Содержание
- Порядок делопроизводства в УФСИН
- 34. Электронный документооборот фсин России.
- 35. Ведомственная сеть фсин России, особенности и перспективы использования.
- Вопрос 36 Применение системы глонасс для обеспечения задач по конвоированию и специальным перевозкам фсин России.
- 4.15. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ
Порядок делопроизводства в УФСИН
Работа с секретными документами, шифртелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа в ФСИН России осуществляются
в соответствии со специальными инструкциями. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в ФСИН России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в ФСИН России с применением автоматизированной системы обработки документов в соответствии
с Инструкцией. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь
в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Ведение делопроизводства
в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным
за ведение делопроизводства. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях возлагается на
их руководителей. «При смене руководителя структурного подразделения создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности). Работники структурных подразделений несут дисциплинарную
и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции». Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации
в установленном порядке проводится служебная проверка. Официальное делопроизводство в ФСИН России ведется на русском языке – государственном языке Российской Федерации. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в уголовно-исполнительную систему , допускается только с разрешения директора ФСИН России. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения директора ФСИН России. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях и органах УИС управлением делами ФСИН России по распоряжению директора ФСИН России могут привлекаться работники служб делопроизводства учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, и территориальных органов ФСИН России. В ФСИН России контроль за правильной организацией
и ведением делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы работников, выполняющих функции делопроизводства, возлагается на начальника управления делами ФСИН России. Прием и первичная обработка поступающей в ФСИН России документов осуществляется группой входящей корреспонденции управления делами ФСИН России. Поступающие через подразделения фельдъегерской
и специальной связи в ФСИН России документы в рабочее время принимается работниками группы входящей корреспонденции и регистрируется
в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов. В вечернее время (после 18.00 – в понедельник-четверг, после 17.00 – в пятницу), выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы организационно-инспекторского управления ФСИН России, регистрируются
в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются
в управление делами ФСИН России для регистрации. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения
и должностным лицам ФСИН России, также оперативно передаются ими
в управление делами ФСИН России для регистрации. Принявший документы, пакеты работник структурного подразделения расписывается за их получение
в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает
их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью «Для пакетов». Оперативный дежурный ФСИН России, кроме этих данных,
в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров. В группе входящей корреспонденции вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку «Лично». При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров
и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении делами ФСИН России, другой – приобщается к поступившему документу, третий – отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, классный чин, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник управления делами ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет.
Заключение
В ходе прохождения практики в ФКУ УК УФСИН России
по Ярославской области, я изучал нормативные акты, регламентирующие деятельность уголовно-исполнительной системы, готовил правовые документы, ознакомился с делопроизводством уголовно-исполнительной системы, освоил практические навыки оформления личных дел лиц состоящих на учете и т.д.
У меня сформировалось понятия сущности и социальной значимости профессии юриста. Ознакомился с организационной структурой и нормативной правовой базой ФСИН, определяющие статус, функции и основные направления деятельности ФСИН. А также в ходе прохождения практики овладел практическими навыками правового обеспечения и регулирования, делопроизводства и других направлений деятельности практики в УФСИН, применение на практике знаний теоретического и нормативного характера
по юридическому обеспечению деятельности базы практики, сбор, изучение
и обобщение практических материалов для составления отчета, написания научно-исследовательской работы, составление юридических документов; осуществление профессиональной деятельности на основе развитого правосознания, правового мышления и правовой культуры; обеспечение соблюдения законодательства субъектами права; принятие решений
и совершение юридических действий в точном соответствии с законом; применение нормативных правовых актов, реализация норм материального
и процессуального права в профессиональной деятельности. В ходе прохождения практики консультировал по вопросам права, участвовал
в проведении юридической экспертизы проектов нормативных правовых актов, в том числе в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции. Федеральная служба исполнения наказаний создана для исполнения наказаний и для содержания под стражей подозреваемых, обвиняемых, осуждённых. В подчинении службы находятся все места лишения свободы России. Контроль за условно-осуждёнными
и условно-досрочно освобождёнными лицами, лицами, осуждёнными
к исправительным и обязательным работам, а также ограничению свободы ведут уголовно-исполнительные инспекции ФСИН России.
34. Электронный документооборот фсин России.
Правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства) во ФСИН России регламентируется Приказом ФСИН России от 10 августа 2011 г. №463″Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах УИС» С помощью нижеприведённых ссылок можно быстро перейти к искомому аспекту… 1.Рапорта.2.Служебные письма. 3.Служебные записки. 4.Порядок перемещения документов во ФСИН России: а)обработка входящих документов; б)обработка внутренних документов. 5.Порядок рассмотрения в учреждениях и органах ФСИН России обращений граждан.
35. Ведомственная сеть фсин России, особенности и перспективы использования.
Ведомственные сети связи
сети электросвязи министерств и иных федеральных органов исполнительной власти, создаваемые для удовлетворения производственных и специальных нужд, имеющие выход на сеть связи общего пользования.
1. Составная часть ВСС РФ, сеть электросвязи министерств и иных Федеральных органов исполнительной власти, промышленных объединений и предприятий, создаваемая для удовлетворения производственных и специальных нужд и имеющая выход на сеть связи общего пользования для части абонентов. Ведомственные сети связи используются так же для предоставления услуг связи населению и другим пользователям
Вопрос 36 Применение системы глонасс для обеспечения задач по конвоированию и специальным перевозкам фсин России.
Задачи поддержания системы ГЛОНАСС, улучшения ее эксплуатационных характеристик, повышения качества навигационных услуг и обеспечения использования системы ГЛОНАСС наряду с GPS в России и во всем мире по значимости и масштабности сравнимы с национальными проектами по экспорту углеводородов или информатизации общества и находятся в постоянном поле зрения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
36. ГЛОНАСС: обеспечить планирование и оперативное управление персоналом при перемещении спецконтингента и использовании транспортных средств в режиме реального времени; своевременно информировать оперативного дежурного о возникновении нештатных ситуаций с транспортными средствами ,готовить данные для анализа эффективности деятельности подразделений по конвоированию по эксплуатации специального транспорта; минимизировать «человеческий фактор» при выполнении служебных задач; снизить расход материальных средств на эксплуатацию спецтранспорта. В целях апробации системы ГЛОНАСС в деятельности УИС, в 2010-2011 годах был проведен эксперимент по эксплуатации данной системы в 11 территориальных органах ФСИН России. В рамках эксперимента была установлена аппаратура ГЛОНАСС на спецавтомобилях типа «АЗ» и оборудованы раб. Места. На сегодняшний день в 55 территориальных органах УИС системами ГЛОНАСС оборудованы 566 единиц спецавтомобилей. В соответствии с решением директора ФСИН России с 2011 года в ФКУ ИК-7 (г. Мелеуз) ГУФСИН России по Республике Башкортостан налажен выпуск спецавтомобилей типа «АЗ», оснащенных системой глобального позиционирования, связи, видеоконтроля за несением службы караулом, соблюдением режима осужденными. В соответствии с Концепцией развития уголовно-исполнительной системы Российской Федерации до 2020 года планируется до конца 2013 года оснастить системой ГЛОНАСС весь парк спецавтомобилей для перевозки осужденных и лиц, содержащихся под стражей, ФСИН России.
37. эл. апп. контроля и слежения. К признакам электронного мониторинга следует относить постоянное систематическое наблюдение за объектом; наблюдение с целью немедленного реагирования и предотвращения негативных последствий; средствами мониторинга являются различные электронные устройства, позволяющие постоянно наблюдать за объектом, контролировать изменение его физических параметров (например, передвижение), немедленно реагировать на негативные изменения и накапливать полученную информацию для последующего анализа. Применение технических средств надзора и контроля преследует следующие цели: — предупреждение преступлений со стороны осужденных; — предупреждение нарушений порядка и условий отбывания наказания; — получение необходимой информации о поведении осужденных. мониторинг обесп. получение своевременной, объективной, четкой информации об осужденном принудительным работам как в исправительном центре, так и по их месту работы, а также в иных местах, где они могут находиться.
45. ГИС. — это информационная система, обеспечивающая сбор, хранение, обработку, анализ и отображение пространственных данных и связанных с ними непространственных, а также получение на их основе информации и знаний о географическом пространстве.
Считается, что географические или пространственные данные составляют более половины объема всей циркулирующей информации, используемой организациями, занимающимися разными видами деятельности, в которых необходим учет пространственного размещения объектов. ГИС ориентирована на обеспечение возможности принятия оптимальных управленческих решений на основе анализа пространственных данных.
Ключевыми словами в определении ГИС являются — анализ пространственных данных или пространственный анализ. ГИС может ответить на следующие вопросы:
Что находится в заданной области?
Где находится область, удовлетворяющая заданному набору условий?
Современные ГИС расширили использование карт за счет хранения графических данных в виде отдельных тематических слоев, а качественных и количественных характеристик составляющих их объектов в виде баз данных. Такая организация данных при наличии гибких механизмов управления ими, обеспечивает принципиально новые аналитические возможности.
4.15. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ
4.15. Электронный документ, направляемый по ведомственным
каналам связи учреждений и органов УИС 
83. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В учреждениях и органах УИС создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством .
Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Документы, создаваемые в учреждении или органе УИС и (или) поступившие в учреждение или орган УИС на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
84. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении или органе УИС используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.
Абзац утратил силу. — Приказ ФСИН России от 07.03.2012 N 149.
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
отметка о переносе срока исполнения документа;
срок хранения документа;
наименования приложений к электронному документу;
ключевые слова и др.
149. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В ФСИН России создаются и используются:
(абзац введен Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
(абзац введен Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством <*>.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
———————————
<*> Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
(сноска введена Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
Документы, создаваемые в ФСИН России и (или) поступившие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
150. Для подтверждения подлинности электронных документов в ФСИН России используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.
(в ред. Приказа ФСИН России от 07.03.2012 N 150)
(см. текст в предыдущей редакции)
Абзац утратил силу. — Приказ ФСИН России от 07.03.2012 N 150.
(см. текст в предыдущей редакции)
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются структурными подразделениями.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФСИН России и поступающие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа его подлиннику осуществляется с помощью электронной подписи.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
отметка о переносе срока исполнения документа;
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
срок хранения документа;
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
наименования приложений к электронному документу;
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
ключевые слова и др.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), проходят регистрацию в СЭД.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754, электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
СЭД предусматривает регистрацию (учет) документов и их включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по МЭДО.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационной карточки документа, поступившего в электронной форме.
(абзац введен Приказом ФСИН России от 28.08.2013 N 494)
Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».
Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.
В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.
Создание в СЭД собственных документов
Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.
Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).
Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.
Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).
Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.
Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.
Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа
Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией
Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.
Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.
Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.
Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.
Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.
Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.
Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.
Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП
Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.
Рисунок 4. РКК исходящего письма в СЭД «1С:Документооборот»
Рисунок 5. РКК приказа в СЭД «1С:Документооборот»
Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях
Сначала разберем действия пользователя СЭД в случае поступления документа на бумажном носителе. Заполнение реквизитов в РКК при регистрации входящего документа гарантирует быстрый и удобный поиск документа по диапазону дат, корреспондентам, краткому содержанию и многим другим реквизитам. Тем не менее, чтобы сотрудники могли ознакомиться с содержанием документа, к карточке прикрепляются электронные образы (скан-образы) бумажного документа и приложений к нему.
Электронные образы могут попасть в СЭД двумя способами:
- при помощи сканирования бумажных документов;
- при помощи загрузки полученных электронных образов бумажных документов, поступивших по электронной почте или через другие каналы связи.
Зачастую организации просят контрагентов для оперативности присылать бумажные документы и приложения к ним еще и в виде электронных образов, чтобы избежать временных затрат на сканирование. Но не всегда это возможно. Если поток бумажной корреспонденции невелик, создание электронных копий и «помещение» их в СЭД не вызывает сложностей. Если же объем велик и на его обработку уходит много времени, имеет смысл организовать потоковое сканирование.
Пример 1. Использование штрихкодов для потокового сканирования и загрузки документов в СЭД
Организация ежедневно получает огромный объем писем, которые нужно завести в СЭД. Ответственный за это сотрудник регистрирует карточку каждого входящего документа, далее его задача – пометить 1-й лист каждого документа штрихкодом (его можно распечатать на специальном принтере и приклеить на документ или распечатать штрихкод на чистой странице и положить ее поверх документа). После этого сотрудник загружает стопку документов в потоковый сканер, запускает процесс нажатием одной кнопки и уходит на обед1 
Тем временем идет сканирование документов и прикрепление электронных образов при помощи штрихкодов к карточкам – такая технология реализована в нашей СЭД «1С:Документооборот». Сканирование происходит прямо из СЭД, никакие другие вспомогательные программы не используются.
Отсканированный документ вкладывается в ранее созданную РКК. Если документ многостраничный (в т.ч. могут быть несколько листов приложений к основному документу), то все листы от одного штрихкода до следующего штрихкода СЭД распознает как единый документ и подкрепит их в одну РКК. За счет применения такой технологии затраты времени сокращаются примерно в 3 раза.
Следует учесть, что есть документы, которые не подлежат сканированию, например, с грифом ДСП, содержащие персональные данные, приложения объемом свыше определенного количества листов, неформатные документы. Мы рекомендуем организациям оговаривать эти особенности в специальном разделе своей Инструкции по делопроизводству или в Регламенте работы СЭД.
Некоторые СЭД умеют распознавать отсканированные файлы и переводить их в текстовый формат (см. Рисунок 6) для того, чтобы потом можно было проводить в СЭД полнотекстовый поиск (т.е. по всему содержимому отсканированных документов, а не только по их отдельным реквизитам, заведенным в РКК).
Рисунок 6. Скан-копия входящего документа (уже со штрихкодом) и распознанный текст
Ведь зачастую пользователь знает, о чем идет речь в искомом документе (название мероприятия, топографические наименования, тема и т.д.), но не имеет о нем той информации, что зафиксирована в РКК (наименование автора документа, его вид, номер, дата создания и др.). В таком случае найти документ поможет данная технология.
Обычно распознавание текста производится не силами самой СЭД, а отдельной специализированной программой. Какие-то системы используют импортную программу Adobe FineReader, на которую нужно покупать лицензию. В «1С: Документообороте» для этих целей используется свободно распространяемый отечественный программный продукт CuneiForm – это отдельная программа, установка которой возможна непосредственно из СЭД. На рынке есть и другие программы.
Надо учитывать, что хотя для СЭД выбираются наилучшие решения из имеющихся на рынке, ошибки при распознавании текста все-таки возможны. Происходит это из-за плохого качества самих сканов. Сканы могут быть нечеткими, в низком разрешении, на них могут быть полосы и пятна, лист может быть отсканирован с наклоном и шрифт для программы распознавания станет нечитабельным.
Электронные документы могут поступить в организацию по различным каналам:
- по электронной почте;
- по ЭДО, в т.ч. через модуль 1С-ЭДО;
- по федеральной информационной системе МЭДО, межведомственным информационным системам МСЭД, МосЭДО и др.
Электронные документы, поступившие по электронной почте или через внешние информационные системы, являются для СЭД такими же учетными единицами, как и все другие документы. Для них тоже формируется РКК, в которую «вкладывается» готовый файл либо комплект файлов (если документ с приложениями, если он подписан усиленной ЭП и т.п.). См. Рисунок 7.
Рисунок 7. РКК с файлами, защищенными ЭП
В организациях весьма востребован учет первичной бухгалтерской документации (акты, счета, товарные накладные). При работе с такими документами постоянно возникают 2 проблемы:
- существенные затраты времени на поиск документов;
- существенные затраты времени на ручной ввод документов в информационную систему.
Недавно в «1С:Документооборот» появились новые опции для устранения этих сложностей, но они работают при применении решения «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» и только для определенных форм документов.
Если обычно пользователь:
- сканирует бумажный документ,
- заполняет поля в РКК,
- прикрепляет электронный образ к РКК.
То по новой технологии он:
- кладет бумажный документ в сканер и
- запускает функцию, которая потом сама запускает сканирование, распознавание документа, в т.ч. типовых реквизитов, и помещает их в соответствующие поля РКК. Сотруднику остается только проконтролировать результат.
Правда, подобное распознавание пока возможно только для наиболее распространенной типовой бухгалтерской документации, т.к. в таких унифицированных формах все реквизиты обычно находятся на одних и тех же местах. Именно за счет этого и возможно распознавание и быстрое занесение данных в СЭД.
Несмотря на то что уже несколько лет организации могут сами конструировать формы своих бухгалтерских документов, большинство продолжает использовать общефедеральные унифицированные формы, в лучшем случае добавляя какое-то свое специфическое поле, но не «перекраивают» документ полностью. Поэтому визуальный контроль человека за результатом работы СЭД все-таки нужен и важен. Например, среди накладных может попасться какая-нибудь особо оригинальная «штучка» и невозможно предугадать, как ее распознает «техника» и что занесет в СЭД.
Все СЭД на рынке постоянно стараются усилить свои возможности. Часто какой-то крупный пользователь реализует удобную для себя доработку СЭД, а потом наиболее удачные решения постепенно перетекают в «коробочную» стандартную версию СЭД.