ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ,
УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее — организациях).
———————————
<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 N 556-126).
1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).
Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.
1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.) <*>.
———————————
<*> В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.
1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.
2. Порядок приема и учета документов и изданий
2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.
2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и издания «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
2.3. В нерабочее время документы и издания «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.
Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».
Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».
Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
3.1. Документы с грифом «ДСП»:
печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;
печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;
передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».
3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).
3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.
3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:
|
ПОЛУЧАТЕЛЬ: |
121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378/ДСП, N 456/ДСП. |
|
ОТПРАВИТЕЛЬ: |
252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2. |
Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».
4. Группировка исполненных документов в дела
4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
|
Индексы дел |
Заголовки дел |
|
1-1 |
Приказы по основной деятельности |
|
1-1/ДСП |
То же. |
При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.
4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.
5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел
грифа «Для служебного пользования»
5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).
Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).
5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).
Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.
Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.
Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.
5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
6. Отбор документов, дел и изданий для хранения
и к уничтожению
6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).
6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.
6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).
6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий.
Проверка их наличия
7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).
7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.
Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.
7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.
7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.
7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.
В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверок оформляются актом.
7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Приложение 1
к п. 2.4
КАРТОЧКА
регистрации документов и изданий с грифом
«Для служебного пользования»
|
Контроль |
Гриф |
|
Корреспондент |
Адресат |
|
Дата поступления и входящий номер |
Дата и исходящий номер документа |
|
Вид документа |
Краткое содержание |
|
Количество экземпляров и их номера |
Количество листов документа |
|
Резолюция или кому направлен документ |
|
|
Отметка об исполнении документа |
Номер дела (по номенклатуре) |
|
(Лицевая сторона) |
|
Расписка в получении |
Отметка о возврате |
|
|
Проверка исполнения |
||
|
Прочие отметки |
||
|
Фонд N |
Опись N |
Дело N |
|
(Оборотная сторона) |
Формат A5 (148 x 210) или A6 (105 x 148)
Приложение 2
к п. 2.4
ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного
пользования» <*>
|
Дата поступления и индекс документа |
Дата и исходящий номер документа |
Откуда поступил или куда направлен |
Вид документа и краткое содержание |
Количество листов |
Количество и номера экземпляров |
|
|
документа |
приложения |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Окончание
|
Резолюция или кому направлен на исполнение |
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения |
Дата и расписка |
Индекс (номер) дела, куда подшит документ |
Отметка об уничтожении |
|
|
о получении |
о возврате |
———————————
<*> Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
Приложение 3
к п. 2.6
ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»
|
N п/п |
Наименование издания |
Издано или поступило |
Распределение |
Возврат |
Уничтожение |
||||
|
откуда поступило и где отпечатано |
входящий номер сопроводительного письма |
количество экземпляров и N экз. |
куда и кому направлено (или выдано) |
N исходящего документа (или расписка в получении) и дата |
количество экземпляров и N экз. |
дата, N экз. |
дата, N акта |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Приложение 4
к п. 5.4
КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом
«Для служебного пользования»
|
Наименование дела или издания |
|||||
|
N п/п |
Номер дела, N экземпляров, изданий и количество листов |
Подразделение и фамилия сотрудника |
Расписка |
Примечание |
|
|
в получении дата |
о возврате и дата |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 5
к п. 6.2
ОПИСЬ
документальных материалов _____________________________ хранения
(постоянного, временного)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(отдела, управления)
за ___ год
|
N п/п |
Индексы дел |
Заголовки единиц хранения (дел) |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Всего сдано ________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Начальник отдела подпись расшифровка
подписи
Сдал: наименование
должности лица,
составившего опись подпись расшифровка
подписи
Принял: заведующий архивом подпись расшифровка
подписи
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение 6
к п. 6.4
Наименование ведомства УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации ____________________________________
(наименование должности руководителя
организации, его инициалы и фамилия)
Подпись
Дата
АКТ
Дата _________ Индекс _________
_______________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ от ____________ N _____
дата
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Присутствовали: ___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Комиссия, руководствуясь перечнем _________________________________________
(название перечня)
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение, следующие дела и документы:
___________________________________________________________________________
(наименование организации, в деятельности которой отложились документы,
не подлежащие дальнейшему хранению)
|
N п/п |
Годы документов |
Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описей |
Пояснения |
Количество дел (томов) |
Номера статей по перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
ВСЕГО дел _________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(инициалы, фамилия)
Подпись
Члены: Подписи __________________________________
Документы измельчены ______________________________________________________
(дата)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(фамилия, инициалы)
Подпись
Дата
Формат A4 (210 x 297)
В КАКИХ НОРМАТИВНЫХ АКТАХ УСТАНОВЛЕН ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?
Порядок обращения с документами и фото-, кино-, видео- и аудиопленками, машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, содержится в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности[1] (далее – Положение № 1233).
В п. 1.1 Положения № 1233 указано, что его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, уполномоченный орган управления использованием атомной энергии и уполномоченный орган по космической деятельности, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации. Во многих субъектах Российской Федерации и отдельных ведомствах приняты свои нормативные акты, которые регулируют работу со служебной информацией ограниченного доступа[2].
В организации должен быть утвержден Перечень должностных лиц, которые имеют доступ к информации ограниченного использования. Помимо этого, обязанность работника работать с документами с пометкой «ДСП» должна быть закреплена в его должностной инструкции.
НА КАКИХ ДОКУМЕНТАХ СТАВИТЬ ПОМЕТКУ «ДСП»?
Согласно п. 1.4 Положения № 1233 пометку «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») проставляют на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. Согласно п. 1.2 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения относится:
1. Информация о деятельности организации, если ограничения на ее распространение обусловлены служебной необходимостью. К такой информации следует относить служебную информацию, запрет на распространение которой установлен решением уполномоченного должностного лица.
В соответствии с п 1.5 Положения № 1233 руководители федеральных органов исполнительной власти вправе определять:
- категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
- порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
- порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Такие документы утверждены многими федеральными органами исполнительной власти. Например, они размещены в соответствующих приложениях к приказам Минфина России[3], Росгвардии[4], Минюста России[5].
2. Информация, которая поступила в организацию и доступ к которой ограничен законодательством. Как правило, эти сведения государственные органы получают от граждан и организаций, не связанных с государственной службой, и запрет на их распространение устанавливается в интересах лиц, предоставивших сведения.
Согласно п. 1.3 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения не относятся:
- правовые акты, устанавливающие статус госорганов, организаций, общественных объединений;
- правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях и других опасных явлениях и процессах, которые необходимы для обеспечения безопасности населения и производственных объектов;
- описание структуры госоргана и его функций, а также его адрес;
- порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, а также вынесенные по таким обращениям решения;
- сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, которые хранятся в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций и которые необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
КАК СВЯЗАНЫ ГОСУДАРСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНЫ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?
С 01.01.2008 из Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) исключена ст. 139 «Служебная и коммерческая тайна», в которой информация, составляющая служебную тайну, относилась к объектам гражданских прав.
Отметим, что информация в документах с пометкой «ДСП» не секретная, а потому не является государственной тайной. Кроме этого, ее нельзя считать и коммерческой тайной, так как она имеет отношение к работе органов власти, государственных корпораций и подведомственных им юридических лиц. Согласно части четвертой ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[6] (далее – ФЗ № 149-ФЗ) условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение устанавливаются федеральными законами. В п. 3 Перечня сведений конфиденциального характера[7] указано, что служебной тайной являются служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами. Однако ни один федеральный закон не регламентирует порядок и условия ограничения доступа к служебной информации.
Какая ответственность предусмотрена за разглашение служебной тайны?
Согласно п. 2.1 Положения № 1233 решение о проставлении пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает документ. Как указано в п. 1.6 Положения № 1233, должностные лица, уполномоченные руководителем государственного органа и государственной корпорации относить служебную информацию к информации ограниченного использования, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения.
Согласно ст. 13.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.
В отдельных случаях (например, когда информация относится к двум и более видам тайн) за разглашение служебной тайны предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 138, 285, 310, 311 Уголовного кодекса Российской Федерации.
Однако основным видом юридической ответственности за разглашение служебной тайны является дисциплинарная ответственность. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) и отраслевом законодательстве о прохождении различных видов государственной службы (подп. в п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ, подп. в п. 3 части первой ст. 37 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[8], п. 5 части второй ст. 49, п. 6 части второй ст. 82 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[9] и т.д.) закреплена возможность увольнения лиц, допустивших разглашение охраняемой законом тайны.
Чтобы обосновать законность увольнения за разглашение служебной тайны, работодателю следует доказать три факта:
- факт 1: сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к служебной или иной охраняемой законом тайне;
- факт 2: сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
- факт 3: работник обязывался не разглашать такие сведения[10].
[1] Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (в ред. от 18.03.2016).
[2] См, например, Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России (утв. Приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 № 2233; в ред. от 10.08.2012).
[3] См. Приказ Минфина России от 19.06.2019 № 98н.
[4] См. Приказ Росгвардии от 30.05.2017 № 155.
[5] См. Приказ Минюста России от 07.10.2010 № 250.
[6] В ред. от 02.12.2019.
[7] Утв. Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (в ред. от 13.07.2015).
[8] В ред. от 16.12.2019.
[9] В ред. от 16.12.2019.
[10] См. п. 43 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2015).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.
«Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
(разработаны ВНИИДАД)Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
(МЧС РОССИИ)
ПРИКАЗ14.09.2020 Москва № 684
Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
(в ред. приказа МЧС России от 02.07.2021 № 426)
В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – МЧС России) приказываю:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция).
Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. № 670.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
в центральном аппарате МЧС России – на директора Административного департамента;
в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, – на их руководителей.
Министр Е.Н. Зиничев
УТВЕРЖДЕНА
приказом МЧС России от 14.09.2020 № 684
ИНСТРУКЦИЯ
по организации работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения, в МинистерствеРоссийской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
Общие положения
Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее – центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – организации МЧС России).
Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1) в центральном аппарате, организациях МЧС России – на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – подразделение документационного обеспечения);
2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее – структурные подразделения) – на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее – делопроизводители).
Делопроизводители обязаны:
1) контролировать в течение рабочего дня в информационной системе «Система электронного документооборота» (далее – СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
Подготовка проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается:
в центральном аппарате распоряжением заместителя Министра, ответственным за организацию работы по защите информации информационных и автоматизированных систем, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и реализацию в системе МЧС России единой технической политики в области создания, развития и эксплуатации информационно-коммуникационной инфраструктуры;
в организации МЧС России приказом руководителя организации МЧС России.
Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. № ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. № ______
На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. – в ед. экз.
Экз. – в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. – в 4-х экз.
1 экз. – в дело № 1-1-1
2 экз. – в Минфин России
3 экз. – в МВД России
4 экз. – в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение № 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. – в 5-ти экз.
Рассылка – согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
ПодписьИ.О. Фамилия
Дата
Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
Порядок приема, регистрации, учета и передачи исполнителям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) документа в СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
Например:
П-123 ДСП
4-5-67ДСП
43-5214-22ДСП
112ДСП
Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 3 к Инструкции).
Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, дляисполнения(ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).
При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее – МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение № 5 к Инструкции).
Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещении структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером №12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
Например:
Для служебного пользования
пункт _____ Перечня МЧС России
Экз. № _____
СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО
Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителем Министра – главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата-с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;
разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России – с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступившие в МЧС России, адресованные руководству Министерства и структурным подразделениям центрального аппарата, подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата МЧС России, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенными между МЧС России и иными организациями.
Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
Например:
Разрешаю снять четыре копии.
Должность
ПодписьИ.О. Фамилия
Дата
Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Например:
Размн. – в 4-х экз.
1 экз. – Зам. Министра Фамилия И.О.
2 экз. – ДГСП
3 экз. – ДГЗ
4 экз. – ДОУ
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
Отправка (передача) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации – адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.
При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
Организация хранения и уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
Данные правила утверждаются в центральном аппарате – заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России – руководителями организаций.
О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее – Комиссия).
Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение № 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение № 8 к Инструкции).
При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение № 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение № 1к п. 1.8 Инструкции
Рекомендуемая форма акта приема-передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(наименование должности руководителя структурного подразделения центрального аппарата или руководителя организации МЧС России)
___________________________________
(И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ № ______________
приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
в ______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
«____» _____________ 20___ г. г. Москва
Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения, организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы) передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.
№
п/п Учетный номер и дата Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Всего передано _____________ документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
(прописью)
Передал: _________________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Принял: _________________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение № 2
к п. 2.3 Инструкции
Форма указателя рассылки
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
исх. от «____» _____________ 20___ г. № ________________
(наименование или краткое содержание документа)
№
п/п Наименование адресата Количество
экземпляров Номера
экземпляров Примечание
1 2 3 4 5
Должность исполнителя________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Наименование должности
руководителя (заместителя
руководителя) структурного
подразделения центрального
аппарата, организации МЧС
России, ответственного за
подготовку документа______________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение № 3
к п. 3.4 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала регистрации и учета документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
__________________________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Куда отправлен Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Примечания:
Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.
В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.
При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1-8, 10.
При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7-10.
В графе 10 указывается:
номер дела, в которое подшит документ;
номер и дата реестра, по которому отправлен документ;
куда возвращен документ;
номер и дата акта об уничтожении документа.
Приложение № 4
к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала учета передачи документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
___________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Входящий номер и дата Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Кому (куда) передан Расписка в получении Расписка в обратном приеме Примечание
Роспись, фамилия, номер телефона Дата Роспись, фамилия Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Примечания:
Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.
Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 5
к п. 3.7 Инструкции
Рекомендуемый образец заполнения журнала учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации
ЖУРНАЛ
учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации
____________________________________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/ п Краткое содержание документа Название файла Объем и формат файла Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла Расписка в получении Расписка в передаче Примечание
Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, на который файл скопирован Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Проект плана ГО План ГО (проект) .docWord 2003 67 386 байт Иванову А.А.ДГО Иванов А.А. 11.11.2020 5-ДСП ДГО Петров В.В. 11.11.2020 8-ДСП ДГО Примечания:
Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9-11.
В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.
Графы 9-11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 6
к п. 4.8 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
___________________________________________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Отметки о приеме документа для тиражирования Отметки о выдаче документов после тиражирования Количество испорченных листов Дата и роспись в уничтожении испорченных листов
Дата приема Наименование или номер Количество листов ФИО принявшего решение о тиражировании/ ФИО представившего на тиражирование Роспись в приеме Дата выдачи Количество тиражированных Роспись в получении экземпляров листов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Примечания:
Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 7
к п. 6.4 Инструкции
Рекомендуемая форма акта о результатах проведения служебного расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________
(заместитель Министра, осуществляющий координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководитель организации МЧС России)
__________________________________________
(воинское (специальное) звание, И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ от _____________ № ____________
о результатах проведения расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела расследование по факту ___________________________________________.
В результате расследования установлено:
1.
2.
Выводы:
1.
2.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Приложение № 8
к п. 6.5
Рекомендуемая форма акта о результатах проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(должностное лицо, на которое возложен контроль за проведением проверки (в центральном аппарате), руководитель
_________________________________________
организации МЧС России (должность, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ от _____________ № ____________
проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии) действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.
Проверкой установлено:
Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и учета):
………………………………………… (документов, дел);
Из них в наличии: ……………………
Не обнаружено: ………………………
(номера документов)
Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы регистрации и учета) ………………………… документов.
(количество)
Выводы и предложения комиссии.
Приложение:
Решение по результатам проверки.
Председатель комиссии:________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
Приложение № 9
к п. 6.9 Инструкции
Рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожениюдокументов, дел с пометкой «Для служебного пользования»,не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(руководитель структурного подразделения центрального
____________________________________
аппарата, организации МЧС России)
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ № _____
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой«Для служебного пользования», не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
№ п/п Учетный номер и дата документа Наименование документа Кол-во экзем-пляров Номера экзем-пляров Кол-во листов в экзем-пляре Всего листов (прописью) Срок хранения, статья по Перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
1 2 3 4 5 6 7 8
Всего подлежит уничтожению _________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _______________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
«____» _____________ 20___ г.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ___________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.