Инструкция по кассовой дисциплине на предприятии

Компании при работе с наличностью обязаны соблюдать кассовую дисциплину – свод правил, которые регламентируют порядок приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. Если нарушить эти правила, то ООО могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей.

Содержание

Основные правила кассовой дисциплины
Действующие нововведения в 2021 году
Штрафы за кассовые нарушения

Различия между ККТ и кассой предприятия

Кассовый аппарат (ККТ)

– это устройство, которое необходимо для расчетов с клиентами. Сегодня практически все компании сектора b2c обязаны иметь кассовый аппарат.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех операций с наличностью ООО (прием, хранение, выдача). Например, в кассу поступает выручка от продаж, которая в том числе может быть получена и через ККТ. Из кассы выдают деньги сотрудникам под отчет. Деньги из кассы ООО обязано сдавать в банк. Сама касса – это может быть сейф или даже отдельное помещение.

Основные правила кассовой дисциплины

Правила кассовой дисциплины установлены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Все правила можно поделить на четыре большие группы.

1. Соблюдение лимита кассы.

2. Оформление кассовых документов.

3. Выполнение правил выдачи наличных из кассы.

4. Соблюдения ограничения по наличным расчетам.

Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми ООО, независимо от выбранной системы налогообложения и наличия ККТ.

💳 Эквайринг для бизнеса

Подключите торговый эквайринг в Сбербанке для онлайн-кассы — поддержка 24/7

Подать заявку онлайн

1. Установление и соблюдение лимита кассы

Лимит кассы – это максимальная сумма денег, которая может храниться в компании на конец рабочего дня. Все деньги сверх лимита необходимо сдавать в банк. Исключение – дни выплаты зарплаты, нерабочие и праздничные дни, если в это время проводились кассовые операции.

Если вы не установите лимит кассы, то это означает, что он равен нулю. Все деньги в кассе в этом случае будут являться сверхлимитными, а за это могут оштрафовать. Для расчета лимита кассы есть две формулы.

1. Лимит устанавливается исходя из поступлений в кассу:

Лимит кассы = Объем поступления наличных : Расчетный период х Интервал рабочих дней между приемом денег и днем сдачи их в банк

2. Лимит устанавливается исходя из расходований денег из кассы:

Лимит кассы = Объем выдачи наличных : Расчетный период х Период времени между днями получения денег в банке

Расчетный период – минимум 1 день, максимум 92 дня.

Выбор способа определяется спецификой деятельности компании. Если ООО регулярно принимает наличность, то целесообразно отталкиваться от поступлений, в противном случае ориентация на расходную составляющую поможет установить числовое значение в более крупном размере. Лимит кассы устанавливается приказом руководителя ООО.

❗️ Внимание
Малые и микропредприятия (численность работников не более 100 человек, выручка до 800 млн руб.) могут применять упрощенный порядок ведения кассовых операций. В частности, они могут не устанавливать лимит кассы.

2. Порядок оформления операций и хранения средств в кассе

Все операции по кассе проводит сотрудник (кассир), уполномоченный на то приказом приказом руководителя. Данный сотрудник оформляет такие документы.

1. Приходный кассовый ордер (ПКО). Его заполняют при каждом поступлении денег в кассу. В ПКО фиксируется поступление денег из банка, от контрагентов или сотрудников при возврате неизрасходованных средств. Типовая форма КО-1 содержит основную часть и отрывной корешок, заполняемый и выдаваемый при приеме денег от конкретного лица. В качестве приложений используются:

• счет, оформленный контрагенту;

• накладная на передачу ТМЦ.

2. Расходный кассовый ордер (РКО). Его оформляют при каждой выдаче денег из кассы. В расходных документах отражается выдача денег на зарплату, командировку или хозяйственные расходы работникам и передача контрагентам. Унифицированная форма КО-2 предполагает внесение данных получателя, идентифицирующих личность при разовой сделке. Приложениями служат:

• кассовый чек при возврате денег покупателю за не удовлетворивший товар;

• объявление на взнос наличными при передаче денег банковскому учреждению;

• расчетно-платежная ведомость при выдаче сотрудникам на зарплату, командировочные расходы или хозяйственные нужды.

3. Кассовая книга. Все ПКО и РКО отражаются в кассовой книге в хронологическом порядке. В конце рабочего дня кассир подводит итоги и выводит сумму остатка наличных в кассе.

Расчетный счет

Откройте расчетный счет в Сбербанке и вы получите множество бонусов на развитие бизнеса

Открыть расчетный счет

3. Правила выдачи наличных

Чаще всего из кассы предприятия деньги выдают под отчет, например, на командировки, на закупку товаров для нужд ООО и др. Чтобы выдать деньги под отчет, нужно заявление сотрудника или приказ руководителя. В документе нужно указать ФИО сотрудника, номер документа, сумму, на какие нужды, срок выдачи.

По окончании срока, на который были выданы деньги, сотрудник должен составить авансовый отчет. Раньше это нужно было сделать в течение трех дней, сейчас предельный срок устанавливает руководитель ООО. К отчету нужно приложить все подтверждающие документы – чеки, товарные чеки и т.п. Ис­клю­че­ние – аван­со­вые от­че­ты по ито­гам ко­ман­ди­ро­вок. Их, как и пре­жде, надо сдавать в те­че­ние трех ра­бо­чих дней после воз­вра­ще­ния из ко­ман­ди­ров­ки. Это следует из п. 26 Положения к постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

❗️ Внимание
Если сотрудник не отчитается за подотчетные суммы, то ООО не сможет их включить в уменьшение прибыли. Кроме того, с самого сотрудника придется удержать НДФЛ с выданной суммы, а также заплатить страховые взносы.

4. Ограничения расчетов наличными

Одно из важных правил кассовой дисциплины – соблюдение расчетов наличными. Напомним, что расчеты между юридическими лицами (или юрлицами и ИП) в рамках одного договора не могут превышать 100 000 руб.

За нарушение данного правила предусмотрен административный штраф.

💳 Эквайринг для бизнеса

Подключите торговый эквайринг в Сбербанке для онлайн-кассы — поддержка 24/7

Подать заявку онлайн

Действующие нововведения в 2021 году

Вступившие в силу изменения с 30 ноября 2020 года упростили кассовую дисциплину: изменился порядок выдачи наличности под отчет, внесли поправки в обязанности кассиров при работе с наличными (указание Центробанка РФ от 05.10.2020 года № 5587-У).

1. Упрощен порядок расчетов с подотчетными лицами:

• можно составлять один  приказ на выдачу ряда подотчетных сумм одному или нескольким сотрудникам;

• авансовыйотчет в трехдневный период по возвращении из командировки – срок может установить руководитель организации.

2. Обновлены правила по приему и выдаче наличности:

• кассиры обязаныпринимать банкноты с незначительными загрязнениями и потертостями и монеты с мелкими повреждениями;

• кассиры не вправе выдавать купюры клиентам с посторонними записями и рисунками, заклеенные клейкой лентой и содержащие утраченный красочный слой или нарушение целостности.

3. Отменена необходимость в РКО фиксировать паспортные данные. Теперь кассир сам может решить, какой документ, удостоверяющий личность, указать в РКО.

4. Выплата наличности только из средств, полученных с банковского счета. Это правило касается проведения расчетов ООО между собой, с предпринимателями и физическими лицами за исключением расходования наличных, поступивших:

• от реализации ТМЦ, работ и услуг;

• в счет возврата основного долга, включая проценты и пени по договорам займов.

5. Определены требования к автоматическим устройствам, осуществляющим расчетные операции без привлечения персонала. Конструкция обязана обеспечивать:

• автоматический прием и выдачу банкнот;

• распознавание как минимум четырех защитных признаков по площади купюр.

Штрафы за кассовые нарушения

Функция проверки соблюдения кассовой дисциплины возложена на сотрудников ФНС. В ходе выездной проверки они вправе проконтролировать: как ведется учет наличных, как оформляются ПКО и РКО, выдаются ли кассовые чеки клиентам.

За нарушение ООО и должностных лиц могут привлечь к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ:

• штраф для ООО – от 40 000 до 50 000 руб.

• штраф для должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.

В отношении субъектов малого предпринимательства штраф может быть заменен предупреждением при условии, что нарушение было совершено впервые и отсутствует ущерб третьим лицам.

