← Блог о торговле
Отгрузка товара со склада интернет-магазина: правила, порядок и регламент
Опубликовано: 05.07.2022
Ежедневно на складе интернет-магазина происходит множество трудоемких процессов. Все они должны выполняться в соответствии с требованиями регламента и законодательных актов. В сегодняшней статье рассмотрим нюансы, связанные с отгрузкой товара. Разберемся, как правильно делать, в каком порядке и какие потребуются документы.
Как проходит отгрузка: особенности процесса и взаимодействие участников
Отгрузка – процесс подготовки и отправки товаров перевозчику, в точку выдачи или лично в руки покупателю. Эти взаимоотношения регулируются статьями 223, 506 и 509 ГК РФ.
Процедура включает целый комплекс последовательных операций:
- проверка наличия товара на складе;
- обработка заявки покупателя;
- получение листа комплектации;
- отбор товарных позиций с места хранения;
- перемещение в зону комплектации;
- сборка и упаковка в тару;
- формирование и закладка в грузовые места;
- маркировка и пакетирование на поддонах;
- передача в погрузочную зону;
- загрузка транспорта;
- оформление документации.
Схема отгрузки продукции с применением системы автоматизации
Главная задача руководителя и сотрудников склада – организовать эффективную работу, которая обеспечит быстрое передвижение товаров. Все отгрузки должны осуществляться точно в срок. Срочные – в течение суток, несрочные – около 3-х дней. Конкретные временные рамки устанавливаются регламентом компании.
В ходе выполнения рабочих операций склад взаимодействует с другими участниками процесса:
- С перевозчиками. Обговаривается место, время и способ погрузки, формы документации по сдаче/приемке, сопровождение грузов, порядок предъявления претензий. Обсуждаются риски транспортировки и ответственность в случае потери, порчи или повреждения товара.
- С отделом продаж. Разрабатываются правила, регулирующие порядок обработки заказов покупателей.
- С покупателями. Согласовываются и уточняются инструкции по отгрузке.
Непосредственно на складе в отгрузке задействованы:
- логистическая служба. Определяет рабочие графики, состав бригад, технологии перемещения грузов;
- служба хранения. Разрабатывает схему отбора и комплектации;
- отдел контроля. Создает инструкции по контролю отгружаемого товара, определяет последовательность действий и правила документирования;
- отдел упаковки. Выбирает методы упаковки и типы тары.
В цепочке участвуют комплектовщики, товароведы, контролеры, упаковщики, грузчики, технологи и прочие специалисты.
Организация качественной отгрузки продукции – одна из самых ответственных логистических процедур в интернет-магазине. Она должна соответствовать заказу: по качеству, количеству, комплектации и ожиданиям покупателя.
Перемещение ТМЦ на складе интернет-магазина
Любые нарушения в регламенте или полное отсутствие правил часто приводят к пересорту, недостаче, повреждениям груза. Это чревато претензиями со стороны клиентов, негативными отзывами, возвратами. Как результат – испорченная репутация и потеря доверия аудитории.
Виды отгрузки
На практике используется несколько разновидностей отгрузки продукции:
- помарочная;
- по коду маркировки с объединением в палеты или короба;
- по блокам и монокоробам.
Большинство розничных интернет-магазинов отгружает товар помарочно, сканируя штрих-коды на каждом товарном наименовании. Это могут быть внутренние и срочные операции, отгрузки по утвержденным графикам.
Для ускорения и оптимизации процесса применяется оргтехника, машины, оборудование и приборы. Быстрее обрабатывать заказы и оптимизировать складской учет помогает специализированное программное обеспечение. Такое, как товароучетная система «ЕКАМ».
В ней доступно много полезных функций:
- внесение данных о товарах: характеристик, описания, цен, остатков и так далее;
- автоматическая выгрузка информации на сайт интернет-магазина;
- отслеживание фактических и зарезервированных остатков;
- создание заказов поставщикам;
- ведение истории закупочных цен;
- учет оприходований, списаний, перемещений товара;
- оформление приемки.
Складской учет в «ЕКАМ»
С помощью программы можно автоматизировать основные бизнес-процессы, объединить данные в общей информационной структуре, построить эффективную систему комплексного управления: продажами, заказами, складскими операциями, финансами. Такой подход улучшит организацию и благоприятно скажется на показателях прибыли компании.
Порядок и правила процедуры
Процедура отгрузки на складе выполняется по заранее установленному регламенту. Каждая компания разрабатывает его самостоятельно с учетом особенностей ниши, специфики товара и доступных складских площадей.
Существуют и единые правила, обязательные для всех:
- строго соблюдать инструкции по упаковке, затариванию, маркировке и опломбированию мест;
- фиксировать точное количество отгруженных изделий (вес, число мест, пачек, связок, мешков);
- вкладывать упаковочный ярлык с наименованием и количеством продукции;
- грамотно оформлять документы, подтверждающие комплектность и качество груза, предъявлять их покупателю;
- составлять и своевременно отправлять получателю отгрузочную и расчетную документацию с данными о фактически отгруженном товаре;
- систематически контролировать работу всех участников процесса;
- отвечать за порчу изделий и убытки, к которым привели неправильная маркировка и упаковка.
В регламенте должен быть подробно расписан порядок передачи товара покупателю. Ключевые цели составления документа – минимизировать ошибки при отгрузке, организовать процесс таким образом, чтобы сохранить качество товара и грамотно передать груз перевозчику. Как минимум, один раз в год регламент нужно пересматривать, корректировать и дополнять.
Алгоритм составления регламента
Рассмотрим стандартную схему организации процедуры отгрузки на складе.
Подготовка
Отдел логистики получает и рассматривает заявку покупателя. После проверки наличия товарных наименований на складе клиенту отправляется уведомление о возможности отгрузки заказа в желаемом объеме. Чаще всего его отправляют электронной почтой с указанием ориентировочных сроков доставки.
Затем заказ отбирают с места хранения. При этом используется один из методов. Комплексный – когда товар отбирается для нескольких клиентов одновременно. Или индивидуальный – который предполагает отдельный сбор каждого заказа.
После отбора товар комплектуют, упаковывают в ящики, мешки либо контейнеры. Загруженная тара подлежит маркировке и опломбированию. В специальный журнал вносят данные о количестве мест и заказов, сгруппированные по перевозчикам.
Следующий этап – перемещение заказов в зону погрузки.
В описании отгружаемого товара упоминается:
- цена/количество;
- технические параметры;
- наличие техпаспорта, сертификатов качества;
- соответствие требованиям ГОСТов;
- принадлежность к общероссийскому классификатору.
Сопроводительная документация передается получателю. В ней не должно быть ошибок и исправлений. Процессы контролируют сотрудники, ответственные за отгрузку со склада.
Основные этапы отгрузки
Отгрузка
На заключительном этапе товар отгружают в предназначенные для транспортировки автомашины согласно графику работы склада. Например, ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме субботы и воскресенья.
С целью планомерного отпуска разрабатывают почасовые, дневные и недельные оперативные планы, в которых предусматриваются:
- оптимальная расстановка сотрудников для реализации различных типов работ;
- сроки комплектации;
- время подачи автотранспорта под погрузку.
Последовательность, перечень и сроки выполнения складских операций фиксируют в технологической карте.
Перед погрузкой проверяется комплектность, вес, упаковка, качество и количество позиций в заказе. Далее груз передают в пункт выдачи для самовывоза, направляют в соответствующую транспортную компанию или доставляют заказчику собственной курьерской службой.
Контроль за выполнением процессов поручается ответственному за доставку. Обычно обмен информацией с почтой или курьерской службой обеспечивается автоматизированными системами передачи данных.
Подводя итоги, выделим элементы, за счет которых можно организовать эффективную отгрузку товара на складе:
- Достаточное по объему пространство и грамотно зонированные площади для сбора, упаковки и отпуска груза.
- Соответствующие компьютерные программы, машины, оргтехника и оборудование для контроля качества, комплектации, упаковки, маркировки и погрузки.
- Четко прописанные условия: тип тары, оптимальное количество позиций в одной упаковке, согласованные способы перевозки и передачи данных.
- Понятные технологические инструкции по выполнению процессов, алгоритмы управления отгрузкой.
- Утвержденные методики проверки качества, формы документов.
- Должностные инструкции, положения и правила для подразделений.
- Контроль исполнения, продуктивная система наказаний и поощрений.
- Правильное планирование: графики работ, планы продаж и грузооборота.
Нюансы документирования
Любую операцию, связанную с передачей ТМЦ, нужно правильно оформлять. Для удобства все необходимые бланки и формы составляются заранее.
Список стандартной документации:
- товарно-транспортная накладная;
- счет-фактура;
- чек, подтверждающий оплату заказа;
- спецификация, сертификат, техпаспорт.
Товарная накладная, составленная по унифицированной форме – главный документ, в котором подтверждается факт передачи права собственности. Он обязателен для всех компаний, работающих в сфере оптовой и розничной торговли, в том числе и интернет-магазинов.
Универсальный шаблон товарной накладной
ТТН выписывается в нескольких экземплярах. Один остается в компании для дальнейшего списания товара, ведения налогового и бухгалтерского учета. Второй – отдают перевозчику, третий – получателю груза. Кроме этого, может потребоваться образец для водителя, который будет перевозить груз.
В унифицированную форму накладной вносят:
- данные о сторонах сделки – адреса, контакты, банковские реквизиты;
- информацию о документе, на основании которого осуществляется поставка (договор, спецификация);
- сведения о продукте – стоимость, наименование, количество единиц, НДС;
- названия приложений – сертификатов, паспортов и так далее;
- дату оформления.
Накладную подписывает сотрудник, который дал разрешение на отпуск, бухгалтер, начальник склада, кладовщик. Если есть возможность, проставляется печать. Документ оформляют, как в печатном, так и в электронном виде. Во втором случае необходима электронная подпись.
Оптовые и розничные сделки оформляются по-разному. Оптовые предприятия заключают с каждым контрагентом договор купли/продажи, где детально прописываются условия поставок. При необходимости его можно заменить спецификацией или счетом. Спецификация – отдельный вкладыш, в котором расписывают сумму, характеристики и прочие особенности товарных позиций.
Также составляется акт приема/передачи, который подписывают обе стороны сделки. В нем указывается объем заказа и характеристики продукции.
Пример формы акта приема/передачи
Для отбора груза с зоны хранения выдают счет-фактуру. В тару кладется упаковочный лист с номером позиции в каталоге, весом нетто/брутто, артикулом, перечнем изделий.
Бланк упаковочного листа
С перевозчиком заключается договор поставки, где прописывают условия отправки груза и передачи денежных средств, если товар оплачивается покупателем при получении заказа.
Отгрузка товара – ответственная и трудоемкая процедура. От качества и скорости ее выполнения зависит, останется ли покупатель доволен сервисом. Эффективность складских операций достигается благодаря соответствующим регламентам, инструкциям и правилам, а также строгому контролю за их соблюдением.
Ключевые нюансы, которые помогут обеспечить сохранность груза и своевременность отправок – маркировка товарных единиц и партий, тщательная проверка товара, грамотное заполнение документации. Для оптимизации процесса нужно использовать специализированную технику и программное обеспечение.
Запустите онлайн-продажи
Создайте интернет-магазин за 1 день и продавайте на
маркетплейсах, в соцсетях и мессенджерах
Читайте также
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Р/с 40702810600001004854
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Электронная почта: contact@ekam.ru
Контактный телефон: +7(495)133-20-43
Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия
Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия
В соседней вкладке для вас создан аккаунт в бэк-офисе онлайн-кассы.
Ниже вы можете ознакомиться с преимуществами нашего продукта и сделать расчет стоимости
В этой статье мы разберем, что это такое — отгрузка товара и продукции со склада. Вообще транспортировка — это довольно кропотливый процесс, в который включается сразу несколько этапов. Одним из них становятся погрузочные работы, которые необходимо производить согласно законодательным актам и правилам, принятым на конкретном производстве. Давайте рассмотрим, как все сделать правильно, в нужном порядке и в соответствии с требованиями приказов.
Что говорит закон
Гражданский кодекс в ст. 506 разъясняет, что по договору, продавец обязуется доставить в указанный срок заказ гражданину или компании.
В ст. 509 прописывается, что поставку осуществляют путем передачи продукции покупающей стороне или любому другому лицу, указанному в качестве конечной точки.
Отгрузка товара со склада: что это значит
Из самого названия следует, что это процесс по отправке подготовленных изделий покупателю или перевозчику. Завершение этой процедуры — момент, когда право собственности переходит от продающего к приобретателю.
Это становится понятно из ст. 223 Гражданского кодекса. В ней утверждается, что стороны вольны договариваться так, как им удобно. Переход может происходить в момент:
- передачи от поставщика лично в руки покупателю;
- подвоза к определенной точке, откуда потом выгодоприобретатель будет забирать своим транспортом;
- доставки к самому складу покупающего.
Собственник может измениться в любой из этих моментов в зависимости от того, что будет вписано в договор.
Можно сделать вывод, что это процесс, во время которого передается продукция и меняется владелец партии.
Вместе с товаром получателю доставляется акт приема-передачи. В нем всегда указано место отгрузки — это юридический адрес, на который необходимо прибыть курьеру или автомобилю, чтобы вручить проданное. Помимо этого, в документе прописываются все основные характеристики груза:
- вес;
- цвет;
- маркировка;
- количество;
- качество;
- другие признаки, которые были признаны важными.
Также в акте всегда есть артикул, список всего, что везут, способ упаковки и масса без тары. Оформляют его в 3 экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один везет водитель как сопроводительную документацию, остальные вкладывают в коробку.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Почему следует контролировать этот момент
День, когда право на собственность переходит от одной компании к другой, определяющий при реализации любых видов товаров.
Во время перевозки может произойти порча, кража, появиться дефекты. Эти риски тоже необходимо указывать в документах. Когда груз транспортируется, некоторые детали способны потеряться, сломаться, выйти из строя или утратить первоначальный внешний вид.
Это негативно сказывается на общей стоимости продукции, поэтому важно заранее оговорить это и прописать в бумагах. Так будет понятно, кто за это отвечает и кому придется оплачивать.
Следите, чтобы все было оформлено правильно. Если появятся разногласия со второй стороной договора, то можно отправиться в суд и предоставить документацию там. Корректно составленная и подписанная, она станет неопровержимым доказательством правоты и невиновности. Это реальный способ возместить понесенный ущерб.
Виды отгрузки товара
Обычно используются 3 основных разновидности:
- Помарочный. Сканируется штрих-код на каждом изделии.
- Отправка остатков по агрегированным коробам. Снимаются ШК, которые есть на транспортных коробках. При этом каждый экземпляр проверять не приходится.
- По коду маркировки (КМ) с агрегацией в короба. В данном случае берется пустая тара и в нее складывается продукция, сканируют КМ на всех пачках.
Каждый из подвидов может быть достаточно быстрым, если пользоваться специальной техникой.
Чтобы оптимизировать этот процесс, стоит обратиться к специалистам нашей компании «Клеверенс». Мы поможем подобрать ПО, которое обеспечит высокую скорость обработки заказов, в том числе и на отгрузку, учет хранящихся в складских помещениях продуктов и многое другое. Среди них — «Склад 15», в рамках которого доступны все 3 перечисленных выше типа.
Кейс «Технониколь». Как автоматизировать процесс отгрузки товара
Подробнее
Соглашение, предмет его заключения и нюансы
Это первый документ, с которого начинаются отношения между продающей и покупающей сторонами. Называться он может:
- договором поставки;
- реализации товара.
Разница между этими двумя видами заключается в том, что первый создают, если контрагент сам отправляет готовую продукцию, а второй в случае, если лишь перепродает изделия. По факту это разновидность купли-продажи.
Чтобы все прошло успешно, важно предусмотреть:
- сам продукт — вписан корректно, со всеми опознавательными знаками;
- прописаны вес, габариты, количество мест, комплектность, цена и срок, в который все должно быть перевезено;
- к договору поставки прикладывается спецификация — бумага, в которой пишут все характеристики партии;
- условия доставки — как, когда и кем будет перевозиться товар.
В упрощенном варианте обязательно указано:
- дата и место заключения;
- предмет сделки;
- обязанности и права обеих сторон;
- цена за единицу и общего объема;
- реквизиты и юридические адреса продавца и покупателя.
Это универсальная бумага, в которую при необходимости можно добавлять разные нюансы, если они есть.
Ниже обычно пишут дополнительные условия:
- когда и как будет переходить право собственности;
- подробную информацию о доставке;
- возможные риски и другие факторы.
Отдельным файлом создается спецификация, в которой указываются все количественные и качественные характеристики. Это проще, чем пытаться вместить все в договор. Особенно если фирмы сотрудничают постоянно, и каждый раз меняется размер партии, количество и наименования ассортимента.
Как производится описание товара перед отгрузкой продукции
Необходимо, чтобы продукт соответствовал:
- всем ГОСТам, к которым он относится;
- каталогам поставщиков, в которых числится;
- общероссийскому классификатору;
- ТУ или иным регламентам, по которым производился;
- техническому паспорту;
- сертификатам соответствия.
Также ключевое условие — указать количество. Оно должно быть определено в денежном выражении или в количественном. Причем согласовывается по каждому названию.
Иные параметры
Их наличие необязательно, без них договор не станет недействительным. Но если возникнут споры, то прописанные пункты в отличие от сказанных слов станут хорошими доказательствами в арбитражном суде.
К ним относятся:
- наличие ассортимент;
- комплект;
- сроки, в которые необходимо все завершить;
- стоимость единицы;
- кем будет осуществляться доставка — транспортной компанией или продавцом.
Таким вкладышем может стать спецификация. Это отдельная бумага, в которой легко расписать все позиции, их особенности, сумма и прочее.
Порядок и правила процесса отгрузки товара со склада, документооборот
Чтобы создать все условия и обеспечить сохранность груза, организовать своевременную качественную приемку, следует:
- строго соблюдать правила, которые предъявляются производителем к упаковке и маркировке;
- проверять или проставлять пломбировку всех мест;
- точно определять количество мешков, пакетов, коробок или иной тары;
- передавать требуемый объем продукции, по комплектности и качеству соответствующий требованиям;
- оформлять документы, по которым можно проверить отгружаемые изделия;
- назначать руководителя, который будет осуществлять контроль отгрузки товара со склада;
- проверять, насколько фактические данные соответствуют тем, которые указаны в бумажных;
- передавать документацию принимающей стороне способом, который заранее был оговорен;
- соблюдать условия, предъявляемые к погрузке и креплениям.
Нет ничего сложного в работе, которая будет производиться перед отправкой партии. Главное — предупредить сотрудников о том, что все следует выполнять в соответствии с нормами безопасности и договором, а также снабдить их современным оборудованием. Это поможет ускорить и упростить задачу.
Инструкция по отгрузке готовой продукции, товара со склада, образец
На каких правилах будет производиться погрузка и отправление, должно быть понятно всем участникам сделки — грузоотправителю, перевозчику и получателю.
Вот несколько требований, которые необходимо соблюдать:
- промаркировать каждую единицу и партию, которые находятся в складских помещениях;
- обязательно проверить характер перевозки и ее объем;
- продумать, сколько единиц техники потребуется для выполнения задачи;
- отправитель или транспортная компания обязуется в строго определенный день предоставить нужный тип ТС для осуществления перевозки;
- изучить, соответствует ли предоставленное ТС всем санитарно-гигиеническим нормам;
- процесс погрузки-разгрузки может контролировать не только перевозчик, но и заказчик;
- перед отправкой проверяют подвижность состава;
- каждый элемент обязательно сканируют, взвешивают и измеряют при необходимости;
- заполняют бумаги, передают их по почте или в электронном виде.
Если на склад был принят товар ненадлежащего качества или не в том количестве, в котором должен быть, то возникает вопрос, что делать. Здесь важно правильно оформить сопроводительные документы:
- Если во время приемки было выявлено, что вместо 30 экземпляров поступило всего 20 или 15, то ответственный сотрудник обязан сделать соответствующую отметку. Необходимо зачеркнуть напечатанный объем и вписать реальный. Если позиции вообще не пришли, то строчка просто вычеркивается. Кроме того, работник ставит свою подпись. То же самое дублируется в счет-фактуру. Когда принимается с участием водителя, то желательно, чтобы он тоже расписался.
- Если это указано в приказе, то можно поступить иным образом. Когда специалист принимающей стороны понимает, что реальное количество расходится с указанным в бумагах, он может отказаться от принятия всей партии. В этом случае составляется акт по форме ТОРГ-2 и весь приход возвращается отправителю до выяснения причин происшествия и исправления недобора.
Важно, чтобы все коробки были правильно промаркированы и упакованы. Если получатель увидит вскрытую упаковку, то может не захотеть принимать весь объем. Причем необязательно, чтобы это было дефектом или прямо влияло на свойства товара. Просто это будет поводом предъявить претензию, ведь покупателю проще составить акт и не брать на себя ответственность за сохранность груза. Это правильнее, чем доказывать потом, что в таре не хватало определенного количества деталей или комплектующих, а пачка не была надежно опломбирована.
Также перед отправкой необходимо проверить, как соблюдались правила погрузки и надежность креплений. Это поможет обезопасить от лишних повреждений ассортимент.
Ошибок и помарок в сопроводительных документах тоже быть не должно. Все оформляется читаемым, а также собирается по накладной. Сотрудник, собирающий заказ, внимательно проверяет комплектность, число и качество отгружаемых изделий. Чтобы упростить задачу и избежать пересорта, ему стоит выдать ТСД, который поможет сканировать промаркированную продукцию и собирать ее согласно листу.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Образец регламента и оформление отгрузки товара со склада
Если процесс проходит без разногласий с договором поставки и его создавал сам производитель, то первым составляют акт приема-передачи. В нем отмечают качество и характеристики, объем, соответствие показателям, прописанным в документации. Его подписывают обе стороны.
