Как делать руководство по эксплуатации - RukovodstvoRus.ru - инструкции пользования и руководства

Руководство по эксплуатации – это нормативный документ, который разрабатывается отдельно на каждый вид продукции и сопровождает товар на протяжении всего срока эксплуатации. Норматив включает полную информацию о товаре, его основных свойствах и назначении, режимах работы и способах обеспечения безопасности.

РЭ относится к эксплуатационной документации, поскольку помогает пользователю обеспечить монтаж и правильное применение товара. Но значение документа более глубокое. Оно необходимо для того, чтобы компания-производитель могла получить сертификат соответствия производства. Государственные органы контроля проверяют не только процесс изготовления продукта, но и документационное сопровождение.

Если в РЭ и иных актах не будут выявлены ошибки и нарушения законодательства, компания быстро пройдет проверки и получит сертификаты. В противном случае производитель будет вынужден тратить время и деньги на корректировки, что значительно увеличивает расходы компании.

Как составить РЭ?

Руководство по организации эксплуатации составляется по указаниям ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.105, в которых приведены рекомендации по содержанию, структуре и способу оформления акта. В зависимости от типа выпускаемого товара структура может незначительно меняться, но основные разделы должны сохраняться:

· введение – обоснование разработки акта, его область применения;

· данные о товаре – его комплектация, сырье, области применения, фактические параметры работы;

· описание способов эксплуатации товара (режимы работы), а также методов монтажа и наладки;

· данные по организации безопасности, соблюдении правил взаимодействия с предметом;

· сведения о частоте технических проверок, методах обслуживания товара;

· перечень типичных неполадок, способов их устранения;

· правила транспортировки, хранения, утилизации.

Разработкой РЭ занимается компания-производитель, в которой для этой задачи должен быть предусмотрена отдельная должность или отдел. Если этого в компании нет, она имеет право делегировать полномочия специализированному экспертному центру.

Сторонняя компания должна иметь опыт в разработке таких документов. Ее сотрудники имеют опыт составления нормативных актов, знают все требования стандартов. Это гарантирует быстрый запуск документа в работу, а также отсутствие вопросов со стороны государственных контрольных органов.

Руководство по эксплуатации (РЭ) описывает характеристики, конструкцию и правила использования объекта, для которого оно составлено.

Без этого сопроводительного документа не обходится бытовая техника, различные приборы, оборудование, машины и многие другие товары народного потребления и промышленного назначения.

Второе название РЭ – инструкция по эксплуатации.

Цель разработки руководства

Группы лиц, которым может понадобиться инструкция – это не только обычные потребители, но и специалисты, осуществляющие ремонт и техническое обслуживание, сотрудники предприятий.

Главная цель документа – описать, как правильно использовать объект, чтобы он выполнял свои прямые функции, а также обеспечить при этом безопасность пользователя. Также в инструкции дается информация об оценке технического состояния и осуществлении ремонта изделия.

РЭ относится к категории конструкторской документации, наряду с паспортом на изделие, сборочной схемой и габаритными чертежами. Все перечисленное может понадобиться:

Когда изготавливается новое изделие (для передачи заказчику);
При сертификации продукции (передается в сертификационный центр);
При импорте и таможенных досмотрах.

Требования к руководству по эксплуатации

Нормативно-технические акты, устанавливающие требования к РЭ:

ГОСТ 2.601-2013 – описывает виды эксплуатационных документов, требования к ним и комплектность;
ГОСТ 2.610-2006 – устанавливает правила составления различных эксплуатационных документов, в том числе РЭ.

Согласно этим нормативам, руководство должно содержать информацию о конструкции, описание работы, свойствах изделия, указания для его безопасного использования. Описание эксплуатации не должно ограничиваться только использованием по прямому назначению. Необходимо, чтобы оно включало также и правила транспортировки, хранения, обслуживания и ремонта, проведения оценки технического состояния, информацию о правильной утилизации.

Дополнительные требования к РЭ описывает ТР ТС 010/2011, действующий с 2013 года. В частности, они касаются характеристик безопасности машин и оборудования. Так, ТР ТС устанавливает необходимость доводить до потребителя информацию о потенциальной опасности при недопустимой эксплуатации. В инструкции должны прописываться ограничения условий применения и те меры безопасности, которые необходимо предпринимать, используя оборудование.

ГОСТ на оформление РЭ

Согласно требованиям стандартов – двух профильных ГОСТов, РЭ должно быть составлено по установленному образцу с учетом всех изложенных в них рекомендаций, носящих обязательный характер.

Стандартом 2.601-2013 разрешается составление руководства в электронной форме, что подразумевает возможность размещения и на сайте производителя. Дополнительно в отношении электронного РЭ будут действовать требования ГОСТ 2.051-2013, где отражена информация о правилах составления электронной конструкторской документации.

Руководство должно сопровождаться подробными техническими схемами. А из-за схожести инструкции по эксплуатации с паспортом на изделие, нормативами разрешается их объединение. В таком случае документ будет иметь название «Паспорт и руководство по эксплуатации».

Структура и содержание документа

Согласно ГОСТ 2.610-2006, устанавливающего требования к содержанию РЭ, оно должно состоять из введения и следующих разделов:

1 часть – описывает оборудование и его функции;
2 – содержит сведения об использовании по назначению;
3 – обозначает, как должно проводиться техническое обслуживание;
4 – отражает сведения о проведении текущего ремонта;
5 – оговаривает правила хранения;
6 – описывает информацию о правильной транспортировке;
7 – содержит данные об утилизации.