💳 Эквайринг для бизнеса

Подключите торговый эквайринг в Сбербанке для онлайн-кассы — поддержка 24/7

Подать заявку онлайн

Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2022-2023 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2020, внесла ряд изменений.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».

• Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2022 году для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У действующий с 30.11.2020:

• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.

Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. здесь.

• Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.

• Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется то количество рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2022 году для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.

Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.03.2022 по 31.05.2022 (61 рабочий день) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статье «Валютные операции: понятие, виды, классификации».

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2022-2023 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2022-2023 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Отметим, что мораторий на проверки ККТ заканчивается 1 января 2023 г.

Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно. 

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):

• 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
• 1 год — за нарушения в работе с ККТ.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать…
Подробнее о нюансах течения срока давности по штрафам за ККТ читайте в К+. Это можно сделать бесплатно.

Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2022 году в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2022-2023 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

Зарегистрировано в Минюсте России 23 мая 2014 г. N 32404

——————————————————————

1. Настоящее Указание на основании Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9, ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696, ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873; N 43, ст. 5973; N 48, ст. 6728; 2012, N 50, ст. 6954; N 53, ст. 7591, ст. 7607; 2013, N 11, ст. 1076; N 14, ст. 1649; N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3438, ст. 3476, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 49, ст. 6336; N 52, ст. 6975) определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее — наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее — банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

В целях настоящего Указания под субъектами малого предпринимательства понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 года N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 31, ст. 4006; N 43, ст. 5084; 2008, N 30, ст. 3615, ст. 3616; 2009, N 31, ст. 3923; N 52, ст. 6441; 2010, N 28, ст. 3553; 2011, N 27, ст. 3880; N 50, ст. 7343; 2013, N 27, ст. 3436, ст. 3477; N 30, ст. 4071; N 52, ст. 6961), к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

2. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее — кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее — касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее — лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 23, ст. 2758; N 48, ст. 5739; 2010, N 19, ст. 2291; 2011, N 27, ст. 3873) (далее — платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 27, ст. 3872; 2012, N 53, ст. 7592; 2013, N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4084) (далее — банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее — обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках денежные средства сверх установленного в соответствии с абзацами вторым — пятым настоящего пункта лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее — другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее — руководитель) из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции с физическими лицами, являющимися инвалидами по зрению, с использованием факсимильного воспроизведения их собственноручной подписи, проставляемого с помощью средства механического копирования, осуществляются с учетом требований статьи 14.1 Федерального закона от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 48, ст. 4563; 2020, N 17, ст. 2725) кассиром в присутствии работника, определенного в распорядительном документе юридического лица, индивидуального предпринимателя и не осуществляющего эту кассовую операцию. В этом случае указанный работник до проведения кассовой операции устно доводит до сведения физического лица, являющегося инвалидом по зрению, информацию о характере осуществляемой кассовой операции и сумме операции (сумме наличных денег).

(в ред. Указаний Банка России от 03.02.2015 N 3558-У, от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее — старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением автоматических устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работника юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее — автоматическое устройство).

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, указанных в абзацах четырнадцатом — девятнадцатом пункта 1.1 Положения Банка России от 29 января 2018 года N 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 18 июня 2018 года N 51359, 10 июня 2020 года N 58625 (далее — Положение Банка России N 630-П).

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы).

Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем тридцать шестым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 21, ст. 1957; «Официальный интернет-портал правовой информации» (www.pravo.gov.ru), 1 октября 2020 года).

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер 0310001.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

(пп. 4.1 в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.2. Кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;

бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер);

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее — печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу 0310004.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу 0310004 не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности. В случае если обособленное подразделение юридического лица не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные деньги в кассу юридического лица, кассовую книгу 0310004 такому обособленному подразделению юридического лица допускается не вести.

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Контроль за ведением кассовой книги 0310004 осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии — руководитель).

Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.

4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889) (далее — электронная подпись). В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее — работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.

