Национальный реестр (карточка) |reestr
Название акта
Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
Вид акта, орган принятия, дата и номер принятия (издания)
Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2
Регистрационный номер Национального реестра
8/10795
Дата включения в Национальный реестр
07.04.2004
Источник(и) официального опубликования
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 58, 8/10795 (опубликован — 19 апреля 2004 г.)
Акты, изменяющие (дополняющие) документ |
1. О формировании, ведении и хранении личных дел государственных гражданских служащих. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 121 ( 8/38665 от 02.09.2022 ) |
Текст правового акта в актуальном состоянии Вы можете посмотреть в информационно-поисковой системе ЭТАЛОН-ONLINE по следующей ссылке.
Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров.
Л.С.Сухоруков
Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности <1>. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.
На кого и кем ведутся личные дела
Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся <2>:
— государственные служащие;
— научные работники;
— руководители;
— специалисты.
Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность <3>.
Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно <4>.
В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше <5>.
Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен <6>. Не являются исключением временные и сезонные работники.
Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.
На заметку
Если работник является внутренним совместителем, на него должно быть заведено одно личное дело, поскольку законодательством не предусмотрено ведение двух и более дел на одного работника.
Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением <7>.
Обратите внимание!
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.
Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) <8>. При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.
При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации <9>.
Состав документов при формировании личного дела
Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) <10>. Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности <11> (см. таблицу 1).
На заметку
Некоторые документы включаются в личное дело в оригинале, а часть — в копиях или выписках.
Таблица 1
Документы, включаемые в личное дело при его формировании
Для всех работников <*> | Примечания |
1) внутренняя опись документов личного дела по утвержденной форме <12> | Составляется после оформления личного дела. Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Ее листы нумеруются отдельно от листов личного дела. В ней отражается включение новых документов в личное дело. Сведения об изъятии документов или замене подлинников на копии вносятся в графу «Примечания» описи <13> |
2) дополнение к личному листку по учету кадров по утвержденной форме <14> | Отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров <15> |
3) личный листок по учету кадров по утвержденной форме <16> | Заполняет лицо, поступающее на работу, собственноручно в одном экземпляре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов в соответствии с установленными требованиями. Помарки и исправления не допускаются. Работник кадровой службы (специалист по кадрам) проверяет полноту и правильность заполнения путем сверки соответствия сделанных записей записям в документах. На листок наклеивается фотография принимаемого работника. Он подписывает листок и указывает дату заполнения. После заполнения вносить в листок какие-либо изменения и дополнения нельзя <17> |
4) автобиография | Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В ней должны содержаться подпись составителя и дата составления, а также отражаться следующие сведения <18>:
ФИО; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях) |
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке | Заверяются в установленном порядке <19> |
6) заявление о приеме на работу | Оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке с указанием <20>:
адресата (кому адресуется заявление); заявителя (автора); названия вида документа (заявление); текста; подписи; даты составления |
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) | Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке |
Для отдельных категорий работников <**> | Примечания |
декларация о доходах и имуществе | Представляют лица, поступающие на государственную службу <21> |
обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица, по соблюдению ограничений <22> | Обязательство устанавливает обязанность указанных лиц по соблюдению ряда ограничений, установленных ст. 17 — 20 Закона N 305-З |
контракт | Контракт обязательно включается в личное дело государственных служащих.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) организации любой формы собственности в состав личных дел работников любых категорий могут включаться трудовые договоры (контракты) с работниками <23> |
справка-объективка | Оформляется при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, представлении их к награждению. Специально для включения в личное дело составлять ее не нужно |
анкета | Может заполняться для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению листка по учету кадров. Помимо подписи работника в ней также ставится подпись работника кадровой службы (специалиста по кадрам) <24> |
копия (выписка) протокола заседания ученого совета | Для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей |
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива | Для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом |
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации | Собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации, к примеру проведение конкурса <25> |
договор о материальной ответственности | Для материально ответственных лиц |
направление на работу | Службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, а также по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др. |
Обратите внимание!
Хранятся личные дела в кадровой службе отдельно от других дел одним из следующих способов <26>:
— по порядку номеров;
— в алфавитном порядке.
Ведение личного дела
Наниматель ведет личное дело на работника в течение всего периода времени его работы в организации. Как таковое ведение личного дела предполагает:
— внесение при необходимости записей. Например, во внутренней описи документов личного дела делается запись о включении в дело копии приказа о переводе работника;
— изменение состава документов личного дела. Например, некоторые документы изымаются из личного дела либо подлинники заменяются копиями <27>;
— включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника <28> (см. таблицу 2).
