Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.
ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.
ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).
Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.
НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.
Примерная инструкция по делопроизводству
Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.
Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:
- документирование деятельности;
- организация документооборота;
- формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
- организация доступа к документам и их использования.
Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:
- порядок выдачи документов для использования работникам организации;
- предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
- порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).
В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:
- образцы бланков документов;
- образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
- примерные перечни утверждаемых документов;
- примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
- примерные перечни нерегистрируемых документов.
Правила делопроизводства 2019
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.
НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.
Правила 2015
На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).
Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019
Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
- в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
- во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
- в третьем звене – организации-заказчики;
- в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.
Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.
Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.
В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.
Примерное положение об ЭК
Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.
ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.
НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).
Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.
Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.
Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:
- В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
- В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
- В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».
Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.
Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.
Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).
Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:
- состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
- правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
- виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.
В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.
Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.
Положения стандарта рассматривают:
- документы, метаданные к документам, документные системы;
- политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
- анализ деловых процессов;
- средства (процессы) управления документами;
- процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.
В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.
Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.
В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.
Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:
- распределение функций и ответственности;
- процессный подход к деловой деятельности;
- измерение и оценку;
- анализ и улучшение.
Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.
При автоматизации делопроизводства и документооборота необходимо понимать и руководствоваться национальными стандартами той страны, где находится организация.
В России существуют государственные стандарты на основные понятия и процессы управления документами. В сфере делопроизводства и документооборота могут применяться следующие документы:
- ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- ФЗ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
- ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» (Документ утрачивает силу с 1 июля 2018 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»);
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Формат Open Document для офисных приложений»;
- ГОСТ Р 52294-2004 «Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»;
- ГОСТ Р 53898 «Требования к электронному сообщению»;
- ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»;
- «Требования ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)»;
- «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477;
- «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива 23.12.2009 № 76;
- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №; 558;
- ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД ) (класс 0200000), утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.
В государственных учреждениях могут дополнительно действовать внутриведомственные инструкции.
В. Янковая, канд.
ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по
управлению документами в организации должна основываться на «установлении,
внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с
документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные
документы, устанавливающие правила работы с документами: правила
документирования, организации документооборота, хранения документов и их
использования, защиты документированной информации и др. В отечественном
делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок
работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является
инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Кто разрабатывает инструкцию?
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы
документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ,
разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию
работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с
документами в организации, включая документирование деятельности, ведение
документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается
руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
В организациях, имеющих подведомственные организации
(филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы
она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это
позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем
облегчит информационный обмен между организациями одной системы.
Инструкция разрабатывается на основе законодательных и
иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти и территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию
по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №
536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
данной организации[2].
Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для
служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с
документами.
В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько
этапов:
● сбор
и анализ материала;
● разработка
проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
● внедрение
инструкции в организации.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных
документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с
документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения
национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции могут использоваться инструкции
по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям
законодательства в сфере информации и документации.
После изучения нормативных документов исследуется
документационное обеспечение организации, а именно:
● структура
организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
● структура
аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе
приказа о распределении обязанностей между руководством и других
организационно-правовых и распорядительных документов);
● функции
организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении,
положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
● функции
отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе
организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность
(положений, регламентов, инструкций и др.));
● функциональные
обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
● состав
документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
● организация
работы по приему и отправке документов;
● система
регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по
регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или
автоматизированным);
● организация
контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов,
картотек, используемых для контроля за исполнением);
● система
хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры
дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в
подразделениях);
● организация
работы исполнителей с документами;
● порядок
использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок
выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
● организация
работы по отправке и получению документов по факсу;
● порядок
использования электронной почты.
Основные источники сведений об организации работы с
документами – это нормативные, методические, информационно-справочные
документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно,
особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после
изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и
работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.
При сборе материала особое внимание необходимо обратить на
следующие вопросы:
● компетенция
руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей
подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
● виды
документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями
руководителя, руководителями подразделений);
● виды
бланков документов, используемых в организации;
● порядок
согласования (визирования) документов;
● порядок
подписания документов;
● виды
документов, утверждаемых руководителем;
● виды
и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
● место
хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за
хранение и использование печатей;
● места
регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы
данных), применяемые для этого;
● регистрируемые
и нерегистрируемые документы;
● организации,
из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
Структура инструкции по делопроизводству
Следующим этапом в разработке инструкции является
определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов
Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее
разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно
отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до
исполнения, отправки или передачи в архив).
Как правило, основными разделами Инструкции являются
«Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с
документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце
помещаются приложения информационно-справочного характера.
В разделе «Общие положения» инструкции, как правило,
приводятся:
● назначение
и цели инструкции;
● нормативная
база инструкции;
● виды
документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
● общие
принципы работы с документами;
● нормативные
акты, применяемые наряду с инструкцией;
● ответственность
подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
инструкции.
Назначением инструкции по ДОУ является установление
единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции –
совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки
документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и
повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение
делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в
структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на
службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений.
С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает
работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
В разделе «Общие положения» также отмечается, что
работники организации несут персональную ответственность за выполнение
требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их
правильное оформление и сохранность.
В данном разделе следует перечислить те нормативные
документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в
совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.
Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими
конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников
и др.
В раздел «Документирование управленческой деятельности»
целесообразно включить следующие подразделы:
● общие
требования к документам;
● бланки
документов;
● оформление
реквизитов, применяемых при подготовке документов;
● особенности
оформления отдельных видов или комплексов документов;
● правила
изготовления документов с помощью компьютерной техники.
Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных
видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности
конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую
структуру:
● подготовка
распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);
● подготовка
организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
● подготовка
плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
● составление
и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий,
совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
● ведение
деловой переписки;
● составление
и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок,
справок, служебных записок, списков, актов и др.);
● подготовка
и оформление договоров.
Раздел «Организация работы с документами» должен содержать
положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и
создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов
на хранение в архив.
В этом разделе следует отразить работу не только с
документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам
электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами,
поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан
(обращения граждан).
Поскольку при работе с документами используются печати (для
удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о
поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен
порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и
использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные
типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить
порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета
изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой
необходимостью копирования и тиражирования документов.
Данный раздел инструкции фактически регламентирует
технологию работы с документами, включая организацию документооборота и
хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура
этого раздела может быть следующей:
● организация
документооборота;
● прием,
обработка и прохождение поступающих документов;
● регистрация
и учет поступающих документов;
● организация
работы с отправляемыми документами;
● регистрация
и прохождение внутренних документов;
● учет
объемов документооборота;
● контроль
исполнения документов;
● организация
работы с обращениями граждан;
● работа
исполнителя с документами;
● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
● использование
средств факсимильной связи;
● ксерокопирование
и тиражирование документов;
● организация
хранения документов;
● составление
и ведение номенклатуры дел;
● формирование
дел;
● оформление
дел;
● оперативное
хранение дел;
● передача
дел на архивное хранение;
● работа
исполнителя с документами;
● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
● организация
работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
● организация
работы с документами, поступающими по электронной почте;
● копирование
и тиражирование документов.
Предлагаемая структура инструкции носит примерный
характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики,
организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения
документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых
технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может
быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует
коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование
работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и
др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел
«Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают
обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3]
и др.
При написании текста инструкции следует пользоваться теми
нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в
этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций,
учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое
значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации
и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок
регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ
должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а
какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру
регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями.
В приложениях к инструкции, как правило, помещают:
● образцы
бланков документов;
● образцы
оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое
письмо и др.);
● перечень
нерегистрируемых документов;
● перечень
утверждаемых документов;
● перечень
документов, заверяемых печатью организации;
● формы
журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения
справочной работы по документам;
● форму
номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и
конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах,
посвященных отдельным направлениям работы с документами.
Согласование и утверждение
Подготовленный текст инструкции согласовывается с
руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя
организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается
согласованию с юридической службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки
зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После
согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации.
Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются
соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника
организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за
делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих
занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая
внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача
службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.
1.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования».
2.
ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь
специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие
методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию
по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД:
http://www.vniidad.ru.
3.
Ведение переписки с зарубежными
корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться
отдельными инструкциями.