5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера 0310001 на бумажном носителе — ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При приеме наличных денег кассир должен осуществлять контроль их платежеспособности в соответствии с Указанием Банка России от 26 декабря 2006 года N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России», зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 16 января 2007 года N 8748, 15 июля 2009 года N 14343, 3 сентября 2014 года N 33956 (далее — Указание Банка России N 1778-У). Платежеспособные банкноты и монета Банка России, указанные в пункте 1 Указания Банка России N 1778-У, обязательны к приему юридическим лицом, платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001. При оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает (в случае оформления приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде — проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера 0310001) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.2. Утратил силу. — Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, а также изъятых из автоматического устройства, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001.

(пп. 5.3 в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

6.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе — ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Абзацы третий — четвертый утратили силу. — Указание Банка России от 05.10.2020 N 5587-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

6.2. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. В случае оформления расходного кассового ордера 0310002 в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.

(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002. Выдача кассиром банкнот Банка России, имеющих одно и более из повреждений, указанных в абзацах шестом — пятнадцатом пункта 2.9 Положения Банка России N 630-П, не допускается. Банкноты Банка России, имеющие одно и более из указанных повреждений, сдаются в банк или в организацию, входящую в систему Банка России.

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Абзац утратил силу. — Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

6.4. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, а также для загрузки автоматического устройства, осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002.

(пп. 6.4 в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Выдача наличных денег работнику проводится в порядке, предусмотренном в абзацах первом — третьем подпункта 6.2 настоящего пункта, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011).

Абзац утратил силу. — Указание Банка России от 05.10.2020 N 5587-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляется расходный кассовый ордер 0310002.

7. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в «Вестнике Банка России» и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 28 февраля 2014 года N 5) вступает в силу с 1 июня 2014 года, за исключением абзаца пятого пункта 4.

8.1. Абзац пятый пункта 4 настоящего Указания вступает в силу с 1 января 2015 года.

8.2. Со дня вступления в силу настоящего Указания признать утратившим силу Положение Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», зарегистрированное Министерством юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года N 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года N 66).

Председатель

Центрального банка

Российской Федерации

Э.С.НАБИУЛЛИНА

Доля наличных расчётов в бизнесе сокращается с каждым годом. Тем не менее, кассовые операции, то есть приём, выдача, хранение, учёт наличных денег, продолжают осуществляться. При этом надо соблюдать кассовую дисциплину – особый порядок работы с наличными денежными средствами, утверждённый Центробанком России.

Что такое касса

Сразу отметим, что не надо путать операционную кассу с кассовым аппаратом, хотя его часто называют онлайн-кассой.

Касса для организации или ИП – это место проведения любых операций с наличными. Им может быть отдельная комната в помещении, окошко или сейф в кабинете бухгалтера либо руководителя. Место расположения операционной кассы может быть любым, закон ничего в этом плане не оговаривает. Главное – обеспечить сохранность наличных денег и оформление обязательных документов.

Если поток движения наличности в организации значительный, кассовыми операциями занимается отдельный работник – кассир. Если наличные деньги поступают время от времени, то должность кассира совмещают, обычно эти обязанности поручают продавцу или бухгалтеру. Кроме того, кассовыми операциями может заниматься лично руководитель или индивидуальный предприниматель.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Правило здесь одно – если в бизнесе вы оперируете наличными деньгами, надо разобраться в кассовой дисциплине и строго её соблюдать. Это условие не зависит от организационно-правовой формы (ООО или ИП), уровня доходов, применяемой системы налогообложения и других критериев.

Однако послабления всё же есть – индивидуальные предприниматели, микропредприятия и малые компании вправе проводить кассовые операции в упрощённом порядке.

Можно ли вообще не иметь кассы? Да, если в вашем бизнесе нет наличных расчётов. Но имейте в виду, что наличные могут обращаться не только при получении оплаты от клиентов, покупателей и контрагентов. Это может быть возврат подотчётных денег, выплата ущерба, или ваш работник будет настаивать на получении зарплаты только наличными. Для отказа от кассы надо полностью исключить подобные операции.

Что такое кассовая дисциплина

Работа с наличными деньгами регулируется следующими нормативными актами Центробанка:

• Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У;
• Указание от 9 декабря 2019 г. № 5348-У.

В первом документе приводится порядок ведения кассовых операций, а во втором – правила наличных расчётов.

В соответствии с этими Указаниями, под кассовой дисциплиной понимают:

• своевременное и корректное оформление кассовых документов;
• контроль лимита остатка кассы;
• целевое использование наличной выручки;
• соблюдение лимита наличных расчетов между контрагентами.

