Инструкция по заполнению паспорта архива организации

Инструкция

о порядке заполнения паспорта архива организации

на 1 декабря 20__ года

Организации-источники комплектования архивного отдела ежегодно к 10 декабря отчетного года составляют и представляют в архивный отдел паспорт архива организации. В паспорте архива организации в графе 1 строки 101 раздела 1 «Общие сведения» указывается, как правило, один фонд. Количество фондов будет больше только в том случае, если в архиве хранятся документы других организаций, предшественников или ликвидированных подведомственных.

В графе 1 строках 201-202 раздела 2 «Сведения о документах» указывается общее количество дел, хранящихся в организации по указанным видам документов, включенных в описи и неописанных, если таковые имеются.

В графе 2 указывается самый ранний год, с которого хранятся дела в учреждении, отдельно по каждому виду.

В графе 3 в каждой строке будет один и тот же год, по который дела должны быть упорядочены в отчетном году. В 2021 году дела должны быть упорядочены по 2018 год, поэтому конечная дата – 2018 год.

В графе 4 указывается общее количество дел, хранящихся в организации, описи на которые утверждены ЭПМК министерства культуры архивного дела Приморского края и согласованы архивным отделом администрации Ханкайского муниципального округа.

В графе 5 указывается самый ранний год, с которого хранятся дела в организации. Это тот же год, что указан в графе 2. Если за какие-то годы документы отсутствуют, даты указываются через запятую.

В графе 6 указывается год, по который упорядочены дела в учреждении. Если организация своевременно обрабатывает дела, утверждает и согласовывает описи, указывается тот же год, что в графе 3. Если в организации задолженность по обработке дел, указывается последний год, за который описи утверждены и согласованы.

В графе 7 указывается количество дел, которые не сданы в архив в установленный срок. В 2021 году дела должны быть сданы по 2015 год включительно. Все, что не сдано, считается делами, хранящимися сверх установленного срока. Исключение составляют документы федеральных организаций, срок ведомственного хранения которых 15 лет. Строка 202 графы 7 не заполняется.

В графе 8 количество дел определяется по последнему годовому разделу утвержденной описи.

(За основу взята Инструкция о порядке заполнения форм централизованного и государственного учета документов, установленных «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»; Архивный отдел администрации Приморского края; Владивосток; 1998).

Приложение 29

к п. 6.3.3

См. данную форму в MS-Excel.

2. Сведения о документах

В каждой организации для правильного учета документации составляется паспорт архива, в котором отражается информация обо всей документации компании. Разбираемся, что это за документ.

Что такое паспорт архива

Методическими рекомендациями к правилам организации хранения, комплектования, утвержденных Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, установлено, что паспорт архива — это документ, предназначенный для обеспечения государственного учета в централизованном порядке архивных фондов и их документации. В нем содержатся сведения, касающиеся архива юридического лица, его состояния, размещения, площадей, наполняемости и иных значений, характеризующих место, в котором находится на сохранении вся управленческая документация.

Акт составляется ежегодно на 1 декабря отчетного года в 2 экземплярах. Один экземпляр направляется в государственный архивный фонд, второй подлежит сохранности в организации до момента ее ликвидации или реорганизации.

По каждой компании, в том числе по юрлицу-предшественнику (в случае реорганизации), включаются в ПА сведения по информации:

• постоянного срока хранения;
• по личному составу.

Основной целью ведения ПА компаний — источников укомплектования, как составляющей части государственного контроля, является уточнение количества и состава сведений архивного фонда РФ и иных архивных актов в архивах юридических лиц и ИП и отображение этих данных в документах учета. Паспортизация создает и гарантирует упорядоченность в организации фондов и облегчает поиск сведений, позволяет контролировать наличие документации и состояние мест учета.

Обязателен ли паспорт архива в организации

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, сохранность документов в течение срока их сохранения, установленных законом, в том числе по личному составу, обеспечивают:

• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• организации;
• ИП.

Согласно п. 3.12 правил, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, паспорт архивного фонда обязаны составлять компании, которые являются источниками укомплектования государственных или муниципальных архивов.

Соответственно, если учреждение не сдает сведения на сохранение в архивный фонд, акт создавать не нужно.

Кто составляет паспорт архива

В случае наличия архивариуса в организации он занимается работой по составлению ПА, а также занимается ведением всей архивной деятельности организации, хранит и обеспечивает сохранность документации.

Если компания небольшая, руководитель приказом назначает ответственное лицо по осуществлению этих функций. Им может быть:

• бухгалтер;
• кадровик;
• специалист приемной;
• специалист отдела административно-хозяйственной службы;
• иное лицо.

Какие сведения содержатся в паспорте архива

ПА состоит из нескольких разделов.

Раздел 1. «Общие сведения» содержит данные:

• количество фондов. Как привило, одна организация — один фондообразователь;
• площадь помещения (или помещений), которое специально выделено и оборудовано под сохранение сведений. Измеряется вся площадь без учета рабочей в кв. м;
• процент загруженности фонда.

Рассчитаем на примере.

Исходные данные:

• полка стеллажа — 1 расчетный метр;
• на 1 полке — 80 дел;
• в помещении 150 расчетных метров;
• дел на учете — 6000.

Считаем вместимость: 80 × 150 (количество дел умножаем на расчетные метры) = 12 000.

Считаем процент загруженности: 6000 / 12 000 × 100 = 50.

Раздел 2. «Сведения о документах» — кол-во документов постоянного хранения в архивном фонде или структурных подразделениях компании, завершенных делопроизводством не менее чем за 2 полных календарных года.

Например, в акте на 1 декабря 2022 года указываются сведения по количеству дел по 2019 г. включительно:

• кол-во документов постоянного хранения в составе утвержденных экспертно-проверочной комиссией описей;
• кол-во дел постоянного хранения, которые хранятся за пределами срока хранения. Например, в 2022 документы должны принимаются на государственное хранение по 2011 год включительно. Таким образом, информация 2011 года (и ранее) учитывается в 2022 году как хранящаяся сверх установленного срока;
• без учета документов с более длительным сроком хранения;
• общее количество дел постоянного хранения, которое образуется в рамках 1 года по делопроизводству юрлица.

Раздел 3. «Условия хранения» — указывается, как хранятся документы: архивохранилище или по кабинетам.

В случае изменения по разделам паспорта прилагается пояснительная записка с указанием на произошедшие изменения.

Паспорт подписывается руководителем и заверяется печатью организации, указываются Ф.И.О., телефон исполнителя. Исправления и подчистки не допускаются.

Вот как выглядит шаблон паспорта архива: