Инструкция по конфиденциальному делопроизводству нормативные ссылки

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Инструкция по работе с конфиденциальными документами

Инструкция по работе с конфиденциальными документами

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по работе с конфиденциальными документами (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Эффективность работы любой организации зависит от того,
насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том
числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может
быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной
информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное
делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с
документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в
котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа
с грифом конфиденциальности — от момента его создания до списания в дело или
уничтожения. Этот документ — Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству
способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной
информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами
с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных
сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже
отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней
находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами
конфиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами
конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в
дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному
делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями
с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения,
передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из
разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1.  
Определение сферы действия инструкции (на какие документы и
бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и
утверждения документа).

2.  
Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов
вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых
разработана данная инструкция.

3.  
Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие
документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО «Луч» к документам с грифами
конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие
информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО
«Луч», и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО
«Луч» от 02.03.2013 № 25)».

4.  
Термины и определения, используемые в инструкции.

5.  
Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными
документами, распределение зон ответственности:

●   кто
осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;

●   кто
осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;

6.  
Ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной
инструкции возлагается на руководство ООО «Луч», руководителей
структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями,
составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все
особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным
приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не
проставляют на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом
верхнем углу первой страницы документа (для исходящего письма — над реквизитом
«адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа,
машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе
производится следующим образом:

●   Гриф
«Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна»,
полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра
документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется
централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства
может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение
ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на
специальное подразделение в структуре службы безопасности организации. В обоих
случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство
отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором
указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение
конфиденциального делопроизводства. Указанные функции должны быть четко
прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их
неисполнение

●   Гриф
«Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного
наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра
документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу
учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных
экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого
экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки
документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1
л. каждый

Экз. № 1 — в адрес

Экз. № 2 — в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам,
оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа
указывается:

Экз. № 1-10 — в
адрес по списку рассылки

Экз. № 11 — в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности
с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы
документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с
грифами конфиденциальности.

Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или
оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч.
№_.

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие
документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна
содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета
проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности,
номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет
движения денежных средств,

уч. № 123/КТ,
коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему
содержанию служит только для сопровождения конфиденциального документа, на письме
проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий высшему грифу
приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения — неконфиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения —
неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную
информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами
конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 — порядковый номер по журналу, КТ-указание
на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности
происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных
документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное
делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа
проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа
установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае
распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы
безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется
в специальных журналах:

●   для входящего
документа: 123-КТ или 453-К;

●   исходящего
документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

●   внутреннего
документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы
документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в
этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом
конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их
учета внутри организации производится только под роспись в журналах
регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными
подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за
ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей
информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям
целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию,
осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения,
экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное
пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте
указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности,
на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без
грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату
лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности
должно производиться ответственным за ведение конфиденциального
делопроизводства только при наличии четкого письменного указания
уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной
записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно
учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого
документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа,
реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном
документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается
копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где
1 — номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 — порядковый
номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра,
с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с
указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии
исполнителя и даты.

Дополнительно
размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 —
наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 —
наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование
должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляется
штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам
только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке
включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных
документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру
дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К»
(«конфиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на
обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответствующие
дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от
документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их
хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета
документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности
отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной
проверки наличия документов работником, ответственным за ведение
конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых
в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после
итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности
просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается
решение о перегруппировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется
по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются
отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в
запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или
осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности
организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности,
рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами
конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства
(данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в
организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести
сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами
конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной
комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих журналах
регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении
документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства
проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по
организации комиссией осуществляются следующие действия:

●   проверяется
выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

●   производится
сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

●   контролируется правильность
ведения учета документов с грифами конфиденциальности;

●   проверяется
порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;

●   формируются предложения
о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение
Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным
документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся
итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные
недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты
конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности
в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного
подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциальности
издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты
которого представляются руководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответствующие
записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности,
основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на
бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть
следующей:

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет
немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет
проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов,
документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти
особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с
грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом
применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными
документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.

Источник: sekretariat.ru

Составление номенклатуры конфиденциальных дел

Общеобязательная форма номенклатуры конфиденциальных дел отсутствует, поэтому мы приведем вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения из практики нашей компании (см. Пример 25).

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

• в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
• во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
• в третьем звене – организации-заказчики;
• в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

• В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
• В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
• В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
• правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

• документы, метаданные к документам, документные системы;
• политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
• анализ деловых процессов;
• средства (процессы) управления документами;
• процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

• распределение функций и ответственности;
• процессный подход к деловой деятельности;
• измерение и оценку;
• анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.