Инструкция по работе с поставщиками образец - RukovodstvoRus.ru - инструкции пользования и руководства

← Блог о торговле

Правила работы с поставщиками: где искать, как учитывать заказы и автоматизировать процесс

Опубликовано: 17.10.2019

Покупатель пошел капризный. Достаточно одной незначительной причины для того, чтобы он перестал ходить в ваш магазин. Не найдет пару раз на полках нужный товар и поминай, как звали. “К сожалению, закончилось” — эта фраза убивает на корню лояльность и портит репутацию. Чтобы так не случилось, надо правильно работать с поставщиками. Сегодня расскажем, как это делать.

Где искать поставщиков

Вообще, ситуация на рынке некоторых товаров парадоксальная. Казалось бы, в наш век потребления можно без особых проблем найти все что угодно. Достаточно вбить в строку поиска интересующую позицию и продукцию привезут на блюдечке с голубой каемочкой. Однако, так бывает далеко не всегда. Часто владельцы магазинов ищут нужный продукт месяцами. Главная причина в том, что топ поиска занят крупными продавцами федерального масштаба и агрегаторами. На практике это выглядит так: вы находите нужную продукцию, но ее надо везти из Якутии. Потому, что владелец якутского сайта потратил больше средств на продвижение и теперь находится в верхних строчках “Яндекс” и Google. Между тем компанию, которая располагается на соседней улице, вы в жизни не найдете. Вспомните, когда вы в последний раз продвигались дальше первой страницы поисковой выдачи?

Поэтому рассчитывать только на поиск поставщиков через интернет приходится далеко не всегда. Придется работать по всем фронтам, в том числе и по старинке. Рассмотрим основные способы поиска поставщиков для розничного магазина.

Поиск через всемирную паутину

На данный момент такой метод является главным. Для розничного магазина это выглядит так: вы определяете ассортимент товаров, после чего начинаете поиск каждой позиции в интернете. Вот несколько советов:

не останавливайтесь на первом предложении, попавшемся вам в поисковой выдаче. Лучше потратить некоторое время и сравнить как можно больше поставщиков. Те, кто в топе, часто задирают расценки и сотрудничать с ними менее выгодно;
сравнивайте не только цены, но и все остальные условия: время доставки, отсрочку платежа, график работы. Пример: поставщики пива и крепкого алкоголя развозят свой товар до 12 часов дня. При этом у вас бар, который начинает свою работу в 6 вечера. В такой ситуации лучше найти снабженцев, которые привозят продукцию в удобное время;
последнее и самое важное: лучше найти поставщиков как можно ближе к вашему магазину. На первый взгляд, расстояние не проблема: транспортные компании работают и привезут товар хоть из Владивостока. Однако на деле здесь трудно прогнозировать сроки и надежность поставок. Снегопад, пробки — и вы сидите без товара.

Поиск по сарафанному радио

По-прежнему неплохо работает. А лучше вообще начать именно с него. Расспросите знакомых предпринимателей, где они закупают товар. Пусть дадут адреса сайтов, номера телефонов — любую контактную информацию. Как ни странно, но немалая часть поставщиков до сих пор не присутствует в интернете. Есть склад с парой работяг на окраине города, каталог с прайсом, распечатанные на принтере — вот вся компания. При этом ассортимент и цены у таких организаций могут быть куда выгоднее, чем у раскрученных интернет-магазинов. Узнать о них можно только обратившись к знающим людям, так что вперед.

Оценка воздействия сарафанного радио

А еще поставщики могут найти вас сами

Каждый, кто открывал розничный магазин, знает: стоит только открыться (а иногда и не успеть открыться), как торговые представители начинают толпами ходить в новый магазин и предлагать свой товар. Часто поставщики заинтересованы в работе с вами больше, чем вы с ними. Это играет на руку: можно сталкивать торговых представителей лбами и просить более выгодные условия сотрудничества. Мол, вас ко мне много ходит, делайте скидки или выберу конкурентов.

Совет: лучше сотрудничать с такими компаниями, которые закрывают как можно больше товарных позиций. Пример: магазин разливного пива. Можно найти поставщика пенного напитка, поставщика снеков, поставщика безалкогольных напитков и так далее. А можно отыскать такую компанию, которая занимается всем сразу. Именно на таких стоит остановить свой выбор. На первый взгляд, работать с большим числом поставщиков не проблема. На деле это тянет за собой лишний документооборот, бесчисленные звонки и обширный учет. Реализовать такое можно только при помощи систем товароучета, которые делают это все в автоматическом режиме.

Договор поставки

Итак, поставщики выбраны, можно начинать сотрудничество. Первый шаг — заключение договора на поставку товара. Вот несколько моментов, на которые нужно обратить внимание.

сроки поставки. Понятно: чем они меньше, чем лучше. Но есть тонкость: часто важны не сроки сами по себе, а их прогнозируемость. Что толку, есть в договоре написано, что привезут в течение часа, а на деле доставляют несколько дней?;
форма и сроки оплаты. Выбирайте как можно больше способов расчета. Обычно это: оплата наличными, банковским переводом, картой. Многие снабженцы разрешают переводить с карты на карту через онлайн-банк. Найдете таких — будет большой плюс;
отсрочка платежа. Новички часто не обращают внимание на этот момент, а зря. Отсрочка позволяет разогнать оборот в разы по щелчку пальца, не потратив на это ни копейки денег. Стандартное время отсрочки — 14 календарных дней. Будете исправно платить — сроки могут быть увеличены до месяца и более;
не соглашайтесь со стандартными условиями договора. Почитайте документ внимательно и исправьте пункты, которые вас не устраивают;
торгуйтесь, это нормально. Не просто говорите “Везите мне дешевле”, будьте хитрее. Пусть делают скидки при заказе больших объемов, при оплате наличными и в других случаях;
диверсифицируйте поставки. Не нужно делать ставку на одного единственного поставщика. Если он, по какой-то причине, подведет (а это бывает не так уж и редко) вы останетесь без товара. Заключите договора с несколькими снабжающими компаниями. Так у вас останется время на маневр.

Образец договора поставки

Как делать заказы и вести учет

Ок, поставщиков нашли, договора заключили. Сделали первые заказы, получили партию товара, начали продавать. На самом деле работа с поставщиками только начинается. Теперь это все нужно как-то систематизировать, чтобы не запутаться и не остаться без товара.

Учет поставщиков

Бывает двух типов — ручной и автоматизированный.

Учет снабжающих компаний вручную годится для небольшого магазинчика с ограниченной товарной номенклатурой — буквально десяток-полтора позиций. Выглядит так: вы заводите несколько папок — по одной на каждого поставщика. Папка должна содержать:

договор поставки;
всю документацию: накладные, счета-фактуры, чеки и так далее;
прилагающиеся к товару документы: справки, сертификаты, санитарную документацию, свидетельства.

Еще нужно завести журнал поставок. Записывайте туда данные о заявках с указанием того, что именно заказано и в каких количествах.

Автоматизированный учет предполагает применение товароучетных программ. При таком подходе все снабженцы вместе с сопроводительной документацией заведены в систему контроля. В любой момент можно открыть карточку поставщика и увидеть данные.

Учет заказов

Самый важный пункт в работе с поставщиками. Тесно связан с товарным и складским учетом. Главная задача: правильно вести товарные базы. Это нужно для того, чтобы знать, сколько и каких товаров есть в наличии, что пора заказывать, а какие позиции пока терпят. Так же, как и в случае с учетом поставщиков, есть 2 пути, ручной и автоматизированный.

Ручной учет заказов работает так: продавцы в течение рабочей смены заносят каждую продажу в журнал или любой другой бумажный носитель. По окончании дня все позиции суммируются, после чего товары списываются с остатков — тоже вручную. Разумеется, такое возможно при ограниченном ассортименте: если наименований товаров несколько тысяч, ручной учет заявок не подойдет. Кассиры и кладовщики будут больше копаться в бумажках, нежели работать. И это не единственный минус, вот еще:

серьезная нагрузка на персонал;
низкая точность. При ручном учете возможны ошибки, неточности и погрешности;
нет никаких интеграций. Вручную придется и вести документооборот, и составлять аналитику, и контролировать персонал.

Именно по этим причинам куда более разумным будет автоматизировать все заказы с поставщиками. Здесь тоже не обойтись без специального программного обеспечения — товароучетных систем. Такой софт умеет:

автоматически отслеживать наличие позиций на складских остатках и полках магазина. Система видит момент, когда количество товара уменьшается. Она анализирует, на какое время хватит запасов;
напоминать ответственным лицам о том, что товар пора заказать. Причем заблаговременно, не дожидаясь, пока полки опустеют совсем;
хорошие товароучетные программы вообще сами отправляют заявки поставщикам. То есть, вам не нужно беспокоиться о наличии товаров. Система автоматически закажет то, что заканчивается;
анализировать спрос на все позиции. Владелец может посмотреть, что продается хорошо, а что не очень. Это дает возможность корректировать ассортимент;
рассчитывать маржинальность, себестоимость, рентабельность и прочие показатели;
формировать аналитику для руководителя.

В двух словах о том, как работает цепочка продажи, заказа и списания с товароучетной системой:

Вновь принятый товар заносится в базу.
При продаже позиция моментально списывается с остатков, то есть исчезает из базы. Это происходит благодаря интеграции товароучетных программ с контрольно-кассовым оборудованием. После оплаты и выдачи чека онлайн-касса дает сигнал в товароучетку и та фиксирует выбытие.
Как только количество товара становится критически маленьким (этот показатель задаете вы сами в настройках), система сигнализирует о необходимости сделать заявку. Или делает ее сама. Все зависит от функций товроучетной программы.
После нового поступления приемщик проверяет правильность заказа и оформление документов. Если все в порядке, он делает отметку в системе товароучета и она обновляет количество остатков на количество поступившего товара. Можно продолжать продажи.

Документооборот

Часто немалую часть времени работы персонала занимают не сами бизнес-процессы, а их документальное оформление. Даже небольшой розничный магазин ведет приличный документооборот. Нужно фиксировать входящие документы от поставщиков, заявки, платежные поручения, вести налоговую отчетность. Все средства, потраченные на закупку товара, идут в графу “расходы” на самом популярном режиме налогообложения для розницы — УСН “доходы минус расходы”.

Экономия времени при внедрении электронного документооборота

Ручной учет заключается в сборе, хранении и обработке бумаг бухгалтером или другим ответственным лицом. Он собирает документы от поставщиков в бумажном виде для дальнейшей работы. Все делается по старинке: папочки, журналы, максимум — excel-таблицы. Для небольшого магазина с ограниченным ассортиментом — самое то. Если товаров и поставщиков много, документооборот увеличивается в геометрической прогрессии. Нужен инструмент позабористее “Экселя”.

Как вы догадались, речь опять идет о товароучетных программах. Они ведут документооборот с поставщиками автоматически, непосредственного участия персонала. Сотрудники занимаются лишь вводом первичных данных: информации о товарах, поставщиках, ценах.

Каждая операция в товароучетной программе подтверждается документом в электронном виде. Копии хранятся в облаке. В нужный момент их можно распечатать, завизировать и отправить по назначению. Вот лишь малый список документов, которые формирует, принимает и хранит система складского учета:

счета-фактуры;
платежные поручения;
накладные ТОРГ-12 и другие;
акты инвентаризации, списания, уценки;
бухгалтерские проводки;
финансовые документы.

Для того, чтобы автоматизировать документооборот с поставщиками, есть одно условие: снабженцы тоже должны использовать товароучетные программы. Только в этом случае между вами возможен электронный документооборот. Спойлер: не за горами тот день, когда с программами ЭДО будут работать все участники рынка. Это требование закона об обязательной маркировки товаров, который уже вступил в законную силу.

Заключение

При всей кажущейся простоте, взаимоотношения с поставщиками имеют множество нюансов. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в главных их них. Удачных продаж!

Запустите онлайн-продажи

Создайте интернет-магазин за 1 день и продавайте на
маркетплейсах, в соцсетях и мессенджерах

Виды поставщиков

Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.

Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.

Производители

Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.

Преимущества:

возможность напрямую выставлять претензии по браку производителю и получать замену/ремонт без временных задержек;
самые низкие цены на товар (с минимальной по рынку наценкой).

Недостатки:

реализация осуществляется средним и крупным оптом (партиями). Реализации в розницу не предусмотрено.
вероятность крупных транспортных расходов на доставку товара в случае большой удаленности производителя.

Мелкие производители

Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.

Посредники

Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации.

Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.

Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.

Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.

Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица).

Таблица. Группы поставщиков

Признак	Классификация
Масштаб компании	Крупные и средние поставщики – надежные партнеры, обладают серьезными производственными мощностями, налаженной системой производства и сбыта. Имеют большие склады для производства продукции – можно не бояться срыва поставок. Мелкие – как правило, не имеют складов, часто пренебрегают договорными обязательствами. Взаимодействуя с такими поставщиками, учтите вероятность срыва сроков поставки при возникновении форс-мажорных ситуаций.
Тип взаимосвязи	Постоянные поставщики. Для них характерно длительное сотрудничество, налаженные контакты, система поставки и документооборота. Единичные – когда взаимодействие с поставщиком носило разовый, единичный характер. Потенциальные – компания с ними не сотрудничает, но существует вероятность заключить контракт в будущем.
География	Местные поставщики расположены в пределах региона. Региональные – находятся на территории другого субъекта. Импортеры – зарубежные партнеры.

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.

Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.

Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:

стоимость и ассортимент товара;
минимальная и максимальная по количеству партия поставки;
условия оплаты и порядок расчетов – работа по предоплате, наличие отсрочки платежа, при больших суммах – возможность расчетов по графику платежей;
удаленность от поставщика – влияет на транспортные издержки при доставке;
наличие системы бонусов и скидок при больших объемах закупа;
система сертификации товара.

Скачайте чек-лист по выбору поставщика >>>

Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:

1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.

2. Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

3. В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:

отличный;
удовлетворительный;
неудовлетворительный.

Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки.

Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:

контроль цен,
контроль качества,
предоставление образцов,
бонусные программы лояльности.

Типы отношений с поставщиками

Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками.

Экономически обоснованные отношения

Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.

Конкуренция

Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.

Кооперация

Это форма взаимоотношения с поставщиком в виде объединения для совместного производства. Если продукция для закупа стандартная, не имеет специфических или уникальных признаков, либо на рынке наблюдается дефицит сырья, выберите одного, наиболее подходящего, поставщика.

Сотрудничество в виде кооперации позволит вам иметь постоянные поставки, а поставщику – расти и развиваться, ориентируясь на ваш объем производства. Также допускается кооперация с другими производителями для совместного закупа сырья у крупного поставщика, что даст более низкие цены и обеспечит стабильность поставок

Партнерство

Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара.

Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:

Тщательно отнестись к выбору поставщика. Лучше отдать предпочтение крупной компании с многолетним опытом работы, хорошими отзывами. Дополнительными критериями отбора могут быть наличие сайта, большой ассортимент продукции, рекомендации партнеров поставщика.
Если позволяют возможности, делайте небольшие запасы сырья – это позволит избежать простоев производства при форс-мажорных обстоятельствах срыва поставок.

Работа с несколькими поставщиками

Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.

Регламент по работе с поставщиками

Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.

Единичные поставки (крупный опт)

Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.

Частые поставки (мелкий опт)

Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.

Ежедневные закупки

Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.

Закуп по мере необходимости

Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.

Положение по работе с поставщиками

Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.

Какие положения необходимо включить?

