Инструкция по списанию материальных ценностей в бюджете

Принятие решения

Государственное и муниципальное имущество списывают, как правило, в следующих случаях:

• в результате аварии и нецелесообразности восстановления поврежденного имущества;

• по причине стихийных бедствий и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы;

• ввиду морального и (или) физического износа и, как следствие, потери потребительских качеств;

• в результате кражи или недостачи.

Чтобы списать такое имущество, учреждению необходимо пройти определенную процедуру и получить согласие собственника, то есть органа представляющего интересы соответствующего публично-правового образования (Российской Федерации, субъекта РФ, муниципального образования и т. д.).

В отношении федерального имущества постановлением Правительства от 14.10.2010 № 834 утверждено Положение об особенностях списания федерального имущества (далее – Положение).

Данное документ распространяется на все федеральные государственные учреждения независимо от их типа (то есть на казенные, бюджетные, и автономные учреждения), а также на федеральные государственные унитарные предприятия.

Согласно п. 2 Положения списание федерального имущества – это комплекс действий, связанных с признанием имущества непригодным для дальнейшего использования по целевому назначению и (или) распоряжению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств, в том числе физического или морального износа, либо выбывшим из владения, пользования и распоряжения вследствие гибели или уничтожения, а также с невозможностью установления его местонахождения.

Для подготовки и принятия решения о списании федерального имущества в учреждении должна быть создана постоянно действующая комиссия по подготовке и принятию такого решения (п. 5 Положения).

У этой комиссии достаточно обширные права по осмотру имущества, принятии решений о его восстановлении, установлении причин списания и т.п. (п. 6 Положения).

Кроме того, согласно п. 7 Положения на комиссию могут быть возложены дополнительные полномочия, направленные на обеспечение использования федерального имущества по целевому назначению, в том числе при проведении инвентаризации, при своевременной подготовке и принятии решений о списании федерального имущества.

Таким образом, данная комиссия – своего рода контрольно-инспекционный орган в отношении имущества, предполагаемого к списанию.

Обратите внимание! Срок рассмотрения комиссией представленных ей документов не должен превышать 14 дней (п. 7 Положения).

В то же время в п. 34 Инструкции № 157н указано, что решение о выбытии основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации, (в том числе в результате прекращения признания объекта в качестве актива субъекта учета (выбытия с балансового учета)) осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов.

Чтобы не запутаться, какая комиссия что принимает, целесообразно в составе учетной политики утвердить положение о порядке списания имущества.

Поскольку полномочия вышеназванных комиссий во многом совпадают, то в учреждении целесообразно утвердить одну комиссию, например комиссию по поступлению и выбытию активов.

А в соответствующем положении указать полномочия этой комиссии при списании имущества.

В силу п. 4 Положения в отношении отдельных видов имущества бюджетных и автономных учреждений решение комиссии должно быть согласовано с федеральными органами государственной власти, в ведении которых находятся учреждения.

К такому имуществу относятся:

• движимое и недвижимое имущество, находящееся у федеральных казенных учреждений на праве оперативного управления;

• недвижимое имущество (включая объекты незавершенного строительства), а также особо ценное движимое имущество (ОЦДИ), закрепленное за федеральными бюджетными или автономными учреждениями учредителем либо приобретенное за счет средств, выделенных учредителем на приобретение названного имущества.

У казенных учреждений в отношении всего имущества при его списании требуется согласование.

Другими словами, при выбытии (списании) вышеуказанного имущества комиссии необходимо подготовить соответствующие документы о принятом решении и направить их собственнику для согласования.

При этом согласно п.3 такого порядка федеральным органам исполнительной власти дается 45 календарных дней с момента поступления к ним соответствующих документов для их рассмотрения либо направления отказа о согласовании решения о списании.

Таким образом, процедура принятия решения о списании может занять более двух месяцев, а на практике такой срок может быть еще дольше.

Есть вопросы по бюджетному учету? Помогут эксперты «Клерка». Спросить эксперта.

Отражение в учете

Вышерассмотренный порядок принятия решения о списании имущества нашел отражение и в действующей редакции Инструкции № 157н.

Согласно п. 52 Инструкции № 157н к отражению в бухгалтерском учете операций по выбытию объектов основных средств с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» либо с соответствующих счетов аналитического учета счета 10100 «Основные средства» бухгалтерия принимает акты при наличии согласования решения о списании объектов основных средств в случаях, предусмотренных законодательством, с собственником имущества (с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя и (или) собственника имущества) и утверждающей надписи руководителя учреждения на актах.

То есть Инструкцией № 157н подтверждается необходимость согласования с собственником решений, принятых комиссией по поступлению и выбытию активов. Причем такое согласование необходимо при выбытии как с балансового счета 10100, так и с забалансового счета 02.

Обратите внимание, что в Инструкции № 157н исключений или каких‑либо условий для этого не названо.

Кроме того, в п. 52 Инструкции № 157н указано, что отражение в бухгалтерском учете выбытия объекта основных средств с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» до утверждения в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основных средств и реализации мероприятий, предусмотренных актом о списании, не допускается.

Порядок документооборота, а также последовательность действий при принятии решения о выбытии актива, в том числе при списании имущества, необходимо описать в локальных актах учреждения.

В инструкциях по бухгалтерскому учету для списания, например, объектов основных средств приведена типовая проводка:

• Дебет счетов аналитического учета счета 10400 «Амортизация»

• Дебет счета 11400 «Обесценение нефинансовых активов»

• Дебет счета 40110 «Доходы от операций с активами»

• Кредит счетов аналитического учета счета 10100 «Основные средства».

А в случае выявления несоответствия условиям признания актива (в частности, объектов, пришедших в негодность), принятия решения о прекращении эксплуатации объекта учета, в том числе по причине физического, морального износа, принятия решения о списании объектов одновременно с вышеприведенной проводкой отражают поступление такого имущества на забалансовый счет 02 «Материальные ценности, принятые на хранение» до момента его демонтажа и (или) утилизации либо до определения целевой функции выбывшего с балансового учета имущества.

В отношении отдельных видов имущества (в зависимости от типа учреждения) формирование в учете данной записи возможно при наличии согласия собственника списываемого имущества, только решения комиссии по поступлению и выбытию активов недостаточно.

Если вы запутались в нормативке, эксперты «Клерк» всегда придут к вам на помощь. Задайте любое количество вопросов, вам обязательно ответят.

Электронная первичка – скоро!

А с 1 января 2024года бухгалтерам-бюджетникам необходимо будет оформлять некоторые решения о списании имущества в электронном виде.

Напомним, что Минфин приказом от 07.11.2022 № 157н внес очередные изменения в свой приказ от 15.04.2021 № 61н и Методические указания к нему, дополнив формами электронной первички:

• Актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454);

• Актом о списании транспортных средств (ф. 0510456).

Так, в случае утраты потребительских свойств в результате физического, морального износа на основании решения комиссии (ф. 0510440) ответственный член комиссии формирует данные акты о списании.

А в случае гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций, акты о списании заполняются на основании документов, подтверждающих факт гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций.

Учреждения могут начать применять акты на списание (ф. 0510454 и ф.0510456) и в текущем году, если это предусмотрено учетной политикой учреждения (п. 2 приказа Минфина от 07.11.2022 № 157н).

Однако с 1 января 2023 г. данные документы обязательны к применению при ведении бюджетного учета уполномоченными организациями в рамках полномочий, переданных им по решению Правительства (п. 2 приказа Минфина от 07.11.2022 № 157н).

Согласно последней редакции Методический указаний (утв. приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н) руководитель учреждения утверждает акты на списание только после согласования с главным распорядителем бюджетных средств или учредителем, осуществляющим полномочия собственника имущества.

При этом акты на списание члены комиссии подписывают простой ЭП, а председатель, руководитель учреждения и учредитель – ЭЦП.

Поэтому, если вы планируете списать в начале 2024 года какое-то имущество, то начинайте работу комиссии уже в этом году.