Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Часто работодатель не может изменить инструкцию без согласования с работником. Но не всегда.
Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.
Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.
Должностная инструкция — это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.
Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!
«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок из курса
Когда должностная инструкция не обязательна
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.
Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.
Как изменить должностную инструкцию
Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач — все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.
Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:
-
утверждено новое штатное расписание;
-
изменились полномочия и обязанности работников;
-
перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
-
внедрили новые технологии;
-
увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.
Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции
Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца. Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя. Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:
-
в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни;
-
в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам;
-
при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.
Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:
-
типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ;
-
статуса работника: до принятия на работу или после;
-
сути изменений — меняется трудовая функция работника или нет.
Как оформляется изменение должностной инструкции
Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя. Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.
Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:
-
утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него);
-
внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции;
-
изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.
Если инструкция оформлена как отдельный документ
Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него). Внести изменения отдельным приказом.
Если инструкция — часть трудового договора
В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции, согласие работника обязательно.
Если вводится новая трудовая функция
Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.
Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.
Изменение должностной инструкции по соглашению сторон
Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.
Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон
-
Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
-
Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
-
Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
-
Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
-
Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения.
-
В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.
Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.
Изменение должностной инструкции без согласия работника
Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника. В соответствии со статьей 74 ТК, руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.
Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.
Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.
Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника
-
Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
-
Подготовить проект новой должностной инструкции.
-
Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
-
Если работник не согласен, письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
-
Если иной работы нет или работник откажется от работы, оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.
При необходимости внести какие-либо исправления в должностную инструкцию работника предприятия от лица директора должен быть издан соответствующий приказ.
Коротко о том, что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это один из основных документов организации, посредством которого регламентируются функции, ответственность, права и условия работы каждого сотрудника компании. Сейчас наличие документа не является строго обязательным, тем не менее, во многих фирмах, он по-прежнему имеет распространение.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .docСкачать образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .doc
По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция
Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.
Для чего нужен приказ
Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.
Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.
Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.
Порядок внесения изменений
При необходимости поправить должностную инструкцию кого-либо из работников предприятия, первым делом, как уже было сказано выше, нужно издать соответствующий приказ. Далее, если изменение касается ключевых условий трудового договора, надо в письменном виде уведомить сотрудника компании о намечающихся правках. После этого, следует подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, где также нужно обозначить пункты должностной инструкции, подвергшиеся корректировке.
Как часто можно вносить изменения
Изменения в должностную инструкцию можно вносить сколько угодно раз.
Тем не менее, если правки затрагивают большой объем документа, целесообразнее, вместо редактирования старой инструкции, создать и утвердить новую.
Формат приказа
На сегодняшний день приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, ровно как и любой другой подобный документ, можно делать в свободной форме. Однако это не касается государственных учреждений, где есть унифицированные бланки приказов и тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило свой собственный формуляр документа – при наличии такового использовать следует именно его. При этом вид приказа должен быть обозначен в учетной политике фирмы.
Как оформить приказ, особенности документа
К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, никаких особых требований закон не предъявляет. Это обозначает одно: составлять его можно на простом листке бумаги, при этом допустимо делать текст как отпечатанным, так и рукописным. Правда, приказ, сделанный в электронной форме, после окончательной подготовки следует обязательно распечатать, чтобы все, кого он касается, могли поставить в нем свои подписи.
Чьи автографы должны наличествовать в документе
Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.
Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).
Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.
Как учитывать и хранить
Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги. Здесь он должен находиться в наличии на протяжении периода, установленного в законодательстве или же в течение срока, прописанного в учетной политике предприятия.
Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию
Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.
- Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
- Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
- Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
- Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
- В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.
Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно!
(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)
Порядок изменения зависит от того, каким образом утверждена инструкция. Рекомендации о том, как вносить изменения, имеются в Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6.
Так, если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее новшеств не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника и передав ему второй экземпляр или копию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и инструкцию путем заключения дополнительного соглашения.
Также порядок внесения изменений зависит от того, какие новшества вносятся в инструкцию:
— значительные, когда работнику, например, устанавливаются дополнительные обязанности или изменяется трудовая функция;
— или незначительные, когда нужно просто уточнить, в каком порядке выполняется та или иная работа, детализировать круг трудовых обязанностей без изменения трудовой функции.
К сведению. Трудовая функция — это работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой сотруднику работы. Трудовая функция является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Незначительные изменения работодатель может внести в инструкцию самостоятельно, утвердив ее новую редакцию и ознакомив с ней работника под подпись.
Внесение таких значительных изменений, как возложение на работника новых должностных обязанностей, не предусмотренных инструкцией, приведет к изменению его трудовой функции. По общему правилу это возможно только по соглашению сторон. Поэтому в данном случае изменить инструкцию работника можно исключительно с его согласия. Изначально работодатель должен направить ему запрос о согласии на дополнение (изменение) его трудовой функции и внесении дополнений (изменений) в должностную инструкцию.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Строймаркет» (ООО «Строймаркет») |
Бухгалтеру Л.И. Игнатовой |
|
|
ЗАПРОС от 25.01.2022 N 25/01-3 о согласии на изменение должностной инструкции |
||
|
В связи с оптимизацией работы персонала ООО «Строймаркет» возникла необходимость дополнить Ваши трудовые функции и внести изменения в Вашу должностную инструкцию, а именно включить в нее обязанность по подготовке пояснения, подбору необходимых документов для проведения внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок. Прошу сообщить о Вашем согласии или несогласии на дополнение трудовой функции в срок до 28.01.2022 в письменной форме. |
||
|
Директор |
Круглов |
М.В. Круглов |
|
С запросом ознакомлена |
Игнатова 25.01.2022 |
Если значительное изменение инструкции происходит в связи с организационными или технологическими изменениями и при этом не меняется трудовая функция, работодатель может внести изменения в инструкцию в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
К изменению организационных или технологических условий труда в организации можно отнести, повторим, и внедрение работодателем профессиональных стандартов (в том числе в добровольном порядке), которое вызывает необходимость скорректировать некоторые обязанности работника без изменения трудовой функции, детализировав его трудовые действия и требования к знаниям и умениям для выполнения трудовой функции.
Это подтверждается судебными решениями (см. Апелляционное определение Ростовского областного суда от 26.05.2016 по делу N 33-8683/2016).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Изменение должностной инструкции работника (Давыдова Е.В.) («Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, N 2) {КонсультантПлюс}
Как дополнить должностную инструкцию новыми обязанностями: если не меняется трудовая функция, то подготовьте новый проект, издайте распоряжение об утверждении, ознакомьте с ним работников. Если функционал изменится (или когда этот документ оформлен как приложение к трудовому договору), то потребуется дополнительное соглашение.
Можно ли вносить дополнительные обязанности в должностную инструкцию
Должностная инструкция (ДИ) — это документ, в котором прописывают квалификационные требования, права и обязанности работника. На практике работодатели ее вправе издать в одном из двух вариантов:
- как самостоятельный локальный нормативный акт;
- как приложение к трудовому договору.
Наниматель вправе требовать от работника выполнять только задачи, указанные в ДИ. Но в процессе деятельности работодателю приходится время от времени заниматься введением новых обязанностей и корректировать этот документ. В ТК РФ указано, может ли работодатель вписать дополнительные функциональные обязанности в ДИ — да, он вправе это делать по необходимости. Жестких требований, как осуществлять введение дополнительных задач, в законе нет. Работодатель вправе на свое усмотрение определять процедуру (письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.2007).
Если ДИ оформлена как локальный нормативный акт (и трудовая функция не изменится), то при введении дополнительных должностных обязанностей работодатель самостоятельно вносит корректировки с учетом мнения профсоюзов (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). И согласовывать с сотрудниками введение новшеств не понадобится.
Например, это касается следующих случаев:
- внесение правок в соответствии с профессиональными стандартами или Единым квалификационным справочником должностей (ЕКС);
- изменение законодательства;
- введение новых задач или отмена некоторых ненужных функций;
- перераспределение дополнительных задач между работниками и др.
Если ДИ оформлена как приложение к трудовому контракту, то издать документ о введении дополнительных обязанностей в должностную инструкцию работодатель вправе только по договоренности с работником. Если меняется трудовая функция или условия контракта, то у работника требуется взять письменное согласие на введение новых задач (ч. 1 ст. 72 ТК РФ). Согласие не потребуется только в ряде исключений: аварийных ситуаций на производстве, катастроф, пожара, наводнения, эпидемий, организационно-технологических преобразований и т. д. (ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, ч. 1 ст. 74). В этом случае перевод на другую работу и введение дополнительных задач работодатель вправе произвести на срок до 1 месяца.
Если на предприятии планируются технологические преобразования и это требует введения дополнительных должностных обязанностей и корректировки условий работы, то необходимо уведомить сотрудника в письменном виде за 2 месяца до их начала (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
Как внести новые обязанности в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в связи с увеличением должностных обязанностей зависит от способа оформления документа и вида вносимых поправок. До редактирования необходимо определить:
- как оформлена ДИ — в качестве приложения к контракту или в виде отдельного документа;
- касаются ли поправки условий договора;
- есть ли острая необходимость технологических преобразований.
Первый вариант: если должностная инструкция является отдельным ЛНА, и трудовая функция остается прежней.
Шаг 1. Когда поправок, касающихся введения дополнительных функций, много, разработайте новый проект документа. Если мало — дополнение к должностной инструкции. Документ распечатывают в двух экземплярах: первый для компании, второй для работника.
Шаг 2. Издайте распоряжение об утверждении отредактированного документа.
Шаг 3. Ознакомьте с ним работника.
Второй вариант: если инструкция оформлена как приложение к трудовому контракту
Тогда одного только распоряжения недостаточно. В этом случае даже небольшие исправления придется согласовывать с подчиненными.
Вот порядок введения дополнительных обязанностей в приложение к контракту с трудящимся:
Шаг 1. Сначала издайте допсоглашение, в котором указаны нюансы введения дополнительных задач (в двух экземплярах).
Шаг 2. Руководитель заверяет подписью, а затем дает ознакомиться под подпись подчиненному. Один экземпляр остается в компании, другой у сотрудника.
Шаг 3. Издайте приказ об утверждении изменений к ДИ.
Третий вариант: если меняется трудовая функция
Вот пошаговый алгоритм, как в должностной инструкции прописать дополнительные обязанности в этом случае:
- Обговорите с подчиненным все запланированные нюансы по введению дополнительных задач, получите согласие в письменном виде.
- Составьте допсоглашение. При изменении функционала оно потребуется и тогда, когда ДИ оформлена как ЛНА.
- Издайте приказ об изменении инструкции, в которой отражено введение нового функционала.
Сотрудник приступает к рабочему процессу по новым правилам с даты, указанной в соглашении. Если ее нет, то на следующий день после подписания (ст. 61 ТК РФ).
Можно ли дополнить список обязанностей без согласия сотрудника
Если обязанности касаются изменения условий трудового договора, то без получения письменного согласия подчиненного дополнить их нельзя. Если так случилось, что оставить без изменения трудовой функционал не получается, то есть разные варианты.
Предложите ему перевод на иную должность (ст. 72.2 ТК РФ). Если этот вариант не подошел, то наниматель вправе расторгнуть с ним договор (п. 3, 4 ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Есть возможность расторгнуть контракт по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Если человек не согласен работать, например, в режиме неполного рабочего дня, то расторгают контракт по п. 2 части 1 ст. 81 ТК РФ, предоставляя предусмотренные законом гарантии и компенсационные выплаты.