Определение партнеров и схемы работы с ними.
Порядок рассмотрения коммерческих предложений, поступающих от потенциальных поставщиков. Укажите критерий отбора, условия сотрудничества, приемлемые для вашей компании. Укажите условия, при которых договор не может быть заключен. Если вам нужны уникальная и эксклюзивная продукция – укажите ее характеристики и критерии отбора поставщиком, особые условия работы с ними. Определите порядок отбора, сроки обсуждения и анализа коммерческих предложений, порядок вынесения решений по выбору схемы взаимодействия.
Критерии отбора поставщиков – утвердите применяемый чек-лист оценки.
Порядок внесения данных о партнере в программу «1С: Бухгалтерия», ведения управленческого учета данных о поставщике и осуществленных закупках.
Процедуру оформления заказа: правила оформления, бланки заявок, ответственные лица.
Общие условия оплаты – данный пункт универсальный. Если вы в договоре с партнером согласовали особые, специфические условия взаимодействия (возможные расчеты в виде аккредитива или обмен товарной продукцией), необходимо в регламенте предусмотреть возможность таких расчетов.
Бланки документов, порядок взаимодействия по возврату товара и его оплаты, сроки рассмотрения.
Пересмотр условий действующих договоров и порядок заключения контракта с новыми партнерами.
Ответственные лица и лица, осуществляющих контроль за соблюдением положений регламента.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.

При взаимодействии с поставщиками возникает:

Дебиторская задолженность, когда вы внесли предоплату за поставку товара, но партия еще не была отгружена и не получена вами. Либо, вы ожидаете возврата денег за бракованную продукцию, отмену поставки по предоплате или частичной недопоставке товара
Кредиторская задолженность – вы должны поставщику денег за уже полученные товары при условиях отсрочки платежа по договору.

Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:

О входящих документах (товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, таможенные декларации) для отражения информации о полученных материалах, оказанных услугах, выполненных работах.
Товарно-материальных ценностях, которые поступили без документов – неотфактурованные поставки.
Излишках или недостаче ТМЦ, выявленные при приемке товара от поставщика.
Услугах по перевозке и страхованию, иных дополнительных расходах, подтвержденных документально.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Источник

Закупаемое сырье и материалы составляют значительную часть в структуре себестоимости выпускаемой продукции. Логично, что вопросы материально-технического снабжения находятся в зоне постоянного контроля экономических служб и топ-менеджеров любой производственной компании. Чтобы повысить эффективность закупок и логистики, нужно найти надежных поставщиков и наладить с ними партнерские взаимоотношения.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ

Чтобы поставщики не поставили компанию в сильную зависимость от себя, не навязывали невыгодные условия, вырабатывают стратегию взаимоотношений с поставщиками. Представим стратегию, которая широко применяется на практике, которая основана на выборе надежных поставщиков для долгосрочного сотрудничества. Главные стратегические цели — стимулирование выгодных условий партнерства и ограничение рыночной власти поставщиков (рис. 1).

Реализация стратегических целей обеспечит компании стабильную прибыль, исполнение обязательств перед деловыми партнерами и сотрудниками, минимизирует потери от простоев производства, замораживания денежных средств в предоплатах или завышенных партиях закупки.

Чтобы реализовать поставленные цели, построить отношения с поставщиками на принципах партнерства и сотрудничества, нужно выполнить несколько этапов работ. Рассмотрим их.

ЭТАП 1. ЗНАКОМСТВО СО СТРАТЕГИЕЙ И ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

Знакомим сотрудников, связанных с закупками, со стратегией взаимоотношений с поставщиками. Важно убедиться в их готовности воплощать стратегические цели и задачи. Речь идет не только об отделе снабжения, но и смежных службах (казначейство компании, производственные цеха, склад, бухгалтерия).

ЭТАП 2. ВЫБИРАЕМ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

Выбираем целевые показатели, которые позволят контролировать динамику следования стратегии (табл. 1). Их должно быть не более 10. Это позволит четко понимать цели, исключит манипулирование с целью накручивания премий и бонусов для отделов.

Стратегические показатели нужно ежеквартально и ежегодно контролировать, фиксировать факты достижения/недостижения установленного уровня, принимать корректирующие меры.

Рассмотрим отдельные показатели табл. 1:

объем закупок на одного специалиста по снабжению — прогнозируется незначительный рост на перспективу. Нужно увязать его с другими показателями (рост объемов производства на тот же период и штатная численность отдела). Важно добиться эффективной работы персонала даже при высоких объемах закупок (например, автоматизировать процесс закупок, использовать электронные торги);
снижение затрат на транспортирование продукции. Актуально в случае, если планируется смена одного вида транспорта на другой, и для железнодорожных перевозок. В качестве показателя можно взять все затраты, связанные с транспортировкой, или затраты на транспортировку единицы стратегического вида сырья;
показатель объема дефектных (забракованных) поставок должен стремиться к нулю. Достигается через выполнение комплекса мер:

– заказ только качественной продукции у соответствующего поставщика;

– подробное отражение в договоре характеристик качества, гарантийных условий, порядка замены дефектной продукции, штрафных санкций;

– действенные процедуры приема-передачи;

– работающие регламенты по входному контролю и т. д.;

наличие большого количества долгосрочных контрактов — гарантия выгодных условий оплаты и формирования зависимости поставщика от компании;
автоматизация заказа продукции у поставщика делает закупки прозрачными, позволяет вести контроль и анализ. По такому пути идут многие торговые сети. Расширенные аналитические возможности, инструменты по рациональному управлению базой поставщиков, инструменты электронного взаимодействия с поставщиками многих программных решений позволяют повышать качество снабжения и снижать риск срыва поставок.
поставщиков делят на группы в зависимости от объемов закупки и других экспертных оценок по качеству работ. Группа А — надежные партнеры, поэтому в стратегическом плане предусмотрено увеличение количества поставщиков данной группы.

ЭТАП 3. АНАЛИЗИРУЕМ ОБЪЕМЫ ЗАКУПОК ПО ПОСТАВЩИКАМ

Такой анализ позволяет увидеть главных поставщиков, вклад каждого поставщика, изменение динамики закупок за заданный период времени (важно для классификации поставщиков).

Стоимость материалов — это не всегда полная стоимость. Часто заказчик оплачивает перевозчику доставку отдельно, что обязательно нужно учитывать.

Для простоты примера (табл. 2) все поставщики разделены на две группы:

закупки выше среднего (ячейки выделены зеленым цветом);
закупки у данного поставщика ниже среднего (серый цвет ячеек).

Важная деталь: в зависимости от специфики можно применять другие группировки:

до 100 тыс. руб.;
до 1 млн руб. и т. д.

Анализ объема произведенных закупок, представленный в табл. 2, позволяет сделать следующие выводы:

ООО «Кристалл» — закупки в отчетном году составили 5800 тыс. руб., что выше среднего (3336 тыс. руб.). Объем поставок составил 128,89 % от прошлого года, рост на 1300 тыс. руб. Это пример партнерского взаимодействия. Компании могут помогать друг другу: предоставить отсрочку или сделать предоплату, совместно реализовывать долгосрочную стратегию;
ООО «Галактика» — объем закупок выше среднего, в течение двух лет на одном уровне (3600 тыс. руб.);
ООО «Агрегат» — закупки ниже среднего, снизились с 503 тыс. руб. прошлого года до 20 тыс. руб. в отчетном году. Так обычно выглядит оппортунистический тип отношений с поставщиком. Главный плюс в работе с такими поставщиками:

– простота смены поставщика, если компанию перестанут удовлетворять качество, цена или сам продукт;

– оперативные срочные поставки недорогих материалов.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2018.

Источник

Продолжаем делиться секретами ведения бизнеса. Сегодня говорим о поставщиках товаров. Очень часто именно они — самое слабое звено в работе интернет-магазина или оффлайн-точки. Рассказываем о том, как обращать ошибки поставщиков в свою пользу, выбивать из них скидки и заставлять правильно работать.

Секрет 1 — договор всему голова

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. “Ой, удивили” — наверняка скажете вы. Это и так понятно — куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.

В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того — договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя — с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.

Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:

ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай — когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку — заплатил копеечку;
ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же — неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки — за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное — доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик — переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.

Общий посыл такой: не надо подмахивать договор с поставщиком не глядя. Предусмотрите как можно больше его косяков и пропишите ответственность за них в договоре.

Секрет 2 — не храните все яйца в одной корзине

Это называется модным словом “диверсификация поставок”. Прямо как на газовом рынке Европы: чем больше поставщиков, тем лучше. Не привез один — привезет другой. Многие допускают такую ошибку: найдут одного-двух контрагентов и цепляются за них, как утопающий за соломинку. Вроде давно работаем, все привычно и понятно — зачем что-то менять?

Не делайте так. Поверьте — поставщиков много и все они борются за рынок. То есть за вас. На первых порах поработайте с несколькими поставщиками по разным позициям товаров. Посмотрите, как они выполняют свои обязанности. Вы сразу поймете, кто лучше, а кто хуже. Если поставщик вечно стаскивает сроки, везет не то и не в нужном количестве — без сожаления расставайтесь с ним и ищите другого.

На первых порах это тяжело. Поставщиков нужно найти, заключить договора, обменяться реквизитами, заказать пробные партии. Но только так вы выберете из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных.

Секрет 3 — смело торгуйтесь

Еще одна распространенная ошибка почти всех новичков. Поставщик скидывает прайс, вы выбираете из него нужные позиции и делаете заказ. И вам даже в голову не приходит, что цены, указанные в каталоге, далеко не жесткие. Их можно и нужно уменьшать.

Делать это надо обоснованно и аргументированно. Не просто просить продавать дешевле, а мотивировать поставщика делать это. Вот несколько рабочих способов:

просить скидки за большие объемы. Например, вы покупаете десять коробок товара и получаете одиннадцатую бесплатно. Или вам делают скидку на оплату всей партии;
приводить в пример конкурентов ваших поставщиков. Мол, у них дешевле. Прямо как в “Эльдорадо”: нашел дешевле — сделаем скидку. Очень действенный и рабочий метод. Особенно он хорош в сочетании с лестью: “мне так нравится с вами работать, это очень удобно и привычно. Но вот беда — ваши конкуренты предлагают тот же товар дешевле. Но я бы хотел сотрудничать с вами. Так что сделайте ка мне скидочку. Иначе — ничего личного”;
идти на хитрость. “Ой, эти кроссовки так плохо продаются, не привозите их больше. Ну или привозите со скидкой”;
просите дополнительные бонусы. Многие поставщики вместе с товаром готовы предложить торговое оборудование, бесплатную доставку и другие полезные вещи. Грех не воспользоваться. Главное — не стесняйтесь об этом спрашивать;
оплачивайте товар наличкой по факту поставки или по предоплате. Очень подкупает многих контрагентов. Некоторые даже делают фиксированную скидку за оплату в момент отгрузки. Если скромно помалкивают — намекните: я вам оплату по факту налом, вы мне скидку.

Секрет 4 — просите отсрочку платежей

В договоре поставщик обязательно пропишет сроки оплаты товара. Обычно это пять-десять дней, реже две недели. Сначала так и будет — пока контрагент не убедится в вашей платежеспособности. Бизнесменов, задолжавших поставщикам миллиарды рублей, очень много, вдруг вы как раз один из таких?

Как только проработаете с поставщиком с полгода — заводите разговор о более длительных сроках оплаты. Месяц, два — как договоритесь. Многие предприниматели зададут справедливый вопрос, зачем это нужно. Дескать, я буду должен, какой в этом смысл и так далее. Мы даже опрашивали новичков на эту тему. Большинство ответили, что негативно относятся к долгам перед поставщиками. И зря.

Отсрочка платежа — это рабочий способ разогнать оборотку и увеличить ее в разы по щелчку пальца. Заказали товара на несколько миллионов, а не заплатили ни копейки. Товар есть? Есть. Ассортимент в каталоге пополнился, склады битком. Деньги в обороте. Продадите — расплатитесь. И долгое время можно ничего не заказывать и просто получать выручку.

Да, здесь важна дисциплина. За продукцию рано или поздно придется платить. Берите на реализацию столько, чтобы к моменту платежа иметь средства для оплаты поставки. А то можно увлечься, набрать товара и в день его оплаты обнаружить, что денег нет. Так что действуйте небольшими шагами, постепенно разгоняя оборот.

Секрет 5 — просите бесплатные образцы товара

Некоторые производители, продвигая новый товар на рынке, снабжают поставщиков бесплатными образцами продукции. Конечно, речь не идет о новой модели айфона — обычно так действуют производители продуктов питания. Они дают образцы поставщикам, поставщики — вам, а вы — своим клиентам. В качестве бонусов или подарков.

Дегустация колбасных изделий

Секрет 6 — просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Поверьте — этого добра у поставщиков навалом. Здесь тоже стараются производители, снабжая их футболками со своим логотипом, чайными кружками, кепками и авторучками. Не говоря уже о календариках, плакатах и прочей мелочевке. Но поставщики вам об этом не скажут, если не спросите. Поэтому не стесняйтесь и спросите, нет ли возможности привозить с каждой партией товара несколько таких мелочей.

Такие вещи можно использовать с умом. Например, награждать активных подписчиков ваших групп в социальных сетях. Или дарить бонусом к покупкам. Вы ничего не тратите, а лояльность клиентов повышается. И для рекламы брендов хорошо. А то лежат эти кружечки и ручки мертвым грузом на складах — не дело!

Секрет 7 — не бойтесь поставщиков из других регионов

Экономика полна парадоксов. Один из них такой: часто заказать товар с соседней улицы дороже и дольше, чем с другого конца страны. Не будем пытаться объяснить, почему это так, нам это неинтересно. А вот получить от этого выгоду — очень даже интересно. На первый взгляд кажется естественным найти поставщиков поближе. А потом оказывается, что товар они возят раз в неделю и вполовину дороже, чем снабженцы из соседнего региона.

Универсальных советов здесь нет — все надо изучать и пробовать. Правда есть одно общее правило — почти всегда дешевле везти товар из Москвы. Оно работает в радиусе 500 километров от столицы точно. Даже с учетом транспортных расходов это бывает выгоднее.

Секрет 8 — станьте хозяином положения

Еще раз напомним: поставщики заинтересованы в вас больше, чем вы в них. Клиент всегда прав, а клиент в данном случае — это именно вы. Не вы должны бегать за снабженцами, а они за вами. Ведя переговоры, дайте понять: условия будете диктовать вы. Не нравится — до свидания. Именно так делают крупные торговые сети. Отличный пример — продуктовые магазины типа “Магнита” или “Красного и белого”. Они вполне могут ставить условия гигантам типа “Кока-Колы”.

Правда, здесь есть одно “но”. Пока ваши объемы небольшие, гнуть свою линию не получится. Поставщики не будут бояться потерять клиента с оборотом несколько десятков тысяч рублей в месяц. Поэтому здесь тоже надо действовать поэтапно. Чем выше ваши объемы, тем смелее можно общаться со снабженцами.

Секрет 9 — доверяй, но проверяй

Вам привезли партию товара. Экспедитор отдал документы, грузчики отнесли коробки на склад. Вы пожали друг другу руки и распрощались. А на следующий день оказывается, что в поставке море ошибок: половины товаров нет, в документах одна путаница, да еще и полно брака.

Чтобы этого не случилось, проверяйте товар сразу. Вскрывайте коробки, пересчитывайте, взвешивайте. То же самое с документами. Переделать подписанные бумаги часто сложнее, чем выписать новые.

Если что-то не устраивает — не принимайте. Заворачивайте партию целиком или отдельные товары. Все это — с составлением соответствующих документов — актов отбраковки, возвратных накладных и так далее.

Секрет 10 — общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Очень часто бывает так, что поставщиков искать не надо. Они сами начинают ходить табунами, прознав о вашем открытии. Или звонить, спамить на почту или в личных сообщениях. Обычно те, кто с вами связывается, — это простые менеджеры или торговые представители. Их задача — заключить договор и наладить поставки товара. Они будут вежливы и обходительны, с удовольствием примут заказ и оплату, но! С этими сотрудниками бессмысленно разговаривать по поводу скидок и изменений условий договора.

Нет, попытаться, конечно, можно, но в полной мере на решение вопроса рассчитывать не стоит. Торговые представители работают в строгих рамках и не могут выходить за пределы своей компетенции. Если хочется большего — ищите руководство, то есть тех людей, которые лично решают, идти вам на уступки или нет.

Это тоже надо делать постепенно. Поработайте с поставщиком несколько месяцев. Вы зарекомендуете себя как надежный и платежеспособный партнер, с которым выгодно сотрудничать. А чтобы сотрудничество было еще прочнее и выгоднее, неплохо бы сделать вам скидку. Даже при небольших объемах отказываться от постоянного клиента никто не захочет. Опросы показывают, что для поставщиков лучший покупатель тот, кто делает заказы регулярно, пусть и небольшими партиями. Поэтому снабженец скорее пойдет на уступки, чем потеряет проверенного контрагента.

И общаться на эту тему лучше с начальством. Руководитель отдела продаж, коммерческий или генеральный директор — чем выше, тем лучше. Если в общении с персональным менеджером вы уперлись в потолок в плане улучшения условий — спросите его, с кем вы еще можете обсудить этот вопрос. Получив нужные контакты готовьтесь к переговорам. Они должны проходить на равных. С хозяином компании должен общаться ваш директор, а не экономист. Вы знаете, что хотите получить, партнер — что может предложить.

Теперь вы знаете о работе с поставщиками гораздо больше, чем до прочтения этой статьи. Напоследок раскроем главный секрет. Уважайте своих партнеров, стройте отношения на взаимной выгоде, не забывая о человечности. Это касается не только поставщиков, но и всех остальных. Успехов в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Источник

Советы по работе с поставщиками и подрядчиками: как найти надежных контрагентов, добиться лучшей цены, эффективно управлять закупками и никогда не слышать в ответ: «Мы не сможем привезти».

Совет 1. Проанализируйте ситуацию в компании

Определите, какие именно закупки нужны бизнесу, их периодичность и приемлемые условия. Например, условно закупки разделяют на несколько видов:

Разовые закупки. Менеджер компании связывается с поставщиком, договаривается об объемах и цене. Или компания объявляет тендер и поставщики сами предлагают условия. Выгодную цену при разовой закупке получить сложно, так же как и оплачивать после приема товара — контрагенты не заинтересованы в крупной поставке неизвестной компании без гарантий.

Регулярные небольшие закупки. В этом случае можно рассчитывать на небольшие скидки, потому что бизнес, по сути, обеспечивает поставщику, пусть небольшой, но регулярный поток денег. Это помогает контрагенту планировать деятельность, его бизнес становится устойчивее, а значит, он заинтересован в таком партнере.

Большие оптовые закупки. Можно делать их у одного поставщика, который, скорее всего, даст большую скидку. Но это опасно — если контрагент по какой-то причине задержит заказ, он поставит под угрозу весь бизнес закупщика. Поэтому при больших закупках обычно договариваются с несколькими контрагентами, а также создают складской запас.

По звонку. Настроить работу с поставщиком товаров можно и по принципу необходимых закупок, когда компания договаривается о поставках по заказу в любое время. Например, в этом месяце вырос спрос, значит, закупщик готов оплатить поставку. В следующем месяце клиентов нет и нет заказа. Для поставщика это не всегда выгодно: планировать производство невозможно, деньги то есть, то нет. Поэтому на закупки по мере необходимости контрагенты соглашаются редко.

Итогом анализа должен стать документ, в котором указаны:

Актуальные объемы закупок.
Потенциал роста — как бизнес планирует увеличить закупки в ближайшие периоды: квартал, полгода, год.
Сроки и периодичность поставок — нужны ли бизнесу поступления каждый день, или можно планировать на квартал вперед.
Готов ли бизнес делать предоплату. Если готов, то какую.
Что, кроме выгодной цены, бизнесу важно от поставщика — например, может ли контрагент развозить грузы по нескольким точкам, или он готов доставлять сырье только на склад за городом.

Такой анализ станет основой для составления стратегии по работе с поставщиками — документа, которого будут придерживаться закупщики при взаимодействии с подрядчиками. Например, бизнес понимает, что может работать с контрагентами только на условиях постоплаты — иначе не хватит денег. Значит, можно не тратить время на переговоры с поставщиками, которым нужна предоплата.

Совет 2. Наладьте постоянный поиск поставщиков

В работе с контрагентами бизнесу выгоднее выстраивать отношения по принципу win-to-win и избегать сильной зависимости. Иначе подрядчик может навязать невыгодные условия сотрудничества, или же вовсе разрушить бизнес заказчика. Решить проблему зависимости можно, имея выбор, чтобы можно было безболезненно поменять подрядчика.

Для этого бизнес создает систему бесконечного поиска поставщиков: нужно связываться с новыми контрагентами, периодически пробовать их на небольших закупках, постепенно выстраивать долгосрочные связи. Тогда отношения станут партнерскими: контрагенты будут понимать, что заказчик готов просто их поменять, если сервис, качество или цена потеряют конкурентоспособность.

Искать поставщиков можно в разных каналах:

Изучать каталоги поставщиков, например, Alibaba в Китае, «Поставщики-ру» в России.
Обращаться к посредникам за зарубежными контактами: есть фирмы, готовые за небольшой процент доставлять сырье и товары из других стран.
Социальные сети. Производители часто пытаются сами реализовывать товары через соцсети, причем нередко это делает сам владелец компании.
Оптовые рынки, например, свежие овощи и фрукты недорого можно купить на развалах за городом.
Заводы и другие производства. Если объем закупок растет, можно обратиться напрямую к производителю, а не покупать у посредников и дилеров.
Бизнес-выставки, в которых участвуют производители и поставщики, заинтересованные в новых заказчиках.

Совет 3. Наладьте систему обучения закупщиков

Профессионал в закупках должен разбираться в бизнесе, обладать знаниями в закупках, управлении запасами в логистической системе предприятия, использовать разные модели переговоров. Одного высшего образования для стабильного результата работы недостаточно — нужен опыт и постоянное повышение квалификации.

Совет 4. Сформулируйте правила работы

Сотрудники отдела закупок должны понимать порядок работы с поставщиками и выстраивать отношения с контрагентами исходя из стратегии компании. Например, если бизнес планирует усилить взаимодействие с уже отобранными подрядчиками, закупщики должны настаивать на поставках с отсрочкой платежа, снижении издержек на доставку, может быть, говорить о скидках или предоставлении бесплатных образцов, создании эксклюзивного договора на реализацию товара в конкретном канале.

Закупщики должны понимать, как им искать, выбирать и обсуждать условия с поставщиками. Схема работы может выглядеть так:

Получить от профильного отдела прогноз по необходимости ресурсов или сделать его самостоятельно.
Разработать требования к поставщику, отталкиваясь от стратегии компании и локальных документов. Согласовать его с руководителем.
Определиться с источниками поиска, например, можно искать самому или объявить тендер.
Отобрать поставщиков, соответствующих требованиям, сравнить их предложения, выбрать лучшее.
Провести переговоры, определив возможные условия поставки.
Заключить договор.
Наладить мониторинг аналогичных поставщиков, периодически запрашивать у них предложения и корректировать условия работы с действующим контрагентом.

Совет 5. Составьте чек-лист требований

Выбрать поставщиков проще, если у закупщика есть инструмент для их быстрой оценки. Например, можно сделать список минимальных требований: контрагент не соответствует какому-то пункту, общение с ним даже не начинают.

Выглядеть чек-лист может так:

Имеется нужный ассортимент товара или сырья.
Есть правоустанавливающие документы на товар.
Соответствует возможной вилке стоимости.
Подходит по минимальному объему партии товара.
Сможет обеспечить нужный объем в короткий срок, если поставки нужно будет увеличить.
Работает на подходящих условиях оплаты: есть отсрочка платежа, рассрочка, удобный график платежей, разумный минимальный платеж, обеспечение поставки.
Подходит по системе доставки — может привести в нужное место по хорошей цене.
Качество сервиса и взаимодействия устраивает заказчика.
Работает на рынке долго, есть отзывы, рекомендации, возможность проверить качество.

Закупщик может оценивать поставщика по полярной системе, отвечая «Да» или «Нет». Или использовать балльную систему: например, каждому потенциальному контрагенту выставляется оценка от 1 до 5 для каждого параметра отбора. Затем баллы складываются, и бизнес работает с тем, кто у кого больше баллов и нет единиц и двоек.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Источник

Правила работы с поставщиками: где искать, как учитывать заказы и автоматизировать процесс

Где искать поставщиков

Поиск через всемирную паутину

Поиск по сарафанному радио

А еще поставщики могут найти вас сами

Договор поставки

Как делать заказы и вести учет

Учет поставщиков

Учет заказов

Документооборот

Заключение

Читайте также

Виды поставщиков

Производители

Мелкие производители

Посредники

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Типы отношений с поставщиками

Экономически обоснованные отношения

Конкуренция

Кооперация

Партнерство

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Работа с несколькими поставщиками

Регламент по работе с поставщиками

Единичные поставки (крупный опт)

Частые поставки (мелкий опт)

Ежедневные закупки

Закуп по мере необходимости

Положение по работе с поставщиками

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ

ЭТАП 1. ЗНАКОМСТВО СО СТРАТЕГИЕЙ И ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

ЭТАП 2. ВЫБИРАЕМ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

ЭТАП 3. АНАЛИЗИРУЕМ ОБЪЕМЫ ЗАКУПОК ПО ПОСТАВЩИКАМ

Секрет 1 — договор всему голова

Секрет 2 — не храните все яйца в одной корзине

Секрет 3 — смело торгуйтесь

Секрет 4 — просите отсрочку платежей

Секрет 5 — просите бесплатные образцы товара

Секрет 6 — просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Секрет 7 — не бойтесь поставщиков из других регионов

Секрет 8 — станьте хозяином положения

Секрет 9 — доверяй, но проверяй

Секрет 10 — общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Совет 1. Проанализируйте ситуацию в компании

Совет 2. Наладьте постоянный поиск поставщиков

Совет 3. Наладьте систему обучения закупщиков

Совет 4. Сформулируйте правила работы

Совет 5. Составьте чек-лист требований