Инструкция по делопроизводству правительства оренбургской области

«Комментарий к Федеральному закону от 28 декабря 2013 г. N 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации»
(постатейный)
(Белянинова Ю.В., Гурина О.А., Захарова Н.А., Кузнецова О.В., Слесарев С.А.)
(под ред. Э.Р. Курманова)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2014)2. В ч. 2 комментируемой статьи перечислены вопросы, подлежащие регулированию в регламентах субъектов РФ. Так, в частности, в Оренбургской области Постановлением Правительства Оренбургской области от 30.10.2014 N 824-п утвержден Порядок межведомственного взаимодействия органов исполнительной власти Оренбургской области при предоставлении социальных услуг и социального сопровождения (далее — межведомственное взаимодействие).

Расширенный поиск Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 10.09.2013 г. Оренбург N 341-р Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (В редакции Распоряжения Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 г. N 25-р) В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области согласно приложению. 2. Руководителям органов исполнительной власти Оренбургской области обеспечить соблюдение положений инструкции по делопроизводству при подготовке и оформлении служебных документов. 3. Признать утратившими силу распоряжения Губернатора Оренбургской области: от 06.02.2006 N 40-р "Об утверждении правил оформления документов в Правительстве Оренбургской области"; от 22.06.2007 N 306-р "О внесении дополнения в распоряжение Губернатора Оренбургской области от 06.02.2006 N 40-р"; от 10.01.2008 N 1-р "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области"; от 19.07.2010 N 314-р "О бланках правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области". 4. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Губернатор Ю.А.Берг УТВЕРЖДЕНА распоряжением Губернатора области от 12.09.2013 N 341-р Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (В редакции Распоряжения Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 г. N 25-р) СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области от 30.05.2013 N 5 Содержание 1. Общие положения:::::::::::::::::::: 6 2. Основные понятия:::::::::::::::::::: 7 3. Правила подготовки и оформления документов:::::::... 8 3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области:::::. 8 3.2. Организация работы над проектом правового акта::::::.. 15 3.3. Согласование проекта правового акта и сроки его подготовки: 16 3.4. Порядок подготовки проектов постановлений Правительства Оренбургской области, вносимых на заседание Правительства Оренбургской области::::::::::::::::::. 19 3.5. Оформление и выпуск правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области :::::::::::. 22 3.6. Порядок опубликования правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области:::::::::::... 22 3.7. Оформление проектов законов Оренбургской области::::: 22 3.8. Оформление проектов постановлений Законодательного Собрания Оренбургской области:::::::::::::: 28 3.9. Бланки документов:::::::::::::::................... 29 3.10. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в органах исполнительной власти Оренбургской 30 области::............ 3.11. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в органах исполнительной власти Оренбургской 41 области... 4. Организация документооборота и исполнения документов:...... 50 4.1. Организация документооборота:::::::::::::: 50 4.2. Организация доставки документов::::::::::::... 51 4.3. Прием, обработка, предварительное рассмотрение поступающих документов::::::::::::::::............................ 51 4.4. Регистрация документов::::::::::::::::: 54 4.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов: 56 4.6. Порядок прохождения внутренних документов::::::..:. 56 4.7. Учет количества документов::::::::::::::...... 57 4.8. Работа исполнителей с документами:::::::::::..... 57 5. Исполнение документов:::::::::::::::::.. 58 5.1. Контроль исполнения документов:::::::::::::. 58 5.2. Сроки исполнения документов::::::::::::::... 59 6. Документальный фонд органа исполнительной власти::::... 59 6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел::::::::::... 60 6.2. Формирование дел:::::::::::::::::::: 64 6.3. Организация оперативного хранения документов::::::: 65 7. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение:::::::::::::::::::::::: 66 7.1. Оформление дел::::::::::::::::::::: 66 7.2. Экспертиза ценности документов:::::::::::::.. 69 7.3. Подготовка и передача документов в архивохранилище::::. 71 8. Особенности работы с электронными документами:::::: 72 9. Учет печатей и штампов:::::::::::::::::. 75 10. Оформление табличных приложений:::::::::::: 76 Приложения к инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области Приложение N 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления органа исполнительной власти Оренбургской области 80 Приложение N 2. Образец справки о подготовке проекта указа Губернатора Оренбургской области::::::::::::..::... 85 Приложение N 3. Образец справки о подготовке проекта распоряжения Губернатора Оренбургской области:. ::::..::: 87 Приложение N 4. Образец справки о подготовке проекта постановления Правительства Оренбургской области:::::..:: 89 Приложение N 5. Образец оформления указа Губернатора Оренбургской области:::::::::::::::::::... : 91 Приложение N 6. Образец оформления распоряжения Губернатора Оренбургской области::::::::::::::::::::: 93 Приложение N 7. Образец оформления постановления Правительства Оренбургской области::::::::::::::::::::: 95 Приложение N 8. Образец оформления постановления Правительства Оренбургской области::::::::::::::::::::: 97 Приложение N 9. Образец оформления проекта закона Оренбургской области:::::::::::::::::::::::::::. 99 Приложение N 10. Образец оформления проекта закона Оренбургской области:::::::::::::::::::::::::::. 100 Приложение N 11. Образец общего продольного бланка министерства::::::::::::::::::::::::... 101 Приложение N 12. Образец общего углового бланка министерства:: 102 Приложение N 13. Образец углового бланка письма министерства:: 103 Приложение N 14. Образец углового бланка письма департамента:: 104 Приложение N 15. Образец продольного бланка письма департамента::::::::::::::::::::::::... 105 Приложение N 16. Образец углового бланка письма комитета:::: 106 Приложение N 17. Образец продольного бланка письма комитета::. 107 Приложение N 18. Образец бланка должностного лица министерства... 108 Приложение N 19. Образец оформления приказа по личному составу аппарата Губернатора и Правительства области::::::::::. 109 Приложение N 20. Образец оформления приказа министерства::...... 110 Приложение N 21. Образец оформления распоряжения министерства... 111 Приложение N 22. Образец оформления положения:::::... ::.. 112 Приложение N 23. Образец оформления полного протокола::::... 113 Приложение N 24. Образец оформления краткого протокола::::. 114 Приложение N 25. Образец оформления служебной записки::::.. 115 Приложение N 26. Образец оформления телеграммы:::::::... 116 Приложение N 27. Форма справки об объеме документооборота::.... 117 Приложение N 28. Форма номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти ::::::::::.. 118 Приложение N 29. Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти:::::::::::::::::::::::::::... 119 Приложение N 30. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения::::::::::::::::::..:.. 122 Приложение N 31. Форма листа-заверителя дела::::::::...... 123 Приложение N 32. Форма внутренней описи документов дела:::: 124 Приложение N 33. Форма описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения::::::::::::::::..:... 125 Приложение N 34. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению:::::::::::::.... 127 Приложение N 35. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:::::::::::::..:::::::::......... 129 Приложение N 36. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа):::::::::... 130 Приложение N 37. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в орган исполнительной власти::::..: 131 Приложение N 38. Основные нормы современного русского литературного языка, используемые при составлении и оформлении документов:::::::::::::::::::::::::. 132 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области разработана в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2007 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года N 455/380- II-ОЗ "О правовых актах органов государственной власти Оренбургской области", Регламентом Правительства Оренбургской области, утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области от 4 февраля 2010 года N 40-пп, регламентами по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденными постановлением Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года N 174-п, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76. 1.2. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти). 1.3. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Инструкции, других нормативно- методических документов по делопроизводству либо инструкций по делопроизводству, составленных на основе настоящей Инструкции и утвержденных руководителем соответствующего органа исполнительной власти после согласования с комитетом по делам архивов Оренбургской области. 1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти. (Приложение N 1). 1.6. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну. 2. Основные понятия Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти. Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения. Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Служба документационного обеспечения управления - структурное подразделение органа исполнительной власти области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. 3. Правила подготовки и оформления документов 3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области 3.1.1. Правовые акты (указы, распоряжения Губернатора Оренбургской области и постановления Правительства Оренбургской области) готовятся: во исполнение или в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти; в соответствии с планами работы Правительства Оренбургской области (далее - Правительство области); по инициативе членов Правительства области, руководителей органов исполнительной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, а также предприятий, организаций, учреждений государственной формы собственности. 3.1.2. Указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области - правовые акты, принимаемые Губернатором области (далее - Губернатор области) в порядке, предусмотренном Уставом (Основным Законом) Оренбургской области и иными нормативными правовыми актами Оренбургской области, устанавливающими процедуру их принятия. При оформлении указов и распоряжений Губернатора области заполняются справки о подготовке проектов указов и распоряжений. (Приложения N 2, N 3). 3.1.3. Постановление Правительства области - правовой акт, принимаемый по вопросам, решение которых Уставом (Основным Законом) Оренбургской области или законами Оренбургской области относится к компетенции Правительства области и не отнесено к полномочиям Губернатора области или Законодательного Собрания Оренбургской области. При оформлении постановления заполняется и визируется соответствующими должностными лицами справка о подготовке проекта постановления. (Приложение N 4). 3.1.4. Постановления Правительства области по вопросам, указанным в пункте 7.2 Регламента Правительства области, принимаются на его заседаниях и подписываются председателем Правительства области. 3.1.5. В проект указа, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области (далее - проекты правовых актов) должны включаться только те вопросы, которые соответствуют компетенции Губернатора или Правительства области. К каждому проекту исполнителем готовится пояснительная записка, которая составляется в произвольной форме на отдельном листе бумаги и содержит краткое обоснование необходимости принятия документа, в обязательном порядке визируется руководителем органа исполнительной власти, внесшим проект. 3.1.6. Подготавливаемый проект правового акта должен соответствовать законодательству Российской Федерации, документам вышестоящих органов государственной власти, а также ранее принятым (действующим) документам Правительства области. 3.1.7. Проект нового правового акта подготавливается, если требуется внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) документы или в целях объединения в один документ нескольких ранее принятых документов по одному и тому же вопросу. 3.1.8. Проект нового правового акта по отдельным вопросам, уже решенным в ранее изданных документах, подготавливается, как правило, в форме изменений и дополнений текста этих документов. 3.1.9. В тексте правовых актов не должно содержаться инструктивных и методических материалов, технических условий, прейскурантов. При решении подобных вопросов утверждаются соответствующие инструкции, методики, технические условия, положения и т.п. 3.1.10. Подготовка и оформление проектов правовых актов осуществляются органами исполнительной власти в соответствии с настоящей Инструкцией. 3.1.11. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 3,0 см, правое - 1,5 см и нижнее - 2,0 см. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2,0 см. 3.1.12. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Губернатора Оренбургской области, распоряжение Губернатора Оренбургской области, постановление Правительства Оренбургской области), заголовок, текст, подпись. 3.1.13. Заголовок печатается обычным шрифтом на расстоянии 8 см от верхнего края листа и пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Губернатор Оренбургской области" или "Правительство Оренбургской области". 3.1.14. Текст отделяется от заголовка двумя интервалами и печатается через одинарный или полуторный межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбула) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула может отсутствовать, при необходимости допускаются формулировки первой фразы "В соответствии...", "В целях...", "В связи..." и т.д. Если основанием принятия документа является документ вышестоящих органов государственной власти, то в преамбуле указываются его наименование, дата, номер, а также пункт или статья. Преамбула в указах Губернатора области завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку, в постановлениях Правительства области, принимаемых коллегиально, преамбула заканчивается словами "Правительство Оренбургской области п о с т а н о в л я е т". В зависимости от объема и содержания постановляющая часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты, а утверждаемые или одобряемые этими актами положения, перечни и т.п. - на разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы. Пункты документа должны иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами с точками после них. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинаются со строчной буквы и отделяются точкой с запятой. Например: 1. Объектом налогообложения признаются следующие операции: 1) реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, в том числе реализация предметов залога и передача товаров (результатов выполненных работ, оказание услуг) по соглашению о предоставлении отступного или новации; 2) передача на территории Российской Федерации товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд; 3) выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления; 4) ввоз товаров на таможенную территорию Российской Федерации. При необходимости (в положениях, программах, уставах и других подобных документах) подпункты могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1., 1.2., 1.3.). Пункт может подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового обозначения, но их нумерация подразумевается, дефисы в этом случае не используют. Отсчет ведется от абзаца, начинающего с цифры, обозначающей пункт. Например: 3. Если на товар установлен гарантийный срок, покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками товара, при обнаружении недостатков в течение гарантийного срока. В случае, когда на комплектующее изделие в договоре купли-продажи установлен гарантийный срок меньшей продолжительности, чем на основное изделие, покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками комплектующего изделия, при их обнаружении в течение гарантийного срока на основное изделие. Если на комплектующее изделие в договоре установлен гарантийный срок большей продолжительности, чем гарантийный срок на основное изделие, покупатель вправе предъявить требования, связанные с недостатками товара, если недостатки комплектующего изделия обнаружены в течение гарантийного срока на него, независимо от истечения гарантийного срока на основное изделие. Недопустимо помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Объединение в одном пункте мало связанных между собой по содержанию вопросов также не допускается. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия ("Министерству культуры и внешних связей Оренбургской области подготовить предложения..."). Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить...", "Установить..."). Документы должны содержать конкретные мероприятия по их выполнению с обязательным указанием сроков исполнения и исполнителей этих мероприятий. Сроки должны быть реальными, достаточными для выполнения намечаемых мероприятий, с учетом объема работ, времени на пересылку документов, установленных сроков представления документов в вышестоящие органы государственной власти. Не следует включать в проекты документов пункты общего, декларативного характера. В конце постановляющей части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках промежуточного контроля исполнения. К указанному сроку исполнителем должна представляться информация о ходе выполнения документа. В качестве исполнителей документов должны указываться соответствующие органы исполнительной власти, организации. В скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже. Например: Министерству образования Оренбургской области (Лабузов В.А.)... Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение поручается ему персонально. В этом случае должность, фамилия и инициалы исполнителя пишутся в дательном падеже. Например: Министру образования Оренбургской области Лабузову В.А.... В последнем пункте постановляющей части документа должно указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом (полное наименование должности и фамилии приводится в винительном падеже). В случае назначения на должность другого лица контроль за исполнением документа возлагается на вновь назначенное должностное лицо без внесения изменения в ранее принятый документ. (Дополнен - Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 г. N 25-р) Например: Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на министра социального развития Оренбургской области Самохину Т.С. Названия предприятий и организаций должны указываться в проекте документа в точном соответствии с их официальным наименованием. Использование сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными. Если возникает необходимость неоднократного упоминания в проекте документа какого-либо наименования, то допускается в первом случае его полное наименование, а в дальнейшем тексте - сокращенное обозначение этого наименования. Например: Областная комиссия по пропуску весеннего паводка (далее - Комиссия). Положение об учреждениях государственной службы медико-социальной экспертизы Оренбургской области (далее - Положение). Постановляющая часть документа может быть также представлена в приложении в виде отдельного плана мероприятий или положения по какому-либо вопросу. В этом случае постановляющая часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий или положения. При упоминании в документе сведений, зафиксированных в приложениях, в тексте документа указывается: "приложение...", "согласно приложению". Одно приложение не нумеруется, несколько приложений в тексте нумеруются следующим образом: приложения N 1-5. Документ может быть отменен (изменен) документом, изданным тем же органом. Действие документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Если в проекте имеются предложения о признании утратившими силу или изменении ранее принятых документов, то пишется "Признать утратившими силу пункты 2 и 5 распоряжения...", "Дополнить пункт 4 распоряжения абзацем следующего содержания...", "Пункт 5 изложить в следующей редакции..." и т.д. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые указ, распоряжение, постановление, должны соответствовать структуре основного правового акта. При наличии приложений к указу, распоряжению, постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка. При подготовке проектов правовых актов по вопросам награждения наградами Оренбургской области допускается печатать фамилии прописными буквами (в других случаях не рекомендуется). 3.1.15. Подпись отделяется от текста тремя интервалами, состоит из слова "Губернатор", в постановлениях Правительства области, принимаемых коллегиально, - из слов "Губернатор - председатель Правительства", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора области и печатается через один межстрочный интервал. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. 3.1.16. Дата проставляется после подписания документа, оформляется цифровым способом. 3.1.17. Номер проставляется после подписания. К порядковому номеру указа Губернатора области через дефис добавляются строчные буквы "ук", распоряжения Губернатора области - строчная буква "р", постановления Правительства области - строчная буква "п" или строчные буквы "пп" (для постановлений, принятых коллегиально). 3.1.18. Приложения к проектам указов и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов, распоряжений, постановлений. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Губернатора области, постановление Правительства области. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение N 1 к указу Губернатора области от _____________ N ______ Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 3 сантиметра. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу может располагаться слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО указом Губернатора области от ______________ N ______ Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) допускается выделять прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта тремя интервалами, от текста приложения - двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице либо графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой, например, *), 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или всего текста приложения. Первое слово в сноске печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - также, как и в тексте указа (распоряжения) Губернатора области, постановления Правительства области. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.). На приложениях к проектам указов, распоряжений, постановлений визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Образцы оформления проектов указа, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области приведены в приложениях N 5-8. 3.2. Организация работы над проектом правового акта 3.2.1. Работа по составлению проекта правового акта начинается с четкого формулирования цели (или целей), которая должна быть достигнута в результате принятия документа, и задач, которые при этом должны решаться. 3.2.2. При подготовке проекта правового акта соответствующим вице-губернатором - заместителем председателя Правительства области, заместителем председателя Правительства области, руководителем органа исполнительной власти определяются круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за его подготовку, и организации, привлекаемые к этой работе, а также сроки подготовки, цель и задача документа. Организаторская работа по подготовке ведется руководителем или его заместителем. 3.2.3. Для подготовки наиболее сложных вопросов рекомендуется образование специальной комиссии или рабочей группы из числа работников органов исполнительной власти, организаций. Руководит ею председатель комиссии или лицо, указанное в поручении первым. 3.2.4. При подготовке совместного правового акта руководство заинтересованных органов исполнительной власти, организаций согласованно определяют порядок и сроки подготовки проекта, а также лиц, ответственных за его подготовку. 3.2.5. В проект правового акта должны включаться вопросы, относящиеся к одной или нескольким проблемам, непосредственно связанным между собой по содержанию, и должно четко определяться, кому адресуется документ и на кого он распространяется. 3.2.6. Перед составлением проекта правового акта должны быть изучены относящиеся к данному вопросу документы вышестоящих органов государственной власти, справочные, аналитические материалы, а также документы Губернатора и Правительства области, изданные ранее по данному вопросу. 3.3. Согласование проекта правового акта и сроки его подготовки 3.3.1. В ходе согласования проекта правового акта изучается правильность изложенных положений, которые определяют компетенцию Губернатора и Правительства области в решаемом вопросе, а также отношение должностных лиц органов и организаций к вопросам, изложенным в проекте. Изучение содержания и целесообразности принятия правового акта Губернатора и Правительства области проводится путем сбора необходимых письменных заключений и их анализа, согласования проекта с должностными лицами заинтересованных органов и организаций, визирования документа должностными лицами, принимающими обязательное участие в подготовке проекта документа. Ответственность за качество подготовки проекта правового акта возлагается лично на руководителей органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства области, представивших проект. 3.3.2. Проект правового акта, в котором содержатся поручения, затрагивающие интересы других органов исполнительной власти, организаций, учреждений, должен согласовываться с их руководителями. С вышестоящими органами проект правового акта согласовывается, если для осуществления намечаемых мер необходимо разрешение этих органов. 3.3.3. При согласовании замечания и особые мнения должностных лиц заинтересованных органов и организаций, отпечатанные на отдельном листе, прикладываются к проекту правового акта с указанием об этом в справке о подготовке проекта "Замечания прилагаются". Разногласия и замечания в обязательном порядке рассматриваются вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства области по соответствующему направлению деятельности с участием представителей органов исполнительной власти, подготовивших проект, и организаций, имеющих возражения. Справка по замечаниям прикладывается к проекту документа. 3.3.4. Подготовленные и согласованные с руководителями заинтересованных организаций проекты правовых актов представляются на визу в государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства области. При наличии в них несоответствий законодательству Российской Федерации государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства области кратко излагает их суть и возвращает проект правового акта исполнителю, представившему проект, для доработки. 3.3.5. Необходимым условием подготовки проекта правового акта является обязательное визирование проекта вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства области по соответствующему направлению деятельности, руководителем органа исполнительной власти по соответствующему направлению деятельности, помощниками руководителей органов исполнительной власти, работником государственно-правового управления аппарата Губернатора и Правительства области, затем вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области, а в его отсутствие - первым заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства области. Визирование производится на справке согласования, прилагаемой к проекту правого акта. Проект правового акта и приложения к нему визируются должностным лицом, внесшим проект, на оборотной стороне последнего листа в нижней его части. В управлении документационного обеспечения аппарата Губернатора и Правительства области (далее - управление документационного обеспечения) полученные в электронном виде проекты правовых актов сверяются с оригиналом на бумажном носителе и после проведения лингвистической экспертизы переносятся на бланк с воспроизведением герба Оренбургской области в соответствии с видом документа. Лингвистическая экспертиза проекта правового акта заключается в оценке соответствия представленного теста нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов и устранении орфографических и пунктуационных ошибок. В случае выявления замечаний лингвистического характера управление документационного обеспечения имеет право самостоятельно внести соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта или при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста представить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно- технических ошибок и ошибок в использовании терминов. Отработанные проекты документов сдаются в управление документационного обеспечения. Проекты документов докладываются Губернатору области вице- губернатором - заместителем председателя Правительства - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области, а в его отсутствие первым заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства области. 3.3.6. Проекты документов Правительства области признаются Губернатором области неподготовленными в случае: низкого качества проекта документа; формальности и нецелесообразности его принятия; отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц, органов, организаций; наличия отрицательных выводов экспертизы, неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа. В результате рассмотрения подготовленного проекта документа Губернатор области принимает следующие решения: подписывает документ; возвращает документ на доработку; отклоняет проекты документов в связи с нецелесообразностью их издания или незаконностью. 3.3.7. Проекты документов, которые готовятся в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти и не требуют дополнительной проработки при их подготовке, представляются исполнителями в сроки, указанные в резолюции руководящих работников Правительства области, а при отсутствии такого указания - в 10-дневный срок со дня получения документа исполнителем. В случае если проекты документов требует дополнительной проработки при их подготовке, то срок со дня поступления документов вышестоящих органов государственной власти в Правительство области до принятия по ним документов не должен превышать, как правило, одного месяца. Руководители органов исполнительной власти области, не обеспечившие в срок представление качественного проекта по документам вышестоящих органов государственной власти, несут за это персональную ответственность. 3.3.8. Проекты документов по вопросам изменения бюджета, выделения средств, а также по вопросам изменения штатов и структуры органов исполнительной власти должны быть согласованы с министерством финансов Оренбургской области. 3.3.9. При подготовке проектов документов по вопросам назначения на вакантные должности автор документа представляют в управление государственной гражданской службы и кадровой политики аппарата Губернатора и Правительства области биографическую справку-объективку. 3.4. Порядок подготовки проектов постановлений Правительства Оренбургской области, вносимых на заседание Правительства Оренбургской области 3.4.1. В соответствии с Регламентом Правительства области, утвержденным постановлением Правительства области от 04.02.2010 N 40- пп, исключительно на заседаниях Правительства области принимаются постановления Правительства области по следующим вопросам: рассмотрение проектов областного бюджета и прогноза консолидированного бюджета Оренбургской области на очередной финансовый год и плановый период, изменений в областной бюджет; рассмотрение проекта бюджета Оренбургского областного фонда обязательного медицинского страхования и изменений в бюджет фонда; рассмотрение отчета об исполнении областного бюджета за первый квартал, полугодие и девять месяцев текущего финансового года; рассмотрение законопроектов, иных нормативных правовых актов о введении в действие или об отмене налогов, сборов и иных платежей в областной бюджет, установлении льгот по налогам, сборам и иным платежам в областной бюджет; изменение доходных и расходных обязательств Оренбургской области, финансируемых за счет средств областного бюджета; рассмотрение и утверждение государственных программ (подпрограмм), реализуемых за счет средств областного бюджета; рассмотрение программ (прогнозов) социально-экономического развития Оренбургской области; принятие решений о залоге, мене, продаже и ином отчуждении недвижимого имущества государственной собственности Оренбургской области в случаях, если полномочия на совершение таких сделок не переданы в установленном порядке уполномоченным органам исполнительной власти; принятие решений о приобретении в государственную собственность Оренбургской области недвижимого имущества юридических и физических лиц, акций (долей) хозяйственных обществ и товариществ, а также реализации государственного имущества Оренбургской области, находящегося в оперативном управлении государственных учреждений и в казне области; предоставление государственных гарантий Оренбургской области; осуществление заимствований (выпуск государственных ценных бумаг, привлечение кредитов от кредитных организаций); рассмотрение докладов о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов; подписание соглашений с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации; рассмотрение ежегодных отчетов Правительства области о результатах деятельности, в том числе по вопросам, поставленным Законодательным Собранием Оренбургской области; утверждение Регламента Правительства области, а также внесение изменений в него. 3.4.2. Правом внесения на рассмотрение Правительства области проектов постановлений Правительства области (далее - проект постановления) обладают Губернатор - председатель Правительства области, члены Правительства области, руководители органов исполнительной власти, руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и главы муниципальных образований области. Проекты постановлений вносятся не позднее чем за 30 дней до даты проведения заседания. 3.4.3. Руководители вышеперечисленных органов, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. 3.4.4. Члены Правительства области, руководители органов исполнительной власти, которым направляются на согласование проекты постановлений по вопросам, подлежащим обсуждению на заседании Правительства области, рассматривают их в первоочередном порядке. В ходе согласования проекта постановления изучается правомерность изложенных положений, которые определяют компетенцию Правительства области по решаемому вопросу, отношение учреждений, организаций и должностных лиц к вопросам, изложенным в проекте постановления. Изучение содержания и целесообразности проекта постановления в Правительстве области проводится путем сбора необходимых письменных заключений, их анализа, согласования доработанного проекта постановления с необходимыми органами, организациями и должностными лицами (далее - заинтересованные организации), визирования должностными лицами, принимающими обязательное участие в подготовке проекта постановления. 3.4.5. Проекты постановлений, в которых содержатся поручения, затрагивающие интересы других органов исполнительной власти, организаций, учреждений, должны согласовываться с их руководителями. С вышестоящими органами проекты постановлений согласовываются, если для осуществления намечаемых мер необходимо разрешение этих органов. 3.4.6. При согласовании замечания и особые мнения руководителей организаций, отпечатанные на отдельном листе, прикладываются к проекту постановления с указанием в справке о подготовке проекта постановления слов "замечания прилагаются". Особые мнения руководителей организаций и замечания в обязательном порядке рассматриваются вице-губернатором - заместителем председателя Правительства - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области, вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства Оренбургской области, заместителями председателя Правительства - министрами Оренбургской области, министрами Оренбургской области по соответствующему направлению деятельности с участием представителей органов исполнительной власти области, подготовивших проект постановления, и организаций, имеющих возражения. Справка по замечаниям прикладывается к проекту постановления. Решение об учете или отклонении замечаний, особого мнения руководителей организаций, приложенных к проекту постановления, принимается членами Правительства области на заседании Правительства области по проектам постановлений, разработанных по вопросам, указанным в пункте 3.4.1 настоящего раздела, а по остальным проектам документов - председателем Правительства Оренбургской области. 3.4.7. Подготовленные и согласованные с руководителями заинтересованных организаций проекты постановлений представляются в аппарат Губернатора и Правительства области для проведения правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертиз. При наличии в проектах постановлений несоответствия законодательству Российской Федерации проекты возвращаются члену Правительства области, руководителю органа исполнительной власти, организации, учреждения, представившему проект, для доработки. 3.4.8. Необходимым условием подготовки проекта постановления является обязательное визирование проекта вице-губернатором - заместителем председателя Правительства Оренбургской области по соответствующему направлению деятельности, вице-губернатором - заместителем председателя Правительства - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области. 3.4.9. Срок рассмотрения проекта документа в согласующем органе или организации устанавливается не более трех дней. Правовая и антикоррупционная экспертизы проводятся в сроки, установленные правовыми актами Оренбургской области. 3.4.10. Согласованные с заинтересованными организациями и прошедшие правовую и антикоррупционную экспертизы проекты документов передаются в управление документационного обеспечения за 14 дней до дня заседания Правительства области. 3.4.11. В исключительных случаях по решению председателя Правительства области проекты постановлений по вопросам, указанным в пункте 3.4.1 настоящего раздела, могут быть письменно согласованы со всеми членами Правительства области, без вынесения проектов постановлений на заседание Правительства области, после чего переданы председателю Правительства области для подписания. 3.4.12. Проекты постановлений не позднее чем за 7 дней до назначенной даты заседания рассылаются его участникам. Члены Правительства области и руководители органов исполнительной власти, организаций, учреждений, которым направлены проекты постановлений, могут не позднее чем за 3 дня до заседания представить в Правительство области свои замечания и предложения по рассматриваемым вопросам. 3.4.13. Принятые на заседании постановления Правительства области дорабатываются с учетом высказанных замечаний. Для их доработки Правительство области образует в случае необходимости рабочие группы из своего состава, а также из представителей органов исполнительной власти, организаций, учреждений. Срок доработки проектов постановлений - 5 дней. 3.5. Оформление и выпуск правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области 3.5.1. Подписанные Губернатором области правовые акты передаются в управление документационного обеспечения для их оформления и выпуска. 3.5.2. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для указов, распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области. При регистрации правового акта проверяются его оформление и комплектность (наличие всех приложений). Подлинники всех правовых актов Губернатора и Правительства области и их электронные копии находятся в управлении документационного обеспечения вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки. 3.5.3. Рассылаемые правовые акты, заверенные печатью управления документационного обеспечения, направляются адресатам согласно рассылке, составленной и завизированной исполнителем документа. 3.5.4. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые правовые акты, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти акты. 3.5.5. Замена ранее разосланных документов производится по указанию начальника управления документационного обеспечения. 3.6. Порядок опубликования правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области 3.6.1. Необходимость опубликования правовых актов определяет государственно-правовое управление аппарата Губернатора и Правительства области, на которое возложены обязанности правовой экспертизы документов. 3.6.2. Направление правовых актов на публикацию и их учет осуществляет управление документационного обеспечения. 3.6.3. Организацию опубликования правовых актов обеспечивает управление информационной политики аппарата Губернатора и Правительства области. 3.7. Оформление проектов законов Оренбургской области Проект закона Оренбургской области печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman N 14. (Приложения N 9, N 10). Кроме соблюдения общепринятых требований оформления реквизитов служебных документов, в законе должно быть учтено следующее: 3.7.1. Слово "Проект" - дополнительный реквизит - проставляется в пределах верхней правой границы текстового поля. Принятый закон печатается с отменой названного реквизита. 3.7.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и печатается прописными буквами без кавычек через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру; отвечает на вопрос: о чем? Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке проекта закона о внесении изменений в закон необходимо назвать конкретные положения, в которые вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одного и того же положения - дополнительно указать, в какой именно части оно изменяется. Например: О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОН ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "ОБ ОБЛАСТНОМ БЮДЖЕТЕ НА 2012 ГОД И НА ПЛАНОВЫЙ ПЕРИОД 2013 И 2014 ГОДОВ" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЮ 1 ЗАКОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "О СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЯХ" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПУНКТ 3 СТАТЬИ 29 ГЛАВЫ I ЗАКОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "ЛЕСНОЙ КОДЕКС ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ" В ЧАСТИ ПЛАТЕЖЕЙ В ОБЛАСТНОЙ БЮДЖЕТ И ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ 3.7.3. Слова "Принят Законодательным Собранием области" отделяются от заголовка 3-мя межстрочными интервалами, печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Дата ограничивается правым полем документа. 3.7.4. Текст проекта закона может иметь преамбулу, которая служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов. Основная часть текста структурируется в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным, и может подразделяться на разделы, главы, статьи. Слова "Раздел", "Глава", "Статья" всегда пишутся с красной строки. Слова "Раздел", "Глава" и заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Разделы и главы нумеруются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с прописной буквы. Статьи нумеруются арабскими цифрами. Например: ГЛАВА IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ОХРАНЫ ТРУДА Статья 16. Ответственность за выпуск и поставку продукции, не соответствующей требованиям охраны труда При отсутствии заголовка у статьи ее текст начинается с красной строки. Точка после номера статьи не ставится. Например: Статья 1 Величина прожиточного минимума пенсионера в Оренбургской области на 2013 год устанавливается в размере 5 760 рублей. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты и подпункты. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой, пункты - арабскими цифрами с круглой скобкой, подпункты - строчными буквами с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: часть 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 части 1 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Части, пункты, подпункты могут подразделяться на абзацы-перечисления без буквенно-цифрового обозначения, дефис в этом случае не используют. Структура законопроектов о внесении изменений в законы должна соответствовать структуре этих законов. Внесением изменений в закон считается: замена слов, цифр; исключение слов, цифр, предложений; исключение структурных единиц не вступившего в силу законодательного акта; новая редакция структурной единицы законодательного акта; дополнение структурной единицы статьи законодательного акта новыми словами, цифрами или предложениями; дополнение структурными единицами законодательного акта; приостановление действия законодательного акта или его структурных единиц; продление действия законодательного акта или его структурных единиц. В наименовании законодательного акта в таких случаях всегда содержится слово "изменение" или "изменения". Изменения всегда вносятся только в основной законодательный акт. Вносить изменения в основной законодательный акт путем внесения изменений в изменяющий его законодательный акт недопустимо. Внесение изменений в законодательный акт в обобщенной форме (в том числе замена слов с использованием формулировки "по тексту") не допускается. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы законодательного акта, которая изменяется. Информация об опубликовании закона, на которую дается ссылка, помещается в тексте статьи 1 этих документов. Например: "Внести в Закон Оренбургской области от 26 декабря 2008 года N 2689/575-IV-ОЗ "О порядке подачи уведомления о проведении публичного мероприятия на территории Оренбургской области" (газета "Южный Урал" от 17 января 2009 года; газета "Оренбуржье" от 6 сентября 2012 года - бюллетень Законодательного Собрания области, 2008, двадцать пятое заседание; 2012, пятнадцатое заседание) изменения." Законопроекты о внесении изменений в законодательные акты не имеют наименований статей. Указанные законопроекты могут делиться сразу на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений. Недопустимо изменять нумерацию глав, статей, частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей законодательного акта при внесении в него изменений. Если дополнения вносятся в конец законодательного акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию глав, статей (например, последней была глава V - дополнить главой VI; последней была статья 7 - дополнить статьей 8). Если дополнения вносятся в конец структурной единицы статьи, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в статье последней частью была часть 3 - дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 - дополнить пунктом 4 и так далее). Если законодательный акт дополняется новыми структурными единицами, то их необходимо указывать, используя дополнительные цифровые обозначения. Например: Статья 2 Внести в Закон Оренбургской области от : N : "О :" (газета "Оренбуржье" от: - бюллетень Законодательного Собрания области, 2011, третье заседание) следующие изменения: 1) дополнить статьей 15.1: "Статья 15.1. Методика распределения средств Фонда 1. ::::::::.... 2. ::::::::."; 2) в статье 16: часть 2 дополнить пунктом 2.1: "2.1) :::::::."; 3) пункт 3 части 24 дополнить подпунктом "б.2": "б.2) :::::::.". Последняя страница закона не должна ограничиваться одной статьей. 3.7.5. Подпись проставляется на принятых Законодательным Собранием законах, отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Оренбургской области", которые печатаются светлым шрифтом в одну строку от левой границы текстового поля без абзаца. Инициалы и фамилия Губернатора области печатаются у правой границы текстового поля светлым шрифтом. 3.7.6. Место составления, дата подписания и номер закона проставляются на принятых Законодательным Собранием законах, отделяются от подписи двумя межстрочными интервалами, выравниваются по левой границе текстового поля и печатаются в 3 строки. 3.7.7. Приложение к проекту закона печатается на отдельных листах бумаги. Шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны шрифту и межстрочным интервалам, применяемым при оформлении реквизита "Текст документа". В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, планы, программы, образцы документов и др. На первой странице приложения в правом верхнем углу печатаются через одинарный межстрочный интервал и ограничиваются правым полем документа следующие слова: Приложение N к Закону Оренбургской области от N 3.7.8. К законопроектам, подготовленным для внесения в Законодательное Собрание, прилагаются: 1) справка о подготовке проекта постановления Законодательного Собрания Оренбургской области о проекте закона Оренбургской области с согласованием с заинтересованными организациями, в том числе: председателем соответствующего комитета или постоянной комиссии Законодательного Собрания; руководителем аппарата Законодательного Собрания, а в его отсутствие - его заместителем; работником экспертно-правового управления аппарата Законодательного Собрания; исполнителями, упоминаемыми в проекте; справка о подготовке проекта постановления Законодательного Собрания должна содержать следующую информацию: об инициаторе проекта; о докладчике проекта; о рассылке принятого документа. В перечне рассылки указываются лица, которые являются непосредственными исполнителями или организаторами работы по выполнению принятого документа и не являются получателями бюллетеня Законодательного Собрания; о проверке подготовленного проекта работником аппарата Законодательного Собрания; о согласовании с заинтересованными организациями в соответствии с Регламентом Законодательного Собрания; 2) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия документа, механизма его реализации, ожидаемых результатов; 3) заключение экспертно-правового управления аппарата Законодательного Собрания; 4) таблица поправок в соответствии с приложением к Регламенту Законодательного Собрания; 5) заключение Губернатора области в соответствии с законодательством; 6) согласование должностных лиц соответствующих органов исполнительной власти в виде подписи на справке о подготовке проекта закона Оренбургской области по вопросам: утверждения областного бюджета и отчета о его исполнении; необходимости внесения изменений в областной бюджет; утверждения программ социально-экономического развития области, предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджета области; налогов, сборов, пошлин, тарифов, ставок платежей, установление которых отнесено к компетенции Законодательного Собрания; установления порядка предоставления и изъятия земельных участков под объекты федерального и областного значения; назначения областного референдума; установления порядка изменения административно-территориального устройства области; утверждения ставки платежей в областной бюджет предприятий и организаций, находящихся в собственности области; установления льгот и преимуществ, в том числе налоговых, по платежам в областной бюджет; утверждения договоров о хозяйственном и ином сотрудничестве с республиками в составе Российской Федерации, краями, областями, автономной областью, автономными округами, а также министерствами и ведомствами Российской Федерации и соглашений об участии области в ассоциациях, договоров о внешнеэкономической деятельности и сотрудничестве; установления в соответствии с законодательством Российской Федерации порядка управления и распоряжения собственностью области, а также объектами федеральной собственности, переданными в хозяйственное ведение и распоряжение области; установления порядка объявления находящихся на территории области природных и иных объектов, имеющих историческую, экологическую, культурную и научную ценность, охраняемыми памятниками истории, природы и культуры; установления в соответствии с законодательством Российской Федерации порядка охраны и использования объектов природного и культурного наследия на территории области; установления порядка приватизации объектов собственности области в соответствии с законодательством Российской Федерации; установления порядка предоставления ссуд (кредитов) и финансовых гарантий за счет средств областного бюджета; 7) финансово-экономическое обоснование в соответствии с Регламентом Законодательного Собрания; 8) перечень документов, в которые необходимо внести изменения в связи с принятием закона. Заголовки всех прилагаемых к законопроекту документов печатаются строчными буквами светлым шрифтом центрированным способом. Точка в конце заголовков не ставится. В заголовках указывается полное название проекта закона. Например: Пояснительная записка к проекту закона Оренбургской области "О внесении изменения в статью 7 Закона Оренбургской области "Об областном бюджете на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов" 3.8. Оформление проектов постановлений Законодательного Собрания Оренбургской области Постановление Законодательного Собрания Оренбургской области печатается на бланке установленной формы шрифтом N 14. Кроме соблюдения общепринятых требований к оформлению реквизитов служебных документов, в постановлении должно быть учтено следующее: 3.8.1. Слово "Проект" - дополнительный реквизит - располагается в пределах верхней правой границы текстового поля. Постановление, принятое Законодательным Собранием, печатается с отменой названного реквизита. 3.8.2. Дата печатается словесно-цифровым способом на заготовленном месте в штампе. 3.8.3. Номер печатается рядом с датой принятия документа. Реквизиты "Номер" и "Дата" на проекте постановления не проставляются, оставляется лишь место для их оформления после принятия постановления. 3.8.4. Место издания отделяется от реквизитов "Номер" и "Дата" одним межстрочным интервалом. 3.8.5. Заголовок печатается под угловым штампом на расстоянии 15 мм и не выходит за его границы. Точка в конце заголовка не ставится. 3.8.6. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть. Констатирующая часть (преамбула) завершается словами "Законодательное Собрание области постановляет", последнее слово печатается на отдельной строке по центру обычным шрифтом строчными буквами в разрядку. Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. При наличии приложений к проекту постановления в тексте на них обязательно делается ссылка. 3.8.7. Подпись состоит из наименования должности председательствующего на заседании Законодательного Собрания, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается обычным шрифтом в 2-3 строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля без абзаца. 3.9. Бланки документов 3.9.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: 30 мм - левое; 15 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 3.9.2. В органах исполнительной власти применяются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Виды и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются их руководителями по представлению службы ДОУ. 3.9.3. При подготовке документов в органах исполнительной власти области используются электронные шаблоны бланков документов. Бланки писем, правовых актов Губернатора и Правительства области и справок к ним размещены в электронном виде на региональном сервере по адресу: http://intranet.orb.ru/blanki.html. 3.9.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 3.9.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы документационного обеспечения вместе с образцами предлагаемых бланков. Образцы бланков приведены в приложениях N 11-18. 3.10. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в органах исполнительной власти Оренбургской области Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органов исполнительной власти, являются: 3.10.1. Герб Оренбургской области. Герб Оренбургской области помещается на бланках в соответствии с Законом Оренбургской области от 12 сентября 1997 года N 131/33-ОЗ "О гербе Оренбургской области". 3.10.2. Наименование органа исполнительной власти. Наименование органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти. Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием. 3.10.3. Наименование должности лица, подписавшего документ. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора области, бланк письма руководителя органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки). Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти. 3.10.4. Справочные данные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти. 3.10.5. Вид документа. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается исполнителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 3.10.6. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем. 3.10.7. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2013. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2013 г. 3.10.8. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. 3.10.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 3.10.10. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Министерство физической культуры, спорта и туризма Оренбургской области Управление физической культуры и спорта При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Министерство строительства, жилищно-коммунального и дорожного хозяйства Оренбургской области Управление по архитектуре и строительству Начальнику управления А.А. Кузьмину При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору ООО "Газпром добыча Оренбург" С.И. Иванову В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Министерство социального развития Оренбургской области ул. Терешковой, д. 33, г. Оренбург, 460006 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Иванову И. В. ул. Советская, д. 5, кв. 12, г. Ясный, Оренбургская обл., 462781 В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. 3.10.11. Наименование документа. Наименование документа (краткое содержание (заголовок к тексту) документа) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: Приказ (о чем?) "Об утверждении положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства". Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи". Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. 3.10.12. Текст документа. В органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается современным русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов; 3-го лица единственного числа: Правительство Оренбургской области постановляет; коллегия постановила; министерство не считает возможным; 1-го лица множественного числа: просим представить данные о; представляем на рассмотрение и утверждение; в протоколах: слушали; выступили; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили. В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату"; "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют". В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Первая страница документа не нумеруется. 3.10.13. Отметка о наличии приложений. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другими документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо министерства экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области от 09.02.2013 N 22/110 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение N 2 к распоряжению Губернатора области от 16.02.2013 N 26-р 3.10.14. Гриф согласования. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например: СОГЛАСОВАНО Начальник Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) (дата) СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства культуры Российской Федерации от 27.02.2013 N 01-18/120 Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается". 3.10.15. Виза. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Начальник правового управления (подпись) (инициалы, фамилия) (дата) На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "Подпись", ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Замечания прилагаются или Согласен с учетом замечаний Начальник государственно-правового управления (подпись) (инициалы, фамилия) (дата) Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. 3.10.16. Подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: Министр финансов Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) или Министр (подпись) (инициалы, фамилия) Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: Исполняющий обязанности министра финансов Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например: Министр здравоохранения Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например: Министр здравоохранения Министр образования Оренбургской области Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия) Министр социального развития Министр труда и занятости Оренбургской области населения Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия) 3.10.17. Гриф утверждения. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, при этом необходимо центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Между словом УТВЕРЖДАЮ и наименованием должности руководителя пробел не проставляется: Например: УТВЕРЖДАЮ Министр лесного и охотничьего хозяйства Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия) (дата) При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО приказом министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области от 10.02.2013 N 105 Перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении N 35. 3.10.18. Оттиск печати. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Орган исполнительной власти имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном органе. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Оренбургской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. (Приложение N 36). 3.10.19. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно Начальник управления документационного обеспечения (подпись) (инициалы, фамилия) (дата) Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органа исполнительной власти. Печать должна захватывать часть наименования должности и не закрывать личную подпись лица, заверившего документ. В аппарате Губернатора и Правительства области право заверения копий правовых актов Губернатора и Правительства области возложено на начальника управления документационного обеспечения или лицо, его замещающее. 3.10.20. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа шрифтом N 12 и включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: О. П. Николаев 77-56-88 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа. 3.10.21. Указания по исполнению документа (резолюция). Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению включают в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Петрову С. А., Сидоровой О. Л. Прошу подготовить проект договора с ООО "Газпром Добыча Оренбург" к 20.02.2013 (подпись) (дата) В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.10.22. Отметка о контроле документа. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и проставляют на первой странице документа в его правом верхнем углу. 3.10.23. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.10.24. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 3.10.25. Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации*). _______________________ *) Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 года). В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Информация по документу « Постановление Правительства Оренбургской области от 19.09.2016 № 671-п Постановление Правительства Оренбургской области от 19.09.2016 № 670-п » Читайте также

Архив статей 2023 Май Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Зарегистрировано в Минюсте России 17 августа 2018 г. N 51922

---

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ
от 11 апреля 2018 г. N 44

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 N 44

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

I. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства <1> (далее — Служба делопроизводства).

<1> В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>.

<2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; 2013, N 27, ст. 3477; 2013, N 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, N 44, ст. 5631; 2013, N 51, ст. 6677; 2013, N 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154; 2016, N 22, ст. 3097; 2017, N 30, ст. 4440; 2018, N 1 (Часть I), ст. 65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» <3>.

<3> Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — N 12 — 14 пт <4>.

<4> Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 <5>:

<5> ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.

а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

в) код формы документа;

г) наименование организации;

д) наименование структурного подразделения;

е) наименование должности лица;

ж) справочные данные об организации;

з) наименование вида документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

м) место составления (издания) документа;

н) гриф ограничения доступа к документу;

о) адресат;

п) гриф утверждения документа;

р) заголовок к тексту;

с) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) подпись;

ц) отметка об электронной подписи;

ч) печать;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка о заверении копии;

ы) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.24. Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать реквизиты:

эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:

эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит «наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения (совещательного, методического, экспертного или иного органа) организации — наименование структурного подразделения.

2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, размещается на бланках документов в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центрованно над реквизитами организации.

2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке, воспроизводится на бланках организации в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, над реквизитами организации или слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля.

2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами организации. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, отделением, представительством, коллегиальным или совещательным органом данное подразделение является.

2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.

2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

2.36. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N … от …» в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование, например: Московский городской университет управления.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.

2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» <6>, гриф «Коммерческая тайна» <7>) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

<6> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<7> Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, ст. 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100).

В документах организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:

2.40. Адресат — реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <8>:

<8> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:

2.42. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?) о предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.43. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации <9>.

<9> Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («… приказываю»);

в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («… приказываем»);

в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»);

в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);

в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1), (приложение N 1);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:

2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

или:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации <10> отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

<10> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.47 Примерной инструкции.

2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение N 1).

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.

Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.

3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.

3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;

прогноз последствий принятия нормативного документа;

организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;

перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;

предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.

3.8. Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.

3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:

3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.

3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения N 2, 3).

Приказы издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.

3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства организации.

3.18. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным приказам организации.

3.19. Приказы по основной деятельности издаются:

во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;

в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

3.20. Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

3.21. Приказы организации оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем организации.

3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О порядке финансирования рекламной кампании;

О создании экспертной комиссии.

3.23. Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

3.24. Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.25. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:

Последний пункт приказа — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

3.26. Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения …».

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.27. В приказах не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.28. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение N 1); … (приложение N 2); … «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения), например:

3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:

Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.30. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.

3.32. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».

3.33. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой организацией:

бланк не используется;

наименования организаций печатаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного — трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии

протокол заседания научно-методической комиссии.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12 — 13 мая 2018 г.

3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение N 4).

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Рекомендуемый образец оформления краткого протокола (приложение N 5). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.42. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях — отметка о приложении. Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение N 6).

3.43. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.44. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.46. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.

3.47. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …», «напоминаем …»);

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным …», «институт не располагает возможностью …»);

от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.48. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) — на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

3.49. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.50. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.51. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформления акта (приложение N 7).

3.52. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.54. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.55. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.57. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.58. Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. Рекомендуемые образцы оформления докладной записки и служебной записки, подготовленной на основе электронного шаблона (приложения N 8, 9).

3.59. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.60. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

3.61. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД.

При организации работы с докладными (служебными) записками в электронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной записок.

3.62. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.63. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД — в структурном подразделении, подготовившем документ.

3.64. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств — бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.

3.65. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.

Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.66. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.67. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

3.69. Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем — почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США — название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs — господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.

Например:

3.70. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 24 января 2017 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.

3.71. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Ангелов!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением, …».

IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.4. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);

юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);

Службой делопроизводства.

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют <11>:

<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.

проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;

проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.

4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46Примерной инструкции.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.

4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).

4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.

4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.

4.21. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;

приказом организации.

4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.

4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

V. Организация документооборота

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.

5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

5.5. Организация документооборота основывается на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) <12>, СЭД).

<12> Для государственных организаций — участников МЭДО.

5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.

5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.14. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично» («Private») — непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа — в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Службой делопроизводства.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности <13>; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

<13> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

5.16. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 12) <14>.

<14> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства <15>.

<15> В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается место регистрации входящих документов (централизованно — в Службе делопроизводства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях), а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе).

Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

5.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения <16>.

<16> Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327).

5.20. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (ЭРК) СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам <17>.

<17> Структура регистрационного номера входящего документа определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

5.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости — время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа в соответствии с пунктом 2.36 Примерной инструкции.

5.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

5.23. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации в Службе делопроизводства передается в соответствующее подразделение или работнику организации для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

5.24. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

5.25. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Службе делопроизводства после регистрации документов.

Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и исполнения документа.

5.26. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в организацию и на имя ее руководителя.

Документы, адресованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения <18>.

<18> Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

5.27. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

5.28. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);

на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);

на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;

на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

5.29. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).

5.30. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.

5.32. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) специалистом Службы делопроизводства вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.

5.33. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение или помещаются в дело в Службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.

5.34. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.

5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в Службе делопроизводства организации.

5.36. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

5.39. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с пунктами 2.35, 2.36 Примерной инструкции.

5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <19>.

<19> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

5.42. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

5.45. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления.

5.46. Правильно оформленные приказы, распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.

5.47. Подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в Службе делопроизводства <20>.

<20> Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.

Приказам, распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме в соответствии с пунктом 5.54 Примерной инструкции.

5.48. Подлинники приказов (распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.

Копии приказов, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 2.51Примерной инструкции.

5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей.

Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия.

5.50. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.

5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии СЭД или отсутствии возможности зарегистрировать внутренний документ в СЭД) регистрируются в подразделении, создавшим документ. Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение — адресат, в котором повторно не регистрируется.

5.52. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <21>:

<21> Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обязателен для организаций — участников МЭДО.

а) наименование организации (корреспондента);

б) адресат;

в) наименование вида документа;

г) дата поступившего документа;

д) регистрационный номер поступившего документа;

е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

ж) дата поступления документа;

з) входящий регистрационный номер;

и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

к) количество листов основного документа;

л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

о) срок исполнения документа;

п) индекс дела по номенклатуре дел;

р) сведения о переадресации документа;

с) отметка о контроле;

т) гриф ограничения доступа к документу;

у) сведения об электронной подписи;

ф) результат проверки электронной подписи <22>.

<22> Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

5.53. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) адресат;

б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

з) количество листов основного документа;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) подразделение — ответственный исполнитель документа;

н) сведения об электронной подписи.

5.54. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <23>:

<23> Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

л) отметка о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа.

Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

5.55. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

5.56. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.

5.57. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия — единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

5.58. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год.

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).

В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства <24>.

<24> Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 — 5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

VII. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, — повторное согласование);

подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело <25>.

<25> Выполняется Службой делопроизводства.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в ЭРК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, — по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными в разделе 3 Примерной инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке организации установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, — причину отклонения).

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Формирование документального фонда организации

8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов <26>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

<26> Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия — единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях <27> (далее — Правила хранения).

<27> Приложение N 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее — Правила хранения).

Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

8.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения <28>.

<28> Пункт 4.8. Правил хранения.

Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

8.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства, второй — используется Службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.

В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

8.10. Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).

8.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения <29>.

<29> Приложение N 26 к Правилам хранения.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.

8.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 — 05, где:

01 — код структурного подразделения;

05 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела — регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»;

«Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

«Протоколы заседаний дирекции».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчеты структурных подразделений за 2017 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

8.16. В графе 4 «Срок хранения и N статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.17. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

«Электронные документы. СЭД «Канцелярия», БД «Служебные записки».

8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

8.20. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности <30>.

<30> В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380); с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 N 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный N 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

8.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем подразделения в случаях:

перед передачей документов в архив организации;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.24. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Службой делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив организации при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

8.25. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при составлении номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив организации;

в архиве организации.

8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, филиалы, — центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <31>.

<31> Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный N 51357).

8.27. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

8.28. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методическим руководством Службы делопроизводства организации.

8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

8.31. Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок хранения»).

8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации.

8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях организации по месту формирования документов в дела.

8.34. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <32>.

<32> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам хранения.

8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации-учредителя); наименование организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

8.37. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации (организации-учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации осуществляется структурным подразделением организации — владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.

8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа <33>;

<33> Пункт 4.34 Правил хранения.

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <32>;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.

8.45. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами <32>, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).

Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами хранения <34>.

<34> Приложения N 23, 24 к Правилам хранения.

По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

При наличии в организации СЭД описи дел формируются в системе.

8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.

8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мб;

примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.

8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений.

8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

8.60. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения <35>.

<35> Приложение N 21 к Правилам хранения.

На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

8.64. Дела с отметкой «ЭПК» <36> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<36> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой:

«Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия».

8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

IX. Организация доступа к документам и их использования

9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.

9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.

Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 — 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.

9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.

9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.

10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.

10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

10.5. Служба делопроизводства организации:

оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;

осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов <37>.

<37> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов.

10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» <38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — печать организации).

<38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52, ст. 7916).

В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц <39>, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.

<39> С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, N 32, ст. 3301; 2011, N 15, ст. 2038).

10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» <40>.

<40> ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями N 1 — 4.

10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.

Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации — владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.

10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее — электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <41>.

<41> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889).

10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.

10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей <42> в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.

<42> Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.

10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

рекомендуемый образец

1. Общие положения

1.1. Отдел научно-технической информации (далее — ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ «Наименование организации», осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике…

1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ «Наименование организации», курирующему деятельность ОНТИ.

1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ «Наименование организации» в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ «Наименование организации», курирующего деятельность ОНТИ.

1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора.

1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ «Наименование организации» …

Приложение N 2

рекомендуемый образец

В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ «Наименование организации», соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела … приказываю:

1. Создать экспертную комиссию ФБУ «Наименование организации» в составе:

председатель — зам. генерального директора Фамилия И.О.;

секретарь — делопроизводитель Фамилия И.О.;

члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

Приложение N 3

рекомендуемый образец

В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета:

1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017.

2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.

Приложение N 4

рекомендуемый образец

заседания дирекции

Председательствующий — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …

Доклад заместителя директора Фамилия И.О.

2. …

1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. — краткая запись выступления.

Фамилия И.О. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)

1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы …

1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы …

2. …

Приложение N 5

рекомендуемый образец

оперативного совещания

у заместителя директора центра

Заместитель директора — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. …

1. Установить, что …

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль ….

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ….

<*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем — фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Приложение N 6

рекомендуемый образец

Уважаемый Имя, Отчество!

Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям.

Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли.

Заполненную анкету просим выслать в наш адрес.

Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.

С уважением,

Фамилия, имя, отчество, референт директора

(495) 934-23-23; mail@techno.ru

Приложение N 7

рекомендуемый образец

Основание: приказ ФБУ «НИЦ …» от 30.07.2017 N 89 «О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства».

Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О.

В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено …

Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:

…

Приложение N 8

рекомендуемый образец

Уважаемый Имя Отчество!

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с ….

прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории.

С уважением,

Приложение N 9

рекомендуемый образец

Кому: Руководителям управлений и отделов

От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы

Дата: 17 апреля 2017 г.

Тема: Подача заявок на автотранспорт

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.

Приложение N 10

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Инструкции, должностные инструкции.

4. Классификаторы информации, документов.

5. Методические рекомендации, методические указания и методики.

6. Номенклатура дел организации.

7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

10. Политики.

11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).

12. Порядки.

13. Правила.

14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).

15. Стандарты организации.

16. Уставы.

17. Унифицированные формы документов.

18. Штатное расписание.

Приложение N 11

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).

9. Удостоверения работников.

Приложение N 12

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ <1>

<1> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Главная » Документы » Распоряжения » 2021 » Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района Оренбургской области

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района Оренбургской области

238.8 Кб
скачать

04-р от 26.02.2021

         АДМИНИСТРАЦИЯ

    МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЛЕНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА

ОРЕНБУРГСКОЙ  ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

26.02.2021      № 04-р

Об утверждении  Инструкции

по делопроизводству в администрации

муниципального образования Ленинский

сельсовет Первомайского района

Оренбургской области

В соответствии с Федеральным  законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477:

1.Утвердить  Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района

Оренбургской области

2.Заместителю главы администрации муниципального образования     Ленинский  сельсовет  организовать  изучение Инструкции с   муниципальными служащими и обеспечить обязательное их   выполнение    при оформлении документов.

1. Признать утратившим силу распоряжение № 20 от 23.11.2015 г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района

Оренбургской области».

4.Контроль  за  исполнением  настоящего распоряжения возложить на

заместителя главы  администрации муниципального образования     Ленинский  сельсовет  Крятову С.Г.

Глава муниципального образования

Ленинский  сельсовет                                                                       И.А.Варламов

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением администрации

муниципального образования

Ленинский сельсовет

от 26.02.2021 № 04-р

Инструкция

по делопроизводству в администрации муниципального

 образования Ленинский сельсовет Первомайского района

 Оренбургской области

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

комитета по делам архивов

Оренбургской области

                                                                                 от ____________ № _____

1.     Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – инструкция) в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет (далее – администрация) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации.

1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются специальными локальными нормативными актами, утверждаемыми главой администрации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в администрации осуществляет специалист, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в администрации возлагается на главу сельсовета.

1.8. Техническое ведение делопроизводства возлагается на специалиста или заместителя главы администрации сельсовета.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники администрации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы специалисту, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства, или другому работнику по указанию главы администрации.

При смене специалиста, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства, составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения главы администрации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники администрации несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания служебных документов.

1.11. При утрате документов специалист, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства, информирует главу администрации и организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. Инструкция утверждается главой администрации, согласовывается с ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.13. Инструкция по делопроизводству администрации является обязательной для исполнения всеми работниками администрации при выполнении ими возложенных на них обязанностей. Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение положений инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

2. Основные понятия

Архив организации – структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Виза – реквизит, выражающий согласие (несогласие) должностного лица с содержанием документа.

Включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводитель – работник администрации, ответственный за ведение делопроизводства в администрации.

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, использование и оперативное хранение документов.

Документ – зафиксированная на носителе идентифицируемая информация, созданная или полученная администрацией и сохраняемая ею в качестве подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности администрации.

Документооборот – движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документопоток – совокупность документов одного вида или назначения, имеющих общий маршрут.

Доступ (к документу) – возможность и условия получения и использования документа.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в установленном порядке проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Исполнитель – работник администрации, в зоне ответственности которого находится создание проекта документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководству.

Контейнер электронного документа – электронная папка в виде ZIP-архива, включающая электронный документ, включая его метаданные, и обеспечивающая целостность электронного документа при его передаче на хранение.

Контрольная сумма (файла/папки) – значение, рассчитанное по набору данных путём применения определённого алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Корреспонденция – документы, составляющие переписку между органами власти, государственными и негосударственными организациями, физическими лицами.

Локальный нормативный акт, ЛНА – нормативный акт, изданный главой администрации или иным уполномоченным им лицом, устанавливающий (изменяющий, отменяющий) правила, нормы, требования, направленные на регламентацию управленческой, финансовой, коммерческой, производственно-хозяйственной и иной деятельности администрации.

Маршрут документа – последовательность операций, совершаемых с документом в процессе его создания и исполнения.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации, с указанием сроков их хранения.

Объем документооборота – количество документов, включенных в документооборот за определенный период времени (месяц, полугодие, год).

Оперативное хранение документов – хранение документов в администрации их передачи в муниципальный архив.

Опись дел  — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в администрации и подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив.

Организационно-распорядительная документация – комплекс документов, обеспечивающих реализацию функций управления организацией.

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов.

Первичная обработка документа (экспедиционная обработка документа) – комплекс работ, выполняемых с документом при его поступлении в администрацию (проверка правильности адресования, целостности, комплектности и др.).

Печать – устройство, содержащее клише, как правило, круглой формы, используемое для заверения собственноручной подписи должностного лица на документе путем нанесения оттиска клише на бумагу.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Подписание (документа) – способ удостоверения документа подписью должностного лица, работника администрации, физического лица.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс
документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его идентификации и учета.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе в регистрационно-учетную форму.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним.

Система документации – совокупность видов документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Система электронного документооборота, СЭД – автоматизированная информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, управление документами, оперативное хранение и доступ к ним.

Согласование проекта документа (визирование) – анализ проекта документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами в целях оценки целесообразности издания документа и соответствия проекта документа действующему законодательству и локальным нормативным актам.

Срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией).

Утверждение документа — способ удостоверения документа и введения его в действие, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, подразделений, работников.

Формирование дела – включение исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Штамп – устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учетного характера.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронная копия документа – копия документа, созданная в цифровой форме.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов, связанных в базе данных информационной системы с одним из заголовков номенклатуры дел.

Электронный документооборот – управление документами в условиях применения информационных технологий.

Электронный документ – документ, созданный в электронной форме.

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Состав документов администрации

3.1.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в администрации издаются организационно-распорядительные документы: правила, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, деловые письма, акты, справки, служебные записки, докладные записки, списки, перечни, протоколы и др.

3.1.2. Организационно — распорядительные документы, создаваемые в деятельности администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным настоящей инструкцией по делопроизводству.

3.1.3. Создание документов в СЭД, в целях повышения эффективности ее использования, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и/или унифицированных форм документов (шаблонов документов).

3.2. Бланки документов

3.2.1. Документы администрации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

3.2.2. Для изготовления документов в администрации используются:

бланк постановления (приложение № 1);

бланк распоряжения (приложение № 2);

бланк письма с реквизитами на русском языке для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации (приложение № 3);

бланк решения Совета депутатов (приложение № 4).

Для оформления резолюций на документе в администрации могут использоваться бланки резолюций.

3.2.3. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся все реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности (наименование организации, вид документа, дата документа, подпись и др.).

3.2.4. Бланки документов администрации изготавливаются средствами компьютерной техники.

3.2.5. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны утвержденным образцам бланков.

3.3. Общие требования к изготовлению документов

3.3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.3.2. Документы администрации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.3.3. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

3.3.4. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.3.6. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта Times New Roman. Размер шрифта – № 12–14 пт.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 10, 11 пт.

3.3.7. Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.3.8. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.3.9. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.3.10. Угловой штамп выделяется полужирным шрифтом.

3.3.11. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) оформляется титульный лист (приложение № 5).

3.4. Состав реквизитов документов

3.4.1. При оформлении организационно-распорядительных документов состав реквизитов и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

3.4.2. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом организационно-распорядительного документа.

3.4.3. При подготовке документов в администрации используются реквизиты:

• наименование организации – автора документа;
• наименование должности лица – автора документа;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• место составления (издания) документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении;
• гриф согласования документа;
• виза;
• подпись;
• отметка об электронной подписи;
• печать;
• отметка об исполнителе;
• отметка о заверении копии;
• отметка о поступлении документа;
• резолюция;
• отметка о контроле;
• отметка о направлении документа в дело.

3.4.4. Бланк постановления (распоряжения) администрации включает реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа,

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

3.4.5. Бланк письма администрации содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

В бланк письма главы администрации дополнительно включается реквизит «наименование должности лица – автора документа».

3.4.6. Внутренние документы администрации, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и др.), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам.

3.5. Оформление реквизитов документов

3.5.1. Наименование организации – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в Уставе администрации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно — правовой формы.

3.5.2. Наименование должности лица – автора документа используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.

3.5.3. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес администрации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

3.5.4. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием должности).

3.5.5. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 12.08.2020;

словесно-цифровым способом: 12 августа 2020 г.

На документах, оформляемых на бланке, место для проставления даты обозначается специальной отметкой под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

На документах, изданных совместно двумя или более сторонами проставляются даты и регистрационные номера, присвоенные каждой из сторон, при этом датой документа является дата подписания документа последней стороной.

3.5.6. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) документа.

3.5.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа состоит из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, включается в бланк письма в виде отметки: «На № … от …».

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

3.5.8. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних документов информационно-справочного характера.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно — территориальным делением, например, с. Советское.

Место составления (издания) документа не указывается, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. 

3.5.9. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу состоит из ограничительной надписи («Для служебного пользования»), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.5.10. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно — справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

	Администрация муниципального образования Первомайский район
или:	Администрация Первомайского района

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:

г-ну Иванову И.И.

г-же Ивановой И.И.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям отделов администрации Первомайского района

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например,

Список рассылки составляется исполнителем.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы физического лица, почтовый адрес. Например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

3.5.11. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например,

(Регламент)	УТВЕРЖДЕН распоряжением главы администрации сельсовета от 12 августа 2020 г. № 22
(Правила)	УТВЕРЖДЕНЫ распоряжением главы администрации сельсовета от 12 августа 2020 г. № 22

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО Комиссией по жилищным вопросам (протокол от 29.03.2020 № 2)

3.5.12. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

распоряжение (о чём?) о создании аттестационной комиссии,

письмо (о чём?) о предоставлении информации,

акт (чего?) приема — передачи дел,

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии,

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

3.5.13. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти, организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в документах, изданных единолично — от первого лица единственного числа («п о с т а н о в л я ю»);

в документах, изданных совместно двумя или более организациями — от первого лица множественного числа («п о с т а н о в л я е м»);

в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.) или от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «администрация считает возможным…»);

в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – от первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…» и др.);

в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу…», «считаю необходимым…» и др.);

в документах, устанавливающих права и обязанности работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия провела проверку…»).

В подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения (приложение № 6).

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах используется вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Ольга Петровна!

Уважаемые господа!

Может использоваться заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

3.5.14. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

Приложение:	1.    Положение об архивохранилище администрации муниципального образования Ленинский сельсовет на 4 л. в 1 экз.
	2.    Положение о порядке рассмотрения обращения граждан в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет на 3 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет главы муниципального образования о…. в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

договор возмездного оказания услуг от 02.04.2020 № 10-08/12 и приложения к нему, всего на 7 л.

— если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт — диск, usb – флеш — накопитель и др.):

Приложение:

DVD — R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа — приложения в скобках указывается: …(приложение) или … (приложение 1), (приложение № 1);

— на первом листе документа — приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ — приложение. Например,

3.5.15. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, организация – автор документа, дата и номер письма. Например:

3.5.16. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза выражает согласие (несогласие) с содержанием проекта документа лица, визирующего документ, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в администрации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению администрации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

3.5.17. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи. Например:

Глава администрации

муниципального образования       Подпись                                И.А.Варламов

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например,

Глава Ленинского сельсовета

Подпись

И.А.Варламов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например,

Глава сельсовета

Подпись

И.А.Варламов

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	Подпись	И.И. Иванов
Члены комиссии	Подпись	П.П. Петрова
	Подпись	С.С. Семенов

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением. Например:

И. о. главы сельсовета

Подпись

Н.А. Иванова

или:

Исполняющий обязанности главы сельсовета

Подпись

Н.А. Иванова

Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

3.5.18. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например,

Директор	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	И.И. Иванов
Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2019 по 01.12.2020

3.5.19. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью администрации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

3.5.20. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева. Например:

Отметка об исполнителе оформляется шрифтом 12 пт.

3.5.21. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно

Заместитель главы администрации                  Подпись                 С.Г.Крятова

12.08.2020

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью администрации. Например,

Для заверения копии документа на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью главы администрации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, предоставляемых на физически обособленных носителях, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием формата файла;

объем каждого файла в байтах и при необходимости иная информация.

