Инструкция по работе с информацией ограниченного доступа

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

(МЧС РОССИИ)

ПРИКАЗ14.09.2020 Москва № 684

Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

(в ред. приказа МЧС России от 02.07.2021 № 426)

В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – МЧС России) приказываю:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция).

Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.

Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.

Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. № 670.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:

в центральном аппарате МЧС России – на директора Административного департамента;

в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, – на их руководителей.

Министр Е.Н. Зиничев

УТВЕРЖДЕНА

приказом МЧС России от 14.09.2020 № 684

ИНСТРУКЦИЯ

по организации работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения, в МинистерствеРоссийской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Общие положения

Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее – центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – организации МЧС России).

Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.

Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».

Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:

1) в центральном аппарате, организациях МЧС России – на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – подразделение документационного обеспечения);

2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее – структурные подразделения) – на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее – делопроизводители).

Делопроизводители обязаны:

1) контролировать в течение рабочего дня в информационной системе «Система электронного документооборота» (далее – СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);

2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.

При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

Подготовка проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается:

в центральном аппарате распоряжением заместителя Министра, ответственным за организацию работы по защите информации информационных и автоматизированных систем, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и реализацию в системе МЧС России единой технической политики в области создания, развития и эксплуатации информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в организации МЧС России приказом руководителя организации МЧС России.

Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал.

В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. № ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.

Например:

Для служебного пользования

пункт ______ Перечня МЧС России

Экз. № ______

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:

1) количество отпечатанных экземпляров документа;

2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);

3) фамилия и инициалы исполнителя;

4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;

5) телефон исполнителя;

6) дата печатания.

Например:

Отп. – в ед. экз.

Экз. – в адрес

Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

Отп. – в 4-х экз.

1 экз. – в дело № 1-1-1

2 экз. – в Минфин России

3 экз. – в МВД России

4 экз. – в Минтранс России

Исп. Фамилия Имя Отчество

Отп. Фамилия Имя Отчество

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение № 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.

Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.

Например:

Отп. – в 5-ти экз.

Рассылка – согласно указателю рассылки

Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.

Например:

Черновики

на 5 л. уничтожены.

Должность

ПодписьИ.О. Фамилия

Дата

Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».

Порядок приема, регистрации, учета и передачи исполнителям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.

В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) документа в СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.

К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».

Например:

П-123 ДСП

4-5-67ДСП

43-5214-22ДСП

112ДСП

Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.

Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.

Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 3 к Инструкции).

Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, дляисполнения(ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).

В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).

При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее – МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение № 5 к Инструкции).

Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещении структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.

Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.

Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером №12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.

Например:

Для служебного пользования

пункт _____ Перечня МЧС России

Экз. № _____

СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО

Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителем Министра – главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:

разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата-с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;

разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России – с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступившие в МЧС России, адресованные руководству Министерства и структурным подразделениям центрального аппарата, подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата МЧС России, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенными между МЧС России и иными организациями.

Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.

Например:

Разрешаю снять четыре копии.

Должность

ПодписьИ.О. Фамилия

Дата

Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:

1) количество тиражированных экземпляров документа;

2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);

3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;

4) телефон лица, тиражировавшего документ;

5) дата тиражирования.

Например:

Размн. – в 4-х экз.

1 экз. – Зам. Министра Фамилия И.О.

2 экз. – ДГСП

3 экз. – ДГЗ

4 экз. – ДОУ

Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 6 к Инструкции).

Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.

Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.

Отправка (передача) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.

Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации – адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.

При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.

Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».

При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.

Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).

Организация хранения и уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.

Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.

Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:

запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;

закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.

Данные правила утверждаются в центральном аппарате – заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России – руководителями организаций.

О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее – Комиссия).

Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение № 7 к Инструкции).

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение № 8 к Инструкции).

При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.

Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.

Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.

Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.

Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение № 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.

В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

Приложение № 1к п. 1.8 Инструкции

Рекомендуемая форма акта приема-передачи документов, содержащих служебную информацию

ограниченного распространения

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________

(наименование должности руководителя структурного подразделения центрального аппарата или руководителя организации МЧС России)

___________________________________

(И.О. Фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ № ______________

приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,

в ______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)

«____» _____________ 20___ г. г. Москва

Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения, организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы) передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.

№

п/п Учетный номер и дата Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Всего передано _____________ документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

(прописью)

Передал: _________________________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Принял: _________________________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Приложение № 2

к п. 2.3 Инструкции

Форма указателя рассылки

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

исх. от «____» _____________ 20___ г. № ________________

(наименование или краткое содержание документа)

№

п/п Наименование адресата Количество

экземпляров Номера

экземпляров Примечание

1 2 3 4 5

Должность исполнителя________________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Наименование должности

руководителя (заместителя

руководителя) структурного

подразделения центрального

аппарата, организации МЧС

России, ответственного за

подготовку документа______________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Приложение № 3

к п. 3.4 Инструкции

Рекомендуемая форма журнала регистрации и учета документов, содержащих служебную

информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ

регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

__________________________________________________________________________________

(вид документа, наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/п Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Куда отправлен Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) Примечание

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Примечания:

Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.

В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.

При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1-8, 10.

При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7-10.

В графе 10 указывается:

номер дела, в которое подшит документ;

номер и дата реестра, по которому отправлен документ;

куда возвращен документ;

номер и дата акта об уничтожении документа.

Приложение № 4

к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции

Рекомендуемая форма журнала учета передачи документов,

содержащих служебную информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ

учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

___________________________________________________________________

(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/п Входящий номер и дата Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Кому (куда) передан Расписка в получении Расписка в обратном приеме Примечание

Роспись, фамилия, номер телефона Дата Роспись, фамилия Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Примечания:

Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.

Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.

Приложение № 5

к п. 3.7 Инструкции

Рекомендуемый образец заполнения журнала учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации

ЖУРНАЛ

учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации

____________________________________________________________________________________________

(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/ п Краткое содержание документа Название файла Объем и формат файла Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла Расписка в получении Расписка в передаче Примечание

Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, на который файл скопирован Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Проект плана ГО План ГО (проект) .docWord 2003 67 386 байт Иванову А.А.ДГО Иванов А.А. 11.11.2020 5-ДСП ДГО Петров В.В. 11.11.2020 8-ДСП ДГО Примечания:

Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9-11.

В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.

Графы 9-11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.

Приложение № 6

к п. 4.8 Инструкции

Рекомендуемая форма журнала учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ

учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

___________________________________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/п Отметки о приеме документа для тиражирования Отметки о выдаче документов после тиражирования Количество испорченных листов Дата и роспись в уничтожении испорченных листов

Дата приема Наименование или номер Количество листов ФИО принявшего решение о тиражировании/ ФИО представившего на тиражирование Роспись в приеме Дата выдачи Количество тиражированных Роспись в получении экземпляров листов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Примечания:

Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.

Приложение № 7

к п. 6.4 Инструкции

Рекомендуемая форма акта о результатах проведения служебного расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________________

(заместитель Министра, осуществляющий координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководитель организации МЧС России)

__________________________________________

(воинское (специальное) звание, И.О. Фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ от _____________ № ____________

о результатах проведения расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела расследование по факту ___________________________________________.

В результате расследования установлено:

1.

2.

Выводы:

1.

2.

Председатель комиссии:___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Приложение № 8

к п. 6.5

Рекомендуемая форма акта о результатах проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

УТВЕРЖДАЮ

_________________________________________

(должностное лицо, на которое возложен контроль за проведением проверки (в центральном аппарате), руководитель

_________________________________________

организации МЧС России (должность, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ от _____________ № ____________

проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии) действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

Проверкой установлено:

Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и учета):

………………………………………… (документов, дел);

Из них в наличии: ……………………

Не обнаружено: ………………………

(номера документов)

Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы регистрации и учета) ………………………… документов.

(количество)

Выводы и предложения комиссии.

Приложение:

Решение по результатам проверки.

Председатель комиссии:________________

(подпись)(инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ________________

(подпись)(инициалы, фамилия)

________________

(подпись)(инициалы, фамилия)

Приложение № 9

к п. 6.9 Инструкции

Рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожениюдокументов, дел с пометкой «Для служебного пользования»,не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

____________________________________

(руководитель структурного подразделения центрального

____________________________________

аппарата, организации МЧС России)

_______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ № _____

о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой«Для служебного пользования», не подлежащих хранению

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.

№ п/п Учетный номер и дата документа Наименование документа Кол-во экзем-пляров Номера экзем-пляров Кол-во листов в экзем-пляре Всего листов (прописью) Срок хранения, статья по Перечню

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8

Всего подлежит уничтожению _________________________________________

(цифрами и прописью)

наименований документов.

Председатель комиссии:___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _______________________________________________________.

(сжигания, измельчения)

«____» _____________ 20___ г.

Председатель комиссии:___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Отметки в учетных данных произвел: ___________________________________

(подпись, должность, И.О. Фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 09.06.2016 № 221

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении
Инструкции о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного
распространения в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области согласно приложению.

2. Заместителям Губернатора Ростовской области (в том числе первым), членам Правительства Ростовской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, руководителям органов исполнительной власти Ростовской области довести настоящее распоряжение до сведения работников, обеспечить его исполнение и контроль за соблюдением.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Губернатор

Ростовской области                               В.Ю. Голубев

Распоряжение вносит

управление документационного

обеспечения Правительства

Ростовской области

Приложение

к распоряжению
Правительства

Ростовской области

от 09.06.2016 № 221

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудио пленки, машинные носители информации и др.) (далее – документ), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства Ростовской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также документы иных организаций, имеющие ограничительные пометки в соответствии с федеральными законами.

Перечень служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Перечень) приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

Перечень не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информация о состоянии окружающей среды;

информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

1.4. На документах и выписках из них (в необходимых случаях и на их проектах), а также материальных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» или «ДСП».

1.5. Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить информацию к разряду ограниченного распространения, являются:

лица, замещающие государственные должности Ростовской области в Правительстве Ростовской области;

руководители органов исполнительной власти Ростовской области и их заместители;

государственные гражданские служащие Ростовской области, замещающие в Правительстве Ростовской области должности категории «руководители» высшей и главной групп;

руководители структурных подразделений по защите государственной тайны Правительства Ростовской области.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения с учетом требований, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

Право отменить решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящее должностное лицо.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения, либо вышестоящего должностного лица.

1.8. Руководители органов исполнительной власти Ростовской области, руководители структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области (далее – структурное подразделение) несут персональную ответственность за организацию делопроизводства со служебной информацией ограниченного распространения, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сохранность этих документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, правомочность использования средств автоматизации при подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.9. Работники Правительства Ростовской области, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или ознакомившиеся с такими документами и (или) получившими их во временное пользование несут персональную ответственность за их сохранность, неразглашение информации ограниченного распространения и за соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, ее распространение без санкции должностного лица, имеющего данные полномочия, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник, имеющий доступ к этой информации, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

По фактам нарушения порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится служебная проверка в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Если действиями (бездействиями) работника, нарушившего правила обращения с информацией ограниченного распространения, причинен материальный ущерб, возмещение ущерба производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

1.11. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве Ростовской области осуществляют управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения) и отдел безопасности Правительства Ростовской области (далее – отдел безопасности).

2. Обязанности должностных лиц

по защите информации ограниченного распространения

2.1. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работники Правительства Ростовской области обязаны:

соблюдать правила обращения с документами с пометкой «ДСП», порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;

не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения, управление документационного обеспечения и отдел безопасности о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;

знакомиться только с теми документами «ДСП», к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.

2.2. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работникам Правительства Ростовской области запрещается:

разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах, не аттестованных для обработки служебной информации ограниченного распространения;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.) в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с работниками Правительства Ростовской области и иных органов исполнительной власти, не имеющими отношения к этим сведениям;

снимать копии с документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения;

выполнять работы, связанные со служебной информацией ограниченного распространения, выносить документы и другие материальные носители информации, содержащие такие сведения, из здания Правительства Ростовской области без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения.

