобласти, принятым на заседаниях Правительства Курганской области, -«р», например, N 53-р.

63. Копии правовых актов направляютсяадресатам в соответствии с листом рассылки. Копии заверяются печатью»Отдел документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти».

64. Направление на официальное опубликованиеи учет опубликованных правовых актов осуществляет отдел документационногообеспечения Правительства Курганской области.

65. После регистрации и рассылки правовыеакты Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области хранятсяв отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области ипередаются в архив Правительства Курганской области по описи не ранее чем черезгод и не позднее чем через три года.

Глава 5. Подготовка и

оформление отдельных видов документов

в Правительстве Курганской области

§6. Приказ

66. Обеспечение качественной подготовкипроектов приказов Управления делами Правительства Курганской области по личномусоставу, основной деятельности Правительства Курганской области, ихсогласование с согласующими органами и контроль за правильностью их оформлениявозлагается на Управление государственной службы и кадров ПравительстваКурганской области, Управление делами Правительства Курганской областисоответственно.

67. Для приказов Управления деламиПравительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается гербКурганской области;

2) ниже по центру отдельной строкойуказываются слова «Правительство Курганской области»;

3) ниже по центру отдельной строкойуказываются слова «Управление делами»;

4) ниже по центру отдельной строкойуказывается слово «ПРИКАЗ»;

5) ниже слева указываются отметки дляпроставления даты и регистрационного номера приказа;

6) ниже по центру относительно предыдущегореквизита указывается место составления (издания) документа «г.Курган»;

ниже через три пустые строки указываетсяподпись, которая состоит из слов «Управляющий делами ПравительстваКурганской области» и инициалов имени, отчества и фамилии управляющегоделами Правительства Курганской области. Слова «Управляющий делами» и»Правительства Курганской области» печатаются в две строки от границылевого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границытекстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифтаосновного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалыимени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефонаисполнителя размером шрифта N 10.

68. Согласование проектов приказов Управленияделами Правительства Курганской области оформляется визой, включающей личнуюподпись визирующего, его должность, расшифровку подписи (И.О.Фамилия), датувизирования. Визы проставляются на отдельном листе бумаги формата A4, которыйобозначается «Лист согласования к приказу «Наименование».

69. Текст приказа Управления деламиПравительства Курганской области может состоять из констатирующей (преамбулы) ираспорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются целии задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Онаможет начинаться словами «В целях», «Во исполнение». Еслиприказ издается на основании другого документа, то в констатирующей частиуказывается наименование этого документа, наименование органа, издавшегодокумент, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов Управленияделами Правительства Курганской области завершается словом»ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержатьпоручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться напункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителейуказываются структурные подразделения аппарата Правительства Курганской областиили конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части можетсодержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль заисполнением приказа.

Если приказ Управления делами ПравительстваКурганской области изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ иликакие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста долженсодержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты,номера и заголовка.

В текст приказа не включается пункт»Приказ довести до сведения…».

70. Приказы Управления делами ПравительстваКурганской области по личному составу печатаются и подписываются в двухэкземплярах, первый после подписания передается в Управление государственнойслужбы и кадров Правительства Курганской области, второй — в отдел учета иотчетности Управления делами Правительства Курганской области.

Формирование кадровых распорядительныхдокументов в дела проводится раздельно: приказы по приему, переводу на другуюработу, увольнению (срок хранения — 75 лет) формируются отдельно от приказов наотпуска, командировки (срок хранения — 5 лет).

71. Приказам Управления делами ПравительстваКурганской области по личному составу присваивается буквенное обозначение»л/с».

Образец оформления проекта приказа Управленияделами Правительства Курганской области по личному составу приведен вприложении 17 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта приказа Управленияделами Правительства Курганской области по основной деятельности приведен вприложении 18 к настоящей Инструкции.

§7. Протокол заседания (совещания)

72. Протокол заседания (совещания)составляется на основании записей, произведенных во время заседания(совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектоврешений и других материалов.

73. В Правительстве Курганской областипротоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме, при которойфиксируется только принятое по вопросу решение.

74. Текст полного протокола заседания(совещания) состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной частиуказываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря,присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных назаседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, вовводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемойчастью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (списокприлагается).

Если в заседании (совещании) принимаютучастие представители органов государственной власти, местного самоуправления иорганизаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочныенаименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочныйинтервал.

Вводная часть протокола заседания (совещания)заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов,перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждомурассматриваемому вопросу.

Основная часть протокола заседания(совещания) состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Тексткаждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В разделе протокола заседания (совещания)»СЛУШАЛИ» приводятся: фамилия и инициалы докладчика, должность,наименование темы, содержание доклада, информации, отчета. Фамилия и инициалыдокладчика пишутся в именительном падеже. Если текст доклада представлендокладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступленияделать отметку «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются:фамилии, инициалы и должности лиц, принявших участие в обсуждении и выработкерешения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделепротокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (илиРЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое вносится полностью в тойформулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятсяитоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

Основное содержание докладов и выступленийвключается в текст протокола заседания (совещания) или прилагается к нему ввиде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делаетсяотметка «Текст выступления прилагается».

Содержание особого мнения, высказанного вовремя обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующегопостановления (решения).

75. Текст краткого протокола заседания(совещания) состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы ифамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы ифамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатаетсяот границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Нижепечатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименованиядолжностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указыватьсяобобщенно, например:

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Заместитель директора Департаментаимущественных

и земельных отношений — И.О. Фамилия

Заместители начальника Главногоуправления

образования Курганской области — — И.О. Фамилия

— И.О. Фамилия

В основной части протокола заседания(совещания) указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня,содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабскойцифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатаетсяразмером шрифта N 12 — 13 и выравнивается от границы левого поля.

Ниже указываются фамилии должностных лиц,выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинмежстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

76. Протокол заседания (совещания)подписывается председательствующим после заседания и секретарем. Датойпротокола является дата заседания (совещания).

77. Протоколам заседания (совещания)присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждойгруппе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных,экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместныхзаседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколоворганизаций, принимавших участие в заседании.

78. Копии протоколов заседания (совещания)при необходимости рассылаются заинтересованным органам государственной власти,местного самоуправления, организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственныйисполнитель структурного подразделения аппарата Правительства Курганскойобласти, Органа власти, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколовзаседаний (совещаний) заверяются печатью отдела документационного обеспеченияПравительства Курганской области.

79. Принятые решения доводятся доисполнителей в виде выписок из протоколов заседаний (совещаний), которыезаверяются печатью отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области.

80. Протоколы заседания (совещания)печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

вид документа — ПРОТОКОЛ (слово «ПРОТОКОЛ»печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 13 ивыравнивается по центру);

вид заседания (совещания) отделяется отпредыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается полужирным шрифтомчерез один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) -указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте,печатается через две пустые строки после реквизита «вид заседания(совещания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола заседания (совещания)- дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через пустую строкуниже предыдущего реквизита; номер обозначается арабскими цифрами, можетвключать буквенные индексы.

81. Основная часть протокола заседания(совещания) печатается через один межстрочный интервал.

82. Подпись председательствующего отделяетсяот текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи,расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается полевому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буквав расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписипредседательствующего двумя пустыми строками и включает наименование должности,личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Образец оформления полного протоколазаседания (совещания) приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции.

Образец оформления краткого протоколазаседания (совещания) приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

§ 8. Порядок оформления поручений

Губернатора Курганской области,поручений

Губернатора Курганской области поисполнению Перечня

поручений Президента, порученийПрезидента,

указаний Президента

83. Поручения Губернатора Курганскойобласти оформляются на бланке поручения Губернатора Курганской областиуправлением информационного и документационного обеспечения ПравительстваКурганской области в соответствии с Регламентом Правительства Курганскойобласти.

84. Для бланка поручения ГубернатораКурганской области устанавливается следующий состав реквизитов:

1) в верхней части по центрупомещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельнойстрокой указываются слова «Губернатор Курганской области», которыевыделяются полужирным шрифтом N 20;

3) ниже по центру отдельнойстрокой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганскойобласти, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

4) ниже по центру отдельнойстрокой указываются слово «Поручение» и регистрационный номер,которые выделяются полужирным шрифтом N 18;

5) ниже по центру отдельнойстрокой указываются место, дата оформления поручения, которые печатаютсяразмером шрифта N 12;

6) ниже отдельной строкойуказываются слова «Основной исполнитель» (печатаются размером шрифтаN 12) и фамилия, инициалы имени, отчества основного исполнителя (печатаютсяполужирным шрифтом N 18);

7) ниже отдельной строкойуказываются слово «Соисполнители» (печатается размером шрифта N 12) ифамилия, инициалы имени, отчества соисполнителя (печатаются полужирным шрифтомN 18);

ниже по ширине страницы сабзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 16;

9) ниже указываются слова»Срок представления доклада об исполнении:» (печатаются размеромшрифта N 12) и дата представления доклада об исполнении (печатается полужирнымшрифтом N 14);

10) ниже указываются слова»Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области представитьв отдел планирования и контроля за исполнением поручений управления информационногои документационного обеспечения Правительства Курганской области», которыепечатаются с абзацного отступа (1,25 см) по ширине страницы размером шрифта N11;

11) ниже справа указываютсяинициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области, которыепечатаются полужирным шрифтом N 14.

85. Если поручение ГубернатораКурганской области дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный впоручении первым, является основным исполнителем и несет ответственность засроки и качество его исполнения, организует работу по исполнению порученияГубернатора Курганской области и подготовке доклада об исполнении порученияГубернатора Курганской области.

86. Губернатору Курганской областинаправляется доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области,который подписывается основным исполнителем и согласовывается со всемисоисполнителями. Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской областисогласовывается с соисполнителями в течение рабочего дня. Согласованиеоформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего,личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы соисполнителейпроставляются в докладе об исполнении поручения Губернатора Курганской областиниже визы основного исполнителя.

87. При оформлении порученияГубернатора Курганской области указываются конкретные сроки исполнения(календарная дата), устанавливаемые с учетом возможности реализации порученияГубернатора Курганской области в указанные сроки и в полном объеме.

88. Поручениям ГубернатораКурганской области присваивается регистрационный номер в системе электронногодокументооборота и управления административными процессами ПравительстваКурганской области с добавлением букв ПГ, например, N ПГ-01-70/17.

89. Подписанные Губернатором Курганскойобласти поручения Губернатора Курганской области в соответствии с егорезолюцией тиражируются исполнителям.

Образец оформления порученияГубернатора Курганской области приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции.

90. Поручения Губернатора Курганскойобласти по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента,указаний Президента оформляются управлением информационного и документационногообеспечения Правительства Курганской области в соответствии с РегламентомПравительства Курганской области.

90-1. Для бланка порученияГубернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента,поручений Президента, указаний Президента устанавливается следующий составреквизитов:

1) в верхней части по центрупомещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельнойстрокой указывается слово «Поручение», которое выделяется полужирнымшрифтом N 20;

3) ниже по центру отдельнойстрокой указываются слова «Губернатор Курганской области», которыевыделяются полужирным шрифтом N 20;

4) ниже по центру отдельнойстрокой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганскойобласти, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

5) ниже по центру отдельнойстрокой указывается дата оформления поручения, регистрационный номер, которыевыделяются полужирным шрифтом N 18;

6) ниже отдельной строкойуказываются слова «(по исполнению Перечня поручений Президента РоссийскойФедерации, поручений Президента Российской Федерации, указаний ПрезидентаРоссийской Федерации от N)» (печатаются полужирным шрифтом размером N 18);

7) ниже с абзацного отступа (1,25см) указываются должности, фамилии и инициалы имени, отчества исполнителей(печатаются размером шрифта N 14);

ниже по ширине страницы сабзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 14;

9) ниже по ширине страницы сабзацного отступа (1,25 см) указываются сроки представления информации поисполнению поручения основным исполнителем;

10) ниже указываются слова»Информацию для Губернатора Курганской области представить в отделпланирования и контроля за исполнением поручений управления информационного идокументационного обеспечения Правительства Курганской области с ссылкой наномер поручения Губернатора Курганской области», которые печатаются сабзацного отступа (1,25 см) по ширине страницы размером шрифта N 11;

90-2. Подписанные ГубернаторомКурганской области поручения Губернатора Курганской области по исполнениюПеречня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента всоответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.

Образец оформления порученияГубернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента,поручений Президента, указаний Президента приведен в приложении 48 к настоящейИнструкции.

(Параграф в редакции Указа Губернатора Курганской области от 23.10.2017№ 257)

§9. Порядок оформления служебныхписем

91. Служебные письма Правительства Курганскойобласти готовятся:

как доклады о выполнении поручений ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении порученийГубернатора Курганской области и Правительства Курганской области;

как доклады Органов власти на поручениякурирующих заместителей Губернатора Курганской области;

как исполнение поручений ГубернатораКурганской области и Правительства Курганской области по обращениям граждан повопросам, относящимся к компетенции Органов власти;

как сопроводительные письма к проектамобластных законов, проектам правовых актов;

как ответы на запросы различных организаций,предприятий и граждан;

как инициативные письма.

92. Различают следующие служебные письма:

1) письмо-просьба — письмо, которое выражаетпросьбу о выполнении какого-либо действия, например: «В связи с… просимподтвердить…», «Прошу сообщить…»;

2) письмо-запрос — письмо, которое выражаетпросьбу о предоставлении информации;

3) письмо-ответ — письмо, которое содержитответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, например: «Сообщаем Вам,что…», «Подтверждаем получение…», «К сожалению, Вашапросьба не может быть удовлетворена…». Каждое письмо-ответ должносодержать ссылку на индекс и дату входящего письма (на N _____ от 00.00.0000).При подготовке письма-ответа необходимо предоставить ответ по каждому пунктуписьма-запроса;

4) инициативное письмо — письмо, создающеесяпо инициативе Губернатора Курганской области и его заместителей;

5) сопроводительное письмо — письмо, котороеподтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или другихматериальных ценностей с указанием цели их направления, Например:»Направляем Вам…», «Высылаем запрошенные Вами…».Указанный вид письма обязательно имеет отметку о наличии приложения;

6) письмо-извещение — письмо, котороесодержит какое-либо сообщение, например: «Сообщаем Вам о…»,»Извещаем Вас, что…», «Ставим Вас в известность…»;

7) письмо-напоминание — письмо, сообщающееповторно определенную информацию адресату, например: «Напоминаем Вам,что…», «Вторично сообщаем…».

В письмах-напоминаниях могут быть указанымеры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение — письмо, котороеподтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногдателефонного разговора, например: «Подтверждаем получение…».Письма-подтверждения заканчиваются словами благодарности, просьбой, замечаниямиили предложениями;

9) циркулярные письма — письма одного и тогоже содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организациив нижестоящие, например: «В целях…»; «В соответствиис…», «Во исполнение…».

93. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаютсярезолюцией Губернатора Курганской области, его заместителей на основанииимеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению авторарезолюции.

94. Тексты писем-ответов должны точносоответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Губернатора Курганскойобласти, его заместителей.

95. Сроки подготовки инициативных писемопределяются Губернатором Курганской области, его заместителями.

96. Проекты служебных писем ПравительстваКурганской области и Губернатора Курганской области подготавливаютсяструктурными подразделениями аппарата Правительства Курганской области,руководителями Органов власти по поручению Губернатора Курганской области,первого заместителя Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата иоформляются на бланке писем Правительства Курганской области.

97. Проекты служебных писем подготавливаютсяв двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается вотделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. Позапросу копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

98. На бланках писем Правительства Курганскойобласти применяется угловое расположение реквизитов:

1) в верхней части по центру помещается гербКурганской области;

2) ниже по центру отдельной строкойуказывается слово «Правительство»;

3) ниже по центру отдельной строкойуказываются слова «Курганской области»;

4) ниже по центру отдельной строкойуказывается почтовый адрес;

5) ниже по центру отдельной строкойуказываются номера телефона, телефона-факса;

6) ниже по центру отдельной строкойуказывается номер телетайпа;

7) ниже по центру отдельной строкойуказывается сайт;

ниже по центру отдельной строкойуказывается адрес электронной почты;

9) ниже слева указываются отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;

10) ниже слева указываются отметки для ссылкина номер и дату исходящего документа адресанта.

99. Служебные письма адресуют органамгосударственной власти, местного самоуправления, организациям, их руководителямили конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

100. Адресат печатается от верхнего полястраницы на уровне герба Курганской области. Каждая составная часть реквизита»Адресат» печатается с новой строки через одну пустую строку, фамилияадресата отделяется от остальных частей адресования одной-двумя пустымистроками. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В серединестрок знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа в Орган власти,организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) ихнаименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строкиреквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главное управление образования

Курганской области

При адресовании документа руководителюорганизации наименование организации входит в состав наименования должностиадресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалыимени, отчества и фамилия печатаются после наименования должности через пустуюстроку, например:

Начальнику Управления

культуры Курганской области

И.О. Фамилия

В реквизите «Адресат» допускаетсяиспользовать официально принятые сокращенные наименования органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При направлении документа конкретному должностномулицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления,организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность ифамилия — в дательном.

Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Начальнику отдела

А.И.Петрову

В отдельных случаях, кроме наименованиядолжности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинскоезвание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532

Генерал-майору

К.Н.Серову

или

Директору института

твердыхметаллов

доктору технических наук

М.Т.Семенову

Если документ отправляют в несколькооднородных органов государственной власти, местного самоуправления,организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрациям районов

игородских округов

или

Главам районов

игородов Кургана и Шадринска

При адресовании документа должностному лицуинициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

В состав реквизита «Адресат» можетвходить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля2005 года N 221 (далее — Правила оказания услуг почтовой связи).

Почтовый адрес не указывается в документах,направляемых в высшие органы государственной власти, Органы власти,территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Курганскойобласти, постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на конверте.

При адресовании письма в организациюуказывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

«Государственный архив

Курганскойобласти»

ул.Свердлова, 11

г.Курган, 640000

При адресовании документа физическому лицууказывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Степанову В.А.

ул.Октябрьская, д. 45

с.Митино

Кетовский район

Курганская область

641615

Документ не должен содержать более четырехадресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатамине указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылкидокумента. В списке рассылки указывается наименование вида документа,заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далееперечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Списокрассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральныеорганы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовыеадреса могут не указываться.

Почтовые адреса также не проставляются надокументах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (вэтом случае применяются списки рассылки и конверты с заранее напечатаннымиадресами).

При оформлении адреса допускаютсяобщепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица),пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус),кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов,квартир знак «N» не ставят, при литерном написании номеров буквупишут слитно с цифрой (например: кв. 57а).

Требования к употреблению сокращений слов инаименований приведены в приложении 22 к настоящей Инструкции.

101. К служебным письмам составляетсяреквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос»О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма. Наименованиедокумента располагается под реквизитами бланка через две пустые строки ивыравнивается по левому краю с длиной строки не более 30 знаков.

102. Тексты писем-ответов должнысоответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциямруководства.

103. Текст служебного письма излагается от3-го лица единственного числа («Правительство Курганской областисчитает»); от первого лица множественного числа («просимвыделить…», «направляем на рассмотрение…»); если письмооформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лицаединственного числа («прошу», «направляю»). При оформлениитекст служебного письма отделяется от заголовка тремя пустыми строками,располагается по ширине страницы и начинается с абзацного отступа (1,25 см).

Текст служебного письма состоит из двухчастей. В первой части излагается причина, основание или обоснованиесоставления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием дляподготовки письма.

Во второй части помещаются выводы,предложения, просьбы, рекомендации.

Если содержание служебного письма ненуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть.

Заключительная часть служебного письма можетзаканчиваться формой вежливости («С уважением, …»).

104. Отметка о наличии приложения печатаетсячерез одну-две пустые строки от текста. Если приложение названо в текстеслужебного письма, в отметке о приложении указывается количество листов иколичество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке оприложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения,количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект … на3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке … на 2л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количестволистов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные вдокументе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первыйадрес.

105. Право подписи служебных писем вПравительстве Курганской области предоставляется:

Губернатору Курганской области;

заместителям Губернатора Курганской области всоответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганскойобласти и его заместителями, утвержденным Распоряжением Губернатора Курганскойобласти от 6 февраля 2008 года N 44-р (далее — распределение обязанностей междуГубернатором Курганской области и его заместителями);

начальникам управлений ПравительстваКурганской области;

начальникам отделов Правительства Курганскойобласти, не входящих в структуру управления.

106. Подготовленный проект служебного письмапередается на подпись.

Реквизит «Подпись» располагаетсяпод текстом письма и отметкой о наличии приложения на расстоянии трех пустыхстрок.

В состав реквизита «Подпись»входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись,расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Например:

Губернатор

Курганской области (Личная подпись) И.О. Фамилия

Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия — у правойграницы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставитсяпробел.

При подписании служебного письма несколькимидолжностными лицами их подписи располагают одну под другой. Например:

Начальник управления (Личная подпись) И.О. Фамилия

Главный бухгалтер (Личная подпись) И.О. Фамилия

107. Письма финансового характераподписываются управляющим делами Правительства Курганской области и начальникомотдела учета и отчетности — главным бухгалтером Управления делами ПравительстваКурганской области.

108. Служебные письма визируются на второмэкземпляре, который остается в отделе документационного обеспеченияПравительства Курганской области. Визы проставляются в нижней части лицевойстороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должностивизирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и датавизирования. Например:

Начальник Управлениякультуры

Курганской области Подпись И.О. Фамилия

Дата

До представления на подпись ГубернаторуКурганской области проекты служебных писем, направляемые в федеральные органыгосударственной власти, в обязательном порядке проходят лингвистическуюэкспертизу и визируются заместителями Губернатора Курганской области, сферудеятельности которых затрагивает проект служебного письма.

109. Служебные письма, приложения к ним ивизы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

110. На оборотной стороне последней страницыслужебного письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе(составителе документа), которая включает фамилию, инициалы имени, отчестваисполнителя и номер его служебного телефона. На втором экземпляре служебногописьма отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне последнего листа. Например:

Иванов И.И.

(3522) 53-44-56

111. Подписанные Губернатором Курганскойобласти или его заместителями служебные письма передаются в отделдокументационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию иотправку.

112. Служебные письма со сроками исполнениядо 5 дней, а также с отметками о срочности доставки «Срочно»обрабатываются незамедлительно.

113. Законвертованная корреспонденциявносится в реестр на отправку почты Правительством Курганской области иотправляется фельдъегерской службой или почтовой связью.

114. Документы, направленные физическимлицам, отправляются только через почтовое отделение связи.

115. Письма финансового характера, а такжеписьма, содержащие обязательства, заверяются печатью с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области.

Образец оформления служебного письма приведенв приложении 23 к настоящей Инструкции.

§10. Особенности подготовки иоформления служебных

писем, направляемых зарубежнымкорреспондентам

116. Служебные письма, направляемые вправительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства,консульства на территории Российской Федерации, а также руководителяммеждународных организаций, оформляются на бланках писем ПравительстваКурганской области и подписываются Губернатором Курганской области,заместителями Губернатора Курганской области в соответствии с распределениемобязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.

Письма по вопросам обеспечения деятельностиГубернатора Курганской области (уточнение сроков визита, оформление приглашенийи другие) оформляются на бланках писем Правительства Курганской области иподписываются заместителем Губернатора Курганской области по инвестициям,внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям.

117. При оформлении служебного письмаПрезиденту, Премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другомудолжностному лицу зарубежного государства реквизит «Адресат»включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полноенаименование его должности и название города, где находится адресат. Имя,фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи напоступившем документе.

Например:

ЕгоПревосходительству

господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному

ПослуФранции в России

г.Москва

В состав реквизита «Адресат» можетвходить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности,установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номердома, название населенного пункта, название страны, почтовый индекс. Почтовыйадрес пишется прописными буквами.

Если письмо адресуется организации, тосначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например
:

American National Social Institute

15 Noth32nd Street

NEWYORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицуорганизации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия,должность, название организации, затем почтовый адрес. Например
:

Mr.A.Widmar, Chairman,

D.Cokeand Son Ltd

LONDONSWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется физическому лицу, тосначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например
:

Mr.Luis Serrano Correcher

34 CalleAlcala 6a pl.

(serviciode prenca)

MADRID28071

ESPANA

При написании иностранных имен и фамилий,состоящих из нескольких слов, сокращение не допускается.

При написании страны употребляется толькоофициальные названия государств как полные, так и краткие.

Например: «Соединенные ШтатыАмерики» или «США», «Федеративная Республика Германия»или «ФРГ».

118. Дата письма проставляется в соответствиис расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровымспособом.

119. Регистрационный номер письмапроставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланкедокумента.

120. Заголовок к тексту в письмах зарубежнымкорреспондентам не является обязательным реквизитом.

121. Отметка о наличии приложения печатаетсячерез одну-две пустые строки от текста.

122. Подпись включает наименование должностилица, подписавшего документ, его личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.

123. Подпись располагается ниже на три пустыестроки от текста письма и отметки о наличии приложения.

124. Наименование должности печатается отлевой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилиейставится пробел.

125. Отметка об исполнителе и номер егослужебного телефона указываются на втором экземпляре письма, остающемся в деле.

126. Проекты писем зарубежным корреспондентамсоставляются на русском языке и визируются на втором экземпляре, остающемся вделе. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи(инициалы имени, отчества и фамилия).

Письма зарубежным корреспондентам визируютсяначальником Управления инвестиций, внешнеэкономической деятельности имежрегиональных связей Правительства Курганской области.

До представления на подпись ГубернаторуКурганской области проекты писем зарубежным корреспондентам должны бытьзавизированы заместителем Губернатора Курганской области в соответствии сраспределением обязанностей между Губернатором Курганской области и егозаместителями.

127. Конверты для документов, отправляемыхзарубежным корреспондентам, должны быть размером 229 x 324 мм.

На международных почтовых отправлениях адреспишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса наязыке страны назначения при условии повторения наименования адреса страныназначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней частипочтового отправления, а адрес отправителя — в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихсяк адресу, и сокращенных названий.

128. После подписания служебного письма,направляемого зарубежным корреспондентам, Губернатором Курганской области илизаместителем Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономическойдеятельности и межрегиональным связям при необходимости составляется переводтекста служебного письма на язык страны-адресата или на английский язык.Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можнобыстрее содержание документа. Перевод текста готовит Управление инвестиций,внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей ПравительстваКурганской области.

129. Регистрация и отправление служебныхписем, направляемых зарубежным корреспондентам, за подписью ГубернатораКурганской области, заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям,внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям осуществляетсяотделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

130. При отправлении служебных писем, направляемыхзарубежным корреспондентам, факсом в реквизите «Адресат» последнейстрокой указывают номер факса с кодом страны и города. Например:

Министерство юстиции земли

Нижняя Саксония ФРГ

господину Паустиану

факс (8-10-49)511-120-5170

Образец оформления служебного письма,направляемого зарубежным корреспондентам, приведен в приложении 24 к настоящейИнструкции.

§11. Записка (служебная, докладная,объяснительная)

131. Служебная записка — записка о выполнениикакой-либо работы, поручения, направляемая одним должностным лицом другомудолжностному лицу.

132. Докладная записка информируетруководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующихпринятия решения.

133. Объяснительная записка — сообщениедолжностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие,представляемое вышестоящему должностному лицу.

134. Для служебной (докладной,объяснительной) записки устанавливается следующий состав реквизитов:

1) в правом верхнем углу документа указываютадресата (должностное лицо) и выравнивают по левому краю;

2) ниже на расстоянии не менее трех пустыхстрок указывают слова «Служебная (докладная, объяснительная)записка», которые выравнивают по центру и выделяют полужирным шрифтом;

3) ниже через две пустые строки располагаютзаголовок к тексту (если текст более 4 — 5 строк), который выравнивают по левомукраю;

4) ниже через две пустые строки по ширинестраницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст размером шрифта N 12- 14;

5) ниже через три пустые строки указываетсядолжность составителя, подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества ифамилия) и дата составления.

135. Служебная (докладная, объяснительная)записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретномудолжностному лицу.

Служебная (докладная, объяснительная) запискаподписывается заместителями Губернатора Курганской области, руководителями илиспециалистами структурных подразделений аппарата Правительства Курганскойобласти.

Образец оформления служебной (докладной,объяснительной) записки приведен в приложении 25 к настоящей Инструкции.

§12. Порядок подготовки и оформлениятелеграммы

136. Телеграмма оформляется в двухэкземплярах. Первый экземпляр передается в отдел документационного обеспеченияПравительства Курганской области, второй — приобщается к делу в структурномподразделении аппарата Правительства Курганской области.

137. Телеграммы оформляются на стандартныхлистах бумаги формата A4.

138. В правом верхнем углу указывается слова»Телеграмма».

139. Перед текстом телеграммы под словом»Телеграмма» указывается адрес получателя телеграммы (город, улица,дом, наименование организации, должность, фамилия, имя и отчество получателя;почтовый индекс указывается в случае, если адрес получателя — почтовый ящик,абонентский ящик или воинская часть).

В адресах телеграмм перед номерами домов,корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус»,»квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово»улица» указывается полностью или сокращенно: «ул.».Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район,проспект и другие, указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир,наименования номерных улиц и номерных организаций указываются цифрами.

В наименовании адресата фамилия, имя,отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, названиеорганизации — в именительном. В реквизите «Адресат» кавычки неиспользуются.

При адресовании телеграммы в четыре адреса иболее прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, ана месте реквизита «Адресат» указывается: «по списку».

Примеры оформления реквизита»Адресат»:

АЛЬМЕНЕВО

АЛЬМЕНЕВСКИЙ РАЙОН

КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВАРТИРА 25

641130

ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ ИВАНОВУ

МОСКВА

УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1

109012

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ

ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ ЛЕВИТИНУ

Текст телеграммы не должен содержать более300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами.

Текст телеграммы начинается с указания номераили названия документа, на который дается ответ, без добавления слов»номер», «Вам», «на Ваш».

Все цифровые данные в тексте телеграммыпишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских иторговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой(«тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельнойстрокой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшеготелеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Далее следует сплошная черта, под которой влевой части текста телеграммы указываются: полный почтовый адрес ПравительстваКурганской области, дата (печатается словесно-цифровым способом).

Далее располагается виза руководителяструктурного подразделения аппарата Правительства Курганской области,ответственного за подготовку телеграммы и отметка об исполнителе. Отметка обисполнителе проставляется в левом нижнем углу листа и состоит из фамилии,инициалов имени, отчества исполнителя и номера его телефона.

Телеграммы одного содержания, направляемые внесколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре иутвержденный список адресатов.

Входящие телеграммы, адресованные ГубернаторуКурганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области,заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителюАппарата регистрируются в отделе документационного обеспечения ПравительстваКурганской области.

Образец оформления телеграммы приведен вприложении 26 к настоящей Инструкции.

§13. Порядок подготовки и оформлениятелефонограммы

140. Текст телефонограммы передается устно поканалам телефонной связи и записывается получателем.

141. Телефонограммы используются дляоперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые потелефону, требуют документального оформления.

142. Исходящая телефонограмма оформляется налисте бумаги формата A4. Телефонограмма составляется в одном экземпляре иподписывается руководителем структурного подразделения аппарата ПравительстваКурганской области.

143. В левом верхнем углу листа печатаютсянаименование «Правительство Курганской области», наименование видадокумента «ТЕЛЕФОНОГРАММА» (печатается прописными буквами),регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

144. В правом верхнем углу печатается адресполучателя.

145. Если телефонограмма передаетсянескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеровтелефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку(список прилагается)».

146. Текст телефонограммы начинается сабзацного отступа и выравнивается по ширине страницы. В тексте следует избегатьтруднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно бытьболее 50 слов.

147. Подпись состоит из наименованиядолжности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии длявходящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

148. Отметка о приеме телефонограммыоформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял»,наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму,номера телефона, по которому принята телефонограмма.

149. Входящие, исходящие телефонограммыформируются в дела и хранятся в структурных подразделениях аппаратаПравительства Курганской области.

Образец оформления телефонограммы приведен вприложении 27 к настоящей Инструкции.

Раздел IV. Организациядокументооборота

Глава 6. Прием, первичная обработкаи

предварительное рассмотрение поступающихдокументов

150. Документы, поступающие в ПравительствоКурганской области на бумажных носителях, проходят первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию и направление исполнителям всоответствии с резолюцией Губернатора Курганской области, первого заместителяГубернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области посоциальной политике, руководителя Аппарата.

151. Прием и первичная обработка поступающихдокументов осуществляется отделом документационного обеспечения ПравительстваКурганской области.

152. Конверты с поступающими документамивскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»),проверяется правильность адресования поступающих документов, доставки икомплектности документов.

153. Ошибочно поступившие документыпересылаются по принадлежности, возвращаются отправителю с указанием причинвозврата в день получения. При отсутствии на поступившем документе адресаотправителя конверт прилагается к документу.

154. При недостаче поступивших документов(отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах,один из которых остается в отделе документационного обеспечения ПравительстваКурганской области, другой — приобщается к поступившему документу, а третий -посылается отправителю.

155. При поступлении поврежденного документана оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп»Документ получен в поврежденном виде».

156. Конверты от вложенных в них документовне уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адресотправителя, дату отправки и получения документов.

157. Документы, поступившие в ПравительствоКурганской области по вопросам, не требующим рассмотрения ГубернаторомКурганской области, первым заместителем Губернатора Курганской области,заместителем Губернатора Курганской области по социальной политике,руководителем Аппарата, направляются отделом документационного обеспеченияПравительства Курганской области непосредственно в структурные подразделенияаппарата Правительства Курганской области.

Основанием для принятия решения в ходепредварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресованиедокумента соответствующему должностному лицу.

Глава 7. Регистрация и

рассмотрение поступивших документов

158. Поступившие документы учитываются ираспределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

К документам, не подлежащим регистрации,относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации,используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительныеписьма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций,симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету,материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы,поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческиепредложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов идругие.

159. Регистрация поступивших документовосуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти.

160. В случае поступления документовГубернатору Курганской области, заместителям Губернатора Курганской области безрегистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти документы передаются специалистом службы обеспечения деятельностиГубернатора Курганской области и его заместителей отдела документационногообеспечения Правительства Курганской области в сектор регистрации и учетаслужебной корреспонденции отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области на регистрацию.

161. Поступившие документы регистрируются вдень поступления. Документы, поступившие в Правительство Курганской области, заисключением письменных обращений граждан, после 16.30 часов, регистрируются наследующий рабочий день.

Документы, полученные от курьеров,телеграммы, поступившие в Правительство Курганской области в вечернее и нерабочеевремя, передаются специалистом службы обеспечения деятельности ГубернатораКурганской области и его заместителей отдела документационного обеспеченияПравительства Курганской области в первый рабочий день в отделдокументационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию.

162. Поступившие служебные письма ителеграммы, адресованные структурным подразделениям аппарата ПравительстваКурганской области регистрируются в структурных подразделениях аппаратаПравительства Курганской области.

163. Порядковый регистрационный номерпоступившего документа и дата регистрации в отделе документационногообеспечения Правительства Курганской области проставляются в автоматическомрежиме в системе электронного документооборота «Служебная корреспонденция».

164. Поступивший документ регистрируется врегистрационно-контрольной форме (далее — РКФ). На поступившем документепроставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется влевой нижней части оборотной стороны первой страницы документа. Регистрационныйштамп содержит наименование «Правительство Курганской области», датуи регистрационный номер, наличие приложений.

165. Поступившие документы на иностранныхязыках направляются для перевода в Управление инвестиций, внешнеэкономическойдеятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.

166. При регистрации документа на иностранномязыке в РКФ делается отметка о языке оригинала. Текст перевода прикрепляется кподлиннику (оригиналу) документа.

167. Отдел документационного обеспеченияПравительства Курганской области направляет после регистрации поступившиедокументы Губернатору Курганской области, первому заместителю ГубернатораКурганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальнойполитике, руководителю Аппарата для вынесения резолюции по исполнениюдокумента.

168. Поступившие документы, имеющие пометку»Срочно», «Вручить немедленно», передаются незамедлительнона рассмотрение Губернатору Курганской области или его заместителям всоответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганскойобласти и его заместителями.

169. После вынесения резолюции в соответствиис пунктом 167 настоящей Инструкции документы возвращаются в отделдокументационного обеспечения Правительства Курганской области для перенесенияуказаний по исполнению (резолюции) в РКФ.

170. Подлинник документа направляетсяруководителю структурного подразделения аппарата Правительства Курганскойобласти — основному исполнителю в соответствии с резолюцией, соисполнителямнаправляются копии документов.

171. Документы в соответствии с резолюциейвыдаются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской областипод расписку службам делопроизводства аппарата Правительства Курганской областив журнале выдачи корреспонденции. Образец оформления журнала выдачикорреспонденции приведен в приложении 28 к настоящей Инструкции.

Глава 8. Копировально-множительныеработы

172. Выполнение копировально-множительныхработ производится в отделе документационного обеспечения ПравительстваКурганской области.

173. Разрешается копирование (тиражирование)только служебных документов.

174. Копирование (тиражирование) документовдо 10 печатных листов производится непосредственно в структурных подразделенияхаппарата Правительства Курганской области, имеющих копировально-множительнуютехнику.

175. Заказ на копировально-множительныеработы подписывается руководителем структурного подразделения аппаратаПравительства Курганской области.

Образец оформления заказа накопировально-множительные работы приведен в приложении 29 к настоящейИнструкции.

176. Копирование (тиражирование) служебныхдокументов осуществляется в порядке их поступления.

177. В первоочередном порядке копируютсяслужебные документы к заседаниям и совещаниям Губернатора Курганской области,Правительства Курганской области.

178. Срочность копирования (тиражирования)служебных документов определяется руководителями структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области и согласовывается с начальникомотдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

179. Документы и материалы, находящиеся вархиве Правительства Курганской области, копируются (тиражируются) пописьменной заявке, подписанной руководителем Аппарата.

180. Документы, подлежащие копированию(тиражированию), должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и недолжны превышать формата A3.

181. Учет копировально-множительных работведется в журнале учета копируемых документов (образец приведен в приложении 30к настоящей Инструкции).

Глава 9. Организация работы сисходящими документами

182. Отправка исходящих документов изПравительства Курганской области производится после их регистрации в отделедокументационного обеспечения Правительства Курганской области.

183. Ответственность за составление иоформление исходящего документа (правильность адресования, наличие необходимыхвиз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок,разъясняющих содержание исходящего документа, листа (указателя) рассылки) вПравительстве Курганской области возлагается на структурное подразделениеаппарата Правительства Курганской области — исполнителя документа.

184. Исходящие документы ПравительстваКурганской области оформляются на бланках Губернатора Курганской области,бланках письма Правительства Курганской Области.

185. Второй экземпляр исходящего документадолжен быть завизирован заместителем Губернатора Курганской области всоответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганскойобласти и его заместителями, руководителем структурного подразделения аппаратаПравительства Курганской области, руководителем Органа власти, а такженепосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

186. При отправке исходящего документаотделом документационного обеспечения Правительства Курганской областипроверяется наличие:

1) адреса с индексом;

2) исходящего номера;

3) фамилии исполнителя с указанием номера еготелефона;

4) указанных в тексте приложений;

5) подписи на документе.

187. Исходящие документы (в том числеинициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в одинадрес — в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам — в такомколичестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документеплюс один.

188. Обработка исходящих документов дляотправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказанияуслуг почтовой связи.

189. Обработка исходящих документов включаетв себя их сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, егопочтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемыеодновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, записьреквизитов документа в почтовый реестр, составление списка на заказнуюкорреспонденцию, сдачу в отделение почтовой связи.

190. Исходящие документы, подлежащиеотправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднееследующего рабочего дня.

Заказные письма сдаются в почтовое отделениедо 10 экземпляров, а свыше — по почтовому реестру, который составляется в двухэкземплярах. В нем указываются номера документов, дата отправки и адрес. Одинэкземпляр почтового реестра передается в почтовое отделение, второй — в отделучета и отчетности Управления делами Правительства Курганской области.Возвращенный из почтового отделения экземпляр бланка уведомления,подтверждающий отправление заказной корреспонденции, возвращается в отдел учетаи отчетности Управления делами Правительства Курганской области.

191. При отправке служебной корреспонденциифельдъегерской службой заполняются реестры в 2-х экземплярах (один — в отделедокументационного обеспечения Правительства Курганской области, второй — вфельдъегерской службе, заполняется адрес, организация, номер документа).

Глава 10. Прием и отправкадокументов

посредством электрической связи

192. С помощью средств электрической связиосуществляется прием и передача документов в виде телеграмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений.

193. В структурных подразделениях аппаратаПравительства Курганской области, в которых установлены средства факсимильнойсвязи, руководителем структурного подразделения аппарата ПравительстваКурганской области определяется лицо, ответственное за прием и передачудокументов посредством факсимильной связи (далее — факсограмма).

194. Переданные и принятые факсограммыучитываются в журнале передачи, приема факсограмм с проставлением даты ивремени передачи (приема) факсограммы, наименования корреспондента (куданаправлена или откуда получена факсограмма) и номера его факса.

195. Ответственность за содержаниефаксограммы возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму дляпередачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппаратаПравительства Курганской области.

196. В целях повышения оперативности обменаинформацией в процессе подготовки документов допускается прием и передачадокументов в виде электронных сообщений.

197. В Правительстве Курганской областиотправка электронных сообщений с электронного адреса kurgan@kurganobl.ruосуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти в течение рабочего дня.

С указанного адреса электронные сообщениянаправляются за подписью Губернатора Курганской области, первого заместителяГубернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области посоциальной политике, руководителя Аппарата.

198. Электронные сообщения в структурныхподразделениях аппарата Правительства Курганской области направляются заподписью руководителей указанных структурных подразделений.

199. Электронное сообщение содержитэлектронный адрес, тему электронного сообщения, текст электронного сообщения суказанием исполнителя, вложение (при наличии).

200. Получатель электронного сообщения долженбыть проинформирован о направлении в его адрес электронного сообщения, кромеслучаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированнойсамим получателем.

201. Электронное сообщение оформляется всоответствии с правилами и этикой деловой переписки.

202. Ответственность за ненадлежащуюподготовку электронного сообщения несет исполнитель.

203. Передаваемые в виде электронногосообщения официальные документы должны иметь подлинник (оригинал) документа набумажном носителе.

204. Отправитель электронного сообщения спомощью информационной системы для работы с электронной почтой создаетэлектронное сообщение, прикладывает при необходимости файл вложения, отправляетсообщение и фиксирует дату и время отправки в бумажном документе или в журналеотправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с листом(указателем) рассылки.

Глава 11. Регистрация и

прохождение внутренних документов

205. Прохождение внутренних документов наэтапах их подготовки и оформления осуществляется в соответствии с главой 7раздела IV настоящей Инструкции.

206. Регистрация внутренних документов(информационно-справочных докладных, служебных, аналитических записок, справоки других) осуществляется в отделе документационного обеспечения ПравительстваКурганской области.

207. Документы, поступившие из другихорганизаций непосредственно в структурное подразделение аппарата ПравительстваКурганской области в обязательном порядке направляются на регистрацию в отделдокументационного обеспечения Правительства Курганской области.

208. Передача документов между структурнымиподразделениями аппарата Правительства Курганской области осуществляется черезотдел документационного обеспечения Правительства Курганской области. Документыпередаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Глава 12. Учет и анализ объемовдокументооборота

209. Учет объемов документооборота ведется вцелях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальнойчисленности работников, занятых в делопроизводстве.

210. Анализ объемов документооборота,структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ПравительствоКурганской области и создаваемых им, ведется в целях рациональногораспределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качестваи эффективности принимаемых решений.

211. Данные о количестве документовобобщаются, анализируются отделом документационного обеспечения ПравительстваКурганской области и представляются Губернатору Курганской области, первомузаместителю Губернатора Курганской области, руководителю Аппарата в видесправок (сводок, отчетов).

212. Под объемом документооборота понимаетсяколичество документов, поступивших в Правительство Курганской области исозданных им за определенный период времени (месяц, год).

213. За единицу учета количества документовпринимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственныйэкземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копированияили тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

214. Учет копируемых и тиражируемыхдокументов ведется отдельно по данным журнала учета копируемых документов дляопределения загрузки технических средств, расчета потребности в новомоборудовании.

215. При учете исходящих документовсопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за одиндокумент.

Глава 12-1. (Исключена — УказГубернатора Курганской области

от 08.04.2016 №95)

Раздел V. Организациядокументооборота

и исполнения документов пописьменным и устным

обращениям граждан, объединенийграждан,

в том числе юридических лиц

Глава 13. Регистрация ирассмотрение обращений

граждан, объединений граждан, втом числе юридических лиц

216. Делопроизводство пообращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, ведется всоответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

217. Письменные обращения граждан,объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — письменныеобращения), регистрируются в течение трех дней с даты поступления вПравительство Курганской области отделом по работе с обращениями гражданУправления информационного и документационного обеспечения ПравительстваКурганской области.

Конверты к письменным обращениямсохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адресотправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждениявремени отправления и получения обращения.

218. Регистрация письменныхобращений осуществляется в системе электронного документооборота «Письма иобращения граждан».

Обязательны для заполненияследующие реквизитные поля:

1) фамилия, имя, отчество(последнее — при наличии) гражданина или представителя объединения граждан,наименование юридического лица, почтовый адрес или адрес электронной почты, покоторому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресацииобращения, дата регистрации обращения.

Если письменное обращениеподписано несколькими авторами (коллективное обращение), то регистрируетсяпервый автор, в адрес которого направляется ответ;

2) вид обращения (заявление,жалоба, предложение), кратность поступления (повторное);

3) наименование государственногооргана, куда адресовал обращение гражданин;

4) вид контроля (контроль, безконтроля, срочное);

5) тема письменного обращениясогласно тематическому классификатору системы электронного документооборота»Письма и обращения граждан»;

6) аннотация (краткое изложение)содержания письменного обращения;

7) должностное лицо,осуществляющее рассмотрение письменного обращения;

содержание поручения порассмотрению обращения;

9) срок исполнения.

На лицевой стороне первого листаписьменного обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штампотдела по работе с обращениями граждан Управления информационного идокументационного обеспечения Правительства Курганской области с указаниемрегистрационного номера и даты регистрации.

219. В день регистрации письменноеобращение передается Губернатору Курганской области, первому заместителюГубернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области посоциальной политике, руководителю Аппарата в соответствии с распределениемполномочий для принятия решения о порядке рассмотрения обращения.

В течение одного рабочего днядолжностное лицо оформляет поручение на карточке вопроса. Резолюциядолжностного лица содержит инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей),предписываемое действие и срок его исполнения, личную подпись автора резолюции,дату вынесения поручения, отметку о постановке письменного обращения наконтроль.

В случае если в тексте поручениядолжностного лица вместо даты исполнения или периода времени имеется указание»Срочно», поручение подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание»Оперативно» предусматривает десятидневный срок исполнения порученияс даты регистрации обращения.

220. Ответственность за качество,объективность, полноту и соблюдение срока рассмотрения письменного обращениянесет исполнитель.

221. Специалисты отдела по работес обращениями граждан управления информационного и документационного обеспеченияПравительства Курганской области направляют исполнителю контрольную картуписьменного обращения с резолюцией должностного лица, с указанием видаконтроля, срока исполнения, оригинал письменного обращения. Контрольные карты,направляемые нескольким исполнителям, передаются в виде копий всех документоводновременно всем исполнителям.

222. Письменные обращения,принятые в ходе личного приема, регистрируются и рассматриваются в соответствиис Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации».

223. Личный прием граждан,представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — личныйприем граждан), осуществляется Губернатором Курганской области, заместителямиГубернатора Курганской области и уполномоченными на то лицами.

График личного приема граждан(информация о месте приема, порядке записи на прием, а также об установленныхдля приема днях и часах) размещается на информационном стенде в помещенииобщественной приемной Губернатора Курганской области, в средствах массовойинформации, на официальном сайте Правительства Курганской области винформационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Запись на прием и организацияличного приема граждан Губернатора Курганской области, первого заместителяГубернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области посоциальной политике, руководителя Аппарата осуществляются в общественнойприемной Губернатора Курганской области.

224. Содержание устного обращениягражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица(далее — устное обращение), заносится в карточку личного приема граждан,которая формируется в системе электронного документооборота «Письма иобращения граждан».

Обязательны для заполненияследующие реквизитные поля:

1) фамилия, имя, отчество(последнее — при наличии) гражданина, представителя объединения граждан, в томчисле юридического лица;

2) адрес, телефон (при наличии);

3) тема устного обращения согласнотематическому классификатору системы электронного документооборота «Письмаи обращения граждан»;

4) аннотация (краткое изложение)устного обращения;

5) должностное лицо,осуществляющее личный прием;

6) содержание поручения порассмотрению обращения;

7) срок исполнения.

Образец карточки личного приемаграждан приведен в приложении 31 к настоящей Инструкции.

225. Регистрационный номер устногообращения проставляется в правом верхнем углу карточки личного приема граждан.Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии, порядкового номерапоступившего обращения и буквы «у», например: N А-121-у.

226. В случае если изложенные вустном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки,ответ на устное обращение может быть дан в ходе личного приема должностнымлицом устно с согласия гражданина, представителя объединения граждан, в томчисле юридического лица, о чем делается запись в карточке личного приемаграждан «Разъяснено» и ставится личная подпись должностного лица,личная подпись гражданина, представителя объединения граждан, в том числеюридического лица.

227. Должностное лицо оформляетпоручение на карточке личного приема граждан. Резолюция должностного лицасодержит инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), предписываемое действиеи срок его исполнения, личную подпись автора резолюции, дату вынесенияпоручения, отметку о постановке обращения на контроль. Специалистомобщественной приемной Губернатора Курганской области отдела по работе собращениями граждан Управления информационного и документационного обеспеченияПравительства Курганской области исполнителю направляется копия карточкиличного приема граждан с резолюцией должностного лица.

В течение 30 дней со дня устногообращения в адрес гражданина, представителя объединения граждан, в том числеюридического лица, направляется письменный ответ по существу поставленных вобращении вопросов.

Глава 14. Работа с обращениямиграждан,

объединений граждан, в том числеюридических

лиц, поставленными на контроль

228. Основанием для постановкиобращения на контроль является решение должностного лица поставить обращение наконтрольное рассмотрение.

На контроль в обязательном порядкеставятся письменные обращения:

обращения, поставленные наконтроль в Администрации Президента Российской Федерации, АппаратеПравительства Российской Федерации, Аппарате Совета Федерации ФедеральногоСобрания Российской Федерации, Аппарате Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации и других федеральных органах государственнойвласти;

коллективные обращения;

запросы о предоставленииматериалов и документов по обращению, необходимых для подготовки ответагражданину, объединению граждан, в том числе юридическому лицу.

229. Подготовку ответа наобращение гражданина, представителя объединения граждан, в том числеюридического лица (далее — ответ на обращение), осуществляет исполнитель,указанный в резолюции первым (или единственным).