При этом на физически обособленном носителе указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

3.5.22. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

3.5.23. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа или на бланке резолюции.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»).

3.5.24. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

3.5.25. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова
«В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ
на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3.6. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.6.1. Локальные нормативные акты

(правила, положения, инструкции, регламенты и др.)

3.6.1.1. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) администрации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов.

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (распоряжением) или непосредственно главой администрации.

Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.

3.6.1.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.6.1.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в администрации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.6.1.4. ЛНА издаются в случаях необходимости:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в администрации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.6.1.5. Новый ЛНА разрабатывается, если:

требуется принципиально новое решение вопроса (проблемы);

возник новый вопрос (проблема);

требуется внесение значительного количества изменений в разные составные части ранее принятого ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

В остальных случаях осуществляется актуализация ранее принятых ЛНА через внесение в них изменений.

3.6.1.6. Проект ЛНА подлежит согласованию с заинтересованными лицами в порядке, установленном в разделе 3.7 настоящей инструкции.

3.6.1.7. ЛНА утверждается постановлением, распоряжением администрации, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения сотрудникам администрации, а также, если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.6.1.8. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются постановлением или распоряжением администрации.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью главы администрации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся распоряжением, издаваемым главой администрации.

3.6.1.11. В тексте распоряжения об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например,

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах администрации.

или:

1. Утвердить Штатное расписание администрации на 2020 год и ввести его в действие с 1 января 2021 г. (приложение).

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например,

1. Внести следующие изменения в Штатное расписание администрации на 2019 год: …

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например,

1. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное распоряжением администрации Ленинского сельсовета от 15 февраля 2020 г. № 10.

3.6.1.12. ЛНА оформляются в соответствии с разделами 3.5 и 3.6 Примерной инструкции.

Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.6.1.13. ЛНА может иметь приложения. В виде приложений оформляется информация справочного характера, поясняющая, конкретизирующая положения основного текста ЛНА: графики, схемы, таблицы, формы документов, списки и др.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в порядке, установленном пунктом 3.5.14 инструкции.

3.6.1.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в постановлении (распоряжении), которым утвержден ЛНА, или с даты издания (подписания) постановления (распоряжения) или утверждения ЛНА собственноручной подписью главы администрации.

3.6.2. Распорядительные документы (постановление, распоряжение)

3.6.2.1. Распорядительные документы администрации издаются в форме постановлений и распоряжений.

Постановление – правовой акт, издаваемый главой администрации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности (приложение № 7).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый главой администрации, другими должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями в целях решения оперативных вопросов деятельности (приложение № 8).

Постановления издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если постановлением утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, постановление об утверждении структуры и штатной численности администрации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности администрации.

3.6.2.2. Проекты постановлений по основной деятельности готовит специалист администрации сельсовета на основании поручений главы либо в инициативном порядке.

3.6.2.3. Ответственность за качественную подготовку проектов постановлений, их согласование и правильное оформление несет сотрудник, который готовит проект постановления и представляет его на подпись.

3.6.2.4. Постановления, издаваемые в администрации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу администрации, локальным нормативным актам администрации и ранее изданным постановлениям администрации.

3.6.2.5. Постановления издаются:

во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;

в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач администрации.

3.6.2.6. Постановления составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в постановлениях поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего постановления.

3.6.2.7. Постановления администрации оформляются на бланке постановления с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер постановления проставляются после подписания постановления главой администрации.

3.6.2.8. Заголовок к постановлению печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к постановлению формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста постановления. Например,

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О порядке финансирования рекламной кампании;

О создании экспертной комиссии.

3.6.2.9. Текст постановления состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности администрации, и отбору их для передачи на хранение в архив и к уничтожению.

3.6.2.10. Распорядительная часть постановления начинается словом

«п о с т а н о в л я ю», которое печатается строчными буквами вразрядку по центру строки.

Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу и др.);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.6.2.11. Каждое решение (поручение) оформляется в постановлении как отдельный пункт. Пункты постановления располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

п о с т а н о в л я ю:

1. Заместителю главы администрации С.Г.Крятовой к 01.04.2021 подготовить и представить на утверждение план работы администрации на 2021 год.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки» и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части постановлений не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия постановления. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если постановление отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте постановления необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:

1. Признать утратившим силу постановление администрации от 5 августа 2014 г. № 34 «Об утверждении Экспертной комиссии».

Последний пункт постановления – пункт о контроле, в нем указывается должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы.

В отдельных случаях глава администрации может оставить контроль за собой:

Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

3.6.2.12. Не включается в текст постановления пункт «Постановление довести до сведения …».

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести постановление, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа постановления.

3.6.2.13. В постановлениях не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций — исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.6.2.14. При большом объеме текста в проекте постановления излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст – в приложениях к документу.

При наличии приложений (утверждаемые постановлением ЛНА, графики, схемы, таблицы, списки и др.) в тексте постановления в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2); … «согласно приложению», а на самом приложении оформляется отметка о приложении:

Приложения являются неотъемлемой частью постановления. Издание вместе с постановлением приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный постановлением, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения), например:

Инструкция

УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации Ленинского сельсовета от 04.07.2021 № 32

3.6.2.15. Распоряжения, в целом, оформляются по тем же правилам, что и постановления. Особенностью является то, что в конце преамбулы в распоряжениях ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:

В целях исполнения постановления администрации Первомайского района от 22 февраля 2021 г. «Об организации и проведении конкурса»:

1. Заместителю главы администрации Крятовой С.Г. в срок
   до 10 марта 2021 г. представить свои предложения о кандидатурах для участия в конкурсе.
2. …

Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.6.2.16. До представления на подпись проект постановления (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в порядке, изложенном в разделе 3.7.

3.6.2.17. Постановление (распоряжение) подписывает глава администрации или лицо, исполняющее его обязанности.

3.6.2.18. Копии постановлений (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия постановления (распоряжения) размещается на официальном сайте администрации муниципального образования Ленинский сельсовет.

3.6.3.Протокол заседания, выписка из протокола

3.6.3.1. Протокол заседания — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, собраний, совещаний) или деловых мероприятиях (переговорах, встречах).

3.6.3.2. Протокол оформляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений) и др.

Документы к обсуждению (справки, проекты решений и др.) представляются ответственными исполнителями, которым поручена их подготовка, и подписываются в установленном порядке.

Протокол заседания оформляется в течение одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.6.3.3. Протокол заседания оформляется без бланка на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи. Реквизиты протокола оформляются в соответствии с правилами, установленными в разделе 3.5 инструкции.

Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется.

Например:

протокол заседания аттестационной комиссии;

протокол заседания административной комиссии и др.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – дата окончания: 12 — 13 августа 2020 г.

3.6.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек,
в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.6.3.5. Различаются протоколы полные и краткие. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения (приложение № 9).

В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения. Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера (приложение № 10).

3.6.3.6. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …, против –…, воздержалось – …».

3.6.3.7. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.6.3.8. При необходимости копии протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей и заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов. Выписка – копия части протокола. В выписке воспроизводят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.6.4. Деловое (служебное) письмо

3.6.4.1. Деловое (служебное) письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями, должностными лицами, гражданами.

3.6.4.2. Различаются письма: запросы, уведомления, сообщения, сопроводительные, напоминания, подтверждения, предложения, требования, рекомендации, рекламные, гарантийные, приглашения, поздравления и др.

3.6.4.3. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.6.4.4. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении, печать (приложение № 11).

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» (приложение № 12).

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма («просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание» и др.) в деловых (служебных) письмах не указываются.

Реквизиты письма оформляются в соответствии с п.3.4 и правилами, изложенными в разделе 3.5.

3.6.4.5. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальные адресаты – те, которым письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факс.

3.6.4.6. При составлении деловых писем используется вступительное обращение «Уважаемый …!», и заключительная этикетная фраза
«С уважением, … ».

Кроме того, в заключительной части текста письма могут использоваться фразы:

Надеемся на дальнейшее развитие наших отношений;

Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество и др.

3.6.4.7. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим…», «предлагаем…», «напоминаем…»);

от 3-го лица единственного числа («администрация считает возможным …», «администрация не располагает возможностью …»);

от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …» и др.), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.6.4.8. Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с разделом 3.7 инструкции.

3.6.4.9. Деловое (служебное) письмо подписывается главой администрации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.6.4.10. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

 

3.6.5. Акт

3.6.5.1. Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий, связанных с деятельностью администрации (приложение № 13).

Для составления отдельных разновидностей актов (акта приема-передачи дел, проверки, ревизии и др.) могут использоваться электронные шаблоны актов.

3.6.5.2. При составлении актов используются реквизиты:

наименование организации-автора документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

заголовок к тексту;

подпись.

Реквизиты акта оформляются в соответствии с правилами, установленными в разделе 3.5 инструкции.

3.6.5.3. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Отдельные разновидности актов утверждаются. При утверждении акта его датой является дата утверждения.

3.6.5.4. В вводной части акта в именительном падеже указывается:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ администрации (постановление, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.6.5.5. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы, заключения, рекомендации, предложения составителей.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …»
и др.).

В заключительной части акта указывается количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление акта конкретной разновидности.

3.6.5.6. Акт может иметь приложения. При наличии приложений, в тексте акта в соответствующем месте в скобках дается ссылка на приложение (приложение 1), на самом приложении в верхнем правом углу печатается слово «приложение», номер приложения, если приложений несколько), наименование акта, его дата.

3.6.5.7. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием о наличии особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.6.5.8. В необходимых случаях, если это установлено нормативными документами, акт утверждается главой администрации или иным уполномоченным им лицом.

3.6.5.9. В необходимых случаях после составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под подпись. При этом проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении акта.

3.6.5.10. Порядок составления отдельных видов актов может быть регламентирован локальными нормативными актами администрации.

3.6.6. Докладная (служебная) записка

3.6.6.1. Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя (приложение № 14).

Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.

3.6.6.2. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.6.6.3. При адресовании докладных (служебных) записок указывается в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например,

3.6.6.4.Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

 

3.7. Согласование проектов документов

3.7.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания главой в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам администрации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и проводится в пределах установленного срока исполнения.

3.7.2. Согласование проектов документов с сотрудниками администрации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

3.7.3. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем;

соисполнителями (при их наличии);

юридической службой (проектов ЛНА, проектов постановлений).

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

3.7.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

3.7.5. Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.

3.7.6. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования (приложение № 15), являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и виза) оформляются в соответствии с пунктами 3.5.15 и 3.5.16 инструкции.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

3.7.7. При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

3.7.8. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 3.5.15 инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

3.7.9. В результате согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (вопрос, по которому принимается решение, не входит в зону ответственности работника).

Возражения по проекту постановления (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в двух случаях:

по проекту документа имеются существенные (принципиальные) замечания (замечания в отношении состава исполнителей, сроков исполнения, объемов финансирования и др.);

принципиальное несогласие с проектом документа.

3.7.10. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

Срок доработки проекта документа не должен превышать одного-трех рабочих дней.

3.7.11. Сроки повторного согласования проекта документа составляет не более 10 дней.

3.7.12. Исполнитель вправе принять решение не учитывать замечание (замечания) лиц, участвовавших в согласовании проекта документа. В этом случае исполнителем составляется реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется главе администрации или иному уполномоченному им лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

3.7.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает глава администрации.

В случае если глава администрации принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с учетом замечаний.

Если глава администрации соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

3.8. Подписание (утверждение) проектов документов,

заверение документов печатью

3.8.1. Документы, издаваемые от имени администрации, подписываются главой администрации или иным уполномоченным им должностным лицом, в соответствии с его компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени администрации, внутренними нормативными документами администрации).

3.8.2. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки, справки и др.)  подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

3.8.3. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности.

3.8.4. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителем главы администрации или специалистом в пределах их компетенции, если им предоставлено такое право.

3.8.5. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

3.8.6. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству сторон – авторов документа.

При направлении письма или внутреннего информационного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

3.8.7. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктом 3.5.17 инструкции.

3.8.8. Утверждение документа производится:

непосредственно главой – проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;

постановлением администрации.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

3.8.9. Как правило, утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов и другие документы. Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении № 16.

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 3.5.15 инструкции.

3.8.10. Подпись главы администрации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью. Примерный перечень документов, заверяемых печатью администрации, приведен в приложении № 17.

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 3.5.19 инструкции.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение главой и др.).

4.1.2. Цель организации документооборота – обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота – организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

4.1.3. Организация документооборота основывается на принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

временнáя регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.4. В документообороте администрации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

другие группы документов.

4.1.7. Доставка и отправка документов в администрации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), СЭД (при их наличии).

4.2. Прием и первичная обработка входящих документов

4.2.1. В администрацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

4.2.2. Прием документов осуществляется специалистом администрации.

4.2.3. Все поступившие в администрацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в администрацию.

4.2.4. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается главе администрации.

4.2.5. При повреждении входящего документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя сотрудниками администрации.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

4.2.6. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожаются после истечения срока хранения документа.

4.2.7. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично» («Private») – непосредственно адресату.

4.2.8. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, принимаются специалистом администрации, распечатываются, и далее с ними ведется работа как с документами на бумажном носителе.

4.2.9. Первичная обработка электронных копий документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи от других организаций, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

4.2.10. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении № 18[1].

4.3. Регистрация входящих документов

4.3.1. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз специалистом администрации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства.

4.3.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения[2].

4.3.3. Сведения о поступившем документе вносятся в регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года.

4.3.4. На всех зарегистрированных документах проставляется отметка о поступлении документа в администрацию, в которой фиксируется дата поступления (при необходимости – время поступления в часах и минутах), и регистрационный номер документа в соответствии с пунктом 3.5.23 инструкции.

4.4. Предварительное рассмотрение документов

4.4.1. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в администрацию документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации и направляемые непосредственно исполнителям.

4.4.2. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется специалистом после регистрации документов.

Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками «Незамедлительно», «Срочно», «Весьма срочно», «Оперативно» или др.

4.4.3. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в администрацию и на имя главы.

Документы, адресованные конкретным специалистам, передаются им без предварительного рассмотрения.

4.4.4. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в администрации распределения функциональных обязанностей между главой и специалистами.

4.4.5. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

на рассмотрение главы администрации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности администрации);

на рассмотрение и исполнение специалистам по направлениям их деятельности.

4.4.6. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются главе администрации для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).

4.5. Рассмотрение документов главой администрации

 и передача документов исполнителям

4.5.1. Рассмотрение документов главой администрации осуществляется в день передачи ему документов или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются главой администрации незамедлительно.

4.5.2. Результаты рассмотрения документа главой администрации оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 3.5.27 инструкции.

4.5.3. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) специалистом вносятся в регистрационно-учетную форму.

4.5.4. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации и рассмотрения главой администрации передаются на исполнение.

4.5.5. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям передаются копии документа.

4.6. Порядок прохождения и регистрации исходящих документов

4.6.1. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные главой администрации или иным уполномоченным им лицом, регистрируются специалистом администрации.

4.6.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

4.6.3. Перед регистрацией исходящих документов специалист проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

4.6.4. Регистрационный номер исходящего документа состоит из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми в администрации классификаторами (номенклатурой дел, корреспондентов, должностных лиц, видов документов и др.) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на подлиннике отправляемого документа, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с пунктами 3.5.5 и 3.5.6 инструкции.

4.6.5. Подлинник исходящего документа, подписанного главой администрации или иным уполномоченным им лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.6.6. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из администрации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи.

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[3].

4.6.7. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

4.6.8. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.7. Организация прохождения внутренних документов

4.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

4.7.2. Правильность оформления проектов распорядительных документов (постановлений, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами проверяются специалистом.

4.7.3. Правильно оформленные постановления, распоряжения передаются на подпись главе администрации или иному уполномоченному им лицу.

4.7.4. Подписанные постановления, распоряжения по основной деятельности регистрируются.

Постановлениям, распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер постановления дополняется буквенным индексом – п, распоряжения по личному составу –л.

Сведения о регистрируемых постановлениях, распоряжениях вносятся в регистрационно — учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме.

4.7.5. Подлинники постановлений (распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (см. раздел 7.2 инструкции).

Копии постановлений, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки.

Копии постановлений, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 3.5.21 инструкции.

4.7.6. Протоколам заседаний, совещаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (см. раздел 7.2 инструкции).

4.8. Учет и анализ объемов документооборота

4.8.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по администрации в целом, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

4.8.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным регистрационно-учетных журналов и картотек.

4.8.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа в администрации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

5. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

главой администрации — исполнения документов (поручений) по существу;

специалистом администрации — сроков исполнения документов (поручений).

На документах, подлежащих контролю, проставляется отметка в соответствии с п.3.5.24 инструкции.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование главы администрации о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в регистрационно — учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются главой администрации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» – в 3-дневный срок; «оперативно» – в 10-дневный срок; остальные – в срок не более 30 дней ;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных
услуг – 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

5.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может глава администрации, подписавший документ или автор поручения (указания).

5.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, специалист проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

5.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет – не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца – за 5 дней до истечения срока исполнения.

5.11. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя главы администрации, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

5.12. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 3.5.25 инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.14. Документы (поручения), не снятые с контроля и не продленные в установленном порядке, считаются неисполненными.

6. Организация работы исполнителя с документами

6.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями главы администрации. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

6.2. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях ‒ подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) главе;

подготовку документа к отправке и передача копии документа в дело.

6.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку проекта документа несет исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

6.4. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки и др.). Исполнители не имеют права представлять проекты документов главе администрации, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

6.5. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ передается другому исполнителю с обязательным внесением изменений в регистрационно — учетную форму.

6.6. При увольнении сотрудник должен передать дела вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, ‒ по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

6.7. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке администрации установленной формы (приложения № 1 — 4). Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

6.8. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с разделом 3.7 инструкции.

6.9. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости ‒ справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

6.10. Подписанный документ регистрируется и отправляется и/или включается в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

6.11. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

6.12. При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении. Например:

«Спорные вопросы согласованы с представителями Первомайского МУП ЖКХ   Проект договора будет направлен до 10.09.2020».

Подпись исполнителя           07.08.2020

6.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

7. Формирование документального фонда администрации

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел администрации

7.1.1. Оперативное хранение документов администрации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется специалистом администрации.

7.1.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

7.1.3. Номенклатура дел администрации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в ее деятельности, включая документы, поступающие из других организаций.

7.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе администрации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами администрации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности администрации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

7.1.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность администрации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов и др.), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов[4]. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

7.1.6. Номенклатура дел администрации составляется специалистом администрации по установленной форме (приложение № 19) в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

Номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год подписывается специалистом администрации, согласовывается с экспертной комиссией администрации, и один раз в 5 лет представляется на согласование экспертно — проверочной методической комиссии комитета по делам архивов Оренбургской области (далее — ЭПМК).

Номенклатура дел, согласованная ЭПМК, утверждается главой администрации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

В случае изменения функций и структуры администрации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

7.1.7. Согласованная с ЭПМК номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой администрации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

7.1.8. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел администрации, второй – используется в качестве рабочего экземпляра, третий – передается в муниципальный архив.

7.1.9. Номенклатура дел администрации строится по структурной (названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой администрации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности администрации).

7.1.10. Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел несет специалист администрации.

7.1.11. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, индексируются. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 01 — 05, где:

01 – код раздела номенклатуры;

05 – порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в администрации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

7.1.12. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и др.) или вида документов, включенных в дело (протоколы, распоряжения и др.);
• наименование автора документа (администрации, постоянно действующего или временного органа, должности лица или и др.);
• наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

7.1.13. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

«Протоколы аппаратных совещаний при главе администрации и документы к ним».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с финансовым отделом по вопросу формирования бюджета».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Ростелеком» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры Матвеевского района».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчет об исполнении бюджета за 2018 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2018 год (ф. № 27‑год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

7.1.14. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том.

В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1.  11.01.2020 –

          30.06.2020

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

7.1.15. В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

7.1.16. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах (например, «Переходящее с 2019 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

7.1.17. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПМК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел администрации, передаются в муниципальный архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

7.2. Формирование дел на бумажном носителе

и организация их текущего хранения

7.2.1. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

7.2.2. Дела со дня их заведения до передачи в архив или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

7.2.3. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

в дело помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты (положения, уставы, инструкции и др.), утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения (распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников, изменении анкетно — биографических данных, поощрении и др.) формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировкам, взысканиям, очередным и учебным отпускам и др.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом — просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.4. Для обеспечения сохранности, учета документов, дел и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

7.2.5. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах и др., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов (пыли, солнечного света и др.).

Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела.

7.2.6. Дела документального фонда администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив, специалист администрации проводит проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене специалиста, при реорганизации и ликвидации администрации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

7.2.7. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, в двух экземплярах: один экземпляр акта хранится в администрации; один экземпляр акта представляется в муниципальный архив при передаче дел на архивное хранение.

7.3. Экспертиза ценности документов

7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при составлении номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив;

7.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в администрации главой администрации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

7.3.3. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел администрации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в администрации.

7.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК администрации и под методическим руководством архивного отдела администрации Мо Матвеевский район.

7.3.5. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в администрации;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

7.3.6. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой «ЭПМК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

7.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в администрации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК   одновременно. Согласованные ЭК акты и описи утверждаются главой администрации.

7.4. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив

7.4.1. Оформление дел на бумажном носителе

7.4.1.1. Дела, образовавшиеся в деятельности администрации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится специалистом администрации.

7.4.1.2. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 20);

нумерацию листов в деле;

составление листа — заверителя дела (приложение № 21);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 22);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

7.4.1.3. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках,
в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы – заверители дела не составляются. В обязательном порядке в соответствии с номенклатурой дел заполняются реквизиты обложки дела: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

7.4.1.4. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации – учредителя);

наименование организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут переданы документы администрации.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел администрации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел администрации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);

даты дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за…год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжения о приеме (при наличии трудового договора – дата заключения трудового договора) и распоряжения об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

7.4.1.5. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

7.4.1.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

7.4.1.7. После завершения нумерации листов составляется лист -заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.).

Лист — заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа — заверителя, то составленный лист — заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

7.4.1.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.4.1.9. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления (булавки, скрепки, скобки, пружины и др.), а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

7.4.2. Составление и оформление описей дел

7.4.2.1. Описи дел составляются в администрации под методическим руководством муниципального архива Первомайского района Оренбургской области по установленной форме (приложение № 23).

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, а также на дела, состоящие из документов, характерных для администрации (похозяйственные книги, нотариальные дела и др.). Отдельные описи составляются на единицы хранения документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение № 24).

По описям дел документы передаются в муниципальный архив.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

7.4.2.2. Описи дел представляются в архив не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.4.2.3. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

7.4.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи ‒ валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий и др.

7.4.2.5. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.4.2.6. Порядок присвоения номеров описям дел устанавливается по согласованию с архивом.

7.4.2.7. Описи дел подписываются специалистом администрации, согласовываются ЭК.

7.4.2.8. Описи дел составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в администрации. В архив также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки описей дел, документов (годовых разделов).

7.4.3. Передача документов в муниципальный архив

7.4.3.1. Дела передаются на хранение в архив в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным главой администрации района.

7.4.3.2. Дела постоянного срока хранения передаются в архив не позднее, чем через пять лет после завершения их в делопроизводстве.

7.4.3.3. Передача дел в архив производится по описям дел.

7.4.3.4. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалист администрации обязан устранить в двухнедельный срок.

7.4.3.5. При приеме дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и специалиста администрации, передавшего дела.

7.4.3.7. В случае ликвидации или реорганизации администрации специалист в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.4.4. Выделение к уничтожению документов

с истекшими сроками хранения

7.4.4.1. На дела с истекшими сроками хранения в администрации составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 25).

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

7.4.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например: законченные в 2016 году дела с 3 — летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года.

7.4.4.3. Дела с отметкой «ЭПМК»[5] подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой «ЭПМК» включаются в акт, при этом отметка «ЭПМК» в акте не указывается.

7.4.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

7.4.4.5.  Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается главой администрации после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела подлежат уничтожению.

7.4.4.6.  Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста и датой:

«Уничтожено. См. акт № _______ от_______. Подпись, инициалы, фамилия».

7.4.4.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

8. Организация доступа к документам и их использования

8.1. Порядок доступа к документам, находящимся на хранении
в администрации сельсовета

8.1.1. Выдача дел, находящихся в администрации, работникам для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится с разрешения главы администрации.

8.1.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам администрации на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора и др.) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

8.1.3. В письменном запросе работников администрации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

8.1.4. На место изъятого подлинника документа в дело вкладывается лист — заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в администрацию и помещены в дело.

8.1.5.  Специалист администрации ведет учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата.

8.1.6.  Работники администрации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других организаций.

8.2. Изъятие (выемка) документов (копий документов) по запросу государственных контрольных и надзорных органов

8.2.1. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности администрации, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.2.2. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа (прокуратуры, суда, налоговых органов и др.) с разрешения главы администрации или иного уполномоченного им лица.

8.2.3. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями администрации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

8.2.4. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается, на основании чего изъят подлинник документ, срок возврата документа, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

8.2.5. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов

9.1. Изготовление, использование и хранение бланков документов

9.1.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются специалистом администрации. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются настоящей инструкцией по делопроизводству администрации.

9.1.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе инструкции по делопроизводству.

9.1.3. Администрация вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных главой администрации.

9.2. Учет печатей и штампов, уничтожение печатей и штампов,

вышедших из употребления

9.2.1. В администрации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»[6] и уставом администрации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – печать администрации).

В администрации также могут использоваться печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В администрации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц[7], виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом администрации.

9.2.2. Печать администрации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»[8].

9.2.3. Печати и штампы администрации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления администрацией и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает глава администрации.

Если печать администрации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

9.2.4. Печатью администрации заверяют подлинность подписи главы администрации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктами 3.5.19 и 3.5.21 инструкции.

9.2.5. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов (приложение № 26). Учет печатей и штампов администрации ведет специалист администрации.

9.2.6. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

9.2.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы администрации возможен в исключительных случаях по решению главы администрации (например, при подписании договоров и др.).

9.2.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Приложение № 1 к пункту 3.2.2 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

______________          п.Первомайский                            № ______

Образец бланка постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий

Приложение № 2 к п.3.2.2 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

______________                                 п. Первомайский                            № ______

Образец бланка распоряжения по вопросам организации деятельности

администрации

Приложение № 3 к п.3.2.2 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

Молодежная ул., д. 12а, п.Ленинский, Первомайского района, Оренбургской области, 461970

 Тел. (35348) 4-56-30, http://www.__________, e-mail: em.s.s.461970_________

_______________ № ____ На № _____ от __________

                                                            Образец бланка письма

Приложение № 4 к п.3.2.2 Инструкции

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛЕНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ЧЕТВЕРТЫЙ СОЗЫВ

РЕШЕНИЕ

_________________                       п.Ленинский                                № _____

Образец бланка решения Совета депутатов

Приложение № 5 к пункту 3.3.11 инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

 

Форма титульного листа

Приложение № 6 к пункту 3.5.13 Инструкции

Правила написания официальных наименований

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти:

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Законодательное Собрание Оренбургской области;

Правительство Оренбургской области.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти:

Президиум Правительства Российской Федерации;

Департамент делопроизводства и контроля Правительства Оренбургской области.

1.3. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы.

При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

1.4. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):

Министерство иностранных дел Российской Федерации;

Министерство внутренних дел Российской Федерации;

Федеральная служба по труду и занятости;

Федеральное архивное агентство.

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации^[9] от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:

Министерство регионального развития Российской Федерации – Минрегион России

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации – Минкомсвязь России

1. Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее – организации) единичного типа:

Дом книги;

Бугурусланский фонд обязательного социального страхования.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:

Российская академия наук;

Дом культуры «Юбилейный».

2.2. Название организационно — правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество «Восток»,

публичное акционерное общество «Газпром».

Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;

Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель».

Организация может иметь закрепленные уставом (положением) полное наименование и сокращенное наименование, например,

публичное акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» (ПАО «Лукойл»);

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

В переписке может использоваться как полное, так и официально принятое сокращенное наименование организации.

2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного типа: городская поликлиника № 1, музыкальная школа № 3.

2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Оренбургстрой», издательский дом «Коммерсант»,

но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:

Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива».

2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:

Оренбургская коллегия адвокатов;

Оренбургский театр оперетты,

2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:

Шестой государственный подшипниковый завод.

1. 7. В названиях со словом имени или номером (№ …) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:

фабрика детской игрушки № 2.

2.8. Названия со словами Дворец, Дом пишутся:

Дворец творчества для детей и юношества;

Дом прессы;

Центральный дом ученых.

2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например,

Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея),

Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).

2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

1. Написание наименований субъектов Российской Федерации

3.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:

Республика Башкортостан;

Карачаево-Черкесская Республика.

3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:

Алтайский край;

Оренбургская область;

Еврейская автономная область;

1. Написание названий документов

4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:

Конституция Российской Федерации,

Трудовой кодекс Российской Федерации,

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»,

Устав Оренбургской области,

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например,

российско-французский Договор о сотрудничестве.

Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:

проект указа Губернатора Оренбургской области «О …»;

проект закона Оренбургской области «О …».

4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:

Положение о Министерстве образования Оренбургской области,

Инструкция по делопроизводству.

4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:

В соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 15 июня 2018 г. № 447 «Об утверждении…»,

На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных … .

4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например,

В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»…

В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными распоряжением администрации Матвеевского района 20 декабря 2018 г., …

При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например,

В соответствии с Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации» …

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например,

Конституция Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:

• Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Ленинский сельсовет (далее – Инструкция) разработана в соответствии с …

Приложение № 7 к пункту 3.6.2.1 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

______________                                 п.Ленинский                                  № ______

Об уточнении почтового адреса

         В соответствии со статьей 5 Устава муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района Оренбургской области, с целью упорядочения адресного хозяйства муниципального образования Ленинский сельсовет

п о с т а н о в л я ю:

1. …………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………

Глава администрации

муниципального образования                                                    И.А.Варламов

Разослано: в дело, прокуратуре Первомайского района

Образец оформления постановления администрации сельсовета

Приложение № 8 к пункту 3.6.2.1 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

______________                                 п.Ленинский                                  № ______

Об утверждении положений в сфере

архивного дела муниципального образования

Ленинский сельсовет Первомайского района

Оренбургской области

В соответствии со статьей 14 Федерального Закона от 06.10.2003г. № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным Законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом Оренбургской области от 29.08.2005г. № 2251/460-111-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области», в целях улучшения состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в администрации Ленинского сельсовета:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2020 г. Инструкцию по делопроизводству согласно приложению № 1.
2. Назначить ответственным за архив и делопроизводство специалиста 1 категории администрации сельсовета Ю.В.Долгорукову.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава администрации

муниципального образования                                                     И.А.Варламов

Разослано: в дело, муниципальный архив Первомайского района, прокуратуре Первомайского района

	Продолжение приложения № 8
	Приложение № 1 к распоряжению администрации Ленинского сельсовета от______________№_______

Инструкция по делопроизводству

в администрации муниципального образования

Ленинский сельсовет

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства, является нормативным документом, регламентирующим порядок создания документов, работы с ними в администрации муниципального образования Ленинский сельсовет (далее – администрация сельсовета).

…………………………………………………………………………..

Образец оформления распоряжения администрации сельсовета с приложением

Приложение № 9 к пункту 3.6.3.5 Инструкции

заседания жилищной комиссии

Председательствующий – Мазаев Н.Л.

Секретарь – Долгорукова Ю.В.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по улучшению жилищных условий …

Доклад главы администрации сельсовета Мазаева Н.Л.

1. …

1. СЛУШАЛИ: Мазаев Н.Л.. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Петрова Н.П. — краткая запись выступления.

Сидорова Н.А. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)

1.1. Сформировать план мероприятий по …….

1.2. Подготовить и утвердить планы работы по ………

1. СЛУШАЛИ: …

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)

Председательствующий Секретарь

Подпись Подпись

Варламов И.А. Крятова С.Г.

Образец оформления полного протокола

Приложение № 10 к пункту 3.6.3.5 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

Оперативного совещания

у главы администрации сельсовета

Председательствующий – Варламов И.А.

Секретарь – Крятова С.Г.

Присутствовали: Гордеева Н.П., Халина Н.А., Иванов Н.Г…..

1. Об организации обследования состояния котельной

(Иванов И.И. *, Петров П.П.., Сидорова С.С.)

1. Установить, что …
2. Директору котельной (Иванов И.И.) обеспечить контроль ….

Председательствующий Секретарь

Подпись Подпись

И.А.Варламов С.Г.Крятова

* Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем – фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Образец оформления краткого протокола

Приложение № 11 к пункту 3.6.4.4 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

Молодежная ул., д. 12а, п.Ленинский, Первомайского района, Оренбургской области, 461970

 Тел. (35348) 4-56-30, http://www.__________, e-mail: em.s.s.461970_________

12.08.2020 № 27 На № 97 от 28.07.2020

Заместителю главы администрации по оперативному управлению И.В.Кайлю

Уважаемый Иван Владимирович!

Во исполнение письма от 28.07.2020 года № 97 администрации района о предоставлении сведений о наличии отапливаемых объектов, находящихся на территории сельсовета, и о котельных, числящихся на балансе сельсовета, администрация сельсовета предоставляет сведения об отапливаемых объектах:

1. Здание администрации Ленинского сельсовета
2. МБОУ «Ленинская СОШ»
3. Ленинский Дом культуры

На балансе администрации Ленинского сельсовета газовых котельных не числится.

Глава

муниципального образования                                                       И.А.Варламов

Крятова С.Г.

(35348) 4-57-86

Образец оформления письма

Приложение № 12 к пункту 3.6.4.4 Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

Молодежная ул., д. 12а, п.Ленинский, Первомайского района, Оренбургской области, 461976

 Тел. (35348) 4-56-30, http://www.__________, e-mail: em.s.s.461970_________

12.08.2020 № 27 На № 95 от 28.07.2020

Заместителю главы администрации по оперативному управлению И.И.Сидорову

Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаем, что в администрации сельсовета приняты меры по обеспечению …………………………………………………………………….

Глава

муниципального образования                                                       И.А.Варламов

Крятова С.Г.

 (35348) 4-57-86                                  Образец оформления письма- ответа

	Приложение № 13 к пункту 3.6.5.1 Инструкции
Администрация муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района Оренбургской области
А К Т 12.08.2020 № 2 П.Ленинский
проверки технического состояния оргтехники

Основание: распоряжение администрации Ленинского сельсовета от 26.07.2020 № 15 «О проверке технического состояния оргтехники».

Составлен: главой администрации Варламовым И.А. , заместителем главы  Крятовой С.Г.

В ходе проверки технического состояния оргтехники администрации сельсовета, проведенной 20.07.2020, установлено …

Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:

…

                                                        Подпись                                 И.А.Варламов

                                                        Подпись                                С.Г.Крятова

 

Образец оформления акта

	Приложение № 14 к пункту 3.6.6.1 Инструкции
	Главе администрации Ленинского сельсовета Варламову И.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                           

21 августа 2020 г. № 2

О…………………………..

Уважаемый Иван Александрович!

В связи с ……………………прошу Вас изыскать возможность …………………………………………………………………………………..

С уважением,

Заместитель главы администрации            Подпись                      С.Г.Крятова

Образец оформления докладной записки

Приложение № 15 к пункту 3.7.6 Инструкции

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта _____________________________________________________________________

(наименование вида документа)

_____________________________________________________________________________

(наименование подразделения исполнителя)

_____________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы ответственного исполнителя, номер телефона)

Наименование подразделения	Должность, фамилия и инициалы работника, согласующего проект документа	Результат согласования[10]	Дата согласования	Подпись работника

Примерная форма листа согласования проекта документа

Приложение № 16 к пункту 3.8.9 Инструкции

Примерный перечень утверждаемых документов

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций; учреждений, предприятий и др.).
2. Графики работ, отпусков, сменности и др.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов и др.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии и др.).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов и др.).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации и др.).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.

Приложение № 17 к пункту 3.8.10 Инструкции

Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации

1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Документы налоговой отчетности.
4. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
5. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
6. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
7. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
8. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).
10. Удостоверения работников.

Приложение № 18 к пункту 4.2.10 Инструкции

Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов[11]

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные и др.).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и др.).
15. Учебные планы, программы.

Формы и бланки, в т.ч. формы статистической и иной отчетности

	Приложение № 19 к пункту 7.1.6 Инструкции
Администрация муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района Оренбургской области	УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Ленинского сельсовета __________И.А.Варламов 12 августа 2020 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На __________год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Заместитель главы администрации            Подпись                 С.Г.Крятова

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Ленинского сельсовета от ___________№ ______________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области от __________№ _______________

Форма номенклатуры дел

Продолжение приложения № 19

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

в администрации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой «ЭПМК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Заместитель главы администрации           Подпись                   С.Г.Крятова

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

Приложение № 20 к пункту 7.4.1.2 Инструкции

Фонд № 85 Опись № 9 Дело № 105

Архивный отдел администрации МО Первомайский район

Оренбургской области

Совет депутатов и администрация муниципального образования  Ленинский сельсовет, п.Ленинский Первомайского района Оренбургской области

Дело № 01-03

Протоколы заседаний Совета депутатов 3 созыва

с № 46 по № 47

и решения к ним с № 128 по № 130, т.2

Фонд № 85

Опись № 9

Дело № 105

Образец оформления обложки дела, подготовленного к передаче

 в муниципальный архив

Приложение № 21 к пункту 7.4.1.2 Инструкции

ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______

В деле подшито и пронумеровано _________________________ листов

                                                            (цифрами и прописью)

с № _____________________________ по №___________________________, в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________________;

пропущенные номера листов ___________________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

 

Форма листа — заверителя дела

Приложение № 22 к пункту 7.4.1.2 Инструкции

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ      

документов дела № _______

№ п/п	Регистра-ционный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого___________________________________________________документов

                                                                  (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

                                                                    (цифрами и прописью)

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

Форма внутренней описи документов дела

	Приложение № 23 к пункту 7.4.2.1 Инструкции
Совет депутатов и администрация муниципального образования Ленинский сельсовет ФОНД № 85 ОПИСЬ № 9 дел постоянного хранения (или по личному составу) за ________год	УТВЕРЖДАЮ Глава администрации МО Ленинский сельсовет ___________И.А.Варламов

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения*	Количе-ство листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ___________________________________________________ дел

 (цифрами и прописью)

с №_____________________________ по № ___________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации МО Ленинский сельсовет от ______________№ ____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области от ____________№ _______________

* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

(или по личному составу)

	Приложение № 24 к пункту 7.4.2.1 Инструкции
Совет депутатов и администрация муниципального образования Ленинский сельсовет ОПИСЬ № ______ электронных дел, документов	УТВЕРЖДАЮ Глава администрации МО Ленинский сельсовет _____________И.А.Варламов

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения*	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел,                                                                                       (цифрами и прописью)

с № ______________________________   по № ___________________________________.

объемом ___________________ Мб.

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации МО Ленинский сельсовет от ______________№ ____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области от ____________№ _______________

* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Форма описи электронных дел

	Приложение № 25 к пункту 7.4.4.1 Инструкции
Администрация муниципального образования Ленинский сельсовет Первомайского района Оренбургской области	УТВЕРЖДАЮ Глава администрации МО Ленинский сельсовет ______________И.А.Варламов 12 августа 2021 г.
А К Т _________________№_____ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно — исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № 85 ______________________________________

                               (название фонда)

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи*	Номер ед. хр. по описи	Количествоед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _____________________________ ед. хр. за ____________________________ годы.

                                  (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________________ годы утверждены ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области (протокол от ____________ № __)

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Ленинского сельсовета

от_________________№____

 

 

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению

Продолжение приложения № 25

Документы в количестве ___________________________________ ед. хр.:

—        на бумажном носителе весом _____________ кг сданы на уничтожение;

—        на электронном носителе сданы на уничтожение

_________________________________________________________________

(способ уничтожения)

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Заместитель главы администрации           Подпись                    С.Г.Крятова

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению

Приложение № 26 к пункту 9.2.5 Инструкции

Журнал учета печатей и штампов

№ п/п	Оттиск печати	Наименова ние печати (штампа)	Должность работника, которому выдана печать (штамп)	Дата выдачи печати (штампа)	Подпись работника, получившего печать (штамп)	Дата возврата печати (штампа)	Подпись работника, возвратившего печать (штамп)	Дата уничтожения печати (штампа), дата и № акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Форма журнала учета печатей и штампов

[1] К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

[2] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан
в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196; 2012, № 31, ст. 4470; 2013, № 19, ст. 2307; № 27, ст. 3474; 2014, № 48, ст. 6638; 2015, № 45, ст. 6206; 2017, № 49, ст. 7327).

[3] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» («Российская газета», № 299, 31.12.2014 (опубликован без приложения); приложение к приказу (http://www.rg.ru).

[4] Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия – единственный экземпляр документа в организации, а также если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

[5] Отметка «ЭПМК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

^[6] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022; 2014, № 11, ст. 1088; 2017, № 52, ст. 7916).

[7] С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, № 32, ст. 3301; 2011, № 15, ст. 2038).

[8] ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004 (с изменениями
№ 1‒4).

^[9] Распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 (в ред. распоряжения Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2010 г. № П41-33594 («Российская газета», № 163, 01.08.2008; № 219, 29.09.2010).

[10] Результат согласования указывается следующим образом: согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано (в согласовании отказано), не имею отношения к документу.

[11] Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

Дата создания: 02-07-2021