Инструкция по работе с дебиторской задолженностью образец

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента — расскажет наш материал.

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути — в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ — это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов — это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Больше об оборачиваемости ДЗ прочтите в статье «Оборачиваемость дебиторской задолженности (формула)».

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

• Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
  • микрофинансовые организации;
  • компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
  • управляющие компании в жилых домах.
• Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

Что должен содержать регламент по работе с дебиторской задолженностью, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

В том числе рекомендуется предусмотреть разделы, устанавливающие:

1. Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:

• общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
• классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной — в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.

1. Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:

• о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
• по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
• иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.

Как правильно оформить инвентаризацию ДЗ, смотрите в материале «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности — образец».

1. Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:

• устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой — юридической службе и руководству;
• описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.

1. Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:

• порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
• порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
• порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).

1. Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.

Об этом — материал «Списание дебиторской задолженности на забалансовый счет».

1. Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

Как организовать систему управления дебиторской задолженностью, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,— это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

• ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
• блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка—в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании — у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Скачать образец

Итоги

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

• организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
• обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
• обеспечить контроль эффективности звонков;
• привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах. 

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

• экономия времени и средств на работу с должниками;
• не нужно обучать персонал;
• с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
• нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

• проверять репутацию партнеров;
• внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
• документально оформлять договоренности;
• собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
• регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
• заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Наиболее актуальный вопрос последнего времени – работа с дебиторской задолженностью и, прежде всего с тем, как же все-таки вернуть свои деньги, чтобы спасти бизнес. Пути выхода – досудебная работа и судебное разбирательство. Ведущий юрист «Что делать Консалт» Сергей Манегин дает подробную инструкцию о том, как правильно выстроить такую работу.

Первый шаг: досудебные процедуры

Организация должна определить, что считать дебиторской задолженностью, какая просрочка от клиентов допускается, какая не допускается. Это будет считаться своего рода красными линиями, которые обозначают начало претензионной работы с контрагентом.

Сроки, по которым платежи можно считать просроченными, определяются для каждой конкретной организации исходя из специфики производства, регулярности отношений между контрагентами. Речь идет о том, что некоторые организации могут как разового отгружать товар, оказывать услугу, так и проводить такие операции регулярно. В каждом случае сроки определяются индивидуально.

Тем не менее, если просрочка составляет две недели, то уже можно начинать переговорный процесс, который по ка еще не является претензионной работой. Если в рамках переговоров не удалось достигнуть какой-то договоренности, определить сроки погашения задолженности, то необходимо переходить к претензионной работе – т.е. написать клиенту претензию, в рамках которой выразить — какие именно обязательства контрагентом не исполнены.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Претензия в договорных отношениях — это сообщение контрагенту о том, что он не исполнил или ненадлежащим образом исполнил свои обязательства. Обычно содержит требование об устранении нарушения или о расторжении договора.

В большинстве случаев под претензией понимают документ, который будущий истец направляет, чтобы соблюсти обязательный досудебный (претензионный) порядок. Однако на практике пострадавшая сторона может последовательно предъявить несколько претензий по одному нарушению, прежде чем решиться на судебное разбирательство.

Неформальная претензия обычно предъявляется устно или в переписке рядовых сотрудников двух организаций. Это может быть сообщение о том, что обнаружено нарушение, напоминание о пропущенном сроке исполнения обязанности и т.п. Целью такой претензии может быть предварительная проверка факта нарушения. В ней нет жестких требований или сообщения о намерении обратиться в суд. Пример такой претензии — звонок в бухгалтерию арендатора с сообщением о том, что арендная плата не поступила на счет арендодателя в установленный договором срок, и просьбой разъяснить ситуацию.

Письменную претензию обычно предъявляют, когда пострадавший убедился в обоснованности своих требований, а неформальное обращение к нарушителю не привело к желаемому результату. Такую претензию направляют по правилам для юридически значимых сообщений. Делается это для того, чтобы, если требование не будет исполнено, данный документ можно было использовать как доказательство соблюдения досудебного порядка урегулирования спора, когда он обязателен.

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Что указать в претензии?

1. На основании какого документа возникли обязательства: договор, соглашение.
2. Основные обязательства, которые стороны на себя принимают, например, исполнитель обязуется оказать услуги, заказчик обязуется эти услуги оплатить, поставщик обязуется поставить товар, заказчик обязуется оплатить товар. Иными словами, изложить в претензии тот пункт договора, где зафиксированы эти обязательства.
3. Привести договоренности относительно того, когда обязательство по оплате должно быть исполнено: либо в самом договоре, либо в соглашении, в срок до определенной даты заказчик перечисляет денежные средства на счет исполнителя.
4. Описать ситуацию с тем, что по состоянию на момент подготовки претензии оплата за поставку товара или оказание услуг произведена не была, а также указать конкретную сумму, период неоплаты и то, какой именно продукт или услуга не были оплачены.  
5. Указать, что контрагент свои обязательства исполнил и подтвердить это конкретными документами: подписанные акты, товарные накладные, и другие документы, свидетельствующие об исполнении обязательств.
6. Сослаться на положение гражданского кодекса, где указана недопустимость одностороннего отказа от исполнения обязательств.
7. Если это предусмотрено договором, описать неустойку, которая возникла на момент написания претензии, сделать ее расчет.
8. В случае, когда неустойка в договоре не обозначена, то в соответствии со статьей 395 Гражданского кодекса РФ, ее можно рассчитать.
9. Указать срок, до которого нужно провести оплату.
10. В завершение указать, что, если контрагент не исполнит обязательства, компания обратится в суд для взыскания задолженности и расходы контрагента помимо основного долга увеличатся на сумму неустойки. Также он понесет судебные издержки, расходы на госпошлину.

Рекомендуем разработать типовые формы претензий и исков. Это позволит вам:

• сэкономить время на подготовку документов, что особенно важно в случае, когда срок предъявления претензии ограничен;
• снизить риск ошибок в документах. Например, типовая форма искового заявления не позволит пропустить сведения, которые обязательно должны быть в нем указаны;
• ускорить обучение новых сотрудников, привлекаемых к претензионно-исковой работе.

При получении претензии от контрагента или госоргана КонсультантПлюс поможет быстро оценить спорную ситуацию и предложить варианты решений

Шаблоны претензий по возможности составьте так, чтобы их могли использовать сотрудники, которые контролируют исполнение договоров. Это позволит освободить рабочее время юристов для решения более сложных задач в рамках претензионной работы.

Например, ваша организация сдает в аренду свои офисы и наиболее частая претензия к контрагентам — просрочка внесения арендной платы. Для этой ситуации можно разработать типовую форму претензии, в которой останутся свободными только поля для указания реквизитов договора аренды, сведений о должнике-арендаторе, сумме долга и периоде его возникновения. Претензию на основании этого шаблона без труда сможет подготовить сотрудник, отслеживающий своевременное поступление арендной платы.

В системе КонсультантПлюс представлено несколько образцов претензий, в том числе:

Форма: Претензия к исполнителю в связи с ненадлежащим качеством услуг (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022)

Форма: Претензия к исполнителю в связи с нарушением срока оказания услуг (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022)

Форма: Претензия о взыскании неосновательного обогащения (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022)

Форма: Претензия к поставщику о нарушении срока поставки (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022)

Кроме того, составить образцовую претензию вам поможет Чек-лист по ее заполнению

Как направить претензию

В большинстве случаев претензию нужно направлять по адресу, указанному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Однако досудебный порядок считается соблюденным и тогда, когда претензия направлена по адресу, указанному в договоре (п. 4 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 22.07.2020).

Если возник спор с участием филиала (представительства) ответчика и исковые требования связаны с деятельностью филиала (представительства), претензию можно направить только по адресу последнего (см. Позицию ВС РФ).

В качестве способа направления рекомендуем выбрать письмо с объявленной ценностью и описью вложения или курьерскую доставку под подпись получателя. В описи укажите суть требований и данные договора («претензия об оплате товара на сумму 100 000 руб. по договору поставки от 10.07.2020 N 113»).

Вместе с тем претензию необязательно отправлять ценным письмом с описью вложения, если иное не предусмотрено законом или договором и не следует из практики взаимоотношений сторон. Ее также можно направить по адресу электронной почты ответчика, через соцсети и мессенджеры, если это установлено НПА, прямо предусмотрено договором либо данный способ переписки является сложившейся практикой сторон (п. п. 12, 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.06.2021 N 18, п. п. 5, 9 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 22.07.2020).

Обязательно сохраните доказательства направления претензии — они вам понадобятся при предъявлении иска.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Важно: претензионная работа в большинстве спорных случаев является обязательной. В большинстве случаев при несоблюдении обязательного досудебного (претензионного) порядка урегулирования спора суды возвращают иски или оставляют без рассмотрения, если иск уже принят к производству.

Второй шаг: обращение в суд

Когда можно обращаться в суд

Обращайтесь в суд только после того, как вы получили ответ на претензию или когда истек срок ответа на нее, установленный законом или договором. Например, если спор рассматривает арбитражный суд, то по общему правилу для денежных требований, возникающих из договоров и других сделок, а также вследствие неосновательного обогащения, это 30 календарных дней со дня направления претензии (ч. 5 ст. 4 АПК РФ, п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.06.2021 N 18).

Если вы назначили в претензии более длительный срок, рекомендуем подождать его окончания. Арбитражный суд возвратит иск, если тот подан до истечения установленного срока досудебного порядка урегулирования спора и отсутствует ответ на претензию либо иной документ, подтверждающий соблюдение этого порядка (п. 22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.06.2021 N 18, п. 8 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 22.07.2020).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Какие судебные процедуры можно задействовать

Дебиторская задолженность может быть взыскана в приказном, упрощенном или общем порядке в зависимости в том числе от взыскиваемой суммы.

Приказной порядок производства

Приказной порядок производства — выдача судом судебного приказа на взыскание с должника дебиторской задолженности без рассмотрения дела по существу.

При подаче в суд заявления о выдаче судебного приказа соблюдение досудебного порядка урегулирования спора и направление должнику претензии желательно, но не обязательно (абз. 4 ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Судебный приказ выдается по делам, в которых требования вытекают из неисполнения или ненадлежащего исполнения договора и основаны на представленных взыскателем документах, устанавливающих денежные обязательства, если цена заявленных требований не превышает 500 тыс. руб. (п. 1 ст. 229.2 АПК РФ).

При обращении в суд общей юрисдикции судебный приказ выдается на основании заявления о взыскании денежных сумм или об истребовании движимого имущества от должника по требованиям, предусмотренным ст. 122 ГПК РФ, если размер денежных сумм, подлежащих взысканию, или стоимость движимого имущества, подлежащего истребованию, не превышает 500 тыс. руб. (ч. 1 ст. 121 ГПК РФ).

Если требование кредитора соответствует вышеуказанным критериям, то кредитору необходимо обратиться в суд с заявлением о выдаче судебного приказа, а не с исковым заявлением (п. 2.1 ч. 1 ст. 129, ст. 229.3 АПК РФ, ст. 124, п. 1.1 ч. 1 ст. 135 ГПК РФ). Такое заявление в общем случае подается в арбитражный суд или суд общей юрисдикции по адресу или месту жительства должника (ст. 35, ч. 1 ст. 229.5 АПК РФ, ст. 28, ч. 1 ст. 123 ГПК РФ).

Следует учесть, что наличие в материалах дела документов, из которых явно следует признание должником всех заявленных требований, не является необходимым условием для выдачи судебного приказа.

Требование взыскателя следует рассматривать как признаваемое должником, если несогласие с заявленным требованием и обосновывающими его доказательствами не вытекает из представленных в суд документов. О несогласии должника с заявленным требованием могут свидетельствовать в том числе поступившие с момента подачи в суд заявления о выдаче судебного приказа и до вынесения судебного приказа возражения должника в отношении действительности сделки, из которой возникло требование, а также размера заявленных требований (ст. 229.2 АПК РФ).

Отсутствие в материалах дела доказательств несогласия должника с заявленными требованиями и обосновывающими их доказательствами свидетельствует о признании должником требований взыскателя (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 12.11.2020 N 10АП-18017/2020 по делу N А41-60360/2020).

Судья выдает судебный приказ на основании представленных кредитором документов, по которым отсутствует спор о праве. Судебный приказ является одновременно исполнительным документом и приводится в исполнение в порядке, установленном для исполнения судебных решений (ч. 2 ст. 229.1 АПК РФ, ч. 2 ст. 121 ГПК РФ).

Сроки приказного производства минимальны. Судебный приказ выносится арбитражным судом в течение 10 дней (судом общей юрисдикции — в течение 5 дней) со дня поступления заявления о выдаче судебного приказа в суд (причем без вызова взыскателя и должника и без проведения судебного разбирательства). Копия судебного приказа в течение пяти дней со дня его вынесения высылается должнику, который в течение десяти дней со дня ее получения вправе представить возражения (ч. 2, 3 ст. 229.5 АПК РФ, ч. 1 ст. 126, ст. 128 ГПК РФ).

Приказной порядок производства — самый удобный и быстрый для кредитора способ получить судебное постановление.

Но, если должник в установленный законом срок предъявит возражения против исполнения судебного приказа, суд отменяет его в безусловном порядке (ч. 4 ст. 229.5 АПК РФ, ст. 129 ГПК РФ). В случае отмены судебного приказа кредитор вправе обратиться в суд в порядке упрощенного или общего искового производства.

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

Упрощенное производство

Упрощенный порядок производства применяется судом по следующим делам (п. 1 ч. 1, п. 1 ч. 2, ч. 3 ст. 227 АПК РФ, ч. 1 ст. 232.2 ГПК РФ), в частности:

• при взыскании долга, не превышающего 800 тыс. руб. с юридических лиц, до 400 тыс. руб. с индивидуальных предпринимателей и до 100 тыс. руб. включительно с физических лиц;
• по бесспорным искам независимо от цены иска, где задолженность основана на документах, а обязательство признается должником (за исключением дел, рассматриваемых в приказном производстве);
• по делам, по которым стороны не возражают о рассмотрении дела в упрощенном порядке (за исключением случаев, указанных в ч. 5 ст. 227 АПК РФ).

В этом случае соблюдение кредитором досудебного урегулирования спора и направление должнику претензии обязательно в арбитражном процессе (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Судья рассматривает дело без вызова сторон после истечения сроков, установленных судом для представления доказательств и иных документов (ч. 5 ст. 228 АПК РФ, ч. 5 ст. 232.3 ГПК РФ).

Дело рассматривается в течение двух месяцев с даты поступления заявления в суд, должнику дается 15 дней для направления возражений по иску, а сторонам — 30 дней для представления дополнительных материалов. Это не позволяет должнику необоснованно затягивать судебный процесс (ч. 2 ст. 226, ч. 3 ст. 228 АПК РФ, ч. 3 ст. 232.1, ч. 3 ст. 232.3 ГПК РФ).

Решение суда подлежит немедленному исполнению и вступает в силу по истечении 15 дней со дня его принятия, если не подана апелляционная жалоба (ч. 3 ст. 229 АПК РФ, ч. 5 ст. 232.4 ГПК РФ).

Если должник заявит ходатайство о рассмотрении дела в общем судебном порядке, представит доказательства, требующие дополнительного исследования либо проведение экспертизы, заслушивание свидетельских показаний, заявит встречный иск, который не может быть рассмотрен по правилам упрощенного производства, суд переходит к рассмотрению дела по общим правилам (ч. 5 ст. 227 АПК РФ, п. 1 ч. 4 ст. 232.2 ГПК РФ).

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Общее судопроизводство

Общий судебный порядок рассмотрения дела применяется во всех остальных случаях, не подпадающих под приказной или упрощенный порядки судебного производства. Разбирательство дела осуществляется в судебном заседании с вызовом сторон (ст. 153 АПК РФ, ст. 155 ГПК РФ).

В этом случае соблюдение кредитором досудебного урегулирования спора и направление должнику претензии в арбитражном процессе обязательно (ч. 5 ст. 4, п. 7 ч. 1 ст. 126 АПК РФ).

В гражданском процессе досудебное урегулирование обязательно, только если это предусмотрено законом для данной категории споров (ч. 4 ст. 3, п. 3 ст. 132 ГПК РФ, п. п. 2, 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.06.2021 N 18).

Дело в общем судебном порядке рассматривается в течение шести месяцев в арбитражном суде (двух месяцев в суде общей юрисдикции) с момента поступления заявления в суд (ч. 1 ст. 152 АПК РФ), однако на практике рассмотрение судами дел в общем порядке может затянуться на более длительный срок.

Исковое заявление составляется по правилам ст. 125 АПК РФ (ст. 131 ГПК РФ), к нему прилагаются документы, предусмотренные ст. 126 АПК РФ (ст. 132 ГПК РФ).

После обращения в суд стороны вправе использовать примирительные процедуры для урегулирования спора (ч. 8 ст. 4 АПК РФ, ч. 5 ст. 3 ГПК РФ).

Стороны вправе обжаловать решение суда. Срок подачи апелляционной жалобы — месяц со дня принятия решения судом первой инстанции (ч. 1 ст. 259 АПК РФ, ч. 2 ст. 321 ГПК РФ), срок подачи кассационной жалобы — два месяца со дня вступления в силу обжалуемого решения при подаче кассационной жалобы в арбитражный суд, три месяца — в суд общей юрисдикции (ч. 1 ст. 276 АПК РФ, ч. 1 ст. 376.1 ГПК РФ).

При получении претензии от контрагента или госоргана КонсультантПлюс поможет быстро оценить спорную ситуацию и предложить варианты решений

Третий шаг: решение суда получено, что дальше

Чтобы взыскать задолженность, кредитору нужно получить решение суда о взыскании с должника дебиторской задолженности с отметкой суда о вступлении его в законную силу и исполнительный лист.

После этого возможны следующие варианты действий кредитора по принудительному взысканию долга с должника (в зависимости от конкретных обстоятельств дела и платежеспособности должника):

• подача кредитором исполнительного листа в банк должника, минуя службу судебного пристава-исполнителя (ст. 8, ч. 5, 8 ст. 70 Закона N 229-ФЗ). Это самый эффективный вариант, поскольку банк на основании предъявленного кредитором исполнительного листа спишет с расчетного счета должника (при наличии там денег) присужденную судом к взысканию сумму;
• подача кредитором исполнительного листа в службу судебных приставов (ст. ст. 5, 6 Закона N 229-ФЗ).

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Второй вариант используется при отсутствии у должника денежных средств на расчетных счетах. Требования исполнительного листа должны быть исполнены судебным приставом в течение двух месяцев со дня возбуждения исполнительного производства (ч. 1 ст. 36 Закона N 229-ФЗ). Но на практике этот процесс может длиться долго. Судебный пристав вправе обращать взыскание на имущество должника, производить его розыск, оспаривать сделки по отчуждению должником имущества (ст. ст. 64, 65, ч. 1, 3 ст. 68, ст. 69 Закона N 229-ФЗ, п. 42 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.11.2015 N 50 «О применении судами законодательства при рассмотрении некоторых вопросов, возникающих в ходе исполнительного производства», Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 18.04.2017 N 77-КГ17-7).

Более подробно о механизме взыскания дебиторки в рамках исполнительного производства вы можете узнать из Готового решения.

Таким образом, выбор кредитором наиболее результативного метода исполнения судебного решения зависит от конкретных обстоятельств дела и платежеспособности должника.

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Смотрите по этой теме видео на нашем YouTube-канале

Это вторая часть статьи. В первой мы говорили про то, как выбрать надежного контрагента, как посчитать оптимальный период просрочки и как стимулировать быструю оплату. Здесь расскажем про то, как отслеживать своевременность погашения дебиторки и как истребовать просрочку. А еще подарим шаблоны должностных инструкций, претензий, исковых заявлений и кредитной политики.

Этап 4. Отслеживаем своевременность погашения дебиторки

Чтобы отследить, как дебиторы погашают свои долги, нужны:

Эти два момента обсудим далее.

Отчеты о дебиторской задолженности

В каких-то компаниях готовят целый комплекс отчетов, а где-то обходятся одним документом. Очевидно, что здесь все зависит от:

Предположим, в организации решили составлять один отчет. Как он может выглядеть? Например, так, как в таблице 1. Это примерный вариант реестра старения дебиторки.

Таблица 1. Образец реестра старения дебиторской задолженности (ДЗ)

А вот еще один образец в таблице 2. Суть та же, но колонки немного другие.

Таблица 2. Отчет о состоянии дебиторки по покупателю «Гамма» на 01.07.2022

Иночгда, помимо стандартных, для таких отчетов дат оплаты и просрочки вводятся расширенные показатели. Они помогают сразу понять, что это за дебитор – «важная птица» или «мелкая сошка». От такого будет зависеть, как вести себя с ним дальше:

К примеру, вот какие данные пригодятся для отнесения контрагента к стратегическим или заурядным:

Чем больше цифры, тем солиднее контрагент.

Напомним, что второй показатель считается как отношение выручки к средней дебиторке. Для крупных клиентов оборачиваемость, возможно, будет высокой даже при существенных долгах. Причина в том, что продажи таким организациям велики и выручка оказывается значимой. Выходит, один рубль их дебиторки несет за собой немалый доход и компании выгодно продолжать работать с ними.

Подробнее о том, как вычисляется и что показывает оборачиваемость, смотрите в статье «Коэффициент оборачиваемости и продолжительность оборота в анализе деловой активности».

Напоследок расскажем, какие отчеты можно формировать, если одного документа мало, рабочих рук в организации много, а руководство и/или собственники очень любят детальную информацию. Смотрите в таблице 3 один из подходов. 

Таблица 3. Варианты отчетов о дебиторской задолженности (ДЗ)

Название отчета	Что в нем	Как часто составляется
Об ожидаемых поступлениях	Даты и суммы ожидаемых в течение дня поступлений и фактический приход денег	Ежедневно
О состоянии ДЗ	Разбивка дебиторки по группам: ·    текущая; ·    просроченная; ·    сомнительная; ·    безнадежная. Напомним, что просроченная – это непогашенная в договорной срок. Сомнительная – это непогашенная в срок или с низкой вероятностью своевременного погашения и при этом ничем не обеспеченная. Безнадежная – это нереальная к взысканию, так как, к примеру, компании-дебитора больше нет или организация-кредитор не обратилась в суд вовремя и просрочила срок исковой давности	Еженедельно или ежемесячно
О работе по возврату просроченной ДЗ	Меры, которые предпринимались в отношении проблемной ДЗ, и полученные результаты	Еженедельно или ежемесячно
О списании безнадежной ДЗ	Сумма списанной дебиторки и причина, по которой ее не удалось истребовать	Ежеквартально

Сотрудники, которые работают с дебиторами

Чтобы коллеги работали слаженно:

Обычно обязанности работников закрепляются в их должностных инструкциях. Мы нашли образец для специалиста, который занимается просроченными долгами и предлагаем его скачать.

А еще посмотрите в таблице 4, как можно распределить функционал между отделами и сотрудниками, чтобы оплата от клиентов поступала вовремя.

Таблица 4. Кто за что отвечает в компании при работе с дебиторкой

Какой специалист	Что делает
Менеджер по продажам	·  Оценивает надежность потенциального клиента до подписания договора с ним. Использует различную информацию, кроме финансовой отчетности; ·  напоминает клиенту о том, что подошел срок оплаты и что предпримет компания, если деньги не придут вовремя
Сотрудник финансовой службы	·  Анализирует финансовую отчетность потенциального клиента перед подписанием договора. Оценивает платежеспособность контрагента, его финансовую устойчивость, рентабельность,деловую активность и т.п.; ·  проверяет экономические условия договора. Следит, чтобы размеры отсрочки, кредитного лимита, скидки были выгодны, прежде всего, самой компании; ·  составляет отчеты о погашении дебиторской задолженности, о переводе ее из текущей в просроченную, сомнительную или безнадежную
Сотрудник юридической службы	·  Согласовывает договор с контрагентом; ·  готовит претензионные письма и прочие документы в процессе взыскания долга; ·  представляет компанию в суде, если вернуть долг «мирным» путем не выходит

Очевидно, что обозначить обязанности – это одно, а мотивировать их выполнять – другое. Поэтому в некоторых компаниях увязывают зарплату тех, кто работает с дебиторами по вопросам своевременного закрытия долгов, с результатами в этой сфере. Для этого, к примеру:

Поделимся специальной формулой. По ней рассчитывается коэффициент эффективности работы с дебиторкой, и с его помощью корректируют премию менеджеров по продажам. Причем учитывается не просто наличие или отсутствие просрочки у «подопечных» клиентов, но и количество дней, на которые задержалась оплата. Вот как делается расчет такого показателя: 

К_ДЗ = 1 – (ПДЗ ÷ С_ПДЗ) × (СП ÷ КСП)

где К_ДЗ – коэффициент эффективности работы с дебиторской задолженностью для конкретного менеджера;

ПДЗ – просроченная дебиторка на конец месяца по клиентам, за которых отвечает конкретный менеджер;

С_ПДЗ – средний объем продаж клиенту за период, равный средней просрочке в днях;

СП – средневзвешенный период просрочки дебиторской задолженности;

КСП – критический срок просрочки.

В отношении двух последних параметров поясним отдельно. При расчете СП весом выступает сумма просроченного долга. А КСП компания определяется сама, исходя из условий своей работы. К примеру, устанавливает на уровне 30 или 60 дней. То есть такого периода, по завершении которого ждать больше не будут и пойдут с просроченной дебиторкой в суд, к коллекторам или к факторинговым компаниям.

Посчитаем К_ДЗ на условном примере. Допустим, на конец июня по клиентам менеджера Иванова сложились такие цифры:

Показатель	Значение
Просроченная дебиторка на конец месяца по подотчетным клиентам, руб.	1 000 000
Всего продаж подотчетным клиентам за июнь, руб.	80 000 000
Соответствие просроченных сумм и дней просрочки по ним, руб./дн.	·  200 000 руб. – 10 дн.; ·  350 000 руб. – 18 дн.; ·  450 000 руб. – 32 дн.
Критический срок просрочки, принятый в компании, дн.	30

А вот такими будут вычисления промежуточных значений и итогового результата:

Показатель	Значение
ПДЗ, руб.	1 000 000
СП, дн.	22,7
= (10 ×200 000 + 18 × 350 000 + 32 × 450 000) ÷ (200 000 + 350 000 + 450 000)
СПДЗ, руб.	60 533 333
= 80 000 000 ÷ 30* × 22,7
КСП, дн.	30
КДЗ, ед.	0,9875
= 1 – (1 000 000 ÷ 60 533 333) × (22,7 ÷ 30)
Примечание: 30 – календарные дни июня

Выходит, эффективность работы менеджера с дебиторкой составляет 98,75%. От максимума премии ему можно начислить именно этот процент.

Этап 5. Истребуем просроченный долг

Что делать, если дебитор ушел в закат, занял глухую оборону и теперь недоступен по всем номерам телефонов земли? В общем, не платит вовремя ни при каких условиях. Тогда рассматривайте вариант истребования задолженности.

Далее поговорим о ситуации, когда:

В таком случае практики советуют задействовать в процессе тех, кто:

В идеале напишите инструкцию, по которой будут действовать коллеги. Они должны понимать, на каком этапе подключаться к проблеме и что от них ожидается. На схеме показали возможный вариант.

 

Рисунок 1. Кто и как работает с просроченной дебиторкой

Выходит, схема действий, по сути, сводится к трем шагам:

Давайте рассмотрим каждый момент по отдельности.

Добиваемся признания долга

Добиться признания обычно означает получить от контрагента акт сверки взаимных расчетов. Этим действием вы готовите своей компании почву для последующего обращения в суд. Ведь подписанный дебитором акт – это один из документов, которые понадобятся, если дело дойдет до судебного взыскания задолженности.

Вот шесть моментов про акт сверки, которые стоит учесть.

Первый. Типовой формы документа нет. Поэтому организация может составить его по своему усмотрению, лишь бы в нем были обязательные реквизиты. Их перечень приводится в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете». А еще обычно готовый шаблон встроен в программы автоматизации бухучета. К примеру, в 1С акт сверки точно есть. 

Второй. Два экземпляра акта направляются должнику с просьбой подписать уполномоченным лицом и выслать один экземпляр назад. Чтобы документ в дороге не затерялся и у вас было доказательство, что дебитор его получил, отправляйте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Еще вариант – лично передать клиенту под расписку его ответственного лица, например, секретаря.

Третий. Подпись абы кого на акте не подойдет. Идеально, если распишется руководитель компании-дебитора. Допустимо, если это будет главбух. Хуже, когда какой-то иной сотрудник. У последнего должна быть доверенность на признание долгов организации. Однако чаще всего установить ее наличие легко и быстро у стороннего лица не получается.

Четвертый. Если дебитор не прислал назад подписанный акт, но при этом погасил часть задолженности, то воспринимайте это как признание долга. Аналогичными по смыслу являются следующие действия:

Пятый. Филиалы и представительства не вправе признавать свои долги. Это возможно лишь тогда, когда в доверенности от головной организации они уполномочиваются на это. Но вы ведь не знаете, есть ли такая доверенность, поэтому адресуйте акт руководству основной компании.

Шестой. Обязательно запаситесь письменным вариантом подтверждения долга, причем сообщения по e-mail недостаточно. К примеру, если в ответ на отправленный дебитору акт вы получаете звонок от тамошнего руководителя с заверениями, что он про все помнит, то не ведитесь на такое. Суд не примет устные заявления. Для него это недопустимые доказательства и даже тогда, когда есть свидетели разговора.

Пишем претензию

Претензионный порядок урегулирования спора – это обязательный этап перед обращением в суд. Если им пренебречь, то и суда никакого не будет, так как исковое заявление не станут рассматривать (пп. 2 п. 1 ст. 148 АПК РФ). 

Учтите следующие три момента в отношении составления и отправки претензии.

Первый. Напишите претензию на бланке компании. Поставьте номер и дату для исходящих писем.

Второй. Подпишите ее у руководителя или того, кто уполномочен подписывать подобные документы по доверенности. Можно даже указать номер и дату доверенности рядом с подписью или приложить ее копию.

Третий. В претензии укажите следующее:

К претензии прикладывайте подтверждающие документы, например, копии договора, накладной на отгрузку товаров, расчет пеней и т.п. А потом все это отправляйте так же, как и акт сверки, то есть по почте с описью и уведомлением о вручении. Или передавайте лично под расписку сотрудника компании-клиента.

Что будет, если хитрый дебитор проигнорирует ваше письмо и не пойдет за ним на почту? Для него ничего не изменится. В п. 1 ст. 165.1 ГК РФ написано так: если адресат мог получить корреспонденцию, но не стал этого делать, то сообщение считается доставленным.

У нас есть два шаблона для претензий. Первый — о выплате задолженности за поставленный товар и неустойки за просрочку оплаты товара, второй — об оплате задолженности по договору купли-продажи оборудования и пени за просрочку платеж.

Как быть, если контрагент не реагирует на вашу претензию: получил и молчит или попросту не идет за нею на почту? Примените обеспечительные меры, если в вашем случае это возможно. К примеру, приостановите все новые отгрузки по договору поставки. Или ограничьте доступ в помещение нерадивому арендатору. Или заблокируйте через интернет доступ к программному продукту, который вы продали неплатящему клиенту.

Только обязательно подкрепляйте все подобные действия документами и свидетельскими показаниями. Это нужно, чтобы впоследствии не оказалось так, будто это ваша компания – недобросовестный поставщик, подрядчик или арендодатель, который не исполняет свои обязательства, зато требует деньги.

И еще расскажем про некоторые хитрости, которые иногда помогают ускорить оплату по долгам. Вот они:

Обращаемся в суд

В статье не будем описывать тонкости судебных разбирательств. Расскажем лишь про то, когда есть смысл обращаться в суд. А еще подарим шаблоны исковых заявлений. Там два документа. Один для просрочки по договору оказания услуг, второй – по договору поставки.

Итак, когда стоит идти в суд? Специалисты-практики подсказывают на этот счет два момента.

Первый. Сопоставьте сумму долга и траты на юриста. Если первая величина намного меньше, то в судебных разборках вы потеряете больше, чем приобретете. Совет касается, прежде всего, тех компаний, где юриста в штате нет и придется нанимать стороннего.

Второй. Судитесь только с теми, с кого есть что взять. То есть у организации-должника на балансе должны быть активы, причем не меньше, чем ваших требований к ней.

Вообще наличие активов стоит проверять еще до заключения договора с контрагентом. Об этом мы писали в первой части этой статьи , а еще в материале «Экспресс-анализ финансового состояния предприятия: как провести диагностику по пяти показателям».

Поэтому, скорее всего, когда-то вы такую проверку уже делали, и дебитор не из тех, кто гол как сокол. Если так, тогда подавайте в суд иск о применении обеспечительных мер (ст. 92 АПК РФ). Зачем? Чтобы за время судебных разбирательств дебитор не избавился от своего имущества. И в итоге не получилось, что у вас на руках есть положительное решение суда, но нет реальной возможности удовлетворить свои претензии.

После подачи иска о применении обеспечительных мер происходит следующее (ст. 96 АПК РФ):

Все это означает, что ваш иск о возврате долга теперь обеспечен активами должника и можно спокойно ждать решения суда.

И еще момент. Даже если стало ясно, что дебитор с вами не рассчитается, так как активов или не было, или он успел их «спрятать», то все равно доводите процедуру взыскания до конца. Это нужно, чтобы получить от судебных приставов акт о невозможности погашения задолженности. Последний пригодится при списании безнадежного долга на расходы, уменьшающие налоговую базу по на прибыль. Когда такого акта нет, то налоговики считают, что ваша компания не сделала все, что могла, для возврата денег, и доначислят «прибыльный» налог.

Разработка кредитной политики

Кредитная политика – это этапы управления дебиторкой, которые описаны применительно к конкретной компании и уложены в один документ. Такой внутренний стандарт должен отвечать на вопросы:

По сути, это все то, о чем мы написали в этой и предыдущей статье , облеченное в формат внутрифирменного стандарта. Предлагаем скачать вариант кредитной политики. Это документ реальной компании. В нем учтено многое из перечня, который привели выше.

Эффективность управления дебиторской задолженностью: как понять, что стало лучше, чем было

Чтобы система управления дебиторкой в компании совершенствовалась, нужны маркеры. По ним компания отслеживает, как было и как стало. Давайте порассуждаем, какими они могут быть и этим завершим тему про управление дебиторкой.

В таблице 5 привели показатели, которые разумно взять за основу. Причем можно использовать все, а можно выбрать лишь некоторые.

Таблица 5. Как оценить эффективность управления дебиторкой

Показатель	Как рассчитывается	Что характеризует	Какая динамика ожидается
Доля ДЗ в выручке	= ДЗ ÷ Выручка = 1230 ББ ÷ 2110 ОФР	Какая часть денег от объема продаж приходит в компанию с опозданием, потому что оседает в ДЗ	Уменьшение. Идеальная ситуация, когда ДЗ вообще нет и вся начисленная выручка сразу же поступает на счета или в кассу. Но такое характерно разве что для розничных продавцов
Доля просроченной ДЗ в ее общей сумме	= ДЗ просроченная ÷ ДЗ общая = Данные из табл. 5.2 пояснений к ББ и ОФР ÷ 1230 ББ	Какая часть ДЗ не погашена в срок	Уменьшение. В идеале просроченных долгов вообще не должно быть. Они становятся рискованным активом, так как повышается вероятность превращения их в безнадежные
Сумма безнадежных долгов, списанных в убыток	= ДЗ безнадежная = Данные из табл. 5.1 пояснений к ББ и ОФР, колонка «Списание на финансовый результат»	Какую сумму ДЗ не получится вернуть в оборот	Уменьшение. Безнадежная ДЗ – это наихудший вариант для просроченной. Ее не просто не заплатили в срок. Ее вообще никогда не заплатят
Затраты на возврат просроченных долгов	Равняется судебным издержкам и тратам на юристов, если последние работают не в штате компании, а приглашаются со стороны	Какие дополнительные расходы компания несет для того, чтобы вернуть свои же активы	Уменьшение. Часто такие траты включаются в сумму иска к нерадивому дебитору. Однако если окажется, что ему нечем рассчитываться, тогда плюсом к непогашенной ДЗ компания получит еще и такие расходы
Примечания: ·    ДЗ – дебиторская задолженность; ·    ББ – бухгалтерский баланс; ·    ОФР – отчет о финансовых результатах; ·    цифры – номера строк в бухгалтерской отчетности

Заметьте: в последней колонке мы написали про ожидаемую динамику, а не про требуемый норматив. Почему? Потому что самой компании решать, каким он должен быть. Конкретные значения, приемлемые для организации, можно зафиксировать в ее кредитной политике.

В двух статьях мы рассказали про пять этапов в управлении дебиторской задолженностью. В них обобщили инструменты, которые помогают минимизировать абсолютную величину долгов перед компанией и снижать долю просроченной составляющей.