2.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области, допускаются к служебной информации ограниченного распространения руководителем структурного подразделения с разрешения Губернатора Ростовской области и (или) заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Порядок обращения с документами и другими
материальными носителями информации, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Прием, учет (регистрация) документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших в адрес Правительства Ростовской области,  Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), а также руководителей структурных подразделений, осуществляется отделом делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел делопроизводства).

Прием, учет (регистрацию), хранение, группирование исполненных документов с пометкой «Для служебного пользования» в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области и передачу их в архив Правительства Ростовской области в каждом структурном подразделении осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Уничтожение не утвержденных документов и (или) их черновиков (вариантов) с пометкой «Для служебного пользования» в каждом структурном подразделении также осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

3.2. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования». При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации – поэкземплярно.

3.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются отдельно от несекретной документации.

Формы журналов учета входящих и исходящих документов «Для служебного пользования» приведены в приложениях № 2, № 3 к настоящей Инструкции.

3.4. При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера Правительства Ростовской области.

На первом листе каждого приложения к документу с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу ставится штамп
«К вх. № _____» с указанием даты регистрации.

На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе.

На документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

Документы, поступившие во временное пользование, возвращаются в структурные подразделения или сторонние организации, их направившие, за своими регистрационными (исходящими) номерами. В этом случае на пакете (упаковке) кроме регистрационного номера документа указывается входящий номер, например: «23/01-142/ДСП (№ 871 ДСП) возврат».

3.5. Движение документов с пометкой «Для служебного пользования» с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.

3.6. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Все части пометки печатаются через 1 межстрочный интервал, формат шрифта идентичен размеру, применяемому в основном тексте документа.

Например:

Для служебного пользования Экз. № __ или ДСП Экз. № ___

3.7. Если документ с пометкой «Для служебного пользования» имеет приложение, то ниже текста документа проставляется отметка о приложении, включающая в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный (учетный) номер, номер экземпляра, количество листов.

Например:

Приложение:

Перечень сведений, подлежащих засекречиванию, уч. № 6дсп, экз. № 2, на 5 л, для служебного пользования.

Если приложение не прикрепляется к экземпляру отправителя, то отметка о приложении дополняется отметкой «только в адрес».

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложения:

1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, инв. № 27дсп, экз. № 311, брошюра для служебного пользования. 2. Отчет по форме № 6, CD-R, инв. № 5дсп, экз. № 1, для служебного пользования, только в адрес.

3.8. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия, имя, отчество исполнителя, его служебный телефон, фамилия, имя, отчество работника, отпечатавшего документ, и дата печатания. Все части данного реквизита печатаются размером шрифта № 10 – № 12, через 1 межстрочный интервал.

Например:

Отп. 2 экз. Экз. № 1 – в адрес. Экз. № 2 – в дело. Исп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 Отп. Сидоров Андрей Андреевич 20.03.2016 или

Отп. 4 экз. Экз. № 1 – в министерство здравоохранения Ростовской области. Экз. № 2 – в министерство транспорта Ростовской области. Экз. № 3 – в Управление ФСБ России по Ростовской области. Экз. № 4 – в дело. Исп. и отп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 20.03.2016

При печатании более 5 экземпляров документа с пометкой «Для служебного пользования» указанные реквизиты проставляются на экземпляре документа, остающемся в деле, а на всех остальных экземплярах проставляется фамилия, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон. В этом случае исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Например:

Отп. 10 экз. Экз. № 1 – в дело. Экз. № 2 – 10 – согласно указателю рассылки. Исп. и отп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 20.03.2016

3.9. Отпечатанные и утвержденные (подписанные) документы вместе с черновиками передаются ответственному лицу структурного подразделения, осуществляющему учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования».

Входящие, исходящие внутренние документы структурного подразделения с пометкой «Для служебного пользования», а также дела, утвержденные номенклатурой дел Правительства Ростовской области, издания и машинные носители информации ограниченного распространения учитываются (регистрируются) и хранятся в структурном подразделении.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в соответствующих журналах учета.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.

3.10. Документы, передача, отправка и (или) рассылка которых предполагается в другие структурные подразделения или сторонние организации передаются в отдел делопроизводства для учета (регистрации) и отправки.

Документы для отправки адресатам передаются оформленными с учетом требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкции.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю.

3.11. Работник отдела делопроизводства при приеме документов с пометкой «Для служебного пользования» на отправку и (или) рассылку обязан в присутствии работника структурного подразделения, подготовившего документ, проверить правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы с пометками о срочности доставки «Вручить немедленно» или «Срочно» подлежат направлению адресатам незамедлительно.

3.12. Документы с пометкой «Для служебного пользования» структурным подразделениям передаются через отдел делопроизводства работникам структурного подразделения под расписку, сторонним организациям пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

3.13. Размножение, ознакомление, передача и отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся только с разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего должностного лица.

Разрешение на ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством, может быть дано должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к разряду ограниченного распространения, и (или) заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми) по курируемым направлениям.

Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

Документы и издания с пометкой «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с согласия их руководителей.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала проставляется отметка о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии.

Например:

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой «Для служебного пользования» вносится в журналы учета.

3.14. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой «Для служебного пользования».

Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой «Для служебного пользования» проставляется пометка «Выписка» и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые работником, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.

3.15. Документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования», съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах, хранилищах).

Выданные для работы документы и дела с пометкой «Для служебного пользования» находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

По окончании рабочего дня все документы с пометкой «Для служебного пользования» убираются в шкафы (сейфы), а сами шкафы (сейфы) и входные двери от этих помещений закрываются на замок.

3.16. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

3.17. Допускается помещать в дело «Документы с пометкой «Для служебного пользования» отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.

3.18. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с пометкой «Для служебного пользования», которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи (приложение № 4 к Инструкции), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике-картотеке. Все карточки хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания.

3.19. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них пометки «Для служебного пользования», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкцией.

3.20. Уничтожение документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.

После уничтожения материалов с пометкой «Для служебного пользования» в учетных формах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт №____ от __________ (дата)».

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов – 10 лет.

3.21. При смене в структурном подразделении работника, отвечающего за учет и хранение документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-передачи этих документов, носителей информации, который утверждается руководителем структурного подразделения.

3.22. В случае ликвидации органа исполнительной власти Ростовской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

3.23. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой соответствующим руководителем. В состав такой комиссии обязательно включается работник структурного подразделения, ответственный за учет и хранение этих документов.

В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения информирует об этом заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

В случае утраты документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования» комиссией, созданной в соответствии с данным пунктом, составляется акт, на основании которого делаются отметки в регистрационно-учетных журналах.

4. Порядок снятия пометки «Для служебного пользования»

с носителей информации ограниченного распространения

4.1. Снятие пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения осуществляется:

по решению должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего должностного лица;

по решению экспертной комиссии по оценке важности документов Правительства Ростовской области, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов.

4.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки «Для служебного пользования» осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

4.3. О снятии пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных журналах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

5. Требования, предъявляемые к автоматизированной

обработке служебной информации ограниченного распространения

5.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области допускается только на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

5.2. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся с использованием учтенных машинных носителей информации.

К машинным носителям информации относятся:

несъемные жесткие магнитные диски;

съемные жесткие магнитные диски;

гибкие магнитные диски;

оптические и магнитооптические диски;

флэш-накопители.

5.3. Учетные реквизиты (учетный номер, пометка «ДСП», номер экземпляра, дата регистрации, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель), проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте любым доступным способом.

5.4. Учет машинных носителей информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области осуществляет отдел защиты информации министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

5.5. Машинные носители информации ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются комиссионно по акту путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в журнале учета машинных носителей информации (приложение № 5 к Инструкции). Перед уничтожением с машинных носителей информации ограниченного распространения должна быть стерта (уничтожена) информация, если это позволяют физические принципы работы носителя.

6. Требования к служебным помещениям,

в которых ведется работа и хранятся документы

и другие материальные носители, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения

6.1. Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.

6.2. Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.

6.3. Для хранения документов с пометкой «ДСП» помещения снабжаются необходимым количеством сейфов, металлических и иных запирающихся шкафов.

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                          Т.А. Родионченко

Приложение № 1

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ПЕРЕЧЕНЬ

служебной информации ограниченного

распространения в Правительстве Ростовской области

№ п/п	Наименование сведений	Примечание
1	2	3
1.	Информация, включающая правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, а также иные документы и копии документов, поступившие в Правительство Ростовской области, имеющие пометку «Для служебного пользования», правовые акты Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области, имеющие пометку «Для служебного пользования»
2.	Информация о мобилизационной подготовке и мобилизации Правительства Ростовской области. Сведения по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил	кроме сведений, составляющих государственную тайну
3.	Выписки из документов, имеющих гриф секретности	кроме сведений, составляющих государственную тайну
4.	Сведения, раскрывающие систему и средства защиты информации в автоматизированных системах Правительства Ростовской области. Сведения об организации системы разграничения доступа к защищаемым информационным ресурсам, о действующих паролях, закрытых ключах электронно-цифровой подписи. Сведения об объектах информатизации, в которых обрабатывается информация ограниченного распространения	кроме сведений, составляющих государственную тайну
5.	Персональные данные, направляемые третьей стороне (письма, приложения к ним, ответы на запросы)
6.	Технические требования по обеспечению сохранности служебной тайны при выполнении работ в Правительстве Ростовской области
7.	Информация из документов, имеющих пометку «Коммерческая тайна», с указанием ее обладателя	предоставленная обладателем информации, составляющей коммерческую тайну
8.	Технические, коммерческие и другие сведения, оформленные в виде технической документации, полученные у источника информации на условиях конфиденциальности

Приложение № 2

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета входящих документов

1 страница

Порядковый номер	Входящий номер документа и дата регистрации	Исходящий номер документа	Откуда поступил	Вид и краткое содержание	Количество листов и номера экземпляров
основного документа	прило— жения
1	2	3	4	5	6	7

2 страница

Кому направлен документ	Резолюция	Отметка о получении	Дата возврата документа	Примечание
Ф.И.О.	дата
8	9	10	11	12	13

Приложение № 3

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета исходящих документов

1 страница

№ п/п	№ исходящего документа, дата регистрации, кем подписан (исполнитель)	Куда направлен документ	Краткое содержание	№ экземпляра документа	Количество листов	№ экземпляра приложения	Примечание
документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9

2 страница

Отметка о получении документа	Отметка о возврате документа	Примечание
расписка в получении документа (подпись, расшифровка)	дата	дата возврата	резолюция	расписка в получении документа (подпись, расшифровка)	дата	отметка об уничтожении
10	11	12	13	14	15	16	17

Приложение № 4

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

КАРТОЧКА

учета выдачи носителей
информации ограниченного распространения

_____________________________________________________________________

(вид носителя сведений, его краткое содержание, реквизиты – регистрационный номер

_____________________________________________________________________

и дата, наличие пометки «ДСП», номер экземпляра (тома), количество листов, метров и т.д.)

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документа (дела), с которыми ознакомился исполнитель	Расписка в получении или ознаком—лении, дата	Расписка в обратном приеме, дата
1	2	3	4	5

Приложение № 5

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета машинных носителей информации

1 страница

Дата, регистра­ционный номер, ограничительная пометка	Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил	Тип машинного носителя инфор—мации, машинного документа	Количество экземпляров	Номер экземпляра	Количество в экземпляре (штук, лент, листов)
1	2	3	4	5	6

2 страница

Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке	Расписка в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата)	Место хранения машинного носителя информации, машинного документа	Отметка об уничтожении (складировании в урну) бракованных машинных носителей информации, машинных документов (подпись, дата)	Отметка об уничтожении машинных носителей информации, машинных документов, стирании информации (номер и дата акта)
7	8	9	10	11