Инструкция по заполнению пояснительной записки к пу3

Кратко расскажем, как формируется каждый показатель пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г. Комментарии разместим прямо в форме этого документа.

Итоговые суммы по всем формам ПУ-3 должны соответствовать суммам отчета 4-фонд (абз. 4 ч. 1 п. 6 Инструкции о передаче-приеме ДПУ). Однако правила заполнения этих документов отличаются, поэтому сопоставить их данные помогает пояснительная записка к формам ПУ-3.

В ее первой строке отражаются данные соответствующих показателей отчета 4-фонд, а в последней — итоговые суммы по всем формам ПУ-3 за отчетный год. В промежуточных строках расшифровываются суммы расхождений данных, которые обусловлены различными правилами формирования показателей этих документов. Иначе говоря, исходят из данных отчета 4-фонд, их корректируют (+/-) на суммы, которые в формах ПУ-3 отражаются по иным правилам, и получают итоговые данные форм ПУ-3 за отчетный год.

Кратко охарактеризуем показатели пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г. (подп. 1.1 — 1.9 п. 1 Требований).

Если нет значений в любой из граф, в соответствующих строках пояснительной записки указываются нули (подп. 1.11 Требований).

Напомним, что пояснительная записка к формам ПУ-3 за 2022 г. подается до 01.03.2023 (абз. 2 ч. 1 п. 16 Правил N 837, ч. 3 п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

С 1 июня 2020 г. пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3 (далее – пояснительная записка), представляется плательщиком страховых взносов за отчетный год до 1 марта года, следующего за отчетным (пункт 5 Инструкции о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.06.2014 N 7).

Важно! В случае снятия с учета в органах ФСЗН плательщика страховых взносов в связи с его ликвидацией (прекращением деятельности) пояснительная записка представляется в сроки, предусмотренные для сдачи форм ПУ-3 «Индивидуальные сведения» (далее – форма ПУ-3), установленные пунктом 20 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837.

Требования к заполнению и формату формы пояснительной записки  установлены постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10 «Об утверждении форм документов и Инструкции по формату документов персонифицированного учета».

Рассмотрим заполнение строк пояснительной записки за 2020 г., срок представления которой до 01.03.2021.

В строке 1 отражаются соответствующие данные ведомственной отчетности о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь за январь-декабрь 2020 г. (далее — отчет 4-фонд).

ВАЖНО! В графе 6 строки 1 отражается сумма обязательных страховых взносов (далее – страховые взносы), уплаченных в 2020 г. по коду платежа 03511.

• В графе 6 строки 1.1 заполняется сумма страховых взносов, уплаченных в 2020 г. за 2020 г. При этом сумма уплаченных взносов не может превышать сумму начисленных страховых взносов.

ВАЖНО! Значение по графе 6 строки 1.1 должно быть меньше чем графа 6 строки 1 пояснительной записки за 2020 г. на сумму графы 6 строки 2 пояснительной записки за 2019 г.

• В графе 6 строки 2 заполняется сумма страховых взносов, уплаченная в 2021 г. за 2020 г.

ВАЖНО! На момент представления пояснительной записки данная сумма должна быть перечислена по коду платежа 03511 плательщиком в органы Фонда.

• В графе 6 строки 3 заполняется сумма задолженности по страховым взносам Фонда плательщику на 1 января 2020 г.
• В строке 4 заполняются суммы, скорректированные в отчете 4-фонд за 2019 г. Суммы, отраженные в графах 2-5 строки 4 пояснительной записки, должны соответствовать суммам в аналогичных графах строки 9 пояснительной записки за 2019 г.

ВАЖНО! Если в 2020 г. органами Фонда проведена документальная проверка деятельности плательщика страховых взносов в области государственного социального страхования и за 2020 г. выявлены суммы не принятых к зачету расходов и (или) доначисленные (излишне начисленные) суммы страховых взносов, заполняется строка 4 пояснительной записки. При этом в графе 1 строки 4 указывается период 2020 г., в остальных графах (2-5) заполняются соответствующие суммы, начисленные по результатам проверки.

• В строке 5 заполняются суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, которые отражены в отчете 4-фонд за 2020 и должны быть указаны в формах ПУ-3 за 2021 г., г.
• Строка 7 с 2018 г. не заполняется.
• В строке 8 заполняются суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам и суммы отпускных, которые были отражены в отчете 4-фонд за 2019 г., и должны быть указаны в формах ПУ-3 за 2020 г. Суммы, отраженные в строке 8 пояснительной записки, должны соответствовать суммам строки 5 пояснительной записки за 2019 г.
• В строке 9 заполняются суммы, начисленные в 2021 г. и отраженные в форме ПУ-3 за 2020 год. Данные суммы необходимо учесть в отчете 4-фонд за 1 кв. 2021 г.
• В строке 10 отражаются суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) беременности и родам, суммы иных расходов за счет средств бюджета фонда, а также суммы отпускных, приходящиеся на период после даты переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации. При заполнении строки 10 пояснительной записки ликвидированным плательщиком аналогичная строка в обязательном порядке заполняется и его правоприемником.
• ВАЖНО! По плательщикам страховых взносов, прекратившим свою деятельность в 2020 г. в результате переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации, значения в строках 2,5,9 пояснительной записки не заполняются.

Обращаем внимание.

Итоговые суммы соответствующих граф по строке 11 пояснительной записки должны соответствовать суммам по всем формам ПУ-3 за отчетный период, представленным плательщиком страховых взносов в органы Фонда.

Рассмотрим пример 1.

Организация  «А» реорганизована путем присоединения к организации «Б» с 1 января 2021 г.

Застрахованное лицо, которому в декабре 2020 г. начислены отпускные за период с 20 декабря 2020 г. по 6 января 2021 г. в сумме 1500,00 руб. (за декабрь 2020 г. – 970,59 руб., за январь 2021 г. – 529,41 руб.), продолжил трудовые отношения в организации «Б».

Общая сумма начисленных отпускных учтена в отчете 4-фонд за январь-декабрь 2020 г. по организации «А».

В соответствии с требованиями по заполнению индивидуальных сведений по форме ПУ-3, суммы заработной платы, в том числе за дни отпуска, указываются в разделе «Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносах» (далее – раздел 1) формы ПУ-3 в месяце, за который они начислены. Следовательно, в форме ПУ-3 за 4 кв. 2020 г., согласно заданным условиям примера, организация «А» отразит в декабре 2020 г. сумму отпускных, начисленных за декабрь 2020 г. в размере 970,59 руб.

Сумму отпускных, начисленных за январь 2021 г. в размере 529,41 руб.,  организация «А» указывает в  строке 10 пояснительной записки за 2020 г. со знаком «минус». Организация «Б» аналогичную сумму отражает в форме ПУ-3 за 1 кв. 2021 г. и с противоположным знаком в строке 10 пояснительной записки за 2021 г.

Рассмотрим пример 2.

Организация «А» реорганизована путем присоединения к организации «Б» с 1 января 2021 г.

Застрахованное лицо в организацию «Б», с которой продолжены трудовые отношения, представил листок нетрудоспособности за период с 30 декабря 2020 г. по 12 января 2021 г.

Размер, начисленного пособия по временной нетрудоспособности составил 331,41 руб. (за декабрь 2020 г. – 45,71 руб., за январь 2021 г. – 285,70 руб.).

Общая сумма начисленного пособия по временной нетрудоспособности учтена в отчете 4-фонд за январь-март 2021 г. по организации «Б».

В соответствии с требованиями по заполнению индивидуальных сведений по форме ПУ-3, суммы пособий указываются в разделе 1 формы ПУ-3 в месяце, за который они начислены. Следовательно, в форме ПУ-3 согласно заданным условиям примера, организация «Б» отразит по организации «А» в декабре 2020 г. сумму пособия по временной нетрудоспособности, начисленного за период декабря 2020 г. в размере 45,71 руб., по организации «Б» — сумму пособия, начисленного за период января 2021 г. в размере 285,70 руб.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленного за декабрь 2020 г. в размере 45,71 руб.,  отражается по  строке 10 пояснительной записки за 2020 г. со знаком «плюс» по организации «А», по организации «Б» — в аналогичной строке пояснительной записки за 2021 г. с противоположным знаком.

Войтович Елена, заместитель начальника
Советского районного отдела
Мингоруправления ФСЗН Минтруда
и соцзащиты Республики Беларусь

Всем работодателям в течение января 2020 г. необходимо представить документы персонифицированного  учета  (далее – ДПУ) по  форме  ПУ-3 «Индивидуальные сведения» за IV квартал 2019 г., а также пояснительную записку к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3 за отчетный год. Проблема состоит в том, что законодательство не дает полной картины заполнения пояснительной записки. Разобраться в этом поможет специалист органа ФСЗН.

Пояснительная записка представляется плательщиком страховых взносов за отчетный год в сроки, установленные для сдачи форм ПУ-3 за 2019 г., т.е. не позднее 31 января 2020 г.

Требования к заполнению и формату пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», утверждены постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты населения Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10.

Для заполнения пояснительной записки необходимы данные отчета о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (отчет 4-фонд) за отчетный 2019 г. и пояснительной записки за предыдущий отчетный период (2018 г.).

Справочно: форма отчета 4-фонд установлена в приложении 2 к постановлению Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.11.2019 № 62.

Рассмотрим порядок заполнения пояснительной записки за 2019 г. построчно.

Строка 1

В стр. 1 заполняются:

— в гр. 2 — сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, на которые начисляются обязательные страховые взносы, соответствующая гр. 1 стр. 04 отчета 4-фонд;

— гр. 3 — сумма пособия по временной нетрудоспособности (сумма по стр. 21 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия по беременности и родам (сумма по стр. 23 гр. 3 отчета 4-фонд) минус сумма пособия по беременности и родам, выплаченная лицам, не подлежащим соцстрахованию (сумма по стр. 24 гр. 3 отчета 4-фонд), плюс сумма оплаты одного дополнительного свободного от работы дня лицам, воспитывающим ребенка-инвалида до 18 лет (сумма по стр. 35 гр. 3 отчета 4-фонд);

— гр. 4 — сумма пособия по беременности и родам, выплаченная лицам, не подлежащим соцстрахованию (сумма по стр. 24 гр. 3 отчета 4-фонд), плюс сумма пособия в связи с рождением ребенка (сумма по стр. 25 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия женщинам, ставшим на учет до 12-недельного срока беременности (сумма по стр. 27 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия на погребение и возмещение расходов на погребение (сумма по стр. 29 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс «сумма пособий семьям, воспитывающим детей, — всего» (сумма по стр. 30 гр. 3 отчета 4-фонд);

— гр. 5 — сумма начисленных страховых взносов (сумма по стр. 08 гр. 1 отчета 4-фонд) минус сумма доначисленных страховых взносов из размера МЗП (сумма по стр. 09 гр. 1 отчета 4-фонд);

— гр. 6 — сумма обязательных страховых взносов (код платежа 03511), перечисленная в отчетном году, из стр. 16 отчета 4-фонд. Остальные виды платежей не учитываются.

Приведем пример заполнения стр. 1 пояснительной записки (см. табл. 1):

Важно! Если данные, указанные в стр. 1, не соответствуют данным отчета  4-фонд, пояснительная записка не принимается.

В стр. 1.1 гр. 6 отражают сумму обязательных страховых взносов, перечисленную в отчетном году за отчетный период, но не выше суммы начисленных страховых взносов. В нее не включаются суммы обязательных страховых взносов, перечисленные по актам проверок. В данной графе сумму рассчитывают как разницу между стр. 1 гр. 6 пояснительной записки за отчетный период и стр. 2 гр. 6 пояснительной записки за предыдущий период (стр. 1.1 гр. 6 за 2019 г. = стр. 1 гр. 6 за 2019 г. – стр. 2 гр. 6 за 2018 г.).

Строка 2

В стр. 2 гр. 6 указывают сумму обязательных страховых взносов за отчетный период (2019 г.), перечисленную в следующем отчетном периоде (2020 г.). Другими словами, это сумма задолженности по уплате обязательных страховых взносов плательщика фонду на конец отчетного периода (IV квартал 2019 г.), которая отражена в гр. 2 стр. 06 отчета 4-фонд, и перечислена в январе 2020 г. Суммы в стр. 2 гр. 6 пояснительной записки могут отличаться значениями с данными, указанными в отчёте 4-фонд в гр. 2 стр. 06, так как при заполнении пояснительной записки учитываются только перечисленные страховые взносы (код платежа 03511). Перед представлением формы ПУ-3 и пояснительной записки необходимо убедится, что данная сумма перечислена в бюджет фонда.

Строка 3

В стр. 3 гр. 6 указывают сумму задолженности по страховым взносам фонда плательщику на начало отчетного периода (на 01.01.2019), которая отражена по гр. 1 стр. 07 отчета 4-фонд (задолженность фонда плательщику). Если в сумму, указанную в гр. 1 стр. 07 отчета 4-фонд, входят другие виды платежей, то данные значения могут отличаться.

Строка 4

В стр. 4 заполняют суммы по любым четырем графам (гр. 2, 3, 4, 5), которые были скорректированы в отчете 4-фонд текущего года за предыдущий отчетный период. Значения гр. 2, 3, 4 и 5 стр. 4 должны соответствовать суммам, указанным в соответствующих графах по стр. 9 пояснительной записки за 2018 г. В гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3, 4 и значения гр. 5 (гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – гр. 5).

Приведем пример заполнения стр. 4 пояснительной записки (см. табл. 2):

Строка 5

Стр. 5 — это суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, которые отражены в отчете 4 фонд 2019 г. в счет будущих периодов. Они соответственно должны быть отражены в формах ПУ-3 за следующий год (2020 г.)  в месяцах, за которые они начислены.

В гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3, 4 и значения гр. 5 (гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – гр. 5).

Строки 6 и 7

Заполнение стр. 6 «Суммы, начисленные гражданам, на которых не открыты индивидуальные лицевые счета» и стр. 7 «Сумма пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам после даты увольнения с работы, отраженная в отчете 4-фонд» в данной статье не рассматриваем, поскольку:

— при заключении трудовых либо гражданско-правовых договоров работодатель обязан зарегистрировать в системе персонифицированного учета граждан, на которых не открыты индивидуальные лицевые счета;

— суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, начисленные за период после увольнения с работы, с 2018 г. отражают в форме ПУ-3.

Строка 8

В стр. 8 заполняют суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, переходящие с предыдущего периода, т.е. суммы, которые были отражены в отчете 4-фонд за 2018 г. в счет будущих периодов и отражаются в форме ПУ-3 за 2019 г.

Значения гр. 2, 3, 4 и 5 стр. 8 должны быть равны соответствующим суммам, указанным в пояснительной записке за 2018 г. по стр. 5. В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4).

Приведем пример заполнения стр. 8 пояснительной записки (см. табл. 3):

Строка 9

В стр. 9 отражают суммы доначисленных или излишне начисленных выплат и (или) пособий, которые не вошли в отчет 4-фонд за 2019 г. и будут скорректированы в отчете 4-фонд за I квартал 2020 г.

В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4)).

Перед представлением формы ПУ-3 и пояснительной записки необходимо убедиться, что доначисленная сумма страховых взносов перечислена в 2020 г. в бюджет фонда.

Строка 10

В стр. 10 заполняют суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) беременности и родам, суммы иных расходов за счет средств бюджета фонда, а также суммы отпускных, приходящиеся на период после даты переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации.

Гр. 6 заполняют в случае уплаты правопреемником суммы обязательных страховых взносов и только в этом случае уплаченные суммы отражаются в формах ПУ-3 ликвидированного плательщика.  В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4)). Соответствующие начисленные и уплаченные суммы с противоположным знаком заполняются и в пояснительной записке правопреемника за период, в котором они отражены в отчете 4-фонд.

Строка 11

Обратите внимание на обязательное заполнение реквизита наличия или отсутствия задолженности у плательщика. При наличии просроченной задолженности по обязательным страховым взносам в бюджет фонда за отчетный период итоговая сумма уплаченных страховых взносов (сумма по стр. 11 гр. 6) должна быть меньше итоговой суммы начисленных страховых взносов (сумма по стр. 11 гр. 5).

Галина Кляузо, главный специалист отдела персонифицированного учета МГУ ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь

Пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3 (далее – пояснительная записка), представляется плательщиком страховых взносов за отчетный год до 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 Инструкции № 7.)

Документ:

Инструкция о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 (далее ‒ Инструкция № 7).

Важно! В случае снятия с учета в органах ФСЗН плательщика страховых взносов в связи с его ликвидацией (прекращением деятельности) пояснительная записка представляется в сроки, предусмотренные для сдачи форм ПУ-3 «Индивидуальные сведения» (далее – форма ПУ-3), установленные п. 20 Правил № 837.

Документ:

Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (далее ‒ Правила № 837).

Требования к заполнению и формату формы пояснительной записки установлены постановлением № 10.

Документ:

постановление правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10 «Об утверждении форм документов и Инструкции по формату документов персонифицированного учета» (далее ‒ постановление № 10).

Рассмотрим заполнение пояснительной записки за 2022 г., срок представления которой – до 01.03.2023.

В стр. 1 отражаются соответствующие данные ведомственной отчетности о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь за январь – декабрь 2022 г. (далее – отчет 4-фонд).

Важно! В гр. 6 стр. 1 отражается сумма обязательных страховых взносов (далее – страховые взносы), уплаченных в 2022 г. по коду платежа 03511.

• В гр. 6 стр. 1.1 заполняется сумма страховых взносов, уплаченных в 2022 г. за 2022 г. При этом сумма уплаченных взносов не может превышать сумму начисленных страховых взносов.

<…>

Сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 по государственным гражданским служащим

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2022 г. № 945 установлено, что по застрахованным лицам, занимающим государственные гражданские должности на 1 января 2023 года, необходимо не позднее 10 апреля 2023 года представить сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (далее – форма ПУ-2) с указанием присвоенного класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга).

Если на государственного гражданского служащего в период с 1 июля 2019 года по 31 декабря 2022 года была представлена форма ПУ-2 с заполнением кода должности служащего, то на данное застрахованное лицо представляется две формы ПУ-2: за 4 квартал 2022 года и за 1 квартал 2023 года с заполнением только раздела 2 «Сведения о периодах работы по должности служащего, профессии рабочего» (далее — раздел 2).

В форме ПУ-2 за 4 квартал 2022 года заполняются подразделы 2.1 и 2.2 раздела 2, при этом, в подразделе 2.2 по графе «Дата увольнения (перевода) по профессии рабочего, должности служащего» заполняется дата 31.12.2022. Графа «Код основания увольнения» не заполняется.

В форме ПУ-2 за 1 квартал 2023 года заполняются не только подразделы 2.1 и 2.2, но и подраздел 2.3 раздела 2. В графе «Дата приема (перевода, назначения) по профессии рабочего, должности служащего» подраздела 2.2 и в графе «Дата присвоения» подраздела 2.3 заполняется дата 01.01.2023.

В графах «Дата приказа», «Номер приказа» указывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого застрахованному лицу присвоен класс государственного гражданского служащего или квалификационный класс судей судов Республики Беларусь в соответствии с Законом Республики Беларусь от 1 июня 2022 г. № 175-З «О государственной службе».

По прокурорским работникам, сотрудникам Министерства иностранных дел, должностным лицам таможенных органов заполняется дата и номер приказа, на основании которого застрахованному лицу в этом государственном органе был присвоен (после 1 июля 2019 года и действующий на 01.01.2023 года) классный чин прокурорского работника, дипломатический ранг сотрудника Министерства иностранных дел, или персональное звание должностного лица таможенных органов. Если присвоение классного чина, персонального звания, дипломатического ранга после приема на работу не было — заполняются дата и номер приказа (распоряжения) при приеме на работу.

Начиная с 1 января 2023 года по застрахованным лицам, принимаемым на работу на государственные гражданские должности, в форме ПУ-2 заполняются раздел 1 «Сведения о приеме на работу и увольнении с работы» и все подразделы раздела 2, т.е. не только подраздел 2.1 и 2.2, но и подраздел 2.3 «Сведения о присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга)».