Обратите внимание!
Документы включаются в хронологической последовательности <29>.
Таблица 2
Документы, включаемые в процессе ведения личного дела
Название документа | Примечание |
характеристики | Официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме с указанием <30>:
названия вида документа (характеристика); ФИО характеризуемого; текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Выделяют два вида характеристик: внутренние — подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты; внешние — подписываются руководителем организации с указанием даты и заверяются печатью нанимателя. Наниматель может при приеме на работу работника запрашивать характеристику на него с предыдущих мест работы. Характеристика должна быть ему направлена в течение 2 календарных дней со дня получения запроса <31> |
аттестационные листы <32> | Заполняются по результатам аттестации работника |
списки научных трудов и изобретений | Включаются в личное дело при их наличии |
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника | Оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке с указанием <33>:
адресата (кому адресуется заявление); заявителя (автора); названия вида документа (заявление); текста; подписи; даты составления. К иным документам относятся, например, медицинское заключение, докладная записка |
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. | Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке |
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь | К примеру, при оценке соблюдения руководителем организации определенных критериев, таких как обеспечение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины. Такая оценка оформляется документально и проводится при аттестации руководителей организаций или при продлении либо заключении с ними контрактов на новый срок <34> |
На заметку
На этапе ведения личного дела <35>:
— все его документы собираются в отдельную папку;
— личное дело не переплетается и не подшивается.
Документы, не включаемые в личное дело
Законодательство предусматривает перечень документов, которые в личное дело включать не нужно. К ним относятся <36>:
— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий.
Обратите внимание!
При увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания приказ об увольнении работника включается в личное дело;
— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (например, медицинские заключения).
На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).
Также в перечень документов, включаемых в личное дело, не входят документы по воинскому учету работников <37>.
Обложка личного дела
Все документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства <38>.
На обложке личного дела указываются <39>:
— заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).
Обратите внимание!
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней <40>;
— регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Помимо указанных обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты <41>:
— полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;
— «Начато» и «Окончено» — арабскими цифрами указываются дата начала и дата окончания личного дела, например 09.01.2017;
— количество листов дела — оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела <42>;
— срок хранения.
Общество с ограниченной ответственностью «ТрансМагОптим»
(наименование организации (структурного подразделения))
(ООО «ТрансМагОптим»)
Отдел кадров
Личное дело N 54
Золотницкая Наталья Сигизмундовна
(фамилия, имя, отчество)
Начато 09.01.2017
Окончено ____________
На __________ листах
Хранить 75 лет
Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела <43>.
Учет и использование личных дел
Учет
Все личные дела подлежат строгому учету <44>. Для этого в организации должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел по утвержденной форме <45>. В нем указываются:
— регистрационный индекс личного дела (номер);
— заголовок личного дела (ФИО работника);
— дата постановки на учет (дата формирования личного дела);
— дата снятия с учета (дата передачи личного дела в архив).
Пример журнала (книги) учета личных дел
Журнал (книга) учета личных дел
Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество работника | Дата постановки на учет | Дата снятия с учета |
1 | Золотницкая Наталья Сигизмундовна | 09.01.2017 | |
2 | Золотов Петр Иванович | 13.03.2017 | |
3 | Авакова Лидия Владимировна | 05.06.2017 | 22.09.2017 |
Хранится журнал (книга) учета личных дел 75 лет <46>. Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством <47>.
Использование
Личные дела могут выдаваться во временное пользование с разрешения руководителя организации <48>:
— работникам организации, как правило, на основании заявления с указанием причин и срока выдачи;
— сторонним организациям.
На заметку
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации.
При этом выдача личного дела во временное пользование является правом, а не обязанностью нанимателя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством. Например, личные дела и документы, включенные в них, выдаются на основании постановлений следственных органов.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещено <49>:
— производить какие-либо исправления;
— извлекать из него отдельные документы;
— включать новые документы.
На заметку
Чтобы проконтролировать состав и состояние личного дела, в момент его выдачи целесообразно сделать ксерокопию всех включенных в него документов, в том числе внутренней описи.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка утвержденной формы <50>. В ней делаются следующие отметки:
— номер личного дела;
— ФИО работника, на которого ведется личное дело;
— дата выдачи;
— получатель;
— расписка в получении (проставляется подпись получателя);
— телефон получателя;
— дата возврата.