Рассмотрим каждое требование подробнее.

Кассовые документы

Формы кассовых документов утверждены ещё Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению. Вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде. Хранят кассовые документы минимум пять лет.

Для кассовых операций предусмотрено несколько форм, но обычно используют только три из них.

• Приходный кассовый ордер или ПКО (форма № КО-1) заполняется при приёме наличных денег. ПКО выдаётся на каждое поступление наличности, но если расчёт дополнительно подтверждается чеками ККТ или аналогом БСО, то оформляется один ордер на общую сумму, полученную за день. ПКО состоит из двух частей, одна из них отрывается и выдаётся покупателю или клиенту в качестве подтверждения оплаты.
• Расходный кассовый ордер или РКО (форма № КО-2) оформляется при выдаче наличных из кассы – на зарплату, личные нужды ИП, оплату коммунальных услуг, на покупку ТМЦ и в других целях. РКО подписывает не только кассир, но и руководитель (либо бухгалтер), а также получатель денег. Причём получатель должен сообщить свои паспортные данные и указать сумму прописью. Это необходимо для снижения рисков неправомерной выдачи денег из кассы.
• В кассовой книге (форма № КО-4) на основании ПКО и РКО отражают движения по кассе за каждый день, а также за отчётные периоды. Если кассовых операций не было, то книгу в этот день не заполняют.

Кроме того, при необходимости могут дополнительно заполнять ещё две формы.

• Расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49) ведётся, если зарплата или другие выплаты работникам выдаются наличными. Вместо формы Т-49 можно вести по отдельности расчётную и платёжную ведомость.
• Книга учёта выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5) нужна, если в компании или у ИП работает несколько кассиров. Тогда один из них назначается старшим. В книге отражается передача наличности между кассирами в течение рабочего дня.

Лимит остатка кассы

Наличные деньги в кассе можно хранить только в пределах установленного размера. Лимит остатка кассы организация рассчитывает самостоятельно, по выбору:

1. исходя из размера поступающей наличной выручки;
2. по сумме расходования наличных денежных средств.

Если выбран первый вариант, лимит рассчитывается так:

(Наличная выручка за период/Количество рабочих дней в периоде) * Количество рабочих дней между днями сдачи денег в банк.

Покажем расчёт лимита кассы по выручке на примере.

✐ Пример ▼

Компания «Селена» работает без выходных, то есть рабочими являются все календарные дни. Выручка сдаётся в банк раз в пять дней. Посчитаем количество дней для 1 квартала: 31 + 28 + 31 = 90 дней. Известно, что наличная выручка составила:

• 849 000 р. в январе;
• 789 000 р. в феврале;
• 934 000 р. в марте.

На основании этих данных рассчитаем допустимый остаток кассы: ((849 000 + 789 000 + 934 000) / 90) * 5 = 142 888 рублей. Округлив эту сумму, получим 143 000 рублей.

Предположим, что компания получает выручку в безналичном виде, но ей нужны наличные деньги для закупки вторсырья у населения. В этом случае лимит рассчитывается на основании расходования наличности (в лимит не включают наличные на выплату работникам). Принцип расчёта аналогичный, только учитывают не частоту сдачи денег в банк, а снятия наличности с расчётного счёта.

Новые организации рассчитывают лимиты на основании предполагаемой выручки или объёма выданной наличности.

Рассчитанный лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя. Изменить установленную сумму можно в любое время, ведь объём оборота наличных не всегда стабилен.

Если у организации есть обособленные подразделения, которые зачисляют выручку на расчётный счёт, минуя кассу головного подразделения, то для них рассчитывают отдельные лимиты.

На что можно тратить наличные из кассы

Тратить наличную выручку в 2023 году можно только на цели, перечисленные в Указании ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У:

• оплата труда и выплаты социального характера: зарплата, премии, отпускные, компенсации, оплата путёвок, выходные пособия, матпомощь, взносы на добровольное страхование и др.;
• страховые суммы по договорам страхования физлиц;
• личные нужды индивидуального предпринимателя;
• оплата товаров, работу, услуг кроме ценных бумаг (если оплата производится с организациями или ИП, то в пределах лимита в 100 000 рублей по одному договору);
• выдача работникам подотчётных сумм, в том числе командировочных;
• возврат за оплаченные товары, не оказанные услуги, не выполненные работы;
• выдача займов, возврат ранее привлеченных займов ломбардами, МФО, потребительскими кооперативами в пределах лимита;
• выдача наличных денег по операциям банковского платёжного агента.

