Инструкция по делопроизводству в вооруженных силах рф 170

79. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема документооборота ведение несекретного делопроизводства возлагается на подразделение, предназначенное только для этих целей (далее – подразделение делопроизводства), или на строевой (общий, административно-хозяйственный) отдел, отделение (часть), а там, где они штатом не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение несекретного делопроизводства*. Запрещается возлагать обязанности по ведению несекретного делопроизводства на личный состав подразделения по защите государственной тайны.

* Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, подразделение делопроизводства, строевой (общий, административно-хозяйственный) отдел (отделение (часть) для краткости будут именоваться службой делопроизводства, а начальники таких подразделений и лица, ответственные за ведение несекретного делопроизводства,-начальниками службы делопроизводства или делопроизводителями.

В воинской части в зависимости от характера выполняемых работ могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих службах, отделах (отделениях). Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих служб, отделов (отделений) и осуществляется с учетом особенностей учета, хранения и обращения с некоторыми документами, определенных специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

80. Основные задачи несекретного делопроизводства:

а) прием, первичная обработка, учет, отправка и хранение служебных документов, в том числе официальных изданий;

б) доклад командованию (руководству) поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с решениями (поручениями, указаниями) командования (руководства);

в) формирование и оформление дел, обеспечение их учета и сохранности;

г) выдача исполнителям служебных документов, дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

е) учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронных вычислительных машин, факсимильных аппаратов и контроль за их использованием (где нет подразделений по защите государственной тайны);

ж) подготовка и передача дел, служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача исполнителям бланков, рабочих тетрадей, МНИ, предназначенных для обработки информации, не составляющей государственной тайны, и других носителей несекретной информации.

Перечень основных книг, журналов учета, печатей, штампов, бланков и иных материалов, используемых при ведении несекретного делопроизводства, приведен в приложении № 3* к настоящей Инструкции.

81. Для ведения делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов.

При ведении делопроизводства двумя и более лицами между ними распределяются (в том числе с учетом взаимозаменяемости) и утверждаются их функциональные обязанности.

В воинской части, имеющей штатное подразделение делопроизводства, разрабатывается положение о подразделении делопроизводства, которое утверждается командиром (начальником) воинской части. Запрещается возлагать на подразделение делопроизводства выполнение задач и функций, не связанных с ведением делопроизводства.

82. Должностные лица службы делопроизводства в объеме задач, решаемых воинской частью:

а) осуществляют контроль:

за соблюдением исполнителями правил разработки, учета, хранения служебных документов и обращения с ними, а также их движения и своевременного возвращения в делопроизводство;

за соблюдением порядка размножения, учета и хранения документов в машинописных, светокопировальных бюро, типографиях и других подразделениях, где ведутся работы с такими документами;

за правильностью обращения исполнителей со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и другую, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством;

за состоянием учета, хранения и наличием МНИ и документов на объектах информатизации;

б) имеют право:

требовать от исполнителей воинской части точного выполнения положений настоящей Инструкции;

проверять выполнение порядка обращения со служебными документами в воинской части, требовать от исполнителей предъявления всех числящихся за ними служебных документов и своевременной сдачи исполненных документов в делопроизводство;

ходатайствовать перед командованием (руководством) о привлечении к ответственности лиц, допускающих нарушения установленного порядка обращения со служебными документами;

в) проводят инструкторские занятия и оказывают методическую помощь исполнителям по порядку оформления служебных документов.

83. Для ведения делопроизводства и хранения служебных документов выделяются и оборудуются необходимые помещения с сейфами (шкафами, ящиками), которые должны быть приспособлены для запирания и опечатывания.

Делопроизводство должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи (приема) документов или барьером и обеспечиваемых необходимыми средствами (в том числе в противопожарном отношении и на случай экстренной эвакуации наиболее важных служебных документов). Входные двери в помещения должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное закрытие помещений, приспособлениями для опечатывания и техническими средствами охраны, сигнализирующими о несанкционированном проникновении в помещения.

Ведение делопроизводства в службах, отделах (отделениях) разрешается в общих служебных комнатах этих служб, отделов (отделений), обеспечивающих сохранность документов.

84. Время работы службы делопроизводства регламентируется распорядком дня, при этом на выполнение внутренних работ, не связанных с выдачей (приемом) служебных документов должностным лицам воинской части, предусматривается не менее двух часов.

По окончании работ помещения, в которых ведется делопроизводство, запираются. Порядок опечатывания, сдачи (постановки) под охрану и вскрытия помещений, в которых ведется делопроизводство, а также хранения опечатанных пеналов со вторыми (запасными) экземплярами ключей (запасных средств доступа системы контроля и управления доступом (СКУД) при необходимости) от входных дверей в эти помещения и от находящихся в них сейфов (шкафов, ящиков) определяется начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, – командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

85. Служба делопроизводства находится в постоянной готовности к работе в условиях перевода войск с мирного на военное время.

Все документы делопроизводства в зависимости от условий приведения воинской части в различные степени боевой готовности и возлагаемых на нее задач распределяются по группам:

I – вывозимые в назначенные районы и необходимые для выполнения задач в ходе военных действий;

II – подлежащие уничтожению;

III – передаваемые в архив;

IV – передаваемые в вышестоящие штабы или воинским частям, остающимся в пунктах постоянной дислокации.

С этой целью в службе делопроизводства разрабатывается инструкция по действиям личного состава при приведении воинской части в высшие степени боевой готовности, которая утверждается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, – командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и доводится под подпись до личного состава службы делопроизводства, а также до лиц, обеспечивающих боевую готовность делопроизводства. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, проекты актов на уничтожение служебных документов, не требующихся в условиях военных действий, описи дел, подлежащих передаче в архив, а также описи на документы, передаваемые правопреемнику (формируемой воинской части и т. д.).

86. Для хранения несекретных служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, при выполнении задач в боевых (полевых) условиях служба делопроизводства должна иметь хранилища полевого типа и другие материальные средства, необходимые при их перевозке и организации работы с ними, а для доставки архивных материалов к месту сдачи – мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.

87. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, дел, книг и журналов. Перечень их определяется начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, – командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Данный перечень формируется на основании заявок (рапортов) командиров (начальников) служб, отделов (отделений) и других подразделений воинской части.

88. Вся поступающая в воинскую часть служебная корреспонденция в рабочее время принимается, обрабатывается и учитывается в службе делопроизводства*.

* По решению командира воинской части прием, обработка и учет корреспонденции с судебными документами могут производиться в соответствующих службах, отделах (отделениях) воинской части.

Учет служебных документов в воинской части осуществляется по журналам и книгам учета соответствующих форм, установленных настоящей Инструкцией (журнальный учет), или с использованием средств автоматизации делопроизводства, принятых на снабжение (в эксплуатацию) либо поставленных в воинскую часть в рамках соответствующих государственных контрактов (автоматизированный учет). Специальное программное обеспечение автоматизированного учета должно позволять вести учет служебных документов с отображением учетных данных о них в объеме, не менее чем при журнальном учете.

89. В нерабочее время служебная корреспонденция (пакеты, бандероли, посылки (далее – пакеты) может приниматься дежурным по штабу воинской части, который учитывает пакеты в книге учета входящей корреспонденции (приложение № 4* к настоящей Инструкции). Такие пакеты дежурный хранит, не вскрывая, в опечатываемом шкафу (сейфе) и с прибытием делопроизводителя сдает в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части и действует по его указанию.

90. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, проверяет правильность ее доставки, целостность оболочки, сверяет номера вложений, указанные на пакете, с номерами, указанными в реестре (книге реестров), после чего в реестре (книге реестров) указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, свою фамилию, расписывается за них и заверяет подпись мастичной печатью «Для пакетов».

91. При обнаружении нарушений оболочки пакет принимается с составлением акта (приложение № 5* к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, который подписывается лицом, доставившим корреспонденцию, и лицом, принимающим ее, о чем в реестре (книге реестров) делается соответствующая запись, в том числе указывается отправитель пакета, оболочка которого нарушена. В зависимости от характера нарушений один экземпляр акта пересылается органу связи, доставившему пакет, или отправителю пакета, а второй – подшивается в дело. В случае, когда нарушение оболочки пакета дает возможность ознакомиться с его содержимым, об этом немедленно докладывается командиру или начальнику штаба воинской части и пакет хранится в делопроизводстве до принятия решения.

92. Принимаемые и передаваемые телефонограммы (приложение № 6* к настоящей Инструкции) записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета входящих и исходящих телефонограмм (приложение № 7* к настоящей Инструкции). Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

93. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 89 и 92 настоящей Инструкции. В случае отсутствия дежурного порядок приема срочной служебной корреспонденции в нерабочее время определяется командиром (начальником) воинской части.

94. Делопроизводителями вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой «Лично», которые без вскрытия передаются на регистрацию. При вскрытии пакета все находящиеся в нем вложения аккуратно изымаются, проверяются правильность адресования документов, наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на пакетах.

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов, об этом составляется акт (приложение № 5* к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, второй – подшивается в дело.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа делопроизводителем ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» или составляется надпись аналогичного содержания, заверяемая мастичной печатью «Для пакетов».

С получением акта воинская часть, отправившая пакет, принимает меры к выяснению причин и в трехдневный срок извещает получателя пакета о принятых мерах.

Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда корреспонденция поступила от следственных органов, органов прокуратуры, военных судов, арбитражных судов и судов общей юрисдикции, когда при вскрытии конверта в нем был вложен документ с пометкой «Лично», а на самом конверте такой пометки не имелось, а также когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения отправки и получения служебного документа либо отправителем служебные документы были засланы ошибочно.

95. Служебные документы, поступившие в воинскую часть в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками «В.срочно», «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно.

96. Поступившие в воинскую часть служебные документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же номерами, а излишние – возвращаются отправителю или по его просьбе (согласованию с ним) высылаются в другую воинскую часть с вложением лицевой части вскрытого пакета.

97. При журнальном учете служебные документы регистрируются в журналах (книгах) учета установленных форм.

При автоматизированном учете регистрационные данные вносятся в учетные формы, сформированные на МНИ.

98. Служебные документы, обработанные в службе делопроизводства и подлежащие регистрации непосредственно по книгам (журналам) учета, ведущимся в других службах, отделах (отделениях) воинской части, могут учитываться и передаваться службой делопроизводства по принадлежности под расписку в журнале учета переходящих служебных документов (приложение № 8* к настоящей Инструкции) или по реестру (приложение № 9* к настоящей Инструкции) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

99. Регистрация в воинской части поступивших служебных документов осуществляется в день их поступления либо на следующий рабочий день (в случае поступления документов в нерабочее время), если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Срочные и оперативные служебные документы регистрируются немедленно.

100. Поступившие в воинскую часть служебные документы* (в том числе приказы, директивы и другие распорядительные служебные документы, подлежащие хранению в делах) регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 10** к настоящей Инструкции). В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, учитываются, кроме того, в книге учета приказов и директив (приложение № 11** к настоящей Инструкции).

* За исключением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (учет таких обращений осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации).

При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп, в оттиск которого вносятся порядковый (входящий) регистрационный номер по журналу учета служебных документов, количество листов и дата (время при необходимости) поступления документа. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится и заполняется штамп для регистрации приложений к входящим документам.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах и за какими номерами они учтены.

101. Рабочие тетради, издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

102. Пакеты с пометкой «Лично» регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) без вскрытия путем записи реквизитов, указанных на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе «Наименование или краткое содержание документа» делается пометка «Вручен лично» или «Пакет с пометкой «Лично». В отдельных случаях пакеты с пометкой «Лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

103. Регистрация в воинской части созданных служебных документов осуществляется в день их создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день.

104. Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) вместе с поступающими служебными документами.

105. Служебные документы, созданные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т. п.), в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) не регистрируются и уничтожаются в службе делопроизводства по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.

Служебные документы, предназначенные для длительного использования и которые нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в книге учета изданий (приложение № 12* к настоящей Инструкции).

106. Поступившие служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части, иным должностным лицам только после их регистрации.

В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно командиру (начальнику) воинской части (уполномоченному им лицу) и рассмотрен им до регистрации, документ в соответствии с резолюцией передается на исполнение только после его регистрации.

107. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам зарегистрированные служебные документы передаются службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.

108. Зарегистрированные служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части или по его решению другим должностным лицам в день регистрации, а категорированные телеграммы*, другие срочные документы и оперативные документы – в течение часа с момента их получения.

* Директива Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации от 11 ноября 1995 г. № ДГШ-08.

109. Командиром (начальником) при рассмотрении служебного документа в пределах полномочий и по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимается решение, которое может оформляться в форме резолюции, содержащей поручение.

Резолюция может оформляться непосредственно на служебном документе на свободном от текста и других реквизитов месте, на прикрепляемом к нему отдельном листе либо бланке для резолюции (приложение № 13* к настоящей Инструкции) и (или) в регистрационной карточке документа в системе электронного документооборота Министерства обороны (далее – РКД), в том числе с использованием электронного шаблона.

На нижнем поле отдельного листа (бланка, электронного шаблона) для резолюции, как правило, под датой резолюции указывается номер служебного документа, к которому относится резолюция. После исполнения отдельный лист (бланк) для резолюции скрепляется со служебным документом или наклеивается на оборотную сторону его последнего листа.

110. Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другой организации, то из него делается выписка или изготавливается копия, которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

111. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок.

Порядок исполнения служебных документов в центральных органах военного управления определяется отдельным правовым актом Министерства обороны*.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 января 2015 г. № 1.

112. При установлении срока исполнения командир (начальник) должен исходить из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством, и учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

В случае направления служебного документа с поручением, перенаправления по компетенции в другую воинскую часть срок исполнения служебного документа исчисляется со дня его первоначальной регистрации в вышестоящей воинской части.

Если в тексте служебного документа (поручения) вместо даты исполнения или периода времени имеется указание «оперативно», то срок его исполнения составляет не более 10 дней. Указание «Срочно» исполняется в 3-дневный срок. Если имеется указание «В.срочно», то оно подлежит исполнению в срок (время), указанный в документе, если меньший срок не указан в тексте самой резолюции (поручения).

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, служебный документ должен быть исполнен в предшествующий ему рабочий день.

При установлении длительного срока исполнения служебного документа (свыше 30 дней) могут предусматриваться промежуточные сроки доклада о ходе его исполнения.

113. Служебные документы (их копии) с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются (доводятся) службой делопроизводства исполнителям, как правило, в день их рассмотрения командиром (начальником) либо на следующий рабочий день, а с указаниями «В.срочно», «Срочно» – немедленно. Передача служебных документов на бумажном носителе осуществляется службой делопроизводства под подпись в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

При автоматизированном учете служебных документов передача их исполнителям осуществляется по реестрам (приложение № 9 к настоящей Инструкции), которые хранятся в службе делопроизводства до окончания работы годовой комиссии по проверке наличия служебных документов за соответствующий год, после чего уничтожаются в установленном порядке. При обеспечении доступа исполнителей к электронным копиям служебных документов в системе электронного документооборота Министерства обороны служебные документы могут передаваться (доводиться) им с использованием данной информационной системы.

Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под подпись в реестре (приложение № 9 к настоящей Инструкции). В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под подпись в том же реестре.

114. Если поручение по исполнению служебного документа дано нескольким исполнителям, то головным является исполнитель, обозначенный ответственным пометкой «отв.» либо иной пометкой, а при отсутствии такой пометки – указанный в поручении первым.

Головной (ответственный) исполнитель обязан обеспечить надлежащее исполнение поручения в установленный срок. Головному исполнителю предоставляется право созыва должностных лиц (соисполнителей) и координации их работы.

Соисполнители обязаны представить головному исполнителю необходимые материалы и предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, если не установлен иной срок их представления головному исполнителю. О соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок, головной исполнитель информирует командира (начальника), давшего поручение (в ходе доклада об исполнении).

115. Проект служебного документа до представления на подпись командиру (начальнику) воинской части согласовывается с соисполнителями (при наличии поручения), а также с заинтересованными подразделениями в пределах их компетенции. В частности, проекты служебных документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с подразделениями (должностными лицами), отвечающими за финансовое обеспечение; пункты проектов служебных документов, содержащие указания о представлении донесений, докладов, согласовываются с подразделениями – держателями отчетности по данному вопросу; проекты служебных документов по вопросам режима секретности – с подразделениями (должностными лицами), отвечающими за защиту сведений, составляющих государственную тайну.

Проект служебного документа перед представлением на подпись командиру (начальнику) воинской части согласовывается с его заместителями по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Согласование проекта служебного документа с заместителями командира (начальника) воинской части, заинтересованными подразделениями проводит подразделение-исполнитель.

116. Подразделение, получившее проект служебного документа на согласование, обязано рассмотреть его в срок, установленный головным исполнителем, а если он не установлен, – в кратчайший срок, но не более 10 дней с даты получения проекта служебного документа.

Отказ от рассмотрения проекта служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.

При согласии проект служебного документа визируется, а при наличии замечаний (предложений) визируется с замечаниями (предложениями) командиром (начальником) подразделения (лицом, исполняющим его обязанности).

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта служебного документа. Замечания (предложения) оформляются на отдельном листе, подписываются командиром (начальником) подразделения, имеющим замечания (предложения), и прилагаются к проекту служебного документа.

В случае отказа в визировании проекта служебного документа дается мотивированное заключение с обоснованием отказа в его согласовании (далее – мотивированное заключение). Мотивированное заключение оформляется на отдельном листе, подписывается командиром (начальником) подразделения, имеющим возражения, и прилагается к проекту служебного документа.

Подразделение-исполнитель учитывает замечания (предложения) и возражения, указанные в мотивированном заключении, или обеспечивает обсуждение проекта служебного документа в целях поиска взаимоприемлемого решения.

В случае если имеются не урегулированные по результатам проведенных согласительных процедур разногласия, оформляется протокол согласительного совещания (в произвольной форме), который подписывается командирами (начальниками) подразделения-исполнителя и подразделения, направившего замечания (предложения) или имеющего возражения.

В докладе (сопроводительном письме) командиру (начальнику) кратко излагаются содержание этих разногласий и обоснование позиции по ним подразделения-исполнителя с приложением протоколов согласительных совещаний, подлинников замечаний (предложений) и мотивированного заключения.

Если в процессе согласования в проект служебного документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект служебного документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

117. При наличии в структуре воинской части подразделения (должностного лица) юридической службы проект служебного документа представляется для доклада командиру (начальнику) после проведения правовой экспертизы и визирования (полистно) должностным лицом юридической службы.

118. Проведение правовой экспертизы проектов приказов (директив), иных служебных документов, оформление ее результатов должностными лицами юридической службы воинских частей осуществляются в соответствии с Наставлением по правовой работе в Вооруженных Силах Российской Федерации*.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 3 декабря 2015 г. № 717.

119. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагаются материалы с поручениями, во исполнение которых подготовлены служебные документы, согласований (замечаний), протоколы согласительных совещаний (при наличии разногласий) и другие материалы, необходимые для принятия обоснованного решения при рассмотрении представляемых документов.

120. При наличии объективных причин продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 дня (по срочному документу – за 1 день) до истечения срока исполнения представляется доклад с мотивированным ходатайством о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа.

Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа может быть представлен без согласования с соисполнителями.

121. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения.

В случае если служебный документ не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем).

122. В случаях, когда командир (начальник), которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма. Ответ на служебный документ, полученный из вышестоящего органа, оформляется отдельным документом.

123. Отправка служебных документов без регистрации запрещается.

Служебные документы после их подписания командиром (начальником) передаются исполнителем с расчетом рассылки в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

124. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

125. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и другие срочные документы отправляются немедленно.

Отправляемые (исходящие) служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов (исходящих) (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

126. Исходящий служебный документ, независимо от того, оформлен он на бланке с угловым штампом или без него, должен иметь исходящий номер, в состав которого входит порядковый номер по журналу учета служебных документов (исходящих).

Если служебный документ оформлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в месте для реквизита «Регистрационный номер документа».

Перед порядковым номером проставляются присвоенный воинской части цифровой индекс, иные цифровые обозначения (если таковые установлены в воинской части), которые отделяются дробными чертами. Например: № 205/456 или № 205/2/654.

Если служебный документ оформлен не на бланке, то исходящий номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 интервал.

Например:

Исх. № 205/456

127. Каждый исходящий служебный документ должен, как правило, иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя или его командира (начальника) либо изготавливается на копировально-множительном аппарате. При наличии электронной копии документа, изготовленной средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, изготовления копии исходящего документа на бумажном носителе не требуется.

При отправке служебного документа в высшие инстанции и во взаимодействующие (сторонние) организации в деле остается копия документа.

В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.

Копия (при наличии) подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под подпись.

128. Отчеты, доклады, акты, списки и другие подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловыми штампами (без угловых штампов), проставляется ниже подписей должностных лиц от левой границы текстового поля.

129. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой учетный номер, в соответствующем журнале (книге) учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

130. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) указывается, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (номер реестра) и дата отправки.

131. Если ответы (поручения) даны командиром (начальником) на поступивших служебных документах с последующим их возвращением за входящими номерами, в этих случаях в журнале учета служебных документов (входящих) (приложение № 10 к настоящей Инструкции) производится пометка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по книге реестра (номер реестра) и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, заносится в систему электронного документооборота Министерства обороны (журнал учета служебных документов) или в системе электронного документооборота Министерства обороны сохраняется электронная копия возвращаемого служебного документа.

132. Рабочие тетради и издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

133. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

134. Служебные документы, подлежащие пересылке на бумажном носителе, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «к», например: к № 205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

135. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с трафаретными адресами отправителя и получателя, исполненными техническими средствами.

136. На лицевой стороне почтового конверта, на оболочке почтового отправления иного вида указываются:

а) степень срочности, если она имеется на подписанном служебном документе;

б) почтовые адреса отправителя и получателя;

в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: «Лично».

В центральных органах военного управления, непосредственно обеспечивающих документационную деятельность Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, степень срочности доставки рассмотренных ими служебных документов, если соответствующая отметка отсутствует на документах (в поручениях), определяется руководителями (заместителями руководителей) этих органов военного управления.

137. Правила адресования отправлений, их предельные (допустимые) размеры и масса для пересылки приведены в Инструкции об организации и обеспечении фельдъегерско-почтовой связи в объединениях, соединениях и воинских частях Вооруженных Сил Российской Федерации*.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 октября 2011 г. № 2000дсп.

138. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части – получателя, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к узлу (станции) фельдъегерско-почтовой связи или предприятию связи, то почтовое отправление в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнем сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих засекречиванию*, адресуется в порядке, установленном для секретных отправлений, в остальных случаях – по условному наименованию в порядке, установленном для почтовых отправлений.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 24 июня 2013 г. № 046.

Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: «Двойной пакет». На внутреннем пакете указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части – получателя), а на внешнем – адрес узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи, к которому приписана воинская часть – отправитель.

По действительным наименованиям могут адресоваться почтовые отправления, пересылаемые между центральными органами военного управления, штабами, управлениями, службами и отделами (отделениями) внутри военных округов и флотов, при условии, что доставка таких почтовых отправлений осуществляется силами и средствами узлов (станций) фельдъегерско-почтовой связи.

139. Делопроизводитель, конвертующий и отправляющий служебные документы, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестре) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.

140. В воинских частях, где имеются воинские почтальоны (фельдъегери), пакеты со служебными документами сдаются им для отправки (доставки) по книге реестров или реестру (приложение № 14* к настоящей Инструкции).

141. Пакеты, подлежащие пересылке, сдаются воинскими почтальонами (фельдъегерями), а при их отсутствии делопроизводителями либо другими лицами, определенными начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, – командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей, на узлы (станции) фельдъегерско-почтовой связи или предприятия связи в рамках централизованного контракта на оказание услуг почтовой связи для нужд Министерства обороны, к которым приписаны воинские части.

Регистрируемые почтовые отправления с описью вложения сдаются непосредственно на предприятия связи.

При возможности и целесообразности доставки пакетов адресатам без пересылки воинские почтальоны (фельдъегери) сдают их по реестру непосредственно адресатам.

142. В объединениях, соединениях доставка пакетов и другой служебной корреспонденции, адресованной воинским частям, по решению начальника вышестоящего штаба может производиться как силами и средствами воинских частей, так и силами и средствами узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи.

143. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Учет количества документов (поступающих, создаваемых и отправляемых) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате размножения (копирования или тиражирования), в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются (считаются) за один документ.

144. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в воинские части и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

145. Сведения о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются командиру (начальнику) воинской части в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

146. Сведения об объеме документооборота в Министерстве обороны ежегодно обобщаются, анализируются и представляются Управлением делами Министерства обороны в установленном порядке Министру обороны Российской Федерации.

Центральные органы военного управления направляют сведения об объеме документооборота в Управление делами Министерства обороны в сроки и по форме, которые определяются Управлением делами Министерства обороны.

147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.

Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части составляется номенклатура (приложение № 15* к настоящей Инструкции), которая является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.

148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и подразделениями воинской части.

При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения*, номенклатур за предшествующие годы.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26 июля 1997 г. № 033.

В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде) воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются.

149. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, – командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1 января следующего года.

Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее одного месяца со дня сформирования воинской части.

После утверждения номенклатура учитывается в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

150. Службам, отделам (отделениям) и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры в части, их касающейся. Выдача ответственным за ведение дел, книг и журналов производится под расписку в карточках выдачи (приложение № 16* к настоящей Инструкции).

В каждой заведенной книге (журнале) листы должны быть пронумерованы и прошнурованы прочными нитками (шнуром). Выходные концы ниток (шнура) опечатываются мастичной печатью «Для пакетов» или пломбируются. На оборотной стороне последнего чистого листа книги (журнала) делается заверительная надпись. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

Заверительная надпись подписывается в книгах (журналах): ведущихся в службах, отделах (отделениях) и других подразделениях воинской части – их командирами (начальниками), в органах военного управления – начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

151. В номенклатуре своевременно производятся записи о дате начала дел, книг и журналов, их окончания, количестве листов и другие необходимые данные. Даты о начале и окончании дела проставляются в номенклатуре после его окончания.

152. Дополнения, изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.

Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием «том 2», «том 3» и так далее, для чего в номенклатуре (учитывая предыдущие годы) под номерами дел, книг и журналов должно оставляться место для записи последующих томов.

По окончании года в номенклатуре под последней учетной записью составляется итоговая запись (например, «По настоящей номенклатуре учтено 105 дел, книг и журналов, из них заведено 103 в 124 томах. Дела за номерами 19 и 65 не заводились.». Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

После проведения годовой проверки наличия служебных документов номенклатура подшивается в отдельное дело.

153. Если воинская часть будет переформирована*, то составляется и утверждается новая номенклатура в сроки, аналогичные при сформировании воинской части, и заводятся новые дела, книги и журналы учета, а старые прекращаются ведением и подлежат формированию и оформлению в установленном порядке.

* Переформирование – создание новой воинской части на базе существующей воинской части (воинских частей) в связи с изменением ее (их) предназначения. Переформирование проводится с переименованием воинской части, переводом ее на другой штат и установлением нового действительного наименования.

При переименовании (присвоении только почетного наименования) воинской части ведение продолжается, а на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.

154. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей (при их небольшом количестве), которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение № 17* к настоящей Инструкции).

Все МНИ, предназначенные для работы со служебной информацией, подлежат учету в службе делопроизводства (где нет подразделений по защите государственной тайны) в журнале учета машинных носителей информации*. При этом в графе «Гриф секретности» журнала учета машинных носителей информации проставляются пометки «НС» или «ДСП».

* По форме № 4, определенной в Руководстве по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации.

На учитываемых МНИ наносятся (на нерабочей поверхности) их учетные данные (реквизиты: воинская часть, учетный номер, номер экземпляра, дата постановки на учет). Учетные данные наносятся штампом, а при невозможности его применения – заметным красителем (нестирающимся) на самом носителе или путем закрепления специального ярлыка, содержащего указанные реквизиты. Нанесенные данные заверяются мастичной печатью «Для пакетов» и подписью лица, производившего учет.

Книга учета рабочих тетрадей и журнал учета машинных носителей информации ведутся из года в год в нарастающем порядке. При необходимости рабочие тетради, другие носители информации могут быть перерегистрированы в новую книгу (новый журнал). Старые книги (журналы) учета выверяются комиссией и по истечении срока хранения уничтожаются.

155. Журнал учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции) при небольшом объеме служебной переписки может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае итоговая запись делается по окончании каждого календарного года.

В итоговой записи в журнале учета служебных документов указываются: количество зарегистрированных документов, первый и последний регистрационные номера, имеющиеся пропуски номеров в году. Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

156. Карточки учета ведутся в картотеках, размещаемых в картонных коробках или ящиках. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек учета.

Карточки учета (картотека) учитываются по номенклатуре. Карточки учета раскладываются в коробке (ящике) в порядке их нумерации. На лицевую сторону каждого картотечного ящика оформляется и наклеивается титульный лист, на котором указываются (без оформления архивного шифра) данные применительно к титульному листу дела (форма № 2). За последней карточкой учета в коробке (ящике) помещается отдельный лист формата карточки, содержащий заверительную надпись.

Коробки и ящики с карточками учета, если они не убираются в сейфы (шкафы), должны запираться и опечатываться соответствующими печатями должностных лиц, ответственных за их ведение.

157. Служебные документы в течение 10 дней со дня их исполнения (снятия с контроля) должны сдаваться исполнителем для подшивки в дела. На каждом служебном документе, сдаваемом для подшивки в дело, оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, отметка о направлении документа в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяется исполнителем или его командиром (начальником) в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры.

158. Дела начинаются по мере поступления документов на подшивку.

Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате самого раннего документа, дата окончания дела – дате самого позднего документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.

159. Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи (приложение № 16 к настоящей Инструкции), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись документов дела (форма № 1)* не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 г. № 200.

160. В дела подшиваются только учтенные исполненные документы. При приеме документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дело.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», грифом «Коммерческая тайна» подшиваются (помещаются) в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке таких дел в соответствующем поле проставляется пометка «Для служебного пользования».

161. Подшивка должна производиться периодически по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

В соответствующих журналах (книгах) учета отражаются данные документооборота (делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа).

Записи производятся чернилами (шариковой ручкой). Запрещается делать подчистки, исправления корректирующей жидкостью. Внесенные исправления должны оговариваться и заверяться подписью исправившего с ее расшифровкой (инициал имени, фамилия) и с проставлением даты.

162. Формирование и оформление дел, а также книг и журналов учета осуществляются в соответствии с Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации*.

* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 г. № 200.

163. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, переданные в службу делопроизводства и не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся сейфах (шкафах, ящиках), которые опечатываются номерной металлической печатью лица, ответственного за их хранение. Замки сейфов (шкафов, ящиков) должны иметь два экземпляра ключей. Место и порядок хранения ключей определены пунктом 84 настоящей Инструкции.

Дела располагаются в сейфах (шкафах) вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой для их быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются номера в соответствии с номенклатурой. Опись дел, находящихся в сейфе (шкафу), помещается на внутренней стороне двери сейфа (шкафа).

Допускается хранение указанных документов на открытых стеллажах только в отдельно выделенных помещениях при условии ответственности за их сохранность одного должностного лица.

164. После окончания ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре.

Если некоторые дела, книги или журналы необходимо продолжать ведением в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.

165. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы учета хранятся в службе делопроизводства и составляют документальный фонд воинской части, а подлежащие из них передаче в архивы – архивный фонд.

Законченные делопроизводством все несекретные дела, книги и журналы учета постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также дела, книги и журналы учета временного (до 10 лет включительно) срока хранения, подлежащие в отдельных случаях передаче в архивы, ставятся на инвентарный учет в инвентарном журнале (приложение № 18* к настоящей Инструкции).

Инвентарный журнал является основным учетным документом архивных материалов воинской части и ежегодно учитывается в номенклатуре как переходящий. Учет в этом журнале ведется в нарастающем порядке из года в год.

166. Выдача во временное пользование служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства с составлением справки-заместителя (приложение № 19* к настоящей Инструкции), которая подписывается исполнителем и начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

Справка-заместитель подшивается на место выданного служебного документа. Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

167. Изъятие из дела архивного служебного документа (постоянного хранения допускается в исключительных случаях) производится с письменного разрешения, оформленного на справке-заместителе (приложение № 19 к настоящей Инструкции), начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, – командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

Например:

		Разрешаю изъять Наименование должности воинское звание
		И. Фамилия
		10.07.2016

При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, а если изымается документ с постоянным сроком хранения, то также подшивается копия служебного документа, заверенная в установленном порядке.

168. При изменении состава документов дела (изъятии, включении новых документов, замене документов копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.