- Главная
- Постановления
- 2006
- Июнь
- 1
- Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 июня 2006 года N 88
г.Саратов
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в Правительствеобласти, министерствах и иных органах исполнительной власти областиПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области.
2. Должностным лицам органов исполнительной власти областиобеспечить строгое выполнение Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области, утвержденной настоящимпостановлением.
3. Рекомендовать администрациям муниципальных образований областипривести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты,регламентирующие работу с документами, и оказать содействие окружнымадминистрациям в разработке соответствующих документов.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области П.Л.ИпатовПриложение к постановлениюГубернатора области от1 июня 2006 года N 88
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Содержание
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве
I. Общие положения
II. Прием поступающей корреспонденции
III. Регистрация входящих документов
IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
V. Регистрация и отправка документов
VI. Общие требования к составлению и оформлению документов
VII. Подготовка проектов законов области, постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области
VIII. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
X. Основные положения работы с обращениями граждан
XI. Составление номенклатуры дел
XII. Формирование и оформление дел
XIII. Организация оперативного хранения документов
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
Приложения
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве
Делопроизводство; документационное обеспечение управления -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организациюработы с официальными документами;
документ; документированная информация - зафиксированная наматериальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать;
внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размердокумента, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию,зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ - текстовой документ, информация которогозафиксирована любым типом письма;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшеедокумент;
официальный документ - документ, созданный юридическим илифизическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленномпорядке;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущейдеятельности организации;
подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени иместе создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленныеиным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа - первый или единичныйэкземпляр официального документа;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа,имеющий юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их, неимеющий юридической силы;
заверенная копия документа - копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу;
документирование - запись информации на различных носителях поустановленным правилам;
правила документирования - требования и нормы, устанавливающиепорядок документирования;
унифицированная система документации (УСД) - системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности;
организационно-распорядительный документ - вид письменногодокумента, в котором фиксируют решение административных иорганизационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официальногодокумента;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов,установленных правилами документирования;
организация работы с документами - организация документооборота,хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот - движение документов в организации с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ - документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый изучреждения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий запределы подготовившей его организации;
регистрация документа - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровоеобозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов - совокупность действий,обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа - срок, установленныйнормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документомили резолюцией;
дело - совокупность документов или документ, относящихся к одномувопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело всоответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутридела;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке;
номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела вноменклатуре дел организации, наносимое на его обложку;
архив - организация или ее структурное подразделение,осуществляющее прием и хранение архивных документов с цельюиспользования.
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция)регламентирует организацию делопроизводства и рациональногодокументооборота, порядок создания и оформления документов, порядокработы с документами в аппарате Губернатора области, секретариатахвице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области, министерствахобласти и иных органах исполнительной власти области. Инструкцияопределяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления,размножения, хранения, рассылки документов, контроля за ихпрохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положенийнастоящей Инструкции управление делопроизводства управления деламиПравительства области (далее - управление делопроизводства) можетразрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контрольза исполнением документов осуществляется на основании соответствующегонормативного акта.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативнымиправовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основнымиположениями Государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ), действующими государственными и национальнымистандартами, Регламентом Правительства Саратовской области.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применение современных технических средств в работе сдокументами, методическое руководство и контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами осуществляются службойдокументационного обеспечения управления.
В аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора -первого заместителя Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти, заместителей Председателя Правительства области, управляющегоделами Правительства области эти функции выполняет управлениеделопроизводства.
В министерствах и комитетах области, других органахисполнительной власти области ответственность за организацию исостояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящейИнструкцией правил и порядка работы с документами и обращениямиграждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу,или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих заделопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организациюделопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией и типовойдолжностной инструкцией ответственного за делопроизводство,утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 2февраля 2005 года N 15.
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно длявсех работников органов исполнительной власти области и их структурныхподразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены всвоих структурных подразделениях со структурой органов исполнительнойвласти области и с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принциповорганизации делопроизводства, имеют характер прямого действия иподлежат обязательному исполнению должностными лицами.
Работники аппарата Губернатора области, секретариатоввице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области, министерствобласти и иных органов исполнительной власти области, независимо отзанимаемых должностей, несут персональную ответственность завыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся уних служебных документов и содержащейся в них информации.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которыхотражает специфику работы аппарата Губернатора области, секретариатоввице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя Правительства области, управляющегоделами Правительства области, применяются в органах исполнительнойвласти области в соответствии с практикой и спецификой работы этихорганов с обязательным соблюдением основных положений общих принциповорганизации делопроизводства.
Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованиюс управлением делопроизводства управления делами Правительстваобласти.
1.5. Об утрате служебных документов, проектов постановлений ираспоряжений Губернатора области и Правительства области,корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителюсоответствующего органа исполнительной власти области и лицу,отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведениеслужебного расследования. О результатах расследования и принятых мерахинформируется управление делопроизводства.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов приувольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. всенаходящиеся в его ведении служебные документы по указаниюсоответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.6. Передача служебных документов и материалов в средствамассовой информации осуществляется министерством информации иобщественных отношений области или управлением по взаимодействию сосредствами массовой информации и информационного обеспеченияПравительства области - пресс-службой Губернатора области. Передачаинформации другим путем запрещается.
1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений, порученийГубернатора области и Правительства области, наградных листов настадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются как натрадиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и наэлектронное.
1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции,распространяются только на служебные документы несекретного характера.
II. Прием поступающей корреспонденции
2.1. Корреспонденция, адресованная Губернатору области,вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительстваобласти, заместителю Председателя Правительства области - руководителюаппарата Губернатора области и руководителям структурных подразделенийаппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительстваобласти, управляющему делами Правительства области, принимается крегистрации и дальнейшей обработке в отделе обработки документовуправления делопроизводства (далее - отдел обработки документов).
2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказнойи обычной почтой, нарочным, через отдел специальной документальнойсвязи управления специальных программ и мобилизационной подготовкиПравительства области (далее - отдел специальной документальнойсвязи), а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильныхсообщений, электронной почтой. Вся корреспонденция регистрируетсяединым установленным порядком как входящий документ, независимо отвида поступления.
2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдениемнеобходимых требований: получение заказной корреспонденции под росписьв почтовом отделении по оформленной доверенности, соответствующихросписях в реестрах, росписью в журнале специальной документальнойсвязи, на квитанциях телеграмм и т.д.
2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге(реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документаставится дата и подпись работника, принявшего документ. Для доставкинарочными в комплекс зданий Правительства области (ул.Московская, 72)используется шкаф для корреспонденции, установленный в проходнойПравительства области. Выемка корреспонденции производится дважды вдень: в 9 часов и 14 часов. Разовый пропуск для доставкикорреспонденции непосредственно в отдел обработки документов можетбыть оформлен работникам органов исполнительной власти и ихструктурных подразделений и работникам учреждений связи.
К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаютсяследующие требования:
доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой текущегоили предыдущего дня;
доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой толькотекущего дня;
в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.
2.5. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные ипраздничные дни, принимается дежурными специалистами управленияделопроизводства или в секретариатах Губернатора области,вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области. Если текстпредполагает незамедлительное исполнение, дежурный специалиступравления делопроизводства производит регистрацию путем проставленияштампа входящего документа и даты (без присвоения входящего номера),оставляет себе копию, а оригинал передает для информированиясоответствующих должностных лиц в секретариат адресата дежурномуработнику с проставлением на копии даты, времени и фамилии получившегодокумент. В первый рабочий день работник секретариата передаетдокумент (с резолюцией или без нее) в отдел обработки документов длярегистрации и дальнейшей обработки.
При поступлении аналогичных документов в органы исполнительнойвласти области дежурные работники принимают все меры для доведениядокументов до руководителей.
2.6. При приеме корреспонденции проверяется правильность ееадресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличиевложенных в них документов, правильность оформления (наличиерегистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаруженииотсутствия документов или других нарушений, если невозможно ихоперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт,один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщаетсяк поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденцияпересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможноустранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих(испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем илидругим способом оперативного реагирования, документ регистрируетсяпосле устранения нарушений. Телефонограммы принимаются, передаются,регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной властиобласти.
2.7. Корреспонденция на иностранном языке незамедлительнопередается для перевода соответствующим структурам.
III. Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактапоступления документа от корреспондента адресату.
3.2. Входящие документы делятся на регистрируемые инерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания,книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы,пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются попринадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденциярегистрируется в установленном порядке.
3.3. Обращения граждан, поступившие заказной почтой в отделобработки документов, регистрируются путем записи в журнал споследующей передачей под роспись работнику управления по работе собращениями граждан Правительства области. Аналогичные письма,полученные обычной почтой, передаются туда же без регистрации.
В органах исполнительной власти области обращения гражданрегистрируются и обрабатываются в установленном порядке.
3.4. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются поданным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.
3.5. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения(контрольные документы);
регистрируемая без постановки на контроль.
3.6. К регистрируемым документам с постановкой на контрольотносятся письма Президента Российской Федерации, членов СоветаФедерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовГосударственной Думы, федеральных органов исполнительной власти,руководителей федеральных округов, руководителей субъектов РоссийскойФедерации, депутатов областной Думы, а также письма, содержащиеуказание или просьбу и предполагающие получение ответа.
3.7. К регистрируемым документам без постановки на контрольотносятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы,не предполагающие получение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности постановкиписьма на контроль допускается его передача адресату и принятиерешения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
3.8. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в томслучае, когда только по ним можно установить адрес отправителя иливремя отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всехостальных случаях они уничтожаются.
Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основнымдокументом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документомс левой стороны (на месте углового штампа).
3.9. Входящие контрольные документы регистрируются путемпроставления в нижнем правом углу первой страницы документарегистрационного штампа с указанием даты поступления и индексасекретариата руководителя Правительства области. Далее контрольныйдокумент проходит электронную регистрацию, заполняется регистрационнаякарточка с автоматическим присвоением регистрационного номера.
3.10. Корреспонденция на иностранном языке регистрируется послеее перевода на русский язык; входящий номер и дата проставляются надень окончания перевода и поступления ее в отдел обработки документов.Дальнейшая работа с документом происходит в соответствии с порядкомпрохождения входящей корреспонденции.
3.11. Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируетсяпутем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журналвходящих документов и передается под роспись в соответствующийсекретариат в нераспечатанном виде.
3.12. Регистрационная карточка заполняется по установленной форме(приложение N 1) и распечатывается в одном экземпляре для ведениякартотеки в отделе обработки документов.
Секретариаты Губернатора области, вице-губернатора - первогозаместителя Председателя Правительства области, заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти и структурных подразделений аппарата Губернатора области,заместителей Председателя Правительства области, управляющего деламиПравительства области могут вести аналогичные картотеки.
3.13. Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденцияраспределяется по рабочим папкам руководителей для последующейпередачи в соответствующие секретариаты. При этом учитывается тематикаизложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имелиместо, содержание предыдущих резолюций, а также соответствиераспределению обязанностей, утвержденному постановлением Губернатораобласти.
Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции,независимо от содержания, адресуется Губернатору области, работникотдела обработки документов имеет право распределять корреспонденцию ввышеприведенном порядке вне зависимости от фамилии адресата.
3.14. Губернатору области направляется корреспонденция от:
Президента Российской Федерации;
Председателя Федерального Собрания Российской Федерации и егозаместителей;
Председателя Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации и его заместителей;
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации, избранных от Саратовской области;
федеральных министров и руководителей федеральных агентств;
полномочного представителя Президента Российской Федерации вПриволжском федеральном округе;
глав администраций регионов Российской Федерации;
иерархов религиозных конфессий;
руководителей партий и крупных общественных организаций, деятелейнауки, культуры, искусства и т.д.;
письма, исполнение которых предполагает координацию действийнескольких министерств, ведомств, отраслей, должностных лиц;
письма, содержащие личное приглашение Губернатору области,предложение лично выступить на предполагаемом мероприятии;
письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личнуюдоговоренность;
письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфереправопорядка, радиационной и химической защиты, экологии,природопользования и др.
В органах исполнительной власти области руководитель можетпринимать к рассмотрению корреспонденцию согласно требованиям,установленным в данном органе власти.
3.15. В период отсутствия Губернатора области и исполнения егообязанностей вице-губернатором - первым заместителем ПредседателяПравительства области или другим должностным лицом ежедневнаякорреспонденция Губернатору области комплектуется в отделе обработкидокументов в установленном порядке и в полном объеме в отдельной папкепередается в секретариат должностного лица, исполняющего в данныймомент обязанности Губернатора области.
Если необходимо личное ознакомление Губернатора области снекоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (приусловии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается вотдел обработки документов с пометкой "Ознакомить Губернатора" суказанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанностиГубернатора области. В день, когда Губернатор области приступит кисполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе стекущей корреспонденцией в отдельной папке.
Если документ требует незамедлительного исполнения, и в то жевремя должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанностиГубернатора области, считает целесообразным личное ознакомлениеГубернатора области с этим документом, после его рассмотренияисполнителю направляется копия документа, а подлинник остается удолжностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области, дляличного доклада Губернатору области.
В период отсутствия кого-либо из заместителей ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, управляющего деламиПравительства области и исполнения их обязанностей другимидолжностными лицами в соответствии с распределением обязанностейежедневная корреспонденция систематизируется в отделе обработкидокументов в установленном порядке и передается на рассмотрение всекретариаты, в том числе и в секретариат отсутствующего должностноголица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятсяруководителем секретариата по согласованию с заинтересованнымидолжностными лицами. Контроль за исполнением документов остается задолжностным лицом, в секретариат которого направлен документнепосредственно из отдела обработки документов.
3.16. При передаче контрольного документа из отдела обработкидокументов в секретариаты руководителей получатель расписывается вправом нижнем углу регистрационной карточки. Кроме того,регистрационная карточка направляется в секретариат руководителя вэлектронном виде посредством программного комплекса единой системыэлектронного документооборота и делопроизводства "Служебнаякорреспонденция" сразу после ее регистрации.
3.17. После рассмотрения корреспонденции руководителемсекретариат вносит резолюцию руководителя в электроннуюрегистрационную карточку документа посредством программного комплексаединой системы электронного документооборота и делопроизводства"Служебная корреспонденция" и в соответствии с резолюцией пересылаетэлектронную карточку исполнителю и ставит документ на контроль. Затемдокумент с резолюцией направляется исполнителю через экспедицию отделаобработки документов.
3.18. На документы без постановки на контроль регистрационныекарточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящихдокументов" с указанием порядкового номера и даты поступления,наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткогосодержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются подроспись в журнале в соответствующие секретариаты.
3.19. Правительственная почта, поступившая по каналамфельдъегерской связи: федеральные законы, правовые акты и порученияПрезидента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации,поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации,постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,постановления и протоколы комиссий при Правительстве РоссийскойФедерации, выписки из протоколов заседаний Правительства РоссийскойФедерации, регистрируется в отделе обработки документов. На каждыйдокумент независимо от отправителя, адресата и содержания заполняетсярегистрационная карточка установленной формы (приложение N 2).
После регистрации вся правительственная почта вместе срегистрационными карточками передается в секретариат заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти, а после рассмотрения - через отдел обработки документов - вотдел контрольной работы аппарата Губернатора области для дальнейшейобработки в соответствии с Положением об организации контроляисполнения документов в аппарате Губернатора и ПравительствеСаратовской области, утвержденным постановлением ГубернатораСаратовской области от 23 июня 2005 года N 185. За каждый документполучатель расписывается в реестре. Электронные регистрационныекарточки документов передаются в отдел контрольной работы аппаратаГубернатора области автоматически в момент их регистрации в отделеобработки документов.
3.20. Договоры и соглашения, заключенные Правительством области иподписанные Губернатором области, вице-губернатором - первымзаместителем Председателя Правительства области, заместителямиПредседателя Правительства области, регистрируются в отделе обработкидокументов, их тексты хранятся там же и передаются в установленномпорядке в архив Правительства области. Регистрация осуществляетсяпутем присвоения порядкового номера согласно записи в "Журналерегистрации договоров и соглашений"; номер и дата регистрациирасполагаются под подписью должностного лица Правительства области.
IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1. Корреспонденция, поступившая в Правительство области, вминистерства области или иные органы исполнительной власти области,должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углупервой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".
4.3. Запрещается направлять в подведомственные организацииподлинники документов, поступивших из Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерациии Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.
4.4. Порядок и сроки представления документов для рассмотрения ипринятия по ним решения определяется руководителем органаисполнительной власти. В ежедневных планах работы руководитель обязанпредусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срокрассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.
4.5. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этихдокументах или в резолюциях. В случаях, если не указан срокисполнения, документ должен быть исполнен не более чем втридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончаниесрока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнениядокумента является первый, следующий за ним, рабочий день. Продлениесрока исполнения разрешается соответствующим руководителем пописьменному ходатайству исполнителя.
4.6. Контроль за своевременным исполнением документовосуществляется секретариатами руководителей, куда первоначальнонаправлен документ из отдела обработки документов, либо поступил всоответствующий секретариат с резолюцией Губернатора области. Еслидокумент с резолюцией Губернатора области адресован несколькимдолжностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностноголица, фамилия которого стоит первой.
4.7. Если резолюция Губернатора области адресовананепосредственно в органы исполнительной власти области или структурныеподразделения аппарата Губернатора области, то отдел обработкидокументов передает в секретариат курирующего руководителя копиюписьма (без приложений) с резолюцией Губернатора для оперативногоконтроля за исполнением документа.
4.8. При получении руководителем информации от исполнителя овыполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытииделопроизводством документа или же о его направлении на повторноерассмотрение.
4.9. Закрытие документа и его списание "В дело" производится всекретариатах вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, заместителей ПредседателяПравительства области, управляющего делами Правительства области наосновании письменной информации исполнителя, рассмотренной иодобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставитотметку "В дело", а работник секретариата переносит реквизиты ответа вэлектронную карточку посредством программного комплекса единой системыэлектронного документооборота и делопроизводства "Служебнаякорреспонденция".
V. Регистрация и отправка документов
5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках Губернатораобласти или Правительства области, подлежат регистрации в отделеобработки документов. Документы, изготовленные на бланкахвице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области регистрируется всоответствующих секретариатах в журнале учета исходящейкорреспонденции.
5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязанпроверить наличие всех страниц документа и правильность ихрасположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений,ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и толькопосле этого передать документ в отдел обработки документов.
При получении документов для отправки работники отдела обработкидокументов проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а такжеприложений, о которых указано в основном или сопроводительномдокументе.
5.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе обработкидокументов на электронных карточках (приложение N 1). Исходящие номераэтих документов состоят из индекса приемной, номера дела пономенклатуре и порядкового регистрационного номера, например:1-07-03-845.
5.4. Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документас указанием исполнителя остается в отделе обработки документов.Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы,тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядкеу исполнителя.
После регистрации документы передаются в экспедицию отделаобработки документов для отправки адресату. Способ отправки документаадресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта)определяется сотрудником отдела обработки документов по согласованию сотправителем. Если документ отправляется адресату нарочным, то навтором экземпляре документа, остающегося в отделе обработкидокументов, делается запись "Первый экземпляр получил|" с указаниемфамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях потребованию работника отдела - времени получения документа.
Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в отделе обработкидокументов или переданных на хранение в архив, в случае необходимостимогут быть выданы по требованию руководителей секретариатовГубернатора области, вице-губернатора - первого заместителяПредседателя Правительства области, заместителя ПредседателяПравительства области - руководителя аппарата Губернатора области,заместителей Председателя Правительства области, управляющего деламиПравительства области или исполнителем соответствующего письма. Другимлицам передавать копии писем не разрешается.
5.5. В муниципальные образования области корреспонденцияотправляется специальной связью два раза в неделю (среда, пятница). Вдень отправки специальной связи документы принимаются в экспедицииотдела обработки документов до 13 часов.
При отправке специальной связью оформляется реестр с занесением внего всех номеров исходящих документов.
5.6. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в чертегорода, документы рассылаются почтой в течение двух дней.
Исходящая корреспонденция, передаваемая в отдел обработкидокументов для отправки простой и заказной почтой, должна бытьисполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номераотправляемого документа.
Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услугпочтовой связи и включает в себя: почтовый индекс, наименованиенаселенного пункта, улицы, номер дома, фамилию, имя и отчествоадресата; в необходимых случаях - полное наименование организации идолжности адресата.
В случае отправки одновременно трех и более писем отправителемсоставляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных наконвертах.
При отправке корреспонденции через почтовое отделение связи N 42составляется реестр по форме, утвержденной органами почтовой связи.
5.7. Доставка корреспонденции Губернатору области,вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительстваобласти, заместителю Председателя Правительства области - руководителюаппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительстваобласти и управляющему делами Правительства области осуществляетсяработниками соответствующих секретариатов, которые получают документыпод расписку в журнале или реестре.
Допускается вызов в отдел обработки документов работников органовисполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.
5.8. Документы, изготовленные на бланках областных министерств,комитетов, управлений, регистрируются, отправляются и контролируются всоответствующих органах исполнительной власти. Переписка междуобластными министерствами, комитетами, управлениями осуществляетсясамостоятельно.
5.9. Органы исполнительной власти области, пользующиесямаркировальной техникой отдела обработки документов, отправляют своюкорреспонденцию самостоятельно через почтовое отделение связи N 42.
5.10. Телеграммы за подписью должностных лиц посылаются вслучаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другиевиды отправки не обеспечивают своевременного получениякорреспонденции.
Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности,установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Право подписи телеграмм категории "Правительственная",отправляемых за пределы Саратовской области, принадлежит Губернаторуобласти, вице-губернатору - первому заместителю ПредседателяПравительства области.
Право подписи обычных телеграмм и телеграмм категории"Правительственная", отправляемых в пределах Саратовской области,принадлежит Губернатору области, вице-губернатору - первомузаместителю Председателя Правительства области, заместителюПредседателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатораобласти, заместителям Председателя Правительства области, управляющемуделами Правительства области. Телеграммы без личной подписи указанныхдолжностных лиц к отправке не принимаются.
При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту заподписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полныхадресов, фамилии, имени и отчества получателя.
5.11. Для эффективного использования всего массива документов(входящих и исходящих) создаются поисковые системы. Они существуют какв традиционном, так и электронном виде.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимоеколичество карточек, из которых можно составить следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокументов и т.д.);
контрольно-справочные (по срокам исполнения, по исполнителям ит.д.);
а также алфавитные, по обращениям граждан, тематические,кодификационные и другие, в зависимости от поставленных задач.
Помимо обязательной номенклатуры дел для удобства поиска можноразрабатывать классификационные справочники: классификатор вопросовдеятельности органа исполнительной власти, классификатор видовдокументов, классификатор корреспондентов, классификатор резолюций,классификатор исполнителей, классификатор результатов исполнениядокументов и т.д.
Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, видудокумента, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или полюбой комбинации реквизитов.
VI. Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1. Нормативные, организационно-распорядительные, информационныеи иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы,протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятсяв органах исполнительной власти области и регламентируютадминистративные и организационные вопросы, а также вопросыуправления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельностиструктурных подразделений органов исполнительной власти области,должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии сдействующими государственными и национальными стандартами пооформлению организационно-распорядительных документов и настоящейИнструкцией.
6.2. При подготовке и оформлении служебных документов всоответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации" могут использоваться следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб Саратовской области;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код органа исполнительной власти области или Правительстваобласти, подготовившего документ;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации, подготовившей документ;
09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (приложения N 3, 4):
6.3.1. Для изготовления документов Губернатора области иПравительства области используются номерные бланки с гербомСаратовской области. Структурные подразделения аппарата Губернатора,управления делами Правительства области, министерства и иные органыисполнительной власти области имеют собственные бланки. Проектыдокументов изготавливаются на обычных листах.
6.3.2. Воспроизведение Государственного герба РоссийскойФедерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционнымзаконом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланкахорганов исполнительной власти области и должностных лиц недопускается.
6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиесяструктурными подразделениями органов исполнительной власти области,изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарнымзнаком.
6.3.4. Код подразделения органа исполнительной власти области,подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификаторупредприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7. Наименование организации, подготовившей документ, должносоответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе)Саратовской области или в Положении о соответствующем органеисполнительной власти области (о его структурном подразделении).
Сокращенное наименование организации приводится на бланкедокумента (в скобках, после указания полного наименования данногоподразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положениио данной организации.
Над наименованием органа исполнительной власти области указываютнаименование вышестоящей организации - Правительство Саратовскойобласти, над наименованием структурной единицы (управления, комитета)соответствующего органа исполнительной власти области - наименованиеэтого органа.
6.3.8. Справочные данные об организации - авторе документавключают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номерафаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес(WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адресауказываются в последовательности, установленной правилами оказанияуслуг почтовой связи.
6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кромеписем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах,протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописнымибуквами.
6.3.10. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), дляакта - дата события. Если авторами документа являются несколькоорганизаций, то датой документа является наиболее поздняя датаподписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следуетоформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующейпоследовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15(приложение N 5).
6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов,индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся вдокументе (если в соответствующем подразделении такой классификаторутвержден) и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе.
6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетв себя регистрационный номер и дату документа, на который даетсяответ.
6.3.13. Место составления или издания документа указывают, еслизатруднено его определение по реквизитам "Наименование авторадокумента" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случаеуказывают, как правило, город Саратов.
В случае, если документ составлен в ином населенном пункте,находящемся вне границ города Саратова, в документе указываютнаименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно","Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характереинформации, ограничивает круг пользователей. Определяетсяисполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа ипри необходимости дополняется данными, предусмотреннымизаконодательством об информации, отнесенной к государственной тайнеили конфиденциальной информации.
6.3.15. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углудокумента. В качестве адресата могут быть органы государственнойвласти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектовРоссийской Федерации), их структурные подразделения; органы местногосамоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения,организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане.Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. Приадресовании документа должностному лицу инициалы указываются передфамилией, физическому лицу - после фамилии.
Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" поотношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, тоадресаты указываются в документе один под другим и основной адресатподчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертымадресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылкидокумента.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатомуказывается автор инициативного документа, на который дается ответ,вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующемколичеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа).Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем,изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа,содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланкадокумента, если документ оформляется на бланке) и остается в делеотправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местногосамоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующегоструктурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указываютв дательном падеже, например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Л.П.Николаевой
или
Генеральному директору
ОАО "Энергия"
А.А.Галкину
Если документ отправляется в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Саратовской области
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органуместного самоуправления, предприятию, учреждению, организации,соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее)наименование, а затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Борисовой В.А.
ул.Московская, д.45, кв.4,
г.Саратов, 410000
6.3.16. Гриф утверждения - реквизит, придающий нормативный илиправовой характер содержанию документа. Документ утверждаетсядолжностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемымдокументом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнемуглу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждениядокумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО "Полюс К"
_______________ В.С.Попов
(личная подпись)
7 августа 2005 года
При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа втворительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министра финансов
Саратовской области
от 15.05.2005 N 12
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрированиеэлементов относительно его самой длинной строки.
6.3.17. Резолюция является организующим началом рассматриваемогодокумента. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом надокументе в верхней его части на свободном поле между реквизитами"Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствиисвободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе(специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (принеобходимости), подпись и дату, например:
Н.Н.Жукову
Прошу подготовить проект распоряжения
Губернатора области по данному вопросу
к 24.08.2005
Личная подпись
20.08.2005
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левомверхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационныйномер и дата либо заголовок) документа, к которому относится даннаярезолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственнымисполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым.Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация ихработы.
Если документ направляется на исполнение в подведомственноеподразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этогоподразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюцииуказываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметьзаголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах,извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрыватьсодержание документа и предназначен для эффективного поиска,проведения регистрации документа без предварительного прочтения всеготекста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затемуказывается объект, на который оно направлено. Используетсяконструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным,например: "О направлении договора", "Об изменении штатногорасписания".
Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии",распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.".
Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами отграницы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строкмашинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлеватьзаголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документамашинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнениирукописным способом - 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний,соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиямгосударственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. Вконце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирнымшрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле заисполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом"КОНТРОЛЬ".
6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетомособенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, какправило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяетсяфункциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность,ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования.Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии сФедеральным законом "О государственном языке Российской Федерации",действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловомстиле.
При подготовке документов в электронном виде применяетсятекстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованиемшрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двухи более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) ненумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центруверхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документабез знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется каксамостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствоватьтерминологии, установленной законодательными и другими нормативнымиактами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применениекоторых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения вскобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранныхслов.
В тексте документа допускается использование общепринятыхсокращений, установленных действующими правилами орфографии,стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатурынаименований федеральных органов государственной власти, органовгосударственной власти Саратовской области и иных субъектов РоссийскойФедерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных всоответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес"(юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилийв порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой(вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и целисоставления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например,приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации,подготовившей документ, дату документа, регистрационный номердокумента, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, инструкциях и других подобныхдокументах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел,разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующегораздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов,подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.)организаций, действующих на принципах единоначалия, а такжедокументах, адресованных руководству организации, изложение текстадолжно идти от первого лица единственного числа ("приказываю","предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текстизлагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органовисполнительной власти области, их структурных подразделений(положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактовили выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложениятекста от третьего лица единственного или множественного числа("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссияустановила", "министерство полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица ("просим направить","направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошупредоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает","Правительство Саратовской области направляет").
Документ с ограниченным сроком действия должен иметьсоответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий)помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделенысамостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов должно соответствоватьустановленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукописьпишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, недопускается писать карандашом, очень мелким почерком и делатьмногочисленные вставки, сноски, исправления.
6.3.21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте,печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста ивключает в себя указание количества листов и количества экземпляров,например:
Приложение: на 4 л. в 2-х экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложение: 1. Положение о комитете по управлению имуществом
Саратовской области на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная численность комитета по управлению
имуществом Саратовской области на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в министерстве
транспорта области и приложения к ней,
всего на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям, распоряжениям Губернатора(Правительства) области, к распоряжениям и приказам руководителейорганов исполнительной власти области на первом его листе в правомверхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименованиявида документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к распоряжению
Губернатора области от
14 июля 2005 года N 458-р
Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а такжецентрировать это слово, наименование документа, его дату ирегистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.
Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном впункте 6.3.24.
6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа ирасполагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстомдокумента. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом иликурсивом.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.Наименование должности печатается от левого поля. Допускаетсяцентрировать наименование должности относительно самой длинной строки.
Проекты документов представляются на подпись соответствующимдолжностным лицам полностью оформленными, проверенными,согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основаниикоторых документ готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического характерамогут быть подписаны непосредственным составителем документа, еслирешаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, аэкземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируетсяисполнителем.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, илисовместного документа, издаваемого от имени двух или несколькихорганов (организаций), подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписывается толькоэкземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатамрассылаются размноженные и заверенные его копии.
При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документоформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель комитета Личная подпись В.А.Казаков
Заместитель председателя комитета Личная подпись Е.И.Кравцова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне, например:
Министр культуры Министр транспорта
Саратовской области Саратовской области
Личная подпись Личная подпись
А.В.Сидоров В.М.Петров
В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии Личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Миронова
Члены комиссии Личная подпись А.И.Алексеев
Личная подпись Б.Б.Бочкарев
Личная подпись В.В.Комарова
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставитьпредлог "За" или косую черту.
В подписанные документы не допускается вносить какие-либоизменения или дополнения.
6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимисяприложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проектадокумента) проводится до подписания (утверждения) проекта.
Цель согласования - подготовить качественный документ,соответствующий действующему законодательству, имеющийорганизационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Согласование проекта документа оформляетсявизой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования(внешнее согласование).
Обязательному согласованию подлежат проекты законов Саратовскойобласти, вносимых Губернатором и Правительством области, проектыпостановлений и распоряжений Губернатора, Правительства области,распоряжений и приказов руководителей органов исполнительной властиобласти, договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительстваобласти или органов исполнительной власти области.
Проект документа должен быть согласован с подведомственнымиструктурными подразделениями (должностными лицами) организации -автора документа, а также с другими органами исполнительной властиобласти или организациями по вопросам, входящим в компетенцию илизатрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования.Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы,которая включает наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации), еголичной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и датысогласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя
Правительства области
Личная подпись
И.И.Иванов
26.08.2003
Для согласования проектов документов может оформляться листсогласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу.
6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ,расшифровку подписи и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визыпроставляются в нижней части оборотной стороны последнего листаподлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии)оправляемого документа.
В необходимых случаях осуществляется полистное визированиедокумента и его приложения.
6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами.
Документы заверяются печатью организации.
6.3.26. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно:"должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностноголица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,например:
Подпись
Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись О.В.Волкова
26.07.2002
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой поусмотрению организации.
Органы исполнительной власти области и их структурныеподразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых имидокументов.
6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому сним можно связаться.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящегодокумента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствиитакого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..."(указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована исполнителем документа или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ.
6.3.29. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номери дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углупервого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлениидокумента в виде штампа.
6.3.30. Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждойстраницы документа и содержащая наименование файла, дату и другиенеобходимые поисковые данные.
6.4. Бланки документов.
6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образцаформата А4.
6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Саратовской области;
бланк распоряжения Губернатора Саратовской области;
бланк постановления Правительства Саратовской области;
бланк распоряжения Правительства Саратовской области;
бланк письма Губернатора Саратовской области;
бланк письма Правительства Саратовской области;
бланк письма вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства Саратовской области;
бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовскойобласти - руководителя аппарата Губернатора Саратовской области;
бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовскойобласти;
бланк письма аппарата Губернатора Саратовской области;
бланк письма управления делами Правительства Саратовской области;
бланк письма секретариатов вице-губернатора - первого заместителяПредседателя Правительства Саратовской области, заместителяПредседателя Правительства Саратовской области - руководителя аппаратаГубернатора Саратовской области, заместителей ПредседателяПравительства Саратовской области, управляющего делами ПравительстваСаратовской области;
бланк письма органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк письма самостоятельного структурного подразделения органаисполнительной власти Саратовской области;
бланк письма самостоятельного государственного органа;
бланк распоряжения органа исполнительной власти Саратовскойобласти;
бланк приказа органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк резолюции (формат А6).
Допускается изготовление номерных бланков.
Бланки писем Губернатора области, Правительства области могутбыть в цветном и черно-белом исполнении.
6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге илибумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощьюсредств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютеранепосредственно при изготовлении конкретного документа.
6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии сформами (образцами) бланков, утвержденными Губернатором области.Макеты разрабатываются управлением делопроизводства и управлениеминформационных технологий и связи управления делами Правительстваобласти.
При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требованиядействующих государственных и национальных стандартов.
6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланкепечатается первый лист документа, последующие - на обычной бумагеодинакового с бланком формата, цвета и качества.
6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так ибез него, должен иметь поля не менее (мм):
левое - 30;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяетсяпродольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланкахрезолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловой ипродольный.
6.4.8. Бланки хранятся в надежных шкафах и подлежат строгомуучету.
6.4.9. Контроль за использованием и хранением бланков вуправлении делопроизводства осуществляет начальник управленияделопроизводства, в органе исполнительной власти области - служба илидолжностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений,данных Губернатором области на постоянно действующих, выездных идругих совещаниях с участием Губернатора области.
6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, видсовещания, дату его проведения, номер протокола, например: "О ходеисполнения п.1.2 протокола постоянно действующего совещания уГубернатора области от 15 апреля 2006 года N 25".
6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержаниепоручения, например: "Во исполнение поручения "Подготовить предложенияо...." сообщаю".
6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержатьходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срокаисполнения поручения, например: "Прошу снять поручение с контроля" или"Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года".Исключением является документ по исполнению поручения о периодическомпредставлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.п.).
6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж.
6.6.1. Служебные письма.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствамии представительствами иностранных государств) оформление служебных иличных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либона стандартных листах бумаги.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка(при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (приоформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адресаполучателя письма, вступительного обращения, основного текста,заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оноимеется.
При переписке без применения бланков оформление писемосуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма печатаются название города и датаотправления, например: Москва, 8 августа 2005 года; Варшава, 23августа 2003 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляетсяна подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресованоминистру, то в зависимости от конкретного случая и местной практикиследует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. Вобращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно впорядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). Взависимости от местной практики и в порядке взаимности слово"господин" на иностранных языках может писаться полностью илисокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийсясловами: "Имею честь...".
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения.Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас,господин Президент (господин Посол, господин Министр), принятьуверения в моем весьма (самом) высоком уважении;
Генеральному директору Германского фонда международного развития- Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком(или глубоком) уважении (или почтении).
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется впорядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются суверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечатьрекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно:"С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "Суважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразноупотребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которогопосылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указываетсяприложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных странстандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, какправило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количествастраниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию,полное наименование официальной должности лица, которому направляетсяписьмо, и название города, например:
Господину К.Брауну
Председателю Правления
фонда "Призыв совести"
г.Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основевзаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо,указывается его титул, например:
Его Превосходительству
господину М.Андерсу
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
г.Москва
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писемосуществляется следующим образом.
Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнемуглу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита недолжна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.
Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составныечасти: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее)Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименованиеорганизации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.
Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать какстрочными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с краснойстроки.
6.6.2. Частные письма полуофициального характера.
Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам вслучаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения(благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо повопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров,с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или дляускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияниялица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться ипо другим вопросам, постановка которых в официальном порядкенежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычнойпочтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная стороналиста не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр,
Уважаемый господин Директор,
Уважаемый господин Сенатор
и т.п.
Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит отслужебного или общественного положения адресата и характера отношенийавтора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся толькона конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагаетсясопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерстваиностранных дел Российской Федерации.
Упомянутые виды писем являются официальными документами.Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма,исходя при этом из содержания.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ состороны того, кому они направлены.
6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильнойсвязи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка.Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языкеадресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) иликратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзявместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).
6.6.4. Заголовок к тексту не составляется.
6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежногопартнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ,например: "На Ваше письмо от ... числа".
6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж,регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся вделе. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.
6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт дляотправки данного документа с указанием адресных данных адресата иадреса отправителя. При этом адрес может быть написан как наанглийском языке, так и на языке страны - адресата.
VII. Подготовка проектов законов области,
постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений
Губернатора области и Правительства области
7.1. Правовые акты органов исполнительной власти области издаютсяна основе и во исполнение федерального законодательства, законовСаратовской области, а также иных нормативных правовых актов всоответствии с действующим законодательством.
7.2. Под нормативным правовым актом понимается письменныйофициальный документ, принятый в определенной форме органом власти впределах его компетенции и направленный на установление, изменение илиотмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления,рассчитанные, как правило, на длительное применение ираспространяющиеся на широкий круг лиц. Нормативными правовыми актамиявляются законы области, постановления областной Думы, постановленияГубернатора области, постановления Правительства области.
7.3. Под ненормативным правовым актом понимается правовой акт,адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и несохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретныеотношения, предусмотренные данным актом. Ненормативными правовымиактами могут быть постановления областной Думы, распоряженияГубернатора области, распоряжения Правительства области.
7.4. Проекты законов области, постановлений областной Думы,постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти вправе вносить вице-губернатор - первый заместительПредседателя Правительства области, заместитель ПредседателяПравительства области - руководитель аппарата Губернатора области,заместители Председателя Правительства области, министры области,руководители иных органов исполнительной власти области, а такжеруководители структурных подразделений аппарата Губернатора области.Ответственность за качество проектов, их согласование несутдолжностные лица, вносящие проект.
Порядок подготовки и внесения проектов постановлений ираспоряжений Правительства области определяются также РегламентомПравительства Саратовской области.
7.5. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, воисполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти,законов Саратовской области, правовых актов Губернатора области иПравительства области, то вводная часть правового акта должнасодержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты,номера и наименования.
При согласовании проекта такого правового акта к нему необходимоприлагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объемправового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового актаприлагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющегоотношение к проекту, с указанием вида акта, даты, номера и заголовка.
В случае упоминания в проекте правового акта какой-либоорганизации - юридического лица, при его согласовании в правовоеуправление Правительства области вместе с проектом акта представляютсяучредительные документы этой организации, а в случае необходимости, потребованию правового управления Правительства области, - нотариальнозаверенная копия учредительных документов этой организации.
7.6. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующеесогласование, изготавливают на чистом листе бумаги с использованиемреквизитов 08, 10, с обязательным указанием в правом верхнем углуслова "Проект".
7.7. Текст правового акта содержит, как правило, вводную(преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового актане нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.
Тексты правовых актов Губернатора области, Правительства области,органов исполнительной власти области (постановлений, распоряжений,приказов) в распорядительной части должны содержать пункты,предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков ихисполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указыватьпромежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используетсясловесно-цифровой способ оформления даты;
точное наименование организаций - исполнителей задания;
порядок обеспечения выполнения заданий материально-техническойбазой и финансированием;
поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельныхпунктов с указанием, на кого возложен контроль;
указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта вслучае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранеепринятого;
указание о сроке вступления в силу правового акта, если такоеуказание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовыхактов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий илипринимается в дополнение (изменение) действующего акта.
7.8. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям(министерствам, комитетам, управлениям, отделам, секторам),формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений и приказов какправовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается отпервого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...","В связи с...", "В соответствии...", "Приказываю...". В отношенииорганизаций, не находящихся в подчинении органов исполнительной властиобласти, но расположенных на подведомственной территории, применяютсяглаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаяхвозможна и категоричная форма обращения, если правовой акт(распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенцииГубернатора области, Правительства области, по которым они вправедавать общеобязательные указания.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемогодействия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить,внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использоватьформулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовыхактах не рекомендуется.
7.9. Содержание издаваемых правовых актов Губернатора области,Правительства области не должно противоречить изданным ранее илидублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранееизданный акт.
7.10. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается сослов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".
7.11. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указаниемдаты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологическойпоследовательности.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, можетбыть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случаепункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом:"Признать утратившими силу постановления (распоряжения) Губернатора(Правительства) Саратовской области согласно приложению".
7.12. Пункт об изменении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме:
"Пункт 3 распоряжения Губернатора Саратовской области от..... N... "О ..." изложить в новой редакции:
"3. ...(текст новой редакции пункта).".
7.13. Пункт о дополнении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме:
"Пункт 4 распоряжения Губернатора Саратовской области от...... N... "О ..." после слов "..." дополнить словами "....".
7.14. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)действующий правовой акт Губернатора (Правительства) области, какправило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в которыйвключаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
7.15. В случае, когда к правовому акту Губернатора(Правительства) области приобщается другой документ, он указывается втексте этого правового акта как приложение.
Приложение к правовому акту Губернатора (Правительства) области,поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может бытьоформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п.
7.16. Если правовым актом Губернатора (Правительства) областиутверждается какой-то документ (положение, устав, правила,инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового актаоформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".
7.17. Проекты должны пройти согласование. Оно оформляется визой,которая включает дату поступления и визирования документа, должность,личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листесогласования, который оформляется на оборотной стороне последнеголиста проекта.
Перед направлением проекта на согласование в листе согласованияделается запись с указанием даты и органа исполнительной властиобласти или структурного подразделения аппарата Губернатора области,который вносит проект на рассмотрение. Например: "Проект внесен 20июля 2005 года министерством культуры области.".
7.18. Проекты законов области, постановлений (распоряжений)Губернатора области и Правительства области визируются руководителеморгана исполнительной власти области или структурного подразделенияаппарата Губернатора области, вносящим проект, регистрируются впротокольном отделе управления делопроизводства управления деламиПравительства области (далее - протокольный отдел), после чегонаправляются на согласование.
7.19. Допускается в исключительных случаях тиражирование проектавместе с листом согласования для ускорения согласования, но не болеетрех экземпляров, при этом в протокольном отделе регистрируется толькоодин экземпляр.
7.20. Проекты законов области и нормативных правовых актовобластной Думы, разработанные органами исполнительной власти области,проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области иПравительства области согласовываются в нижеприведеннойпоследовательности в обязательном порядке (приложение N 6) с:
а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект;
б) руководителями заинтересованных органов исполнительной властиобласти, структурных подразделений аппарата Губернатора области, иныхгосударственных органов и организаций или, в случае их отсутствия,лицами, их замещающими (располагаются в алфавитном порядке,пофамильно);
в) начальником правового управления Правительства области;
г) управляющим делами Правительства области;
д) заместителями Председателя Правительства области (позакрепленным за ними вопросам);
е) заместителем Председателя Правительства области -руководителем аппарата Губернатора области;
ж) вице-губернатором - первым заместителем ПредседателяПравительства области.
7.21. Проекты распоряжений Губернатора области о командированиивице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя Правительства области,руководителей органов исполнительной власти области, за исключениемкомандирования за рубеж, а также проекты распоряжений Губернатораобласти о предоставлении отпусков указанным и другим лицамсогласовываются первым заместителем руководителя аппарата Губернатораобласти - начальником управления кадровой политики и государственнойслужбы Правительства области и начальником правового управленияПравительства области.
Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области оназначении на должность и об освобождении от должности государственныхслужащих государственной службы области, а также о наложении и снятиидисциплинарных взысканий согласовываются в нижеприведеннойпоследовательности:
а) первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области- начальником управления кадровой политики и государственной службыПравительства области;
б) начальником правового управления Правительства области;
в) заместителем Председателя Правительства области -руководителем аппарата Губернатора области.
7.22. Дополнительно проекты документов в обязательном порядкесогласовываются следующими должностными лицами:
первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области -руководителем представительства Губернатора области и Правительстваобласти в органах власти - проекты законов Саратовской области ипостановлений Саратовской областной Думы;
первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области -начальником управления кадровой политики и государственной службыПравительства области - по кадровым вопросам;
министром финансов области - по финансовым вопросам;
министром экономического развития и торговли области - посоциально-экономическим вопросам, по вопросам инвестиций икапиталовложений, программам развития отраслей экономики;
начальником управления специальных программ и мобилизационнойподготовки Правительства области - по вопросам режима секретности,обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну,военно-мобилизационной подготовки.
Одновременно с согласованием проектов законов области,разработанных структурными подразделениями аппарата Губернатораобласти, министерство финансов области готовит финансово-экономическоеобоснование к законопроекту.
7.23. Проекты распоряжений Губернатора области об опубликованиизаконов области и постановлений областной Думы согласовываются внижеприведенной последовательности в обязательном порядке с:
представительством Губернатора области и Правительства области ворганах власти;
правовым управлением Правительства области.
7.24. Приложения к документу визируются руководителем органаисполнительной власти области или подразделения аппарата Губернатораобласти, которым вносится проект.
К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный иподписанный исполнителем.
7.25. В случае необходимости, а также по требованию должностноголица, с которым производится согласование, к проекту прилагаетсясправка с изложением доводов о необходимости и целесообразностипринятия представленного проекта.
При согласовании проектов законов области и постановленийобластной Думы к их текстам прилагаются следующие документы:
а) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятиязаконопроекта, проекта постановления областной Думы, характеристикойих целей и основных положений;
б) перечень законов и иных нормативных правовых актов, изменения,дополнения или принятия которых потребует принятие такого проекта;
в) финансово-экономическое обоснование проекта.
Проекты ответов на обращения областной Думы согласовываются внижеприведенной последовательности в обязательном порядке с:
а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект;
б) заместителями Председателя Правительства области (позакрепленным за ними вопросам);
в) заместителем Председателя Правительства области -руководителем аппарата Губернатора области.
7.26. В случаях, когда проект предусматривает обращения сходатайством в другие органы государственной власти, к немуприлагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписаниявместе с постановлением (распоряжением) Губернатора (Правительства)области направляется соответствующему адресату.
7.27. Проекты, подготовленные во исполнение документоввышестоящих органов государственной власти, должны в обязательномпорядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этомуказывается дата принятия, номер и полное наименование в настоящейпоследовательности.
7.28. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений)Губернатора или Правительства области не должен превышать 1 рабочегодня (для правового управления Правительства области - 2 рабочих дней).
Данное положение не распространяется на проекты целевых программ.
Срок согласования проектов законов области и постановленийобластной Думы для правового управления Правительства области,министерства финансов области и министерства экономического развития иторговли области не должен превышать 4 дней, для иных государственныхорганов и организаций - 2 рабочих дней.
Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по текстуизлагаются в заключении, которое прилагается к проекту. В текстепроекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.
Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряженийГубернатора, Правительства области (срочность определяетсязаместителем Председателя Правительства области - руководителемаппарата Губернатора области) составляет от 3 часов до 1 рабочего дня(для правового управления Правительства области - 1 рабочий день).Данное положение не распространяется на проекты областных целевыхпрограмм.
7.29. В секретариатах и приемных руководителей органовисполнительной власти области поступающие на согласование проектызаконов области, постановлений, распоряжений Губернатора области иПравительства области записываются в специальный регистрационныйжурнал по форме:----------------------------------------------------------------------| N | Дата | Название | Наименование | Результат | Роспись ||п/п| | документа | органа, | рассмотрения | исполнителя || | | | внесшего | (подписано - | в получении || | | | проект, ФИО, | не подписано,| и дата || | | | телефон | исх. номер | || | | | исполнителя | заключения) | |----------------------------------------------------------------------
Проекты законов, постановлений, распоряжений формируются вотдельную от других документов папку и представляются на рассмотрениеруководителю не реже 1 раза в день.
7.30. Если в процессе согласования в материалах подготовкипроекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания ипозиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры кустранению таких противоречий до представления проекта на юридическуюэкспертизу в правовое управление Правительства области. Если замечанияне принимаются, составитель проекта документа готовит заключение(отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.
7.31. Должностные лица, указанные в подпунктах в) - ж) пункта7.20 настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать впринятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречийдействующему законодательству. В этом случае проект подлежитпереработке.
7.32. Право окончательной редакции текстов проектов постановленийи распоряжений Губернатора области и Правительства областипредоставлено вице-губернатору - первому заместителю ПредседателяПравительства области, которому проекты документов представляются вокончательном чистовом варианте.
7.33. Подготовленные и согласованные в установленном порядкепроекты постановлений и распоряжений Губернатора области,Правительства области поступают в отдел компьютерного оформлениядокументов управления делопроизводства (далее - отдел компьютерногооформления документов), где корректируются, переносятся на номерныегербовые бланки, регистрируются в специальных журналах, после чегопакет документов передается отделом компьютерного оформлениядокументов в секретариат заместителя Председателя Правительстваобласти - руководителя аппарата Губернатора области для представленияна подпись Губернатору области.
Подготовленные и согласованные в установленном порядке проектызаконов области, постановлений областной Думы и ответов на обращенияобластной Думы со всеми прилагаемыми документами в двухдневный срокнаправляются разработчиками в представительство Губернатора области иПравительства области в органах власти с одновременным представлениемтекстов проектов в электронном виде.
7.34. Совместный правовой акт может быть оформлен насоответствующем бланке Губернатора области или Правительства области суказанием наименования органа или должностного лица, совместно скоторым издается данный правовой акт, либо на чистом листе бумаги суказанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается(издается) правовой акт.
7.35. Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкциейпроекты постановлений и распоряжений управлением делопроизводства кпереносу на номерной гербовый бланк не принимаются.
При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту,перенесенному на гербовый бланк, руководитель секретариата заместителяПредседателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатораобласти или лицо, отвечающее за прием документов, вправе возвратитьматериалы в управление делопроизводства либо исполнителю дляразрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовыйбланк с текстом возвращается в управление делопроизводства.
7.36. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются впротокольном отделе посредством программного комплекса единой системыэлектронного документооборота и делопроизводства "Система регистрациинормативных актов", после чего тексты зарегистрированных нормативныхдокументов становятся доступными пользователям корпоративной сетиПравительства области. Постановлениям Правительства присваиваютсяпорядковые регистрационные номера с буквой "П", распоряжениямПравительства - с буквами "Пр", распоряжениям Губернатора области - сбуквой "р". Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно длякаждого вида документов.
7.37. Все подписанные постановления и распоряжения тиражируютсяпротокольным отделом в соответствии с реестром рассылки, которыйопределяется ответственным исполнителем при подготовке проекта этогоправового акта. Допускается корректировка реестра рассылки работникамипротокольного отдела. Затем управлением делопроизводства копиидокументов в трехдневный срок рассылаются всем заинтересованнымминистерствам и ведомствам. При необходимости документы в города ирайоны области могут быть направлены электронной почтой.
7.38. Размноженные экземпляры постановлений, распоряженийзаверяются печатью управления делами Правительства области N 1 (висключительных случаях - гербовой печатью). Приложения кпостановлениям и распоряжениям удостоверяются подписью начальникауправления делопроизводства и также заверяются печатью управленияделами Правительства области N 1.
7.39. Постановления и распоряжения Губернатора и Правительстваобласти систематизируются протокольным отделом, с ежемесячнымсоставлением оглавлений.
7.40. Если в органах исполнительной власти области, участвующих впроцессе согласования проектов нормативных актов, установлен и внедренпрограммный комплекс единой системы электронного документооборота иделопроизводства "Контроль согласования проектов правовых актов",параллельно ведется электронное согласование проектов нормативныхдокументов.
VIII. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
8.1. Согласованные с заинтересованными лицами служебные документыпереносятся в отделе компьютерного оформления документов на бланки ипередаются на подпись.
До переноса документа на бланк исполнитель обязан проверитьправильность его составления и оформления, наличие виз и приложений.Подготовленный документ представляется на подпись вместе сматериалами, на основании которых он готовился.
8.2. Печатание служебных документов за подписью Губернатораобласти, вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, заместителей ПредседателяПравительства области и управляющего делами Правительства областипроизводится в отделе компьютерного оформления документов.
Остальные машинописные работы должны выполняться непосредственнов органах исполнительной власти области с соблюдением установленныхправил печатания.
8.3. Для печатания принимаются только служебные материалы.Печатание под диктовку не допускается.
8.4. Печатание производится в порядке очередности поступления изначимости материалов. Порядок печатания внеочередных документовопределяется начальником управления делопроизводства либо начальникомотдела компьютерного оформления документов.
8.5. Все документы до печатания и после него проходят черезначальника отдела компьютерного оформления документов для проверкиправильности оформления текста. Он должен быть тщательноотредактирован. Перед сдачей в отдел компьютерного оформлениядокументов исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особоевнимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написаниефамилий, специальных терминов, иностранных слов, географическихназваний, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения словприменяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются.
Документы, изготовленные на компьютере, передаются в отделкомпьютерного оформления документов вместе с дискетой с записью текстав последнем варианте или электронной почтой.
8.6. Документы за подписью руководителей органов исполнительнойвласти области, руководителей структурных подразделений аппаратаГубернатора области, которым предоставлено право самостоятельно вестипереписку, печатаются на местах на соответствующих бланках.
8.7. Служебные документы, подлежащие размножению, должны бытьтщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге.
8.8. Копировально-множительные работы (тиражирование документов)для аппарата Губернатора области, управления делами Правительстваобласти, комитета по работе с органами местного самоуправления итерриториями, управления специальных программ и мобилизационнойподготовки Правительства области, правового управления Правительстваобласти, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав приПравительстве области, секретариатов Губернатора области,вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя области, управляющего деламиПравительства области осуществляет управление делопроизводства.
На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4)размножаются в типографии.
8.9. Тиражирование документов производится по заявке, подписаннойруководителем не ниже заместителя начальника управления. Заявкивыполняются в порядке очередности их поступления. Учет количествакопий ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальныхмашин.
8.10. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области,осуществляется управлением по эксплуатации и ремонту зданий исооружений управления делами Правительства области.
Расшифровка звукозаписи заседаний Правительства областиосуществляется отделом компьютерного оформления документов иоформляется в виде полных стенограмм заседаний Правительства области,после чего стенограммы передаются в протокольный отдел для дальнейшейсдачи их на хранение в архив.
IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечениезаседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляетсясоответствующими отраслевыми органами исполнительной власти области,аппаратом Губернатора области с участием управления деламиПравительства области.
9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним иоформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующиеорганы исполнительной власти области.
9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения,состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должностьпредседательствующего.
9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываютсявыступающие, содержание принятого решения, ответственные заисполнение, срок реализации.
9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а такжепротокола заседания Правительства области (приложение N 7).
9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименованиесовещательного органа, которым проводится совещание, или указание нато, что данный документ является протоколом заседания Правительстваобласти.
9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной.
9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом"Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали","Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства областимогут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и"Приглашенные".
В разделе "Председатель" протокола указываются инициалы ифамилия, должность председателя совещания или председательствующего назаседании Правительства области.
В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количествеучастников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количествоприсутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист)участников совещания. При количестве участников до 15 человек впротоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилиивсех участников совещания в последовательности, соответствующейзанимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительстваобласти указываются присутствовавшие на заседании члены Правительстваобласти. Если на соответствующее заседание Правительства областиприглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянныеучастники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии иинициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальныеприсутствовавшие на заседании Правительства области указываются вразделе "Приглашенные".
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащиерассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядкеих важности или сложности и установленного времени рассмотрения.Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или сиспользованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?",например: "Об итогах...", "О деятельности...".
9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы,нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повесткидня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ;
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола -краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведениястенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ"фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Приэтом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в которомделают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" можетотсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. Вразделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросуповестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них(слова "Вопрос" и "Ответ" указывать не следует, вместо нихпроставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании(заседании) решений с указанием при необходимости конкретныхисполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного законтроль исполнения.
9.6. Протоколы заседаний Правительства области составляются,нумеруются и датируются отделом организационной работы аппаратаГубернатора области, подписываются Губернатором области либодолжностным лицом, уполномоченным вести заседание Правительстваобласти. Затем протоколы передаются в протокольный отдел длядальнейшей сдачи их на хранение в архив.
Протоколы заседаний Правительства области являются протоколамикраткой формы изложения, так как одновременно оформляются полныестенограммы заседаний Правительства области.
X. Основные положения работы с обращениями граждан
10.1. Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы),поступившие в адрес Губернатора области, вице-губернатора - первогозаместителя Председателя Правительства области, заместителейПредседателя Правительства области и управляющего делами Правительстваобласти, регистрируются в управлении по работе с обращениями гражданПравительства области (далее - управление).
10.2. Регистрация обращений граждан производится вавтоматизированном режиме на компьютере по специальной программе.
10.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются наповторность поступления.
10.4. Повторным считается обращение, поступившее от одного и тогоже лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращенияистек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен сответом на его обращение.
10.5. Зарегистрированные обращения, в зависимости от ихсодержания, исполняются в управлении или докладываются Губернаторуобласти, вице-губернатору - первому заместителю ПредседателяПравительства области, заместителю Председателя Правительства области- руководителю аппарата Губернатора области, либо направляются длярассмотрения другим должностным лицам. Копии поручений с обращениемграждан и материалами по результатам исполнения поручений (с копиямиответов гражданам) возвращаются в обработанном виде в управление дляучета и хранения.
10.6. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям,то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный врезолюции первым.
10.7. Обращения граждан не направляются на рассмотрениеорганизациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
10.8. Обращения граждан, поступившие с поручением руководителейвысших органов государственной власти, регистрируются и контролируютсяв управлении.
10.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответзаявителю в письменной или устной форме и, если требуется,организации, из которой поступило заявление.
10.10. Прием граждан Губернатором области, вице-губернатором -первым заместителем Председателя Правительства области, заместителямиПредседателя Правительства, а также другими должностными лицамипроводится в управлении согласно графику, утверждаемому Губернаторомобласти.
10.11. Предварительная запись на прием осуществляется вуправлении в соответствии с распределением обязанностей междудолжностными лицами, по вопросам, отнесенным к их компетенции, изавершается за два дня до приема.
10.12. Заявления от граждан, полученные на приеме, регистрируютсяна компьютере и в соответствии с резолюцией направляются исполнителю.
10.13. Контроль за исполнением поручений по результатам приемаграждан осуществляется в управлении.
XI. Составление номенклатуры дел
11.1. Номенклатура дел органа исполнительной власти области - этосистематизированный перечень наименований дел с указанием сроков иххранения, заводимых в органе исполнительной власти области, иоформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, определения сроков их хранения и является основойдля составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, а в архиве органа исполнительной власти области используетсядля учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяположениями об органе исполнительной власти и его структурныхподразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указаниемсроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел включает в себя все виды документов,образующихся в деятельности органа исполнительной власти области и егоструктурных подразделений.
В номенклатуру дел также включаются дела временно действующихорганов, документы которых служат правовым основанием дляподтверждения полномочий органа исполнительной власти области илипрекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссииоргана исполнительной власти области включаются в номенклатуру делликвидируемого органа исполнительной власти области).
11.3. В органах исполнительной власти области составляютсяноменклатуры дел структурных подразделений (приложение N 8) и своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти области (приложение N9), которая оформляется на общем бланке органа исполнительной властиобласти.
11.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляетсялицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу делопроизводстваоргана исполнительной власти области для составления своднойноменклатуры дел.
Вновь созданный орган исполнительной власти области или егоструктурное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства органаисполнительной власти области.
11.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной властиобласти на предстоящий календарный год составляется в последнемквартале текущего года службой делопроизводства органа исполнительнойвласти области, подписывается руководителем службы делопроизводстваоргана исполнительной власти области, согласовывается с экспертнойкомиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти области, сэкспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по деламархивов Правительства области, утверждается руководителем органаисполнительной власти области и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года.
Согласовывается номенклатура дел с управлением по делам архивовПравительства области не реже одного раза в 5 лет, если не былокоренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной властиобласти.
11.6. Сводная номенклатура дел аппарата Губернатора области,секретариатов вице-губернатора - первого заместителя ПредседателяПравительства области, заместителя Председателя Правительства области- руководителя аппарата Губернатора области, заместителей ПредседателяПравительства области, управления делами Правительства областиежегодно составляется, уточняется управлением делопроизводствауправления делами Правительства области, подписывается начальникомуправления делопроизводства, согласовывается с ЭК при управленииделами Правительства области, с ЭПК управления по делам архивовПравительства области (не позднее 25 декабря) и утверждаетсяуправляющим делами Правительства области.
В течение года по согласованию с управлением делами Правительстваобласти и управлением по делам архивов Правительства области вутвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
11.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурныеподразделения органа исполнительной власти области получают выпискисоответствующих ее разделов для использования в работе.
11.8. Графы номенклатуры дел органа исполнительной власти областии его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного ворганизации цифрового обозначения структурного подразделения ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределахструктурного подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которыедолжны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание исостав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); названиеоргана исполнительной власти или структурного подразделения (автордокумента); название органа исполнительной власти, которому будутадресованы или от которого будут получены документы (адресат иликорреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата(период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разное", "разные материалы", "общая переписка" и т.п.),а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида делаупотребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
"Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы,списки, доклады, информации)".
Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащихдокументы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы кпротоколам заседания коллегии министерства").
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и покакому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями окомплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-техническойдокументацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка онаграждении работников, присвоении почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним, например: "Переписка с Государственнойфинансовой академией при Правительстве Российской Федерации повопросам подготовки кадров".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание, например: "Переписка с главами администраций областей осоциальной защите населения".
Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела например: "Переписка с Учебнымцентром Федеральной налоговой службы (г.Нижний Новгород) по вопросамподготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы(отчеты), например: "Годовые планы финансовых мероприятий", "Годовыестатистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поперечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовойили примерной отраслевой номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срокхранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнямидокументов, срок их хранения устанавливается ЭПК управления по деламархивов Правительства области по представлению архива и ЭК органаисполнительной власти области.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действияноменклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящихделах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передачедел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
11.9. Если в течение года в органе исполнительной властивозникают новые документированные участки работы, непредусмотренныедела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимыхдел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.10. По окончании делопроизводственного года в конценоменклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел(томов).
XII. Формирование и оформление дел
12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела.
В органах исполнительной власти области дела формируются, какправило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общихоснованиях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики;
проверять правильность оформления документов, т.е. наличиенеобходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписейдолжностных лиц, заверяющих копии;
по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм). Прибольшом количестве документов, относящихся к данному делу, формируетсянесколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовокдела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз вхронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложениябольшого объема должны выделяться в отдельные тома.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решенияколлегии; документы к заседаниям коллегии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыорганов исполнительной власти области и все документы по ихрассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений гражданпо личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности; документ -ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении перепискипо определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода.
12.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает всебя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерациилистов и составлению заверительной надписи. Оформление делпроизводится работниками, в обязанности которых входит заведение иформирование дел, при методической помощи и под контролем архиваоргана исполнительной власти области.
12.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплетдела; нумерацию листов дела; составление листа - заверителя;составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнениеназвания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела,заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежатчастичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, непроводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять.
12.6. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола втвердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможностисвободного чтения текста всех документов, дат, виз ирезолюций на них.При подготовке дел к подшивке (переплету)металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются.
12.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложениеN 10), в которой указываются наименование органа исполнительной властиобласти, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела,заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле,срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом:
наименование органа исполнительной власти области указываетсяполностью, в именительном падеже, с указанием официально принятогосокращенного наименования, которое указывается в скобках после полногонаименования;
наименование структурного подразделения записывается всоответствии с утвержденной структурой органа исполнительной властиобласти;
номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела пономенклатуре дел органа исполнительной власти области;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органаисполнительной власти области, согласованной с ЭПК управления по деламархивов Правительства области;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайниедаты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенныхв дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,является дата регистрации основного документа, приложение к которомупомещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется полностью словами;
срок хранения дела - переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. Наделах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи иномера дела по описи) на обложках дел постоянного храненияпроставляется в архиве органа исполнительной власти области чернымичернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводныхописей, утвержденных ЭПК управления по делам архивов Правительстваобласти (до этого он проставляется карандашом).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования государственного архива, в который будут передаватьсядела органа исполнительной власти области, обозначения кодовгосударственного архива и органа исполнительной власти области поОбщероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) иОбщероссийскому классификатору органов государственной власти иуправления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
12.8. Внутренняя опись документов дела составляется для учетадокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные дела и т.д.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе (приложение N 11), в которой содержатся сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, вкоторой указываются цифрами и прописью количество включенных в неедокументов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если делопереплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, тосоставленная по установленной форме опись подклеивается к внутреннейстороне лицевой обложки дела.
12.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простымкарандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углулиста.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как одинлист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатныеиздания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются каксамостоятельный том и нумеруются отдельно.
12.10. В конце каждого дела постоянного срока храненияподшивается чистый бланк листа - заверителя дела по установленнойформе (приложение N 12), где указываются цифрами и прописью количествопронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи,оговариваются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии ит.п.), дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело.
Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистыйоборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетенобез бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листана внутренней стороне обложки.
12.11. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, нахранение в архив не принимаются, а возвращаются исполнителю длядооформления.
XIII. Организация оперативного хранения документов
13.1. С момента заведения и до передачи в архив органаисполнительной власти области дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов идел.
В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сторонешкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
13.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешенияруководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное делозаводится карта - заместитель. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения руководителя органа исполнительной властиобласти или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, поактам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителя органаисполнительной власти области с оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника.
XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив
14.1. В архив органа исполнительной власти области передаютсядела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем черезтри года после завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче вархив органа исполнительной власти области, как правило, не подлежат.Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроковхранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.2. В ведомственный архив Правительства области передаются делапостоянного и временного хранения (свыше 10 лет), включая документы поличному составу, через год после завершения их в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архивПравительства области не сдаются, а хранятся в структурныхподразделениях аппарата Губернатора области, управления деламиПравительства области и уничтожаются по истечении соответствующихсроков.
14.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органаисполнительной власти области включает работу по проведению экспертизыценности документов.
14.4. Экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивного фондаРоссийской Федерации.
14.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документовв органе исполнительной власти создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а такжеорганизация ее работы определяются положением об ЭК, котороеутверждается руководителем органа исполнительной власти.
14.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органаисполнительной власти области непосредственно лицами, ответственнымиза ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством архива.
14.7. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениядля передачи в архив органа исполнительной власти;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранениякоторых истекли.
14.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел органа исполнительной власти путем полистногопросмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения иуничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетныеэкземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и неотносящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок храненияс отметкой "ЭПК". Отметка "ЭПК", поставленная в перечне рядом суказанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, чточасть таких документов может иметь научно-историческое значение и вустановленном порядке должна передаваться на архивное хранение.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения,подлежат переформированию. Выделенные из их состава документыпостоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляютсяв самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производитсятолько после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценностидокументов принимает ЭК органа исполнительной власти области.
14.9. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированныйперечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для ихучета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собойперечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченнойнумерацией.
14.10. Описи дел структурных подразделений органа исполнительнойвласти области составляются по установленной форме (приложение N 13) втрех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, делавременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу ипредставляются в архив органа исполнительной власти области через годпосле завершения дел в делопроизводстве.
По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительнойвласти области.
14.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями,служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительнойвласти области, которую готовит архив органа и по которой он сдаетдела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
14.12. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждыйтом или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел,особенностях их физического состояния, о передаче дел другимструктурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличиикопий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняетсяитоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количестводел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваютсяособенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенныхномеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности иутверждается руководителем органа исполнительной власти области.
14.13. Акты о выделении документов и дел к уничтожению(приложение N 14) рассматриваются на заседании ЭК органаисполнительной власти одновременно с описями дел и утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти области после утвержденияЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этогоорган исполнительной власти области имеет право уничтожать дела,включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок храненияистек к 1 января года, в котором составляется акт. Например,законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения, могут бытьвключены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению,составляется на дела всего органа исполнительной власти области,структурного подразделения. Если в акте указаны дела несколькихподразделений, то название каждого подразделения указывается передгруппой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел,отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком суказанием количества дел, отнесенных к данной группе.
14.14. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку(утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, вкоторой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и весбумажной макулатуры.
14.15. Передача дел в архив органа исполнительной власти областиосуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений, передающих документы вархив, и утвержденному руководителем органа исполнительной властиобласти.
14.16. Передача дел в ведомственный архив Правительства областиосуществляется по графику, составленному архивом и утвержденномуначальником управления делопроизводства управления деламиПравительства области.
14.17. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив органа исполнительной власти области сотрудникомархива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органаисполнительной власти области. Все выявленные при проверке недостаткив формировании и оформлении дел работники органа исполнительной властиобласти или его структурного подразделения обязаны устранить.
14.18. Прием каждого дела производится лицом, ответственным заархив, в присутствии работника органа исполнительной власти областиили его структурного подразделения. При приеме особо ценных делпроверяется количество листов в делах.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописьюколичество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел,дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив(сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
14.19. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив органаисполнительной власти области сотрудниками структурных подразделений.
14.20. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное заведение делопроизводства данного структурного подразделения, в периодпроведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в архив органаисполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.21. До передачи в государственный архив документы, подлежащиегосударственному хранению, хранятся в ведомственном архивеПравительства области в течение 5 лет, а материалы по личному составу- согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти делапередаются в государственный архив Саратовской области в установленномпорядке.
14.22. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственном архивеПравительства области, предоставляются работникам Правительстваобласти, министерств области и иных органов исполнительной властиобласти для работы в помещении архива или под расписку во временноепользование (не более одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы заседанийПравительства области и указатели рассылок не выдаются, кроме случаев,установленных действующим законодательством.
14.23. При выдаче дел во временное пользование каждое делозаносится в книгу выдачи дел. Состояние возвращаемых в архив делдолжно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков
15.1. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются впротокольном отделе управления делопроизводства управления деламиПравительства области и выдаются под роспись в специальном журнале.
15.2. Губернатором области и Правительством области используютсяследующие печати:
круглая гербовая печать Губернатора области - ставится на подписьГубернатора области (с указанием должности);
круглая гербовая печать Правительства области - ставится наподпись Губернатора области (с указанием должности) в связи сосуществлением им полномочий по руководству Правительством области;вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителя Председателя Правительства области - руководителяаппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительстваобласти, управляющего делами Правительства области в договорах,свидетельствах, актах, лицензиях, при оформлении финансовых документовна получение денежных средств;
круглая гербовая печать с изображением герба Саратовской области- ставится для заверения подписи должностного лица, подписавшегокомандировочное удостоверение;
малая гербовая печать Губернатора области - ставится наудостоверения должностных лиц аппарата Губернатора и Правительстваобласти и на удостоверениях к орденам и медалям;
круглая печать аппарата Губернатора области - ставится на подписьзаместителя Председателя Правительства области - руководителя аппаратаГубернатора области;
круглые печати "Управление делами", "Управление делами N 2" -ставятся на гарантийных письмах, актах, доверенностях, пропусках вадминистративное здание, платежных поручениях и других финансовыхдокументах;
круглая печать "Управление делами N 1" - ставится на копияхпостановлений, распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти;
круглые печати "Для пакетов", "Для телеграмм", "Для командировок"- ставятся соответственно на пакетах и реестрах при получении иотправлении корреспонденции через фельдъегерскую и специальную связьпри оформлении телеграмм и командировочных удостоверений;
круглая печать "Управление кадровой политики и государственнойслужбы Правительства Саратовской области" - ставится на документах поличному составу;для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются мастичные штампы.
15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личномууказанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильнуюподпись гербовые печати не ставятся.
15.4. На документах, требующих особого удостоверения ихподлинности (удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах,титульных списках, финансовых документах и в других предусмотренныхзаконодательством случаях), ставится гербовая печать.
15.5. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах илидолжен захватывать часть наименования должности лица, подписавшегодокумент, и часть подписи.
15.6. Изготовление печатей, штампов, факсимиле для аппаратаГубернатора области, управления делами Правительства области, комитетапо работе с органами местного самоуправления и территориями,управления специальных программ и мобилизационной подготовкиПравительства области, правового управления Правительства области,комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав приПравительстве области производится по указанию управляющего деламиПравительства области с обязательным согласованием проекта печати справовым управлением Правительства области.
15.7. Ответственность за хранение и правильное использованиевозлагается:
круглых гербовых печатей Губернатора области и Правительстваобласти с изображением Государственного герба Российской Федерации -на начальника управления делопроизводства;
круглой гербовой печати Правительства области с изображениемгерба Саратовской области, малых гербовых печатей "ГубернаторСаратовской области", "Правительство Саратовской области", "АппаратГубернатора Саратовской области" - на первого заместителя руководителяаппарата Губернатора области - начальника управления кадровой политикии государственной службы Правительства области;
круглых печатей органов исполнительной власти области -соответственно на их руководителей;
бланков писем, постановлений, распоряжений Губернатора области иПравительства области - на начальника отдела компьютерного оформлениядокументов.Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах илиметаллических шкафах.
15.8. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится визвестность начальник управления делопроизводства.
15.9. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампысдаются в управление делопроизводства управления делами Правительстваобласти для списания и уничтожения в установленном порядке.
Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использованиябланков, печатей и штампов осуществляет управление делопроизводства.Приложение N 1к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Регистрационная карточка входящего документа
--------------------------------------------------------------
| Срок выполнения Вид документа |
| Корреспондент |
| |
--------------------------------------------------------------
| Дата поступления и входящий | Дата и номер документа |
| номер | |
| | |
--------------------------------------------------------------
| Краткое содержание |
| |
| |
| |
|————————————————————————————————————————————————————————————|
| Резолюция |
| |
| |
| |
|————————————————————————————————————————————————————————————|
| Результат выполнения |
| |
--------------------------------------------------------------
Регистрационная карточка исходящего документа
--------------------------------------------------------------
| Исходящий рег.номер | от |
| | |
--------------------------------------------------------------
| Куда направлен документ | Кому |
| | |
|—————————————————————————————————|——————————————————————————|
| Откуда | От кого |
--------------------------------------------------------------
| Вид документа |
| |
|————————————————————————————————————————————————————————————|
| Содержание |
| |
| |
| |
--------------------------------------------------------------
| Исполнитель | |
| | |
--------------------------------------------------------------
| Кто подписал тел./факс |
--------------------------------------------------------------
| Вид отправления | Примечание |
| | |
--------------------------------------------------------------Приложение N 2к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Регистрационная карточка правительственной почты----------------------------------------------------------------------| | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| | || Регистрационная карточка | || | |----------------------------------------------------------------------| Срок выполнения: | Вид документа: | || | | |----------------------------------------------------------------------| Корреспондент: | || | |----------------------------------------------------------------------| Дата поступл. и входящ. номер: | Дата и номер документа: | || | | |----------------------------------------------------------------------| Краткое содержание: | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| Резолюция руководства: | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| Подпись: | || | || | || | ||————————————————————————————————————————————————————————————————|———|| Результат выполнения: | || | || | || | |----------------------------------------------------------------------Приложение N 3к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка
(графический объект)
(не приводится)Приложение N 4к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка
(графический объект)
(не приводится)Приложение N 5к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Особенности написания
дат, чисел и употребляемых сокращений слов
I. Написание дат и чисел
1. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документовиспользуются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написаниидат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовыхдокументов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября1996 года).
Цифровой способ датирования используется при визировании,написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнениидокумента, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножениедокументов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскимицифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится).Допускается оформление даты в следующей последовательности: год,месяц, день месяца, например: 2001.05.15.
2. Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документоврекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996года,в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году,бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквыпишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год,День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написаноцифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы всловосочетаниях типа: представители Российской Федерации навосемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутсяс наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные,обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередьстроительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс;9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственнойслужбы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается толькоу последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референтыгосударственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами,написаны через тире, то падежное окончание наращивается только увторого, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковыечислительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав,страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое словопредшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений итаблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав,страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традициипринято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций,конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивныхсостязаний, например:
XX век, ХIХ-ХХ века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
Х Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
3. Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущиемашины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая(130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначениякрупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн,млрд: 5 тыс. рублей, 12 млн рублей, 20 млрд рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полнойили сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысячшестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные рекомендуетсяписать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения,число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л,12 г, 580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются имногозначные количественные числительные, в целях унификации следует иоднозначные количественные числительные писать цифрами, за исключениемчислительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, вархиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряженийрекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб.метров, 20 млн тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной егочастью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей неупотребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Нопишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составечислительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный,3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычнорекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...приувеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в1,5 раза...(но не "в полтора раза").
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте,рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двестибумаги..., ... человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом)справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,123-45-12 (или 45 12, . . ., 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисомили разделяются пробелом, например:, 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта,например: ул.Ильинка, д.90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер.,д.7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секундыставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовкахграф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов ит.п. также пишутся словами.
Знаки N, $, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда ониобозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаетсяприменять только в формулах; в тексте документов их необходимопередавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, атакже в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуетсяотрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другуюстроку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа,процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениямипроставляется жесткий пробел.
II. Написание часто употребляемых сокращений слов
4. Требования к употреблению сокращений слов и наименований.
В постановлениях и распоряжениях Губернатора (Правительства)области следует избегать употребления сокращенных слов, наименованияупоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полномсоответствии с их официальным наименованием.
В официальных документах не допускается употребление сокращения"РФ" вместо слов "Российская Федерация".
При необходимости многократного употребления наименования органа,его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документапри первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенноенаименование.
5. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутсяпрописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
прописными буквами, если образованы от имени собственного,например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
строчными буквами, если образованы от имени нарицательного,например: вуз (вуза).
6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, аих написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:
названия единиц измерения (при цифрах):
метр - м тонна - т миллиметр - мм
гектар - га килограмм - кг грамм - г
секунда - с центнер - ц
различные обозначения:
область - обл. миллион - млн
район - р-н (при названии) миллиард - млрд
город - г. рубль - руб.
поселок - пос. железнодорожный - ж.д.
село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах)
проспект - просп. площадь - пл.
таблица - табл. улица - ул.
проезд - пр. рисунок - рис.
дом - д. другой (другие) - др.
корпус - корп. смотри - см.
подъезд - под. прочее - пр.
этаж - эт. и тому подобное - и т.п.
и так далее - и т.д. то есть - т.е.
кабинет - каб. пункт - п.
комната - к. годы - гг. (при цифрах)
тысяча - тыс. лист - л. (при цифрах)
Округление числовых значений величин до первого, второго,третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым.Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей,учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и формсокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы,необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающихстолетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами,например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должнаписаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии,переносить их на другую строку или страницу.Приложение N 6к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Образец листа согласования
к постановлениям и распоряжениям Губернатора области
и Правительства областиПроект внесен ____________________________________________________
(дата, название органа исполнительной власти)СОГЛАСОВАНО:
Дата и время
полу- согла-
чения сования
Вице-губернатор - первый
заместитель Председателя инициалы,
______ ______ Правительства области фамилия
Заместитель Председателя
Правительства области -
руководитель аппарата
______ ______ Губернатора области
Заместители Председателя
Правительства области
______ ______ (по закрепленным за ними
вопросам)
Управляющий делами
______ ______ Правительства области
Начальник правового
управления
______ ______ Правительства области
Руководители заинтересованных
органов исполнительной власти
______ ______ области (в алфавитном порядке)
Руководитель органа
исполнительной власти области,
______ ______ вносящего проект
Руководители заинтересованных
организаций области
______ _______ (в алфавитном порядке)
Исполнитель:Телефон:Файл:Приложение N 7к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
ПРОТОКОЛ N
заседания (наименование организации)Дата Место проведенияПрисутствовали: (перечисляются фамилии в алфавитном порядке безуказания должностей).Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядкес указанием должностей).
Повестка дня:
1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельностиучреждения.
Доклад начальника отдела Сергеева К.И.
2. О представлении Кузнецова А.А. к присвоению Почетного звания"Заслуженный работник культуры Российской Федерации".
Доклад начальника отдела Титова М.С.
1. СЛУШАЛИ:
Сергеева К.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Яковлев С.Л. - ставит вопрос о дополнительном выделениикомпьютеров отделу.
Соколов А.С. - предлагает передать отделу массив имеющихся вдругих подразделениях информационных карточек.
Зайцева О.А. - сообщает об имеющихся в отделе новых разработкахпо улучшению организации информационных процессов.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить основные направления работы отдела.
1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрестидля нужд отдела информатизации три компьютера.
2. СЛУШАЛИ:
Титова М.С. - текст выступления прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Семенов Ф.М. - поддерживает предложение о выдвижении Кузнецова А.А. на присвоение почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации".
Лукьянов И.Н. - говорит о серьезных заслугах Кузнецова А.А. вделе развития отечественной культуры.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Выдвинуть Кузнецова А.А. на присвоение ему Почетного звания"Заслуженный работник культуры Российской Федерации".
Председатель подпись А.В.Иванов
Секретарь подпись Л.Ф.ПетроваПриложение N 8к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма номенклатуры дел структурного подразделенияНаименование органаисполнительной властиНаименование структурногоподразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ____________ N _____________________________(место составления)на ________ год----------------------------------------------------------------------| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание || дела | | ед.хр. | и N статей по | || | | | перечню | ||————————|——————————————————|——————————|———————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |----------------------------------------------------------------------| Наименование раздела |----------------------------------------------------------------------| | | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должностируководителя структурногоподразделения Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО(1)Протокол ЭК структурного подразделенияот ___________________ N ____________Наименование должностируководителя архива(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДата_________________________(1) При наличии ЭК структурного подразделенияПриложение N 9к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти областиНаименование органаисполнительной властиНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ____________ N _______ Наименование должности______________________ руководителя органа(место составления) исполнительной властина ________ год----------------------------------------------------------------------| Индекс | Наименование | Кол-во | Срок хранения | Примечание || дела | структурных | ед.хр. | и N статей по | || | подразделений, | | перечню | || | разделов и | | | || | заголовки дел | | | ||————————|—————————————————|———————————|———————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |----------------------------------------------------------------------| Наименование раздела |----------------------------------------------------------------------| | | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности руководителяслужбы делопроизводства органаисполнительной власти Подпись Расшифровка подписиДатаВиза руководителя архива(лица, ответственного за архив)СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПК управленияоргана исполнительной власти по делам архивов
Правительства областиот ___________ N _____ от ____________ N _____Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ годув ________________________________________________________________----------------------------------------------------------------------| По срокам хранения | Всего | В том числе: |----------------------------------------------------------------------| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| Постоянного | | | ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| Временного (свыше 10 лет) | | | ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| Временного | | | || (до 10 лет включительно) | | | ||———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————|| ИТОГО: | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности руководителяслужбы делопроизводства органаисполнительной власти Подпись Расшифровка подписиДатаИтоговые сведения переданы в архив.Наименование должностипередавшего сведения Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 10к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код гос.архива __________
Код органа исполнительной
власти области __________
-------------------__________________________________________________ | Ф. N _________ |
| |__________________________________________________ | ОП. N ________ |
| |__________________________________________________ | Д. N _________ |
-------------------________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Наименование органа исполнительной власти области и структурного
подразделения)
ДЕЛО N _________ ТОМ N ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Заголовок дела)______________________________________________________________________
(Дата дела)
На __________ листах
Хранить ____________-------------------| Ф. N _________ || || ОП. N ________ || || Д. N _________ |-------------------Приложение N 11к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание || п/п | документа | документа | документа | листов | || | | | | дела | ||———————|———————————|———————————|————————————|—————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||———————|———————————|———————————|————————————|—————————|—————————————|| | | | | | || | | | | | || | | | | | || | | | | | |----------------------------------------------------------------------Итого __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю описьдокументов дела Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 12к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____В деле подшито и пронумеровано _______________________________________
(цифрами и прописью)______________________________________________________________ листов,в том числе:литерные номера листов _______________________________________________пропущенные номера листов ____________________________________________+ листов внутренней описи ____________________________________________---------------------------------------------------------------------- | Особенности физического состояния | Номера листов || и формирования дела | ||—————————————————————————————————————————————————|——————————————————|| 1 | 2 ||—————————————————————————————————————————————————|——————————————————|| | || | || | || | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности лица,составившего лист - заверитель дела Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 13к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти области)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N ___
___________________________________________________----------------------------------------------------------------------| N | Индекс | Заголовок | Крайние | Кол-во | Срок |Примечание || п/п | дела | дела | даты | листов | хранения | ||—————|————————|———————————|—————————|————————|——————————|———————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6(1) | 7 |----------------------------------------------------------------------| Название раздела |----------------------------------------------------------------------| | | | | | | ||—————|————————|———————————|—————————|————————|——————————|———————————|| | | | | | | |----------------------------------------------------------------------В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)с N ______________________ по N ______________________, в том числе:литерные номера: _________________________________________________пропущенные номера: _____________________________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО(2)Наименование должности Протокол ЭК структурногоруководителя службы подразделенияделопроизводстваоргана исполнительной власти от ____________ N _____Подпись Расшифровка подписиДата_________________________(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.(2) При наличии ЭК структурного подразделенияПриложение N 14к Инструкции по делопроизводствув органах исполнительной власти Саратовской области----------------------------------------------------------------------| Наименование структурного | УТВЕРЖДАЮ || подразделения | (Руководитель структурного || | подразделения) || | || | подпись (расшифровка) || | || | Дата |----------------------------------------------------------------------
А К Т N ________
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
На основании______________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы: ________________________________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)----------------------------------------------------------------------| N |Заголовок |Крайние| Номера | Индекс |Кол-во| Сроки | Приме-||п/п|дела или | даты | описей | дела по | дел |хранения| чание || |групповой | | |номенклатуре| |и номера| || |заголовок | | |или N дела | | статей | || |документов| | | по описи | | по | || | | | | | |перечню | ||———|——————————|———————|————————|————————————|——————|————————|———————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 ||———|——————————|———————|————————|————————————|——————|————————|———————|| | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------Итого дел за _______годы __________________________________________
(цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены,по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________
(наименование архивного учреждения)(протокол от __________ N ____ )Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЭКот ________ N ____Документы в количестве ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)весом ______ кг сданы в: ___________________________________________
(наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N ____Наименование должности работника,сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиДата
- Главная
- Постановления
- 2006
- Июнь
- 1
- Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88
от «09» сентября 2021 г.
Содержание
I. Общие положения 3
II. Документация в советах судей субъектов Российской Федерации 5
III. Порядок организации документооборота в советах судей субъектов 5
3.1. Обработка и регистрация входящих документов 6
3.2. Порядок работы со служебными документами 7
3.3. Прием, передача документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 8
3.4. Обработка и регистрация исходящих документов 9
IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов. Бланки служебных документов 10
V. Подготовка и оформление отдельных видов документов 10
5.1. Проекты постановлений 10
5.2. Положения, правила, инструкции 11
5.3. Протоколы 11
5.4. Служебные письма 12
VI. Контроль за исполнением служебных документов 12
VII. Особенности работы с электронными документами 13
VIII. Номенклатура дел в аппарате советов судей субъектов Российской Федерации 14
8.1. Составление и ведение номенклатуры дел 14
8.2. Формирование и оформление дел 15
IX. Хранение документов 15
9.1. Организация оперативного хранения документов и дел 15
9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив 16
9.3. Электронный архив 16
X. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») 16
Приложения 19
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Совете судей Саратовской области (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Совета (далее – Совет) документов.
Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федераций от 19 января 2005 года № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 4 октября 2017 года № 608, Инструкции по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 8 мая 2015 года № 32-П, Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 февраля 2017 года № 25 и Типовой инструкции, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 03 декабря 2018 года № 699.
1.2. Положения Инструкции устанавливают единые требования к организации работы со служебными документами и обращениями в аппарате Совета судей Саратовской области, включающие в себя прием, учет и регистрацию поступивших документов и обращений, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов и отправку документов по предназначению, контроль за исполнением, текущее хранение документов у исполнителей, передачу их на хранение в архив, а также уничтожение документов.
1.3. Инструкция устанавливает единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, с использованием программных и технических средств.
1.4. Инструкция по делопроизводству утверждается постановлением Совета.
1.5. Общую организацию делопроизводства, руководство и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, использование современных информационных технологий в работе с документами осуществляет председатель Совета судей Саратовской области.
1.6. Председатели комиссий либо руководители рабочих групп, организованных в Совете для обеспечения оптимальной работы, организуют делопроизводство в соответствующих рабочих органах и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований инструкции.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Совете осуществляются секретарем Совета.
1.8.Основные понятия.
Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию с ними в Совете судей;
Документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, органом судейского сообщества, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Совета судей;
Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
Реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
Обращение гражданина – направленные в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, предложение, заявление или жалоба;
Запрос – обращение гражданина или организации в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Совет судей о предоставлении информации о деятельности судов в РФ;
Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
Сканирование документа — способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;
Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Совета судей;
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Совете судей, с указанием сроков их хранения;
Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
Система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая в Совете судей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
Электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.
II. Документация Совета судей Саратовской области
2.1. Состав документации Совета определяется полномочиями Совета.
2.2. Документы, создаваемые в Совете, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Допускается использование бланков формата A3 (297 х 420 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
2.3. Документы в Совете создаются с использованием компьютерной техники. Контрастность печати документа должна обеспечивать его последующее качественное сканирование и копирование. Отдельные документы для внутренней переписки (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается оформлять от руки.
2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор «Microsoft Word» с использованием шрифта Times New Roman, размером 12 (для оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1–2 межстрочных интервала. При составлении таблиц допускается использовать шрифт меньшего размера.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двухстороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирные начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста либо шрифт размером 16.
III. Порядок организации документооборота в Совете судей Саратовской области
Движение документов в Совете с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Различается три основных потока документации: документы, поступающие в Совет (входящие); документы, отправляемые из Совета (исходящие); внутренняя документация – документы, разрабатываемые в Совете, не направляемые за пределы аппарата.
Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документов внутри Совета они повторно не регистрируются.
3.1. Обработка и регистрация входящих документов
3.1.1. Доставка документов в Совет и отправка документов из Совета осуществляются:
службами почтовой либо фельдъегерской связи;
средствами информационно-телекоммуникационных сетей (электронные документы);
средствами электросвязи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы);
нарочными (курьерами) отправителей и рабочих органов Совета– исполнителей.
3.1.2. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета, производятся в централизованном порядке секретарем Совета.
3.1.3. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в адрес Совета, получает секретарь Совета.
3.1.4. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.
При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.
В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений секретарем Совета об этом докладывается председателю Совета, после чего составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению исполнителю, второй экземпляр направляется адресату для сведения, а третий экземпляр остается на хранении у делопроизводителя.
При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ передается для регистрации и последующего возвращения отправителю документа либо для направления в соответствующую организацию.
Конверты, в которые были вложены обращения, сохраняются и прикладываются к обращениям, а после их рассмотрения подшиваются в наряды.
3.1.5. Входящая документация независимо от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (приложение № 1).
На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации.
3.1.6. Не подлежащие регистрации документы передаются непосредственно по назначению.
Перечень документов, не подлежащих регистрации:
1. Печатные издания (книги, журналы, сборники, бюллетени и т.д.).
2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
3. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.
4. Поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты.
5. Исходящие документы, возвращенные в Совет из-за ненахождения адресата.
6. Научные труды и отчеты по темам.
3.1.7. Документы, поступившие в электронном виде и по каналам факсимильной связи, а также телеграммы, адресованные в том числе конкретному лицу, регистрируется на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета и на исполнение.
3.1.8. Телефонограммы, адресованные председателю Совета, принимаются секретарем Совета, а текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.
3.2. Порядок работы со служебными документами
3.2.1. Секретарь Совета обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.
3.2.2. Прошедшие первоначальную регистрацию документы распределяются непосредственно секретарем Совета в зависимости от степени их важности и назначения: требующие обязательного рассмотрения председателем Совета, его заместителем и членами Совета.
3.2.3. Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно. Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет секретарь Совета.
3.2.4. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения председателем Совета, докладывается ему секретарем Совета. На основании рассмотрения председатель Совета дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции.
Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
3.2.5. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета, его заместителям и членам Совета, подготовку к пересылке адресату.
3.2.6. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.
На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.
На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или секретарем Совета по соответствующей форме.
3.2.7. Исполненные документы представляются на подпись: председателю Совета, его заместителям через секретаря Совета.
3.2.8. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет секретарь Совета. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список рассылки. Рассылка согласовывается с председателем Совета.
3.2.9. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, секретарем Совета с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.
3.2.10. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления). Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение. Лист с резолюцией прилагается к документу.
3.2.11. Контроль за исполнением инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.
3.2.12. Работники аппарата Совета несут персональную ответственность за сохранность служебных документов, обращений и содержащейся в них информации.
3.2.13. В случае утраты служебного документа секретарь Совета немедленно докладывает об утрате документа председателю Совета.
3.3. Прием, передача документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.3.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта и факсимильная связь.
Допускается передача отдельных документов по каналам электронной почты в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
3.3.2. Прием и передача документов по каналам электронной почты и факсимильной связи осуществляет секретарь Совета.
3.3.3. Сообщения, поступившие в Совет по электронной почте, каналам факсимильной связи, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях и передаются адресатам после регистрации.
В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.
3.3.4. Документ, передаваемый по электронной почте, факсимильной связи, должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления служебных документов.
Документ, передаваемый по электронной почте, подлежит регистрации в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1), по факсимильной связи — в журнале учета отправленных факсограмм (приложение № 2).
3.3.5. По электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки.
3.4. Обработка и регистрация исходящих документов
3.4.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1) секретарем Совета. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.
3.4.2. Регистрация отправляемых документов в Совете ведется централизованно. На регистрацию передается отправляемый документ вместе с документом, на который подготовлен ответ, без служебных записок, представляющих собой переписку внутри Совета в процессе подготовки документа.
3.4.3. Поступившие секретарю Совета на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати.
3.4.4.Документы, направляемые в суды, государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения и организации, отправляются:
на бумажном носителе — фельдъегерской, почтовой связью или нарочным (курьером);
в электронной форме — по системе межведомственного электронного документооборота.
3.4.5. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает председатель Совета.
3.4.6. Телеграммы, составленные в Совете, передаются на отправку завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
3.4.7. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов. Бланки служебных документов
Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
4.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
4.2. Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.
4.3. В Совете устанавливаются следующие виды бланков:
бланки писем (приложение № 3);
бланк нормативного характера (приложение № 4);
V. Подготовка и оформление отдельных видов документов
В Совете создаются следующие виды документов:
проекты постановлений Совета судей Саратовской области;
проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятия);
служебные письма;
справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета;
материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета, его заместителям и членам Совета;
запросы;
иные документы.
5.1. Проекты постановлений
Проекты постановлений подготавливаются председателями комиссий Совета, к компетенции которых относится вопрос, вносимый на обсуждение, либо одним из членов Совета по поручениям председателя Совета либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.
При представлении на утверждение проектов постановлений к ним прикладываются материалы, обосновывающие необходимость их разработки и принятия. Перечень материалов, прилагаемых к проектам, может быть определен решением Совета или Президиума Совета судей.
5.2. Положения, правила, инструкции
5.2.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются членами Совета либо секретарем Совета по поручению председателя Совета, либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.
5.2.2. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые постановлением Совета. В названии положения, правила, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.
5.2.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.
5.2.4. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от 3-го лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Сокращенные наименования Совета употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее – Совет судей).
5.3. Протоколы
5.3.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом и его комиссий.
5.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили.
Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается: «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
5.3.3. Постановлением Совета может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом, прилагается к протоколу.
5.3.4. Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем Совета в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.
Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.
5.3.5. Протоколы заседаний Совета нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
5.3.6. По поручению председателя Совета в ходе заседания Совета ведется аудиопротоколирование с использованием средств аудиозаписи и составляется протокол в письменной форме.
Об использовании технических средств для фиксирования хода заседания в протоколе заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому заседанию отдельно) приобщаются к материалам заседания (протоколу заседания).
5.4. Служебные письма
5.4.1. Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дата; ссылка на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа (приложение № 3).
5.4.2. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма, оформленного на бланке Совета, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Совет судей Саратовской области считает…» или «Совет судей Саратовской области рассмотрел…».
Если письмо оформлено на бланке председателя Совета, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
VI. Контроль за исполнением служебных документов
6.1. Целью контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.2. Контроль за исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета либо одним из его заместителей по поручению председателя Совета.
6.3. Контроль осуществляется за всеми зарегистрированными документами, требующими исполнения к определенным срокам.
6.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется председателем Совета.
6.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.
6.6. Секретарь Совета в порядке предупредительного контроля напоминает о сроках исполнения поручений по служебным документам не позднее чем за 3 дня до их истечения.
VII. Особенности работы с электронными документами
7.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, развернутого в Совете.
Электронный документооборот применяется только при наличии технической возможности.
В систему электронного документооборота Совета включаются:
электронные документы, поступившие в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;
электронные документы, созданные в Совете (без предварительного документирования на бумажном носителе);
электронные копии документов, поступившие в Совет или созданные в Совете на бумажном носителе.
7.2. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
7.3. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
7.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Совете используются электронные подписи.
7.5. Прием электронных документов, поступивших в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан, осуществляется секретарем Совета.
7.6. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется секретарем Совета.
Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.
7.7. Электронные документы регистрируются по общим правилам аналогично документам на бумажном носителе.
7.8. При регистрации входящей, исходящей корреспонденции в базе данных информационной системы электронного документооборота дублирование на бумажном носителе не обязательно.
7.9. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде отдельного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.
7.10. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
VIII. Номенклатура дел в аппарате Совета судей Саратовской области
8.1. Составление и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, журналов, заводимых в Совете, с указанным сроком их хранения, оформленных в установленном порядке.
8.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.
8.1.4. Номенклатура дел Совета на очередной календарный год составляется секретарем Совета и утверждается председателем Совета (приложение № 5).
8.1.5. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Совете цифрового обозначения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
8.1.6. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение № 5).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимается секретарь Совета.
8.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями секретарю Совета для формирования их в дела.
8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;
в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);
факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.
IX. Хранение документов
9.1. Организация оперативного хранения документов и дел
9.1.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования – в Совете.
Секретарь Совета несет ответственность за сохранность документов и дел.
9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив
9.2.1. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества.
9.2.2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям (приложение № 5).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в Совете и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.3. Электронный архив
9.3.1. Электронный архив применяется только при наличии технической возможности.
9.3.2. Документы временного хранения (менее 10 лет) оцифровываются и хранятся в электронном виде (в том числе электронные образы документов, скрепленные электронной подписью).
9.3.3. Документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по распоряжению председателя Совета либо с его согласия — по распоряжению одного из заместителей председателя Совета оцифровываются и хранятся в электронном виде наряду с оригиналами документов на бумажном носителе.
9.3.4. Документы сканируются в формате PDF в масштабе 1:1 с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Сканирование производится в черно-белых цветах либо в градациях серого. Сканирование должно обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности документа.
9.3.5. Электронный архив располагается на IP-сервере управления Судебного департамента в Саратовской области.
9.3.6. По распоряжению председателя Совета может быть осуществлено дублирование документов, хранящихся в электронном архиве, с размещением на иных серверах либо информационных носителях.
X. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)
10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
К документам ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») относятся поступившие в Совет, а также созданные в Совете документы, содержащие данную информацию.
10.2. Председатель Совета определяет должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
10.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции (приложение № 1). При этом к номеру документа добавляется пометка «ДСП».
10.4. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
10.5. Печатание проектов и копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются только с письменного разрешения председателя Совета. При этом на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, дату печатания документа.
10.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка «Для служебного пользования».
10.7. Документы, наряды с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.
Выносить документы с пометкой «Для служебного пользования» из зданий Совета запрещается.
Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» членам Совета и работникам аппарата Совета осуществляется под расписку с письменного разрешения председателя Совета.
10.8. Отбор на уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости.
По результатам отбора составляется акт и осуществляется уничтожение указанных документов. В журналах и книгах учета этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
10.9. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения указанной информации ставится в известность председатель Совета и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются председателю Совета письменно.
На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
10.10. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки «Для служебного пользования») на документах, нарядах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается председателем Совета при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Совета.
10.11. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, члены Совета, работники аппарата Совета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Саратовской области И.О. Фамилия
Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в ____году в Совете судей Саратовской области
Саратовской области И.О. Фамилия
Министр области — председатель комитета охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области Гаврилов Александр Иванович осуществляет прием граждан по личным вопросам в комитете охотничьего хозяйства и рыболовства по адресу: город Саратов, ул.Университетская зд. 45/51 стр. 1 каждый вторник с 10.00 до 12.00 по предварительной записи по телефону (8452)50-50-00.
Ответственный сотрудник за рассмотрение обращений в комитете Дегтярева Галина Григорьевна, телефон 8 -(8452)50-08-08
Обращения граждан в комитет охотничьего хозяйства и рыболовства области следует направлять по адресам:
410012, г. Саратов, ул.Университетская 45/51 стр. 1, Комитет охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области;
электронная почта: info@ohotasaratov.ru
телефон приемной комитета 8- (8452) 50-50-00
телефон горячей линии 8 937 818 05 01.
Министр области — председатель комитета охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области Гаврилов Александр Иванович осуществляет прием граждан в курируемом Советском муниципальном районе по всем вопросам жизнеобеспечения. Прием осуществляется по предварительной записи в соответствии с графиком приема граждан в закрепленном районе области по номеру телефона администрации района: (84566)5-00-39
График выездных приемов в Советском муниципальном районе Саратовской области в I квартале 2023 года
|
Дата приема |
Место проведения приема |
|
13.01.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
|
21.02.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
|
28.03.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
График выездных приемов в Советском муниципальном районе Саратовской области во I I квартале 2023 года
|
Дата приема |
Место проведения приема |
|
11.04.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
|
25.05.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
|
27.06.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
График выездных приемов в Советском муниципальном районе Саратовской области в III квартале 2023 года.
|
Дата приема |
Место проведения приема |
|
28.07.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
|
18.08.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
|
01.09.2023 |
р.п.Степное, ул.50 лет Победы, д.3 |
Общественная приемная
Рассмотрение обращений граждан в комитете охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 9 февраля 2009 года №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
- Устав (Основной закон) Саратовской области;
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора области от 1 июня 2006 года № 88;
- Закон Саратовской области от 31 июля 2018 г. N 73-ЗСО «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение»;
- Положение о порядке работы с обращениями граждан, организаций и общественных объединений в Правительстве Саратовской области, утвержденное постановлением Губернатора Саратовской области от 26.10.2016 № 388.
Анализ поступивших в комитет обращений граждан
В 2019 году в комитет охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области поступило 138 обращений граждан. В том числе 59 письменных и 79 устных.
В 2020 году в комитет охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области поступило 228 обращений граждан. В том числе 179 письменных и 49 устных.
В 2021 году в комитет охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области поступило 105 обращений граждан. В том числе 49 письменных и 56 устных.
В 2022 году в комитет охотничьего хозяйства и рыболовства Саратовской области поступило 89 обращений граждан. В том числе 34 письменных и 55 устных.
В I квартале 2023 года в комитет охотничьего хозяйства и рыболовства поступило 19 обращений граждан. В том числе 8 письменных и 11 устных.
Анализ поступивших обращений показал, что обращения носят заявительный характер или вызваны недостаточной информированностью граждан о деятельности учреждений по предоставлению государственных услуг. По существу поставленных вопросов на все обращения даны разъяснения.