В этом же ГОСТе (номер 2.610-2006) можно увидеть примеры оформления титульного листа, образец внесения данных в разные части РЭ в табличной форме.

Как разработать документ?

Для разработки инструкции следует обращаться к специалистам.

Эксперты нашего центра помогут сориентироваться во всех требованиях стандартов. Мы оказываем услуги по разработке РЭ и правильно составим его в короткие сроки.

Какие сведения потребуются?

Для разработки РЭ специалистам нужно будет предоставить ряд документов, таких как:

Заявление;
Описание продукции;
Отсканированные копии учредительной документации;
Реквизиты заявителя.

Для уточнения информации о составлении РЭ для вашей продукции обращайтесь к специалистам нашего центра удобным для вас способом. Мы оперативно ответим на все возникшие вопросы.

Руководство по эксплуатации оборудования является важной составляющей конструкторской документации. Настоящая инструкция разрабатывается в отношении технологического и другого оборудования, работа с которым требует специальной подготовки персонала. Содержание документа зависит от сферы и условий применения устройств, а также согласовывается с заказчиком.

В каких случаях нужен документ?

Инструкции по эксплуатации оборудования содержат сведения о конструктивных особенностях, вариантах применения и составных частях изделий. Также в них указываются требования к безопасности в процессе использования продукции. Данная сопроводительная документация является одним из наиболее важных технических документов, который должен составляться для любого технологического оборудования.

Наличие руководства нужно не только для безопасной эксплуатации техники – оно также потребуется для проведения оценки соответствия устройства в рамках системы ТР ТС или ГОСТ Р.

Получить руководство можно, основываясь на положениях приказа Ростехнадзора №112, утвержденного и принятого 29.02.2008 г. Инструкция позволяет дать представление пользователям и потребителям данной категории продукции о правилах ее использования, сфере применения и особенностях работы.

Нормативная база

Разработка документа по эксплуатации технического оборудования производится на базе требований следующих государственных стандартов:

ГОСТ 2.105-2006 – в стандарте отражены нормы и требования в отношении содержания текстовой части.
ГОСТ 2.601-2006 – стандарт, который регулирует правила оформления.

Кроме того, требования к содержанию и составлению документов, которые разрабатываются в отношении различных машин, отражены в действующих технических регламентах (например, ТР ТС 010/2011).

Стоит отметить, что документ по эксплуатации технического оборудования состоит не только из текстовой части. В нем также представлены чертежи, схемы, изображения и прочие графические элементы, которые позволяют потребителю наглядно увидеть тонкости применения конкретного устройства.

Структура инструкции по эксплуатации

Введение.
Описание и особенности функционирования.
Применение по назначению.
Техническое обслуживание.
Текущие ремонтные работы.
Особенности хранения.
Транспортировка.
Правила утилизации.

Типовая инструкция представляет собой обязательное приложение для устройств и механизмов, которые имеют технически сложную конструкцию. Также документ является обязательным для оборудования, которое требует особых условий эксплуатации, техобслуживания и ремонта.

Порядок разработки

Сопроводительная документация составляется на основании информации об особенностях установки, регулировки, пуска, настройки, ввода в эксплуатацию, эксплуатации, ремонта и утилизации продукции.

Разработка инструкции по работе со сложными техническими устройствами полностью возложена на изготовителя или импортера продукции. Инструкция заполняется на языках стран ЕАЭС, ее составлением может заниматься сам производитель/поставщик или специалисты сертификационного центра.

Так как любая неточность и ошибка, допущенная при составлении РЭ, может привести к травмам и другим неприятным последствиям, рекомендуется составлять любую конструкторскую документацию, обращаясь к экспертам сертификационных центров.

Срок и необходимые документы

Каждому руководству присваивается название и буквенное/цифровое обозначение. Выдается документ на срок до 5 лет. Таким образом, пересмотр РЭ осуществляется не реже одного раза в 5 лет. Если на протяжении периода его действия условия функционирования и применения изделий остались неизменными, его действие продлевается на аналогичный срок.

Для составления руководства по использованию необходима следующая документация:

Рабочая техническая документация.
Чертежи и схемы.
Сведения о техническом состоянии.
Протоколы и акты приемки с результатами проведенных испытаний.
Информация о производственных мощностях изготовителя и другие документы (в зависимости от особенностей конкретной техники).

Чтобы ознакомиться с дополнительными сведениями, обратитесь в центр сертификации «Рос-Тест». Заказать любой технический или конструкторский документ можно прямо на нашем официальном сайте.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Правила оформления руководства по эксплуатации в Москве

Второе название РЭ – инструкция по эксплуатации.

Цель разработки руководства

Требования к руководству по эксплуатации

Нормативно-технические акты, устанавливающие требования к РЭ:

ГОСТ на оформление РЭ

Структура и содержание документа

Как разработать документ?

Для разработки инструкции следует обращаться к специалистам.

Какие сведения потребуются?

Для разработки РЭ специалистам нужно будет предоставить ряд документов, таких как:

Источник

Руководство по эксплуатации

Руководство по эксплуатации – это технический документ, в котором описывается правильное и безопасное использование продукции. Разрабатывается техническим специалистом на заводе или с помощью технических экспертов сертификационного центра. В отличие от других технических документов, руководство является более объемным документом, который включает гораздо больше разделов.

Основные разделы, которые должны содержаться в руководстве по эксплуатации (пользователя):

Руководство по эксплуатации является обязательным документом для продукции технологически сложной или технологически опасной. Предоставляется потребителям, которые планирует эксплуатацию устройства на опасном объекте, а так же при получении разрешительных документов: сертификата соответствия, разрешения на применение Ростехнадзора, пожарного сертификата.

Все виды эксплуатационных документов (скачать).

Разработка руководства по эксплуатации.

Для разработки документа желательно предоставить максимальное описание технического устройства (общий вид, чертежи, область применения, комплектность). Нашей компанией был создан технический отдел с квалифицированными техническими специалистами, с помощью которых разработка составит минимальные сроки, а качество документа будет отвечать всем необходимым требованиям и актуальным стандартам.

Примеры наших работ:

Отзывы наших клиентов

Благодарственное письмо
Управление «Моспромгаз» АО «МОСГАЗ» выражает благодарность ключевому партнеру в области сертификации компании ООО ТЕСТПРОМ за профессионально оказанные услуги по проведению работ в области сертификации промышленной безопасности, пожарной сертификации, а так же работ по подтверждению сейсмоустойчивости по шкале MSK-64 и разработке технической документации.

Очень довольны компетентным персоналом Вашей компании. Мы получили индивидуальный подход, решение нестандартных задач, ответы на все вопросы и качественные документы в установленные сроки.

Наша компания рассчитывает на дальнейшее сотрудничество и рекомендует ООО ТЕСТПРОМ как надежного партнера в области сертификации продукции, услуг и производства.

Начальник Управления, Г.К.-А. Ибрагимов
28.11.2018 год, г. Москва

Источник

Как написать инструкцию так, чтобы тебя поняли

Есть такая поговорка: «Хочешь сделать хорошо — сделай сам».

Для себя, действительно, так будет быстрее и спокойнее. Однако любому руководителю известно, что плохой менеджер это тот, кто не умеет объяснять и делегировать полномочия. Соответственно, умение давать четкие инструкции и план действий — задача хорошего руководителя. А помогает ему в этом «юзабельность». Давайте и разберёмся с этим понятием.

Юзабилити (от англ. usability) означает удобство в использовании, эргономичность и легкость в понимании.

Инструкция для сотрудников — эффективная и легкая, если результат ее выполнения успешен. При подготовке статьи анализировались внутренние инструкции для сотрудников, выложенные на внутреннем ресурсе Wiki. Однако многие из них оставляют вопросы даже при подробном изучении материала.

Итак, а теперь непосредственно к главному.

Выражение: «И так сойдет» — точно не для инструкций.

1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.

2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.
Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.

3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.

Примеры скриншотов с вполне понятными шагами:

4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше сотрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.

5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.

6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов. Например,

7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.

8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.

9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.

Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».

Источник

Как написать руководство по эксплуатации

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Unified system for design documentation.
Exploitative documents.

МКС 01.110
ОКСТУ 0002

Дата введения 1996-07-01

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России

ВНЕСЕН Госстандартом России

2 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 8 от 12 октября 1995 г.)

За принятие проголосовали:

Наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Казахстан

Таджикский государственный центр по стандартизации, метрологии и сертификации

Главная государственная инспекция Туркменистана

Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 16 от 08.10.99)

За принятия изменения проголосовали:

Наименование национального органа по стандартизации

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 29 февраля 1996 г. N 130 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.601-95 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.

5 ИЗДАНИЕ (март 2003 г.) с Изменение N 1, принятым в июле 2000 г. (ИУС 9-2000 г.) и Поправкой (ИУС 12-2001)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает виды, комплектность и правила выполнения эксплуатационных документов.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, устанавливающие виды, комплектность и правила выполнения эксплуатационных документов на изделия конкретных видов техники с учетом их специфики.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.104-68 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации. Обозначение изделий и конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.605-68 Единая система конструкторской документации. Плакаты учебно-технические. Общие технические требования

ГОСТ 2.608-78 Единая система конструкторской документации. Порядок записи сведений о драгоценных материалах в эксплуатационных документах

ГОСТ 2.701-84 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 1639-93 Лом и отходы цветных металлов. Общие технические условия

ГОСТ 5773-90 Издания книжные и журнальные. Форматы

ГОСТ 18322-78 Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3 Общие требования

3.1 Эксплуатационные документы (ЭД) предназначены для эксплуатации изделий, ознакомления с их конструкцией, изучения правил эксплуатации (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования), отражения сведений, удостоверяющих гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантий и сведений по его эксплуатации за весь период (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные), а также сведений по его утилизации.

3.2 ЭД, поставляемые с изделием, должны полностью ему соответствовать.

3.3 Сведения об изделии, помещаемые в ЭД, должны быть достаточными для обеспечения правильной и безопасной эксплуатации изделий в течение срока службы. При необходимости в ЭД приводят указания о требующемся уровне подготовки обслуживающего персонала.

3.4 В ЭД дают ссылки только на документы, включенные в ведомость эксплуатационных документов для данного изделия.

При указании сведений о изделии и (или) материале, изготовленных по стандартам или техническим условиям, в ЭД указывают

обозначение соответствующих стандартов или технических условий.

3.5 Изложение текста ЭД и титульный лист выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105 и настоящего стандарта.

Схемы в ЭД выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.701.

3.7 ЭД разрабатывают на основе:

— рабочей конструкторской документации по ГОСТ 2.102;

— опыта эксплуатации аналогичных изделий;

— анализа эксплуатационной технологичности изделий и их составных частей;

— материалов по исследованию надежности изделий данного типа и аналогичных изделий других типов;

— результатов научно-исследовательских работ, направленных на повышение качества эксплуатации изделий (при наличии).

4 Виды и комплектность эксплуатационных документов

4.1 Виды эксплуатационных документов

4.1.1 К эксплуатационным документам относят текстовые и графические рабочие конструкторские документы, которые в отдельности или в совокупности дают возможность ознакомления с изделием и определяют правила его эксплуатации.

4.1.2 Документы подразделяют на виды, указанные в таблице 1.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

4.2 Комплектность эксплуатационных документов

4.2.1 Номенклатуру ЭД, необходимую для обеспечения эксплуатации изделия, устанавливают в соответствии с таблицей 2.

4.2.2 В ЭД на изделие включают в необходимых объемах сведения об изделии в целом и составных частях, установленных на изделии к моменту поставки его заказчику (потребителю).

(Измененная редакция, Изм. N 1).

Руководство по эксплуатации

Документ, содержащий сведения о конструкции, принципе действия, характеристиках (свойствах) изделия, его составных частей и указания, необходимые для правильной и безопасной эксплуатации изделия (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования) и оценок его технического состояния при определении необходимости отправки его в ремонт, а также сведения по утилизации изделия и его составных частей

Инструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке изделия

Документ, содержащий сведения, необходимые для монтажа, наладки, пуска, регулирования, обкатки и сдачи изделия и его составных частей в эксплуатацию на месте его применения

Документ, содержащий сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, сведения, отражающие техническое состояние данного изделия, сведения о сертификации и утилизации изделия, а также сведения, которые вносят в период его эксплуатации (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные)

Документ, содержащий сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, а также сведения о сертификации и утилизации изделия

Документ, содержащий гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, сведения о сертификации изделия и его утилизации (при необходимости)

Каталог деталей и сборочных единиц

Документ, содержащий перечень деталей и сборочных единиц изделия с иллюстрациями и сведения об их количестве, расположении в изделии, взаимозаменяемости, конструктивных особенностях и материалах

Нормы расхода запасных частей

Документ, содержащий номенклатуру запасных частей изделия и их количество, расходуемое на нормируемое количество изделий за период их эксплуатации

Нормы расхода материалов

Документ, содержащий номенклатуру материалов и их количество, расходуемое на нормированное количество изделий за период их эксплуатации

Ведомость комплекта запасных частей, инструмента и принадлежностей (ЗИП)

Документ, содержащий номенклатуру, назначение, количество и места укладки запасных частей, инструментов, принадлежностей и материалов, расходуемых за срок службы изделия

Документы, содержащие сведения о конструкции изделия, принципах действия, приемах использования, техническом обслуживании, утилизации, областях технических знаний с необходимыми иллюстрациями

Ведомость эксплуатационных документов

Документ, устанавливающий комплект эксплуатационных документов и места укладки документов, поставляемых с изделием или отдельно от него

Источник

Как правильно составить руководство по эксплуатации оборудования?

На любое техническое оборудование должно быть разработано специальное руководство по эксплуатации (РЭ). Оно составляется на основе требований ГОСТ Р 2.601-2019 “Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Эксплуатационные документы”.

Использование различных аппаратов и устройств осуществляется согласно правилам, установленным в технической документации. Она включает в себя основные параметры оборудования и его конструктивные особенности. Это своего рода инструкция, содержащая правила работы техники. Рассмотрим важные признаки грамотно разработанного РЭ.

Правила оформления

Руководство может представлять собой:

В последнее время используется новый формат размещения РЭ. Документ публикуется на официальных сайтах изготовителя.

Главный признак грамотно разработанного руководства – решение следующих задач:

Важная информация, отражаемая в документе

Все сведения, включенные в РЭ, должны быть четкими, подробными и понятными для восприятия обычным пользователем. Это важно для человека, который не владеет техническими терминами и определениями.

Основные разделы руководства представляют собой:

В некоторых случаях необходимо включать в описание чертежи, таблицы и пояснительные материалы с терминологией. Если продукцию планируется экспортировать, то технический документ требуется перевести на язык страны получателя груза. Обязанность по составлению РЭ лежит на производителе продукции, который может справиться с задачей своими силами или привлечь сторонние организации.

На что обратить внимание при разработке РЭ

Главное правило создания документа — доступность информации для понимания.

Ведь пользователем устройства может быть человек, не имеющий профессиональных знаний и навыков. При разработке РЭ необходимо избегать сложных словесных конструкций, сведения должны быть четкими и понятными.

Бывают случаи, когда без использования специальных терминов не обойтись. Тогда в состав руководства включается раздел с расшифровкой терминов и определений.

Первоначальным этапом создания РЭ является знакомство с деятельностью предприятия, получение подробной информации о выпускаемом товаре. После этого осуществляется обработка и анализ информации. Затем уже можно перейти к разработке документации. Процедура оформления подразумевает тесный контакт между составителем документа и изготовителем устройства. Такая слаженная работа позволит исключить появления ошибок в описании технических параметров и нюансов эксплуатации.

При составлении технической документации нельзя использовать расплывчатые высказывания, которые могут быть двояко истолкованы. Это может привести к непониманию пользователем правил эксплуатации.

Регистрация документа

В особых случаях РЭ должно быть зарегистрировано в специальном государственном реестре.

Это требование относится к следующим видам продукции:

Для других изделий регистрация документа не нужна.

Создание руководства по эксплуатации – ответственный процесс, в ходе которого необходимо учитывать требования государственных национальных и международных нормативов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник

Оформить руководство по эксплуатации необходимо, следуя требованиям национального стандарта ГОСТ 2.601-2019. В нём можно найти очень много информации об эксплуатационных документах в целом и руководстве по эксплуатации в частности.

Руководство по эксплуатации какого-либо оборудования должно содержать как общую, так и очень подробную информацию об этой машине. Оформляя руководство по эксплуатации, нужно описать:

принципы функционирования оборудования;
параметры и характеристики;
комплектующие части (если есть);
сведения по ремонту, плановому обслуживанию и утилизации.

Документ руководства по эксплуатации можно оформить как в бумажном, так и в электронном интерактивном виде для размещения на сайт и лучшего понимания функционирования аппарата.

Основные принципы оформления содержания руководства по эксплуатации

Для правильного понимания и выполнения требований руководства по эксплуатации, глаголы в тексте документа нужно использовать в повелительном наклонении: «взять», «сделать», «включить», «установить» и т.п.

Любые действия, которые нужно выполнить для достижения какого-либо результата, следует описывать в логическом порядке. Последовательность действий можно также приводить в виде таблицы.

Для сложных оборудования оформлять руководство по эксплуатации рекомендуется, разделяя текст на разделы и подразделы с соответствующей нумерацией.

Также очень важно при оформлении руководства по эксплуатации отдельно прописывать требования к безопасности, преднамеренно выделяя данные разделы или абзацы. Выделить меры безопасности можно предостерегающими словами «Внимание!», «Запрещается!» «Предупреждение!» и т.п.

Если оформляется руководство по эксплуатации на изделие, которое требует повышенной осторожности при использовании, то на титульном листе документа следует сделать соответствующую надпись: например, «ВНИМАНИЕ! ОСОБАЯ ОСТОРОЖНОСТЬ!».

Для лучшего понимания и восприятия действия и пояснений в руководстве по эксплуатации следует приводить схемы, рисунки, разные графические иллюстрации, чертежи, диаграммы, графики и т.п. В ГОСТе есть подробное описание, как и куда правильно вставлять данные изображения и иллюстрации.

Основные принципы технического оформления руководства по эксплуатации

В национальном стандарте ГОСТ Р 2.601-2019 в подразделе 8.2 можно найти подробные требования к техническому оформлению руководства по эксплуатации, если оно разрабатывается в бумажном виде.

Обычно при оформлении руководства по эксплуатации изготовитель сам решает, на каком носителе публиковать документ. Но могут быть ситуации, когда есть требования заказчика выполнить оформление руководства по эксплуатации, например, в анимационном виде на цифровом носителе. Поэтому рекомендуется консультироваться с заказчиком (если он есть) по поводу носителя руководства по эксплуатации. Особенно это касается государственных заказов.

При оформлении руководства по эксплуатации на бумажном носителе следует использовать листы А4 согласно ГОСТ 2.301. Страницу документа нужно поделить на следующие зоны:

информационная зона с технической информацией;
верхний колонтитул – 1-2 строчки;
нижний колонтитул – 2-3 строчки.

Если заказчик не выдвинул требования по качеству бумаги, формату, переплёту и других технических особенностей, то их устанавливает изготовитель оборудования.

Если схем, графиков и иллюстраций слишком много, то стандарт предполагает их отдельное брошюрование в качестве приложения к руководству по эксплуатации.

При оформлении руководства по эксплуатации в электронном виде, разрешается передавать мультимедийную версию заказчику и пользователям на электронных носителях, с помощью удалённого доступа или через интернет. В зависимости от оговорённых условий, доступ к передаче электронного руководства по эксплуатации может бить единичным или многократным.

Источник

Загрузить PDF

Руководство пользователя — это справочник на бумажном или цифровом носителе (в формате PDF или XPS), в котором приводятся инструкции по эксплуатации чего-либо или описывается правильный порядок действий для совершения какого-нибудь процесса. Хотя когда человек слышит словосочетание «руководство пользователя», он обычно представляет руководство по использованию определенной программы, инструкции по эксплуатации есть у компьютерной и бытовой техники (телевизоры, стерео-системы, телефоны, мп3-плейеры, садовая техника и и т.д.). Хорошее руководство пользователя рассказывает об основных функциях прибора или программы и объясняет, как правильно ими пользоваться, при этом информация обычно хорошо структурирована. Эта статья расскажет, о чем важно помнить при создании и оформлении руководства пользователя.

1
Определите, кто ваш читатель. Чтобы создать хорошее руководство пользователя, нужно понимать, какой человек купит то устройство, к которому вы создаете инструкцию. Можно записать свои мысли, а можно просто представить себе этого человека. Это полезно делать, если вы работаете в команде по созданию документации и если вы участвуете в разработке продукта от самого начала до конца. Подумайте о следующем:
- Где человек будет пользоваться инструкцией по эксплуатации: дома, на работе, в машине, в интернете? Это определит не только содержание, но и стиль документации.
- Как человек будет пользоваться инструкцией? Если человеку потребуется лишь изредка заглядывать в руководство пользователя, значит, инструкция должна быть оформлена в сжатой форме. Если руководством будут пользоваться часто, особенно в самом начале, вам следует включить целый раздел о том, как начать пользоваться устройством или программным продуктом, и подробно описать все самые важные функции.
- Как много опыта должно быть у человека? Если ваш товар относительно новый или существенно отличается от похожих товаров, вам нужно будет включить информацию о том, чем этот товар отличается от аналогов, и предоставить пользователю подробные инструкции. Если товар связан с частыми проблемами (например, с большим количеством программ), опишите, что следует делать, когда проблема возникнет.
2
Пишите так, чтобы читатель вас понял. Если только ваш товар не предполагает наличие узких знаний у пользователя, лучше избегать технических терминов и описывать все простым, понятным языком. Структура текста должна соответствовать последовательности вопросов, которые могут возникать у пользователя. Правильнее группировать функции прибора в зависимости от задач, которые он выполняет, и отказаться от идеи объединения в одну группу самых популярных функций.
- Иногда полностью исключить технические термины невозможно (например, если вы составляете инструкцию к программе для создания графиков и диаграмм, где помимо стандартных средств также используются графические инструменты Фибоначчи). В этом случае полезно дать определение термину и краткое описание (то есть что такое графики Фибоначчи и как они используются в анализе финансовых показателей).
3
Опишите проблему, с которой может столкнуться пользователь, а затем предложите решение. Когда вы рекламируете какой-то продукт, фразы о том, как он сможет решить определенную проблему, несомненно привлекут много внимания. Но когда пользователь купит этот продукт, ему нужно объяснить, что с ним делать. Опишите, с какими проблемами может столкнуться пользователь в процессе эксплуатации, и включите в руководство инструкции по разрешению этих проблем.
- Если проблема сложная, разбейте ее на несколько частей. Составьте список и сопроводите каждый пункт инструкциями. Это называется разбивкой на блоки.
Реклама

1
Продумайте обложку и оформление первых страниц разделов. Вам потребуется создать обложку, если инструкция занимает несколько страниц. Необходимо будет также оформить страницы с названием разделов для инструкций, где общее количество информации занимает более 4 страниц.
- Если руководство пользователя защищено авторским правом, соответствующее указание должно находиться на обложке и на страницах разделов.
- Если руководство пользователя предусматривает определенные условия использования продукта и инструкции к нему, разместите эту информацию с внутренней стороны обложки.
2

Ссылки на дополнительную документацию разместите в введении. Если руководство состоит из нескольких брошюр, укажите все номера брошюр в начале. Кроме того, здесь также следует разместить раздел «Как использовать эту инструкцию по эксплуатации», если вы решили, что такой раздел необходим.
3

Если количество страниц превышает 10 штук, вам понадобится оглавление.
4
Основу руководства по эксплуатации должны составлять инструкции и информация о составных частях товара. Как правило, инструкции разбивают на блоки, и в каждом блоке можно указать, в каких разделах пользователю стоит искать ту или иную информацию. Так пользователю будет проще и быстрее находить нужные ему сведения.
- Процессы должны быть описаны четко и последовательно. Начните с общего описания задачи, затем объясните, что пользователю нужно будет сделать и какой результат он должен будет получить. Все шаги должны быть пронумерованы, а начинаться предложения должны с глаголов.
- Справочные материалы должны включать список функций, способы диагностирования неисправностей и часто задаваемые вопросы. В конце руководства пользователя можно разместить краткий словарь терминов и алфавитный указатель, хотя основные термины часто выносятся в начало. Алфавитный указатель рекомендован для инструкций, чей объем превышает 20 страниц.
5
Используйте изображения и схемы. Рисунки и скриншоты могут описать определенные процессы лучше, чем текст, особенно если речь идет от сложных процессах, где необходимо иметь визуальное подтверждение тому, что человек все делает верно. Графические изображения можно создать в специальных программах: в системах двух- и трехмерного черчения, в графических редакторах, в приложениях для обработки фотографий и т.д. Если необходимо сделать скриншоты, их можно получить с помощью штатных средств комьпютера и графической программы с возможностью сохранения скриншотов.
- После того, как получите графическое изображение, сохраните его в сжатом формате. Вам также может потребоваться уменьшить размер рисунка, чтобы он помещался на страницу, но размер не должен быть слишком маленьким, так как иначе пользователь не сможет рассмотреть, как и что следует делать. Если потребуется, можно разбить изображение на несколько частей и описать каждую из них.
- Если вы используете несколько изображений, они должны иметь одинаковый размер, пропорции и разрешение. Такие изображения будут более понятны и приятны читателю. При создании скриншотов убедитесь, что вы используете стандартную цветовую схему (для случаев, когда руководство печатается в цвете).
- Хотя графические редакторы (например, Photoshop и Paint Shop Pro) удобны для создания скриншотов, лучше пользовать специальными программами (например, SnagIt), поскольку они позволяют сразу же быстро и легко отредактировать, сохранить и подписать все изображения.
Реклама

1
Выберите читаемый шрифт. Хотя компьютеры поддерживают разные шрифты, руководство пользователя должно быть хорошо читаемым, поэтому отдавайте предпочтение самым простым. Лучше всего подобрать несколько шрифтов, которые хорошо смотрятся вместе. Есть два типа шрифтов: с засечками и без засечек.
- У шрифтов с засечками есть небольшие черточки по краям линий. К таким шрифтам относятся Times New Roman, Baskerville и Book Antiqua. Такие шрифты подойдут большим объемам текста, напечатанного 10 или 12 размером и составляющего основу руководства пользователя.
- Шрифты без засечек имеют простые линии без украшений. Это такие шрифты, как Arial, Calibri и Century Gothic. Шрифты без засечек лучше смотрятся в текстах, напечатанных 8 или 10 шрифтом в руководствах в формате PDF или web-документа. Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Однако эти шрифты можно использовать и для крупного текста — например, для набора заголовков. Шрифты без засечек подходят для набора цифр в таблицах и колонках.
- Следует выбирать простые шрифты наподобие Arial или Times New Roman, хотя для цитат подойдет какой-нибудь более сложный шрифт. Если вы пишете руководство пользователя для фэнтезийной игры, можно выделить витиеватым шрифтом названия глав. Допускается также выделение цитат курсивом.
- После того, как выберите шрифты, создайте тестовую страницу, чтобы убедиться, что эти шрифты сочетаются между собой на бумаге. Покажите эту страницу человеку, который одобряет макеты, прежде чем отдать руководство пользователя в печать.
2
Продумайте схему расположения информационных блоков. На этом этапе вам нужно решить, в каком порядке размещать информацию.
- Как правило, название руководства пользователя и названия глав размещаются сверху или снизу страницы вместе с нумерацией страниц. Цифры могут располагаться с внешней стороны (для верха и низа страницы) или по середине (для низа). Первая страница каждого раздела может отличаться от остальных, поэтому вы можете разместить номер ее страницы по середине снизу, а номера всех остальных страниц — с внешней стороны.
- Отдельные фрагменты текста можно выделить цветом, поместив их в специальные блоки. Важно выбрать такой оттенок, который не забивал бы текст.
- Оставьте достаточно большие отступы со всех сторон. Со стороны переплета отступ должен быть шире.
3
Подумайте над типом переплета. Если в вашем руководстве пользователя больше 4-х страниц, вам потребуется переплет. Документы для внутреннего пользования обычно скрепляют степлером в углу, но если вы будете вкладывать свое руководство в коробку с товаром, вам нужно будет подойти к этому вопросу более ответственно. Есть три типа переплета:
- Скрепление скобой. Этот тип подходит для брошюр размерами 21x 27.5 см, 21×35 см или 11 x 27.5×42.5 см. Большинство недорогих инструкций по эксплуатации, которые состоят из 48 страниц и менее, переплетаются таким образом.
- Переплет внакидку. Так переплетают большинство обычных инструкций по эксплуатации, не считая инструкций к автомобилям, хотя некоторые длинные руководства также переплетаются таким образом. (Paint Shop Pro изначально поставлялся именно с таким руководством пользователя.)
- Переплет с проволочной спиралью. Таким способом переплетают руководства, которые используются в более суровых условиях, например, на улице, где скобы могут с легкостью сломаться или разойтись. В некоторых инструкциях по применению с таким переплетом также встречаются ламинированные страницы, которые не промокают и не пачкаются в грязи.
4
Сверстайте документ. В большинстве текстовых редакторов и программ для публикации текста в интернете предусмотрена возможность верстки. По мере того, как вы будете набирать текст, он будет автоматически отображаться в выбранном шрифте. (Эта статья была изначально написана с помощью шаблона в Microsoft Word.) В этих программах также есть уже готовые шаблоны, которые вы можете изменить с учетом своих потребностей, вместо того, чтобы создавать шаблон с нуля.
- В текстовых редакторах и программах для публикации текста в интернете также есть функция создания «стилей», сохранения шрифтов и задания размеров для оглавлений, колонтитулов и основного текста. Можно выбрать из уже существующих стилей («Заголовок1», «Обычный», «Цитата») или создать свой собственный стиль и дать ему свое название. Рекомендуется называть стили по такой же системе, как это предусмотрено в программе. (Например, Microsoft Word создает такие названия, как «Заголовок1», «Заголовок2»; кроме того, есть еще подзаголовки.) Настраивайте программу заранее, чтобы вам не пришлось возвращаться к этому, когда вы будете заниматься написанием текста.
Реклама

Советы

По возможности пользуйтесь кодами полей или текстовыми переменными. Можно изменять их значения (например, название продукта, название главы руководства пользователя) и помещать их в документ в места, где вы обычно стали бы набирать слова вручную. Когда вы сделаете предпросмотр документа или подготовите его к печати, нужный текст подставится в переменные. Если изменится название товара либо если вы решите изменить название главы, вам будет проще поменять текст, заменив значение переменной.

Что вам понадобится

Текстовый редактор или программа для публикации текста в интернете
Графический редактор или программа для создания скриншотов

Об этой статье

Эту страницу просматривали 48 878 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Как составить инструкцию по эксплуатации

Каждая группа товара должна иметь инструкцию по эксплуатации, в которой содержатся ключевые моменты и технические характеристики. Для потребителя такая инструкция будет служить подсказкой для правильного обращения, которое служит залогом долгой работы с сохранением всех качеств товара.

Инструкция

В начале инструкции составьте и напишите оглавление, чтобы пользователю было проще искать необходимую информацию.

Далее укажите технические характеристики, если речь идет о бытовой технике, или состав материала, если пишите об одежде или тканных вещах (палатках туристических, чехлах и пр.)

Если перед началом эксплуатации прибор необходимо собрать, укажите схему сборки в рисунках. Каждая деталь рисунка должна быть пронумерована. Если прибор или вещь полностью разборная, то схему сборки необходимо описать в отдельной брошюре.

Если на приборе имеются кнопки, укажите назначение каждой, расписав все по отдельным пунктам.

Для бытовой техники, электроники, компьютерной техники инструкция должна содержать пункты настройки параметров. Например, для телевизора напишите, как работать с меню, как настраивать каналы, как подключать дополнительные приборы.

Следующий пункт должен содержать условия эксплуатации. Отметьте, к примеру, при какой температуре работает прибор или на какую температуру рассчитан. Дополните характеристиками потребляемой мощности.

Укажите, какие манипуляции нельзя проводить с товаром, чтобы не нарушить его эксплуатационных свойств.

Дайте информацию об уходе за товаром. Например, как можно мыть (или нельзя), при какой температуре стирать, можно ли чистить в химчистке, если это касается вещей.

Для бытовой техники или электроники обязательно укажите список возможных неисправностей и пути их решения. Лучше, если такой список будет приведен в виде таблицы. Слева напишите возможную неисправность, справа – как ее быстро устранить.

В конце инструкции напишите меры предосторожности. Можно ли обращаться с этой вещью детям, какие элементы могут представлять опасность. Каких действий с данным предметом категорически делать совершать.

Видео по теме

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Источник

Каждый из нас сегодня регулярно сталкивается с необходимостью изучения всевозможных инструкций по использованию того или иного товара.

Они нас сопровождают буквально повсюду. Мы покупаем бытовую технику и изучаем руководство по эксплуатации, приобретаем в аптеке таблетки от головной боли и тут же просматриваем прилагаемую инструкцию для медицинского применения.

Да что там таблетки и техника! Зайдите в простой супермаркет, возьмите в руки упаковку с макаронными изделиями. Что вы увидите на обратной стороне? Не своеобразную ли инструкцию по использованию?!

Вот здесь и начинается все самое интересное…

Характер подачи информации кардинально разнится. Иногда, кажется, что в наши руки попало секретное послание спецслужб, расшифровать которое не представляется возможным, или наоборот — взрослым людям объясняют почти на пальцах, сколько будет два плюс два.

Удобство и простота использования товара всегда являлись весомыми «рычагами» влияния на принятие ЦА решения о покупке.

Например, присматривая новый планшет в Интернете, мы при возможности обязательно скачаем и просмотрим инструкцию по его эксплуатации.

Сумели завуалировать ее непонятными терминами? Тогда получайте «в награду» отказ от покупки и радость своих конкурентов, которые предоставили клиентам адекватную, четкую и понятную инструкцию, демонстрирующую — с нашим планшетом легко «подружиться».

Написание качественного руководства по эксплуатации товара — это целое искусство. Давайте приоткроем занавес и заглянем «за кулисы» его создания.

Итак, на что же стоит обратить внимание при составлении руководства по эксплуатации, которое будет «работать» на продажи?

Детализация

Конкретика и степень детализации — те параметры, которые определяются согласно уровню подготовленности ЦА. Здесь выбирается оптимальный баланс, ориентированный на потенциального покупателя.

Например:

После нажатия ____ появляется приветственное окно.

После нажатия ____ в ____ углу клавиатуры на экране появляется приветственное окно с надписью «____».

Чаще всего встречаются инструкции, содержащие в себе более детальную информацию. Но будьте осторожны! Не стоит доводить детализацию до абсурдности и чрезмерности, иначе вы рискуете разозлить и потерять клиента:

После нажатия пальцем клавиши ____ в правом верхнем углу клавиатуры на экране появляется приветственное окно с темно-синей надписью «____», расположенной посередине.

Структурирование

Мы неоднократно рассказывали о важности структурирования информации в текстах. Такая подача облегчает восприятие материала аудиторией. Не является исключением и руководство по эксплуатации.

Сравните:

Вставьте диск в дисковод.
В появившемся окне нажмите ____.
Выберите пункт меню ____.

Вставьте диск в дисковод, затем в появившемся окне нажмите ____, и уже после этого выберите пункт меню ____.

В первом варианте мы видим пошаговое структурирование информации. Четко, легко и понятно. Иначе выглядит и воспринимается второй вариант — он более «тяжеловесный».

Позитив и корректность

Думаете, это не важно? Ошибаетесь! Для позитивного результата нужно мыслить позитивно и говорить позитивно посредством текста с ЦА (да простят нас ярые противники тавтологии).

Никто не любит хамства и унылости. Поэтому настраивайте деликатно и очень корректно потенциальных покупателей ТОЛЬКО на позитив.

Вот как это выглядит на практике:

Достаньте монитор из коробки и аккуратно освободите его от упаковки. Придерживайте со всех сторон, чтобы сохранить его целостность.

или

Достаньте монитор из коробки и освободите от упаковки. Постарайтесь в процессе его не уронить и не разбить.

НЕТ трем «С»: сокращениям, синонимам и сомнениям

При составлении инструкции по использованию товара желательно избегать любой «интонационной неуверенности». Смело вычеркивайте различные «пожалуй, наверное, возможно».

Сокращения допустимы лишь в том случае, если в самом начале руководства была приведена полная формулировка, возле которой указывалась ее «сжатая форма»:

Транспортная компания (ТК) отвечает ____.

Многофункциональное устройство (МФУ) работает ____.

Операционная система (ОС) запускается ____.

Неприемлемо использование синонимов и жаргонов. Не нужно «красоваться» своей эрудицией и запутывать пользователей разной терминологией.

Если речь идет, например, о мобильном телефоне, то не стоит применять по тексту инструкции такие слова, как «мобильник», «мобила», «телефонный аппарат», «сотовый телефон» и т.д.

Мелькают частые повторения? Но вы ведь не художественное произведение создаете, а руководство по эксплуатации. Клиент должен его понять, а не оценить ваш слог и словарный запас.

Да здравствует повелительное наклонение!

Используйте повелительное наклонение — побуждайте пользователей к действию (призывайте, советуйте, предупреждайте, запрещайте).

Сравните:

Для включения телефона нужно нажать на ____.

Кнопка ____ отвечает за включение телефона.

или

Нажмите ____, чтобы включить телефон.

Включите телефон с помощью кнопки ____.

Последний штрих

Хуже всего, если человек ввиду «путаного руководства» не смог понять, как пользоваться товаром, и отказался от его приобретения. Поэтому…

После того, как готовая инструкция закрепилась на «экранном листе» монитора нажатием кнопки «сохранить», не лишним будет проверить — понятна ли она вашей ЦА.

Так работает наша Студия!

Мы не занимаемся написанием «словесных полотен» с простым описанием ряда необходимых действий, а разрабатываем четкие, логичные и наглядные руководства.

Руководства по использованию, которые стимулируют пользователей к покупке.

Источник