Инструкция по делопроизводству в школе 2022 скачать бесплатно

Инструкция
по делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в школе разработана в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями на 29 декабря 2022 года, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также Уставом общеобразовательной организации и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими деятельность общеобразовательных организаций.
1.2. Данная инструкция по делопроизводству в организации (далее — Инструкция) обозначает правила подготовки и оформления документов в организации, осуществляющей образовательную деятельность, определяет стандарты оформления реквизитов, бланков документов, составления приказов, положений инструкций, а также регламентирует формирование дел и их текущее хранение, подготовку документов и дел к передаче на архивное хранение в общеобразовательной организации.
1.3. Инструкция по делопроизводству в учреждении разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности общеобразовательной организации и поступающих в школу документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства общеобразовательной организации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий.
1.5. Организацию, методическое руководство, совершенствование делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в школе осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.6. Права и обязанности работников, осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях общеобразовательной организации, устанавливаются должностными инструкциями или приказом директора.
1.7. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в рабочих целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами. Работа с документами вне помещений школы не допускается. При утрате документов проводится служебная проверка.
1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по работе сотрудника.
1.9. Инструкция по ведению делопроизводства обязательна для соблюдения всеми работниками школы. Вновь принятые на работу сотрудники, в должностные обязанности которых входит ведение документации, в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под подпись.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета.
2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
2.3. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
2.4. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3. Реквизиты документов

3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:

• код формы документа;
• наименование школы;
• справочные данные о школе;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления (издания) документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении;
• гриф согласования документа;
• виза;
• подпись;
• отметка об электронной подписи;
• печать;
• отметка об исполнителе;
• отметка о заверении копии;
• отметка о поступлении документа;
• резолюция.

4. Бланки документов

4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.4. Виды бланков документов применяемых в школе:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)

4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах).

5. Приказы

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым (приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы.
5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам.
5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»).
5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами.
5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий).
5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу…», далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.13. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности.
5.14. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа.
5.15. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
5.16. Дата регистрации приказа является датой его подписания.

6. Правила, положения, инструкции

6.1. Правила — нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
6.2. Положение — нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
6.3. Инструкция — нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором.
6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.
6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

• точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
• использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости — предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
• описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
• структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
• минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции — текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

7. Протокол заседания (совещания)

7.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
7.2. Протокол заседания (совещания) — (далее — протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
7.3. Реквизит — «текст документа». Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
7.5. Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
7.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
7.7. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
7.8. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
7.9. При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
7.10. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом ответственным за подготовку.
7.11. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
7.12. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).

8. План

8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

• наименование школы;
• гриф утверждения документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• наименование должности;
• подпись.

8.3. Реквизит — «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:

• номер пункта плана;
• наименование мероприятия;
• срок исполнения;
• исполнитель;
• примечание.

9. Отчет

9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

• наименование школы;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении (при наличии);
• наименование должности;
• подпись.

9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

10. Письмо

10.1. Письма готовятся как:

• ответы о выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной власти;
• ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
• инициативные письма.

10.2. Сроки подготовки ответных писем:

• с конкретной датой исполнения, указанной в документе, — в указанный срок;
• в соответствии с резолюцией директора и его заместителей на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

10.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
10.4. Письма печатаются на бланке письма общеобразовательной организации с угловым расположением реквизитов.
10.5. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в школе используются следующие реквизиты:

• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении;
• виза;
• подпись.
• отметка об исполнителе.

10.6. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
10.7. Письма подписывает директор или работники, уполномоченные приказом.
10.8. Служебные записки
10.9. В целях осуществления взаимодействия между сотрудниками в рамках внутреннего документооборота в школе применяются служебные записки. Служебные записки являются справочно-информационными документами. Авторами служебных записок являются сотрудники общеобразовательной организации.
10.10. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.
10.11. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

• адресат;
• дата документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении (при наличии);
• наименование должности;
• подпись.

10.12. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

11. Доверенность

11.1. Доверенность выдаётся сотрудникам школы и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.
11.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником, которому доверенность будет выдана, после чего передаётся в канцелярию для направления на подписание.
11.3. Доверенность подписывается директором или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется печатью общеобразовательной организации.

12. Договоры, соглашения, контракты

12.1. Договоры, соглашения, контракты (далее — договоры) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
12.2. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) с учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей, функций), полномочий школы в целом.
12.3. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) совместно со специалистом, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию директора общеобразовательной организации.
12.4. Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается ответственным лицом (контрактным управляющим) в порядке рабочего взаимодействия с учётом правил, установленных настоящей Инструкцией.

13. Принципы организации документооборота

13.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.
13.1. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться документы, поступившие из вышестоящих, подрядных, медицинских и других организаций, органов местного самоуправления, обращения граждан.
13.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов общеобразовательной организации.
13.4. В школе доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электронной связи, а также по системе электронного документооборота (далее — СЭД). С помощью почтовой связи в общеобразовательную организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых писем, заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

14. Первичная обработка поступающих документов

14.1. Документы, поступающие в школу, передаются на регистрацию секретарю общеобразовательной организации и проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день. При первичной обработке документов проверяется правильность адресования. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
14.2. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Вручить немедленно», «Оперативно», незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора по направлению деятельности.
14.3. Поступившие телеграммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
14.4. Электронные сообщения, адресованные директору или направленные в адрес школы, распечатываются и докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора.
14.5. Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
14.6. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
14.7. Не подлежат регистрации:

• пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
• билеты;
• планы и программы семинаров, конференций и других подобных мероприятий;
• документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
• рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
• печатные издания;
• письма с пометкой «лично».

15. Регистрация, учет и рассмотрение руководителем поступающих (входящих) документов

15.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после и первичной обработки и независимо от способа их доставки.
15.2. Регистрация — проставление в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа с обязательной записью в журнал регистрации поступающей (входящей) документации. Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел общеобразовательной организации.
15.3. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока. Документы, поступившие в школу по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
15.4. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
15.5. Документы, поступившие в общеобразовательную организацию, по вопросам, не требующим рассмотрения директора, направляются работником ответственным за делопроизводство школы непосредственно исполнителю запроса.
15.6. Директор в резолюции определяет лиц, ответственных за исполнение документа, и дает им поручение. Работник ответственный за делопроизводство школы передает документ на исполнение.
15.7. Подлинник документа с резолюцией руководителя общеобразовательной организации направляется исполнителю.
15.8. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается тому исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.
15.9. Подлинник документа, который исполняется несколькими должностными лицами, получает ответственный исполнитель. Остальным исполнителям передаются копии.
15.10. Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется секретарем общеобразовательной организации.
15.11. Резолюция содержит:

• указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;
• указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;
• личную подпись автора резолюции;
• дату проставления резолюции.

15.12. Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: «в установленный законом срок» и т.п.
15.13. Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
15.14. В случае, когда резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

16. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

16.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись директору или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
16.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
16.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем в отдел делопроизводства (канцелярия, секретарь) школы для направления на подписание.
16.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются работнику ответственному за делопроизводство школы, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки, а также правильность оформления документа согласно настоящей инструкции.
16.5. В случае нарушения комплектности или соответствия количества, а также правильности оформления документа согласно настоящей инструкции отправляемые (исходящие) документы незамедлительно возвращаются работниками канцелярии ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
16.6. Документы после их подписания директором или иным уполномоченным лицом передаются в канцелярию общеобразовательной организации для регистрации и отправки.
16.7. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения работниками канцелярии, ответственными за делопроизводство, проверки комплектности и соответствия количества экземпляров, а также правильность оформления отправляемого (исходящего) документа.
16.8. Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
16.9. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в журнал регистрации отправляемой (исходящей) документации.
16.10. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле общеобразовательной организации.
16.11. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел школы.
16.12. Отправка документов производится централизованно работниками канцелярии школы, которые производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
16.13. Письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
16.14. Электронные сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса общеобразовательной организации.
16.15. Письма, телеграммы, открытки, бандероли, факсограммы, электронные сообщения, не связанные с рабочей деятельностью, к отправке не принимаются.
16.16. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят:

• упаковку;
• адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса) – в соответствии с указателем рассылки, на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
• проставление стоимости почтовых услуг;
• передачу в почтовое отделение связи.

16.17. При подготовке и отправке писем необходимо учитывать правила, установленные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
16.18. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
16.19. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, отправляются работниками канцелярии общеобразовательной организации.

17. Разработка и ведение номенклатуры дел

17.1. Документальный фонд школы — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд школы составляют документы, созданные в общеобразовательной организации и полученные ею в результате взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
17.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда школы и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в школе, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
17.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения положений, инструкций и правил, а также других документов, регламентирующих деятельность общеобразовательной организации, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности общеобразовательной организации.
17.4. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
17.5. Номенклатура дел вводится в действие приказом по школе.
17.6. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах:

• для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
• для использования в работе отделом делопроизводства (канцелярией);
• для хранения в архиве школы.

17.7. Из номенклатуры дел школы ответственным лицом за ведение делопроизводства оформляются выписки для каждого из подразделений и отделов общеобразовательной организации.

18. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

18.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации и систематизация документов внутри дела.
18.2. Дела со дня их заведения до передачи в архив школы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
18.3. Приказы по основной, административно-хозяйственной, учебно-воспитательной деятельности школы, группируются отдельно от приказов по личному составу работников и по личному составу обучающихся (учащихся/воспитанников).
18.4. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
18.5. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при реорганизации или ликвидации общеобразовательной организации.
18.6. В архив общеобразовательной организации (далее — архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
18.7. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
18.8. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;
• составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
• оформление дел;
• составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

18.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицом (лицами), назначенным приказом ответственным (ответственными) за архивирование.
18.10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см). При большом количестве документов формируются тома (части) дела. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке в соответствии с описью. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы.
18.11. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
18.12. Личные карточки работников формируются в дело по алфавиту фамилий.
18.13. Оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле карандашом в верхнем правом углу; составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
18.14. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
18.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
18.16. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
18.17. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
18.18. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
18.19. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.

19. Заключительные положения

19.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом общеобразовательной организации, принимается на Общем собрании работников и утверждается (вводится в действие) приказом директора общеобразовательной организации.
19.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящую Инструкцию, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
19.3. Инструкция по делопроизводству в школе принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Инструкции принимаются в порядке, предусмотренном п.19.1. настоящей Инструкции.
19.4. После принятия Инструкции (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

Приложение № 1

Правила оформления реквизитов документов

1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа.
2. Виды и размеры используемых шрифтов: Times New Roman – 12, 13, 14; Calibri 14 и приближенные к ним.
3. При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.
4. Диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.
5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
6. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
7. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
8. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
9. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.
10. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
11. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
12. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

13. Код формы документа
Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в основном используемых в кадровом документообороте школы. Располагается код формы в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример — Форма по ОКУД 0301001.

14. Наименование школы
Наименование школы должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (Уставе общеобразовательной организации). Под наименованием школы в скобках указывается сокращенное наименование общеобразовательной организации.
Над наименованием школы — указывается полное наименование вышестоящей организации.

15. Справочные данные о школе
Справочные данные о школе включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, код школы по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
16. Наименование вида документа
Реквизит используется для указания вида документа и располагается под реквизитом «наименование общеобразовательной организации». Наименование вида документа не указывается в письмах.
17. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
Документы, издаваемые совместно с другими организациями должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:

• день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 01.12.2017. Буква «г» после цифр не ставится.
• при словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря 2017 г.

18. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в школе.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

19. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа — «город …» — указывается на бланках протоколов и актов, составляемых в общеобразовательной организации.

20. Адресат
В реквизите «Адресат» используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций. Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному и частному лицу инициалы ставятся после фамилии.

Пример — Руководителю ООО «Строитель»
Фамилия И.О.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Органы статистики города Москвы

При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору ООО «Издание»
Фамилия И.О.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти, постоя иным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову И.П.
Производственная ул., д.5, кв.12,
г. Москва, 119633

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4-х составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти, то они указываются обобщенно.
Пример:

Руководителям учреждений СПО

20. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ Школа № 1238
И.О. Фамилия

21. Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ Школа № 1238
от 01.03.2020 № 57
22. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту приказа формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

• приказ (о чем?) о создании комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
• письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа.
Заголовок к тексту может не составляться, если объем документа не превышает 4-5 строк.

23. Текст документа
Документы общеобразовательной организации составляются на государственном языке Российской Федерации — русском.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа («приказываю»)
В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица единственного числа: («собрание… решило»)
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»),
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», представляем на рассмотрение»);
• от третьего лица единственного числа («Администрация ОУ Школа № 1238 не возражает»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю рассмотреть»).

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …

Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Текст документа отделяется от заголовка двумя или тремя междустрочными интервалами используемыми в тексте.

24. Отметка о приложении
Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим
документам.
В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма на расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:
1. План-график … на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о подтверждении факта обучения… на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2).
В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);
В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N° 2 к приказу МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67 «

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения, например:

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67

Вид и размер шрифта реквизита «Отметка о приложении» должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.

25. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа используется при согласовании документа с органами власти, организациями или должностными лицами. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО
Директор МБОУ Школа № 1238
И.И. Иванов
01.12.2019

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Внешнее согласование также может быть осуществлено другим документом — письмом, протоколом, приказом.
Пример:

СОГЛАСОВАНО приказом ДОгМ от 01.07.2017 № 01-01/54

26. Виза
Согласование проекта документа оформляется визой.
Виза проставляется собственноручно лицом, визирующим документ, и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.
Пример:

Заместитель директора
И.О. Фамилия
03.03.2020

Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Для документа, подлинник которого отправляют из школы, визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Для документа, подлинник которого остается в школе, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью.

27. Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
Пример:

Директор личная подпись И.О.Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование общеобразовательной организации (полное название школы). Допускается в реквизите «Подпись должностного лица» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 
При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.
Пример:

Директор личная подпись И.О.Ф.
Заместитель директора личная подпись И.О.Ф.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывается статус лица в составе комиссии:
проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие- либо приставки).

Если директор школы или иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным документом или наделенный полномочиями, установленными приказом школы или учредителя (ДОгМ), с указанием своей должности и полномочия, например:

Заместитель директора подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности директора подпись И.О. Фамилия
или
и.о. директора подпись И.О. Фамилия

Реквизит «Подпись должностного лица» может быть оформлен собственноручно автором документа (например, при написании служебной записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием технических средств.
В случае оформления реквизита «Подпись должностного лица» с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.
Реквизит «Подпись должностного лица» отделяется от текста тремя или четырьмя одинарными междустрочными интервалами.

28. Печать
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

29. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах школы в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, а также отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.
Пример:

Иванов Иван Иванович, специалист по охране труда
(888) 888-88-88, lvanov@mail.ru

30. Отметка о заверении копии
Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под реквизитом «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».
Отметка о заверении копии включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии документа.
Реквизит «Отметка о заверении копии» может быть оформлена от руки или с использованием штампа.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.

31. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. Допускается указание часов и минут поступления документа с заверением подписями заинтересованных лиц.
Отметка о поступлении документа может проставляться с использованием штампа.

32. Резолюция
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется на свободном месте рабочего поля документа.
Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.
Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения документа.

Перейти к разделу:
Положения для школы

	ПРИНЯТО на Общем собрании работников МБОУ «Клёновская основная школа» Протокол №____от_____._______.202__г. Председатель__________ /_____________/                                    подпись               расшифровка подписи		УТВЕРЖДЕНО приказом МБОУ «Клёновская основная школа» от 01.03.2020 № 57 ___________И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

Инструкция

по
делопроизводству

                         МБОУ «Клёновская основная
школа»

с.Клёновка, 2021

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в МБОУ «Клёновская
основная школа» разработана в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012
№ 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 24 марта 2021 года, ГОСТ Р
7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу, «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», а также Уставом общеобразовательной организации и другими
нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими
деятельность общеобразовательных организаций.

1.2. Данная Инструкция
по делопроизводству в МБОУ «Клёновская основная школа»  (далее — Инструкция)
обозначает правила подготовки и оформления документов в общеобразовательной
организации, определяет стандарты оформления реквизитов, бланков документов,
составления приказов, положений инструкций, а также регламентирует формирование
дел и их текущее хранение, подготовку документов и дел к передаче на архивное
хранение в общеобразовательной организации.

1.3. Инструкция по
делопроизводству разработана в целях установления единых требований к
подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности
общеобразовательной организации и поступающих в школу документов, а также
совершенствования и повышения эффективности делопроизводства
общеобразовательной организации.

1.4. Положения
Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от
вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку,
обработку, хранение и использование документов, осуществляемыми с помощью
информационных технологий.

1.5. Организацию,
методическое руководство, совершенствование делопроизводства и контроль за
соблюдением настоящей Инструкции в школе осуществляет ответственный за ведение
делопроизводства.

1.6. Права и
обязанности работников, осуществляющих работу с документами в структурных
подразделениях общеобразовательной организации, устанавливаются должностными
инструкциями или приказом директора.

1.7. Сведения,
содержащиеся в документах, могут быть использованы только в рабочих целях в
соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами. Работа с
документами вне помещений школы не допускается. При утрате документов
проводится служебная проверка.

1.8. При уходе в
отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения сотрудник обязан
передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в
соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего
в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по работе сотрудника.

1.9. Инструкция
обязательна для соблюдения всеми работниками школы. Вновь принятые на работу
сотрудники, в должностные обязанности которых входит ведение документации, в
течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность
должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под подпись.

2. Правила
подготовки и оформления документов

2.1. В деятельности
школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы,
положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных,
координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки,
докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая
(служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы,
связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением
хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией
делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского
учета.

2.2. Документы
могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением
установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и
более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

2.3. Номера страниц
проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм
от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной
сторонах листа.

2.4. При
двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и
правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.  Реквизиты
документов

3.1. Для реквизитов
документов, создаваемых в общеобразовательной организации, устанавливаются
правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

3.2. Состав
реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3. При подготовке
и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:

• код формы
  документа (при наличии);
• наименование
  школы;
• справочные данные
  о школе;
• наименование вида
  документа;
• дата документа;
• регистрационный
  номер документа;
• ссылка на регистрационный
  номер и дату документа;
• место составления
  (издания) документа;
• адресат;
• гриф утверждения
  документа;
• заголовок к
  тексту;
• текст документа;
• отметка о
  приложении;
• гриф согласования
  документа;
• виза;
• подпись;
• отметка об
  электронной подписи;
• печать;
• отметка об
  исполнителе;
• отметка о
  заверении копии;
• отметка о
  поступлении документа;
• резолюция.

4. Бланки
документов

4.1. Документы,
создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках,
изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5
(148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается
оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие
внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4
(210×297 мм) без использования бланков.

4.2. Каждый лист
документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

4.3. Документы
длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30
мм.

4.4. Виды бланков
документов, применяемых в школе:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного
  вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)

4.5. Образцы
разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по
делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений
(приложение 3 на 3 листах).

5. Приказы

5.1. Приказами
оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым
(приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы.

5.2. Проекты
приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора,
его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по
кадрам.

5.3. В приказах
текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»).

5.4. Текст приказа
может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

5.5. В
констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события,
послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами
«В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей
части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое
печатается заглавными буквами.

5.6.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с
указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в
одном пункте.

5.7. В качестве
исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители
рабочих групп (комиссий).

5.8. Если приказ
изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ
(пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

5.9. Если приказ отменяет
действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то
один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами
«Признать утратившим силу…», далее указываться дата, номер и
заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой
отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного
документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.

5.10. Если приказ
отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов
распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…»
и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

5.11. Если приказ
предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок
введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать
сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа.

5.13. Приказы
подписываются только директором общеобразовательной организации или работником,
исполняющим его обязанности.

5.14.
Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов
приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями
несут авторы проекта приказа.

5.15.
Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах
календарного года.

5.16. Дата
регистрации приказа является датой его подписания.

6. Правила,
положения, инструкции

6.1. Правила —
нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий
или запрещающий определенное поведение.

6.2. Положение —
нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации
и процедуру какого-либо вида деятельности.

6.3. Инструкция —
нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка
применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о
способах выполнения определенных операций (действий).

6.4. Правила,
положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на
заседаниях Управляющего совета, Профсоюзного комитета школы, Педагогического
совета школы и утверждаются директором.

6.5. Порядок
подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку
подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.

6.6. Текст проекта
положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.

6.7. Отличительными
характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

·       точность применяемых формулировок без использования слов и понятий,
имеющих множественный смысл;

·       использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок,
при необходимости — предварительное определение используемых понятий,
сокращений, аббревиатур;

·       описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им
вариантов действий, т.е. полнота представления информации;

·       структурированность текста с целью достижения наилучшей
последовательности изложения материала;

·       минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров
предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и
т.д.).

6.8. В зависимости
от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции — текст
документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Нумерация производится арабскими цифрами.

7. Протокол
заседания (совещания)

7.1. Протокол —
документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

7.2. Протокол
заседания (совещания) — (далее — протокол) оформляется на чистом листе бумаги
формата А4.

7.3. Реквизит —
«текст документа». Реквизит состоит из двух частей: вводной и
основной.

7.4. Во вводной
части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего,
секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц,
приглашенных на заседание (совещание).

7.5. Вводная часть
протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в
порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому
вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»),
печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

7.6. Основная часть
протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их
нумерации.

7.7. Текст
протокола излагается от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили», «постановили»,
«решили»).

7.8. Протокол
подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и
секретарём заседания (совещания).

7.9. При отсутствии
секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний,
допускается подписание протокола только председательствующим.

7.10. Текст
протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания.
Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом
ответственным за подготовку.

7.11. Дата
протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).

7.12. Копии
протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в
соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания
(совещания).

8. План

8.1. План —
документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их
последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

8.2. План
оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

• наименование
  школы;
• гриф утверждения
  документа;
• дата документа;
• регистрационный
  номер документа;
• наименование вида
  документа;
• заголовок к
  тексту;
• текст документа;
• наименование
  должности;
• подпись.

8.3. Реквизит —
«текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:

• номер пункта
  плана;
• наименование
  мероприятия;
• срок исполнения;
• исполнитель;
• примечание.

9. Отчет

9.1. Отчет —
документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период
времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.

9.2. Отчеты,
предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы
государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами
государственных органов форму, создаются по установленной государственными
органами форме и в определённом ими порядке.

9.3. Отчёты,
предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются
по правилам, установленным для создания служебных записок.

9.4. Отчеты
оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

• наименование
  школы;
• дата документа;
• регистрационный
  номер документа;
• наименование вида
  документа;
• заголовок к
  тексту;
• текст документа;
• отметка о
  приложении (при наличии);
• наименование
  должности;
• подпись.

9.5. В тексте
отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность,
мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и
результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение
исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее
предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов)
соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

10. Письмо

10.1. Письма
готовятся как:

• ответы о
  выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной власти;
• ответы на запросы
  организаций, предприятий и частных лиц;
• инициативные
  письма.

10.2. Сроки
подготовки ответных писем:

• с конкретной
  датой исполнения, указанной в документе, — в указанный срок;
• в соответствии с
  резолюцией директора и его заместителей на основании установленных сроков
  исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

10.3. Тексты
ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в
резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются самостоятельно
автором проекта письма с учётом необходимости решения конкретных задач и (или)
в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного
руководителя.

10.4. Письма
печатаются на бланке письма общеобразовательной организации с угловым
расположением реквизитов.

10.5. Дополнительно
к реквизитам бланка письма при оформлении писем в школе используются следующие
реквизиты:

• адресат;
• заголовок к
  тексту;
• текст документа;
• отметка о
  приложении;
• виза;
• подпись.
• отметка об
  исполнителе.

10.6. При оформлении
письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются
посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

10.7. Письма
подписывает директор или работники, уполномоченные приказом.

10.8. Служебные
записки

10.9. В целях
осуществления взаимодействия между сотрудниками в рамках внутреннего
документооборота в школе применяются служебные записки. Служебные записки
являются справочно-информационными документами. Авторами служебных записок
являются сотрудники общеобразовательной организации.

10.10.  Служебная
записка может составляться по указанию руководства или по инициативе
конкретного сотрудника.

10.11. При
оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

• адресат;
• дата документа;
• наименование вида
  документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о
  приложении (при наличии);
• наименование
  должности;
• подпись.

10.12. Служебные
записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

11. Доверенность

11.1. Доверенность
выдаётся сотрудникам школы и оформляется по правилам, установленным настоящей
Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства
Российской Федерации и настоящего раздела.

11.2. Проект
доверенности подготавливается и визируется сотрудником, которому доверенность
будет выдана, после чего передаётся в канцелярию для направления на подписание.

11.3. Доверенность
подписывается директором или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим
обязанности), и скрепляется печатью общеобразовательной организации.

12. Договоры,
соглашения, контракты

12.1. Договоры,
соглашения, контракты (далее — договоры) подготавливаются в соответствии с
требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства
Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и
обязательств сторон.

12.2. Проект
договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) с
учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения
своих полномочий (обязанностей, функций), полномочий школы в целом.

12.3. Проект
договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим)
совместно со специалистом, к функциям (полномочиям) которого относится решение
вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому
указанию директора общеобразовательной организации.

12.4. Необходимая
для подготовки проекта договора информация собирается ответственным лицом
(контрактным управляющим) в порядке рабочего взаимодействия с учётом правил,
установленных настоящей Инструкцией.

13. Принципы
организации документооборота

13.1. В
документообороте выделяются следующие документопотоки: поступающая документация
(входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.

13.1. В составе
входящей и исходящей документации могут выделяться документы, поступившие из
вышестоящих, подрядных, медицинских и других организаций, органов местного
самоуправления, обращения граждан.

13.3. Обращения
граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов
общеобразовательной организации.

13.4. В школе
доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи,
электронной связи, а также по системе электронного документооборота (далее —
СЭД). С помощью почтовой связи в общеобразовательную организацию доставляется
письменная корреспонденция в виде простых писем, заказных писем, почтовых
карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

14. Первичная
обработка поступающих документов

14.1. Документы,
поступающие в школу, передаются на регистрацию секретарю общеобразовательной
организации и проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении
в нерабочее время — на следующий рабочий день. При первичной обработке
документов проверяется правильность адресования. Ошибочно поступившие документы
пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

14.2. Документы,
поступившие с отметками «Срочно», «Вручить немедленно»,
«Оперативно», незамедлительно проходят первичную обработку и
докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора по
направлению деятельности.