Частый случай нецелевого расходования выручки – оплата наличными из кассы аренды недвижимости или другого имущества. Дело в том, что по ГК РФ аренда не относится к услугам, кроме аренды транспортного средства с экипажем. И хотя судебная практика по этому вопросу противоречива, безопаснее оплачивать аренду не выручкой из кассы, а наличными, снятыми с расчётного счёта.

Лимит наличных расчётов по одному договору

В пункте Указания ЦБ № 5348-У приводится максимально допустимая сумма расчётов наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями в любом соотношении (две организации, два ИП, ООО и ИП, и др.). Это всего 100 000 рублей в рамках одного договора. На обычных физлиц, в том числе самозанятых, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, лимит не распространяется (п. 5 Указания).

Обратите внимание, что речь идёт о всей сумме договора, а не разовой оплате. Например, если арендная плата за месяц составляет 20 000 рублей, а срок договора — 11 месяцев, то платить наличными можно только 5 месяцев, остальные платежи надо проводить безналом.

В лимит наличных расчётов включают не только основные платежи по договору, но и возможные штрафы, пени, санкции, возмещение убытков.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций

Кассовая дисциплина в организациях, относящихся к субъектам малого предпринимательства, а также в бизнесе ИП, может соблюдаться в упрощённом порядке. Такая возможность предоставлена пунктом 1 Указания ЦБ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций предполагает отказ от оформления кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга). Однако безопаснее их оформлять, потому что выдачу наличных из кассы, во избежание спорных ситуаций, стоит подтверждать на бумаге с подписью получателя.

Кроме того, в пунктах 5 и 6 Указания № 3210-У прямо сказано, что приём наличных денег, а также выдача денег работникам должны оформляться кассовыми ордерами, и исключения для упрощённого порядка не устанавливается. А это дополнительный риск споров с проверяющими.

Необходимо также учесть, что заполнение книг учёта для разных систем налогообложения производится на основании первичных документов, к которым как раз и относятся ПКО и РКО. При отказе от кассовых документов их придётся заменять другими, поэтому упрощённый порядок на практике мало применим.

Но кассовая дисциплина в малых компаниях и ИП предполагает ещё одно послабление – отказ от установления лимита кассы. Это означает, что хранить наличными можно любую сумму.

Для закрепления этого положения необходимо издать приказ. Формулировка может быть такой: «На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У приказываю: Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка». Этим же приказом можно назначить ответственного за сохранностью денежных средств (кассира, бухгалтера, продавца и др.).

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ. Вот за что могут наказать по этой статье:

• сумма наличных расчётов превышает 100 000 рублей по одному договору;
• остаток средств в кассе больше установленного лимита;
• наличная выручка использовалась не по целевому назначению;
• несоблюдение порядка хранения наличности;
• наличность не оприходована в кассу полностью или частично.

Штраф за нарушение порядка кассовой дисциплины для должностных лиц (в том числе, ИП) составляет от 4 000 до 5 000 рублей. Организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 рублей.

Правда, здесь есть благоприятные для бизнеса нюансы.

• Во-первых, при выявлении нескольких нарушений по одной статье штраф накладывают, как за одно.
• Во-вторых, если нарушитель – микропредприятие или малая компания, то штраф в данном случае взимается в половинном размере, то есть от 20 000 до 25 000 рублей.
• В-третьих, если оштрафовано виновное должностное лицо, то саму организацию уже не накажут.
• В-четвёртых, срок давности по привлечению к ответственности за подобное нарушение составляет всего два месяца.
• В-пятых, если правонарушение совершено впервые, его заменят предупреждением.

Обратите внимание, что контроль за соблюдением кассовых операций возложен на ФНС, раньше им занимались банки. На налоговые проверки надзорный мораторий не распространяется. А учитывая, что обычно контроль кассовой дисциплины происходит одновременно с проверкой применения ККТ, есть риск получить сразу два штрафа.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

---

Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса