Инструкция по делопроизводству в совете депутатов

В соответствии с Уставом сельского поселения Шеркалы, Регламентом Совета депутатов поселения, Совет поселения РЕШИЛ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Совете депутатов сельского поселения Шеркалы (приложение).

2. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возложить на председателя Советва депутатов сельского поселения Шеркалы

3. Направить настоящее решение для опубликования в газету «Октябрьские вести».

4. Решение вступает в силу со дня опубликования в газете «Октябрьские вести».

Глава поселения Л.В. Мироненко

Телефон приёмной:
8(83170) 2-15-81

Нашли ошибку? Выделите и нажмите
«Ctrl + Enter»

ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН	ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РЕШЕНИЕ 11.03.2020 № 147 село Шигали	ШĂХАЛЬ   ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХĂВĚ ЙЫШĂНУ    11.03.2020 147 №   Шёхаль ялě

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства, совершенствования системы документационного обеспечения в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (Приложение № 1).

1.            2. Ответственному за делопроизводство и архив главному специалисту-эксперту Волостновой Галине Юрьевне обеспечить организацию делопроизводства в администрации согласно требованиям настоящей инструкции.

2.          3. Настоящее распоряжение вступает в силу после его подписания.  

   Председатель Собрания депутатов

   Шигалинского сельского поселения

   Урмарского района Чувашской Республики                                                       В.Я.Иваншкин

   СОДЕРЖАНИЕ

I. Общие положения	1-2
II. Основные понятия	2-3
III. Создание документов в Собрании депутатов	3
3.1. Бланки документов	3-4
3.2. Общие требования к созданию документов	4-5
3.3. Оформление реквизитов документов	5
3.3.1. Государственный герб Чувашской Республики	5
3.3.2. Наименование организации — автора документа	5
3.3.3.Справочные данные об организации	5
3.3.4.Наименование вида документа	5
3.3.5. Дата документа	5-6
3.3.6.Регистрационный номер документа	6
3.3.7.Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа	6
3.3.8.Место составления (издания) документа	6
3.3.9.Гриф ограничения доступа к документу	6
3.3.10. Адресат	6-8
3.3.11. Гриф утверждения	8-9
3.3.12.Заголовок к тексту	9
3.3.13. Текст документа	9-10
3.3.14.Отметка о наличии приложений	10-11
3.3.15.Гриф согласования	11-12
3.3.16.Виза	12
3.3.17.Подпись	12-13
3.3.18. Печать	13
3.3.19.Отметка об исполнителе	14
3.3.20.Отметка о заверении копии	14
3.3.21.Отметка о поступлении документа	14
3.3.22.Резолюция	14-15
3.3.23. Отметка о контроле	15
3.3.24.Отметка о направлении документа в дело	15
3.4.Оформление отдельных видов документов в Собрании депутатов	15
3.4.1. Состав документов в Собрании депутатов	15
3.4.2.Постановление (распоряжение, решение)	15-18
3.4.3.Протокол заседания	19-20
3.4.4. Правила, положение, инструкция	20
3.4.5. Служебная переписка	21-22
IV. Организация документооборота	22
4.1.Принципы организации документооборота	22-23
4.2.Прием и первичная обработка поступающих документов	23-24
4.3.Предварительное рассмотрение документов	24
4.4. Регистрация поступающих документов	24
4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей	24
4.6.Организация работы с отправляемыми документами	25
4.7.Регистрация и прохождение внутренних документов	25
4.8.Учет и анализ объемов документооборота	25-26
4.9.Централизованное тиражирование документов	26
V. Работа исполнителя с документами	26-27
VI. Контроль исполнения документов	27-28
VII. Организация работы с документами в делопроизводстве. Подготовка и передача документов в архив	28
7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел	28-30
7.2.Формирование дел и их текущее хранение	30-32
7.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение	32-36
7.4.Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения	37
7.5. Передача дел на архивное хранение	37
VIII. Изготовление, использование и хранение печатей и штампов	37
9.1.Учет печатей и штампов	38
Приложения	39-58

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

УРМАРСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

УТВЕРЖДЕНА

решением Собрания депутатов

Шигалинского сельского поселения

Урмарского района

Чувашской Республики

от 11.03.2020 № 147

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству  

Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики

Урмары — 2020

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (далее – Инструкция) разработана на основании:

— Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526;

— Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;

— ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

— ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

— Закона Чувашской Республики от 30.03.2006 № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;

— Закона Чувашской Республики от 14.07.1997 № 12 «О государственных символах Чувашской Республики»;

— Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 19.07.2005 № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».

1.2. В Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (далее – Собрание депутатов) Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в МБУ «Урмарский районный архив».

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Собрания депутатов.

1.4. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми Председателем Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района.

1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в делопроизводстве Собрания депутатов возлагается на главного специалиста-эксперта администрации Шигалинского сельского поселения Урмарского района (далее – отдел ОККР).

1.6. Должностные обязанности, права и ответственность специалиста отдела ОККР, ответственного за организацию работы с документами Собрания депутатов, определяется должностной инструкцией.

1.7. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения специалиста, ответственного за организацию работы с документами Собрания депутатов, обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя отдела ОККР.

При смене специалиста, ответственного за организацию работы с документами Собрания депутатов, составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района.

Специалист, ответственный за организацию работы с документами Собрания депутатов, несет дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.9. При утрате документов специалист, ответственный за организацию работы с документами Собрания депутатов, информирует Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Собрании депутатов;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Собрания депутатов;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

            бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

            унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

            шаблон бланка (унифицированная форма документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронном виде;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Собрании депутатов, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации;

дело- совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Собрания депутатов;

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа — получение электронного образа документа;

система электронного документооборота (далее СЭД) — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.

   Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СОБРАНИИ ДЕПУТАТОВ

                                           3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Собрании депутатов, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2.В Собрании депутатов; используются следующие виды бланков:

бланк постановления Собрания депутатов;

бланк распоряжения Собрания депутатов;

бланк решения Собрания депутатов;

бланк протокола;

бланк письма.

3.1.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

Бланки документов   Собрания депутатов разрабатываются на основе углового варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на чувашском – справа.

3.1.4. Каждый вид бланков содержит определенный состав реквизитов:

для бланков постановления, распоряжения, решения, протокола:

Государственный герб Чувашской Республики;

наименование Собрания депутатов (на русском и чувашском языках);

вид документа (на русском и чувашском языках);

место составления (издания) документа (на русском и чувашском языках);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

для бланка письма:

Государственный герб Чувашской Республики;

Наименование Собрания депутатов (на русском и чувашском языках);

справочные данные о Собрании депутатов;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – 20 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм;

правое – 10 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Образцы бланков документов Собрания депутатов приведены в приложениях   № 1–5.

3.2. Общие требования к созданию документов

3.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

3.2.4. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.2.5. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.2.6. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.2.7. Нормативные правовые акты Собрания депутатов, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение № 6).

3.3. Оформление реквизитов документов

В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

3.3.1. Реквизит « Государственный герб Чувашской Республики»

   Изображение герба Чувашской Республики помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами Собрания депутатов — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии сЗаконом Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» (Собрание законодательства Чувашской Республики, 1997, № 2-3, ст. 105).

3.3.2. Реквизит «Наименование организации — автора документа»

Наименование Собрания депутатов — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе Шигалинского сельского поселения Урмарского района.

Наименование Собрания депутатов печатается на двух языках — русском и чувашском.

При угловом размещении реквизитов наименование Собрания депутатов на русском языке печатается слева, а на чувашском языке – справа. При продольном размещении реквизитов наименование Собрания депутатов на русском языке располагается сверху, на чувашском – снизу. При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного наименования.

           3.3.3. Реквизит «Справочные данные об организации».

           Справочные данные указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, сведения об ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

           3.3.4. Реквизит «Наименование вида документа».

            Наименование вида документа (РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием Собрания депутатов, наименованием должности). Наименование вида издаваемого документа на чувашском языке печатается справа от наименования на русском языке.

3.3.5. Реквизит «Дата документа».

           Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, решение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом, ответственным за исполнением поручений, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют двумя способами: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.06.2018.

либо словесно-цифровым:

Например: 5 июня 2020 г.

             3.3.6. Реквизит «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно — цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Собрании депутатов, присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Например: 11.

            3.3.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

          3.3.8. Реквизит «Место составления (издания) документа».

          Место составления или издания документа (пгт. Урмары) указывается во всех документах Собрания депутатов, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

          3.3.9. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

            Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

          3.3.10.  Реквизит «Адресат».

          Документы адресуют должностным лицам, организациям, гражданам.

          Все строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

          При адресовании документа в организацию   (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство здравоохранения Чувашской Республики Отдел стратегического планирования и развития здравоохранения

или:

Министерство здравоохранения Чувашской Республики Отдел стратегического планирования и развития здравоохранения

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

Руководителю Управления Федерального казначейства   по Чувашской Республике Ананьевой О.Н.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например:

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Начальнику отдела государственной                                                   метрологической службы Богатовой О.С.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Министерство здравоохранения и социального развития Чувашской Республики Президентский бульвар, д. 17, г. Чебоксары, 428000

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Сидорову И.М. Кировская ул., д. 15, кв. 400, г. Солнечный, Московский р-н, Ивановская обл., 329000

            При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается, а указывается электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Урмарского муниципального района Чувашской Республики» mfc@urmary.cap.ru

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

            3.3.11. Реквизит «Гриф утверждения».

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа без кавычек прописными буквами. Слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы, фамилия, дата располагаются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района ______________ В.Я. Иваншкин 16.01.2019

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО решением Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района от 01.06.2019 № 3

            При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

            Например:

УТВЕРЖДЕНО                                                                                                Наблюдательным советом                                                                                                 (протокол от 12.12.2018 № 12)

            3.3.12. Реквизит «Заголовок к тексту».

            Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

            — решение (о чем ?) об утверждении положения;

            — постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

            — постановление (о чем?) об утверждении штатного расписания;

            — письмо (о чем?) о предоставлении информации.

            Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, издаваемых органами местного самоуправления, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

           3.3.13. Реквизит «Текст документа».

            Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации. При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями.

При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером N 12, 13, 14. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание текста.

            Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Например:     1. Раздел

                                   1.1. Подраздел

                                   1.1.1.Пункт.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов заканчивается точкой. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

            В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

            — от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

            — от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «администрация считает возможным…»);

            — от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

            В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

            При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

            В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

            — вступительное обращение:

            Уважаемый Николай Петрович!

            Уважаемая Ольга Николаевна!

            Уважаемые господа!

            В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

            Например:     Уважаемый господин Председатель!

                                   Уважаемый господин Прохоров!

            — заключительная этикетная фраза:

            С уважением, …

            3.3.14. Реквизит «Отметка о наличии приложений».

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, решениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименования, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются:

Приложение: 1. Заключение на проект… на 4 л. в 3 экз.

                       2. Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: брошюра… в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо главы Шигалинского сельского поселения Урмарского района от 03.08.2011 № 17     и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. только в первый адрес.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то его оформляют следующим образом:

Приложение: СD в 1 экз.

            При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

            На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, решениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение № 2 к постановлению Главы Урмарского района – Председателя  Урмарского районного    Собрания      депутатов от 01.06.2019 № 5

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО решением  Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 01.06.2019 № 252

            3.3.15. Реквизит «Гриф согласования».

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра юстиции

Чувашской Республики

Подпись                    В.Н. Капитонов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минпромторга России

от 14.02.2018 № 03-16/251

            Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

            — на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

            — на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

             3.3.16. Реквизит «Виза».

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) визирующего документ и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Заведующий сектором

юридической службы администрации

Урмарского района

Подпись                     Н.Ю. Михайлова

01.06.2019

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Собрании депутатов   в левом нижнем углу ближе к концу поля.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

.

Замечания прилагаются.

Заведующий сектором

юридической службы администрации

Урмарского района

Подпись                     Н.Ю. Михайлова

01.06.2019

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.3.17. Реквизит «Подпись».

           Документы, создаваемые на Собрании депутатов, подписываются Председателем Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района. В случае отсутствия главы района все документы подписываются заместителем Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

            Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:

Председатель  Собрания депутатов

Шигалинского сельского поселения

Урмарского района Чувашской Республики                                                             В.Я. Иваншкин                                  

            Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В документе указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Председатель Собрания депутатов                    Глава Шигалинского сельского поселения                

Шигалинского сельского поселения                     Урмарского района Чувашской Республики

Урмарского района Чувашской Республики

Личная подпись           В.Я. Иваншкин                Личная подпись           А.М. Горбунов

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

            Например:

Председатель комиссии                              Подпись                                А.В. Васильев

Члены комиссии                                          Подпись                                Е.И. Сергеева

                                                                       Подпись                                А.А. Козерова

                                                                       Подпись                                Т.В. Архипова

            3.3.18. Реквизит «Печать».

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» («Место печати»).

3.3.19. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.

Например:

Сергеева Елена Ивановна

8(835-44) 2-32-38

Отметка может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

            3.3.20. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Собрания депутатов. Например:

Подлинник документа находится в администрации Урмарского района в деле № 01-10 за 2018 г.

Верно

Заведующий сектором юридической службы

администрации Урмарского района           подпись                                          Н.Ю. Михайлова

Дата               Печать

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

            3.3.21. Реквизит «Отметка о поступлении документа».

            Служит для подтверждения факта поступления документа в Собрание депутатов и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

3.3.22. Реквизит «Резолюция».

Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа или на бланке резолюции.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Савельеву С.И. , Михайловой Е.В. Прошу подготовить проект договора к 15.06.2019 Подпись                   Дата

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

3.3.23. Реквизит «Отметка о контроле».

            Отметка о контроле документа на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется на верхнем поле первого листа документа посредством штампа «КОНТРОЛЬ».

            3.3.24. Реквизит «Отметка о направлении документа в дело».

Отметка об исполнении включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или специалистом, в котором исполнен документ.

Например:

Исполнено исх. от 20.02.2018 № 37/03

В дело № 03-03

Главный специалист-эксперт подпись   Г.Ю. Волостнова

20.05.2019

3.4. Оформление отдельных видов документов в Собрании депутатов

            3.4.1. Состав документов в Собрании депутатов.

В деятельности Собрания депутатов создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, решения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы, акты, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

          3.4.2. Постановление (распоряжение, решение).

Постановление – это правовой акт, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.

Распоряжение — это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

Решение — это правовой акт, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования.

Постановлениями, распоряжениями, оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа местного самоуправления.

Проекты постановлений, распоряжений, решений, готовят и вносят структурные подразделения администрации Шигалинского сельского поселения Урмарского района на основании поручений Главы района, либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов документов, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие установленным стандартам и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на начальников структурных подразделений Администрации, которым поручена подготовка проектов (ответственных исполнителей).

            Соисполнители, т.е. должностные лица, участвующие в подготовке проекта, также несут ответственность за качество, содержание и своевременность его подготовки.

            Заведующий сектором юридической службы Администрации осуществляет редактирование проекта правового акта, включая оценку его структуры на предмет правильности оформления структурных единиц, наличия их смысловой связи и логической последовательности, единства используемых терминов и их соответствия терминологии, принятой в законодательстве Российской Федерации, грамматики и стилистики русского языка, правильности употребления символов, единиц измерения, сокращений, цитат, дат, написания имен.

Проверка отпечатанного материала производится ответственным исполнителем.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений, решений, осуществляет отдел ОККР.

Проекты постановлений, распоряжений, решений и приложений к ним визируются главой района, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проектам постановлений, распоряжений, решений, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты постановлений, распоряжений, решений, представляемые Главе на подпись, визируются исполнителем и заведующим сектором юридической службы Администрации.

Проекты постановлений, распоряжений, решений печатаются на бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.

Проекты постановлений, распоряжений, решений, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий органа местного самоуправления и других органов или организаций.

Постановления и распоряжения регистрируются в отделе ОККР по порядку номеров в пределах календарного года.

Решения регистрируются в отделе ОККР по порядку номеров в пределах созыва районного Собрания депутатов.

Решения, постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля N 12(приложения N 1-3).

Постановления, распоряжения, решения имеют следующие реквизиты:

Наименование представительного органа;

наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ);

дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 15 июня 2019 г. N 21, 15.06.2018 N 21; номер состоит из знака «N» и порядкового номера;

заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста решения, (постановления, распоряжения). Заголовок располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через 1 межстрочный интервал (пример):

Об      утверждении    Положения       об

управлении образования и молодежной

политики администрации Урмарского района

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (в распоряжениях – распорядительную) часть. Преамбула является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления, решения. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и др. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты.

Преамбула постановлений завершается словами «п о с т а н о в л я ю» с двоеточием.

Преамбула в проектах решений завершается словами

«Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики р е ш и л о:», с двоеточием.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.

Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки». Исполнитель указывается в дательном падеже.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия постановления, распоряжения, решения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если постановление, распоряжение, решение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:

«Признать утратившим силу решение Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 5 августа 2009 г. № 175 «Об утверждении Положения об управлении образования и молодежной политики администрации Урмарского района».

В постановление, распоряжение, решение не следует включать пункт «Постановление, распоряжение, решение довести до сведения…».

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести постановление, распоряжение, решение перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа постановления, распоряжения, решения.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа постановления, распоряжения, решения или на отдельном листе согласования (визирования).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Постановления, распоряжения, решения подписывает Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района, а в его отсутствие – заместитель Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района .

В постановлениях, распоряжениях, решениях не допускается:

— изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

— применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений администрации;

— применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению, решению) в тексте обязательно делается ссылка на них.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

            3.4.3. Протокол заседания.

Протокол заседания – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Документы к обсуждению на заседании готовятся в администрации Шигалинского сельского поселения Урмарского района, не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания.

Протоколы издаются в полной форме

Текст полного протокола (Приложение № 10) состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии, инициалы председателя (председательствующего), секретаря, депутатов, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За …, против …, воздержалось …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах созыва Собрания депутатов отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Собрания, комиссий.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель Администрации, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Собрания депутатов.

Принятые решения доводятся до исполнителей.

Протоколы заседаний Собрания, комиссий печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование организации – указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования организации;

вид документа – протокол – слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 12, если протокол оформляется на бланке, слово ПРОТОКОЛ печатается на русском и чувашском языках, прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 12;

место проведения заседания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте;

дата и номер протокола — дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой, может включать буквенные индексы.

           3.4.4. Правила, положение, инструкция.

Положение — документ, определяющий общие правила администрации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Инструкция — совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях.

Правила — документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положения, инструкции и правила утверждаются постановлением администрации.

Проекты правил, положения, инструкции готовят и вносит специалист администрации на основании поручений главы, либо в инициативном порядке.

Проекты правил, положения, инструкции и приложения к ним визируются специалистом администрации. Общий срок согласования проектов с должностными лицами не должен составлять более трех рабочих дней.

При необходимости проект согласовывается с иными заинтересованными организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297) и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос: «О чем?».

Констатирующая часть документа — раздел «Общие положения» — содержит основания разработки, основное назначение документа и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими.

Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, наименование документа, текст документа.

Копии утвержденных правил, положения, инструкции доводятся должностным лицом, ответственным за их разработку, до исполнителей.

Внесение изменений в ранее утвержденные правила, положение, инструкцию осуществляется изданием соответствующего постановления.

3.4.5. Служебная переписка.

Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

В Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района используются следующие виды деловой переписки:

деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района готовятся:

как доклады о выполнении поручений Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств;

как исполнение поручений Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Собрания;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Чувашской Республики, проектов актов Главы Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики, актов Министерств и ведомств;

как ответы на запросы организаций, обращения граждан;

как инициативные письма.

Служебное письмо должно иметь следующие реквизиты:

Государственный герб Чувашской Республики;

наименование представительного органа – Собрания депутатов (на чувашском и русском языках);

справочные данные о представительном органе – Собрании депутатов;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

   отметка об исполнителе.

Служебное письмо готовится на бланке письма (Приложение N 5).

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией главы района, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением…» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются:

— от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.),

— от 3-го лица единственного числа («Районное Собрание депутатов не считает возможным…»),

— на должностных бланках – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»).

Служебное письмо подписывается Председателем Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района или иным уполномоченным им лицом. Подписанное служебное письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

После подписания письма главой района или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный главой района и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Администрации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

                                         IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. При организации документооборота Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района руководствуется следующими принципами:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов.

4.1.2. В документообороте Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района выделяются документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

4.1.3. В Собрании депутатов доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

4.2. Прием, первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Прием и обработка поступающей в Собрание депутатов корреспонденции осуществляется в отделе ОККР.

4.2.2. Конверты с документами вскрываются. Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях, если только по конверту могут быть установлены адрес отправителя и дата отправки.

Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан.

4.2.3. Специалист отдела ОККР проверяет правильность адресования поступающих документов, правильность доставки, комплектности документов, приложений и целостность конвертов. В случае обнаружения отсутствия документов или приложений к ним, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у специалиста отдела ОККР, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт в двух экземплярах:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) первый экземпляр акта с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к принятым документам, второй — с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего.

Акт подписывают работник, вскрывший конверт, и работники, присутствующие при вскрытии конверта.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

4.2.4. Документы, поступившие в Собрание депутатов в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день (за исключением письменных обращений граждан, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления).

4.2.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Специалист отдела ОККР проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Главой.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) Главе района.

                                    4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Документы, поступающие на имя главы района, регистрируются в отделе ОККР в журнале регистрации поступающей корреспонденции только после их предварительного рассмотрения.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

4.4.2. Для поступающих документов устанавливаются следующие сроки регистрации:

в день поступления;

на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);

незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.);

   в течение трех дней с момента поступления в Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района (письменные обращения граждан).

4.4.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов в соответствии с Инструкцией о порядке работы с обращениями граждан РФ.

4.4.4. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу лицевой стороны листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа (в валовом порядке за год), служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Документы передаются на рассмотрение главе района только после регистрации.

4.5.2. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителям структурных подразделений Администрации района – ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (по электронной почте или на бумажном носителе). Рассылку копий документов исполнителям осуществляет отдел ОККР.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Документы, представляемые на подпись Главе района, печатаются по количеству адресов с одной копией.

Представляемые на подпись Главе района документы визируются на копии исполнителем. Первый экземпляр документа остается в отделе ОККР.

4.6.2. Служебные записки по вопросам, требующим решения Главы района, представляются Главе района с последующей регистрацией специалистом отдела ОККР.

4.6.3. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения (постановления, счета-фактуры, протоколы, графики, договоры и др.), посылаются без сопроводительных писем.

4.6.4. До передачи на отправку документов, подписанных Главой района, ответственный исполнитель обязан:

тщательно проверить правильное оформление и адресацию документов с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений;

на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;

в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ.

4.6.5. Документы с пометкой «Для служебного пользования», направляются заказными письмами.

4.6.6. Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.7. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.7.1. Проекты постановлений, распоряжений, решений разрабатываются специалистом – ответственным исполнителем в сроки, установленные Главой района, если иные сроки не установлены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики.

4.7.2.  Постановления, распоряжения, решения регистрируются отделом ОККР в день их подписания Главы. Подлинники постановлений, распоряжений, решений хранятся в отделе ОККР.

4.7.3. Протоколы заседаний и совещаний оформляются с учетом установленных требований в срок, не превышающий 3-х рабочих дней со дня проведения заседаний и совещаний. Регистрация протоколов заседаний и совещаний осуществляется отделом ОККР.

4.8. Учет и анализ объемов документооборота

4.8.1. В отделе ОККР проводится работа по учету и анализу документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Собрание депутатов, созданных им и отправленных за определенный период времени (год).

4.8.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом ОККР и представляются Главе района в виде справки в конце каждого года.

4.8.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.9. Централизованное тиражирование документов

4.9.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Собрания депутатов, производится специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

4.9.2. Текст документа, передаваемый на тиражирование должен быть четким, на белой бумаге, без рукописных поправок.

Документы, подлежащие тиражированию, должны иметь сквозную нумерацию страниц.

4.9.3. Постановления, распоряжения, решения за подписью Главы района тиражируются только через отдел ОККР.

4.9.4. После тиражирования или снятия с них копий подлинные документы подлежат возврату исполнителю.

V. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Организация работы с документами в Собрании депутатов осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы района.

5.2. Специалист отдела ОККР получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения Главой или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

5.3. Специалист отдела ОККР в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

согласование и визирование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) Главе района.

5.4. В случае, если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения. При этом ответственный исполнитель устанавливает срок представления необходимых документов соисполнителями. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются другому исполнителю, а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи вновь назначенному сотруднику.

5.5. Исполнитель вправе предложить изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5.6. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль сроков исполнения документов обеспечивает отдел ОККР.

6.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет Глава района.

6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

6.5. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно» — в 3-дневный срок с даты подписания поручения; имеющие пометку «Оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 1 месяца с даты подписания поручения;

по запросам депутатов — не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по обращениям граждан, поступившим в Собрание депутатов — до 30 дней со дня их регистрации, в исключительных случаях вправе продлить не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя.

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Собрания депутатов, направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.6. Дата исполнения указывается в резолюции Главы.

6.7. При отсутствии срока в документе, если исполнение его необходимо проконтролировать, срок исполнения документа устанавливает Глава района.

6.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы района мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел ОККР.

6.9. Снятие документа с контроля осуществляет отдел ОККРпутем проставления отметки об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

                           7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

             7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Собрании депутатов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

7.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом района; регламентом Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения, положениями о постоянных комиссиях Собрания депутатов; номенклатурами дел за предшествующие годы; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), а также указаниями Федерального архивного агентства в области работы с документами и настоящей Инструкцией.

7.1.4. Номенклатура дел Собрания депутатов (Приложение № 12) составляется отделом ОККР.

7.1.5. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Собрания депутатов и администрации района согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) МБУ «Урмарский районный архив», в который документы Собрания депутатов передаются на постоянное хранение.

7.1.6. Номенклатура дел Собрания депутатов и администрации района, подписанная специалистом отдела ОККР, утверждается главой администрации после ее согласования с ЭК администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров:

1-й утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе ОККР;

2-й используется в качестве рабочего в архиве администрации;

3-й расформировывается и раздается в виде выписок из соответствующих ее разделов в структурные подразделения для использования в работе;

4-й направляется в МБУ «Урмарский районный архив», с которым согласовывалась номенклатура дел.

7.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

03-12,

03 – код структурного подразделения,

12 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Собрания депутатов (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.).

Например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (письма, аналитические справки, списки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с органами исполнительной власти Чувашской Республики по вопросам деятельности Собрания депутатов.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

            Графа 3 номенклатура дел заполняется по окончании календарного года, в нее после подсчета вносится фактически сформированное количество дел (томов, частей) .

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или по перечню, согласованному с экспертно-проверочной комиссией МБУ «Урмарский районный архив» (далее — ЭПК МБУ «Урмарский районный архив»).

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению.

7.1.11. Если в течение года в Собрании депутатов возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.12. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих (Приложение № 13).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Собрания депутатов, передаются в архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

7.1.13. В Собрании депутатов для определения сроков хранения документов применяется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

            7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.2.3.  Место текущего хранения дел – отдел ОККР.

7.2.4. При формировании дел в Собрании депутатов соблюдаются следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело правильно и полностью оформленный документ (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащее возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Собрания депутатов и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.5. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки.

7.2.7. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

7.2.8. Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения руководителя отдела ОККР.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы района по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Собрании депутатов создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее -ЭК) администрации района.

7.3.3. Функции и права ЭК администрации района, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается главой администрации. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК МБУ «Урмарский районный архив».

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно специалистом, ответственным за организацию работы с документами Собрания депутатов, под методическим руководством муниципального архива.

7.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделе, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и номенклатуры дел Собрания депутатов путем полистного просмотра.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов с временными сроками хранения.

7.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и акты о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложения № 14,15).

7.3.7. По завершении делопроизводственного года дела Собрания депутатов подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

7.3.8. Оформление дел проводится в отделе ОККР по месту формирования документов в дела.

7.3.9. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

7.3.10. Полное оформление дела предусматривает:

— оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 16);

— нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела;

            — составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

           — подшивку и переплет дела;

           — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

            7.3.11. При оформлении дел и подготовке дел к передаче на архивное хранение используются следующие правила:

обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме;

надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений;

если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать;

титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот;

на обложке дела указываются реквизиты: наименование Собрания депутатов, номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела (после включения дела в сводную опись).

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Собрания депутатов — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Собрание депутатов было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «Последний»; При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.

заголовок (наименование) дела -переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК муниципального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела —указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, протокола, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от местонахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке дела с листа — заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 17). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему (Приложение № 18).

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

7.3.12. Документы в делах постоянного хранения подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.3.13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

7.3.14. Документы Собрания депутатов являются муниципальной собственностью Чувашской Республики, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Чувашской Республики.

7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

7.4.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (Приложение № 15).

7.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2006 г. дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2010 г.);

7.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты могут рассматриваться на заседании экспертной комиссии (ЭК) Администрации одновременно).

7.4.5. Согласованные ЭК Администрации (структурных подразделений) акты утверждаются главой администрации (руководителем структурного подразделения) только после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу на заседании ЭПК Минкультуры Чувашии.

7.5. Передача дел на архивное хранение

7.5.1. В архив Администрации передаются дела постоянного хранения.

7.5.2. Передача документов в архив Администрации производится по утвержденным описям дел.

7.5.3.  Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, передаются в архив Администрации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

7.5.4. Прием дел производится ответственным лицом за архив Администрации в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ

ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики определяется Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 июля 2005 г. № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».

9.1. Учет печатей и штампов

   9.1.1. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Собрание депутатов в соответствии с Законом Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» применяет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики.

9.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

9.1.3. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает глава района.

9.1.4. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях администрации района.

9.1.5. В случае служебной необходимости по решению главы района, допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.6. Печатью заверяются подписи главы района, а также других должностных лиц, которым распоряжением или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

9.1.7. Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

9.1.8. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений не допускаются.

9.1.9. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Чувашской Республики возлагается на главу района.

9.1.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭПК

МБУ «Урмарский районный архив»

от 06.12.2019 № 5

Приложение № 1

   к п. 3.1.

ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РЕШЕНИЕ 16.01.2020 № 142 село Шигали ШĂХАЛЬ   ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХĂВĚ ЙЫШĂНУ    16.01.2020   142 №   Шёхаль ялě	ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ ШĂХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХАВЕ ЙЫШĂНУ 16.01.2020   142 № Шёхаль ялě

Образец бланка решения

Приложение № 4

к п. 3.1. 

Ч+ВАШ РЕСПУБЛИКИ В+РМАР РАЙОНĚ		ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА              УРМАРСКИЙ РАЙОН
Ш+ХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХ+ВĚ ПРОТОКОЛ      31.12.2019   71 № Шёхаль ялě	СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ        ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО                      ПОСЕЛЕНИЯ          ПРОТОКОЛ                              заседания                            31.12.2019 № 71                              село Шигали

Образец бланка протокола

Приложение № 5

к п. 3.1. 

ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА          УРМАРСКИЙ РАЙОН          СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ                                                                     ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 429402, Чувашская Республика, Урмарский район, с. Шигали, ул. Гагарина, д. 7,                      тел/факс. 8(244) 35-2-31,              Е-mail: urmary_shigali@ cap.ru             _________ № ________             На № _______от ______

Образец бланка письма

Приложение № 6

к п.п. 3.2.7.

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

УРМАРСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

УТВЕРЖДЕНА

Решением Собрания депутатов

Шигалинского сельского поселения

Урмарского района Чувашской Республики

от ____________№_____

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Урмарском районном Собрании депутатов

Чувашской Республики

с. Шигали

2019

Образец расположения реквизитов на титульном листе документа

Приложение № 9

к п.п.3.4.2.

   к п. 3.1.

ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РЕШЕНИЕ 16.01.2020 № 142 село Шигали ШĂХАЛЬ   ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХĂВĚ ЙЫШĂНУ    16.01.2020   142 №   Шёхаль ялě

ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ ШĂХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХАВЕ ЙЫШĂНУ 16.01.2020   142 № Шёхаль ялě

О внесении изменений в решение Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 23.10.2015 № 11 «О комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих, осуществляющих полномочия представителя нанимателя (работодателя), и урегулированию конфликта интересов»

В соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17.07.2019 № 299 «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 23.05.2012 N 191» Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республикир е ш и л о:

1. Внести в решение Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 23.10.2015 № 11 «О комиссии по соблюдению требований к служебному поведению служащих, осуществляющих полномочия представителя нанимателя (работодателя), и урегулированию конфликта интересов» следующие изменения и дополнения:

1.1. Вывести из состава комиссии Васильева Б.Н.-заведующего сектором правовой работы;

1.2. Включить в состав комиссии Михайлову Н.Ю. – заведующего сектором юридической службы;

1.3. Включить в состав комиссии представителя Управления, являющегося структурным подразделением Администрации Главы Чувашской Республики и исполняющего функции органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений (по согласованию).

Председатель Собрания депутатов

Шигалинского сельского поселения

Урмарского района Чувашской Республики                                                             В.Я. Иваншкин                                                                               

Образец оформления решения

Приложение № 10

к п.п.3.4.3.

Ч+ВАШ РЕСПУБЛИКИ В+РМАР РАЙОНĚ		ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА              УРМАРСКИЙ РАЙОН
Ш+ХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХ+ВĚ ПРОТОКОЛ      31.12.2019   71 № Шёхаль ялě	СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ        ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО                      ПОСЕЛЕНИЯ          ПРОТОКОЛ                              заседания                            31.12.2019 № 71                              село Шигали

Председательствующий – Иваншкин В.Я.

Секретарь – Хованская С.Д.

Присутствовали: 19 депутатов (список прилагается)

Приглашенные: кратко перечисляются должности.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации …

2. О …………………………

1. СЛУШАЛИ:

            Фамилия И.О. (Ф.И.О. в родительном падеже) – о чем?

   ВЫСТУПИЛИ:

                Фамилия И.О. (Ф.И.О. в именительном падеже)- о чем?

                Фамилия И.О. (Ф.И.О. в именительном падеже)- о чем?

   РЕШИЛИ:

   1.1.

   1.2. …

2. СЛУШАЛИ:

   ВЫСТУПИЛИ:

   РЕШИЛИ:

Председательствующий                               Подпись                                             В.Я. Иваншкин

Секретарь                                                         Подпись                                              Г.Ю. Волостнова

Образец оформления протокола

                                                                                              Приложение № 11

к п. 3.4.5.

ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА          УРМАРСКИЙ РАЙОН          СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ                                                                   ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 429402, Чувашская Республика, Урмарский район, с. Шигали, ул. Гагарина, д. 7,                      тел/факс. 8(244) 35-2-31,              Е-mail: urmary_shigali@cap.ru              _________ № ________             На № _______от ______	Заместителю Председателя Кабинета Министров — министру сельского хозяйства Чувашской Республики Артамонову С.Г.

Уважаемый Сергей Геннадьевич!

           ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Глава Урмарского района –

Председатель Урмарского районного

Собрания депутатов                                                                                           М.А. Пуклаков

Павлов Николай Анатольевич

8(835-44) 2-14-16

Образец оформления служебного письма

Приложение № 12

к п. 7.1.4.

Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Чувашской Республики	УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения        ________________     В.Я. Иваншкин

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2019 год

	Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Сроки хранения и № статьи по перечню	Примеча- ние
	1	2	3	4	5
	I. Представительный орган местного самоуправления — Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Собрание депутатов
	01-01	Устав Шигалинского сельского поселения Урмарского района		Постоянно ст.12
	01-02

Наименование должности                    подпись                                            И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Урмарского района от _____________ № _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК МБУ «Урмарский районный архив» от _____________ № _____

Образец составления сводной номенклатуры дел

Приложение № 13

к п. 7.1.12.

Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел

в 2018 году

в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения

По сроках хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет вкл.)
ИТОГО:

Наименование должности                    подпись                                            И.О. Фамилия

           Итоговые сведения переданы в МБУ «Урмарский районный архив».

Наименование должности                    подпись                                            И.О. Фамилия

           Дата

Образец составления итоговой записи о категориях и количестве дел

Приложение № 14

к п. 7.3.6.

Собрание депутатов Шигалинского сельского поеления Чувашской Республики

УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения          _______________ В.Я. Иваншкин 17 мая 2018 г.

ФОНД № 268

ОПИСЬ № 2 (продолжение)

дел постоянного хранения

за 2013-2017 годы

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6
		2013 год
		Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Глава администрации района
1	01-01	Решения № 1- 29 Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения и документы к ним за 2013 г.	10 января 29 декабря 2013	100

В данный раздел описи внесено 5 (пять) дел с № 1 по № 5.

Наименование должности

составителя описи                                         подпись                                            И.О. Фамилия

17 мая 2018 г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Урмарского района

от 17 мая 2017 г. № 1

Форма описи дел постоянного хранения

                Приложение № 15

                                                                                                                             к п. 7.3.6.

Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения

УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения          _______________ В.Я. Иваншкин 17 мая 2018 г.

А К Т

__________ № ___

о выделении к уничтожению

архивных документов,

не подлежащих хранению

На основании ___________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_____________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда__________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер ед. хр. по описи	Количество ед.хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого___________________ дел за _______________________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы ЭПК Минкультуры Чувашии (протокол от ______________ № ___)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                              Подпись                         Расшифровка подписи

     СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Урмарского района

от __________ № ___

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению

Продолжение приложения № 15  

                                                                                                                          к п. 7.3.6.

         Документы в количестве 90 (девяносто) ед.хр. на бумажном носителе, весом 275 кг сданы на уничтожение в утилизирующую компанию на переработку по приемо-сдаточной накладной от 16.02.2018 № 32.

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                     Подпись                         Расшифровка подписи  

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                                 Подпись                       Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 16

к п. 7.3.10.

Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения

Урмарского района Чувашской Республики

Дело № 01-04 Том № 1

Протоколы заседаний, решения Собрания депутатов

Шигалинского сельского поселения и документы к ним (доклады, сведения,

справки, информации)

                                                                              Начато: 25 января 2020 г.

                                                                                    Окончено: 30 апреля 2020 г.

На 245 листах

Хранить постоянно

Форма обложки дела постоянного срока хранения  

Приложение № 17

к п. 7.3.11.

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

            В деле подшито и пронумеровано_______________________________ _____________________________________________листов

                                   (цифрами и прописью)

с № ___ по № ____,   в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________________;

пропущенные номера листов_______________________________________________________

+ листов внутренней описи________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номер листов
1	2

Наименование должности

работника                                                   подпись                                              И.О. Фамилия

Дата

Форма листа-заверителя дела

Приложение № 18

к п. 7.3.11.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ______________

N п/п	Регистра- ционный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

   Итого ___________________________________ документов.

                                       (цифрами и прописью)

   Количество листов внутренней описи __________________________.

                                                                                               (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                                         Подпись     Расшифровка подписи

Дата

                                         Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

                                                                                                                          Приложение № 19

к п. 9.1.7.

Журнал учета печатей и штампов

№ п/п	Оттиск печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Кому выдана (должность, Ф.И.О., структурное подразделение)
1	2	3	4

Роспись работника	Дата возврата печати (штампа)	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
5	6	7	8	9

Форма журнала учета печатей и штампов

22.10.2019

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя – Верхнесадовский муниципальный округ

Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальной округ (далее – органов местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Устав внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – Устав), Положение о местной администрации внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – местная администрация), и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Работа в системе электронного документооборота осуществляется с соблюдением требований инструкции.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Главой внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ, исполняющего полномочия председателя Совета Верхнесадовского муниципального округа, главы местной администрации Верхнесадовского муниципального округа (далее – Глава ВМО Верхнесадовский МО).

1.6. Работа с персональными данными осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет общий отдел местной  администрации Верхнесадовского муниципального округа (далее – общий отдел).

1.9. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела регламентируются Положением об общем отделе, должностными инструкциями руководителя и специалистов в общем отделе,  соответствии с должностными обязанностями.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Главы ВМО Верхнесадовский МО.

1.11. Работники структурных подразделений органов местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия делопроизводства

2.1. Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа

2.2. Внутренний документ – официальный документа, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

2.3. Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления.

2.4. Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

2.5. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

2.6. Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления.

2.7. Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

2.8. Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

2.9. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы

2.10. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения.

2.11. Нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции, направленный  на установление, изменение или отмену правовых норм.

2.12. Персональные данные  — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)

2.13. Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

2.14. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

2.15. Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

2.16. Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных образов документов, управления ими, их хранение и доступ к ним, регистрацию документов.

2.17. Специалист по делопроизводству – главный специалист в общем отделе местной администрации, на которого возложены функции по ведению делопроизводства.

2.18. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

2.19. Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

2.20. Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

2.21. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав муниципального архива.

3. Бланки документов

Документы, создаваемые в органах
местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО, оформляются на бланках, на
стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм), А5 (148х210мм) либо в виде
электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их
расположение и оформление.

3.1.
Порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов:

Образцы
бланков утверждаются настоящим решением Совета Верхнесадовского муниципального
округа. Бланки не являются номерными. Учет выдачи бланков не ведется.

3.2.
Виды бланков документов органов местного самоуправления:

• бланк решения (приложение 1);

• бланк распоряжения (приложение 2);

• бланк постановления(приложение 3, 4);

• бланк протокола(приложение 5);

• бланк письма(приложение 6);

• бланк структурного подразделения
  (координационного или совещательного органа) (приложение 7).

3.3.
Требования к изготовлению бланков.

Бланки документов органов местного
самоуправления разрабатываются на основе продольного варианта расположения
реквизитов — реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего
поля. Документы, создаваемые органами местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.3.1. Настоящей Инструкцией по
делопроизводству в органах местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО
установлен следующий состав реквизитов документов для каждого вида бланков:

а) герб ВМО Верхнесадовский МО – на бланках
документов органов местного самоуправления герб ВМО Верхнесадовский МО
изображается в одноцветном или цветном варианте, изображение герба помещается на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа;

б) наименование органа местного самоуправления
– должно соответствовать Уставу. Сокращенное наименование органа местного
самоуправления помещают в скобках под полным наименованием;

в) должность лица, подписавшего
документ;

г) подпись должностного лица –
содержит:  наименование должности, личную
подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Не допускается подписывать
документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием
должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право
подписывать документы за руководителя, или иное лицо, имеющее право подписи в
соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия;

д) вид документа – наименование вида
издаваемого документа включается непосредственно в бланк или указывается
составителем при подготовке документа, без указания вида (разновидности)
документа;

е) место составления (издания)
документа – место составления или издания документа (например: с. Верхнесадовое)
указывается в бланке документов, кроме бланков писем;

ж) справочные данные об органе
местного самоуправления – указываются в бланках документов и включают в себя:
почтовый адрес органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной
почты, Интернет-адрес и другие сведения;

з) адресат – документы адресуют в
органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям,
гражданам. При адресовании документа в орган власти, организацию или
структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования
пишутся в именительном падеже. При адресовании документа руководителю
организации наименование организации входит в состав наименования должности
адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. В реквизите
«Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования
органов государственной власти, местного самоуправления, организаций. Почтовый
адрес в составе «Адресат» указывается в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес  не указывается в документах, адресованных
государственным структурам, органам местного самоуправления и постоянным
корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии;

и) дата документа – датой  документа является дата его подписания,
утверждения или события, зафиксированного в документе. Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ,
непосредственно составителем при подготовке документа, или главным специалистом
в общем отделе местной администрации Верхнесадовского муниципального округа
(далее – главный специалист в общем отделе) при регистрации документа. Датой
документа, издаваемого одновременно двумя или более органами, является дата
более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими
цифрами: 18.01.2016. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,
например: 18 января 2016 г.;

к) регистрационный номер документа –
 проставляется в соответствии с принятой
системой регистрации в органе местного самоуправления, присваивается документу
после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного
совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров,
присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в
последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в
заголовочной части документа;

л) наименование документа – краткое
содержание (заголовок к тексту) документа. Заголовок к тексту документа, в
случае его применения,  должен быть
кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием
вида документа. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект
документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к
тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах решений,
нормативно-правовых актов, заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над
текстом центрованным способом;

м) Гарнитура и размеры шрифтов для
реквизитов документа: Times New Roman № 14, 13, 12. При
составлении таблиц допускается использовании шрифтов меньших размеров, но не
менее № 10.

н) текст документа – составляется на
русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа
излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового
стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности. Содержание
документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В тексте
документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных
правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее
изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида
документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или
утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа,
заключенный в кавычки. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочный
интервал, составные части документа отделяются дополнительным интервалом. Если
текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются
разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться
фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении текста
документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами
посередине верхнего поля страницы;

о) ссылка на исходящий номер и дату
документа адресанта – включается в состав реквизитов бланка письма и
проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа;

п) отметка о наличии приложений –
используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к
распоряжениям, планам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных
письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого
поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении
указывается количество листов и количество экземпляров приложения. При наличии
нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются
наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если в
письме несколько адресатов – необходимо указать в какой (первый, второй,..)
адрес направляется прилагаемый документ. Если приложением к сопроводительному
письму является документ, содержащий информацию конфиденциального характера, —
делается пометка «для служебного пользования». На приложениях справочного
характера, распоряжениях, правилах, инструкциях, положениях, планах, программах,
договорах и др. документах отметка о приложении проставляется на первом листе
приложения в правом верхнем углу. Если приложение одно – оно не нумеруется,
если несколько – приложения нумеруются. В отметке о приложении указывается
наименование вида основного документа, его дата и номер. Если приложением к
документу является утверждаемый документ, в верхнем правом углу проставляется гриф
утверждения документа;

р) гриф согласования –
согласование  проекта документа с другими
государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть
согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа
или служебным письмом. Гриф согласования оформляется в левом верхнем углу, под
реквизитами документа. Если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном
Листе согласования, в этом случае делается отметка «Лист согласования».
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами
осуществляется путем визирования. Виза включает в себя личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости добавляется
наименование должности лица, визирующего документ. На проектах решений,
распоряжений, постановлений, протоколов виза ставится с обратной стороны документа,
на копии писем – с лицевой стороны в левом нижнем углу, рядом с фамилией
исполнителя и номером телефона. Допускается полистное визирование документа и
его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
документа – они на отдельном листе прилагаются к документу и указывается при
визировании.

с) гриф утверждения – проставляется  в правом верхнем углу документа. При
утверждении документа,  гриф утверждения
состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с первым словом
утверждаемого документа (положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА,
мероприятия  – УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

т) виза;

у) оттиск печати – является способом
подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать
ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными
нормативными правовыми актами, на свободном от текста месте, не захватывая
личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ;

ф) отметка о заверении копии – для
свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа,
на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом
оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте
нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица,
заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать
(при предоставлении копии или выписки за пределы организации). Листы
многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении
копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):
«Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной
копии документа;

х) отметка об исполнителе –
проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего
листа документа и включает в себя: инициалы, фамилию исполнителя и номер его
телефона. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности
исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих
отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте
последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание
количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника,
изготовившего документ, и дату печатания документа;

ц) указания по исполнению документа
– оформляются  непосредственно на
документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению
документа, и включают в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату;

ч) отметка о контроле документа –
проставляется  на документах,
поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль», либо гелевой (шариковой)
 ручки  на верхнем поле документа справа.

ш) отметка об исполнении документа и
направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в
которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного
подразделения и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об
особенностях документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.

щ) отметка о конфиденциальности –
проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне
или к иному виду конфиденциальной информации, и проставляется штампом «Для
служебного пользования» на документах, содержащих  информацию, относимую к служебной тайне.  Отметка проставляется в правом верхнем углу
первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра
документа.

Кроме перечисленных реквизитов, при
подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться
другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган
исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и
др. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается
проставлять отметку о поступлении документа с помощью штампа.

3.3.2. Правила оформления реквизитов.

Состав реквизитов конкретного
документа определяется его видом и назначением.

Для
бланка решения (распоряжения, постановления):

• герб ВМО Верхнесадовский МО;

• наименование органа местного
  самоуправления;

• справочные данные о
  местонахождении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес
  электронной почты и др. сведения);

• вид документа;

• отметки для проставления даты,
  регистрационного номера документа, места принятия.

Для
бланка протокола:

• вид документа;

• наименование заседания;

• отметки для проставления даты,
  времени и места проведения заседания (регистрационного номера документа).

Для
бланка письма:

• герб ВМО Верхнесадовский МО;

• наименование органа местного самоуправления;

• справочные данные об органе
  местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес
  электронной почты и др. сведения);

• отметки для проставления даты и
  регистрационного номера;

• отметки для ссылки на исходящий номер
  и дату документа адресанта.

3.3.3.   Размеры служебных полей на документе: 30 мм – левое; 20 мм – верхнее (включая Герб
ВМО Верхнесадовский МО); 20 мм
– нижнее (включая подпись должностного лица); 15 мм – правое. Образцы бланков
документов органов местного самоуправления приведены в приложениях 1–7.

3.4. Подготовка проектов
законодательных и иных нормативных правовых актов.

Органы местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО обладают законодательной инициативой, готовят и направляют в адрес Законодательного
Собрания города Севастополя законопроекты в пределах своей компетенции и в
соответствии с порядком подготовки законопроектов, утвержденным Законодательным
Собранием города Севастополя.

3.5. Подготовка нормативных правовых
актов органов местного самоуправления.

Нормативные правовые акты органов
местного самоуправления издаются на основе и во исполнение федеральных законов,
указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, законов города Севастополя,
постановлений и распоряжений Губернатора, а также по инициативе органов
местного самоуправления  в пределах их
компетенции. Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ,
принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его
компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.
В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное
государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное
на многократное применение. Нормативные правовые акты издаются органами местного
самоуправления в виде решений, постановлений, распоряжений, правил, инструкций,
положений, регламентов. Нормативные правовые акты подлежат обязательной государственной
регистрации в Регистре муниципальных нормативно-правовых актов.

Проекты нормативных правовых актов органов
местного самоуправления подлежат антикоррупционной экспертизе. Порядок
проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов органов
местного самоуправления устанавливается решением Совета Верхнесадовского
муниципального округа. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно
двумя или более органами местного самоуправления и регулировать работу двух и
более органов местного самоуправления. Нормативный правовой акт считается
изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами,
исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов местного
самоуправления и иных органов (организаций).

Нормативный правовой акт органов
местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО имеет тот же состав реквизитов и
порядок их оформления, что и правовой акт. Порядок и сроки подготовки проекта
нормативного правового акта устанавливаются действующим законодательством.

Порядок согласования проекта
нормативного правового акта утверждается (в случае необходимости) постановлением
Главы ВМО Верхнесадовский МО в каждом конкретном случае, одновременно с порядком
принятия (подписания, утверждения) нормативного правового акта, порядком
доведения нормативного правового акта до исполнителей, составом документов,
сопровождающих проект, и приложений к нему. Порядок представления нормативного
правового акта в органы юстиции и орган регистрации нормативных правовых актов
утверждается действующими законодательными нормами. Наряду с нормативными
правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, органы местного
самоуправления издают правовые акты, не подлежащие представлению на
государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о
назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и
т.п.), действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов,
срок действия которых истек, оперативно-распорядительного характера (разовые
поручения);

б) акты, которыми решения
государственных органов доводятся до сведения органов и должностных лиц;

в) акты, направленные на организацию
исполнения решений и других актов,  не
содержащих новых правовых норм;

г) технические акты (ГОСТы, СНиПы,
тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.),
если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

3.6. Оформление отдельных видов
документов органов местного самоуправления
ВМО  Верхнесадовский МО.

3.6.1.Состав документов органов
местного самоуправления.

В деятельности органов местного
самоуправления создается комплекс организационно-распорядительных документов:
положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения,
протоколы заседаний (сессий, постоянных комиссий, совещательных,
координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки,
докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая
(служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и
принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний (сессии,
совещаний, коллегий, постоянных комиссий). Взаимные обязательства органов
местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО с контрагентами и их регулирование
оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др.
документов.

В зависимости от конкретных задач самоуправления
в деятельности органов создаются другие виды документов: планы, прогнозы,
программы, отчеты и др. В установленных законодательством случаях в органах
местного самоуправления могут издаваться акты совместно с другими органами
власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию
обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ,
протокол, положение и др.). Настоящей Инструкцией по делопроизводству установлены
требования к подготовке отдельных видов документов.

3.6.2. Распоряжения
(постановления).

Распоряжения, являющиеся
индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера
(кадровые), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы
органа местного самоуправления, рассчитанные на разовое выполнение.

Постановление – правовой акт органа
местного самоуправления, издается в пределах полномочий органа местного
самоуправления, в рамках вопросов местного значения, имеет преимущественно
нормативный характер.

Проекты распоряжений готовят и
вносят специалисты по поручению Главы ВМО Верхнесадовский МО или заместителя главы
местной администрации, либо по личной инициативе. Ответственность за качество,
сроки, согласование проекта распоряжения – несет лицо, назначенное
исполнителем. Проекты распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем,
главным специалистом в общем отделе, в должностные обязанности которого входит
проведение правовой экспертизы документов, заместителем главы местной
администрации, руководителем структурного подразделения, которому дается
поручение в тексте распоряжения. Возражения по проекту распоряжения,
возникающие при согласовании, излагаются в приложении к проекту. Если в
процессе согласования проекта распоряжения, в его текст вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному
согласованию. Проекты распоряжений печатаются на бланках установленного
образца. Датой распоряжения является дата его подписания. Распоряжение
регистрируется по порядку номеров в пределах календарного года; в разных
журналах в зависимости от вида распоряжения в электронном виде, которые
распечатываются по окончании года и заверяются уполномоченным лицом и печатью
организации. Заверенные копии распоряжений на бумажном носителе направляются
адресатам.

Распоряжение имеет следующие реквизиты:
герб ВМО Верхнесадовский МО, наименование органа местного самоуправления, вид
документа, дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа,
наименование документа (заголовок к тексту), подпись должностного лица, визы. Заголовок
к тексту распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста. Точка в
конце заголовка не ставится. Заголовок выравнивается слева от границы левого
поля, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Текст
отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом
размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25
см от левой границы текстового поля. Текст распоряжения
может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В
констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие
основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами «в
целях»,  «во исполнение» и др. Если
распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего этот
документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Распорядительная часть должна
содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков
исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть
перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или
отдельные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может
содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением распоряжения.

Если распоряжение изменяет, отменяет
или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
(изменяемый) документ (пункт документа), с указанием его даты, номера и
заголовка. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату, проставляются на обороте последнего листа проекта или на
отдельном листе согласования.

Подпись состоит из наименования
должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки (инициалы,
фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля,
инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Распоряжение
подписывается Главой ВМО Верхнесадовский МО.

3.6.3. Положения, правила, инструкции.

Положения, правила и инструкции
готовятся по требованию действующего законодательства РФ, законодательства
города Севастополя или поручения Главы ВМО Верхнесадовский МО. Документы
готовятся назначенным ответственным исполнителем, проходят этап согласования
(визирования) заинтересованными должностными лицами, другими органами
государственной власти и местного самоуправления, и утверждаются постановлением
или распоряжением Главы ВМО Верхнесадовский МО. Положения, правила и инструкции
готовятся, согласовываются и доводятся до сведения  в порядке, утвержденном для постановлений,
распоряжений. В Положения, правила и инструкции вносятся изменения в порядке,
утвержденном для постановлений и распоряжений.

3.6.4. Протокол заседания
(совещания).

Протокол составляется на основании
записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход
обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного
протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указываются
инициалы, фамилии председателя (лучше написать председательствующего),
секретаря, присутствующих на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных
на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек,
в вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый список приглашенных,
являющийся неотъемлемой частью протокола. Многострочные наименования должностей
приглашенных пишутся через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола
заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов,
перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому
вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об») и печатаются от границы
левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из
разделов, соответствующих пунктам повестки дня, по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ –
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений включается в
текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем
случае в тексте протокола делается пометка «Текст выступления прилагается».
Постановление/решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке,
которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги
голосования: За — , против — , воздержалось — …

Содержание особого мнения,
высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после
соответствующего постановления/решения.

Текст краткого протокола также
состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии
председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от
границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже
печатаются наименования должностей присутствующих (допускается обобщенно), а
справа – их инициалы и фамилии. Список отделяется сплошной чертой от основной
части протокола, в которой указывается номер вопроса (римскими цифрами, шрифт №
15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1
интервала) в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые
решения. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при
обсуждении данного вопроса, фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое решение.

Протокол подписывается председателем
(председательствующим) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата
проведения заседания (совещания).Протоколам присваиваются порядковые номера в
пределах календарного года относительно по каждой группе протоколов, совместные
протоколы имеют составные номера. Номера постановлений (решений), принятые на
заседаниях (сессиях, совещаниях) состоят из  порядкового номера решения, начиная с 1 вопроса
1 сессии каждого созыва. Копии протоколов, заверенные печатью, при
необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в
соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается
ответственным исполнителем проекта решения (постановления). Принятые решения
доводятся до исполнителей в виде заверенных копий решений или выписок из
протоколов. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А-4; и
имеют следующие реквизиты:

• наименование органа местного
  самоуправления;

• вид документа П Р О Т О К О Л
  печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером № 17 и
  выравнивается по центру;

• вид заседания, совещания –
  отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается
  полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

• место проведения заседания,
  совещания – указывается(при необходимости) у кого проводится совещание или в
  каком месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид
  заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

• дата и номер протокола – дата
  оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала
  ниже предыдущего реквизита, номер протокола обозначается арабскими цифрами,
  может включать буквенные коды.

Основная часть протокола печатается
через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя
межстрочными интервалами и включает наименование должности лица,
председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки
подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой
длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква
в расшифровке ограничивается правым полем.

3.6.5. Служебная переписка.

В органах местного самоуправления
готовятся служебные письма:

• письма-запросы, письма-ответы,
  информационные письма;

• письменный доклад о выполнении
  поручения государственных органов власти города Севастополя или руководства
  органа местного самоуправления;

• сопроводительное письмо к другому
  письму, проекту решения, постановления, распоряжения, др.;

• инициативные письма.

Состав реквизитов, используемых при
оформлении служебных писем:

• герб ВМО Верхнесадовский МО;

• наименование органа местного
  самоуправления;

• справочные данные об органе
  местного самоуправления;

• дата документа и регистрационный
  номер документа;

• ссылка на исходящий номер и дату
  документа адресанта;

• адресат;

• наименование документа (заголовок
  к тексту) – при необходимости;

• текст документа;

• отметка о наличии приложений;

• подпись должностного лица;

• ФИО, телефон и виза исполнителя.

Служебные письма  (Приложение оформляются на стандартных
листах формата А4, шрифт –№ 14. Реквизит «Адресат» располагается в правом
верхнем углу и включает в себя должность, инициалы и фамилию руководителя
органа местного самоуправления. Наименование документа: «Служебное письмо»,
«Доклад», «Сопроводительное письмо» располагается по центру, ниже. Под
наименованием от левого поля указывается предмет служебного письма (его
наименование) полужирным шрифтом № 14 в 1-4 строки, не доходящие до середины
листа. Текст служебного письма должен быть кратким, аргументированным, при
необходимости включать ссылки на законы, нормативные правовые акты, с
обязательным указанием даты, номера и названия документа. К тексту служебного
письма могут прилагаться документы (копии). В случае если служебное письмо
готовится по поручению руководства, оно должно быть согласовано руководителем  отдела, при необходимости – заместителем
руководителя органа местного самоуправления. Служебные письма проходят
процедуру визирования (согласования) заинтересованными должностными лицами. Согласование
проставляется на оборотной стороне оставляемого в деле документа, с
обязательным указанием должности, ФИО, подписи согласовывающего лица
(Приложение 9).

Сроки подготовки ответных писем
устанавливаются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми
актами или указаниями по исполнению документов руководителя органа местного самоуправления.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных
подразделений.

Тексты ответных писем должны точно
соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по
исполнению документов, содержать ответ на все поставленные вопросы.

К служебным письмам составляется
реквизит «наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О
чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются
фразы этикетного характера: «Уважаемый…!» – в начале письма над текстом или «С
уважением, « в заключительной части письма над подпись, этикетные фразы
печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Служебные письма излагаются:
от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…»,
«Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Местная
администрация не считает возможным …», «Совет предлагает рассмотреть
возможность…»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа
(«Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Служебные
письма подписываются главой ВМО Верхнесадовский МО, заместителем главы местной
администрации. Письма финансового характера, а также письма, содержащие
обязательства, заверяются печатью соответствующего органа местного
самоуправления, а в письмах, содержащих информацию ограниченного
распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

3.6.6.Записка (аналитическая,
докладная, служебная, объяснительная).

В органах местного самоуправления
утверждены следующие виды записок: аналитическая, докладная, служебная,
объяснительная. Записки оформляются на бумажном носителе, на стандартном листе
формата А4, в печатной форме (шрифт № 14) или от руки. Составление записок
может быть предусмотрено нормативными правовыми актами, осуществляться по
поручению руководства органа местного самоуправления или по личной инициативе.
К обязательным реквизитам записок относятся: адресат, адресант (исполнитель
документа), наименование документа, тема документа, текст документа, подпись
должностного лица, подпись, дата, должность исполнителя. Могут быть добавлены
другие реквизиты, такие как регистрационный номер, приложение к документу и
т.д.

3.7.
Организация документооборота.

3.7.1. Принципы организации
документооборота.

В документообороте органов местного
самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки
выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая
документация (исходящая), внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей
документации выделяются обращения граждан.

Принципы организации
документооборота в органах местного самоуправления:

• централизация операций по приему и
  отправке документов;

• распределение документов на
  документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

• организация предварительного
  рассмотрения поступающих документов;

• исключение возвратных движений
  документа, не обусловленных деловой необходимостью;

• однократность регистрации
  документов;

• устранение необоснованных
  согласований проектов документов;

• регламентация операций по
  обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В органах местного самоуправления доставка
и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи,
а также факсом и электронной почтой.

3.7.2. Прием и первичная обработка
поступающих документов.

Структурным подразделением,
осуществляющим прием и обработку поступающей в органы местного самоуправления
корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе
обработки поступающей корреспонденции, является общий отдел. Главный специалист
в общем отделе, согласно должностной инструкции, осуществляет проверку
правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и
комплектности документов, сортировку документов на подлежащие и не подлежащие
регистрации.  В случае обнаружения
некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки),
наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок
«Лично», «Срочно», «Оперативно», главный специалист в общем отделе действует,  согласно требований Федерального закона от
02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации».

Не подлежащими к регистрации
считаются документы, не требующие исполнения и не содержащие информации,
используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма,
телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др.
подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету,
материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы,
поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие
предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

3.7.3. Предварительное рассмотрение
документов.

Общий отдел  производит предварительное рассмотрение
документов, определяет проверку правильности адресования поступающих
документов, правильности доставки и комплектности документов, сортировку
документов на подлежащие и не подлежащие регистрации готовит документы к
регистрации. Передача документов на регистрацию осуществляется только после их
предварительного рассмотрения.

3.7.4. Регистрация поступающих
документов.

Регистрация поступающих документов
ведется главным специалистом в общем отделе  в журналах регистрации входящих, исходящих
документов, обращений граждан и обращений депутатов. Документы, поступившие в орган
местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и
регистрируются в рабочий день — день поступления, в случае поступления в
нерабочее время – регистрируются в следующий рабочий день, обращения граждан —
в течение трех календарных дней. В случаях, когда только по конверту может быть
установлен адрес отправителя и дата поступления, — конверт прикрепляется к
обращению и подлежит хранению. Документы, поступившие с отметками «Срочно»,
«Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно. Все поступающие документы
регистрируются в кабинете № __ (приемная) по адресу: 299802,г. Севастополь, с.
Верхнесадовое,                                                ул.
Севастопольская, 82.

Структура регистрационного номера
входящего документа состоит из: цифрового кода – порядкового номера документа,
начиная с начала календарного года. В систему электронного документооборота органов
местного самоуправления в регистрационную электронную карточку документа вносятся
следующие сведения о документе: корреспондент, регистрационный номер документа
и дата регистрации, краткое содержание документа, исходящий номер и дата
направления документа (при наличии), вид журнала регистрации, вид доставки
документа, количество листов в документе, приложение (при наличии), адресат,
ответственный исполнитель.

Регистрация документов осуществляется
независимо от способа их доставки: курьером, почтой, электронной почтой,
факсом. На поступающих на бумажном носителе документах, подлежащих регистрации,
в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о
поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера
документа.

3.7.5. Порядок рассмотрения
документов руководством органа местного самоуправления и доведения документов
до исполнителей.

Документы передаются на рассмотрение
руководителю и иным должностным лицам органа местного самоуправления только
после регистрации. После рассмотрения руководством документы возвращаются главному
специалисту в общем отделе для перенесения указаний по исполнению документа в
регистрационный журнал.  В соответствии с
указаниями по исполнению подлинник документа направляется  ответственному исполнителю, соисполнителям
направляются копии документов. Передача документов между структурными
подразделениями осуществляется через главного специалиста в общем отделе.

3.7.6. Организация работы с
отправляемыми документами.

Ответственность за составление и
оформление документа, а также согласование проекта документа с
заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и
должностными лицами органа местного самоуправления (внутреннее согласование)
возлагается на исполнителя документа. Проекты документов органа местного
самоуправления готовятся на бланках установленной формы, для отправки
документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. До
представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления
документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при
необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание
подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. Проекты документов
визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при
необходимости работниками других структурных подразделений,  визы проставляются на лицевой стороне
последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии)
документа или на листе согласования.

3.7.7. Регистрация отправляемых
документов.

Документы, подписанные главой ВМО Верхнесадовский
МО (заместителем главы местной администрации)  передаются на регистрацию главному специалисту
в общем отделе,  который осуществляет
проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия
количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителю.

Регистрация отправляемых документов
осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий
день. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на
подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле
организации. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с
номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение
в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется
отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника,
ответственного за отправку исходящей корреспонденции. Регистрация исходящих
документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Сведения о
регистрируемых документах вносятся в  базы данных органов местного самоуправления,
используемой для учета, поиска, хранения и использования документов. Структура
регистрационного номера исходящего документа аналогична структуре входящих
документов.

3.7.8. Отправка документов.

Отправку исходящих документов
осуществляет  главный специалист в общем
отделе, который после проверки правильности оформления исходящих документов,
производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату
(простая, заказная, международная и др.) при этом неправильно оформленные
документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и
возвращаются в подразделение (специалисту). Документы подлежат отправке в день
их регистрации или на следующий рабочий день, срочная корреспонденция
отправляется в первую очередь. Отправляемая по почте корреспонденция проходит
упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в
соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем
документа) и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы,
направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. Решение
о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки
адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа
по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение –
исполнитель. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в
адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного
пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с
распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица,
обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи
осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм,
телефонограмм. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи,
передаются главному специалисту в общем отделе  с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка
документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №221, предназначенных
для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг
телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской
Федерации от 15.04.2005 г. № 222.

3.7.9. Регистрация и прохождение
внутренних документов.

Распоряжения и постановления
готовятся ответственными исполнителями, проходят согласование (визирование)
должностными лицами, поступают на регистрацию, регистрируются в соответствующих
журналах с присвоением порядкового регистрационного номера, поступают на
хранение к заместителю главы местной администрации. Прохождение внутренних
документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Основными инстанциями согласования (визирования) документов являются
руководители структурных подразделений, главный бухгалтер. Распоряжения и
постановления обязательно доводятся до сведения всех лиц, на которых распространяется
действие этих документов, путем рассылки (вручения) копий документов под
роспись. Подлинники распоряжений и постановлений хранятся в кабинете
заместителя главы местной администрации, в сейфе.

Внутренние информационно-справочные
документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) готовятся
ответственным исполнителем, направляются на регистрацию главному специалисту в общем
отделе, регистрируются  в журнале
регистрации внутренней корреспонденции, направляются на рассмотрение руководителю
органа местного самоуправления, для получения резолюции. Дальнейшие действия
после получения резолюции аналогичны работе с входящей корреспонденцией.

Передача документов между
структурными подразделениями органа местного самоуправления осуществляется
через главного специалиста в общем отделе.

3.8.
Документальный фонд органа местного самоуправления.

3.8.1. Разработка и ведение
номенклатуры дел

Формирование документального фонда
органа местного самоуправления осуществляется общим отделом  путем составления номенклатуры дел,
формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел
в архив.

Номенклатура дел используется для
группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является
основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой
формирования документального фонда органа местного самоуправления, состоящего
из документов, созданных в органе и полученных им в результате взаимодействия с
другими органами, организациями и гражданами.

Номенклатура дел составляется на
основе Устава ВМО Верхнесадовский МО, Положения о местной администрации Верхнесадовского
муниципального округа, Положений о структурных подразделениях и других
документов, регламентирующих деятельность органа местного самоуправления и
порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и
документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления.

В органе местного самоуправления
составляется сводная номенклатура дел, в случае принятия соответствующего
решения, составляются номенклатуры дел структурных подразделений. Сводная
номенклатура дел органа местного самоуправления составляется общим отделом
местной администрации из номенклатур дел структурных подразделений. Вновь
созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел
подразделения и представляет ее в общий отдел местной администрации для
включения ее в сводную. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа
местного самоуправления оказывает Архив города Севастополя. Рабочий экземпляр
номенклатуры дел может вестись в общем отделе  в электронном виде. Номенклатура дел органа местного
самоуправления, подписанная руководителем общего отдела, утверждается Главой
ВМО Верхнесадовский МО не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1
января следующего года. В случае изменения функций и структуры органа местного
самоуправления номенклатура дел подлежит переработке и новому досрочному
утверждению. Отдельным нормативно-правовым актом Совета Верхнесадовского муниципального
округа устанавливается порядок составления номенклатуры дел, в частности,
порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации
дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах
номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел,
порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года
(уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при
составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах
единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и
др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных
в делопроизводстве органа местного самоуправления в течение года.

3.8.2. Формирование дел.

Дела формируются каждым структурным
подразделением в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением
принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному
составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Срок передачи исполнителем
законченного делопроизводством документа в дело не может превышать 10
календарных дней.

3.8.3. Подготовка документов и дел к
передаче на архивное хранение.

Подготовка документов и дел к
передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей дел по
  результатам экспертизы их ценности;

• составление актов на уничтожение
  документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения
экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается
постоянно действующая экспертная комиссия, утверждаемая главой ВМО Верхнесадовский
МО. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения
осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ответственными работниками
совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива. При
проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в  Архив города Севастополя, отбор дел с
временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности»,
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор
документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и
иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с
указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа местного самоуправления.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а
также акты о выделении дел к уничтожению. По завершении делопроизводственного
года и по результатам экспертизы ценности документов, дела органа местного
самоуправления подлежат оформлению, в соответствии с правилами оформления дел и
подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится главным
специалистом в  общем отделе местной
администрации совместно со структурными подразделениями органа местного
самоуправления. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного
(до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

При формировании дел необходимо
соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного
хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру
каждого документа;

группировать в дело документы одного
календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела;
личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в
организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских
групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений,
которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие
сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории
болезней и др.;

дело должно содержать не более 250
листов, при толщине не более 4 см.

Полное оформление дела
предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной законодательством
Российской Федерации форме, нумерацию листов в деле и составление
листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях, внутренней описи
документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.

3.8.4. Уничтожение документов и дел
с истекшими сроками хранения.

Дела включаются в акт, если
установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен
акт (например, законченные в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут
быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.). Результаты отбора
документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий
период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Акт о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на
дела всего органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного
подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки
однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе). Отбор
документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к
уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного
хранения за этот же период. Акты утверждаются главой ВМО Верхнесадовский МО
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией, состоящей из
руководителей структурных подразделений, описей дел постоянного хранения. После
утверждения главой ВМО Верхнесадовский МО актов о выделении документов к
уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной
накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес
бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа местного
самоуправления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием
должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на
уничтожение, и даты.

3.8.5. Передача дел на архивное
хранение.

В Архив города Севастополя (далее –
архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по
личному составу. Передача документов в архив производится по утвержденным
описям дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив
не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором
документы были помещены в дело на хранение. Передача дел в  архив осуществляется по графику, составленному
архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений. Прием дел
производится работником архива в присутствии работника структурного
подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии
каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника
архива и лица, передавшего дела). Дела и описи на сдаваемые документы
доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным
письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив
(ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в
архив несет структурное подразделение, передающее документы).

При ликвидации или реорганизации
структурного подразделения органа местного самоуправления, ответственный
работник данного структурного подразделения в период проведения ликвидационных
мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает
их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям дел и номенклатуре дел.

3.9. Особенности работы
с электронными документами.

Прием электронных документов из
других органов власти и организаций, физических лиц и отправка электронных
документов осуществляются главным специалистом в общем отделе. Пришедший по
электронной почте (по факсу) документ распечатывается и проходит все стадии, предусмотренные
для пришедших на бумажном носителе документов. Готовый ответ на пришедшее по
электронной почте письмо после его подписания сканируется и сканированная копия
направляется по электронной почте обратившемуся, если в обращении, поступившем по
информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с
Федеральным законом от 2 мая 2006
г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ,
направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении, если не указан другой
способ доставки ответа. Ответ на документ, пришедший по факсимильной связи,
направляется после подписания обратившемуся по факсу, если не указан другой
способ доставки ответа. Электронный документ должен иметь реквизиты,
установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. При поступлении
в последствии оригинала документа на бумажном носителе – оригинал также
приобщается к делу.

3.10.
Работа исполнителя с документами.

Организация работы с документами в
структурных подразделениях органа местного самоуправления осуществляется на
основании указаний по исполнению документов руководителя соответствующего
органа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных
должностных лиц. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в
день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий
день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Документы,
поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов
руководства органа местного самоуправления, передаются исполнителям только
после их рассмотрения руководителем подразделения. Специалисты структурных
подразделений органа местного самоуправления в процессе исполнения документа
осуществляют:

• сбор и обработку необходимой
  информации;

• подготовку проекта документа и
  всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

• согласование проекта с
  заинтересованными должностными лицами;

• подготовку сводки отзывов (с
  комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с
  соответствующим пояснением);

• доработку проекта документа по
  замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки
  проекта документа проводится его повторное согласование);

• в необходимых случаях – подготовку
  списка (указателя) рассылки документа;

• представление проекта документа на
  подпись (утверждение) руководству;

• определение места хранения
  документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по
  номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. В случае если
  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственным исполнителем
  является первый указанный исполнитель (старший по должности). Ответственный
  исполнитель имеет право давать поручения по сбору информации для исполнения
  документа другим соисполнителям, созывать соисполнителей для выработки
  совместного решения, требовать визирования соисполнителями проекта
  совместно  подготовленного документа. В
  случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), исполнение
  порученного ему документа передается лицу, которое, согласно должностной
  инструкции или распоряжения руководителя органа местного самоуправления,
  временно замещает отсутствующего работника. В деле делается пометка о смене
  исполнителя. Если отсутствуют объективные условия для выполнения поручения по
  исполнению документа, при предоставлении руководству подтверждения с датами
  промежуточного исполнения документа (телефонных и письменных запросах, выездных
  совещаниях), решением (приложение 1) главы ВМО Верхнесадовский МО, в
  соответствии с действующим законодательством, срок исполнения документа может
  быть продлен. На документе в таком случае делаются пометки о времени его
  поступления, о датах промежуточного исполнения, о дате и результате
  окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание
  поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с
  ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.11.
Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков
документов.

3.11.1. Учет печатей и штампов.

Органы местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО применяют печати круглой формы с наименованием органа местного
самоуправления ВМО Верхнесадовский МО, расположенном горизонтально по центру
печати. Кроме печатей в органах местного самоуправления могут использоваться
печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов
(«Для пакетов», «Для договоров», «Для копий» и др.), штампы («Входящий»,
«Исходящий», «Согласовано», «Архивная копия», «Копия верна» и др.), металлические
выжимные печати для опечатывания помещений. Отдельным решением Совета Верхнесадовского
МО при необходимости утверждается положение о печати, определяются виды и
количество печатей, применяемых в органах местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.

Печати изготавливаются в строго
ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о
необходимости изготовления печатей и их количестве принимает глава ВМО Верхнесадовский
МО, оформляет заявку и эскиз, направляет на предприятие, изготавливающее
печати. В случае служебной необходимости по решению главы ВМО Верхнесадовский
МО допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью
заверяются подписи главы ВМО Верхнесадовский МО, заместителя главы местной
администрации, начальника финансово-экономического отдела, главного бухгалтера,
а также других должностных лиц, которым в соответствии с должностными
обязанностями, или распоряжением органа местного самоуправления или
доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. Учет печатей и штампов
ведется заместителем главы местной администрации  Верхнесадовского муниципального округа в
журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала
учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Выдача
печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и
хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов, печати
и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах (сейфах), передача печатей
посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органами местного
самоуправления, не допускается,  ответственность за надежность хранения,
законность использования печатей и штампов возлагается на главу ВМО Верхнесадовский
МО и работников, персонально ответственным за их использование и хранение.
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат
возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей
отметкой в журнале учета.

3.11.2. Учет бланков документов

Бланки документов органа
местного самоуправления не являются номерными и учету не подлежат.

Глава ВМО Верхнесадовский МО,
исполняющий полномочия председателя Совета,
Глава местной администрации                                                                            Кравцова Е.С.

Страница

2 — 2 из 2

Начало
|
Пред.
|

1

2
|

След. | Конец

Файл: 
Загрузить

134.7 Кб
скачать

8 от 30.03.2022

↓ Приложения

СЕЛЬСКАЯ ДУМА

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

«ДЕРЕВНЯ МИХЕЕВО»

МАЛОЯРОСЛАВЕЦКОГО РАЙОНА

КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

Р Е Ш Е Н И Е

от 30 марта 2022г. № 8

Об утверждении инструкции по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево»

В соответствии с Федеральным законом от 16 сентября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», руководствуясь Уставом сельского поселения «Деревня Михеево»

Сельская Дума сельского поселения «Деревня Михеево»

РЕШИЛА:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево» Малоярославецкого района Калужской области.

2. Настоящее решение вступает в силу с момента его подписания и подлежит опубликованию на официальном сайте администрации сельского поселения «Деревня Михеево».

Глава МО СП

«Деревня Михеево» И.Н. Ляшенко

Приложение к

Решению Сельской Думы

СП «Деревня Михеево»

№ 8 от 30.03.2022г

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ СЕЛЬСКОЙ ДУМЫ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «ДЕРЕВНЯ МИХЕЕВО»

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом и разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документовв Сельской Думе сельского поселения «Деревня Михеево». Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

1.3. Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Ответственность за организацию работы с документами в администрации возлагается на Главу администрации. Непосредственное ведение делопроизводства в администрации осуществляется работником на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

1.5. На работника, осуществляющих ведение делопроизводства, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет и распределение входящих документов;

учет внутренних документов;

передача документов на рассмотрение руководителю администрации и после получения указаний (резолюций) — непосредственно исполнителю;

учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

контроль над прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;

подготовка проекта номенклатуры дел;

выдача работникам документов и дел, контроль их возврата;

анализ и информирование руководителя об исполнении документов и поручений;

подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в администрации;

получение средств организационной техники и канцелярских товаров.

1.6. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.

1.7. При работе с документами, поступившими в администрацию, не разрешается вносить в них исправления.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения — сдать все числящиеся за ними документы руководителю.

1.9. Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения Главы администрации.

1.10. Работники администрации несут ответственность за соблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Документация администрации

2.1. В соответствии с Уставом муниципального образования, Положением об администрации производится подготовка и оформление проектов:

постановлений администрации (форма № 1);

распоряжений администрации (форма № 2).

3.Подготовка и оформление проектов постановлений

и распоряжений

3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации (далее — решения) производятся в соответствии с настоящей Инструкцией.

Проекты решений подготавливаются и вносятся работниками администрации на основании поручений Главы администрации, либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.

3.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

3.3. Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.

3.4. Дата документа отделяется от наименования вида документа (постановления, распоряжения) 1 межстрочным интервалом

Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.

В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.

Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом «РЕШИЛА», которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

3.5. Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.

3.6. В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.

3.7. Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.

3.9. Проекты решений в обязательном порядке визируются:

исполнителем;

заместителем Главы администрации;

3.10. К проектам решений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание, — объяснительные записки работников, допустивших нарушения.

Проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в двухдневный срок в каждой инстанции.

Приложения и пояснительные записки к проектам решений визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

3.11. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект решения, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту решения, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту решения.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает Глава администрации, подписывающий этот документ.

3.12. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты решений.

3.13. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения администрации передаются секретарю администрации для предоставления на подпись.

3.14. Постановления и распоряжения, подписанные Главой администрации, передаются секретарю администрации для оформления и выпуска. Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно. При этом распоряжения при регистрации подразделяются на распоряжения по основной деятельности, личному составу.

К порядковому номеру распоряжений — по личному составу администрации через дефис добавляется — буква «к».

3.15. Копии решений, заверенные печатью управляющего делами, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

3.16. Подлинники постановлений и распоряжений администрации вместе с документами, на основании которых принято решение, и листом рассылки остаются у работника ответственного за ведение делопроизводства.

4 .Подготовка и оформление отдельных видов документов

4.1. Протокол

4.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.

4.1.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь.

Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.1.3. Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

4.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях администрации. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.1.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.2. Служебные письма

4.2.1. Служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.

Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.2.2. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) в том случае, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.2.3. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации (форма № 3). Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

4.2.4. Проекты писем визируются:

исполнителем;

Главой администрации.

4.2.5. Подписанные письма передаются исполнителем в 3-х экземплярах секретарю, для регистрации и отправки, 1 экз. возвращается исполнителю после регистрации для дальнейшего использования в работе.

Письма, оформленные в нарушение настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.3. Телеграмма

4.3.1. Телеграмма — краткое текстовое сообщение, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму, должны быть заверены подписью отправителя.

4.3.2. Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин — фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо — наименование организации, должность, фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация — наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

4.3.3. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.

4.3.4. Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в телеграмме полными либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» может указываться полным словом либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

4.3.5. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «- «, должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами — без интервалов и отдельными словами не считаются.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.

4.3.6. Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

отметка о виде телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

текст телеграммы;

подпись отправителя.

4.3.7. Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом подается столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

4.3.8. Подписанная телеграмма (и завизированная исполнителем копия телеграммы) передается секретарю для регистрации и отправки.

4.3.9. Телефонограммы в адрес Главы администрации принимаются, записываются в журнале и передаются Главе администрации.

4.4. Договоры и соглашения

4.4.1. При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:

наличие визы исполнителя,

наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;

если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.

4.4.2. Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в соответствующее структурное подразделение для контроля их исполнением.

Подлинники договоров и соглашений хранятся в заинтересованных структурных подразделениях администрации.

5. Общие требования к созданию документов

5.1. Общие требования к подготовке постановлений, распоряжений, поручений, писем

5.1.1. Постановления, распоряжения, поручения, письма администрации могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

5.1.2.При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

5.1.3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа является TimesNewRoman № 13, 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

5.1.4. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,15 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

5.1.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

5.1.6 Реквизиты «адресат», «заголовок к тексту», «подпись», выделяются полужирным шрифтом.

5.2. Реквизиты документа

5.2.1. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

5.3. Оформление реквизитов документов

5.3.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 20 мм от верхнего поля.

5.3.2. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 20 мм от верхнего края листа.

5.3.3. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.3.4. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример — Форма по ОКУД 0211151.

5.3.5. Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.3.6. Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.3.7. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (согласно Приказу Министерства связи и массовых коммуникация Российской Федерации от 31.07.2014 года № 234, дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

5.3.8. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

5.3.9. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: «05» июня 2016 г.

5.3.10. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

5.3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.3.12. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.3.13. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример: «Для служебного пользования»

Экз. № 1

5.3.14. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита «адресат» центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и инициалы, фамилия должностного указываются в дательном падеже. Сначала указывается наименование должности, затем интервал, инициалы и фамилия.

Пример: Заместителю Губернатора

Калужской области

А.В.Никитенко

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример: МРСК «Центра и Приволжья»

При адресовании письма в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» в именительном падеже указывается наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример: Министерство финансов

Калужской области

Отдел государственного долга

При адресовании письма руководителю структурного подразделения в именительном падеже указывается наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, инициалы, фамилию.

Пример:

МРСК «Центра и Приволжья»

Руководителю

отдела электроснабжения

А.А.Иванову

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Примеры:

1. г-ну И.О.Фамилия

2. г-же И.О.Фамилия

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Примеры:

Руководителям структурных

подразделений администрации

Главам администраций

муниципальных образований

городских и сельских поселений

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример:

Руководителям структурных

подразделений администрации

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 № 234.

Пример:

МРСК «Центра и Приволжья»

Красноармейская ул., д.82,

г.Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: инициалы, фамилия, почтовый адрес.

Пример:

И.О.Фамилия

Садовая ул., д. 5, кв.12,

г.Люберцы, Московская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

5.3.15 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) .

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

подпись И.О.Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры:

1. (Регламент) УТВЕРЖДЕН

постановлением главы администрации

от 5 апреля 2020 г. № 82

2. (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением главы администрации

от 5 апреля 2020 г. № 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Решением Думы

(протокол от 12.12.2020 № 12)

5.3.16 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

— распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

— постановление (о чем?) об утверждении штатного расписания;

— письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В постановлениях, распоряжениях, решениях, приказах, заголовок к тексту оформляется от границы левого края над текстом.

5.3.17. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В постановлениях текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав комиссии входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «администрация просит рассмотреть…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…», «прошу рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

5.3.18. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления регионального

кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет о бюджете в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2020 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение № 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2

к постановлению администрации

от 15.08.2020 № 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

от 18.05.2020 N 67

5.3.19. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Глава администрации

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Примеры:

1. СОГЛАСОВАНО

Решением Районного Собрания

(протокол от _________ № __)

2. СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ № ______

5.3.20. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример:

Заместитель главы администрации

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример:

Замечания прилагаются.

Заместитель главы администрации

Подпись И.О. Фамилия

Дата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

5.3.21. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Глава администрации Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример:

Глава администрации

сельского поселения «————————»» Подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример: Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

Глава администрации Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример:

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример:

И.о. Главы администрации Подпись И.О. Фамилия

или:

заместитель Главы администрации Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.3.22. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

┌──────────────────────────────────────────┐

│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │

│ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │

Наименование│органа │

должности │власти │ Н.Н. Николаев

│ │

│ Сертификат 1а111ааа000000000011 │

│ Владелец Николаев Николай Николаевич │

│ Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2021 │

└──────────────────────────────────────────┘

5.3.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.3.24. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, наименованием должности, структурного подразделения.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Пример:

Иванов Иван Иванович,

ведущий эксперт

8-48431-2-41-65,

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.3.25. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Заместитель Главы администрации Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.3.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.3.27. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример:

Фамилия И.О.

Прошу переговорить до 10.10.2020.

Подпись

Дата

5.3.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.3.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример:

В дело № 01-18 за 2020 г.

начальник общего отдела

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

5.4. Бланки документов

5.4.1. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.97, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

5.4.2. Бланки документов могут быть на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

5.5. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.5.1. Документы, поступающие в администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Главой администрации и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем администрации.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При вскрытии проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются по назначению, если известен адресат, возвращаются отправителю или в отделение связи.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт (приложение № 1) в 2 экземплярах: первый остается в отделе прохождения документов, второй вместе с документом направляется отправителю документа.

Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение № 2), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в отделе прохождения документов.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Конверты с грифом «Лично» не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.

5.5.2. При регистрации поступившего документа в журнал регистрации вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ.

На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности.

5.5.3. Рассмотренные Главой администрации документы возвращаются секретарю для внесения резолюции в журнал регистрации.

Исполнителю передается документ (или его копия) для исполнения под роспись в журнале регистрации.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым.

5.5.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются Главе администрации на рассмотрение и исполнение.

5.6. Обработка и отправка исходящих документов

5.6.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

5.6.2. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и его служебном телефоне.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем лист рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом исполнителем передается секретарю необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с листом рассылки.

Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и копия, два экземпляра листа рассылки, составленной исполнителем.

5.6.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего дня.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

5.7. Организация работы с документами в подразделениях

5.7.1. Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться секретарю на регистрацию .

5.7.2. Работники подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов,

при рассмотрении документов работник подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в 2-дневный срок.

5.7.3. Полученные ответы от исполнителей на поручения Главы администрации передаются исполнителями секретарю администрации.

5.7.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе администрации, подготовку к пересылке адресату.

При работе с документами на бумажных носителях исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает оригинал документа на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит лист рассылки.

5.7.5. Ответы на поручения Главы администрации представляются исполнителями секретарю для проверки:

на соответствие представленной информации требованиям резолюции, данной руководителем;

содержит ли информация ссылку на согласование ответа с соисполнителями (приложены ли ответы всех соисполнителей, или есть ли их подписи при необходимости процедуры согласования);

наличия в тексте ссылки, что ответ заявителю дан (или копии ответа).

6. Работа с обращениями граждан

6.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».

7. Контроль исполнения документов

7.1 Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

7.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»).

7.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

7.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

7.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

7.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

7.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

7.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

7.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

7.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

7.11. Если документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным, и он остается на контроле.

7.12. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

7.13. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

7.14. Секретарь администрации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в работникам администрации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю администрации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

8. Порядок обращения с документами, содержащими служебную

информацию ограниченного распространения

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящими Правилами.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

8.3. Прием, учет и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет секретарем администрации.

8.4. Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

8.5. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение № 3). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.6. Тиражирование (размножение) документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») осуществляется только с письменного разрешения управляющего делами, а в его отсутствие (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое по разделение, увольнение) — лицо, на которое в соответствии с действующим законодательством возложено исполнение обязанностей управляющего делами.

8.7. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел, содержащих служебную информацию, либо на период его юридического отсутствия (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение), передача документов и дел с пометкой («ДСП») другому работнику осуществляется с разрешения Главы администрации. Передача дел оформляется актом, согласованным с управляющим делами администрации и утвержденным Главой администрации.

8.8. Проверка наличия документов и дел с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением Главы администрации . Результаты проверки оформляются актом, который в случаях выявления нарушений доводится до сведения Главы администрации.

9. Изготовление и использование печатей и штампов

9.1. Использование, хранение, учет и изготовление печатей и штампов в администрации определяются распоряжением администрации.

10. Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.2 При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями об администрации и ее подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

10.3. В администрации составляется номенклатура дел администрации (приложение № 4).

Номенклатура дел составляется работником ответственным за делопроизводство.

Номенклатура дел администрации подписывается работником администрации ответственным за делопроизводство , согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией администрации, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов области и Главой администрации.

10.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй — используется в администрации, третий — применяется в архиве, четвертый — в управлении по делам архивов области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

10.5. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в 5 лет согласовывается с ЭПК управления по делам архивов области.

10.6. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.);

название подразделения или управления (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

10.8. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11. Формирование и оформление дел

11.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

11.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроке в хранении;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

11.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу.

Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.5. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке нумерации листов и составлению заверительной надписью. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

11.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 5);

нумерацию листов в деле;

составление листа — заверителя дела (приложение N 6);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 7);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.7. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: наименование организации, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью в именительном падеже; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел, дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12. Организация оперативного хранения документов

12.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 5-и лет, а затем сдаются в архив.

12.2. Выдача дел или отдельных документов для работы сотрудникам администрации под расписку с разрешения Главы администрации. Дела или отдельные документы выдаются на срок, определяемый Главой администрации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13. Экспертиза ценности документов

13.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

13.2. Экспертиза ценности документов в администрации проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии администрации, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным Главой администрации.

13.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архива.

При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

13.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 8), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 9).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.6. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при непосредственной помощи архива. По этим описям документы сдаются в архив.

Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив через пять лет после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи администрации, которую готовит архив.

13.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используются для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК администрации и утверждаются Главой администрации.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в подразделениях после утверждения ЭПК управления по делам архивов области описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Приложение

Дата создания: 28-04-2022

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[1].

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»^[2].

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[3].

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования^[4]:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации^[5].
 

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[6].

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства^[7].

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации^[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016^[10].

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок^[11].

2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[12].

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).

2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
 

III. Организация документооборота

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:

• прием и первичная обработка входящих документов;

• предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• рассмотрение документов руководством;

• доведение документов до исполнителей;

• подготовка проектов документов;

• согласование проектов документов;

• подписание проектов документов;

• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

• обработка и отправка исходящих документов.

3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

• документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

• документы организаций;

• парламентские запросы и ответы на них;

• запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;

• обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота^[13].

3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.

3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

• проверку правильности доставки документов;

• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

• вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

• проверку целостности входящих документов, включая приложения;

• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

• с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

• с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.

3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[16].

3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.

3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения^[17].

3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[18].

3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[20].

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме^[21].

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности^[22].

3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.

3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»^[23].

3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.

3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.

Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.

3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.

3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).
 

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[24];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа; 24

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[25];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа^[26];

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе^[27]:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа60;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи^[28];

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

• классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).
   

V. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

• исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[29].

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

• постановку документов (поручений) на контроль;

• проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

• снятие с контроля документов (поручений);

• учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

• информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа^[30].

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день^[31].

5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

• установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

• «весьма срочно» – в течение одного-двух дней;

• «срочно» – в 3-дневный срок;

• «оперативно» – в 10-дневный срок;

• остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.

5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[32].
  

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[33].

6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).

6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов^[35].

6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива^[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям^[38].

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.

6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.

6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.

6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений

государственного органа, органа местного самоуправления.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

• в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

• приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

• документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности^[39].

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

• перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• при перемещении дел;

• при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

• при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.

6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
 

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения

7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.

7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.

7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.^[40].

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый;

• графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

• графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;

• проверка воспроизводимости электронных документов;

• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.

7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.^[41].

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

---

[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).

[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).

[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).

[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).

[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).

[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[15] Постановление № 1494.

[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).

[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).

[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).

[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.

[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.

[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.

[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.