Пример контрольной карточки
Контрольная карточка
Личное дело N 54
Фамилия Золотницкая
Имя Наталья
Отчество Сигизмундовна
Отметка о выдаче личного дела
Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
04.09.2017 | Золотницкой Н.С. | Подпись | 200-00-02 | 07.09.2017 |
Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное личное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в контрольной карточке указывается дата возврата, она изымается, а личное дело помещается на место.
- Делопроизводство
- Ведение личных дел
- Личное дело
Ведение личных дел для определенных категорий работников
На каких работников необходимо заводить личные дела? Нужно ли заводить личные дела на помощников воспитателей?
1351
Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Законодательством не предусмотрено заведение личных дел на помощников воспитателей.
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция № 2).
Согласно Общим положениям Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. № 1 (далее — ЕКСД), все служащие делятся на три категории: руководители, специалисты, другие служащие.
Купите доступ к порталу erudo.by
и через 30 секунд
читайте статьи журнала и скачивайте образцы и формы документов
Получите доступ к статье всего за 6,00 руб.
Доступ к статье откроется сразу после оплаты
1351
Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
В данном материале перечислены документы, которые могут быть помещены в личное дело при его формировании, а также при его ведении, и варианты их заполнения и оформления.
Личные дела ведутся лишь на тех работников, которые состоят в трудовых отношениях с нанимателем. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личные дела не ведутся.
Нормативные правовые акты, регулирующие данную работу
Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.
В то же время положения Инструкции № 2 не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 также следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларуси, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций).
Сроки хранения личных дел определяют в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющимся приложением 1к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
От редакции:
Перечень № 140 был опубликован 9 августа 2012 г. на Национальном правовом Интернет-портале Республики Беларусь и вступил в силу 10 августа 2012 г. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, утратил силу с момента опубликования Перечня № 140.
Основные положения
Инструкцией № 2 конкретизировано понятие «личное дело работника» и установлен перечень нанимателей, которые обязаны вести личные дела работников.
В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в данных организациях могут быть предусмотрены особенности ведения кадровых документов в соответствии со ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).
Личные дела ведут на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (часть вторая п. 2 Инструкции № 2). Данной нормой ведение личных дел рабочих не предусмотрено. Однако законодательство не содержит запрета на ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2 Инструкции № 2.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам
(п. 3 Инструкции № 2).
Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел возложен на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).
Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (часть вторая ст. 26 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).
Документы, помещаемые в личное дело
Личное дело работника формируют после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).
После издания организационно-распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы помещают в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.
Для отдельных категорий работников при формировании личных дел в них дополнительно включают:
– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– контракт (государственных служащих);
– справку-объективку;
– анкету;
– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.) (п. 7 Инструкции № 2).
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включают трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции № 2).
Специально для включения в личное дело справка-объективка не составляется. Как правило, это делается при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, а также при представлении их к награждению. В случае если оригинал справки-объективки направлен за пределы организации, в личное дело включается ее копия.
Анкета заполняется в случаях, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам».
Ведение личного дела
После включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) личное дело считается сформированным, после этого начинается этап ведения личного дела. В процессе работы в сформированное личное дело работника документы включают в хронологической последовательности. К таким документам относятся:
– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, классов, разрядов, званий и т.п.
В то же время в личное дело не включаются:
– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2).
Необходимо отметить, что для некоторых приказов по личному составу может быть предусмотрен срок хранения, отличающийся от установленного.
На практике возникают вопросы: куда формировать документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено, например, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, принятых рабочими? В таких случаях документы подшиваются в отдельное дело, которое можно озаглавить «Документы к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел». Срок хранения такого дела – 3 года (ст. 644 Перечня № 140).
Формирование личного дела
Документы личного дела помещаются в отдельную обложку (п. 18 Инструкции № 2).
На обложке личного дела указывают регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела записывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.
От редакции:
Пример оформленной обложки личного дела вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Форма внутренней описи документов личного дела, установленная Инструкцией № 2, отличается от формы внутренней описи, предусмотренной Основными правилами работы архивов организаций. Это обусловлено тем, что внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу при его заведении и заполняется по ходу ведения. Отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями отражают в графе «Примечание» (часть вторая п. 10 Инструкции № 2). При оформлении других дел (например, дел с приказами по личному составу) внутреннюю опись составляют после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
От редакции:
Пример оформленной внутренней описи документов вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, в котором отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
От редакции:
Пример оформленного дополнения к личному листку по учету кадров вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После дополнения к личному листку по учету кадров в личное дело подшивается личный листок по учету кадров.
От редакции:
Пример оформленного личного листка по учету кадров вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 13.
Требования к заполнению личного листка по учету кадров установлены п. 11 Инструкции № 2. Личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
На все вопросы личного листка по учету кадров следует давать исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет», не допускается перечеркивание граф (строк). В случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.
Фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже, например: Иванов Олег Иванович.
Число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» указываются арабскими цифрами: 15.08.1962.
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Пистол, Дзержинского р-на Минской обл.
В графе «Гражданство» указывается название страны, например: Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.
В графе «Образование» указывается уровень полученного работником образования.
Система образования включает в себя систему дошкольного образования, систему общего среднего образования, систему профессионально-технического образования, систему среднего специального образования, систему высшего образования, систему послевузовского образования, систему дополнительного образования детей и молодежи, систему дополнительного образования взрослых, систему специального образования (ст. 11 Кодекса РБ об образовании). Однако согласно Инструкции № 2 в графе «Образование» указывается следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее». Если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел; для окончивших неполную среднюю школу – сколько классов окончил. Наименования учреждений образования пишутся полностью, так, как обозначено в документе об образовании.
После заполнения всех граф в соответствии с требованиями п. 11 Инструкции № 2 на личный листок по учету кадров наклеивается фотография принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносят.
От редакции:
Более подробно о заполнении личного листка по учету кадров вы можете прочитать в статье Д. Пислевича «Поможем работнику заполнить личный листок по учету кадров правильно!» в рубрике «Оформляем документы правильно» на с. 29 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 13.
После личного листка по учету кадров в личное дело вшивается автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляет автобиографию работник самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.
Требования к составлению автобиографии указаны в п. 14 Инструкции № 2.
За автобиографией в личное дело подшивают копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестата, диплома, свидетельства и др.).
Следует отметить, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании РБ производит Минобразование РБ.
Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании работник кадровой службы обязан затребовать для сверки подлинники соответствующих документов.
Заявления о приеме на работу, а также включаемые в личное дело в процессе его ведения заявления о переводе на другую работу, увольнении с работы оформляют в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69, и Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Белком-архива от 16.09.2005 № 41.
Хранение, проверка и передача личных дел в архив
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке и подлежат строгому учету (пп. 19 и 20 Инструкции № 2). Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведут журнал (книгу) учета личных дел.
От редакции:
Пример оформленного журнала (книги) по учету личных дел вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (п. 22 Инструкции № 2). Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п. 23 Инструкции № 2). При этом личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформление личных дел при передаче в архив, а также описей дел по личному составу и описей личных дел осуществляется в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.
От редакции:
С подробным алгоритмом кадровых действий при формировании личного дела вы можете ознакомиться в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на
с. 43 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
Сергей Большаков, экономист
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 года № 121
О формировании, ведении и хранении личных дел государственных гражданских служащих
На основании части второй пункта 1 статьи 18 Закона Республики Беларусь от 1 июня 2022 г. № 175-З «О государственной службе» и части первой пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих (прилагается).
2. Внести в Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденную постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2, следующие изменения:
второе предложение пункта 1 после слова «дел» дополнить словами «государственных гражданских служащих,»;
из части второй пункта 2 слова «, государственных служащих» исключить;
абзац четвертый пункта 7 исключить.
3. Установить, что личные дела государственных гражданских служащих, сформированные до вступления в силу настоящего постановления, переформированию не подлежат.
4. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
СОГЛАСОВАНО
Министерство труда и социальной защиты
Республики Беларусь
Утверждено
постановлением
Министерства юстиции
Республики Беларусь
от 31 августа 2022 года № 121
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция определяет, если иное не установлено законодательными актами, порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих (далее, если не установлено иное, – личное дело).
2. Сведения о прохождении государственной гражданской службы (далее – гражданская служба) отражаются в личном деле, которое содержит анкетные данные. К личному делу приобщаются также документы об образовании, обучении, аттестации государственного гражданского служащего (далее – гражданский служащий) и другие данные, в том числе персональные данные в соответствии с законодательными актами.
Не допускаются сбор и внесение в личное дело информации о частной жизни гражданского служащего или членов его семьи, других близких родственников, а также сведений о его вероисповедании.
3. Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляется кадровой службой соответствующего государственного органа.
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА