Инструкция по делопроизводству в правительстве ленинградской области

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Инструкция по делопроизводству правительства ленинградской области

Инструкция по делопроизводству правительства ленинградской области

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по делопроизводству правительства ленинградской области (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты

АДМИНИСТРАЦИЯ  

МУНИЦИПАЛЬНОГО    ОБРАЗОВАНИЯ

«ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПОДПОРОЖСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от  15 сентября 2020 года          № 141

Об   утверждении   Инструкции   по

делопроизводству и Правил оформления

документов   в     администрации   МО

«Винницкое сельское поселение Подпо-

рожского муниципального района

Ленинградской области»

              В целях совершенствования организации работы с документами в структурных                подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», ПОСТАНОВЛЯЮ:

            1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», согласно приложению 1.

            2. Утвердить Правила оформления документов в структурных подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», согласно приложению 2.

            3. Специалисту администрации МО «Винницкое сельское поселение» Богатенковой Н.С. ознакомить всех специалистов администрации структурных подразделений с Инструкцией по делопроизводству и Правилами оформления документов.

           4. Постановление главы администрации МО «Винницкое сельское поселение» № 319 от 28.11.2017 года «Об утверждении инструкции по делопроизводству, правил оформления документов и назначение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение» считать утратившим силу

           5. Настоящее постановление подлежит опубликованию на официальном сайте администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области» http://винницы.рф/

            6.   Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Мошникова Г.К.

Главы   администрации МО                                                                           А.В.Кузнецов

УТВЕРЖДЕНА

постановлением   администрации

МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района «

от 15 сентября 2020 года № 141

(приложение 1)

И Н С Т Р У К Ц И Я

по   делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального   района   Ленинградской области»

и структурных подразделениях администрации

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

       1.1.   Инструкция по делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального   района   Ленинградской области» (далее – администрации поселения) и структурных подразделениях администрации (далее — инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), на основании Приказа  Федерального архивного агентства № 44 от 11.04.2018 года «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

      1.2.  Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив администрации поселения.

     1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее —  организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

      1.4.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

       1.5.Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.      

Настоящая Инструкция распространяется  на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, протоколы), информационно-справочные документы  (акты, справки, обзоры, письма и др.). Устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и организации хранения документов  в администрации МО «Винницкое сельское поселение» и структурных подразделениях.

Положения  настоящей Инструкции распространяются  на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителей.

       1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников администрации и структурных подразделений.

       Работники структурных подразделений ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

       1.3.Организация и совершенствование информационного и документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения, современных программно-технических средств автоматизированной подготовки и обработки документов, внедрение и сопровождение информационных технологий, организационно-методическое руководство ответственными за делопроизводство структурных подразделений осуществляется организационным управлением администрации МО «Винницкое сельское поселение».

       1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в АМО «Винницкое сельское поселение» и структурных подразделениях возлагается на заместителя главы администрации МО.

       1.5. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.

         Глава администрации МО назначает из числа работников подразделения ответственного за делопроизводство в подразделении. 

       1.6. На работников ответственных за делопроизводство подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

—        прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов;

—        учет (регистрация) внутренних документов;

—        передача документов на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) — передача их непосредственно работнику — ответственному исполнителю (далее — исполнитель);

—        учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

—        контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

—        организация работы с письмами граждан;

—        подготовка номенклатуры дел подразделения;

—        ведение и формирование дел в соответствии  с номенклатурой дел, передача их в архив;

—        выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;

—        проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

—        анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;

—        подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

—        обеспечение сохранности находящихся в пользовании персональных компьютеров (ПК) и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;

—        ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами распорядительными, информационными и методическим документами по  вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);

—        инструктаж вновь принятых работников и проведение с ними практических занятий по вопросам работы с документами;

—        подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организация их учета;

—        учет печатей и штампов, используемых в подразделениях.

       1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжениях главы администрации МО, проектах других служебных документов не подлежит разглашению (распространению).

       1.8. Передача работникам других организаций копий зарегистрированных документов, за исключением постановлений и распоряжений, допускается только по указанию (разрешению) руководителя структурного подразделения и по согласованию с заместителем главы администрации МО.

       Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется  по указанию главы администрации МО  

       1.9. В случае утраты зарегистрированных в администрации документов руководитель структурного подразделения обязан проинформировать главу администрации или заместителя главы  администрации, который назначает служебное расследование. К виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

       1.10.  При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или при увольнении, работник по указанию главы администрации передает находящиеся у него на исполнении документы замещающему его работнику.

       1.11. В структурных подразделениях администрации МО, имеющих статус юридического лица, прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль над сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в архив осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

РАЗДЕЛ II.  ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ  ПРОЕКТОВ  ПОСТАНОВЛЕНИЙ   И  РАСПОРЯЖЕНИЙ  АДМИНИСТРАЦИИ МО «ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ»

        2.1.Основаниями для подготовки (разработки) муниципальных нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов администрации  Винницкого сельского поселения  являются федеральные  и областные законы, нормативные правовые акты Правительства Ленинградской области, Губернатора Ленинградской области, Устав Винницкого сельского поселения, решения Совета депутатов Винницкого сельского поселения, муниципальные правовые акты главы Винницкого сельского поселения Подпорожского муниципального  района, предложения структурных подразделений  администрации Винницкого сельского поселения, а также решения, принятые на местных референдумах и сходах граждан.

         2.2. Принятие решений в администрации Винницкого сельского поселения сопровождается изданием муниципальных нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов.

         2.3 Муниципальный правовой акт может быть издан (принят) в форме:

         2.3.1.Постановления администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района», которым признается принятый в пределах полномочий главы администрации Винницкого сельского поселения нормативный правовой акт администрации, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, либо индивидуальный правовой акт, рассчитанный на неоднократное применение  и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные данным актом.

     2.3.2.Распоряжения администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального  района», которым признается принятый в пределах полномочий Главы администрации Винницкого сельского поселения  правовой акт администрации, имеющий ненормативный характер, в  том числе  по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы администрации Винницкого сельского поселения.

      2.3.3. Форма муниципального правового акта определяется ответственным лицом при подготовке проекта этого правого акта и может быть изменена юридической  (правовой) службой в ходе согласования проекта.

      2.3.4.  Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на сходе граждан, заседаниях комиссий, собраниях, совещаниях фиксируются в  протоколах.

      2.3.5.В процессе деятельности  администрации Винницкого сельского поселения  создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и.т.д.).

      Для осуществления оперативных связей с другими организациями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телефонограммы, электронная почта.

      2.4. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации МО «Винницкое сельское поселение» вносятся исключительно структурными подразделениями.

       Руководители предприятий и организаций, расположенных на территории района, могут инициативным порядком направить проекты постановлений и распоряжений в структурные подразделения по принадлежности вопросов для выработки заключений и внесения в установленном порядке.

       Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросам подготавливаются специалистом по спецработе и кадрам АМО «Винницкое сельское поселение».

       2.5. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений, полноту согласования с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые вносят эти документы.

       Руководители структурных подразделений и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений определяют из числа работников подразделений исполнителей этих документов, организуют согласование и подготовку к представлению на подпись главе указанных проектов документов.

       2.6. К проекту постановления, распоряжения прилагаются:

—        пояснительная записка (при необходимости), в которой обосновывается необходимость принятия документа, указывается правовая основа, сведения о том, на основании чего подготовлен проект и иная подобная информация;

—        к проектам, связанным с финансированием проведения приемов, встречи и иных подобных мероприятий, прилагаются сметы расходов;

—        указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения.

       2.7. Для оценки подготовленного проекта документа, его целесообразности, обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам проводится согласование (визирование) документа.

       Круг должностных лиц, согласовывающих (визирующих) проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, по согласованию с курирующим заместителем главы.

      Согласование осуществляется в каждой инстанции не более двух дней, а по особо важным проектам документов, требующим юридического, финансового заключения — не более пяти дней.

      При наличии особого мнения по подготавливаемому проекту постановления (распоряжения) составляется  докладная записка на имя главы администрации, его заместителя, или руководителя структурного подразделения,  курирующего подготовку проекта.

       За нарушение  сроков согласования проекта документа несет  ответственность руководитель подразделения, в котором приходит согласование проекта.

       Передача проектов документов на согласование (визирование) осуществляется  работником подразделения, подготовившего проект.

       Этот же работник регулирует очередность передачи документа между подразделениями.

       2.8. Согласование может проводиться как внутри администрации (подразделениями и должностными лицами), так и вне её (внешнее согласование) — с подчиненными и неподчиненными организациями.

       Проекты постановлений, распоряжений администрации в обязательном порядке визируются:

—        непосредственно исполнителем и руководителем подразделения, ответственного за подготовку проекта;

—        руководителями подразделений, предприятий, организаций или лицами их замещающими, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения;

—        заместителем главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального  района» .

       2.9.Согласование оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости — ее расшифровку, должность визирующего и дату визирования.

       На проектах документов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта в нижней части, а при отсутствии места — на оборотной стороне.

       Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,                                        например: «Иванов 2 22 22».

       2.10. Полноту согласования проектов документов может определить заместитель главы администрации.

       2.11. Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются исполнителем при его доработке.

       2.12. Проект документа, имеющий более двух существенных замечаний, возвращается исполнителю заместителем главы администрации МО.     

       Исполнитель проекта проводит необходимую работу по устранению замечаний и доработке документа, его повторному визированию.

       2.13. Подготовленные в соответствии с установленными требованиями проекты постановлений и распоряжений передаются  главе администрации или заместителю главы администрации МО.

       2.14.  Подписанные главой администрации или заместителем главы администрации МО  проекты постановлений и распоряжений возвращаются в отдел по организационной работе для их оформления и выпуска.

       Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. Копии постановлений и распоряжений направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

       Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым они рассылались.

       Замена ранее разосланных документов производится по указанию заместителя главы АМО.

       2.15. Подлинники постановлений и распоряжений после их выпуска вместе с документами, на основании которых принято решение и указателями рассылки хранятся у специалиста администрации МО, ответственного за делопроизводство АМО и в установленном порядке сдаются в архив.

РАЗДЕЛ III.   ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ

                                     СЛУЖЕБНЫХ  ДОКУМЕНТОВ ГЛАВЫ   АДМИНИСТРАЦИИ

       3.1. Служебные письма по своему содержанию могут быть инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-подтверждениями и.т.д.

3.2.Все  служебные документы администрации МО «Винницкое сельское поселение»  печатают работники администрации самостоятельно  

        При  подготовке  документов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных  слов  и географических названий. Применяются  только общепринятые  сокращения слов.

       При передаче исполнителем документа в отдел по организационной работе, записанного на электронном носителе (дискета, флеш-карта), проводится проверка на наличие компьютерных вирусов. В случае  их обнаружения  работа с электронным носителем прекращается, и электронный носитель с материалом возвращается исполнителю.

      3.3. Печатание документов под диктовку не производится.

      3.4.Проекты писем и телеграмм главы администрации МО готовятся работниками администрации  структурных подразделений.

          Подготовленные проекты писем и телеграмм визируются непосредственными исполнителями, работниками структурных подразделений, заместителем главы администрации.

         После согласования проект письма направляется на подпись главе администрации или  заместителю главы администрации МО. Подписанный главой администрации  или  заместителем главы администрации МО проект письма возвращается  исполнителю для   оформления  и печатания необходимого количества экземпляров.

         Печатание документов производится на бланках установленной формы на одной стороне листа.

         При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

      3.5.Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 6 настоящей Инструкции.

РАЗДЕЛ IY.  КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ,

ПОРУЧЕНИЯ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ  ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

МО «ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ

       4.1.  Контроль исполнения постановлений, распоряжений и  поручений главы  администрации осуществляет специалист по организационным вопросам АМО.

       4.2. Специалист по организационным вопросам АМО обеспечивает:

—        организацию системы контроля исполнения постановлений и распоряжений главы, письменных поручений главы, а также документов с пометкой «контроль» или с указанием сроков исполнения;

—        анализ и обобщение поступающих на имя главы информаций о ходе и результатах исполнения документов;

—        учет и контроль по срокам и существу исполнения поручений главы, обобщение состояния их исполнения и подготовку  соответствующей информации.

       4.3. Контроль сроков исполнения поручений, данных главой по обращениям граждан, также осуществляет организационное управление.

       4.4. Руководители структурных подразделений определяют из числа работников подразделения исполнителей документов и поручений главы администрации.

       Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов, проектов информаций о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений.

       4.5. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок исполнения не определен в поручении, он устанавливается равным одному месяцу. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента регистрации поручения.

       Поручения, имеющие в тексте пометку «Срочно» исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов в течение 10 дней.

       При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока  представляет на имя главы администрации мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

       4.6. Если поручение главы администрации  дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым.

       Ответственный исполнитель в случае необходимости обеспечивает  соисполнителей копиями документа, организует сбор и обобщение необходимой информации.

       Информация о выполнении такого поручения и ответ автору обращения представляется ответственным исполнителем.

       4.7. О ходе и результатах выполнения каждого поручения, распоряжения, постановления главы  администрации представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие — лица, исполняющего его обязанности.

В информации о выполнении поручения должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручении, и содержаться сведения об информированности автора обращения.

       Поручение главы администрации снимается с контроля на основании его резолюции.

       4.8. На имя главы администрации  представляются также информации по поступившим на его имя обращениям с подлинниками соответствующих документов.

       4.9. Отдел по организационным вопросам ежемесячно информирует главу администрации  о состоянии контроля в структурных подразделениях.

РАЗДЕЛ Y.    ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩИХ В АДМИНИСТРАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

       5.1. Документы, поступающие в администрацию на имя главы администрации и его заместителя, принимаются в приемной администрации Винницкого сельского поселения.  

       5.2. Поступившие в администрацию копии законодательных актов и других нормативных документов  учитываются, регистрируются и хранятся  у специалиста по организационным вопросам АМО.

       5.3. Прием и регистрация писем, заявлений и обращений граждан осуществляется  в приемной администрации Винницкого сельского поселения.  

       5.4. Специалисты структурных подразделений регистрируют адресованные непосредственно им документы самостоятельно (например: № 25 — 12, где 12 – индекс структурного подразделения по номенклатуре дел администрации МО).      

        5.5. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с рекламой или с научно-технической информацией, поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты, документы без подписи.

       5.6. При вскрытии конвертов с документами работником приемной проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

        Неправильно адресованные и оформленные ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

       При недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 1 к Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в приемной администрации, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

       На обратной стороне последнего листа поврежденного документа делается надпись или ставится штамп «Документ получен в поврежденном виде».

       Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.

      В правом верхнем углу или в правом нижнем углу входящего документа специалистом специалиста по организационным вопросам АМО проставляется регистрационный штамп установленной формы, дата поступления и присваивается регистрационный номер.

       На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер, пакеты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

       5.7. В отделе по организационным вопросам  администрации документ,   поступивший до 15 часов регистрируется в автоматизированной системе 1С Документооборот» в день поступления,  поступивший после 15 часов регистрируется датой следующего дня.

       5.8. Специалист по организационным вопросам администрации направляет поступившие документы согласно резолюции главы АМО или заместителя главы администрации МО по адресатам для исполнения.

       5.9. В структурные подразделения документы передаются в день их регистрации, а имеющие пометку «Срочно» передаются немедленно.

       Документы, поступившие в адрес подразделений, передаются специалистом по организационным вопросам в соответствующие подразделения.

       5.10. Зарегистрированные в отделе по организационным вопросам  администрации документы передаются из одного подразделения в другое с переадресацией в АС  «1С Документооборот «.

       Передача документов внутри структурного подразделения осуществляется через ответственного за делопроизводство с отметкой в журнале установленной формы.

       5.11. При работе с документами, поступившими в структурное подразделение и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки.

       5.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или увольнении работник подразделения с разрешения заместителя главы администрации МО передает другому работнику находящиеся у него на исполнении документы.

       5.13. Поступившие документы согласно резолюции заместителя главы администрации МО передаются на исполнении. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

       5.14. Состояние работы с документами в структурном подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано «В дело») фиксируется работником подразделения ответственного за делопроизводство.

РАЗДЕЛ YI.  ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ

       Основные требования к подготовке и оформлению документов.

       6.1. При подготовке и оформлении документов работники подразделений руководствуются следующими основными требованиями:

—        документы печатаются  шрифтом Times New Roman размером № 12 или № 14, как правило, на бланках установленной формы;

—        письма, адресованные Губернатору Ленинградской области, председателю Законодательного собрания ЛО, руководителям структурных подразделений ЛО, по вопросам, входящим в компетенцию  главы администрации, оформляются на бланках администрации МО «Винницкое сельское поселение» за подписью главы или его заместителя;

—        письма руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений, соответствующих положениям об этих подразделениях;

—        при переписке между подразделениями администрации бланки не используются;

—        к документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;

—        содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

—        фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

—        исходящие письма отправляются с подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указанием рассылки) помещается «В дело» в соответствии с номенклатурой дел;

—        в письмах — ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ, дата и номер письма выносится в заголовок его первого листа. К письму-ответу  обязательно подкалывается письмо-запрос.

—        документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке и сокращенное  на документе, оформленном на бланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией;

—        подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;

—        представляемые  на подпись документы должны быть завизированы исполнителями. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату;

—        датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом  (например: 15 января 2017 года) либо цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр, раздельными точками в последовательности: число, месяц, год  (например: 15.01.2017г). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования используется при написании резолюций, визировании и в иных случаях;

—        при направлении документа руководителю предприятия, организации их наименование пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном;

—        при адресовании документа в несколько организаций их наименования указываются обобщенно, например: «Руководителям  предприятий» или «Специалистам администраций Винницкого сельского поселеня»;

—        адресат указывается в правом верхнем поле документа;

—        полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

—        почтовый адрес располагается после фамилии адресата;

—        в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата;

—        в адресной части письмо может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен  и подписан, адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается;

—         при направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;

—        если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме: «Приложение: указанное в тексте на 2 л. в 4 экз.»;

—        на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит  следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициала имени и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения;

—        если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕН» в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа  его дату и номер;

—        отправляемому документу присваивается регистрационный номер.

Отправка документов.

       6.2.  Исходящие документы передаются в приемную администрации для отправки адресатам.

       На отправку передаются подлинник отправляемого документа и указатель рассылки, подписанный исполнителем (при направлении документа более четырем адресатам).

       При этом дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа соответствии с указателем рассылки.

       Экземпляр документа  с проставленным исходящим номером и датой отправки при необходимости возвращается в соответствующее структурное подразделение или подшивается в деле приемной администрации согласно номенклатуре дел.

       Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности. Степень срочности доставки документа определяется руководителем подразделения.

       Документы отправляются через почтовое отделение связи.

РАЗДЕЛ YII.  РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

        7.1. Учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется специалистом приемной администрации

       7.2. Письма граждан, поступившие на имя главы или его  заместителя, а также письма граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Правительства ЛО или других учреждений, регистрируются в приемной администрации МО.

       7.3. В приемной администрации МО на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письма проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.

       Сведения  о регистрации вносятся  в журнал  регистрации обращений граждан и в регистрационно-контрольную карточку.

        Конверты к письмам сохраняются  в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.  

         Повторным письменным и устным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе журнала регистрации или регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер предыдущего обращения. В журнале регистрации обращений граждан   ставится пометка – повторно.

       7.4. Письма граждан по резолюции главы администрации или его заместителя направляются в структурные подразделения с контрольной картой или сопроводительным письмом и заполнением регистрационной карточки, содержащей краткую аннотацию на письмо, а также другую информацию, необходимую для работы с письмом.

       7.5. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен главой или его заместителем, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора.

       7.6. При направлении письма исполнителю в контрольной карте или сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости — администрации. В таком случае в правом, верхнем углу контрольной карты или сопроводительного письма делается пометка «Контроль» или «Письмо подлежит возврату».

Если рассмотрение письма закончено непосредственно в подразделении, автор извещает об этом, как правило, в письменной, а в отдельных  случаях — в устной форме, о чем исполнителем делается запись в контрольной карте или на сопроводительном письме с указанием даты разговора с заявителем.

       7.7.Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

         Письма с контрольными картами или  проектами ответов возвращаются в приемной администрации МО, где формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

       7.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, осуществляют исполнители по резолюции главы администрации или его  заместителя.

       7.9. Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет специалист  по организационным вопросам.

       7.10. Прием граждан по личным вопросам в приемной главы администрации организуется специалистом приемной АМО каждый 2-ой и 4-ый вторник. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.

       Переданные на приеме гражданами предложения, просьбы и жалобы регистрируются  в  приемной администрации МО и рассматриваются как письма граждан.

       7.11. Специалист приемной администрации МО ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически готовит на имя главы администрации справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

РАЗДЕЛ YIII.  ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ,  ДОКУМЕНТОВ,

ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

       Изготовление и использование бланков документов

       8.1. Бланки документов, применяемые в администрации МО, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

       8.2. Введение в обращение новых бланков для структурных подразделений осуществляется по согласованию с главой администрации или заместителем главы АМО.

       8.3. Специалист приемной администрации МО:

—        получает от структурных подразделений заявки на изготовление бланков документов, а также образцы бланков;

—        оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции;

—        осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов.

       8.4. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования.

       Изготовление и использование печатей и штампов

       8.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используется основная печать «Администрация»  и гербовая печать

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов, других отметок справочного характера, применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

       8.7. Основная печать администрации хранится в приемной администрации МО. Основная печать проставляется на первых экземплярах постановлений, распоряжений главы администрации, на командировочных удостоверениях, доверенностях,  на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

       8.8.  На копиях постановлений и распоряжений главы администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать «Администрация».

       8.9. Гербовая печать используется при  удостоверении нотариальных документов.

       8.10. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должностного лица, подписавшего документ и его подпись.

       8.11. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов  возлагается на ответственное лицо.

 Заместитель главы администрации незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.

       8.12.Пришедшие в негодность и аннулированные печати, и штампы   уничтожаются по акту.

       8.13.Работник, которому была выдана печать, при оставлении должности обязан сдать ее в  приемную администрации МО

РАЗДЕЛ IX.   ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

       Печатание документов

         9.1.Печатание документов в администрации МО осуществляется  работниками администрации самостоятельно на бланках установленной формы.

          При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, на одной стороне листа.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине (или слева) верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или «стр.» и знаков  препинания.

       9.2.Перенос проектов нормативно-распорядительных актов на бланки производится   работниками самостоятельно.

       Копирование (тиражирование) документов

       9.4.Копировально-множительные работы осуществляются работниками администрации самостоятельно Копирование небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях, имеющих множительную технику.

       9.5.На копирование в отдел по организационным вопросам сдаются только служебные документы.

При объемах тиражирования материалов для структурных подразделений свыше 20 страниц и 20 экземпляров копирование производится через согласование с заместителем главы  АМО.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. В приоритетном порядке тиражируются: постановления, распоряжения, поручения и другие документы администрации.

9.6. Обязательно визируются у главы администрации или  заместителя главы АМО   копирование документов с пометкой «Для служебного пользования».

9.7. Копии из архивных дел делаются по заказам, подписанных главой  администрации или заместителем  главы  администрации.

Прием и обработка документов, поступающих

 по каналам электронной почты и факсимильной связи:

9.8. Электронная почта  — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются  аналогично   документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения.

Электронные сообщения принимаются и рассылаются в соответствии с порядком  работы с электронной почтой, который является отдельным документом.

9.9. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер администрации, установлен в приемной администрации МО.

Документ, принятый по факсимильной связи не имеет юридической силы.

     При передаче и приёме текстов служебных документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы документы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным  способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра;

— Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4 (210х297), не должен превышать 5 листов;

— Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную корреспонденцию  ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается;

— Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов;

— ответственность за содержание передаваемой информации  возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и специалиста соответствующего подразделения;

    — Подлинники документов  после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

    — Поступившие факсограммы регистрируются в отделе по работе с поступающей корреспонденцией администрации и передаются адресатам в день приёма, срочнее — немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники осуществляется  заместителем главы АМО.

      Организация работы с документами с грифом

 «Для служебного пользования»

9.10. Информационные ресурсы администрации Винницкого сельского поселения по доступу (возможности использования) подразделяются: на открытую (общедоступную), служебную и информацию ограниченного распространения (доступа).

 К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах администрации Винницкого сельского поселения, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах, предназначенная для должностных лиц и работников администрации Винницкого сельского поселения, при выполнении ими своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах, включающая сведения конфиденциального характера.

9.11. Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация ограниченного доступа оформляется грифом «Для служебного пользования».

Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и наложения соответствующего грифа обладает глава администрации.

   9.12. Документы с пометкой «Для служебного пользования» оформляются следующим образом: в правом верхнем поле первого листа документа проставляется гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра, на обороте последнего листа каждого экземпляра документа  должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником.

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Копируются (тиражируются) они только с письменного разрешения главы администрации МО. Учет откопированных документов осуществляется  по экземплярно. Номер экземпляра проставляется в верхнем правом углу ниже пометки «Для служебного пользования».

9.13. При направлении документов с пометкой «Для служебного пользования» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором каждому адресату проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и главой администрации МО или его заместителем.

9.14. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел открытого (общедоступного) делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». Документы с грифом «ДСП» хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

9.15. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, картотеках) об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

9.16. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника к другому осуществляется с разрешения главы администрации МО.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается главой администрации МО.

9.17. Ознакомление работников администрации Винницкого сельского поселения документами, имеющими пометку «Для служебного пользования» и находящимися на архивном хранении,  осуществляется с согласия главы администрации, его заместителя. При этом указанные документы могут быть выданы работникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

9.18. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется главой администрации. В состав комиссии обязательно входит работник, ответственный за учет и хранение документов с грифом «ДСП». Результаты проверки оформляются актом.

9.19. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации работник, ответственный за учет и хранение документов, ставит в известность главу администрации МО, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются главе администрации МО.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (журнал регистрации или контрольных картах). Акт утверждаются главой администрации.

РАЗДЕЛ Х.  ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

       Порядок составления и утверждения  номенклатуры дел

       10.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков хранения дел.

       Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определение сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (пять лет и более) хранения.

       В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

       10.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, их штатным расписанием, планами и отчетами  о работе.

       10.3.  Номенклатура дел (приложение 2 к Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом, подписывается главой администрации МО и передается в Архивный отдел администрации МО «Подпорожский муниципальный район».

       10.4. Сводная номенклатура дел (приложение 3 к Инструкции) администрации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается  специалистом, ответственным за архив и утверждается главой администрации.

       В течение года  в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

       Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

       Номенклатура предоставляется на утверждение в Архивный отдел администрации МО «Подпорожский муниципальный район»

       10.5. Графы сводной номенклатуры дел структурные подразделения  заполняют следующим образом.

       В графе «Индекс структурного подразделения» проставляется утвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифрового обозначения подразделения по сводной номенклатуре АМО.

       В графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового дела по номенклатуре.

       В графу «Заголовок дела» включаются  заголовки дел (томов, частей).

       Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела. Заголовок дела должен  в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание  и состав документов дела.

       Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «об», «переписка» и т.д.). Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д.

Заголовок может быть дополнен элементами: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы; наименование территории, с которой связано содержание документа дела; дата (хронологические рамки), к  которым относятся документы; указание на копийность дела (если в деле подшиты копии) и другими документами.

       В графе «Срок исполнения» указывается срок хранения дела. На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, представляются временный срок хранения и пометка ЭК (экспертная комиссия).

       В графе «Примечание» приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и  индексирования и хранения сведения о лицах ответственных за формирование дел, отметки о выделении дел к уничтожению), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении.

       Оформление документов, законченных делопроизводством

       10.6. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей «Инструкции» и списаны исполнителем » в дело» с расшифровкой своей подписи и указанием даты списания.

       10.7. Документы формируются в дела работником подразделения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

       При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

—        в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы (подлинники или заверенные копии) в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ, согласно с заголовками номенклатуры;

—        все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

—        в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, не закрывающихся по окончании года;

—        документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

—        дело не должно превышать 250 листов, толщина дела (тома) — 4 см;

—        при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д..

       Внутри дела документы располагают так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления).

       Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

       Обращения граждан формируются в отдельное дело с начала года в хронологическом порядке, при чем документ — ответ помещается за документом — запросом.

       Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

       Экспертиза ценности документов

       10.8. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

       Экспертиза ценности документов в подразделении проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дело,  при подготовке дел к передаче на хранение в архив, Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее — ЭК).

       10.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

—        отбор документов постоянного и долговременного сроков хранения для передачи в архив;

—        отбор документов с временными сроками хранения и «до минования надобности», подлежащий дальнейшему хранению в подразделении;

—        выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

       При    этом одновременно уточняются:

—        действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

—        проверяется соблюдение правил оформления документов и формирование дел.

       10.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,  черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату и документы с временными сроками хранения.

       Дела с отметкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению.

       10.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 4 к Инструкции).

       10.12. Документы, не подлежащие сдаче в архив и дела трехлетнего и годичного сроков, хранения уничтожаются в подразделении по акту, который утверждается руководителем структурного подразделения и хранится постоянно.

       10.13. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

       Систематизация документов внутри дела

       10.14. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа.

       10.15. Документы внутри дела располагаются по хронологии. Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются вместе с указанными документами.

         Протоколы в дела располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

       Дела переписи группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии документ — ответ помещается за документом — запросом.

       10.16. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив делам с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года — вверху дела, первым.

      10.17. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписи.

       Оформление дел и нумерация листов

       10.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

       Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полное оформление дела предусматривает:

—        перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

—        подшивку или переплёт дела;

—        нумерацию листов в деле простым черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами только с лицевой стороны листа;

—        составление заверительной подписи (см. приложение 5 к Инструкции);

—        составление для надбавки ценных дел внутренней описи документов дела  (см. приложение 6 к Инструкции);

—        внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса заголовка дела, даты и т.д.

       Дела временного срока  хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

       10.19.  Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 7 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующие реквизиты:

—        название фондообразователя  (Администрация муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области») указывается полностью в именительном падеже;

—        наименование структурного подразделения;

—        индекс дела;

—        заголовок переносится из номенклатуры дела администрации (например: Постановления администрации МО «Винницкое сельское поселение»);

—        крайние даты помещенных в дело документов   (например: 01 марта 2017 г. — 30 марта 2017 г.);

—        количество листов в деле  (например: 235);

—        срок хранения документов (например: Постоянно).

       На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

       10.20. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела.

       10.21. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела — это дата самого раннего документа в нем и конечная дата — дата самого позднего документа в деле.

       При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляется арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения.

       На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

       На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

       10.22. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

       10.23. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

       10.24. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования ведомственного архива, в который они будут переданы.

       10.25. До подшивки дела из него удаляются все металлические предметы — скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверительной записи, в начале дела при необходимости вкладывается лист или листы для внутренней описи и лист использования документов дела.

       10.26. Каждое дело заканчивается заверительным листом, установленной формы (приложение 5 к Инструкции) в котором цифрами и прописью указывается количеством пронумерованных листов и отдельно через знак «+» — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя с расшифровкой подписи.

       10.27. Все документы подшиваются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивка ведется на 3 или 5 прокола, это обеспечивает надежное скрепление всех документов.

       Дела  долговременного хранения прошиваются насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается.

        На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1-1,5 см картонная  прокладка и через нее прошивается дело,  (такая подшивка предохраняет нитки  от истирания).

       При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет  могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

       Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой  цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

       В целях  обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

       На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

       Передача дел в архив

       10.29. Подготовка документов к сдаче в архив включает:

—        проведение экспертизы  ценности документов;

—        оформление дел;

—        составление описей дел;

—        составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

       10.30.Законченные делопроизводством дела в течение пяти лет хранятся у специалиста, ответственного за делопроизводство и архив. Затем дела постоянного хранения сдаются в архив.  

       В случае ликвидации или реорганизации подразделения работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формируют все имеющиеся документы в деле, оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения.

       10.31. Прием каждого дела в архив производится в присутствии работника подразделения.

       Составление описей дел и документов

       10.32. На завершение постоянного и временного сроков хранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивный отдел.

       Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного сроков хранения (приложения 8 к Инструкции).

       10.33. Дела располагаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения. Каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер).

       Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

       При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах подписывается «то же», другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью).

       10.34. Графа описи дел «Примечания» используется для проставления отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

       10.35. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится у специалиста, ответственного за делопроизводство и архив в течение трех лет после передачи документов.

       10.36. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляется подпись специалиста, ответственного за делопроизводство и архив и руководителя Архивного отдела, осуществляющих прием — передачу дел, указывается дата.

       Использование документов архива

       10.37. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более недели) пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачи документов.

       Работники подразделений  ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

       10.38. Изъятие документов из архивных дел не допускается. При работе  с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки.

       10.39. Подлинники распоряжений и постановлений главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района» и указатели рассылки не выдаются из архива.

       10.40. Документы из архива предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района»  или его заместителя

Приложение 1  к  Инструкции …

Образец формы акта  при недостаче полученных

 документов или приложений к ним

АКТ

«____»___________20___ года                                                     с. Винницы

        Мы, нижеподписавшиеся  специалисты администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», _______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

составили настоящий  акт о том, что «____»________________20___ года при вскрытии пакета _________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________  Настоящий  акт  составлен  в трех экземплярах.

Подписи:  _____________________________________

                 ______________________________________

                 ______________________________________

Приложение 2 к Инструкции …

Образец  номенклатуры дел  структурного подразделения

_______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

«____» _________ 20___ Г.

№ _______

С. Винницы

На 20___ г.

Индекс дела	Заголовок  дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Итоговая запись к номенклатуре дел _____________________________администрации

                                                             (наименование структурного подразделения)

муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района Ленинградской области» о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году:

По  срокам  хранения	Всего	В том числе:
		Переходящих	С отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО :

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                                 ______________           инициалы, фамилия

                                                                                          (подпись)

Дата

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

от _____________ № _______п.п._______

Приложение 3 к Инструкции …

Образец  сводной номенклатуры дел  администрации МО

«Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района  Ленинградской области»

                                                                                                              УТВЕРЖДАЮ        

Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

___________  _____________________

(расшифровка  подписи)

«____»_____________20____ года 

М.П.         

НОМЕНКЛАТУРА    ДЕЛ

администрации муниципального образования

«Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района

Ленинградской области»

«____» _________ 20___ Г.

№ _______

С. Винницы

На 20___ г.

Индекс дела	Заголовок  дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Итоговая запись к номенклатуре дел администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района Ленинградской области» о категориях и количестве дел, заведенных в 20___году:

По  срокам  хранения	Всего	В том числе:
		Переходящих	С отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО :

ОДОБРЕНО:                                                                         СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК администрации МО «Подпорожский                    Протокол ЦЭПМК[1] Архивного муниципальный   район Ленинградской области»               управления Ленинградской области

От _________ № _____п.п.______                                                 От ___________№_________

Приложение   4   к Инструкции …

ОБРАЗЕЦ формы акта выделенных к уничтожению (документов) дел

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

_____________     _____________________

                                  ( личная   подпись)             (инициалы, фамилия)    

«________»_______________20____ года

М.П.

АКТ №

о выделении   к уничтожению документов (дел),

не   подлежащих дальнейшему хранению

На основании номенклатуры дел администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области» и «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»(Росархив ВНИИДАТ.-М.,2000.-107с.) отобрали к   уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности   и утратившие практическое значение документы (дела) за 20__ год

№ п/п	Заголовок дела	Дата дела или крайняя дата дел	Номера описей, (номенклатур за год)	Индекс дела (тома, части по номенклатуре или описи)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

ИТОГО: за 20_____год   в   АКТ № _____ внесено   _______________ документов (дел)

                                                                                                       (прописью)

Документы в количестве   ____________________________ дел сданы на переработку по

                                                                                        (цифрами и прописью)

приемосдаточной накладной от _________________________________________

Наименование должности

работника, сдавшего документы ____________   ________________________________

                                                          (подпись)                     (расшифровка подписи)

«____»_____________20____ года

Приложение 5 к Инструкции …

ОБРАЗЕЦ листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______

В деле прошито и пронумеровано

________________________________________________________________________ листов

                                                                                 (цифрами и прописью)

В том числе: литерные листы _________________________________________

пропущенные номера _______________________ + листов внутренней описи

__________________________________________________________________

Особенности физического состояния и   формирования дел	Номера листов
1	2

Должность лица,                                                         
составившего                              

заверительную надпись _________________________________________________

__________________________                         _______________________________________

                   подпись                                                                        инициалы, фамилия

Дата

Приложение 6 к Инструкции …

ОБРАЗЕЦ формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______

за ______________год

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________ документов

                                             (цифрами и прописью)

Должность лица,                                                          
составившего                              

заверительную надпись _________________________________________________

__________________________                         _______________________________________

                   подпись                                                                        инициалы, фамилия

Дата

Приложение 7 к Инструкции…

Образец формы обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

Ф. №___________________

Оп. № __________________

Д. № ________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО № _________________ том №   _________________

(заголовок дела)

Дата

                                                                                                                                                                На _______________ листах

                                                                                                    Хранить _____________ лет         

Ф. № _________________

Оп. № ________________

Д. № _________________

Приложение 8 к Инструкции…

ОБРАЗЕЦ описи дел постоянного хранения

                                                       УТВЕРЖДАЮ   

Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

___________ _____________________

(расшифровка подписи)

«____»_____________20____ года

М.П.

Фонд № _______                                                                                                                      

Опись № ______

дел постоянного хранения

за __________ год

____________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

                                                                          (цифрами и прописью)

                 с № ____________ по № ____________ , в том числе:

                 литерные номера:___________________

                 пропущенные номера:_______________

Должность
составителя описи           _________________       ____________________________________

                                                       подпись                               инициалы, фамилия

Дата _________________

УТВЕРЖДЕНО                                                                        ОДОБРЕНО

Протокол   ЦЭПМК[2] Архивного                                   Протокол ЭК
Управления Ленинградской области                           администрации МО           » Винницкое

                                                                                           сельское поселение Подпорожского            муниципального района

                                                                                        Ленинградской области

от ___________ № _________п.п._____                    от ________ № ______

УТВЕРЖДЕНЫ

к постановлению   АМО

«Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района»

от   28 ноября 2017 года № 319

/приложение 2/

П Р А В И Л А

оформления документов в администрации структурных подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района

Ленинградской области»

ВВЕДЕНИЕ

       Правила оформления документов в администрации МО «Винницкое сельское поселение» (далее именуются Правила) подготовлены на основе унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003г.

     Правила конкретизируют положения инструкции по делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение», устанавливают единый подход к оформлению создаваемых документов.

       Правила распространяются на организационно-распорядительные документы — постановления, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации и структурных подразделений.

       Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в структурных подразделениях администрации. Правила являются обязательными для соблюдения работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

       1.1. Документы, создаваемые в администрации печатаются с использованием электронных пишущих машин и компьютерной техники.

       1.2. Каждая напечатанная страница документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое -3 см, правое — 2 см, верхнее -2см, нижнее -2 см.

       1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

       Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруются.

       1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

      Набор основных реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:

—        Герб Подпорожского района;

—        наименование структурного подразделения;

—        справочные данные о структурном подразделении;

—        наименование вида документа;

—        дата документа;

—        регистрационный номер (индекс) документа;

—        ссылка на регистрационный номер или дату документа;

—        место составления или издания документа;

—        гриф ограничения доступа документа;

—        адресат;

—        гриф утверждения документа;

—        резолюция;

—        заголовок к тексту (краткое содержание);

—        отметка о контроле;

—        текст документа;

—        отметка о наличии приложения;

—        подпись;

—        гриф согласования документа;

—        визы согласования документа;

—        печать;

—        отметка о заверении копии;

—        фамилия исполнителя и номер его телефона;

—        отметка об исполнении документа и направления его в дело;

—        отметка для автоматического поиска документа.

       В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен.

Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект». Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

       Документы, как правило, оформляются на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильной порядок их расположения.

       Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А-4 (210х297мм) и А-5 (148х210мм) и применяются в зависимости от объема текста.

       Перечень реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 и расположение реквизитов и границы зон на формате А-4 углового бланка прилагаются /приложения 1 и 2 к Правилам…/.

       1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

       1.5.1. Реквизит «Наименование организации» располагается после изображения герба и может состоять из трех элементов:

—        наименование министерства или ведомств;

—        наименование организации;

—        наименования структурного подразделения.

       Вышестоящая организация указывается в том случае, когда организация имеет прямое или административное подчинение этому министерству или ведомству. Эта часть реквизита указывается более мелким шрифтом.

       Наименование организации дается в соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, ниже может указываться сокращенное наименование организации в строгом соответствии с правовыми актами. Сокращение производится в скобках.

       Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, если оно является автором документа, располагают ниже наименования организации. Этот элемент указывается чаще всего на внутренних документах.

       Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Эта часть реквизита помещается после наименования организации.

       1.5.2. Реквизит «Справочные данные об организации» включает в себя:

—        почтовый адрес (индекс, город, улица, номер дома, все элементы разделены запятой);

—        номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации,   которое не является обязательными, но облегчают установление связи: телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефакса, адрес электронной почты и т.п. Счет в банке в этом реквизите также не является обязательным, в случае необходимости он указывается в тексте   документа.

       1.5.3. Реквизит «Наименование вида документа» устанавливается в соответствии с Уставом (Положением об организации). Этот реквизит имеет все документы, кроме писем и факсов. Он проставляется после реквизита «Наименование организации» и ее юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или в центре листа при продольном расположении реквизитов. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он выделяется крупным шрифтом (но не разрядкой). В документах, изготавливаемых на общем бланке или чистых листах бумаги, наименование вида документа печатается на пишущей машинке прописными (заглавными) буквами. Вразрядку пишется только один из видов документов «А К Т». Для распорядительных документов изготавливаются специальные бланки, на которых заранее обозначается вид.

       1.5.4. Реквизит «Дата документа». Основной датой документа считается дата подписания документа, утверждения его или дата события зафиксированного в документе.

       Для внешних документов датой документа является дата подписания и отправления.

       Для внутренних документов (приказов, распоряжений, докладных, записок и т.д.) датой является дата подписания. Она проставляется лицом, подписывающим документ. То же относится к проставлению даты в визах утверждения и согласования и к дате резолюции.

       Датой протоколов является дата заседания (принятия решения), для акта — дата совершения события фиксируемого документом.

       В ряде официальных документов проставляется дата опубликования и вступления документа в силу.

       По датам на документе можно: установить время его создания, прохождения по инстанциям, определить, где нарушены сроки исполнения документов и произошла задержка в работе.

Оформление дат и чисел в документе

1). Дата документа указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование вида документа», печатается от границ левого поля. В резолюциях отметка о регистрации документа, в визах согласования, грифах утверждения дата ставится после подписи.

           При угловом расположении реквизитов дата предшествует номеру документа. При продольном расположении реквизитов в распорядительных документах дата помещается в левой части документа, а номер — в правой, между ними может указываться место издания документа.

2). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой.

Например: дату 5 января 2017 года следует оформлять 05.01.2017.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 5 января 2017г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца — 2017.01.05.

Такое оформление даты используется в заголовной части документа, а также при оформлении реквизитов: «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Визы согласования», «Подпись»   (в совместных документах), «Резолюция», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении».

       Словесно — цифровой метод применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых документах, а также в переписке с зарубежными корреспондентами.

3)В документах используются преимущественно арабские цифры. Римскими обозначаются только: квартал, категории, группа очереди. При обозначении полугодия числительное лучше писать словами: Первое полугодие.

       Замена арабских цифр при обозначении месяца недопустима.

Правильно:	Неправильно:
12.11.2017	12/ХI-17
12 ноября 2017г

4) Наращивание окончаний используется при порядковых числительных обозначаемых только арабскими цифрами.

Правильно:	Неправильно:
8-й ряд	8-ой ряд
90-е годы
рабочие II разряда	II -ого разряда

5) Слово «год» обозначается одной буквой «г», если его можно заменить словом «года», т.е. в форме родительного падежа, единственного числа.   В остальных случаях слово «год» пишется полностью с соответствующими формами склонения.

Например:   22 мая 1998г., в мае 1998г. Но в 1998 году, план на 1999 год,

                     в 1995-1999 годах.

6) В некоторых стандартных формах предусматривается заполнение пробелов паре словами «числа», «месяца», «года».

Например: _____ числа ______ месяца ______ года.

Однако при наименовании месяца в тексте документа слово «месяц» употреблять не следует (то же в отношении устной речи).

Правильно:	Неправильно:
в мае 2017г	в мае месяце 2017г

7) Следует разграничивать значение предлогов «к» и «по» при обозначении даты: предлог «к»   указывает предел (к 20 мая 2017г.),

предлог «по» включает обозначенную дату (по 20 мая 2017г.)

8)Нельзя использовать знаки «№» и «%» без цифрового обозначения.

Правильно:	Неправильно:
— Укажите номер пенсионного дела. -Определите процент увеличения продукции.	— Укажите № пенсионного дела. — Определите % увеличения продукции.

9) Сведения о сроке исполнения, каких — либо действий помещаются, как правило, в конце предложения, в распорядительных актах могут выделяться самостоятельным предложением без абзаца после слов:   «Срок исполнения: 25 июня 2017г.»

       1.5.5. Реквизит «Регистрационный номер (индекс) документа» проставляется рядом с реквизитом «Дата» или на одном с ним уровне. Индексом может быть порядковый номер документа с начала года с возрастающей последовательностью по общей (основной) деятельности. По личному составу и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Индекс исходящего документа может состоять из условного обозначения номера структурного подразделения (08), номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправляемого документа (120). Индекс такого документа: 08-64/120.

       Индекс по усмотрению организации может дополняться буквами: «р» (распоряжение), «п» (постановление) или информацией о корреспонденции исполнителя «крт» (комитет по развитию территорий) и др.

Например: № 15-р или № 27-крт

       На документах составленных совместно несколькими организациями регистрационные номера авторов проставляются через косую в порядке указания авторов в документе (слева на право), например: 606/209/4.

       1.5.6. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер или дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и номера исходящего документа.

Например: на № 5-11/813 от 11.08.2017.

Предлоги «на» и «от» оформляются на бланке.

       Этот реквизит делает ненужной начальную фразу письма: «На Ваше письмо от 11 августа 2017г. № 5-11/813 сообщаем….».

     1.5.7. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается только в том случае, если реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» не позволяют определить место составления или издания документа. Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает в себя только общепринятые сокращения.

       Место этого реквизита зависит от вида документа. В общем бланке при угловом расположении реквизитов, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на индекс и дату входящего документа, указывается место составления (напечатанное заранее).

На бланке с продольным расположением реквизитов в распорядительных документах место издания пишется в середине листа между датой и номером документа (несколько ниже этой строки).

Например:    

МИНИСТЕРСТВО   РЕСПУБЛИКИ   КОМИ

ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

29.01.2011                                                                                                           № 17 г. Сыктывкар

       Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение его видового наименования: г. — город, с.- село, пос.- поселок, п.- пункт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург букву «г» ставить не рекомендуется, хотя это условие часто не выдерживается.

       1.5.8. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документам» проставлен на документах, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения, секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается на первом листе документа в правом верхнем углу выше реквизита «Адресат» и «Грифа утверждения».      

Гриф состоит из слов «Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» и др.

Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа. Гриф печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Например:

                                         Для служебного пользования

                                                             Экз. № 1

       1.5.9. Реквизит «Адресат» имеют документы, направляемые в другие организации их структурные подразделения, должностным и физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

       Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Он состоит из набора элементов, оформление которых зависит от того, кому направлен документ.

       Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации, предприятия ее название входит в наименование должности адресата. Наименование должности пишется полностью, без сокращений.        

Например:                                                    Директору концерна ЗАО «Русь»

                                                                                                      Д.А. Антонову

       Перед фамилией должностного лица при необходимости допускается указывать ученую степень, звание.

Сокращения типа «т», «г-н», «г-ну» и т.п. некорректны.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.

          Например:                          Руководителям предприятий и организаций

Винницкого сельского поселения

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

       Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.

       Если документ адресуется нескольким разнородным адресатам, но не более, чем четырем, они все указываются в документе (один под другим) без слов «Копия».

       Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ вне значимости остальных адресатов, ему (если документ изготовлен машинописным способом) отправляют первый экземпляр, остальным — отпечатанные под копирку.

       Указание на документе нескольких адресатов может преследовать цель:

—        информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

       В состав реквизита может входить почтовый адрес. Он обязателен, если документ направляется физическому лицу. С адреса начинают оформление реквизитов. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

       При направлении документа в адрес организации почтовый адрес, как правило, отсутствует. Его указывают в том случае, когда документ направляют разовому корреспонденту. Это облегчает работу по обработке и отправке корреспонденции. В последнее время принято указывать почтовый адрес на документах, направляемых в правительственные структуры.

       Как составная часть реквизита (наименование организации, предприятия, учреждения, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строки сохраняются.

Перенос частей слова не рекомендуется. Элементы адреса располагаются один под другим от одной вертикальной линии через 1,5-2 межстрочных интервалов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал.

         Почтовый адрес также разделен на строки:

Область (край), город,

                                                                         улица, номер дома, корпуса, квартиры,                                                                         индекс связи.

       Все части почтового адреса разделяются запятыми.

Например:                                                                     Директору АО «Самсон»

                                                                                               Р.А. Петрову,

                                                                                           г. С-Петербург,

                                                                                          Московское шоссе, д.13,

196158

       Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

                   Председателю

  садового товарищества

                                                                                                                  «Можайские дали»

                                                                                                                                В.А. Бунееву

       1.5.10. Реквизит «Гриф утверждения документа» является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц. В Инструкциях по делопроизводству должен быть перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают акты проверок, ревизий, передачи дел, и т.п., договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел и т.п. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

       Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего правового акта. Правовой акт составляют в том случае, когда требуются пояснения: необходимо оговорить срок введения или определить ответственных за исполнение.

       Основные элементы грифа (слова «УТВЕРЖДАЮ» или   «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), наименование должности или название документа и его автора;

подпись должностного лица и ее расшифровка; дата утверждения или дата и номер документа, которым осуществляется утверждение) должны быть выровнены по левой вертикальной линии и отдалены друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование должности и название документа с указанием его автора печатаются через один межстрочный интервал. Дата в графе проставляется цифровым способом. Слово «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами, без кавычек.                 Двоеточие в конце этих слов не ставится.

       При угловом расположении заголовочных реквизитов гриф утвержден, печатается на уровне наименования предприятия — автора, справа от него, при продольном расположении — под ним над текстом в правой верхнее его части.

       Если документ утверждается должностным лицом (лицами), то гриф включает следующие элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности расшифровка подписи (инициалы, фамилия) лица, утвердившего документ и дата утверждения.

Например:

                                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                        Директор ТОО «Квант»

                                                                         Личная подпись   Р.В. Якушин

                                                                               18.02.2011

       Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрирован элементы относительно самой строки.

Например:

                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                          Генеральный директор ЗАО

                                                                         «Большевистский текстиль»

                                                                         Личная подпись   И.В. Сергеев

                                                                                22.09.2010

       При утверждении документа несколькими лицами их подписи располагаются на одном уровне в правом и левом верхних углах документа.

            При утверждении документа несколькими лицами их подписи располагаются на одном уровне в правом и левом верхних углах документа.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН»   («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО») наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:                                                                                                                

УТВЕРЖДЕН

                                                                  решением общего собрания акционеров

                                                                               от 15.08.2010 № 14

                                               или  

                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                приказом председателя Правления банка

                                                                               от 01.02.2011   № 82

       При оформлении грифа утверждения следует обратить внимание на использование прописных букв при наименовании должности и утверждающих документов. Дата утверждения считается датой документов, подлежащих утверждению.

       1.5.11.Реквизит «Резолюция» письменное указание руководителя о порядке исполнения документов. Резолюцию пишут (ручкой   с синими чернилами) от руки и проставляют в левом верхнем углу. На письмах резолюция располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст» на первом листе документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующая проставляются в любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А-6. Резолюция включает в себя:

— фамилию, инициалы исполнителя (в дательном падеже);

— содержание поручения;

— срок исполнения;

— подпись руководителя;

— дату.      

       Например:                                                                                  Е.В. Васильевой

                                                                            Прошу рассмотреть и дать предложения   к 20.12.2010

                                                                                             Личная подпись

                                                                                                  05.12.2010

       Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

       Резолюция играет большую роль в продвижении документа к его конкретному исполнителю. Поэтому все части резолюции оформляются в соответствии с требованиями:

1) Документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении, нельзя допускать переадресования документа от одного лица другому (две резолюции).

2) Поручение должно быть конкретным, выполнимым, руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам.

            Например:   Решите вопрос положительно.                                                                                                                                      или     

                                  Согласен. Для исполнения.

       Не допустимы формулировки неконкретных заданий типа: «Прошу рассмотреть», «Для решения», «На рассмотрение» и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомиться с содержащейся в документе информацией и переадресовывает ее решение. Иными словами, руководитель высшего ранга расходует часть рабочего времени на делопроизводственную операцию — разметку документов. Чаше всего причиной формального характера резолюции и является перегрузка руководителя высшего ранга входящей документации, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.

3) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.

            Например:                   Разработать концепцию и лично

                                                   доложить мне 12.08.2011

4) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».

       На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

       Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.

       1.5.12. Реквизит «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Он является обязательным для всех документов, кроме кратких, выполненных на бумаге формата А-5 (сопроводительное письмо).

       В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по — разному оформляется.

            Например:

1) Приказ — о чем (о ком)?  

     Приказ о приёме на работу.

2) Должностная инструкция — кого?

   Должностная инструкция секретаря — референта.

3) Положение — о чём?        

   Положение о бухгалтерии.

4) Акт, протокол, договор — чего?

   Акт инвентаризации. Протокол собрания. Договор аренды.

            В конце заголовка точка не ставится (по общим правилам оформления заголовка знаки препинания сохраняются). Заголовок в кавычки не заключаются. Если заголовок к тексту начинается с предлога «с» или «об», то он пишется с заглавной буквы, в остальных случаях со строчной буквы.

       Заголовок должен отражать краткое содержание документа (о чем документ) и необходим для эффективного поиска, регистрации документа без предварительного прочтения текста. Ошибочным является стремление уместить все содержание документа в его заголовок.

Реквизит «Заголовок» располагают от границы левого поля после реквизитов «Дата» и «Индекс документа». На типографских бланках для заголовка обозначены ограничительные скобки.

       Заголовок начинается с предлога «С» или «Об» и отглагольного существительного, обозначающего управленческое действие                                      («О регистрации ….», «О направлении …», «О создании…», «Об обеспечении…» и т.д.).

После отглагольного   существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие. Не следует начинать заголовок словами «Касательно…», «По вопросу…», «По делу…» и т.п.

       Заголовок не должен превышать пяти строк по 28 знаков в каждой. Если объем заголовка превышает пять строк, то его допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером № 12 через один межстрочный интервал, в конце него точка не ставится (по общим правилам оформления заголовков), внутри заголовка знаки препинания сохраняются. Заголовок в кавычки не заключается. Перенос слов с одной строки на другую недопустим. Каждая строка должна представлять относительно законченной по смыслу отрезок.

Не следует заканчивать строку союзом или предлогом. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

Например: О выделении средств на

                                   строительство школы № 28

       1.5.13. Реквизит «Отметка о контроле» проставляется на документах, исполнение которых взято на контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают на уровне заголовка, на левом поле документа, обозначают буквой «К» (желательно красным, зелёным или синим цветом), словом «Контроль» или соответствующим штампом. Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя, в самом документе. Если указания такого нет, то срок контроля документа определяется в один месяц.

       1.5.14. Реквизит «Текст документа» (см. раздел «Требования к тексту документа).

       1.5.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Ее имеют документы, в которых необходимо дополнить, разъяснить или детализировать вопросы, затронутые в тексте. Слово «Приложение» печатается с заглавной буквы от границы левого поля через три межстрочных интервала от текста. После слова «Приложение» (всегда в единственном числе) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним через один межстрочный интервал печатается название документа — приложения.

       В распорядительных документах отметка о наличии приложения не оформляется, сведения о наличии приложения не оформляется, сведения о наличии приложения указываются непосредственно в тексте распорядительного документа. Сведения о наличии приложения к письмам, справкам, планам и т.д. оформляют в сокращенной форме, если оно приводится в тексте основного документа. Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают.

            Например: Приложение: на 5л. в 2 экз.

                                 Приложение: кн. в 2 экз.

            Если в тексте основного документа отсутствует название документа — приложения, то в отметке о приложении указывают ее наименование (без кавычек), то в отметке о приложении указывают ее наименование. Если в отметке указывается несколько документов — приложений, то сведения о них нумеруют, и они отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Все строки в отметке о наличии приложения выравниваются по вертикальной линии, проходящей после окончания слова «Приложение».

            Например:

Приложение: 1.Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

                         2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то числа листов не указывают.

       Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. в 1 экз.

       В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например: Приложение 2                                   или                              Приложение 2

                   к приказу директора института           к приказу директора АО «Квант»

                     от 15.06.2010 № 19                                                           от 22.09.2010   № 15

       В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе — приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, гриф ограничения доступа к документу — приложению и номер его экземпляра и т.д.

            Например: Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес

                                 Приложение: кн., инв. № 43, экз. № 75 ДСП

       1.5.16. Реквизит: «Подпись» является обязательным реквизитом любого документа (служебного и личного). Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей между руководителями учреждения (предприятия, организации) и его заместителями. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа.

       В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись (подписывать обязательно ручкой с синими чернилами) и расшифровка подписи. Она размещается ниже текста или отметки о наличии приложения к документу через 2-4 межстрочных интервалах от него. Наименование должности печатаются от границы левого поля, расшифровку подписи — на уровне последней строки в наименовании должности. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии. В скобки инициалы и фамилия не заключаются.

       Должность указывается полностью, если документ оформлен не на бланке.   В документах, оформляемых на бланке, указывают сокращенное наименование должности.

       В наименовании должности слово «заместитель» пишется полностью, а словосочетание «исполняющий обязанности» — в сокращенной форме «И.О.». Сокращенное наименование должности допустимо только в тексте.

       Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует в связи с болезнью, служебной командировкой или по другим причинам, то документ может быть подписан исполняющим обязанности. В этом случае заготовленное наименование должности и расшифровка подписи исправляют в соответствии с фактической подписью документа. Исправления могут производиться машинописным способом или чернилами (пастой) черного цвета. Не допускается перед наименованием должности ставить обозначение «За», «Зам» или косую черту.

       При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей отделяют друг от друга двумя межстрочными интервалами.

Генеральный директор                     Личная подпись                             И.А. Смирнов

Главный бухгалтер                             Личная подпись                          В.И. Кузнецов

       В документах, издаваемых совместно несколькими предприятиями, структурными подразделениями или подписываемых должностными лицами одно уровня управления (равных должностей), подписи располагаются на одном горизонтальном уровне.

            Например:

Заместитель Министра юстиции               Заместитель Министра финансов

Личная подпись       В.И. Иванов                          Личная подпись       Е.Г. Филатов

       При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

       В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением их обязанностей.

            Например:

Председатель комиссии:              Личная подпись                 В.Г. Матвеев

Члены комиссии:                           Личная подпись                 А.А. Федоров

                                                         Личная подпись                 Ю.В. Иванов

                                                         Личная подпись                 Г. С. Васильев

       1.5.17. Реквизит «Гриф согласования документа» используется при внешнем согласовании документа. Согласование — способ предварительного рассмотрения и оценки документов до их подписания. В зависимости от содержания документа согласование может проводиться как с подчиненными организациями, так и с неподчиненными организациями, вышестоящими организациями.

       При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф согласовании включает в себя:

—        слово «СОГЛАСОВАНО»;

—        наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование его предприятия;

—        личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия);

—        дату согласования документа.

       Гриф согласования размещается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа, начиная от границы левого поля. Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй через 40 печатных знаков от него.

       Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек. Все элементы грифа должны печататься с новой строки от одной вертикальной линии через 1,5 межстрочных интервала друг от друга.

            Например:

           СОГЛАСОВАНО                                                                                СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 40                                                           Директор школы № 128

Личная подпись   И.И. Иванов                                            Личная подпись Б.Н. Баков

                   08.01.2011                                                                                         09.01.2011

           Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Например:

       СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.02.2006 № 451-805

       При согласовании документа с коллегиальным органом гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование документа, дата, номер и авто документа, которым осуществляется согласование.

Например:

            СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

страховой компании «Росгосстрах»

от 20.07.2010 № 11

       Визы согласования располагаются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма) ниже реквизита «Подпись». Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

            «ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ» оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке) и прилагается к документу. Об этом на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования.

Например:

             СОГЛАСОВАНО

Лист согласования прилагается

Личная подпись       Д.И. Пирогов

       23.03.2010

       Для ускорения процесса согласования проект документа может быть размножен и разослан в копиях заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляют, как правило, письмом.

       1.5.18. Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Виза включает личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

            Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись   В.А. Сидоров

                                 25.08.2010

       Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается.

       При наличии замечаний или дополнений, визирующий излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.            

Например:

Замечания прилагаются

Начальник ОК

Личная подпись   П.М. Киреев

       25.07.2010

       Для документа подлинник, которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

       Для документа подлинник, которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

       Возможно, оформление виз документа на отдельном листе согласован. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

       При отправке проектов актов (распоряжений, постановления) отметки о согласовании могут оформляться в специальной справке или на оборотной стороне первого листа проекта документа.

       В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

       При наличии компьютерной сети согласование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

       1.5.19. Реквизит «Печать» используется для придания юридической силы особой группе документов. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Эти документы заверяются печатью организации. Письма, выполненные на бланках, не требуют удостоверения печатью.

       Оттиск проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть его личной подписи. Оттиск должен быть хорошо читаемым. Ответственного за хранение печати и место хранения печати организации определяет руководитель организации.

       Кроме основной печати — печати организации, существуют печати, предназначенные для использования в структурных подразделениях для заверения размноженных экземпляров рассылаемых распорядительных документов, при опечатывании сейфов, пакетов, бандеролей и т.п.

       1.5.20. Реквизит «Отметка о заверении копии» используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Этот реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

            Например:

ВЕРНО

Инспектор отдела кадров             Личная подпись                         Л.И. Иванова       10.01.2011

     На копии исходящего документа, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.

       При пересылке копии документов в другие организации или выдача ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью организации.

       При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяет своей подписью специалист, где хранится подлинный документ (на таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать организационного управления), затем в организационном управлении на подпись специалиста ставится печать «Организационное управление».

       1.5.21. Реквизит «Отметка об исполнителе» необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит состоит из фамилии (или фамилии, имени, отчества) исполнителя документа и номера телефона.

            Например:

Петров                         или                    Петров Иван Иванович

                   2 22 22                                                                 2 22 22

       Для получателя документа удобнее, когда исполнитель обозначен на лицевой стороне документа. Следует также обратить внимание на оформление номера телефона: тремя группами цифр без черточек.

       В ответах на письма граждан можно указать не только номер телефона, но и номера кабинета, если получатель письма захочет лично встретиться с человеком, подготовившим ответ.

       1.5.22. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении делается на нижнем поле последнего листа документа слева.

       Данный реквизит включает следующие данные:

—        слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

—        ссылка на номер и дату ответного документа при отсутствии копии;

—        краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

—        подпись исполнителя и дата проставления отметки.

            Например:

В дело   18-14 за 1998г                           или           В дело № 01-05

Личная подпись 24.05.2006                        Отправлен факс от 01.04.2006 № 1218

                                                                                          Личная подпись 02.04.2006

       1.5.23. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» по возможности ставится на нижнем поле первого листа входящих документов. Данный реквизит состоит из сокращенного назначения организации, куда поступил документ, даты получения и входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения. Отметка о поступлении при необходимости может содержать указание на часы и минуты.

       В организациях обычно используют штамп, в котором от руки заполняют необходимые данные, или автоматический нумератор, в котором содержатся все элементы реквизита.

       1.5.24. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа».

       Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемы в организации.

II. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

   АДМИНИСТРАЦИИ МО «ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ»

       2.1. Оформление проектов постановлений и распоряжений   администрации МО.

       Проекты постановлений и распоряжений (оформляемые для подписания печатаются на бланках установленной формы А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм)

шрифтом Times New Roman размером № 14.

       Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле -20мм, правое -10мм, нижнее — 20мм, верхнее-20мм. При оформлении проекта на двух и более страницах верхнее поле этих страниц составляет 20мм.

       Постановления и распоряжения имеют следующие реквизиты:

1. Наименование вида акта — постановление, распоряжение.
2. Заголовок.

       Печатается от левого поля листа на расстоянии не менее 9см от верхнего края листа.

       Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос:                                 «О чем (о ком)? издается документ. Точка в конце заголовка не ставится.

     3. Текст.

       Отделяется от заголовка двумя интервалами.

       Текст проекта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

       Текстовая часть проекта постановления, распоряжения подразделяется на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.

       Преамбула в постановлениях администрации оканчивается словом

«ПОСТАНОВЛЯЮ:». Преамбула в распоряжениях оканчивается, как правило, двоеточием.

       Пункты в тексте актов нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

       Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и состоят из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой (например: 2.1).

       Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны строиться, как правило, на основе структуры основного акта.

       При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте документа на них обязательно делается ссылка.

       4. Подпись.    

       Отделяется от текста двумя интервалами.

       Состоит из слов глава администрации МО «Винницкое сельское поселение» (Первый   заместитель главы администрации МО «Винницкое сельское поселение»), инициалы имени и фамилии главы (первого заместителя главы).

Слова «Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение» ( или «Первый заместитель главы администрации МО «Винницкое сельское поселение») печатаются в две строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы имени и фамилия главы администрации ( или первого заместителя главы администрации) печатаются у правой границы текстового поля.

       5. Дата.

       Проставляется после подписания документа.

       Оформляется словесно-цифровым способом (например: 05 февраля 2011).

       Отделяется от реквизита «Наименование акта» двумя межстрочными интервалами. Печатается от левой границы текстового поля.

       6. Индекс (номер).

       Проставляется после подписания документа.

       Печатается после реквизита «Дата».

       7. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

       8. Приложения.

       Приложения оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое -3см, правое -2см, верхнее-2см и нижнее -2 см.

       В приложениях к акту приводятся положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал от этого слова дается ссылка на соответствующий нормативный акт.

           Все составные части реквизита печатаются через один интервал, самая длинная строка ограничивается первым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см.

       При наличии нескольких приложения они нумеруются.

Например:                                                                            ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                                                              к постановлению АМО

                                                                           «Винницкое сельское поселение»

                                                                                             от 07 марта 2017года № 00

       Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех интервалов. Длина черты -3 см.

       При   наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО (согласуется в роде и числе с первым словом   наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, состав — УТВЕРЖДЕН, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ, программа — УТВЕРЖДЕНА) со ссылкой на нормативный акт, дату и номер. Оформляется аналогично приложению: УТВЕРЖДЕНО постановлением, распоряжением главы АМО, главы администрации АМО.

Например:                                                                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                                                               постановлением АМО

                                                                           «Винницкое сельское поселение»

                                                                                            от 07 марта 2011года № 00

(приложение 1)

       Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами, жирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, С О С Т А В и т.д.). Заголовок приложения печатается жирным шрифтом через один интервал, отделяется от даты и номера акта двумя интервалами, от текста приложения — двумя интервалами.

     При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).

Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

       Текст   приложения может быть оформлен в виде таблицы. Боковик графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

       Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования боковика и граф) повторяется на каждой странице.

       Листы приложения нумеруются, самостоятельно начиная со второго листа.

       При наличии в тексте приложения ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой (* или 1). Текст сноски печатается через один интервал в конце страницы или после приложения в целом под чертой.

       После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

       В положениях, уставах, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты, так же как и в тексте постановления, распоряжения. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.1.1.2.).

       9. Визы.

       Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой и дату). Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа в нижней его части.

       Комплект документов, с которыми проект постановления, распоряжения вносится на подписание, оформляется в соответствии с требованиями к подготовке конкретных видов документов (сопроводительное письмо, справочные и аналитические материалы, указатель рассылки).

       Образцы оформления проектов постановлений и распоряжений администрации МО прилагаются (приложение 4 и 5 к Правилам…).

       2.2. Оформление контрольных карт поручений

       Контрольные карты поручений печатаются на бланках установленной формы.

       Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для поручений на бланках форма А 4 левое и правое поля устанавливаются не менее 1 см, нижнее не менее 0,8 см.

       Поручение включает следующие реквизиты:

1. Исполнители поручения.

       Реквизит «Исполнителя поручения» включает фамилии должностных лиц, которым даны поручения.

1. Дата поручения.
2. Текст поручения. Содержание задания.

       Может   начинаться с обращения к должностному лицу. Текст поручения печатается от левой границы текстового поля. Образцы прилагаются (приложение 3 к Правилам …).

4. Срок исполнения назначен главой администрации МО.

5. Справка о выполнении поручения.

6. Подпись главы администрации МО (т.е. документ снят с контроля).

7. Штамп. Штамп или пометка «Контроль» проставляется в правом верхнем углу, если документу требуется продление срока исполнения.

2.3. Оформление справочно-информационных материалов

Справки и информации оформляются без применения бланков.

Справка и информация имеют следующие реквизиты:

     1. Название вида документа.

         Печатается центрованным способом:

СПРАВКА (ИНФОРМАЦИЯ)

о работе (наименование структурного подразделения администрации

МО «Винницкое сельское поселение») в первом полугодии 2017 года

     2. Текст.

       Текст документа печатается от левой границы текстового поля.

       Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. К текстовой части справки (информации) при необходимости могут быть приложены статистические данные, таблицы или иные материалы.

       3. Подпись.

       Справка (информация) подписывается руководителем структурного подразделения АМО «Винницкое сельское поселение» или работником, подготовившим справку с указанием должности, инициалов имени и фамилии.

       4. Визы.

       Приложения к справке (информации) визируются руководителем структурного подразделения и исполнителем, подготовившим справку.

       Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.

       5. Дата.

       Дата составления документа указывается словесно-цифровым способом.

       2.4. Оформление протоколов совещаний, заседаний, иных мероприятий и выписок из протоколов

       Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги формата А 4, шрифтом Times New Roman размером № 14.

       Верхнее поле документа устанавливается границами бланка.

       Протоколы совещаний, заседаний имеют следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа — протокол.
2. Вид совещания, заседания.
3. Дата и номер.

       Дата проведения совещания, заседания печатается ниже реквизита «Вид совещания, заседания». Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер — арабскими   цифрами. Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.

                 4. Место проведения совещания, заседания.

       При необходимости после реквизитов центрованным способом печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседание.

                 5. Присутствовали.

       Печатается прописными буквами от границы левого поля документа. После слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» ставится двоеточие. Ниже указываются фамилии с инициалами имени и отчества (в алфавитном порядке) и должности присутствующих — справа от фамилий. Допускается оформлять список присутствующих отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.

                 6. Повестка дня.

       Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и подчеркивается, под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.

                 7. Решение.

       Оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

                 8. Подпись.

       Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов имени и фамилия).

                 9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

                   10. Приложения.

      Оформляются на отдельном листе бумаги.

       На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

       Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строкой. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.  

            Например:

                                                                                                           Приложение

к протоколу совещания

у заместителя главы

АМО «Винницкое сельское поселение»

от 25 января 2011 № 17

При наличии нескольких приложений они нумеруются (без значка №…).

       Выписка из протокола имеет следующие   реквизиты:

1. Наименование вида документа — выписка из протокола.
2. Вид совещания, заседания.
3. Дата и номер.

       Печатаются ниже реквизита «Вид совещания, заседания». Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер — арабскими цифрами. Дата и номер печатаются центрованным способом.

       4. Место проведения совещания, заседания.

       После всех предыдущих реквизитов центрованным способом печатается название города и организации, где проводилось совещание, заседание.

       5. Формулировка вопроса повестки дня.

       Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.

       6. Решение.

       Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

       Каждый вопрос печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

       7. Подпись.

       Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициала имени и фамилии.

       8. Печать.

       Рассылаемые экземпляры выписок из протокола могут заверяться печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.

       9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее № 6.

       10. Приложение.

       Образцы оформления протокола, формы краткого протокола, выписки из протокола прилагаются (приложение № 6,7 и 8 к Правилам…).

       2.5.Оформление служебных писем

       Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

       Письма оформляются на бланках установленных образцов форматов А4 и А5, шрифтом Times New Roman размером № 14.

       Письма структурных подразделений администрации МО «Винницкое сельское поселение» адресованные другим структурным подразделениям АМО «Винницкое сельское поселение» (внутренняя переписка), печатаются без применения бланков (на бумаге стандартных размеров).

       Письмо имеет следующие реквизиты:

1. Наименование администрации МО «Винницкое сельское поселение».
2. Наименование подразделения.
3. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса.
4. Дата.

       Оформляется словесно-цифровым способом: 09 апреля 2010 года.

5. Номер.

  Состоит из цифрового порядкового регистрационного номера, например: № 185.

6. Адресат.

       Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются в границах, отведенных для реквизита «Адресат». Длина максимальной строки не должна превышать 10см и ограничивается правой границей текстового поля.

       Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и служебной власти, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.

       Наименование организации и структурного подразделения пишут должность в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения — в дательном

.

            Например:

                                                                                                         Комитет

по сельскому хозяйству

Ленинградской области

Начальнику

(наименование управления

или отдела)

И.О. Фамилия

       При адресовании письма руководителю организации или подразделения Правительства Ленинградской области их наименование входит в состав наименования должности адресата, (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже).

            Например:  

                                                                                                         Председателю

комитета по сельскому хозяйству

И.О. Фамилия

       Если письмо отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно:      

                                      Специалистам АМО

«Винницкое сельское поселение»

Директорам Домов Культуры и клубов

МКУ «Винницкое библиотечно-культурное

объединение»                          

       Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

       При направлении письма более в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.

       При оформлении писем указывается полный почтовый адрес организации (кроме писем, адресованных Правительству Ленинградской области главам администраций городских и сельского поселения) или частного лица.

       7. Заголовок.

       Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

       Допускается не указывать заголовок к текстам писем, оформляемых на бланках формата А5.

       8. Текст.

       Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

       Текст письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

       При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

       В письмах — ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

В этом случае дата и номер документа могут быть вынесены в заголовок.

     9. Приложение.

       Слово «Приложение» печатается с абзаца и подчеркивается. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

       Приложение: на 10 л. в 2 экз.

       Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

       Приложения:

1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного стандарта

     на 4 л. в 1 экз.

       Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

       Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 февраля 1996 г. № 11 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

       Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

       Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

       Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

       Приложение: брошюра в 2 экз.

       10. Подпись.

       Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

       Для писем, оформляемых на бланке, подпись состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи, инициала имени и фамилии:

       Начальник управления                     Личная подпись                         И.О. Фамилия

       Для писем, оформляемых не на бланке, указываются полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия печатаются от правой границы текстового поля.

       При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

       На расстоянии двух интервалов от реквизита «Подпись» проставляется дата, ниже через один интервал — номер.

       Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.

       11. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

       12. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

       Печатаются в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.

       Образцы писем прилагаются.

1. 2.6.Оформление служебных записок.

       Служебная записка вносится руководителю, как правило, с учетом важности вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с приложением справочных или аналитических материалов).

       Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

       1. Адресат.

       В состав реквизита «Адресат» входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже.  

            Например:                                                                              Главе администрации МО

«Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района

Ленинградской области»

         А.В.Кузнецову

       Наименование должности в реквизите «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата располагаются центрованным способом по отношению к наименованию должности.

     2. Заголовок.

       Заголовок располагается ниже реквизита «Адресат» от границы левого поля центрованным способом. Отвечает на вопрос «О чем (о ком)?» подготовлена записка. Точка в конце заголовка не ставится.

       Для служебных записок небольшого объема заголовок допускается не указывать.

       3. Текст.

       Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу.

       Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

       4. Приложение.

       Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

       Приложение: на 5 л. в 2 экз.

       Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:

       Приложения:

1. 1.Справка по итогам работы комитета в первом полугодии 2005 года на 4 л. в 2 экз.
2. 2.Основные данные о работе управления в первом полугодии 2005 года на 10 л.

1. Подпись.

       В состав реквизита «Подпись» входят: полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы имени и фамилия.

       Наименование должности печатается от границы левого поля.

       При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрованным способом. При подписании служебной записки   (записки) несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

         6. Дата.

       Оформляется словесно-цифровым способом, например:

20 октября 2006 года.

       Печатается ниже реквизита «Подпись» от левой границы текстового поля.

          7. Номер.

       Состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита «Дата» от левой границы текстового поля.

         8. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

      Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

Приложение 1 к   Правилам …

Перечень реквизитов по ГОСТ Р6.30-2003

01-    Государственный герб Российской Федерации;

02-    герб субъекта Российской Федерации;

03-    эмблема организации или товарный знак;

04-    код организации;

05-    основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06-    идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07-    код формы документа;

08-    наименование организации;

09-    справочные данные об организации;

10-    наименование вида документа;

11-    дата документа;

12-    регистрационный номер документа;

13-    ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14-    место составления или издания документа;

15-    адресат;

16-    гриф утверждения документа;

17-    резолюция;

18-    заголовок к тексту;

19-    отметка о контроле;

20-    текст документа;

21-    отметка о наличии приложения;

22-    подпись;

23-    гриф согласования документа;

24-    визы согласования документа;

25-    оттиск печати;

26-    отметка о заверении копии;

27-    отметка об исполнителе;

28-    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29-    отметка о поступлении документа в организации;

30-    идентификатор электронной подписи документа;

Приложение 4 к Правилам …

Образец проекта

Постановления главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

П Р О Е К Т

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПОДПОРОЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

____________ № ______

С. Винницы

Заголовок к тексту документа

Т е к с т

[Констатирующая часть

Вступление (указывает причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания решения)

Распорядительная часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1.

1.2.

и т.д.

2. Срок исполнения.

3. Ответственные за исполнение (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением.)]

Глава администрации ________________   _________________________________________

                                               подпись                                           Инициалы, фамилия

Визы согласования :                                                                       Список рассылки :

И.И.Иванов ____________ (расшифровка подписи) (дата)                             н-р: дело — 1                                             

                           (подпись)

П.Н.Петров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                 ОВД — 1                

                           (подпись)

А.А.Сидоров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                                КДН и ЗП — 1

                           (подпись)                                                               _______________________

                                                                                                                             всего : 3   экз.                            

А.Иванов ______________________________

2 22 22     (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 5 к Правилам …

Образец проекта

Распоряжения главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

П Р О Е К Т

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПОДПОРОЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

____________ № ______

с. Винницы

Заголовок к тексту документа

Т е к с т

[Констатирующая часть

Вступление (указывает причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания решения)

Распорядительная часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1.

1.2.

и т.д.

2. Срок исполнения.

3. Ответственные за исполнение (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)].

Глава администрации   ________________           _____________________________________    

                                                 подпись                                            Инициалы, фамилия

Визы согласования:                                                                        Список рассылки :

И.И.Иванов ____________ (расшифровка подписи) (дата)                              н-р: дело -1                     

                           (подпись)

П.Н.Петров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                   КФ — 1                

                          (подпись)

А.А.Сидоров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                         УСЗН — 4                                                                                                             

                           (подпись)                                                               ____________________

                                                                                                            всего :   6 экз.                     

А.Н. Волгин ____________________________

2 22 22     (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 6 к   Правилам …  

ОБРАЗЕЦ   протокола  

ПРОТОКОЛ

заседания _________________________________________

         (наименование совета комиссии)

от __________________2017 года                                                № __________

         с. Винницы

Администрация МО

«Винницкое сельское поселение»

Председатель — ________________________________________________________________

                                                                             (инициалы, фамилия)

Секретарь       —   ________________________________________________________________

                                                                             (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены комиссии:

______________________________________________________________________________

(инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Приглашенные:

Руководители структурных подразделений АМО » Винницкое сельское поселение» :

_______________________________________________________________________________

         (инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Депутаты Совета депутатов МО » Винницкое сельское поселение» :

______________________________________________________________________________

       ( инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Работники структурных подразделений АМО » Винницкое сельское поселение » :

_______________________________________________________________________________

         (инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

            1. О  социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в   2018 году

(Доклад главы администрации МО А.В.Кузнецова);

            2. Об  участии Винницкого сельского поселения в целевых   инвестиционных программах на 2018 год.

(Информация зам. главы АМО Г.К.Мошникова)         

1.СЛУШАЛИ:

_____________________   —     _____________________________________________

(Ф.И.О. докладчика, должность)                         (содержание выступления основного докладчика)

_______________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

РЕШИЛИ:

1._____________________________________________________________________________

                                                                         ( в соответствии с   п.1 повестки дня)

1.1.Одобрить   в основном …

1.2. В недельный срок доработать …

1.3. Поручить …

Результаты голосования:

«За»_____, «Против»_______, «Воздержались»________   (или решение принято единогласно)

Решение принято   (решение № ___ от _________ ).

2. СЛУШАЛИ: … (п.2 оформляется так же, как п.1)

Председатель                             Подпись                                       И.О.Фамилия

Секретарь                                 Подпись                                       И.О.Фамилия

Приложение 7 к Правилам …

ОБРАЗЕЦ формы краткого протокола  

ПРОТОКОЛ

_______________________________________________________________

наименование   заседания

от __________________2017 года                                                 № __________

         с. Винницы

Администрация МО

«Винницкое сельское поселение»

Председатель — _______________________________________________________________

                                                                             (инициалы, фамилия)

Секретарь       —   ________________________________________________________________

                                                                              (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены комиссии:

______________________________________________________________________________

(инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Приглашенные:      (общее   количество)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

            1. О  социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в   2018 году

(Доклад главы администрации МО А.В.Кузнецова);

            2. Об  участии Винницкого сельского поселения в целевых   инвестиционных программах на 2018 год.

(Информация зам. главы АМО Г.К.Мошникова)         

1.СЛУШАЛИ:

А.В.Кузнецов — глава администрации МО, о социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в 2018 году

(Информация прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

1. Г.К.Мошников — зам. главы администрации МО, о недостатках в лесопромышленном комплексе.

2. А.П. — директор ООО «ОЛИМП», о проблемах заготовки деловой древесины

РЕШИЛИ:

1. Информацию принять к сведению. (в соответствии с   п.1 повестки дня)

Результаты голосования:

«За»______, «Против»______, «Воздержались»______ (или решение принято единогласно)

Решение принято (решение № ____от ___________).

2. СЛУШАЛИ: … (п.2 оформляется так же, как п.1)

Председатель                             Подпись                                      И.О.Фамилия

Секретарь                               Подпись                                       И.О.Фамилия

Приложение 8 к Правилам …

ОБРАЗЕЦ выписки   из протокола

ВЫПИСКА   ИЗ   ПРОТОКОЛА

______________________________________________________________________

наименование   заседания

от __________________2017 года                                                 № __________

         с. Винницы

Администрация МО

«Винницкое сельское поселение»

Председатель — ______________________________________________________________

                                                                        (инициалы, фамилия)

Секретарь       —   ________________________________________________________________

                                                                           (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены комиссии:_______________________________________________________________

                             (инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Приглашенные:      (общее   количество)  

ПОВЕСТКА ДНЯ:

            1. О  социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в   2018 году

(Доклад главы администрации МО А.В.Кузнецова);

            2. Об  участии Винницкого сельского поселения в целевых   инвестиционных программах на 2018 год.

(Информация зам. главы АМО Г.К.Мошникова)         

2.СЛУШАЛИ:

_____________________   —     _____________________________________________

(Ф.И.О. докладчика, должность)                         (содержание выступления основного докладчика)

____________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

РЕШИЛИ:

1._____________________________________________________________________________

                                                       ( в соответствии с   п.2 повестки дня)

Результаты голосования:

«За»_____, «Против»_______, «Воздержались»________   (или   решение принято единогласно)

Решение принято   (решение № ___ от _________ ).

Председатель                             Подпись                                      И.О.Фамилия

Секретарь                                 Подпись                                     И.О.Фамилия

---

[1] ЦЭПМК — Центральная Экспертно-Проверочная Методическая Комиссия

[2] ЦЭПМК — Центральная Экспертно-Проверочная Методическая Комиссия

Администрация муниципального образования
Сланцевский муниципальный район Ленинградской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

22.05.2019 № 57-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области 

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области.
2. Признать утратившими силу:
распоряжение главы администрации от 29.12.2006 № 208-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области; 
распоряжение главы администрации от 11.01.2008 № 06-р «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области»; 
распоряжение администрации от 16.01.2009 № 05-р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район, утвержденную распоряжением главы администрации Сланцевского муниципального района Ленинградской области от 29.12.2006 № 208-р»;
распоряжение администрации от 28.08.2017 № 134-р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования Сланцевский муниципальный район Ленинградской области, утвержденную постановлением администрации Сланцевского муниципального района от 29.12.2006 № 208-р».
3. Ознакомить всех сотрудников администрации под роспись с Инструкцией по делопроизводству в администрации Сланцевского муниципального района, утвержденной п. 1 настоящего распоряжения.
4. Разместить распоряжение на официальном сайте Сланцевского муниципального района Ленинградской области.
5. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

И.о. главы администрации 
муниципального образования М.Б. Чистова