После этого готовится упаковочный лист. Он описывает упаковку продукта, в нем есть информация:
- о номере в каталоге;
- касающаяся веса нетто и брутто;
- место;
- перечень изделий;
- артикул, если есть.
Его вкладывают в коробку или ящик, оформляют сразу 2 экземпляра. А третий вариант прилагают к сопроводительным бумагам.
После этого все делается стандартно. Необходимо собрать такие документы:
- накладная ТОРГ-12 — нужна, чтобы получить продукцию;
- счет-фактура или УПД — потребуется, чтобы со стороны покупателя смогли сверить наименования и другие характеристики;
- ТТН №1-Т — обязательна для водителя, без нее не получится перевезти груз;
- чек — в нем содержится подтверждение оплаты покупки;
- документация, подтверждающая качество и комплектность — в отдельных случаях это может быть спецификация, но иногда просто сертификат или технический паспорт.
Особенности, которые следует учесть в оформлении документов
Отгрузили — это не просто переместили новому владельцу и вытащили из машины. Это длительный процесс, в который входят составление договора, сборка изделий по списку, укладывание их в соответствии с актом. Рекомендуем проверить маркировку, не допустить пересорта и отправить покупателю то, что он заказал.
Вот еще несколько ключевых моментов, о которых стоит знать:
- Бухгалтерия обычно использует унифицированные бумаги, которые были официально утверждены Росстатом. Но иногда из этого правила есть исключения. Если владелец предприятия приказом утвердит собственные формы, то можно будет задействовать их. Главное — чтобы в них присутствовали реквизиты, которые соответствуют требованиям законов о Бухучете. В этом случае нет никакого нарушения в использовании частных документов.
- Оплата товара может происходить безналичным или наличным путем. Во втором случае допускается только проведение операции с обязательным использованием кассового аппарата, в противном случае это будет нарушение законодательства.
- В договор поставки необходимо включить условия, которые касаются перевозчика. Важно вписать, кто, когда и как будет производить отправку груза. Нанимать транспорт допускается не только продающей, но и приобретающей стороне. Кроме того, это могут делать они сами, силами сотрудников фирмы. Все зависит от того, о чем договорились компании.
- Если ТС обеспечивает продавец, то он составляет ТТН и подписывает соответствующий документ. Он же выдает доверенность водителю или экспедитору, чтобы он мог получить и доставить изделия по нужному адресу.
Мы рассмотрели, как происходит отгрузка товара со склада, разобрали условия и основные нюансы оформления документации. Главное — заранее составить бланки или формы, которые будут использоваться всегда при реализации продукта покупателю. Когда процесс повторяется часто, то сложности возникают только при появлении неожиданных изменений объема, факторов или момента перехода права собственности. Чтобы не допустить пересорта или нарушения отправки определенной партии — стоит своевременно внедрить автоматизацию складского отдела.
Количество показов: 43920
Отгрузка товаров с адресного склада. Рабочее место.
Рабочее место в программе предназначено для управления процессом отгрузки товаров со склада, на котором используется ордерная схема документоведения. Сотрудник склада имеет возможность в удобной форме отслеживать распоряжения (заказы, реализации и другое), которые необходимо отгрузить, их статус на каждом этапе отгрузки, распечатать задание для отбора из ячеек товара.
Для общего представления процесс работы в программе 1С с рабочим местом сотрудника склада “Отгрузка” выглядит так:
- менеджер создает документ Заказ клиента;
- клиент оплачивает заказ;
- менеджер создает документ Реализация товаров и услуг;
- сотрудник склада на рабочем столе “Отгрузка” видит все реализации;
- по выбранной реализации сотрудник склада создает документ Расходный ордер на товары, условно сообщая, что товар из зоны погрузки должен быть передан в машину. Сам товар еще находится в ячейках;
- для перемещения товара из ячеек в зону погрузки сотрудник склада на основании Расходного ордера создает документ Отбор товаров из ячеек;
- после того как товар фактически отобран из ячеек, перенесён в зону погрузки и погружен в машину сотрудник склада закрывает документ Расходный ордер на товары в программе, меняя его статус;
- документ Заказ клиента закрывается автоматически, так как была полная оплата и отгрузка товаров.
Рассмотрим шаг за шагом работу складского сотрудника по отгрузке товаров.
1. Расходный ордер может быть сформирован на основании документов заказ клиента или реализации товаров и услуг (накладной). Для начала работы со складами в программе необходимо определить порядок оформления ордеров перейдя в меню разделов НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка. В приведённом примере создать документ расходный ордер, т.е. фактическую отгрузку товара можно совершить только после оформления накладной (документ Реализации товаров и услуг, Отгрузка с хранения товаров и другое).
В поле “Расходный ордер на товары формируется” указываем вариант “кладовщиком” — данный выбор включает функциональную возможность программы использования рабочего места сотрудника склада по приемке и отгрузке товаров (Рис.1).
Рис. 1. Первоначальная настройка
2. Для перехода в рабочее место Отгрузка в меню разделов переходим Склад и доставка — Ордерный склад — Отгрузка (Рис.2).
Рис. 2. Переход к рабочему месту сотрудника склада.
Открывается форма Отгрузка товаров со склада.
На вкладке Отгрузка в верхней части формы отображается список тех распоряжений (в нашем примере — реализаций), по которым необходимо оформить отгрузку товаров (Рис.3).
Рис. 3. Рабочее место. Вкладка “Отгрузка”
В списке присутствует колонка Состояние, содержащая в себе гиперссылки-состояния. По клику по гиперссылке открывается отчет с подробным описанием состояния отгрузки каждого товара для текущего распоряжения (Рис. 4).
Рис. 4. Состояние выполнения текущего распоряжения
На вкладке Отгрузка в нижней части списка указан список Расходный ордер на товары — документов, которыми оформляется фактическая отгрузка товаров. Список ордеров можно отфильтровать при помощи поля Показать (Рис. 5), выбрав один из вариантов отображения:
- Все — отобразятся все (в том числе отгруженные) Расходные ордера на товары.
- Все неотгруженные — отобразятся только неотгруженные ордера.
- По текущему распоряжению — отобразятся только те Расходные ордера на товары, которые относятся к распоряжению, выделенному в верхнем списке Распоряжения на отгрузку.
Рис. 5. Функционал рабочего стола “Отгрузка”
3. Создание ордера по распоряжению. В верхней части вкладки Отгрузка выбираем необходимое распоряжение (одно или несколько), нажимаем кнопку “Создать ордера.” Далее выпадает окно с настройкой, указываем необходимые параметры, нажимаем “ОК” (Рис. 6).
Рис. 6. Создание ордера по распоряжению на отгрузку товаров
Расходный ордер сформирован и отображается в нижней части вкладки Отгрузка в статусе “Подготовлено”.
* Если на складе используется ведение учета серий номенклатуры, тогда в документе Расходный ордер будут заполнены серии номенклатуры согласно выбраной политике учета серий. Если есть необходимость отгрузить другую серию товаров, то желаемую серию сотрудник склада указывает в Расходном ордере (Рис. 7).
Рис. 7. Заполнение серий в Расходном ордере
4. В форме Рабочего места “Отгрузка” выбрав курсором мыши ордер и нажав кнопку “Изменить выделенные”, меняем статус расходного ордера на “К отбору” — теперь по ордеру можно формировать документ отбора из ячеек (Рис. 8).
Рис. 8. Изменение статуса Расходного ордера
Также статус ордера можно изменить в самом документе (Рис.9)
Рис. 9. Изменение статуса Расходного ордера в документе
5. Вкладка Отбор из ячеек. В верхней части формы отображаются ордера на отгрузку, по которым необходимо создать задания на отбор из ячеек.
Курсором мыши выделяем один или несколько ордеров, нажимаем кнопку “Создать — Задание на отбор”. В открывшейся форме “Настройки” указываем необходимые параметры, если задания должны быть ограничены по весу, объему. Нажимаем “ОК”. (Рис. 10.1 и 10.2).
Рис. 10.1. Создание задание на отбор в рабочем месте Отгрузка товаров со склада
Рис. 10.2. Создание задание на отбор в рабочем месте Отгрузка товаров со склада
В нижней части формы отображается созданный документ Отбор (размещение) товаров в статусе “Подготовлено” (Рис.11).
Рис. 11. Документ Отбор (размещение) товаров в рабочем месте.
Зайдя в созданный документ распечатываем задание складскому работнику (Рис.12.1 и Рис.12.2).
* Если в складе определены области хранения и правила размещения товаров и упаковок, указан типоразмер ячеек, а также объем упаковок номенклатуры, тогда программа сама подбирает для отбора товаров ячейки с необходимой номенклатурой. Если данная информация не заполнена, то ячейку для отбора указывает сотрудник склада.
Рис. 12.1. Печать задания складскому работнику
Рис. 12.2. Печатная форма задания на отбор складскому сотруднику.
Переводим документ в статус “В работе” (Рис. 13).
Рис. 13. Изменение статуса документа на отбор товаров из ячеек
В рабочем месте удобно отслеживать статус отгрузке по каждому распоряжению и при необходимости изменить его не заходя в документ (Рис. 14).
Рис. 14. Просмотр статусов документов Отбор из ячеек.
6. Результат выполнения отбора — это может быть печатная форма с отметкой об отобранном товаре из ячеек — складской работник вносит в 1С, документ Отбор (размещение) товаров.
Если всё подобрано верно, то меняет статус на “Выполнено без ошибок”.
Если есть расхождения с заданием, то меняет статус на “Выполнено с ошибками”. На форме появляется колонка “Отобрано”, в которую вносится информация об отобранном товаре. Также расхождением может быть — отобранная другая серия товара, другая ячейка (Рис. 15).
Рис.15. Внесения результата по отбору товаров из ячеек
7. После выполнения отбора из ячеек состояние Расходного ордера — Готов к проверки (отгрузки). нажав на гиперссылку состояния можем увидеть количество собранного товара и который ещё отбирается (Рис. 16.1 и Рис.16.2)
Рис. 16.1. Рабочее место
Рис.16.2. Состояния выполнения отбора
8. После того как товар проверен и погружен в машину, меняем статус Расходного ордера на “Отгружен”. Документ из формы Рабочего места пропадает, т.е. полностью выполнен.
9. В отчете “Движение товаров на адресных складах” можно проверить информацию о движении товаров по складу.
Переходим в раздел Склад и доставка — Отчеты по складу — Движение товаров на адресных складах (Рис.17.1, 17.2 и 17.3).
Рис. 17.1. Переход к отчетам по складу
Рис. 17.2. Переход к отчетам по складу
Рис. 17.3. Отчет “Движение товаров на адресных складах”
В этой статье — пошаговая инструкция по отгрузке на склад маркетплейса при работе по FBO. Здесь самая важная информация, которая убережет вас от ошибок. Если чего-то не найдете — не переживайте: частные случаи подробно разобраны в базе знаний Ozon.
МойСклад помогает автоматизировать торговлю на маркетплейсах. Готовые интеграции с Ozon, Wildberries, Яндекс Маркетом и другими. Управляйте всеми каналами продаж из одного окна без штрафов и блокировок:
- массовое обновление цен на всех площадках сразу,
- сборка заказов до 90% быстрее, чем вручную — печать этикеток со штрихкодами,
- контроль остатков с уведомлениями, что товар заканчивается,
- реальная прибыль по каждому товару с учетом комиссий и прочих затрат.
- Почему лучше заходить на Ozon по схеме FBO
- Расходы продавца: за что берет деньги площадка и где это смотреть
- Адреса складов Ozon
- Две важные вещи, которые лучше сделать до создания поставки в кабинете
- Как узнать, что товар подлежит обязательной сертификации
- Какой документ о сертификации делать и когда отказное письмо не нужно
- Как упаковать товары
- Как сделать штрихкоды и этикетки
- Создание поставки в личном кабинете по шагам
- Подготовка коробок и палет к отгрузке
- Помощь в аналитике товарооборота
Торговать со склада Ozon (FBO) выгоднее для начинающих и небольших продавцов
Разница в том, кто хранит, комплектует, упаковывает и доставляет товар покупателю. По FBS (Fulfillment by Seller)
этим занимаетесь вы. По FBO (Fulfilment By Operator) это делает маркетплейс.
Чтобы начать сотрудничать с Ozon по схеме FBO, в некоторых случаях нужно формировать УПД и передавать отчет в систему электронного документооборота (ЭДО), но для
большинства товаров это необязательно. Подключение ЭДО понадобится при продаже:
- обычных товаров на дарксторы и «Хоругвино (негабарит)»,
- ювелирных изделий (поставки на склад Тверь_Хаб),
- продукции, которая подлежит сертификации в системе «Меркурий»,
- товаров, которые подлежат маркировке в системе «Честный ЗНАК»,
- любых товаров, для которых вы хотите подписанный УПД-2.
Далее оформляются документы по отгрузке товаров на склад маркетплейса, после чего он едет на склад. Любые неточности в документации могут привести к тому, что товар не примут при отгрузке.
Сколько и за что платит продавец, продавая на Ozon: комиссии, тарифы и выплаты
При продаже товаров Ozon оставляет часть дохода в виде комиссии себе. Размер варьируется от 3 до 15%. Все товары на платформе разделены на категории и подкатегории, каждая из которых с точки
зрения комиссионных сборов «стоит» по-разному.
Адреса складов Ozon
Склады Ozonа делятся на центральные и региональные. Товары с центральных доступны для покупки клиентам по всей территории России, с региональных — недоступны в некоторых регионах. Полный список
адресов складов и сортировочных центров — в официальной справке.
Также при первой поставке есть бонус — первые 30 дней хранение на складе Ozon бесплатное.
Эти две вещи лучше сделать ДО оформления поставки
Если не сделаете — штрафа не будет, а простой в продажах — да. Лучше не рисковать и сэкономить себе время и нервы.
Узнать, подлежат ли ваши товары сертификации
Качество продукции подтверждают:
- свидетельство о государственной регистрации (СГР);
- регистрационное удостоверение (РУ);
- декларация о соответствии (ДС);
- сертификат соответствия (СС);
- добровольный сертификат соответствия (ДСС);
- отказное письмо (ОП)*.
К каждому конкретному артикулу товара должен быть привязан документ качества. К одному документу можно привязать неограниченное количество артикулов.
Если товар подлежит обязательной сертификации, маркетплейс перед загрузкой запрашивает документы.
Еще он может запросить документы на товары и из других категорий — если это случится, предоставить их нужно в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса. Если не загрузить
документы, никаких штрафов не будет, но Ozon заблокирует карточки товаров до получения документов — не сможете продавать.
*Отказное письмо — не обязательный документ. Рассказали об этом ниже.
Упаковать товары
По закону на каждом товаре должен быть штрихкод. Обычно селлеры используют маркировку производителей, но бывает так, что купили партию без опознавательных знаков. В этом случае вы сами генерируете и наклеиваете
на товары этикетки со штрихкодами.
Дальше — упаковываете все в короба и маркируете их тоже.
Проблем не будет, если товара немного. Но если партия для отгрузки большая, то с упаковкой придется повозиться не один час и даже день. Если не хотите собирать товары «в мыле» и не спать
ночью — лучше заложите под это время и делайте заранее.
На сертификацию товара уходит до 3 недель. На упаковку большой партии товара — от 5 дней, если будете работать небольшими итерациями по паре часов.
Как узнать, что товар подлежит обязательной сертификации
К сожалению, нет единого списка товаров, которые не нужно сертифицировать. Требования постоянно меняются, нужно отслеживать. Делимся тремя рабочими способами, как проверить свой товар на необходимость сертифицировать.
Способ 1 — долгий, но надежный
Сперва найти код ТН ВЭД
- Зайти на сайт.
- Нажать: ТН ВЭД → Примеры декларирования.
- В строке поиска ввести название товара.
- Пролистать и просмотреть, какие коды повторяются для вашего товара.
Затем найти соответствующий код ОКПД2 (с двумя точками)
- Открыть таблицу соответствия кодов.
- Выделить столбец с кодами ТН ВЭД, нажать Фильтр.
- Кликнуть по появившейся стрелочке вниз вверху столбца с кодами ТН ВЭД.
- В строке Поиск ввести найденный код ТН ВЭД в формате ХХХХ ХХ. Например: 6204 62.
- В отфильтрованном списке выбрать подходящий код ОКПД2.
Проверить наличие кодов в новом перечне продукции для сертификата и декларации
- Открыть страницу с постановлением.
- С помощью поиска найти по обоим кодам товар.
Если нашлось — оформляете декларацию и потом ставите знак СТР.
Если ничего не нашлось, нужно еще проверить товар по техническим регламентам.
Единого утвержденного списка товаров, не требующих сертификации в России, нет. Перечень в постановлении обновляется каждый год.
Проверить по техрегламентам
- Открыть сайт с перечнем техрегламентов.
- Выбрать нужный, открыть его перечень и ввести ТН ВЭД для поиска.
Если нашлось — оформляете сертификат или декларацию и потом ставите знак ЕАС.
Если не нашлось — товар не нужно сертифицировать.
Бонус
Если продаете что-то экстраординарное, проверьте товар в перечне госрегистрации. Введите его ТН ВЭД в поиске. Нашлось — тогда товару предстоит пройти госрегистрацию. Не нашлось — забудьте об этом.
Лайфхак: если продукт был в техрегламенте, можете в этот перечень не заглядывать.
Если требуется, нужно оформить товарный знак для своей продукции
Фактически можно торговать без товарного знака. Но если вы на маркетплейсе всерьез и надолго — рекомендуем его сделать. Кроме того, он защитит вас от недобросовестных конкурентов, которые могут
оформить права на себя и предъявить иск.
Наша статья поможет разобраться, как зарегистрировать товарный знак.
Способ 2 — быстрый, но менее надежный
- Зайти на сайт.
- Посмотреть в графу Характеристики.
- В пункте Сертификат посмотреть, какой сертификации подлежит товар: не требует или EAC.
Если покупаете на «Садоводе» или в ТЯК «Москва», можете спросить у локального продавца, кто производитель, что с сертификатом товара.s
Способ 3 — ленивый
Позвонить в сертификационный центр и обо всем расспросить. Они проконсультируют бесплатно. Но имейте в виду: они заинтересованы, чтобы вы потом заказали сертификацию у них.
Центры разные, цены на одни и те же услуги могут сильно отличаться. Также некоторые могут мошенничать: за большие деньги предлагать неполную услугу или то, что по факту стоит сильно дешевле.
Выбирайте тщательно и сравнивайте. Главное, помните: отказные письма не обязательны — это всего лишь заработок для центра. Пусть вас не убеждают в обратном.
Какой вид документа о сертификации сделать
- Согласие правообладателя на использование этой торговой марки или товарного знака — если продукция бренда уже продается на сайте Ozon.
- Сертификат соответствия — должен быть выдан на специальном бланке с несколькими степенями защиты от подделки.
- Декларация — заполняется в соответствии с ГОСТом на обычном листе бумаге. Дешевле сертификата.
Если товар подлежит обязательной сертификации, маркетплейс перед загрузкой запрашивает документы. Еще Ozon выборочно проводит проверки и может запросить документы на товары из других категорий — тогда их нужно
предоставить в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса.
Если не загрузить документы, никаких штрафов не будет, но Ozon заблокирует карточки товаров до получения документов — не сможете продавать. Это правило указано в договоре оферты в разделе «Требования к товару» (пункт 1.2).
Документы о сертификации можно заказать в Казахстане. Даже с учетом доставки получится быстрее и дешевле.
Если товар не подлежит сертификации — не надо делать отказное письмо
Так вы сэкономите 3000–5000 рублей.
Отказное письмо — это информационный документ, который сообщает, что товар не нужно сертифицировать. Он ничего не регламентирует. При этом оформлять его не обязательно — такого требования нет в законодательстве.
Также нет и госреестра таких писем, чтобы их проверить.
Если покупатель попросит отказное письмо, а оно не требуется для товара, Ozon может ответить сам без привлечения вас. Если покупателю этого мало, то придется делать письмо и загружать в кабинет — так
ответили в службе поддержки.
С 1 сентября 2022 года действует новое Постановление Правительства № 2425 с перечнем
продукции для обязательной сертификации.
Что это значит для продавцов:
- сертификаты и декларации, оформленные до 1 сентября со ссылкой на ПП № 982, действуют до окончания своего срока;
- отказные письма, оформленные до 1 сентября со ссылкой на ПП № 982, больше не действуют;
- при необходимости переоформите отказное письмо со ссылкой на ПП № 2425.
Как упаковать товары для поставки на Ozon
Со стороны только кажется, что это быстро. На самом деле вам предстоит:
- заказать материал и разные коробки для упаковки,
- положить каждый товар в отдельную упаковку,
- сделать, распечатать и наклеить штрихкоды,
- сложить товары.
Заложить время на упаковку
На небольшую поставку с малым количеством товара времени уйдет меньше. Но если нужно упаковать сотню-другую штативов, придется повозиться не один день по несколько часов.
Если не хочется, всегда можно делегировать это специальным компаниям: они подготовят товар к отгрузке по всем правилам маркетплейса.
Коробки и упаковка должны соответствовать требованиям маркетплейса
Подробнее об упаковках для каждой категории товаров смотрите в базе знаний Ozon. Там много нюансов, которые нужно учесть, иначе ваш товар не пройдет приемку. Здесь же мы приведем основное
из этих правил.
Виды упаковки
- пакет — надежно закрытый, запаянный или на зип-застежке,
- пупырка — в качестве дополнительной упаковки или каких-то частей комплекта,
- коробка — чтобы случайно не открылась, стыки фиксируют скотчем, стикерами или термоусадочной пленкой,
- термоусадочная пленка 30 мкн — в нее упаковывают, например, тубы, флаконы или банки.
Пищевую пленку нельзя использовать в качестве индивидуальной упаковки для товара.
Требования для коробок
- максимальный вес одной — 20 кг,
- без повреждений,
- желательно чистые — без дополнительных наклеек, бумаги, скотча.
Заказать короба нужного размера можно в типографии или купить по специальному предложению
самого Ozon. Если покупаете в канцелярских магазинах, сравните цены: в розничных может быть на порядок дороже, чем онлайн.
Как сделать штрихкоды и этикетки на каждый товар
У каждого товара для Ozon должно быть несколько опознавательных знаков:
- этикетка на русском языке,
- наклейка со штрихкодом,
- наклейка с кодом маркировки, если товар подлежит обязательной маркировке от Честного Знака.
Они должны располагаться на видном месте и не закрывать срок годности и описание товара. Не заклеивайте штрихкод скотчем, иначе сотрудники склада не смогут его отсканировать. Если вы дополнительно
упаковали товар, сверху нужно наклеить свой штрихкод и этикетку — даже если ваша упаковка прозрачная.
Вы можете использовать:
- ваши штрихкоды (например, от производителя) — если они соответствуют требованиям;
- уникальные штрихкоды Ozon — их можно сгенерировать в личном кабинете.
Этикетка. Покупателям важно сразу понять, что за товар они получили, поэтому основные характеристики должны быть напечатаны на этикетке текстом. Этикетку размещают на самом товаре —
например, на бирке, которую привязывают к одежде.
Что указывать на этикетке:
- Штрихкод и баркод.
- Наименование товара — может не совпадать с наименованием на Wildberries.
- Артикул поставщика — продублировать из карточки товара.
- Артикул цвета — если есть.
- Цвет.
- Размер.
- Состав.
- Страну производства.
- Данные о производителе — наименование и юридический адрес.
- Данные о поставщике — наименование или ФИО, адрес, телефон или электронная почта, самозанятые могут указать свой фактический адрес.
- Дату изготовления.
- Знак ЕАС, если товар подлежит декларированию или сертификации.
- ТР ТС — сертификат соответствия техническому регламенту Таможенного союза.
- Товарный знак — если бренд его зарегистрировал. Если нет — название бренда на этикетке лучше не использовать чтобы не нарушить чьи-то авторские права.
Допустимые размеры этикетки для Ozon составляют: 30×20 мм, 43×25 мм, 58×40 мм. Рекомендуем не делать слишком маленькую, чтобы избежать проблем со считыванием штрихкода. Формат штрихкода —
EAN-13.
Этикетки с идентификаторами должны быть устойчивы к истиранию. В идеале печатать их на принтерах этикеток, а не на струйных и лазерных.
Наклейка со штрихкодом. Штрихкод — главный опознавательный знак товара для маркетплейса, по нему сотрудники принимают и учитывают товар. Его нужно продублировать на отдельной наклейке на упаковке,
чтобы сделать заметным. Разворачивать каждую вещь и искать этикетку на складе не будут. Наклейка со штрихкодом нужна только для сотрудников, поэтому полностью дублировать на ней всю информацию о товаре
необязательно.
Что указать на наклейке для упаковки:
- Штрихкод и баркод
- Артикул
- Цвет
- Размер
Наклейка с кодом обязательной маркировки. Нужна, если вы продаете товары, которые подлежат обязательной маркировке в системе
«Честный Знак». Наклейку с кодом маркировки по закону нужно разместить на упаковке, но по желанию можно продублировать ее и на товаре.
- Сгенерируйте баркоды в карточке товара в личном кабинете Ozon.
- Откройте онлайн-генератор штрихкодов.
- Выберите стандарт EAN-13.
- Вставьте баркод и сгенерируйте штрихкод.
- Скачайте его в формате PNG.
- Создайте в Canva или другом сервисе шаблон этикетки 40 × 58 мм.
- Вставьте PNG-изображение штрихкода.
- Добавьте все необходимые текстовые поля.
- Скачайте.
- Создайте в Canva или другом сервисе шаблон листа А4.
- Вставьте этикетку и размножьте.
- Скачайте как PDF-документ.
- Распечатайте на самоклеящейся бумаге формата А4.
- Проверьте с помощью QR-сканера считывание и распознавание штрихкодов.
- Повторите для каждого товара.
Способ печати 2 — быстрый и бесплатный
Неправильные этикетки на товаре — одна из главных причин отказа в приемке товара как на Ozon, так и на других площадках. В МоемСкладе можно создать этикетку по всем правилам с помощью
универсального шаблона и напечатать массово.
Вот как это сделать:
- Сгенерируйте баркоды в карточке товара в личном кабинете Ozon.
- Введите их в МойСклад как артикулы товаров.
- Подключите шаблон.
- Распечатайте все сразу на самоклеящейся бумаге формата А4.
Как наклеить штрихкоды
Штрихкод на товаре должен:
- быть только один, на видном месте и не перекрывать сроки годности и описание товара;
- полностью закрывать старый и правильно считываться (не должен быть смят или смазан) — если вы наклеиваете новый штрихкод;
- совпадать со штрихкодом в личном кабинете на момент поставки.
Если товару нужна дополнительная упаковка, наклейте на нее такой же штрихкод, как и у товара в личном кабинете.
Создание поставки по шагам в личном кабинете Ozon
Алгоритм простой, в кабинете есть подсказки, которые объясняют каждый шаг. Показываем на фото пошагово.
Шаг 1. Зайти в кабинете: FBO → Заявки на поставку → Поставить через
Шаг 2. Выбрать склад и при необходимости кросс-докинг
Шаг 3. Выбрать способ добавления товаров: вручную или через XLS-шаблон
Шаг 4. Выбрать слот для поставки
Шаг 5. Нажать на номер поставки, чтобы перейти к заполнению других данных
Шаг 6. Заполнить данные водителя, чтобы получить пропуск на склад
Шаг 7. Указать количество грузовых мест, скачать и распечатать ярлыки (этикетки) грузовых мест
Как подготовить коробки и палеты к отгрузке
МойСклад поможет следить за движением товаров на Ozon
МойСклад — это система учета товаров. В торговле на Ozon кроме генерации и печати этикеток со штрихкодами поможет контролировать продажи и прибыль, чтобы избежать штрафов и блокировок.
Вот ключевые отчеты для работы.
Остатки по товарам
Показывает, сколько всего товаров, включая их модификации, находится на всех складах. Этот отчет — самый важный в аналитике. Покупатели заказывают постоянно, даже когда товара может не быть на складе. Если вы проследили и не сделали вовремя отгрузку — будет штраф.
Отчет комиссионера
Смотрите выручку с учетом вознаграждения маркетплейса.
Отчет о прибыльности
В нем отображается полная себестоимость товаров с учетом всех комиссий, которые вы заплатили маркетплейсу. Отчет показывает прибыль и рентабельность с учетом продаж и возвратов товаров.
Ключевые возможности:
- контроль доставок в пути, остатков на складах и товаров на реализации;
- сборка заказов до 90% быстрее, чем вручную — печать этикеток со штрихкодами;
- автоматические заказы поставщикам на основании статистики продаж;
- учет всех комиссий маркетплейса и дополнительных затрат — видите реальные суммы, сколько вы заработали;
- готовые интеграции с Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет, СберМегаМаркет и другими — обработка заказов и управление продажами из одного окна.
Рабочее место мастера склада
Фактическая отгрузка товаров со склада, при ордерной схеме документооборота, регистрируется складскими документами Расходный ордер на товары.
Распоряжениями на создание складского документа Расходный ордер на товары могут выступать:
-
Заказ клиента
- Договоры с клиентами
-
Заказ на перемещение
-
Перемещение товаров
-
Возврат поставщику
Для создания Расходного ордера на товары, перейдите в раздел «Склад и доставка» —> «Ордерный склад» —> «Отгрузка«:
В верхней части рабочего места мастера склада «Отгрузка товаров со склада» отображается список тех распоряжений, по которым необходимо оформить отгрузку товаров.
1 — для оформления поставки товаров указывается Склад, с которого будет оформляться отгрузка товаров.
2 — «Состояние» указывается «Все в работе«.
Состояние распоряжения на отгрузку может быть следующим:
- Ожидается отбор — не по всем позициям товаров оформлены расходные ордера.
- В процессе отбора — товары находятся в стадии отбора товаров на складе, то есть происходит сборка товаров в соответствии с оформленным распоряжением на отгрузку. Документы Расходный ордер на товары оформлены по всем позициям товаров. Хотя бы в одном ордере установлен статус К отбору. В остальных ордерах ордерах установлены статусы К отбору или выше.
- Ожидается отгрузка — товары собраны в соответствии с распоряжением и готовы к отгрузке. Оформлен документ Расходный ордер на товары. В ордере установлен статус К отгрузке.
- Ожидается оформление накладных — не по всем позициям товаров оформлены накладные.
3 — «Дата отгрузки» — автоматически указывается текущая дата, которая позволяет отфильтровать список распоряжений по дате отгрузки указанной в распоряжении, то есть в список не попадут распоряжения которые должны отгружаться «завтра».
4 — для создания Расходного ордера на товары необходимо выбрать (выделить) распоряжение (я), далее нажать на кнопку 5 — «Создать ордера«. В появившейся диалоговой форме установите переключатель Создавать в положение по выделенным распоряжениям. Нажмите на кнопку ОК.
6 — в нижней части рабочего места мастера склада «Отгрузка товаров со склада» отображается список созданных Расходных ордеров.
7 — «Показать«:
- Все — отобразятся все (в том числе отгруженные) Расходные ордера на товары.
- Все неотгруженные — отобразятся только неотгруженные ордера.
- По текущему распоряжению — отобразятся только те Расходные ордера на товары, которые относятся к распоряжению, выделенному в верхнем списке Распоряжения на отгрузку.
1. Новый документ Расходный ордер на товары создается в статусе «Подготовлено», необходимо открыть документ и установить статус «К отбору», затем нажать на кнопку «Провести документ» 
:
2. Далее по кнопке «Создать на основании» 
выбрать «Отбор (размещение) товаров»:
3. В создаваемом документе Отбор (размещение) товаров нажать на кнопку «Провести и закрыть», не изменяя Статус документа:
После проведения документа Отбор (размещение) товаров в статусе «Подготовлено», будет автоматически создано задание на ТСД — Комплектация.
1 этап — Комплектация отгрузки (Контроль выполнения)
После того как кладовщик закончит работу по заданию (выгрузит задание ТСД в базу 1C), в документе:
1. Отбор (размещение) товаров — автоматически будет перезаполнена табличная часть вкладки «Товары (отбор)» (номенклатура, количество) согласно данным с ТСД, статус документа поменяется на значение
- «Выполнено без ошибок» — все товары были подобраны.
или
- «Выполнено с ошибками» — не все товары были подобраны (задание было закрыто кладовщиком преждевременно/ошибочно, на складе пересорт/недостача).
2. Расходный ордер на товары — автоматически будут перезаполнены табличные части:
- во вкладке «Товары по распоряжениям» — перезаполнится номенклатура, количество, согласно данным с ТСД;
- во вкладке «Отгружаемые товары» — будут указаны Упаковочные листы сгенерированные на ТСД, которые содержат перечень товаров вкладки «Товары по распоряжениям».
Режим просмотра списка товарных мест 
позволяет отобразить список товаров с привязкой к Упаковочному листу.
Статус документа поменяется на значение «Проверен».
Как вернуться из режима просмотра По товарам в режим По товарным местам:
Отображения Расходного ордера на товары в статусе «Проверен» в рабочем месте мастера склада «Отгрузка товаров со склада»:
Статус Проверен = Скомплектован (собран)
2 этап — Отгрузка со склада (создание задания на ТСД)
Для создания задания на отгрузку, необходимо перевести Расходный ордер на товары в статус «К отгрузке».
Для поиска Расходного ордера на товары, в верхней части рабочего места мастера склада «Отгрузка товаров со склада» с помощью поиска найдите распоряжение на отгрузку, на данном примере распоряжением является Заказа на перемещение, затем выделив строку (распоряжение) — выведите все Расходные ордера на товары, выбрав в поле «Показать» значение «По текущему распоряжению»:
Далее необходимо открыть документ (Расходный ордер на товары) и установить статус «К отгрузке», затем нажать на кнопку «Провести и закрыть»:
После проведения документа Расходный ордер на товары в статусе «К отгрузке», будет автоматически создано задание на ТСД — Отгрузка со склада.
2 этап — Отгрузка со склада (Контроль выполнения)
После того как мастер склада закончит работу по заданию (выгрузит задание ТСД в базу 1C), произойдут следующие изменения в 1C:
1. в документе Расходный ордер на товары — автоматически будут перезаполнены табличные части:
во вкладке «Отгружаемые товары» — будут указаны те Упаковочные листы, которые по факту были отгружены (отсканированы) с помощью ТСД. Упаковочные листы содержат перечень товаров вкладки «Товары по распоряжениям», данная вкладка так же будет перезаполнена.
Статус документа поменяется на значение «Отгружен».
2. Если по заданию не все Упаковочные листы были отсканированы (отгружены), то автоматически создастся новый Расходный ордер на товары в статусе «Проверен», табличная часть которого будет содержать неотгруженные Упаковочные листы.
3. По шаблону (отгрузки по заказу на перемещение) — автоматически создастся документ Перемещение товаров в статусе «Отгружено», табличная часть документа будет содержать фактически отгруженные (отсканированные) Упаковочные листы (товары).
2 этап — Отгрузка со склада (печать сопроводительных документов) — из Перемещение товаров
Для печати необходимо перейти в документ Перемещение товаров, для этого в Расходном ордере на товары нажмите на кнопку «Отчеты» далее выберете «Связанные документы»:
В структуре связанных документов выделите распоряжение Расходного ордера на товары — в данном примере распоряжением является Заказ на перемещение, затем нажмите на кнопку «Вывести для текущего», после откройте документ Перемещение товаров:
В Перемещении товаров нажмите на кнопку «Печать», далее выберете необходимую печатную форму (М-11, М-15):