Проект ответа с визами исполнителя(исполнителей) передается в отдел по работе с обращениями граждан Управленияинформационного и документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти для передачи на подпись должностному лицу, давшему поручение.

Ответы в федеральные органыгосударственной власти о рассмотрении обращений готовятся на бланкеПравительства Курганской области за подписью должностного лица, давшегопоручение.

В отдел по работе с обращениямиграждан Управления информационного и документационного обеспеченияПравительства Курганской области исполнитель передает ответ на обращение,подлинник текста обращения, материалы, относящиеся к рассмотрению обращения,контрольную карту.

230. Должностное лицо,осуществлявшее рассмотрение обращения, принимает решение о закрытии обращения»в дело» или продлении контроля.

Вопрос гражданина, представителяобъединения граждан, в том числе юридического лица, изложенный в обращении,может оставаться на контроле до принятия мер по его разрешению в структурномподразделении Аппарата Правительства Курганской области, Органе власти, органеместного самоуправления по компетенции. Доклад о принятии мер по исполнению порученияпо обращению в адрес должностного лица, давшего поручение о постановке наконтроль, и ответ заявителю готовит исполнитель.

231. Дело по обращению формируетсяиз следующих документов: ответ на обращение с решением должностного лица озакрытии «в дело», подлинник текста письменного обращения либо карточкаличного приема граждан, уведомление о перенаправлении обращения по компетенции(при перенаправлении), материалы, относящиеся к рассмотрению обращения,контрольная карта. Результаты рассмотрения обращения вносятся в системуэлектронного документооборота «Письма и обращения граждан».Сформированные дела хранятся в отделе по работе с обращениями гражданУправления информационного и документационного обеспечения ПравительстваКурганской области, а по истечении срока их хранения (5 лет) подлежат уничтожениюв установленном порядке.

(Раздел в редакции Указа Губернатора Курганскойобласти от 13.02.2017 №32)

Раздел VI. Документальный фонд

Правительства Курганской области

Глава 15. Разработка и ведениеноменклатуры дел

232. Формирование документального фондаПравительства Курганской области осуществляется службами делопроизводстваструктурных подразделений аппарата Правительства Курганской области путемсоставления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения ихсохранности, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.

233. Номенклатура дел — систематизированныйперечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводствеПравительства Курганской области, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке.

234. В Правительстве Курганской областисоставляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата ПравительстваКурганской области (образец приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции) исводная номенклатура дел Правительства Курганской области.

235. Сводная номенклатура дел ПравительстваКурганской области используется для группировки исполненных документов в дела,систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.Сводная номенклатура дел является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета делвременного (до 10 лет включительно) хранения.

236. Сводная номенклатура дел являетсяосновой формирования документального фонда Правительства Курганской области.Документальный фонд Правительства Курганской области — совокупность документов,образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд ПравительстваКурганской области составляют документы, созданные в Правительстве Курганскойобласти и полученные им в результате взаимодействия с другими органамиуправления, организациями и гражданами.

237. Составление сводной номенклатуры делПравительства Курганской области, порядок формирования и оформления дел,обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в Государственноеучреждение «Государственный архив Курганской области» (далее — ГУ»ГАКО») осуществляет отдел документационного обеспеченияПравительства Курганской области.

238. При составлении сводной номенклатуры делотдел документационного обеспечения Правительства Курганской областируководствуется Положением об аппарате Правительства Курганской области,положениями о структурных подразделениях аппарата Правительства Курганскойобласти, утвержденных Распоряжением Губернатора Курганской области от 21 июля2009 года N 255-р, штатным расписанием, перечнями документов с указанием срокових хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности Правительства Курганской области, их виды, состав исодержание.

239. Номенклатура дел структурногоподразделения аппарата Правительства Курганской области составляется службойделопроизводства аппарата Правительства Курганской области, согласовывается сархивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области,подписывается руководителем структурного подразделения аппарата ПравительстваКурганской области и представляется в отдел документационного обеспеченияПравительства Курганской области.

Вновь созданное структурное подразделениеаппарата Правительства Курганской области обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской областии представить ее в отдел документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти.

240. Сводная номенклатура дел составляетсялицом, ответственным за архив Правительства Курганской области, на основеноменклатур дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганскойобласти, подписывается начальником отдела документационного обеспеченияПравительства Курганской области, согласовывается с экспертной комиссиейПравительства Курганской области (далее — ЭК), экспертно-проверочной комиссиейКомитета по управлению архивами Курганской области (далее — ЭПК) и утверждаетсяруководителем Аппарата.

241. После утверждения сводной номенклатурыдел структурные подразделения аппарата Правительства Курганской областиполучают выписки из соответствующих ее разделов для формирования и оформлениядел, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.

242. Сводная номенклатура дел готовится неменее чем в четырех экземплярах: первый — как документ постоянного срокахранения помещается в дело отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области, второй — используется отделом документационного обеспеченияПравительства Курганской области в качестве рабочего экземпляра, третий -применяется в архиве отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области, четвертый — в ГУ «ГАКО». Рабочий экземплярсводной номенклатуры дел в структурных подразделениях аппарата ПравительстваКурганской области допускается вести в службе делопроизводства аппаратаПравительства Курганской области в электронном виде.

243. Сводная номенклатура дел на предстоящийкалендарный год составляется в последнем квартале текущего года,согласовывается и утверждается руководителем Аппарата и вводится в действие с 1января следующего календарного года.

244. Сводная номенклатура дел согласовываетсяс ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структурыПравительства Курганской области разрабатывается новая номенклатура дел.

245. В сводную номенклатуру дел включаютсязаголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемыеучастки и вопросы деятельности аппарата Правительства Курганской области.

В сводную номенклатуру дел не включаютсяпериодические издания. Образец оформления сводной номенклатуры делПравительства Курганской области приведен в приложении 33 к настоящейИнструкции.

246. Графы номенклатуры дел ПравительстваКурганской области, структурных подразделений аппарата Правительства Курганскойобласти заполняются в следующем порядке.

В графе 1 номенклатуры дел проставляютсяиндексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит изустановленного в Правительстве Курганской области цифрового обозначения (кода)структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурногоподразделения аппарата Правительства Курганской области. Индексы делобозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код структурногоподразделения аппарата Правительства Курганской области, 05 — порядковый номерзаголовка дела в разделе номенклатуры дел. В сводной номенклатуре делрекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разныхструктурных подразделений аппарата Правительства Курганской области; дляпереходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаютсязаголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен точно и в обобщеннойформе отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел,состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такогодела указывается наименование видов документов, например:

Распоряжения Губернатора Курганской областипо основной деятельности.

Не допускается употреблять в заголовке деланеконкретные формулировки («разные материалы», «общаяпереписка» и другие), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов,располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка,журнал и другие) или разновидности документов (распоряжения, постановления,протоколы, приказы и другие); название «Правительство Курганскойобласти» или структурного подразделения аппарата Правительства Курганскойобласти (автор документа); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткоесодержание документов дела; название местности (территории), с которой связаносодержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы поодному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве видадела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другие), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан(обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку,указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку соднородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями окомплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-техническойдокументацией.

В заголовках дел, содержащих переписку сразнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров исовещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретныйкорреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ВНИИД по вопросамнаучно-методической работы.

При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержаниедела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, взаголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общеевидовое название, например:

Переписка с главами администрациймуниципальных районов и городских округов Курганской области по вопросамсоциальной защиты населения.

Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) названиеуказывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) обиспользовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую илиотчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты), например:

Сводный годовой бухгалтерский отчетПравительства Курганской области за 2009 год.

Если дело будет состоять из нескольких томовили частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовкадела.

Порядок расположения заголовков дел внутриразделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаютсязаголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел.

В графе 3 указывается количество дел (томов,частей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела,номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примернойноменклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываютсяназвания перечней документов, использованных при определении сроков хранениядел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), опереходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

247. Если в течение года в ПравительствеКурганской области возникают новые документированные участки работы, на нихформируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервныеномера.

248. По окончании года в конце своднойноменклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Глава 16. Формирование дел и ихтекущее хранение

249. Формирование дел — группировкаисполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела.

250. Дела формируются в структурныхподразделениях аппарата Правительства Курганской области и отделедокументационного обеспечения Правительства Курганской области в пределах своейкомпетенции в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской областии Положением об аппарате Правительства Курганской области.

251. Исполненные документы в 10-дневный сроксдаются исполнителем в службу делопроизводства структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области для формирования их в дела.

252. Контроль за правильным формированием делв Правительстве Курганской области осуществляется архивом отделадокументационного обеспечения Правительства Курганской области.

253. При формировании дел необходимо:

помещать в дело исполненные документы,соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся кразрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основнымидокументами;

группировать в дело документы одногокалендарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документыпостоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждогодокумента;

помещать в дела факсограммы, телеграммы,телефонограммы;

помещать в дело документ, оформленный всоответствии с настоящей Инструкцией;

не помещать в дело документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листовпри толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может бытьболее 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии вделе нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждомтоме с добавлением обозначений, например: «Том N 1», «Том N2».

254. Документы внутри дела располагаютсясверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании.

255. В отдельные дела по хронологии взависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов,актов Президента Российской Федерации, актов Правительства РоссийскойФедерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний ПравительстваРоссийской Федерации или его Президиума; актов Губернатора Курганской области,Правительства Курганской области, выписки из соответствующих протоколовзаседаний Правительства Курганской области.

256. Все документы отчетного и информационногохарактера по исполнению правового акта Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, Губернатора Курганской области,Правительства Курганской области, находящегося на контроле, подшиваются взаведенное на указанный акт дело. Если дело не заводилось, то отчетныедокументы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущийгод.

257. Если имеется документ о снятии сконтроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшитьнеобходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указаниемномера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

258. Протоколы в деле располагаются вхронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются вотдельное дело.

Документы к протоколам, если онисгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерампротоколов.

259. Приказы Управления делами ПравительстваКурганской области по основной деятельности группируются отдельно от приказовпо личному составу.

При формировании приказов по личному составуформируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам всоответствии со сроками хранения.

Например, приказы о приеме, перемещении,увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам,например командировкам.

260. Утвержденные планы, отчеты, сметы,лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от ихпроектов.

261. Документы в личных делах работниковПравительства Курганской области располагаются по мере их поступления.

262. Обращения (предложения, заявления ижалобы) граждан по вопросам работы Правительства Курганской области,структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области илиподведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнениюгруппируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

263. Лицевые счета работников ПравительстваКурганской области по заработной плате группируются в отдельные дела ирасполагаются в них по алфавиту фамилий.

264. Переписка группируется за периодкалендарного года и систематизируется в хронологической последовательности:документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении перепискипо определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются вдело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

265. Законченные делопроизводствомэлектронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии сноменклатурой дел Правительства Курганской области отдельно от документов на бумажныхносителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

266. Дела со дня их заведения до передачи вархив Правительства Курганской области или на уничтожение хранятся по месту ихформирования.

267. Дела считаются заведенными с моментавключения в них первого исполненного документа. После исполнения документов иокончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физическойсохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

268. Для обеспечения сохранности и учетадокументов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических)условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов идел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационнойсистеме, обеспечивающей хранение электронных документов.

269. Дела размещают в рабочих комнатах илиспециально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы,чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечногосвета.

270. Дела в шкафах для их учета и быстрогопоиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии сноменклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуредел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сторонешкафа.

При поиске какого-либо документа вначалеследует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующуюпапку на полке.

Дела документального фонда ПравительстваКурганской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.Периодически, как правило, перед передачей в архив Правительства Курганскойобласти, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целяхустановления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемусяпо номенклатуре дел.

271. Выдача дел из архива ПравительстваКурганской области структурным подразделениям аппарата Правительства Курганскойобласти производится с разрешения начальника отдела документационногообеспечения Правительства Курганской области.

Дела выдаются во временное пользованиесотрудникам структурных подразделений аппарата Правительства Курганской областипод расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежатвозврату.

Иным государственным органам и организациямдела выдаются на основании их письменных запросов по согласованию сруководителем Аппарата по актам.

272. Если отдельные документы, уже включенныев дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении аппаратаПравительства Курганской области, временно требуются работнику ПравительстваКурганской области, они могут быть выданы из дела ответственным за формированиеи хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием -когда, кому и на какой срок выдан документ.

273. Изъятие документов из дел постоянногохранения допускается в исключительных случаях и производится с письменногоразрешения руководителя Аппарата с оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника (оригинала).

Глава 17. Подготовка

документов и дел к передаче в архив

Правительства Курганской области

274. Для организации и проведения экспертизыценности документов в Правительстве Курганской области создается постояннодействующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого руководителемАппарата.

275. Экспертиза ценности документовпостоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурныхподразделениях аппарата Правительства Курганской области службойделопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством архива отделадокументационного обеспечения Правительства Курганской области.

276. При проведении экспертизы ценностидокументов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения для передачи в архив Правительства Курганской области; отбор дел свременными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минованиянадобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделенияхаппарата Правительства Курганской области, а также выделение к уничтожению делза предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

277. Отбор документов для постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

278. По результатам экспертизы ценностидокументов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) храненияи по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.

Образец оформления описи дел постоянногохранения приведен в приложении 34 к настоящей Инструкции.

Образец оформления описи дел временного(свыше 10 лет) хранения приведен в приложении 35 к настоящей Инструкции.

Образец оформления описи дел по личномусоставу приведен в приложении 36 к настоящей Инструкции.

279. В каждом структурном подразделенииаппарата Правительства Курганской области описи на дела постоянного хранениясоставляются ежегодно под методическим руководством архива отделадокументационного обеспечений Правительства Курганской области.

280. По этим описям документы передаются вархив Правительства Курганской области.

281. Опись дела — архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельнаяопись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатурадел.

282. Описи составляются отдельно на делапостоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личномусоставу, на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

283. Описи дел, подготовленные структурнымиподразделениями аппарата Правительства Курганской области, служат основой дляподготовки сводной описи дел Правительства Курганской области, которую готовитархив отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области ипо которой он сдает дела на государственное хранение в ГУ «ГАКО» поистечении срока ведомственного хранения (10 лет).

Описи дел структурных подразделений аппаратаПравительства Курганской области составляются по установленной форме ипредставляются в архив отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области не ранее чем через год и не позднее чем через два года послезавершения дел в делопроизводстве.

Образец оформления описи дел структурныхподразделений аппарата Правительства Курганской области приведен в приложении37 к настоящей Инструкции.

284. В описях дел указывается полноедействительное (без сокращений) наименование структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области, которое вело дела и закончило ихделопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение аппаратаПравительства Курганской области в течение периода, за который вносятся дела вопись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишетсяего новое наименование.

285. Описательная статья описи делструктурного подразделения аппарата Правительства Курганской области имеетследующие элементы:

порядковый номер дела (тома, чисти) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описипроверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружениянарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

286. При составлении описи дел соблюдаютсяследующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствиис принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись подсамостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов(частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный томприложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумераций дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в точном соответствиис теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами «То же», при этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описизаголовок воспроизводится полностью).

287. В описи между наименованиями(заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

288. Графа описи «Примечание»используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, опередаче дел другим структурным подразделениям аппарата ПравительстваКурганской области со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и других.

289. В конце описи после последнейописательной статьи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрамии прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера делпо описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличиелитерных и пропущенных номеров).

290. Опись дел структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области подписывается составителем суказанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области.

291. Опись дел структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области составляется в двух экземплярах, одиниз которых передается вместе с делами в архив Правительства Курганской области,а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурномподразделении аппарата Правительства Курганской области.

292. По завершении календарного года и порезультатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению всоответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивноехранение.

293. Обложка (титульный лист) делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составуоформляется по установленной форме (образец оформления приведен в приложении 38к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнятьразборчиво, без сокращений.

294. На обложке дела указываются реквизиты:наименование фондообразователя «Правительство Курганской области» иструктурного подразделения аппарата Правительства Курганской области,делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части);количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

295. Реквизиты, проставляемые на обложке(титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование «Правительство Курганскойобласти». В случаях, когда в течение года, за который готовится дела,Правительство Курганской области было переименовано (преобразовано) и это невызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованиемпишется и новое наименование;

наименование структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области, записывается его название всоответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс)дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок (наименование) дела, переносится изсводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях взаголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и других). Заголовокдела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых вдело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, ихавтор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержаниеподшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка пообщим вопросам» и других), составляется новое наименование, отражающеесодержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Еслиделу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляетсяпутем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела, указываются год(ы) заведения иокончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительнуюдокументацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являютсякрайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.Дата на обложке дела оформляется арабскими цифрами в последовательности: деньмесяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр,разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Для дел, сформированных из документов пономинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, актыи другие), датой начала дела является дата подписания или утверждения самогораннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самогопозднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний,является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого ипоследнего протоколов.

Крайними датами личного дела являются датыподписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой началадела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящегодокумента независимо от места нахождения их в деле.

296. Количество пронумерованных в деле листовпроставляется с листа-заверителя дела (образец оформления приведен в приложении39 к настоящей Инструкции).

297. Реквизит «Срок хранения дела»переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянногохранения пишется: «Хранить постоянно».

298. Архивный шифр дела (состоит из номерафонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянногохранения проставляется в архиве отдела документационного обеспеченияПравительства Курганской области чернилами только после включения этих дел вгодовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляетсякарандашом).

299. На обложках дел постоянного храненияпредусматривается место для наименования государственного архива, в которыйбудут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов взаголовок дела вносятся изменения и дополнения.

300. Наименования Правительства Курганскойобласти и структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области,год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

301. В целях обеспечения сохранности изакрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы,кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом видеарабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашомсверху вниз в возрастающем порядке номеров. Цифры проставляются в правомверхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описинумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов иличастей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельныетома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, втом числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняютсобственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов вделе.

302. Фотографии, чертежи, диаграммы и другиеиллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист вделе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

303. Сложенный лист большого формата (форматаA3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Приэтом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, алист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется какодин лист.

304. Если к документу (листу) подклеены однимкраем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другие),то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

305. Подшитые в дело конверты с вложенияминумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы(чертежи, рукописи, графика и другие) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

306. Если в нумерации листов допущено многоошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются однойнаклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляетсяновая заверительная надпись, при этом старая заверительная надписьзачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннююопись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерациилистов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с нимупотребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

307. После завершения нумерации листовсоставляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. Вней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаютсяособенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и другие) ифизического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листыи другие).

Заверительная надпись подписывается еесоставителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии ситоговой надписью.

308. Для учета документов определенныхкатегорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которыхвызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела сдокументами ограниченного доступа и другие), составляется внутренняя описьдокументов дела (образец оформления приведен в приложении 40 к Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляетсятакже на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрываютконкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождениядокументов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело,должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в началедела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов,то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляетсяна отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения опорядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описидокументов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами ипрописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количестволистов внутренней описи.

309. При изменении состава документов дела(изъятии, включении документов, замены их копиями и другое) эти измененияотражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками насоответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

310. Внутренняя опись документов делаподписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и датысоставления описи и при необходимости скрепляется печатью.

311. Документы в делах постоянного,временного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре проколапрочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций наних. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 0,5 см, алисты не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документерасположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, закоторую документ подшивается (переплетается) в дело.

312. При подготовке дел к подшивке(переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлическиескрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

313. В делах постоянного хранения подлежатизъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

314. Дела постоянного хранения, состоящие издокументов особой научно-исторической, художественной и иной ценности илинеформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другиедокументы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования неподшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремяклапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качествеприложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя описьнаходящихся в ней документов.

315. Обложки дел с документами, исполненнымина стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел сдокументами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры,соответствующие размерам подшитых в них листов.

316. Обложки дел с документами, имеющимидлительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердогокартона.

317. Дела временного (до 10 лет) храненияподлежат частичному оформлению: допускается дела хранить впапках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи несоставлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (безпроставления архивного шифра, количества листов в деле).

318. Документы Правительства Курганскойобласти являются собственностью Курганской области и после проведенияэкспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивнымагентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ»ГАКО» как часть Архивного фонда Курганской области.

Глава 18. Уничтожение документов

и дел с истекшими сроками хранения

319. Отбор документов к уничтожению засоответствующий период времени, сроки хранения которых истекли, оформляетсяактом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (образецоформления приведен в приложении 41 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный дляних срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например,законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены вакт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

320. Акт о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению, составляется на дела ПравительстваКурганской области (при этом дела каждого структурного подразделения аппаратаПравительства Курганской области составляют самостоятельную группу заголовков,а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в актпод общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

321. Отбор документов на уничтожение исоставление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащиххранению, производится после составления сводных описей дел постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период (описи и актырассматриваются на заседании ЭК одновременно).

322. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителемАппарата после утверждения ЭПК описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения руководителем Аппаратаактов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делапередаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которойуказываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Правительства Курганскойобласти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» суказанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел науничтожение, и даты.

Глава 19. Передача дел в архив

Правительства Курганской области

323. Передача дел в архив ПравительстваКурганской области осуществляется по графику, составленному архивом отделадокументационного обеспечения Правительства Курганской области, согласованномус руководителями структурных подразделений аппарата Правительства Курганскойобласти и утвержденному начальником отдела документационного обеспеченияПравительства Курганской области.

324. Прием каждого дела производится лицом,ответственным за архив Правительства Курганской области, в присутствийработника структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываютсяцифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачидел, а также подписи лица, ответственного за архив Правительства Курганскойобласти, и лица, передавшего дела.

325. В случае ликвидации или реорганизацийструктурного подразделения аппарата Правительства Курганской области лицо,ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области, в период проведения ликвидационныхмероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаетих в архив Правительства Курганской области, независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Глава 20. Использование документов

архива Правительства Курганской области

326. Основными формами использованиядокументов архива Правительства Курганской области являются:

исполнение запросов граждан в форме архивнойсправки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Срок исполнения запросов граждан иорганизаций (далее — пользователь информации) по материалам архива отделадокументационного обеспечения Правительства Курганской области не долженпревышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В случае, еслипредоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течениесеми дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется оботсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставлениязапрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверхустановленного настоящим пунктом срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельностиПравительства Курганской области, то в течение семи дней со дня регистрациизапроса он направляется в государственный орган или орган местногосамоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемойинформации.

327. Архивные справки составляются наосновании документов, хранящихся в архиве Правительства Курганской области, набланке письма Правительства Курганской области.

Архивная справка подписывается руководителемАппарата либо начальником отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области, заверяется печатью с воспроизведением Государственногогерба Российской Федерации Правительства Курганской области либо круглойпечатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской областисоответственно.

328. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные справки, копии и выписки издокументов выдаются в соответствии с письменным запросом организации иличастного лица. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписокзаверяется подписью начальника отдела документационного обеспеченияПравительства Курганской области и круглой печатью.

Листы многостраничных копий сшиваются ниткамибелого цвета (N 10), закрепляются листом треугольной формы, на которомоформляется заверительная надпись, содержащая: слово «Копия», видправового акта, номер и дата принятия, наличие приложений, количество листов,слово «Верна», подпись и расшифровку подписи начальника отделадокументационного обеспечения, дату заверения. На заверительную подписьставится круглая печать отдела документационного обеспечения ПравительстваКурганской области, заверившего копию.

Например:

Копия постановления

Правительства Курганской области

от «__» ___________ года N _____

с приложением на __ листах верна.

___________________ И.О. Фамилия

Начальник отдела

документационного обеспечения

Правительства Курганской области

12 февраля 2011 года

Выписка производится только из документа, вкотором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся кзапросу.

Отдельные слова и выражения подлинногодокумента, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами:»В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

329. Архивные выписки изготавливаются набланке письма Правительства Курганской области с обозначением названиядокумента: «Архивная выписка».

После текста архивной копии или выпискиуказывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выпискидолжны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглойпечатью.

Архивные справки, копии и выписки из архивныхдокументов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом,подписанным руководителем Аппарата либо начальником отдела документационногообеспечения Правительства Курганской области, или выдаются под расписку на рукипри предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

330. Дела, находящиеся на хранении в архивеотдела документационного обеспечения Правительства Курганской области,предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений аппаратаПравительства Курганской области в помещении архива или во временноепользование (не более одного месяца) под расписку в журнале регистрации выдачидел.

331. На выданное для временного пользованияиз архива дело заводится карта-заместитель (образец оформления приведен вприложении 42 к настоящей Инструкции), в которой указывается номер дела, номерописи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подписьсотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архивкарта-заместитель изымается.

При работе с подлинными документами в делахне разрешается вносить поправки, делать пометки, изъятие архивных документов издел не допускается.

332. Изъятие документов из дел постоянногохранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешенияГубернатора Курганской области. В деле остаются заверенные копии изъятыхдокументов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

Раздел VII. Особенности работы сэлектронными документами

333. Прием электронных документов из другихгосударственных органов и организаций и отправка электронных документов вПравительстве Курганской области осуществляются отделом документационногообеспечения Правительства Курганской области.

334. Электронные документы создаются,обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота ПравительстваКурганской области. Документы, создаваемые в Правительстве Курганской области ипоступающие в Правительство Курганской области на бумажном носителе, включаютсяв систему электронного документооборота после сканирования и созданияэлектронных образов документов.

335. Электронные сообщения, поступающие посистеме межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию всистеме электронного документооборота Правительства Курганской области. Системаэлектронного документооборота Правительства Курганской области предусматриваетрегистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых ипоступающих по системе межведомственного электронного документооборота вформатах ODT и PDF.

336. При загрузке электронного сообщения всистему электронного документооборота Правительства Курганской областиреквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения,используются для заполнения полей регистрационно-контрольной карточкипоступившего документа в электронной форме.

337. Составление, оформление и согласованиепроектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства,установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичногодокумента на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

338. В целях учета и поиска документов всистеме электронного документооборота Правительства Курганской областииспользуются обязательные сведения о документе, включаемые врегистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»)
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом «Подпись»
4.	Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	В соответствии с номером, присвоенном документу автором
7.	Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»)
13.	Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14.	Количество приложений	Количество приложений
15.	Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16.	Указания по исполнению документа	Резолюция или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
17.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18.	Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и другие)

339. В состав дополнительных сведений обэлектронном документе включаются сведения: наименование автора документа (еслиавтор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметкао переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименованияприложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

340. Единицей учета электронного документаявляется электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборотаПравительства Курганской области. Электронный документ, имеющий приложения,регистрируется как один документ.

341. После отправки электронного документадосылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, заисключением ответов на обращения граждан, поступивших поинформационно-телекоммуникационной сети, на которые в соответствии сФедеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан РоссийскойФедерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовомуадресу, указанному в обращении.

342. Если документ создан в системеэлектронного документооборота Правительства Курганской области и его необходимоподписать в бумажном виде, то исполнитель документа создает бумажную копиюкарточки о согласованиях электронного документа, бумажную копию электронногодокумента, верифицирует (сравнивает электронный документ с бумажным), заверяетсвоей подписью и передает на подпись руководителю структурного подразделенияПравительства Курганской области. После подписания бумажного документаисполнитель делает запись об этом в системе электронного документооборота суказанием даты подписания.

343. Исполненные электронные документысистематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел ПравительстваКурганской области. При составлении номенклатуры дел в заголовок делавключается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственномобслуживании. Электронные документы.

344. Сроки хранения электронных документовсоответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными ииными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми иливедомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

345. Место хранения электронных документов доих передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы ихпостоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующихв Правительстве Курганской области программно-технических средств и нормативныхи методических документов специально уполномоченного Правительством РоссийскойФедерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

346. Экспертиза ценности электронныхдокументов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документовна бумажном носителе. После истечения срока, установленного для храненияэлектронных дел (электронных документов), на оснований акта о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителемАппарата, указанные электронные дела (электронные документы) подлежатуничтожению.

347. Поступившие из структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области в архив Правительства Курганскойобласти электронные документы передаются по описям с оформлением актаприема-передачи электронных документов на архивное хранение.

Глава 21. (Исключена- Указ Губернатора Курганской области

от 25.12.2013 №502)

Раздел VIII. Работа исполнителя сдокументами

366. Организация работы с документами вструктурных подразделениях аппарата Правительства Курганской областиосуществляется на основании резолюций по исполнению документов ГубернатораКурганской области, его заместителей, руководителя структурного подразделения аппаратаПравительства Курганской области.

367. Структурное подразделение аппаратаПравительства Курганской области получает документы в возможно короткие сроки(в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочийдень), срочные документы передаются незамедлительно.

368. Документы, поступившие в структурноеподразделение аппарата Правительства Курганской области с резолюциейГубернатора Курганской области, передаются исполнителям только после ихрассмотрения руководителем структурного подразделения аппарата ПравительстваКурганской области.

369. Специалисты структурных подразделенийаппарата Правительства Курганской области в процессе исполнения документаосуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всехнеобходимых приложений с соблюдением настоящей Инструкции;

согласование проекта документа сзаинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием»Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Приняточастично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям,полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документапроводится его повторное согласование, кроме корректировки, связанной свыполнением правил юридической техники и оформления);

в необходимых случаях — подготовку листа(указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись(утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копиидокумента) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, вкоторое должен быть помещен документ.

370. Изменение или продление сроковисполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей,установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнениядокумента ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срокаисполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок,мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срокаисполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержитслова «Срок контроля продлить до…» с указанием нового срока,подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителяего вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срокаисполнения, снятие с контроля и другие) рассматриваются другим руководителем всоответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганскойобласти и его заместителями.

371. Документы, по которым срок исполнениясвоевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

372. Исполнитель не должен разглашатьсодержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебныхдокументов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к ихисполнению.

Раздел IX. Изготовление, учет,

использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

Глава 22. Порядок изготовления,использования

и хранения печатей с воспроизведениемГосударственного

герба Российской Федерации Правительства Курганскойобласти

373. Порядок изготовления печатей своспроизведением Государственного герба Российской Федерации регламентируетсяГОСТом Р 51515-2001 «Печати с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

374. Для удостоверения подлинности документовили соответствия копий документов подлинникам, для заверения подлинностиподписи должностного лица на документах в Правительстве Курганской областиприменяется печать с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации Правительства Курганской области.

Перечень документов, на которые ставитсяоттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской ФедерацииПравительства Курганской области, приведен в приложении 43 к настоящей Инструкции.

375. Печати с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации Правительства Курганской областихранятся у ведущего специалиста Управления государственной службы и кадровПравительства Курганской области и в отделе учета и отчетности — главногобухгалтера Управления делами Правительства Курганской области.

Глава 23. Порядок изготовления,

использования и хранения штампов с

факсимильным воспроизведением подписи

376. Необходимость изготовления штампов сфаксимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области,руководителя Аппарата определяется Губернатором Курганской области,руководителем Аппарата (далее — штамп с факсимильным воспроизведением подписи)соответственно.

377. Штамп с факсимильным воспроизведениемподписи изготавливается в строго ограниченном количестве и исключительно вслужебных целях.

378. Штамп с факсимильным воспроизведениемподписи используется на втором экземпляре служебного письма, который остается вотделе документационного обеспечения Правительства Курганской области, а такжепо прямому указанию Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата приподготовке поздравительных, приветственных писем и телеграмм, когда один и тотже текст направляется более чем в четыре адреса.

379. Запрещается применять штамп сфаксимильным воспроизведением подписи на документах, связанных с финансовымипоследствиями, а также использовать при оформлении подлинников всех документов.

380. Ответственность за учет и проверкуналичия штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганскойобласти осуществляет Управление специальных программ Правительства Курганскойобласти.

381. Ответственность за хранение иправильность использования штампа с факсимильным воспроизведением подписиГубернатора Курганской области возлагается:

— на руководителя Аппарата;

— на ведущего специалиста отдела поуправлению персоналом Управления государственной службы и кадров ПравительстваКурганской области. В отсутствие ведущего специалиста отдела по управлениюперсоналом Управления государственной службы и кадров Правительства Курганскойобласти штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганскойобласти передается главному специалисту отдела по управлению персоналомУправления государственной службы и кадров Правительства Курганской области;

— на заместителя начальника отделадокументационного обеспечения Правительства Курганской области — заведующегосектором регистрации и учета служебной корреспонденции. В его отсутствие штампс факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской областипередается главному специалисту сектора регистрации и учета служебнойкорреспонденции отдела документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти под расписку с указанием даты.

382. Передача штампа с факсимильным воспроизведениемподписи другим сотрудникам аппарата Правительства Курганской области проводитсятолько через Управление специальных программ Правительства Курганской области.

Глава 24. Использование печатей иштампов

383. Для структурных подразделений аппаратаПравительства Курганской области изготавливаются круглые мастичные печати иштампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместоизображения Государственного герба Российской Федерации размещается названиеконкретного структурного подразделения аппарата Правительства Курганскойобласти:

1) в Управлении государственной службы икадров применяются круглые печати с надписью «Управление государственнойслужбы и кадров», штамп «Правительство Курганской области»;

2) в отделе документационного обеспеченияПравительства Курганской области применяются круглые печати с надписью»Отдел документационного обеспечения», «Отдел документационногообеспечения сектор регистрации и учета служебной корреспонденции», штампыначальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти и его заместителя;

3) в Правовом управлении ПравительстваКурганской области применяются штампы заместителя руководителя аппаратаПравительства Курганской области — начальника Правового управления и его заместителя;

4) в Управлении специальных программПравительства Курганской области применяются печати в соответствии сИнструкцией по режиму секретности.

384. Пришедшие в негодность и аннулированныепечати и штампы сдаются в Управление специальных программ ПравительстваКурганской области для последующего уничтожения. В журнале учета проставляетсяотметка об уничтожении.

385. Для проставления отметок о получении,регистрации, прохождении и исполнении документов применяются штампы:»Контроль», «Копия верна», «Подлежит возврату»,»Документ получен в поврежденном виде», регистрационный штампвходящих документов.

386. Использование штампов «Копияверна» и «Документ получен в поврежденном виде» при оформленииподлинников документов запрещается.

Перечень документов, на которых проставляютсяоттиски круглых мастичных печатей Правительства Курганской области безгосударственной символики, приведен в приложений 44 к настоящей Инструкции.

387. В Правительстве Курганской областииспользуются металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов,шкафов, в которых вместо изображения Государственного герба РоссийскойФедерации размещается номер.

388. Размещение заказов структурныхподразделений аппарата Правительства Курганской области на изготовление печатейи штампов осуществляет Управление делами Правительства Курганской Области наосновании заявки.

Образец оформления заявки на изготовлениепечатей и штампов приведен в приложении 45 к настоящей Инструкции.

Заявки структурных подразделений аппаратаПравительства Курганской области с эскизами печатей и штампов согласовываются сУправлением специальных программ Правительства Курганской области инаправляются в Управление делами Правительств Курганской области для размещениязаказа на изготовление.

Глава 25. Учет и уничтожение печатейи штампов

389. Управление специальных программПравительства Курганской области ведет общий учет имеющихся в ПравительствеКурганской области печатей и штампов в специальном журнале с проставлением ихоттисков.

390. На журнале учета выдачи печатей иштампов проставляется пометка («Для служебного пользования»), листынумеруются, прошиваются и опечатываются.

Образец оформления журнала учета выдачипечатей и штампов приведен в приложении 46 к настоящей Инструкции.

391. В структурных подразделениях аппаратаПравительства Курганской области руководителем структурного подразделенияаппарата Правительства Курганской области назначаются лица, ответственные заиспользование и хранение печатей и штампов, в том числе с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора Курганской области.

392. Печати и штампы выдаются Управлениемспециальных программ Правительства Курганской области под расписку лицам,ответственным за использование и хранение печатей и штампов.

393. Печати и штампы хранятся в структурныхподразделениях аппарата Правительства Курганской области в надежно закрываемыхи опечатываемых сейфах или шкафах.

394. Проверку наличия печатей и штампов вструктурных подразделениях аппарата Правительства Курганской областиосуществляет Управление специальных программ Правительства Курганской области.

Результаты проверок рассматриваются годовойкомиссией по проверке наличия секретных документов и оформляются актом.

395. В случае утери печатей и штамповнезамедлительно ставится в известность Управление специальных программПравительства Курганской области.

396. При увольнении лицо, ответственное заиспользование и хранение печатей и штампов, сдает печати и штампы в Управлениеспециальных программ Правительства Курганской области.

397. Пришедшие в негодность или утратившиезначение печати и штампы сдаются в Управление специальных программПравительства Курганской области, где уничтожаются по акту с отметкой в журналеучета печатей и штампов.

398. Пришедшие в негодность, неиспользуемыештампы с факсимильным воспроизведением подписи сдаются в Управление специальныхпрограмм Правительства Курганской области для последующего уничтожения по актус соответствующей отметкой в журнале учета выдачи печатей и штампов.

Глава 26. Учет бланков документов

399. Электронныешаблоны бланков (унифицированных форм документов) размещаются винформационно-телекоммуникационной сети, за исключением бланка ГубернатораКурганской области. (В редакции Указа ГубернатораКурганской области от 25.12.2013№ 502)

400. Бланк Губернатора Курганской областивоспроизводится в отделе документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти. Для ведения учета выдачи бланков Губернатора Курганской области вструктурные подразделения аппарата Правительства Курганской области бланкиГубернатора Курганской области нумеруются нумератором в отделедокументационного обеспечения Правительства Курганской области. Порядковыйномер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка ГубернатораКурганской области. Учет бланка Губернатора Курганской области ведется вжурнале учета выдачи бланков (образец оформления приведен в приложении 47 кИнструкции).

401. Бланк Губернатора Курганской областивыдается отделом документационного обеспечения Правительства Курганской областипод расписку работникам, ответственным за делопроизводство в структурныхподразделениях аппарата Правительства Курганской области, на основанииписьменной заявки на выдачу бланков Губернатора Курганской области за подписьюруководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганскойобласти в журнале учета выдачи бланков.

402. Испорченные и невостребованные бланкиГубернатора Курганской области возвращаются в отдел документационногообеспечения Правительства Курганской области.

403. Ответственность за обеспечениесохранности бланков Губернатора Курганской области и правильность ихиспользования возлагается на службы делопроизводства аппарата ПравительстваКурганской области и руководителей структурных подразделений аппаратаПравительства Курганской области.

404. Передача бланков Губернатора Курганскойобласти иным лицам не допускается.

Источник

УКАЗ

ГУБЕРНАТОРА
КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Об
утверждении Инструкции по

делопроизводству
в Правительстве

Курганской
области

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 25.12.2013
№ 502)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 24.11.2015
№ 337)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 08.04.2016 №
95)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 13.02.2017 №
32)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 23.10.2017
№ 257)

В целях совершенствования документирования
управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве
Курганской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в
Правительстве Курганской области (далее — Инструкция) согласно приложению к
настоящему Указу.

2. Руководителям структурных подразделений
аппарата Правительства Курганской области обеспечить соблюдение Инструкции.

3. Руководителям органов исполнительной
власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое
управление, при подготовке документов для внесения в Правительство Курганской
области руководствоваться Инструкцией.

4. Признать утратившим силу Постановление
Губернатора Курганской области от 20 мая 2002 года N 110 «Об утверждении
«Инструкции о документационном обеспечении и порядке рассмотрения
обращений граждан в Администрации (Правительстве) Курганской области».

Рекомендую:

органам местного самоуправления муниципальных
образований Курганской области разработать и принять соответствующие правовые
акты, регламентирующие работу с документами.

5. Контроль за исполнением настоящего Указа
возложить на заместителя Губернатора Курганской области — руководителя аппарата
Правительства Курганской области Шумкова В.О.

Губернатор Курганской области О.А.Богомолов

Курган

5 марта 2011 года N 72

Приложение

к Указу

Губернатора Курганской области

от 5 марта 2011 г. N 72

«Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области»

Инструкция

по
делопроизводству в Правительстве Курганской области

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 25.12.2013
№ 502)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 24.11.2015
№ 337)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 08.04.2016 №
95)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 13.02.2017 №
32)

(В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 23.10.2017
№ 257)

Раздел I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в
Правительстве Курганской области (далее — Инструкция) устанавливает единые
требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в
процессе деятельности Правительства Курганской области документов, способствует
совершенствованию делопроизводства Правительства Курганской области и повышению
его эффективности.

2. Инструкция разработана в соответствии с
законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и
Курганской области в сфере информации, документации и архивного дела,
Регламентом Правительства Курганской области, утвержденным Постановлением
Правительства Курганской области от 14 июля 2009 года N 395 (далее — Регламент
Правительства Курганской области), Приказом Комитета по управлению архивами
Курганской области от 27 мая 2010 года N 36 «Об утверждении Методических
рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах
исполнительной власти Курганской области».

3. Положения Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с
электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и
использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки
документов), применяемые в Правительстве Курганской области, обеспечивают
выполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции не
распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения,
составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченного
распространения. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 08.04.2016 №
95)

5. Особенности работы с документами,
содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные
данные) в Правительстве Курганской области, регламентируются специальными
правовыми актами.

5-1. Порядок обращения со
служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Курганской
области утверждается указом Губернатора Курганской области. (Дополнен — Указ
Губернатора Курганской области от 08.04.2016 №
95)

6. Требования Инструкции к работе с
бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией
распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также
подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, ведение и совершенствование
делопроизводства на основе единой политики, использование современных
информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и
контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в
структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области осуществляет
отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

8. По вопросам организации делопроизводства
отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области
взаимодействует со структурными подразделениями аппарата Правительства
Курганской области, органами исполнительной власти Курганской области,
осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление (далее — Органы
власти), и органами местного самоуправления муниципальных образований
Курганской области.

9. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка
работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства
Курганской области возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделений
аппарата Правительства Курганской области.

10. Руководители структурных подразделений
аппарата Правительства Курганской области определяют ответственного за работу с
документами в структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области
(далее — служба делопроизводства аппарата Правительства Курганской области).

11. Передача копий документов Правительства
Курганской области представителям средств массовой информации осуществляется
отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

12. При работе с документами, поступившими в
Правительство Курганской области и зарегистрированными в установленном порядке,
не разрешается вносить поправки и делать пометки в подлиннике (оригинале)
документа.

13. При уходе в отпуск, выезде в
командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе
работники структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области
обязаны передать все находящиеся у них документы в службу делопроизводства
аппарата Правительства Курганской области или другому работнику по указанию
руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганской
области, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и
дел осуществляется по акту.

14. Работники структурных подразделений
аппарата Правительства Курганской области несут дисциплинарную и иную
установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований
настоящей Инструкции.

15. Учет и регистрация документов в
Правительстве Курганской области ведется с использованием автоматизированной
системы (далее — АСУ).

16. В настоящей Инструкции используются
термины, определения, которые установлены Государственным стандартом Российской
Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», утвержденным Постановлением Государственного комитета
Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 года N
28, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», утвержденным Постановлением Государственного комитета
Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N
65-ст, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской
области, утвержденными Постановлением Правительства Курганской области от 24
августа 2009 года N 480.

Раздел II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции используются
следующие основные понятия:

1) автор документа — физическое или
юридическое лицо, создавшее документ;

2) бланк документа — набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального письменного документа;

3) вид документа — принадлежность документа к
определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

4) внутренний документ — документ,
не выходящий за пределы аппарата Правительства Курганской области; (В редакции
Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

5) дело — совокупность документов или
отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности
Правительства Курганской области;

6) деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного
характера, направляемый Правительством Курганской области, должностным лицом
адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

7) делопроизводство — деятельность,
обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в
Правительстве Курганской области;

документ — официальный документ, созданный
государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или
физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в
документооборот Правительства Курганской области;

9) документирование — фиксация информации на
материальных носителях в установленном порядке;

10) документооборот — движение документов с
момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и
(или) отправки;

11) заверенная копия — копия документа, на
которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу;

12) запрос информации — обращение
пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде
электронного документа, в государственный орган или орган местного
самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о
деятельности этого органа;

13) копия документа — документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не
имеющий юридической силы;

14) номенклатура дел — систематизированный
перечень наименований дел, формируемых в Правительстве Курганской области, с
указанием сроков их хранения;

15) нормативный правовой акт Губернатора
Курганской области, Правительства Курганской области — это письменный
официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме Губернатором
Курганской области или Правительством Курганской области в пределах их
компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм
(правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на
неоднократное применение;

16) обращение гражданина — направленное в
государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу
письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение
гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

17) объем документооборота — количество
документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

18) оформление документа — проставление
необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

19) подлинник (оригинал) документа — первый
или единственный экземпляр документа;

20) протокол заседания (совещания) — документ
информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения
вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных,
координационных, экспертных и других органов, совещаниях;

21) пустая строка — строка, не содержащая
символы, с параметрами шрифта основного текста;

22) регистрация документа — присвоение
документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о
документе;

23) реквизит документа — обязательный элемент
оформления документа;

24) служебный документ — официальный
документ, используемый в текущей деятельности Правительства Курганской области;

25) служебная переписка — различные виды
официальных документов (деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс,
факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение)
информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в
деятельности Правительства Курганской области, органов власти, организаций и
граждан;

26) телеграмма — документ
информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти,
организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

27) телекс (телетайпограмма) — телеграмма,
передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

28) телефонограмма — документ информационного
характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

29) унифицированная форма документа —
совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в
соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в
определенном Порядке на носителе информации;

30) факсограмма (факс) — получаемая на
бумажном носителе копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

31) формирование дела — группировка
исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

32) (Исключен — Указ
Губернатора Курганской области от 25.12.2013 №
502)

33) экспертиза ценности документов — изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Курганской области;

34) электронное сообщение — информация,
переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной
сети;

35) электронный документ — документированная
информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также
для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в
информационных системах;

35-1) электронный шаблон бланка
(унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма
документа), представленный в электронной форме; (Дополнен — Указ Губернатора
Курганской области от 25.12.2013 №
502)

36) юридическая сила документа — свойство
официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Раздел III. Создание документов в

Правительстве Курганской области

Глава 1. Бланки документов

18. Документы, создаваемые в Правительстве
Курганской области, оформляются на бланках.

Бланки документов изготавливаются на
стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в
виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

Допускается оформление документов на бумаге
формата A3 (297 x 420) и A6 (105 x 148). Выбор формата бумаги зависит от вида и
объема документа.

Документы оформляются с помощью электронного шаблона бланка (унифицированной формы
документа), за исключением бланка Губернатора Курганской области. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

19. Электронные
шаблоны бланков (унифицированные формы документов) размещаются на сайте
www.gov45.ru. (В редакции Указа Губернатора Курганской
области от 25.12.2013
№ 502)

20. Разработка и изготовление бланков
документов осуществляется в соответствии с Законом Курганской области от 1
декабря 1997 года N 90 «О гербе и флаге Курганской области».

21. В Правительстве Курганской области
применяются следующие виды бланков:

1) бланк указа Губернатора Курганской
области;

2) бланк распоряжения Губернатора Курганской
области;

3) бланк постановления Правительства
Курганской области;

4) бланк распоряжения Правительства
Курганской области;

5) бланк Губернатора Курганской области;

6) бланк поручения Губернатора Курганской
области;

6-1) бланк поручения Губернатора
Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента Российской
Федерации, поручений Президента Российской Федерации, указаний Президента
Российской Федерации (далее соответственно — Перечень поручений Президента,
поручения Президента, указания Президента); (Дополнен — Указ Губернатора
Курганской области от 23.10.2017 №
257)

7) бланк письма Правительства Курганской
области;

бланк приказа управления делами
Правительства Курганской области;

9) бланк первого заместителя Губернатора
Курганской области — руководителя Представительства Курганской области при
Правительстве Российской Федерации (образец приведен в приложении 1 к настоящей
Инструкции);

10) бланк первого заместителя Губернатора
Курганской области (образец приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции);

11) бланк заместителя Губернатора Курганской
области по социальной политике (образец приведен в приложении 3 к настоящей
Инструкции);

12) бланк заместителя Губернатора Курганской
области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным
связям (образец приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции);

13) бланк заместителя Губернатора Курганской
области — руководителя аппарата Правительства Курганской области (образец
приведен в приложении 5 к настоящей Инструкции);

14) бланк резолюции Губернатора Курганской
области (образец приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции) и его
заместителей.

22. Бланки первого заместителя Губернатора
Курганской области — руководителя Представительства Курганской области при
Правительстве Российской Федерации, первого заместителя Губернатора Курганской
области, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике,
заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической
деятельности и межрегиональным связям, заместителя Губернатора Курганской
области — руководителя аппарата Правительства Курганской области (далее —
руководитель Аппарата) используются для внутренней переписки, оформления поручений
и ответов на поручения.

Глава 2. Реквизиты документов

23. В Правительстве Курганской области
установлен следующий состав реквизитов документов:

1) герб Курганской области;

2) наименование — Правительство Курганской
области;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о Правительстве
Курганской области;

адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату
документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов документа определяется его
видом и назначением.

24. Кроме перечисленных реквизитов при
подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться
другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Правительство
Курганской области, отметки «Срочно», «Оперативно»,
«Подлежит возврату», «Просьба ссылаться на наш исходящий
номер».

Глава 3. Подготовка и оформление

проектов Законов Курганской области

25. Проекты законов Курганской области (далее
— областные законы) вносятся в Правительство Курганской области заместителями
Губернатора Курганской области, руководителями Органов власти, других
организаций (далее — разработчики проекта).

26. Областные законы и приложения
к ним печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x
297 мм). Левое поле — 3,0 см, правое, верхнее и нижнее — 2,0 см.

На первой странице областного
закона в правом верхнем углу текстового поля через один межстрочный интервал
указываются слова «Проект внесен Губернатором Курганской области»,
которые выравниваются по левой границе.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

27. Областной закон имеет
следующие реквизиты.

В верхней части по центру
помещается герб Курганской области, ниже отдельной строкой указываются слова
«Курганская область», ниже данной строки указывается слово
«Закон». Слова «Курганская область» печатаются прописными
буквами размером шрифта N 18, слово «Закон» печатается прописными
буквами размером шрифта N 26 и выделяются полужирным шрифтом. Слово
«Закон» отделяется от слов «Курганская область» пустой
строкой.

Ниже по центру располагается
название областного закона (далее — заголовок). Заголовок отделяется от
предыдущего реквизита 2 — 3 пустыми строками и печатается через один
межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Пишется прописными буквами и отвечает на вопрос «О чем издан закон?».
Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке областного закона о
внесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, в
которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же
нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОН
КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

«ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ
НА ТЕРРИТОРИИ

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

или

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В СТАТЬЮ 2
ЗАКОНА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

«О ПОЧЕТНОМ ЗВАНИИ КУРГАНСКОЙ
ОБЛАСТИ «ПОЧЕТНЫЙ

ГРАЖДАНИН КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

Под названием областного закона
слева указываются слова «Принят Курганской областной Думой» и дата
его принятия Курганской областной Думой, которые печатаются шрифтом N 14 и
располагаются в одной сроке. Слова «Принят Курганской областной
Думой» выравниваются по левой границе текстового поля, а дата принятия —
по правой.

Текст областного закона отделяется
от слов «Принят Курганской областной Думой» и датой его принятия
двумя пустыми строками и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть областного закона
может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста областного
закона может состоять из следующих основных элементов: преамбулы, раздела,
главы, параграфа, статьи, пункта, пункта статьи, подпункта, абзаца.

Преамбула областного закона
содержит разъяснение его целей, мотивов, оснований его принятия и может
состоять из абзацев. Включение в преамбулу положений нормативного характера не
допускается. Областные законы могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей,
мотивов и оснований принятия областного закона не требуется.

В областных законах нормативные
предписания излагаются в виде статей, обозначаемых словами «Статья»,
имеющих название без точки и порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с
точкой. В областных законах о внесении изменений в законы, о признании
утратившими силу законов, а также в иных исключительных случаях статья может не
иметь названия.

Близкие по содержанию статьи
значительных по объему законов объединяются в главы, в необходимых случаях
главы могут объединяться в разделы.

Разделы областных законов должны
иметь нумерацию римскими цифрами с точкой. Главы, параграфы нормативных
правовых актов должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

Разделы, главы, параграфы
областных законов обозначаются соответственно словами «Раздел»,
«Глава», символом «§» и, как правило, должны иметь названия
без точки, которые выравниваются по центру.

Статья может состоять из пунктов.
Пункты статьи областного закона нумеруются арабскими цифрами с точкой и
названий не имеют. Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных в
пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Подпункты
следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпункта
ставится точка. Статья, пункт, пункт статьи, подпункт, абзац начинаются с
абзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, не
имеющих названия.

Допускается нумерация подпунктов,
за исключением нумерации в областных законах, буквами русского алфавита со
скобкой без точки (за исключением букв «ё», «й»,
«ь», «ъ»).

В исключительных случаях статья
может делиться на пункты, нумеруемые арабскими цифрами со скобкой без точки.
При этом деление пунктов на подпункты не допускается.

Разделы, главы, параграфы, статьи,
пункты, подпункты областного закона должны иметь единую сквозную нумерацию.

Не допускается отдельная нумерация
статей и пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Пункты каждой статьи и
подпункты каждого пункта нумеруются отдельно.

Заголовки разделов печатаются
прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце
заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И
ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Главы нумеруются арабскими цифрами
и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы и
выравнивается по центру. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну
строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и
ответственность

Параграфы обозначаются знаком
«§», нумеруются арабскими цифрами, имеют заголовки и выравниваются по
центру. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну
строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и
общества

Статьи имеют сквозную нумерацию.
Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи
печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с
прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после
которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья
может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер
выделяют полужирным шрифтом.

Под основным текстом областного
закона указываются должность, инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора
Курганской области: слева указываются слова «Губернатор Курганской
области», справа — инициалы и фамилия Губернатора Курганской области.
Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками.

Под реквизитом подписи областного
закона указывается место его принятия — город Курган, дата подписания
областного закона Губернатором Курганской области, номер. Место принятия
отделяется от реквизита подписи двумя — тремя пустыми строками. Дата подписания
отделяется от предыдущего реквизита пустой строкой. Номер печатается после даты
арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера,
присваиваемого документу после его подписания. Место, дата и номер областного
закона выравниваются по левой границе текстового поля.

Положения областного закона могут
оформляться в виде приложений к областному закону, являющихся его неотъемлемой
частью. В тексте областного закона приводится положение об утверждении
соответствующего приложения или ссылка на него.

На первом листе приложения в
верхнем правом углу указываются: слова «Приложение к Закону Курганской
области», дата, номер и название областного закона.

Например:

Приложение

к
Закону Курганской области

от «___» _________ 20 года N _____

«Название областного закона»

Если областным законом
предусматривается несколько приложений, они нумеруются арабскими цифрами без
указания знака «N». При ссылках на приложение в тексте областного
закона знак «N» не указывается.

Образец оформления областного
закона приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции.»;

пункт 32 дополнить абзацем
четвертым следующего содержания:

«Текстовая часть указов и
распоряжений Губернатора Курганской области заканчивается пунктом о возложении
контроля за исполнением указов и распоряжений Губернатора Курганской области на
должностное лицо. Пункт содержит должность лица, на которое возлагается
контроль за исполнением указов и распоряжений Губернатора Курганской области,
фамилия и инициалы не указываются.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

Глава 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ

ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ

ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

§1. Общие положения

28. Подготовка и оформление проектов правовых
актов Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области
осуществляется в соответствии с положениями следующих правовых актов:

Закон Курганской области от 8 октября 2004
года N 444 «О нормативных правовых актах Курганской области»;

Регламент Правительства Курганской области;

Постановление Правительства Курганской
области от 24 августа 2009 года N 480 «Об утверждении правил
делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»;

Постановление Правительства Курганской
области от 23 ноября 2009 года N 559 «Об утверждении Типового регламента
организации деятельности органов исполнительной власти Курганской области,
осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление».

§2. Подготовка и оформление

проектов указов и распоряжений

Губернатора Курганской области

29. Подготовка и внесение проектов указов и
распоряжений Губернатора Курганской области осуществляется разработчиками
проекта.

30. Для указов Губернатора Курганской области
устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб
Курганской области;

2) ниже по центру указывается слово
«УКАЗ»;

3) ниже по центру отдельной строкой
указываются слова «Губернатора Курганской области»;

4) ниже через три пустые строки по центру
полужирным шрифтом располагается наименование указа размером шрифта основного
текста;

5) ниже через две пустые строки по ширине страницы
с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 12
— 14;

6) ниже через три пустые строки указывается
подпись, которая состоит из слов «Губернатор Курганской области» и
инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова
«Губернатор» и «Курганской области» печатаются в две
строки. От границы левого поля печатаются слова «Курганской области»,
а слово «Губернатор» центрируется относительно этих слов. Инициалы имени,
отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составные
части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

7) ниже на расстоянии не менее трех пустых
строк слева указывается место составления (издания) «г. Курган»
размером шрифта основного текста;

ниже слева располагается отметка для
проставления даты размером шрифта основного текста;

9) ниже слева располагается отметка для
проставления регистрационного номера размером шрифта основного текста.

31. Для распоряжений Губернатора Курганской
области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб
Курганской области;

2) ниже по центру указывается слово
«РАСПОРЯЖЕНИЕ»;

3) ниже по центру отдельной строкой
указываются слова «Губернатора Курганской области»;

4) ниже слева указываются отметки для
проставления даты и регистрационного номера;

5) ниже по центру относительно предыдущего
реквизита указывается место составления (издания) документа «г.
Курган»;

6) ниже через три пустые строки по центру
полужирным шрифтом располагается наименование распоряжения размером шрифта
основного текста;

7) ниже через две пустые строки по ширине
страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером
шрифта N 12 — 14;

ниже через три пустые строки указывается
подпись, которая состоит из слов «Губернатор Курганской области» и
инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова
«Губернатор» и «Курганской области» печатаются в две
строки. От границы левого поля печатаются слова «Курганской области»,
а слово «Губернатор» центрируется относительно этих слов. Инициалы
имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между
инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел. Все составные части
реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалы
имени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефона
исполнителя размером шрифта N 10.

32. Текстовая часть указов и распоряжений
Губернатора Курганской области подразделяется на констатирующую часть —
преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Губернатора Курганской
области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается
прописными буквами.

Указы и распоряжения Губернатора Курганской
области могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей, мотивов и оснований
принятия указа, распоряжения Губернатора Курганской области не требуется.

33. Допускается уменьшение интервалов между
реквизитами «Заголовок», «Текст» и «Подпись» при
необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Губернатора
Курганской области на одной странице.

34. При оформлении текста указа, распоряжения
Губернатора Курганской области на двух и более страницах первая страница не
нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются
арабскими цифрами по центру верхнего поля начиная со второй страницы без знаков
препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных
вариантов и знаков тире. Номера страниц печатаются размером шрифта N 10 — 12.

35. Текстовая часть указов, распоряжений
Губернатора Курганской области может быть оформлена в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают
более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (заголовки строк, граф,
наименования граф) повторяется на каждой странице. (В редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

Правила оформления таблиц приведены в
приложении 8 к настоящей Инструкции.

36. К проектам указов и распоряжений
Губернатора Курганской области прилагается лист рассылки, который оформляется
на отдельном листе бумаги формата A4.

37. Приложения к указам и распоряжениям
Губернатора Курганской области оформляются на отдельных листах бумаги формата
A4.

Размеры полей, шрифты и интервалы при
печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов
указов, распоряжений Губернатора Курганской области.

38. Если в тексте указа,
распоряжения Губернатора Курганской области дается ссылка «согласно
приложению», то на первой странице приложения в верхнем правом углу
пишется слово «Приложение», дается ссылка на указ, распоряжение
Губернатора Курганской области и указывается его наименование.

Все составные части реквизита
выравниваются по левому краю текстового поля, печатаются через один межстрочный
интервал и ограничиваются правым полем документа. При наличии нескольких
приложений они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «N»,
при ссылках на приложения в тексте знак «N» также не указывается.

Например:

Приложение 1 к указу

Губернатора Курганской области

от
__________ 2013 года N _____

«Наименование»

Наименование приложения
выравнивается по центру и выделяется полужирным шрифтом.

Списки оформляются в алфавитном
порядке. При оформлении состава комиссии должности располагают одну под другой
в алфавитном порядке через точку с запятой с абзацного отступа.

Заголовок приложения располагается
через три-четыре пустые строки от даты, номера акта и наименования, а от текста
приложения — двумя пустыми строками.

При наличии в тексте приложения
нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (относительно границ
текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются
полужирным шрифтом.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

39. (Исключен — Указ
Губернатора Курганской области от 25.12.2013 №
502)

40. Структура указов и распоряжений
Губернатора Курганской области может состоять из пунктов, которые при
необходимости объединяются в параграфы, главы, разделы. Разделы указов и
распоряжений Губернатора Курганской области должны иметь нумерацию римскими
цифрами с точкой. Главы, параграфы указов и распоряжений Губернатора Курганской
области должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

Разделы, главы, параграфы указов и
распоряжений Губернатора Курганской области обозначаются соответственно словами
«Раздел», «Глава», символом «§» и, как правило,
имеют названия без точки, которые выравниваются по центру.

Пункт может состоять из подпунктов,
пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без
точки. Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце
последнего подпункта ставится точка. Пункт, подпункт, абзац начинаются с
абзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, не
имеющих названия.

Допускается нумерация подпунктов буквами
русского алфавита со скобкой без точки (за исключением букв «ё»,
«й», «ь», «ъ»).

Абзацы могут обозначаться дефисами и
заканчиваются точкой с запятой, за исключением последнего абзаца,
заканчивающегося точкой. Обозначение абзацев другими символами, кроме дефисов,
не допускается.

Разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты
должны иметь единую сквозную нумерацию. Не допускается отдельная нумерация
пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Подпункты каждого пункта
нумеруются отдельно.

41. В указах и распоряжениях Губернатора
Курганской области употребляются полные официальные наименования Органов власти
и организаций.

Образец оформления проекта указа Губернатора
Курганской области приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения Губернатора
Курганской области приведен в приложении 10 к настоящей Инструкции.

§3. Подготовка и оформление

проектов постановлений и распоряжений

Правительства Курганской области

42. Подготовка и внесение проектов
постановлений и распоряжений Правительства Курганской области осуществляется
разработчиками проекта.

43. Для постановлений и распоряжений
Правительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб
Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой
указываются слова «Правительство Курганской области»;

3) ниже по центру указывается слово
«ПОСТАНОВЛЕНИЕ» либо «РАСПОРЯЖЕНИЕ»;

4) ниже слева указываются отметки для
проставления даты и регистрационного номера;

5) ниже по центру относительно предыдущего
реквизита указывается место составления (издания) документа «г.
Курган»;

6) ниже через три пустые строки по центру
полужирным шрифтом располагается наименование постановления (распоряжения)
размером шрифта основного текста;

7) ниже через две пустые строки по ширине
страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером
шрифта N 12 — 14;

ниже через три пустые строки указывается
подпись, которая состоит из слов «Губернатор Курганской области» и
инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Курганской области. Слова
«Губернатор» и «Курганской области» печатаются в две
строки. От границы левого поля печатаются слова «Курганской области»,
а слово «Губернатор» центрируется относительно этих слов. Инициалы
имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между
инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел. Все составные части
реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалы
имени, отчества исполнителя постановления (распоряжения) размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефона
исполнителя размером шрифта N 10.

44. Допускается уменьшение интервалов между
реквизитами «Заголовок», «Текст» и «Подпись» при
необходимости размещения текста проекта постановления и распоряжения
Правительства Курганской области на одной странице.

45. Текстовая часть постановлений
и распоряжений Правительства Курганской области может подразделяться на
констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении —
распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений
Правительства Курганской области завершается словами «Правительство
Курганской области ПОСТАНОВЛЯЕТ», последнее слово печатается прописными
буквами.

Преамбула может отсутствовать,
если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текстовая часть постановлений и
распоряжений Правительства Курганской области заканчивается пунктом о
возложении контроля за исполнением постановлений и распоряжений Правительства
Курганской области на должностное лицо. Пункт содержит должность лица, на
которое возлагается контроль за исполнением постановлений и распоряжений
Правительства Курганской области, фамилия и инициалы не указываются.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

46. Структура постановлений, распоряжений
Правительства Курганской области может состоять из основных элементов,
указанных в пункте 40 настоящей Инструкции.

47. К проектам постановлений и распоряжений
Правительства Курганской области прилагается лист рассылки, который оформляется
на отдельном листе бумаги формата A4.

48. Приложения к проектам постановлений и
распоряжений Правительства Курганской области оформляются в соответствии с
пунктами 37, 38 настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта постановления
Правительства Курганской области приведен в приложении 11 к настоящей
Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения
Правительства Курганской области приведен в приложении 12 к настоящей
Инструкции.

49. К проектам постановлений и распоряжений
Правительства Курганской области прилагается пояснительная записка, которая
оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

1) ниже границы верхнего поля страницы на две
пустые строки по центру указываются слова «Пояснительная записка»,
которые печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом;

2) ниже по центру указывается полное
наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства Курганской
области, которое печатается строчными буквами;

3) ниже через две-три пустые строки с
абзацного отступа (1,25 см) располагается текст, который печатается шрифтом N
12 и выравнивается по ширине страницы;

4) ниже через три пустые строки располагается
подпись разработчика проекта. Наименование должности печатается от левой
границы текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилии располагается на
уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами
имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем.

50. В пояснительной записке указываются цели,
задачи проекта постановления, распоряжения Правительства Курганской области,
обоснование важности обсуждаемой проблемы и пути их решения, приводятся
конкретные примеры, цифры, показатели. Пояснительная записка может
сопровождаться таблицами, графиками, схемами.

Образец оформления пояснительной записки
приведен в приложении 13 к настоящей Инструкций.

51. К проектам постановлений и распоряжений
Правительства Курганской области прилагаются постановочные вопросы для
Губернатора Курганской области, которые оформляются на стандартных листах
бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

1) ниже границы верхнего поля страницы на две
пустые строки по центру указываются слова «Постановочные вопросы для
Губернатора Курганской области», которые печатаются строчными буквами и
выделяются полужирным шрифтом;

2) ниже по центру указывается полное
наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства Курганской
области, которое печатается строчными буквами;

3) ниже через две-три пустые строки с
абзацного отступа (1,25 см) располагается текст, который печатается шрифтом N
12 и выравнивается по ширине страницы;

4) ниже располагается виза разработчика
проекта.

Образец оформления постановочных вопросов для
Губернатора Курганской области приведен в приложении 14 к настоящей Инструкций.

52. Если подготавливаемый проект правового
акта Правительства Курганской области влечет за собой внесение изменений или
дополнений в другие правовые акты Правительства Курганской области, эти
изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого правового акта
или представляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с ним.

§4. Порядок внесения проектов

указов и распоряжений Губернатора Курганской

области, постановлений и распоряжений
Правительства

Курганской области в Правительство Курганской
области

53. Проекты указов и распоряжений
Губернатора Курганской области, постановлений и распоряжений Правительства
Курганской области (далее — проект правового акта) поступают в Правительство
Курганской области по системе электронного документооборота и управления
административными процессами Правительства Курганской области (далее — СЭД).

Согласование проектов правовых
актов в Правительстве Курганской области осуществляется в СЭД.

Проект правового акта в
Правительство Курганской области по СЭД поступает в отдел документационного
обеспечения Правительства Курганской области специалисту, в должностные
обязанности которого входит работа с СЭД (далее — специалист по работе с СЭД).

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

54. Специалист по работе с СЭД
просматривает содержание вложенных файлов в формате ODT и PDF к проекту
правового акта.

Файл в формате PDF должен
содержать документы, расположенные в указанной последовательности:

— информационный лист о
согласовании, в случае согласования проекта правового акта с заинтересованными
органами, не являющимися пользователями СЭД;

— пояснительную записку;

— ходатайства, представления,
характеристики, справки, сведения;

— в случае упоминания в проекте
правового акта названия организации, не являющейся Органом власти или органом
местного самоуправления, заверенные разработчиком проекта правового акта копии
учредительных документов организации;

— лист рассылки.

Файл в формате ODT должен
содержать проект правового акта с приложениями (если имеются), текст
Благодарственного письма Губернатора Курганской области или Почетной грамоты
Правительства Курганской области.

Наименования файлов должны
соответствовать наименованию проекта правового акта и наименованию запущенного
процесса в СЭД. При этом наименование файлов не должно превышать 120 символов.
Если указанный объем превышен, то наименование файлов сокращается таким
образом, чтобы последнее слово в нем являлось самостоятельной частью речи.
Кавычки в наименованиях файлов не используются. При создании последующих версий
проекта к наименованиям файлов необходимо добавлять порядковые номера
соответствующей версии.

В наименованиях файлов одноименных
проектов правовых актов необходимо через нижнее подчеркивание указывать уточняющие
данные о содержании документа.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

55. При получении проекта правового
акта по СЭД специалист по работе с СЭД просматривает наличие экспертных
заключений согласующих Органов власти в СЭД. При соблюдении требований,
предъявляемых к оформлению документов, и наличии соответствующих согласований
специалист по работе с СЭД определяет маршрут поступившего документа для
согласования в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской
области.

При наличии в экспертном
заключении согласующих структурных подразделений аппарата Правительства
Курганской области замечаний специалист по работе с СЭД направляет проект
правового акта на доработку.

При отсутствии в экспертном
заключении согласующих структурных подразделений аппарата Правительства
Курганской области замечаний специалист по работе с СЭД направляет проект
правового акта на согласование первому заместителю Губернатора Курганской
области и руководителю Аппарата.

При наличии замечаний первого
заместителя Губернатора Курганской области или руководителя Аппарата специалист
по работе с СЭД направляет проект правового акта на доработку.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

56. При отсутствии замечаний
первого заместителя Губернатора Курганской области и руководителя Аппарата
разработчик проекта правового акта представляет в Правительство Курганской
области следующие документы на бумажном носителе:

1) информационный лист о
согласовании, содержащий перечень заинтересованных органов и организаций (далее
— согласующие органы), инициалы имени, отчества и фамилию должностного лица,
подписавшего заключение согласующего органа, дату получения разработчиком
заключения от согласующего органа либо дату проведения согласительного
совещания (в случае проведения). Информационный лист о согласовании
подписывается разработчиком проекта правового акта. Образец оформления
информационного листа приведен в приложении 15 к настоящей Инструкции;

2) пояснительную записку,
содержащую цели, задачи проекта, обоснование важности обсуждаемых проблем и
пути их решения, конкретные примеры, цифры, показатели. Пояснительная записка
может сопровождаться таблицами, графиками, схемами. Пояснительная записка к
проектам правовых актов об утверждении договоров и соглашений, в качестве одной
из сторон в которых выступает Правительство Курганской области, должна также
содержать аналитическую информацию по итогам реализации ранее исполненного
аналогичного договора или соглашения;

3) постановочные вопросы для
Губернатора Курганской области к проекту правового акта (за исключением
проектов правовых актов Губернатора Курганской области);

4) ходатайства, представления,
характеристики, справки, сведения, сметы и другие необходимые документы;

5) заключения согласующих органов,
не являющихся пользователями СЭД, протоколов согласительных совещаний (в случае
проведения);

6) лист рассылки (списка лиц,
которым необходимо направить копии принятого правового акта). Образец
оформления листа рассылки приведен в приложении 16 к настоящей Инструкции;

7) при подготовке проекта
правового акта об одобрении областного закона на заседании Правительства
Курганской области — соответствующее письмо в двух экземплярах: первый — за
подписью Губернатора Курганской области, второй — с визой разработчика проекта правового
акта;

список приглашаемых
руководителей.

Ответственность за идентичность
представляемых документов на бумажном носителе и содержащихся в файле в формате
PDF несет разработчик проекта правового акта.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

57. Специалист по работе с СЭД
распечатывает проект правового акта на бумажный носитель, проставляет на
оборотной стороне проекта правового акта в нижней правой части свою фамилию и
инициалы и формирует документы на подпись Губернатору Курганской области.

На оборотной стороне каждого листа
проекта правового акта проставляется штамп начальника отдела документационного
обеспечения Правительства Курганской области либо лица его замещающего.

Сформированные проекты указов,
распоряжений Губернатора Курганской области и материалы к ним передаются
отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области на
подпись Губернатору Курганской области.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

58. Проекты постановлений,
распоряжений Правительства Курганской области, согласованные в СЭД без
замечаний, заносятся в электронную систему Малого зала и включаются в повестку
заседания Правительства Курганской области.

Сформированная повестка заседания
Правительства Курганской области за 5 дней до проведения заседания
Правительства Курганской области передается в Управление информационных
технологий Правительства Курганской области для генерирования и публикации на
официальном сайте Правительства Курганской области.

В соответствии с повесткой заседания
Правительства Курганской области формируются постановления, распоряжения
Правительства Курганской области на бумажном носителе и передаются Губернатору
Курганской области для ознакомления.

Если на заседании Правительства
Курганской области принято решение о доработке постановления, распоряжения
Правительства Курганской области, специалист по работе с СЭД направляет проект
правового акта разработчику проекта постановления, распоряжения Правительства
Курганской области на доработку. Разработчик проекта постановления,
распоряжения Правительства Курганской области создает новую версию проекта
постановления, распоряжения Правительства Курганской области с учетом замечаний
и направляет доработанный проект постановления, распоряжения Правительства
Курганской области на согласование в Правительство Курганской области.
Дальнейшее согласование проекта постановления, распоряжения Правительства
Курганской области осуществляется в соответствии с пунктами 53 — 57 настоящей
Инструкции.

Доработанный проект постановления,
распоряжения Правительства Курганской области передается отделом
документационного обеспечения Правительства Курганской области на подпись
Губернатору Курганской области.

После подписания проекта правового
акта Губернатором Курганской области специалист по работе с СЭД завершает
процесс согласования в СЭД и регистрирует принятый правовой акт в журнале
регистрации правовых актов СЭД.

(Пункт в редакции Указа
Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

§5. Организация работы по

регистрации, рассылке, официальному

опубликованию правовых актов Губернатора

Курганской области, Правительства

Курганской области

59. После подписания Губернатором Курганской
области правовые акты Губернатора Курганской области, Правительства Курганской
области направляются в отдел документационного обеспечения Правительства
Курганской области для регистрации.

60. Датой регистрации правового
акта является дата его подписания. При регистрации правовых актов даты с 1 по 9
число указываются без цифры 0, например, 5 сентября 2013 года. (В редакции
Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

61. Правовым актам присваиваются
порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года.
Присвоение порядковых номеров от 1 до 9 осуществляется без указания цифры 0,
например, N 7. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013
№ 502)

62. К регистрационным номерам правовых актов
добавляются буквенные индексы:

к распоряжениям Губернатора Курганской
области по основной деятельности — «р», например, N 15-р;

к распоряжениям Губернатора Курганской
области по личному составу аппарата Правительства Курганской области —
«р/л», например, N 73-р/л;

к распоряжениям Правительства Курганской
области, принятым на заседаниях Правительства Курганской области, —
«р», например, N 53-р.

63. Копии правовых актов направляются
адресатам в соответствии с листом рассылки. Копии заверяются печатью
«Отдел документационного обеспечения Правительства Курганской
области».

64. Направление на официальное опубликование
и учет опубликованных правовых актов осуществляет отдел документационного
обеспечения Правительства Курганской области.

65. После регистрации и рассылки правовые
акты Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области хранятся
в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области и
передаются в архив Правительства Курганской области по описи не ранее чем через
год и не позднее чем через три года.

Глава 5. Подготовка и

оформление отдельных видов документов

в Правительстве Курганской области

§6. Приказ

66. Обеспечение качественной подготовки
проектов приказов Управления делами Правительства Курганской области по личному
составу, основной деятельности Правительства Курганской области, их
согласование с согласующими органами и контроль за правильностью их оформления
возлагается на Управление государственной службы и кадров Правительства
Курганской области, Управление делами Правительства Курганской области
соответственно.

67. Для приказов Управления делами
Правительства Курганской области устанавливаются следующие реквизиты:

1) в верхней части по центру помещается герб
Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой
указываются слова «Правительство Курганской области»;

3) ниже по центру отдельной строкой
указываются слова «Управление делами»;

4) ниже по центру отдельной строкой
указывается слово «ПРИКАЗ»;

5) ниже слева указываются отметки для
проставления даты и регистрационного номера приказа;

6) ниже по центру относительно предыдущего
реквизита указывается место составления (издания) документа «г.
Курган»;

7) ниже через две пустые строки по ширине
страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером
шрифта N 12 — 14;

ниже через три пустые строки указывается
подпись, которая состоит из слов «Управляющий делами Правительства
Курганской области» и инициалов имени, отчества и фамилии управляющего
делами Правительства Курганской области. Слова «Управляющий делами» и
«Правительства Курганской области» печатаются в две строки от границы
левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы
текстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта
основного текста;

9) ниже слева указываются фамилия, инициалы
имени, отчества исполнителя распоряжения размером шрифта N 10;

10) ниже слева указывается номер телефона
исполнителя размером шрифта N 10.

68. Согласование проектов приказов Управления
делами Правительства Курганской области оформляется визой, включающей личную
подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи (И.О.Фамилия), дату
визирования. Визы проставляются на отдельном листе бумаги формата A4, который
обозначается «Лист согласования к приказу «Наименование».

69. Текст приказа Управления делами
Правительства Курганской области может состоять из констатирующей (преамбулы) и
распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели
и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она
может начинаться словами «В целях», «Во исполнение». Если
приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего
документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов Управления
делами Правительства Курганской области завершается словом
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать
поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на
пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей
указываются структурные подразделения аппарата Правительства Курганской области
или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может
содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.

Если приказ Управления делами Правительства
Курганской области изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или
какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен
содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты,
номера и заголовка.

В текст приказа не включается пункт
«Приказ довести до сведения…».

70. Приказы Управления делами Правительства
Курганской области по личному составу печатаются и подписываются в двух
экземплярах, первый после подписания передается в Управление государственной
службы и кадров Правительства Курганской области, второй — в отдел учета и
отчетности Управления делами Правительства Курганской области.

Формирование кадровых распорядительных
документов в дела проводится раздельно: приказы по приему, переводу на другую
работу, увольнению (срок хранения — 75 лет) формируются отдельно от приказов на
отпуска, командировки (срок хранения — 5 лет).

71. Приказам Управления делами Правительства
Курганской области по личному составу присваивается буквенное обозначение
«л/с».

Образец оформления проекта приказа Управления
делами Правительства Курганской области по личному составу приведен в
приложении 17 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта приказа Управления
делами Правительства Курганской области по основной деятельности приведен в
приложении 18 к настоящей Инструкции.

§7. Протокол заседания (совещания)

72. Протокол заседания (совещания)
составляется на основании записей, произведенных во время заседания
(совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов
решений и других материалов.

73. В Правительстве Курганской области
протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме, при которой
фиксируется только принятое по вопросу решение.

74. Текст полного протокола заседания
(совещания) состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части
указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря,
присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на
заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во
вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой
частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список
прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают
участие представители органов государственной власти, местного самоуправления и
организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные
наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный
интервал.

Вводная часть протокола заседания (совещания)
заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов,
перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому
рассматриваемому вопросу.

Основная часть протокола заседания
(совещания) состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст
каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В разделе протокола заседания (совещания)
«СЛУШАЛИ» приводятся: фамилия и инициалы докладчика, должность,
наименование темы, содержание доклада, информации, отчета. Фамилия и инициалы
докладчика пишутся в именительном падеже. Если текст доклада представлен
докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления
делать отметку «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются:
фамилии, инициалы и должности лиц, принявших участие в обсуждении и выработке
решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе
протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (или
РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое вносится полностью в той
формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся
итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

Основное содержание докладов и выступлений
включается в текст протокола заседания (совещания) или прилагается к нему в
виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается
отметка «Текст выступления прилагается».

Содержание особого мнения, высказанного во
время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).

75. Текст краткого протокола заседания
(совещания) состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и
фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и
фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается
от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже
печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования
должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться
обобщенно, например:

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Заместитель директора Департамента
имущественных

и земельных отношений — И.О. Фамилия

Заместители начальника Главного
управления

образования Курганской области — — И.О. Фамилия

— И.О. Фамилия

В основной части протокола заседания
(совещания) указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня,
содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской
цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается
размером шрифта N 12 — 13 и выравнивается от границы левого поля.

Ниже указываются фамилии должностных лиц,
выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один
межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

76. Протокол заседания (совещания)
подписывается председательствующим после заседания и секретарем. Датой
протокола является дата заседания (совещания).

77. Протоколам заседания (совещания)
присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой
группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных,
экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместных
заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в заседании.

78. Копии протоколов заседания (совещания)
при необходимости рассылаются заинтересованным органам государственной власти,
местного самоуправления, организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный
исполнитель структурного подразделения аппарата Правительства Курганской
области, Органа власти, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов
заседаний (совещаний) заверяются печатью отдела документационного обеспечения
Правительства Курганской области.

79. Принятые решения доводятся до
исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний (совещаний), которые
заверяются печатью отдела документационного обеспечения Правительства
Курганской области.

80. Протоколы заседания (совещания)
печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

вид документа — ПРОТОКОЛ (слово «ПРОТОКОЛ»
печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 13 и
выравнивается по центру);

вид заседания (совещания) отделяется от
предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается полужирным шрифтом
через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) —
указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте,
печатается через две пустые строки после реквизита «вид заседания
(совещания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола заседания (совещания)
— дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через пустую строку
ниже предыдущего реквизита; номер обозначается арабскими цифрами, может
включать буквенные индексы.

81. Основная часть протокола заседания
(совещания) печатается через один межстрочный интервал.

82. Подпись председательствующего отделяется
от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица,
председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи,
расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левой
границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по
левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква
в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи
председательствующего двумя пустыми строками и включает наименование должности,
личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Образец оформления полного протокола
заседания (совещания) приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции.

Образец оформления краткого протокола
заседания (совещания) приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

§ 8. Порядок оформления поручений

Губернатора Курганской области,
поручений

Губернатора Курганской области по
исполнению Перечня

поручений Президента, поручений
Президента,

указаний Президента

83. Поручения Губернатора Курганской
области оформляются на бланке поручения Губернатора Курганской области
управлением информационного и документационного обеспечения Правительства
Курганской области в соответствии с Регламентом Правительства Курганской
области.

84. Для бланка поручения Губернатора
Курганской области устанавливается следующий состав реквизитов:

1) в верхней части по центру
помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной
строкой указываются слова «Губернатор Курганской области», которые
выделяются полужирным шрифтом N 20;

3) ниже по центру отдельной
строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганской
области, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

4) ниже по центру отдельной
строкой указываются слово «Поручение» и регистрационный номер,
которые выделяются полужирным шрифтом N 18;

5) ниже по центру отдельной
строкой указываются место, дата оформления поручения, которые печатаются
размером шрифта N 12;

6) ниже отдельной строкой
указываются слова «Основной исполнитель» (печатаются размером шрифта
N 12) и фамилия, инициалы имени, отчества основного исполнителя (печатаются
полужирным шрифтом N 18);

7) ниже отдельной строкой
указываются слово «Соисполнители» (печатается размером шрифта N 12) и
фамилия, инициалы имени, отчества соисполнителя (печатаются полужирным шрифтом
N 18);

ниже по ширине страницы с
абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 16;

9) ниже указываются слова
«Срок представления доклада об исполнении:» (печатаются размером
шрифта N 12) и дата представления доклада об исполнении (печатается полужирным
шрифтом N 14);

Источник

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[1].

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»^[2].

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[3].

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования^[4]:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации^[5].

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[6].

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства^[7].

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации^[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016^[10].

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок^[11].

2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[12].

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).

2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

III. Организация документооборота

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.

3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);
документы организаций;
парламентские запросы и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;
обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота^[13].

3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.

3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.

3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[16].

3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.

3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения^[17].

3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[18].

3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[20].

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме^[21].

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности^[22].

3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.

3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»^[23].

3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.

3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.

Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.

3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.

3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[24];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа; 24

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[25];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа^[26];

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе^[27]:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа60;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи^[28];

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;
справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

V. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;
сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[29].

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа^[30].

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день^[31].

5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
«весьма срочно» – в течение одного-двух дней;
«срочно» – в 3-дневный срок;
«оперативно» – в 10-дневный срок;
остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.

5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[32].

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[33].

6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).

6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов^[35].

6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива^[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям^[38].

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.

6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.

6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.

6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений

государственного органа, органа местного самоуправления.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности^[39].

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.

6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения

7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.

7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.

7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.^[40].

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;
графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.

7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.^[41].

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).

[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).

[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).

[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).

[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).

[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[15] Постановление № 1494.

[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).

[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).

[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).

[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.

[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.

[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.

[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.

Источник

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

II. Документирование управленческой деятельности

III. Организация документооборота

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

V. Контроль исполнения документов (поручений)

VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления

VII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения