Как написать ответ руководству

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

• Положительный ответ должен быть максимально подробным,
• а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Как сотрудник, вы можете получать электронные письма от своего руководителя по разным причинам, например, чтобы похвалить вас, предложить отзыв или предоставить информацию. Отвечать на такие электронные письма — важный навык. Знание того, как реагировать на различные типы сообщений от вашего руководителя, может помочь вам поддерживать здоровые отношения на рабочем месте, способствовать эффективному общению и расти как профессионал.

В этой статье мы объясним важность ответа на электронные письма вашего начальника, опишем шаги по написанию ответа в соответствии с содержанием полученного вами электронного письма, приведем пример каждого типа ответа, который поможет вам в написании, и обсудим некоторые советы. учитывать, когда вы пишете свой ответ.

Почему важно отвечать на электронные письма своего руководителя?

Есть несколько причин, по которым важно отвечать на электронные письма от вашего руководителя, в том числе:

Учтивость

Если отправитель электронного письма не заявляет, что в ответе нет необходимости, обычно рекомендуется написать ответ из профессиональной вежливости. Ответное электронное письмо уведомляет их о том, что вы получили и поняли их сообщение. Подтверждение сообщения может быть особенно важным, если оно касается инструкций или оперативных изменений, таких как новые требования к проекту, над которым вы работаете.

Запрос

В некоторых электронных письмах ваш руководитель может запросить ответ. У них может, например, возникнуть вопрос или потребоваться разъяснение по теме. В таких случаях постарайтесь ответить как можно быстрее, особенно если вопрос срочный. В результате ваш руководитель может оценить вашу оперативность и профессионализм, что может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.

Ожидание

Другие электронные письма могут подразумевать необходимость ответа без прямой просьбы ответить вам. Сообщения, содержащие похвалу, критику или совет, являются примерами таких писем. Со своей стороны, соответствующий ответ может выражать благодарность за обратную связь или руководство и ваше намерение действовать в соответствии с полученным сообщением, например, применяя их советы или работая над самосовершенствованием.

Как отвечать на электронные письма от вашего босса

Ваш босс или руководитель может отправить вам электронное письмо по любому количеству причин. Обычные причины их написания — предоставить обратную связь, поблагодарить или отметить вас за что-то, что вы сделали, дать вам задание или задать вам вопрос. Независимо от цели их электронного письма, не забудьте включить в свой ответ профессиональное приветствие и подпись, но вам не нужно структурировать его как официальную деловую переписку. Обращайтесь к своему руководителю по титулу или имени, которые соответствуют вашим отношениям с ним, и постарайтесь, чтобы сообщение было кратким.

Чтобы узнать, как создать тело письма, выполните следующие шаги:

1. Ответить на задание

Если ваш руководитель отправляет вам электронное письмо с уведомлением о задании, целью вашего ответа является подтверждение получения. Сообщение может быть кратким. Начните с выражения понимания сообщения и благодарности за уведомление. Включите намерение приступить к выполнению задания. Если у вас есть какие-либо вопросы по заданию, включите их в отдельный абзац или в виде маркеров под основной частью вашего электронного письма.

Пример: Мисс Ли: Я получил ваше электронное письмо о проекте базы данных. Спасибо за подробную инструкцию и за то, что доверили работу мне. Я с нетерпением жду, чтобы начать как можно скорее. Что касается пункта, который вы указали в своих инструкциях, будет ли уместно включить Фрэнсиса из ИТ-отдела в нашу будущую переписку?

2. Отвечайте на признание или комплимент

Эффективные руководители часто хвалят или признают хорошую работу своих сотрудников по электронной почте. В своем ответе начните с выражения благодарности. Ваша благодарность — это не только вежливость, но и заявление о том, что вы цените официальное признание вашей работы и чувствуете, что оно способствует высокому моральному духу. В оставшейся части вашего ответа расскажите, как вы относитесь к своей работе, и заявите, что вы надеетесь поддерживать высокий уровень достижений.

Пример: Уважаемый г-н Нолан, спасибо за добрые слова о моем отчете. Поскольку это был мой первый официальный опыт написания финансового отчета, я беспокоился о том, чтобы все получилось правильно, поэтому я рад, что все получилось хорошо. В будущих отчетах я надеюсь достичь того же уровня качества.

3. Отвечайте на неконкретную или общую похвалу

Неконкретная или общая похвала относится к таким суждениям, как «хорошая работа» или «у вас все хорошо». Как правило, они положительные, но не указывают, что именно вы делаете хорошо, поэтому вы не знаете, как сохранить или улучшить. В своем ответе поблагодарите своего руководителя за любезную оценку, но сосредоточьтесь на том, чтобы задавать конкретные вопросы, чтобы получить действенные ответы. Прежде чем написать ответ, подумайте о своих достижениях, чтобы определить, какие области вы, возможно, хотели бы улучшить. В последующих письмах снова выражайте благодарность, а также старайтесь задавать уточняющие вопросы, если это необходимо.

Пример: Мисс Клайн: Большое спасибо за вашу щедрую оценку моей работы. Я ценю обратную связь и надеюсь, что и дальше у меня все будет хорошо. Однако меня интересовала длина некоторых отчетов, которые я написал. Иногда мне кажется, что я недостаточно или чрезмерно объясняю определенные темы. Что вы думаете?

4. Отвечайте на общую или неконкретную критику

Подобно вышеизложенному, общая или неконкретная критика относится к утверждениям, которые рекомендуют улучшения без указания ваших недостатков или того, как вы можете улучшить. Отвечать на любую критику может быть сложно, и просьба к своему руководителю конкретизировать их критику может потенциально показаться оборонительной с вашей стороны. Чтобы избежать недопонимания, будьте благодарны за обратную связь, постарайтесь определить, в чем ваши недостатки, и укажите их в своем сообщении. Завершите электронное письмо, выразив желание работать вместе с руководителем, чтобы согласовать контрольные показатели и решить проблему.

Пример: Уважаемый г-н Марвин, спасибо за отзыв о моей работе с этой организацией. Хотя я разочарован в себе из-за своих недостатков, я ценю возможность расти. Я понимаю, что должен работать над тем, чтобы стать лучшим партнером по команде, поскольку мои навыки общения и совместной работы могут потребовать некоторой работы. Если вы не возражаете, я хотел бы обсудить план работы над этими и другими атрибутами, включая определение KPI для моей следующей оценки.

5. Отвечайте на конкретные негативные отзывы

В некоторых случаях вы можете получить отрицательный отзыв от своего руководителя. Отзыв может относиться к конкретной ошибке, которую вы допустили, или к вашей общей работе. Если это произойдет, важно сохранять позитивный настрой и рассматривать обратную связь как возможность для роста. Начните свое ответное письмо с выражения благодарности за их честность. Скажите, что вы понимаете критику и желаете принять меры для улучшения. Спросите, можно ли встретиться, чтобы обсудить план улучшения и запланировать последующее наблюдение для оценки вашего прогресса. Не забудьте указать возможные даты и время встречи.

Пример: Уважаемая мисс Гилберт, спасибо за вашу честную оценку моей работы. Я понимаю, что у меня есть несколько качеств, над которыми я должен работать, особенно в отношении таких навыков, как работа в команде и пунктуальность. Я хотел бы предпринять шаги, чтобы стать более доступным и надежным членом команды. Можно ли разработать и обсудить план с глазу на глаз? Буду признателен за ваш совет по этому вопросу. Я доступен при первой же возможности.

Советы по ответу на электронные письма от вашего руководителя

Вот несколько советов, как отвечать на электронные письма от своего руководителя:

Отвечайте быстро

Как правило, рекомендуется отвечать на рабочие электронные письма в день их получения или не позднее, чем через 24 часа с момента получения. Для некоторых электронных писем может быть целесообразным более быстрое время отклика. Например, письма с критикой обычно более срочные, чем с похвалой. Электронные письма с подробным описанием важных заданий могут быть даже более важными. На эти срочные сообщения постарайтесь ответить как можно скорее.

Избегайте оправдания

Отвечая на критику, старайтесь не объяснять причины поведения или действий, которые могли ее спровоцировать. Попытки оправдаться могут повлиять на ваши отношения с руководителем, поэтому важно сосредоточиться на том, как вы можете добиться положительной оценки в следующий раз. Постарайтесь понять критику, а не реагировать на нее, и попытайтесь вместе с руководителем разработать план улучшения.

Будь краток

Основная функция ответного электронного письма вашему руководителю — уведомить его о получении сообщения и о вашем понимании его содержания. Всеобъемлющие обсуждения на эту тему часто лучше всего проводить лично. Имея это в виду, постарайтесь уложиться в один абзац средней длины или два коротких абзаца. Если у вас есть вопросы, разумно сделать ваше сообщение длиннее.

Письменный ответ на запрос контрагента является официальным документом. Как и в случае с Реестром деловых документов, он должен начинаться с вежливого обращения к получателю. По вашему запросу о предоставлении информации мы направим вам — письмо, информацию или документ.

Но всегда ли необходимо писать ответ на письменный запрос? Если ваша организация получает интервент (запрос от органа власти или государственного органа), вы обязаны ответить и предоставить необходимую информацию. Права на запрос письменного ответа включают

• Суды и сотрудники правоохранительных органов
• Прокуратура, прокуратура
• Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, Федеральная налоговая служба.
• Полиция, полиция
• Министерство обороны.

Кроме того, адвокаты, работающие по договорам оказания услуг, также должны отвечать. Аналогичным образом они должны отвечать на запросы контрагентов, с которыми у агентства заключен договор. Также предоставляется информация о договоре предоставления — о ценах, наличии товаров, времени работы и т.д.

Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Утвердительный ответ должен быть подробным, а отрицательный — обоснованным. Если причина запроса отсутствует (какова причина запроса), агентство имеет право отклонить объяснение в письменном виде.

Однако обратите внимание, что отказ должен быть сделан как можно более любезно и конкретно, со ссылкой на причины отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Никаких сроков. Если в заявке указан крайний срок, вы должны ответить на нее в указанный срок следующими фразами В ответ на письмо вам сообщат следующее (далее следует необходимая информация) Если срок не указан, общее правило — ответ в течение семи дней. Если вам требуется больше времени для сбора информации или документов, вы должны придерживаться разумных сроков для отправки письма.

Это реальное время, необходимое для сбора определенной информации или документов.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Единого формата для ответных писем не существует. Организации должны писать на бланках с обязательной идентификацией отправителя и получателя как часть потока деловой переписки. Допускаются как рукописные, так и печатные ответы.

Руководство по правильной подготовке ответов на информационные письма деловых партнеров :

1. Введите информацию об отправителе.
2. Напишите имя или фамилию получателя.
3. Напишите номер и дату исходящего письма.
4. Укажите характер ответа. Альтернативный вариант: в запросе на информацию скажите: «Я хотел бы отправить письмо адресату». Затем укажите, утвердительно или отрицательно вы ответили. Обязательно укажите номер и дату первоначального заявления.
5. Если необходимо, перечислите все приложения (документы, которые необходимо представить).

Ответ составляется на собственном экземпляре получателя. Документ должен быть подписан руководителем организации с указанием его/ее должности и имени. Печать должна быть проставлена только в том случае, если она будет использоваться в помещении.

Образец положительного ответа

Образец фактического ответа на запрос информации в прокуратуру :

Государственное учреждение дополнительного образования детей «Аллюр», спортивная школа для детей и молодежи Олимпийского протектората.

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Протокол № 205 от 01. 09. 2021 г.

Прокуратура города Москвы.

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваш запрос о предоставлении документов, связанных с проведением прокурорской проверки № 195 от 31 августа 2021 года (кроме № 315), в соответствии с пунктом 2 статьи 6, пунктом 1 статьи 22 Федерального закона № 2202 — 1992. 01. 17 «О прокуратуре в Российской Федерации» направляю Вам следующие документы

1. Статут.
2. Приказ о назначении директоров.
3. Свидетельство о постановке российской организации на учет в налоговых органах по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Олимпийский протекторат «АЛЛЮР» Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А также используются следующие методы ответа на информационные письма налоговым инспекторам

У налоговых органов есть утвержденная форма отрицательного ответа — уведомления о невозможности своевременного представления документа (информации). Утверждена решением Федеральной налоговой службы, MMB-7-2/[email protected] от 24 апреля 2019 года. Если налогооблагаемая организация не успевает представить документы в ФНС по запросу или не может сделать это по каким-либо причинам, бухгалтер или другой компетентный сотрудник направляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение следующего дня со дня получения запроса инспектора.

Как отправить ответ

Ответы на заявления будут даваться одним из доступных способов — лично, по почте или с курьером, или в электронном виде. Если представитель организации доставляет посылку лично, убедитесь, что у него есть доверенность. Только руководитель организации может действовать от имени организации без доверенности.

Отправления должны осуществляться заказным письмом с описью вложения и подтверждением получения. Электронная версия должна быть отправлена TCS (в обслуживающую организацию) или по электронной почте вместе с обязательной электронной подписью документа.

В 2009 году окончила экономический факультет Южного федерального университета по специальности «Экономическая теория», в 2011 году получила степень магистра по специальности «Экономическая теория» и защитила магистерскую диссертацию.

Ответ на запрос

Как уже упоминалось выше, ответное письмо всегда отправляется другой стороне, которая хочет получить какую-либо информацию. Поэтому нет необходимости ждать ответа. Фактический официальный документ обычно является окончанием диалога по конкретному делу.

Сам запрос касается практически любой информации, необходимой другой стороне. Это может быть прайс-лист на услуги, товары, разъяснение правил проведения акций, скидок, уточнение деталей и т.д. Обратите внимание, что выполнение запроса может быть необязательным.

Если компания не заинтересована в сотрудничестве с деловым партнером, она может оставить письмо без ответа, но такое действие будет плохой деловой этикой.

Правила деловой этики

Деловая этика определяется как набор правил, которым должны следовать участники рынка при взаимодействии друг с другом. Эти правила обеспечивают деловые отношения и позволяют относиться друг к другу с уважением. Следует обратить внимание на следующие нюансы.

• Деловой стиль речи, сохранение нейтрального тона голоса и
• Не используйте жаргон, ненормативную лексику, ругательства и ненормативную лексику.
• Предоставить информацию о получателе и отправителе, и
• обратите внимание, что письмо адресовано другой стороне.

Взаимное уважение является ключом к долгосрочным, взаимовыгодным отношениям.

Кто составляет письмо

Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.

Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. Качество ответа в значительной степени определяет решение подрядчика о начале или продолжении сотрудничества.

Руководители получают копию окончательного письма, которое они могут сразу же подписать. Рекомендуется потратить пять минут на изучение документа, поскольку сотрудник, занимающий эту должность, мог допустить некоторые ошибки в написании. Возможно, самой большой ошибкой является отсутствие указания на то, как должен быть получен ответ.

Если официальный документ устраивает администратора, он может подписать его.

Отправка

Существует четыре распространенных способа ведения деловой переписки с другой стороной. Они следующие

• По факсу, по
• По почте (бумажный вариант), и
• По электронной почте; и
• лично в руки представителю другой организации.

Поскольку это письмо является ответом на предыдущий запрос, имеет смысл отправить его тем же способом, что и первоначальный документ. Однако это правило действует только в том случае, если желаемый способ ответа не указан в тексте запроса в явном виде.

Как написать документ

Существует два фактических способа написания писем: рукописные письма с использованием синей или черной ручки или печатные письма с использованием компьютера. Решение принимается автором письма с учетом мнения руководства компании. В любом случае, даже напечатанная версия должна иметь физическую форму.

Это связано с тем, что подпись директора должна быть «живой», т.е. написанной от руки. Таким образом, получатель может знать, что он не получил официальный документ от мошенника и что само письмо не является спамом.

Инструкция по составлению письма-ответа

Прежде всего, следует обратить внимание на условия и положения Предоставить информацию об отправителе: номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер и официальный адрес. Во-вторых, обратите внимание на то, кто является получателем и отправителем. В случае постановления укажите имя и должность руководителя компании-получателя и название компании со ссылкой на ее организационно-правовую форму.

Здесь вы оставляете ту же информацию, но уже для отправителя, в общем выпадающем списке.

Внизу документа, посередине страницы, напишите слово «письмо». Вся переписка должна быть зарегистрирована, поэтому официальному документу должен быть присвоен уникальный номер документа и указана дата создания.

Следующий шаг — обработка тела документа. Обратите внимание, что компания получила запрос, сопровождаемый конкретным Ссылайтесь на письмо-запрос (дата, номер). Следующий шаг — предоставление другой стороне запрашиваемой информации.

Если составитель заранее знает, что полученный запрос не удовлетворит получателя, разумно определить альтернативные варианты. Это не всегда возможно, но там, где это возможно, важно не игнорировать его. Как правило, это обсуждение условий контракта (цена, сроки, количество и качество).

Вот пример.

Получена заявка № 22 от 17 сентября 2024 года с просьбой предоставить прайс-лист на закупаемые товары. В частности, заявитель запросил белые футболки с 42 по 54 размер.

Сообщаем вам, что мы можем предоставить только черные футболки запрашиваемого размера. Мы надеемся, что вы рассмотрите наше предложение.

Искренне, Генеральный директор ООО «Верхние Корешки» Ватов Н.Д.

На этом этапе ответное письмо можно считать завершенным. Остается только подписать и поставить инициалы на письме и отправить его получателю. Если адресат дал вам конкретные инструкции о том, как получить письмо, по возможности следуйте им.

Основные детали запроса :

Название организации, которой адресован запрос. Имя организации, от которой отправляется запрос. Определяет информацию, которую необходимо получить. Подпись субъекта запроса. Дата запроса.

Затем, после проверки законности полученного запроса, информатор также составляет образец ответа на письменный запрос о предоставлении информации.

Когда требуется?

Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо

• Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
• Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
• Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
• Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
• банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
• физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все варианты этого документа можно разделить на два типа

1. Положительный ответ на запрос информации — в первую очередь выражает согласие организации предоставить запрашиваемую информацию.
2. Отрицательный ответ — представляет собой мотивированный отказ в предоставлении информации или отклонение предложения.

Главная особенность и разница между этими типами писем заключается в их содержании.

При написании письма с положительным ответом следует дать как можно более полный и подробный ответ на вопрос. Наконец, не стоит сомневаться в ценности информации, которую вы пытаетесь предоставить.

Если вы готовите отрицательный ответ на запрос о предоставлении информации, вы должны четко объяснить, почему вы отказываетесь от запроса или почему вы не предоставите информацию.

Важно: Рекомендуется, чтобы в письме с отрицательным ответом также были указаны условия, при которых запрашивающее агентство может получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Последовательность написания ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции.

1. Подготовка заголовков документов. В левом верхнем углу следует указать полные данные организации, запрашивающей ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс). В правом верхнем углу должно быть указано имя сотрудника организации, которому адресован документ. Как правило, документы адресуются генеральному директору компании.
2. Номер и дата документа должны быть зарегистрированы в календаре исходящей почты. При необходимости можно кратко указать тему письма. Однако это не является обязательным.

• Сведения о предыдущих запросах (номер и дата регистрации) и их основное содержание (буквально несколько слов); и
• информацию о приложении.

В случае отрицательного письма разъясняется следующее

• детали запроса и его содержание (аналогично позитивному письму), the
• причины отклонения заявки; и
• Заявление об отказе.

Если у получателя возникнут вопросы, убедитесь, что в левом нижнем углу документа указаны имя и номер телефона заявителя.

Как ответить?

Положительно

ООО «Силуэт» на должность генерального директора.

¡Москва, ул. Ленина, 54.

(095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Е. С. Шинкарюк.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746.

Адрес: 01-19/678 от 10.12.17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года.01-19/678 Направляем Вам пересмотренный прайс-лист на новое предложение по коллекции «Жемчужина» (копия прилагается). Мы также сообщим вам, что готовы предложить скидки на отдельные предметы коллекции (размер скидки зависит от объема рынка).

__5__ L Приложение.

ООО «Силуэт» Генеральный директор Иванов П.Д.

• Скачать бланк ответа на заявление о предоставлении информации
• Скачать положительный ответ на запрос информации

Отрицательно

Петрова Е.П. из ООО «Эксим» легко понять

Москва, ул. Забелина, д. 36, ул. Ленина, д. 41, № 9

(095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

Адрес: 01-19/412 от 05. 10. 17

Уважаемая Елена Павловна!

В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года о возможности трудоустройства в нашу компанию на должность Бухгалтер ответственное лицо, требования к должности 01-19/412 Бухгалтер ответственное лицо, т.е.:.

• Опыт работы на аналогичной должности не менее пяти лет; и
• иметь дело с коммерческой организацией.

Эти требования отражены в описании обязанностей главного бухгалтера № 21, 15. 01. 10 № 45 «Об утверждении описания обязанностей».

Голубев, генеральный директор ООО «Эксим» А.Ю.

В целом, письма, отвечающие на запросы информации, должны отвечать основным требованиям деловой переписки (профессиональный стиль, краткость, точность и отсутствие двусмысленности). Кроме того, они должны быть на фирменном бланке организации (если применимо).

Интерпеллянт

Запросы, называемые в юриспруденции вопросами, могут направляться в различные инстанции с просьбой предоставить информацию по конкретному вопросу.

Основной компетенцией заявителя (задающего вопрос) является право запрашивать информацию, закрепленное за ним законом или конвенцией.

Например, право запрашивать информацию у государственных или частных органов предусмотрено законом.

1. Суды в определенных случаях
2. судебные приставы-исполнители в исполнительном производстве; и
3. органы прокуратуры в контексте уголовных расследований, досье и запросов граждан, а также надзорной деятельности в целом; и
4. налоговые органы в контексте проверок соблюдения налогового законодательства; и
5. полиция в контексте уголовных расследований и запросов граждан; и
6. адвокаты по контрактам на оказание услуг; и
7. Оборонные ведомства в контексте обеспечения обороноспособности страны.

На основании прав, предоставленных договором, стороны договора могут запрашивать информацию в контексте конкретных правоотношений. Например, стороны договора могут обмениваться письмами о

• способность к снабжению
• уточнение банковских реквизитов контрагента,…
• График работы и т.д.

Компании и организации, набирающие подрядчиков на основе публичного объявления, могут обращаться к любому человеку, запрашивающему информацию, поскольку публичное объявление предполагает свободное участие. Таким образом, в ходе публичного вызова может быть запрошена следующая информация

• Цена товара или услуги.
• Что касается рабочего времени.
• О качестве и целостности товара.
• Что касается доступных возможностей трудоустройства, то для
• туристические достопримечательности и т.д.

Таким образом, после получения запроса в первую очередь необходимо определить право собеседника на получение информации. Следует помнить, что независимо от того, является ли собеседник органом, имеющим право запрашивать информацию, запрос должен быть обоснован. Итак.

• Суды обязаны указывать в заявлениях, где запрашивается информация по конкретному делу. Например, «В производстве ОМСК находится уголовное дело в отношении И.И.И. по признакам преступления, предусмотренного статьей XX Уголовного кодекса Российской Федерации, Иванов И.И., 1988 года рождения, занимающийся предпринимательской деятельностью в качестве охранника с 2019 по 2021 год».
• Институт применения указывает количество уголовных дел или материальных
• Прокуратуры, осуществляющие проверки в порядке общего надзора, обязаны предъявить доказательства того, что проверка назначена или проводится на основании обращения гражданина или юридического лица.
• Налоговый орган может указать в качестве основания для подачи заявления проверки, проведенные в отношении конкретного лица.

Вы не можете выполнять необоснованные запросы, особенно в отношении личных данных и персональных данных.

Всегда помните, что предоставленная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы предоставите ее в ответ на необоснованный запрос.

Поэтому, если необходимо, не стоит инициировать электронное письмо от апеллянта.

• Чтобы получить разъяснения по поводу запроса, вам следует
• потребовать, чтобы заявление было подписано работником; и
• попросить прислать новое заявление с правильной информацией или, например, с печатью органа-заявителя.

Исполнение запроса

Необходимая информация может быть предоставлена в письменном виде или путем приложения копии документа к ответу.

Если документ приложен к ответу, то сам ответ будет сопровождаться большим количеством букв. Например, «По вопросу № 123 от 11. 11. 2021 года А. А. направить Васильковой медицинские документы».

Оформление

Ответ на запрос осуществляется в соответствии с правилами общей деловой переписки. Это означает, что текст ответа должен включать входящие и исходящие данные. Текст ответа должен включать следующее.

1. Имя (фамилия) и адрес заявителя, и
2. Фактический текст ответа. Например, «В соответствии с Вашим запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года направляем Вам копию трудового договора №123, заключенного между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А. М., от 16 марта 2018 года». Или «В соответствии с запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года сообщаем, что Максимов Ю., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный моппет».
3. Дата и подпись сотрудника. В ответе рекомендуется указать имя сотрудника и его контактную информацию. Переводчику могут потребоваться некоторые пояснения.

Если ответ на запрос отрицательный, либо потому, что собеседник не имеет права запрашивать информацию, либо потому, что запрос был сделан неправильно, необходимо указать причину отказа. Например, «Ваше заявление не может быть выполнено, так как не содержит всей необходимой информации». А именно, отсутствуют дата, номер заявления и подпись судьи».