14.3. Поступившие
телеграммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема,
регистрируются по тем же правилам, что и письма.

14.4. Электронные
сообщения, адресованные директору или направленные в адрес школы,
распечатываются и докладываются директору или в случае его отсутствия —
заместителю директора.

14.5. Электронные
сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам,
предусмотренным для поступающей (входящей) документации.

14.6. Поступившая
(входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие
регистрации документы.

14.7. Не подлежат
регистрации:

• пригласительные,
  поздравительные письма и телеграммы;
• билеты;
• планы и программы
  семинаров, конференций и других подобных мероприятий;
• документы по
  бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и
  финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
• рекламные,
  коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
• печатные издания;
• письма с пометкой
  «лично».

15. Регистрация,
учет и рассмотрение руководителем поступающих (входящих) документов

15.1. Поступившие
(входящие) документы регистрируются только после и первичной обработки и
независимо от способа их доставки.

15.2. Регистрация —
проставление в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении
с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа с
обязательной записью в журнал регистрации поступающей (входящей) документации.
Структура регистрационного номера, поступающего (входящего) документа, состоит
из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел
общеобразовательной организации.

15.3. Регистрация
всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего
документопотока. Документы, поступившие в школу по каналам факсимильной связи,
обрабатываются и регистрируются в общем порядке.

Текст поступившей
телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на
листе бумаги для передачи на рассмотрение.

15.4. Поступающие
(входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их
регистрации и предварительного рассмотрения.

15.5. Документы,
поступившие в общеобразовательную организацию, по вопросам, не требующим рассмотрения
директора, направляются работником ответственным за делопроизводство школы
непосредственно исполнителю запроса.

15.6. Директор в
резолюции определяет лиц, ответственных за исполнение документа, и дает им
поручение. Работник ответственный за делопроизводство школы передает документ
на исполнение.

15.7. Подлинник
документа с резолюцией руководителя общеобразовательной организации
направляется исполнителю.

15.8. При наличии
нескольких исполнителей подлинник документа передается тому исполнителю, который
в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные
исполнители получают копию документа.

15.9. Подлинник
документа, который исполняется несколькими должностными лицами, получает
ответственный исполнитель. Остальным исполнителям передаются копии.

15.10. Изготовление
копий документа для передачи соисполнителям осуществляется секретарем
общеобразовательной организации.

15.11. Резолюция
содержит:

·       указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для
исполнения действия;

·       указание на срок, в течение которого либо до истечения которого
необходимо исполнить предписанное действие;

·       личную подпись автора резолюции;

·       дату проставления резолюции.

15.12. Указание на
срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить
предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать
выражения: «в установленный законом срок» и т.п.

15.13. Резолюция
пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.

15.14. В случае,
когда резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за
исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним),
либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является
ответственным.

16. Организация
работы с отправляемыми (исходящими) документами

16.1. До
предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись
директору или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу
основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего)
документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.

16.2. При
подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший
(входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий
документ.

16.3. Проекты
отправляемых (исходящих) документов с учётом соблюдения установленного в
резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем в отдел
делопроизводства (канцелярия, секретарь) школы для направления на подписание.

16.4. Подписанные
отправляемые (исходящие) документы, передаются работнику ответственному за
делопроизводство школы, который осуществляет проверку комплектности и
соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку
рассылки, а также правильность оформления документа согласно настоящей
инструкции.

16.5. В случае
нарушения комплектности или соответствия количества, а также правильности
оформления документа согласно настоящей инструкции отправляемые (исходящие)
документы незамедлительно возвращаются работниками канцелярии ответственному
исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его
непосредственному руководителю для устранения нарушений.

16.6. Документы
после их подписания директором или иным уполномоченным лицом передаются в
канцелярию общеобразовательной организации для регистрации и отправки.

16.7. Регистрация
отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения работниками
канцелярии, ответственными за делопроизводство, проверки комплектности и
соответствия количества экземпляров, а также правильность оформления
отправляемого (исходящего) документа.

16.8. Регистрация
создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на
следующий рабочий день.

16.9. Сведения о
регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в журнал
регистрации отправляемой (исходящей) документации.

16.10.
Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются
на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле
общеобразовательной организации.

16.11. Структура
регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его
порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел школы.

16.12. Отправка
документов производится централизованно работниками канцелярии школы, которые
производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная,
международная и др.).

16.13. Письма,
телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.

Факсограммы и
телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.

16.14. Электронные
сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса
общеобразовательной организации.

16.15. Письма,
телеграммы, открытки, бандероли, факсограммы, электронные сообщения, не
связанные с рабочей деятельностью, к отправке не принимаются.

16.16. Документы,
отправляемые средствами почтовой связи проходят:

·       упаковку;

·       адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса) – в
соответствии с указателем рассылки, на каждом экземпляре письма указывается
только один адресат.

·       проставление стоимости почтовых услуг;

·       передачу в почтовое отделение связи.

16.17. При
подготовке и отправке писем необходимо учитывать правила, установленные
приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234
«Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

16.18. Документы,
отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один
конверт.

16.19. Исходящие
документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи,
отправляются работниками канцелярии общеобразовательной организации.

17. Разработка и
ведение номенклатуры дел

17.1. 
Документальный фонд школы — совокупность документов, образующихся в процессе
его деятельности. Документальный фонд школы составляют документы, созданные в
общеобразовательной организации и полученные ею в результате взаимодействия с
органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими
и физическими лицами.

17.2. Номенклатура
дел является основой формирования документального фонда школы и представляет
собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в
школе, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми
актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации,
уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом,
делопроизводства и документооборота.

17.3. Номенклатура
дел составляется на основе изучения положений, инструкций и правил, а также
других документов, регламентирующих деятельность общеобразовательной
организации, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов,
образующихся в деятельности общеобразовательной организации.

17.4. Номенклатура
дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации
и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является
основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

17.5. Номенклатура
дел вводится в действие приказом по школе.

17.6. Номенклатура
дел готовится в трех экземплярах:

·       для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;

·       для использования в работе отделом делопроизводства (канцелярией);

·       для хранения в архиве школы.

17.7. Из
номенклатуры дел школы ответственным лицом за ведение делопроизводства
оформляются выписки для каждого из подразделений и отделов общеобразовательной
организации.

18. Формирование
дел и их текущее хранение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное
хранение

18.1. Формирование
дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой
дел общеобразовательной организации и систематизация документов внутри дела.

18.2. Дела со дня
их заведения до передачи в архив школы или на уничтожение хранятся по месту их
формирования.

18.3. Приказы по
основной, административно-хозяйственной, учебно-воспитательной деятельности
школы, группируются отдельно от приказов по личному составу работников и по
личному составу обучающихся (учащихся/воспитанников).

18.4. Переписка
группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности.

18.5. Проверка
наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при
возврате дел, при реорганизации или ликвидации общеобразовательной организации.

18.6. В архив
общеобразовательной организации (далее — архив) передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года
после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

18.7. Передача
документов в архив производится по утвержденным описям дел.

18.8. Подготовка
документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение
предусматривает:

·       экспертизу ценности документов;

·       составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

·       оформление дел;

·       составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками
хранения.

18.9. Экспертиза
ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно
лицом (лицами), назначенным приказом ответственным (ответственными) за
архивирование.

18.10. В дело
помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4
см). При большом количестве документов формируются тома (части) дела. Внутри
дела документы располагаются в хронологическом порядке в соответствии с описью.
В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы.

18.11. Документы
внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической
последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в
дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

18.12. Личные
карточки работников формируются в дело по алфавиту фамилий.

18.13. Оформление
дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной
форме; нумерацию листов в деле карандашом в верхнем правом углу; составление
внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела. Лист большого
формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания,
нумеруются в общем порядке.

18.14. Листы дел,
состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части
отдельно.

18.15. После
завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая
располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на
отдельном листе-заверителе дела.

18.16. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном
деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки
подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется
на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

18.17. Реквизит
«срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей
номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне
типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности
федерального органа, с указанием сроков хранения.

18.18. На делах
постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

18.19. Прием дел
производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива, с
проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на
каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата
приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.

19.
Заключительные положения

19.1. Настоящая
Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом
общеобразовательной организации, принимается на Общем собрании работников и
утверждается (вводится в действие) приказом директора общеобразовательной
организации.

19.2.
Все изменения и дополнения, вносимые в настоящую Инструкцию, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.

19.3. Инструкция по
делопроизводству в школе принимается на неопределенный срок. Изменения и
дополнения к Инструкции принимаются в порядке, предусмотренном п.19.1.
настоящей Инструкции.

19.4. После
принятия Инструкции (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в
новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

Приложение № 1

Правила

оформления реквизитов документов

1. Для подготовки
документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования
графического воспроизведения реквизитов документа.

2. Виды и размеры
используемых шрифтов: Times New Roman – 12, 13, 14; Calibri 14 и приближенные к
ним.

3. При подготовке
текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается
применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.

4. Диапазон
используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.

5. Абзацный отступ
текста документа — 1,25 см.

6. Заголовки
разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по
ширине текста.

7. Многострочные
реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части
реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

8. Если документ
готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два
интервала.

9. Интервал между
буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

10. Текст документа
выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

11. Длина самой
длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

12. Длина самой
длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

13. Код формы
документа

Код формы документа
проставляется на унифицированных формах документов, в основном используемых в
кадровом документообороте школы. Располагается код формы в правом верхнем углу
рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование
классификатора) и цифрового кода.

Пример — Форма
по ОКУД 0301001.

14. Наименование
школы

Наименование школы
должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его
учредительных документах (Уставе общеобразовательной организации). Под
наименованием школы в скобках указывается сокращенное наименование
общеобразовательной организации.

Над наименованием
школы — указывается полное наименование вышестоящей организации.

15. Справочные
данные о школе

Справочные данные о
школе включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес
электронной почты, код школы по ОКПО (проставляется по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций), основной государственный
регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

16. Наименование
вида документа

Реквизит
используется для указания вида документа и располагается под реквизитом
«наименование общеобразовательной организации». Наименование вида документа не
указывается в письмах.

17. Дата документа

Датой документа
является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения
(инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события,
зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или
при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке
документа (служебная записка, заявление и др.).

Документы,
издаваемые совместно с другими организациями должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа
оформляют арабскими цифрами в последовательности:

·       день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например:
01.12.2020. Буква «г» после цифр не ставится.

·       при словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается
парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря 2020
г.

18. Регистрационный
номер документа

Регистрационный
номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в
школе.

Регистрационный
номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Ссылка на
регистрационный номер и дату документа

Ссылка на исходящий
номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату
документа, на который должен быть дан ответ.

19. Место
составления (издания) документа

Место составления
или издания документа — «город …» — указывается на бланках протоколов
и актов, составляемых в общеобразовательной организации.

20. Адресат

В реквизите
«Адресат» используются официальные наименования органов
государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления,
организаций. Допускается использовать официально принятые сокращенные
наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного
самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному и частному лицу инициалы
ставятся после фамилии.

Пример —
Руководителю ООО «Строитель»

Фамилия И.О.

Реквизит
«адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с
угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при
продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита
«адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно
самой длинной строки.

При адресовании
документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в
именительном падеже, например:

Органы
статистики города Симферополя

При адресовании
документа руководителю организации наименование должности указывается в
дательном падеже, например:

Генеральному
директору ООО «Издание»

Фамилия И.О.

Почтовый адрес не
указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти,
федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы
государственной и исполнительной власти, постоя иным корреспондентам.

При адресовании
письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное
учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и
архивного дела

Профсоюзная ул.,
д.82, Симферополь, 295000

При адресовании
документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем
почтовый адрес, например:

Петрову И.П.

Производственная
ул., д.5, кв.12,

г. Москва,
119633

Реквизит
«Адресат» не должен содержать более четырех адресатов. Слово
«Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При числе адресатов более 4-х составляется список рассылки документа.

Если документ
отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений органа исполнительной власти, то они указываются обобщенно.

Пример:

Руководителям
учреждений СПО

20. Гриф
утверждения документа

Гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу документа. Строки реквизита выравниваются
по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Документ
утверждается должностным лицом (должностными лицами) или распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом, распоряжением).

При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор МБОУ
«Клёновская основная школа»

___________И.О.
Фамилия

01.02.2021г.

21. Дата

При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном
уровне.

При утверждении
документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слов
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием
вида утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном
падеже, его даты, номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом МБОУ
«Клёновская основная школа»

от 01.03.2020 №
57

___________ИО.
Фамилия

22. Заголовок к
тексту

Заголовок к тексту
— краткое содержание документа. Заголовок к тексту приказа формулируется с
предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о
чем?»):

·       приказ (о чем?) о создании комиссии;

·       приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

·       письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту
оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Наименование
(заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа.

Заголовок к тексту
может не составляться, если объем документа не превышает 4-5 строк.

23. Текст документа

Документы
общеобразовательной организации составляются на государственном языке
Российской Федерации — русском.

Текст документа
может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими
цифрами.

В приказах текст
документа излагают от первого лица единственного числа («приказываю»)

В документах
коллегиальных и совещательных органах от третьего лица единственного числа:
(«собрание… решило»)

Текст протокола
излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили»,
«постановили», «решили»),

В совместных
документах текст излагают от первого лица множественного числа: («приказываем»,
«решили»).

В деловых
(служебных) письмах используются формы изложения:

·       от первого лица множественного числа («просим направить», представляем
на рассмотрение»);

·       от третьего лица единственного числа («Администрация ОУ Школа № 1238 не
возражает»);

·       от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю
рассмотреть»).

При употреблении в
тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых
(служебных) письмах могут использоваться:

·       вступительное обращение:

Уважаемый господин
Иванов!

Уважаемая
госпожа Петрова!

Уважаемый
Николай Петрович!

Уважаемая Ольга
Николаевна!

Уважаемые
господа!

В обращении по
должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по
фамилии инициалы лица не указываются.

·       заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

Страницы документа
нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине
верхнего поля.

Текст документа
отделяется от заголовка двумя или тремя междустрочными интервалами
используемыми в тексте.

24. Отметка о
приложении

Отметка о
приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам,
отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим

документам.

В письмах отметка о
приложении оформляется под текстом письма на расстоянии 1,25 см от границы
левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении
указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3
л. в 1 экз.

При наличии
нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются
наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров,
например:

Приложение:

1.         План-график
… на 3 л. в 2 экз.

2.         Справка
о подтверждении факта обучения… на 1 л. в 1 экз.

Если приложения
сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют
не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют
следующим образом, например:

Приложение: на 3
л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к
правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим
документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в
правом верхнем углу.

Если приложение
одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение
1, приложение 2).

В тексте документа
при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …
(приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается
ставить знак номера: … (приложение N 2);

В отметке о
приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер,
например:

Приложение N° 2
к приказу МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67 «

Если приложением к
документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, (положение,
правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется
отметка о приложении, ниже — гриф утверждения, например:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом МБОУ
«Клёновская основная школа»

от 08.06.2017 №
67

___________И.О.
Фамилия

Вид и размер шрифта
реквизита «Отметка о приложении» должен соответствовать виду и
размеру шрифта текста документа.

25. Гриф
согласования документа

Гриф согласования
документа используется при согласовании документа с органами власти,
организациями или должностными лицами. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”,
должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации),
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор МБОУ
«Клёновская основная школа»

__________А.А.
Каневская

01.12.2020

Гриф
согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления
может проставляться:

• на первом листе
  документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в
  левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием
  документа ближе к нижнему полю);
• на последнем
  листе документа под текстом;
• на листе
  согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Внешнее
согласование также может быть осуществлено другим документом — письмом,
протоколом, приказом.

Пример:

СОГЛАСОВАНО
приказом (наименование организации) от 01.07.2020 № 01-01/54

26. Виза

Согласование
проекта документа оформляется визой.

Виза проставляется
собственноручно лицом, визирующим документ, и включает в себя наименование
должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату.

Пример:

Заместитель
директора

________И.О.
Фамилия

03.04.2020

Допускается
полистное визирование документа и его приложений.

При наличии
замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим
указанием.

Для документа,
подлинник которого отправляют из школы, визы проставляются на экземплярах
документов, помещаемых в дело.

Для документа,
подлинник которого остается в школе, визы согласования проставляются на обороте
последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под
подписью.

27. Подпись

Подпись включает:
наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную
подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):

Пример:

Директор личная
подпись И.О.Фамилия

Если документ
оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование
общеобразовательной организации (полное название школы). Допускается в
реквизите «Подпись должностного лица» центрировать наименование
должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 

При подписании
документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии
занимаемой должности.

Пример:

Директор личная
подпись И.О.Ф.

Заместитель
директора личная подпись И.О.Ф.

При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне.

В документах,
составленных комиссией, указывается статус лица в составе комиссии:

проставлением косой
черты перед наименованием должности (добавлять какие- либо приставки).

Если директор или
иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск,
болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает
сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным
документом или наделенный полномочиями, установленными приказом школы или
учредителя (ДОгМ), с указанием своей должности и полномочия, например:

Заместитель
директора подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий
обязанности директора подпись И.О. Фамилия

или

и.о. директора
подпись И.О. Фамилия

Реквизит
«Подпись должностного лица» может быть оформлен собственноручно
автором документа (например, при написании служебной записки без применения
технических средств) либо оформлен с использованием технических средств.

В случае оформления
реквизита «Подпись должностного лица» с использованием технических
средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и
размера шрифта основного текста документа.

Реквизит
«Подпись должностного лица» отделяется от текста тремя или четырьмя
одинарными междустрочными интервалами.

28. Печать

Печать является
способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать
ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными
нормативными правовыми актами.

Печать ставится на
свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи
должностного лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место
печати»).

В документах,
подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте,
обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

29. Отметка об
исполнителе

Отметка об
исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах школы в левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при
отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка включает
фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, а также отметка об
исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом
исполнителя.

Пример:

Иванов Иван
Иванович, специалист по охране труда

(888) 888-88-88,
lvanov@mail.ru

30. Отметка о
заверении копии

Для подтверждения
соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем
листе копии (выписки из документа) под реквизитом «Подпись»
оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».

Отметка о заверении
копии включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию,
собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату
заверения копии документа.

Реквизит «Отметка о
заверении копии» может быть оформлена от руки или с использованием штампа.

Допускается
заверять каждый лист многостраничной копии документа.

31. Отметка о
поступлении документа

Отметка о
поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату
поступления документа. Допускается указание часов и минут поступления документа
с заверением подписями заинтересованных лиц.

Отметка о
поступлении документа может проставляться с использованием штампа.

32. Резолюция

Резолюция содержит
указание по исполнению документа. Она оформляется на свободном месте рабочего
поля документа.

Резолюция включает
в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу,
подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.

Резолюция, по
усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения
документа.

Утвержденный ГОСТ по делопроизводству и документообороту закрепляет правила оформления и движения документации. Рассказываем, обязателен ли он к применению в организациях, и какой ГОСТ актуален в 2023 году. 

Документооборот: основные понятия

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. На локальном уровне правила делопроизводства и документооборота в организации закрепляют в положениях и инструкциях. На федеральном уровне правила закрепляют в государственных стандартах.

ГОСТы по делопроизводству 2023 г.

Требования и современные стандарты, применяемые в сфере делопроизводства, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ — единая государственная система делопроизводства, которая предполагает стандарт работы с бумагами в РФ.

Знакомство со стандартами, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

• документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
• реквизит документа — элемент оформления документа.

Вот образец оформления приказа по ГОСТу в 2023 году:

Делопроизводство 2023: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2023 году.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2023 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.

Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН или КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВодствУ

В МОУ «ЁДВИНСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая  инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в  МОУ «Ёдвинская СОШ» (далее – Школа).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30 – 2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации  от 08.11.2005 № 536.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Соблюдение настоящей Инструкции (правил ведения делопроизводства и оформления документов) обязательно для всех работников Школы.

1.5. При работе с документами следует выполнять следующие требования:

1.5.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.5.2. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях, знакомиться с документами могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.5.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время  (более суток) сотрудники Школы обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию  директора школы.

1.5.4. При увольнении или назначении на другую должность работник должен сдать все числящиеся за ним документы директору школы.

 1.6. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждаются  приказом  директора школы.

II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ И ТЕХНИЧЕСКОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Унификация документов и требования к бланкам.

2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.

2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ

Р 6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов Школы.

2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты приказов, писем.

2.1.4. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

2.1.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

2.1.6. В Учреждении используются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк служебного письма  (угловой);

бланк конкретного вида документа: распоряжение, приказ (продольный).

2.1.7.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению директора школы. Соответствующие предложения вносятся ответственным за ведение делопроизводства школы вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2. Требования к техническому оформлению документов.

2.2.1. Документы, создаваемые в Школе, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом TimesNewRoman № 12 через  межстрочный интервал «одинарный».

При оформлении докладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифты других размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервал между строками.

2.2.2. При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочный интервал.

Например:

Примечание: протокол составляется в 2 экземплярах (главе муниципального образования, начальнику управления образования).

2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:

левое — не менее 3,0 см;

правое — не менее 1,0 см;

верхнее — не менее 2,0 см;

нижнее — не менее 2,0 см.

Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полей будут следующие:

левое — не менее 1,0 см;

правое — не менее 3,0 см;

верхнее — не менее 2,0 см;

нижнее — не менее 2,0 см.

2.2.4. Название вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям.

2.2.5. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа) либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по границе левого поля.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2.2.6. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков. Первая страница документа не нумеруется.

2.3. Требования к оформлению реквизитов документов.

2.3.1. При составлении и оформлении документов используются 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

2.3.2. При подготовке и оформлении документов Школы используют следующие реквизиты:

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и индентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на  учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Наименование Школы должно соответствовать его наименованию, указанному в Уставе. Сокращенное наименование Школы помещают в скобках ниже полного. Над наименованием Школы указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации.

2.3.5. Справочные данные о Школе включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Школы, (номер факса, электронной почты, банковские реквизиты и т.д.).

2.3.6.Наименование вида документа, создаваемого Школой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.3.7. Дата документа.

2.3.7.1. Дата является одним из основных реквизитов документа, который обеспечивает его юридическую силу.

Датой документа может являться дата его подписания, регистрации, утверждения, принятия, согласования или события, зафиксированного в документе.

Датой протокола является дата проведения заседания; для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, служебного письма является дата их регистрации.  Датой утверждаемого документа – дата его утверждения.

Распорядительные документы вступают в силу с даты их подписания, если иное не определено в подписанном документе.

2.3.7.2. Если автором документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания и регистрации.

2.3.7.3. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.08.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 09 августа 2007 года.

Ноль проставляется в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.

2.3.7.4. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться.

2.3.8. Регистрационный номер (индекс) документа.

Регистрационный номер (индекс) — это условное обозначение документа, под которым он введен в журнал регистрации. Регистрационный номер   документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.10. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам  общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа  указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.11. Адресат. Порядок оформления данного реквизита приведен в пункте 3.4.4.10. данной Инструкции.

2.3.12.Утверждение документа. Порядок оформления данного реквизита приведен в пункте 3.2.9. данной Инструкции.

2.3.13. Резолюция.

Указание по исполнению документа дается в форме резолюции руководителя. В состав резолюции включаются следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции, например:

                                                                                 Н.П.Тереньеву

                                                                                 Прошу подготовить

                                                                                 распоряжение к 

                                                                                 25.09.2012

                                                                                 Личная подпись

                                                                                 21.09.2012     

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Исполнителей в резолюции может быть несколько. В этом случае ответственным за сбор информации и исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Остальные исполнители передают ему свою часть подготовленных материалов и в срок до 5 дней вносят свои предложения.

2.3.14. Заголовок к тексту документа.

2.3.14.1. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопросы  «о чем?», «чего? (кого?)» например:  «О выделении …», «О внесении изменений …», «Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…», 

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

2.3.14.2. Объем заголовка не должен превышать 6 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, в конце заголовка точка не ставится. В заголовке не допускаются переносы.

Если заголовок  к тексту больше установленного для него реквизита, допускается располагать заголовок по центру документа с соблюдением всех установленных межстрочных интервалов.

2.3.14.3. Заголовок документа вносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, регистрационную карточку, базу данных.

2.3.15. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

          Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» и помещается на правом свободном  поле верхней части первого листа документа.

2.3.16. Текст документа.

Правила оформления этого реквизита приведены в пункте 3.2.13. и приложении № 1.

Контроль за соответствием текста документа, направляемого на подпись руководителю учреждения, правилам русского литературного языка, а также оформлением документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкцией осуществляет ответственный за ведение делопроизводства в Школе.

2.3.17. Отметка о наличии приложения. Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.14.

2.3.18. Подпись.

2.3.18.1. Подпись — это один из основных способов удостоверения документов, она является обязательным реквизитом. Документы подписываются должностными лицами в зависимости от их компетенции.

2.3.18.2. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Между инициалами имени, отчества и фамилией пробелы не ставятся.

2.3.18.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.3.18.4. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, она должна быть заменена на подпись  его заместителя в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога «за», надписи «зам.» или косой черты перед наименованием должности не допускается.

2.3.18.5. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

2.3.18.6. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.3.19. Гриф согласования.  Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.10.

2.3.20. Виза согласования документа.  Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.11.

2.3.21. Печать.

Для удостоверения подлинности документа или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении № 2. Порядок изготовления и использования печатей и штампов оговорен в разделе V.

2.3.22. Отметка о заверении копии. Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.12.

2.3.23. Отметка об исполнителе.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (письма) или оборотной (распорядительные документы) стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом  № 10.

Например:

П.В.Гаврилов

44 35 17

2.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данный реквизит проставляется на исполненных документах (результативный окончательный ответ), подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных и иных целях. Отметку о направлении в дело ставит, как правило, должностное лицо, которое первоначально давало поручение по исполнению данного документа. Этот реквизит помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает краткие сведения об исполнении документа, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, подпись лица, снимающего с контроля документ, дату.

Если в результате рассмотрения вопроса принят какой-либо нормативный акт либо дан ответ за подписью руководителя, отметку «В дело» с соответствующей расшифровкой ставит  секретарь руководителя.

2.3.25. Отметка о поступлении документа.

Порядок оформления этого реквизита приведен  в  пункте 4.5.

          2.3.26. Идентификатор электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в Школе, печатается шрифтом №8.

III.  ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Управленческие действия в Школе фиксируются с помощью управленческих документов, которые подразделяются на распорядительные документы (приказы), организационные документы (положения, регламент, инструкции, правила и др.) и информационно-справочные документы (протоколы, служебные письма, справки, доклады, отчеты и пр.).

3.2. Распорядительные документы.

3.2.1. Распорядительные документы издаются на основе и во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов.

3.2.2. Директором школы издаются приказы по основной деятельности и личному составу.

3.2.3. Проекты распорядительных документов должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному и республиканскому  законодательству;

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием;

содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением.

3.2.4. Если подготовленный локальный акт Школы влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие локальные акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Если приказы Школы исключают действие ранее принятых локальных актов, они должны содержать пункты об их отмене, а также отмене последующих редакций.

Если проектом нормативного локального  акта Школы предполагается изменить действующее распоряжение или исключить их действие, он сопровождается подготовленной исполнителем пояснительной запиской, обосновывающей необходимость его принятия.

3.2.5. Постановления и  распоряжения,   принимаемые во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а также  законов Республики Коми и постановлений администрации МР «Удорский», должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

3.2.6. Подготовка распорядительных документов осуществляется на основании письменных или устных поручений руководителя Школы, поручений в соответствии с протоколами совещаний, а также определенных ранее принятыми нормативными актами.

3.2.7. В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку  распоряжения  директор Школы определяет исполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.

В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов образовываются рабочие группы из сотрудников Школы.

3.2.8. Проект распорядительного документа печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 12.

Порядок оформления некоторых реквизитов распорядительных документов имеет свои особенности.

3.2.9. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слово «УТВЕРЖДЕН» печатается прописными буквами, отделяется от остальных строк реквизита полуторным межстрочным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. 

При наличии в тексте распорядительного документа формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий, план и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕН со ссылкой на распорядительный документ, его дату, номер, которое отделяется от остальных строк полуторным интервалом.

Например:                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                                          Директор МОУ «Ёдвинская СОШ»

                                                                          __________ И.А.Слободянюк

                                                                          _____________________

Слово  УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ, план — УТВЕРЖДЕН.

Например:

                                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                                       приказом МОУ «Ёдвинская СОШ»

от __________№ _______ 

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении № 3.

3.2.10. Гриф согласования.

Согласование — это предварительное рассмотрение заинтересованными сторонами вопросов, содержащихся в проекте документа. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, от границы левого поля, без кавычек, без разрядки и знаков препинания. Ниже, через полуторный межстрочный интервал, указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), далее идет расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата согласования. Проставляют гриф согласования ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальником Управления образования

администрации МР «Удорский»

личная подпись            Б.Г.Павлов

01.01.2012

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педагогического совета

 МОУ «Ёдвинская СОШ»

от 01.01.2012 № 1

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Управления образования

администрации МР «Удорский»

от 01.01.2012 № 01-06/01

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно один за другим столбиком, от границы левого поля, ниже подписи или на оборотной стороне этого листа.

В случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, допускается расположение грифов согласования на отдельном листе согласования. В этом случае на документе делается отметка  «Лист согласования прилагается».

3.2.11.  Визы согласования документа.

Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование, указывающее на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием.

Визирование проекта документа осуществляется в следующем порядке:

исполнитель;

заинтересованные должностные лица финансовых,  экономических служб.

Виза (независимо от вида документа) включает в себя должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:

Главный бухгалтер

личная подпись         Т.В.Сапоненко

01.01.2009

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Смотри заключение или заключение прилагается.

Заместитель директора по УВР

личная подпись Н.И.Бозова

01.01.2009

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Приложения с цифровыми данными визируются исполнителем постранично.

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается у секретаря руководителя, на оборотной стороне последнего листа документа.

3.2.12. Отметка о заверении копии документа.

Документы, изготовленные на бланках Школы и предназначенные для рассылки, тиражируются.

Копии документов без ксерокопированной подписи, в том числе распорядительных, заверяются  работником, ответственным за ведением делопроизводства Школы.

3.2.13. Текст документа.

3.2.13.1. Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

 3.2.13.2. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в приказах — распорядительную). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа.  Преамбула в проектах  приказов завершается словом «приказываю», которая печатается на следующей строке от границы левого поля, строчными буквами, в разрядку, полужирным шрифтом.

Например:           

приказываю:

Преамбула в проектах приказов,  как правило, заканчивается двоеточием.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае слово «приказываю» пишется с заглавной буквы.

3.2.13.3.Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

3.2.14. Правила оформления приложений.

3.2.14.1. При наличии приложений к распорядительному документу в тексте на них обязательно делается ссылка, например: согласно приложению № 1 или (приложение № 2).

3.2.14.2. Приложения к проектам распорядительных документов печатаются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, образцы документов, схемы и т.д.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов распорядительных документов.

3.2.14.3. Листы приложения нумеруются отдельно от основного распорядительного документа, начиная со второго листа, валовым порядком.

3.2.14.4. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка на распоряжение или приказ. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа. Расстояние от слова «от» до знака «№» в данном реквизите должно быть не менее 2,5 см.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

                                                                    Приложение № 2

                                                                  к приказу Управления образования

                                                                  администрации МР «Удорский»

                                                                   от_____________ № ___________

3.2.14.5. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) может выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку   (ПЕРЕЧЕНЬ,  Положение,   ПОРЯДОК, А К Т).

Заголовок приложения отделяется от текста приложения дополнительным интервалом.

3.2.14.6. При наличии в тексте приложения нескольких глав, разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки глав, разделов также могут выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом.

Например:

Глава 3

Участники образовательного процесса

или:

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.2.14.7. Главы, разделы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей  логическое развитие темы, переход от общих положений к более конкретным.

3.2.15. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

3.2.15.1. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы, которые могут делиться на столбцы, и горизонтальный – строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки граф и столбцов (головка таблицы), а наименования объектов – заголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Головка таблицы

 3.2.15.2.  Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Все заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовки столбцов – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е. поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках граф, столбцов и строк употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в конце заголовков  не ставятся.

3.2.15.3. В заголовке «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в скобках в родительном падеже множественного числа.

3.2.15.4. В боковике таблицы текст каждой строки (позиции) должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

3.2.15.5. Числа, однострочные текстовые элементы в графах (столбцах) печатаются центрированным способом и равняются по первой (верхней) строке боковика таблицы.

3.2.15.6. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал.

3.2.15.7. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

3.2.15.8. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом № 10 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста ставится точка.

3.2.15.9. В положениях, программах, уставах и др. подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте распорядительного документа, — арабскими цифрами с точкой.

Например: раздел I, подраздел 1.2., пункт 1.2.1., 1.2.2., которые, в свою очередь, могут иметь подпункты 1.2.1.1., 1.2.1.2. и т.д.

3.2.16. Согласование и визирование проекта распорядительного документа организует исполнитель.

3.2.17.Если в процессе согласования в проект распорядительного документа вносятся изменения принципиального характера, то он может быть направлен на повторное визирование. Проекты распорядительных документов визируются на последней странице с оборотной стороны, на которой оформляется лист согласования. Порядок визирования указан в пункте 3.2.11.

В случае несогласия с текстом проекта распорядительного документа лицо, визирующее документ, предлагает свою формулировку в письменном виде.

3.2.18. Регистрация приказов Школы производится с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.

3.2.19. Рассылка документов осуществляется согласно листу рассылки, представляемому исполнителем документа. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

3.2.20. Оформление распорядительных документов о внесении изменений в данные документы и признании их утратившими силу (отмене).

3.2.20.1. Внесением изменений считаются:

замена слов, цифр, дат;

исключение слов, цифр, предложений, абзацев и т.д.;

новая редакция пунктов, разделов, приложений и т.д.;

дополнение новыми словами, пунктами, приложениями и т.д.

3.2.20.2. Внесение изменений в распорядительные документы оформляется соответствующим документом: в приказ — приказом.

Изменения, как правило, вносятся только в первоначальный акт. Вносить изменения в первоначальный акт путем внесения изменений в изменяющий его документ, как правило, не допускается.

3.2.20.3. Заголовок документа начинается словами «О внесении изменений в…». В заголовке необходимо указывать точные дату и номер документа, в который вносятся изменения, например:

О внесении изменений в

приказ от 01.01.2012 № 01-06/01 «..»

Правила оформления заголовка изложены в п. 2.3.14.

3.2.20.4. В зависимости от конкретного содержания изменений, вносимых в распорядительный документ (замена, исключение, новая редакция, дополнение), определяется его название.

Если  редакция документа предполагает замену, исключение слов цифр, абзацев и.т.д., новую редакцию структурных единиц, то наименование документа содержит слово «изменение» в соответствующем числе. Если  документ дополняется словами, цифрами, структурными единицами и т.д., наименование содержит слово «дополнение» в соответствующем числе. Наименование документа содержит слова «изменение» и «дополнение» в соответствующем числе, если вносимые изменения предполагают и замену (исключение, новую редакцию и т.д.), и дополнение. Например:

О внесении изменений в приказ…….. от… …..№…

О  внесении дополнений в приказ……… от……… №…

О внесении изменений и дополнений …………….от……………. №………

3.2.20.5. В тексте документа, которым вносятся изменения, обязательно указание на дату, номер и название (при его наличии) того документа, в который вносятся данные изменения. Например:

Внести в приказ  ………… от 15.03.2012 № 01-06/15 «О делегировании полномочий» следующие изменения:

1)………. ;      

2)………. .

При наличии редакций распорядительного документа их необходимо указывать. Ссылка на редакцию размещается после указания даты, номера и названия документа.

3.2.20.6. При внесении изменений в документ сначала указывается, какая структурная единица изменяется, начиная с наименьшей структурной единицы, а затем указывается характер изменений. Например:

В абзаце третьем подпункта «б» пункта 2 раздела I слова «…» заменить словами «…».

В некоторых случаях при внесении изменений необходимы замена или дополнение знака препинания. Замена знака препинания осуществляется при подготовке редакции документа без оговорки в тексте документа.

3.2.20.7. Вносимые в документ изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую они вносятся.

При одновременном внесении изменений в документ и исключении структурных единиц также необходимо соблюдать последовательность изложения, при этом нумерация подпунктов, пунктов, разделов и т.д. изменяется.

Например:

Внести в приказ  от…………. № ……. «О…» следующие изменения:

          1) в пункте 1 слова «…» заменить словами «…»;

          2) пункт 2 после слов «…» дополнить словами  «…»;

          3) в пункте 3 слова «…» исключить;

          4) пункт 5 исключить;

          5) пункты 6-8 считать пунктами 5-7 соответственно;

          6) пункт 7 изложить в следующей редакции:

«7. …………………………….. .».

3.2.20.8. При внесении дополнений в структурную единицу документа указываются слова, после которых это дополнение должно находиться. Например:

Пункт 3 после слов «…» дополнить словами «…».

Если дополнение вносится в конец структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пункт 1 дополнить словами «…».

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

3.2.20.9. Если дополнения вносятся в конец документа, то необходимо продолжать нумерацию пунктов, разделов, глав (например, последним был пункт 4 – дополнить пунктом 5; последним был раздел II – дополнить разделом III и т.д.).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в разделе последним был пункт 7 – дополнить пунктом 8; в пункте 4 последним был подпункт 4.3 – дополнить подпунктом 4.4 и т.д.).

3.2.20.10. Дополнение абзацами структурной единицы может производиться как в конец структурной единицы, так и между имеющимися абзацами.

Если абзац или пункт признаются утратившими силу, они участвуют в подсчете абзацев или пунктов при последующем внесении изменений в данную структурную единицу, перенумерация следующих абзацев или пунктов не производится, в отличие от случая, когда абзац или пункт исключаются.

3.2.20.11. При изменении количественных значений рекомендуется употреблять цифровые обозначения вместе с единицами измерения. Например: слова «в 20 раз» заменить словами «в 50 раз»; слова «в сумме 125 рублей» заменить словами «в сумме 79 рублей»; сумму «50 тыс. рублей» заменить суммой «70 тыс. рублей».

В таблице, где единицы измерения указываются в заголовке графы (столбца), изменения количественных  значений можно оформлять следующим образом: цифры «……» заменить цифрами «…..».

В тексте документа количественные значения необходимо указывать как цифрами, так и прописью. Например: 3456169 (три миллиона четыреста пятьдесят шесть тысяч сто шестьдесят девять) рублей. 

3.2.20.12. Структурная единица документа излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

3.2.20.13. Изложение распорядительного документа в новой редакции, как правило, не допускается. Необходимо принять новый распорядительный документ с одновременным признанием, утратившим силу ранее действовавшего документа.

Это допускается, если:

необходимо внести в документ изменения, требующие его доработки по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

необходимо внести изменения, затрагивающие большую часть структурных единиц документа;

сохраняют силу только отдельные структурные единицы документа, причем частично;

необходимо внести изменения в документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.

3.2.20.14. Если документ признается утратившим силу, отдельными позициями указываются как первоначальный акт, так и все изменяющие его редакции в хронологическом порядке. Например:

Отменить приказы

от 12.10.2011 № 01-06/678; от 04.07.2010 № 01-06/55; от 17.03.2007 №01-06/365.

3.2.20.15. Изменения могут вноситься как в текст документа, так и в приложения к нему. В этом случае в тексте документа, которым вносятся изменения, необходимо указывать, куда вносятся изменения, соблюдая последовательность изложения.  Например:

Внести в приказ от…. № …. «О……» следующие изменения:

1. В преамбуле слова «…..» заменить словами «….».

2.          В тексте постановления:

1)          в пункте 1 слова «……» исключить;

2)          пункт 3 после слов дополнить словами «…..»;

3)          пункт 5 изложить в следующей редакции:

«5. ……………………. .».

3.          В приложении № 2 к постановлению:

1)          в разделе I:

в пункте 3 слова «…….» заменить словами «…….»;

в абзаце четвертом пункта 8 последнее предложение исключить;

2) в разделе II:

пункт 6 исключить;

пункты 7 – 19 считать пунктами 6 – 18 соответственно.

3.2.20.16. Приложения к распорядительному документу возможно излагать в новой редакции. При этом указывается номер приложения (если оно пронумеровано), слово «приложение» или наименование приложения. Например:

приложение № 4 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению № 1 к настоящему постановлению;

приложение № 5 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению № 2 к настоящему приложению;

3.3. Организационные документы.

3.3.1. К этому виду относится комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции Школы, организацию его работы, права, обязанности и ответственность работников.

Решение о порядке принятия организационных документов (положений, правил, инструкций) находится в компетенции  директора школы.

Также в месячный срок со дня образования разрабатываются должностные регламенты всех  специалистов по единой типовой форме.

Организационные документы применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем.

3.3.2. Положение.

Положение — это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, полномочия, права  и организацию деятельности исполнительного органа, его структурных подразделений или коллегиальных органов.

Положение состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, полномочия и организация работы. Пример оформления Положения приведен в приложении 19.

3.3.3. Инструкции.

Инструкции регламентирует порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

К последним могут быть отнесены инструкции по делопроизводству, по порядку применения тех или иных законодательных актов и распорядительных документов и т.д.

Все инструкции состоят из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

3.3.4. Правила, порядок.

Правила, порядок разрабатываются в развитие и дополнение к существующим нормативным документам и устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения всеми работниками. Например: «Правила внутреннего трудового распорядка  МОУ «Ёдвинская СОШ».

3.3.5. Порядок подготовки проектов организационных документов соответствует общим требованиям подготовки распорядительных документов.

Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?» (Положение о  педагогическом Совете), к тексту правил, порядка – «чего?» (Правила внутреннего распорядка, Правила поведения обучающихся, Порядок финансирования), к тексту инструкции – «по чему?» (Инструкция по делопроизводству).

 Основной текст организационных документов может делиться на главы, пункты и подпункты.

3.4. Информационно-справочные документы.

3.4.1. Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

К информационно-справочным документам относятся: протоколы, служебные письма, договоры (соглашения, контракты), докладные, объяснительные,  служебные записки, телеграммы и др.

3.4.2. Протокол.

3.4.2.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, справок, пояснительных записок, информации, проектов решений, постановлений и др. Протокол должен быть оформлен и подписан.

3.4.2.2. Протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. Полные тексты выступлений не приводятся.

3.4.2.3. Протоколы оформляются следующим образом.

Текст полного  протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель  — И.О.Фамилия.

Секретарь   — И.О.Фамилия

Присутствовали — (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).

Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников.

Например: 

     Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)

     Приглашенные:

     Или

     Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных  рангов).

     Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

 Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») и печатается также  от границы левого поля.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются от границы левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием.

3.4.2.4. Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается» или «Текст доклада прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.4.2.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В водной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: заместители директоров школ Удорского района.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.4.2. 6. Датой протокола является дата заседания.

3.4.2.6.1. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

3.4.2.6.2. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.4.2.6.3. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителями — подразделениями, готовившими рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

3.4.2.7. При доведении  до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется круглой печатью. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

3.4.3. Договор (соглашение).

3.4.3.1.          В соответствии с требованиями действующего законодательства учреждением заключаются:

1) договоры, фиксирующие соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений, направленных на обеспечение  нужд образовательных учреждений;

2) соглашения, заключаемые с федеральными органами власти, органами власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы.

3.4.3.2. Договоры (соглашения) должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, законами области и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

3.4.3.3. Подписываемые договоры должны содержать:

наименование документа;

дату, место подписания;

преамбулу (вводную часть);

предмет правового регулирования;

права и обязанности сторон;

ответственность сторон;

основания прекращения и приостановления их действия;

срок и условия вступления в силу;

срок действия;

реквизиты сторон;

подписи сторон.

3.4.3.4. Подписываемые соглашения должны содержать:

наименование документа;

дату, место подписания;

преамбулу (вводную часть);

обязательства сторон;

срок действия;

подписи сторон.

Дополнительно соглашения могут содержать предмет правового регулирования и реквизиты сторон.

3.4.3.5. Преамбула (вводная часть) договора (соглашения) должна содержать наименование сторон, заключающих договор (соглашение), должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор (соглашение), указание их полномочий.

3.4.3.6. Датой договора (соглашения) является дата его подписания всеми участниками (сторонами).

В случае если договор (соглашение) был подписан сторонами в разное время, то датой такого документа является самая поздняя дата.

При этом дата проставляется представителем стороны в договоре (контракте, соглашении) ниже текста рядом с подписью или ниже подписи.

Если договор (соглашение) был подписан сторонами в один день, то на документе указывается единая дата, которая проставляется на одном уровне с местом подписания. 

Дата договора (соглашения) оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

Договоры (соглашения) вступают в силу с момента их подписания, если в тексте этих документов не предусмотрено иное.

3.4.3.7. Место подписания договора (соглашения) указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

3.4.3.8. Реквизиты сторон включают в себя наименование стороны договора (контракта, соглашения), почтовый адрес (элементы почтового адреса — в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефонов и факсов, адрес электронной почты (если имеется), банковские и иные реквизиты.

Банковские реквизиты указываются в случае, если договор (контракт) содержит условия о денежных обязательствах сторон.

В соглашениях реквизиты могут не указываться.

3.4.3.9. В состав подписи входят полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). При подписании договора (контракта, соглашения) подписи располагают на одном уровне.

В случае если формат страницы документа не позволяет расположить подписи на одном уровне, подписи располагают одну под другой в той последовательности, в которой стороны договора (контракта, соглашения) указаны в преамбуле.

3.4.3.10. Текст договора (соглашения) допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы.

Нумерация разделов производится римскими цифрами.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

3.4.3.11.Порядок подготовки, визирования и подписания проектов договоров (соглашений), изменений и дополнений к ним соответствует требованиям подготовки и прохождения распорядительных документов.

3.4.3.12. Количество экземпляров договоров (соглашений) в каждом случае определяется числом сторон, заключающих их, если в тексте договоров (соглашений) не оговорено иное.

3.4.3.13. Исполнение и хранение договоров (соглашений), заключенных Учреждением, осуществляется им самостоятельно.

3.4.4. Служебные письма

3.4.4.1. Письма служат основным средством управленческой коммуникации.

3.4.4.2. По содержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, гарантийные, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-разрешения и запрещения).

3.4.4.3. Сроки подготовки тех или иных писем устанавливаются резолюцией руководителя,  либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа, но не более месяца.

3.4.4.4. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя (требования к текстам документов приведены в приложении № 1).

3.4.4.5. Текст письма может касаться одного вопроса  или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части формулируются выводы, просьбы, решения, предложения.

3.4.4.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация школы считает…», «МО  предлагает…».

3.4.4.7. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа.

3.4.4.8. Как правило, письма начинаются с обращения к адресату. Обращение размещается по центру, отделяется от заголовка письма (если он имеется) двумя межстрочными интервалами, а от текста – одним дополнительным интервалом и заканчивается восклицательным знаком.

Например:

Уважаемый Михаил Андреевич!

При обращении к лицу – представителю иностранного государства употребляют слово «господин».

Например:

Господин Инь Чу Суань!

3.4.4.9. Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности в отличие от других видов документов.

          3.4.4.9.1. Регистрационный номер (индекс) служебного письма.

Регистрационный номер (индекс) входящих и исходящих служебных писем складывается из нескольких частей. Например: 01-04/56, где «01 …» — индекс  отдела общего образования в сводной номенклатуре дел учреждения; «04» — это номер дела по номенклатуре, где будет храниться данный документ;  «56» — порядковый номер валовой нумерации в пределах календарного года.

3.4.4.9.2. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер ссылки переносятся с поступившего документа и оформляются следующим способом в бланке для письма: «На № _____ от __________».

Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.4.4.10. Документы адресуются организациям, исполнительным и другим органам власти, должностным лицам, гражданам. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

                                                                        Министерство образования

                                                                        Российской Федерации

                                                                        Управление повышения

                                                                         квалификации

при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, инициалы указываются перед фамилией, между названием учреждения и наименованием должности адресата проставляется полуторный интервал, например:

                                                                        ОАО «Авиационная компания

                                                                        «Восток»

                                                                         Начальнику авиабазы

                                                                         А.А. Петрову  

при адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, фамилия отделяется от должности адресата полуторным интервалом, например:

                                                                       Главе МР «Удорский»

                                                                       В.Е.Фёдорову

при направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:

                                      Руководителям муниципальных органов

                                               управления    образования городов (районов)

или

                                              Директорам  МОУ СОШ Удорского района

в состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес, который также отделяется полуторным интервалом. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами, например:

                                                                   Государственное учреждение

                                                                   Всероссийский

                                                                   научно-исследовательский

                                                                   институт документоведения

                                                                   и архивного дела

                                                                   Милютинский пер., д. 7а,

                                                                   Москва, 101000

почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, постоянным корреспондентам или подведомственному Учреждению. В этих случаях адрес пишется только на конвертах;

документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Между ними проставляется один межстрочный интервал. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа;

при адресовании письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                                               Николаеву О.И.

                                                                               ул. Ленина, д. 15, кв. 7,

                                                                                г. Благовещенск,

                                                                               Амурская обл., 675000

допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке;

при обращении к должностному лицу пишутся только его инициалы и фамилия, например: Н.М.Волкову, без указания «товарищ» (т.) или «господин» (г.).

3.4.4.11. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о региональной энергетической комиссии на 3 л.  

                        в 1 экз.

                        2. Правила подготовки и оформления документов

                        региональной  энергетической комиссии на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В случае, когда приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

При направлении приложения только адресату реквизит «Приложение» оформляется следующем образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только адресату.

Наличие в приложении особо ценных документов, в т.ч. удостоверяющих личность, оговаривается особо.

3.4.4.12. Визирование.

Требования по порядку согласования и визирования служебных писем соответствуют требованиям к прочим видам документов.

Визы оформляются на лицевой стороне экземпляра служебного письма, остающегося в деле, ниже подписи руководителя.

3.4.5. Докладная записка (приложение № 16 к п. 3.4.5.).

3.4.5.1. Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

3.4.5.2. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения – автора документа; наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа, подпись автора документа; допускается оформление   внутренней докладной записки рукописным способом.

3.4.5.3. Внешняя докладная записка (приложение № 16) оформляется на общем бланке Учреждения формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место составления; адресат; заголовок документа, текст документа; подпись руководителя – автора документа.

3.4.5.4. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях.

3.4.6. Служебная записка.

3.4.6.1. Этот документ — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений школы, или от должностных лиц любому адресату внутри  школы,  кроме прямых руководителей.

3.4.6.2. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

3.4.6.3. Служебная записка оформляется на общем бланке.

Текст служебной записки состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию. Во второй — делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

3.4.7. Объяснительная записка.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

В первом случае оформление осуществляют на общем бланке за подписью руководителя подразделения.

Во втором случае объяснительную записку составляет отдельный работник на стандартном листе бумаги рукописным способом. Подписывают такие записки составители, дату ставят собственноручно.

3.4.8. Телеграмма, телефонограмма, факс.

Это различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста.

3.4.8.1. Телеграмма передается по телеграфу.

Телеграмма оформляется на листе бумаги формата А4. Текст печатается шрифтом TimesNewRoman размером № 14 прописными  буквами.

Телеграмма имеет следующие реквизиты:

Адрес (куда, кому).

Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

МОСКВА, УЛ. КОРОЛЕНКО, 8

или:

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 «ВОСХОД»

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование области или края, например:

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса одинарным межстрочным интервалом:

АДМИНИСТРАЦИИ МОУ СОШ № 7

 г. Райчихинска

ул. Пушкина, 23 г. Райчихинск

Амурской обл. 676730

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия печатаются в дательном падеже, например:

 Мэру г. Зеи

А.И. Иванову

или:

А.И. ИВАНОВУ

Текст отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ!

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц. Не допускается делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста чертой, двойным межстрочным интервалом и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрация производится после подписания телеграммы в пункте передачи.

Регистрационный номер проставляется в конце текста после символа «=» и состоит из  порядкового  номера по  журналу учета  исходящих  телеграмм по единой  нумерации  с начала  календарного года,  буквы «п»,  например: № 132п.

Под чертой указываются должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, подписавшего телеграмму, и фамилия, инициалы и рабочий телефон исполнителя.

На копии телеграммы в нижней части проставляются виза исполнителя и  его рабочий телефон, а также время сдачи телеграммы на отправку и время отправления.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

 3.4.8.2. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Принимаемая телефонограмма оформляется в виде печатного текста, регистрируется и передается (как правило, в срочном порядке) руководству. Ниже текста и даты должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностного лица, передавшего телефонограмму, и должностного лица, принявшего ее.

3.4.8.3. Факс — способ отправки любого текста в фотографическом изображении. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — он должен быть понят и иметь все необходимые для конкретного вида документов реквизиты, а также не превышать по объему 5 листов.

После оперативной отработки делается копия документа, присланного факсом, которая хранится установленным порядком.

3.5. Копировально-множительные работы.

3.5.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование) осуществляются  копировально-множительным бюро учреждения, ответственным за копировально-множительные работы.

3.5.2. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, на оборотной стороне последнего листа документа при необходимости карандашом указывается тираж.

3.5.3. Копировально-множительные работы выполняются в порядке их поступления, а срочные – вне очереди.

3.5.4. Изготовление дополнительных экземпляров конфиденциальных документов осуществляется в соответствии со специальными нормативными документами.

3.5.5. Сотрудники, осуществляющие копировально-множительные работы, несут персональную ответственность за выполнение  данных работ.

3.5.6. Запрещается цветное копирование документов с оттиском печати.

IV. Организация документооборота

4.1.  Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.2. Организация доставки документов.

 Доставка корреспонденции в школу осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой и электрической связи.

 По каналам электрической связи отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронная почта.

 4.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты.

 4.3.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

4.4. Прием, первоначальная обработка и распределение    поступающей корреспонденции.

4.4.1. Доставка корреспонденции в адрес школы осуществляется средствами почтовой связи,  электронной почты и нарочными.

Документы, направляемые с нарочным, передаются их получателям под подпись на визовом экземпляре исходящего документа.

 4.4.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся  секретарем руководителя.

 4.4.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается у секретаря руководителя, второй — направляется отправителю документа.

4.4.4. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

4.4.5. Конверты с пометкой «лично» регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

 4.4.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

           4.4.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

 4.4.8. Поступившие документы сортируются на регистрируемые  и нерегистрируемые в соответствии с приложением № 5.

Все документы передаются для наложения резолюций директору школы или его заместителям.

4.5. Регистрация поступивших документов.

4.5.1. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.

 4.5.2. Регистрация поступивших документов производится  секретарем руководителя.

 На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.

4.5.3. Документы, зарегистрированные секретарем, в день их поступления передаются на рассмотрение руководству.

4.5.4. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются секретарю для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в журналы регистрации.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается основному исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям передаются копии документа.

При получении подлинника и копий документа исполнители расписываются в регистрационном журнале.

4.5.5. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

4.6. Регистрация и учет отправляемых документов.

4.6.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется  секретарем в день их утверждения или подписания.

4.6.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

4.6.3. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.

4.6.4. Документы для отправки передаются секретарю школы или лицу, ответственному  за отправку корреспонденции, полностью оформленными с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список  рассылки (приложение № 4) (в двух экземплярах для канцелярии школы) и представляет необходимое количество экземпляров документа.

4.6.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.7. Контроль исполнения документов.

4.7.1. Контроль – неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. 

4.7.2. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль (п.2.3.7.), предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

4.7.3. Контрольные функции могут быть тесно связаны и осуществляться с помощью журналов регистрации документов или картотек.

 4.7.4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет,  в первую очередь,  директор школы, который может делегировать эту функцию сотрудникам (заместителям, завканцелярией, секретарю, ответственному за ведение делопроизводства). В связи с тем, что ценность документов неодинакова, на практике их классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль  которых необязателен.

4.7.5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся: документы вышестоящих органов, распорядительные документы школы, важные специфические документы с конкретным сроком исполнения.

4.7.6. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в их тексте или в резолюции. Типовые сроки  приведены в приложении № 4, они устанавливаются различными нормативными  актами. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок.

4.7.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после проведения конкретной работы исполнителем. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Кроме того, отметка об исполнении ставится в журнале регистрации или на регистрационно-контрольной карточке.

4.7.8.  Если документ решался оперативно, то в журнале или карточке также  делается краткая запись об исполнении документа.

4.8. Организация документов в делопроизводстве.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

4.9. Составление номенклатуры дел.

4.9.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все документы, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.9.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об ОУ, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

4.9.3.  Номенклатура дел (приложение № 9) школы составляется секретарем школы, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается  руководителем.

4.9.4. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке  школы, подписывается секретарем школы, ответственным за делопроизводство в школе, согласовывается с ЭК, экспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК) соответствующего архивного органа  и утверждается   руководителем школы.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК соответствующего архивного органа не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было существенных изменений функций и структуры школы.

4.9.5. После утверждения сводной номенклатуры дел  структурные подразделения школы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится  у секретаря школы, второй  находится в архиве организации, третий  направляется в соответствующий муниципальный архив, четвертый  в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений школы.

4.9.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается директором школы и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

4.9.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений школы. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

4.9.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы  школы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

4.9.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

4.9.9.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 11-07, где 11 — обозначение структурного подразделения Учреждения, 07 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

4.9.9.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

4.9.9.2.1. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения, дата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка

по вопросам комплектования курсов и семинаров

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка

по административно-хозяйственным вопросам

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с министерством образования и науки Амурской области

по вопросам…

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с руководителями образовательных учреждений

района по вопросам  образования

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты учебной части

 4.9.9.2.2. Систематизация заголовков дел в номенклатуре.

 Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале помещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов (постановления, распоряжения, приказы, рекомендации, акты и т.д.), даже если они присланы для сведения.

Затем помещаются учредительные документы школы (положение,  Устав, регистрационное свидетельство).

Совещательные органы школы (совет, т.д.), на заседаниях которых принимаются важные для его деятельности вопросы, их протоколы включаются в номенклатуру за учредительными документами.

Далее следуют распорядительные документы школы (приказы) и документы, послужившие основанием для их издания.

Если в номенклатуре школы кадровая служба не выделена как структурное подразделение, далее следуют штатные расписания.

Затем идут документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и т. д. планы, комплексные, региональные и прочие программы).

За планами следуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.).

Далее следуют  справки, информация, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения.

За ними следует переписка с вышестоящими органами, подведомственными и сторонними организациями.

Затем  — регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки.

Завершает каждый раздел номенклатура дел структурного подразделения  школы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

4.9.9.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей).

4.9.9.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым или ведомственным перечням.

4.9.9.5. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

4.9.9.6. Если в школе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

4.9.9.7. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел школы составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел школы, в обязательном порядке представляются в ведомственный архив.

4.10.  Формирование и оформление дел.

4.10.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

4.10.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

помещать в дело только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры;

объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

4.10.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов).

Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы с относящимися к ним приложениями в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

4.10.4. Ведение личных дел.

4.10.4.1. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности: информацию о приеме, перемещении и увольнении работника, возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном положении, размере заработной платы и др.

4.10.4.2. Личное дело заводится после издания приказа о приеме на работу и ведется в одном экземпляре и  формируется в течение всего периода работы сотрудника в Учреждении. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

  4.10.4.3. Внесение изменений и дополнений в личное дело со слов работника также не допускается.

 4.10.4.4. В случае увольнения работника и последующего приема его на прежнее место работы, на него заводится новое личное дело. Расшивка и переформирование личного дела, заведенного на него ранее, не допускается.

4.10.4.5. Личное дело формируют на каждого работающего специалиста в отдельной папке.

4.10.4.6. На обложке личного дела пишут фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже, дату поступления на работу (дата приказа о приеме на работу).

 4.10.4.7. В личное дело помещают по одному экземпляру каждого документа.

  4.10.4.8. Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу, в дальнейшем — добавляют все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника.

4.10.4.9. Документы располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с наиболее раннего (заявления о приеме на работу) и заканчивая распоряжением (приказом) об увольнении, переводе в другую организацию.

4.10.4.10. Документы, не имеющие отношения к трудовой деятельности и характеристике работника (заявления с просьбой выдать  копию трудовой книжки, справку с места жительства и др.), документы второстепенного значения  в состав личного дела не включают.

4.10.4.11. Сведения о политической и религиозной принадлежности, частной жизни работников в личные дела вносить запрещается.

4.10.4.12. Ответственность за ведение, правильное оформление личных дел и документов, входящих в него, своевременное внесение новых сведений в дополнение к анкете (листок по учету кадров) несут работники кадровой службы, ответственные за делопроизводство школы.

4.10.4.13. В целях обеспечения сохранности и учета личных дел работающих сотрудников необходимо их регистрировать в журнале (книге) учета личных дел.

4.10.4.14. Количество номеров в журнале (книге) должно соответствовать количеству заведенных личных дел. Порядковый номер из журнала (книги) переносят на обложку личного дела работающего сотрудника.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекают из папки и оформляют для передачи на хранение. Освободившуюся обложку используют для помещения личного дела нового сотрудника, а прежний номер личного дела — для личного дела вновь принятого работника.

4.10.4.15. Личные дела уволенных сотрудников передают на хранение в архив организации, о чем делают отметку в журнале (книге) учета личных дел.

4.10.4.16. Личные дела имеют длительный (75 лет ЭПК) срок хранения. По истечении 75-летнего срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел. Личные дела, имеющие историческую ценность, оставляют на постоянное хранение. Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания хранят постоянно. 

4.10.4.17. Личные дела, отобранные для постоянного хранения, вносятся в опись дел постоянного хранения.

4.10.4.18. После увольнения сотрудника его личное дело готовят к архивному хранению: проводят экспертизу ценности документов, сосредоточенных в личном деле, дело оформляют и описывают. Документы располагают в порядке, обратном тому, который сложился в делопроизводстве.

4.10.4.18.1. Первоначально подшивают документы, отражающие процесс приема на работу:

   — заявление о приеме на работу, направление или представление;

   — характеристику(и) или рекомендательное письмо с последнего место работы (если есть);

   — копию(и) документа об образовании, наличии ученой степени или ученого звания1;

   — документы, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например, списки научных трудов и изобретений;

    — автобиографию, содержащую описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица, составленную собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок.

   — анкету (личный листок по учету кадров) с фотографией, заполненную лично поступающим на работу. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.;

— дополнение к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров), куда внесены сведения о работнике и его трудовой деятельности, изменении в учетных признаках: награждении, наложении и снятии взысканий, присвоении почетных званий, пребывании за границей и др.;

— трудовой договор;

  — копию приказа о приеме на работу.

4.10.4.18.2. За документами, отражающими процесс приема на работу, в хронологическом порядке помещают:

 — копии документов (или выписки) о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (по результатам конкурса, испытания, если таковое проводилось), об утверждении в должности, переводе, поощрении;

— копии документов, подтверждающие повышение квалификации, получение ученой степени или ученого звания;

— аттестационные листы, копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда;

— выписки из протоколов заседаний комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающие право на получение процентной надбавки за выслугу лет;

— сведения об изменении фамилии;

— документы о представлении к присвоению почетных званий, государственных наград, награждению министерствами (заключения о премировании, представления, характеристики, наградные листы и др.), в том числе по отклоненным ходатайствам.

Последним в личное дело помещают копию приказа об увольнении (переводе), а перед ней — заявление об увольнении (переводе).

4.10.5. Ведение личных дел обучающихся.

4.10.5.1.  Личное дело является документом ученика, и ведение его обязательно для каждого учащегося школы.

4.10.5.2.  Личные дела учащихся заводятся классными руководителями при поступлении учащихся в Школу.

4.10.5.3.  Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика в Школе.

4.10.5.4.  Личное дело ученика формируется из следующих документов:

— договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями обучающихся;

          -согласие законного представителя на обработку персональных данных;

          — согласие обучающегося на обработку персональных данных (с 14 лет);

          -медицинская справка;

          -копия свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;

          -медицинская карта;

          -справка с места жительства о составе семьи;

          -копия паспорта (с 14 лет) (2 страницы);

          -копия страхового медицинского полиса;

          -копия страхового пенсионного полиса;

          -копия аттестата об окончании 9-го класса (для учащихся 10 – 11 классов).

4.10.5.5.  В личное дело ученика заносятся общие сведения об ученике.

4.10.5.6. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, А15 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «А» под № 15).

4.10.5.7. Делопроизводитель вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа).

4.10.5.8. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно, черной пастой.

4.10.5.9. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных: перемена адреса, выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их печатью для документов в конце учебного года.

4.10.5.10. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

4.10.5.11. В состав папки входят: обложка, внутренняя опись документов, список учащихся класса (см. Приложение №10). Список учащихся класса меняется ежегодно.

4.10.5.12. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).  При выдаче личного дела Делопроизводитель оформляет запись в алфавитной книге о выбытии учащегося. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании триместра, классным руководителем в личное дело делается выписка триместровых оценок из классного журнала. В случаях выбытия в течение триместра делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.

4.10.5.13. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам Делопроизводитель передает в архив. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

4.10.6. Дела  школы подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформление дела — подготовка к передаче дела на хранение в архив школы.

4.10.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 11); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

4.10.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 11). На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование вышестоящего учреждения, Учреждения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование школы указывается полностью в именительном падеже:  «Муниципальное общеобразовательное учреждение «Ёдвинская средняя общеобразовательная школа»;

индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела — переносится из сводной номенклатуры дел;

дата дела — датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

4.10.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.10.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (см. приложение №12)

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифры и прописью количество включенных в нее документов  и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край  к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4.10.11. Нумерация листов дела.

4.10.11.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа с заверительной надписью, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста документа. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Внутренняя опись нумеруется отдельно.

4.10.11.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно.

Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется  новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

4.10.11.3. Составление заверительной надписи дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе–заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела. А также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (изъятие документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) фиксируется в заверительной надписи  со ссылкой в необходимых случаях на соответствующий акт.

4.11. Организация оперативного хранения документов.

4.11.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

4.11.2. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

4.11.3. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Учреждения.

4.11.4. Дела из архива школы выдаются сотрудникам для работы под расписку. Выдача дел фиксируется в журнале регистрации. В нем указываются структурное подразделение Учреждения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

 Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела и копии документов выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора школы или их заместителей по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.11.5. Через два года после завершения дел в делопроизводстве составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4.11.6. Сводные описи дел  школы составляются в четырех экземплярах по установленной форме (приложение № 14, 15). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК  Учреждения и после рассмотрения ЭПМК архивного органа утверждается директором школы.

4.11.8. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела  школы.

4.12. Подготовка и передача документов в архив.

4.12.1. Документы по личному составу со сроком хранения свыше      10 лет хранятся в школе в течение 3 лет, по истечении которых передаются для дальнейшего хранения в областной архив системы.

4.12.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив школы не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях школы и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.12.3. Дела постоянного срока хранения хранятся в школе — источнике комплектования государственного (муниципального) архива в течение 10 (5) лет, по истечении которых передаются для дальнейшего хранения в соответствующий архив (кроме учреждений второго списка, документы которых хранятся в архиве школы).

V. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

5.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

5.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности школы проводится по разрешению директора школы.

5.3. Печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

5.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность директор школы.

5.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту.

5.6. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства, руководителей структурных подразделений.

Приложение № 1

                                                                                                                       (к п. 2.3.15., п.3.2.13.)

ТРЕБОВАНИЯ

К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.

3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной.

4. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.

5. Формы изложения текста.

В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «постановляю», «предлагаю», «прошу»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («постановляем», «решили») или третьего лица единственного числа («постановляет»).

В тексте протокола используются глаголы в форме множественного числа прошедшего времени («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности аппарата, структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), (оформляется только на должностном бланке);

от третьего лица единственного числа («Администрация школы не возражает» и т.д.).

6. Стиль изложения текста.

Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

В случае, если в тексте документа многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится его сокращенное наименование по форме. Например: Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция). В последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимое сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативного акта такие, например, сокращения, как ЦМиУКО  института, УМР в школе и др.

Наименование упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативным правовым актам, а также в стенограммах заседаний.

Ниже содержится информация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат и чисел, названий.

Написание некоторых названий, дат и чисел

Условные имена собственные

В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие.

Слово государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации

Государственный гимн Российской Федерации

Государственный флаг Российской Федерации

но:

государственная граница Российской Федерации

Рекомендуемые обозначения периодов, чисел и дат

1980-е годы

в 2000-2001 годах; в 2000 — 2001 гг.

с 1996 по 2000 год

в 1999-м (если нет слова «год»)

за 80 — 90-е годы

в 1920-е годы

в период 1950 год — 1960-е годы

в 1860 — 80-е годы

в зимний период 2000/01 года

2001/02 учебный год

второе полугодие

первый квартал

20 апреля 2001 года

с 2 по 20 мая (но: со второго по двадцатое мая)

в 20-х числах марта

XXI век

от одного до трех лет

в пять-шесть раз (но в пять — десять раз)

в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше)

за 20 лет

две минуты

на 30 минут

март — апрель

день-два

две трети голосов

одна четвертая часть населения

3 процента, 100 процентов, 66,5 процента

50-процентное

7 килограммов, 70 килограммов

6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей)

241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили

4 куб. метра, 500 куб. метров

21 млрд. киловатт-часов

12 тыс. кв. метров

на 600 гектарах

40 центнеров с гектара

инвалид I группы, рабочие III разряда

30-й ряд

Склонение некоторых имен и фамилий

При склонении иностранных имен и фамилий используются формы русских склонений: Карел Чапек — Карела Чапека, Эдек – Эдека, Владек — Владека.

Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам: студенту Рекемчуку — студентке Рекемчук, с Августом Шлегелем — с Каролиной Шлегель.

Не склоняются фамилии на -аго, -яга, -ых, -их, -ово (Дубяго, Седых, Доровских, Дурново).

Японские фамилии чаще не склоняются.

Нерусские фамилии на -а, -я с предшествующим -и не склоняются: стихи Гарсия, рассказы Гулия.

Не склоняются финские фамилии, оканчивающиеся на -а:

встреча с Куусела.

В мужских именах, оканчивающихся на согласный и пишущихся с дефисом, склоняется лишь последняя часть:

Хорун-оол — Хорун-оолу, Шой-Сюрюн — Шой-Сюрюну.

Не склоняются мужские и женские имена, оканчивающиеся на -е, -и, -о, -у, -ы: Карине, Отари, Мари, Вано, Ману.

Мужские и женские фамилии славянского происхождения на –а, -я склоняются (Любовь Слиска – Любови Слиске).

Женские фамилии неславянского происхождения на -а, -я не склоняются (Эмилия Валуа), мужские фамилии с безударным -а, -я  склоняются, с ударным – не склоняются (Гарсиа Лорка – Гарсиа Лорке, но Дюма).

Приложение № 5

                                                                                                           (к п.2.3.19.)

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ;

АРХИВНЫЕ КОПИИ;

аттестаты об образовании;

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ;

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

НОРМЫ РАСХОДА;

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении);

ПИСЬМА гарантийные;

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные);

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях;

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк);

Свидетельства участника ЕГЭ;

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.);

СОГЛАШЕНИЯ;

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

УДОСТОВЕРЕНИЯ;

УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

Приложение № 3

         (к п.  3.2.9.)

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий);

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.);

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.);

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.);

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.);

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.);

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение № 4                                                              

       ( к п.4.7.6.)

ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. АКТ приемки: подписание – не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней получения продукции.

2. ЗАЯВЛЕНИЯ И ЖАЛОБЫ ГРАЖДАН – в срок до одного месяца со дня поступления; не  требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней.

3. ЗАПРОС ДЕПУТАТА- НЕ ПОЗДНЕЕ ЧЕМ В 3-Х ДНЕВНЫЙ СРОК.

4. ОТЧЕТ БУХГАЛТЕРСКИЙ И БАЛАНС ГОДОВОЙ: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним – в 15-дневный срок со дня получения.

5. ПИСЬМА-ПОРУЧЕНИЯ И ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

6. ПИСЬМА ПРЕДПРИЯТИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ), УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ – 10 дней.

7. ПОРУЧЕНИЕ ПЛАТЕЖНОЕ: выписка и сдача в учреждение банка – не позднее следующего дня после получения товаров.

8. ПРЕДЛОЖЕНИЕ О РАСТОРЖЕНИИ ИЛИ ИЗМЕНЕНИИ ДОГОВОРА – не позднее 10 дней после получения предложения.

9. ПРИКАЗЫ И УКАЗАНИЯ ВЫШЕСТОЯШИХ УЧРЕЖДЕНИЙ И        ОРГАНИЗАЦИЙ – согласно указанному сроку.

10. ПРОТОКОЛЫ РАЗНОГЛАСИЙ: составление и направление – в 10-  дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок.

11. СОГЛАШЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ: подписание  — не позднее трех дней с момента получения.

12. ТЕЛЕГРАММЫ, ТРЕБУЮЩИЕ СРОЧНОГО РЕШЕНИЯ, — до двух    дней; остальные в течение 10 дней.

Приложение № 5

       (к п. 4.4.8)

ПЕРЕЧЕНЬ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ

РЕГИСТРАЦИИ

1. Письма, присланные для сведения.

2. Сводки и информация, присланные для сведения.

3. Учебные планы, программы.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.

5. Печатные издания (без сопроводительного письма).

6. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувениров для проведения мероприятий.

7. Предложения об оформлении подписки на печатные издания.

8. Календарные планы

9. Приглашения на семинары.

10. Благодарственные письма.

Приложение № 6

                                (к п. 4.5.1.)

ЛИСТ

ИЗ ЖУРНАЛА УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение № 7

    (к п.4.6.4.)

ЛИСТ РАССЫЛКИ

К письму от _______________ № __________

Всего экземпляров ___________ .

Приложение № 8

    (к п. 4.6.5.)

ЛИСТ

ИЗ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Приложение № 9

      (к п. 4.9.3.)

Номенклатура дел на 200__ год

Наименование должности

составителя                                                    подпись                              расшифровка подписи                    

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году

Наименование должности

ответственного за делопроизводство                         подпись               расшифровка подписи    

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения                                                  подпись                   расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

от _____________ № ______

Приложение 10

            (к п. 4.10.5.11.)

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное образовательное учреждение

«Ёдвинская средняя общеобразовательная школа»

Личные дела

____ класса

Образец оформления внутренней описи документов для формирования

личных дел учащихся

Внутренняя опись документов

учащихся ____ класса

Образец оформления списка класса

Список _______ класса

20___ – 20___ учебный год

Всего в классе: ____ человек

Из них

Мальчиков: ____ человек

Девочек: ____ человек

Классный руководитель _________________________       /Ф.И.О./

Приложение № 11

       (к п. 4.10.7.)

ФОРМА

ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

                                                    ┌──────────────────┐       

                                                            │Ф.N ____________│

                                                            │Оп.N ___________│

                                                            │Д. N ___________│

                                                   └──────────────────┘

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

“УДОРСКИЙ”

Муниципальное общеобразовательное учреждение

«Ёдвинская средняя общеобразовательная школа»

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО N ____ ТОМ N ____

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

________________

                                                                                                      (дата)

    На _________ листах

  Хранить __________

┌──────────────────┐

│Ф.  N ____________│

│Оп. N ____________│

│Д.  N ____________│

Приложение № 12

(к п. 4.10.10.3)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _______________________________ листов

В том числе:

Должность составителя                             (личная подпись)                   расшифровка подписи

Дата

Приложение № 13

      (к п. 4.10.9.)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _________________

Итого ____________________________________________________________ документов.

Количество листов внутренней описи ____________________________________________

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

Приложение № 14

    (к п. 4.11.5.,  4.11.7)

 ОПИСЬ ДЕЛ

ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Муниципальное образовательное учреждение

 средняя   общеобразовательная школа № 5 г. Благовещенск

Опись № ______

дел постоянного хранения

за ______________год (ы)

В данный годовой раздел описи внесено _____________________________ дел (о) с

                                                                                                                     (цифрами и прописью)

№ ________ по № ________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________.

Опись составил                                       (личная подпись)                        И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _______ № ____

Приложение № 15

    (к п. 4.11.5., 4.1.7)

ОПИСЬ ДЕЛ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Муниципальное общеобразовательное учреждение

«Ёдвинская средняя общеобразовательная школа»

Опись № ______ Л

дел по личному составу

за _____________год (ы)

В данный годовой раздел описи внесено _____________________________ дел (о) с

                                                                                                   (цифрами и прописью)

№ ________ по № ________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________.

Опись составил                                        (личная подпись)                         И.О.Фамилия

Дата

Приложение № 15

          ( к п. 3.4.5.)

  Уважаемый (ая) ____________________________________________________________

(имя, отчество)

  Довожу до Вашего сведения, что сегодня, _______________________________________

                                                                                                  (число, месяц, год)

примерно в 2 часа 15 минут ночи неизвестными хулиганами в школе были выбиты двойные стекла всех помещений первого и частично второго этажа. Всего было выбито ____________________стекол

             (количество)

размера __________________________.

В это время в помещении школы находился сторож _________________________________

                                                                                                 (номер отделения)

милиции. Его сообщение принял дежурный ______ отделения милиции лейтенант _______

____________________________________________

(Ф.И.О.)

по словам сторожа, патрульная машина прибыла через 25 минут, но никого из хулиганов задержать не удалось. Администрацией школы предпринято следующее.

·                  Направлено письмо начальнику отделения милиции с просьбой возбудить уголовное дело по факту хулиганства.

·                  Силами сотрудников школы убрано битое стекло из рекреации I этажа и кабинетов.

·                  Плотник школы и приглашенные родители (отцы) заканчивают работу по выемке осколков стекла, опасных для безопасности учащихся, из оконных рам.

·                  Занятия по физике, биологии, истории, ОБЖ, которые должны были проходить на        I этаже, перенесены в свободные от уроков кабинеты III этажа.

·                  Ввиду отсутствия запасов стекла принято решение на II и III этажах сохранить стекло только в наружных рамах, а стеклами из вторых рам застеклить хотя бы первые рамы   I этажа.

·                  В конце дня будут проведены классные собрания во всех классах.

·                  Прошу оказать возможную помощь в обеспечении школы стеклом.

Директор школы          _________________               ________________________

                                        (подпись)                                     (расшифровка подписи)

Приложение № 17

                                                                                                                   (к п. 2.1.6., п. 3.2.9.)

Муниципальное общеобразовательное учреждение

«Ёдвинская средняя общеобразовательная школа»

пст Ёдва

Приказ

От   01.01. 2009 г.                                                                № 01-06/01

Об утверждении инструкции

     В целях оптимизации документооборота в школе и повышения качества подготовки документов,

приказываю:

     1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.

     2. Ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 10.01.2012.

Директор                                                                                                              И.А.Слободянюк

Ознакомлены:

№ 18

                                           (к п. 2.1.7.)

Общий бланк

Приложение № 19

                                           (к п. 3.3.2.)

ПОЛОЖЕНИЕ

об оплате труда работников

  Муниципального общеобразовательного учреждения

 «Ёдвинская средняя общеобразовательная школа»