Как обозначить руководство по эксплуатации

Оформить руководство по эксплуатации необходимо, следуя требованиям национального стандарта ГОСТ 2.601-2019. В нём можно найти очень много информации об эксплуатационных документах в целом и руководстве по эксплуатации в частности.

Руководство по эксплуатации какого-либо оборудования должно содержать как общую, так и очень подробную информацию об этой машине. Оформляя руководство по эксплуатации, нужно описать:

• принципы функционирования оборудования;
• параметры и характеристики;
• комплектующие части (если есть);
• сведения по ремонту, плановому обслуживанию и утилизации.

Документ руководства по эксплуатации можно оформить как в бумажном, так и в электронном интерактивном виде для размещения на сайт и лучшего понимания функционирования аппарата.

Основные принципы оформления содержания руководства по эксплуатации

Для правильного понимания и выполнения требований руководства по эксплуатации, глаголы в тексте документа нужно использовать в повелительном наклонении: «взять», «сделать», «включить», «установить» и т.п.

Любые действия, которые нужно выполнить для достижения какого-либо результата, следует описывать в логическом порядке. Последовательность действий можно также приводить в виде таблицы.

Для сложных оборудования оформлять руководство по эксплуатации рекомендуется, разделяя текст на разделы и подразделы с соответствующей нумерацией.

Также очень важно при оформлении руководства по эксплуатации отдельно прописывать требования к безопасности, преднамеренно выделяя данные разделы или абзацы. Выделить меры безопасности можно предостерегающими словами «Внимание!», «Запрещается!» «Предупреждение!» и т.п.

Если оформляется руководство по эксплуатации на изделие, которое требует повышенной осторожности при использовании, то на титульном листе документа следует сделать соответствующую надпись: например, «ВНИМАНИЕ! ОСОБАЯ ОСТОРОЖНОСТЬ!».

Для лучшего понимания и восприятия действия и пояснений в руководстве по эксплуатации следует приводить схемы, рисунки, разные графические иллюстрации, чертежи, диаграммы, графики и т.п. В ГОСТе есть подробное описание, как и куда правильно вставлять данные изображения и иллюстрации.

Основные принципы технического оформления руководства по эксплуатации

В национальном стандарте ГОСТ Р 2.601-2019 в подразделе 8.2 можно найти подробные требования к техническому оформлению руководства по эксплуатации, если оно разрабатывается в бумажном виде.

Обычно при оформлении руководства по эксплуатации изготовитель сам решает, на каком носителе публиковать документ. Но могут быть ситуации, когда есть требования заказчика выполнить оформление руководства по эксплуатации, например, в анимационном виде на цифровом носителе. Поэтому рекомендуется консультироваться с заказчиком (если он есть) по поводу носителя руководства по эксплуатации. Особенно это касается государственных заказов.

При оформлении руководства по эксплуатации на бумажном носителе следует использовать листы А4 согласно ГОСТ 2.301. Страницу документа нужно поделить на следующие зоны:

• информационная зона с технической информацией;
• верхний колонтитул – 1-2 строчки;
• нижний колонтитул – 2-3 строчки.

Если заказчик не выдвинул требования по качеству бумаги, формату, переплёту и других технических особенностей, то их устанавливает изготовитель оборудования.

Если схем, графиков и иллюстраций слишком много, то стандарт предполагает их отдельное брошюрование в качестве приложения к руководству по эксплуатации.

При оформлении руководства по эксплуатации в электронном виде, разрешается передавать мультимедийную версию заказчику и пользователям на электронных носителях, с помощью удалённого доступа или через интернет. В зависимости от оговорённых условий, доступ к передаче электронного руководства по эксплуатации может бить единичным или многократным.

Без этого сопроводительного документа не обходится бытовая техника, различные приборы, оборудование, машины и многие другие товары народного потребления и промышленного назначения.

Второе название РЭ – инструкция по эксплуатации.

Цель разработки руководства

Группы лиц, которым может понадобиться инструкция – это не только обычные потребители, но и специалисты, осуществляющие ремонт и техническое обслуживание, сотрудники предприятий.

Главная цель документа – описать, как правильно использовать объект, чтобы он выполнял свои прямые функции, а также обеспечить при этом безопасность пользователя. Также в инструкции дается информация об оценке технического состояния и осуществлении ремонта изделия.

РЭ относится к категории конструкторской документации, наряду с паспортом на изделие, сборочной схемой и габаритными чертежами. Все перечисленное может понадобиться:

• Когда изготавливается новое изделие (для передачи заказчику);
• При сертификации продукции (передается в сертификационный центр);
• При импорте и таможенных досмотрах.

Требования к руководству по эксплуатации

Нормативно-технические акты, устанавливающие требования к РЭ:

• ГОСТ 2.601-2013 – описывает виды эксплуатационных документов, требования к ним и комплектность;
• ГОСТ 2.610-2006 – устанавливает правила составления различных эксплуатационных документов, в том числе РЭ.

Согласно этим нормативам, руководство должно содержать информацию о конструкции, описание работы, свойствах изделия, указания для его безопасного использования. Описание эксплуатации не должно ограничиваться только использованием по прямому назначению. Необходимо, чтобы оно включало также и правила транспортировки, хранения, обслуживания и ремонта, проведения оценки технического состояния, информацию о правильной утилизации.

Дополнительные требования к РЭ описывает ТР ТС 010/2011, действующий с 2013 года. В частности, они касаются характеристик безопасности машин и оборудования. Так, ТР ТС устанавливает необходимость доводить до потребителя информацию о потенциальной опасности при недопустимой эксплуатации. В инструкции должны прописываться ограничения условий применения и те меры безопасности, которые необходимо предпринимать, используя оборудование.

ГОСТ на оформление РЭ

Согласно требованиям стандартов – двух профильных ГОСТов, РЭ должно быть составлено по установленному образцу с учетом всех изложенных в них рекомендаций, носящих обязательный характер.

Стандартом 2.601-2013 разрешается составление руководства в электронной форме, что подразумевает возможность размещения и на сайте производителя. Дополнительно в отношении электронного РЭ будут действовать требования ГОСТ 2.051-2013, где отражена информация о правилах составления электронной конструкторской документации.

Руководство должно сопровождаться подробными техническими схемами. А из-за схожести инструкции по эксплуатации с паспортом на изделие, нормативами разрешается их объединение. В таком случае документ будет иметь название «Паспорт и руководство по эксплуатации».

Структура и содержание документа

Согласно ГОСТ 2.610-2006, устанавливающего требования к содержанию РЭ, оно должно состоять из введения и следующих разделов:

• 1 часть – описывает оборудование и его функции;
• 2 – содержит сведения об использовании по назначению;
• 3  – обозначает, как должно проводиться техническое обслуживание;
• 4 – отражает сведения о проведении текущего ремонта;
• 5 – оговаривает правила хранения;
• 6 – описывает информацию о правильной транспортировке;
• 7 – содержит данные об утилизации.

В этом же ГОСТе (номер 2.610-2006) можно увидеть примеры оформления титульного листа, образец внесения данных в разные части РЭ в табличной форме.

Как разработать документ?

Для разработки инструкции следует обращаться к специалистам.

Эксперты нашего центра помогут сориентироваться во всех требованиях стандартов. Мы оказываем услуги по разработке РЭ и правильно составим его в короткие сроки.   

Какие сведения потребуются?

Для разработки РЭ специалистам нужно будет предоставить ряд документов, таких как:

• Заявление;
• Описание продукции;
• Отсканированные копии учредительной документации;
• Реквизиты заявителя.

Для уточнения информации о составлении РЭ для вашей продукции обращайтесь к специалистам нашего центра удобным для вас способом. Мы оперативно ответим на все возникшие вопросы.

Руководство по эксплуатации (РЭ ГОСТ) – официальный документ, один из важных этапов производства продукции для промышленных целей, а также и изделий иного типа. В документе содержится большой блок исходных данных о техническом устройстве, его параметрах, правилах хранения, способах его использования, утилизации и массу ценной информации для потребителя. Для высокоточных сложных приборов дополнительно прикладывается инструкция для осуществления работ по устранению неполадок.

Однако, оформление документа по ГОСТ – процесс трудоемкий, для визуализации могут применяться дополнительные художественные средства, равно как чертежи и схемы. Необходимо владеть информацией о правилах сертификации, нормативах, стандартах в отношении разного рода оборудования. Стандарт ЕСКД (Единой системы конструкторской документации) является основой для разработки руководства, который диктует свои ежегодно обновляемые требования. ЕСКД отсылает к таким документам как:

• «Общая система конструкторской документации и эксплуатационные документы». ГОСТ 2.601-2006.
• «Общая система конструкторской документации и правила оформления эксплуатационных документов». ГОСТ 2.610-2006.
• Регламенты таможенного союза: ТР ТС 010 / 2011, ТР ТС 016 / 2011.
• Правила безопасности промышленного оборудования для производства продукции узконаправленного стандарта.

Некоторые разрешительные документы напрямую предполагают обязательное присутствие руководства по эксплуатации изделия для его дальнейшего выпуска на рынок. А также наличие данного технического документа будет необходимо и при проведении оценки соответствия оборудования по ТР ТС либо ГОСТ Р.

Особенности написания руководства по эксплуатации

Поскольку РЭ — основной документ для помощи клиенту, он должен быть написан обывательским языком, понятным для людей любого уровня образования. Узкоспециализированные термины рекомендуется расшифровать, а лучше – перефразировать. Желательно подготовить содержание, чтобы покупатели могли легко ориентироваться в документе и находить необходимый раздел без труда. Начинать написание руководства следует с самого простого – с введения и описания самого изделия. Если прибор может представлять опасность для жизнедеятельности человека, то об этом обязательно стоит указать во введении. Требуется приложить схемы, фотографии его составных частей для наглядности, предварительно их пронумеровав.

Ошибочно полагать, что не стоит описывать элементарные действия потребителя, как, например, «выключите прибор из розетки, если более не планируете его использовать». Судебная практика доказывает необходимость подробного описания, дабы защитить производителя от неприятных исков со стороны покупателей.

По мере продвижения по руководству включаются и более сложные темы. Техническое обслуживание оборудования, например, содержит разделы со сроками и требования к квалификации обслуживающего персонала. Инструкции для узкого круга специалистов по ремонту техники обычно располагаются в конце документа и не отвлекают внимание простого обывателя от радости владения любимым прибором.

Особенности хранения и транспортировка – самые короткие главы документа. Однако, если приборы чувствительны к резким перепадам температуры и сильной вибрации, стоит на это обратить особое внимание. Вообще, любые воздействия, которые могут вывести приборы из исправного состояния, должны быть обозначены. Утилизация продукции – термин, на который покупатели не обращали внимания еще пять лет назад, сегодня достаточно актуален. Если общество активно озаботилось сбором использованных батареек, то, вероятнее всего, будет возникать и вопрос «куда деть вышедший из строя генератор».

Инструкция должна быть составлена на языках стран ЕАЭС и должна уберечь потребителей от возможных травм, увечий и неблагоприятных последствий использования приборов. Поэтому любая ошибка, неточный перевод, неполное описание могут оказаться критичными.

Сроки получения

Каждое руководство имеет свое название и буквенно-цифровое обозначение. Жизненный цикл документа длится 5 лет, после чего продлевается, если характеристики оборудования и сферы его применения не изменились.

Поэтому выбор разработчиков и российских импортеров иностранной продукции все чаще приходится на «Гарант» — документацию. Как правило, для подготовки документа специалистом потребуется:

• Первичная консультация для выявления запроса, сроков и стоимости услуг центра.
• Предоставление необходимой документации, чертежей, результатов испытаний, дополнительных характеристик продукции.
• Написание и согласование проекта руководства по эксплуатации с заказчиком.
• Внесение изменений в проект РЭ.
• Выдача итогового документа.

Стоимость оформления руководства по эксплуатации и сроки зависят от конкретной продукции, на которую оно оформляется.

Полезные материалы от Гарант

Подборки статей, полезных сервисов и вакансий, анонсы
бесплатных лекций и бонусы. Присоединяйтесь!