Как начать сообщение руководству

Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.

Как начать деловое письмо. Начало делового письма.

Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».

Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».

Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.

После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.

В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).

Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.

1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.

Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____

Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________

2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.

Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________

Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.

с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________

3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.

Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________

Уважаемый Имя Отчество,

Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________

Общие рекомендации, выводы

Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).

Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:

— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

() translation by (you can also view the original English article)

Более 89 миллионов сообщений отправляются каждый день по электронной почте согласно недавней статистике опубликованной в Mashable. Это без учета более 55 миллионов личных сообщений.

Без электронной почты сегодня невозможно обойтись ни в деловой, ни в личной жизни. При этом немногие знают, как правильно начать и закончить электронное сообщение, чтобы добиться желаемого результата.

В ходе этого курса я покажу вам лучший способ написания начала и концовки делового сообщения. Я также объясню особенности стилистики электронных сообщений, и почему важно точно определять свою целевую аудиторию.

1. Знайте свою целевую аудиторию.

Чтобы начало и конец вашего сообщения произвели желаемый эффект, вам необходимо определить, кто в вашей целевой аудитории. Целевая аудитория — те, для кого предназначено ваше сообщение. К ней может относиться конкретный человек или группа людей.

Например, веб-разработчику необходимо связаться с компанией, чтобы узнать, есть ли у них необходимость услугах по веб-разработке. В этом случае целевой аудиторией будет менеджер по кадрам. Противоставим этому другой случай, когда вы пишете другу, чтобы узнать, есть ли в их компании вакансия для веб-разработчика. Тогда целевая аудитория — ваш друг.

Важно знать, кому именно предназначено ваше сообщение. От того, кому именно вы пишете, изменится стиль сообщения, включая начало и конец. Два ключевых различия в определении целевой аудитории:

1. знакомая аудитория — незнакомая аудитория
2. один человек — группа

Знакомая аудитория или незнакомая аудитория?

В идеале стоит узнать о своей аудитории как можно больше. Если есть такая возможность, адресуйте свое сообщение тому, с кем вы лично знакомы в организации.

Если вы ни с кем в этой компании не знакомы, постарайтесь найти имя и должность человека, которому направляете сообщение. Люди склонны отвечать на сообщения, адресованные лично им.

Иногда приходится  адресовать свои сообщения незнакомой аудитории. Например, вы увидели рекламу о предложении работы для фрилансеров, и в ней нет имени или адреса контактного лица. Вы просмотрели всю информацию о компании, но так и не нашли, кто именно решает кадровые вопросы. В таких случаях не остается ничего лучше, как начать сообщение с общего дружелюбного приветствия  «Здравствуйте».

Избегайте обращений типа «Уважаемый руководитель» и т.п., — такие обращения слишком неуклюжи и формальны.

Аудитория также влияет на стиль и тон вашего сообщения. Деловое сообщение электронной почты, адресованное знакомому, может быть менее формальным и более прямым по сравнению с сообщением для человека, с которым вы едва или вовсе не знакомы.

Отдельный человек или группа?

Всегда старайтесь адресовать свое сообщение конкретному человеку, насколько это возможно. Бывает, возникают ситуации, когда вам необходимо написать целой группе людей. Вот несколько примеров:

• рассылка группе клиентов об изменениях в оказываемой услуге
• реклама вашей компании группе заинтересованных подписчиков
• сообщение группе профессионалов, с которыми вы сотрудничаете

Уверена, вы уже подумали о других ситуациях, с которыми приходится сталкиваться вашей компании.

Когда вы делаете групповую рассылку, лучше сразу подумать о том, какая характеристика объединяет их. Это поможет вам определиться с тоном сообщения и с тем, как к ним обратиться.

Например, сообщение, адресованное группе юристов, будет более формальным, чем сообщение для группы студентов вуза.

2. Выбор стиля: формальный или неформальный?

Стиль вашего сообщения может повлиять на то, произведет оно желаемый эффект, или нет. Соответственно начало и окончание вашего сообщения будут другими в зависимости от стиля, который вы выбираете.

Вам необходимо знать три ключевых вещи о стиле в электронной почте:

1. Когда использовать формальный стиль.
2. Когда использовать неформальный стиль.
3. Следить за тоном.

Обсудим каждую.

Формальный стиль в электронной почте

Несколько лет назад все деловые сообщения были обязаны придерживаться формального стиля. Возможно, вас обучали именно этому.

Самая большая проблема в этом — формальные приветствия звучат слишком строго.

Обратите внимание, какой тон общения принят в организации, которой вы пишете. Многие компании сегодня предпочитают простой, неформальный стиль, даже в деловой переписке.

Неформальный стиль в электронной почте

Одни компании строго придерживаются формального стиля в переписке, а другие предпочитают менее формальный стиль. Следующие знаки подскажут, стоит ли вам перейти на менее формальный язык в сообщениях:

• Сообщения от всех сотрудников, которые вы получаете от конкретной организации, написаны в неформальном стиле. Особенно обращайте внимание на сообщения от руководителей организации. Как они написаны?
• Получатели предлагают вам обращаться к ним по-другому. Например, вы адресуете сообщение словами: «Уважаемый г-н Петров», а он в ответ пишет вам: «Г-н Петров — это мой отец, зовите меня Алексей».
• Вы хорошо знакомы с получателем. Когда вы пишете деловое сообщение другу или коллеге, с кем вы хорошо знакомы, естественно обращаться к ним по имени. Если вы будете писать в приветствии «Господин» или «Госпожа», это будет звучать неуклюже, даже недружелюбно.

Каков ваш тон?

Один из самых больших недостатков электронной почты — получатель не видит ваших жестов, так называемого языка тела. Это может вызвать недопонимание.

Я, как мне казалось, писала очень профессиональные письма. Сразу после приветствия я приступала к делу и напрямую обсуждала интересующую меня тему. Однажды один из клиентов спросил меня, почему мои письма были такими недружелюбными — это стало полным шоком. Мне пришлось всерьез задуматься, как я пишу свои сообщения.

В сообщениях этому клиенту я стала добавлять небольшие фразы в начале письма типа:

• «Надеюсь, сегодня у вас хороший день».
• «Надеюсь, ваша неделя удалась».
• «Буду рада снова встретиться с вами».

В результате тон нашего общения изменился к лучшему. Избегайте слишком формальных приветственных фраз наподобие:

• Надеюсь, у вас все благополучно.
• Довожу до вашего сведения, что…
• Это сообщение касается вопросов относительно…

Ваша цель — установить дружелюбные отношения с получателем, прежде чем приступить к обсуждению деловых вопросов.

3. Самый лучший способ начать сообщение

С чего начать деловое сообщение? Начало вашего сообщения — первое, на что обратит внимание получатель. Хорошее начало означает, что вы произведете хорошее впечатление. Плохое начало может означать, что ваше сообщение будет удалено еще до того, как адресат дойдет до сути сообщения.

Вот три элемента хорошего начала сообщения:

• тема
• приветствие
• первая фраза

Рассмотрим первый элемент.

Тема

Большинство людей бегло просматривают темы сообщений в своем почтовом ящике, чтобы решить, какие из них важны, а какие можно открыть позже или вовсе удалить. Если вы хотите, чтобы ваши сообщения читали, вам жизненно важно писать хорошие темы писем.

Дэвид Мастерс дает хорошие советы по написанию грамотных тем в электронной почте:

Мастерс утверждает, что эффективные темы сообщений должны иметь непосредственное отношение к аудитории, по возможности быть специфичными и непосредственно привязаны к жизни адресата. Зачастую темы сообщений, в которых вы слишком стараетесь обратить на себя внимание, обречены на провал. Восклицательные знаки не означают, что ваше сообщение прочтут. Никогда не отправляйте сообщение без темы. Многие почтовые программы отправляют сообщения без тем сразу в папку со спамом.

Приветствие

Приветствие — это обращение к получателю вашего сообщения. В более формальной переписке его часто начинают со слова «Уважаемый/Уважаемая».

Вот несколько примеров формальных приветствий:

• Уважемый господин
• Уважаемая госпожа
• Уважаемый Валерий Петрович
• Уважаемая Дарья Степановна
• Руководителю отдела
• Уважаемый профессор Сибко

Если вы начинаете приветствие со слов «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» и при этом не знаете, к кому вы обращаетесь — мужчине или женщине — ваше обращение могут счесть за грубость. В таком случае начните со слов «Уважаемые господин или госпожа».

Хотя слово «Здравствуйте» звучит менее формально, оно вряд ли кого-то оскорбит. Это самый лучший способ начать сообщение, когда имя получателя вам неизвестно.

Когда вы пишете сообщение человеку выше вас по должности или старше вас, обращайтесь к ним по имени-отчеству. Например, если студент вуза пишет запрос руководителю отдела компании, в которой ищет работу.

Когда вы приветствуете кого-то по имени, перепроверьте правильность написания имени. Когда человек видит ошибку в написании своего имени — это всегда производит плохое впечатление.

Если организация поощряет неформальный стиль в переписке, можно начать сообщение с простого «Добрый день» или даже «Привет». Если вы знаете имя человека, напишите имя. Например: «Привет, Сергей».

Однако будьте осторожны. Неформальные приветствия более дружелюбны, но можно показаться слишком наглым. Если вы неуверены, лучше ошибиться в сторону большей формальности.

В деловой переписке излишнюю неформальность могут счесть за грубость. Большинство экспертов соглашаются, что не стоит начинать и заканчивать деловые сообщения аббревиатурами, привычными для нас в СМС. Ниже приведены несколько примеров аббревиатур из СМС, которые стоит избегать в деловой переписке по электронной почте:

• Hey
• Yo
• Sup или Whassup
• ? (Сообщение начинается с вопросительного знака)

Первое предложение

Первое предложение сообщения влияет на то, будет получатель читать его далее, или нет. Профессионально составленное сообщение будет начинаться с эффективного первого предложения. И не сосчитать, сколько сообщений я отправила прямиком в корзину из-за того, что уже по первой строчке было понятно, что отправителю не имело смысла писать мне.

Привожу несколько примеров плохих первых предложений, и как лучше их исправить:

• «Вы меня не знаете, но…» Нет необходимости сообщать мне, что я вас не знаю. Вместо этого сразу перейдите к делу. «Я пишу, чтобы пригласить вас на ежегодное собрание компании 5 июля».

• «Меня зовут Елизавета Лопатова, и я…» Такое начало сосредотачивает все сообщение только на вас. Вместо этого задайте вопрос, чтобы заинтересовать получателя. «Знаете ли вы, что 50% американцев не имеют сбережений на пенсию?» Представьтесь после того, как привлекли внимание получателя.

Если вы пишете письмо человеку, с которым не знакомы лично, но у вас есть какие-то точки соприкосновения, сошлитесь на них. Например, вы можете написать: «Мне понравилась ваша презентация по юзабилити на встрече [название компании] в прошлом месяце», или «Я прочел вашу последнюю статью по [тема] в публикации [название]».

Предостережение: не пытайтесь выдумать точки соприкосновения там, где их нет. Если вы не были на презентации или не читали статьи, они быстро это поймут. Я — писатель, и часто получаю письма от людей, утверждающих, что они прочли мою статью, но при дальнейшем общении становится очевидным, что они лишь пробежали глазами заголовок моей статьи.

4. Как закончить сообщение

Бывало такое, что вы написали сообщение, но не знаете, как его закончить? Вы не одни. Заключительные слова сообщения не менее важны. По этой причине на Envato Market есть десятки шаблонов деловой почты, в которых учтен каждый элемент. Вот пример дизайна шаблона black email signature:

Помню, как чуть не подпрыгнула несколько лет назад, когда клиент закончил свое сообщение словами «Целую». Я тогда закончила большой проект для него в сжатые сроки, но мы не были настолько близко знакомы. В действительности оказалось, он просто был рад, что я смогла проделать такую большую работу за рекордно короткое время; но его слишком неформальные слова вызвали дискомфорт.

Лучше всего заканчивать письмо этими элементами:

• Заключительные слова. Как упоминалось выше, последние слова имеют значение. Если ваш тон слишком фамильярный, вы можете заставить своего получателя почувствовать себя неловко. «С уважением», или «Наилучших пожеланий» считаются стандартными заключительными словами в деловом письме.
• Подпись. Если  вы не близко знакомы с получателем, всегда подписывайтесь и именем, и фамилией. Если вы хорошо знакомы, и деловая переписка с этим человеком носит неформальный характер, можно подписываться только своим именем.
• Должность и компания (если необходимо). Если вы пишете от имени компании, в деловой переписке вы должны включить свою должность и название компании, которую представляете.
• Контактная информация. Включайте не только адрес электронной почты, но и другие способы, которыми можно с вами связаться, например, номер телефона и контакты в социальных медиа. Если вы пытаетесь найти работу, используйте свой профиль LinkedIn.
• Ссылка на сайт компании (если есть). Если у вашей компании есть сайт, ссылка на него в электронном сообщении имеет значение.
• Фото (по желанию). Можно добавлять свое фото рядом с подписью, но никогда не используйте только фото без подписи. Некоторые почтовые программы не показывают изображений. В таком случае, если вы не подпишетесь, а только разместите фотографию, ваш получатель не будет знать, от кого сообщение.

Так же как и в начале сообщения, не используйте аббревиатур из СМС в деловом письме. Вот некоторые примеры аббревиатур, которых следует избегать:

• CYA (сокращенно «увидимся позже»)
• L8R

Где можно больше узнать об электронной почте

Вы можете писать эффективные начала и заключения в почтовых сообщениях. Подводя итог тому, что мы обсудили, начинайте и заканчивайте деловые сообщения так:

• определите, кто ваша целевая аудитория
• выберите подходящий стиль сообщения
• обратите внимание на элементы в начале сообщения
• закончите письмо правильными компонентами.

Вы можете узнать больше о написании деловых писем электронной почты в этом подробном курсе:

Или посмотрите наше Учебное Пособие (серия курсов) по теме «Написание эффективных деловых сообщений».

Если у вас есть опасения по поводу вашей работы, компании или клиентов, вы можете написать письмо своему руководителю, представителю отдела кадров или менеджеру. Мысль об отправке такого письма может заставить некоторых профессионалов нервничать. Однако составление письма, в котором четко объясняется ваша озабоченность, может помочь руководителям компании осознать замеченные вами проблемы и предпринять упреждающие шаги для их решения.

В этой статье мы обсудим, когда следует писать начальнику или руководителю о своих проблемах, объясним, как написать это письмо в восемь шагов, и предоставим шаблон и пример письма, чтобы помочь вам составить свое собственное.

Когда вам следует написать письмо руководителю о своих проблемах?

Если у вас есть претензии к работе или компании, тщательно обдумайте конкретный вопрос, прежде чем отправлять письмо своему начальнику или менеджеру. Вот несколько факторов, которые могут помочь вам решить, когда следует отправить письмо руководителю о своих проблемах на рабочем месте:

• Серьезность проблемы: Старайтесь доводить свои проблемы до сведения руководителя, только если они касаются более серьезных или проблемных вопросов. Например, если коллега, опоздавший на работу один раз, может не стоить письма вашему начальнику, то коллега, постоянно приходящий с опозданием без объяснения причин, может вызвать большее беспокойство в вашем коллективе или компании.

• Последствия проблемы: Подумайте о том, как проблема повлияла или может повлиять на ваших коллег, руководителей компании или клиентов. Если проблема может повлиять или уже повлияла на сотрудников или клиентов, может быть хорошей идеей донести ситуацию до вашего руководителя.

• Шаги, уже предпринятые для разрешения ситуации: В то время как сотрудники могут решить некоторые проблемы на рабочем месте без привлечения руководителя, другие требуют вмешательства кого-то из начальства. Если вы уже пытались исправить ситуацию или ее исправление не в ваших силах, возможно, пришло время обратиться к своему руководителю.

Как написать письмо начальнику о беспокойстве

Вот как написать письмо начальнику о своих проблемах в восемь шагов:

1. Напишите формальное вступление

Начните свое письмо с профессионального приветствия, например, так Уважаемый. Если вы пишете электронное письмо, убедитесь, что вы пишете письмо с аккаунта компании, и выберите подходящую тему письма, которая указывает на ваши намерения написать это письмо. Если вы составляете письмо, включите свою контактную информацию в заголовок в верхней левой части письма.

2. Изложите свои основные проблемы

Резюмируйте свои основные проблемы в одном-двух предложениях. Изложите свои опасения прямо, но профессионально. Сосредоточьтесь на объективных фактах, а не на том, как вы относитесь к ситуации.

3. Объясните последствия

Опишите, как ваши проблемы повлияли или могут повлиять на вашу команду, компанию или клиентов. Эта часть письма поможет вашему руководителю понять важность решения проблем, изложенных в вашем письме. Например, если вы обеспокоены тем, что ваши коллеги игнорируют государственные предписания, объясните, что вы обеспокоены тем, что коллеги могут получить физические травмы или компания получит судебный иск.

4. Включите примеры

Приведите примеры, подтверждающие ваши опасения. Опишите конкретные случаи, когда вы сталкивались с этой проблемой, или конкретные моменты, когда эти проблемы повлияли на вашу компанию или клиентов. Постарайтесь объяснить примеры в хронологическом порядке, чтобы ваш руководитель мог понять последовательность событий, которые заставили вас написать это письмо.

5. Предложите идеи по улучшению ситуации

Предложите как минимум одно предложение по улучшению проблемы. Даже если ваш руководитель в конечном итоге не прислушается к вашим предложениям, предоставление этих предложений показывает, что вы занимаете активную позицию, чтобы помочь вашей компании решить эту проблему, а не просто жалуетесь. Например, если вы обеспокоены тем, что коллега делает неуместные замечания или шутит, вы можете предложить своему руководителю рассмотреть возможность проведения в компании тренингов по многообразию.

6. Приложите подтверждающие документы

Если возможно, приложите к письму подтверждающие документы или вложите их в конверт с письмом. Хотя иногда у вас может не быть никакой документации, связанной с вашими проблемами, обязательно приложите эти документы, если они существуют и у вас есть к ним доступ. В зависимости от ситуации, подтверждающие документы могут включать электронные письма, отчеты, табели учета рабочего времени или записи телефонных разговоров.

7. Завершите свое письмо

В конце письма поблагодарите руководителя за уделенное время. Сообщите им, что вы готовы обсудить эти проблемы или ответить на вопросы. Используйте профессиональную подпись, например Искренне, после чего следует ваше полное имя. Если вы пишете электронное письмо, включите свою контактную информацию под подписью.

8. Редактируйте и вычитывайте

Отредактируйте свое письмо перед отправкой руководителю. Убедитесь в том, что содержание сообщения является максимально ясным и кратким, сохраняя при этом профессиональный уровень. Проверьте текст на наличие незначительных ошибок, например, грамматических ошибок или опечаток.

Советы по написанию письма о проблемах

Вот несколько советов по составлению письма руководителю о том, что вас беспокоит:

Подумайте, кто должен получить ваше письмо

Прежде чем написать письмо, решите, кто будет его получателем. Обязательно ознакомьтесь с руководством вашей компании, чтобы узнать, есть ли в нем определенная политика обсуждения проблем, например, обращение к непосредственному руководителю или представителю отдела кадров. Если вы не можете найти этого политика, подумайте, кто может иметь возможность помочь вам в решении этой проблемы или кто может направить вас к нужному человеку. Например, если вы, как правило, должны задавать вопросы руководителю отдела, прежде чем обращаться к кому-то другому, отправьте свое письмо ему.

Будьте спокойны, когда пишете письмо

Составляйте письмо, когда вы чувствуете себя спокойно и удовлетворенно. Хотя вы можете испытывать сильные эмоции по поводу этих проблем, важно постараться сгладить эмоции в своем письме. Основное внимание в вашем письме должно быть уделено не тому, как вы себя чувствуете из-за проблем на рабочем месте, а тому, что именно это за проблемы и как они негативно повлияли или могут повлиять на вашу компанию. Подчеркивание фактов и результатов как можно более нейтрально может помочь вашему руководителю понять важность этого вопроса и необходимость принятия им мер.

Используйте профессиональный тон

Сохраняйте профессиональный тон вашего письма. Это означает, что вы должны объяснить свою озабоченность прямым языком, но при этом кратко и вежливо. Возможно, вам поможет чтение письма вслух в процессе редактирования, чтобы убедиться, что оно звучит профессионально.

Шаблон письма руководителю с выражением своей озабоченности

Вот шаблон, который вы можете использовать, когда пишете своему руководителю о своих проблемах:

[Ваша контактная информация, если письмо, или тема письма]

Уважаемый [Имя получателя],

[Начните с краткого изложения ваших опасений в одном-двух предложениях. Затем объясните, как эти проблемы повлияли на вашу компанию или как вы опасаетесь, что эти проблемы могут повлиять на вашу компанию.]

[Включите конкретные примеры проблемы, возникающей на рабочем месте. Если в результате проблем уже возникли последствия, включите и их примеры.]

[Добавьте предложения о том, как ваш руководитель мог бы улучшить эту проблему.]

[Поблагодарите своего руководителя за то, что он прочитал ваше письмо. Укажите, что они могут связаться с вами для дальнейшего обсуждения. Если применимо, упомяните и кратко поясните любые приложенные вами подтверждающие документы.]

Искренне,
[Полное имя]
[Дополнительная контактная информация]

Образец письма об опасениях

Вот пример письма руководителю о проблемах на рабочем месте, который поможет вам написать свое собственное:

Тема: Беспокойство по поводу работы моего коллеги

Уважаемая госпожа. Томпсон,

Я пишу вам в связи с моей растущей обеспокоенностью по поводу работы нашего нового представителя по работе с клиентами Марвина Берка. Хотя Марвин является позитивной и желанной частью офиса, он с трудом справляется с некоторыми своими обязанностями. Из-за его плохой работы мы потеряли двух клиентов за последний месяц. Я боюсь, что это число может только увеличиться, если его методы не улучшатся.

Месяц назад Марвин пренебрег обработкой запроса клиента, в результате чего наша компания потеряла этого клиента. На прошлой неделе мы потеряли еще одного клиента после того, как Марвин не направил его к соответствующим ресурсам и не посоветовался с коллегой о том, как лучше решить проблему клиента.

Я считаю, что Марвину очень помогли бы дополнительные тренинги по обслуживанию клиентов, на которых очень четко объясняются протоколы нашей компании и решения различных проблем клиентов. Хотя я лично не работаю в его отделе, я буду рад ответить на его вопросы или помочь ему найти другого сотрудника, который может помочь.

Я ценю, что вы нашли время прочитать это письмо. Пожалуйста, напишите мне, если у вас есть вопросы или если я могу быть полезен в этом вопросе. Для вашего удобства я приложил публичный отзыв, размещенный в Интернете клиентом, которого мы потеряли в прошлом месяце.

Искренне,
Андреа К. Shue
777-777-7777
a.shue@email.com

Обновлено: 17.05.2023

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

; ; ; ; ; ; ;
• поздравительное письмо; ;
• информационное письмо; и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Обращение в деловом письме

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

Сохраняйте историю переписки.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

(34 оценок, среднее: 4,68). Оцените, пожалуйста, мы очень старались!

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том как организовать эффективную работу со входящими письмами . Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет

Начало делового письма

Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

• заголовок;
• обращение;
• цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

• с засечками — подходит для чтения с бумаги;
• без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

• жирным — выделяем главную мысль текста;
• курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
• подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

• маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
• нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

• Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
• Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Читайте также:

  

• Особенности жестов и мимики в русской речи сообщение

  

• Сталин человек и политик сообщение

  

• Как написать сообщение в дискорд

  

• Наиболее кратким является следующий ораторский жанр сообщение

  

• Сообщение природные пожары на территории региона

Как написать письмо генеральному директору

Для того чтобы написание сообщения генеральному директору организации не стало для сотрудника пыткой, достаточно использовать на практике правила написания делового письма, то есть разбить все послание на несколько частей и грамотно их оформить.

Инструкция

Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, название компании и фамилию руководителя, например:

Генеральному Директору
ООО «ИнтерсвязьКом»
Иванову И.И.

Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это после отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам необходимо отметить свою должность и фамилию с инициалами, например:

От руководителя отдела продаж
Есениной Е.Е.

Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте характер послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» или «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к руководителю организации. Точку ставить после заголовка не надо. Если письмо связано с какой-либо просьбой, можно просто обратиться к директору по имени отчеству в уважительной форме.

Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, например, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» или «исходя из ваших предложений».

Если ваше письмо связано с просьбой о приобретении техники, повышения сотрудника или предоставления возможности совершить деловую командировку, лучше начать письмо с фразы «Прошу рассмотреть возможность…».

Изложите ситуацию, сделайте пояснения, оформите таблицы или графики, если характер письма требует того. Выравнивание основной части документа следует установить по ширине страницы. Каждая строка должна начинаться с отступа.

Подпишите письмо, обязательно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», после него необходимо проставить запятую.

Не забудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе.

Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и изложите всю информацию в свободной форме.

Источники:

• письмо просьба директору

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.