Инструкция по электронному делопроизводству в организации

За последние годы работа с электронными документами и обмен цифровой документацией по телекоммуникационным каналам связи стали не только удобным способом документооборота между организациями, но и необходимостью, которая возникла на фоне пандемии covid-19. В связи с этим весной 2020 года в рамках эксперимента в России начался переход на электронные кадровые документы. Поэтому сегодня крайне важно понимать все особенности вопросов, касающихся применения электронных документов. Чтобы разобраться в нюансах, мы собрали необходимую информацию о видах электронных документов и правилах работы с ними, а также подготовили инструкцию по переходу на делопроизводство в электронном виде.

Работа с электронными документами: общие понятия

Электронный документ — это цифровой вариант документа на бумаге, представляющий собой именуемую область данных (файл), которая отображается на ПК, передаётся по телекоммуникационным каналам связи и обрабатывается в информационных системах. В электронном документе содержатся реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. Определение термина «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.

Почти любой документ на бумаге может быть оформлен в электронном виде. Например, договор, накладная, счёт-фактура. Однако есть предусмотренные законодательством исключения, согласно которым допускается использовать только документы на бумажных носителях. В рамках обмена электронными документами возможен как внутренний документооборот, так и с контрагентами, а также с государственными органами.

Юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью (ЭП). Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, для подписания электронных документов можно использовать все три вида электронных подписей, предусмотренных законодательством: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Однако существуют ограничения.

Чтобы подписывать электронные документы простой ЭП или УНЭП, необходимо отдельное допсоглашение, в котором документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются юридически значимыми. Если для подписания электронных документов использовать УКЭП, никаких дополнительных соглашений не нужно. Более того, только такой вид подписи допускается использовать для подписания некоторых документов: отчётности, договоров, счетов-фактур и прочей документации.

Подписанный документ уже нельзя изменить.

Какие виды электронных документов есть и где они применяются

В перечень самых распространённых документов, которые участвуют в работе с ЭДО организаций и ИП, входят:

1. Договоры, соглашения, контракты

Стороны могут заключить письменный договор путём обмена электронными документами. Об этом говорится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ. Есть обязательное условие — документ должен быть оформлен таким образом, чтобы можно было достоверно определить его принадлежность к стороне сделки. Для этого договор, заключённый таким образом, подписывают с помощью электронной подписи.

Такой же способ применяется при обмене допсоглашениями, что позволяет вносить в договор изменения.

2. Первичные учётные документы

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе либо в электронном виде. Если документ — электронный, то он должен быть подписан с помощью ЭП. Однако возможны исключения, когда «первичка» представляется исключительно в бумажном виде. Обычно это предусмотрено законом либо прописано в договоре.

Обмен счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) в электронном виде осуществляется через оператора ЭДО.

Фактически документооборот через спецоператора обеспечивает выполнение требований к «первичке», поскольку обязательные форматы счетов-фактур ФНС устанавливает для документов в электронном виде.

3. Отчётность

Налоговые и бухгалтерские отчётные документы можно сдавать в электронном виде. При этом они должны быть подписаны с помощью квалифицированной ЭП. Это обязательное условие для сдачи отчётности в электронном формате. Для передачи электронной отчётности используют сервисы операторов ЭДО или официальный сайт налоговой службы.

4. Процессуальные документы

Документы, предназначенные для подачи в суд, можно также подавать в электронной форме. Для этого используются специальные сервисы: «Мой арбитр» — для арбитражного суда, сервис на портале ГАС «Правосудие» — для судов общей юрисдикции.

Если документ передаётся в виде электронного образа (то есть, представляет собой файл с отсканированным бумажным документом), для его заверения можно использовать простую ЭП. Электронный же документ допускается подписывать только с помощью квалифицированной ЭП.

5. Обращения в государственные органы

Многие госорганы поддерживают обмен электронными документами через интернет. Как правило, передать электронный документ пользователи могут через личный кабинет на официальном сайте ведомства.

Требования к электронным документам и работе с ними

Законодательством установлены требования к электронным документам, а также к работе с ними: хранению, передаче и так далее.

Требования к электронным документам можно разделить на три категории:

• общие — такие же, как и к бумажным документам, касаются в основном формы и содержания;
• требования к определённому виду электронных документов — применение электронной подписи и соблюдение условий применения ЭП являются основными критериями этих требований;
• особые требования к определённым электронным документам — для конкретных категорий и видов документов в электронном виде могут быть индивидуальные требования, которые отражаются в специальных нормативных актах.

Требования к счетам-фактурам — самые жёсткие. Согласно ст. 169 НК РФ, в электронном виде счета-фактуры могут быть выставлены в случае обоюдного согласия сторон. Электронные счета-фактуры должны:

• выставляться в формате, который утверждён налоговым органом;
• передаваться в соответствии с установленным порядком — через оператора ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н).

Таким образом, если отправить скан электронного счёта-фактуры по электронной почте, это будет нарушением требований НК РФ.

Форма и формат электронных документов

Формат электронных документов утверждён Приказом ФНС от 19 октября 2018 года № ММВ-7-6/602@, в который для приведения в соответствие с действующим законодательством регулярно вносятся изменения. Однако в нём нет каких-либо требований по тому, как электронные документы должны выглядеть на экране или в распечатанном виде на бумаге.

Визуализация формы счёта-фактуры в электронном виде установлена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, которым утверждена форма счёта-фактуры на бумажном носителе.

В силу своих особенностей у электронной формы документов есть определённая специфика. На бумажном документе подписи ставят обе стороны, а электронный документ подписывает только одна сторона. Так, продавец указывает в документе необходимую информацию и реквизиты, подписывая только свою часть документа.

На печатных формах документов может быть штамп подписи. Он содержит информацию о владельце и сертификатах, а также времени подписания документа. В тех случаях, когда документ «разбит» на два листа, для каждого из них предусмотрен свой идентификатор. Это исключает возможность добавления другого распечатанного листа, которого не было в момент подписания.

Отражение даты подписания в электронном документе

Когда пользователь формирует печатную форму документа и подписывает его, в штампе появляется дата подписания. Одновременно с этим оператор ЭДО делает соответствующий запрос в головной УЦ для подтверждения действительности сертификата ЭП. После этого в штампе появляется информация о владельце ЭП, дате и времени подписания.

Каких-либо указаний о том, как проставлять дату подписания электронного документа, не предусмотрено. Операторы ЭДО определённым образом фиксируют её, чтобы при подписании договора предприниматель мог понимать, с какого момента вступают в силу оговорённые обязательства. Для учётных целей ориентироваться следует на факты хозяйствования. То есть, если товар поступил на склад 13 сентября, а подписание договора состоялось лишь 2 октября, в учётных документах нужно указать дату поступления товара.

Дата отправки или получения счёта-фактуры отражается в отдельных извещениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н.

Как регламентируется работа с электронными документами

Работа с электронными документами и обмен цифровой документацией могут быть задействованы во всех бизнес-процессах. Например, в электронном виде могу быть заключены договоры и соглашения. При этом обе стороны передают друг другу документ по ЭДО для его подписания. Кроме того, в электронном формате происходят регистрация на электронных торговых площадках, а также торги и закупки. Ведение бухгалтерского учёта, взаимодействие с контрагентами и регуляторами также подразумевают возможность работы с ЭДО.

Работа электронными документами в некоторых случаях регламентируется законодательно.

Работу с ЭДО регулируют следующие законы и нормативные акты:

1. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № ФЗ-63 «Об электронной подписи».

Этот закон описывает виды электронных подписей и регламентируют принципы их применения. Кроме того, в законе прописаны условия, по которым электронные документы признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью.

2. Федеральный закон 27 июля 2006 года № ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Этим законом регулируются все вопросы, связанные с получением, производством и распространением информации, а также с применением информационных технологий.

3. Гражданский и Налоговый кодексы РФ, Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
   

Конкретизируют условия применения документов в электронном виде в различных процессах. Например, в отчётности, сделках, торгах и тому подобном.

4. Приказы и письма ФНС.
   

Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Работа с электронными документами также регламентируется внутри организаций.

Как организовать работу с ЭДО: пошаговая инструкция

Работа с электронными документами осуществляется по тем же принципам, что с документами на бумаге. Затруднения может вызвать только сам процесс перехода на работу с ЭДО. Чтобы переход прошёл гладко, следуйте нашей инструкции:

Шаг 1. Получите сертификат квалифицированной электронной подписи.

Чтобы оформить УКЭП для ИП и юрлиц, необходимо обратиться либо в удостоверяющий центр ФНС, либо в УЦ доверенного лица налоговой службы.

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор.

На этом этапе также необходимо проанализировать делопроизводство компании, продумать возможные варианты оптимизации бизнес-процессов.

Шаг 3. Проведите обучение персонала.

Поскольку даже для оформления бумажных документов приходится использовать различное ПО, потребуется подготовить инструкции для работы с системой ЭДО. От подготовленности сотрудников к работе с электронными документами зависит то, насколько оперативно пройдёт процесс адаптации к цифровому делопроизводству.

Шаг 4. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО.

Электронный документооборот лучше вести через оператора, поскольку система ЭДО обладают всеми необходимыми механизмами для обмена документами. Кроме того, вся ответственность за передачу документов будет лежать на операторе. Необязательно подключаться к одному оператору — системы большинства крупнейших игроков на рынке услуг ЭДО поддерживают технологию роуминга, поэтому вы и ваши контрагенты можете пользоваться услугами разных операторов.

