Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах рсфср

Данный документ фактически утратил силу в связи с изданием «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утв. ВС РФ от 11.02.1993 N 4462-1.

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РСФСР

ПРИКАЗ
от 19 августа 1976 г. N 32

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР

В целях совершенствования постановки делопроизводства в государственных нотариальных конторах приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР.

Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденную Верховным Судом РСФСР 28 января 1966 года.

2. Министрам юстиции автономных республик, начальникам отделов юстиции исполкомов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся организовать изучение Инструкции работниками государственных нотариальных контор и обеспечить ее правильное применение.

Министр
В.М.БЛИНОВ

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Минюста РСФСР
от 19 августа 1976 г. N 32

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе в большей мере зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Старший государственный нотариус (государственный нотариус), возглавляющий нотариальную контору <*>, должен постоянно совершенствовать делопроизводство, внедряя научную организацию труда, передовые методы и формы работы с документами, механизацию делопроизводства.

<*> В дальнейшем старший государственный нотариус и государственный нотариус, возглавляющие нотариальную контору, будут именоваться «старший нотариус».

1.2. Настоящей инструкцией устанавливается единый порядок ведения делопроизводства во всех государственных нотариальных конторах РСФСР.

1.3. Инструкция составлена на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований ГОСТов на управленческую документацию и Типовой инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденной Министерством юстиции СССР.

1.4. В соответствии со ст.10 Закона РСФСР о государственном нотариате нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или национального округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, — на языке большинства населения района.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший нотариус.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

1.6. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение 1):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4);

д) контрольная картотека (или папка).

1.7. Прием, регистрация и выдача поступивших в депозит государственной нотариальной конторы денежных сумм и ценных бумаг ведутся по правилам, установленным Инструкцией о порядке учета депозитных операций в государственных нотариальных конторах СССР, утвержденной Приказом Министра юстиции СССР от 1 августа 1975 г. N 20.

2. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденной приказом Министра юстиции РСФСР 31 января 1975 г. N 5, и Указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденными Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2).

2.2. Оформление документов, предназначенных для действия за границей, производится в соответствии с указаниями, изложенными в Инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 15 октября 1971 г. об оформлении документов, предназначенных для действия за границей.

2.3. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

2.4. Наименование вида документа (приказ, справка, отчет и т.д.) должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

2.5. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297), независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

2.6. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

— документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

— наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

— при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном;

— почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

2.7. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью (20 января 1976 г.) или тремя парами арабских цифр (10.02.76). Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

2.8. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например, «старший государственный нотариус (подпись) Н.А.Сергеев».

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Регистрации подлежат все документы (в т.ч. заявления), требующие исполнения государственной нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь письма, поступившие в адрес общественных организаций, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью государственной нотариальной конторы не связаны.

3.2. При приеме поступающей в государственную нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (прил.1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией.

3.4. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой «лично» передаются по назначению.

3.5. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (прил.1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.6. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

3.7. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

3.8. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях

— на следующий день.

3.9. Старший нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается нотариальной конторой к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

3.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «в дело» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.11. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (прил.1, форма N 2).

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.12. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (прил.1, форма N 3).

3.13. Выдача, дубликатов документов производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший нотариус.

4.2. На контроль обязательно берутся документы, поступившие из партийных и советских органов, редакций газет, журналов, радио и телевидения, Министерства юстиции СССР, министерств юстиции РСФСР и автономных республик, отделов юстиции исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся, от депутатов Советов депутатов трудящихся с указанием (просьбой) сообщить о результатах рассмотрения, а также письма, жалобы и заявления военнослужащих и членов их семей.

Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

4.3. Для осуществления контроля за исполнением документов в первых и наиболее крупных нотариальных конторах ведутся карточки, в остальных нотариальных конторах — специальные контрольные папки.

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

5.1. Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции, и оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38-72 и 6.39-72 (прил.1. форма N 6).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

5.2. Номенклатура утверждается старшим нотариусом и согласовывается с районным (городским) архивным учреждением.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

5.3. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

5.4. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

5.5. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (прил.1, форма N 7) и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

5.6. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

5.7. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряда) того года, к которому они относятся по своему содержанию, не зависимо от времени их составления.

5.8. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ И ПОДГОТОВКА ИХ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.

6.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

6.3. Учет и хранение документов производится в порядке, установленном Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции, утверждаемыми Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Кроме того, в случаях, предусмотренных в п.37 Инструкции Министерства юстиции РСФСР о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, может быть возвращен продавцу (дарителю) правоустанавливающий документ (или его дубликат), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.

6.5. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.8 Закона РСФСР о государственном нотариате.

6.6. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

6.7. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив — подпись, дата».

6.8. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой и ГОСТом 17914-72 (прил.1, форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

6.9. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (прил.1, формы NN 9, 10), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.10. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (прил.1, форма N 11).

6.11. В ходе подготовки документов к последующему хранению в государственном архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотариальной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом министра юстиции автономной республики или начальника отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся в составе 3-х человек.

6.12. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в государственном архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерств юстиции СССР и РСФСР.

6.13. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

6.14. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

6.15. По всем неясным вопросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Отдел нотариата
Министерства юстиции РСФСР

Приложение 1

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НАРЯДОВ) ГОСУДАРСТВЕННОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ

I. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

I-1. Приказы и указания Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР, министерства юстиции автономной республики, отделов юстиции краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся по вопросам нотариата.

I-2. Планы работы и справки об их выполнении.

I-3. Статистические отчеты и объяснительные записки о работе государственной нотариальной конторы.

I-4. Справки и акты о результатах проверки работы государственной нотариальной конторы.

I-5. Протоколы производственных совещаний.

I-6. Приказы и другие документы по личному составу.

I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

I-8. Справки об оказании методической помощи исполкомам местных Советов в совершении нотариальных действий и о проведении работы по пропаганде правовых знаний.

I-9. Переписка с учреждениями и организациями по вопросам предупреждения правонарушений.

I-10. Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы.

I-11. Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них.

I-12. Номенклатура дел нотариальной конторы.

I-13. Описи документальных материалов, сданных в архив.

I-14. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

I-15. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

I-16. Книга жалоб и предложений.

I-17. Журнал учета вызовов нотариуса на дом и разъездов сотрудников в рабочее время.

II. СОВЕРШЕНИЕ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ

II-1. Договоры о предоставлении земельных участков для строительства жилых домов на праве личной собственности.

II-2. Договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы, на основании которых они удостоверены.

II-3. Извещения и сообщения о наложении и снятии запрещений (арестов) отчуждения жилого дома (части дома) или квартиры в многоквартирном доме жилищно-строительного коллектива индивидуальных застройщиков.

II-4. Прочие договоры.

II-5. Доверенности.

II-6. Нотариально удостоверенные завещания и завещания, удостоверенные должностными лицами, перечисленными в ст.17 Закона РСФСР о государственном нотариате.

II-7. Наследственные дела.

II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов*;

II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц а живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

II-12. Документы по совершению депозитных операций.

II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

II-14. Акты о морских протестах.

II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

II-17. Личные дела юридических лиц.

II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

II-21. Реестры для регистрации запрещений отчуждения жилых домов (частей домов), а также арестов, наложенных на дома судебными и следственными органами.

II-22. Книга учета наследственных дел.

II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

II-25. Алфавитная книга учета запрещений отчуждения жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома.

II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.

Если свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело.

Форма N 1
к пп.1.6, 3.5

ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 2
к пп.1.6, 3.11

ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 3
к пп.1,6, 3.12

РАЗНОСНАЯ КНИГА ДЛЯ МЕСТНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 4
к п.1.6

КНИГА ЖАЛОБ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Форма N 5
К п.3.3

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП

Форма N 6
к п.5.1

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Итого

Подпись

Гриф согласования с архивным учреждением

Форма N 7
К п.5.5

КНИГА УЧЕТА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ

Форма N 8
К п.6.8

Форма N 9
К п.6.9

Форма N 10
К п.6.9.

     Утверждено

     Протокол ЭПК ____________________
                     (наименование
 

     _________________________________

     архивного учреждения)

     __________ N ____________________
       (дата)
 
                         МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РСФСР
 
_____________________________ государственная нотариальная контора
 
                            Опись N ___________
 
                         ДЕЛА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
                              за 19______ год
 

NN пп 

Индексы дел 

Заголовки дел 

Даты 

Количество 
листов 

Примечания 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

     В данный раздел включено __________________ дел
                                   (цифрами)

     с N __________ по N ______________
__________________________________________________________________

     (должность, фамилия, инициалы составителя)
 

     Итоговую запись к разделу описи за __________ год заверяю:
 

     Подпись ____________________________________________
             (должность, инициалы, фамилия ответственного
              за делопроизводство)
 

     Председатель экспертной комиссии  ________________________
                                                (подпись)

     Дата
 

     Согласовано:

     _____________________________________

     (старший государственный нотариус)
 

     Форма годового раздела описи
 
 
 

Форма N 11
К п.6.10

Министерство юстиции РСФСР                Утверждаю
_________________ государственная         ________________________
(наименование)    нотариальная            (старший государственный
                  контора                 нотариус, его инициалы
                                          фамилия)
 
                                          Подпись
                                          Дата
 
                                   АКТ

     Дата ____________________              Индекс ________________

     ______________________________________________________________
                           (место составления)
 
                О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
 
Основание: приказ N ____________ от _____________________(дата)
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ___________________________________________
                         (должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: __________________________________________________
                         (должности, инициалы, фамилии)
Присутствовали: __________________________________________________
                         (должности, инициалы, фамилии)

     Комиссия, руководствуясь перечнем ___________________________
                                            (название перечня)
отобрала  к   уничтожению   как   не  имеющие  научно-исторической
ценности  и утратившие практическое значение следующие документы и
дела.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
  (наименование государственной нотариальной конторы, в которой

     отобраны документы, не подлежащие дальнейшему хранению)
 

NN 
пп

Годы 
документов 
и дел 

Заголовки 
документов 
и дел, 
индекс 
дел по 
номенклатуре, 
описи 

Пояснения

Количество 
документов 
и дел 
(томов) 

Номера 
статей по 
перечню 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Всего дел __________________________________
                (цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии _________________________________
                                   (фамилия, инициалы)
Подпись
 
Члены:             Подписи _______________________________________
                                   (фамилии, инициалы)
 
Документы измельчены  и сданы для уничтожения конторе по заготовке
вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от _________ (дата)
 
Председатель экспертной комиссии
                                 Подпись _________________________
 
 
 

Форма N 12

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ

Форма N 13

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАВЕЩАНИЙ

Форма N 14

КНИГА УЧЕТА ЗАЯВОК ПО ПРИНЯТИЮ МЕР К ОХРАНЕ НАСЛЕДСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА

Форма N 15

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАПРЕЩЕНИЙ ОТЧУЖДЕНИЯ ЖИЛЫХ ДОМОВ И АРЕСТОВ, НАЛОЖЕННЫХ НА ЖИЛЫЕ ДОМА

Нумерация граф приведена в соответствии с официальным текстом документа

Форма N 16

КНИГА УЧЕТА ЦЕННОСТЕЙ
_____________________________
НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ

Раздел I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В соответствии со статьей 14 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариальные конторы совершают следующие нотариальные действия:

1) удостоверяют сделки (договоры, завещания, доверенности и др.);

2) принимают меры к охране наследственного имущества;

3) выдают свидетельства о праве на наследство;

4) выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;

5) налагают запрещения отчуждения жилого дома;

6) свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;

7) свидетельствуют подлинность подписи на документах;

свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;

9) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;

10) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;

11) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке;

12) удостоверяют время предъявления документов;

13) передают заявления граждан, государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций другим гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям;

14) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;

15) совершают исполнительные надписи;

16) совершают протесты векселей;

17) предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков;

18) принимают на хранение документы;

19) совершают морские протесты;

20) обеспечивают доказательства.

2. Нотариальные действия в государственных нотариальных конторах совершают государственные нотариусы (старшие государственные нотариусы, заместители старших государственных нотариусов, государственные нотариусы).

Консультант государственной нотариальной конторы может совершать нотариальные действия только в том случае, если приказом министерства юстиции автономной республики, отдела юстиции исполкома краевого, областного Совета народных депутатов на него возложено исполнение обязанностей государственного нотариуса.

3. В соответствии со ст. 7 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариусы руководствуются в своей деятельности законами СССР, РСФСР и автономных республик, указами Президиума Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета РСФСР и президиумов Верховных Советов автономных республик, постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР, Совета Министров РСФСР и Советов Министров автономных республик, приказами и инструкциями Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР и министерств юстиции автономных республик, а также актами, издаваемыми другими органами государственной власти и органами государственного управления в пределах их компетенции.

Государственные нотариусы применяют в установленных случаях и законодательство других союзных республик.

4. Государственные нотариусы обязаны соблюдать тайну совершаемых нотариальных действий.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются только гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия.

Справки о завещаниях (о наличии завещания, его содержании и т.п.) выдаются завещателю, а после его смерти наследникам по завещанию и по закону по предъявлении свидетельства о смерти.

По требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.

Справки и документы государственными нотариусами выдаются лишь по письменному требованию указанных органов.

Правила о соблюдении тайны нотариальных действий распространяются также на лиц, которым о совершенных нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей.

Государственные нотариусы, а также лица, которым о совершенных нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей, виновные в нарушении тайны совершаемых нотариальных действий, несут ответственность в порядке, установленном законодательством Союза ССР и РСФСР.

5. В соответствии со ст. 9 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариусы обязаны оказывать гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснить права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий с тем, чтобы юридическая неосведомленность и другие подобные обстоятельства не могли быть использованы им во вред.

В необходимых случаях государственные нотариусы по просьбе граждан, государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций, обратившихся за совершением нотариальных действий, должны составлять проекты сделок и заявлений, изготовлять копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий.

6. Нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или автономного округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, — на языке большинства населения района.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не знает языка, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены ему государственным нотариусом или переводчиком, известным государственному нотариусу.

Если лицо не владеет языком, на котором составлен документ, оно подписывается на известном ему языке.

Нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Настоящие Правила, разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 50, ст. 4855; 2004, № 27, ст. 2711; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 27, ст. 2717; 2006, № 27, ст. 2881; 2007, № 1, ст. 21; № 27, ст. 3213; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; 2008, № 52, ст. 6236; 2009, № 1, ст. 14), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.
Правила нотариального делопроизводства регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Правила нотариального делопроизводства не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики, делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и иных нормативных правовых актов в данной сфере.
3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:
нотариус, занимающийся частной практикой;
в государственной нотариальной конторе – один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации на одного из работников, не являющегося нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы, указанные в пункте 3 настоящих Правил.
Работникам как частнопрактикующего нотариуса, так и государственной нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.
5. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации.
Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XII настоящих Правил. Проверка исполнения правил нотариального делопроизводства проводится один раз в четыре года.

II. Оформление документов
(документирование нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении), нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:
постановление нотариуса (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия: постановление о выдаче денежных средств на похороны наследодателя (статья 1174 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 49, ст. 4552; 2004, № 49, ст. 4855; 2006, № 23, ст. 2380; № 52, ст. 5497; 2007, № 1, ст. 21; № 49, ст. 6042; 2008, № 18, ст. 1939; № 27, ст. 3123) (далее — Кодекс), постановление об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство (статья 1155 Кодекса);
распоряжение нотариуса;
поручение нотариуса;
запрос нотариуса об истребовании сведений и документов.
7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:
наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы;
фамилия, инициалы, должность нотариуса;
дата и номер приказа о назначении на должность нотариуса;
наименование вида документа (постановление, распоряжение и т.д.);
дата документа;
регистрационный номер;
место составления документа;
заголовок к тексту (постановление об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);
текст документа;
подпись нотариуса;
оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8. Текст организационно-распорядительного документа нотариуса может подразделяться на вводную (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.
9. Организационно-распорядительные документы (в том числе постановления и распоряжения) регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов (форма № 1, приложение № 1).
10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
11. Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется порядком совершения нотариальных действий.

Письма нотариуса

12. Документы нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (ответы на запросы, поступившие к нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки, другие аналогичные документы), оформляются как письма на стандартном листе бумаги или с использованием личного бланка нотариуса, применяемого в соответствии с правилами, установленными разделом V Правил.
13. Письма нотариуса содержат следующие реквизиты:
фамилия, инициалы нотариуса;
должность;
наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы;
место составления документа;
дата документа;
исходящий регистрационный номер;
адресат;
текст письма;
отметка о наличии приложения;
подпись нотариуса.
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, кроме вышеуказанных реквизитов содержат заголовок, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. В справках может указываться дата и номер приказа о назначении на должность нотариуса.
14. Адресат письма указывается следующим образом.
При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент управления,
организации и контроля

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, должность и фамилия — в дательном, например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Департамент правового обеспечения
Главному специалисту-эксперту
И.О. Фамилия
При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью «Агропром»
И.О. Фамилия
При адресовании письма физическому лицу указываются его инициалы, фамилия, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:
И.О. Фамилия
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки,
Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.
Дата письма может оформляется как словесно-цифровым способом, например: 07 июля 2009 г.
Так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 07.07.2009.
16. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:

Нотариус                               (личная подпись)                                  И.О. Фамилия

При оформлении реквизита «подпись» на личном бланке нотариуса должность нотариуса не указывается.
При оформлении реквизита «подпись» на личном бланке нотариуса лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, обязательно указание в реквизите «подпись» его статуса, инициалов и фамилии, например:

Временно исполняющий
обязанности нотариуса                               (личная подпись)           И.О. Фамилия

17. При подписании документов, составленных комиссией, указывается распределение обязанностей в составе комиссии («председатель комиссии», «члены комиссии»).
18. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о … на 3 л. в 2 экз.
2.  Запрос о …на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2007 №113/06-07 и приложение к нему, всего на 3л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

19. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

20. Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору (входящие), проходят следующую обработку.
Проверяется правильность доставки документов; ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу об этом составляется акт (форма № 2, приложение № 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.
Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, времени их отправки и получения, а также в иных случаях, установленных настоящими Правилами.
21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.
Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданы нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства; нотариусу переданы для совершения протеста векселя и т.п.), заявителю выдается расписка, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма № 3, приложение № 3). Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку, которая хранится в деле нотариуса.
При подаче нотариусу копий документов в случаях, предусмотренных настоящим пунктом, заявителю по его просьбе также может быть выдана расписка (форма № 3, приложение № 3), подтверждающая получение нотариусом копий документов.
Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй – вручается заявителю.
22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).
23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (форма № 4, приложение № 4) в день их поступления.
24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции, и дата регистрации.
25. Документы, подлежащие специальному учету в порядке, определенном настоящими Правилами, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем – в книге специального учета.
26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента поступления для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).
Ответ по существу дается автору обращения не позднее 30 дней со дня поступления документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения документов.
27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии и почтовом адресе заявителя.
28. Обращение, не относящееся к компетенции данного нотариуса, не позднее семи дней со дня поступления возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.
29. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав, и т.д.), не позднее семи дней со дня поступления направляется ему с сопроводительным письмом.
Если нотариусу, получившему документ, не известно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для дальнейшей передачи по принадлежности.
О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.
30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и, в случае необходимости дан ответ заявителю.
Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой «в дело». Отметка также должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус.

IV. Обработка исходящих документов

31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий — свидетельства, акты и т.д.), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (форма № 5, приложение № 5). На исходящем документе ставятся регистрационный номер, присвоенный в указанном журнале, и дата регистрации. Документ подписывается нотариусом.
32. Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку (форма № 6, приложение № 6). Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.
33. Исходящие документы должны быть отправлены адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.
34. При отправлении документа его копия остается в делах нотариуса.

V. Печати с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом
от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696), Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 № 767 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).
36. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском простой круглой печати (без изображения государственной символики).
37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны быть выполнены штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы его печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации по акту, составленному в двух экземплярах, по установленной форме (форма № 7, приложение № 7).
39. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариуса сдается по акту в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации в случае, если меняется место нахождения нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы, указанные на печати.
40. После приема печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации акт утверждается территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации.
Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, другой экземпляр остается в территориальном органе Министерства юстиции Российской Федерации.
41. При оформлении документов (документировании) нотариусом могут использоваться различные бланки, в том числе личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариального действия.
Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, может использовать для составления писем, организационно-распорядительных документов личный бланк нотариуса, которого он замещает.
42. Личные бланки нотариуса должны изготавливаться на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и иметь следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы; адрес нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы. В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.
Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.
43. Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а не использованные нотариусом государственной нотариальной конторы — в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации по акту, составленному в двух экземплярах (форма № 8, приложение № 8).
44. Бланки в акте нумеруются по порядку. При внесении в акт однотипных бланков указывается их наименование и общее количество сдаваемых экземпляров. При сдаче пронумерованных бланков в акте указываются номера сдаваемых бланков.
Все экземпляры актов подписываются нотариусом с проставлением даты.
Экземпляр акта передается нотариусу, другой экземпляр остается в органе, принявшем бланки.
45. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании  удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего, голубого или фиолетового цвета.
46. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 настоящих Правил, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, сдаются комиссией, созданной для передачи дел нотариуса.

VI. Составление номенклатуры дел

47. Для учета создаваемых и получаемых нотариусом документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения (форма № 9, приложение № 9).
48. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, — в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой — в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для утверждения.
Утверждение составленной номенклатуры государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, а нотариуса, занимающегося частной практикой – приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации согласованного с нотариальной палатой.
49. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязаны в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации.
50. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе, — реестры, книги, журналы.
51. Номенклатура дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы составляется на основе Типовой номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
52. Типовая номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел нотариусов, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.
Снижение сроков хранения, установленных Типовой номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.
53. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Типовую номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с введением новых заголовков дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.
До внесения изменений в Типовую номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе ввести в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа «Срок хранения» вновь введенных дел заполняется только после внесения дополнений в Типовую номенклатуру дел, касающихся установления сроков хранения вновь введенных дел.
54. Индексация Типовой номенклатуры дел, обозначающая номер раздела номенклатуры и порядковый номер дела, включенного в соответствующий раздел Типовой номенклатуры, сохраняется для однородных заголовков дел в номенклатуре дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы.
В графе 1 номенклатуры дел в соответствии с индексацией однородных дел в Типовой номенклатуре дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру (исключение составляют введенные в номенклатуру дел в соответствии с пунктом 53 настоящих Правил новые заголовки дел, которым присваивается резервный номер соответствующего раздела номенклатуры дел).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, четко, в обобщенной форме отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому – свой номер.
В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество заведенных частей или томов дела.
Сроки хранения дел в графе 4 указываются в соответствии с Типовой номенклатурой дел, основанной на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г. (акт признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002 № 07/1110-ЮД)).
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении переходящих дел (например, переходящее с 2004 года), о незаведенных делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и др.
55. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами и не подлежат ежегодной перерегистрации.
Исключение составляют переходящие дела, заведенные до введения в действие настоящих Правил, в случаях, если индекс, присвоенный делу при заведении, не совпадает с индексом, который должен быть присвоен данному делу в соответствии с Типовой номенклатурой дел. При разработке номенклатуры дел в соответствии с настоящими Правилами такие переходящие дела подлежат перерегистрации. Заведенному ранее переходящему делу присваивается индекс в соответствии с Типовой номенклатурой дел, при этом индекс, который данное переходящее дело получило при его заведении, сохраняется и пишется через дробь (например: 1-9/II-7, где 1-9 – индекс данного переходящего дела, присвоенный ему в соответствии с Типовой номенклатурой дел, II-7 – индекс, присвоенный данному переходящему делу при его заведении).
56. В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
57. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов (форма № 10, приложение № 10).

VII. Формирование дел

58. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.
59. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле «Переписка» документы-запросы группируются с документами-ответами.
60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному завещанию);
— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
— помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте и телефонограммы.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
61. Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.
62. Постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.
Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариального действия.
63. Постановления и распоряжения нотариуса, не указанные в пунктах 61, 62 настоящих Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление или распоряжение нотариуса.

VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов
и составление описей дел

64. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
65. Дела нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).
66. При заведении дело помещается в обложку (форма № 11, приложение № 11) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку).
На обложке дела указываются реквизиты:
кем заведено дело — фамилия, инициалы нотариуса, занимающегося частной практикой; наименование государственной нотариальной конторы или наименование нотариального округа полностью прописью;
номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;
заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
дата дела. Датами заведения и окончания дела, в том числе, состоящего из нескольких томов, считаются даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. Даты оформляются словесно-цифровым способом;
количество листов в деле (томе). Проставляется в соответствии с данными листа-заверителя. При изменении нумерации листов в деле на обложке дела прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом;
срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).
67. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
68. Полное оформление дела после завершения его в делопроизводстве для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривает:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела;
заполнение всех реквизитов обложки дела.
69. При частичном оформлении дел осуществляется пересистематизация документов и нумерация листов, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
70. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.
71. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве.
72. При полном оформлении дела производится экспертиза ценности документов путем полистного просмотра находящихся в деле документов, с целью их отбора для последующего хранения или уничтожения, который не допускается только по заголовкам на обложках дел.
73. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007 г. № 49 ст. 6079; 2008 г. № 20 ст. 2253).
74. Для организации и проведения экспертизы ценности документов (дел) нотариусов, занимающихся частной практикой, или государственных нотариальных контор, отбора дел для дальнейшего хранения и к уничтожению создается экспертная комиссия
75. Экспертные комиссии образуются нотариальными палатами и территориальными органами Министерства юстиции Российской Федерации в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2.
76. Экспертиза документов проводится в процессе формирования, оформления дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив или на уничтожение.
77. Экспертиза документов осуществляется ежегодно нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, отвечающим за ведение нотариального делопроизводства, и экспертной комиссией.
78. При полном оформлении дела документы перегруппируются в прямой хронологической последовательности с января по декабрь.
79. Все листы дела, включая помещенные в дело конверты, нумеруются простым карандашом. Отдельно нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись.
Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.
Если дело состоит из нескольких томов, а том – из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.
При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) — неучтенные нумерацией листы, пропущенные номера листов, листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 неучтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.
Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.
80. Лист-заверитель (форма № 12, приложение № 12) подшивается в конце дела.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе), оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы.
На листе-заверителе должны отражаться любые изменения в оформленных делах: изъятие документов, добавление документов и др. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан; изменения оговариваются нотариусом, датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.
Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
81. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (форма № 13, приложение № 13). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указывается дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.
На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи по форме № 14 (приложение № 14).
В этом случае в графу «Вид документа» вносится только название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи.
Для более удобного поиска документа в деле следует конкретизировать вид документа путем указания лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например, «Договор купли-продажи квартиры между Фамилия И.О. и Фамилия И.О.».
Все документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые к нему, во внутренней описи не упоминаются. При этом в графе «№№ листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.
82. Внутренняя опись должна иметь итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.
83. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, подшиваются прочной нитью в обложку (или переплетаются, или скрепляются иным способом, обеспечивающим сохранность документов, в том числе с использованием новых технических средств) с учетом возможного свободного чтения текста всех документов; исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения» (пункт 151 настоящих Правил). Если текст документа слишком близко расположен к краю листа и может быть затронут при подшивке, что затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается данный документ. На место склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой. На бумажную наклейку ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (оттиск печати проставляется таким образом, чтобы часть изображения была расположена на бумажной наклейке, часть — на листе бумаги, на которую прикрепляется наклейка).
84. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел (форма № 16, приложение № 16; форма № 17, приложение № 17). Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
85. Опись дел составляется в четырех экземплярах, при передаче дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в трех экземплярах, в случае передачи дел государственной нотариальной конторы.
На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
86. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся в данной описи.
87. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
88. Описи дел рассматриваются экспертной комиссией.
89. Правильность отбора дел для архивного хранения или правильность указания этих дел в описи проверяется членами экспертной комиссии путем полистного просмотра дел, отобранных нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой. По результатам изучения документов экспертная комиссия принимает решение, которое оформляется протоколом.
90. В случае принятия членами экспертной комиссии решения об исключении из представленной описи дела (тома), текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.
91. Опись дел постоянного хранения после одобрения экспертной комиссией представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации (описи дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации (описи дел государственной нотариальной конторы).
В аналогичном порядке утверждаются описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
92. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора, подшивка к договорам соглашений об их расторжении или изменении, подшивка к завещанию распоряжения о его отмене) производится переформирование дела.
93. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более пяти листов, допускается проставление литерных номеров листов (пункт 79 настоящих Правил). Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель, составляется справка о причинах переформирования дела, датируемая и подписываемая нотариусом. Данная справка подшивается в конец дела.
94. Документы, хранящиеся в делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:
лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);
работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения; документа, на основании которого производится изъятие.
Лицам, на имя которых были оформлены возвращаемые из дел нотариуса документы (их представителям) документы выдаются по письменному заявлению, в котором указываются причины возврата документов.
Возврат или изъятие документов из дела нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается; изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии изъятых документов, идентичность которых подлинникам заверена подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие: протокол выемки, определение (запрос) суда, заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие. В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело. Меняется нумерация листов дела. Если количество листов в деле уменьшается на 5 листов или менее, нумерация листов дела может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах листов. В случае увеличения количества листов в деле нумерация меняется в порядке, предусмотренном пунктом 79 настоящих Правил.
О причинах переформирования дела составляется справка, датируемая и подписываемая нотариусом, справка подшивается в конец дела.
Возвращаемые или изымаемые из дел нотариуса документы, выдаются нотариусом под расписку (форма № 6, приложение № 6), которая подшивается в дело.
95. Переформированные дела вновь сшиваются. Уточняется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.
96. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие документов, также изымаются из дела после возвращения документов, и подшиваются нотариусом в специальное номенклатурное дело «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Дело вновь сшивается.
97. При выдаче нотариусом в случаях, установленных законодательством, справок, сведений о совершенных нотариальных действиях (кроме случаев выдачи таких справок или сведений лицам, в отношении которых совершались указанные нотариальные действия, или их представителям, или по требованию нотариальной палаты), такие справки (сведения) составляются в двух экземплярах, один из которых остается у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, и хранится в специальном деле «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Документы, на основании которых нотариусами выдавались справки, сведения о совершенных нотариальных действиях, подшиваются вместе с экземпляром справки или сведений.
98. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных
и сшитых листов заверяется подписью должностного лица нотариальной палаты и заверяется печатью нотариальной палаты; для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и заверяется печатью территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.

IX. Временное хранение дел. Передача дел

99. Дела — в том числе реестры, книги, журналы — постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированные у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, с момента их заведения до момента передачи в архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования.
100. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.
101. Дела постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения по месту формирования хранятся в течение 75 лет с момента их заведения.
102. По истечении срока временного хранения дела для передачи в архив отбираются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, отвечающим за ведение нотариального делопроизводства.
103. Дела, отбираемые для передачи в архив, должны быть полностью оформлены (пункт 68 настоящих Правил).
104. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, одновременно с передачей полномочий передаются номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.
105. Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, и передача дел нотариуса учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса по установленной форме (форма 18, приложение 18). В данном журнале фиксируется каждый факт передачи нотариусом полномочий и дел лицу, замещающему его, и приема полномочий и дел нотариусом от указанного лица.
Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в отдельное дело.
106. В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, на которого возложено ведение делопроизводства, дела и документы как законченные производством, так и находящиеся в производстве (далее также – дела), передаются ими по акту:
нотариусом, занимающимся частной практикой, — другому нотариусу, определенному совместным решением территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты;
нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе,  нотариусу, отвечающему за ведение нотариального делопроизводства в государственной нотариальной конторе;
нотариусом, отвечающим за ведение нотариального делопроизводства в государственной нотариальной конторе, — другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному совместным решением территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты;
работником, на которого возложено ведение делопроизводства, — нотариусу, занимающемуся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусу, отвечающему за ведение нотариального делопроизводства, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
В исключительных случаях дела нотариуса, занимающегося частной практикой, могут быть переданы на временное хранение в нотариальную палату, а дела государственной нотариальной конторы – в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации на основании совместного решения территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты по описи (форма № 15, приложение № 15).
Срок передачи дел не должен превышать тридцати дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой. При увольнении лица, отвечающего за ведение нотариального делопроизводства, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.
107. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, передаются другому нотариусу (назначаемому в соответствии с пунктом 106 настоящих Правил) комиссией, специально создаваемой для этого совместным решением территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты. Порядок создания и работы таких комиссий определяется совместным решением нотариальной палаты и территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
Дела передаются по акту приема-передачи, который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии. Срок передачи дел не должен превышать двух месяцев с момента наступления обстоятельств, указанных в абзаце первом настоящего пункта.
Дела передаются комиссией в порядке, установленном настоящими Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагается на членов комиссии.
108. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 настоящих Правил, нотариальная палата и территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации обязаны обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу, ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.
109. При изменении территории деятельности нотариуса он обязан передать по акту документы другому нотариусу в соответствии с решением, принятым территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальной палатой, за исключением случаев, когда измененная территория деятельности нотариуса охватывает несколько единиц административно-территориального деления, включая прежнюю территорию деятельности нотариуса.
110. Работник, отвечающий за ведение делопроизводства, при увольнении должен передать все дела, находящиеся в делопроизводстве, нотариусу, занимающемуся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусу или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.
111. В случаях, предусмотренных пунктами 106, 107, 109, 110 настоящих Правил, передаче подлежат все дела, включая реестры, книги, журналы, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены (пункт 68 настоящих Правил); дела, срок хранения которых не превышает десяти лет, могут передаваться частично оформленными (пункт 69 настоящих Правил).
112. Дела передаются по акту (форма № 19, приложение № 19), составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации), а также лиц, принимающих и передающих дела.
113. Дела вносятся в акт по разделам: дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет); дела временного хранения (до 10 лет).
Дела (тома) в акте нумеруются.
114. В конце акта делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.
115. После передачи дел все экземпляры акта подписываются как нотариусом (работником), передающим дела, так и нотариусом (работником), их принимающим, с проставлением даты. Подписи нотариусов заверяются оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской федерации.
116. Подписанный акт направляется на утверждение нотариальной палаты и территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).
Экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, а также передается нотариусам (лицам), принимающим и передающим дела.
117. Срок передачи дел не должен превышать тридцати дней со дня наступления событий, указанных в пунктах 109-110 настоящих Правил.
118. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по независящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом и т.п.), в отношении которых нотариусу не известно, будут ли они исполнены в дальнейшем, подлежат полному оформлению и передаче в архив.

X. Уничтожение дел

119. Отбор дел к уничтожению производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, на которое возложено ведение нотариального делопроизводства.
120. Дела, срок хранения которых истек в соответствии с номенклатурой дел, выделяются к уничтожению.
Производится полистный просмотр дел с целью их отбора к уничтожению. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.
Экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов.
121. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении дел к уничтожению (форма № 20, приложение № 20) в четырех экземплярах — при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в трех экземплярах, в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.
Акт подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, отвечающим за ведение делопроизводства, с проставлением даты. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
122. Акт представляется на одобрение экспертной комиссии.
На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия при необходимости может потребовать включения в опись дел постоянного или временного хранения документов, отобранных к уничтожению.
В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел, его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником, ответственным за делопроизводство).
123. Акт, одобренный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган федерального органа исполнительной власти (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
124. Дела, отобранные к уничтожению, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение тридцати дней со дня утверждения акта.
Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованию об их неразглашении и о невозможности восстановления текста уничтоженных документов.
125. На акте о выделении дел к уничтожению делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, отвечающим за ведение делопроизводства, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
126. Один экземпляр акта с отметкой об уничтожении дел хранится в делах органа, утвердившего акт, по одному экземпляру передается экспертной комиссии и нотариусу.

XI. Особенности делопроизводства отдельных видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

127. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства. В частности, таким документом может быть заявление о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.п.
128. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу как на личном приеме, так и по почте.
Подлинные документы, поданные на личном приеме, принимаются нотариусом под расписку, в которой указывается дата принятия и реквизиты каждого документа. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма № 3, приложение № 3).
Возврат подлинных документов подателю также производится под расписку, которая помещается в дело (форма № 6, приложение № 6).
При подаче нотариусу копий документов подателю по его просьбе также может быть выдана расписка, подтверждающая получение нотариусом копий документов.
129. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел (форма № 21, приложение № 21). В случае поступления такого документа по почте, он также регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции.
130. Документ, указанный в пункте 127, помещается в наследственное дело, которому присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 – порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 – год заведения наследственного дела.
131. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графе 1 и графе 2 Книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.
132. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел (форма № 22, приложение № 22).
133. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к конкретному наследственному делу заявления. В том числе, — заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в Книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении шести месяцев, установленных Кодексом (статья 1154) для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника (статья 1153 Кодекса), поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежаще оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.
134. При поступлении к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, иных заявлений, они регистрируются только в графе 1 Книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление.
135. Поручение о принятии мер по охране или по управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (форма № 23, приложение № 23) или в Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (форма № 24, приложение № 24).
В случае поступления поручения по почте, оно регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем – в соответствующей Книге учета заявлений (поручений).
136. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку (форма № 25, приложение 25).
137. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе, документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и к управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, экземпляр справки о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан в порядке наследования – в случае необходимости представления указанной справки в соответствии с законодательством, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).
При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия, экземпляр постановления также помещается в наследственное дело.
138. По общему правилу производство по наследственному делу считается законченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX настоящих Правил) после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам.
139. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:
а) вступило в законную силу решение суда, разрешившего по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается законченным со дня вступления в законную силу решения суда и оформляется для временного хранения;
б) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое заведено на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон (статья 1174 Кодекса), состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя на основании пункта 3 статьи 1174 Кодекса, и в течение срока, установленного законодательством для принятия наследства, не происходит движения по указанному наследственному делу (не поданы новые документы), по истечении года со дня открытия наследственное дело считается законченным и готовится к оперативному хранению.
140. Производство по наследственному делу прекращается отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.
141. При подготовке законченного наследственного дела к временному хранению:
а) документы подшиваются в следующем порядке:
копия свидетельства о смерти наследодателя;
заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке);
заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке);
документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);
справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;
документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;
запросы нотариуса, сделанные для установления состава наследственного имущества, и ответы на них;
свидетельство о праве на наследство;
справка о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан в порядке наследования, направленная в налоговый орган (в случае необходимости представления указанной справки в соответствии с законодательством);
иные приобщенные к наследственному делу документы;
б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись находящихся в нем документов.
142. Законченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство (пункт 2 статьи 1162 Кодекса) или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного (пункт 2 статьи 1155 Кодекса). При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись, в лист-заверитель. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: «Аннулировано. Постановление об аннулировании от ______ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за №______».

Направление наследственных дел по принадлежности

143. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества – в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте и т.п.) производится в следующем порядке:
подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;
составляется внутренняя опись документов;
снимается копия наследственного дела, включая копию обложки;
подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.
144. Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для пересылки соответствующему нотариусу.
145. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером – отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу Министерства юстиции Российской Федерации.
146. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу (пункты 129-132 настоящих Правил). Нотариус, который уже завел наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела (пункт 134 настоящих Правил).
В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).
147. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство, и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.
148. При направлении копии наследственного дела:
снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле;
заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации верность копии каждого отдельного документа, находящегося в наследственном деле, в том числе – внутренней описи;
копия наследственного дела прошивается;
листы копии наследственного дела нумеруются, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;
копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.
Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в соответствующий территориальный орган Минюста России для пересылки нотариусу.
149. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу Минюста России); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу Минюста России) заказной бандероли (заказного письма); а в случае доставки копии наследственного дела курьером – отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) соответствующему нотариусу или территориальному органу Министерства юстиции Российской Федерации.
Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявление наследника, запрос нотариуса и др.).

Принятие закрытого завещания

150. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом в соответствии со статьей 1126 Кодекса конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания – в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения – помещаются в дело «Конверты хранения».
151. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (зажимами, прозрачными файлами и т.п.).
152. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 79 настоящих Правил, но не прошиваются.
Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания (форма № 68 Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10.04.2002 № 99), а также распоряжение об отмене закрытого завещания в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения.
153. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний (форма № 26, приложение № 26) с пометкой «закрытое». После вскрытия закрытого завещания в Алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания.
154. Объем дела «Конверты хранения» (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.
155. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело «Конверты хранения» может быть переходящим (пункт 55 настоящих Правил).
156. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка о причине и дате изъятия документов (форма № 27, приложение № 27).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания.

157. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением  подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции, затем – в Книге учета дел закрытых завещаний (форма № 28, приложение № 28).
В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается подателю.
158. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в Книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и в Книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается подателю.
Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, сохраняется и хранится в деле закрытого завещания.
159. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело «Закрытое завещание» с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в Книге учета дел закрытых завещаний и года заведения дела. Например, 3-2005, где 3 — порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в Книге учета дел закрытых завещаний; 2005 – год заведения дела закрытого завещания.
160. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку по форме № 29 (приложение № 29).
161. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (форма № 30, приложение № 30). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.
162. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.
163. Производство по конкретному закрытому завещанию считается законченным и дело готовится для временного хранения (глава IX настоящих Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.
Производство по делу закрытого завещания может быть закончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Депозит нотариуса

164. Первый поступивший к нотариусу документ, свидетельствующий о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги, является основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса. В частности, такими документами могут быть заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг; опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом); заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).
165. Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции, затем – в Книге учета депозитных операций (форма № 31, приложение № 31). Исключением является составление документа, послужившего основанием для начала производства, тем же нотариусом, в чей депозит вносятся наличные деньги. В этих случаях документ, являющийся основанием для начала производства по принятию денег в депозит нотариуса, регистрируется сразу в Книге учета депозитных операций.
166. К документам конкретной депозитной операции помещаются все документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.
167. О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение по форме № 32 (приложение № 32). Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.
168. Производство по конкретной депозитной операции считается законченным и дело готовится для временного хранения в случае:
— передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;
— выдачи закладной ее владельцу;
— возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;
— перечисления нотариусом в соответствующий бюджет невостребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.
169. Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие – принять в депозит деньги и ценные бумаги, если указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

Вексельные протесты

170. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции.
171. Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указывается дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма № 3, приложение № 3).
Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку (форма № 6, приложение № 6), которая помещается в дело.
К материалам вексельного протеста приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.
Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.
172. К документам вексельного протеста приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы, подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица и т.д.
173. Производство по протесту конкретного векселя считается законченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).
174. Производство по протесту конкретного векселя прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие – осуществить вексельный протест, если указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

XII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой

175. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, настоящих Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.
176. Проверки исполнения правил нотариального делопроизводства осуществляются комиссией, в которую входят представители территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты, на основе принципа равного представительства. Численный состав комиссии не может быть менее 2 человек.
177. Персональный состав комиссии утверждается приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты по каждой проверке отдельно.
178. Плановые проверки правил нотариального делопроизводства проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты.
179. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариусов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).
180. Утвержденные ежегодные графики доводятся до сведения членов комиссии и нотариусов, подлежащих проверке, в течение 3 рабочих дней со дня утверждения графика.
181. Конкретная дата проверки подлежит доведению до сведения членов комиссии не позднее, чем за семь дней до ее проведения.
О конкретной дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за пять рабочих дней до намеченной даты проверки.
182. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам, член комиссии должен письменно известить об этом территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальную палату.
183. При возникновении в срок, предусмотренный пунктом 183 настоящих Правил, непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки с соблюдением условия равного представительства от территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты.
184. В случае увольнения сотрудника территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации и решением нотариальной палаты вносятся соответствующие изменения.
185. Члены комиссии проверяют правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
186. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:
фамилия имя, отчество нотариуса,
данные лицензии на право нотариальной деятельности и приказа о назначении на должность нотариуса,
место нахождения нотариальной конторы,
замечания, выявленные в ходе проверки со ссылкой на конкретные пункты настоящих Правил,
предложения по результатам проверки.
187. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом настоящих Правил следует описать те из них, которые, с целью обмена положительным опытом, могут быть рекомендованы другим нотариусам.
188. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее семи дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она поводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение пятнадцати дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа Минюста России. Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе Министерства юстиции Российской Федерации, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.
В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он, подписывая справку, вправе представить свои письменные возражения.
В случае выявления в ходе проверки нарушений правил нотариального делопроизводства, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальная палата назначают проведение повторной проверки нотариуса, допустившего нарушения правил нотариального делопроизводства.
189. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения настоящих Правил. При проведении повторной проверки проводится сплошная проверка исполнения правил нотариального делопроизводства за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее, помимо сведений, указанных в пункте 186 настоящих Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.
190. В случае выявления в ходе проверки соответствующего нотариуса фактов нарушений правил нотариального делопроизводства, нотариальной палатой должен быть решен вопрос о применении к нотариусу, допустившему нарушения, мер дисциплинарного воздействия.
191. При поступлении в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом правил нотариального делопроизводства, по предложению нотариальной палаты или территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации назначается проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом настоящих Правил. Решение о проведении внеплановой проверки должно быть принято не позднее пятнадцати дней с момента поступления требования территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации или нотариальной палаты о проведении внеплановой проверки.
192. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 186-188.
193. В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил, территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальная палата назначают проведение повторной проверки нотариуса, допустившего нарушения правил нотариального делопроизводства.

ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР»

Приказ

В целях совершенствования постановки делопроизводства в государственных нотариальных конторах приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР.

Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденную Верховным Судом РСФСР 28 января 1966 года.

2. Министрам юстиции автономных республик, начальникам отделов юстиции исполкомов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся организовать изучение Инструкции работниками государственных нотариальных контор и обеспечить ее правильное применение.

Министр
В.М.БЛИНОВ

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Минюста РСФСР
от 19 августа 1976 г. N 32

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР1. Общие положения

1.1. От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе в большей мере зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Старший государственный нотариус (государственный нотариус), возглавляющий нотариальную контору <*>, должен постоянно совершенствовать делопроизводство, внедряя научную организацию труда, передовые методы и формы работы с документами, механизацию делопроизводства.

<*> В дальнейшем старший государственный нотариус и государственный нотариус, возглавляющие нотариальную контору, будут именоваться «старший нотариус».

1.2. Настоящей инструкцией устанавливается единый порядок ведения делопроизводства во всех государственных нотариальных конторах РСФСР.

1.3. Инструкция составлена на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований ГОСТов на управленческую документацию и Типовой инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденной Министерством юстиции СССР.

1.4. В соответствии со ст.10 Закона РСФСР о государственном нотариате нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или национального округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, — на языке большинства населения района.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший нотариус.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

1.6. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение 1):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4);

д) контрольная картотека (или папка).

1.7. Прием, регистрация и выдача поступивших в депозит государственной нотариальной конторы денежных сумм и ценных бумаг ведутся по правилам, установленным Инструкцией о порядке учета депозитных операций в государственных нотариальных конторах СССР, утвержденной Приказом Министра юстиции СССР от 1 августа 1975 г. N 20.

2. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденной приказом Министра юстиции РСФСР 31 января 1975 г. N 5, и Указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденными Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2).

2.2. Оформление документов, предназначенных для действия за границей, производится в соответствии с указаниями, изложенными в Инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 15 октября 1971 г. об оформлении документов, предназначенных для действия за границей.

2.3. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

2.4. Наименование вида документа (приказ, справка, отчет и т.д.) должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

2.5. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297), независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

2.6. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

— документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

— наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

— при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном;

— почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

2.7. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью (20 января 1976 г.) или тремя парами арабских цифр (10.02.76). Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

2.8. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например, «старший государственный нотариус (подпись) Н.А.Сергеев».

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Регистрации подлежат все документы (в т.ч. заявления), требующие исполнения государственной нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь письма, поступившие в адрес общественных организаций, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью государственной нотариальной конторы не связаны.

3.2. При приеме поступающей в государственную нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (прил.1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией.

3.4. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой «лично» передаются по назначению.

3.5. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (прил.1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.6. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

3.7. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

3.8. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях

— на следующий день.

3.9. Старший нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается нотариальной конторой к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

3.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «в дело» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.11. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (прил.1, форма N 2).

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.12. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (прил.1, форма N 3).

3.13. Выдача, дубликатов документов производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший нотариус.

4.2. На контроль обязательно берутся документы, поступившие из партийных и советских органов, редакций газет, журналов, радио и телевидения, Министерства юстиции СССР, министерств юстиции РСФСР и автономных республик, отделов юстиции исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся, от депутатов Советов депутатов трудящихся с указанием (просьбой) сообщить о результатах рассмотрения, а также письма, жалобы и заявления военнослужащих и членов их семей.

Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

4.3. Для осуществления контроля за исполнением документов в первых и наиболее крупных нотариальных конторах ведутся карточки, в остальных нотариальных конторах — специальные контрольные папки.

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

5.1. Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции, и оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38-72 и 6.39-72 (прил.1. форма N 6).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

5.2. Номенклатура утверждается старшим нотариусом и согласовывается с районным (городским) архивным учреждением.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

5.3. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

5.4. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

5.5. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (прил.1, форма N 7) и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

5.6. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

5.7. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряда) того года, к которому они относятся по своему содержанию, не зависимо от времени их составления.

5.8. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ И ПОДГОТОВКА ИХ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.

6.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

6.3. Учет и хранение документов производится в порядке, установленном Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции, утверждаемыми Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Кроме того, в случаях, предусмотренных в п.37 Инструкции Министерства юстиции РСФСР о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, может быть возвращен продавцу (дарителю) правоустанавливающий документ (или его дубликат), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.

6.5. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.8 Закона РСФСР о государственном нотариате.

6.6. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

6.7. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив — подпись, дата».

6.8. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой и ГОСТом 17914-72 (прил.1, форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

6.9. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (прил.1, формы NN 9, 10), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.10. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (прил.1, форма N 11).

6.11. В ходе подготовки документов к последующему хранению в государственном архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотариальной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом министра юстиции автономной республики или начальника отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся в составе 3-х человек.

6.12. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в государственном архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерств юстиции СССР и РСФСР.

6.13. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

6.14. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

6.15. По всем неясным вопросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Отдел нотариата
Министерства юстиции РСФСР

Приложения

Приложение 1

Приложение 1. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НАРЯДОВ) ГОСУДАРСТВЕННОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫI. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

I-1. Приказы и указания Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР, министерства юстиции автономной республики, отделов юстиции краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся по вопросам нотариата.

I-2. Планы работы и справки об их выполнении.

I-3. Статистические отчеты и объяснительные записки о работе государственной нотариальной конторы.

I-4. Справки и акты о результатах проверки работы государственной нотариальной конторы.

I-5. Протоколы производственных совещаний.

I-6. Приказы и другие документы по личному составу.

I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

I-8. Справки об оказании методической помощи исполкомам местных Советов в совершении нотариальных действий и о проведении работы по пропаганде правовых знаний.

I-9. Переписка с учреждениями и организациями по вопросам предупреждения правонарушений.

I-10. Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы.

I-11. Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них.

I-12. Номенклатура дел нотариальной конторы.

I-13. Описи документальных материалов, сданных в архив.

I-14. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

I-15. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

I-16. Книга жалоб и предложений.

I-17. Журнал учета вызовов нотариуса на дом и разъездов сотрудников в рабочее время.

II. СОВЕРШЕНИЕ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ

II-1. Договоры о предоставлении земельных участков для строительства жилых домов на праве личной собственности.

II-2. Договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы, на основании которых они удостоверены.

II-3. Извещения и сообщения о наложении и снятии запрещений (арестов) отчуждения жилого дома (части дома) или квартиры в многоквартирном доме жилищно-строительного коллектива индивидуальных застройщиков.

II-4. Прочие договоры.

II-5. Доверенности.

II-6. Нотариально удостоверенные завещания и завещания, удостоверенные должностными лицами, перечисленными в ст.17 Закона РСФСР о государственном нотариате.

II-7. Наследственные дела.

II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов*;

II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц а живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

II-12. Документы по совершению депозитных операций.

II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

II-14. Акты о морских протестах.

II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

II-17. Личные дела юридических лиц.

II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

II-21. Реестры для регистрации запрещений отчуждения жилых домов (частей домов), а также арестов, наложенных на дома судебными и следственными органами.

II-22. Книга учета наследственных дел.

II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

II-25. Алфавитная книга учета запрещений отчуждения жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома.

II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.

Если свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело.

Форма N 1
к пп.1.6, 3.5

ФОРМА N 1 ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 2
к пп.1.6, 3.11

ФОРМА N 2 ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 3
к пп.1,6, 3.12

ФОРМА N 3 РАЗНОСНАЯ КНИГА ДЛЯ МЕСТНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 4
к п.1.6

ФОРМА N 4 КНИГА ЖАЛОБ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Форма N 5
К п.3.3

ФОРМА N 5 РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП

Форма N 6
к п.5.1

ФОРМА N 6 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Итого

Подпись

Гриф согласования с архивным учреждением

Форма N 7
К п.5.5

ФОРМА N 7 КНИГА УЧЕТА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ

Форма N 8
К п.6.8

ФОРМА N 8 ДЕЛО

Форма N 9
К п.6.9

ФОРМА N 9 ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Форма N 10
К п.6.9.

ФОРМА N 10. ОПИСЬ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

     Утвержденоrn     Протокол ЭПК ____________________rn                     (наименованиеrn rn     _________________________________rn     архивного учреждения)rn     __________ N ____________________rn       (дата)rn rn                         МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РСФСРrn rn_____________________________ государственная нотариальная контораrn rn                            Опись N ___________rn rn                         ДЕЛА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯrn                              за 19______ годrn 

NN пп 

Индексы дел 

Заголовки дел 

Даты 

Количество 
листов 

Примечания 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

rn     В данный раздел включено __________________ делrn                                   (цифрами)rn     с N __________ по N ______________rn__________________________________________________________________rn     (должность, фамилия, инициалы составителя)rn rn     Итоговую запись к разделу описи за __________ год заверяю:rn rn     Подпись ____________________________________________rn             (должность, инициалы, фамилия ответственногоrn              за делопроизводство)rn rn     Председатель экспертной комиссии  ________________________rn                                                (подпись)rn     Датаrn rn     Согласовано:rn     _____________________________________rn     (старший государственный нотариус)rn rn     Форма годового раздела описиrn rn rn 

Форма N 11
К п.6.10

ФОРМА N 11. АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Министерство юстиции РСФСР                Утверждаюrn_________________ государственная         ________________________rn(наименование)    нотариальная            (старший государственныйrn                  контора                 нотариус, его инициалыrn                                          фамилия)rn rn                                          Подписьrn                                          Датаrn rn                                   АКТrn     Дата ____________________              Индекс ________________rn     ______________________________________________________________rn                           (место составления)rn rn                О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛrn rnОснование: приказ N ____________ от _____________________(дата)rnСоставлен: экспертной комиссиейrnПредседатель комиссии: ___________________________________________rn                         (должность, инициалы, фамилия)rnЧлены комиссии: __________________________________________________rn                         (должности, инициалы, фамилии)rnПрисутствовали: __________________________________________________rn                         (должности, инициалы, фамилии)rn     Комиссия, руководствуясь перечнем ___________________________rn                                            (название перечня)rnотобрала  к   уничтожению   как   не  имеющие  научно-историческойrnценности  и утратившие практическое значение следующие документы иrnдела.rn__________________________________________________________________rn__________________________________________________________________rn  (наименование государственной нотариальной конторы, в которойrn     отобраны документы, не подлежащие дальнейшему хранению)rn 

NN
пп

Годы 
документов
и дел 

Заголовки 
документов 
и дел, 
индекс 
дел по 
номенклатуре,
описи 

Пояснения

Количество
документов
и дел 
(томов) 

Номера 
статей по
перечню 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Всего дел __________________________________rn                (цифрами и прописью)rnПредседатель экспертной комиссии _________________________________rn                                   (фамилия, инициалы)rnПодписьrn rnЧлены:             Подписи _______________________________________rn                                   (фамилии, инициалы)rn rnДокументы измельчены  и сданы для уничтожения конторе по заготовкеrnвторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от _________ (дата)rn rnПредседатель экспертной комиссииrn                                 Подпись _________________________rn rn rn 

Форма N 12

ФОРМА N 12. АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ

Форма N 13

ФОРМА N 13. АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАВЕЩАНИЙ

Форма N 14

ФОРМА N 14. КНИГА УЧЕТА ЗАЯВОК ПО ПРИНЯТИЮ МЕР К ОХРАНЕ НАСЛЕДСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА

Форма N 15

ФОРМА N 15. АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАПРЕЩЕНИЙ ОТЧУЖДЕНИЯ ЖИЛЫХ ДОМОВ И АРЕСТОВ, НАЛОЖЕННЫХ НА ЖИЛЫЕ ДОМА

: Нумерация граф приведена в соответствии с официальным текстом документа

Форма N 16

ФОРМА N 16. КНИГА УЧЕТА ЦЕННОСТЕЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ

Зарегистрирован в Минюсте РФ 23 апреля 2014 г.

Регистрационный N 32095

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. 1), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. 5), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

Министр А. Коновалов

Утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17 декабря 2012 г.

Утверждены приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 г. N 78

Правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее — территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее — нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые проступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

постановления (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с законодательством Российской Федерации нотариального действия, например: постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателей, постановления об аннулировании ранее выданных свидетельств о праве на наследство);

приказы;

распоряжения.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение и т.д.);

наименование документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1).

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Оформление реквизитов документов

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются в соответствии с настоящей главой.

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дата;

д) исходящий регистрационный номер;

е) заголовок к тексту;

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения;

и) подпись нотариуса.

Письма нотариусов помимо вышеуказанных реквизитов содержат сведения об адресате.

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «ж» настоящего пункта могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

14. Адресат письма указывается следующим образом.

При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент

организации и контроля

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия — в дательном, например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

Департамент правового обеспечения

Главному специалисту-эксперту

отдела

И.О. Фамилия

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

общества с ограниченной

ответственностью

«Агропром»

И.О. Фамилия

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2009 г.,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

07.07.2009.

16. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ («нотариус», «временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса»), личная подпись и ее расшифровка, например:

Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия

Временно исполняющий

обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности «ВРИО».

17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о… на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 3). Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти).

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение N 4) в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

IV. Обработка исходящих документов

31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 5).

На исходящем документе ставятся регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

32. Исходящие документы передаются непосредственно адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте.

33. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

34. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. 1), ст. 4022, Указом Президента Российской Федерации от 22 июля 2002 г. N 767 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. 3), ст. 5587), ГОСТом Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

36. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса, наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати, в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса, при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах (приложение N 6).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган в следующие сроки:

в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, — не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;

в иных случаях — не позднее тридцати дней с момента наступления событий, указанных в настоящем пункте.

39. Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации утверждается начальником территориального органа.

Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа.

40. При оформлении документов (документировании) нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий; нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы.

41. Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

43. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение N 7). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

VI. Составление номенклатуры дел

44. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год (приложение N — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

45. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой — в территориальный орган для утверждения.

Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты. Оба экземпляра утвержденной номенклатуры дел возвращаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору.

В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

46. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязан в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

48. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) (далее — Примерная номенклатура дел).

49. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, определении сроков хранения дел, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

50. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа «Срок хранения» заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому — свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве.

Сроки хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения, указанными в Примерной номенклатуре дел.

В графе 5 номенклатуры дел «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о неначатых делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и т.д.

52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

53. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

54. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году (приложение N 9), являющейся самостоятельным документом.

В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел.

В графе 3 итоговой записи указывается количество дел, не завершенных в текущем году и перешедших на следующий год.

В строке итоговой записи «Наследственные дела» учитываются наследственные дела, заведенные в текущем году и перешедшие с прошлого года. Наследственные дела не учитываются в строке «Постоянно».

Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре, один экземпляр итоговой записи в порядке, установленном пунктом 45 Правил направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

VII. Формирование дел

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов «т. 1», «т. 2» и т.д.

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий и постановления о приостановлении совершения нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными или приостановленными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел

62. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела считается дата первого документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится заголовок дела и порядковый номер тома, части тома.

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

68. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий год (приложение N 11 и N 12), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 13).

71. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611).

72. Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, создается экспертная комиссия.

73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты и территориального органа.

По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

74. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

75. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том — из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе), листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

76. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение N 14). К наследственным делам лист-заверитель не составляется.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и т.д. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

77. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах (приложение N 15). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.

На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (приложение N 16). В этом случае в графу «Вид документа» вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например, «Договор купли-продажи квартиры между (фамилия, имя, отчество) и (фамилия, имя, отчество)».

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу и подшитых к нему, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе «Номера листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание».

78. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

79. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения». Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть — на листе. При этом указывается следующая надпись: «В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __листов документов, +___ листов внутренней описи, + лист-заверитель».

80. В течение двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела постоянного, отдельно на оконченные дела временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно на оконченные наследственные дела составляется опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение N 17).

81. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи.

82. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

83. Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган в течение двух месяцев по окончании календарного года.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.

84. В случае принятия нотариальной палатой или территориальным органом решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.

85. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора) производятся переформирование и переоформление дела.

86. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 75 Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

87. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

88. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 75 Правил.

89. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

90. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

91. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и заверяется оттиском печати территориального органа.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, нотариусам, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальном органе, при этом на реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

IX. Временное хранение дел. Передача дел

92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.

93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.

97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение N 19).

98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующие дела.

99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

нотариусом, занимающимся частной практикой, — другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;

нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 7 календарных дней до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, находящиеся в его производстве наследственные дела для дальнейшего ведения и выдачи свидетельств о праве на наследство, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном в настоящем пункте.

100. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы — представитель территориального органа.

Срок передачи дел продлевается приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение (приложение N 20), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.

Дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту.

101. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

102. В случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат дела, связанные с оформлением наследственных прав. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.

При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 68 Правил.

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальный орган.

103. Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.

104. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: «Нотариальные реестры, книги, журналы», «Наследственные дела», «Иные номенклатурные дела».

105. В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающиму дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

107. Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).

Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие — передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

108. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.

X. Уничтожение дел

109. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в трех экземплярах — при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в двух экземплярах в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

115. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, остальные передаются нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату и территориальный орган, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

XI. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

117. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу, как на личном приеме, так и по почте.

119. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел (приложение N 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

121. Документ, указанный в пункте 117 Правил, помещается в наследственное дело, а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 — порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 — год открытия наследственного дела.

122. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.

123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел (приложение N 22).

124. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.

125. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются только в графе 1 книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, по которому поступило заявление.

126. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (приложение N 23) или в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (приложение N 24).

В случае поступления поручения по почте оно регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в соответствующей книге учета заявлений (поручений).

127. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку наследственного дела (приложение N 25).

128. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).

129. При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия экземпляр постановления помещается в наследственное дело.

130. После выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).

131. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:

а) вступило в законную силу решение суда, разрешившего по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня вступления в законную силу решения суда;

б) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство в течение 5 лет со дня открытия наследства;

г) наследственное имущество отсутствует;

д) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство.

132. Производство по наследственному делу прекращается в связи с отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

а) документы в деле подшиваются в следующем порядке:

копия свидетельства о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке);

иные заявления (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и т.д.) или их копии;

справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельство о праве на наследство;

письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

иные документы;

б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

134. Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: «Аннулировано. Постановление об аннулировании от____________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за N___».

Направление наследственных дел по принадлежности

135. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

136. Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в соответствующий территориальный орган для пересылки нотариусу.

137. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

138. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с пунктами 120 — 123 Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с пунктом 125 Правил.

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

139. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

140. При направлении копии наследственного дела:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе — внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.

141. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу) заказной бандероли (письма), а в случае доставки копии наследственного дела курьером — соответствующий документ с отметкой получателя о вручении заказной бандероли (письма) нотариусу или территориальному органу.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение 7 рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса и т.д.).

Принятие закрытого завещания

142. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания — в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения — помещаются в дело «Конверты хранения».

143. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.).

144. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 75 Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

145. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний (приложение N 26) с пометкой «закрытое». После вскрытия закрытого завещания в алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

146. Объем дела «Конверты хранения» (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

147. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело «Конверты хранения» может быть переходящим.

148. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов (приложение N 27).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания

149. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний (приложение N 28).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

150. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

151. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело «Закрытое завещание» с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела. Например, 3-2005, где 3 — порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний; 2005 — год открытия дела закрытого завещания.

152. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания (приложение N 29).

153. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (приложение N 30). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

154. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

155. Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (глава IX Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.

Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Депозит нотариуса

156. Первый поступивший к нотариусу документ, свидетельствующий о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги, является основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса. В частности, такими документами могут быть заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг; опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом); заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).

157. Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции, регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции. В книге учета депозитных операций (приложение N 31) указанный документ регистрируется в день непосредственного внесения денег или ценных бумаг в депозит нотариуса.

После регистрации депозитной операции в книге учета депозитных операций данные о лице, на чье имя в депозит нотариуса внесены деньги или ценные бумаги, вносятся в Алфавитную книгу учета кредиторов (приложение N 32).

158. Дело по конкретной депозитной операции формируется в отношении каждого кредитора. В дело помещаются документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.

159. Лицу, внесшему в депозит деньги и ценные бумаги, нотариусом в подтверждение их внесения выдается справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг (приложение N 33). Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.

160. Производство по конкретной депозитной операции считается оконченным в случае:

— передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;

— выдачи закладной ее владельцу;

— возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;

— перечисления нотариусом в соответствующий бюджет невостребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.

161. Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие — принять в депозит деньги и ценные бумаги, если лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в его совершении, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

Вексельные протесты

162. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

163. Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указываются дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку, которая помещается в дело.

К материалам по протесту векселя приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.

Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.

164. К документам по протесту векселя приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы (или их копии), подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица, и т.д.

165. Производство по протесту конкретного векселя считается оконченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).

166. Производство по протесту конкретного векселя прекращается в связи с отказом нотариуса совершить нотариальное действие — осуществить вексельный протест, если лицо, обратившееся за протестом векселя, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в совершении данного нотариального действия, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

XII. Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий

167. Реестры для регистрации нотариальных действий используются в течение календарного года.

Одновременно нотариус может вести один общий реестр для регистрации любых нотариальных действий, по одному специальному реестру для регистрации конкретных нотариальных действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации (регистрация сделок, свидетельствование подлинности подписи, выдача свидетельств о праве на наследство и т.д.), и несколько реестров для регистрации свидетельствования верности копий документов (далее — реестр для регистрации копий).

Ведение специальных реестров не исключает возможности регистрации в общем реестре любых нотариальных действий, в том числе и тех, для регистрации которых предусмотрены специальные реестры.

По решению нотариальной палаты допускается одновременное ведение двух и более общих реестров. В таком случае специальные реестры не ведутся.

Каждому реестру присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел, реестры нумеруются. Индекс и номер реестра указываются на обложке реестра.

Общие реестры нумеруются арабскими цифрами последовательно по мере их заведения после окончания предыдущего реестра (1,2, 3 и т.д.).

При ведении нескольких общих реестров каждому реестру присваивается отдельный (индивидуальный) цифровой номер, неизменный в течение календарного года, например, 1, 2, 3. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров.

Присвоение номеров специальным реестрам (за исключением реестров для регистрации копий) производится по мере окончания предыдущего реестра и заведения последующего реестра, осуществляется их порядковая нумерация. К порядковому номеру специального реестра, обозначаемому арабскими цифрами, прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия. Например, 1С — номер первого реестра, заведенного для регистрации сделок; 2С — номер второго реестра для регистрации сделок, заведенного после окончания первого реестра, и т.д.

Нумерация реестров для регистрации копий осуществляется в специальном порядке. Реестры для регистрации копий нумеруются посредством цифрового и буквенного обозначения. Цифра номера реестра для регистрации копий (в связи с возможностью одновременного ведения нескольких реестров) остается неизменной в течение года. Например, при одновременном заведении нотариусом двух реестров для регистрации копий, первому реестру присваивается номер 1К, второму — 2К. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров.

Каждому нотариальному действию, внесенному в реестр, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Индивидуальный регистрационный номер нотариального действия, зарегистрированного в реестре, состоит из номера реестра и порядкового номера нотариального действия, присвоенного ему в соответствии с регистрацией в данном реестре согласно пункту 172 Правил. Например, 1-1087; 2Д-137, 4К-1220, где 1, 2Д, 4К — номер реестра; 1087, 137,1220 — порядковый номер конкретного нотариального действия в соответствии с его регистрацией в реестре.

При регистрации нотариальных действий в реестрах (как в общих, так и в специальных) применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы в первом томе реестра до последнего порядкового номера в последнем томе соответствующего реестра.

168. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета.

При записи в реестре допустимы общепринятые сокращения слов.

Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только в целях указания даты совершенного нотариального действия.

169. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются. Допускается внесение в реестр поправок (дописок, приписок, исправлений), в обязательном порядке оговариваемых. Поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде, при этом не допускается использование корректирующей краски. Поправки заверяются подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

170. В случае обнаружения ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре нотариус не позднее дня, следующего за днем обнаружения ошибки, составляет акт, заверяемый подписью нотариуса с проставлением даты. Акт подклеивается в конец реестра, на акте и месте склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, который проставляется таким образом, чтобы часть изображения печати была расположена на акте, часть — на реестре.

171. Записи в реестре могут производиться нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.

172. В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала календарного года.

Индивидуальный номер реестра, являющийся составной частью номера нотариального действия в соответствии с пунктом 167 Правил, в графе 1 может не проставляться.

При свидетельствовании верности нескольких копий одного документа допускается нумерация совершаемых нотариальных действий одной записью, например, 7-11, при свидетельствовании верности 5 копий одного документа.

173. В графе 2 реестра указывается дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, выданном нотариусом, если иное не вытекает из содержания нотариального действия: например, удостоверение достоверности протокола органа управления организации, морской протест, обеспечение доказательств, принятие мер по охране наследственного имущества.

174. В графе 3 реестра при совершении нотариального действия от имени физического лица указываются фамилия, имя, отчество гражданина, дата его рождения (число, месяц, год — арабскими цифрами) и его место жительства.

При совершении нотариального действия от имени юридического лица указывается его наименование в соответствии с учредительными документами, место нахождения, документы, подтверждающие правоспособность юридического лица.

В отношении представителя физического или юридического лица (в том числе родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности) в графе 3 помимо сведений, перечисленных в абзаце первом и втором настоящего пункта, указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, если документ удостоверен — дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты документа, подтверждающего. данный статус или должность (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ).

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, данные о физическом лице, юридическом лице, их представителях указываются в графе 3 на основании сведений, содержащихся в уведомлении о залоге движимого имущества.

Помимо данных о лицах, обратившихся за совершением нотариального действия, указываются перечисленные в абзаце первом настоящего пункта данные о свидетелях, переводчиках, исполнителях завещания, лицах, подписывающих документ вместо лица, которое не может собственноручно расписаться (с указанием причины, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не может расписаться собственноручно).

Если за совершением одного нотариального действия обратилось несколько лиц, то перечисленные в абзаце первом и втором настоящего пункта данные физических и юридических лиц указываются в графе 3 реестра в отношении каждого из этих лиц.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзацах первом и втором настоящего пункта, могут быть указаны в графе 3 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 3 реестра слов «он (она, они) же».

175. В графу 4 реестра вписываются реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, удостоверяющего личность.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в графе 4 указываются: уникальный номер квалифицированного сертификата ключа электронной подписи заявителя; уникальный номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат заявителя; страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата (юридического лица); дата и время проверки нотариусом электронной подписи заявителя.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзаце первом настоящего пункта, могут быть указаны в графе 4 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 4 реестра слов «то (тот, те) же».

176. В графе 5 реестра указывается краткое содержание нотариального действия с учетом особенностей, предусмотренных в настоящем пункте.

При свидетельствовании верности копии документа указываются: наименование документа; его краткое содержание; фамилия, имя, отчество гражданина и (или) наименование юридического лица, которым принадлежит этот документ; кем выдан документ и дата его выдачи, например: «Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа».

Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров копий, например: «3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа».

Если свидетельствуется верность одной копии документа, изложенной на одной странице, количество копий и страниц в реестре не указывается.

Если копия документа изложена на нескольких страницах, то указывается количество страниц копии, например: «Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа на 2 страницах»; «3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа, на 2 страницах каждая».

При удостоверении сделок, экземпляр которых остается в делах нотариуса, указывается вид сделки, а в отношении договоров также указывается предмет сделки. Например: «Договор купли-продажи квартиры», «Завещание». В таком же порядке записываются выданные нотариусом свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и т.д.).

При совершении нотариусом протестов (морской протест, протесты векселей), исполнительных надписей, принятии в депозит денег и ценных бумаг указывается наименование совершенного нотариального действия.

При удостоверении документа, экземпляр которого не остается в делах нотариуса, указываются фамилия, имя, отчество гражданина и (или) полное наименование юридического лица, в отношении которого совершается полномочие, место жительства или место нахождения этого лица, краткое содержание полномочия, например: «Доверенность на имя Иванова Ивана Петровича, проживающего по адресу: г. Москва, ул. Свободы, д. 3б, кв. 47, на продажу за цену и на условиях по его усмотрению квартиры по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 5а, кв. 32, представительство в различных организациях, сбор и подачу документов, регистрацию перехода прав и договора, получение денег и зарегистрированных документов, сроком на 1 год, без права передоверия».

При свидетельствовании подлинности подписи на документе указываются наименования нотариального действия и документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи.

177. В графе 6 реестра указывается цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы и составление проектов.

Если взысканная госпошлина (нотариальный тариф) возвращается полностью или частично, то в этой графе указываются реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), на основании которого возвращается госпошлина (нотариальный тариф), и возвращенная сумма (цифрами).

Если лицо освобождается (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, то в реестре записывается следующее: «От уплаты освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты) в размере (указывается сумма в рублях)».

178. В графе 7 реестра все лица, явившиеся за совершением нотариального действия, а также рукоприкладчик, переводчик, свидетели, исполнитель завещания собственноручно пишут свои инициалы и фамилию и проставляют роспись.

Если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 7 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только росписи.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, графа 7 реестра не заполняется.

При совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы в графе 7 реестра указывается адрес, по которому совершено нотариальное действие.

XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой

179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.

180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа и нотариальной палаты.

181. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

182. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).

183. Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика.

184. Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.

189. В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

190. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

место нахождения нотариальной конторы;

замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;

предложения по результатам проверки.

191. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам.

192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее 7 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения, как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки нотариальной палатой.

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.

В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.

Непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату является основанием для проведения повторной проверки.

193. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил. При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса фактов нарушений Правил нотариальной палатой должен быть решен вопрос о применении к нотариусу, допустившему нарушения, мер дисциплинарной ответственности.

195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190-192 Правил.

В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил территориальный орган и нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения.

XIV. Особенности работы с электронными документами

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов (приложение N 34).

Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и Электронный журнал регистрации входящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (приложение N 35).

Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD — ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.