Как называется инструкция на производство в системе kanban

Канбан появился, как и многие другие инструменты бережливого производства, на заводах Toyota в Японии в 50-х годах прошлого столетия. В то время компания искала способы сократить время производства одного автомобиля. В компании внедрили систему 
карточек
, через которые передавали информацию: сколько и каких деталей требуется. Это помогло выпускать автомобили быстрее, не создавать лишней нагрузки на логистику, производить запчасти в том объеме, в котором они были нужны. 

В 2000-х 
Дэвид Андерсон
 адаптировал концепцию бережливого производства для управления разработкой 
ПО
. Его метод заключался в визуализации всех этапов работы над задачей с помощью колонок на доске. Разработчики по очереди выполняли свою часть работы и отправляли на следующий этап. Задачи постоянно приоритизировали – участники команды всегда знали, какая из них сейчас наиболее важна для бизнеса. В 2007 году метод назвали «канбан», и он широко распространился.

Сегодня канбан – популярная методология гибкого управления. Система реализуется через физические и виртуальные kanban-доски, на которых карточки проходят несколько этапов, двигаясь из одной колонки в следующую. Канбан применяют российские и иностранные компании: HeadHunter, «Альфа-банк», Microsoft, «Додо Пицца», Clever и другие.

Суть канбана

Канбан отличается от метода, который применяли на заводе Toyota. Общее для них – визуализация с помощью карточек и цель получить результат как можно быстрее. Канбан адаптировали для работы с творческими и интеллектуальными задачами, которые нельзя «пощупать». Теперь его используют в IT, службах технической поддержки, в продажах, услугах.

Канбан – это визуальная система управления работой команды, одна из самых популярных методологий управления наравне со 
Scrum

Чаще 
Agile
 используется в IT, но именно канбан можно применить ко всем сферам бизнеса. В конце концов, канбан – это способ визуализировать задачи для повышения продуктивности команды, и неважно – команды разработчиков, продаж, врачей или строителей.

Карточки в современном канбане применяются для визуализации потока задач, сокращения незавершенной работы, выстраивания приоритетов. Это позволяет сделать сроки предсказуемыми и регулируемыми. Все участники команды видят, на каком этапе находится задача, что уже сделано и что предстоит сделать. Это помогает повысить продуктивность, выстроить процессы, отрегулировать нагрузку сотрудников и соблюдать дедлайны.

Суть kanban-методологии заключается в следующем:

• Есть план того, что нужно сделать, он называется backlog (бэклог). В нем список задач отсортирован по приоритету, при необходимости его можно и нужно корректировать, меняя важность карточек.

• Есть ограничения по количеству задач «В процессе», чтобы регулировать нагрузку сотрудников или отделов, избегать завалов и простоев. Это ограничение называется 
  WIP
  -лимит.

При необходимости для задач можно выставлять дедлайн, но это необязательно. Приоритетные задачи всегда находятся вверху бэклога – это значит, что они будут сделаны как можно скорее.

Ценности метода

Методология базируется на культуре взаимного уважения и работе в команде, что обеспечивает успех, целесообразность работы и высокую вовлеченность сотрудников. К этому сводятся все девять ценностей канбана:

1. Прозрачность – открытый обмен информацией;

2. Баланс – равновесие между нагрузкой и возможностями;

3. Сотрудничество – совместная работа участников команды и ее совершенствование;

4. Фокус на заказчике и его потребностях – создание продукта, который нужен клиенту;

5. Поток – непрерывная работа;

6. Лидерство – вдохновление своим примером других участников. При этом нет иерархии, понятие применимо на всех уровнях;

7. Понимание – знание всеми участниками целей развития команды;

8. Согласие – совместное движение к целям и совершенствованию;

9. Уважение – понимание и положительная оценка всех участников команды.

Если отступиться хотя бы от одной из ценностей, у команды ничего не получится – так считают создатели
краткого руководства по канбану 
Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл
.

Принципы

Чтобы успешно использовать систему в своей команде, нужно придерживаться основных принципов канбана:

• визуализировать работу – разделить задачи на этапы;

• систематизировать доску – создать колонки, которые будут отражать текущий этап работы над задачей. Например: «надо сделать», «в работе», «сделано»;

• актуализировать задачи – постоянно обновлять статус, перемещая карточки из одной колонки в другую на доске, и выстраивать приоритеты в бэклоге;

• контролировать течение задач – если выполнение каких-то операций затягивается и карточка долго не продвигается по доске, важно проанализировать причины и при необходимости перераспределить ресурсы или помочь в решении;

• постоянно совершенствовать систему – визуализация помогает выявлять проблемные этапы и задачи. Процесс можно и нужно корректировать, устраняя уязвимые места.

Инструменты

Главный инструмент канбана – доска с карточками. Это может быть физическая меловая доска, магнитная, со стикерами или электронная. К ней должны иметь доступ все участники команды в любой момент времени.

Колонки доски:

• «Бэклог» – поле для всех карточек, пул задач, который может пополняться, сортироваться по приоритетности;

• «В процессе» – включает несколько видов внутренних колонок, адаптированных под команду и обозначающих разные этапы работы над карточкой;

• «Готово» – полностью выполненные задачи, которые не требуют от команды дальнейших действий.

На одной доске можно вести сразу несколько проектов, для этого используют карточки разных цветов или swimlanes – горизонтальные разделители. Каждая карточка в канбане может содержать дополнительную информацию с описанием задачи, именем того, кто над ней работает, ее приоритет, дедлайн. Задачи могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными.

Правила работы с карточками

Основные правила Kanban при работе с карточками направлены на непрерывное течение процесса, регулирование сроков и внимание к задачам, которые по каким-то причинам не движутся по потоку:

• WIP-лимит может быть разным для конкретных специалистов или отделов в зависимости от их ресурсов. Цель применения лимита – направить фокус сотрудника на одну задачу, вместо того, чтобы он пытался делать несколько сразу.

• Максимальным лимитом регулируется количество карточек в каждом столбце. Лимит основывается на реальных возможностях команды, в него входят все карточки, которые находятся в работе.

• Нельзя начинать новую карточку, если не сделана предыдущая. Если задача по каким-то причинам не может быть завершена, ее нужно перенести в колонку Blocked и искать другие способы ее завершения.

Главный закон эффективности канбана – «прекращайте начинать, начните заканчивать»

Приоритетность задач в канбане зависит от их важности для бизнеса или клиента, размера недополученной прибыли или издержек в случае, если они не будут сделаны в срок. Чтобы участникам команды было понятнее, какая работа важнее, внедряют классы обслуживания, на карточках их обозначают символами:

• 
  срочный
   – нельзя откладывать;

• 
  с фиксированной датой
   – нужно сделать к определенному сроку;

• 
  стандартный
   – издержки растут пропорционально задержке, желательно сделать вовремя;

• 
  нематериальный
   – стоимость задержки растет медленно, задача несрочная, делать ее сейчас необязательно, если есть более важные.

Для контроля за продвижением карточек канбана должен быть ответственный сотрудник – Service Delivery Manager. Он может быть один на три-пять команд.

Обязанности Service Delivery Manager:

• выставлять приоритеты;

• добавлять новые задачи в бэклог на основе нужд бизнеса или клиента;

• анализировать проблемные места;

• выявлять нерешенные задачи;

• выяснять причины возникающих сложностей.

В методологии канбана не прописана необходимость в специальной роли фасилитатора – аналога 
Scrum Master
 в скраме. Однако часто на практике такой человек необходим. Это может быть 
Agile Coach
, который работает одновременно с несколькими командами. Его задача – помочь командам правильно адаптировать канбан под нужды бизнеса и постоянно улучшать процессы.  

Ритм работы команды

В канбане есть рекомендованные регулярные встречи для координации работы команды и получения обратной связи. Они проводятся на уровне команды и на уровне компании.

Встречи на уровне команды:

1. 
   канбан-митинг
    – ежедневные встречи по 15 минут для обсуждения текущих задач на сегодня;

2. встречи для обновления бэклога – один раз в неделю по 30 минут для добавления и приоритизирования новых задач;

3. встреча с клиентом – собрание на 30 минут вместе с заказчиком, на котором команда выясняет, доволен ли он качеством и скоростью работы;

4. обзор рисков – ежемесячная встреча для обсуждения прошлых неудач и поиска вариантов их устранения.

Встречи на уровне компании:

1. обзор операций – проводится ежемесячно для оценки и поиска способов общего повышения эффективности всех команд и отделов;

2. обзор стратегии – ежеквартальная встреча для оценки деятельности всей компании, выявления масштабных проблем. В ней принимают участие ключевые лица команды и руководство.

Некоторые виды встреч можно объединять в одну, чтобы не нагружать участников большим количеством совещаний. Некоторые из них могут не иметь смысла конкретно для вашего бизнеса. 

Канбан – это шаблон, который нужно с умом адаптировать под ваши процессы

Чем канбан отличается от скрама

Скрам и канбан – методологии Agile, в обеих применяются доски с карточками и общие принципы и ценности гибкого управления. Но они не взаимозаменяемы и используются в командах с разными целями и задачами. 

В скраме работа над продуктом делится на запланированные спринты – отрезки времени на выполнение заранее сформированного списка задач, чаще всего это две недели. В процессе спринта не могут добавляться в работу новые карточки из бэклога. Все новые цели и задачи добавляют в следующие спринты. Скрам подходит для команд, разрабатывающих продукт, который требует планирования, и не подходит для команд, в которых приоритеты меняются каждый день.

В канбане карточки движутся по доске в непрерывном потоке на базе приоритетов. В любой момент времени приоритеты могут меняться, если этого требуют обстоятельства. Это обеспечивает большую, чем в скраме, гибкость. 