Регламент работы с электронными документами

Поскольку переход на работу с ЭДО полностью меняет все привычные процессы в организации, к нему необходимо тщательно подготовиться. На одном из первых этапов подготовки нужно разработать правовую базу. Таким образом, компания сможет официально перейти на электронный документооборот и структурировать порядок работы с электронными документами, а также обязанности сотрудников.

Электронное делопроизводство в организации регулируются следующими документами:

1. Приказ о внедрении системы ЭДО.

В нём содержатся сведения о дате перехода компании на электронное делопроизводство, список работников, ответственных за систему ЭДО, информация о регламентах и инструкциях, данные об обучении сотрудников.

2. Положение о переходе на ЭДО.
   

База знаний, в которой содержится информация о системе ЭДО, а также о порядке предоставления доступа к ней, правила работы с электронными документами, сведения о порядке сохранения информационной безопасности системе ЭДО и так далее.

В состав положения о переходе на электронный документооборот также входит регламент работы в системе ЭДО. Документ содержит:

• общие положения о задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений;
• термины и определения (например, разъяснение понятий «оператор ЭДО», «электронный документ», «электронная подпись» и так далее);
• требования к электронной подписи с конкретным указанием того, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе;
• правила работы в системе ЭДО, а также порядок взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов с электронными документами и тому подобное.

Регламент обязывает участников электронного документооборота сохранять конфиденциальность данных, а также описывает ответственность сторон за несоблюдение обязательств и способ разрешения спорных ситуаций.

ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.

Что такое ЭДО, и как это работает

Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.

По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.

Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.

Состав СЭД:

• комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
• компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.

Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.

Как внедрить ЭДО

Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.

Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.

Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.

Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.

Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.

Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:

1. Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
2. Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.

С оператором СЭД необходимо заключить договор.

Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.

Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.

Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.

Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.

Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.

Какие документы переводят в цифровой формат

Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).

Требования к ЭД

Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).

В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.

При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:

• № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.

Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.

Как исправлять ошибки в электронных документах

Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).

Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).

А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.

Как хранить электронные документы

Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.

Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.

Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.

Секретарь Лариса, не первый год трудящаяся в компании «Черное золото», всегда знала, что работа в системе корпоративного электронного документооборота – это довольно сложный бизнес-процесс. Чтобы его описать, нужно создать пакет руководящих документов. Эти документы будут содержать порядок действий, сроки и формы взаимодействия подразделений и работников определенных должностей при выполнении описываемого бизнес-процесса, входные и выходные формы документов, информацию об ответственности за выполнение.

Мы подготовили материал, в котором рассказываем о системе корпоративного электронного документооборота, а также приводим примеры локальных нормативных актов, обеспечивающих работу в этой системе.

На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота идет семимильными шагами, и, как следствие, появляются новые вопросы об интеграции централизованных информационных систем и/или различных систем электронного документооборота (далее – СЭД).

Варианты систем, которые можно интегрировать в СЭД, довольно обширны. Рассматривая задачу обмена данными межведомственных СЭД, важно понимать, какими сведениями они могут/должны обмениваться с точки зрения пользователя, на какие локальные нормативные акты (далее – ЛНА) опираться в работе с системой корпоративного электронного документооборота (далее – СКЭД).

СКЭД компании предназначена для обеспечения обмена электронными документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня. Каждая СЭД, являющаяся участником СКЭД, должна обработать поступившие документы и сформировать исходящие документы в требуемой форме и формате.

Основные задачи СКЭД:

• полный отказ от бумажного обмена документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня;
• качественное управление документами;
• повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы документационного обеспечения управления;
• снижение трудоемкости процесса создания документов;
• полная унификация документов;
• безопасное размещение документов;
• оперативный обмен данными;
• экономия денежных средств;
• сокращение количества случайных ошибок (так называемый человеческий фактор) и пр.

Главная задача СКЭД – объединить как можно больше разнородных документов в единую корпоративную базу электронных документов организации.

Так какие же ЛНА должны быть разработаны на предприятии для работы в СКЭД? Это:

• регламент подготовки документов с использованием СКЭД;
• методические рекомендации по организации обмена электронными документами с использованием СКЭД.

Регламент подготовки документов с использованием СКЭД 

В организации с налаженным документооборотом уже должны быть введены в работу инструкции или положения по документационному обеспечению управления. Например, инструкция по документационному обеспечению управления может иметь такую структуру (Схема 1).

Работа в СКЭД может быть зафиксирована в отдельном пункте этого документа.

Чтобы не загромождать инструкцию по документационному обеспечению управления, стоит издать отдельный ЛНА, который определит основные принципы и правила работы с документами именно в электронном виде на этапах их разработки, согласования, подписания и регистрации.

Как вариант, возможно внедрить регламент подготовки документов с использованием СКЭД.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно. 

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить:

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.

Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь. 

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).