It предприятие руководство по внедрению

Зачем? Внедрение информационных технологий в любой из сфер человеческой деятельности: коммерческих предприятиях, промышленности, государственных учреждениях – повышает производительность труда, ускоряет процесс принятия решения, снижает издержки.

Как? Внедрению ИТ предшествует этап тщательной подготовки, куда входят сбор и анализ информации. После необходимо выбрать цифровой продукт, отвечающий требованиям компании, и приступить к реализации проекта.

Внедрение информационных технологий в бизнесе: начало процесса и наши дни

Впервые мир получил высокоуровневый язык программирования еще в 48-м году прошлого века. Эта система записи компьютерных программ получила название «Планкалкюль». Следующими важными вехами на пути внедрения информационных технологий стали такие события, как создание концепций интегральной схемы и центрального процессора, произошедшие в 1960 и 1969 гг. соответственно. В результате таких изобретений обеспечивалась доступность вычислительных машин, и расширился круг возможностей для цифровизации.

До «шестидесятых» с компьютерами работали исключительно ученые и в некоторых случаях военные, а затем произошло массовое проникновение этих технологий в сегмент бизнеса. Отдельные «монстры», такие как IBM, HP, Hitachi и др., занимаются поставками на рынке аппаратного обеспечения уже более чем полвека. Крупные разработчики ПО стали появляться уже в «семидесятых». В их числе такие корпорации, как Microsoft, SAP, Oracl.

В числе первых масштабных проектов на рынке информационных технологий для бизнеса был продукт корпорации SAP. Ее разработчики в 1972 году создали ПО для автоматизации расчета зарплаты и отдельных элементов бухучета для предприятия Impartially Chemical Industries. С тех пор именно запросы бизнеса выступают очень важным стимулятором развития вычислительной техники и программных продуктов.

В ФЗ N149 представлено определение понятия «информационным технологиям», согласно которому, так называют совокупность процессов, методов поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и представления данных. Таким образом, это термин имеет отношение ко всем процессам, которые связаны с обработкой, использованием и передачей информации для целей бизнеса.

Внедрение информационных технологий в отечественные компании происходило уже тогда, когда они только стали появляться – в «девяностые». Именно в то время в нашей стране стали появляться первые ПК. Цифровые продукты Microsoft Office, Adobe, специализированные программы и другие компоненты закрепились в офисах многих предприятий уже к концу прошлого века.

Сейчас все предприятия, соблюдающие требования налогового кодекса, используют продукты для автоматизации бухучета. Практически все компании, где работает более десяти специалистов, имеют оборудованные рабочие места, корпоративную электронную почту на собственном домене.

Предприятия имеют свои интернет-площадки. Для автоматизации рабочих мест используются офисные программные продукты, браузеры, системы для обмена сообщениями и т.д.

Создание площадок в соцсетях, бизнес профилей на картах, работа с сервисами отзывов становятся неотъемлемыми атрибутами как больших компаний, так и индивидуальных предпринимателей. Все это является основанием для формирования вывода о важности ИТ для любого предприятия. Сегодня даже небольшие точки розничной торговли должны обеспечивать возможность безналичного расчета для покупателей (нередко, правда, клиентам предлагают совершить перевод на карту, но и такой вариант допустим для ИП).

Если же речь идет о крупном бизнесе, то здесь перечень используемых информационных технологий значительно расширяется. Конечно, не все предприятия демонстрируют готовность инвестировать огромные суммы в цифровизацию, но те, кто идет на этот шаг, вполне резонно ожидают снижения операционных расходов и повышения продуктивности производственных процессов.

Преимущества внедрения информационных технологий в бизнесе

Внедрение новых информационных технологий позволяет компаниям находить более эффективные решения в кризисных ситуациях. Кроме того, благодаря автоматизации некоторых процессов можно снизить нагрузку на сотрудников.

1. Повышение производительности

   Одной из причин, затрудняющих сотрудников в достижении высоких показателей производительности, является отсутствие необходимых технологий.

   По данным статистических опросов, около 85 % работников выражают желание, чтобы на предприятии присутствовала полная ИТ-экосистема, включающая надежное и поддерживаемое оборудование и инструменты для удаленной работы в команде. Применение такой системы позволило бы значительно повысить производительность.

2. Сокращение производственных затрат

   Многие предприятия, ссылаясь на неопределенность ситуации, не спешат с внедрением и развитием информационных технологий для ведения бизнеса. В то же время при рациональном подходе любое улучшение будет окупаться уже на последующей стадии развития компании.

   К примеру, рассмотрим облачные сервисы. С их помощью можно снизить расходы на покупку аппаратных решений. Воспользовавшись арендой необходимых ресурсов у поставщика облачных услуг, компания сэкономит средства, которые необходимы на приобретение собственного оборудования.

   

   Использование режима оплаты по факту получения услуг избавит от расходов на неиспользуемые аппаратные ресурсы и ПО. Согласно данным исследований, 47 % руководителей IT-сферы отмечают, что после перехода на использование облачных сервисов расходы снизились на 30-50 %.

3. Повышение качества работы с клиентами

   В условиях высокой конкуренции знание реальных запросов целевой аудитории является ключевым фактором успеха. Один из вариантов решения такого вопроса связан с внедрением информационных технологий для бизнес-аналитики.

   С помощью систем управления взаимоотношениями с клиентами и возможностей ИТ, компании могут собирать и обрабатывать большие объемы данных о покупательском пути потребителей, что позволяет понимать, где, когда и чем их можно заинтересовать.

4. Повышение продаж

   По результатам исследования, проведенного экспертами IT компании SAP совместно с аналитической фирмой Oxford Economics, можно сделать следующие выводы:

   • 80 % компаний, которые успешно внедрили информационные технологии в рамках цифровой трансформации, отметили увеличение оборота.

   • 85 % этих фирм сообщают о расширении своей рыночной доли.

   • В среднем предприятия, лидирующие по объемам использования информационных технологий, прогнозируют, что их продажи будут на 23 % выше, чем у конкурентов.

5. Кибербезопасность

   Сохранение конфиденциальности персональных данных по-прежнему вызывает тревогу с ростом фишинга и других угроз информационной безопасности. Компании в этом вопросе должны полагаться на IT-инновации. В условиях динамичного рынка новые технологии позволят выделиться на фоне других участников сделок.

   Предприятия, не имеющие эффективных средств обеспечения конфиденциальности персональных данных, рискуют стать жертвой киберпреступников. Отсутствие надежного контроля в этой важной области может привести к потере доверия со стороны партнеров, покупателей и утрате позиций в занимаемой рыночной нише.

6. Кризисоустойчивость

   Внедрение информационных технологий позволит не просто выжить в условиях надвигающегося кризиса, но и расширить бизнес.

Так, используя IT-решения можно провести анализ вовлеченности целевой аудитории и на основании полученных данных найти решения для увеличения сбыта. Таким образом, упростится работа сотрудников, которые смогут сосредоточиться на взаимодействии с покупателями.

Классификация продуктов ИТ для бизнеса

Варианты дифференциации продуктов в ИТ сфере:

1. По типу лицензии

   Проприетарное, бесплатное ПО, с открытым доступом и др.

2. По архитектуре

   Различают локальные приложения, такие как MS Excel, и информационные системы с клиент-серверной архитектурой. В зависимости от этого признака в системе клиентская часть может быть «толстой», то есть отдельной программой, установленной на ПК, или «тонкой» — в виде веб-страницы, отображаемой в обычном браузере.

   Следует отдельно рассмотреть мобильные клиенты (приложения для гаджетов), которые часто представляют собой гибриды «тонких» и «толстых» клиентов и используются для работы с корпоративными системами.

3. По целям и типу применения: «широкого спектра» и «узкоспециализированные»

   Широко применяемое ПО (к примеру, системы управления бухгалтерским учетом или взаимодействиями с клиентами) необходимо большинству фирм. Узкоспециализированные программы необходимы далеко не всем предприятиям, но в определенных сферах без них не обойтись (программное обеспечение для геодезистов или комплексное аппаратное решение для турникетов метрополитена).

Массовое программное обеспечение может без особых изменений работать как на большом производственном предприятии, так и в сети салонов красоты. А узкоспециализированное ПО не может применяться вне своей ниши без существенной доработки.

В категории корпоративных программных продуктов существует множество разных подсистем и сервисов. Наиболее распространенными задачами автоматизации являются:

• управление учетными записями и группами пользователей (к примеру, LDAP);

• электронная почта и календари;

• корпоративные системы обмена сообщениями;

• корпоративное хранилище данных (КХД/DWH);

• библиотеки документов (ECM);

• управление документооборотом (СЭД);

• базы корпоративных знаний компании (KB);

• системы бухучета, управления предприятием и планирования ресурсов (ERP);

• финансовые системы (например, казначейские);

• управление проектами (PMS);

• управление бизнес-процессами (BPM);

• роботизация производственных процессов (RPA);

• управление работой с покупателями (CRM и LMS);

• программы лояльности, системы биллинга, системы скоринга, бизнес-аналитика и отчетность (BI);

• анализ, моделирование и прогнозирование, управление справочной информацией (НСИ);

• управление основными данными (MDM);

• управление мобильными устройствами (MDM);

• управление обучением сотрудников, управление инновациями и инвестициями и многие другие задачи.

Каждый из перечисленных классов систем может быть предметом отдельного исследования. Все они ориентированы на снижение затрат, повышение производительности и архивацию опыта предприятия.

Сократить отдел бухучета с 70 специалистов, которые ведут «бумажную отчетность» до 5 сотрудников, работающих с автоматизированными учетными системами – решение, направленное на оптимизацию ресурсов предприятия.

Менеджер, получивший возможность проводить согласование документов в Системе Электронного Документооборота (СЭД), не покидая своего рабочего места, трудится продуктивнее. Управленец, который вместо ежедневного ожидания отчетов от подчиненных получает доступ к актуальной аналитике по своему подразделению через веб-браузер, будет более эффективным.

Отдел продаж, который сохраняет данные клиентов в CRM, не потеряет базу покупателей после увольнения одного из менеджеров. Отдел техподдержки интернет-провайдера, имеющий доступ к транзакциям и заявкам пользователя при его обращении, сможет предоставить более быструю и точную консультацию.

Чем больше информационных систем внедрено в компании, тем более критичным становится процесс их интеграции между собой. Важно предотвратить дублирование данных и избежать необходимость вводить одни и те же сведения в различных системах.

Эффективные кризисные ИТ решения для бизнеса

• Бесконтактный шопинг

Пандемия способствовала появлению новых стандартов безопасности, включая социальное дистанцирование. Сложившаяся ситуация стимулировала предприятия к внедрению информационных технологий, которые минимизируют необходимость личного взаимодействия с людьми, продукцией и инфраструктурой.

Покупки, совершаемые без физического контакта, производятся с помощью мобильных гаджетов. При этом покупатель может приобретать все необходимое, оставаясь дома. Такие же решения могут быть использованы и теми, кто любит лично посещать торговые точки.

• Онлайн торговля

Инструменты e-commerce обеспечивают централизацию управления всеми заказами и остатками товаров для интернет-площадок и офлайн магазинов. Эта технология дает возможность перенаправлять онлайн-заказы к ближайшим отделениям для быстрой доставки, что повышает уровень удовлетворенности покупателей.

Постоянное обновление в автоматическом режиме сведений об остатках продукции способствует оптимальному управлению складами всех торговых точек и оптимизирует процесс пополнения заканчивающихся запасов.

• Омниканальность для розницы

Внедрение современных информационных технологий обеспечивает омниканальность для дистрибьюторов. Они могут объединять все возможные каналы взаимодействия с покупателями. Происходит переход от традиционных офлайн-магазинов к социальным сетям, мобильным версиям веб-сайтов, платформам для электронной торговли и прочим интернет-каналам, которыми пользуются клиенты.

Для ретейлеров это облегчает выполнение задач. А покупатели получают единый качественный стандарт на различных каналах сбыта.

• Кассы самообслуживания

Розничная торговля успешно внедрила кассы самообслуживания с устройствами для обработки наличных денег. Изначально их создание было направлено на усиление мер безопасности и сокращение расходов. В настоящее время такие решения также оказались полезными для уменьшения количества контактов с наличными среди сотрудников торговых центров и покупателей.

• Цифровые платежи

Компании, которые не могут позволить себе дорогостоящее оборудование, для ограничения контактов с наличными деньгами используют цифровые платежи в традиционных магазинах. Для осуществления оплаты клиенту достаточно приложить карту или устройство с NFC-модулем к платежному терминалу.

• Виртуальные примерочные

В офлайн-магазинах представлены различные варианты обслуживания клиентов, которые хотят ознакомиться и протестировать продукцию перед приобретением.

К таким инновациям относится «Волшебное зеркало». Отвечая на голосовые команды и жесты клиентов, технология предоставляет возможность увидеть, как они выглядят в разных предметах одежды.

• Чат-боты

За счет машинного обучения чат-боты способны имитировать человеческое общение и давать ответы на письменные или устные запросы, помогая потребителям совершать покупки через интернет.

Такие роботы обеспечивают круглосуточное обслуживание клиентов, способствуя повышению уровня их удовлетворенности. Чат-боты включают собеседника в процесс интерактивного общения.

Такая технология обеспечивает бесперебойный процесс продаж. Как автоматизированное ИТ-решение, они способны параллельно обслуживать несколько клиентов.

• Роботизация в логистике

Чтобы адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, предприятиям требуется рабочий персонал. В результате пандемии COVID-19, во многих странах часть работников была вынуждена уйти на длительный медицинский отпуск, что привело к дефициту трудовых ресурсов.

Однако роботизация может справиться с этими трудностями. Во время пандемии ее применение становится все более распространенным и доступным. Роботизация потенциально может предоставить неисчерпаемый источник рабочей силы, который не нуждается в пенсиях, оплачиваемых отпусках и т.д.

Цель внедрения информационных технологий в области логистики заключается в выполнении того же объема работы, но с большей эффективностью и меньшими затратами. Международная финансовая корпорация (IFC) отмечает, что ведущие логистические фирмы, включая 3PL-операторов, для преодоления кризиса все больше прибегают к робототехнике и автоматизации.

Причины внедрения информационных технологий в промышленности

В 2020 году все мировое сообщество столкнулось с проблемой, которая обусловлена кризисом, вызванным распространением коронавирусной инфекции. Множество отраслей бизнеса оказались под ударом. Промышленность испытывала значительные трудности в первом квартале 2020 года. Согласно данным Росстата, производство в России упало на 2,5 % по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года. Промышленный сектор в стране всегда демонстрировал положительную динамику.

Эксперты утверждают, что информационные технологии помогут быстро восстановиться и увеличить объем выпускаемой продукции, а также улучшить конкурентоспособность предприятий. В настоящее время цифровизация промышленности РФ еще не проведена в полном объеме. При этом существуют привлекательные возможности для внедрения инноваций, а не просто модернизации существующих IT-решений. Процесс внедрения может потребовать значительных инвестиций, но затраты окупятся в кратчайшие сроки.

Мы видим, насколько сильно продвинулись информационные технологии в последние годы. Это касается самых разных отраслей. Приведем классические варианты причин для внедрения информационных технологий в производство:

1. Риски, связанные с поломками промышленного оборудования

   На качественные параметры выпускаемых товаров непосредственное влияние оказывает исправность производственного оборудования. Специалисты предприятия часто не замечают существующие поломки. Исправить ситуацию поможет внедрение автоматизированных систем, которые обеспечивают мониторинг оборудования и уведомление о выявленных ошибках.

   Благодаря наличию соответствующих датчиков АСУ своевременно выявляют поломки и формируют решения для их устранения. Современные автоматизированные системы способны прогнозировать возможные неисправности.

2. Разрозненные коммуникационные связи внутри компании, недостаток ресурсов для оценки решений

   Нередко крупные компании сталкиваются с проблемой отсутствия стабильной коммуникации между специалистами. Такая ситуация тормозит процесс отладки производственных процессов и формирования вариантов решений проблем.

   

3. Фрагментарность данных, низкая оперативность обработки информации

   ИТ-системы позволяют собрать и архивировать все данные компании, включая сведения о работе производственных линий и объемах выпуска готовых изделий. Из-за отсутствия полноты данных невозможен объективный анализ состояния предприятия.

4. Использование ИТ для обеспечения безопасности производственной компании

   В списке факторов, обеспечивающих нормальную работу промышленного предприятия, одно из наиболее важных мест занимают вопросы безопасности. Их решение предполагает реализацию ряда мероприятий. Для примера можно обратиться к СКУД (Системы контроля и управления доступом). Они могут иметь интегрированную алкорамку, систему распознавания лиц и номеров авто на базе решений Atos и SAP.

   Внедрение такой системы существенно повышает уровень безопасности на предприятии и обеспечивает возможность цифровизации многих процессов. Это, в конечном итоге, предоставит компании ряд конкурентных преимуществ и возможностей для стабильного развития. К сожалению, нередко топ-менеджеры затягивают с решением о внедрении информационных технологий.

Направления внедрения информационных технологий в промышленности

Индустриальные роботы, ИИ, цифровые модели, обработка больших объемов данных и машинное оснащение – все эти элементы уже широко используются на многих предприятиях. Современные разработки сочетаются между собой, формируя единый процесс, начиная с создания концепции продукта и заканчивая его производством, созданием, доставкой и продажей конечному потребителю.

Процесс внедрения новых информационных технологий базируется на цифровой платформе, где происходит моделирование всех процессов, продуктов и подразделений компании. Для упрощения перехода на новую платформу, организации привлекают опытных консультантов. Эти специалисты организуют процесс трансформации, делают его контролируемым, внедряют передовые методы от ведущих фирм отрасли, адаптируют совершенно новые подходы и обучают сотрудников использованию различных инструментов.

Такой подход помогает преодолеть существующий технологический разрыв: крупные предприятия активно применяют информационные продукты, в то время как руководители небольших фирм еще сомневаются, часто из-за непонимания, что и как делать, и боязни совершить непоправимую ошибку. Несмотря на то, что такие опасения обоснованы, привлечение квалифицированных консультантов значительно снижает риски, связанные с масштабной трансформацией бизнеса.

Для создания платформы можно использовать как отечественные, так и международные цифровые решения. Консультанты и разработчики всегда принимают во внимание особенности клиента, выбирают подходящие инструменты и проводят их тщательную адаптацию под задачи производства.

Информационные технологии способствуют повышению эффективности использования основных средств, повышению продуктивности труда и снижению себестоимости выпускаемых продуктов. Это дает стимул интенсивному развитию предприятий, побуждает их к внедрению ИТ-инструментов и осуществлению проектов, направленных на цифровую трансформацию.

Одно из наиболее важных направлений цифровизации заключается в интеграции информационных технологий в управлении бизнес-процессами. Такие решения включают осуществление контроля над цепочками поставок и производственными процессами с использованием оптимизационных методов, непрерывный контроль качества от сырья до готовой продукции, а также анализ и прогнозирование доходности товарных линеек на протяжении их жизненного цикла. В контексте работы с оборудованием, это означает переход от планово-предупредительного ремонта к «техобслуживанию по состоянию». При этом подбирается оптимальная программа обслуживания для каждого производственного ресурса.

Для разработки «продукта будущего» требуются индивидуальные цифровые решения. Благодаря им предприятия могут значительно сократить время вывода на рынок новых товаров и услуг. При этом будет затрачиваться намного меньше ресурсов по сравнению с традиционными методами продвижения продуктов. Компьютерное проектирование, моделирование технологических процессов и виртуальные испытания существенно уменьшают расходы на подготовку, разработку и реализацию проектов.

Для обрабатывающих предприятий важно создание электронных торговых площадок, которые способствуют снижению транзакционных издержек при закупках в B2B-сегменте и увеличению скорости обработки заказов, что благоприятно влияет на клиентский опыт и доходность компаний.

Проблемы внедрения информационных технологий в промышленности

Внедрение цифровых технологий на производстве является проектом на длительный срок. Перед началом реализации важно все тщательно спланировать: проанализировать деятельность компании, изучить функциональные обязанности каждого работника, определить стратегию обучения персонала, осознать, какие процессы следует автоматизировать.

Высокая цена

Вначале рассмотрим наиболее часто встречающуюся проблему внедрения информационных технологий на предприятиях, связанную с высокими затратами. Зачастую руководители компаний не осознают, какую роль играют цифровые продукты в их сфере бизнеса, и, следовательно, тратят финансовые ресурсы, не определив конкретных целей инвестиций.

Важно тщательно проанализировать все процессы организации, чтобы определить, какие задачи будут выполняться с помощью ИТ-решений. Часто для внутреннего анализа показателей компании используются аутсорсинговые фирмы, специализирующиеся на выявлении потенциальных рисков и слабых сторон бизнеса.

В процессе детального анализа выявляются скрытые проблемы, которые существуют на производственном предприятии, и какая существует потребность в цифровых технологиях для конкретной компании. Привлечение специалистов для оценки ситуации на постоянной основе может потребовать значительных расходов. Неправильно выбранные программные продукты и вычислительное оборудование часто создают «финансовые проблемы». Обучение сотрудников работе с автоматизированными системами – также достаточно затратный процесс.

Финальная стоимость реализации продукта и обучения персонала может достигать 200-300 % от себестоимости программного решения. Уже на этапе планирования важно правильно составить бюджет, чтобы оценить, достаточно ли у компании свободных ресурсов для внедрения ИТ-продуктов.

Риски предприятия: коммерческий шпионаж и атаки на ИТ-систему

Отдельно стоит обратить особое внимание на существующие риски внедрения информационных технологий, связанные с коммерческим шпионажем. В настоящее время атаки на ИТ-системы становятся все более частыми. Они направлены не только на пользовательские устройства, но и на оборудование крупных корпораций. Нет ни одного программного обеспечения или антивирусной программы, которые могут гарантировать абсолютную безопасность и сохранение всех данных, ценных бумаг и документов организации.

Во время проведения ИТ-трансформации необходимо предварительно позаботиться о защите всех программных систем от кибератак. В процессе эксплуатации ПО существует опасность полной потери всех данных из-за действий киберпреступников или цифрового шпионажа. Тем не менее, на рынке существуют программные решения для обеспечения информационной безопасности. Компании, такие как VMware, Check Point Software и Avast, уже предлагают высококачественные продукты для защиты данных предприятий.

Завышенные ожидания от внедрения информационных технологий

Некоторые руководители предприятий полагают, что цифровизация автоматически обеспечит оптимизацию всех процессов в организации. Они хотят быстро получить блестящие результаты, но такой подход является ошибочным.

Во-первых, подбор наиболее подходящей автоматизированной системы занимает время.

Во-вторых, внедрение программного решения требует привлечение эксперта для анализа внутреннего окружения, обнаружение недостатков и скрытых проблем.

В-третьих, необходимо обучение и усовершенствование навыков персонала для работы с передовыми технологиями.

В-четвертых, информационная система должна быть адаптирована под специфику рыночной отрасли. Она должна пройти этап испытательной эксплуатации. Этот процесс предполагает одновременное использование старой и новой версии программного обеспечения. Это позволит сопоставить эффективность новых цифровых продуктов с предыдущими решениями и адаптировать сотрудников к применению новых автоматизированных систем.

Подготовка к внедрению информационных технологий

Эксперты настоятельно советуют вдумчиво подходить к выбору информационных технологий. Важно осуществить детальный анализ внутренней структуры компании для выявления всех потенциальных сложностей. Кроме того, следует уделять пристальное внимание выбору цифровой платформы и подбору подрядной организации, которая будет обеспечивать ее поддержку, чтобы получить максимальную выгоду от внедрения.

Требования к информационным продуктам

Основным требованием к внедряемым цифровым продуктам выступает эффективность в контексте решаемых задач. Вместе с тем они должны соответствовать некоторым обязательным характеристикам. Их отсутствие может препятствовать устойчивой работе системы, что в свою очередь негативно отразится на деятельности предприятия. Приведем общий перечень таких характеристик:

• удобство при постоянном использовании продукта при наличии эффективного контроля данных для всех, кто работает с системой;

• повышенный уровень надежности IT-решения, при котором исключены системные сбои нарушения в работе. Достаточный набор встроенных функций для обеспечения стабильности системы в ситуациях с возможными технологическими, антропогенными и другими угрозами;

• надежная защита данных, используемых в процессе работы информационного продукта, от несанкционированного доступа с использованием различных методов;

• возможность эффективной интеграции IT-продукта с используемыми в компании системами управления и контроля бизнес-процессов.

Это основные требования, которые могут уточняться и дополняться в соответствии с производственными и другими особенностями конкретной организации. Приведенный выше набор критериев следует формулировать на подготовительном этапе перед началом внедрения выбранной технологии, поскольку конкретный перечень требований может существенно влиять на окончательный выбор продукта.

Подготовка к внедрению информационных технологий

После формирования перечня обязательных характеристик системы следует составить детальное техзадание (ТЗ), которое определит распределение обязанностей и функций в ходе внедрения продукта.

Когда будет составлен полный перечень, появится понимание, какие именно подготовительные мероприятия необходимы для более результативной реализации проекта. Обычно на этапе подготовки к внедрению возникает необходимость проведения изменений внутри компании в следующих сферах:

• экспертная оценка и доработка организационно-управленческой структуры компании. Одним из ключевых факторов успешного внедрения IT-решения является наличие ясной и конкретной базы, на которой оно функционирует. На данном этапе необходимо провести анализ обязанностей работников и отделов предприятия, исключить повторяющиеся задачи и, если это требуется, провести реструктуризацию путем разделения или объединения некоторых подразделений для оптимизации их работы;

• совершенствование технической базы предприятия является необходимым на этапе внедрения информационных технологий. Если в компании нет других продуктов с высокой сложностью и сотрудники не получают достаточного уровня квалификации для работы с новой системой, ждать значимых результатов от ее внедрения не стоит. Необходимо не только обеспечить все требуемые технические устройства и средства связи для успешного внедрения нового инструмента, но и подготовить смежные секторы, которые будут заняты выполнением служебных функций, включая передачу и распределение информации, хранения данных и т.д.;

• подготовка сотрудников к использованию выбранного решения требует технических навыков, включая обучение работе с устанавливаемым продуктом. Каждый специалист должен освоить функции, необходимые для ежедневной работы. Значительную роль на этом этапе играет стимулирование сотрудников: ведь если они будут препятствовать новому продукту, при любом удобном случае применяя устаревшие знакомые технологии, продуктивность инсталлированного решения и доходность от вложенных средств будут намного ниже, чем ожидалось.

Выбор решения

Выбор конкретного информационно-технологического решения является сложным вопросом, который требует участия команды квалифицированных экспертов, специализирующихся в данной сфере и ориентированных на наиболее актуальные тенденции в этой сфере.

Общий перечень критериев, которыми следует руководствоваться, подбирая информационную технологию, выглядит следующим образом:

• уровень соответствия функций, которые включают определенное решение, особенностям технологических процессов предприятия и возможность интеграции с уже используемыми системами – это ключевые факторы, которые необходимо учитывать при выборе продукта;

• проработанность продукта и наличие соответствующей технической, инструментальной и программной инфраструктуры для его реализации у разработчика;

• стоимость рассматриваемого решения;

• условия, в которых будет оказываться техническая поддержка пользователей на стадиях внедрения и эксплуатации;

• наличие возможностей для адаптации и масштабирования технологии при изменении запросов компании;

• присутствие конкурентных преимуществ в сравнении с похожими продуктами, которые существенны для определенной ситуации в бизнесе компании, внедряющей информационную технологию.

Этапы внедрения информационных технологий

Как происходит внедрение информационных технологий? Примером может выступать закупка некоторого количества ПК или ноутбуков, их объединение в единую сеть, конфигурирование программного обеспечения, создание условий, обеспечивающих комфорт и безопасность для сотрудников.

В крупных компаниях внедрение информационных технологий предполагает поставку групп серверов, систем хранения информации, терминалов, установку серверных операционных систем, гипервизоров, настройку резервного копирования, внедрение специализированного ПО и всего, что способствует рациональному использованию информационно-технической инфраструктуры.

Внедрение информационных технологий на предприятии включает 3 основных этапа.

1. Разработка системы. Когда пройден этап согласования и утверждения технического задания начинается работа над созданием проекта. Его разработка включает техническое описание решений по удовлетворению выдвинутых требований.

2. Внедрение. На этом шаге осуществляется физическая реализация решения.

3. Разработка документации. Она содержит детальное описание информационно-технической инфраструктуры. Здесь приводится вся информация, необходимая для обеспечения поддержки системы в рабочем состоянии и ее сопровождения на весь срок эксплуатации.

План внедрения информационных технологий

Рассмотрим примерный план внедрения информационных технологий: какие действия выполняются на каждом шаге, и какие результаты должны быть получены.

1. Разработка информационной системы. В ходе ее создания осуществляется укладка и монтаж кабельных трасс, розеток, подключение активного оборудования к электропитанию. Эксперты конфигурируют дополнительные устройства, отвечающие за функционирование вентиляции, охлаждения и непрерывной поставки электроэнергии.

2. Создание инфраструктуры сети. Устанавливается активное оборудование для функционирования системы, настраивается беспроводная сетевая среда. Обеспечивается роуминг для пользователей и инструменты управления точками доступа.

3. Подготовка к работе АТС. Устанавливается и программно настраивается автоматизированная телефония, подключается к абонентским номерам (городским или IP).

4. Обеспечение поставок ИТ-техники и программ для внедрения информационных технологий. Производится выбор поставщиков оборудования и программного обеспечения, необходимого для функционирования ИТ-инфраструктуры.

5. Монтаж серверов. Устанавливается и настраивается серверное оборудование, хранилища данных и системы резервного копирования. Проводится их тестирование и ввод в эксплуатацию после успешной пусконаладки.

   

6. Виртуализация серверов. Физические серверы объединяются в общий ресурсный пул и разделяются на несколько виртуальных машин. Такой подход позволяет экономить затраты на эксплуатацию оборудования и ПО, упрощает управление системой и делает ее более гибкой и надежной.

7. Настройка сетевых сервисов. Конфигурируют DHCP, DNS и WINS. DHCP используется для автоматической настройки сетевых параметров устройств, подключенных к сети. DNS обеспечивает распределение и управление доменными именами в организации. WINS – это сервер разрешения имен компьютеров.

8. Внедрение Active Directory, обеспечивающей хранение, контроль и управление информацией о пользователях и устройствах в ИТ-инфраструктуре. Ее настройки зависят от используемых приложений, числа удаленных офисов и политики безопасности.

9. Настройка серверов для хранения файлов. Они необходимы для централизованного хранения файлов компании. Каждый отдельный пользователь или их группа получает определенные привилегии доступа к файловому серверу (чтение, редактирование, создание и удаление файлов).

10. Настройка сервера печати включает в себя установку, конфигурацию и модули управления. Серверы печати обеспечивают удобный доступ пользователей и их групп к принтерам и МФУ в организации. Они также отвечают за поддержание очереди печати и хранение информации, готовой к отправке на печать.

11. Внедрение СУБД отвечает за хранение и контроль доступа к базам данных, а также настройку правил резервного копирования и восстановления для обеспечения непрерывности бизнес-процессов.

12. Развертывание систем безопасности. Корпоративные серверы и системы хранения данных обеспечивают защиту от утечек внутренних данных и внешних угроз, таких как атаки через Интернет, для обеспечения безопасности конфиденциальной информации.

13. Настройка серверов электронной почты обеспечивает обмен сообщениями внутри компании и через Интернет. Сервера на платформе Microsoft Exchange Server позволяют работать с календарями, планировщиками, задачами и другими функциями для совместной работы сотрудников.

14. Внедрение средств коммуникации, таких как текстовые сообщения, аудио- и видео звонки, конференцсвязь и онлайн-трансляции.

    

15. Настройка терминальных серверов позволяет организовать удаленный доступ к приложениям и рабочим столам, запущенным на сервере, с помощью терминалов. Рабочие столы на сервере, а терминал получает изображение рабочего стола и передает движения мышью и нажатия клавиш. Это удобно для компаний с территориально распределенной структурой.

16. Развёртывание процедуры резервного копирования для защиты корпоративных данных, находящихся в системах хранения информации. Выбор графика резервного копирования, соответствующего политикам безопасности компании. Тестирование процедуры восстановления данных после сбоя.

17. Внедрение антивирусной защиты. Централизовано настраивают инструменты управления и обновления антивирусных программ на всех подразделениях компании. Разрабатывают сценарий реагирования на обнаружение вирусов или их атак извне.

18. Подготовка пользовательских рабочих мест – это настройка компьютеров, ноутбуков, рабочих смартфонов и планшетов, а также установка на них необходимого программного обеспечения, включая для работы удаленных сотрудников и периферийных офисов.

19. Подключение и настройка периферийных устройств для офисных задач, включая МФУ, принтеры, сканеры, копиры и другое оборудование для печати.

20. Конфигурация мониторинговой системы обеспечивает непрерывность бизнес-процессов. Системы предоставляют информацию о состоянии ПО, оборудования и информационных систем, а также позволяют быстро выявлять потенциальные проблемы.

Кого привлечь для внедрения информационных технологий

При выборе метода внедрения информационных технологий необходимо учитывать уровень квалификации и подготовленности ответственных сотрудников и отделов предприятия, наличие средств и ресурсов для самостоятельного решения этой непростой задачи.

На основании анализа перечисленных выше факторов руководство организации может выбрать варианты, при которых будут привлечены:

• крупные фирмы, работающие на международном или государственном уровне, которые реализуют собственные продукты или работают на основании франшизы известного бренда. У такого выбора есть неоспоримые преимущества. Специалисты подобных корпораций отличаются глубокими знаниями в сфере ИТ и способны решать самые сложные технологические вопросы, которые появляются в процессе внедрения. К недостаткам этого варианта относят более высокие цены в сравнении с менее масштабными подрядчиками и потенциальные сложности бюрократического характера, обусловленные особенностями сопровождения клиента в больших компаниях;

• небольшая компания регионального уровня, реализующая свои программные разработки, ориентированные на решение задач бизнеса. Положительный момент такого выбора также обусловлен доскональным знанием ИТ-продукта. В этом случае подрядчики будут готовы доработать ИТ-решение под конкретную компанию, и цены при этом будут вполне умеренные. Недостатки сотрудничества с разработчиками регионального уровня могут быть связаны с возможными сбоями в работе программ и кадровой текучестью, что особенно неприятно при внедрении длительных проектов;

  

• небольшая ИТ-фирма, занимающаяся внедрением информационных технологий сторонних разработчиков. Такой вариант нередко обходится дешевле, чем работа непосредственно с предприятием-создателем продукта. При этом есть риск, что специалисты не будут досконально знать все особенности внедряемого решения. В результате заказчик не сможет максимально использовать весь функционал продукта, несмотря на то что он его оплатил;

• сотрудники собственного ИТ-отдела. Такой вариант может быть доступен только масштабным предприятиям, в штате которых есть специалисты очень высокого уровня с большим опытом работы в сфере цифровизации бизнес-процессов. Конечно, эта модель не обязательно связана с наименьшими затратами на внедрение. Напротив, часто работы своих специалистов обходятся дороже, чем услуги небольшой ИТ-фирмы. Основное преимущество такого решения заключается в высокой ответственности и мотивированности персонала, что может обеспечить качественный результат;

• фрилансеры, являющиеся экспертами в данной сфере и предоставляющие услуги по внедрению информационных технологий на основании гражданско-правового договора или другого соглашения. В этом случае важно ответственно подойти к выбору исполнителя. Фрилансер-эксперт способен грамотно скоординировать действия сотрудников ИТ подразделения компании, даже если они не имеют соответствующего опыта. При этом будет сэкономлен бюджет на внедрение нового продукта, который необходим для оплаты услуг команды профильных специалистов. Но есть у такого решения и свои риски. Малознакомый эксперт с высокой вероятностью будет ошибаться, а за такие просчеты некому будет отвечать.

На основании существующего практического опыта следует отметить, что лучший вариант – это привлечение опытных специалистов, которые хорошо знают все особенности внедрения информационных технологий. Другими словами, независимо от вашего решения по выбору подрядчика, необходимо проверить наличие у него опыта по реализации похожих проектов.

Нужно не просто убедиться, что специалист ранее занимался внедрением ИТ решений, но и уточнить насколько качественно была выполнена задача. Изучайте отзывы о работе приглашаемых подрядчиков и повышайте уровень квалификации своих специалистов.

Профессиональный подход к подбору кадров позволит решить еще одну важную задачу, связанную с дальнейшим обслуживанием внедряемого продукта. IT-технологии включают сложные программные продукты, требующие периодической обновления и доработки. Наличие квалифицированных специалистов в компании минимизирует риск программных ошибок и сбоев в работе системы.

Способы повышения эффективности внедрения информационных технологий

Для совершенствования внедрения информационных технологий важно создать условия для тесного взаимодействия пользователя и специалистов компании разработчика/дистрибьютора ИТ-продукта. Такое сотрудничество включает несколько основных этапов.

Тренинг

Чаще всего его проводят на стадии пуско-наладки ПО непосредственно на рабочем месте заказчика. Тренинг позволяет пользователю ознакомиться с основными возможностями информационного продукта. Хорошие результаты позволяет получить методика «делай как я». В этом случае специалист по внедрению в ходе выполнения рабочих задач пользователя вначале самостоятельно работает с ПО и показывает основные методы использования продукта. Затем все операции проделываются уже вместе с сотрудником заказчика. На завершающем этапе тренинга пользователь работает самостоятельно, а специалист по внедрению корректирует его действия.

Минусом такого подхода является тот факт, что сотрудник заказчика должен выполнять свои должностные обязанности и не всегда может выделить достаточное количество времени на глубокое изучение ПО. Чтобы устранить этот недостаток следует организовать обучение.

Обучение

Важное условие – оно должно проходить с отрывом от производства. Его проводят в учебных центрах создателя продукта. В этом случае сотрудники заказчика могут получить полное понимание особенностей нового ПО и разобраться в его функционале. После такого обучения пользователь будет готов к самостоятельной работе с программой.

При этом благодаря полученным сведениям о наиболее актуальных смежных информационно технических решениях специалист заказчика получит мотивацию для последующей автоматизации производственных процессов предприятия.

Техническая поддержка и обратная связь

Важное условие внедрения информационных технологий заключается в постоянной поддержке заказчика. Он не должен иметь возможность для оперативной связи с квалифицированным техническим специалистом, который поможет реализовать необходимую функцию программного продукта. Необходимо, чтобы были учтены все замечания пользователя. Его предложения по совершенствованию ПО могут быть реализованы в следующих версиях программы.

Регламент работы информационного продукта

Регламент включает свод основных правил эксплуатации системы для пользователей разных уровней. Здесь содержатся сведения для поставщиков данных, менеджеров, уполномоченных на принятие управляющих решений, руководителей предприятия и т.д. Кроме того, необходимо прописать правила для информационно технического персонала, отвечающего за обслуживание системы. Соблюдение требований регламента минимизирует риски, обусловленные «человеческим фактором», и повысит эффективность использования ИТ-продукта.

Разработка и внедрение информационных технологий на предприятиях – достаточно сложный процесс, но при правильном решении этой задачи результат с лихвой оправдает потраченные ресурсы.