Как оформляется лист ознакомления с должностной инструкцией

Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подписывают сотрудники до подписания трудового соглашения, выражая согласие выполнять трудовые обязанности. Он оформляется в качестве приложения к типовому акту, единому для определенной группы работников.

Зачем нужен лист ознакомления

При трудоустройстве сотрудника руководство компании обязано еще до подписания соглашения дать ему прочитать правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и иные документы, которые относятся к выполнению трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К таким ЛНА относится и должностная инструкция (ДИ), в которой указывают должностные функции. Иногда она оформляется как приложение к трудовому договору. Но для удобства чаще всего обязанности прописывают в отдельном типовом документе для целой группы работников.

Согласно трудовому законодательству, ознакомить работников с внутренними нормативными актами необходимо под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Чтобы собрать подписи от всех заинтересованных лиц, оформляют специальный лист в качестве приложения к ДИ. В законодательстве не прописана обязательность заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией, но для удобства на практике его используют. В нем подчиненные ставят автографы, подтверждая согласие с указанными правилами и должностными обязанностями. Если типовых ДИ в организации нет, то обязательные для работника функции указывают в трудовом договоре. Подписывая его, он принимает условия работы.

Автографы работников в листе ознакомления — не простая формальность. Если возникнет спорная ситуация между руководством и подчиненным о выполнении тех или иных обязанностей, подпись поможет решить вопрос. Если человек нарушал трудовую дисциплину, его подпись в листе ознакомления докажет, что он осведомлен о необходимости выполнять те или иные возложенные на него функции. Или станет доказательством обратной ситуации, что та или иная обязанность, которую пытается возложить на него руководство, в подписанной им ДИ не предусмотрена.

С 01.03.2022 вступит в силу Приказ Минтруда РФ № 773н от 29.10.2021, который предусматривает способы ознакомления с правами работников на рабочем месте при помощи различной печатной и визуальной информации. Сюда включают информирование работника (п. 1 приложения № 1 к вышеуказанному приказу):

• при трудоустройстве об условиях трудового договора;
• во время работы о результатах СОУТ на рабочих местах;
• о требованиях ДИ, об охране труда и иных ЛНА работодателя.

Если у работодателя есть возможность, он вправе использовать разные способы, чтобы донести информацию до сотрудников, — плакаты, листовки, официальный сайт, видеоролики, корпоративные печатные издания.

Как составить документ

Унифицированных универсальных бланков для этого приложения к ЛНА не существует. Как нет и жестких требований, в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией, основное правило — составить лист в виде таблицы. Обычно оформляют его по стандартам, утвержденным в компании. Составляют в одном экземпляре на бумаге формата А4 или официальном бланке организации с указанием основных реквизитов. В шапке пишут название документа, затем размещают таблицу. В нее вносят следующие графы:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилия, имя и отчество полностью, должность;
• номер и дата распоряжения о приеме на работу;
• дата прочтения и автограф служащего.

Если возникнет необходимость, таблицу дополняют другими графами, например, для примечаний. Если компания крупная, то принято составлять несколько документов в качестве уведомления об ознакомлении с должностной инструкцией — отдельно для конкретных специальностей (когда сотрудников на аналогичных должностях много). Если сотрудников мало, то его оформляют для отдельных групп или подразделений.

Если в компании трудятся много служащих, то документ не уместится на одной странице. Тогда их между собой следует пронумеровать и сшить или закрепить степлером. Лист с собранными автографами заверяет исполнитель (кадровик, секретарь или другое уполномоченное лицо). Затем его регистрируют в журнале учета внутренней документации.

Еще один вариант — завести специальную ведомость об ознакомлении с инструкцией, которая оформляется аналогично. На титульном листе ведомости необходимо отметить даты начала и завершения ее ведения.

Вот как выглядит лист ознакомления с инструкцией, утвержденной директором и оформленной как типовой документ для группы сотрудников:

А это шаблон:

Сколько хранить лист ознакомления

Обычно рекомендуют сложить лист подписания должностной инструкции вместе с самой ДИ в отдельную папку. Законом не предусмотрен срок его хранения. Но поскольку он является приложением к ДИ, то и сохраняют его в течение аналогичного периода. Сколько времени хранить ДИ, указано в пунктах 442 и 443 перечня архивных документов, утвержденных Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Индивидуальные ДИ необходимо оставлять на хранение 50 лет (для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003) или 75 лет (завершенных после указанной даты). Типовые ДИ — 3 года после замены новыми. Сначала их оставляют в отделе кадров, затем отдают в архив компании. Если компанию ликвидируют, то их отдают в госархив, в котором после завершения периода хранения проведут проверку ценности этих актов.

Ломова Анна
Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Все статьи автора

———————————

<1> Далее понятия «представительство таможенной службы Российской Федерации в иностранном государстве» и «учреждение, находящееся в ведении ФТС России» включены в понятие «таможенный орган».

<2> Утвержден Указом Президента Российской Федерации от 16 ноября 1998 г. N 1396 «Об утверждении Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 47, ст. 5742; 2012, N 41, ст. 5583).

---

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Обязанность знакомить сотрудников с разработанными локальными нормативными актами (ЛНА) прописана в ст. 22 ТК РФ.

Официального термина «лист ознакомления» не существует. Его можно определить как технический документ, который подтверждает факт того, что работник прочитал тот или иной документ и обязуется соблюдать его положения. Также законодатель не установил исчерпывающий перечень ЛНА, с которыми необходимо знакомить работников. Все зависит от специфики работодателя. Но среди основных и общераспространенных ЛНА можно выделить:

• коллективный договор (ст. 40 ТК РФ);
• положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• положения об оплате труда, о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ);
• положение об охране труда (раздел X ТК РФ);
• положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ);
• иные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

С ЛНА работодатель обязан ознакомить работника под подпись при приеме на работу, но до заключения с ним трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Знакомить работника нужно не со всеми документами, а только с теми, которые относятся к его трудовым обязанностям. Например, с положением о командировках или о ненормированном рабочем дне знакомят только тех, чья работа непосредственно связана с этим. 

Важно! Если в действующие ЛНА вносятся изменения, то работодатель обязан ознакомить с ними работников также под подпись. Образец листа ознакомления с изменениями в ЛНА вы найдете в конце статьи.

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Судебная практика показывает, что из-за элементарной невнимательности в оформлении технических вопросов работодатели проигрывают немало дел. С другой стороны, своевременное и технически грамотное ознакомление с ЛНА не позволяет работникам злоупотреблять своими правами.

Кроме судебных споров, возможны ведомственные проверки. Нарушение требований об ознакомлении работников с ЛНА может повлечь для работодателя административное наказание (ч. 1 ст. 5.27 КоАП)  в виде предупреждения или штрафа:

• на должностное лицо и ИП — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Форму листа ознакомления работодатель разрабатывает самостоятельно.

Независимо от формы, лист обычно содержит:

• полное наименование ЛНА и его реквизиты;
• ФИО работника;
• должность работника;
• дату ознакомления;
• личную подпись работника;
• примечания — здесь можно ставить отметку, например, об отказе работника знакомиться с ЛНА.

Важно! Если все строки листа заполнены, то каждый последующий лист должен в «шапке» иметь те же графы, что и первый. Чтобы было видно, с каким ЛНА ознакомились работники. При разработке формы, как правило, исходят:

1. От работника. Составляется общий лист ознакомления на все основные ЛНА, с которыми он должен ознакомиться. Такой лист может быть оформлен отдельным документом или в качестве приложения к трудовому договору.

Образец листа ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

1. От акта. Лист ознакомления оформляется как приложение к каждому конкретному локальному акту.

Для обоих случаев возможно ведение Журнала ознакомления с ЛНА. Он удобен, когда численность работников небольшая и нет обособленных подразделений или дистанционных работников.

Когда в ЛНА вносятся изменения, то с ними необходимо ознакомить каждого работника. В этом случае удобнее использовать отдельные листы ознакомления, нежели журнал. В подразделение направляется электронный текст ЛНА или его изменения. Ответственный сотрудник собирает подписи работников и передает оригинал листа ознакомления в головной офис в установленный срок.

Образец журнала ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

Лист ознакомления оформляется в виде:

• Бумажного документа — самый распространенный вид. 
• Электронной версии — используется там, где введен электронный документооборот.

Важно! Бумажный текст ЛНА и листы ознакомления должны быть прошиты вместе и пронумерованы сквозной нумерацией. Прошивка подписывается «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах, из них ___ листов ознакомления». Скреплять листы степлером не рекомендуется. Листы заполняются по мере ознакомления работников с документом.

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

1. Прямое ознакомление — от работника.

Работник изучает текст ЛНА в бумажном виде, после прочтения ставит свою подпись и дату в прикрепленном листе ознакомления. 

1. Косвенное ознакомление — от акта

При таком способе текст ЛНА и листы ознакомления с ним существуют отдельно друг от друга. Подписи работников могут быть собраны:

• в журнале ознакомления с ЛНА;
• на отдельных листах;
• в приложениях к трудовым договорам.

Есть дополнительный вариант косвенного ознакомления, без подписи: разместить ЛНА, например, в общем доступе на сайте работодателя.

Помните: любой вариант ознакомления с ЛНА на бумаге сегодня не дает стопроцентной гарантии защиты в суде.Самым надежным способом подтверждения стало электронное ознакомление. Однако это возможно только в организациях, где используется электронный документооборот (ЭДО).

В случае необходимости можно отследить:

• какой и когда ЛНА размещен;
• какие действия с документом (размещение, отмена, замена, изменение, открытие) и с какого ip-адреса осуществлял работник отдела кадров;
• когда и какие действия с документом (открытие, подписание) выполнял работник. 

Удобство заключается в прозрачности действий в личном кабинете работника, куда он заходит под своей электронной подписью. Хорошо, если работодатель создаст алгоритм ознакомления с ЛНА в электронном виде. Например, после изучения документа сотрудник ставит отметку «Ознакомлен».

Дистанционных работников можно ознакомить с ЛНА следующими способами:

• сотрудник подписывает лист ознакомления электронной подписью в личном кабинете, если в организации действует ЭДО;
• ответственный сотрудник обособленного подразделения собирает подписи работников и передает оригинал листа в головной офис;
• копия ЛНА отправляется заказным письмом работнику по почте;
• работник приезжает в офис для личного ознакомления с ЛНА. 

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Сроки хранения законом не установлены. Логично соотнести их со сроками хранения самих документов. Например, коллективный договор, ЛНА в области нормирования и оплаты труда или противодействия коррупции хранятся постоянно. Должностные инструкции (регламенты) работников — 50-75 лет, уставы, положения организации — постоянно или до минования надобности. 

Срок зависит от значимости локального акта и устанавливается Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Последствия отказа сотрудника от письменного ознакомления с ЛНА зависят от того, на каком этапе это происходит.

При приеме на работу будущий сотрудник знакомится с основными ЛНА еще до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Отказ на этой стадии маловероятен, но возможен. Тогда работодатель может фактически не допустить сотрудника до работы, а если человек не вышел в первый же день — аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ст. 61 ТК РФ).

Если действующий работник отказывается подписывать ознакомление с новым ЛНА или изменениями в ЛНА, то работодатель комиссионно составляет акт об отказе. Представитель комиссии должен зачитать текст ЛНА сотруднику вслух и сделать об этом отметку в акте.

Важно! Ни работодателю, ни работнику не стоит пренебрегать регламентом, потому что при возникновении трудового спора лист ознакомления может выступить гарантом для одной из сторон трудового договора.