Цель в канбане – решить задачу

Kanban – это методология управления командами, где запланировать невозможно. Например, это может быть техническая поддержка: если клиент позвонил и зарегистрировал проблему, команда не может запланировать разрешить ее в следующем спринте через две недели. Важно разрешить проблему как можно скорее и не потерять лояльность клиента, а значит, планирование и расстановка приоритетов должны происходить гораздо динамичнее по сравнению со Scrum. Применяя канбан в своей команде поддержки, вы повышаете лояльность и удовлетворенность своих клиентов.

Преимущества и недостатки подхода

Плюсы и минусы канбана лучше рассматривать с точки зрения применимости к разным командам и проектам. Все его преимущества и недостатки относительны.

Метод сложно реализовать в командах с большой численностью участников. Оптимальное количество человек – не более 10. Так как подход направлен на быстрое решение задач здесь и сейчас, он не подойдет для долгосрочных проектов, где работа ведется над одним продуктом, и, напротив, будет успешен в командах, где задачи поставлены на поток и часто приходится менять их приоритетность.

Там, где канбан находит применение, он способен повысить производительность команды за счет наглядности и открытости процесса. Он помогает эффективно контролировать сроки выполнения, при необходимости перераспределять ресурсы, обнаруживать проблемные места и помогать в решении задач, которые по каким-то причинам «застряли» на одном из этапов. Все это позволяет совершенствовать работу коллектива и улучшать показатели.

Еще одно преимущества метода – простота. Не нужно быть экспертом, чтобы понять, как работать с ним на базовом уровне. Компании понадобится эксперт, чтобы начать, но в дальнейшем команды быстро привыкают, потому что эта система интуитивно понятна каждому.

Когда и кому нужен канбан

Выделяют несколько характерных сигналов, которые указывают на возможность и даже необходимость внедрения канбана:

• команда выполняет много однотипных задач, и важным улучшением было бы делать это быстрее;

• участники команды постоянно перегружены – нет времени на улучшение, им бы справиться с имеющейся нагрузкой;

• регулярно срываются дедлайны; 

• руководителю кажется, что вокруг хаос – непонятно, кто чем занят и когда поставленные задачи будут выполнены;

• исполнителю непонятно, кто ставит задачи и чьи распоряжения приоритетнее.

Если в команде имеются две и более проблемы из списка – канбан может стать эффективным способом усовершенствовать работу. Что касается бизнеса, то метод применим к любой сфере, где можно выделить этапы и типы работ. 

Как внедрить канбан и как организовать работу

Новый способ работы в компании следует внедрять постепенно, на базе пилотных команд. Только на основе полученного опыта можно масштабировать подход на все отделы, тогда адаптация к работе по новой концепции – канбан – пройдет быстрее и качественнее.

Enterprise Agile Coach Ирина Каплунова рекомендует внедрять подход в имеющийся коллектив. Именно знания действующих сотрудников о процессах в компании помогают их улучшить: «Agile – это изменение философии менеджмента. Именно сотрудники, а не менеджмент, чаще всего имеют прямой контакт с клиентом, и именно они страдают от непродуктивности процессов в компании. Первым шагом к изменениям всегда является анализ – выслушать сотрудников и найти те процессы, которые не работают. Для этого нужен Agile Coach».

Насколько длительным будет внедрение, зависит от численности сотрудников. Проанализировать работу в группе из 10 человек и обучить ее участников канбану Agile Coach сможет за две-четыре недели. Масштабировать на коллектив из 1000 специалистов можно в срок от двух до пяти лет. Большое влияние на длительность внедрения оказывает вовлеченность сотрудников в процесс.

На начальном этапе внедрения нужно:

• визуализировать задачи с помощью доски со стикерами;

• обсудить с коллективом правила работы c канбаном;

• определить число карточек, выполняемых одновременно;

• следить за статусами карточек и временем прохождения по доске в колонку «Готово»;

• анализировать время движения карточек и выявлять возникающие проблемы, находить способы улучшения;

• экспериментировать – менять способы решения задач и организацию процесса, отслеживать, какие изменения за этим следуют и как они влияют на показатели продуктивности.

Основная ошибка, которую совершают компании при внедрении канбана, – попытка сделать все своими силами без специалиста. При этом чаще всего упускается этап предварительного анализа процессов и отслеживания изменений показателей, когда канбан уже работает. Это происходит потому, что метод просто копируется из другой компании, но каждый коллектив и процессы в нем уникальны, имеют свои сильные и слабые стороны. «Насаживание» вслепую чаще всего приводит к тому, что руководство решает – канбан не для них или просто не работает. Как минимум на этапе внедрения необходима помощь agile-коуча.

Резюме

• Ключевые возможности канбана – максимальная гибкость, прозрачность, визуализация и контроль над процессом.

• В канбане нет спринтов, как в скраме. Задачи плывут по доске в общем потоке по приоритету.

• Канбан ограничивает исполнителей в числе одновременно выполняемых задач. Лучше доделать задачу, близкую к завершению, чем начать новую.

• Главное, для чего используется канбан, – улучшение продуктивности команды, повышение количественных и качественных показателей, соблюдение сроков.

• Канбан не универсален и не для всех – подойдет ли он компании, можно понять только после предварительного анализа процессов.

Метод Канбан (в Примерах) — Как использовать и внедрять, Доски и Карточки

Согласно статистическим данным 56% компаний IT-сферы работают по Канбан, а в торговле и сфере услуг – не более 5%. Возможно в этом кроется секрет, почему наше программное обеспечение высоко ценится и используется во всем мире, а персонал даже в крупных торговых сетях напоминает «суровых теток из гастронома в 90-е», не вызывающих желание больше купить или вернуться за следующей покупкой.

Канбан – это метод эффективного управления проектами в любой сфере: производство, строительство, закупки, ритейл, IT или HR. Цель метода – совершенствование текущих процессов, управление и оптимизация будущих проектов и сервисов. Чаще всего Канбан упоминается в связи с разработкой высокотехнологичного оборудования или программного обеспечения. На самом деле он помогает сделать эффективным рабочий процесс в любой компании.

Эффективность метода доказана на практике. Крупные компании используют его для получения максимальной производительности. Как следствие, они получают высоко маржинальный бизнес за счет оптимизации сил и времени сотрудников, тщательной организации процессов без временных потерь.

Как работает Канбан, что такое скрам, кайдзен и сколько денег нужно на внедрение рассмотрим подробнее, чтобы повысить эффективность бизнеса уже сегодня.

Что такое Канбан (простыми словами)

Слово “канбан” используется для обозначения рекламных щитов (в переводе от японского (看板) – рекламный щит, вывеска). Согласно Википедии, канбан – это метод управления задачами по принципу «точно в срок» и контролирующий равномерную нагрузку между сотрудниками. Рабочий процесс прозрачный, все поступающие задачи формируются в один список, откуда могут быть удалены или перемещены при их выполнении или утрате актуальности.

Самый простой канбан представляет себе обыкновенную пробковую доску с закрепленными на ней разноцветными стикерами, помогающими осуществлять мониторинг занятости сотрудника (или отдела).

Канбан (Kanban) простыми словами – метод, объясняющий, что, кому и когда делать, в каком количестве (или за какое время). Канбан дословно с японского (кан – визуальный, бан – доска). Одно из основных преимуществ системы – возможность ранжировать задачи по степени важности и в любой момент видеть текущую картину.

В менеджмент термин вошел благодаря корпорации Toyota, на заводе которой в 60-е годы крепили разноцветные карточки на детали по мере движения производственной линии. В ИТ-компаниях впервые был представлен в 2008 году Дэвидом Дж. Андерсоном.

Суть и как работает система Канбан

Для того, чтобы пользоваться данной системой, нужно неукоснительно соблюдать два основных правила:

1. Рабочий процесс должен быть визуализирован, ведь в каждый момент нужно объективно оценивать степень текущей загруженности, чтобы иметь возможность своевременно вносить коррективы.
2. Количество задач, одновременно находящихся в работе, должно быть строго ограничено. Ни один, даже самый одаренный человек, не может выполнять все и сразу, поэтому нужно определить свой максимум и придерживаться его.

Канбан – это способ правильного выстраивания процесса с целью максимально эффективного использования возможности каждого сотрудника.

«Точно в срок» успешно применяется в интеллектуальной сфере, когда услугу или продукт нельзя потрогать до завершения работы, это не только промышленность и производство. Метод Канбан позволяет увидеть основной поток работы на каждом этапе, обеспечивая равномерную нагрузку при выполнении процесса. В общем, если представить, что все методы делятся на процессные и результативные, то Канбан – процессный, когда при правильной организации результат всегда будет соответствовать ожиданиям.

Рассмотрим принципы работы метода в разных сферах.

Например, строительство недвижимости состоит из отдельных этапов: выбор и покупка участка, анализ грунта и сейсмичности, получение разрешение на строительство, подготовка проекта. На каждом этапе присутствуют разные подрядчики, однако цель у владельца (инвестора) одна – построить объект и получить с него прибыль путем перепродажи или сдачи в аренду.

Канбан помогает организовать процесс от «А» до «Я», определив, сколько подзадач на каждом этапе, возможные проблемы и стоп-факторы, мешающие выполнить проект в оптимальный срок.

Эффективность Канбан прямо пропорционально зависит от количества участников и/или подрядчиков, исполнителей и т.д. У метода нет «начального» события, его внедрение эффективно по принципу «берем что есть», мягко изменяя процесс и постепенно достигая пика результативности.

6 способов

1. Обязательный визуал – заполнить карточки Канбан на каждую задачу (текущие и планируемые), указать статус.
2. Ограничение незавершенной работы – определить оптимальное количество задач для продуктивной работы, над столбцами указать лимит.
3. Управление потоком выполнения задач – статус менять оперативно, если где-то скопился затор карточек, нужно устранить.
4. Использование Канбан-правил – обозначить правила работы, что делать с новыми задачами и как поступать при возникновении проблем.
5. Обратная связь – обязательно по итогам встречи вносить предложения, как оптимизировать процессы.
6. Анализ процесса, его улучшение и эволюция – вводить новые методики, которые влияют на рост эффективности и помогают быстрее завершить задачи.

Одновременное выполнение приемов улучшат любой процесс и повысят качество оказываемых услуг, работ или производимых товаров.

Весь процесс сопровождают Каденции (в переводе с англ. – ритм) – периодические встречи для решения вопросов, их регулярность зависит от количества задач и интенсивности работы с ними.

Встречи проводят:

• Ежедневно – если задача заблокирована.
• 2 раза в месяц с периодичностью в 2 недели. Один раз – добавление новых задач и распределение между исполнителями, второй – обзор результатов и способы улучшения сервисов.
• Ежемесячно – анализ рисков, проблемных задач, оценка их влияния на эффективность рабочего процесса.
• Ежеквартально – оценивают выбранный порядок работы, проводят корректировку при необходимости.

Для определения приоритетов и исключения срыва сроков, которые повлияют на уменьшение прибыли Компании или Заказчика, каждой задаче присваивают класс обслуживания.

4 класса на Доске соответствуют определенному цвету листа с задачей:

1. Приоритетный (красны или розовый лист) – оперативное решение проблемы, которая может блокировать процесс.
2. Фиксированная дата – определение планового срока выполнения и строгое ее соблюдение. Например, маркировка товаров согласно новому законодательству, нарушение сроков которой приведет к штрафным санкциям на юридическое лицо.
3. Стандартный – размер убытка прямо пропорционально зависит от скорости выполнения, чем быстрее сделаем, тем больше прибыли получим.
4. Моральный (низкий) – задача требует выполнения. Носит организационный характер и не имеет экономический эффект. Например, организация рабочего пространства. Можно работать с тем что есть или оптимизировать место для повышения комфорта – заменить кресло и/или стол, купить новый ПК. В первую очередь, это комфортно для исполнителя, так как выполнять работу и получать прибыль можно на обычном табурете и стареньком ноутбуке.

В любой методике применяют показатели, характеризующие эффективность работы, на основании которых принимаются управленческие решения об изменении стратегии и улучшении качества услуг или работ.

Как работает система Канбан

Как уже говорилось выше, самый простой канбан – пробковая доска со стикерами. Плоскость доски нужно разделить как минимум на три столбца:

• “Готово”;
• “В процессе”;
• “Нужно сделать”.

По мере выполнения стикер с наименованием задачи будет перемещаться из “нужно сделать” в “готово”. При этом можно добавить еще столбцы, например, для личных задач или отдыха, так как они также являются процессами, формирующими занятость.

Неоспоримый плюс данной системы – отсутствие брошенных на полпути дел, так как новая задача будет поступать в работу только после того, как предыдущая была выполнена. Со временем такая последовательность войдет в привычку и не будет чем-то особенным.

История появления

Канбан – система, разработанная инженерами компании «Toyota», которые писали мастерам участков листки с заданиями и вешали их на стены. Задания на листках позволяли контролировать количество и сложность задач в работе, очередность их реализации. Рабочий процесс стал логичным, работоспособность повысилась, так как количество карточек позволило контролировать одновременное выполнение операций на 1 сотрудника.

Вторая версия появления – опыт американских магазинов, который умело применили у себя японские инженеры после открытия завода в США. Посетив магазин, специалисты «Toyota» увидели, что по мере продажи товаров поставщики привозили новый, а заявки отправлялись в разное время в зависимости от сроков поставки. Гибкий график пополнения ассортимента регулировался оперативно, владельцу не нужно было оборудовать складские помещения для хранения запасов.

Официально Канбан был изобретен в 50-е годы, с 1962 начали повсеместно внедрять на всех заводах Toyota.

Бережливое производство

Принцип бережливого производства (Lean manufacturing) обеспечивается за счет своевременной поставки деталей, сокращения их морального и физического устаревания в процессе хранения, отсутствие перепроизводства. Задачи ставятся от обратного. Например, производство машин.

Отдел продаж пишет сколько автомобилей нужно произвести. Производство формирует карточки, кто и на каком этапе что делает, устанавливает лимит времени. Склад определяет сколько деталей, в какое время необходимо передать в производство. Поставщики или цех запчастей задают интенсивность их выпуска.

При бережливом производстве:

1. Лишние движения сводятся к минимуму или исключаются, в результате – организовано бережливое производство.
2. Экономия на рабочих ресурсах и времени.
3. Задействовано оптимальное количество людей, что позволит оптимизировать расходы на оплату труда.
4. Экономия на складских помещениях.
5. Поддерживается равномерный рабочий темп.
6. Розница своевременно получит продукцию.

Доски канбан

Цель метода – сделать любой проект понятным, обеспечить контроль выполнения работ, распределить нагрузки на специалиста.

Для визуализации применяют доску, поделенную на колонки, где каждая колонка – текущее состояние задачи. Все задачи пишут на канбан-карточках, когда задача завершила один этап, то ее переносят в следующую колонку.

Пример доски

Надо сделать (Do it)	В работе (Doing)	Выполнено (Done)
Задача 2	Задача 1	Задача 4
Задача 3	Задача 6	Задача 5
		Задача 7

В зависимости от проекта добавляют любое количество столбцов, например:

• Бэклог – весь список задач к распределению или новые (поступающие) задачи.
• Разработка – часто применяется для IT-сферы.
• Тест – тестирование.
• Согласование – проекты на финальной стадии разработки, отправленные участникам или владельцу.

Над каждой колонкой указывают лимит задач. Часто получается, что колонка «Выполнена» пустая, а «В работе» переполнена из-за неверного распределения нагрузки. Помимо ограничения поступления новых задач, необходимо определить эффективность потока – соотношение стадий ожидания и активной работы:

(Время активной работы / (время активной работы + время ожидания)) х 100% = Эффективность потока

Например, решение задачи заняло 4 дня, 5 дней был период ожидания необходимой информации: (4/ (4+5)) х 100 = 44,45%. Получается, что карточка 60% времени проводит в стадии простоя.

Доски бывают физические и онлайн. На физических досках каждая задача пишется на отдельном стикере, который клеят в соответствующий столбец и перемещают по мере работы с ней. Электронные доски не настолько ярко дают представление обо всех задачах в работе, но дают возможность участвовать в распределении задач на доске при удаленном режиме работы.

Ответственность за ведение доски лежит на всех членах коллектива или рабочей группы.

Карточки

Примеры, как это может выглядеть:

Канбан-карточка содержит описание задачи, ее цель, важность и дополнительную информацию.

В начале проекта в первом столбце «Бэклог» размещают все задачи, которые необходимо решить для получения результата, их количество не ограничено. По мере утраты актуальности столбец чистят. Карточки сортируют по приоритету, который определяют члены группы самостоятельно. Приоритеты доступно менять, в чем достоинство «гибкого» способа.

Для каждой карточке определяют вес – время, необходимое на решение. Если проект не будет закончен в необходимое время – это вина команды, которая неправильно определила вес.

В работе может быть у каждого ограниченное количество карточке, чтобы избежать зависания.

Как внедрить метод канбан и где его можно применять

Если принято решение внедрить Канбан, создайте Доску задач, которые необходимо проработать. По мере заполнения Доски определяют, какое количество задач поступает, как быстро они продвигаются по этапам выполнения, какие возникают проблемы.

Канбан позволяет определить загруженность специалистов и эффективность организации процесса.

Если сотрудники перегружены из-за большого объема задач, нужно расставить приоритеты и добавлять в работу новые вопросы, только после решения предыдущих.

Основная трудность внедрения – объяснить сотрудникам и/или коллегам ценность метода: построение визуала и закрытие всех незавершенных заявок. Так как объем интеллектуального труда невозможно увидеть, сложно понять, кто, чем в коллективе занимается, как распределена нагрузка. Когда поток задач представлен на Доске, корректируется его регулярность, количество результативно завершенных задач растет.

Метод используют в отечественных и зарубежных компаниях: ХоумКредит, Почта-Банк, Альфа Банк, HH.ru, Додо пицца, Microsoft, Siemens и почти все предприятия Китая, Кореи и Японии.

Внедрение метода должно быть постепенным. В Интернет рекомендуют систему S.T.A.T.I.K. Другой вариант – начните со сбора информации, которую разметите на доске, затем ежеквартально анализируйте результаты и доводите систему управления проектами до совершенства.

Чаще всего выделяют 3 направления:

1. Производственное.
2. Софтверное.
3. Персональное.

Например, канбан-доска для личных задач у фрилансера предназначена, чтобы контролировать сроки, не допускать просрочек и дедлайнов.

Канбан в Toyota

У мирового лидера автомобильного рынка Toyota Канбан реализует принцип «точно в срок», который лег в основу бережливого производства. Впервые именно с Toyota этот термин начал использоваться в менеджменте и управлении. Опираясь на положительный опыт автогиганта и безупречное качество машин, много экспертов стали изучать опыт применения «карточек».

На каждом этапе сборки машины крепилась карточка для следующего исполнителя – сколько и каких деталей потребуется для выполнения обязанностей, после сборки определенной части исполнитель клеил новую карточку для следующего этапа и т.д.

Рассмотрим на примере сборки одного автомобиля. Задачи распределяются от обратного: сколько колес и какие шины, необходимый объем краски, запчастей и т.д. Фактически происходит расклад на составные части, в результате – отсутствуют лишние детали и необходимость хранения излишков, появляется экономия на оптимизации производственных и складских площадей, происходит оптимизация труда работников (минимальное количество задач исключает ошибки в работе).

Канбан в IT

После активного внедрения в производство система нашла применение и в настоящий момент лидирует в IT-сфере.

Доска Канбан в сфере программного обеспечения включает колонки:

• Execute – задачи, которые требуется проработать.
• Work – карточки в работе.
• Specify – уточнить информацию.
• Does – задачи выполненные, но не прошедшие тестирование.
• Test – задачи на тестировании.
• Management – задачи на согласовании руководителем проекта.
• Finish (Ok) – выполненные задачи.

Наименование колонок не фиксированное и зависит от специфики проекта – могут добавляться или отсутствовать из вышеперечисленных. Над колонками написаны ограничения – максимальное количество задач в работе и время на их решение.

Отдельно может присутствовать колонка с заявками в высоком приоритете, и первый освободившийся сотрудник должен ее взять. Все незаконченные задачи после окончания отведенного на проработку времени возвращаются в начало или убираются с доски.

Принципы Канбан для IT:

1. Браться за следующую задача можно после выполнения первой или если она заблокирована.
2. Очень короткий срок задачи отразится на ее качестве.
3. Слишком большое время проработки увеличивает стоимость работ и снижает ценность.
4. Программисты любят физические доски, так как они позволяют наладить коммуникации и улучшить взаимодействие в группе.

Канбан в Corbis

Основной вид деятельности компании Билла Гейтса – лицензирование фотографий, что позволяет ей занимать второе место в мире среди фотостоков. Интервал выхода релизов составлял 2 недели, из которых несколько дней уходило на согласование с менеджером, вместо того чтобы направить силы на реализацию основных или новых проектов.

На доске было добавлено поле «Мусор», куда разместили слишком большие задачи, чтобы выровнять поток заявок и устранить «узкие» места, где возникает «затор». Например, тестирование новых проектов длилось не менее 3 дней, а так как сотрудников не хватало, срок могли увеличить. Лимиты колонки были увеличены.

Дополнительно выявили ошибку некорректности входящих запросов, которые вызывали трудозатраты на получение дополнительной информации или время на понимание сути. Разработанная маска позволила объективно формировать запрос с наличием информации для анализа.

Внедрение Канбан позволило проводить релизы с точностью 1 раз в 2 недели, улучшилась обстановка в коллективе, системное стал подход к выполнению задач.

Принципы

В системе Канбан придерживаются 9 ценностей:

• Прозрачность;
• Баланс;
• Сотрудничество;
• Клиентоориентированность;
• Поток;
• Лидерство;
• Понимание;
• Согласие;
• Уважение.

Все ценности лежат в основе методики, которая придерживается принципов:

1. Начните сейчас с того, что имеете.
2. Договоритесь об этапах развития.
3. Поощряйте лидерство на каждом уровне.

Сервисные задачи Канбан:

• Выясняйте потребность и ожидания Клиента.
• Управляйте процессом и позвольте людям выполнять ее качественно.
• Создавайте правила для улучшения показателей.

Приложения

Для ведения Канбан разработаны программы:

• Kaiten (ru.kaiten.io)
• TargetProcess (targetprocess.com)
• SwiftKanban (digite.com/swiftkanban)
• LaenKit (planview.com/products-solutions/products/leankit)

Приложения для ведения досок:

Trello (trello.com) – количество проектов в работе без ограничений с разным составом экспертов. К карточкам допускается добавлять разноцветные метки, прикреплять документы во вложение, обмениваться комментариями. Число колонок любое. Приложение интегрируется с другими модулями и сервисами. В бесплатной версии доступен полный функционал Отличие платной версии – нет ограничений по объему вложений, возможность настройки цветовой гаммы, добавление личных стикеров.

Taskify (taskify.us) – регистрация без ограничений. Сервис включает только 3 колонки: общий список, в работе, выполнено.

Asana (asana.com) – интегрируется с большим количеством приложений. Доска доступна в платном и бесплатном режимах.

Worksection (worksection.com) – приложение украинских разработчиков для управления проектами. Роме учета стоимости, сроков и доски позволяет строит диаграммы Ганта.

Kanbanize (kanbanize.com) – платный сервис с отличным меню и функциями. Есть абсолютно все, что необходимо в работе, а разработчики гарантируют прирост производительности 250 % в течение 30 дней бесплатный период.

Kanbantool (kanbantool.com/ru) – приложение для 2 пользователей, поддерживает touch-интерфейс (управление касанием).

Книги

В литературе подробно описана методология, принципы и как применять Канбан:

1. Тайити Оно «Производственная система Тойоты» – история метода и предпосылки его появления у автогиганта.
2. Маттиас Скарин «10 канбан досок и их контекст»– статья с примерами досок для разных сфер, дополнительно содержится описание от Scrum к Канбан.
3. Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь Agile» – подробное описание применения Канбан в IT и залог успешного функционирования системы.

Дополнительно почитайте книги по бережливому производству и кайдзен, методикам анализа и работы с проектами. Их суть сводится к непрерывному совершенствованию – оптимизации текущего процесса и его постоянному улучшению для получения максимальной эффективности от процессов, в которых задействован человеческий ресурс.

Сравнение

Канбан сравнивают или считают синонимами с другими способами и концепциями, а иногда и вовсе считают составным элементом Agile .

В Интернет на вопрос, что такое Agile, принято отвечать – это подход к управлению на основе Scrum, но ориентирован только на IT. Kanban – это универсальный инструмент, позволяющий повысить производительность любой сфере. Подобные определения могут ввести в заблуждение. Объясним, что такое lean и почему кайдзен применяют все, даже не замечая этого.

Определение основных методик оптимизации производственного процесса

Наименование	Определение
Agile	Комплекс методов для повышения скорости получения готового продукта или задачи с минимальными рисками.
Scrum	Универсальный метод управления проектами.
Lean	Философия бережливого мышления, которая создает ценность, сокращая расходы на производство.
Six Sigma	Концепция управления с целью улучшения качества работы отдела или всей компании на основе статистических методов и японской философии управления проектами процессами.
PRINCE2	(аббревиатура PRojects IN Controlled Environments version 2) Метод контроля социальными проектами, созданный в Великобритании. Цель – структурировать процесс и выполнять его эффективно, пока есть экономическая выгода.
Andon	Средство управления, которое позволяет контролировать текущее состояние проекта, информирует о возникновении проблемы.
Dmaic	(аббревиатура от англ. define, measure, analyze, improve, control — определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль) Метод поступательного решения проблем и совершенствования бизнес-процессов.
КайДзен	Совершенствование всех процессов и методов управления, жизни в целом.

Управление – сложный комплекс мер. Только грамотная комбинация методик и инструментов поможет достичь поставленных целей. PRINC самый структурированный, так как направлен на ведение государственных программ. Сигмы и канбан похожи, ведь один инструмент лежал в создании другого с небольшим уклоном на европейское ведение бизнеса. Канбан борется с незавершенными задачами, тогда как другие методики могут меняться «под новые условия отходя от первоначального проекта».

Сравним методики, которые могут применяться без дополнений в любой сфере деятельности.

Канбан и Скрам часто считают идентичными методологиями, на самом деле различий у них больше, чем общего.

Принципиально, Скрам – директива, которая не обсуждается с жесткими сроками и границами процесса, однако позволяет часть задач не выполнить в работе. Канбан – лояльный способ, который смотрит за интенсивность процесса работы периодически дополняя задачи и контролируя среднюю «скорость» их выполнения независимо от количества. В финале – часть задач может быть не выполнена.

Сходство:

• Автономные команды 4-9 человек, без формального руководителя.
• Солидарная ответственность членов команды за результат.
• Работа в одном помещении, свободное общение между специалистами, совместное обсуждение.
• Доска задач – повышение прозрачности нагрузки, установка ограничений, выявление проблем.
• Составление списка задач и их деление на десяток и более подзадач, формируется бэклог. По мере актуальности бэклог пополняется или очищается (если вопрос неактуальный).

Отличия методик

Канбан	Scrum – директивная методология
Над задачей работают узкопрофильные и, что практикуется реже, универсальные команды на определенном этапе.	Работает одна универсальная команда, нет жестких компетенций и все друг другу помогают
Отсутствие ролей у членов команды.	Выделено две роли: Мастер (ведет встречи, устраняет причины, влияющие на качество работы, контролирует методологию и статус задач) и Владелец продукта (расставляет приоритеты по задачам и определяет направление проекта).
Приоритет расставляет команда.	Время работы с проектом делится на одинаковые интервалы времени (спринты) – день, неделя, месяц. Стандарт – 2 недели.
Новые задачи добавляют в любое время, нет жестких отрезков времени, в которые требуется добиться результата, задача остается в работе, пока не будет завершена или ее не отменят.	Запрещено добавлять новые задачи в текущий спринт. Все незавершенные задачи возвращаются в бэклог и их завершение зависит от новой расстановки приоритетов.
Лимит на количество задан на каждом этапе, независимо от общего количества и трудоемкости.	Установлено максимальное количество задач в работе на группу.
Показатель эффективности – среднее время прохождение по доске. Команда может не довести задачу до конца, главный критерий – минимальное время выполнения всех этапов.	Задача команды – повышение производительности и увеличение максимального количества выполненных задач за спринт.

В целом каждая из систем направлена на дисциплинированнее штата и выявления проблем, а Канбан еще способствует их устранению и росту производительности.

Кто не знает, теперь что такое андон или кайдзен – это инструменты, позволяющие раскрыть личную и профессиональную продуктивность и масштабировать на решение производственных вопросов.

Преимущества и недостатки

Метод отражает производительность сотрудников в режиме реального времени, помогает распределять и контролировать их нагрузку.

Преимущества Канбан:

1. Гибкость планирования. Команда активно работает с текущими задачами, по желанию владельца меняет приоритеты.
2. Высокий уровень вовлеченности. При работе над проектом все задачи обсуждаются совместно, вопрос и поиск оптимальных решений объединяют коллектив, и каждый участник понимает, что может повлиять на успешный результат.
3. Уменьшение срока итераций (действия, работы на задачей) При возникновении трудностей можно обратиться к коллегам, а не тратить врем на поиск информации, команда поможет преодолеть барьер.
4. Оперативное выявление «заторов». При нарушении лимитов по количеству карточек или времени выполнения сразу принимаются решения, чтобы разобрать причины, которые к этому привели.
5. Наглядность. Каждый сотрудник может просматривать статусы и этапы задач.

Недостатки метода

• Ограниченное количество сотрудников в команде – от 5-14. Чем больше человек в группе, тем сложение отслеживать статусы. В зависимости от содержания проекта рекомендуется делить сотрудников на подгруппы из 3-5 человек.
• Краткосрочность планов. Канбан – это план на одну задачу, срок выполнения которой не более 6-12 месяцев. Эффективно планировать деятельность организации в долгосрочной перспективе нельзя.

Почему канбан эффективнее, чем список дел?

Канбан — это интерактивный и наглядный способ планирования, позволяющий контролировать и регулировать уровень рабочей нагрузки, не допуская профессионального выгорания.

Kanban – возможность без дополнительных подсчетов увидеть свой результат, оценить и проанализировать собственную деловую активность, выделяя наиболее легкие и наиболее сложные задачи, чтобы в будущем начинать с того, что хуже получается.

Если нет возможности организовать собственную доску со стикерами в пределах офиса, можно скачать электронную версию в виде приложения или сделать то же самое с помощью записок на рабочем столе персонального компьютера. Главное – это комфорт и полученный результат.

Частые вопросы

Что такое Kanban простыми словами?

Это бережливый метод управления и улучшения работы в любом коллективе.

Зачем нужен метод Канбан?

Этот подход направлен на управление работой путем уравновешивания требований к каждому сотруднику и улучшения обработки отдельных этапов процесса на уровне системы.

В чем суть Канбана?

Рабочие элементы визуализируются, чтобы дать участникам представление о задачах, прогрессе и процессе от начала до конца (обычно с помощью канбан-доски). Работа выстраивается разумно, выполняется по мере возможности, отдельный исполнитель не подталкивается к процессу по запросу.

Что такое канбан-метрики?

Канбан использует определенные показатели для измерения потенциала команды и оценки продолжительности проекта. Например, скорость – параметр, который определяет, сколько задач команда может выполнить за определенный период времени.

Как работать по Канбану?

Чтобы работать по канбан, нужно понять основу, ведь этот метод означает, что работа втягивается в систему, когда у команды есть для этого возможности, а не ставятся задачи, которые назначаются сверху.

Какие проекты выигрывают от Канбан?

Канбан, вероятно, будет хорошим методом для команды, если ваши рабочие процессы в основном функционируют, но могут быть более плавными и эффективными; вы сталкиваетесь с незавершенной работой; ваша организация предпочитает постепенно улучшать существующие процессы, а не навязывать радикально новую систему.

Какие есть инструменты для работы с методом Канбан?

В то время как некоторые компании предпочитают использовать физические доски Kanban с белой доской и наклейками, большинство использует онлайн-решения. На рынке существует множество инструментов Канбан, а также платформ управления проектами, подходящих для его реализации. Одними из самых простых и гибких являются Trello, Asana , Jira и Azure DevOps , идеально подходящие для создания канбан-досок и управления проектами.

Что такое Канбан в производстве?

Это способ управления производственными процессами «точно в срок» (JIT).

Заключение

Система гибкая и прозрачная, но сразу внедрить изменения, несмотря на доступность описания и организации процесса, не получится. Теперь понятно, что такое Канбан – это не просто доска с листочками, а вовлеченный персонал, налаженные коммуникации и эффективное взаимодействие, то есть фундамент эффективной реализации любой системы.

Канбан – это метод, который помогает добиваться успеха несмотря на лояльность принципов и отсутствие вложений при его организации.

Загрузка…

Содержание

У каждого проекта есть задачи, которые требуют своего управления. Toyota изобрела систему Канбан и передала ее заводским командам более 60 лет назад, чтобы достичь высокого качества изготовления деталей на всех этапах. Каждая задача проходит через стандартизированные этапы проекта, так что сразу можно отслеживать, что происходит. В статье рассмотрим, что такое Kanban, его принципы и инструменты, а также ошибки в применении. 

Что такое Kanban

Канбан — это система организации для управления задачами в бизнес-процессах. Инструмент позволяет оптимизировать работу команды через разделение объемных этапов на отдельные операции. Цель внедрения Канбан — контроль за рабочим процессом и отслеживание нагрузки специалистов.

Канбан: краткая история

Полки супермаркетов, автомобильные заводы, графики разработки программного обеспечения — эти несвязанные друг с другом вещи сыграли свою роль в создании Канбан-досок. 

Гипермаркеты

Запасы продуктового магазина лежат на складе. Продукты перемещают со складов на полки, а когда склад пустеет, менеджеры делают новый заказ. Последовательность простых событий: клиенты покупают товар, сотрудники магазина заполняют полки новыми продуктами. Этим процессом можно управлять, наблюдая за запасами визуально.

Автомобильные заводы

В 1950-х годах менеджеры Toyota решили улучшить управление запасами запчастей. Они внедрили подход Канбан, что в переводе означает «визуальная карта». Эти карты показывали переходы запчастей и модулей от одного рабочего к другому.

В каждой карточке был номер, число деталей, их отправитель и получатель: так регулировался производственный процесс, а менеджеры назначали ответственных за выполнение задач и распределяли работу. Сотрудники точно знали, где взять ту или иную деталь, при этом в карточке подробно описывалось, что уже было сделано.

Разработка ПО

В 2000-х годах консультант Microsoft Дэвид Андерсон создал систему Канбан для разработки программного обеспечения. Она отправляла задачи в буфер — список того, что нужно сделать — и предоставляла разработчикам выбор. Затем задачи отправлялись на следующий этап разработки, в следующий список.

Где можно применять канбан-методологию

С помощью системы Канбан вы сможете гибко планировать задачи, контролировать сроки, повысить эффективность работы и видеть весь процесс наглядно. Метод применим в разных сферах: IT, маркетинге, строительстве. Главное, чтобы в бизнесе можно было выделить этапы и типы работ.

Промышленное производство 

На предприятии система перемещает продукт от точки А к точке Б. У каждого участка есть план, в котором указывают число будущих поставок. Если в одном месте происходит переизбыток продукции, в другом случается дефицит. В результате план не выполняется в срок и работа останавливается.

Метод Канбан помогает организовать производство так, чтобы первый участок заказывал необходимые детали у следующего, ориентируясь на количество произведенной продукции — это позволяет сохранить баланс. 

Управление IT-проектами 

В этом случае детали и запчасти заменяет ПО, а сотрудников производства — программисты, тестировщики и другие разработчики IT-проектов. Например, для создания сайта подключают дизайнера. Он рисует 2–3 макета будущего ресурса и после утверждения один из них передает в работу программисту. По макету программист пишет этот сайт, а затем тестировщик выявляет ошибки. Каждый специалист занимается своим делом, исходя из того объема работы, который выполнил предыдущий участник проекта.

Чтобы сайт компании приносил прибыль, нужно повышать его конверсию. Виджеты Calltouch автоматически обрабатывают обращения клиентов с сайта и лидформ TikTok, Facebook* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией) и ВКонтакте, а также собирают заявки в нерабочее время. Скрипт перезвонит клиентам, как только колл-центр начнет работать. Используйте бесплатные виджеты и оплачивайте только минуты разговора.

Увеличение продаж 

Распространенное направление в этой сфере — сотрудничество с клиентами в формате В2В. Отлаженная система организации помогает сформировать коммуникацию с клиентами через маркетинговые инструменты. Канбан используют при выстраивании воронки продаж и ускорении ее отдельных этапов: от знакомства будущего клиента с предложением до покупки.

Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе 

Принципы работы с воронкой продаж:

• Каждое передвижение карточки делает клиента на шаг ближе к покупке.
• Первостепенная задача менеджера — продажа товаров клиентам, с которыми уже идет работа. Только после этого можно принимать в работу новых клиентов и приступать к раскручиванию воронки продаж с начального этапа.
• Для каждого этапа нужно поставить условия для продвижения клиента по воронке продаж.
• Чтобы воронка продаж работала эффективно, анализируйте ее этапы, отслеживайте эффективность работы системы и статусы клиентов.

Построить полноценную воронку продаж от показов рекламы до ROI можно в сквозной аналитике Calltouch. Благодаря этой системе все каналы трафика под контролем: ни один лид не пропадет. Все отчеты формируются в удобных дашбордах и позволяют оценивать эффективность и вовлеченность ЦА каждого рекламного инструмента. Выведите ваш маркетинг на новый уровень, увеличивая прибыльность компании.

Личное планирование 

Главные инструменты Канбан — иллюстративность и разделение одной глобальной задачи на несколько целей и этапов. Благодаря этому методика становится удобным вариантом работы не только для крупных компаний, но и для личного планирования. 

Обычно для упорядочивания дел используют ежедневники, но система Канбан предлагает иной подход — работу с доской, на которой фиксируют все текущие задачи. Их можно делить на ежедневные, еженедельные и ежемесячные. 

Как помогает визуализация

Все актуальные задачи пишут на меловых досках, прикрепляют стикеры на магнитные доски или публикуют на онлайн-досках. Каждая такой визуальный инструмент поделен на колонки, которые показывают рабочий процесс. Сотрудники видят стадию разработки каждой задачи, приоритет, ответственного за работу. Визуализация помогает оптимизировать деятельность, контролировать проект, а конечная цель объединяет команду. Часто этапам присваивают свой цвет, чтобы сразу видеть статус всей работы.

Виды 

Есть две разновидности системы. Оба варианта применяют на производстве, но при необходимости могут адаптировать и под другие виды деятельности.

Тарный канбан

Это тара, на которую крепят специальную бирку. На ней указывают название детали, номер, количество, контакты отправителя и получателя продукта. 

Система заказов по тарному канбану работает следующим образом:

• Когда число деталей в первой таре постепенно заканчивается, сотрудник убирает его с рабочего места на нижний ярус, где складируют заказы на новые детали.
• Транспортировщик уезжает с пустой тарой, на которой есть бирка соответствующего отдела.
• Заказанные материалы поставляют в следующий отдел производства.

Карточный канбан 

Это карточки Канбан, которые показывают:

• цвет;
• адрес отправителя;
• название детали, ее номер, количество, которое должны поставить получателю;
• адрес получателя.

Цвет бирки может быть: 

• синим — производственная карточка;
• красным — складская карточка;
• зеленым — межцеховая карточка.

Цвет отображает помещение, к которому привязано место действия карточки, чтобы сотрудники могли отследить ее путь.

Принципы Канбан

Система Канбан основана на принципах:

• Визуализация. Основа Канбан — визуальная доска, на которой представлены этапы выполнения текущей задачи: «запланировано» — «выполняется» — «сделано».
• Разделение задач. Четкое понимание целей упрощает процесс.
• Фокусировка на работе. Невыполненные задачи требуют особого внимания. Если процесс затягивается, нужно подключать дополнительных сотрудников и перераспределять ресурсы.

Инструменты

При работе с Канбан используют: 

• Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (STATIK) — структурированный воркшоп для поэтапной визуализации текущего процесса. Это инструмент анализа сервиса (заказчиков, стейкхолдеров, команды) и построения системы.
• Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram — CFD) для определения узких мест. На графике хорошо видны простои процесса, когда из-за невыполненной задачи нельзя перейти на следующий этап.
• Лимит WIP (Work In Progress) ограничивает количество карточек, которые находятся в одном столбце одновременно. При достижении лимита столбец закрывается, пока команда не решит текущие задачи.

Преимущества и недостатки

К достоинствам Канбан относят: 

• гибкое планирование с возможностью изменения приоритетов — важно для проектов в IT-сфере;
• высокую степень вовлеченности сотрудников, благодаря совместным обсуждениям задач;
• быстрый поиск проблем из-за лимитов WIP;
• экономию пространства на складах из-за сбалансированного потока транспортировки товаров;
• прозрачность рабочих процессов.

Недостатки метода:

• неудобен для больших команд;
• невозможность долгосрочного планирования, так как Канбан предназначен для решения актуальных задач;
• вероятность торможения проекта при блокировке нескольких задач.

Сравнение Kanban и Scrum

Главное отличие в том, что Канбан представляет собой набор принципов, чем метод управления проектом. Системы можно сравнить по следующим параметрам:

• Команда. В Скрам у членов команды нет главной компетенции: аналитик работает с разработчиком, тестировщик — с дизайнером. В Канбан собираются узкопрофильные специалисты со своими задачами.
• Роли. В Скрам действует главный организатор, который занимается решением проблем и устраивает совещания. В Канбан такой роли нет.
• Планирование. В Скрам приоритеты работы расставляет организатор, в Канбан — команда.

Применение Канбан

Использование Канбан возможно на разных типах производства. Ограничения накладывает не сфера производства или число специалистов в команде, а способность персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.

Метод применяют многие IT-компании, например, Microsoft. Канбан внедряют на промышленных производствах, HR-сервисах, закупках.

Примеры применения системы канбан на предприятии

Использование системы можно увидеть на примере токийского парка в Императорском дворце. В кассе посетители получают пластиковые карточки, которые нужно сдать в стеклянную будку на выходе. Когда накапливается определенное число таких карточек, сотрудник забирает их и выдает новым посетителям.

Одни и те же карточки циркулируют по внутренней системе парка, избавляя руководство от производства одноразовых билетов. Кроме того, система предотвращает переизбыток посетителей. 

Канбан можно проиллюстрировать через работу менеджера по продажам. У него много единовременных задач: общение с клиентами, составление договоров, прием звонков. Для разделения обязанностей, формирования целей и их структурирования применяют Канбан.

Например, процесс коммуникации с новыми клиентами разделяют на несколько шагов: от первого контакта до подписания бумаг. Для каждого этапа есть регламент, подготовленные образцы документов, скрипты. Это упрощает общение с клиентами и минимизирует временные затраты на работу.

Как внедрить Канбан в компанию

Не стоит подключать все инструменты Канбана сразу. Резкие перемены рабочего процесса могут сбить с толку сотрудников, остановив разработку проекта.

Есть шесть правил внедрения метода в организацию:

• визуализируйте поток работы;
• ограничьте число одновременно выполняемых задач;
• управляйте потоком задач;
• обсудите правила работы;
• анализируйте деятельность;
• экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы.

Визуализируйте поток работы 

Для начала попробуйте писать задачи на стикерах и клеить их на обычную доску. Для этого поделите доску на три колонки: «выполнить», «в процессе», «готово». Переносите стикер из одной колонки в другую по мере выполнения. 

Ограничьте число одновременно выполняемых задач 

Много открытых процессов мешает работе команды. Люди вынуждены постоянно переключаться с одной задачи на другую и тратят на это время. Обсудите, сколько вопросов можно решать одновременно, чтобы не влиять на качество и длительность выполнения проекта.

Управляйте потоком задач 

Следите за статусами действий. Если видите, что какая-то задача занимает много времени или работник не справляется, выясните, в чем проблема. Отправьте на помощь освободившегося члена команды. 

Обсудите правила работы 

Расскажите сотрудникам, как работает метод Канбан, в чем его преимущества, что это даст команде. Работники должны знать, как брать задачи, что делать при возникновении проблем, как отмечать выполненный процесс.

Анализируйте деятельность 

Будьте на связи с сотрудниками ежедневно, а раз в неделю устраивайте собрания. На них нужно обсуждать прогресс каждого члена команды, чего удалось достичь, где были неудачи. На встречах можно выявить новые проблемы или способы улучшить работу.

Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы 

Пробуйте новые способы организации процесса. Понаблюдайте, что меняется, и в какую сторону. Внедряйте полезный опыт. Помните, что цель метода Канбан — ускорить движение карточек из колонки «выполнить» в «готово».

Приложения и программы для Канбана

Систему Канбан реализуют не только на меловых или магнитных досках, но и посредством специализированных программ. Они помогают организовать рабочий процесс и автоматизировать выполнение задач.

Trello

Сервис предлагает удобный формат организации проектов, к каждому из которых можно прикрепить карточки. В них можно добавить сроки задач, файлы, комментарии, метки. Отсутствует ограничение на число пользователей, у которых есть доступ к одному проекту. Основной функционал — бесплатный.

Kanbantool

Сервис позволяет отслеживать время, но в бесплатной версии функционал небольшой: на карточках нельзя писать комментарии, добавлять файлы и смотреть время работы. Доска для Канбан маленькая. Над одним проектом могут работать только два человека, что не подходит даже маленьким командам. Тариф Enterprise стоит 9 € и включает неограниченное число досок, неограниченное число вложений файлов, подсчет времени и отчеты, автоматизацию процесса и целые группы пользователей.

LeanKit Kanban

Сервис помогает автоматизировать отчеты, дает неограниченный доступ к работе над файлом. Есть шаблоны, которые можно использовать для работы и  встроенная аналитика. В сервисе можно отслеживать время изменений, добавлять вложения, создавать диаграммы и схемы, упрощающие процесс распределения задач. Есть бесплатная пробная версия на 30 дней, а остальные цены зависят от подключаемого портфеля.  

Kanbanize

Это инструмент, с которым можно вести проект по системе тайм-менеджмента, строить аналитические диаграммы и графики. Есть функция автозаполнения. Сервис демонстрирует связь между задачами, проводит резервное копирование данных, отображает текущие статусы задач и роли пользователей. Есть пробная версия, но затем нужно выбрать определенный тариф, цены на который начинаются от 149 $ в месяц. 

Worksection

Сервис для управления бизнес-проектами. Он удобен для небольших компаний, которым нужно систематизировать цели и разбить их на несколько задач. В сервисе можно планировать работу, считать время на задачи, формировать отчеты по результатам работы. Тариф Free имеет ограниченный функционал, а «Премиум» за 199 $ в месяц позволяет подключать к проектам 50 пользователей, хранить файлы в хранилище 500 Гб и быстро их искать, а также использовать максимум функций. 

Jira Software

Это гибкая платформа для ведения проектов. Она сочетает в себе подходы Scrum и Kanban. Для повторяющихся действий подходят Scrum-доски, для эффективной работы в сжатые сроки — Kanban. Вы можете создать процесс, который подойдет именно вашей компании. В программе будет удобно работать как маленьким, так и большим командам, при этом количество участников неограничено. 

Для команд до 10 человек есть бесплатный тариф, а для компаний, где нужно масштабировать совместную работу и отслеживать ее — тариф Premium. Стоимость этого тарифа 14,50 $ за одного пользователя в месяц.

Ошибки в применении 

Распространенные ошибки при внедрении методологии Kanban в рабочий процесс:

• Не объяснять сотрудникам суть метода, зачем он нужен компании — команда не понимает смысла в введении карточек и не заинтересована в них.
• Игнорировать ограничения лимита задач — сотрудники перерабатывают, в большом потоке карточек вы теряетесь и не видите проблемы.
• Забывать менять статус задач — нельзя определить реальную загрузку компании.
• Не указывать приоритеты в карточках — можно пропустить срочные задачи.
• Не общаться с командой — без обратной связи невозможно улучшить работу.

Заключение

Система Канбан — удобный набор инструментов, организующих выполнение личных и профессиональных задач. Она помогает реализовать намеченные планы в поставленные сроки, дает возможность отслеживать прогресс, а также при необходимости скорректирует ресурсы и поможет устранить возникшие проблемы.

Система Канбан появилась благодаря компании «Тойота» в 50-х годах прошлого века. Руководство поставило цель: оптимизировать бизнес-процессы так, чтобы управлять ими было проще. Чем легче управление, тем лучше результат каждого процесса.

Что такое Канбан

Канбан является системой организации работы. Каждая большая задача делится на несколько операций. Например, есть задача – обеспечить продуктовый магазин постоянным запасом продукции, чтобы избежать ситуации, когда клиент хочет купить товар, а его нет в наличии.

Эту задачу можно разделить на такие этапы:

• продукты находятся на складе, но когда это требуется, их перемещают в торговый зал на полки;
• склад пустеет;
• менеджер отдела закупок видит, что в складском помещении убывает товар, и оформляет заявку поставщикам;
• клиенты приходят в магазин, видят наличие товаров на полках и покупают их.

Таким образом, обеспечение запасами происходит в круговой последовательности: клиенты покупают, сотрудники заказывают товары. Процессом легко управлять, поскольку работники наглядно видят, что товар заканчивается.

Применение системы

Подобный подход можно использовать не только в управлении запасами, но и в любых других бизнес-процессах: в разработке программного обеспечения, в создании продукта или в общении с клиентами. Главное, чтобы процесс можно было разделить на части и наблюдать за ним. Вот как выглядит применение системы:

• промышленное предприятие перемещает товары из точки А в точку Б. Путь разделен на несколько участков. У каждого есть план по производству. Если на одном участке план не выполняется, это создает проблемы следующим по принципу домино. Значит, в точку Б продукция придет с опозданием. Благодаря методу Канбан каждый участок заказывает нужное количество деталей – столько, сколько может дать предыдущий участок;
• при разработке ПО работа осуществляется аналогично производству, однако вместо деталей и участков есть программное обеспечение, а сотрудниками являются не инженеры, а программисты. Между работниками принято разделение труда. Есть специалист, создающий макет будущего ПО, есть разработчик и тестировщик. Если макет не будет создан вовремя, программист не сможет написать программу, а тестировщику нечего будет проверять.

Личное планирование

Систему можно адаптировать даже для личного планирования. Руководитель распределяет задачи таким образом, чтобы успеть выполнить их в срок. Главными инструментами Канбан будут детализация цели и иллюстративность. Система предполагает использование доски, на которую записываются задачи и делятся на три группы: ежедневные, еженедельные, ежемесячные.

Для удобства планирования времени используется визуализация. На задачи прикрепляются стикеры, дела объединяются в списки, этапы работы маркируются разными цветами. Благодаря этому можно видеть, на какой стадии находится проект.

Преимущества и недостатки системы

У системы есть достоинства, благодаря которым команде удается повысить продуктивность работы:

• гибкое планирование рабочего процесса. Команда может в любой момент изменить приоритеты, если появятся новые обстоятельства;
• построение рабочего процесса предполагает обсуждение деталей с сотрудниками. Подчиненные, вовлеченные в процесс, ощущают свою важность для компании и благодаря этому более мотивированы на результат;
• так как инструменты Канбан не позволяют перегрузить работников задачами, в случае возникновения проблемы можно легко найти ее источник;
• если использование системы Канбан связано с деталями, сырьем, готовыми товарами, то компания может сэкономить складское пространство. Так как поток товаров и полуфабрикатов сбалансирован, склады не пустуют и не переполняются;
• рабочие процессы становятся более прозрачными.

Однако система Канбан при личном или командном планировании эффективна только тогда, когда коллектив небольшой. Чем больше человек в компании или подразделении, тем сложнее руководителю равноценно вовлечь всех в процесс. Вот еще несколько недостатков системы:

• чтобы перевести команду на систему, потребуется время, потому что сотрудникам нужно объяснить ее суть, научить пользоваться инструментами и перестроить некоторые бизнес-процессы;
• система не подходит для долгосрочного планирования. С ее помощью можно выполнять только текущие задачи;
• если несколько задач не будут выполнены, то замедлится весь процесс.

Виды Канбан

Есть два вида системы. Тарный Канбан используется на производстве или на складах. Детали распределяются по нескольким емкостям в соответствии с этапом, на котором они потребуются. На каждую тару крепится бирка с информацией: названием деталей, номером, количеством. Затем сотрудники работают с емкостями. Например, так выглядит система заказов товаров или полуфабрикатов на производстве:

1. В первой таре постепенно сокращается количеств деталей.
2. Сотрудник убирает короб, чтобы пустая тара не мешала работе. Он работает с деталями, которые лежат в другой аналогичной таре.
3. В отдельную емкость складируются детали на новые заказы.
4. Транспортировщик забирает пустую тару, отмеченную биркой с названием отдела, откуда ее забрали.
5. Заказанные материалы отправляются в следующий отдел производства.

Таким образом, каждая тара проходит цикл от одного отдела в другой и вновь возвращается в первое подразделение.

Карточный Канбан – вторая разновидность системы. Чтобы сортировать детали или полуфабрикаты, используются карточки разных цветов и с разными надписями. На бирках указывается адрес отправителя, название детали, идентификационный номер, количество и адрес получателя, которому этот короб с деталями должны доставить.

Чтобы облегчить сортировку посылок, можно крепить к ним бирки разных цветов. Например, синяя бирка будет обозначать производственный отдел – посылка либо отправлялась оттуда, либо должна быть доставлена туда. Благодаря цвету сотрудники смогут отследить путь детали.

Принципы системы Канбан

Система основана на трех принципах:

• процесс работы нужно визуализировать. Например, можно использовать плакат или виртуальный графический отчет со списком задач. Каждая задача будет промаркирована стикерами «Запланировано», «Выполняется», «Выполнено»;
• процесс нужно дробить на мелкие задачи. Чем четче сотрудники понимают цели компании, тем проще ее достигнуть;
• работники должны фокусироваться на задачах, которые еще не выполнены. Руководитель контролирует выполнение. Если оно затягивается, то к работе привлекаются дополнительные люди.

Инструменты Канбан

Чтобы работа отдела или компании соответствовала принципам системы Канбан, необходимо внедрять инструменты. Например, Statik или Systems Thinking Approach to Introducing Kanban. Это воркшоп, с помощью которого можно визуализировать текущие процессы. В нем сотрудник может разбить процесс на этапы.

Также потребуется накопительная программа CFD для определения узких или проблемных мест в процессе. В программе строится график работы, на нем отмечаются участки, где наблюдаются простои – этапы, которые выполняются медленнее, чем планировалось. Так как система Канбан предполагает цикличность, то из-за простоев команда не может перейти к выполнению следующего этапа.

Лимит WIP (Work in Progress) помогает команде здраво оценивать свои силы. Руководитель добавляет задачи в список, чтобы подчиненные их выполнили. Если не контролировать количество задач, то ресурсов может не хватить. Это приведет к простою и срыву сроков работы. Но благодаря лимиту WIP в список дел получится добавить ограниченное количество задач. Как только лимит будет достигнут, добавить новые задачи станет невозможно.

Для работы могут потребоваться такие приложения:

• Trello – сервис для планирования работы. Пользователь создает в программе проекты, к каждому прикрепляет карточки, добавляет пометки, сроки, комментарии;
• Kanbantool – виртуальная доска для Канбан, где руководитель сможет размещать карточки с заданиями;
• LeanKit Kanban – сервис для автоматизации отчетов. В приложении есть встроенная аналитика, шаблоны для работы с отчетностью.

Как внедрить Канбан на предприятии

Чтобы компания работала по системе Канбан, необходимо переводить на нее постепенно. Не стоит внедрять сразу все инструменты, потому что резкая смена рабочего процесса может демотивировать сотрудников. Внедрять систему лучше в таком порядке:

1. Визуализировать рабочие процессы.
2. Ограничить число задач, которые одновременно берут в работу сотрудники.
3. Управлять потоком задач, назначая ответственных за каждую.
4. Рассказать работникам новые правила.
5. Проанализировать рабочий процесс после введения новшеств.
6. Продолжать внедрять новые инструменты.

Для начала необходимо визуализировать работу, то есть прописать список задач на стикерах и закрепить их на доске. Затем стикеры группируются в зависимости от стадии выполнения. Формируются группы из задач, работу по которым еще только предстоит начать, которые уже в процессе выполнения и которые завершены. Важно использовать именно стикеры, чтобы по мере продвижения можно было переносить их из одной категории в другую.

Затем нужно ограничить число задач, которые выполняются одновременно. Чем больше процессов, тем сложнее сотрудникам следить за ними и выполнять работу качественно. Количество задач, которое можно делать одновременно без потери качества, следует определять вместе с исполнителями.

Руководитель должен управлять задачами. Необходимо следить за статусом каждой. Если руководитель видит, что один из этапов работы застопорился или работник не справляется, можно привлечь других сотрудников.

Когда система будет внедрена, необходимо получать от сотрудников обратную связь. Нужно, минимум, раз в неделю устраивать собрания, на которых отмечать успехи членов команды и уточнять, какие сложности у них есть.

Ошибки в применении системы

При внедрении методов Канбан есть вероятность допущения таких ошибок:

• не объяснить работникам суть изменений. Тогда сотрудники не поймут смысла в карточках, и система не сработает;
• не устанавливать лимит на задачи, желая повысить продуктивность компании. Если работники будут перерабатывать, их эффективность в долгосрочной перспективе упадет;
• забывать менять статус у задач. В этом случае подчиненные теряются и не понимают, что именно им делать.

Система Канбан – это набор инструментов, которые делают рабочий процесс проще и понятнее. На первый взгляд кажется, что при использовании этой системы рабочие процессы замедляются. На деле все происходит наоборот: за счет того, что процессы стали прозрачными, а порядок выполнения действий четко регламентируется, сотрудники начинают работать быстрее.

 vlada_maestro / shutterstock

Пишет про управление в Skillbox Media. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.

Вы когда-нибудь собирали вместе группу людей, чтобы создать продукт или запустить проект? В качестве бонусов — жёсткий дедлайн, объемное техзадание и несговорчивый заказчик. Получилось? Всему этому мы учим на курсе «Руководитель digital-проектов».

Волшебной таблетки для решения всех проблем не существует. Но есть методы, которые упрощают работу команды. Один из них ― Kanban.

Kanban ― это метод улучшения процессов разработки и часть agile-философии. В его основе ― «Манифест гибкой разработки программного обеспечения».

Только одна ― получать готовый качественный продукт вовремя. Давайте разбираться, как этого добиться.

Kanban начинается с визуализации, чтобы процессы были на виду у команды. Для этого используют специальную доску и набор карточек или стикеров.

Доска ― это обязательный элемент для гибкой методологии. Она есть в Scrum, есть и в Kanban. Каждый член команды получает к ней доступ в любое время и видит, на каком этапе находится задача.

Доска подойдёт и реальная, и виртуальная: можно использовать простую пробковую или программы вроде Trello. Kanban-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области. Например, чтобы составить список дел.

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими:

Имена столбцов меняются в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность ― это ключевая ценность Kanban, которую называют потоком.

Kanban-карточки ― это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски.

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

На доске отражаются все процессы. Команда их анализирует и устраняет слабые места. В Kanban это называется управлением потоком.

---

Чтобы использовать Kanban, одной доски недостаточно. Команда должна знать принципы, по которым работает.

---

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

В Kanban смешались принципы agile-методологий и lean-мышления. Здесь нет жёстких правил, но есть принципы, на которые можно опираться.

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

---

Пример

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

---

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи. Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

---

Пример

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

---

Kanban часто путают или объединяют с гибкой методологией Scrum. Но это не совсем так.

KANBAN	SCRUM
Нет совещаний	Есть совещания
Нужна отправная точка	Не нужна отправная точка
Могут работать узкопрофильные команды	Только кроссфункциональная команда
Последовательные и плавные перемены	Кардинальные перемены
В команде нет разделения на роли	В команде есть разделение на роли

Представьте, что разработка ведётся по стандартному водопадному подходу. Много времени уходит на утверждение документации, а ошибки всплывают в самый последний момент. Команда понимает, что пора меняться. Scrum сейчас популярен, все говорят о его пользе. Но страшно: придется уйти от привычного процесса разработки, а вдруг не поможет.

В такой ситуации лучше начать с Kanban. Если команда заметит явные улучшения, то после сможет решиться и на Scrum.

---

Команда уже внедрила Scrum, но хочет продолжать совершенствовать процесс. Тут снова поможет Kanban.

---

Если вы решили использовать Kanban, то запаситесь терпением и научитесь самодисциплине. Не думайте о радикальных переменах, не внедряйте все практики сразу. Kanban ― это про последовательные и плавные улучшения. Возможно, для достойного результата и не понадобится часть инструментов.

Теперь вы знаете, что есть Kanban, как использовать метод и чем он отличается от Scrum. И уже готовы проверять всё в деле. Теория ― это хорошо, но нужна практика. И лучше практиковаться без опасений, что одно неверное движение может навредить проекту.

В Skillbox есть курс, который прокачает вас в управлении проектами. Вы сможете внедрять в свою работу любые agile-системы и будете уверены в результате.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 290K

Добрый день!

Одним из моих профессиональных интересов, как координатора команды тестировщиков, являются методологии разработки программного обеспечения. В настоящее время все большую популярность приобретают так называемые Agile-методологии, в особенности Scrum и Kanban. На «раcпиаренных» терминах играют недобросовестные «тренеры», семинары и сертификации («сертифицированный Scrum-мастер», «сертифицированный Product owner» и т.д.) растут как на дрожжах.

В большинстве недобросовестных статей и тренингах любая методология представляется как магическая серебряная пуля, которая мигом решит проблемы коммуникации, враз спасет от некомпетентности отдельных членов команды. В общем, поможет именно вам решить именно ваши проблемы. В текущем году я поступаю в магистратуру Белорусский Государственный Университет по специальности «технологии управления персоналом» и планирую рассмотреть подробно плюсы и минусы, а также ограничения применимости наиболее распространенных методологий разработки программного обеспечения.

В процессе работы я часто сталкивался с непониманием и неверным трактовкам инструментов методологий, применения модной методологии без учета контекста. После прочтения статьи я понял что проблема скорее глобальная, чем локальная. Предлагаю сегодня немного рассмотреть Kanban, его историю, основные принципы, и возможные границы применения.

Если вам не хочется читать — я сделал видео, где на пальцах описываю историю и основные принципы метода Канбан.

История термина

Kanban – японский термин, который начали использовать применительно к производству в 60-х годах 20-го века в компании Toyota. В основу данного принципа положен конвейерный метод производства, а также различные скорости выполнения отдельных технологических операций на производстве. Попробую объяснить на пальцах. При любом производстве есть основное производство («главный конвейер») и дополнительное производство («дополнительные конвейеры»). Темп выпуска конечных изделий задает главный конвейер, в то время как дополнительные конвейеры не могут ускорить темп выпуска изделия, но могут замедлить его, в случае несвоевременного выпуска требуемых деталей.

Дополнительно, при производстве может произойти смена приоритетов. К примеру выяснилось что станция, которая производила левые зеркала произвела 20 шт., а станция производившая правые зеркала — 10 шт., в то время как на конвейере находятся 15 автомобилей и необходимо 15 штук зеркал обоих типов. Налицо конфликт метрики — количественно производство не упало (дополнительные конвейеры выпустили 30 изделий в срок), но производство все равно рискует остановится. Kanban призван помочь с этой проблемой.

В упрощенном варианте, Kanban включает в себя два простых правила:

• производственная станция имеет план производства деталей («backlog»). План отсортирован по приоритету, и может меняться в любое время (к примеру станция производящая слишком много левых зеркал должна иметь возможность переключиться на правые как можно скорее);
• количество задач, выполняемых на станции одновременно ограничено (т.е. производить не более заданного количества зеркал одновременно). Это ограничение необходимо для управления скоростью производства на станции, а также скоростью реагирования на изменения плана.

Настоящее время

В последнее время, Kanban набирает большую популярность в производстве программного обеспечения. Некоторые команды считают эту методологию исключительно полезной, некоторые используют по принципу «культа Карго». Основываясь на моем эмпирическом опыте чистый Kanban плохо работает для продуктовых команд (читай — «основной конвейер»), но отлично работает с командами поддержки, такими как:

• группы поддержки программного обеспечения, где не важен «план», но важна скорость реагирования на изменения;
• группы тестирования, работающие отдельно от групп разработки;
• службы поддержки;
• другие примеры «неосновных производств».

Отдельно необходимо отметить, что Kanban хорошо работает в стартапах, не имеющих четкого плана, но активно работающих над разработкой. Предлагаю рассмотреть пример использования Kanban в разработке программного обеспечения. Заранее прошу простить за некрасивые иллюстрации. Давайте представим себе команду из одного разработчика, работающего над небольшим проектом. План разработки (backlog) отсортирован в порядке приоритета кусков работы, лимит команды на задачи в процессе — 1 шт.

Для управления процессом руководитель проекта может:

1. изменить лимит на количество задач в работе;
2. добавить задачу с более высоким приоритетом (к примеру p0) для того чтоб она была взята как можно скорее;

В процессе работы может так произойти, что работа заблокирована (сломался хостинг, не скачан нужный framework и т.д.). В общем случае, заблокированная работа возвращается в backlog, и выбирается новая задача, с максимальным приоритетом. В зависимости от характера задач и типа команды лимит может быть увеличен или уменьшен. К примеру, наш разработчик может одновременно рисовать форму регистрации и смотреть за процессом развертывания нового сервера. Тем не менее, если время завершения задач будет меньше требуемого, руководитель проекта может уменьшить лимит, или увеличить команду. Таким образом, при грамотном руководстве, Kanban обеспечивает максимально возможную для данной команды скорость работы, максимальную скорость реагирования на изменения и в то же время сократить «расходы» на поддержку методологии. В общем все! Kanban — это не просто, просто. Это очень просто!

К ограничениям Kanban’а при использовании его в продуктовых командах можно отнести:

• данная методология плохо работает с большими командами (больше 5 человек);
• в чистом виде, Kanban плохо работает с кросс-функциональными командами. Т.е. в отличие от Scrum, тяжело совместить тестирование и разработку в одной команде. Более удачной мыслью является разбить процесс на «станцию» разработки и «станцию» тестирования с отдельными руководителями и backlog-ами;
• ввиду своей истории и специфики, Kanban не предназначен для долгосрочного планирования.

Заключение

В заключение, хочу добавить, что сравнение любых методологий по принципу «кто круче» не продуктивно и контр-конструктивно (капитан очевидность). Каждая, более-менее распространенная, методология имеет свои плюсы, минусы и границы применения. Дополнительно, Agile-методологии в принципе накладывают большие требования на сработанность и опыт членов команды.

В случае возникновения интереса к теме продолжу рассмотрение Kanban’a подробнее. В последствии, предлагаю разобрать по полочкам и картинкам Scrum и RUP.

Более подробно, и наглядно можно посмотреть в:

• статье, посвященная Kanban на Wikipedia.org;
• отличной книге «SCRUM и KANBAN: выжимаем максимум», Хенрик Книберг и Маттиас Скарин.