Изменение адреса в пределах одного муниципального образования пошаговая инструкция

Как компании сменить юр. адрес

В вашей компании встал порос о том, как сменить юридический адрес ООО? Наверняка вы понимаете, что это непростой процесс, требующий соблюдения особых регламентов. Ваш регистрационный адрес внесен в ЕГРЮЛ, а значит его изменение требует редактирования данных в реестре. Важно своевременно сообщить в налоговую обновленную информацию — в течение 7 дней с момента принятия решения о переезде и предоставить в регистрирующий орган пакет документов. Мы подробно расскажем о смене юр. адреса ООО. Пошаговая инструкция поможет сориентироваться в нюансах и не допустить ошибок в последовательности действий.

1. Найдите новое помещение для смены адреса ООО

Юридический адрес в понимании законодателей — это место, где находится исполнительный орган компании. Иначе — это место работы руководителя ООО. С таким адресом компания проходит регистрацию в налоговом органе, он используется для получения официальной корреспонденции, для выездных проверок ФНС. Тесная связь адреса и взаимодействий с ФНС вынуждает соблюдать ряд правил при изменении этого параметра. Грамотное соблюдение правил позволит избежать негативных последствий, в частности — штрафа за несвоевременное уведомление о переезде. На первом этапе инструкции по смене адреса ООО рассмотрим все варианты помещений, которые можно рассмотреть для регистрации в них адреса ООО.

Какие помещения может рассмотреть компания:

• Коммерческие объекты. Самый распространенный формат нежилого помещения для регистрации адреса — офис в бизнес-центре. Но, если ООО занимается производством, то согласно требованиям, объект должен удовлетворять установленным стандартам — офис для таких целей уже не подходит.
• Жилые объекты. Компании могут вставать на учет в жилом помещении, которое является законным местом проживания для руководителя организации или одного из участников с долей в капитале от 50%. При этом, член ООО не обязан быть прописан в этом месте или быть полноценным собственником квартиры. Домашним является адрес, где представитель ООО законно проживает, а законными могут быть и договорные отношения. Компании с производственными направлениями деятельности использовать жилые адреса не вправе.

При любом варианте, должны соблюдаться стандартные требования к помещениям. Юр. адресом может быть объект в полностью достроенном, эксплуатируемом здании, которое реально существует и соответствует целям постройки.

Случается, что ООО не нуждается в офисе и компании невыгодно снимать помещение только для получения юр. адреса. Тогда, собственники принимают решение купить юр. адрес. Этот вариант также подразумевает аренду офиса, но в разы дешевле, так как не предусматривает полноценного использования помещения. К такому решению приходят компании, которым нужен юр. адрес формально — для регистрации, писем и приема проверок.

Учтите: Если для вас выгодна покупка юр. адреса, внимательно проверяйте продавца и помещение перед сделкой. Убедитесь, что продавец обладает полномочиями на заключение договоров по объекту и лично посетите адрес при возможности.

2. Соберите необходимые документы

Подготовка документов — это самый трудозатратный этап пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО. Рассмотрим, что именно потребуется собрать для налоговой:

• Решение участника или протокол собрания;
• Лист изменений устава или новая редакция учредительного документа, при необходимости;
• Форма Р13014;
• Согласие собственника жилого помещения или письменная гарантия владельца коммерческого объекта;
• Чек, подтверждающий уплату государственной пошлины (желательно приложить, если платили пошлину).

Далее расскажем детально о каждом документе из пакета бумаг для смену юридического адреса ООО. Образцы будут продемонстрированы в каждом пункте.

2.1. Решение единственного участника или протокол собрания

Первое, что должны сделать при смене адреса учредители ООО — заняться внутренними документами. Если в ООО один участник — он составляет решение о смене юр. адреса, а если учредителей больше — готовится протокол собрания. Можно использовать свои бланки, утвержденной формы для таких документов нет. Главное — отразить в содержании обязательные сведения. В обоих документах обязательно прописывается информация о компании, участниках, указывается место и дата составления документа, отмечается принятое решение сменить юр. адрес и (если необходимо) — устав. Также, в конце документа назначается ответственный представитель ООО за подачу документов в ФНС.

Решение о смене юр. адреса ООО составляет при условии ограниченного числа собственников, а точнее — только одного. В этом случае учредитель сам выносит решение и сам его подписывает.

Протокол общего собрания о смене юр. адреса ООО заполняет, если учредителей больше одного. В ООО по законодательству может быть до 50 участников. Такой документ составить труднее, ведь всем собственникам придется собраться одновременно вместе, обозначить вопросы для обсуждений, проголосовать по ним и зафиксировать результаты. В протоколе отражаются итоги собрания членов компании и результаты голосования. Рассмотрим, какие вопросы компании нужно вынести на повестку дня для смены юридического адреса ООО:

• Назначение председателя, выбор секретаря и ответственного за подсчет результатов голосования;
• Изменение адреса ООО;
• Необходимость корректировки данных в уставе и способ;
• Способ фиксации результатов собрания и подтверждения присутствующих.

Учтите: Способ фиксации в решении о смене юр. адреса или в протоколе должен соответствовать варианту удостоверения, который указан в уставе.

Важно: И решение о смене юр. адреса, и протокол общего собрания должны быть заверены теми способами, которые прописаны в уставе ООО.

2.2. Оформление изменений в уставе ООО при смене адреса

Содержание устава в случае переезда ООО в некоторых ситуациях подлежит изменению. Данная необходимость определяется формулировкой записи прежнего адреса компании и отдаленностью нового адреса.

На свое усмотрение учредители общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе один из двух возможных параметров юр.адреса:

• Только местонахождение. Подразумевается краткая запись, в которую включается только код региона, тип и название муниципального образования. Допустим, так: код субъекта 67, город Смоленск.
• Подробный адрес в пределах местонахождения. Это полная запись адреса, со всеми структурными элементами: район, улица, строение, дом, номер офиса.

При каких обстоятельствах устав ООО при смене адреса нужно изменить:

• Юридическое лицо меняет регион местонахождения;
• Прежний адрес в уставе был записан полностью.

При каких обстоятельствах устав ООО при смене адреса не нужно менять:

• Когда в уставе указано лишь местоположение, а новый адрес входит в его пределы. К примеру, адрес был записан, как “код 67, город Смоленск”, и ООО решило снять офис в этом же городе, но в другом здании.

При корректировке адреса в уставе, может быть использовано 2 способа. Внести поправки можно через лист изменений, который дополнит действующий документ, или полностью отредактировать устав, приняв его новую редакцию. Первый способ удобен, когда изменений мало (например — только адрес). Тогда достаточно вписать новые данные на лист и сделать его дополнением к старой версии устава. Если же ООО приняло решение о масштабных переменах, одновременно изменив несколько пунктов устава, то целесообразно переписать его полностью. Например, кроме адреса, в компании меняется состав участников, перераспределяются доли, вносятся новые положения и пр. Но, способ внесения правок всегда является выбором ООО. Если компании удобно работать с большим количеством приложений к уставу — это ее право.

2.3. Заявление Р13014

Бланк Р13014 с 2020 года используется вместо двух заявлений (ранее подавались формы Р13001 для корректировки устава и Р14001 для обновления сведений в гос. реестре юр.лиц). Новый бланк позволяет одновременно отразить изменения в ЕГРЮЛ и в уставе. С его помощью вы можете оформить изменение адреса ООО. В данном заявлении 66 листов, но все заполнять не придется. При смене адреса информация вносится только на титульную страницу, лист Б и лист Н.

Порядок подачи формы Р13014 отличается, в зависимости от местоположения нового адреса. Расскажем о каждом варианте.

Компания переезжает в другой город, в объект коммерческого назначения

Этот вариант предусматривает подачу заявления в 2 этапа:

• Уведомление прежней инспекции. Заявление подается в старую ИФНС в течение 7 дней от момента принятия решения.
• Регистрация в новой ИФНС. Повторно заявление подается в ИФНС по новому адресу, через 20 дней после отправки первого заявления.

Обратите внимание, что в любом из этих случаев организации придется вносить изменения в устав, поскольку вне зависимости от варианта написания адреса в уставе будет изменен регион местоположения.

Компания меняет город, проходит регистрацию на жилой адрес

Как мы уже писали, жилой адрес в качестве юридического может быть использован, если является законным местом проживания члена ООО с долей от 50% или директора организации. В этом случае смена адреса ООО по заявлению Р13014 проходит в один этап, несмотря на смену подразделения контролирующего органа. Также в Р13014 указывается внесение изменений в устав ООО, так как ООО переезжает в другое муниципальное образование.

Компания находит новое помещение в черте того же города

Перемещение офиса в черте одного города также считается сменой юр. адреса. По Р13014-ой форме компания сообщает новые данные в свою ИФНС. Возможно, вы нашли более удобный офис или другое помещение, которое удовлетворяет целям ООО, или решили встать на учет по месту жительства руководителя. В любом случае, изменения будут проходить одноэтапно, а заполнение бланка зависит от обстоятельств:

• Изменения только в ЕГРЮЛ вы отметите, если старый адрес был указан в формате местоположения. Субъект останется тот же, поэтому в уставе ничего редактировать не потребуется.
• Изменения и в ЕГРЮЛ, и в устав нужно будет отметить, если старый адрес был указан в учредительном документе целиком (с конкретной улицей и зданием).

Строгих правил заполнения формы Р13014 необходимо придерживаться при любом варианте переезда. Обратите на них особое внимание:

• При смене адреса ООО, заявление Р13014 можно заполнить или полностью от руки, или полностью на ПК. В первом случае необходимо подобрать ручку с темной пастой и писать в ячейках только заглавными печатными буквами. Во втором случае важно сразу выставить правильный шрифт и размер — Courier New, размер 18.
• Информация в заявление вносится с учетом правила: 1 ячейка = 1 символ. При этом, пробелы и знаки препинания также являются символами и заслуживают места в своей отдельной ячейке.
• Допускается любой вариант печати, в том числе — двусторонняя. Но, сшивать готовое заявление не нужно — это усложнит дальнейшее сканирование.
• При необходимости указать в заявлении информацию из официальных документов, вам нужно в точности перенести ее, с теми же сокращениями и знаками препинания.
• На заполненных страницах проставляется трехзначная нумерация, от 001.
• Поле “контактный телефон” заполняется с кода страны (для России +7). Если нужно записать стационарный номер, то дополнительно укажите код города.

Любое отклонение от вышеописанных правил приводит к отказу в приеме заявления. Причина в том, что в налоговой документы считываются машинным способом, а нарушение правил приводит к несоответствию заданных алгоритмов. Если вы ошибетесь или пропустите одно из требований — вы не сможете сменить юр. адрес ООО.

2.4. Согласие от владельца помещения

Согласие собственников жилого помещения

• Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры
  DOCX, 26 KB

Согласие собственника нежилого помещения

• Гарантийное письмо от собственника физического лица.
  DOC, 26 KB
• Гарантийное письмо от собственника юридического лица.
  DOC, 27 KB

Важным условием при смене юридического адреса ООО является получение согласия от собственника нового помещения. Какой именно документ подтвердит разрешение хозяина объекта — зависит от назначения помещения:

• Если помещение жилое, то есть адрес является местом жительства директора или члена ООО с долей от 50%, то каждый из владельцев квартиры/дома должен письменно оформить согласие. Форма свободная. В согласии указывается информация о хозяине жилплощади, о законном праве проживания члена компании, прописывается фраза о согласии на регистрацию ООО.
• Если помещение коммерческое, то его владелец составляет гарантийное письмо. Форма письма также свободная. В гарантии прописываются данные собственника, предоставляется разрешение на регистрацию ООО в коммерческом помещении и подтверждается намерение о заключении договора аренды.

В любом случае, согласие или гарантия должны дополняться правоустанавливающими документами. Так инспекторы ФНС смогут сверить данные реального владельца объекта и автора письма.

3. Оплатите государственную пошлину

В случае смены юр. адреса по 13014-му заявлению, юр. лица уплачивают государственную пошлину 800 рублей. Но, это требуется не всегда, а только при наличии корректировок устава ООО при смене адреса. Значит, вы не обязаны платить сбор при переезде в рамках одного города и отсутствии изменений в учредительном документе.

Есть возможность и вовсе не платить пошлину даже при условии корректировки устава. Она доступна тем, кто готов подать документы в налоговый орган в электронном виде. То есть, вы освобождаетесь от уплаты сбора, если директор направляет бумаги по ЭЦП, вы обращаетесь для электронной подачи документов к нотариусу или подаете готовый пакет через МФЦ.

При выборе способа подачи, требующего оплаты госпошлины, стоит заранее заняться этим вопросом и иметь оплаченную квитанцию уже в момент подачи. По закону, вы не обязаны предъявлять подтверждение платежа — инспекторы могут проверить поступление сами. Но, наличие чека может выручить в нестандартной ситуации, например — когда банк задержал платеж. В другом случае, инспектор отправил бы вас домой, назначив встречу на другой день, что привело бы к пропуску сроков при смены адреса ООО в ИФНС. Но, имея чек, вы сразу подтвердите оплату и процесс не придется откладывать.

4. Передайте документы о смене адреса ООО в ИФНС

Поскольку сведения об адресе юридического лица внесены в ЕГРЮЛ, любая корректировка должна производится своевременно. При смене юр. адреса, в налоговой ваше заявление должно появиться в 7-дневный срок с момента принятия решения о переезде. Чтобы уведомить ИФНС в рамках установленного порядка, компания готовит пакет бумаг по списку, описанному выше. Подача производится по адресу ИФНС в текущем регионе.

На сегодняшний день предусмотрено несколько вариантов взаимодействия с налоговым органом. Есть возможность обратиться и онлайн, и оффлайн:

• Онлайн — через сайт налоговой, потребуется ЭЦП директора ООО;
• Онлайн — с помощью нотариуса, который передаст документы в инспекцию, используя свою цифровую подпись;
• Оффлайн — лично принести готовые, распечатанные документы в инспекцию;
• Комбинированный вариант, через МФЦ: в центр вы можете прийти с распечатанными бумагами, а сотрудники сами проведут сканирование и предоставят бумаги в налоговую уже в цифровом виде.

5. Удостоверьтесь в смене юридического адреса ООО

В срок 5 рабочих дней компания узнает о смене юр. адреса. Решение налогового органа можно проверить несколькими способами:

• Проверить уведомления о новых письмах на email. Адрес электронной почты заявитель указывает в форме Р13014 и на него налоговая отправляет решение о смене юр. адреса в формате свежей выписки из ЕГРЮЛ. Если же решение отрицательное, то в письме вы найдете указание на причину.
• Бесплатно скачать выписку из реестра на сайте налоговой.

Даже если ваше заявление было отклонено, вы можете исправить ситуацию. Важно лишь узнать — почему вам отказали в смене юр. адреса в налоговой. Чаще всего юр. лица допускают ошибки при заполнении формы Р13014, используют неактуальные бланки или предоставляют неполный пакет документов. Тогда, вы просто исправляете ошибку и обращаетесь повторно.

Если же вы увидели в реестре новый адрес, но поняли — что он внесен с ошибкой, нужно действовать, отталкиваясь от виновника. Так, если неверная запись является ошибкой инспектора, нужно подать заявление с просьбой о корректировке в свободной форме. Если же ошибка — ваша вина, тогда подайте форму Р13014 повторно, отметив в ней причину подачи “исправление ошибок”. Для этого, отметьте значение “4” во втором пункте на титульном листе и правильно укажите свой новый адрес.

Почему важно уведомлять ФНС при переезде

• контрагенты будут избегать сотрудничества;
• банки могут заблокировать расчётные счета;
• появятся ограничения в регистрационных действиях как для самой фирмы, так и для её участников с долей более 50% в уставном капитале.

Также руководитель получит штраф, а при повторном нарушении — дисквалификацию на 1-3 года.

Но самое страшное — это исключение из ЕГРЮЛ. Через шесть месяцев после внесения записи о недостоверности сведений налоговая может ликвидировать ООО.

Чтобы избежать подобных неприятностей, при переезде нужно сразу же сообщать в налоговую о смене юридического адреса. Для этого в инспекцию подают  форму Р13014 вместе с решением единственного учредителя (протоколом общего собрания), квитанцией об уплате госпошлины и новым уставом.

Общие требования

Скачайте актуальную форму заявления и заполните её по общим правилам:

• шрифт Courier New, размер 18, чёрный цвет;
• один символ — одна клеточка; 
• слова пишите заглавными буквами;
• исправления и дописки запрещены:
• не подавайте пустые страницы;
• заполненные страницы пронумеруйте по порядку.

При смене юридического адреса заполняйте только титульный лист, лист Б и П.

Подписывать заявление нужно только в присутствии нотариуса либо усиленной квалифицированной подписью при электронной подаче. 

Смена юридического адреса

Заполнение формы Р13014 зависит от характера смены адреса. Дело в том, что у многих организаций в уставе содержится информация только о местонахождении, а в ЕГРЮЛ — полный юридический адрес с точностью до офиса, квартиры или помещения.

Поэтому если фирма решила сменить прописку в рамках своего местонахождения, то менять нужно только сведения в ЕГРЮЛ. Но при переезде в другой населённый пункт придётся вдобавок обновить устав.
 

Ещё несколько лет назад новым организациям приходилось указывать юридический адрес в уставе. Однако из-за упрощения регистрации ООО теперь в нём указывается только населённый пункт. Поэтому старым фирмам при переезде необходимо вносить изменения как в устав, так и в ЕГРЮЛ.

Перед заполнением формы обязательно убедитесь, есть ли новый адрес в ФИАС. Если нет, в регистрации нового юрадреса будет отказано. В этом случае перед подачей заявления проконсультируйтесь со своей налоговой.

В рамках населённого пункта

Часто организации переезжают именно в пределах местонахождения — в соседний дом, улицу или район. Если у фирмы в уставе указан только населённый пункт, то заполнить форму Р13014 при смене юридического адреса нужно так:

1. Титульный лист. Пункт 1, в пункте 2 укажите «2».
2. Лист Б. В пункте 2 внесите новый адрес в соответствии с ФИАС.
3. Лист П. Укажите, кем является заявитель, его данные, электронную почту и контактный номер телефона.

Пример заявления с изменённым уставом

При переезде в другой город

Когда фирма решила переехать в другой город, смена адреса происходит в несколько этапов.

Сначала нужно уведомить об этом прежний налоговый орган в течение трёх рабочих дней после принятия решения о переезде. Заполнить заявление нужно так:

1. Титульный лист. Пункт 1, в пункте 2 выберите «2», в пункте 6 укажите «1».
2. Лист Б. В пункте 1 укажите новый населённый пункт.
3. Лист П. Заполните данные о заявителе, его электронную почту и контактный номер телефона.

Пример заявления с переездом в другой город для старой налоговой

Второй этап начнётся через 21 рабочий день после того, как ФНС внесёт информацию об изменении юр адреса в ЕГРЮЛ. Тогда подайте заявление в налоговую уже по новому адресу. Заполните:

1. Титульный лист. Пункт 1, в пункте 2 выберите «1», затем ниже уточните форму изменения устава. Если общество использует типовой устав, то в пункте 2 проставьте «2», так как изменений в нём не будет.
2. Лист Б. В пунктах 1 и 2 впишите новый населённый пункт и юридический адрес в соответствии с ФИАС.
3. Лист П. Внесите данные о заявителе, его электронную почту и контактный телефон.

Пример заявления с переездом в другой город для новой налоговой

При переезде в другой город на адрес участника организации

Изменение юридического адреса при смене местонахождения может произойти и в один этап — если новый адрес является местом жительства участника организации с долей в уставном капитале в размере от 50%. В таком случае заявление нужно подать в налоговую по новому юридическому адресу. Форму Р13014 заполните так:

1. Титульный лист. Пункт 1, в пункте 2 выберите «1» (собственный устав) или «2» (типовой устав), в пункте 6 укажите «1».
2. Лист Б. Пункты 1 и 2, где вписать нужно новый населённый пункт и юридический адрес.
3. Лист П. Укажите данные о заявителе, его электронную почту и контактный телефон.

Пример заявления с переездом на адрес участника организации

Статья актуальна на 

20.05.2022

Порядок изменения юридического адреса ООО в 2023 году

Для смены юридического адреса ООО нужно оформить решение единственного участника/протокол общего собрания, подготовить заявление по форме № Р13014, заверить его у нотариуса и уведомить налоговую. В некоторых случаях также нужно внести изменения в устав компании.

После того, как ООО получит лист записи Единого госреестра юр. лиц с внесенными изменениями, необходимо проинформировать об этом банк, где открыт расчетный счет ООО, и контрагентов (поставщиков, покупателей), если такой порядок предусмотрен вашим с ними договорами и будет полезен для бизнеса.

1. Нужно ли менять устав при смене адреса ООО

Вы обязаны внести корректировки в устав, если при переезде новый адрес не будет соответствовать тому, который написан в уставе. Так происходит в следующих случаях:

• В уставе написан полный адрес, какая-то часть которого (или весь адрес целиком) меняется при переезде.
• В уставе указан только населенный пункт, компания переезжает за его пределы.

Смену адреса в учредительном документе можно оформить листом изменений к уставу или принятием новой редакции устава. Если помимо смены адреса организации никаких изменений больше нет, проще выбрать первый вариант и подготовить только лист изменений.

Если же указан только город, и адрес менятся в его пределах, или компания, в адресе которой не фигурирует номер офиса, переезжает внутри одного здания, вносить изменения в устав не нужно.

2. Список документов для подачи в ФНС

При смене юридического адреса ООО в 2023 году требуется:

1. Заявление Р13014.
2. Решение единственного учредителя либо протокол общего собрания учредителей о смене адреса организации.
3. Устав или лист изменений к уставу юридического лица — при необходимости.
4. Квитанцию об уплате госпошлины в размере 800 рублей, если нужно внести изменения в устав.
5. Желательно приложить документы на юридический адрес.

3. Способы подачи документов в налоговую

Документы в 2023 году могут быть поданы:

• лично заявителем в бумажном виде в МФЦ или в ИФНС;
• через нотариуса с его ЭЦП — это платно;
• через онлайн-сервис ФНС в виде электронных документов, которые подписаны электронной подписью заявителя.

МФЦ (многофункциональные центры), как правило, подают документы в ФНС на следующий рабочий день после их получения от вас.

При любом виде подачи ответ из ФНС вы получите в виде электронных документов на email, указанный в заявлении. Ответ на бумажном носителе вы можете получить, сделав соответствующую отметку на последней странице формы Р13014. 

Если в регистрации отказано, то у вас будет три месяца со дня принятия решения об отказе, чтобы откорректировать ошибки. В данном случае уплачивать госпошлину еще раз не придется. Документы, оставшиеся в ФНС после отказа, подавать повторно не трубуется, только скорректированные.